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Optimieren Sie Ihren Order-to-Cash-Auftragsabwicklungsprozess

Optimieren Sie Ihren Order-to-Cash-Prozess in D365 mit unserer 6-Schritte-Anleitung
Optimieren Sie Ihren Order-to-Cash-Auftragsabwicklungsprozess
Herausforderungen (11) Ziele (11) 6 Schritte Vorschau Ergebnisse Daten FAQs (5)
Prozess: Order-to-Cash - Vertriebsauftragsabwicklung
System: Microsoft Dynamics 365
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Vertriebsauftragsabwicklung in Microsoft Dynamics 365 optimieren

Eine langsame Kundenauftragsbearbeitung führt oft zu verpassten Zielen und unzufriedenen Kunden. Unsere Plattform hilft Ihnen, Ineffizienzen schnell zu erkennen, von der initialen Auftragserstellung bis zum finalen Zahlungseingang. Entdecken Sie, wie Sie Ihren Order-to-Cash-Prozess optimieren, um eine schnellere Auftragserfüllung und eine verbesserte Kundenzufriedenheit zu gewährleisten.

Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und nutzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.

Detaillierte Beschreibung anzeigen

Warum "Vom Auftrag zur Zahlung" – Verkaufsauftragsbearbeitung optimieren?

Der "Vom Auftrag zur Zahlung" (O2C)-Prozess ist die Lebensader jedes Unternehmens, da er Umsatz, Kundenzufriedenheit und Cashflow direkt beeinflusst. Innerhalb dieses kritischen Prozesses kann die Verkaufsauftragsbearbeitung, insbesondere in einem robusten System wie Microsoft Dynamics 365, überraschend komplex werden. Verzögerungen, Ineffizienzen und Fehler in jeder Phase, von der ersten Auftragserstellung bis zum endgültigen Zahlungseingang, können sich durch Ihre gesamte Organisation ziehen.

Eine ineffektive Verkaufsauftragsbearbeitung führt zu erheblichen geschäftlichen Herausforderungen. Kunden erleben längere Lieferzeiten, falsche Lieferungen oder verzögerte Antworten, was das Vertrauen untergräbt und potenziell zu Geschäftsverlusten führt. Intern sind Ihre Teams mit erhöhtem manuellem Aufwand, Nacharbeit und beschleunigten Versandkosten konfrontiert. Diese Ineffizienzen können das Betriebskapital binden, die Rentabilität verringern und eine genaue Prognose erschweren. Das Verstehen und Verbessern der "Vom Auftrag zur Zahlung" – Verkaufsauftragsbearbeitung geht über bloße Rationalisierung hinaus; vielmehr geht es darum, die Gesundheit des Unternehmens zu gewährleisten, die Kundenbindung aufrechtzuerhalten und Ihre finanzielle Leistung in Microsoft Dynamics 365 zu optimieren.

Wie Process Mining den Verlauf Ihrer Verkaufsaufträge in Microsoft Dynamics 365 beleuchtet

Process Mining bietet einen leistungsstarken, datengesteuerten Ansatz, um den tatsächlichen Ablauf Ihrer Verkaufsaufträge in Microsoft Dynamics 365 zu verstehen. Anstatt sich auf Annahmen oder dokumentierte Idealprozesse zu verlassen, extrahiert Process Mining Event Log-Daten direkt aus Ihrem D365-System, um den Verlauf jedes einzelnen Verkaufsauftrags visuell zu rekonstruieren. Dies schafft eine objektive End-to-End-Ansicht Ihres "Vom Auftrag zur Zahlung" – Verkaufsauftragsbearbeitungsprozesses und zeigt dabei genau, wie Aktivitäten von wem und in welchen Zeiträumen ausgeführt werden.

Mit dieser leistungsstarken Analysefähigkeit können Sie versteckte Bottlenecks identifizieren, Abweichungen von Standardverfahren aufdecken und genau bestimmen, wo Nacharbeit oder unnötige Schritte auftreten. Sie können beispielsweise sehen, ob bestimmte Verkaufsaufträge zwischen Order Confirmed und Inventory Allocation ungewöhnlich lange dauern oder ob ein hoher Prozentsatz der Aufträge wiederholte Credit Check Performed-Aktivitäten erfordert. Durch die Analyse dieser realen Prozessausführungen erhalten Sie konkrete Einblicke, warum die Durchlaufzeit Ihrer "Vom Auftrag zur Zahlung" – Verkaufsauftragsbearbeitung verlängert ist oder warum bestimmte Aufträge Verzögerungen haben, sodass Sie Ihre Prozessoptimierungsbemühungen genau dort konzentrieren können, wo sie am dringendsten benötigt werden.

