Votre modèle de données pour le traitement de la paie
Votre modèle de données pour le traitement de la paie
- Attributs de données normalisés pour l’analyse de la paie
- Étapes clés du processus à suivre dans UKG Pro
- Instructions techniques pour l’extraction et l’intégration des données
Attributs du traitement de la paie
| Nom | Description | ||
|---|---|---|---|
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Activité
ActivityName
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Événement ou étape précise du processus de paie. | ||
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Description
Cet attribut indique le nom de l’étape du flux de travail de paie, par exemple « Feuille de temps soumise », « Salaire brut calculé » ou « Paiement exécuté ». Il définit le déroulement représenté dans le graphe du processus. Ces valeurs sont généralement extraites des journaux d’audit, des tables de changement d’état du système ou des mises à jour transactionnelles horodatées dans UKG Pro. Des conventions de nommage cohérentes sont appliquées lors de la transformation des données afin de faciliter la lecture du graphe du processus.
Pourquoi est-ce important ?
Cet attribut Activité obligatoire définit les nœuds du graphe du processus.
Où trouver ces données
Journaux d’audit du système, historique des flux de travail ou colonnes d’horodatage des transactions
Exemples
Feuille de temps soumiseRémunération brute calculéePaiement effectué
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Date de dernière mise à jour
LastUpdateDate
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Horodatage de la dernière modification de la ligne de données. | ||
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Description
Cet attribut indique la date de la dernière modification de l’enregistrement dans la base de données. Contrairement à l’horodatage de l’événement, il sert spécifiquement au chargement incrémentiel des données et aux contrôles d’intégrité. Il garantit que le modèle Process Mining reflète l’état le plus récent de la fiche de paie, y compris les ajustements tardifs et les corrections rétroactives effectués par les spécialistes de la paie.
Pourquoi est-ce important ?
Attribut obligatoire pour l’actualisation incrémentielle des données.
Où trouver ces données
Colonnes de métadonnées système, comme LastModifiedDate
Exemples
2023-10-05T17:00:00Z2023-10-06T09:00:00Z
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Fiche de paie
PayrollRecordId
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Identifiant unique représentant un employé donné pour une période de paie donnée. | ||
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Description
La fiche de paie sert d’identifiant de cas central pour l’analyse Process Mining. Elle est construite en associant l’identifiant de l’employé à la date de fin de la période de paie (ou à l’instance du groupe de paie). Ainsi, chaque cycle de paie d’un employé est traité comme un cas distinct, ce qui permet d’analyser les processus récurrents au fil du temps. Dans UKG Pro, il s’agit généralement d’une clé composite issue de la table Payroll Header ou d’enregistrements transactionnels similaires. Le regroupement par cet identifiant permet aux analystes de reconstituer le parcours de bout en bout, de la soumission de la feuille de temps au paiement final et à la déclaration fiscale.
Pourquoi est-ce important ?
Il s’agit de l’ID de cas obligatoire qui regroupe toutes les activités de paie pour former une instance de processus.
Où trouver ces données
Dérivé des tables Payroll Header ou Employee Pay History de UKG Pro
Exemples
EMP001-20231015EMP492-20231031EMP883-20231115
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Horodatage
EventTimestamp
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Date et heure auxquelles l’activité a eu lieu. | ||
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Description
Cet attribut enregistre le moment exact où une activité a eu lieu. Il est essentiel pour ordonner correctement les événements et calculer la durée entre les étapes. Il est préférable d’utiliser des horodatages très précis afin de distinguer les étapes automatisées qui se succèdent rapidement. Dans le contexte de la paie, cet attribut alimente l’analyse du Dashboard sur la répartition des temps de cycle et le respect des SLA. Sans horodatages précis, il est impossible de mesurer la vitesse de calcul du brut au net ou le délai d’approbation des feuilles de temps.
Pourquoi est-ce important ?
L’attribut StartTime est obligatoire pour ordonner les événements.
