Votre modèle de données pour les créances clients
Votre modèle de données pour les créances clients
Voici notre modèle générique de données pour le Process Mining de Comptes clients. Pour obtenir des conseils plus précis, utilisez les modèles adaptés à chaque système.
Sélectionner un système précis- Champs de données essentiels pour suivre le cycle de vie des factures
- Définitions normalisées des activités pour cartographier les processus de manière cohérente
- Une structure évolutive compatible avec tous les outils de gestion financière
Attributs des créances clients
| Nom | Description | ||
|---|---|---|---|
| Dernière mise à jour des données LastDataUpdate | Horodatage indiquant la date d’extraction ou d’actualisation des données. | ||
| Description Cet attribut indique la dernière mise à jour du jeu de données dans l’application de Process Mining. Ce champ de métadonnées renseigne les utilisateurs sur l’actualité de l’analyse. Il aide les analystes à savoir s’ils consultent des données en temps réel ou un instantané d’une période antérieure. Cette information est nécessaire pour produire des rapports exacts et fonder les décisions sur les données les plus récentes disponibles. Pourquoi est-ce important ? Renseigne sur le délai de mise à jour et la fiabilité des données. Où trouver ces données Généré à l’exécution par le pipeline de données ou l’outil ETL. Exemples 2023-11-15T00:00:00Z2023-11-16T08:00:00Z | |||
| Horodatage de l’événement EventTime | Date et heure précises auxquelles l’activité a eu lieu. | ||
| Description Cet attribut indique le moment exact où une action a eu lieu dans le système source. Il permet d’établir l’ordre chronologique des événements au sein d’un cas. Les analystes s’en servent pour calculer le temps écoulé entre les étapes du processus, par exemple entre l’envoi d’une facture et la comptabilisation du paiement. Ces données permettent également de mesurer la durée de certaines activités et de repérer les retards dans le cycle de recouvrement. Pourquoi est-ce important ? L’horodatage de début est obligatoire pour ordonner les événements et calculer leur durée. Où trouver ces données Présent dans les journaux système, les horodatages de saisie des transactions ou les tables d’historique des modifications. Exemples 2023-10-01T14:30:00Z2023-10-05T09:15:00Z2023-11-01T16:45:00Z | |||
| Nom de l’activité ActivityName | Description de l’événement ou de l’action effectuée sur la facture. | ||
| Description Cet attribut désigne l’étape précise ou le changement de statut intervenu dans le cycle de vie de la facture. Il peut s’agir, par exemple, de la création d’une facture, de la comptabilisation d’un paiement, de l’ouverture d’un litige ou de l’émission d’un avoir. En analysant la séquence de ces activités, les outils de Process Mining reconstituent la cartographie du processus. Les organisations peuvent ainsi repérer les goulots d’étranglement, les boucles de reprises, comme les mises à jour répétées d’un litige, et les écarts par rapport aux procédures de recouvrement standard. Pourquoi est-ce important ? Le champ Activité est obligatoire pour définir les étapes du processus. Où trouver ces données Présent dans les journaux de transactions, les documents de modification ou les tables d’historique des statuts. Exemples Facture crééePaiement reçuLitige soulevéLettre de relance envoyée | |||
| Numéro de facture InvoiceId | Identifiant unique de la facture ou du document de facturation concerné. | ||
| Description Cet attribut constitue l’identifiant de cas principal du processus de gestion des créances clients. Il distingue chaque transaction de facturation et sert de clé principale pour suivre le cycle de vie d’une créance, de sa création à son lettrage. Dans une analyse de Process Mining, cet attribut permet de regrouper dans un même cas tous les événements associés, tels que la création et la mise à jour d’une facture, les litiges et les paiements. Les analystes peuvent ainsi visualiser le parcours complet d’une facture donnée et calculer des indicateurs de performance à l’échelle de la transaction. Pourquoi est-ce important ? Il s’agit de l’ID de cas obligatoire pour reconstituer le flux du processus. Où trouver ces données Généralement présent dans la table d’en-tête des transactions ou dans la principale table auxiliaire des créances clients. Exemples INV-2023-001900004321US-10234B55432 | |||
| Système source SourceSystem | Nom ou identifiant du système d’origine des données. | ||