Schlüsselbereiche für Verbesserungen: Effizienzpotenziale erschließen

Der Einsatz von Process Mining für die "Vom Auftrag zur Zahlung" – Verkaufsauftragsbearbeitung in Microsoft Dynamics 365 deckt spezifische Verbesserungsmöglichkeiten auf:

  • Verzögerungen von der Auftragserstellung bis zur Bestätigung: Identifizieren Sie längere Zeiträume zwischen Sales Order Created und Order Confirmed, die oft auf manuelle Prüfungsprozesse, Rückstände bei der Dateneingabe oder ineffiziente Genehmigungsworkflows innerhalb von D365 hindeuten.
  • Bottlenecks im Kreditmanagement: Analysieren Sie die Effizienz von Credit Check Performed. Häufige Wiederholungsprüfungen oder erhebliche Wartezeiten können auf Probleme bei der Automatisierung der Kreditrichtlinien oder der Integration mit externen Systemen hinweisen.
  • Effizienz der Ausführung: Ermitteln Sie Verzögerungen zwischen Inventory Allocation, Goods Picked, Goods Packed und Goods Shipped. Dies könnte logistische Probleme, Lagerineffizienzen oder eine unzureichende Ressourcenzuweisung aufzeigen, die Ihre Fähigkeit beeinträchtigen, die Ziele für Requested Delivery Date und Confirmed Delivery Date zu erreichen.
  • Rechnungs- und Zahlungszyklus: Optimieren Sie die Übergabe von Goods Delivered an Invoice Created und Invoice Sent to Customer. Verzögerungen hier wirken sich direkt auf das Payment Due Date und letztendlich auf Ihren Cashflow aus und erhöhen Ihre gesamte "Vom Auftrag zur Zahlung"-Durchlaufzeit.
  • Prozessabweichungen und Nacharbeit: Entdecken Sie Fälle, in denen Aufträge vom optimalen Pfad abweichen, z. B. ein Auftrag, der Goods Shipped wurde und dann zu Inventory Allocation zurückkehrt. Dies weist auf Fehler oder Ausnahmen hin, deren Ursachen behoben werden müssen.

Greifbare Ergebnisse erzielen: Vorteile der Prozessoptimierung

Durch die Konzentration auf diese Schlüsselbereiche können Unternehmen erhebliche, messbare Vorteile durch die Verbesserung ihrer "Vom Auftrag zur Zahlung" – Verkaufsauftragsbearbeitung erzielen:

  • Reduzierte Durchlaufzeit: Drastische Verkürzung der End-to-End-Durchlaufzeit im "Vom Auftrag zur Zahlung"-Prozess, von Sales Order Created bis Payment Received, was zu einer schnelleren Umsatzrealisierung führt.
  • Verbesserter Cashflow: Beschleunigen Sie die Liquiditätsumwandlung durch die Straffung von Rechnungs- und Zahlungsprozessen und verbessern Sie das Working Capital Management.
  • Erhöhte Kundenzufriedenheit: Sorgen Sie für eine schnellere, genauere Auftragserfüllung und Lieferung, um die Kundenbindung zu stärken und Beschwerden zu reduzieren.
  • Niedrigere Betriebskosten: Minimieren Sie manuelle Nacharbeit, reduzieren Sie den Bedarf an beschleunigtem Versand und verbessern Sie die Ressourcennutzung in Vertriebs-, Logistik- und Finanzteams, wodurch die Kosten für die Bearbeitung jedes Verkaufsauftrags gesenkt werden.
  • Erhöhte Compliance und reduziertes Risiko: Stellen Sie sicher, dass alle Verkaufsauftragsprozesse internen Richtlinien und externen Vorschriften entsprechen, wodurch Auditrisiken reduziert und die Datenintegrität in Microsoft Dynamics 365 verbessert wird.

Starten Sie Ihre Optimierung

Das Verstehen und Optimieren Ihrer "Vom Auftrag zur Zahlung" – Verkaufsauftragsbearbeitung in Microsoft Dynamics 365 muss keine entmutigende Aufgabe sein. Mit Process Mining erhalten Sie eine klare, evidenzbasierte Roadmap, um Ineffizienzen und Engpässe zu beseitigen und Ihre Abläufe erheblich zu verbessern. Dieser Ansatz befähigt Sie, fundierte Entscheidungen zu treffen, die einen echten Geschäftswert schaffen, unabhängig von Ihrer bisherigen Process Mining-Erfahrung.

Order-to-Cash - Vertriebsauftragsabwicklung Kundenauftragsmanagement Cashflow-Optimierung Auftragserfüllung Kundenzufriedenheit Kreditmanagement Rechnungsmanagement Verbesserung des Verkaufszyklus Logistikeffizienz

Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Viele Aufträge weisen verlängerte Dauer von der Erstellung bis zur Lieferung oder zum Abschluss auf. Dies beeinträchtigt direkt die Kundenzufriedenheit, erhöht die Betriebskosten und verzögert die Umsatzrealisierung, wodurch es schwieriger wird, Verkaufsziele zu erreichen. ProcessMind visualisiert den gesamten Order-to-Cash-Auftragsabwicklungsprozess in Microsoft Dynamics 365 und identifiziert präzise, wo und warum Aufträge zu viel Zeit in Anspruch nehmen, was eine gezielte Optimierung ermöglicht.

Aufträge geraten häufig ins Stocken, während auf Kreditprüfungen gewartet wird, was zu unnötigen Verzögerungen bei der Auftragsbestätigung und -erfüllung führt. Diese Engpässe können aufgrund langsamer Reaktionszeiten zu verlorenen Verkaufschancen und negativen Kundenerfahrungen führen. Mit ProcessMind können Unternehmen identifizieren, ob und wo Kreditprüfungen Engpässe in der Order-to-Cash - Vertriebsauftragsabwicklung in Microsoft Dynamics 365 verursachen, und dabei die Ursachen dieser Verzögerungen aufdecken.

