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Verbessern Sie das Onboarding Ihrer Mitarbeitenden

Ihre Anleitung in 6 Schritten zur Optimierung des Employee Onboarding in Oracle HCM
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Optimieren Sie das Onboarding von Mitarbeitenden mit Oracle HCM

Unsere Plattform hilft Ihnen, verborgene Verzögerungen und Compliance-Risiken im Onboarding-Prozess aufzudecken. Ermitteln Sie gezielt Engpässe und ineffiziente Aktivitäten, die sich auf die Zufriedenheit neuer Mitarbeitender auswirken. Verbessern Sie Ihre Workflows und sorgen Sie für einen positiven Start jedes neuen Teammitglieds.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und gehen Sie typische Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem Verbesserungsplan in sechs Schritten und lesen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Ausführliche Beschreibung anzeigen

Warum die Optimierung des Onboardings von Mitarbeitenden wichtig ist

Das Onboarding von Mitarbeitenden ist ein kritischer, mehrstufiger Prozess, der den Erfolg, die Produktivität und die Bindung neuer Mitarbeitender maßgeblich beeinflusst. Auch bei leistungsstarken Systemen wie Oracle Fusion Cloud HCM Onboarding können Herausforderungen durch Übergaben zwischen verschiedenen Fachabteilungen, unterschiedliche Compliance-Anforderungen und individuelle Bedürfnisse neuer Mitarbeitender entstehen. Ineffiziente Onboarding-Prozesse verzögern den Produktivitätsbeginn, erhöhen die Kosten und die Fluktuation und können dem Arbeitgeberimage schaden. Wenn Sie den tatsächlichen Ablauf Ihres Onboarding-Prozesses verstehen, können Sie Annahmen hinter sich lassen und gezielt feststellen, wo Verzögerungen, Nacharbeit und Compliance-Verstöße auftreten. Mit einem datengetriebenen Ansatz zur Prozessoptimierung schaffen Sie für alle neuen Teammitglieder eine konsistente und positive Erfahrung.

Wie Process Mining das Onboarding mit Oracle HCM verändert

Process Mining ermöglicht es, Ihre Oracle-HCM-Onboarding-Daten zu analysieren und Rohdaten aus Event Logs in eine präzise, visuelle Darstellung der tatsächlichen Onboarding-Abläufe zu überführen. Anders als herkömmliche Methoden, die auf Interviews oder theoretischen Prozessmodellen beruhen, erkennt Process Mining automatisch alle Varianten Ihres Onboarding-Prozesses und zeigt die tatsächlichen Wege vom Angebot bis zur vollständigen Integration. So identifizieren Sie konkrete Engpässe, etwa langwierige Hintergrundprüfungen, Verzögerungen bei der Einrichtung von IT-Konten oder verspätete Geräteauslieferungen. Außerdem werden Abweichungen von Ihren Standardarbeitsanweisungen sichtbar. So können Sie sicherstellen, dass Pflichtschulungen rechtzeitig zugewiesen und abgeschlossen werden und Compliance-Schritte konsequent eingehalten werden. Diese durch Ihre Oracle-HCM-Daten gestützte End-to-End-Sicht zeigt, wie Sie Effizienz und Wirksamkeit des Onboardings verbessern können.

Wichtige Ansatzpunkte für ein effizienteres Onboarding

Mit Process Mining können Sie in Ihrem Oracle-HCM-Onboarding-Prozess mehrere wichtige Verbesserungsbereiche erschließen. So lassen sich Probleme gezielt angehen, die sich auf die Erfahrung neuer Mitarbeitender und die Betriebskosten auswirken. Finden Sie beispielsweise heraus, warum manche neue Mitarbeitende deutlich länger für die Unterlagen vor Arbeitsbeginn benötigen als andere, oder ermitteln Sie die Ursachen für Nacharbeit bei der Erstellung von HR-Profilen. Visualisieren Sie, an welchen Stellen Aufgaben ins Stocken geraten, und verbessern Sie so die funktionsübergreifenden Übergaben zwischen HR, IT und Führungskräften. Durch die Analyse der Aktivitätsdauer können Sie außerdem realistische Service-Level-Vereinbarungen für Aufgaben wie die Einrichtung des Arbeitsplatzes und die Geräteauslieferung festlegen und deren Einhaltung überwachen. Diese umfassende Sicht hilft Unternehmen, die Durchlaufzeit des Onboardings zu verkürzen, indem sie Aktivitäten vereinfachen, unnötige Schritte beseitigen und geeignete Abläufe automatisieren. Gleichzeitig bleibt die Erfahrung konsistent und Compliance-konform.