Où trouver ces données
Colonnes de date et d’heure associées aux changements d’état des transactions
Exemples
2023-10-01T09:15:00Z2023-10-01T14:30:45Z2023-10-03T08:00:00Z
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Système source
SourceSystem
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Système de référence pour les données. | ||
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Description
Cet attribut indique l’origine de l’enregistrement de données. Dans ce contexte, sa valeur est définie de manière statique sur UKG Pro (ou sur le nom de l’instance concernée si plusieurs instances existent). Il est essentiel pour le Process Mining multi-système, lorsque les données de paie peuvent être combinées à celles du grand livre d’un ERP. Il permet aux analystes de filtrer les vues pour n’afficher que les étapes provenant de la plateforme de paie, et de les distinguer de celles intégrées depuis des systèmes externes de suivi du temps.
Pourquoi est-ce important ?
Attribut obligatoire pour la traçabilité des données et l’analyse multi-système.
Où trouver ces données
Valeur statique ou table de configuration du système
Exemples
UKG ProUltiPro LegacySystème de gestion du temps
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Centre de coûts
CostCenter
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Code du centre de coûts utilisé pour l’affectation financière. | ||
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Description
L’attribut Centre de coûts indique où la dépense de paie est imputée dans le grand livre. Comme le service, il fournit souvent une vue financière plus détaillée. Cet attribut est utilisé dans le Dashboard sur la performance des approbations du suivi du temps pour repérer les centres de coûts où les circuits d’approbation sont plus longs. Il permet également de vérifier que les dépenses de paie sont affectées aux bons postes financiers pendant le calcul du brut au net.
Pourquoi est-ce important ?
Facilite l’analyse financière et permet de repérer les goulots d’étranglement par unité budgétaire.
Où trouver ces données
Tables Employee Job ou Allocation
Exemples
CC-5001CC-9002Overhead-Corp
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Date de fin de la période de paie
PayPeriodEndDate
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Dernier jour de la période de paie traitée. | ||
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Description
Cet attribut indique la date de clôture du cycle de paie. Il sert de référence pour déterminer si les soumissions sont en retard. Associé à l’attribut StartTime de l’activité « Feuille de temps soumise », il permet de calculer les délais. Il sert également de critère de regroupement dans le Dashboard sur la répartition des temps de cycle de paie.
Pourquoi est-ce important ?
Repère temporel du cycle de paie.
Où trouver ces données
Payroll Header ou configuration de la période de paie
Exemples
2023-09-302023-10-15
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Échéance du SLA
SlaProcessingDeadline
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Date et heure limites pour l’exécution du paiement. | ||
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Description
Cet attribut définit l’échéance interne ou externe à laquelle le processus de paie doit être terminé pour que les virements bancaires soient effectués à temps. Il est au cœur du Dashboard de suivi du respect des SLA et des échéances. La comparaison de l’horodatage réel de l’activité « Paiement exécuté » avec cette échéance permet de calculer le taux de paiements effectués à temps et de prioriser les enregistrements à risque.
Pourquoi est-ce important ?
Référence pour calculer le respect des SLA.
Où trouver ces données
Calendrier de paie ou date calculée en soustrayant les jours de traitement bancaire à la date de paie
Exemples
2023-10-13T16:00:00Z2023-10-28T16:00:00Z
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Exception d’audit détectée
HasAuditException
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Indique si une exception d’audit a été déclenchée. | ||
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Description
Cet attribut booléen indique si l’activité « Exception d’audit signalée » a eu lieu au moins une fois pour ce cas. Il contribue au calcul de l’indicateur de taux de précision de la paie dès le premier passage. Il permet aux analystes de distinguer rapidement les cas sans problème de ceux qui ont nécessité une intervention, et simplifie l’analyse des causes de reprise dans le Dashboard sur les exceptions d’audit et les tendances de correction.
Pourquoi est-ce important ?
Repère les cas qui nécessitent une intervention.
Où trouver ces données
Dérivé de la présence de l’activité « Audit Exception Flagged »
Exemples
truefalse
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Groupe de paie
PayGroup
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Regroupement logique des employés pour le traitement de la paie. | ||
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Description
Pay Group est un paramètre fondamental de UKG Pro. Il définit la fréquence de paie (hebdomadaire, toutes les deux semaines) et les règles de traitement applicables à un groupe d’employés. Il sert d’identifiant principal pour les traitements par lots. Cet attribut est essentiel au Dashboard sur la répartition des temps de cycle de paie. Il permet de comparer les performances de traitement de différents groupes, par exemple la paie des cadres et celle des employés horaires d’usine, et de repérer les paramètres à l’origine de retards récurrents.
