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Verbessern Sie Recruiting und Talentgewinnung

Ihre Anleitung in 6 Schritten zur Optimierung von Workday Recruiting.
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Optimieren Sie Workday Recruiting für eine effiziente Talentgewinnung

Im Recruiting und in der Talentgewinnung bleiben Engpässe oft verborgen und Einstellungsprozesse ziehen sich in die Länge. Unsere Plattform zeigt Ihnen genau, wo es hakt, vom Eingang der Bewerbung bis zum Onboarding des Kandidaten. Entdecken Sie, wie Sie Ihren Einstellungsprozess verbessern und Ihre Ziele bei der Talentgewinnung schneller erreichen. So gestalten Sie den Bewerbungsprozess für Kandidaten reibungsloser.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und gehen Sie typische Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem Verbesserungsplan in sechs Schritten und lesen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Ausführliche Beschreibung anzeigen

Mehr Effizienz in Recruiting und Talentgewinnung

Ein effizientes Recruiting und eine gezielte Talentgewinnung sind entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Sie wirken sich unmittelbar auf Wachstum, Innovation und Wettbewerbsfähigkeit aus. Im Workday-Recruiting kann es komplex sein, die verschiedenen Schritte von der Ansprache über die Auswahl bis zur Einstellung qualifizierter Mitarbeitender zu koordinieren. Verborgene Engpässe, uneinheitliche Prozessabläufe und unerwartete Verzögerungen verlängern häufig die Zeit bis zur Einstellung, erhöhen die Betriebskosten und beeinträchtigen die Candidate Experience. Ineffiziente Abläufe verursachen nicht nur finanzielle Kosten: Sie können auch dazu führen, dass qualifizierte Talente zur Konkurrenz wechseln und strategische Vorhaben später starten. Diese Analyse zeigt, wie Sie Ihren Recruiting- und Talentgewinnungsprozess verbessern und mit Process Mining mehr Transparenz in Ihre Workday-Recruiting-Daten bringen.

So verbessert Process Mining die Auswertung Ihrer Workday-Recruiting-Daten

Process Mining bietet eine datenbasierte Möglichkeit, den gesamten Recruiting- und Talentgewinnungsprozess zu verstehen und zu optimieren. Es geht dabei über herkömmliche Dashboards und Berichte hinaus. Durch die Analyse der Event Logs aus Ihrem Workday-Recruiting-Modul lässt sich der tatsächliche Ablauf jeder einzelnen Bewerbung rekonstruieren, vom ersten Ereignis „Stellenanforderung erstellt“ bis zum Abschluss „Kandidat eingestellt“ oder „Bewerbung abgelehnt“. Diese detaillierte, datengetriebene Sicht hilft Ihnen dabei:

  • Den tatsächlichen Prozessablauf zu entdecken: Ermitteln Sie die genaue Abfolge der Aktivitäten für jede Bewerbung. So erkennen Sie häufige Abläufe ebenso wie unerwartete Abweichungen und Nacharbeitsschleifen, die den Einstellungsprozess verzögern.
  • Engpässe zu lokalisieren: Finden Sie genau heraus, an welchen Stellen es im Workday-Recruiting zu Verzögerungen kommt. Liegt es an der „Bewerbungssichtung“, der „Terminvereinbarung für das erste Vorstellungsgespräch“ oder der „Übermittlung von Feedback“? Process Mining zeigt, welche Aktivitäten die Abläufe verlangsamen, und ermöglicht gezielte Maßnahmen.
  • Die Zeit bis zur Einstellung zu analysieren: Messen Sie die Durchlaufzeit des gesamten Recruiting-Prozesses und seiner einzelnen Phasen. So können Sie die Leistung vergleichen und Möglichkeiten zur Verkürzung der Durchlaufzeit erkennen.
  • Die Leistung zu bewerten: Analysieren Sie die durchschnittlichen Durchlaufzeiten und die Einhaltung von Prozessstandards durch Recruiter, einstellende Führungskräfte und einzelne Abteilungen.
  • Prozessvarianten zu verstehen: Ermitteln Sie, welche Recruiting-Abläufe je nach Stellenbezeichnung oder Abteilung zum Einsatz kommen. So können Sie bewährte Vorgehensweisen vereinheitlichen oder Prozesse gezielt anpassen.

Wichtige Ansatzpunkte zur Optimierung des Recruiting-Prozesses

Process Mining macht anhand Ihrer Workday-Recruiting-Daten konkrete Verbesserungsmöglichkeiten sichtbar. So können Sie die Talentgewinnung flexibler und wirksamer gestalten:

  • Die erste Sichtung effizienter gestalten: Verkürzen Sie die Zeit zwischen „Bewerbung eingegangen“ und „Bewerbung gesichtet“, indem Sie die Arbeitslast besser verteilen oder Kriterien für die erste Vorauswahl automatisieren.
  • Vorstellungsgespräche schneller koordinieren: Finden Sie heraus, warum zwischen „Erstes Vorstellungsgespräch geführt“ und „Zweites Vorstellungsgespräch angesetzt“ lange Wartezeiten entstehen. So verbessern Sie die Abstimmung und Terminplanung.
  • Das Angebotsmanagement optimieren: Analysieren Sie die Schritte von „Angebot unterbreitet“ bis „Angebot angenommen“, um Verhandlungszeiten und Einflussfaktoren auf die Annahmequote zu verstehen.
  • Übergaben effizienter gestalten: Sorgen Sie für reibungslose Übergänge von „Angebot angenommen“ zu „Hintergrundprüfung gestartet“ und anschließend zu „Onboarding gestartet“. So verringern Sie Verzögerungen, die sich auf die Candidate Experience und den Arbeitsbeginn auswirken können.
  • Die Einhaltung von Compliance-Vorgaben verbessern: Überwachen Sie die Prozessausführung, damit alle vorgeschriebenen Schritte, etwa bestimmte Freigaben oder Compliance-Prüfungen in Workday, konsequent eingehalten werden. Das senkt Risiken und unterstützt faire Einstellungsverfahren.

Messbare Ergebnisse durch Prozessverbesserungen

Mit Process Mining für Ihre Workday-Recruiting-Abläufe können Sie konkrete, messbare Verbesserungen erzielen:

  • Kürzere Zeit bis zur Einstellung: Verkürzen Sie Recruiting-Zyklen deutlich, besetzen Sie wichtige Stellen schneller und stärken Sie Ihre Wettbewerbsposition am Arbeitsmarkt.
  • Geringere Recruiting-Kosten: Senken Sie die Kosten längerer Einstellungsverfahren, darunter Überstunden von Recruitern, längere Werbezeiten und Produktivitätsverluste durch unbesetzte Stellen.
  • Bessere Candidate Experience: Gestalten Sie den Bewerbungsprozess effizienter, transparenter und positiver. Das stärkt Ihre Arbeitgebermarke und kann die Annahmequote von Angeboten erhöhen.
  • Höhere Qualität bei Einstellungen: Wenn der Prozess effizienter abläuft, können Recruiter und einstellende Führungskräfte mehr Zeit in die Bewertung der Kandidatenqualität investieren, statt Verzögerungen in der Administration auszugleichen.
  • Mehr Transparenz im Betrieb: Gewinnen Sie einen klaren, datengetriebenen Überblick über Ihren gesamten Recruiting- und Talentgewinnungsprozess. So können Sie Abläufe vorausschauend steuern und kontinuierlich verbessern.

Starten Sie jetzt mit der Optimierung Ihrer Talentgewinnung

Analysieren Sie Ihre Workday-Recruiting-Daten im Detail und entdecken Sie, wo sich Ihr Recruiting- und Talentgewinnungsprozess verbessern lässt. Die Lösung hilft Ihnen, Ineffizienzen zu erkennen und datengetriebene Maßnahmen umzusetzen, damit Einstellungen schneller, kostengünstiger und unter Einhaltung der Compliance-Vorgaben erfolgen.

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Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Verzögerungen im Recruiting-Prozess führen dazu, dass qualifizierte Talente zur Konkurrenz wechseln. Gleichzeitig steigen die Betriebskosten und wichtige Stellen bleiben länger unbesetzt. Das beeinträchtigt die Produktivität und das Unternehmenswachstum und erschwert die Umsetzung strategischer Ziele. ProcessMind zeigt, welche Phasen und Aktivitäten in Ihrem Workday-Recruiting-Workflow die Zeit bis zur Einstellung verlängern. Die Visualisierung der tatsächlichen Bewerbungsabläufe macht Engpässe und Abweichungen sichtbar. So können Sie gezielte Maßnahmen ergreifen und Ihren Recruiting- und Talentgewinnungsprozess effizienter gestalten.

Lange Wartezeiten zwischen der Sichtung einer Bewerbung und dem ersten Vorstellungsgespräch oder zwischen weiteren Gesprächsrunden führen häufig dazu, dass Kandidaten den Prozess abbrechen. Auch die Candidate Experience leidet. Das verlängert nicht nur den Einstellungsprozess, sondern kann auch Ihrer Arbeitgebermarke schaden. ProcessMind zeigt die genauen Wartezeiten und Ressourcenkonflikte in Ihrem Workday-Recruiting-Event-Log und macht sichtbar, wo die Terminplanung zu Verzögerungen führt. Anhand wiederkehrender Aktivitätsfolgen können Sie die Planung verbessern und weniger Kandidaten im Recruiting- und Talentgewinnungsprozess verlieren.

Deutliche Unterschiede bei der Effizienz und Wirksamkeit von Recruitern können zu stark abweichenden Zeiten bis zur Einstellung, uneinheitlichen Candidate Experiences und einer unausgewogenen Arbeitsverteilung führen. Das erschwert es, die Talentgewinnung auszubauen und bei allen Einstellungsverfahren eine gleichbleibende Qualität sicherzustellen. ProcessMind analysiert die Leistungskennzahlen einzelner Recruiter im Workday-Recruiting. So werden bewährte Vorgehensweisen und Verbesserungsmöglichkeiten sichtbar. Die Analyse zeigt außerdem Prozessabweichungen und Engpässe im Zusammenhang mit bestimmten Recruitern. Damit können Sie Abläufe in der Talentgewinnung vereinheitlichen und die Leistung des gesamten Teams verbessern.