Messbare Ergebnisse eines verbesserten Onboardings

Mit Process Mining lässt sich das Onboarding in Oracle HCM gezielt verbessern und der Nutzen messbar machen. Sie können die gesamte Onboarding-Durchlaufzeit deutlich verkürzen, sodass neue Mitarbeitende schneller produktiv werden. Das trägt unmittelbar zu höherer Zufriedenheit und stärkerer Mitarbeiterbindung bei, denn ein reibungsloser Einstieg prägt die gesamte weitere Beschäftigungszeit positiv. Effizientere Abläufe senken zudem die Betriebskosten in den HR- und IT-Abteilungen, da weniger manuelle Arbeit und Nacharbeit anfallen. Auch die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften lässt sich verbessern. So sinkt das Risiko, dass Schritte übersehen oder Pflichtaktivitäten verspätet erledigt werden. Datenbasierte Erkenntnisse unterstützen Sie dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen, Ressourcen gezielt einzusetzen und neue Mitarbeitende in Ihrer Oracle-HCM-Umgebung überzeugend willkommen zu heißen.

Ihr Weg zur Prozessverbesserung

Wenn Sie die Abläufe beim Onboarding Ihrer Mitarbeitenden verstehen, legen Sie den Grundstein für operative Exzellenz. Mit Process Mining sehen Sie, wie der Prozess im Oracle HCM Onboarding tatsächlich abläuft, und erkennen konkrete Optimierungsmöglichkeiten. Die gewonnenen Erkenntnisse helfen Ihnen, Herausforderungen frühzeitig anzugehen, die Zufriedenheit neuer Mitarbeitender zu steigern und ein effizienteres, Compliance-konformes Onboarding aufzubauen. Beginnen Sie jetzt damit, das Onboarding Ihrer Mitarbeitenden besser zu koordinieren und wirksamer zu gestalten. So verändern Sie, wie Sie neue Talente willkommen heißen und in Ihr Unternehmen integrieren.

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Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Verzögerungen bei der Bereitstellung von IT-Zugängen, der Geräteauslieferung oder der Einrichtung des Arbeitsplatzes führen dazu, dass neue Mitarbeitende oft ohne die nötigen Arbeitsmittel starten. Das beeinträchtigt ihre Produktivität von Anfang an und sorgt für Frustration. Auch der erste Eindruck und die Möglichkeit, sich vom ersten Tag an einzubringen, leiden darunter. ProcessMind analysiert Event Logs aus Oracle HCM Onboarding und ermittelt genau, welche Aktivitäten die Verzögerungen verursachen, etwa zwischen „IT-Konto-Bereitstellung gestartet“ und „Geräte ausgeliefert“. Die tatsächlichen Durchlaufzeiten und ihre Abweichungen werden visualisiert. So können Unternehmen diese kritischen Schritte verbessern und sicherstellen, dass neue Mitarbeitende arbeitsbereit sind.

Der Onboarding-Ablauf unterscheidet sich häufig deutlich zwischen Fachabteilungen und Führungskräften. Dadurch erleben neue Mitarbeitende einen uneinheitlichen und ungleichen Einstieg. Das kann sich negativ auf ihr Engagement, ihre Zufriedenheit und ihre langfristige Bindung an das Unternehmen auswirken. ProcessMind deckt alle tatsächlichen Varianten des Onboardings von Mitarbeitenden in Oracle HCM Onboarding auf und zeigt, wo die Abläufe vom vorgesehenen Weg abweichen. Durch die Analyse typischer Abläufe und Abweichungen werden Unterschiede sichtbar. Datenbasierte Erkenntnisse helfen Ihnen, bewährte Onboarding-Abläufe zu vereinheitlichen.

Unterlagen vor Arbeitsbeginn und interne Freigaben bleiben häufig liegen. Das verlängert den Onboarding-Prozess und verzögert den offiziellen Arbeitsbeginn. Solche Verzögerungen beeinträchtigen die Erfahrung der Bewerbenden und können die Arbeit der HR-Teams erschweren. ProcessMind bildet den gesamten Onboarding-Ablauf ab, von „Unterlagen vor Arbeitsbeginn versendet“ über „Unterlagen vor Arbeitsbeginn vollständig“ bis zu den anschließenden Freigaben. Die Analyse zeigt, welche Aktivitäten oder Entscheidungspunkte Engpässe verursachen. So können Teams diese kritischen Schritte in Oracle HCM Onboarding gezielt verbessern.

Wichtige Pflichtschulungen oder Compliance-Unterlagen werden häufig übersehen oder verspätet abgeschlossen. Dadurch drohen rechtliche Risiken und Beanstandungen bei Audits. Unvollständige Compliance-Schritte können zu erheblichen Strafen und Betriebsstörungen führen. ProcessMind verfolgt in Oracle HCM Onboarding den Abschluss wichtiger Aktivitäten wie „Pflichtschulung zugewiesen“ und „Pflichtschulung abgeschlossen“ sowie die „Compliance-Frist“. Die Analyse zeigt genau, welche neuen Mitarbeitenden oder Fachabteilungen die Anforderungen nicht erfüllen. So können Sie frühzeitig eingreifen und Risiken mindern.

