Votre modèle de données pour la facturation et le règlement, de la commande à l’encaissement

L’horodatage de l’événement indique le moment exact où une activité s’est produite. Il établit l’ordre chronologique des événements pour chaque facture, ce qui est indispensable pour reconstituer le flux du processus et réaliser toute analyse temporelle.

Cet attribut sert de base à tous les calculs de durée et de performance. Il permet de mesurer le temps entre les activités, de calculer les temps de cycle de bout en bout, de vérifier si les paiements sont effectués à temps et d’analyser les tendances au fil du temps. Les KPI tels que « Durée moyenne d’approbation des factures » et « Temps de cycle de bout en bout des factures » sont calculés directement à partir de ces horodatages.

Les horodatages sont indispensables au calcul des indicateurs de performance, notamment des temps de cycle, des retards et du respect des échéances. Ils constituent la base de l’analyse quantitative des processus.

Ces données proviennent de différents champs de date des tables Oracle Fusion Financials, comme CREATION_DATE dans RA_CUSTOMER_TRX_ALL ou les horodatages de mise à jour du statut dans les tables des flux de travail.

Le numéro de facture est au cœur de l’analyse du processus de facturation. Il sert d’ID de cas et regroupe tous les événements, de la création de la facture à son paiement et à sa clôture. Vous pouvez ainsi suivre de bout en bout le cycle de vie d’un document de facturation.

En Process Mining, l’analyse par numéro de facture permet de visualiser les variantes du processus, de calculer le temps de cycle de chaque facture et de repérer les goulots d’étranglement ou les boucles de reprises qui touchent certaines transactions. Cet attribut est indispensable aux Dashboards tels que « Temps de cycle de bout en bout des factures » et au calcul de KPI fondamentaux comme le délai moyen de paiement client (DSO) pour chaque facture.

Cet attribut relie toutes les activités de facturation et de paiement associées au sein d’un même cas, ce qui permet d’analyser le cycle de vie de la facture de manière complète et précise.

Il s’agit généralement du numéro de transaction (TRX_NUMBER) de la table RA_CUSTOMER_TRX_ALL dans Oracle Fusion Financials.

Le nom de l’activité décrit une étape du processus de facturation, par exemple « Facture créée », « Facture approuvée » ou « Paiement du client reçu ». Ces événements constituent la séquence d’actions du flux de processus pour chaque facture.

Cet attribut est essentiel à la découverte des processus : l’outil de Process Mining s’en sert pour créer une représentation visuelle du traitement réel des factures. Il permet d’analyser les variantes du processus, de repérer les boucles de reprises, comme les approbations répétées, et de mesurer la fréquence et la durée de chaque étape. Tous les Dashboards et KPI s’appuient sur cet attribut pour représenter le flux du processus.

Cet attribut définit les étapes de la carte du processus et permet de visualiser et d’analyser le flux de travail des factures, ainsi que d’en repérer les inefficacités.

Ces informations proviennent de différentes tables et des changements de statut dans Oracle Fusion Financials, notamment de l’historique des flux de travail (par exemple, celui des approbations) et des champs de statut des transactions.

La date d’échéance fixe la date limite de paiement d’une facture, conformément aux conditions de paiement.

Cet attribut est indispensable au suivi du recouvrement et de la santé financière. Il sert de référence pour calculer le KPI du taux de paiement à temps et établir des rapports sur l’ancienneté des créances. Dans les Dashboards, il permet de prévoir les flux de trésorerie en indiquant les dates de paiement attendues et de repérer les factures en retard qui nécessitent une action de recouvrement.

Il s’agit de la principale référence pour mesurer le respect des délais de paiement, calculer le DSO et suivre l’ancienneté des créances.

Se trouve dans la table AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL, généralement dans le champ DUE_DATE.

Cet attribut indique le montant total dû au titre de la facture. Il s’agit d’un indicateur financier essentiel pour comprendre les montants qui transitent par le processus de facturation.

L’analyse du montant de la facture permet de donner la priorité aux transactions de valeur élevée, de calculer le montant total des créances en cours et de pondérer des KPI comme le délai moyen de paiement client (DSO). Elle permet aussi de segmenter le processus selon son impact financier, par exemple pour vérifier si les factures de montant élevé suivent un circuit d’approbation différent ou sont réglées plus tardivement.

Cet attribut apporte le contexte financier de chaque cas. Il permet d’analyser les montants, de donner la priorité aux factures de valeur élevée et de calculer les principaux KPI financiers.

Se trouve dans la table RA_CUSTOMER_TRX_ALL, probablement dans un champ tel que INVOICE_AMOUNT ou dans un champ associé représentant le montant total de la transaction.