Kandidaten brechen ihre Bewerbung häufig in verschiedenen Phasen des Recruiting-Prozesses ab oder lehnen Angebote ab. Dadurch schrumpft der Talentpool und Recruiting-Ressourcen werden verschwendet. Für eine wirksame Talentgewinnung ist es entscheidend zu verstehen, warum und an welcher Stelle Kandidaten den Prozess verlassen. ProcessMind bildet den gesamten Ablauf der Bewerbungen in Workday Recruiting ab und zeigt genau, an welchen Stellen Kandidaten besonders häufig abspringen. Diese detaillierten Erkenntnisse helfen Ihnen, mögliche Ursachen wie lange Bewerbungsformulare oder verzögerte Rückmeldungen zu untersuchen und die Candidate Experience zu verbessern.

Wenn einstellende Führungskräfte nach Vorstellungsgesprächen nicht rechtzeitig Feedback geben oder Stellenanforderungen freigeben, entstehen Engpässe, die den gesamten Recruiting-Prozess erheblich verzögern können. Die Folgen sind eine längere Zeit bis zur Einstellung, frustrierte Kandidaten und verpasste Chancen, qualifizierte Talente zu gewinnen. ProcessMind analysiert die Dauer der Freigabe- und Feedbackphasen in Workday Recruiting und zeigt, wo einstellende Führungskräfte zu Verzögerungen beitragen. Wiederkehrende Muster machen sichtbar, welche Personen oder Abteilungen die Abläufe aufhalten. So können Sie gezielte Verbesserungen im Recruiting- und Talentgewinnungsprozess umsetzen.

Recruiter verbringen möglicherweise zu viel Zeit damit, ungeeignete Bewerbungen manuell zu prüfen. Uneinheitliche Sichtungsverfahren können außerdem dazu führen, dass qualifizierte Kandidaten übersehen werden. Das erhöht die Recruiting-Kosten, verlängert die Zeit bis zur Einstellung und kann die Qualität des Talentpools beeinträchtigen. ProcessMind visualisiert die tatsächlichen Sichtungsabläufe und deren Dauer anhand Ihrer Workday-Recruiting-Daten. So werden Unterschiede und Schritte ohne Mehrwert sichtbar. Die Analyse zeigt, wie Sie die Bewerbungssichtung vereinheitlichen und optimieren können, um die Effizienz in der Talentgewinnung zu verbessern.

Uneinheitliche oder verspätete Hintergrundprüfungen können erhebliche Compliance-Risiken, rechtliche Sanktionen und Reputationsschäden nach sich ziehen. Gerade in regulierten Branchen ist es wichtig, jeden Schritt korrekt auszuführen. ProcessMind überwacht die Abfolge und den Abschluss von Aktivitäten wie „Hintergrundprüfung gestartet“ in Workday Recruiting. Abweichungen vom festgelegten, konformen Prozess werden automatisch erkannt. So sehen Sie, wenn wichtige Schritte in der Talentgewinnung fehlen oder nicht in der vorgesehenen Reihenfolge ausgeführt werden.

Nicht jeder Recruiting-Kanal liefert gleich viele oder gleich qualifizierte Kandidaten. Manche Kanäle verursachen höhere Kosten, ohne einen entsprechenden Mehrwert zu bieten. Investitionen in leistungsschwache Quellen verschwenden Budget und können zu einem weniger vielfältigen oder weniger qualifizierten Talentpool führen. ProcessMind setzt die Daten zum „Bewerbungsursprung“ in Workday Recruiting mit nachgelagerten Erfolgskennzahlen wie „Angebot angenommen“ und „Kandidat eingestellt“ in Beziehung. So erkennen Sie, welche Kanäle besonders effizient qualifizierte Kandidaten liefern, und können Ihr Budget für Recruiting und Talentgewinnung datengetrieben optimieren.

Wenn zwischen der Annahme eines Angebots und dem Start des Onboardings viel Zeit vergeht, kann das die Candidate Experience beeinträchtigen, das Risiko einer Angebotsrücknahme erhöhen und die Produktivität nach dem Arbeitsbeginn verzögern. Reibungslose Übergänge sind wichtig, damit neue Mitarbeitende an Bord bleiben. ProcessMind misst in Workday Recruiting die genaue Zeit zwischen den Aktivitäten „Angebot angenommen“ und „Onboarding gestartet“. Die Analyse deckt Ursachen wie Probleme bei Workflow-Übergaben zwischen HR-Teams auf. So können Sie die Abläufe nach der Angebotsannahme in der Talentgewinnung verbessern.

