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Votre modèle de données Purchase to Pay - Purchase Order

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Purchase to Pay - Attributs des commandes d’achat (21) Purchase to Pay - Activités liées aux commandes d’achat (14) Guides d'extraction (3)

Votre modèle de données Purchase to Pay - Purchase Order

Ce modèle vous aide à préparer vos données pour le Process Mining en veillant à recueillir toutes les informations nécessaires à l’analyse efficace de votre processus Purchase to Pay - Purchase Order. Il présente les champs de données essentiels, les principales activités à suivre et des indications pour extraire ces informations de NetSuite. En suivant ce modèle, vous simplifiez la préparation de vos données et accélérez l’obtention d’analyses concrètes.

Attributs recommandés à collecter
Activités clés à suivre
Guide d'extraction pour NetSuite

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Purchase to Pay - Attributs des commandes d’achat

Voici les champs de données recommandés à inclure dans votre journal d’événements pour analyser de manière complète votre processus Purchase to Pay de gestion des commandes d’achat.

5 Obligatoire 6 Recommandé 10 Facultatif

	Nom	Description
	Commande d’achat PurchaseOrder	Identifiant unique du Purchase Order, utilisé comme identifiant de cas principal pour suivre le cycle de vie des achats.
Description Le numéro du Purchase Order est l’identifiant central qui relie toutes les activités associées, de la création initiale au paiement final et à la clôture. Chaque numéro de Purchase Order distinct représente une instance du processus achats. Dans le Process Mining, cet attribut sert à regrouper tous les événements associés au sein d’un même cas. L’analyse du parcours de chaque Purchase Order permet de visualiser clairement le processus de bout en bout, d’identifier les variantes et de calculer des indicateurs au niveau du cas, comme le délai total du cycle. Pourquoi c’est important Il s’agit de l’identifiant essentiel du cas, qui permet de reconstituer et d’analyser l’ensemble du cycle de vie de chaque Purchase Order. Où les obtenir Il s’agit généralement de l’identifiant principal de la transaction dans l’enregistrement Purchase Order de NetSuite, souvent appelé « Transaction ID » ou « PO # ». Exemples PO-001254PO-001299PO-001357
	Heure de l’événement EventTime	Date et heure précises auxquelles l’activité a eu lieu.
Description Cet horodatage indique le moment exact où une activité donnée a eu lieu. Il constitue la base temporelle de toutes les analyses de performance et de durée dans le Process Mining. Les heures des événements servent à ordonner chronologiquement les activités au sein d’un cas, à calculer la durée entre les étapes et à mesurer le temps de cycle global du cas. Ces données sont essentielles pour identifier les goulots d’étranglement, mesurer les temps d’attente et analyser les performances par rapport aux accords de niveau de service. Pourquoi c’est important Cet attribut est essentiel pour calculer tous les indicateurs temporels, tels que les délais de cycle et les durées, qui permettent d’identifier les retards du processus. Où les obtenir Il s’agit de l’horodatage associé à chaque transaction ou changement de statut, souvent présent dans des champs tels que « Date Created » ou dans les journaux de piste d’audit système de NetSuite. Exemples 2023-10-26T09:00:00Z2023-10-26T11:30:00Z2023-10-27T14:45:00Z
	Nom de l’activité ActivityName	Nom de l’événement métier ou de l’étape précise survenue dans le processus Purchase Order.
Description Cet attribut décrit une action précise ou un changement de statut dans le cycle de vie d’une commande d’achat, comme « Purchase Order Created », « Purchase Order Approved » ou « Bill Payment Made ». Ces activités constituent les nœuds de la carte du processus. L’analyse de la séquence et de la fréquence de ces activités est au cœur du Process Mining. Elle permet de visualiser le flux du processus, d’identifier les chemins fréquents et rares, appelés variantes, et de repérer les goulots d’étranglement ou les écarts par rapport à la procédure standard. Pourquoi c’est important Il définit les étapes de la carte du processus et permet de visualiser et d’analyser le flux, les variantes et la conformité du processus. Où les obtenir Cette valeur est généralement dérivée de la combinaison du type de transaction et de son champ de statut, par exemple « Order Status », ou des journaux de piste d’audit système de NetSuite. Exemples Purchase Order crééPurchase Order approuvéItem Receipt crééFacture créée à partir du Purchase Order
	Dernière mise à jour des données LastDataUpdate	Horodatage indiquant le moment où les données de cet événement ont été actualisées pour la dernière fois depuis le système source.
Description Cet attribut enregistre la date et l’heure de l’extraction ou de la mise à jour la plus récente des données. Il fournit un contexte sur leur fraîcheur au moment de l’analyse. Connaître l’heure de la dernière mise à jour est essentiel pour évaluer l’actualité des analyses produites. Cela aide les analystes et les utilisateurs métier à vérifier qu’ils consultent les données de processus les plus récentes, ce qui est particulièrement important pour les Dashboards de suivi opérationnel. Pourquoi c’est important Indique la fraîcheur des données, un élément essentiel pour garantir que les analyses et les Dashboards reposent sur des informations à jour. Où les obtenir Il s’agit d’un horodatage généré et ajouté lors du processus d’extraction, de transformation et de chargement des données (ETL). Exemples 2024-05-21T02:00:00Z
	Système source SourceSystem	Système depuis lequel les données ont été extraites.
Description Cet attribut identifie l’origine des données du processus. Dans cette vue, sa valeur sera toujours « NetSuite ». Dans les initiatives de Process Mining de grande ampleur qui combinent des données provenant de plusieurs systèmes, ce champ est essentiel pour assurer la traçabilité des données, résoudre les problèmes et comprendre les comportements propres à chaque système. Il permet de savoir clairement d’où provient chaque élément de données. Pourquoi c’est important Fournit les informations essentielles sur la traçabilité des données et clarifie leur origine, notamment dans les environnements intégrant plusieurs systèmes. Où les obtenir Il s’agit d’une valeur statique (« NetSuite ») ajoutée lors du processus d’extraction et de transformation des données. Exemples NetSuite
	Catégorie d’achat PurchaseCategory	Classification des biens ou services achetés, par exemple matériel informatique, services marketing ou fournitures de bureau.
Description Cet attribut catégorise les articles du Purchase Order et permet une analyse regroupée par type de dépense. Dans NetSuite, il est souvent mis en œuvre au moyen d’un champ de classification ou d’un segment personnalisé. L’analyse du processus par catégorie d’achat est essentielle au Dashboard « Purchase Category Efficiency ». Elle permet de déterminer si certains types d’achats présentent des délais de cycle plus longs, des taux de modification plus élevés ou davantage de problèmes de conformité, afin de cibler les améliorations sur les domaines de dépenses concernés. Pourquoi c’est important Permet d’analyser l’efficacité du processus par catégorie de dépenses et d’identifier les types d’achats les moins efficaces ou les moins conformes. Où les obtenir Il peut s’agir d’un champ personnalisé ou d’un segment de classification standard tel que « Class », ou d’un segment personnalisé appliqué au niveau de l’en-tête ou des lignes du PO. Consultez la documentation NetSuite. Exemples Matériel informatiqueServices professionnelsFournitures de bureauLicences logicielles
	Montant total TotalAmount	Valeur monétaire totale du Purchase Order.
Description Cet attribut représente le coût total de tous les articles et services inclus dans le Purchase Order. Il constitue un indicateur financier fondamental pour l’analyse des achats. L’analyse des indicateurs du processus selon le montant total peut révéler des tendances importantes, par exemple si les PO de valeur élevée prennent plus de temps à approuver ou font l’objet de davantage de modifications. Elle est essentielle pour comprendre l’impact financier des inefficacités du processus et hiérarchiser les actions d’amélioration. Pourquoi c’est important Permet d’analyser les aspects financiers du processus achats et d’identifier l’influence de la valeur du PO sur les délais de cycle, les circuits d’approbation et la conformité. Où les obtenir Correspond au champ « Total » de la section récapitulative de l’enregistrement Purchase Order dans NetSuite. Exemples 500.001250.7515000.00
	Nom d’utilisateur UserName	Nom de l’utilisateur qui a effectué l’activité.
Description Cet attribut identifie le collaborateur ou l’utilisateur système responsable de l’exécution d’une étape précise du processus, comme l’approbation d’un Purchase Order ou la création d’une facture. Il ajoute une dimension liée aux ressources humaines ou système du processus. L’analyse des activités par utilisateur aide à comprendre la répartition de la charge, à identifier les besoins de formation et à repérer les irrégularités. Elle est également essentielle au suivi de la conformité, car elle permet de savoir qui a effectué des actions importantes, comme des modifications ou des approbations de PO. Pourquoi c’est important Associe les activités à des utilisateurs précis et permet d’analyser la charge de travail, les performances et le respect des politiques d’autorisation. Où les obtenir Cette information est disponible dans le sous-onglet « System Notes » ou dans la piste d’audit de l’enregistrement de transaction. Elle indique l’utilisateur à l’origine de la modification. Exemples Alice JohnsonBob WilliamsAutomatisation du système
	Nom du fournisseur VendorName	Nom du fournisseur auprès duquel les biens ou services sont achetés.
Description Cet attribut identifie le fournisseur externe associé au Purchase Order. Il constitue une dimension essentielle pour analyser les relations avec les fournisseurs et leurs performances. Le nom du fournisseur est indispensable au Dashboard « Vendor Delivery Performance » et aux KPI associés. Il permet de segmenter le processus afin de comparer les délais, les taux de livraison à temps et les résultats des contrôles qualité entre les différents fournisseurs, et ainsi d’identifier les fournisseurs fiables comme ceux dont les performances sont insuffisantes. Pourquoi c’est important Permet d’analyser les performances propres à chaque fournisseur, notamment les délais de livraison et la fiabilité, éléments essentiels à l’optimisation de la chaîne d’approvisionnement. Où les obtenir Correspond au champ « Vendor » ou « Supplier » de l’onglet principal de l’enregistrement Purchase Order dans NetSuite. Exemples Global Office SuppliesTech Solutions Inc.Creative Marketing Agency
	Nom du service DepartmentName	Nom du service associé au Purchase Order.
Description Cet attribut représente le service ou le centre de coûts qui a initié l’achat ou qui en assume la responsabilité financière. Il permet de filtrer et de segmenter les données du processus selon la structure organisationnelle. L’analyse du processus par service est essentielle pour identifier les goulots d’étranglement propres à chaque service, comparer l’efficacité entre différentes unités opérationnelles et comprendre les habitudes de dépenses. Elle alimente directement des Dashboards tels que « Departmental Bottleneck Analysis ». Pourquoi c’est important Il permet d’analyser le processus par service et d’identifier les goulots d’étranglement, les inefficacités et les habitudes de dépenses propres à chaque service. Où les obtenir Il s’agit d’un champ standard de l’en-tête de l’enregistrement Purchase Order ou de ses lignes dans NetSuite. Exemples FinanceServices informatiquesMarketingOpérations
