Votre modèle de données Lead to Cash

L’identifiant de l’opportunité commerciale suit une transaction potentielle depuis sa création jusqu’à sa conclusion, qu’elle soit remportée ou perdue. En Process Mining, cet identifiant relie toutes les activités associées, comme les appels, les réunions, les devis et les paiements, au sein d’une seule instance de processus de bout en bout.

L’analyse des processus par opportunité commerciale permet aux entreprises de comprendre l’ensemble du parcours de vente. Elle aide à repérer les parcours fréquents, les goulots d’étranglement et les écarts, et donne une vision claire du traitement des différentes opportunités et des facteurs qui contribuent à leur réussite.

Cet identifiant central relie tous les événements du cycle de vie commercial et permet d’analyser le processus Lead to Cash de bout en bout pour chaque transaction.

Il s’agit de la propriété dealId de l’objet Deal dans l’API HubSpot CRM.

Le nom de l’activité décrit une étape du processus, par exemple « Opportunité créée », « Devis envoyé » ou « Paiement reçu ». Ces activités sont extraites de différents événements et changements de statut enregistrés dans HubSpot.

Cet attribut est indispensable à la création de la cartographie du processus, qui représente visuellement la séquence des activités. L’analyse de leur enchaînement aide à repérer les variantes, les boucles et les goulots d’étranglement, afin de cibler les améliorations du processus.

Il définit les étapes de la cartographie du processus, qui constitue la base de toute analyse en Process Mining. Sans activités distinctes, il est impossible de visualiser ou d’analyser le flux du processus.

Cet attribut est établi à partir de différentes sources dans HubSpot, notamment les changements d’étape de Deal (par exemple, « Opportunité qualifiée »), les types de tâches, les motifs d’appel et les objets associés, comme les devis et les factures.

Cet attribut indique la date de la dernière mise à jour du jeu de données. Il renseigne les parties prenantes sur l’actualité des données analysées.

Il est particulièrement utile pour les Dashboards et le suivi continu, car il indique à l’utilisateur si les analyses du processus sont à jour. Il permet de distinguer les évolutions récentes des performances des informations obsolètes.

Il indique si les données sont à jour, ce qui est essentiel pour que les analyses et les Dashboards reposent sur des informations récentes.

Cette valeur est générée et ajoutée au jeu de données à chaque extraction ou actualisation des données.

L’heure de l’événement indique la date et l’heure précises de chaque activité du processus et établit l’ordre chronologique des événements. Cet horodatage est indispensable au calcul des temps de cycle, des durées et des temps d’attente entre les différentes étapes.

Lors de l’analyse, cet attribut sert à évaluer la performance du processus, à repérer les retards et à mesurer le débit. Il constitue le fil chronologique du processus et permet d’étudier en détail la répartition du temps tout au long du cycle de vente et de paiement.

Cet attribut établit l’ordre chronologique des événements. Il est essentiel au calcul d’indicateurs de performance, comme le temps de cycle, et à la détection des retards dans le processus.

Selon l’activité, les horodatages proviennent de différentes propriétés, comme createdate pour la création d’une transaction, closedate pour sa clôture, ou les horodatages des tâches, appels et e-mails associés.

Cet attribut indique l’origine des données du processus. Pour le processus Lead to Cash, il s’agit généralement de HubSpot CRM, mais il peut aussi s’agir de données provenant de systèmes financiers intégrés pour les activités de facturation et de paiement.

Préciser le système source est important lorsque les données proviennent de plusieurs plateformes. Cela facilite la gouvernance des données, la résolution des problèmes de qualité et la compréhension de l’environnement technologique du processus.

Il précise l’origine des données, une information essentielle à leur gouvernance et aux analyses couvrant plusieurs systèmes intégrés.

Il s’agit d’une valeur statique, « HubSpot CRM », à ajouter lors de la transformation des données.