Unterschiede bei der Erstellung, Verhandlung und Unterbreitung von Angeboten können dazu führen, dass Kandidaten konkurrierende Angebote annehmen. Das gilt besonders für stark nachgefragte Stellen. Uneinheitliche Abläufe beeinträchtigen die Annahmequote und die Wirksamkeit des Recruitings insgesamt. ProcessMind analysiert in Workday Recruiting den gesamten Zeitraum von „Angebot unterbreitet“ bis „Angebot angenommen“ und zeigt Unterschiede bei Dauer und Prozessschritten. Wiederkehrende Muster können auf Schulungsbedarf oder Probleme mit der Systemkonfiguration hinweisen. So verbessern Sie die Effizienz des Angebotsmanagements in der Talentgewinnung.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie den Erfolg erkennen

Wie schnell offene Stellen besetzt werden, wirkt sich unmittelbar auf die Geschäftskontinuität und die Betriebskosten im Recruiting und in der Talentgewinnung aus. Ein langwieriger Einstellungsprozess kann dazu führen, dass qualifizierte Talente zur Konkurrenz wechseln. Zugleich steigt die Arbeitslast für bestehende Teams, was Wachstum und Effizienz hemmt. Dieses Ziel bedeutet, neue Mitarbeitende regelmäßig schneller einzustellen, ohne Abstriche bei der Qualität zu machen. ProcessMind für Workday Recruiting bietet einen Überblick über den gesamten Einstellungsprozess und zeigt konkrete Engpässe, Aktivitätsdauern und Nacharbeitsschleifen, die die Zeit bis zur Einstellung verlängern. Durch die Analyse von Prozessvarianten und tatsächlichen Durchlaufzeiten ermittelt ProcessMind die Ursachen von Verzögerungen. So können Sie gezielte Maßnahmen ergreifen, Workflows verbessern und die Wirkung der Änderungen messen.

Verzögerungen bei der Terminplanung für Vorstellungsgespräche sind ein häufiges Problem im Recruiting und in der Talentgewinnung. Sie frustrieren Kandidaten und können dazu führen, dass diese den Prozess abbrechen. Wenn Sie diesen wichtigen Schritt beschleunigen, verbessern Sie die Candidate Experience und erhöhen die Chance, gewünschte Talente zu gewinnen. Das wirkt sich auch auf Ihre Arbeitgebermarke aus. Ziel ist es, die Wartezeit zwischen den Gesprächsphasen oder zwischen der ersten Kontaktaufnahme und dem tatsächlich geführten Gespräch zu verkürzen. ProcessMind bildet den gesamten Prozess der Terminplanung in Workday Recruiting ab und zeigt Verzögerungen bei Übergaben zwischen Recruitern, einstellenden Führungskräften und Kandidaten. Die Visualisierung macht Abstimmungsprobleme sichtbar. So können Teams schnellere Verfahren zur Terminplanung einführen und deren Wirksamkeit in Echtzeit messen.

Viele Kandidaten brechen den Recruiting- und Talentgewinnungsprozess in unterschiedlichen Phasen ab. Dadurch werden Ressourcen verschwendet, der Talentpool schrumpft und Recruiter müssen erneut mit der Suche beginnen. Wenn mehr qualifizierte Bewerber den Einstellungsprozess abschließen, sinken die Recruiting-Kosten und die Talentgewinnung wird effizienter. Dazu muss der Anteil der Kandidaten sinken, die ihre Bewerbung zurückziehen oder Angebote ablehnen. ProcessMind analysiert den gesamten Bewerbungsprozess in Workday Recruiting und zeigt häufige Abbruchpunkte sowie vorausgehende Aktivitäten und Verzögerungen. Wenn Sie die Gründe für Absagen verstehen, können Sie Reibungspunkte gezielt angehen, die Kommunikation verbessern und die Candidate Experience insgesamt stärken, damit mehr Talente im Prozess bleiben.

Ineffiziente Verfahren zur Sichtung von Bewerbungen beanspruchen viel Zeit und Ressourcen der Recruiter. Dadurch kommen qualifizierte Kandidaten langsamer voran und geeignete Bewerber werden möglicherweise übersehen. Eine optimierte Sichtung sorgt für einen gezielten Ressourceneinsatz und dafür, dass qualifizierte Talente den Prozess zügig durchlaufen. Das wirkt sich unmittelbar auf die Qualität der Einstellungen und die betriebliche Effizienz aus. Ziel ist es, die erste Prüfung und Qualifizierung von Bewerbungen effizienter zu gestalten. ProcessMind liefert detaillierte Erkenntnisse zur Sichtungsphase in Workday Recruiting, visualisiert unterschiedliche Abläufe und zeigt Prozessabweichungen. Sie können Sichtungszeiten vergleichen, automatisierte und manuelle Schritte unterscheiden und Möglichkeiten zur Vereinheitlichung von Workflows erkennen. So vermeiden Sie unnötigen Aufwand und konzentrieren Ihre Ressourcen auf die aussichtsreichsten Kandidaten.