Probleme bei der Bestandszuweisung führen häufig zu Verzögerungen beim Kommissionieren und Verpacken von Waren, wodurch bestätigte Liefertermine verschoben werden. Diese Ineffizienz führt zu Bestandsengpässen, Rückständen und unzufriedenen Kunden, die auf ihre Produkte warten, was die Bestandskosten erhöht und die Liefergenauigkeit reduziert. ProcessMind analysiert den Verlauf jedes Auftrags in Microsoft Dynamics 365 und beleuchtet den Einfluss von Bestandszuweisungsentscheidungen auf nachfolgende Erfüllungsaktivitäten und die gesamte Lieferleistung.

Eine erhebliche Zeitverzögerung zwischen Warenlieferung und Rechnungserstellung beeinflusst direkt den Cashflow und die durchschnittliche Debitorenlaufzeit (DSO). Diese Verzögerung kann das Betriebskapital belasten und die Finanzprognosen erschweren, was zu einer schlechteren Finanzlage für das Unternehmen führt. ProcessMind unterstützt Unternehmen dabei, den Rechnungsstellungs-Teilprozess innerhalb von Auftrag zu Kasse – Verkaufsauftragsabwicklung in Microsoft Dynamics 365 zu mappen, indem es die spezifischen Gründe für Rechnungsverzögerungen identifiziert und schnellere Abrechnungszyklen ermöglicht.

Kunden zahlen Rechnungen häufig nach Fälligkeit, was sich negativ auf den Cashflow auswirkt und erhöhten Aufwand für das Inkasso erfordert. Dieses Problem kann erhebliches Kapital binden, die Rentabilität verringern und Ressourcen von den Kerngeschäftsaktivitäten abziehen. ProcessMind bietet Transparenz über den gesamten Zahlungs-Lebenszyklus für Kundenaufträge in Microsoft Dynamics 365, identifiziert Muster, die zu verspäteten Zahlungen führen, und zeigt Möglichkeiten zur Verbesserung der Einhaltung von Zahlungsbedingungen und der Effizienz des Inkassos auf.

Viele Vertriebsaufträge erfordern manuelle Anpassungen, Korrekturen oder Nachbearbeitungen aufgrund von Fehlern oder Ausnahmen. Diese Nacharbeit erhöht die Betriebskosten, beansprucht wertvolle Mitarbeiterzeit und verlängert die Auftragserfüllungszyklen, was zu Frustration bei Mitarbeitenden und Kunden führt. Mit ProcessMind können Unternehmen die häufigsten Abweichungen und Nacharbeitschleifen in ihrer Order-to-Cash - Vertriebsauftragsabwicklung innerhalb von Microsoft Dynamics 365 aufdecken, Ursachen identifizieren und die Ausnahmebehandlung optimieren.

Häufige Diskrepanzen zwischen angefragten und bestätigten Lieferterminen führen zu Kundenunzufriedenheit und unzuverlässiger Logistikplanung. Dies beeinträchtigt die Effizienz der Lieferkette und kann das Kundenvertrauen schädigen, wodurch die Einhaltung von Service Level Agreements erschwert wird. ProcessMind nutzt Auftragsattribute in Microsoft Dynamics 365, um die Ursachen dieser Datumsabweichungen zu analysieren. Dies hilft, Erwartungen abzugleichen und die Lieferprognose im Order-to-Cash-Auftragsabwicklungsprozess zu verbessern.

Abweichungen von Standard- oder obligatorischen Prozessschritten können Compliance-Risiken mit sich bringen und die Organisation Prüfungen oder Strafen aussetzen. Diese nicht-standardmäßigen Pfade können notwendige Prüfungen oder Genehmigungen umgehen, was zu Fehlern, Betrug oder regulatorischen Verstößen führen kann. ProcessMind bildet die tatsächliche Ausführung von Kundenaufträgen in Microsoft Dynamics 365 automatisch ab und hebt alle nicht autorisierten Prozessvarianten im Order to Cash – Kundenauftragsbearbeitung hervor, um die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften sicherzustellen.

Die Wahl oder Ausführung der Versandmethoden kann suboptimal sein, was zu erhöhten Kosten, verlängerten Lieferzeiten oder Schäden während des Transports führen kann. Dies kann Gewinnmargen schmälern und die Kundenwahrnehmung des Lieferdienstes negativ beeinflussen. ProcessMind analysiert die Leistung verschiedener Versandmethoden, die im Order-to-Cash - Vertriebsauftragsprozess in Microsoft Dynamics 365 verwendet werden, und korreliert diese mit Lieferzeiten und Kosten, um Möglichkeiten zur Logistikoptimierung aufzuzeigen.

Unternehmen fällt es schwer, eine ganzheitliche Sicht auf ihre gesamte Vertriebsauftragsreise zu erhalten, von der initialen Erstellung bis zur finalen Zahlung. Dieser Mangel an Transparenz erschwert es, verborgene Ineffizienzen zu identifizieren, die Leistung präzise zu messen oder schnell auf operative Probleme zu reagieren, was strategische Entscheidungen behindert. ProcessMind bietet eine objektive, datengestützte Abbildung der gesamten Order-to-Cash - Vertriebsauftragsabwicklung in Microsoft Dynamics 365 und versorgt Stakeholder mit Echtzeit-Einblicken in die Prozessausführung und -leistung.