Pourquoi est-ce important ?
Dimension principale pour regrouper et comparer les performances de traitement de la paie.
Où trouver ces données
Table Payroll Header ou Pay Group Configuration
Exemples
US-BiWeeklyCA-WeeklyExec-Monthly
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Hors cycle
IsOffCycle
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Indique si le cycle de paie est en dehors du calendrier habituel. | ||
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Description
Cet attribut booléen indique si la fiche de paie relève d’un cycle hors calendrier. Il sert à calculer l’indicateur de volume de paie hors cycle. Les cycles hors calendrier sont généralement plus coûteux et nécessitent davantage d’interventions manuelles. Le filtrage du Dashboard d’analyse des parcours des variantes de processus à l’aide de cet indicateur met en évidence les parcours non standard utilisés pour corriger des erreurs ou effectuer des paiements ponctuels.
Pourquoi est-ce important ?
Filtre essentiel pour analyser les écarts du processus et les reprises.
Où trouver ces données
Logique fondée sur les champs « Check Date » et « Period End Date » de Payroll Header
Exemples
truefalse
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Juridiction fiscale
TaxJurisdiction
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État ou localité principal pour la déclaration fiscale. | ||
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Description
Cet attribut indique la principale juridiction fiscale associée à la fiche de paie. Il est essentiel au Dashboard sur les délais de déclaration fiscale dans plusieurs États. En analysant les flux du processus par juridiction fiscale, les équipes chargées de la conformité peuvent repérer les États où les déclarations sont régulièrement finalisées plus tard, ou déterminer si les employés travaillant dans plusieurs États font l’objet de davantage d’exceptions d’audit que ceux travaillant dans un seul État.
Pourquoi est-ce important ?
Essentiel au suivi de la conformité et à l’analyse géographique.
Où trouver ces données
Tables Tax Location ou Employee Tax
Exemples
CANYTX
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Montant brut de la paie
GrossPayAmount
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Montant total calculé avant déductions et impôts. | ||
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Description
Cet attribut représente le montant brut calculé pour l’enregistrement. Il est associé à ActivityAmount pour permettre l’analyse des processus en fonction des coûts. L’analyse du montant brut contribue au Dashboard sur la vitesse de calcul du brut au net. Même si le Dashboard mesure principalement le temps, le rapprochement de la durée avec la complexité et le montant du paiement peut révéler si les calculs de commissions élevés ou complexes sont à l’origine des problèmes de performance.
Pourquoi est-ce important ?
Permet d’analyser la chaîne de valeur et de repérer les valeurs atypiques.
Où trouver ces données
Tables Payroll Result ou Pay Register
Exemples
2500.0010500.50480.00
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Service
DepartmentCode
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Code du service associé à l’employé. | ||
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Description
Cet attribut relie la fiche de paie à une unité organisationnelle précise. Il est essentiel au Dashboard sur les exceptions d’audit et les tendances de correction, qui permet à l’organisation de repérer les services où des erreurs surviennent régulièrement ou qui nécessitent une intervention manuelle. En segmentant les données par service, les analystes peuvent déterminer si certains responsables ont besoin d’une formation sur l’approbation des feuilles de temps ou si des règles de paie complexes dans certaines unités opérationnelles retardent les calculs.
Pourquoi est-ce important ?
Essentiel pour segmenter l’organisation et analyser les causes profondes.
Où trouver ces données
Tables Employee Master ou Job History
Exemples
DEPT-100FINANCE-01OPS-WEST
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SLA dépassé
IsSlaBreached
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Indique si le paiement a été exécuté après l’échéance. | ||
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Description
Cet attribut booléen est une métrique calculée qui compare l’horodatage de l’activité « Paiement exécuté » à l’échéance du SLA. Il détermine directement l’indicateur de taux de respect des SLA de paie. Son calcul préalable permet de filtrer immédiatement le Dashboard pour n’afficher que les cas problématiques et de rechercher les causes profondes des échéances manquées.
Pourquoi est-ce important ?
Indicateur de suivi de la conformité.