Verspätetes Feedback von einstellenden Führungskräften führt im Recruiting und in der Talentgewinnung häufig zu Engpässen. Dadurch verlängert sich die Zeit bis zur Einstellung und die Candidate Experience leidet. Schnellere Rückmeldungen sind wichtig, damit der Prozess in Gang bleibt, Entscheidungen rechtzeitig fallen und Kandidaten nicht andere Angebote annehmen. Ziel ist es, die Zeit zwischen dem Vorstellungsgespräch und der Übermittlung des Feedbacks zu verkürzen. ProcessMind analysiert den gesamten Feedbackprozess in Workday Recruiting und zeigt, wo einzelne Führungskräfte oder Abteilungen nach einem abgeschlossenen Gespräch zu spät Rückmeldung geben. Die Transparenz über diese Verzögerungen hilft Ihnen, Schulungsbedarf zu erkennen, Service-Level-Vereinbarungen einzuhalten und Kommunikationswege zu verbessern. So können wichtige Entscheidungen schneller getroffen werden.

Unterschiedliche Leistungen von Recruitern können zu uneinheitlichen Candidate Experiences, stark abweichenden Zeiten bis zur Einstellung und insgesamt ineffizienten Abläufen im Recruiting und in der Talentgewinnung führen. Einheitliche Leistungsstandards sorgen für einen konsistenten, hochwertigen Einstellungsprozess im gesamten Unternehmen. Das verbessert Fairness und Planbarkeit und letztlich auch die Qualität der Einstellungen. Ziel ist es, die Aktivitäten und Ergebnisse der Recruiter an bewährten Vorgehensweisen auszurichten. ProcessMind vergleicht Workflows und Leistungskennzahlen von Recruitern in Workday Recruiting und zeigt, wie einzelne Recruiter Bewerbungen, Vorstellungsgespräche und Angebote bearbeiten. Bewährte Vorgehensweisen besonders leistungsstarker Recruiter lassen sich so im Unternehmen verbreiten. Mit gezielten Schulungen fördern Sie eine einheitlichere und effizientere Talentgewinnung.

Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben für Hintergrundprüfungen ist im Recruiting und in der Talentgewinnung entscheidend, um rechtliche Risiken zu begrenzen, die Datensicherheit zu gewährleisten und faire Einstellungsverfahren sicherzustellen. Lücken im Prozess können erhebliche Sanktionen und Reputationsschäden nach sich ziehen. Compliance bedeutet, dass alle erforderlichen Schritte der Hintergrundprüfung für jeden infrage kommenden Kandidaten konsequent und korrekt ausgeführt werden. ProcessMind visualisiert den Prozess der Hintergrundprüfung in Workday Recruiting und erkennt, wenn vorgeschriebene Schritte ausgelassen, in der falschen Reihenfolge ausgeführt oder ungewöhnlich lange bearbeitet werden. So können Sie die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften überwachen. Eine auditfähige Dokumentation hilft Ihnen, mögliche Compliance-Lücken frühzeitig zu erkennen und zu schließen.

Leistungsschwache Kanäle zur Kandidatensuche verschwenden wertvolles Recruiting-Budget und erreichen nicht die gewünschten Talente. Das kann die Kosten pro Einstellung erhöhen und den Talentpool weniger vielfältig machen. Eine wirksamere Suche lenkt Ressourcen auf Kanäle, die besonders viele und qualifizierte Kandidaten liefern, und verbessert so die Ergebnisse der Talentgewinnung. Ziel ist es, die Suche nach Kandidaten und die dafür eingesetzten Kanäle zu optimieren. ProcessMind verfolgt in Workday Recruiting den Weg erfolgreicher Einstellungen bis zur ursprünglichen Bewerbungsquelle zurück. Durch den Abgleich der Kanäle mit erfolgreichen Einstellungen, Verbleibquoten und der Zeit bis zur Einstellung erkennen Sie, welche Quellen am wirksamsten sind. So können Sie Ressourcen gezielt umverteilen und die Rendite Ihrer Investitionen in die Kandidatensuche steigern.

Verzögerungen beim Onboarding nach der Annahme eines Angebots können bei neuen Mitarbeitenden einen schlechten ersten Eindruck hinterlassen, zu Absprüngen führen und den Produktivitätsbeginn verzögern. Effiziente Abläufe in dieser Phase erleichtern den Übergang vom Kandidaten zum Mitarbeitenden, verbessern die Erfahrung beim Einstieg und verkürzen die Zeit bis zur vollen Produktivität. Ziel ist es, die Schritte von der Angebotsannahme bis zum Beginn der Onboarding-Aktivitäten zu optimieren. ProcessMind bildet den gesamten Ablauf nach der Angebotsannahme in Workday Recruiting ab und zeigt Engpässe bei der Dokumentensammlung, dem Abschluss von Hintergrundprüfungen und der Einrichtung von HR-Systemen. Die Analyse macht Verzögerungen bei Übergaben zwischen Recruiting- und HR-Teams sichtbar. So können Sie ein abgestimmtes und effizientes Onboarding gestalten, das die Bindung neuer Mitarbeitender stärkt.