| Description Cet attribut identifie l’application logicielle ou l’environnement, comme SAP, Oracle ou HighRadius, dont l’enregistrement a été extrait. Dans les environnements complexes qui comptent plusieurs ERP, il permet de distinguer les sources de données. Il est particulièrement utile pour comparer les performances des processus entre différentes régions ou unités opérationnelles qui peuvent utiliser des technologies distinctes. Il assure la traçabilité des données jusqu’à leur origine. Pourquoi est-ce important ? Indispensable pour filtrer et valider les données dans les environnements comportant plusieurs systèmes. Où trouver ces données Généralement ajouté sous forme de chaîne statique pendant le processus ETL. Exemples SAP_ECC_NAOracle_CloudNetSuite_GlobalHighRadius_Prod | |||
| Automatisé IsAutomated | Indicateur précisant si l’activité a été effectuée sans intervention humaine. | ||
| Description Cet attribut booléen distingue les actions manuelles des utilisateurs des événements déclenchés par le système. Il est souvent déterminé en comparant l’ID utilisateur à une liste de comptes de service connus. Il sert principalement à calculer les taux d’automatisation. Les organisations peuvent ainsi évaluer le retour sur investissement de l’automatisation robotisée des processus (RPA) et repérer les tâches manuelles répétitives, comme l’affectation des encaissements ou les relances, qui pourraient être automatisées. Pourquoi est-ce important ? Indispensable pour mesurer la transformation numérique et le taux d’automatisation des processus. Où trouver ces données Déduit de l’ID utilisateur ou d’indicateurs propres aux transactions. Exemples truefalse | |||
| Conditions de paiement PaymentTerms | Conditions convenues qui déterminent la date d’échéance du paiement. | ||
| Description Cet attribut contient le code ou la description des modalités de paiement, par exemple à 30 jours nets, à 60 jours nets ou immédiatement. Il définit les conditions contractuelles de trésorerie. Son analyse permet de vérifier si les conditions standard sont respectées ou si les équipes commerciales accordent des conditions défavorables pour conclure des ventes. Elle permet également de comparer les conditions de paiement aux comportements réels afin d’en vérifier le respect. Pourquoi est-ce important ? Précise le contexte de la date d’échéance et aide à vérifier le respect des conditions de paiement. Où trouver ces données Présentes dans l’en-tête de la facture ou les données de référence du client. Exemples NT3060 jours nets2 % à 10 jours, net à 30 joursImmédiat | |||
| Date d’échéance DueDate | Date à laquelle le client est censé effectuer le paiement. | ||
| Description Cet attribut indique la date limite de paiement convenue dans les conditions de vente. Il sert de référence pour déterminer si une facture est à jour, échue ou en retard. Les analystes utilisent cette date pour calculer les indicateurs de paiement anticipé ou tardif. La comparaison entre la date de paiement effective et la date d’échéance révèle le respect des délais par les clients et l’efficacité des stratégies de recouvrement. Pourquoi est-ce important ? Référence pour calculer l’ancienneté des créances, les retards de paiement et le respect des échéances. Où trouver ces données Présente dans l’en-tête de la facture ou calculée à partir de la date de référence et des conditions de paiement. Exemples 2023-12-012023-10-312023-11-15 | |||
| Date de lettrage ClearingDate | Date à laquelle la facture a été entièrement payée ou compensée. | ||
| Description Cet attribut indique la date à laquelle le poste ouvert a été clôturé dans le système, généralement après la comptabilisation d’un paiement ou d’un avoir. Il marque la fin du cycle de recouvrement de la facture. Cette date est essentielle au calcul du temps de cycle réel et du délai moyen de paiement client (DSO). Elle permet de distinguer les factures ouvertes des factures clôturées et sert à mesurer l’efficacité du processus d’affectation des encaissements. Pourquoi est-ce important ? Indispensable pour calculer le temps de cycle et le délai moyen de paiement client réel. Où trouver ces données Présente dans le poste du document comptable ou l’historique des statuts. Exemples 2023-11-202023-12-052023-10-15 | |||
| Montant de la facture InvoiceAmount | Montant total de la facture. | ||
| Description Cet attribut représente le montant de la créance sur le client. Il correspond généralement au montant brut, taxes et suppléments compris. Dans une analyse, ce champ sert notamment à calculer des indicateurs financiers comme le délai moyen de paiement client (DSO) pondéré par le montant, à repérer les comptes à risque de montant élevé et à prioriser les efforts de recouvrement. Il permet de segmenter les processus selon leur incidence financière. Pourquoi est-ce important ? Indispensable pour analyser l’incidence financière et prioriser le recouvrement des montants élevés. Où trouver ces données Présent dans l’en-tête de la facture ou du document comptable. Exemples 1500.00250.5010000.0045.99 | |||