Wiederholte Verzögerungen, Fehler oder Kommunikationslücken in der Auftragsbearbeitung führen zu frustrierten Kunden und potenzieller Kundenabwanderung. Dies hat direkte Auswirkungen auf die Markenreputation, Kundenbindung und das langfristige Umsatzwachstum. ProcessMind verbindet die Prozessleistung im Order-to-Cash-Kundenauftragsprozess in Microsoft Dynamics 365 mit entscheidenden kundennahen Aktivitäten. Es deckt Prozessdefizite auf, die maßgeblich zur Kundenunzufriedenheit beitragen, und ermöglicht gezielte Verbesserungen.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Mit diesem Ziel soll die Gesamtdauer von der ursprünglichen Kundenauftragserstellung bis zum endgültigen Zahlungseingang verkürzt werden. Eine schnellere Durchlaufzeit im Order-to-Cash-Prozess führt direkt zu einer schnelleren Umsatzrealisierung, einem verbesserten Cashflow und einer erhöhten Kundenzufriedenheit. Die Reduzierung von Verzögerungen im gesamten Kundenauftragsprozess in Microsoft Dynamics 365 ist entscheidend für die operative Effizienz. ProcessMind hilft, die genauen Pfade und die Dauer jedes Kundenauftrags zu identifizieren und zu visualisieren und hebt dabei Bottlenecks und Abweichungen hervor, die den Zyklus verlängern. Durch die Analyse von Aktivitätsdauern und Wartezeiten identifiziert ProcessMind Bereiche für Prozessvereinfachungen, Automatisierungsmöglichkeiten und Ressourcenumverteilungen, wodurch Sie die gesamte Durchlaufzeit um X% reduzieren können.

Die Beschleunigung des Kreditprüfungsprozesses ist entscheidend, um Verzögerungen bei Vertriebsaufträgen zu vermeiden und die Auftragsabwicklung zu beschleunigen. Langwierige Kreditprüfungen können im Order-to-Cash-Prozess zu verlorenen Verkaufschancen und frustrierten Kunden führen. Dieses Ziel stellt sicher, dass Aufträge die Anfangsphasen effizient durchlaufen, indem Daten aus Microsoft Dynamics 365 genutzt werden. ProcessMind liefert Einblicke in den Bottleneck der Kreditprüfung, indem es deren verschiedene Wege abbildet und identifiziert, wo Verzögerungen auftreten, z.B. bei manuellen Überprüfungen oder fehlenden Informationen. Es hilft, Optimierungspotenziale in den Genehmigungs-Workflows aufzudecken, potenziell durch Automatisierung oder klarere Delegation, was zu einer deutlichen Reduzierung der Bearbeitungszeit für Kreditprüfungen führt.

Sicherzustellen, dass der Lagerbestand Kundenaufträgen korrekt zugeordnet wird, ist entscheidend für eine effiziente Auftragserfüllung und die Vermeidung von Nachbestellungen oder Lieferdiskrepanzen. Eine schlechte Zuordnung führt zu Verzögerungen, Nacharbeiten und potenzieller Kundenunzufriedenheit innerhalb des Order to Cash-Prozesses. Eine hohe Genauigkeit wirkt sich direkt auf die Lieferleistung in Microsoft Dynamics 365 aus. ProcessMind deckt Instanzen auf, in denen Bestandszuordnungsaktivitäten ineffizient oder fehleranfällig sind, indem es Zuordnungs-Events mit nachfolgenden Nacharbeiten oder Lieferproblemen korreliert. Es hilft, gängige Zuordnungsmuster und Abweichungen zu visualisieren, wodurch die Optimierung von Regeln und Verfahren ermöglicht wird, um die First-Time Right-Zuordnungsraten zu verbessern und Lieferverzögerungen zu reduzieren.

Die Verkürzung der Zeit vom Warenversand/Lieferung bis zur Rechnungserstellung ist entscheidend, um den Cashflow zu verbessern und die Days Sales Outstanding (DSO) zu reduzieren. Verzögerungen bei der Rechnungsstellung im Order-to-Cash-Prozess wirken sich direkt auf die Umsatzrealisierung aus. Dieses Ziel fokussiert sich auf die Beschleunigung dieses kritischen Schrittes in Microsoft Dynamics 365, um eine pünktliche Abrechnung zu gewährleisten. ProcessMind analysiert den gesamten Unterprozess der Rechnungserstellung und identifiziert die Grundursachen für Verzögerungen – seien es manuelle Schritte, fehlende Daten oder Übergaben zwischen Abteilungen. Es offenbart Potenziale für Automatisierung und Parallelverarbeitung, die Unternehmen helfen, den Rechnungserstellungszyklus durch verbesserte Integration und Workflow-Effizienz zu verkürzen.