Ein uneinheitliches Angebotsmanagement, von der Erstellung über die Freigabe bis zur Übermittlung, kann zu Fehlern, Verzögerungen und einer verwirrenden Candidate Experience führen. Mögliche Folgen sind abgelehnte Angebote oder Compliance-Probleme. Ein standardisierter Prozess sorgt bei allen Aktivitäten rund um Angebote für Klarheit, Effizienz und Fairness. Ziel ist es, die Erstellung, Freigabe und Kommunikation von Angeboten einheitlich zu gestalten. ProcessMind analysiert den Angebotsmanagement-Workflow in Workday Recruiting und zeigt Unterschiede bei Freigabewegen, Dokumentenerstellung und Kommunikation. So können Sie bewährte Vorgehensweisen etablieren, manuelle Nacharbeit verringern und Angebote konsistent und effizient bearbeiten. Das verbessert die Candidate Experience und senkt die Risiken uneinheitlicher Abläufe.

Der 6-Schritte-Pfad zur Verbesserung von Recruiting und Talentgewinnung

1

Template herunterladen
2

Workday-Daten exportieren
3

Datensatz hochladen
4

Ihren Recruiting-Prozess analysieren
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Gezielte Verbesserungen umsetzen
6

Fortschritte überwachen
1

Template herunterladen

Was zu tun ist

Rufen Sie das vorkonfigurierte Excel-Template für Recruiting- und Talentgewinnungsprozesse ab und laden Sie es herunter. Es hilft Ihnen, Ihre Workday-Recruiting-Daten korrekt zu strukturieren.

Leitfaden zum Datentemplate anzeigen Template herunterladen
Warum das wichtig ist

Ein standardisiertes Template sorgt für eine einheitliche Datenaufbereitung. Das vereinfacht den Upload und ermöglicht eine präzise Analyse Ihrer Recruiting-Workflows.

Erwartetes Ergebnis

Ein sofort einsetzbares Excel-Template für Workday-Recruiting-Daten, das eine einheitliche Datenstruktur sicherstellt.

IHRE ERKENNTNISSE

Verborgene Engpässe im Workday-Recruiting aufdecken

ProcessMind zeigt den tatsächlichen Weg jeder Bewerbung, vom Eingang bis zum Angebot, und macht sichtbar, wo Verzögerungen und Abweichungen auftreten. Visualisieren Sie jeden Prozessschritt und entdecken Sie Möglichkeiten, Ihre Personalgewinnung effizienter zu gestalten.
  • Bewerbungsprozesse durchgängig visualisieren
  • Engpässe im Workday-Recruiting genau lokalisieren
  • Die Zeit bis zur Einstellung deutlich verkürzen
  • Die Candidate Experience unmittelbar verbessern
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Exzellente Talentgewinnung

Diese Ergebnisse zeigen, wie Unternehmen Prozessintelligenz einsetzen, um Recruiting und Talentgewinnung vom Bewerbungseingang bis zur Angebotsannahme zu verbessern. Wenn sie Engpässe in Workday-Recruiting-Workflows aufdecken und beseitigen, verkürzen sie Einstellungszyklen, verbessern die Erfahrung der Bewerbenden und setzen Ressourcen effizienter ein.

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Kürzere Time-to-Hire

Gesamter Recruiting-Zyklus

Verkürzen Sie die Zeit vom Bewerbungseingang bis zur Einstellung deutlich, damit wichtige Stellen schneller und effizienter besetzt werden.
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Schnellere Interviewplanung

Zeit zwischen den Phasen

Vereinfachen Sie die Koordination von Interviews und verkürzen Sie die Wartezeiten zwischen Vorauswahl, Erstgespräch und weiteren Gesprächen. Das verbessert die Erfahrung der Bewerbenden.
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Weniger Bewerbungsabbrüche

Vor dem Angebot

Ermitteln und beheben Sie Probleme im Recruiting-Prozess, die Bewerbende zum Rückzug bewegen. So stärken Sie Ihren Talentpool und verringern den Aufwand für erneute Besetzungsverfahren.
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Höherer Durchsatz bei der Vorauswahl

Pro Tag bearbeitete Bewerbungen

Steigern Sie Umfang und Geschwindigkeit der Bewerbungsvorauswahl, damit qualifizierte Bewerbende schneller erkannt werden und ohne unnötige Verzögerungen im Prozess vorankommen.
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Verbesserte Compliance

Einhaltung der Vorgaben für Background Checks

Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Background Checks eingeleitet und erfolgreich abgeschlossen werden. So verringern Sie Risiken und gewährleisten, dass gesetzliche Vorgaben und interne Richtlinien bei Neueinstellungen eingehalten werden.
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Schnelleres Feedback der einstellenden Führungskräfte

Rückmeldung nach dem Interview

Verkürzen Sie die Zeit bis zum Feedback der einstellenden Führungskräfte nach Interviews. So bleiben Bewerbende interessiert und Entscheidungen im Einstellungsprozess fallen schneller.

Die Ergebnisse hängen von der Prozesskomplexität und der Datenqualität ab. Die Zahlen zeigen typische Verbesserungen, die bei Implementierungen beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und ergänzen Sie bei Bedarf weitere.
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Die eindeutige Kennung der Stellenbewerbung einer Person. Sie dient als zentrale Case-ID für den Recruiting-Prozess.