| Motif du litige DisputeReason | Catégorie ou code indiquant pourquoi une facture est contestée. | ||
| Description Cet attribut indique pourquoi un client refuse de payer tout ou partie d’une facture. Les motifs courants comprennent les erreurs de prix, les marchandises endommagées ou les documents manquants. Ces données sont essentielles à l’analyse des causes profondes. En regroupant les motifs de litige, les organisations peuvent repérer les problèmes récurrents dans les processus en amont, comme l’exécution des commandes ou la tarification, qui retardent les paiements et entraînent des reprises administratives. Pourquoi est-ce important ? Utile pour repérer les causes profondes des retards de paiement et des reprises. Où trouver ces données Présent dans les modules de gestion des litiges ou les tables dédiées aux cas de litige. Exemples Écart de prixMarchandises endommagéesBon de commande manquantFacture en double | |||
| Nom du client CustomerName | Nom de l’entité ou de l’organisation responsable de la facture. | ||
| Description Cet attribut identifie le débiteur associé à la facture et permet d’agréger les données par compte. Il est indispensable pour analyser les comportements de paiement de clients précis. Il permet de repérer les clients stratégiques qui paient souvent en retard ou contestent leurs factures, afin d’adapter la gestion de la relation et les méthodes de recouvrement. Pourquoi est-ce important ? Permet d’analyser les comptes et de repérer les payeurs présentant des difficultés. Où trouver ces données Présent dans les tables de données de référence des clients, associées à l’en-tête de la facture. Exemples Acme CorpGlobal IndustriesTech Solutions Ltd | |||
| Unité opérationnelle BusinessUnit | Division interne, filiale ou code société qui émet la facture. | ||
| Description Cet attribut désigne l’entité de l’entreprise à laquelle appartient la créance. Dans SAP, il correspond au code société ; dans NetSuite, à la filiale. Il permet de comparer les différentes succursales ou divisions. La direction peut s’en servir pour comparer les performances de recouvrement, le respect des procédures standard et les indicateurs de DSO entre les différentes entités de l’organisation. Pourquoi est-ce important ? Permet de comparer les performances des différentes divisions de l’organisation. Où trouver ces données Présent dans l’en-tête de la facture ou du document de comptabilité financière. Exemples US01Opérations EMEAFiliale A1000 | |||
| Nom du chargé de recouvrement CollectorName | Nom de l’agent ou de l’utilisateur chargé du recouvrement. | ||
| Description Cet attribut identifie l’employé ou l’équipe chargé de gérer le compte client et d’obtenir le paiement. Il relie les ressources humaines aux résultats du processus. Il permet d’analyser la productivité et l’efficacité des chargés de recouvrement. Les responsables peuvent comparer les taux de recouvrement, le respect des promesses de paiement et la charge de travail afin de repérer les besoins de formation ou de rééquilibrer les portefeuilles. Pourquoi est-ce important ? Permet d’analyser la productivité des équipes et de comparer les performances. Où trouver ces données Présent dans la fiche de référence du client ou dans les tables de gestion du recouvrement. Exemples John DoeÉquipe de recouvrement AAgent système | |||
| Segment de clientèle CustomerSegment | Classification du client selon sa valeur stratégique ou son niveau de risque. | ||
| Description Cet attribut répartit les clients en catégories telles que comptes clés, PME, clients à risque élevé ou organismes publics. Il est généralement défini dans les données de référence. La segmentation de l’analyse des processus selon cet attribut révèle comment les différents types de clients sont traités. Elle permet de vérifier si les clients à forte valeur bénéficient d’un service prioritaire et si les clients à risque élevé font l’objet d’un suivi suffisant. Pourquoi est-ce important ? Permet d’analyser les stratégies appliquées aux différents segments de clientèle. Où trouver ces données Présent dans les données de référence des clients ou les tables des partenaires commerciaux. Exemples StratégiqueCommerce de détailCommerce de grosNiveau 1 | |||
Activités liées aux créances clients
| Activité | Description | ||
|---|---|---|---|
| Avoir comptabilisé | Émission d’un avoir qui vient réduire le solde de la facture. Il s’agit souvent de la conséquence financière d’un litige fondé, d’un retour ou d’une remise accordée après la facturation. | ||