Die Maximierung des Prozentsatzes pünktlich eingegangener Zahlungen ist grundlegend für einen gesunden Cashflow und die finanzielle Stabilität im Order-to-Cash-Prozess. Eine langsame Zahlungseintreibung erhöht den Bedarf an Betriebskapital und das finanzielle Risiko. Dieses Ziel fokussiert sich darauf, zahlungsbezogene Aktivitäten in Microsoft Dynamics 365 zu optimieren, um eine zeitnahe Kassenrealisierung sicherzustellen. ProcessMind bietet Einblicke in den gesamten Zahlungseinzugsprozess, von der Rechnungsstellung bis zum Zahlungseingang, und identifiziert Muster, die zu verspäteten Zahlungen führen. Es kann Prozessabweichungen hervorheben, wie verzögerte Mahnungen oder ineffiziente Streitbeilegung, und hilft dabei, Inkassostrategien zu optimieren und den Gesamtanteil pünktlicher Zahlungen zu verbessern.

Die Reduzierung von Nacharbeit, Modifikationen oder Ausnahmen bei Kundenaufträgen senkt Betriebskosten erheblich und steigert die Effizienz. Hohe Nacharbeitsquoten sind Indikatoren für Prozessprobleme, die zu Mehraufwand und verzögerter Auftragserfüllung im Order-to-Cash-Prozess führen. Dieses Ziel stellt sicher, dass Kundenaufträge reibungslos durch Microsoft Dynamics 365 abgewickelt werden. ProcessMind deckt visuell alle Abweichungen und Nachbearbeitungsschleifen innerhalb der Kundenauftragsbearbeitung auf und identifiziert spezifische Aktivitäten oder Bedingungen, die Ausnahmen auslösen. Durch die Analyse dieser wiederkehrenden Muster hilft ProcessMind dabei, Grundursachen zu finden und gezielte Verbesserungen umzusetzen, um manuelle Eingriffe zu reduzieren und die „First-Time-Right“-Quote für Kundenaufträge zu erhöhen.

Die Einhaltung zugesagter Liefertermine ist entscheidend für die Kundenzufriedenheit und den Vertrauensaufbau im Order-to-Cash-Prozess. Häufige Abweichungen zwischen angefragten und tatsächlichen Lieferterminen deuten auf Ineffizienzen in Logistik oder Auftragsabwicklung hin. Dieses Ziel stellt eine zuverlässige Lieferleistung sicher, die mit Microsoft Dynamics 365 verwaltet wird. ProcessMind bildet den gesamten Lieferprozess ab, indem es angefragte und bestätigte Liefertermine mit tatsächlichen Lieferereignissen vergleicht. Es hilft, die Phasen oder externen Faktoren zu identifizieren, die zu Lieferverzögerungen beitragen, und ermöglicht es Unternehmen, Bestands-, Versand- und Logistikprozesse zu optimieren, um den Prozentsatz pünktlich gelieferter Aufträge zu verbessern.

Die Reduzierung von nicht regelkonformen oder abweichenden Prozesspfaden sichert eine gleichbleibende Qualität, minimiert Fehler und vereinfacht Schulungen sowie Audits im Order-to-Cash-Prozess. Prozessvariationen in der Kundenauftragsbearbeitung können zu unvorhersehbaren Ergebnissen und Compliance-Risiken führen. Ziel ist es, eine einheitliche Ausführung in Microsoft Dynamics 365 zu gewährleisten. ProcessMind entdeckt automatisch alle tatsächlichen Prozesspfade von Kundenaufträgen und vergleicht diese mit dem definierten „Happy Path“ oder dem gewünschten Standard. Es offenbart, wo und warum Abweichungen entstehen, und befähigt Teams, Standardarbeitsanweisungen durchzusetzen und unautorisierte Variationen zu reduzieren, und ermöglicht so eine höhere Konsistenz und Prozesskontrolle.

Die Optimierung der Wahl der Versandmethoden kann sowohl Kosten als auch Lieferverzögerungen erheblich reduzieren, was sich direkt auf Rentabilität und Kundenzufriedenheit auswirkt. Eine ineffiziente Versandmethodenwahl im Order-to-Cash-Prozess kann zu unnötigen Ausgaben oder verpassten Lieferfristen führen. Dieses Ziel konzentriert sich auf intelligente Versandentscheidungen in Microsoft Dynamics 365. ProcessMind analysiert die Korrelation zwischen gewählten Versandmethoden, tatsächlichen Lieferzeiten und den damit verbundenen Kosten. Es identifiziert Fälle, in denen suboptimale Methoden verwendet werden, die Verzögerungen oder Mehrausgaben verursachen. Diese Analyse unterstützt datengesteuerte Entscheidungen, um Versandstrategien an Kundenanforderungen und Kosteneffizienz anzupassen.

Eine vollständige End-to-End-Sicht auf die Auftragsabwicklung ist entscheidend, um verborgene Ineffizienzen zu erkennen und komplexe Interaktionen zu verstehen. Ein Mangel an Transparenz im Order-to-Cash-Prozess behindert effektives Management und kontinuierliche Verbesserung. Dieses Ziel schafft Klarheit über alle Operationen innerhalb von Microsoft Dynamics 365. ProcessMind rekonstruiert automatisch den gesamten Verlauf jedes Auftrags, von der Initiierung bis zur Zahlung, über alle beteiligten Systeme und Aktivitäten. Es visualisiert den tatsächlichen Prozessfluss und deckt bisher unentdeckte Verzögerungen, Nacharbeiten und die Ressourcennutzung auf, wodurch eine unvergleichliche Transparenz in der realen Prozessausführung geboten wird.