Où trouver ces données
Calculé : PaymentTime > SlaDeadline
Exemples
truefalse
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Spécialiste de la paie
PayrollSpecialist
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Identifiant ou nom de la personne qui traite l’enregistrement. | ||
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Description
Cet attribut identifie l’administrateur ou le spécialiste de la paie chargé d’approuver l’enregistrement, de corriger les données ou d’exécuter le cycle de paiement. Il est associé à l’attribut Generic User. Ces données sont essentielles au Dashboard sur la charge de travail et le débit des spécialistes. Elles permettent à la direction de visualiser la répartition du travail au sein de l’équipe et de repérer les personnes surchargées ou les goulots d’étranglement pendant la phase d’approbation.
Pourquoi est-ce important ?
Permet d’analyser les ressources et de mieux répartir la charge de travail.
Où trouver ces données
Journaux d’audit ou colonnes « ModifiedBy » des tables de transactions
Exemples
jsmithmdoesystem_admin
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Catégorie de correction
CorrectionCategory
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Type de correction des données effectuée (par exemple, temps, taux ou déduction). | ||
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Description
Lorsqu’une activité de correction des données est effectuée, cet attribut indique la nature de la correction. Il est essentiel au calcul de l’indicateur de taux de corrections manuelles des données. Déterminer si les corrections concernent principalement la saisie du temps ou les déductions liées aux avantages sociaux permet à l’entreprise de cibler les systèmes ou les équipes en amont concernés pour améliorer le processus.
Pourquoi est-ce important ?
Précise les motifs des reprises.
Où trouver ces données
Colonne « Field Changed » du journal d’audit
Exemples
Ajustement de la saisie du tempsRappel de salaireMise à jour du code fiscal
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Source des primes
IncentiveSource
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Origine des données de primes (par exemple, Salesforce ou importation depuis Excel). | ||
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Description
Cet attribut indique la source des données de primes ou de commissions importées dans la fiche de paie. Il contribue au Dashboard sur la précision de l’importation des données de primes. En rapprochant cet attribut de l’indicateur de fréquence des reprises sur les données de primes, l’équipe peut déterminer si certains fichiers en amont, comme le rapport des ventes de la région Nord-Est, contiennent régulièrement des erreurs de format ou des problèmes de qualité des données.
Pourquoi est-ce important ?
Permet de remonter aux fournisseurs de données externes pour identifier les problèmes de qualité.
Où trouver ces données
Nom du fichier dans le journal d’importation ou description de l’identifiant du lot
Exemples
Flux des commissions sur ventesImportation manuelle des primesSystème de rémunération des cadres
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Type d’employé
EmployeeType
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Catégorie de l’employé (par exemple, temps plein, temps partiel ou prestataire). | ||
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Description
Cet attribut catégorise la personne associée à la fiche de paie. Il est utilisé dans le Dashboard sur la performance des approbations du suivi du temps. Les comportements de soumission des feuilles de temps et les flux d’approbation varient souvent selon le type d’employé. La segmentation par cet attribut permet de distinguer les problèmes de processus récurrents des comportements propres à certaines catégories de personnel.
Pourquoi est-ce important ?
Segmente l’analyse par catégorie de personnel.
Où trouver ces données
Table Employee Master
Exemples
Temps pleinTemps partielPrestataire
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Activités de traitement de la paie
| Activité | Description | ||
|---|---|---|---|
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Déclaration fiscale effectuée
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Transmission réussie des données fiscales aux juridictions concernées (fédérales, étatiques et locales). Cette étape intervient souvent après le paiement. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Cette étape est essentielle au Dashboard « Multi State Tax Filing Timelines », qui permet de respecter les obligations réglementaires et d’éviter les pénalités.
Où trouver ces données
À extraire de la mise à jour de statut dans l’interface de déclaration fiscale ou le journal Payment Services, lorsque le statut indique « Filed » ou « Accepted ».
Données à recueillir
Enregistré lors de l’exécution de la transaction tax_file_transmit
Type d’événement
explicit
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Dossier de paie approuvé
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Approbation finale d’un dossier individuel ou de l’ensemble du groupe de paie. Cette action verrouille le dossier pour empêcher toute autre modification et le place dans la file d’attente de génération des paiements. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Étape clé qui marque le passage de la phase de traitement à la phase de finalisation. Elle sert à calculer le « Bank Transfer File Lead Time ».