Neue Mitarbeitende brauchen länger als erwartet, um vollständig im Team anzukommen und produktiv mitzuarbeiten. Diese verlängerte Einarbeitungszeit kostet das Unternehmen Leistung und verzögert Projekte. Das beeinträchtigt die betriebliche Effizienz insgesamt. ProcessMind analysiert den gesamten Onboarding-Prozess bis hin zu Aktivitäten wie „30-Tage-Gespräch durchgeführt“ und setzt die Effizienz des Onboardings mit der Zeit bis zur vollen Produktivität neuer Mitarbeitender in Beziehung. So werden Prozessschritte sichtbar, die die Integration unnötig verlängern und in Oracle HCM Onboarding verbessert werden können.

HR-Teams und Führungskräften fehlt häufig ein klarer Überblick in Echtzeit darüber, wo sich die einzelnen neuen Mitarbeitenden im Onboarding-Prozess befinden. Ohne diese Transparenz lassen sich Probleme nur schwer frühzeitig angehen, Erwartungen steuern und Abläufe koordinieren. Stattdessen werden Probleme oft erst gelöst, wenn sie bereits aufgetreten sind. ProcessMind visualisiert den gesamten Onboarding-Ablauf und stellt jeden Schritt in Oracle HCM Onboarding interaktiv und datenbasiert dar. So erhalten alle Beteiligten einen vollständigen Überblick, können den Fortschritt verfolgen, Abweichungen erkennen und fundierte Entscheidungen treffen.

HR-Teams wenden während des Onboardings viel Zeit für wiederkehrende Aufgaben, Dateneingaben und Fehlerkorrekturen auf. Das bindet wertvolle Ressourcen und erhöht zugleich das Risiko menschlicher Fehler und längerer Durchlaufzeiten. ProcessMind identifiziert überflüssige Schritte, unnötige manuelle Eingriffe und häufige Nacharbeitsschleifen im Onboarding-Prozess von Oracle HCM Onboarding. Die Abbildung der tatsächlichen Abläufe zeigt, wo sich Aufgaben automatisieren und Prozesse vereinfachen lassen. Das entlastet die HR-Mitarbeitenden.

Onboarding-Koordinatoren und andere Mitarbeitende im Support sind möglicherweise überlastet oder nicht ausgelastet. Dadurch entstehen in manchen Bereichen Engpässe, während in anderen Leerlauf herrscht. Eine ungünstige Ressourcenverteilung kann Verzögerungen und höhere Betriebskosten verursachen und die Arbeitszufriedenheit beeinträchtigen. ProcessMind analysiert die Arbeitslast verschiedener Rollen und Fachabteilungen, die am Onboarding beteiligt sind. Dabei werden Attribute wie „Onboarding-Koordinator“ und „Fachabteilung“ berücksichtigt. So wird sichtbar, wo Ressourcen in Oracle HCM Onboarding gebunden oder nicht ausreichend ausgelastet sind. Das erleichtert eine bessere Planung und Verteilung.

Ein unkoordinierter, verzögerter oder unübersichtlicher Onboarding-Ablauf kann die Zufriedenheit neuer Mitarbeitender deutlich senken und ihre Bindung an das Unternehmen erschweren. Ein schlechter Einstieg führt häufig zu früher Fluktuation und schadet dem Arbeitgeberimage. ProcessMind misst die Zufriedenheit nicht direkt, liefert aber Daten zur Effizienz, Konsistenz und Compliance des Onboardings. Wenn Sie diese wichtigen Faktoren in Oracle HCM Onboarding verbessern, gehen Sie indirekt die Ursachen für Unzufriedenheit an und verbessern die Erfahrung neuer Mitarbeitender insgesamt.

Ineffiziente Abläufe und lange Durchlaufzeiten beim Onboarding erhöhen die Kosten pro Einstellung und belasten das Budget für die Personalgewinnung. Versteckte Kosten entstehen durch unproduktive Zeit, Nacharbeit und eine verzögerte Integration. ProcessMind ermittelt den Zeit- und Ressourceneinsatz für jeden Schritt des Onboardings. Wenn Sie Ineffizienzen, Verzögerungen und Nacharbeitsschleifen in Oracle HCM Onboarding erkennen und beseitigen, können Sie die Betriebskosten für die Integration neuer Talente direkt senken.

Neue Mitarbeitende werden häufig verspätet offiziell ihrem Team oder wichtigen Ansprechpersonen vorgestellt. Das kann zu Isolation führen, die Integration in die Teamarbeit verlangsamen und die Zusammenarbeit erschweren. Auch das Engagement zu Beginn der Beschäftigung leidet darunter. ProcessMind verfolgt die Reihenfolge und den Zeitpunkt von Aktivitäten wie „Teamvorstellung abgeschlossen“ im Verhältnis zum „Offiziellen Arbeitsbeginn“. So erkennen Sie, wenn dieser wichtige Integrationsschritt im Onboarding-Prozess von Oracle HCM Onboarding verspätet erfolgt oder ausbleibt. Führungskräfte können dann rechtzeitig für die Vorstellung im Team sorgen.