La date de clôture de l’opportunité marque la fin du processus de vente pour une transaction donnée. Elle est définie lorsque l’étape de la transaction passe à la catégorie « Closed Won » ou « Closed Lost ».

Cet horodatage est essentiel au calcul de la durée totale du cycle de vente, de la création à la clôture. Il marque la fin du cas et sert au calcul de nombreux indicateurs de performance, comme le « Temps de cycle moyen des ventes », qui mesure l’efficacité du processus commercial.

Elle marque la fin du cycle de vente d’une opportunité. Elle est donc indispensable au calcul du temps de cycle total et à la mesure de la vitesse de vente.

Il s’agit de la propriété closedate de l’objet Deal dans l’API HubSpot CRM.

L’étape commerciale indique la progression d’une transaction dans un processus de vente défini, avec des étapes telles que « Qualifiée », « Proposition présentée » et « Contrat envoyé ». Les changements d’étape servent souvent à générer des activités clés dans le journal du processus.

Cet attribut est essentiel pour analyser la progression des opportunités et repérer les goulots d’étranglement. Il permet de suivre le temps passé à chaque étape et les taux de conversion entre les étapes, des données importantes pour le Dashboard « Indicateurs de progression des opportunités ».

Il indique où se situe une opportunité dans le pipeline commercial et permet d’analyser la vitesse de progression ainsi que les goulots d’étranglement propres à chaque étape.

Il s’agit de la propriété dealstage de l’objet Deal. Elle contient l’identifiant de l’étape, qui doit être associé au libellé correspondant.

Cet attribut indique la valeur d’une transaction. Il peut s’agir d’un montant estimé au début du processus ou de la valeur finale du contrat à la clôture. C’est un indicateur fondamental pour comprendre l’incidence financière du processus de vente.

L’analyse du montant de l’opportunité permet de segmenter le processus selon la taille des transactions et de déterminer si les plus importantes suivent un parcours différent ou prennent plus de temps à conclure. Cet attribut est également essentiel aux prévisions financières et à la priorisation des opportunités à forte valeur.

Il permet d’analyser financièrement le pipeline commercial, de prioriser les transactions à forte valeur et de comprendre l’incidence de leur montant sur le déroulement du processus.

Il s’agit de la propriété amount de l’objet Deal dans l’API HubSpot CRM.

La région indique le marché géographique où se situe l’occasion commerciale. Elle peut être déterminée en fonction de l’emplacement du client ou du territoire attribué à l’équipe commerciale. Dans HubSpot, il s’agit souvent d’une propriété personnalisée.

Cet attribut permet de comparer les processus commerciaux entre différentes régions. L’analyse peut révéler des écarts régionaux en matière de performance, de respect des processus et de comportement des clients. Elle est essentielle au Dashboard « Variantes régionales du processus commercial » et permet d’adapter les stratégies commerciales aux marchés concernés.

Permet de comparer la performance et les variantes des processus entre différents marchés géographiques, afin d’appuyer les stratégies régionales et les efforts de standardisation.

Il s’agit généralement d’une propriété personnalisée de l’objet Company ou Deal. Le nom exact du champ doit être vérifié dans l’instance HubSpot concernée.

Le responsable de l’opportunité est le principal interlocuteur chargé de suivre une transaction dans le pipeline commercial. Il s’agit généralement du commercial qui a créé l’opportunité ou à qui elle a été attribuée.

L’analyse du processus par responsable de l’opportunité aide à évaluer les performances individuelles et collectives. Elle peut révéler des différences de stratégie commerciale, de niveau d’activité et de taux de conversion entre les commerciaux, et fournir des éléments utiles pour l’accompagnement et la gestion des ressources.

Cet attribut est essentiel à l’analyse des performances. Il permet de comparer la durée des cycles de vente, les taux de réussite et le respect des procédures entre les commerciaux.

Il correspond à la propriété hubspot_owner_id de l’objet Deal. Le nom du responsable doit être récupéré à partir de l’API Owners.

