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Verbessern Sie Ihr Employee Onboarding

Ihr Leitfaden in sechs Schritten zur Optimierung des Employee Onboardings in Oracle HCM
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Optimieren Sie das Mitarbeitenden-Onboarding in Oracle HCM

Unsere Plattform macht verborgene Verzögerungen und Compliance-Risiken in Ihrem Onboarding-Prozess sichtbar. Ermitteln Sie präzise Engpässe und ineffiziente Aktivitäten, die sich auf die Zufriedenheit neuer Mitarbeitender auswirken. Straffen Sie Ihre Workflows und schaffen Sie für jedes neue Teammitglied eine reibungslose, positive Erfahrung.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und bewältigen Sie häufige Herausforderungen, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem sechsstufigen Verbesserungsplan und nutzen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Detaillierte Beschreibung anzeigen

Warum die Optimierung des Onboardings von Mitarbeitenden wichtig ist

Das Onboarding von Mitarbeitenden ist ein mehrstufiger Prozess, der den Erfolg, die Produktivität und die Bindung neuer Mitarbeitender maßgeblich beeinflusst. Selbst bei leistungsfähigen Systemen wie Oracle Fusion Cloud HCM Onboarding können durch Übergaben zwischen verschiedenen Abteilungen, unterschiedliche Compliance-Anforderungen und individuelle Bedürfnisse neuer Mitarbeitender komplexe Abläufe entstehen. Ineffiziente Onboarding-Prozesse führen möglicherweise zu einem späteren Produktivitätsbeginn, höheren Kosten, steigenden Fluktuationsraten und einer negativen Wahrnehmung der Arbeitgebermarke. Um über Annahmen hinauszugehen und die konkreten Ursachen von Verzögerungen, Nacharbeit und Verstößen gegen Vorgaben zu erkennen, müssen Sie den tatsächlichen Ablauf Ihres Onboarding-Prozesses verstehen. Ein datengetriebener Ansatz zur Prozessoptimierung hilft Ihnen, eine konsistente und positive Erfahrung für jedes neue Teammitglied sicherzustellen.

Wie Process Mining das Onboarding in Oracle HCM verändert

Process Mining ermöglicht eine detaillierte Analyse Ihrer Onboarding-Daten in Oracle HCM und verwandelt rohe Event Logs in eine präzise, visuelle Darstellung der tatsächlichen Onboarding-Verläufe. Anders als herkömmliche Methoden, die auf Interviews oder theoretischen Prozessmodellen beruhen, erkennt Process Mining automatisch jede Variante Ihres Onboarding-Prozesses. So werden die realen Wege sichtbar, die neue Mitarbeitende von der Annahme des Angebots bis zur vollständigen Integration durchlaufen. Sie können konkrete Engpässe identifizieren, etwa langwierige Background Checks, Verzögerungen bei der Bereitstellung von IT-Konten oder eine langsame Ausstattungslieferung. Darüber hinaus erkennen Sie Abweichungen von Ihren Standardprozessen und können sicherstellen, dass Pflichtschulungen rechtzeitig zugewiesen und abgeschlossen sowie Compliance-Schritte einheitlich durchgeführt werden. Diese End-to-End-Sicht auf Basis Ihrer Oracle-HCM-Daten schafft Klarheit darüber, wie Sie die Effizienz und Wirksamkeit des Onboardings verbessern.

Zentrale Verbesserungsbereiche für ein effizientes Onboarding

Process Mining für Ihren Onboarding-Prozess in Oracle HCM eröffnet mehrere wichtige Verbesserungsbereiche. Sie können Probleme gezielt angehen, die sich auf die Erfahrung neuer Mitarbeitender und die Betriebskosten auswirken. Ermitteln Sie beispielsweise, warum manche neue Mitarbeitende deutlich längere Durchlaufzeiten bei Unterlagen vor dem Beschäftigungsbeginn haben als andere, oder decken Sie die Ursachen für Nacharbeit bei der Erstellung von HR-Profilen auf. Visualisieren Sie, an welchen Stellen Aufgaben liegen bleiben, und optimieren Sie so die Übergaben zwischen HR, IT und einstellenden Führungskräften. Durch die Analyse von Aktivitätsdauern können Sie außerdem realistische Service-Level-Agreements für Aktivitäten wie die Einrichtung des Arbeitsplatzes und die Lieferung von Ausstattung festlegen und deren Einhaltung überwachen. Diese umfassende Perspektive hilft Organisationen, die Durchlaufzeit des Onboardings zu verkürzen, indem sie Aktivitäten vereinfachen, unnötige Schritte entfernen und geeignete Abläufe automatisieren, während eine konsistente und regelkonforme Erfahrung erhalten bleibt.