Fehler bei der Erstellung des ersten HR-Profils können Folgeprobleme bei der Gehaltsabrechnung, der Anmeldung zu Zusatzleistungen und dem Systemzugriff verursachen. Manuelle Korrekturen und Nacharbeit werden nötig. Das beeinträchtigt die Datenintegrität und kann sowohl neue Mitarbeitende als auch HR-Teams frustrieren. ProcessMind zeigt Abweichungen und Nacharbeit auf, die im Onboarding-Prozess auf „HR-Profil erstellt“ folgen. Durch die Analyse nachfolgender Aktivitäten werden Muster sichtbar, die auf Probleme mit der Datenqualität in Oracle HCM Onboarding hindeuten. So können Sie vollständige und korrekte Profile sicherstellen.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie den Erfolg erkennen

Ziel ist es, die Zeit zwischen dem Arbeitsbeginn und dem vollen Beitrag neuer Mitarbeitender zum Team deutlich zu verkürzen. Das wirkt sich direkt auf Projekttermine und die Leistung des Unternehmens insgesamt aus. Verzögerungen in dieser Phase führen zu verpassten Chancen und höheren Betriebskosten. ProcessMind analysiert den gesamten Onboarding-Ablauf in Oracle HCM Onboarding und identifiziert Varianten und Engpässe, die die Integration neuer Mitarbeitender verlängern. Die Visualisierung kritischer Abläufe und Aktivitätsdauer zeigt genau, an welchen Stellen es zu Verzögerungen kommt. So können Sie gezielt eingreifen und die Zeit bis zur vollen Produktivität um 15-20 % verkürzen.

Wenn neue Mitarbeitende weniger lange auf erforderliche Freigaben warten müssen, etwa für IT-Zugänge, Geräte oder Systemkonten, verkürzt sich der gesamte Onboarding-Prozess. So stehen ihnen die benötigten Arbeitsmittel vom ersten Tag an zur Verfügung. Das beugt Frustration und Produktivitätsverlusten zu Beginn vor. ProcessMind bildet alle Freigabeschritte im Onboarding-Prozess ab. Die Analyse zeigt, wo Verzögerungen auftreten, wer Freigaben aufhält und ob unnötige Schritte oder Compliance-Lücken bestehen. So können Sie Freigabewege in Oracle HCM Onboarding verbessern, die Durchlaufzeiten für Freigaben möglicherweise um 30 % verkürzen und manuelle Nachfragen reduzieren.

Alle vorgeschriebenen Prüfungen vor Arbeitsbeginn, Bestätigungen von Richtlinien und wichtigen Schulungen rechtzeitig abzuschließen, ist entscheidend, um rechtliche Risiken zu mindern und regulatorische Standards einzuhalten. Verstöße können zu erheblichen Strafen und Reputationsschäden führen. ProcessMind verschafft Ihnen einen klaren Überblick über Compliance-Aktivitäten im Onboarding und zeigt fehlende Schritte sowie überfällige Aufgaben. Abweichungen vom Compliance-konformen Ablauf in Oracle HCM Onboarding werden sichtbar. So können Unternehmen Standardarbeitsanweisungen durchsetzen und die vollständige Einhaltung wichtiger HR-Richtlinien erreichen.

Ein reibungsloser und einladender Onboarding-Ablauf stärkt die Motivation, das Engagement und die Bindung neuer Mitarbeitender. Unzufriedenheit zu Beginn kann zu früher Fluktuation führen, die Kosten für die Personalgewinnung erhöhen und die Teamarbeit beeinträchtigen. ProcessMind deckt Unstimmigkeiten und Reibungspunkte im Onboarding auf, indem Prozessvarianten und Feedback-Daten analysiert werden, etwa zu verspäteten Geräteauslieferungen oder Teamvorstellungen. Wenn Sie diese wichtigen Kontaktpunkte in Oracle HCM Onboarding verbessern, schaffen Sie eine durchgehend positive Erfahrung. Die Zufriedenheit neuer Mitarbeitender kann dadurch um 10-15 % steigen.

Weniger wiederkehrende manuelle Aufgaben entlasten HR-Teams und schaffen Zeit für strategische Vorhaben statt Verwaltungsarbeit. Gleichzeitig sinkt das Risiko menschlicher Fehler bei wichtigen Onboarding-Aktivitäten. ProcessMind ermittelt, welche Aktivitäten in Oracle HCM Onboarding häufig wiederholt werden, übermäßig viele manuelle Eingriffe erfordern oder umfangreiche manuelle Datenübertragungen beinhalten. Diese Ineffizienzen zeigen, wo sich Automatisierung lohnt. So lässt sich der manuelle Aufwand in HR möglicherweise um 25 % senken und die Datenqualität verbessern.