| Pourquoi est-ce important ? Cet événement est essentiel pour analyser les pertes de recettes, la qualité de la facturation et les causes profondes des impayés. Où trouver ces données Présent dans la table des transactions de créances clients, sous un type de document réservé aux avoirs. Données à recueillir Associez les documents d’avoir à la facture d’origine au moyen du champ de référence. Type d’événement explicit | |||
| Échéance dépassée | Jalon calculé qui indique que la date du jour a dépassé l’échéance convenue alors que la facture est toujours ouverte. Cet événement marque le passage du statut « à jour » au statut « en retard ». | ||
| Pourquoi est-ce important ? Cet événement est essentiel pour analyser le respect des échéances de paiement et déclencher les stratégies de relance. Où trouver ces données Calculé en comparant la date d’échéance de la facture à la date du système, si aucun événement de clôture n’a eu lieu. Données à recueillir Générez un événement lorsque la date du système dépasse le champ Due Date et que le statut générique est toujours Open. Type d’événement calculated | |||
| Facture créée | Création initiale de l’enregistrement de la facture dans le système financier, qui établit la créance client. Cet événement marque le début officiel du cycle de recouvrement et sert de référence pour le calcul de l’ancienneté des créances. | ||
| Pourquoi est-ce important ? Cet événement sert de point de départ à l’ensemble du processus et définit l’horodatage initial pour le calcul des temps de cycle et du délai moyen de paiement client. Où trouver ces données Généralement présent dans la table des en-têtes de transaction ou dans les journaux de création de l’ERP. Données à recueillir Extrayez l’horodatage de création du numéro de facture unique. Type d’événement explicit | |||
| Facture envoyée | Envoi du document de facturation au client par courriel, courrier, EDI ou portail. Cet événement marque le transfert au client de l’obligation de paiement. | ||
| Pourquoi est-ce important ? Le calcul du délai entre la création et l’envoi permet de repérer les retards de traitement internes qui ralentissent les encaissements. Où trouver ces données Ces informations proviennent des journaux de gestion des sorties, des enregistrements d’envoi de courriels ou des mises à jour de statut EDI. Données à recueillir Repérez les horodatages auxquels le statut de sortie de la facture passe à « envoyée » ou « terminée ». Type d’événement explicit | |||
| Facture soldée | Dernier changement d’état, lorsque le solde ouvert de la facture atteint zéro. Cela peut résulter d’un paiement intégral, de l’affectation d’un avoir ou d’un passage en perte. | ||
| Pourquoi est-ce important ? Cet événement marque la fin définitive du cas dans le système et sert à calculer le temps de cycle total du processus. Où trouver ces données Déduit du passage du statut de la facture à « Closed », « Cleared » ou « Paid ». Données à recueillir Repérez l’horodatage auquel l’indicateur de statut du poste ouvert passe à « cleared ». Type d’événement inferred | |||
| Litige ouvert | Création d’un dossier officiel ou d’un code motif indiquant que le client conteste la validité ou le montant de la facture. Cela suspend généralement les démarches de recouvrement habituelles. | ||
| Pourquoi est-ce important ? Cet événement permet de repérer les goulots d’étranglement du processus et d’évaluer le montant des recettes à risque en raison d’erreurs de facturation ou de problèmes de qualité. Où trouver ces données Repéré par la création d’un dossier dans le module de gestion des litiges ou par le passage du statut à « In Dispute ». Données à recueillir Enregistrez l’horodatage auquel l’identifiant du litige est associé à la facture ou auquel l’indicateur de litige passe à true. Type d’événement explicit | |||
| Paiement comptabilisé | Enregistrement d’un encaissement affecté à la facture. Il s’agit de l’objectif principal du processus de gestion des créances clients. | ||
| Pourquoi est-ce important ? Cet événement est le plus important pour calculer le délai moyen de paiement client (DSO) et évaluer la santé des flux de trésorerie. Où trouver ces données Présent dans les tables d’affectation des paiements ou d’encaissements. Données à recueillir Enregistrez les horodatages des documents d’encaissement associés au numéro de facture. Type d’événement explicit | |||
| Contact de recouvrement effectué | Échange avec le client au sujet d’une facture ouverte, par exemple l’envoi d’une lettre de relance automatisée ou l’enregistrement d’un appel téléphonique. Cet événement permet de suivre les démarches proactives de l’équipe de recouvrement. | ||