Cet attribut indique le statut final d’une transaction. Il est généralement déduit de l’étape commerciale finale, classée « Closed Won » ou « Closed Lost ».

La segmentation de la cartographie du processus selon le résultat est une méthode d’analyse efficace. Elle permet de comparer directement les flux des transactions remportées et perdues, et de repérer les tendances, les activités ou les retards associés à la réussite ou à l’échec. Ces informations sont précieuses pour optimiser le processus et accompagner les équipes commerciales.

Il permet de comparer les instances de processus réussies et celles qui ne le sont pas, et de repérer les comportements associés aux transactions remportées.

Cet attribut est déduit de la propriété dealstage. Dans HubSpot, les étapes sont définies comme « Open », « Closed Won » ou « Closed Lost ». Le résultat dépend du type de l’étape finale.

La source du prospect indique comment un client potentiel a découvert l’entreprise, par exemple lors d’un « webinaire », d’un « salon professionnel » ou par une « recherche naturelle ». Cette information est essentielle pour évaluer l’efficacité des différents canaux marketing.

Cet attribut est indispensable au Dashboard « Taux de conversion des prospects en occasions commerciales ». L’analyse des taux de conversion et des temps de cycle de vente par source aide les équipes marketing et commerciales à déterminer quels canaux génèrent les occasions les plus intéressantes et à répartir leur budget marketing en conséquence.

Aide à mesurer l’efficacité des canaux marketing en analysant les taux de conversion et la qualité des occasions issues de différentes sources.

Cette information est souvent enregistrée dans l’objet Contact d’origine et peut être copiée dans une propriété personnalisée de l’objet Deal. Une propriété courante est hs_analytics_source.

Les conditions de paiement définissent le délai accordé au client pour régler les biens ou les services. Elles sont généralement fixées lors de la contractualisation.

Cet attribut est important pour l’analyse du temps de cycle de paiement. La comparaison des délais de règlement réels avec les conditions convenues permet de repérer les clients qui paient régulièrement en retard et de déterminer si certaines conditions entraînent des cycles de recouvrement plus longs.

Fournit le contexte nécessaire à l’analyse du cycle de paiement et permet de distinguer les délais prévus des retards réels.

Il s’agit généralement d’une propriété personnalisée de l’objet Deal ou Quote, ou d’une information provenant d’un système comptable intégré.

L’équipe commerciale regroupe les responsables d’occasions commerciales en fonction, par exemple, de leur région, de leur gamme de produits ou de leur segment de marché. Cela permet d’analyser les résultats à l’échelle de l’équipe.

L’analyse à ce niveau aide les responsables à évaluer l’efficacité des équipes, à comparer leurs stratégies et à répartir les ressources. Elle donne une vue d’ensemble plus large que l’analyse individuelle et permet de repérer les tendances générales dans l’exécution des processus.

Permet d’analyser les résultats des équipes dans leur ensemble, afin que les responsables puissent comparer l’exécution des processus et les résultats des différentes équipes commerciales.

team_id est une propriété de l’objet Owner. Le nom de l’équipe doit être récupéré en interrogeant l’API Teams.

Cet attribut est un indicateur booléen qui passe à vrai lorsqu’une occasion commerciale n’a pas changé d’étape dans le délai prédéfini. La définition de la stagnation, par exemple plus de 30 jours à l’étape « Proposition », dépend des règles métier.

Cet indicateur aide à repérer rapidement les affaires à risque qui pourraient nécessiter une intervention. Il constitue la mesure principale de l’indicateur de performance « Taux d’occasions commerciales en stagnation » et aide les responsables commerciaux à se concentrer sur les occasions qui perdent de leur élan.

Repère rapidement les occasions à risque qui n’avancent plus, afin que les responsables commerciaux puissent intervenir avant la perte de l’affaire.

Champ calculé à partir de la date du jour, de la date à laquelle l’affaire est entrée dans son étape actuelle (hs_lastmodifieddate) et des règles métier qui définissent le délai de stagnation pour chaque étape.