	Statut du Purchase Order PurchaseOrderStatus	Statut actuel ou final du Purchase Order.
Description Cet attribut indique l’état du Purchase Order à un moment donné, par exemple « Pending Approval », « Fully Billed » ou « Closed ». Il sert souvent à dériver de nombreuses valeurs conceptuelles de « ActivityName ». L’analyse par statut aide à comprendre les résultats des Purchase Orders, par exemple le nombre de commandes rejetées ou approuvées, ainsi que le nombre de commandes encore ouvertes. Elle est essentielle pour des KPI tels que « PO Approval Failure Rate » et pour filtrer les cas selon leur état d’avancement. Pourquoi c’est important Fournit une vue instantanée de l’état du PO, permettant d’analyser les résultats tels que les rejets ou les clôtures et d’alimenter les KPI liés aux échecs d’approbation. Où les obtenir Il s’agit du champ « Status » de l’enregistrement de transaction Purchase Order dans NetSuite. Exemples En attente de l'approbation du responsableEn attente de réceptionEntièrement facturéeClôturéeRejetée
	Achat hors processus IsMaverickBuy	Indicateur précisant si un Purchase Order a été créé sans Purchase Requisition préalable.
Description Cet attribut booléen calculé prend la valeur true au niveau du cas si la première activité du processus est « Purchase Order Created » et non « Purchase Requisition Created ». Il constitue un indicateur direct des achats non conformes au processus standard. Cet attribut sert à calculer le « Taux de PO directs », un KPI essentiel du « Moniteur de conformité des achats ». Il aide les organisations à identifier et à quantifier rapidement les achats hors processus, qui peuvent entraîner une hausse des coûts et des risques accrus. Pourquoi c’est important Identifie directement les comportements d'achat non conformes, afin que les organisations puissent surveiller et réduire facilement les achats hors processus. Où les obtenir Il s'agit d'un attribut calculé. La logique est la suivante : (première activité du cas = « Purchase Order Created ») AND (aucune « Purchase Requisition » associée). Exemples truefalse
	Date de livraison demandée RequestedDeliveryDate	Date à laquelle l’entreprise a demandé au fournisseur de livrer les biens ou services.
Description Cet attribut correspond à la date de livraison cible définie lors du processus achats. Elle sert de référence pour mesurer les performances réelles de livraison. Cette date est essentielle au calcul du KPI « Vendor Delivery On-Time Rate ». En comparant la « Requested Delivery Date » avec l’horodatage réel de création de l’« Item Receipt », l’analyse permet de déterminer si les fournisseurs respectent leurs engagements de livraison. Il s’agit d’une donnée importante pour le Dashboard « Vendor Delivery Performance ». Pourquoi c’est important Sert de référence pour mesurer la ponctualité des livraisons des fournisseurs, un KPI essentiel à la gestion de la chaîne d’approvisionnement. Où les obtenir Il s’agit probablement d’un champ personnalisé ou du champ « Expected Receipt Date » des lignes du Purchase Order. Consultez la documentation NetSuite. Exemples 2023-11-152023-12-012024-01-10
	Demande d’achat PurchaseRequisition	Identifiant de la Purchase Requisition à l’origine du Purchase Order.
Description Cet attribut relie un bon de commande à la demande d’achat à l’origine de sa création. L’absence de ce lien peut indiquer un écart par rapport au processus standard. Ce champ est essentiel pour surveiller la conformité et identifier les achats hors processus. Le KPI « Direct PO Rate » est calculé en vérifiant l’absence d’une demande d’achat associée, ce qui met en évidence les achats effectués en dehors du flux d’approbation standard. Pourquoi c’est important Essentiel à l’analyse de la conformité, car il aide à identifier les achats hors procédure lorsque des Purchase Orders sont créés sans demande d’achat approuvée. Où les obtenir Dans l’enregistrement Purchase Order, cette information se trouve généralement dans le sous-onglet « Related Records » ou dans un champ « Created From ». Exemples PR-00582PR-00610PR-00715
	Devise Currency	Code devise du montant de la transaction.
Description Cet attribut précise la devise dans laquelle est exprimé le montant total du Purchase Order, par exemple USD, EUR ou GBP. Il fournit le contexte indispensable à l’interprétation des valeurs monétaires. Dans les organisations internationales, cet attribut est essentiel à l’exactitude des rapports et des analyses financières. Il permet d’agréger et de comparer correctement les valeurs des PO entre les différentes régions et garantit une interprétation fiable des KPI monétaires. Pourquoi c’est important Fournit le contexte nécessaire aux valeurs monétaires et garantit la fiabilité des analyses et des rapports financiers dans les environnements multidevises. Où les obtenir Correspond au champ « Currency » de l’enregistrement Purchase Order, souvent déterminé par la configuration du fournisseur sélectionné. Exemples USDEURGBP
	Heure de fin de l’événement EventEndTime	Date et heure précises auxquelles l’activité s’est terminée.
Description Cet horodatage indique la fin d’une activité. Associé à l’Heure de début, il définit la durée de traitement d’un événement. Pour les événements instantanés, l’Heure de fin peut être identique à l’Heure de début. Cet attribut est essentiel pour calculer la durée exacte de certaines tâches, appelée durée de traitement. Il aide à distinguer le temps consacré activement à une tâche du temps d’attente avant l’étape suivante, ce qui est indispensable à une analyse détaillée des goulots d’étranglement. Pourquoi c’est important Permet de calculer précisément les temps de traitement des activités et de distinguer le temps de travail actif du temps d’attente. Où les obtenir Pour les activités dont la durée est mesurable, cette valeur peut être enregistrée dans un champ distinct ou déduite des journaux d’audit. Elle doit souvent être déduite ou peut être identique à l’heure de début. Exemples 2023-10-26T09:05:12Z2023-10-26T11:30:45Z2023-10-27T15:00:00Z
	Lieu de livraison DeliveryLocation	L'emplacement physique ou l'adresse où les marchandises doivent être livrées.
Description Cet attribut précise la destination des marchandises commandées sur le PO, par exemple un entrepôt, un bureau ou une usine spécifique. Il permet de segmenter le processus selon la zone géographique ou le site. Il s'agit d'une dimension essentielle du Dashboard « Temps de traitement de la réception des marchandises ». L'analyse des délais de réception par emplacement peut aider à repérer les sites en sous-effectif ou dont les processus de réception sont inefficaces, afin de mettre en place des améliorations opérationnelles ciblées. Pourquoi c’est important Permet d’analyser la performance du processus par site afin d’identifier les goulots d’étranglement propres à chaque établissement lors de la réception des marchandises ou d’autres activités. Où les obtenir Cela correspond à l'adresse « Ship To » ou au champ « Location » de l'enregistrement Purchase Order dans NetSuite. Exemples Entrepôt principal, quai ASiège social, 15e étageCentre de distribution de la côte Ouest
	Livraison en retard IsLateDelivery	Indicateur précisant si les marchandises ont été reçues après la date de livraison demandée.
Description Cet attribut booléen calculé prend la valeur true si l'activité « Item Receipt Created » intervient après la « Requested Delivery Date » indiquée sur le Purchase Order. Il fournit un indicateur simple et clair du respect des délais de livraison. Cet attribut simplifie la création de Dashboards et de KPI sur la performance des fournisseurs. Il permet de filtrer et d'agréger facilement les données afin de calculer le « Taux de livraison à temps des fournisseurs » et d'identifier ceux qui ne respectent pas régulièrement les délais de livraison. Pourquoi c’est important Fournit un indicateur true/false simple du respect des délais de livraison, ce qui facilite l'analyse de la performance et le calcul des KPI pour la gestion des fournisseurs. Où les obtenir Il s'agit d'un champ calculé. La logique est la suivante : (horodatage de « Item Receipt Created ») > (« RequestedDeliveryDate »). Exemples truefalse
	Motif de modification ChangeReason	Motif indiqué pour expliquer pourquoi un Purchase Order a été modifié après sa création.
Description Cet attribut enregistre la justification des modifications apportées à un Purchase Order, par exemple « Mise à jour du prix », « Modification de la quantité » ou « Modification de la date de livraison ». Ce contexte est essentiel pour comprendre les causes des reprises. Cet attribut est essentiel au Dashboard « Analyse des modifications des Purchase Orders ». L'analyse de la fréquence des différents motifs de modification aide à identifier les causes profondes de l'instabilité du processus, comme des besoins initiaux imprécis ou des prix fournisseurs volatils. Pourquoi c’est important Fournit le contexte nécessaire pour comprendre pourquoi les PO sont modifiés, ce qui permet d'analyser les causes profondes et de réduire le taux global de modification des PO. Où les obtenir Il s'agit probablement d'un champ personnalisé à renseigner lorsqu'un utilisateur modifie un PO approuvé. Il peut également s'agir du champ « Memo » de l'événement de modification. Consultez la documentation NetSuite. Exemples Quantité incorrecte pour l'articleModification du prix fournisseurMise à jour du besoin de livraison
	Motif du rejet RejectionReason	Motif pour lequel un Purchase Order a été rejeté au cours du processus d'approbation.
Description Lorsqu'un Purchase Order est rejeté, cet attribut précise le motif du rejet, par exemple « Budget dépassé », « Fournisseur incorrect » ou « Non-respect de la politique ». Ces informations sont essentielles pour comprendre les échecs d'approbation. Cet attribut alimente directement le Dashboard « Taux de rejet et de nouvelle soumission des PO ». En analysant les motifs de rejet, l'entreprise peut identifier les sources fréquentes d'erreurs lors de la création des PO, comme une formation insuffisante ou des politiques peu claires, puis prendre les mesures correctives nécessaires pour réduire les reprises liées aux rejets. Pourquoi c’est important Explique pourquoi les PO échouent lors de l'approbation, ce qui permet de prendre des mesures ciblées pour réduire le taux de rejet et améliorer le taux d'approbation dès la première soumission. Où les obtenir Ces informations sont souvent saisies dans le champ de mémo de l’événement de rejet ou dans un champ personnalisé « Rejection Reason » dans le cadre du flux d’approbation. Consultez la Documentation NetSuite. Exemples Dépassement du budget du serviceFournisseur non privilégié sélectionnéDescription incomplète de la ligne de commande
	Reprise IsRework	Indicateur précisant si une activité correspond à une reprise, par exemple une deuxième approbation après un rejet.
Description Cet attribut booléen calculé prend la valeur true pour les activités qui indiquent une boucle ou la répétition d'une étape du processus. Par exemple, l'activité « Purchase Order Approved » est identifiée comme une reprise si elle est précédée par une activité « Purchase Order Rejected » dans le même cas. Cet attribut est essentiel pour quantifier les frictions et les inefficacités du processus. Il facilite l'analyse des boucles de reprise, aide à mesurer le « Taux de rejet et de nouvelle soumission des PO » et met en évidence les processus qui ne sont pas corrects du premier coup. Pourquoi c’est important Aide à quantifier les inefficacités du processus en identifiant explicitement les activités qui font partie d'une boucle de reprise, ce qui facilite leur analyse et leur traitement. Où les obtenir Cet indicateur est calculé lors de la transformation des données, en analysant la séquence des activités au sein d'un cas. Exemples truefalse