Die Verbesserung der Kundenzufriedenheit in Bezug auf Lieferaspekte ist ein entscheidender Faktor für Folgegeschäfte und Markentreue. Verzögerungen, Ungenauigkeiten oder mangelhafte Kommunikation bei Lieferungen beeinträchtigen die Kundenwahrnehmung des Order-to-Cash-Prozesses erheblich. Dieses Ziel konzentriert sich auf die Verbesserung des gesamten Kundenerlebnisses mit Microsoft Dynamics 365. ProcessMind verknüpft Prozessleistungsmetriken, wie Lieferzeit und Einhaltung, mit potenziellen Kundenfeedbackpunkten. Durch das Identifizieren der Prozessschritte, die am häufigsten mit Lieferproblemen in Verbindung gebracht werden, ermöglicht es gezielte Interventionen zur Verbesserung der Kommunikation, zur Festlegung realistischer Erwartungen und zur konstanten Erfüllung von Lieferversprechen.

Der 6-Schritte-Pfad zur Verbesserung des Order-to-Cash - Vertriebsauftragsprozesses

1

Vorlage herunterladen

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Exportieren Sie Ihre Daten

3

Laden Sie Ihren Datensatz hoch

4

Prozess analysieren

5

Verbesserungen umsetzen

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Überwachen Sie Ihren Prozess

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Vorlage herunterladen

Was ist zu tun

Holen Sie sich das Excel-Template, das für Order to Cash in Microsoft Dynamics 365 entwickelt wurde. Dieses Template leitet Sie bei der Strukturierung Ihrer historischen Daten für die Analyse an.

Datenvorlagen-Leitfaden anzeigen Vorlage herunterladen
Warum es wichtig ist

Ein standardisiertes Template stellt sicher, dass Ihre Daten korrekt formatiert sind, was eine genaue und konsistente Prozessanalyse ohne Datenaufbereitungsfehler ermöglicht.

Erwartetes Ergebnis

Ein Excel-Template, das bereit ist, mit Ihren Microsoft Dynamics 365 Verkaufsauftragsdaten befüllt zu werden.

WAS SIE ERHALTEN

Klarheit gewinnen: Auftragsabwicklung in D365 optimieren

ProcessMind zeigt Ihnen den tatsächlichen Ablauf Ihrer Kundenaufträge und deckt dabei jede Verzögerung und Abweichung auf. Sie erhalten visuelle Einblicke in Engpässe, die Ihnen helfen, Abläufe von der Erstellung bis zur Zahlung zu optimieren.
  • Visualisieren Sie Ihren Kundenauftragsprozess in D365.
  • Verborgene Verzögerungen vom Auftrag bis zur Zahlung identifizieren.
  • Ursachen von Verarbeitungsengpässen aufdecken.
  • Auftragserfüllungs-Durchlaufzeiten optimieren.
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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TYPISCHE ERGEBNISSE

Erreichbare Ergebnisse

Diese Ergebnisse verdeutlichen den konkreten Nutzen, den Unternehmen durch den Einsatz von Process Mining in ihren Order-to-Cash- und Verkaufsauftragsbearbeitungsprozessen in Microsoft Dynamics 365 erzielen können. Durch das Aufdecken von Bottlenecks und Ineffizienzen können Unternehmen wesentliche operative Verbesserungen erzielen und die Kundenzufriedenheit deutlich steigern.

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Schnellerer Auftragsbearbeitungszyklus

Reduzierung der End-to-End-Bearbeitung

Durch das Erkennen und Beseitigen von Engpässen verkürzen Unternehmen die Zeit von der Auftragserstellung bis zum Abschluss erheblich, was die gesamte betriebliche Effizienz steigert.

0 %
Schnellere Rechnungsstellung

Beschleunigte Rechnungsstellung nach der Lieferung

Die Optimierung des Fakturierungsprozesses reduziert die Zeit von der Warenlieferung bis zur Rechnungserstellung, was den Cashflow und die finanzielle Gesundheit direkt verbessert.

0 %
Weniger Nacharbeiten bei Aufträgen

Verringerung von Verarbeitungsfehlern

Process Mining identifiziert die Ursachen von Nacharbeit, was zu einer erheblichen Reduzierung von Fehlern und den damit verbundenen Betriebskosten in der Vertriebsauftragsabwicklung führt.

0 %
Pünktliche Zahlungen fördern

Erhöhte Rate pünktlicher Zahlungseingänge

Die Optimierung des Zahlungseinzugsprozesses, von der Rechnungsstellung bis zu Mahnungen, führt zu einem signifikanten Anstieg des Prozentsatzes pünktlich eingegangener Zahlungen.

0 %
Bessere Liefertreue

Höhere Pünktlichkeitsquoten bei Lieferungen

Die Identifizierung und Behebung von Lieferengpässen stellt sicher, dass mehr Aufträge zum versprochenen Datum geliefert werden, was die Kundenzufriedenheit erheblich verbessert.

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Höhere Prozesskonformität

Standardisierte Vertriebsprozessausführung

Process Mining identifiziert nicht-konforme Prozessvarianten, was Unternehmen ermöglicht, eine standardisierte Ausführung durchzusetzen und operationelle Risiken zu reduzieren.