La famille de produits classe l’affaire selon le type de produit ou de service vendu. Elle est généralement déterminée à partir des postes associés à l’affaire.

Cet attribut permet d’analyser le processus commercial selon les catégories de produits. Certains produits peuvent nécessiter des cycles de vente plus longs ou plus complexes. Cette segmentation met ces différences en évidence et permet d’adapter les processus commerciaux et d’établir des prévisions plus précises.

La segmentation du processus par famille de produits peut révéler si les différents types de produits suivent des cycles de vente ou des parcours distincts, et ainsi orienter les stratégies propres à chaque produit.

Cette information est déduite des postes associés au Deal. Une logique de classement des produits par famille est nécessaire.

Le nom du client désigne le client ou le client potentiel concerné par l’affaire. Cette information est généralement enregistrée dans l’objet Company associé dans HubSpot.

L’analyse du processus par client permet de repérer des tendances propres à certains clients, comme des cycles de paiement plus longs ou des processus commerciaux particuliers. Elle est particulièrement utile pour la gestion des comptes clés et pour comprendre les différences de performance du processus entre les segments de clientèle.

Permet une analyse centrée sur le client et aide à repérer les tendances ou les problèmes de processus propres à certains clients ou secteurs d’activité.

Cette information provient de l’objet Company associé au Deal. La propriété utilisée est généralement nom dans l’objet Company.

Le numéro de facture sert de référence à la facture envoyée au client. Il est généralement généré après l’exécution d’une commande et marque une étape importante du recouvrement dans le processus.

HubSpot n’étant pas principalement un système de facturation, ces données sont essentielles pour suivre les dernières étapes du processus Lead to Cash. Elles relient l’occasion commerciale à la transaction financière et permettent d’analyser le transfert entre les équipes commerciales et financières, ainsi que l’indicateur de performance « Délai entre la facturation et la comptabilisation du chiffre d’affaires ».

Relie le processus commercial au processus de recouvrement financier et permet d’analyser l’efficacité du transfert entre les équipes commerciales et financières.

Ces données proviennent généralement d’un système comptable ou ERP intégré, comme NetSuite ou QuickBooks, et sont associées au Deal HubSpot au moyen d’un objet ou d’une propriété personnalisés.

Cet attribut indique la remise accordée au client, exprimée en pourcentage du montant total de l’affaire. Elle est généralement enregistrée lors de la création d’un devis ou au cours des négociations finales.

L’analyse du pourcentage de remise est essentielle au Dashboard « Analyse de l’efficacité des remises ». Elle permet de comprendre l’incidence des remises sur les taux de réussite et les temps de cycle de vente, ainsi que de repérer les commerciaux ou les régions qui accordent des remises excessives, au détriment de la rentabilité.

Essentiel pour analyser l’incidence des stratégies tarifaires sur les résultats commerciaux et la rentabilité, et pour vérifier que les remises sont utilisées à bon escient.

Il s’agit souvent d’une propriété personnalisée de l’objet Deal ou Quote, car HubSpot ne propose pas de champ de remise standard pour les affaires. Le pourcentage peut également être calculé à partir des postes.

Le temps de cycle du paiement mesure l’efficacité du processus de gestion des créances clients. Il correspond à la différence entre l’horodatage de l’activité « Paiement reçu » et celui de l’activité « Facture générée ».

Cette métrique est essentielle pour l’indicateur de performance « Délai moyen de recouvrement des paiements » et pour l’analyse des flux de trésorerie. Elle aide à repérer les goulots d’étranglement du processus de recouvrement. Vous pouvez également l’analyser par client ou par condition de paiement afin de déterminer les possibilités d’amélioration.

Mesure l’efficacité du processus de recouvrement, essentielle au maintien de flux de trésorerie sains.

Champ calculé : horodatage de l’activité « Paiement reçu » moins horodatage de l’activité « Facture générée ». Les horodatages sources proviennent d’un système financier intégré.