Cet attribut identifie le client associé à la facture. Il constitue une dimension principale pour segmenter et filtrer les données du processus.

L’analyse par nom de client permet de repérer ceux dont les délais de paiement sont les plus longs, ceux qui contestent le plus souvent leurs factures et ceux qui paient régulièrement à temps. Elle est essentielle au Dashboard « Tendance du délai moyen de paiement client » et à l’adaptation des stratégies de recouvrement aux comportements de chaque client.

Cet attribut permet de segmenter le processus par client et de mettre en évidence les différences de comportement, les schémas de paiement et les éventuels problèmes relationnels qui influent sur la trésorerie.

Obtenu en reliant la table des transactions (RA_CUSTOMER_TRX_ALL) aux tables de référence des clients, comme HZ_PARTIES.

Le statut de la facture indique où elle en est dans le processus. Les statuts courants sont notamment ouverte (non payée), clôturée (payée), contestée ou annulée.

Cet attribut facilite le suivi global et le filtrage. Par exemple, le Dashboard « Prévision des flux de trésorerie en temps réel » l’utilise pour catégoriser les montants en attente. Il permet de repérer rapidement les factures en retard, contestées ou entièrement réglées.

Cet attribut donne rapidement une vue d’ensemble de l’état actuel d’une facture et facilite le filtrage et la catégorisation pour les rapports financiers et la gestion opérationnelle.

Déduit des champs de statut de tables telles que RA_CUSTOMER_TRX_ALL ou AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL (par exemple, du champ STATUS).

L’unité opérationnelle désigne l’entité de l’organisation responsable de la transaction. Il s’agit d’un élément de données essentiel pour segmenter les résultats financiers et établir des rapports dans les grandes entreprises.

Cet attribut permet de comparer les performances du processus entre différentes entités de l’entreprise. Vous pouvez, par exemple, vérifier si le DSO varie fortement d’une unité opérationnelle à l’autre ou si l’une d’elles affiche un taux de reprises en facturation nettement plus élevé. Ces comparaisons permettent de cibler les améliorations là où elles sont le plus nécessaires.

Cet attribut permet de comparer les performances des différentes unités de l’organisation, de repérer les bonnes pratiques et de cibler les améliorations à apporter.

Disponible dans des tables de transactions telles que RA_CUSTOMER_TRX_ALL, souvent sous la forme ORG_ID, qui renvoie aux définitions des unités opérationnelles.

Les conditions de paiement définissent les règles qui déterminent quand et comment une facture doit être réglée, y compris les éventuelles remises accordées en cas de paiement anticipé. Ces informations sont essentielles à la gestion des créances et de la trésorerie.

Cet attribut permet de calculer correctement la date d’échéance et de repérer les possibilités de remise pour paiement anticipé. Le KPI du taux de remises pour paiement anticipé obtenues dépend directement de ces données pour déterminer quelles factures pouvaient bénéficier d’une remise.

Cet attribut définit les règles de paiement d’une facture. Il influe directement sur le calcul de la date d’échéance et sur le suivi et l’optimisation des remises pour paiement anticipé.

Se trouve dans la table RA_TERMS et est associé à la transaction au moyen du champ term_id dans RA_CUSTOMER_TRX_ALL.

La date de facture, également appelée date de transaction, est celle qui figure sur le document. Elle sert de point de départ au calcul des délais de paiement.

Cette date est indispensable au calcul du délai moyen de paiement client (DSO), qui correspond au temps écoulé entre la date de facture et la date de paiement. Elle se distingue de la date de création dans le système et marque le début officiel du cycle de paiement du point de vue du client.

Cette date marque officiellement le début du cycle de vie de la facture et sert de référence pour calculer le KPI du délai moyen de paiement client (DSO).

Se trouve dans le champ TRX_DATE de la table RA_CUSTOMER_TRX_ALL.

Le délai moyen de paiement client (DSO) est un indicateur financier qui mesure le temps moyen nécessaire pour encaisser le paiement après l’émission d’une facture. Cet attribut le calcule pour chaque facture.

Le DSO global est un KPI essentiel, mais son calcul pour chaque facture permet une analyse beaucoup plus détaillée. Il peut servir à créer des Dashboards de tendance, à repérer les caractéristiques des factures dont le DSO est élevé et à mesurer l’impact financier des retards du processus. Ce calcul détaillé fournit les données nécessaires pour comprendre les facteurs qui influent sur le KPI global du DSO.

Cet attribut calcule un indicateur essentiel de trésorerie pour chaque facture et permet d’analyser en détail les facteurs qui influent sur les délais de recouvrement et les performances financières.

Calculé en déterminant l’écart entre l’horodatage de l’activité « Paiement du client reçu » et l’attribut « Date de facture ».

