Votre modèle de données Lead to Cash

L'identifiant de l'opportunité commerciale suit un Deal potentiel depuis sa création jusqu'à sa conclusion, qu'il soit remporté ou perdu. Dans le process mining, cet identifiant relie toutes les activités associées, comme les appels, les réunions, les devis et les paiements, au sein d'une seule instance de processus de bout en bout.

L'analyse des processus à partir de l'opportunité commerciale permet aux entreprises de comprendre l'ensemble du parcours commercial. Elle aide à identifier les parcours fréquents, les goulots d'étranglement et les écarts, tout en donnant une vision claire de la manière dont les différentes opportunités sont traitées et des facteurs qui contribuent aux résultats positifs.

Il s'agit de l'identifiant central qui relie tous les événements du cycle de vie commercial et permet d'analyser le processus Lead to Cash de bout en bout pour chaque Deal.

Il s'agit de la propriété dealId de l'objet Deal dans l'API HubSpot CRM.

Le nom de l'activité décrit une étape du processus, comme « Opportunity Created », « Quote Issued » ou « Payment Received ». Ces activités sont extraites de différents événements et changements de statut enregistrés dans HubSpot.

Cet attribut est fondamental pour construire la carte de processus, qui représente visuellement la séquence des activités. L'analyse du flux des activités aide à identifier les variations, les boucles et les goulots d'étranglement du processus, afin de cibler les initiatives d'amélioration.

Il définit les étapes de la carte de processus, qui constitue le fondement de toute analyse de process mining. Sans activités distinctes, aucun flux de processus ne peut être visualisé ni analysé.

Cet attribut est dérivé de différentes sources dans HubSpot, notamment des changements de Deal Stage, par exemple « Opportunity Qualified », des types de tâches, des motifs d'appel et des objets associés tels que les Quotes et les Invoices.

Cet attribut indique la date de la dernière mise à jour du jeu de données. Il donne de la visibilité sur l'actualité des données analysées et permet aux parties prenantes de connaître leur niveau de fraîcheur.

Il est particulièrement utile pour les Dashboards et le suivi continu, car il indique dans quelle mesure les analyses du processus sont à jour. Il aide à distinguer les évolutions récentes des performances des informations obsolètes.

Indique la fraîcheur des données, essentielle pour garantir que les analyses et les Dashboards reposent sur des informations à jour.

Cette valeur est générée et apposée sur le jeu de données lors de chaque cycle d’extraction ou d’actualisation des données.

Event Time fournit la date et l'heure précises de chaque activité du processus et établit l'ordre chronologique des événements. Cet horodatage est indispensable au calcul des durées de cycle, des durées d'exécution et des temps d'attente entre les différentes étapes.

Dans l'analyse, cet attribut sert à comprendre les performances du processus, à identifier les retards et à mesurer le débit. Il constitue la base temporelle du processus et permet d'étudier en détail la manière dont le temps est consacré tout au long du cycle commercial et de paiement.

Cet attribut fournit la séquence chronologique des événements, indispensable au calcul d'indicateurs de performance tels que la durée du cycle et à l'identification des retards du processus.

Les horodatages proviennent de différentes propriétés selon l'activité, comme createdate pour la création d'un Deal, closedate pour sa clôture, ou les horodatages des tâches, appels et e-mails associés.

Cet attribut identifie l'origine des données du processus. Pour le processus Lead to Cash, il s'agit généralement de HubSpot CRM, mais les données peuvent également provenir de systèmes financiers intégrés pour les activités de facturation et de paiement.

Préciser le système source est important lorsque les données sont fusionnées à partir de plusieurs plateformes. Cela facilite la gouvernance des données, le diagnostic des problèmes de qualité et la compréhension de l'environnement technologique du processus.

Il fournit un contexte essentiel sur l'origine des données, indispensable à la gouvernance des données et aux analyses couvrant plusieurs systèmes intégrés.

Il s'agit d'une valeur statique, « HubSpot CRM », qui doit être ajoutée lors de la transformation des données.