Die Ergebnisse variieren je nach Prozesskomplexität, bestehenden Systemkonfigurationen und Datenqualität. Diese Angaben repräsentieren typische Verbesserungen, die bei verschiedenen Implementierungen erzielt wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit wichtigen Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie Ihren Umfang bei Bedarf.
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie wie man ein Process Mining Event Log erstellt.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Der eindeutige Identifikator für jeden Vertriebsauftrag, der als primärer Case-Identifikator für den Prozess dient.

Warum es wichtig ist

Dieser Bezeichner ist entscheidend für die Korrelation aller zugehörigen Events und ermöglicht eine vollständige End-to-End-Analyse des Lebenszyklus jedes Kundenauftrags.

Der Name des spezifischen Geschäfts-Events oder der Aufgabe, der/die zu einem bestimmten Zeitpunkt innerhalb des Vertriebsauftragsprozesses aufgetreten ist.

Warum es wichtig ist

Es definiert die Schritte des Prozesses und ermöglicht so den Aufbau und die Visualisierung des Prozessflusses, was das primäre Ziel des Process Mining ist.

Das genaue Datum und die Uhrzeit, zu der eine Aktivität bzw. ein Ereignis stattgefunden hat.

Warum es wichtig ist

Dieser Timestamp ist unerlässlich zur Berechnung aller dauerbasierten Metriken, wie Durchlaufzeiten und Bottlenecks, sowie zur chronologischen Anordnung von Events.

Der gesamte monetäre Wert des Vertriebsauftrags.

Warum es wichtig ist

Ermöglicht eine finanzielle Segmentierung des Prozesses, wodurch Verbesserungen bei hochwertigen Aufträgen priorisiert und die Kostenfolgen von Prozessabweichungen verstanden werden können.

Der Name des Kunden, der den Vertriebsauftrag aufgegeben hat.

Warum es wichtig ist

Ermöglicht eine kundenorientierte Analyse, um Muster, Verzögerungen oder Probleme zu identifizieren, die spezifisch für bestimmte Kunden sind und die Kundenzufriedenheit direkt beeinflussen.

Der Kanal, über den der Vertriebsauftrag eingegangen ist, wie z.B. Web, Direktvertrieb oder Partner.

Warum es wichtig ist

Ermöglicht einen Leistungsvergleich über verschiedene Vertriebskanäle hinweg, wodurch Ineffizienzen oder Best Practices identifiziert werden können, die spezifisch für die Auftragserteilung sind.

Das vom Kunden angefragte Lieferdatum der Bestellung.

Warum es wichtig ist

Dies dient als Kundenerwartung für die Lieferung und stellt eine wichtige Basis zur Messung der Kundenzufriedenheit und der Lieferpünktlichkeit dar.

Das Lieferdatum, das das Unternehmen dem Kunden bestätigt und zugesagt hat.

Warum es wichtig ist

Dies repräsentiert die Zusage des Unternehmens gegenüber dem Kunden und ist somit ein kritischer interner Maßstab zur Messung der Auftragserfüllungszuverlässigkeit und operativen Leistung.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Dieses Event markiert die erste Erstellung des Kundenauftrags im System durch einen Vertriebsmitarbeiter oder über einen automatisierten Kanal. Es wird explizit erfasst, wenn ein neuer Datensatz in der primären Kundenauftragstabelle erstellt und gespeichert wird.

Warum es wichtig ist

Diese Aktivität ist der universelle Startpunkt für alle Verkaufsauftrags-Cases. Sie liefert den ersten Timestamp, der für die Berechnung der gesamten Verkaufsauftrags-Durchlaufzeit und die Analyse des Durchsatzes erforderlich ist.

Diese Aktivität bedeutet die formale Bestätigung des Verkaufsauftrags, wodurch die Lieferung der angegebenen Waren oder Dienstleistungen zugesagt wird. In Dynamics 365 ist dies eine explizite Benutzeraktion, die ein Bestätigungsprotokoll erzeugt.

Warum es wichtig ist

Die Bestätigung ist ein wichtiger Meilenstein, der den Abwicklungsprozess offiziell einleitet. Die Messung der Zeit von der Erstellung bis zur Bestätigung zeigt die Effizienz der Front-Office-Verarbeitung auf.

Dieses Event bedeutet, dass die verpackten Waren für den Auftrag versandt wurden und das Lager verlassen haben. In Dynamics 365 wird dies durch das Buchen des Lieferscheins formalisiert.

Warum es wichtig ist

Dies ist ein kritischer Meilenstein, der das Ende des internen Ausführungsprozesses und den Beginn der Lieferphase markiert. Es ist ein wichtiger Timestamp zur Berechnung der Pünktlichkeit der Lieferleistung.

Dies stellt die Generierung und Buchung der Verkaufsrechnung für die versandten Waren oder Dienstleistungen dar. Dies ist eine zentrale Finanztransaktion, die die Kundenschuld formal erfasst.

Warum es wichtig ist

Diese Aktivität markiert den Beginn des finanziellen Abrechnungsteils des Prozesses. Die Zeit von der Lieferung bis zur Rechnungsstellung ist entscheidend für den KPI 'Rechnungsstellung-Durchlaufzeit' und beeinflusst den Cashflow.