| Pourquoi est-ce important ? Cet événement est essentiel pour mesurer la productivité des agents de recouvrement et l’efficacité des stratégies de relance sur les délais de paiement. Où trouver ces données Ces informations proviennent des journaux de correspondance, de l’historique des activités du CRM ou des journaux de relance. Données à recueillir Associez à la facture les entrées des journaux d’interactions avec les clients ou des tables de relance automatisée. Type d’événement explicit | |||
| Créance irrécouvrable passée en perte | Déclaration du solde restant dû sur une facture comme irrécouvrable, puis retrait de ce montant du grand livre des créances clients. Cet événement signale un échec du processus et une perte financière. | ||
| Pourquoi est-ce important ? Cet événement est important pour analyser le coût total du processus de crédit et repérer les segments de clientèle à haut risque. Où trouver ces données Enregistré dans les écritures comptables ou les transactions d’ajustement comportant un code motif spécifique de passage en perte. Données à recueillir Filtrez les documents d’ajustement associés à la facture et classés comme passages en perte. Type d’événement explicit | |||
| Litige résolu | Fin de l’examen d’un litige, qui aboutit à une décision d’accorder un avoir au client, de passer le solde en perte ou d’exiger le paiement. Cet événement débloque la facture en vue de son règlement final. | ||
| Pourquoi est-ce important ? Cet événement marque la fin du traitement de l’exception et permet au cycle de trésorerie de reprendre. Où trouver ces données Enregistré lorsque le statut du dossier de litige passe à « Closed » ou « Resolved ». Données à recueillir Repérez l’horodatage du dernier changement de statut dans le système de gestion des litiges. Type d’événement explicit | |||
| Paiement partiel comptabilisé | Enregistrement d’un paiement qui réduit le solde de la facture sans le solder entièrement. Cela peut signaler un litige, une incapacité à payer ou un paiement insuffisant. | ||
| Pourquoi est-ce important ? Le suivi des paiements partiels permet d’analyser les habitudes de paiement des clients et la complexité du processus. Où trouver ces données Enregistré lorsqu’une transaction de paiement est associée à la facture, mais que son montant est inférieur au solde ouvert. Données à recueillir Repérez les paiements affectés dont le montant est inférieur au montant restant dû sur la facture. Type d’événement explicit | |||
| Paiement rapproché | Rapprochement de l’enregistrement de paiement interne avec la ligne correspondante du relevé bancaire externe. Cet événement confirme que les fonds ont bien été reçus sur le compte bancaire. | ||
| Pourquoi est-ce important ? Cet événement distingue les encaissements comptabilisés des fonds effectivement reçus en banque et met en évidence les retards d’affectation des paiements. Où trouver ces données Ces informations proviennent des modules de rapprochement bancaire ou des journaux de gestion de trésorerie. Données à recueillir Repérez le moment où le document de paiement est marqué comme lettré ou rapproché dans le grand livre bancaire. Type d’événement explicit | |||
| Promesse de paiement enregistrée | Enregistrement de l’engagement formel du client à payer un montant précis avant une date donnée. Cet engagement est généralement saisi par un agent de recouvrement après un échange avec le client. | ||
| Pourquoi est-ce important ? Cet événement donne une visibilité sur les encaissements prévus et permet de mesurer la fiabilité des engagements des clients. Où trouver ces données Ces informations se trouvent dans les modules de gestion du recouvrement ou dans les champs de notes associés à la facture. Données à recueillir Extrayez les enregistrements où une date et un montant PTP sont associés à l’identifiant de la facture. Type d’événement explicit | |||
| Statut du litige mis à jour | Changement dans l’avancement d’un litige, par exemple le passage de l’examen initial à une enquête active. Cet événement permet de suivre le flux de travail de l’équipe chargée de la résolution. | ||
| Pourquoi est-ce important ? Cet événement permet d’analyser les temps de cycle de résolution des litiges et de repérer les blocages au cours de l’enquête. Où trouver ces données Ces informations sont tirées du journal d’historique du dossier de litige associé à la facture. Données à recueillir Suivez les changements du champ de statut du dossier de litige associé. Type d’événement inferred | |||
Guides d’extraction
Les méthodes d’extraction varient selon le système. Pour obtenir des instructions détaillées,
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