Obligatoire Recommandé Facultatif

Purchase to Pay - Activités liées aux commandes d’achat

Voici les principales étapes et les jalons du processus à enregistrer dans votre journal d’événements pour découvrir précisément le processus et identifier les goulots d’étranglement.

6 Recommandé 8 Facultatif

	Activité	Description
	Demande d’achat créée	Cette activité formalise la demande de biens ou de services et lance le processus achats. Dans NetSuite, elle est enregistrée lorsqu’un nouvel enregistrement de transaction Purchase Requisition est créé et sauvegardé.
Pourquoi c’est important En tant que point de départ habituel du processus, cette activité est essentielle pour analyser le délai complet de bout en bout et détecter les achats hors procédure lorsqu’elle est ignorée. Où les obtenir Cet événement est enregistré à partir de la date de création de l’enregistrement de transaction Purchase Requisition. L’enregistrement est lié au Purchase Order suivant. Collecte Suivez l’horodatage de création de la transaction Purchase Requisition. Type d’événement explicit
	Facture créée à partir du Purchase Order	Une facture fournisseur a été reçue et saisie dans NetSuite, puis liée au Purchase Order. Il s’agit d’une transaction explicite qui enregistre officiellement la dette correspondant aux biens ou services reçus.
Pourquoi c’est important Cette activité marque le passage des achats au processus de comptabilité fournisseurs. L’analyse du délai entre la réception des marchandises et la facturation met en évidence les retards potentiels du traitement financier. Où les obtenir Enregistré à partir de la date de création de l’enregistrement de transaction Vendor Bill. La facture est directement liée au Purchase Order d’origine. Collecte Suivez l’horodatage de création de la transaction Vendor Bill. Type d’événement explicit
	Item Receipt créé	Cette activité représente la réception physique des marchandises commandées dans le Purchase Order. Il s’agit d’un événement explicite dans NetSuite, enregistré lorsqu’une transaction « Item Receipt » est créée et reliée à la ligne correspondante du Purchase Order.
Pourquoi c’est important Ce jalon essentiel marque la fin du cycle de livraison du fournisseur. Il est indispensable pour calculer les taux de livraison à temps des fournisseurs et les délais globaux. Où les obtenir Enregistré à partir de la date de création de l’enregistrement de transaction Item Receipt. L’enregistrement contient un lien vers le Purchase Order source. Collecte Suivez l’horodatage de création de la transaction Item Receipt. Type d’événement explicit
	Purchase Order approuvé	Représente l’autorisation officielle finale du Purchase Order, qui peut alors être envoyé au fournisseur. Il s’agit d’un jalon important, enregistré lorsque le champ « Approval Status » du Purchase Order est mis à jour avec la valeur « Approved ».
Pourquoi c’est important Il s’agit d’une étape importante pour calculer les temps de cycle d’approbation et identifier les goulots d’étranglement de la chaîne d’approbation. Les retards à ce stade affectent directement les délais d’approvisionnement. Où les obtenir Déduit des notes système ou de l’historique du flux de travail qui retrace le passage du champ « Approval Status » de l’enregistrement Purchase Order à la valeur « Approved ». Collecte Détectez le changement du champ « Approval Status » du Purchase Order vers « Approved ». Type d’événement inferred
	Purchase Order clôturé	Le Purchase Order est officiellement clôturé, ce qui signifie qu’aucune réception ni facture supplémentaire n’est attendue. Cet événement est déduit lorsque le statut du Purchase Order passe à « Closed », automatiquement après réception et facturation complètes, ou manuellement.
Pourquoi c’est important Cette activité marque la fin opérationnelle du cycle de vie du Purchase Order. Elle confirme que la commande a été entièrement exécutée et traitée, et fournit un point final précis pour l’analyse du délai de cycle. Où les obtenir Déduit du changement du champ « Status » de l’enregistrement Purchase Order vers « Closed ». Collecte Détectez le changement du champ « Status » du Purchase Order vers « Closed ». Type d’événement inferred
	Purchase Order créé	Cette activité correspond à la création du document Purchase Order officiel, qui constitue le cas central de cette analyse. Dans NetSuite, elle est enregistrée à partir de la création de la transaction Purchase Order, manuellement ou depuis une demande d’achat approuvée.
Pourquoi c’est important Cette étape marque le moment où une demande devient un engagement de commande officiel. Elle constitue un jalon important et peut également marquer le début du processus pour les PO directs, ce qui est important pour le suivi de la conformité. Où les obtenir Enregistré à partir du champ système « Date Created » de la transaction Purchase Order. Collecte Utilisez l’horodatage de création de la transaction Purchase Order. Type d’événement explicit
	Contrôle qualité effectué	Les marchandises reçues ont fait l’objet d’un contrôle qualité. Il ne s’agit pas d’une transaction NetSuite standard. L’événement est généralement enregistré via la mise à jour d’un champ personnalisé, un enregistrement personnalisé ou déduit d’un changement de statut de l’Item Receipt.
Pourquoi c’est important Cette activité aide à mesurer le temps de cycle du processus de contrôle qualité. Les retards d’inspection peuvent créer des goulots d’étranglement entre la réception des marchandises et leur mise à disposition. Où les obtenir Cet événement dépend fortement de la personnalisation. Il peut être enregistré à partir d’un champ personnalisé « QA Status » de l’Item Receipt ou d’un enregistrement personnalisé distinct « Quality Inspection ». Collecte Suivez la mise à jour d’un champ personnalisé ou la création d’un enregistrement personnalisé lié au contrôle qualité. Type d’événement inferred
	Demande d’achat approuvée	Représente l’approbation officielle d’une demande de biens ou de services, autorisant la création d’un Purchase Order. Cet événement est déduit du changement du champ « Approval Status » de l’enregistrement Purchase Requisition, qui passe de « Pending Approval » à « Approved ».
Pourquoi c’est important Le suivi des approbations des demandes d’achat aide à identifier les goulots d’étranglement en amont des approvisionnements et à mesurer l’efficacité de la validation des demandes internes. Où les obtenir Déduit des notes système ou de l’historique du flux de travail qui retrace la modification du champ « Approval Status » de l’enregistrement Purchase Requisition. Collecte Détectez le changement du champ « Approval Status » de la Purchase Requisition vers « Approved ». Type d’événement inferred
	Facture approuvée	La facture fournisseur a été contrôlée et approuvée pour paiement. Comme pour les Purchase Orders, cet événement est enregistré par une modification du champ « Approval Status » de l’enregistrement Vendor Bill.
Pourquoi c’est important L’approbation de la facture est une étape clé du processus de paiement. Le suivi de sa durée aide à identifier les goulots d’étranglement de la comptabilité fournisseurs susceptibles d’entraîner des retards de paiement ou la perte d’escomptes pour paiement anticipé. Où les obtenir Déduit des notes système ou de l’historique du flux de travail qui retrace le passage du champ « Approval Status » de l’enregistrement Vendor Bill à la valeur « Approved ». Collecte Détectez le changement du champ « Approval Status » du Vendor Bill vers « Approved ». Type d’événement inferred
	Paiement de la facture effectué	Un paiement correspondant au montant facturé a été émis au fournisseur. Cet événement est enregistré lorsqu’une transaction « Vendor Payment » est créée et affectée au Vendor Bill.
Pourquoi c’est important Cette activité marque l’extinction de l’obligation financière liée au Purchase Order. Elle est essentielle pour analyser la ponctualité des paiements et la trésorerie. Où les obtenir Enregistré à partir de la date de création de la transaction Vendor Payment affectée au Vendor Bill. Collecte Suivez l’horodatage de création de la transaction Vendor Payment affectée à la facture. Type d’événement explicit
	Purchase Order envoyé au fournisseur	Le Purchase Order approuvé a été transmis au fournisseur. Dans NetSuite, cet événement est souvent déduit lorsqu’un indicateur de communication, tel que la case « To Be Emailed », est mis à jour ou lorsqu’un statut indique que le document a été envoyé.
Pourquoi c’est important Cette activité marque le début du délai fournisseur. La mesure du délai entre ce point et la réception des marchandises est essentielle pour évaluer les performances de livraison du fournisseur. Où les obtenir Déduit de l’horodatage auquel l’indicateur « To Be Emailed » ou « To Be Faxed » est désactivé, ou d’une entrée dans l’historique des communications associé au Purchase Order. Collecte Suivez l’horodatage des événements de communication, par exemple l’envoi d’un e-mail, associés au PO. Type d’événement inferred
	Purchase Order modifié	Indique qu’une modification a été apportée au Purchase Order après sa création ou son approbation initiale. Cette modification peut être déduite en comparant la « Last Modified Date » avec la « Date Created » ou avec une date d’approbation distincte.
Pourquoi c’est important Des modifications fréquentes peuvent révéler des inefficacités, une planification initiale insuffisante ou une dérive du périmètre. L’analyse du moment et des causes des changements aide à optimiser le processus et à réduire les erreurs. Où les obtenir Déduit de la comparaison entre la « Last Modified Date » de l’enregistrement Purchase Order et son horodatage de création ou d’approbation. Le journal des notes système fournit le détail des champs modifiés. Collecte Comparez la « Last Modified Date » avec la date de création ou d’approbation, puis excluez les mises à jour système. Type d’événement inferred
	Purchase Order rejeté	Un approbateur a rejeté le Purchase Order, qui doit être révisé puis soumis à nouveau. Cet événement est déduit lorsque le champ « Approval Status » du Purchase Order prend la valeur « Rejected ».
Pourquoi c’est important Le suivi des rejets est essentiel pour identifier les boucles de reprise, comprendre les causes des échecs d’approbation et améliorer la qualité des premières soumissions de PO. Où les obtenir Déduit des notes système ou de l’historique du flux de travail qui retrace le passage du champ « Approval Status » de l’enregistrement Purchase Order à la valeur « Rejected ». Collecte Détectez le changement du champ « Approval Status » du Purchase Order vers « Rejected ». Type d’événement inferred
	Purchase Order soumis	La commande d’achat a été finalisée et soumise à un flux de travail d’approbation. Cet événement est généralement enregistré par un changement de statut de l’enregistrement de la commande d’achat, qui passe d’un état de brouillon tel que « Pending Supervisor Approval » à un état de revue active.
Pourquoi c’est important Cet événement marque le début du cycle d’approbation. Mesurer le délai entre ce point et « Purchase Order Approved » est essentiel pour analyser l’efficacité des approbations et identifier les retards. Où les obtenir Déduit d’une modification du champ « Approval Status » de l’enregistrement Purchase Order, par exemple de « Pending Approval » ou d’un statut brouillon personnalisé. Collecte Détectez le changement du champ « Approval Status » du PO vers un état en cours de revue. Type d’événement inferred