Diese Aktivität bedeutet, dass die Zahlung des Kunden für die Rechnung eingegangen und verbucht wurde. Dieses Event findet im Accounts Receivable Modul statt und ist mit der ursprünglichen Rechnung verknüpft.

Warum es wichtig ist

Dies ist ein kritischer Meilenstein für die Analyse des Geldumschlagzyklus. Er ist unerlässlich zur Messung des KPI 'Pünktliche Zahlungsquote' und zur Identifizierung von Verzögerungen beim Zahlungseinzug.

Der finale Status eines erfolgreich bearbeiteten Vertriebsauftrags, der anzeigt, dass er vollständig versendet, fakturiert wurde und keine weiteren Transaktionen erwartet werden. Dies markiert den erfolgreichen Abschluss des Prozesses.

Warum es wichtig ist

Diese Aktivität dient als primärer Endpunkt für erfolgreich abgeschlossene Cases. Sie ist wesentlich für die Berechnung von End-to-End-Durchlaufzeiten und des Durchsatzes.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining analysiert Event Logs aus Dynamics 365, um den tatsächlichen Fluss Ihres Order-to-Cash-Prozesses zu visualisieren. Es identifiziert Engpässe wie Verzögerungen bei Kreditprüfungen oder Nacharbeit, deckt Abweichungen vom Standardprozess auf und quantifiziert deren Auswirkungen. Dies hilft Ihnen, die gesamte Durchlaufzeit zu reduzieren und die Liefertreue zu verbessern, was zu höherer Effizienz und verbesserter Kundenzufriedenheit führt.

Sie benötigen in der Regel Event Logs, die eine Case-ID, eine Kundenauftrags-ID, einen Aktivitätsnamen – zum Beispiel „Auftrag erstellt“, „Kreditprüfung“, „Rechnung gebucht“ – und einen Timestamp für jede Aktivität enthalten. Zusätzliche Attribute wie Vertriebsorganisation, Kunden-ID oder Material können die Analyse bereichern. Diese Daten werden üblicherweise aus Tabellen im Zusammenhang mit Kundenaufträgen, Rechnungen und Logistik in Dynamics 365 extrahiert.

Sie können mit einer Reduzierung der Auftragsdurchlaufzeit, beschleunigten Kreditprüfungsfreigaben und verbesserten pünktlichen Zahlungseingängen rechnen. Erste Erkenntnisse lassen sich oft bereits wenige Wochen nach der Datenaufnahme und Modellerstellung gewinnen. Die Realisierung signifikanter Verbesserungen durch gezielte Maßnahmen dauert in der Regel mehrere Monate, abhängig von der Komplexität der Änderungen.

Die primäre technische Anforderung ist der Zugriff auf Ihre Dynamics 365 Datenbank oder einen gleichwertigen Datenexportmechanismus, um die notwendigen Event Logs zu extrahieren. Sie benötigen ein Process Mining Tool, das Cloud-basiert oder On-Premise sein kann, und möglicherweise ein ETL-Tool (Extract, Transform, Load) zur Datenaufbereitung. Grundlegende Datenmodellierungsfähigkeiten sind ebenfalls vorteilhaft für die Konfiguration des Event Logs.

Ja, Process Mining kann nicht-konforme Vertriebsprozessvarianten effektiv aufdecken, indem es die tatsächliche Prozessausführung mit vordefinierten Ideal- oder Regulativmodellen vergleicht. Es zeigt jede Abweichung auf, wodurch Sie Fälle identifizieren können, in denen Aufträge kritische Schritte wie Kreditprüfungen oder Genehmigungen umgehen. Dies gewährleistet eine standardisierte Vertriebsprozessausführung und trägt zur Einhaltung der Compliance bei.

Nein, Process Mining geht über traditionelle Berichterstattung hinaus, indem es den tatsächlichen End-to-End-Prozessfluss aus Eventdaten rekonstruiert, anstatt nur aggregierte Metriken anzuzeigen. Es entdeckt versteckte Variationen und Non-Konformitäten und liefert diagnostische Einblicke, warum bestimmte Probleme auftreten. Dies ermöglicht eine datengesteuerte Prozessoptimierung, nicht nur ein Monitoring.

Process Mining visualisiert alle Nachbearbeitungsschleifen und Ausnahmen bei Kundenaufträgen, deren Häufigkeit, Ursachen und Auswirkungen auf die Durchlaufzeit. Indem Sie präzise erkennen, wo Nacharbeiten anfallen und welche Bedingungen diese auslösen, können Sie gezielte Strategien entwickeln, um diese kostspieligen Abweichungen zu minimieren. Das Ergebnis sind reduzierte Nacharbeitsquoten und ein stärker optimierter Prozess.

Process Mining ist skalierbar und vorteilhaft für Organisationen jeder Größe, von kleinen Teams bis hin zu großen Unternehmen. Während größere Organisationen möglicherweise komplexere Prozesse und Daten haben, können selbst kleinere Teams erhebliche Einblicke in ihre operative Effizienz gewinnen und Bereiche für Verbesserungen durch gezielte Analyse identifizieren. Der Schlüssel ist eine ausreichende Menge an Eventdaten.

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