Ein einheitlicher Onboarding-Ablauf über verschiedene Fachabteilungen und Rollen hinweg sorgt für Fairness und Klarheit und unterstützt die Einhaltung bewährter Unternehmensstandards. Uneinheitliche Prozesse können Verwirrung und Verzögerungen verursachen und neuen Mitarbeitenden einen unkoordinierten Empfang bereiten. ProcessMind erkennt alle Varianten des Onboarding-Prozesses in Oracle HCM Onboarding und zeigt, wo die Abläufe vom vorgesehenen Weg abweichen. Diese Transparenz hilft Unternehmen, einen einheitlichen Prozess festzulegen, umzusetzen und zu überwachen. So erhalten alle neuen Mitarbeitenden eine gleichbleibend hochwertige Einführung in das Unternehmen.

Ein umfassender Überblick über den gesamten Onboarding-Ablauf, von der Annahme des Angebots bis zur vollständigen Integration, ist entscheidend für vorausschauendes Management und eine wirksame Problemlösung. Ohne Transparenz müssen Unternehmen häufig erst reagieren, wenn Probleme bereits aufgetreten sind, und verpassen Verbesserungsmöglichkeiten. ProcessMind erstellt eine visuelle Darstellung des gesamten Onboarding-Prozesses in Oracle HCM Onboarding und zeigt die tatsächlichen Abläufe für alle neuen Mitarbeitenden. Das schafft Transparenz über Aufgabenstatus, Engpässe und die Prozessleistung insgesamt. So können Sie den Fortschritt in Echtzeit verfolgen und datenbasierte Entscheidungen treffen.

Wenn HR-Mitarbeitende, IT-Support und weitere am Onboarding beteiligte Ressourcen effizient eingesetzt werden, sind Teams weder überlastet noch unterausgelastet. Das steigert die betriebliche Effizienz, verringert Leerlauf und senkt Kosten. ProcessMind analysiert die Ressourcenauslastung in den verschiedenen Phasen und Aktivitäten des Onboarding-Prozesses in Oracle HCM Onboarding. So wird sichtbar, wo Ressourcen Engpässe verursachen oder nicht ausreichend ausgelastet sind. Diese datenbasierten Erkenntnisse helfen, die Arbeitslast besser zu verteilen und die Personalbesetzung für einen reibungsloseren Prozessablauf anzupassen.

Weniger Ausgaben für die Einstellung neuer Mitarbeitender, darunter Verwaltungskosten, HR-Aufwand und Verzögerungen, wirken sich direkt auf das Unternehmensergebnis aus. Hohe Kosten pro Einstellung schränken die Rentabilität und den finanziellen Spielraum ein. ProcessMind identifiziert Ineffizienzen, Nacharbeitsschleifen und unnötige Schritte im Onboarding-Prozess von Oracle HCM Onboarding, die die Kosten erhöhen. Wenn Sie diese Abläufe vereinfachen und Automatisierung fördern, können Sie die Betriebskosten pro Einstellung messbar senken, möglicherweise um 10-20 %.

Wenn neue Mitarbeitende zeitnah und gezielt ihrem Team und wichtigen Ansprechpersonen vorgestellt werden, stärkt das ihr Zugehörigkeitsgefühl und erleichtert die Zusammenarbeit. Verzögerungen können dazu führen, dass sie sich isoliert fühlen und langsamer in ihre Rolle finden. ProcessMind verfolgt Zeitpunkt und Reihenfolge von Teamvorstellungen und zugehörigen Aufgaben im Onboarding-Ablauf von Oracle HCM Onboarding. So werden Lücken und Verzögerungen bei wichtigen Integrationsschritten sichtbar. Sie können den Prozess entsprechend anpassen, damit neue Mitarbeitende schneller und reibungsloser im Team ankommen.

Korrekte und vollständige HR-Profildaten sind eine wichtige Grundlage für die Gehaltsabrechnung, Zusatzleistungen, Compliance und die Personalverwaltung insgesamt. Fehler können erheblichen Verwaltungsaufwand, finanzielle Abweichungen und Compliance-Probleme verursachen. ProcessMind zeigt Prozessschritte auf, bei denen Daten in Oracle HCM Onboarding häufig erneut eingegeben oder manuell übertragen werden. Diese Schritte sind typische Fehlerquellen. Die Analyse dieser Risikobereiche unterstützt Sie dabei, die Datenerfassung und -validierung zu automatisieren, Fehler bei der Eingabe von HR-Profildaten deutlich zu verringern und die Datenintegrität zu verbessern.

Der Verbesserungsprozess in 6 Schritten für das Onboarding von Mitarbeitenden

1

Onboarding-Template herunterladen
2

Oracle-HCM-Daten exportieren
3

Onboarding-Daten hochladen
4

Onboarding-Prozess analysieren
5

Änderungen am Onboarding umsetzen
6

Fortschritt beim Onboarding überwachen
1

Onboarding-Template herunterladen

Was zu tun ist

Laden Sie das speziell für das Onboarding von Mitarbeitenden entwickelte Excel-Template herunter. Es enthält die passende Struktur für Ihre Oracle-HCM-Onboarding-Daten.