Recommandé Facultatif

Guides d'extraction

Comment obtenir vos données depuis NetSuite

Étapes

Comprendre l'approche fondée sur plusieurs recherches : cette méthode nécessite de créer et d'exporter plusieurs Saved Searches distinctes, une pour chaque grand type de transaction du processus Purchase to Pay. Les fichiers CSV exportés sont ensuite combinés et transformés dans un outil distinct, comme Excel, Power Query ou un script, afin de créer l'Event Log consolidé final.
Accéder à la création d'une Saved Search : connectez-vous à NetSuite. Accédez à Reports > Saved Searches > All Saved Searches > New. Sélectionnez « Transaction » comme type de recherche.
Créer la recherche Purchase Requisition :
- Définissez le titre de la recherche, par exemple « ProcessMind - Purchase Requisition Events ».
- Dans l'onglet « Criteria », filtrez sur Type = « Purchase Requisition » et Main Line = « Yes ». Ajoutez un filtre Date Created correspondant à la période d'analyse souhaitée.
- Dans l'onglet « Results », ajoutez les colonnes indiquées dans la section de requête ci-dessous pour les demandes d'achat. Utilisez des formules pour définir les colonnes « ActivityName » et « EventTime ».
- Enregistrez et exécutez la recherche. Exportez les résultats au format CSV.
Créer la recherche Purchase Order :
- Créez une nouvelle Saved Search « Transaction » intitulée « ProcessMind - Purchase Order Events ».
- Dans « Criteria », filtrez sur Type = « Purchase Order » et Main Line = « Yes ». Utilisez le même filtre de date que pour la recherche précédente.
- Dans « Results », ajoutez les colonnes indiquées dans la section de requête pour les Purchase Orders. Cette recherche génère plusieurs lignes d'événements, comme Created, Approved et Closed, à l'aide de formules CASE.
- Enregistrez, exécutez et exportez les résultats au format CSV.
Créer la recherche Item Receipt :
- Créez une nouvelle Saved Search « Transaction » intitulée « ProcessMind - Item Receipt Events ».
- Dans « Criteria », filtrez sur Type = « Item Receipt » et Main Line = « Yes ». Utilisez le même filtre de date.
- Dans « Results », ajoutez les colonnes indiquées dans la section de requête pour les réceptions d'articles.
- Enregistrez, exécutez et exportez les résultats au format CSV.
Créer la recherche Vendor Bill et Payment :
- Créez une nouvelle Saved Search « Transaction » intitulée « ProcessMind - Billing Events ».
- Dans « Criteria », filtrez sur Type = « Vendor Bill » ou « Vendor Payment ». Définissez Main Line sur « Yes » et appliquez le même filtre de date.
- Dans « Results », ajoutez les colonnes permettant d'enregistrer les événements de création, d'approbation et de paiement des factures, à l'aide des formules détaillées dans la section de requête.
- Enregistrez, exécutez et exportez les résultats au format CSV.
Combiner et transformer les données :
- Ouvrez votre outil de manipulation des données habituel, par exemple Microsoft Excel avec Power Query ou un script Python utilisant pandas.
- Importez tous les fichiers CSV exportés depuis NetSuite.
- Ajoutez les données de tous les fichiers dans une table unique. Toutes les recherches sont conçues pour utiliser la même structure de colonnes.
- Pour le résultat de la recherche Purchase Order, vous devez dépivoter les données. La requête utilise plusieurs colonnes d'horodatage, une pour chaque activité du PO. Dépivotez ces colonnes pour créer une colonne « ActivityName » et une colonne « EventTime », afin de transformer le format large en format long, vertical, requis pour un Event Log.
Finaliser et exporter l'Event Log :
- Vérifiez les données combinées. Assurez-vous que la colonne EventTime utilise un format d'horodatage cohérent et que PurchaseOrder est renseigné pour toutes les lignes.
- Supprimez les lignes dont EventTime est null, car elles correspondent à des activités qui ne se sont pas encore produites.
- Enregistrez la table consolidée finale dans un fichier CSV unique, désormais prêt à être importé dans ProcessMind.

Configuration

Type de recherche : toutes les Saved Searches doivent être de type « Transaction ».
Filtre principal (Main Line) : définissez le critère Main Line sur « Yes » pour toutes les recherches. Cette étape est essentielle pour éviter d'obtenir une ligne par ligne d'article, ce qui dupliquerait massivement les événements au niveau de la transaction.
Période : appliquez un filtre de date cohérent, par exemple Date Created = « within last 6 months », à toutes les recherches afin d'analyser le même ensemble de transactions.
Filtre sur le type de transaction : chaque recherche doit être filtrée selon le type de transaction concerné, par exemple Purchase Order ou Item Receipt, afin d'isoler les événements appropriés.
Format de sortie : définissez la préférence d'export sur CSV pour faciliter la combinaison des données dans des outils externes.
Autorisations : l'utilisateur qui exécute les recherches doit disposer d'autorisations de consultation sur tous les enregistrements de transaction concernés, notamment Purchase Requisitions, Purchase Orders, Item Receipts, Vendor Bills et Vendor Payments.
Champs personnalisés : pour des activités comme « Quality Inspection Performed », vous devrez probablement ajouter aux résultats de la recherche Item Receipt un champ personnalisé issu de votre configuration NetSuite. La requête fournie utilise l'espace réservé [Your Quality Inspection Timestamp Field]. Vous devez le remplacer par l'ID réel du champ dans votre système.

a Exemple de requête config

### Description of Saved Search Configurations

Below are the configurations for the required Saved Searches. The 'Results' tab columns should be created in the order listed. Use 'Custom Label' to name the columns exactly as shown.