Cet attribut indique l’horodatage de la dernière extraction des données. Ce champ de métadonnées permet de connaître l’ancienneté des données analysées.

Les analystes s’en servent pour vérifier qu’ils travaillent avec des informations à jour et pour connaître leur date de mise à jour. Il est particulièrement important pour les Dashboards présentés comme étant en temps réel ou quasi réel, car il rend visible tout retard éventuel dans la mise à disposition des données.

Cet attribut renseigne les utilisateurs sur l’actualité des données et leur permet de vérifier que leurs analyses et conclusions reposent sur des informations dont l’ancienneté est connue et acceptable.

Ce champ de métadonnées est généré lors du processus d’extraction, de transformation et de chargement des données (ETL). Il correspond généralement à l’heure d’exécution du pipeline de données.

L’heure de fin de l’événement indique le moment où une activité s’est terminée. De nombreux événements sont instantanés, mais certaines activités, comme l’approbation d’une facture, peuvent durer un certain temps : elles commencent à la soumission de la facture et se terminent lorsqu’une décision est prise.

L’heure de fin permet de calculer précisément la durée de traitement d’une activité. Elle sert à analyser le temps consacré par les utilisateurs à certaines tâches et améliore la précision de l’analyse des goulots d’étranglement en distinguant le temps d’attente du temps de traitement effectif.

Cet attribut permet de calculer précisément la durée de traitement des activités et de distinguer le temps de travail effectif du temps d’attente, ce qui est essentiel à une analyse détaillée des goulots d’étranglement.

Cette valeur est souvent déduite de l’heure de début de l’activité suivante dans le processus. Certaines activités disposent d’un champ dédié à l’heure de fin dans les journaux des flux de travail.

Cet attribut indique le mode de paiement utilisé par le client pour régler sa facture. Ces informations peuvent servir à analyser les tendances et les coûts liés aux paiements.

Les délais de traitement et les coûts de transaction varient selon le mode de paiement. L’analyse par mode de paiement permet de repérer ceux qui sont associés à des erreurs de rapprochement ou à des retards. Elle peut aussi orienter les mesures visant à encourager les clients à utiliser des moyens de paiement plus efficaces.

Cet attribut permet d’analyser l’efficacité du traitement des paiements, les coûts de transaction et les taux d’erreur de rapprochement associés aux différents moyens de paiement.

Se trouve dans les tables des encaissements, comme AR_CASH_RECEIPTS_ALL, qui comporte un champ indiquant le mode de paiement.

Lorsqu’un client conteste une facture, le motif de la contestation est enregistré. Il peut concerner le prix, la quantité, la qualité du service ou un autre problème.

L’analyse des motifs de contestation permet d’en rechercher les causes profondes. En comprenant les motifs les plus fréquents, l’entreprise peut corriger les problèmes sous-jacents liés aux prix, à l’exécution des commandes ou à la qualité des données. Elle peut ainsi réduire le délai moyen de résolution des contestations de factures et améliorer la satisfaction client.

Cet attribut met en évidence les causes profondes des retards de paiement et de l’insatisfaction des clients, afin que l’entreprise puisse corriger les problèmes systémiques.

Ces informations peuvent être stockées dans Oracle Collections ou dans un module associé à la gestion des contestations. Elles peuvent figurer dans une table dédiée ou sous la forme d’un code de motif associé à la transaction.

Cet attribut calculé indique simplement si le paiement a été effectué à temps. Il est obtenu en comparant la date de l’activité « Paiement du client reçu » à la date d’échéance de la facture.

Cet indicateur simplifie l’analyse et le reporting du KPI du taux de paiement à temps. Il facilite le filtrage et la segmentation pour déterminer quels facteurs, comme le client, la région ou le montant de la facture, sont associés aux retards de paiement. Il s’agit d’un indicateur essentiel pour évaluer l’efficacité du recouvrement.

Cet attribut simplifie la mesure des performances du recouvrement et facilite l’analyse des facteurs associés aux paiements effectués à temps ou en retard.

Calculé en comparant l’horodatage de l’activité de paiement final à l’attribut DueDate. La logique est la suivante : PaymentTimestamp <= DueDate.

La région situe géographiquement la facture, généralement en fonction de l’emplacement du client. Elle permet d’analyser les performances du processus selon la zone géographique.

L’analyse par région peut révéler des écarts liés aux réglementations locales, aux conditions du marché ou aux performances des équipes régionales. Les Dashboards « Tendance du délai moyen de paiement client » et « Temps de cycle de bout en bout des factures » peuvent être segmentés par région afin de repérer les difficultés propres à certaines zones pour obtenir le paiement des factures.

Cet attribut permet de segmenter le processus par zone géographique et de mettre en évidence les différences régionales de performance, de comportement des clients ou de conformité.