Où trouver ces données
Repérez dans la table Pay Period Control le changement de statut du groupe de paie ou du dossier Check individuel vers « Approved » ou « Locked ».
Données à recueillir
Enregistré lors de l’exécution de la transaction approve_pay_group
Type d’événement
explicit
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Dossier de paie initialisé
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Création de la ligne de paie d’un employé dans une nouvelle instance de groupe de paie. Cela indique que l’employé est actif et rattaché au cycle de traitement en cours. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Marque le début officiel de la phase de traitement de la paie dans le système principal. Cette étape est essentielle pour distinguer la durée de saisie du temps de travail de la durée réelle du traitement de la paie.
Où trouver ces données
Repérez l’horodatage auquel le dossier est inséré dans la table Employee Pay ou Check Header pour la date de paiement concernée.
Données à recueillir
Enregistré lors de l’exécution de la transaction pay_period_create
Type d’événement
explicit
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Paiement effectué
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Date d’effet ou transfert effectif des fonds à l’employé. Cette étape marque le versement de la rémunération due. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Sert à vérifier le respect des SLA et à garantir que les employés sont payés à la date prévue.
Où trouver ces données
Utilisez le champ « Check Date » ou « Advice Date » du dossier Pay Header finalisé.
Données à recueillir
Enregistré lors de l’exécution de la transaction payment_post
Type d’événement
explicit
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Bulletin de paie publié
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Le bulletin de paie devient accessible à l’employé sur le portail en libre-service. Cette étape clôt le cycle de communication. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Même si elle ne bloque pas techniquement le processus, une publication tardive entraîne des appels au service d’assistance et nuit à la satisfaction des employés.
Où trouver ces données
Déduit du champ « Check Date » ou du paramètre « Self Service Release Date » dans la configuration du groupe de paie.
Données à recueillir
À déduire en comparant le champ check_date à release_policy.
Type d’événement
inferred
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Correction des données effectuée
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Modification manuelle du dossier de paie (par exemple, ajustement des heures ou remplacement d’une valeur fiscale) après le calcul initial, mais avant l’approbation finale. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Il s’agit de la principale mesure des reprises. Son suivi permet de calculer le KPI « Manual Data Correction Rate ».
Où trouver ces données
À extraire du journal d’audit, en repérant les mises à jour des tables Employee Pay Detail ou Deduction lorsque l’identifiant de l’utilisateur n’est pas « System ».
Données à recueillir
Enregistré lors de l’exécution de la transaction update_pay_detail
Type d’événement
explicit
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Données de primes importées
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Importation de données de rémunération externes, telles que des commissions, des bonus ou des paiements ponctuels. Ces données sont distinctes des heures habituelles et sont souvent importées par lots. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Un taux élevé d’échecs ou des reprises après cette activité révèlent des problèmes d’association des données ou de qualité des fichiers externes, une cause fréquente de retards de paie.
Où trouver ces données
À extraire du journal système ou de l’historique des importations par lots, lorsque le type de fichier correspond à « Incentives » ou « Additional Pay ».
Données à recueillir
Enregistré lors de l’exécution de la transaction import_batch_data
Type d’événement
explicit
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Exception d’audit signalée
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Le système ou un utilisateur détecte une anomalie, par exemple une rémunération négative, des codes fiscaux manquants ou un avertissement lié aux SLA. Le dossier doit alors être examiné. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Alimente directement le Dashboard « Audit Exception and Correction Trends ». Un volume élevé d’exceptions révèle des problèmes de qualité des données en amont.
Où trouver ces données
Repérez les dossiers dans le journal des avertissements système ou la table des messages de période de paie associés à des identifiants d’employés précis.
Données à recueillir
Enregistré lors de la création de la transaction validation_warning
Type d’événement
explicit
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Feuille de temps approuvée
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Approbation des heures soumises par le responsable, qui les valide pour le traitement de la paie. Cette étape rend les données disponibles pour leur importation dans le moteur de calcul de la paie. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
L’analyse des goulots d’étranglement à cette étape révèle les retards liés à l’examen par la direction, qui réduisent directement le temps dont disposent les spécialistes de la paie pour traiter les données.