La date de clôture de l’opportunité marque la fin du processus commercial pour une affaire donnée. Elle est définie lorsque l’étape de l’affaire passe à la catégorie « Closed Won » ou « Closed Lost ».

Cet horodatage est essentiel pour calculer la durée totale du cycle de vente, de la création à la clôture. Il sert d’heure de fin du cas et intervient dans plusieurs KPI de performance, notamment « Average Sales Cycle Time », qui mesure l’efficacité du processus commercial.

Elle marque la fin du cycle de vente d’une opportunité. Elle est donc essentielle au calcul de la durée totale du cycle et à la mesure de la vitesse commerciale.

Il s’agit de la propriété closedate de l’objet Deal dans l’API CRM HubSpot.

L’étape commerciale représente la progression d’une affaire dans un processus de vente défini, avec des étapes telles que « Qualified », « Proposal Presented » et « Contract Sent ». Les changements d’étape servent souvent à générer les activités principales du journal de processus.

Cet attribut est essentiel pour analyser la progression des opportunités et identifier les goulots d’étranglement. Il permet de suivre le temps passé à chaque étape ainsi que les taux de conversion d’une étape à l’autre, ce qui est indispensable au Dashboard « Opportunity Stage Progression Metrics ».

Il fournit une vue instantanée de la position d’une opportunité dans le tunnel de vente, ce qui permet d’analyser la vitesse du pipeline et les goulots d’étranglement propres à chaque étape.

Il s’agit de la propriété dealstage de l’objet Deal. Elle contient l’identifiant de l’étape, qui doit être associé au libellé correspondant.

Cet attribut enregistre la valeur d’une affaire. Il peut s’agir d’un montant estimé aux premières étapes ou de la valeur finale du contrat à sa conclusion. Il constitue un indicateur fondamental pour comprendre l’impact financier du processus commercial.

L’analyse du montant de l’opportunité permet de segmenter le processus selon la taille des affaires, afin de déterminer si les affaires importantes suivent un processus différent ou nécessitent davantage de temps pour être conclues. Elle est également essentielle aux prévisions financières et à la priorisation des opportunités à forte valeur.

Il permet d’analyser financièrement le pipeline commercial, de prioriser les affaires à forte valeur et de comprendre l’influence de la taille d’une affaire sur le déroulement du processus.

Il s’agit de la propriété amount de l’objet Deal dans l’API CRM HubSpot.

La région indique le marché géographique dans lequel se situe l’opportunité commerciale. Elle peut être déterminée selon la localisation du client ou le territoire attribué à l’équipe commerciale. Il s’agit souvent d’une propriété personnalisée dans HubSpot.

Cet attribut sert à comparer les processus commerciaux entre différentes régions. L’analyse peut révéler des écarts régionaux en matière de performance, de respect du processus et de comportement des clients. Elle est essentielle au Dashboard « Regional Sales Process Variants » et à l’adaptation des stratégies commerciales aux marchés concernés.

Il permet de comparer les performances et les variations du processus entre différents marchés géographiques, afin de soutenir la stratégie régionale et les efforts de standardisation.

Il s’agit généralement d’une propriété personnalisée de l’objet Company ou Deal. Le nom exact du champ doit être confirmé dans l’instance HubSpot concernée.

Le responsable de l’opportunité est le contact principal et la personne chargée de gérer une affaire tout au long du pipeline commercial. Il s’agit généralement du commercial qui a créé l’opportunité ou à qui elle a été attribuée.

L’analyse du processus par responsable de l’opportunité permet d’évaluer les performances individuelles et collectives. Elle peut révéler des différences entre les commerciaux en matière de stratégies de vente, de niveaux d’activité et de taux de conversion, et fournir ainsi des éléments utiles pour l’accompagnement et la gestion des ressources.

Cet attribut est essentiel à l’analyse des performances. Il permet de comparer la durée des cycles de vente, les taux de réussite et le respect du processus entre différents commerciaux.

Cela correspond à la propriété hubspot_owner_id de l’objet Deal. Le nom du responsable doit être récupéré via l’API Owners.