Warum das wichtig ist

Diese zentrale Case-ID verknüpft alle Recruiting-Aktivitäten für eine einzelne bewerbende Person und ermöglicht so die Analyse des gesamten Einstellungsverlaufs.

Der Name des konkreten Ereignisses oder der Aufgabe, die zu einem bestimmten Zeitpunkt im Recruiting-Prozess stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Dieses Attribut legt die Schritte des Recruiting-Prozesses fest und ermöglicht die Visualisierung und Analyse des Prozessablaufs.

Der Timestamp, der angibt, wann die Aktivität oder das Ereignis stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Timestamps sind entscheidend, um zeitbezogene KPIs zu berechnen, die Prozessdauer zu verstehen und Engpässe aufzudecken.

Der Name der Recruiterin oder des Recruiters, die beziehungsweise der für die Stellenbewerbung zuständig ist.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Leistungsanalyse nach Recruiterin oder Recruiter. So lassen sich besonders leistungsstarke Mitarbeitende, Schulungsbedarf und eine ungleichmäßige Arbeitsverteilung erkennen.

Der Name der einstellenden Führungskraft für die Stelle, auf die sich die Person beworben hat.

Warum das wichtig ist

Wichtig, um die Beteiligung einstellender Führungskräfte zu analysieren und Verzögerungen bei der Feedbackabgabe zu erkennen, die sich direkt auf die Erfahrung der Bewerbenden auswirken.

Der Kanal oder die Quelle, über den beziehungsweise die die Bewerbung eingegangen ist.

Warum das wichtig ist

Hilft, die Wirksamkeit verschiedener Recruiting-Kanäle zu bewerten und datengetrieben zu entscheiden, wo Ressourcen eingesetzt werden sollen.

Die Abteilung oder Geschäftseinheit, der die Stellenausschreibung zugeordnet ist.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht den Vergleich von Leistung und Effizienz der Recruiting-Prozesse in verschiedenen Geschäftseinheiten und Abteilungen.

Das endgültige Ergebnis oder der aktuelle Status der Bewerbung.

Warum das wichtig ist

Definiert das Ergebnis jedes Cases. Diese Information ist entscheidend für die Berechnung von Konversions- und Abbruchquoten sowie für die Bewertung des Gesamterfolgs des Prozesses.

Aktivitäten

Prozessschritte, die Sie verfolgen und optimieren sollten

Kennzeichnet den Beginn des Recruiting-Prozesses für die Bewerbung einer Person. Dieses Ereignis wird erfasst, sobald die Person ihre Bewerbung für eine bestimmte Stellenausschreibung über das Workday-Portal oder eine angebundene Karriereseite erfolgreich eingereicht hat.

Warum das wichtig ist

Dies ist das zentrale Start-Event des Prozesses. Die Zeitspanne von dieser Aktivität bis zu den folgenden Meilensteinen ist eine wichtige Grundlage, um die Time-to-Hire insgesamt und die Wirksamkeit der Recruiting-Kanäle zu messen.

Zeigt an, dass die bewerbende Person die erste Vorauswahl bestanden hat und zu einem Interview eingeladen werden kann. Das Ereignis wird erfasst, wenn eine Recruiterin oder ein Recruiter die Person im Einstellungsprozess in die Phase „Interview“ verschiebt.

Warum das wichtig ist

Dieser Meilenstein markiert den Übergang von der Vorauswahl zur aktiven Beurteilung. Er ist ein wichtiger Ansatzpunkt, um Konversionsraten und die Effizienz am Anfang des Recruiting-Prozesses zu analysieren.

Ein wichtiger Meilenstein, der anzeigt, dass die Entscheidung für ein Stellenangebot gefallen ist. Er wird erfasst, wenn die Bewerbung im Recruiting-Prozess in die Phase „Offer“ verschoben wird.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität ist ein entscheidender Kontrollpunkt im Prozess und markiert den erfolgreichen Abschluss aller Beurteilungsphasen. Sie geht dem formellen Angebot voraus und ist ein wichtiger Ansatzpunkt für Kohortenanalysen.

Kennzeichnet die formelle Unterbreitung eines Stellenangebots. Dieses einzelne Ereignis wird erfasst, sobald der Geschäftsprozess „Create Offer“ oder „Propose Compensation“ für die Bewerbung in Workday erfolgreich abgeschlossen wurde.

Warum das wichtig ist

Dieser wichtige Meilenstein dient zur Berechnung der Time-to-Offer und zur Analyse der Konformität des Angebotsprozesses. Ab hier wird die Annahmequote der Angebote gemessen.

Bezeichnet die formelle Annahme des Stellenangebots durch die bewerbende Person. Das Ereignis wird erfasst, wenn die Person die Aufgabe „Accept Offer“ im Workday-Portal abschließt oder eine Recruiterin beziehungsweise ein Recruiter den Status manuell aktualisiert.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität ist entscheidend, um die Annahmequote von Angeboten nach Quelle, Abteilung oder Recruiterin beziehungsweise Recruiter zu berechnen. Sie löst außerdem nachfolgende Aktivitäten vor dem Arbeitsbeginn aus, etwa Background Checks.