Cette information est généralement déduite de l’adresse du client enregistrée dans TCA (HZ_LOCATIONS, HZ_PARTY_SITES). Elle ne figure pas directement sur la facture.

Cet attribut calculé signale les activités qui correspondent à un travail inutile ou redondant. Il peut s’agir, par exemple, d’une facture rejetée puis soumise à nouveau pour approbation, ou d’une correction apportée après sa création initiale.

Le signalement des reprises permet d’en mesurer facilement l’impact sur le processus. Le KPI du taux de reprises en facturation est calculé directement à partir de cet attribut. Les Dashboards peuvent représenter leur fréquence et mesurer le temps de cycle supplémentaire qu’elles entraînent, afin de repérer les sources d’inefficacité et d’erreurs.

Cet attribut mesure directement les inefficacités du processus en signalant les reprises et les tâches inutiles. Il permet ainsi d’évaluer facilement le coût et le temps associés aux problèmes de qualité.

Cet attribut est calculé lors de la transformation des données, à partir de la séquence des activités. Par exemple, si l’activité « Facture approuvée » est précédée de l’activité « Facture rejetée » pour le même cas, elle est signalée comme une reprise.

Cet attribut identifie l’équipe ou le service de l’organisation qui a pris en charge le processus de facturation. Il apporte un niveau supplémentaire de contexte organisationnel à l’analyse.

En segmentant le processus par service de facturation, une entreprise peut comparer l’efficacité et la précision des différentes équipes. Elle peut repérer les services qui affichent davantage de reprises, des cycles d’approbation plus longs ou un DSO plus élevé, et ainsi cibler les formations ou la standardisation des processus.

Cet attribut permet de comparer les performances des équipes internes et de repérer les bonnes pratiques, les besoins en ressources ou les processus à améliorer.

Cette information peut être déduite de l’utilisateur qui a créé la facture, en reliant son profil au service auquel il est rattaché dans le système RH (par exemple, au moyen de PER_ALL_ASSIGNMENTS_F).

Cet attribut identifie l’application source des données. Pour ce processus, il s’agit généralement d’Oracle Fusion Financials, mais il peut aussi désigner un module particulier, comme Oracle Receivables (AR).

Dans les environnements où plusieurs systèmes sont intégrés, ce champ permet de différencier les sources de données et joue un rôle essentiel dans leur validation et leur gouvernance. Il garantit que l’analyse porte sur le jeu de données prévu et approprié.

Cet attribut indique l’origine des données. Il est essentiel à leur gouvernance, au diagnostic des problèmes et à la vérification que l’analyse repose sur le bon système de référence.

Il s’agit généralement d’une valeur statique (« Oracle Fusion Financials ») ajoutée lors de l’extraction et de la transformation des données.

Cet attribut mesure la durée de bout en bout du cycle de vie complet d’une facture pour un cas donné. Il correspond à l’écart entre la première activité, généralement « Facture créée », et l’activité finale, « Facture clôturée ».

Cet indicateur donne une vue d’ensemble de l’efficacité du processus. Il constitue la mesure principale du Dashboard « Temps de cycle de bout en bout des factures ». En analysant cet attribut selon différentes dimensions, comme le client ou l’unité opérationnelle, les organisations peuvent repérer les types de factures qui prennent le plus de temps à traiter et en rechercher les causes.

Cet attribut fournit une mesure unique de la durée globale du processus et permet de repérer rapidement les factures dont le traitement, du début à la fin, est le plus long.

Cet indicateur calculé correspond à l’écart entre les horodatages EventTimestamp maximal et minimal pour chaque InvoiceNumber unique.

L’attribut utilisateur identifie la personne ou l’agent automatisé qui a réalisé une étape du processus. Il peut s’agir de l’utilisateur qui a créé la facture, du responsable qui l’a approuvée ou de l’agent de recouvrement qui a envoyé un rappel.

L’analyse par utilisateur permet de repérer les besoins de formation, de répartir la charge de travail et de comparer les performances entre personnes ou équipes. Elle peut révéler si certains utilisateurs sont associés à un taux d’erreur élevé ou si certains approbateurs constituent régulièrement des goulots d’étranglement.

Cet attribut associe chaque étape du processus à la personne qui l’a réalisée. Il permet d’analyser les performances des utilisateurs, d’équilibrer la charge de travail et de repérer les besoins de formation.

Ces données proviennent de champs d’identifiant utilisateur tels que CREATED_BY ou LAST_UPDATED_BY dans différentes tables de transactions et de flux de travail. L’identifiant est ensuite rapproché des tables de l’annuaire des utilisateurs (par exemple, PER_ALL_PEOPLE_F) pour obtenir leur nom.