**1. Search: ProcessMind - Purchase Requisition Events**
*   **Criteria**:
    *   Type = 'Purchase Requisition'
    *   Main Line = 'Yes'
    *   Date Created = [Your Desired Date Range]
*   **Results**:
    1.  Formula (Text): `REPLACE({createdfrom.number}, 'Purchase Order #', '')` -> Custom Label: `PurchaseOrder`
    2.  Formula (Text): `CASE WHEN {status} = 'Pending Approval' THEN 'Purchase Requisition Created' WHEN {status} = 'Approved' THEN 'Purchase Requisition Approved' ELSE NULL END` -> Custom Label: `ActivityName`
    3.  Formula (Date/Time): `CASE WHEN {status} = 'Pending Approval' THEN {datecreated} WHEN {status} = 'Approved' THEN {lastmodifieddate} ELSE NULL END` -> Custom Label: `EventTime`
    4.  Formula (Text): `'NetSuite'` -> Custom Label: `SourceSystem`
    5.  Formula (Date/Time): `{today}` -> Custom Label: `LastDataUpdate`
    6.  Field: `Created By` -> Custom Label: `UserName`
    7.  Field: `Department` -> Custom Label: `DepartmentName`
    8.  Field: `Vendor Name` -> Custom Label: `VendorName`
    9.  Field: `Status` -> Custom Label: `PurchaseOrderStatus`
    10. Field: `Amount` -> Custom Label: `TotalAmount`
    11. Field: `Class` -> Custom Label: `PurchaseCategory`

**2. Search: ProcessMind - Purchase Order Events (Wide Format)**
*   **Criteria**:
    *   Type = 'Purchase Order'
    *   Main Line = 'Yes'
    *   Date = [Your Desired Date Range]
*   **Results (Note: This search creates a wide file that must be unpivoted later)**:
    1.  Field: `Document Number` -> Custom Label: `PurchaseOrder`
    2.  Field: `Date Created` -> Custom Label: `EventTime_Purchase Order Created`
    3.  Formula (Date/Time): `CASE WHEN {status} = 'Pending Supervisor Approval' THEN {lastmodifieddate} ELSE NULL END` -> Custom Label: `EventTime_Purchase Order Submitted`
    4.  Formula (Date/Time): `CASE WHEN {approvalstatus} = 'Approved' THEN {lastmodifieddate} ELSE NULL END` -> Custom Label: `EventTime_Purchase Order Approved`
    5.  Formula (Date/Time): `CASE WHEN {approvalstatus} = 'Rejected' THEN {lastmodifieddate} ELSE NULL END` -> Custom Label: `EventTime_Purchase Order Rejected`
    6.  Formula (Date/Time): `CASE WHEN {lastmodifieddate} > {datecreated} + 1 THEN {lastmodifieddate} ELSE NULL END` -> Custom Label: `EventTime_Purchase Order Changed`
    7.  Formula (Date/Time): `CASE WHEN {status} = 'Pending Billing' OR {status} = 'Partially Received' THEN {lastmodifieddate} ELSE NULL END` -> Custom Label: `EventTime_Purchase Order Sent To Vendor`
    8.  Formula (Date/Time): `CASE WHEN {status} = 'Closed' THEN {lastmodifieddate} ELSE NULL END` -> Custom Label: `EventTime_Purchase Order Closed`
    9.  Field: `Created By` -> Custom Label: `UserName`
    10. Field: `Department` -> Custom Label: `DepartmentName`
    11. Field: `Vendor Name` -> Custom Label: `VendorName`
    12. Field: `Status` -> Custom Label: `PurchaseOrderStatus`
    13. Field: `Total Amount` -> Custom Label: `TotalAmount`
    14. Field: `Class` -> Custom Label: `PurchaseCategory`

**3. Search: ProcessMind - Item Receipt Events**
*   **Criteria**:
    *   Type = 'Item Receipt'
    *   Main Line = 'Yes'
    *   Date Created = [Your Desired Date Range]
*   **Results**:
    1.  Field: `Created From : Document Number` -> Custom Label: `PurchaseOrder`
    2.  Formula (Text): `'Item Receipt Created'` -> Custom Label: `ActivityName`
    3.  Field: `Date Created` -> Custom Label: `EventTime`
    4.  Formula (Text): `'NetSuite'` -> Custom Label: `SourceSystem`
    5.  Formula (Date/Time): `{today}` -> Custom Label: `LastDataUpdate`
    6.  Field: `Created By` -> Custom Label: `UserName`
    7.  Field: `Created From : Department` -> Custom Label: `DepartmentName`
    8.  Field: `Created From : Vendor Name` -> Custom Label: `VendorName`
    9.  Field: `Created From : Status` -> Custom Label: `PurchaseOrderStatus`
    10. Field: `Created From : Total Amount` -> Custom Label: `TotalAmount`
    11. Field: `Created From : Class` -> Custom Label: `PurchaseCategory`

**4. Search: ProcessMind - Billing Events**
*   **Criteria**:
    *   Type = any of 'Vendor Bill', 'Vendor Payment'
    *   Main Line = 'Yes'
    *   Date = [Your Desired Date Range]
*   **Results**:
    1.  Field: `Created From : Document Number` -> Custom Label: `PurchaseOrder`
    2.  Formula (Text): `CASE WHEN {type} = 'Vendor Bill' AND {approvalstatus} <> 'Approved' THEN 'Bill Created From Purchase Order' WHEN {type} = 'Vendor Bill' AND {approvalstatus} = 'Approved' THEN 'Bill Approved' WHEN {type} = 'Vendor Payment' THEN 'Bill Payment Made' ELSE NULL END` -> Custom Label: `ActivityName`
    3.  Field: `Date` -> Custom Label: `EventTime`
    4.  Formula (Text): `'NetSuite'` -> Custom Label: `SourceSystem`
    5.  Formula (Date/Time): `{today}` -> Custom Label: `LastDataUpdate`
    6.  Field: `Created By` -> Custom Label: `UserName`
    7.  Field: `Created From : Department` -> Custom Label: `DepartmentName`
    8.  Field: `Created From : Vendor Name` -> Custom Label: `VendorName`
    9.  Field: `Created From : Status` -> Custom Label: `PurchaseOrderStatus`
    10. Field: `Created From : Total Amount` -> Custom Label: `TotalAmount`
    11. Field: `Created From : Class` -> Custom Label: `PurchaseCategory`

Étapes

Prérequis : activer SuiteAnalytics Connect : vérifiez que la fonctionnalité SuiteAnalytics Connect est activée dans votre compte NetSuite. Accédez à Setup > Company > Enable Features. Dans le sous-onglet Analytics, cochez SuiteAnalytics Connect. Notez qu'il s'agit d'un module payant.
Configurer le rôle et les autorisations de l'utilisateur : créez ou modifiez un rôle utilisateur pour autoriser l'accès à SuiteAnalytics Connect. Le rôle doit disposer de l'autorisation « SuiteAnalytics Connect ». Accordez également un accès de niveau « View » à tous les enregistrements nécessaires, notamment Transactions (Purchase Order, Purchase Requisition, Item Receipt, Vendor Bill, Vendor Payment), Entities (Vendor, Employee) et Lists (Department, etc.).
Identifier votre source de données : dans NetSuite, accédez à la page SuiteAnalytics Connect Setup (Setup > Company > SuiteAnalytics Connect). Notez le Service Host, le Port, l'Account ID et le nom correct de la source de données, par exemple NetSuite.com ou NetSuite2.com.
Installer le pilote ODBC/JDBC : téléchargez et installez le pilote SuiteAnalytics Connect approprié, ODBC ou JDBC, pour votre système d'exploitation et votre client SQL. Les pilotes sont disponibles dans le NetSuite Help Center.
Configurer la connexion du client SQL : créez une nouvelle connexion dans votre client SQL habituel, par exemple DBeaver, Power BI ou Tableau. Utilisez les informations de connexion de l'étape 3 ainsi que les identifiants de l'utilisateur auquel le rôle de l'étape 2 a été attribué.
Personnaliser la requête SQL : copiez la requête SQL fournie dans votre client SQL. Modifiez les valeurs de remplacement des clauses WHERE, notamment la période (« YYYY-MM-DD ») et les filtres propres à votre entreprise, comme l'ID de la filiale.
Exécuter la requête : exécutez la requête SQL complète sur la base de données NetSuite via la connexion configurée. La durée d'exécution varie selon la période et le volume de données.
Vérifier les résultats : la requête renvoie une table d'Event Log à plat, avec une ligne par activité. Vérifiez que toutes les colonnes, notamment PurchaseOrder, ActivityName et EventTime, sont renseignées comme prévu.
Exporter les données : exportez les résultats de la requête dans un fichier CSV. Vérifiez que l'encodage du fichier est défini sur UTF-8 afin d'éviter les problèmes de caractères.
Préparer l'importation : avant d'importer le fichier dans ProcessMind, vérifiez que les en-têtes de colonnes du fichier CSV correspondent aux attributs requis, PurchaseOrder, ActivityName et EventTime, et que le format de date de la colonne EventTime est cohérent.