Der erfolgreiche Abschluss des Recruiting-Prozesses: Die bewerbende Person wird offiziell als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter eingestellt. Erfasst wird dies, wenn der Geschäftsprozess „Hire“ in Workday erfolgreich abgeschlossen und ein Mitarbeiterdatensatz angelegt wurde.

Warum das wichtig ist

Dies ist das zentrale erfolgreiche End-Event. Der Timestamp ist unerlässlich, um die Time-to-Hire sowie die Effizienz und Erfolgsquote des gesamten Prozesses zu berechnen.

Kennzeichnet das erfolglose Ende des Prozesses, wenn das Unternehmen beschließt, die Bewerbung nicht weiterzuverfolgen. Abgeleitet wird dies, wenn eine Recruiterin oder ein Recruiter den Status der bewerbenden Person auf „Rejected“ oder „Not Hired“ setzt.

Warum das wichtig ist

Dieses wichtige End-Event hilft, Stellen mit besonders vielen Bewerbungsabbrüchen und Ablehnungsquoten in den einzelnen Phasen zu analysieren. So lassen sich Probleme im Interview- oder Vorauswahlprozess erkennen.

Häufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen

Process Mining visualisiert den tatsächlichen Ablauf Ihres Recruiting-Prozesses und zeigt verborgene Engpässe wie eine lange Zeit bis zur Einstellung oder Verzögerungen bei der Terminplanung für Vorstellungsgespräche. Datengetriebene Erkenntnisse helfen Ihnen, die Bewerbungssichtung zu optimieren, die Leistung von Recruitern zu vereinheitlichen und die Candidate Experience zu verbessern. So wird die Talentgewinnung effizienter.

Sie benötigen Event-Log-Daten mit einer Case-ID, in der Regel der ID der Bewerbung, einem Aktivitätsnamen wie „Bewerbung eingereicht“ oder „Vorstellungsgespräch angesetzt“ sowie einem Timestamp für jede Aktivität. Zusätzliche Attribute wie die Recruiter-ID, Angaben zur Stellenanforderung oder der Kandidatenstatus können die Analyse ergänzen.

In Workday Recruiting lassen sich Daten in der Regel über benutzerdefinierte Berichte oder Integrationen exportieren, häufig mit dem Report Writer oder über APIs. Ziel ist eine Datei oder ein Datenstrom mit der erforderlichen Case-ID, Aktivität und den Timestamps für jeden Schritt des Recruiting-Prozesses.

Erste Erkenntnisse lassen sich häufig innerhalb weniger Wochen gewinnen, sobald der Datenexport und die erste Modellierung abgeschlossen sind. Wie schnell das gelingt, hängt von der Datenqualität und der Komplexität Ihres Recruiting-Prozesses ab. Durch kontinuierliche Überwachung erhalten Sie fortlaufend Erkenntnisse für nachhaltige Verbesserungen.

Ja. Process Mining kann Abweichungen von Standardvorgehensweisen in sensiblen Bereichen wie Background Checks und Angebotsmanagement sichtbar machen. Die tatsächlichen Prozessabläufe werden visualisiert, sodass mögliche Compliance-Lücken und Unstimmigkeiten leichter auffallen. So können Sie rechtzeitig Korrekturmaßnahmen ergreifen und Prozesse standardisieren.

Bei der Einführung von Process Mining geht es vor allem um die Extraktion und Analyse von Daten, nicht um eine Neukonfiguration von Workday Recruiting. Die anfängliche Datenzuordnung erfordert zwar etwas Aufwand, doch moderne Process-Mining-Tools lassen sich an verschiedene Datenquellen anbinden und bieten benutzerfreundliche Analyseoberflächen.

Zu den wichtigsten Voraussetzungen gehören der Zugriff auf Workday Recruiting zur Datenextraktion, eine geeignete Process-Mining-Plattform und ausreichende Rechenkapazitäten für die Datenverarbeitung. Kenntnisse in der Datenanalyse und ein grundlegendes Verständnis Ihres Workday-Datenmodells sind ebenfalls hilfreich.

Nein. Process Mining ergänzt bestehende HR-Analyse- und Reporting-Tools um einen detaillierten Überblick über die Prozessausführung von Anfang bis Ende. Reporting-Tools zeigen, was passiert ist. Process Mining erklärt, wie und warum es dazu kam, und liefert diagnostische Erkenntnisse sowie konkrete Handlungsempfehlungen.

Durch die Analyse der Prozessausführung zeigt Process Mining, an welchen Stellen Bewerbende ihre Bewerbung häufig abbrechen oder ein Angebot ablehnen. Verzögerungen, unerwartete Prozessschritte und Unstimmigkeiten, die zu Abbrüchen beitragen, werden sichtbar. So können Sie gezielt die Customer Experience und die Kommunikation mit Bewerbenden verbessern.

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