Leitfaden zum Datentemplate anzeigen Template herunterladen
Warum das wichtig ist

Mit der richtigen Datenstruktur wird die Analyse präziser und effizienter. Sie bildet die Grundlage, um wichtige Engpässe und Compliance-Lücken zu erkennen.

Erwartetes Ergebnis

Ein Excel-Template mit vordefinierten Spalten für Ihre Prozessdaten aus Oracle HCM Onboarding.

DAS ERWARTET SIE

Engpässe beim Onboarding aufdecken und die Effizienz steigern

ProcessMind zeigt den tatsächlichen Ablauf des Onboardings neuer Mitarbeitender und visualisiert jeden Schritt in Ihrem Oracle-HCM-Prozess. Gewinnen Sie konkrete Erkenntnisse, um Verzögerungen abzubauen und die Zufriedenheit zu erhöhen.
  • Tatsächliche Onboarding-Abläufe in Oracle HCM visualisieren
  • Verzögerungen und Compliance-Lücken genau lokalisieren
  • Abläufe für neue Mitarbeitende effizienter gestalten
  • Zufriedenheit und Einarbeitungsgeschwindigkeit neuer Mitarbeitender verbessern
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Exzellentes Onboarding von Mitarbeitenden

Diese Ergebnisse zeigen, wie Unternehmen Prozessintelligenz einsetzen, um das Onboarding von Mitarbeitenden effizienter zu gestalten. Neue Mitarbeitende profitieren von einem schnelleren, regelkonformen und ansprechenden Einstieg. Wer Engpässe im Onboarding-Prozess von Oracle HCM erkennt und beseitigt, kann die betriebliche Effizienz steigern und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden verbessern.

0 % faster
Kürzere Onboarding-Durchlaufzeit

Durchschnittliche Verkürzung der Gesamtdurchlaufzeit

Wenn Unternehmen Engpässe zwischen der Angebotsannahme und dem Check-in nach 30 Tagen erkennen und beseitigen, können sie die gesamte Onboarding-Dauer deutlich verkürzen. Neue Mitarbeitende werden dadurch schneller produktiv, und die betrieblichen Abläufe werden effizienter.
0 % higher
Mehr Compliance

Höhere Quote fristgerecht erledigter Pflichtaufgaben

Process Mining macht Verzögerungen bei wichtigen Compliance-Aufgaben wie Schulungen und dem Ausfüllen von Unterlagen sichtbar. So können Unternehmen frühzeitig eingreifen, gesetzliche Vorgaben einhalten und Compliance-Risiken senken. Das stärkt zugleich die Governance.
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Weniger Nacharbeit in der Personalabteilung

Weniger Fehler bei der Eingabe von Profildaten

Wer die Ursachen für Nacharbeit beim Anlegen von HR-Profilen ermittelt, kann doppelte Aufgaben und Eingabefehler vermeiden. Das entlastet die Personalabteilung, senkt die Betriebskosten und erspart neuen Mitarbeitenden unnötigen Frust.
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Zufriedenere neue Mitarbeitende

Höhere Werte bei der Einsatzbereitschaft am ersten Arbeitstag

Wenn neue Mitarbeitende vor ihrem ersten Arbeitstag die nötige Ausstattung und einen vorbereiteten Arbeitsplatz vorfinden, verbessert das ihren Einstieg deutlich und steigert ihre Zufriedenheit. Das kann die Mitarbeiterbindung stärken und die Integration ins Team beschleunigen.
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Schnellere Bereitstellung der Ausstattung

Kürzere Wartezeiten auf die benötigte Ausstattung

Ein optimierter Bestell- und Lieferprozess sorgt dafür, dass neue Mitarbeitende ihre benötigte Ausstattung schneller erhalten und ohne Verzögerung produktiv werden können. So können sie vom ersten Arbeitstag an zum Team beitragen.

Die Ergebnisse hängen von der Prozesskomplexität, der Datenqualität und den jeweiligen Rahmenbedingungen im Unternehmen ab. Die Zahlen zeigen typische Verbesserungen, die bei Implementierungen von Process Mining für das Onboarding von Mitarbeitenden beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und ergänzen Sie weitere Daten nach Bedarf.
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Die eindeutige Kennung, die alle Ereignisse und Aktivitäten im Onboarding-Ablauf einer einzelnen neuen Mitarbeiterin oder eines einzelnen neuen Mitarbeiters zusammenfasst.

Warum das wichtig ist

Diese zentrale Kennung verknüpft alle zusammengehörigen Onboarding-Aktivitäten. Dadurch lässt sich der gesamte Prozessablauf für jede neue Mitarbeiterin und jeden neuen Mitarbeiter analysieren.

Der Name eines bestimmten Ereignisses oder einer Aufgabe im Onboarding-Prozess.

Warum das wichtig ist

Dieses Attribut legt die Prozessschritte fest und ermöglicht es, den Onboarding-Workflow, Engpässe und Abweichungen zu visualisieren und zu analysieren.