Configuration

Licence SuiteAnalytics Connect : votre organisation doit disposer d'une licence valide pour le module complémentaire SuiteAnalytics Connect afin d'établir une connexion directe à la base de données.
Autorisations utilisateur : un rôle utilisateur NetSuite dédié, doté de l'autorisation « SuiteAnalytics Connect » et d'un accès en consultation à tous les enregistrements de transaction et d'entité concernés, est requis. Sans les autorisations appropriées, la requête échouera ou renverra des données incomplètes.
Nom de source de données (DSN) : vous devez utiliser le Service Host et le DSN corrects indiqués dans l'interface NetSuite, sous « SuiteAnalytics Connect Setup ». La source de données NetSuite2.com est généralement recommandée, car elle reflète le modèle de données fondé sur les workbooks et offre souvent de meilleures performances.
Filtrage de la période : la requête fournie contient une clause WHERE (WHERE T.DateCreated >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')) qui limite la période d'extraction. Il est essentiel de définir une période raisonnable, par exemple 3 à 6 mois, afin de préserver les performances de la requête. Il n'est pas recommandé d'extraire plusieurs années de données en une seule exécution.
Filtres sur la filiale ou l'entreprise : dans les environnements comportant plusieurs filiales, ajoutez un filtre sur l'ID de la filiale dans la clause WHERE du CTE Transactions_CTE principal afin d'isoler les données d'une entité juridique donnée, par exemple AND T.Subsidiary = 1.
Champs personnalisés : la requête contient des espaces réservés pour des champs personnalisés courants, comme PurchaseCategory. Vous devez remplacer [Your Purchase Category Custom Field] par l'ID réel du champ dans votre implémentation NetSuite.

a Exemple de requête sql

WITH Transactions_CTE AS (
  SELECT
    T.Transaction_ID,
    T.TranID,
    T.Type,
    T.Status,
    T.ApprovalStatus,
    T.DateCreated,
    T.LastModifiedDate,
    T.Entity_ID AS Vendor_ID,
    T.CreatedBy_ID,
    T.Total,
    T.Department_ID,
    T.ToBeEmailed,
    TL.CreatedFrom_ID,
    -- Placeholder for a custom field. Replace with your actual field ID.
    T.custbody_purchase_category AS PurchaseCategory_ID 
  FROM
    Transaction AS T
    LEFT JOIN TransactionLine AS TL ON T.Transaction_ID = TL.Transaction_ID
  WHERE
    (T.Type IN ('PurchOrd', 'PurchReq', 'ItemRcpt', 'VendBill', 'VendPymt'))
    AND T.DateCreated >= TO_DATE('[YYYY-MM-DD]', 'YYYY-MM-DD') -- Set Start Date
    -- Optional: Add a subsidiary filter for multi-subsidiary environments
    -- AND T.Subsidiary_ID = [Your Subsidiary ID] 
    AND TL.MainLine = 'T' -- Focus on main line data to avoid row duplication
)
-- 1. Purchase Requisition Created
SELECT
  PR_PO_Map.PO_TranID AS "PurchaseOrder",
  'Purchase Requisition Created' AS "ActivityName",
  PR.DateCreated AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS PR
  JOIN TransactionLine AS PR_Line ON PR.Transaction_ID = PR_Line.Transaction_ID
  JOIN Transaction AS PO_Link ON PR_Line.Transaction_ID = PO_Link.AppliedToTransaction_ID
  JOIN Transactions_CTE AS PO ON PO_Link.Transaction_ID = PO.Transaction_ID
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON PR.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PR.Department_ID = D.Department_ID
  CROSS JOIN (
      SELECT DISTINCT PO_Ref.TranID AS PO_TranID, PR_Ref.Transaction_ID AS PR_ID
      FROM Transaction AS PO_Ref JOIN TransactionLine AS TL_Ref ON PO_Ref.Transaction_ID = TL_Ref.Transaction_ID JOIN Transaction AS PR_Ref ON TL_Ref.CreatedFrom_ID = PR_Ref.Transaction_ID
      WHERE PO_Ref.Type = 'PurchOrd' AND PR_Ref.Type = 'PurchReq'
  ) AS PR_PO_Map ON PR.Transaction_ID = PR_PO_Map.PR_ID
WHERE
  PR.Type = 'PurchReq'

UNION ALL

-- 2. Purchase Requisition Approved
SELECT
  PR_PO_Map.PO_TranID AS "PurchaseOrder",
  'Purchase Requisition Approved' AS "ActivityName",
  PR.LastModifiedDate AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS PR
  JOIN TransactionLine AS PR_Line ON PR.Transaction_ID = PR_Line.Transaction_ID
  JOIN Transaction AS PO_Link ON PR_Line.Transaction_ID = PO_Link.AppliedToTransaction_ID
  JOIN Transactions_CTE AS PO ON PO_Link.Transaction_ID = PO.Transaction_ID
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON PR.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PR.Department_ID = D.Department_ID
  CROSS JOIN (
      SELECT DISTINCT PO_Ref.TranID AS PO_TranID, PR_Ref.Transaction_ID AS PR_ID
      FROM Transaction AS PO_Ref JOIN TransactionLine AS TL_Ref ON PO_Ref.Transaction_ID = TL_Ref.Transaction_ID JOIN Transaction AS PR_Ref ON TL_Ref.CreatedFrom_ID = PR_Ref.Transaction_ID
      WHERE PO_Ref.Type = 'PurchOrd' AND PR_Ref.Type = 'PurchReq'
  ) AS PR_PO_Map ON PR.Transaction_ID = PR_PO_Map.PR_ID
WHERE
  PR.Type = 'PurchReq'
  AND BUILTIN.DF(PR.ApprovalStatus) = 'Approved'

UNION ALL

-- 3. Purchase Order Created
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Purchase Order Created' AS "ActivityName",
  PO.DateCreated AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS PO
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON PO.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  PO.Type = 'PurchOrd'

UNION ALL

-- 4. Purchase Order Submitted
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Purchase Order Submitted' AS "ActivityName",
  PO.LastModifiedDate AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS PO
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON PO.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  PO.Type = 'PurchOrd'
  AND BUILTIN.DF(PO.ApprovalStatus) = 'Pending Approval' AND PO.LastModifiedDate > PO.DateCreated

UNION ALL

-- 5. Purchase Order Approved
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Purchase Order Approved' AS "ActivityName",
  PO.LastModifiedDate AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS PO
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON PO.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  PO.Type = 'PurchOrd'
  AND BUILTIN.DF(PO.ApprovalStatus) = 'Approved'

UNION ALL

-- 6. Purchase Order Rejected
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Purchase Order Rejected' AS "ActivityName",
  PO.LastModifiedDate AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS PO
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON PO.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  PO.Type = 'PurchOrd'
  AND BUILTIN.DF(PO.ApprovalStatus) = 'Rejected'

UNION ALL

-- 7. Purchase Order Changed
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Purchase Order Changed' AS "ActivityName",
  PO.LastModifiedDate AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS PO
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON PO.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  PO.Type = 'PurchOrd'
  AND PO.LastModifiedDate > PO.DateCreated

UNION ALL

-- 8. Purchase Order Sent To Vendor
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Purchase Order Sent To Vendor' AS "ActivityName",
  PO.LastModifiedDate AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS PO
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON PO.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  PO.Type = 'PurchOrd'
  AND PO.ToBeEmailed = 'F' -- Assumes the PO was sent via email

UNION ALL

-- 9. Item Receipt Created
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Item Receipt Created' AS "ActivityName",
  IR.DateCreated AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS IR
  JOIN Transactions_CTE AS PO ON IR.CreatedFrom_ID = PO.Transaction_ID
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON IR.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  IR.Type = 'ItemRcpt' AND PO.Type = 'PurchOrd'

UNION ALL

-- 10. Quality Inspection Performed
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Quality Inspection Performed' AS "ActivityName",
  IR.LastModifiedDate AS "EventTime", -- Assuming date is updated on the Item Receipt
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS IR
  JOIN Transactions_CTE AS PO ON IR.CreatedFrom_ID = PO.Transaction_ID
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON IR.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  IR.Type = 'ItemRcpt' AND PO.Type = 'PurchOrd'
  -- This part is a placeholder. It assumes a custom checkbox `custbody_quality_inspected` is checked
  -- to indicate inspection. Adjust the field ID and logic based on your NetSuite configuration.
  AND IR.custbody_quality_inspected = 'T'

UNION ALL

-- 11. Bill Created From Purchase Order
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Bill Created From Purchase Order' AS "ActivityName",
  VB.DateCreated AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS VB
  JOIN Transactions_CTE AS PO ON VB.CreatedFrom_ID = PO.Transaction_ID
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON VB.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  VB.Type = 'VendBill' AND PO.Type = 'PurchOrd'

UNION ALL

-- 12. Bill Approved
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Bill Approved' AS "ActivityName",
  VB.LastModifiedDate AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS VB
  JOIN Transactions_CTE AS PO ON VB.CreatedFrom_ID = PO.Transaction_ID
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON VB.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  VB.Type = 'VendBill' AND PO.Type = 'PurchOrd'
  AND BUILTIN.DF(VB.ApprovalStatus) = 'Approved'