Où trouver ces données
À extraire de l’historique Time Management, lorsque le champ Status passe à « Approved » ou « Signed Off ».
Données à recueillir
Enregistré lors de l’exécution de la transaction time_card_approve
Type d’événement
explicit
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Feuille de temps soumise
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Événement correspondant à la soumission de la feuille de temps de la période de paie par un employé ou un responsable. Il marque l’enregistrement des heures brutes dans le flux de travail global de la paie. La saisie peut avoir lieu dans le module Time Management avant le transfert vers le module principal Payroll. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Définit l’horodatage de début le plus ancien du cycle de paie de bout en bout. Il est essentiel pour mesurer le délai entre le travail effectué et l’intégration des données de paie.
Où trouver ces données
À extraire du journal d’audit Time Management ou de la table Time Card History, lorsque le champ Status passe à « Submitted ».
Données à recueillir
Enregistré lors de l’exécution de la transaction time_card_submit
Type d’événement
explicit
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Fichier de virement bancaire généré
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Génération technique du fichier NACHA ou de dépôt direct destiné à être transmis à la banque. Le fichier prépare le transfert des fonds. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Un retard à cette étape risque directement de faire manquer les heures limites de traitement bancaire. Cette étape alimente le Dashboard « Bank Transfer Generation Speed ».
Où trouver ces données
À extraire de l’horodatage de fin de la tâche de création du fichier ACH ou de dépôt direct dans le journal des tâches système.
Données à recueillir
Enregistré lors de l’exécution de la transaction create_ach_file
Type d’événement
explicit
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Impôts calculés
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Dernière étape du moteur de calcul : les règles fiscales multi-États sont appliquées pour déterminer le salaire net. Le calcul automatisé est alors terminé. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Cette étape clôt la séquence « Gross to Net ». Une durée élevée peut signaler des problèmes de performance du moteur fiscal ou une configuration complexe couvrant plusieurs juridictions.
Où trouver ces données
Déduit du champ « End Time » du traitement par lots de calcul dans le journal des tâches système, ou de l’horodatage de la table Employee Tax.
Données à recueillir
Comparez le champ de statut avant et après la fin de la tâche de calcul.
Type d’événement
inferred
|
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Rémunération brute calculée
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Premier calcul au cours duquel le système détermine la rémunération totale à partir des heures, des taux et des données de primes. Cette étape précède l’application des retenues et des impôts. | ||
|
Pourquoi est-ce important ?
Le temps écoulé jusqu’à l’étape « Taxes Calculated » permet de calculer la métrique « Gross to Net Calculation Velocity », nécessaire à l’analyse des performances du système.
Où trouver ces données
Déduit du champ « Start Time » du traitement par lots de calcul dans le journal des tâches système.
Données à recueillir
Comparez le champ de statut avant et après le démarrage de la tâche de calcul.
Type d’événement
inferred
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Résultat de paie prévisualisé
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Un utilisateur ouvre le registre de paie ou le rapport de prévisualisation pour vérifier les résultats calculés. Cette étape marque le passage du traitement automatisé à la vérification humaine. | ||
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Pourquoi est-ce important ?
Marque le début de la phase de validation. Un long délai entre le calcul et la prévisualisation peut indiquer un manque de ressources disponibles.
Où trouver ces données
À extraire du journal d’audit lorsqu’un utilisateur consulte le rapport « Payroll Register » ou « Pre-Check ».
Données à recueillir
Enregistré lors de l’exécution de la transaction report_view_preview
Type d’événement
explicit
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Retenues liées aux avantages sociaux appliquées
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Le système applique les retenues liées aux avantages sociaux avant et après impôt (santé, 401k) à la rémunération brute. Ce traitement intervient généralement juste après le calcul de la rémunération brute. | ||
|
Pourquoi est-ce important ?
Les erreurs à cette étape nécessitent souvent des corrections manuelles. L’isoler permet de déterminer si les retards sont dus au moteur de gestion des avantages sociaux ou à des problèmes de configuration.
Où trouver ces données
Déduit de l’horodatage du traitement par lots de calcul ou des horodatages de création dans la table Employee Deduction History.
Données à recueillir
À déduire en comparant le champ calculation_stage.
Type d’événement
inferred
|
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