Der Timestamp, der angibt, wann eine bestimmte Onboarding-Aktivität oder ein Ereignis stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Dieser Timestamp ist entscheidend, um Ereignisse zu ordnen, Zeitspannen zu berechnen und die Prozessleistung anhand zeitbezogener Zielwerte zu messen.

Der Timestamp, an dem eine Aktivität mit messbarer Dauer abgeschlossen wurde.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die genaue Berechnung der Bearbeitungszeiten von Aktivitäten. Das ist entscheidend, um Engpässe und Ineffizienzen im Prozess präzise zu erkennen.

Die Benutzer-ID oder der Name der Person oder des Systems, die beziehungsweise das die Onboarding-Aktivität ausgeführt hat.

Warum das wichtig ist

Gibt an, wer die jeweilige Aktivität ausgeführt hat. So lassen sich Arbeitsbelastung, Ressourcenleistung und Automatisierungsgrad im Prozess analysieren.

Die Abteilung oder Organisationseinheit, der die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter angehört.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht es, Onboarding-Daten aufzuschlüsseln und die Prozesseffizienz sowie das Onboarding-Erlebnis in verschiedenen Bereichen der Organisation zu vergleichen.

Die offizielle Stellenbezeichnung der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters.

Warum das wichtig ist

Gibt Aufschluss über die Rolle der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters. So lässt sich analysieren, ob sich das Onboarding je nach Funktion oder Hierarchieebene unterscheidet.

Der offizielle erste Arbeitstag des neuen Mitarbeitenden.

Warum das wichtig ist

Das Datum ist ein wichtiger Meilenstein, um die Effizienz der Vorbereitungen vor Beschäftigungsbeginn zu messen und zu beurteilen, ob der neue Mitarbeitende für einen erfolgreichen ersten Arbeitstag gerüstet ist.

Der Termin, bis zu dem verpflichtende Schulungen oder Compliance-Aufgaben abgeschlossen sein müssen.

Warum das wichtig ist

Dieses Datum ist wichtig, um die Compliance zu überwachen, die fristgerechte Erledigung verpflichtender Aufgaben zu messen und Unternehmensrisiken zu begrenzen.

Name oder ID der Führungskraft des neuen Mitarbeitenden.

Warum das wichtig ist

Damit lässt sich die Beteiligung und Wirksamkeit der einstellenden Führungskräfte im Onboarding-Prozess analysieren, die sich unmittelbar auf die Erfahrung neuer Mitarbeitender auswirkt.

Aktivitäten

Prozessschritte, die Sie verfolgen und optimieren sollten

Diese Aktivität markiert den offiziellen Beginn des Onboardings: Die Bewerberin oder der Bewerber nimmt das Stellenangebot verbindlich an. Erfasst wird dies in der Regel, wenn der Status der Bewerbung im Recruiting- oder Onboarding-Modul von Oracle auf „Angebot angenommen“ oder einen vergleichbaren Status gesetzt wird.

Warum das wichtig ist

Dies ist der entscheidende Startpunkt für jeden Onboarding-Case. Die Zeitspanne von diesem Ereignis bis zu anderen Ereignissen zeigt die gesamte Dauer des Preboardings und des Onboardings.

Dieses Ereignis markiert den Abschluss der Hintergrundüberprüfung. Es wird üblicherweise erfasst, wenn die entsprechende Onboarding-Aufgabe manuell oder über eine automatisierte Integration als abgeschlossen markiert wird.

Warum das wichtig ist

Mit dieser Aktivität können die nächsten Schritte beginnen. Sie ist ein wichtiger Meilenstein für die Einhaltung von Compliance-Anforderungen. Die Dauer zwischen Start und Abschluss ist eine zentrale Kennzahl.

Dieses Ereignis bezeichnet den Zeitpunkt, an dem die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter alle erforderlichen Unterlagen vor Arbeitsbeginn ausgefüllt und eingereicht hat. Es wird erfasst, wenn die entsprechenden Dokumentenaufgaben im Onboarding-Ablauf als abgeschlossen markiert werden.

Warum das wichtig ist

Damit sind die Compliance-Anforderungen erfüllt und die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter ist für den Arbeitsbeginn vorbereitet. Die Zeit zwischen Versand und Abschluss macht Engpässe bei der Rückmeldung oder bei der Benutzerfreundlichkeit des Systems sichtbar.

Diese Aktivität markiert die Anlage des offiziellen Mitarbeiterdatensatzes im zentralen HR-System. Damit wird die Bewerberin oder der Bewerber als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter geführt. Oracle HCM protokolliert dieses grundlegende Ereignis, wenn ein neuer Personendatensatz angelegt wird.

Warum das wichtig ist

Ein rechtzeitig angelegtes HR-Profil ist wichtig, damit nachfolgende Aufgaben wie die IT-Bereitstellung und die Einrichtung der Gehaltsabrechnung beginnen können. Verzögerungen an dieser Stelle wirken sich negativ auf den gesamten Prozess aus.