UNION ALL

-- 13. Bill Payment Made
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Bill Payment Made' AS "ActivityName",
  VP.DateCreated AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS VP
  JOIN TransactionLink AS VL ON VP.Transaction_ID = VL.Transaction_ID AND VL.LinkType = 'Applied To'
  JOIN Transactions_CTE AS VB ON VL.PreviousTransaction_ID = VB.Transaction_ID
  JOIN Transactions_CTE AS PO ON VB.CreatedFrom_ID = PO.Transaction_ID
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON VP.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  VP.Type = 'VendPymt' AND VB.Type = 'VendBill' AND PO.Type = 'PurchOrd'

UNION ALL

-- 14. Purchase Order Closed
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Purchase Order Closed' AS "ActivityName",
  PO.LastModifiedDate AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS PO
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON PO.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  PO.Type = 'PurchOrd'
  AND BUILTIN.DF(PO.Status) = 'Closed';

Étapes

Prérequis et configuration de l'environnement : vérifiez que Python 3.6 ou une version ultérieure est installé. Installez les bibliothèques nécessaires avec pip : pip install requests requests-oauthlib pandas. Vous aurez également besoin des identifiants d'authentification basée sur des jetons (TBA) de NetSuite.
Configurer NetSuite pour l'accès à l'API : dans NetSuite, un administrateur doit activer la fonctionnalité SuiteTalk (REST Web Services). Accédez à Setup > Company > Enable Features. Dans l'onglet SuiteCloud, sous la section SuiteTalk (Web Services), cochez REST WEB SERVICES et enregistrez.
Créer un enregistrement d'intégration : accédez à Setup > Integration > Manage Integrations > New. Créez un nouvel enregistrement d'intégration en vérifiant que l'authentification basée sur des jetons est activée. Notez le Consumer Key et le Consumer Secret générés.
Créer un jeton d'accès : accédez à Setup > Users/Roles > Access Tokens > New. Sélectionnez l'enregistrement d'intégration que vous venez de créer, un utilisateur et un rôle disposant des autorisations suffisantes pour accéder aux Purchase Orders, aux demandes d'achat, aux factures et aux paiements. Notez le Token ID et le Token Secret générés. Vous aurez également besoin de l'Account ID NetSuite, disponible dans Setup > Integration > Web Services Preferences.
Préparer le script Python : copiez le script Python de la section « Query » ci-dessous dans un fichier nommé extract_netsuite_p2p.py. Renseignez les variables de remplacement situées en haut du script avec votre Account ID, votre Consumer Key, votre Consumer Secret, votre Token ID et votre Token Secret.
Définir le périmètre d'extraction : modifiez la requête SuiteQL du script pour définir la période souhaitée. Repérez les clauses WHERE qui contiennent TO_DATE('YYYY-MM-DD', 'YYYY-MM-DD') et remplacez les dates fictives par les dates de début et de fin souhaitées pour l'extraction.
Adapter les champs personnalisés, si nécessaire : examinez la requête SuiteQL, en particulier la section « Quality Inspection Performed ». Cette activité dépend souvent de champs ou d'enregistrements personnalisés. Adaptez la logique de la requête à la configuration NetSuite propre à votre organisation.
Exécuter le script : exécutez le script depuis votre terminal à l'aide de la commande python extract_netsuite_p2p.py. Le script se connecte à l'API REST NetSuite, exécute la requête, gère la pagination et collecte les résultats.
Vérifier le résultat : une fois l'exécution terminée, le script génère un fichier CSV nommé netsuite_p2p_event_log.csv dans le même répertoire. Ce fichier contient l'Event Log extrait.
Valider et importer : effectuez les contrôles décrits dans la section « Validation Steps » afin de vérifier la qualité et l'exhaustivité des données. Une fois validé, le fichier CSV peut être importé dans ProcessMind.

Configuration

Authentification : Ce script nécessite une authentification basée sur des jetons (TBA). Le rôle NetSuite associé doit disposer des autorisations « REST Web Services » ainsi que d’un accès en lecture aux transactions telles que les bons de commande, les demandes d’achat, les factures fournisseurs, les paiements fournisseurs et les réceptions d’articles.
Période : La requête SuiteQL contient un filtre avec l’espace réservé TO_DATE('YYYY-MM-DD', 'YYYY-MM-DD'). Il est essentiel de définir une période précise afin de maîtriser le volume de données et d’éviter les délais d’expiration de l’API. Pour une première extraction, une période de 3 à 6 mois est recommandée.
Filtre sur la filiale : Pour les comptes NetSuite OneWorld, il est vivement recommandé d’ajouter un filtre correspondant à la filiale concernée afin de garantir l’extraction des données de la bonne entité juridique. Vous pouvez l’ajouter à la clause WHERE de chaque instruction SELECT, par exemple : AND Transaction.subsidiary = [Your Subsidiary ID].
Gouvernance de l’API : NetSuite applique des limites de concurrence et d’utilisation de l’API. L’exécution du script sur une période très longue peut nécessiter un traitement par lots séquentiels plus petits afin de respecter ces limites. La clause LIMIT du script est définie sur 1 000, qui correspond à la taille maximale d’une page pour les requêtes SuiteQL.
Champs personnalisés et flux de travail : Le script suppose l’utilisation des champs et statuts NetSuite standard, par exemple approvalStatus. Si votre organisation utilise des champs de statut personnalisés ou des flux de travail d’approbation personnalisés, vous devez modifier la requête SuiteQL pour tenir compte de cette configuration.

a Exemple de requête python

import requests
from requests_oauthlib import OAuth1
import json
import pandas as pd
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration: Replace with your NetSuite Credentials ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Your NetSuite Account ID (e.g., 1234567 or 1234567_SB1 for sandbox)
ACCOUNT_ID = class="hl-string">"[Your NetSuite Account ID]"

class=class="hl-string">"hl-comment"># Token-Based Authentication Credentials
CONSUMER_KEY = class="hl-string">"[Your Consumer Key]"
CONSUMER_SECRET = class="hl-string">"[Your Consumer Secret]"
TOKEN_ID = class="hl-string">"[Your Token ID]"
TOKEN_SECRET = class="hl-string">"[Your Token Secret]"

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Script Settings ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># The script will stop if it encounters this many consecutive errors.
MAX_CONSECUTIVE_ERRORS = 5

class=class="hl-string">"hl-comment"># Construct the base URL for the SuiteQL endpoint
class=class="hl-string">"hl-comment"># Use class="hl-string">'suitetalk.api.netsuite.com' for production or class="hl-string">'suitetalk.api.sandbox.netsuite.com' for sandbox
base_url = fclass="hl-string">"https://{ACCOUNT_ID.lower().replace('_', '-')}.suitetalk.api.netsuite.com"
suiteql_url = fclass="hl-string">"{base_url}/services/rest/query/v1/suiteql"

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- SuiteQL Query ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># This query extracts events for the Purchase-to-Pay process centered on Purchase Orders.
class=class="hl-string">"hl-comment"># !! IMPORTANT !!: Replace class="hl-string">'YYYY-MM-DD' with your desired start and end dates.
suiteql_query = class="hl-string">"""
SELECT
    po.tranId AS PurchaseOrder,
    'Purchase Requisition Created' AS ActivityName,
    req.tranDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(req.entity) AS UserName,
    BUILTIN.DF(req.department) AS DepartmentName,
    NULL AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(req.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    Transaction AS req
    INNER JOIN Transaction AS po ON req.ID = po.createdFrom
WHERE
    req.type = 'PurchReq'
    AND po.type = 'PurchOrd'
    AND req.lastModifiedDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    po.tranId AS PurchaseOrder,
    'Purchase Requisition Approved' AS ActivityName,
    note.noteDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(note.author) AS UserName,
    BUILTIN.DF(req.department) AS DepartmentName,
    NULL AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(req.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    SystemNote AS note
    INNER JOIN Transaction AS req ON note.recordId = req.ID
    INNER JOIN Transaction AS po ON req.ID = po.createdFrom
WHERE
    req.type = 'PurchReq'
    AND po.type = 'PurchOrd'
    AND note.field = 'TRN_APPROVALSTATUS'
    AND note.newValue = 'Approved'
    AND note.noteDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    po.tranId AS PurchaseOrder,
    'Purchase Order Created' AS ActivityName,
    po.tranDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(po.createdBy) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(po.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    Transaction AS po
WHERE
    po.type = 'PurchOrd'
    AND po.lastModifiedDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    po.tranId AS PurchaseOrder,
    'Purchase Order Submitted' AS ActivityName,
    note.noteDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(note.author) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(po.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    SystemNote AS note
    INNER JOIN Transaction AS po ON note.recordId = po.ID
WHERE
    po.type = 'PurchOrd'
    AND note.field = 'TRN_APPROVALSTATUS'
    AND note.newValue LIKE 'Pending%'
    AND note.noteDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    po.tranId AS PurchaseOrder,
    'Purchase Order Approved' AS ActivityName,
    note.noteDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(note.author) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(po.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    SystemNote AS note
    INNER JOIN Transaction AS po ON note.recordId = po.ID
WHERE
    po.type = 'PurchOrd'
    AND note.field = 'TRN_APPROVALSTATUS'
    AND note.newValue = 'Approved'
    AND note.noteDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    po.tranId AS PurchaseOrder,
    'Purchase Order Rejected' AS ActivityName,
    note.noteDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(note.author) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(po.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    SystemNote AS note
    INNER JOIN Transaction AS po ON note.recordId = po.ID
WHERE
    po.type = 'PurchOrd'
    AND note.field = 'TRN_APPROVALSTATUS'
    AND note.newValue = 'Rejected'
    AND note.noteDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT DISTINCT
    po.tranId AS PurchaseOrder,
    'Purchase Order Changed' AS ActivityName,
    po.lastModifiedDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(po.lastModifiedBy) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(po.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    Transaction AS po
WHERE
    po.type = 'PurchOrd'
    AND po.lastModifiedDate > po.dateCreated
    AND po.lastModifiedDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    po.tranId AS PurchaseOrder,
    'Purchase Order Sent To Vendor' AS ActivityName,
    note.noteDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(note.author) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(po.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    SystemNote AS note
    INNER JOIN Transaction AS po ON note.recordId = po.ID
WHERE
    po.type = 'PurchOrd'
    AND note.field = 'TRN_TOBEEMAILED' AND note.newValue = 'No'
    AND note.noteDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    BUILTIN.DF(ir.createdFrom) AS PurchaseOrder,
    'Item Receipt Created' AS ActivityName,
    ir.tranDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(ir.createdBy) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(po.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    Transaction AS ir
    INNER JOIN Transaction AS po ON ir.createdFrom = po.ID
WHERE
    ir.type = 'ItemRcpt'
    AND po.type = 'PurchOrd'
    AND ir.lastModifiedDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