Cet attribut fournit le statut final d’une affaire. Il est généralement déduit de l’étape commerciale finale, classée « Closed Won » ou « Closed Lost ».

La segmentation de la cartographie du processus par résultat constitue une technique d’analyse particulièrement utile. Elle permet de comparer directement les flux des affaires gagnées et perdues, et de mettre en évidence les schémas, activités ou délais associés à la réussite ou à l’échec. Ces résultats sont précieux pour optimiser le processus et accompagner les équipes commerciales.

Il permet de comparer les instances de processus réussies et non réussies, afin d’identifier les comportements associés aux affaires gagnées.

Cet attribut est dérivé de la propriété dealstage. Dans HubSpot, les étapes sont définies comme « Open », « Closed Won » ou « Closed Lost ». Le résultat est déterminé par le type de l’étape finale.

La source du lead indique comment un client potentiel est entré en contact avec l’entreprise, par exemple à l’occasion d’un « Webinar », d’un « Trade Show » ou d’une « Organic Search ». Ces informations sont essentielles pour évaluer l’efficacité des différents canaux marketing.

Cet attribut est indispensable au Dashboard « Lead to Opportunity Conversion Rates ». L’analyse des taux de conversion et de la durée des cycles de vente par source de lead aide les équipes marketing et commerciales à déterminer quels canaux génèrent les opportunités les plus intéressantes et à optimiser leurs dépenses marketing.

Il aide à mesurer l’efficacité des canaux marketing en analysant les taux de conversion et la qualité des opportunités provenant de différentes sources.

Ces informations sont souvent stockées dans l’objet Contact d’origine, puis peuvent être copiées dans une propriété personnalisée de l’objet Deal. Une propriété courante est hs_analytics_source.

Les conditions de paiement définissent les modalités selon lesquelles le client doit régler les biens ou services. Elles sont généralement établies lors de la phase de contractualisation.

Cet attribut est important pour l’analyse du cycle de paiement. La comparaison des paiements avec les conditions convenues permet d’identifier les clients qui paient régulièrement en retard et de déterminer si certaines conditions de paiement sont associées à des délais d’encaissement plus longs.

Il fournit le contexte nécessaire à l’analyse du cycle de paiement, en distinguant les délais de paiement prévus des retards réellement constatés.

Il s’agit généralement d’une propriété personnalisée de l’objet Deal ou Quote, ou d’une information provenant d’un système comptable intégré.

La durée du cycle de paiement mesure l’efficacité du processus de gestion des créances clients. Elle est calculée comme la différence entre l’horodatage de l’activité « Payment Received » et celui de l’activité « Invoice Generated ».

Cette mesure est essentielle au KPI « Average Payment Collection Time » et à l’analyse des flux de trésorerie. Elle aide à identifier les goulots d’étranglement du processus d’encaissement et peut être analysée par client ou par conditions de paiement afin de repérer des possibilités d’amélioration.

Elle mesure l’efficacité du processus d’encaissement, essentielle au maintien d’une trésorerie saine.

Champ calculé : horodatage de l’activité « Payment Received » moins horodatage de l’activité « Invoice Generated ». Les horodatages sources proviennent d’un système financier intégré.

L’équipe commerciale regroupe les responsables d’opportunités au sein d’équipes, souvent selon la région, l’offre produit ou le segment de marché. Elle permet d’analyser les performances de manière agrégée.

L’analyse au niveau de l’équipe aide les responsables à évaluer l’efficacité collective, à comparer les stratégies et à répartir les ressources. Elle offre une vision plus globale que l’analyse individuelle et permet d’identifier les tendances générales dans l’exécution du processus.

Il permet d’analyser les performances des équipes de manière agrégée, ce qui aide les responsables à comparer l’exécution des processus et les résultats entre différentes équipes commerciales.

La propriété team_id se trouve dans l’objet Owner. Le nom de l’équipe doit être récupéré en effectuant une jointure avec l’API Teams.