Dieses Ereignis markiert den erfolgreichen Abschluss eines zugewiesenen Pflichtschulungsmoduls durch eine neue Mitarbeiterin oder einen neuen Mitarbeiter. Oracle Learning Cloud erfasst es automatisch, sobald der Kurs abgeschlossen ist.

Warum das wichtig ist

Das ist wichtig für Compliance und Audits. Wenn Sie den Timestamp dieses Ereignisses mit den Fälligkeitsterminen vergleichen, können Sie die fristgerechte Abschlussquote überwachen.

Dieses Ereignis markiert den Abschluss des ersten offiziellen Check-ins zwischen der neuen Mitarbeiterin oder dem neuen Mitarbeiter und der Führungskraft, üblicherweise nach 30 Tagen. Es wird erfasst, wenn die Führungskraft die entsprechende Aufgabe im Onboarding-Ablauf abschließt.

Warum das wichtig ist

Dieser Meilenstein markiert das Ende der ersten Integrationsphase. Häufig dient er als Endpunkt, um die gesamte Onboarding-Durchlaufzeit und die Wirksamkeit des Prozesses zu messen.

Häufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen

Process Mining analysiert Event Logs aus Ihrem Oracle-HCM-Onboarding-System und visualisiert die tatsächliche Reihenfolge von Aufgaben und Aktivitäten. So wird sichtbar, wie Ihr Onboarding-Prozess wirklich abläuft. Ineffizienzen, Engpässe und Compliance-Abweichungen, die sonst möglicherweise unbemerkt bleiben, treten zutage. Diese objektive Sicht zeigt, wo und warum Verzögerungen auftreten und wie sie sich auf die Erfahrung und Produktivität neuer Mitarbeitender auswirken.

Für Process Mining benötigen Sie vor allem Event-Log-Daten aus Oracle HCM Onboarding. Dazu gehören eine Case-ID, in diesem Zusammenhang der „Onboarding-Fall“, die Aktivitätsnamen der einzelnen Schritte und genaue Timestamps für Beginn und Abschluss jeder Aktivität. Weitere relevante Attribute, etwa die zuständige HR-Person oder die Fachabteilung neuer Mitarbeitender, können die Analyse ergänzen.

Nach der ersten Datenextraktion und Einrichtung, die je nach Komplexität der Daten meist einige Wochen dauert, können schnell umsetzbare Erkenntnisse vorliegen. Viele Unternehmen erkennen bereits wenige Tage nach dem Laden ihrer Daten erste Engpässe und Optimierungsmöglichkeiten. Die kontinuierliche Überwachung liefert anschließend weitere Erkenntnisse für nachhaltige Verbesserungen.

Process Mining visualisiert alle Abläufe neuer Mitarbeitender. So werden Verzögerungen sofort sichtbar und ihre konkreten Auswirkungen auf den Gesamtprozess deutlich. Prozessvarianten und nicht standardisierte Schritte zeigen, warum der Onboarding-Ablauf für manche Mitarbeitende anders verläuft. Wenn Sie die Ursachen ermitteln, können Sie gezielte Änderungen umsetzen, Workflows vereinfachen und den Ablauf vereinheitlichen.

Process Mining arbeitet in der Regel mit historischen Event-Log-Daten, die aus Oracle HCM Onboarding extrahiert werden, und nicht mit einer direkten Echtzeitintegration. Anschließend werden die Daten zur Analyse in ein spezialisiertes Process-Mining-Tool geladen. Auch ohne Live-Integration können Standard-Konnektoren und APIs die Datenextraktion erleichtern.

Sie können deutliche Verbesserungen erzielen, etwa neue Mitarbeitende durch optimierte erste Schritte schneller produktiv machen und den manuellen Aufwand in HR verringern. Process Mining hilft dabei, das Onboarding zu vereinheitlichen, die Zufriedenheit neuer Mitarbeitender zu steigern und Compliance konsequenter einzuhalten. So lassen sich letztlich die Betriebskosten pro neuer Einstellung senken und die Effizienz insgesamt verbessern.

Ja. Der Schutz Ihrer Daten hat höchste Priorität. Seriöse Process-Mining-Lösungen setzen zuverlässige Sicherheitsmaßnahmen ein, darunter die Verschlüsselung von Daten bei der Übertragung und Speicherung. Häufig können Sie Daten vor der Analyse anonymisieren oder pseudonymisieren, um Datenschutzvorschriften wie die DSGVO einzuhalten.

Für die erste Extraktion und Transformation von Daten aus Oracle HCM sind häufig technische Kenntnisse erforderlich. Sobald die Daten aufbereitet sind, können Business-Analysten und HR-Fachkräfte moderne Process-Mining-Tools einsetzen. Dank ihrer oft intuitiven Benutzeroberflächen lassen sich die Ergebnisse damit gut auswerten. Viele Anbieter unterstützen Teams außerdem mit Schulungen und beim Einstieg.

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Erreichen Sie eine Compliance-Quote von 95 % und sorgen Sie vom ersten Tag an für ein reibungsloses Onboarding neuer Mitarbeitender.

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