-- Placeholder for Quality Inspection. This requires a custom field or record.
-- This query assumes a custom checkbox field 'custbody_quality_inspection_done' on the Item Receipt.
-- Please update 'custbody_quality_inspection_done' with your actual custom field ID.
SELECT
    BUILTIN.DF(ir.createdFrom) AS PurchaseOrder,
    'Quality Inspection Performed' AS ActivityName,
    note.noteDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(note.author) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(po.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    SystemNote note
    INNER JOIN Transaction ir ON note.recordId = ir.ID
    INNER JOIN Transaction po ON ir.createdFrom = po.ID
WHERE
    ir.type = 'ItemRcpt'
    AND note.field = 'CUSTBODY_QUALITY_INSPECTION_DONE'
    AND note.newValue = 'Yes'
    AND note.noteDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    BUILTIN.DF(bill.createdFrom) AS PurchaseOrder,
    'Bill Created From Purchase Order' AS ActivityName,
    bill.tranDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(bill.createdBy) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(bill.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    Transaction AS bill
    INNER JOIN Transaction AS po ON bill.createdFrom = po.ID
WHERE
    bill.type = 'VendBill'
    AND po.type = 'PurchOrd'
    AND bill.lastModifiedDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    BUILTIN.DF(po.tranId) AS PurchaseOrder,
    'Bill Approved' AS ActivityName,
    note.noteDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(note.author) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(bill.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    SystemNote AS note
    INNER JOIN Transaction AS bill ON note.recordId = bill.ID
    INNER JOIN transactionLine tl ON bill.id = tl.transaction
    INNER JOIN transaction po ON tl.createdFrom = po.id
WHERE
    bill.type = 'VendBill'
    AND po.type = 'PurchOrd'
    AND note.field = 'TRN_APPROVALSTATUS'
    AND note.newValue = 'Approved'
    AND note.noteDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    BUILTIN.DF(po.tranId) AS PurchaseOrder,
    'Bill Payment Made' AS ActivityName,
    payment.tranDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(payment.createdBy) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(payment.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    Transaction AS payment
    INNER JOIN TransactionLine AS paymentLine ON payment.id = paymentLine.transaction
    INNER JOIN Transaction AS bill ON paymentLine.appliedToTransaction = bill.id
    INNER JOIN TransactionLine AS billLine ON bill.id = billLine.transaction
    INNER JOIN Transaction AS po ON billLine.createdFrom = po.id
WHERE
    payment.type = 'VendPymt'
    AND bill.type = 'VendBill'
    AND po.type = 'PurchOrd'
    AND payment.lastModifiedDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    po.tranId AS PurchaseOrder,
    'Purchase Order Closed' AS ActivityName,
    note.noteDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(note.author) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(po.entity) AS VendorName,
    'Closed' AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    SystemNote AS note
    INNER JOIN Transaction AS po ON note.recordId = po.ID
WHERE
    po.type = 'PurchOrd'
    AND note.field = 'TRN_STATUS'
    AND note.newValue = 'Closed'
    AND note.noteDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')
"""

def execute_suiteql(query, oauth_session, limit=1000, offset=0):
    class="hl-string">"""Executes a SuiteQL query and returns the JSON response."""
    headers = {
        class="hl-string">'Prefer': class="hl-string">'transient',
        class="hl-string">'Content-Type': class="hl-string">'application/json'
    }
    payload = {
        class="hl-string">'q': query,
        class="hl-string">'limit': limit,
        class="hl-string">'offset': offset
    }
    try:
        response = oauth_session.post(suiteql_url, json=payload, headers=headers)
        response.raise_for_status()  class=class="hl-string">"hl-comment"># Raises an HTTPError for bad responses (4xx or 5xx)
        return response.json()
    except requests.exceptions.HTTPError as e:
        print(fclass="hl-string">"HTTP Error: {e.response.status_code} {e.response.reason}")
        print(fclass="hl-string">"Response body: {e.response.text}")
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"Request Error: {e}")
    return None

def main():
    class="hl-string">"""Main function to run the data extraction process."""
    print(class="hl-string">"Starting NetSuite P2P data extraction...")

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Set up OAuth1 session
    oauth = OAuth1(
        client_key=CONSUMER_KEY,
        client_secret=CONSUMER_SECRET,
        resource_owner_key=TOKEN_ID,
        resource_owner_secret=TOKEN_SECRET,
        realm=ACCOUNT_ID,
        signature_method=class="hl-string">'HMAC-SHA256'
    )

    all_results = []
    offset = 0
    limit = 1000  class=class="hl-string">"hl-comment"># NetSuite's max page size for SuiteQL
    consecutive_errors = 0

    with requests.Session() as session:
        session.auth = oauth
        while True:
            if consecutive_errors >= MAX_CONSECUTIVE_ERRORS:
                print(fclass="hl-string">"Stopping due to {MAX_CONSECUTIVE_ERRORS} consecutive errors.")
                break

            print(fclass="hl-string">"Fetching records with offset: {offset}...")
            data = execute_suiteql(suiteql_query, session, limit, offset)

            if data and class="hl-string">'items' in data:
                consecutive_errors = 0
                items = data[class="hl-string">'items']
                class=class="hl-string">"hl-comment"># The structure of items is a list of dictionaries with key class="hl-string">'links' and other keys as data
                class=class="hl-string">"hl-comment"># We need to flatten this structure.
                for item in items:
                    flat_item = {k: v for k, v in item.items() if k != class="hl-string">'links'}
                    all_results.append(flat_item)

                if data.get(class="hl-string">'hasMore', False):
                    offset = data.get(class="hl-string">'offset', offset) + data.get(class="hl-string">'count', limit)
                else:
                    print(class="hl-string">"No more records to fetch.")
                    break
            elif data is None: class=class="hl-string">"hl-comment"># An error occurred in execute_suiteql
                consecutive_errors += 1
                print(fclass="hl-string">"Retrying... (Attempt {consecutive_errors})")
            else: class=class="hl-string">"hl-comment"># No items in response, or malformed response
                print(class="hl-string">"No items found in the response or response was malformed. Stopping.")
                break

    if not all_results:
        print(class="hl-string">"Extraction complete, but no data was returned.")
        return

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Convert results to a pandas DataFrame
    df = pd.DataFrame(all_results)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Data type conversions and formatting
    if class="hl-string">'eventtime' in df.columns:
        df[class="hl-string">'eventtime'] = pd.to_datetime(df[class="hl-string">'eventtime'])

    if class="hl-string">'lastdataupdate' in df.columns:
        df[class="hl-string">'lastdataupdate'] = pd.to_datetime(df[class="hl-string">'lastdataupdate'])

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Rename columns to match the required schema
    column_mapping = {
        class="hl-string">'purchaseorder': class="hl-string">'PurchaseOrder',
        class="hl-string">'activityname': class="hl-string">'ActivityName',
        class="hl-string">'eventtime': class="hl-string">'EventTime',
        class="hl-string">'sourcesystem': class="hl-string">'SourceSystem',
        class="hl-string">'lastdataupdate': class="hl-string">'LastDataUpdate',
        class="hl-string">'username': class="hl-string">'UserName',
        class="hl-string">'departmentname': class="hl-string">'DepartmentName',
        class="hl-string">'vendorname': class="hl-string">'VendorName',
        class="hl-string">'purchaseorderstatus': class="hl-string">'PurchaseOrderStatus',
        class="hl-string">'totalamount': class="hl-string">'TotalAmount',
        class="hl-string">'purchasecategory': class="hl-string">'PurchaseCategory'
    }
    df.rename(columns=column_mapping, inplace=True)
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Save to CSV
    output_filename = class="hl-string">'netsuite_p2p_event_log.csv'
    df.to_csv(output_filename, index=False, date_format=class="hl-string">'%Y-%m-%dT%H:%M:%S.%f')
    print(fclass="hl-string">"Successfully extracted {len(df)} events.")
    print(fclass="hl-string">"Event log saved to {output_filename}")

if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    main()

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Ce modèle constitue la première étape pour tirer le meilleur parti de votre processus Purchase to Pay - Purchase Order. Commencez dès aujourd’hui à préparer vos données afin d’identifier les gains d’efficacité et d’améliorer vos opérations.

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Votre modèle de données Purchase to Pay - Purchase Order

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Purchase to Pay - Attributs des commandes d’achat

Purchase to Pay - Activités liées aux commandes d’achat

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Script Python utilisant l'API SuiteTalk REST et SuiteQL

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