Cet attribut est un indicateur booléen qui prend la valeur true lorsqu’une opportunité commerciale n’a pas progressé vers une nouvelle étape dans le délai prédéfini. La définition d’une opportunité « bloquée », par exemple plus de 30 jours à l’étape « Proposal », repose sur des règles métier.

Cet indicateur aide à identifier rapidement les affaires à risque qui nécessitent une intervention. Il constitue la mesure principale du KPI « Stalled Opportunity Rate » et aide les responsables commerciaux à concentrer leur attention sur les opportunités qui perdent leur élan.

Il identifie rapidement les opportunités à risque qui n’avancent plus, afin que les responsables commerciaux puissent intervenir avant la perte de l’affaire.

Champ calculé à partir de la date actuelle, de la date à laquelle l’affaire est entrée dans son étape actuelle (hs_lastmodifieddate) et des règles métier définissant le délai d’inactivité propre à chaque étape.

La famille de produits classe l’affaire selon le type de produit ou de service vendu. Elle est généralement déterminée à partir des lignes de commande associées à l’affaire.

Cet attribut permet d’analyser le processus commercial pour différentes catégories de produits. Certains produits peuvent nécessiter des cycles de vente plus longs ou plus complexes. Cette segmentation permet de mettre ces différences en évidence, d’adapter les processus commerciaux et d’améliorer la précision des prévisions.

La segmentation du processus par famille de produits peut révéler si certains types de produits suivent des cycles de vente ou des parcours différents, afin d’orienter les stratégies propres à chaque produit.

Cet attribut est dérivé des lignes de commande associées au Deal. Une logique de catégorisation des produits par famille est nécessaire.

Le nom du client identifie le client ou le client potentiel concerné par l’affaire. Ces informations sont généralement stockées dans l’objet Company associé dans HubSpot.

L’analyse du processus par client permet d’identifier des schémas propres à certains clients, comme des cycles de paiement plus longs ou des processus commerciaux particuliers. Elle est particulièrement utile pour la gestion des comptes stratégiques et pour comprendre les performances du processus selon les différents segments de clientèle.

Il permet une analyse centrée sur le client et aide à identifier les schémas ou les problèmes de processus propres à certains clients ou secteurs d’activité.

Cette information provient de l’objet Company associé et lié à l’affaire. La propriété correspond généralement à nom dans l’objet Company.

Le numéro de facture est la référence de la facture envoyée au client. Il est généralement généré après l’exécution d’une commande et marque une étape importante du processus d’encaissement.

Bien que HubSpot ne soit pas principalement un système de facturation, ces informations sont essentielles pour suivre les dernières étapes du processus Lead to Cash. Elles relient l’opportunité commerciale à la transaction financière et permettent d’analyser le transfert entre les équipes commerciales et financières, ainsi que le KPI « Invoice to Revenue Realization Time ».

Il relie le processus commercial au processus d’encaissement financier et permet d’analyser l’efficacité du transfert entre les équipes commerciales et financières.

Ces informations proviennent généralement d’un système comptable ou ERP intégré, comme NetSuite ou QuickBooks, puis sont associées au Deal HubSpot via un objet ou une propriété personnalisée.

Cet attribut enregistre la remise accordée au client, exprimée en pourcentage du montant total de l’affaire. Elle est généralement enregistrée lors de la création d’un devis ou des négociations finales.

L’analyse du pourcentage de remise est essentielle au Dashboard « Discounting Effectiveness Analysis ». Elle permet de comprendre l’impact des remises sur les taux de réussite et la durée des cycles de vente, et d’identifier les commerciaux ou les régions qui accordent des remises excessives, susceptibles de réduire la rentabilité.

Il est essentiel pour analyser l’impact des stratégies tarifaires sur les résultats commerciaux et la rentabilité, et pour veiller à ce que les remises soient utilisées de manière appropriée.

Il s’agit souvent d’une propriété personnalisée de l’objet Deal ou Quote, car HubSpot ne propose pas de champ de remise standard pour les Deals. Cette valeur peut également être calculée à partir des lignes de commande.