Messbare Ergebnisse eines verbesserten Onboardings

Process Mining zur Verbesserung des Onboardings von Mitarbeitenden in Oracle HCM liefert konkrete und messbare Vorteile. Sie können mit einer deutlichen Verkürzung der gesamten Onboarding-Durchlaufzeit rechnen, sodass neue Mitarbeitende schneller produktiv werden. Das trägt unmittelbar zu höherer Zufriedenheit und besseren Bindungsraten bei, denn ein reibungsloses Onboarding schafft eine positive Grundlage für die gesamte Beschäftigungszeit. Eine höhere Prozesseffizienz senkt außerdem die Betriebskosten von HR- und IT-Abteilungen, da manueller Aufwand und Nacharbeit abnehmen. Eine verbesserte Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften ist ein weiterer wichtiger Effekt und reduziert Risiken durch ausgelassene Schritte oder verspätete Pflichtaktivitäten. Letztlich liefern datengetriebene Erkenntnisse die Grundlage für fundierte Entscheidungen, eine bessere Ressourcenverteilung und eine erstklassige Erfahrung neuer Mitarbeitender in Ihrer Oracle-HCM-Umgebung.

Starten Sie Ihre Reise zur Prozessverbesserung

Das Verständnis der Abläufe Ihres Onboarding-Prozesses für Mitarbeitende ist der erste Schritt zu operativer Exzellenz. Mit Process Mining sehen Sie nicht nur, wie Ihr Prozess in Oracle HCM Onboarding tatsächlich abläuft, sondern erkennen auch konkrete Optimierungsmöglichkeiten. Dieser Ansatz liefert die umsetzbaren Erkenntnisse, die Sie benötigen, um Herausforderungen frühzeitig anzugehen, die Zufriedenheit neuer Mitarbeitender zu steigern und ein effizienteres sowie regelkonformes Onboarding-Programm aufzubauen. Starten Sie den Weg zu einem gut integrierten und leistungsfähigen Onboarding-Prozess für Mitarbeitende und verändern Sie damit, wie Sie neue Talente willkommen heißen und integrieren.

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Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Verzögerungen bei der IT-Bereitstellung, der Lieferung von Ausstattung oder der Einrichtung des Arbeitsplatzes führen dazu, dass neue Mitarbeitende häufig ohne die erforderlichen Arbeitsmittel starten. Das beeinträchtigt ihre Produktivität von Beginn an und sorgt für Frustration. Der erste Eindruck sowie die Fähigkeit, ab dem ersten Tag wirksam beizutragen, leiden erheblich darunter. ProcessMind analysiert Event Logs aus Oracle HCM Onboarding, um die konkreten Aktivitäten zu identifizieren, die diese Verzögerungen verursachen, beispielsweise von „IT Account Provisioning Initiated“ bis „Equipment Delivered“. Die Plattform visualisiert tatsächliche Durchlaufzeiten und Abweichungen. So können Unternehmen diese kritischen Prozessschritte gezielt verbessern und sicherstellen, dass neue Mitarbeitende arbeitsbereit starten.

Der Onboarding-Ablauf unterscheidet sich häufig deutlich zwischen Abteilungen oder einstellenden Führungskräften. Dadurch entsteht für neue Mitarbeitende eine uneinheitliche und ungleiche Erfahrung. Diese Unterschiede können Engagement, Zufriedenheit und langfristige Bindung an das Unternehmen beeinträchtigen. ProcessMind macht alle tatsächlichen Prozessvarianten im Employee Onboarding von Oracle HCM Onboarding sichtbar und zeigt, an welchen Stellen der Ablauf vom vorgesehenen Pfad abweicht. Durch die Analyse häufig genutzter Pfade und Abweichungen erkennt die Plattform Inkonsistenzen und liefert datengetriebene Erkenntnisse, um den Onboarding-Ablauf nach Best Practices zu standardisieren.

Unterlagen vor dem Beschäftigungsbeginn und interne Genehmigungen bleiben häufig liegen. Dadurch verlängert sich der Onboarding-Zyklus und der offizielle Starttermin neuer Mitarbeitender verzögert sich. Diese Verzögerungen verschlechtern die Candidate Experience und können die Abläufe in HR-Teams beeinträchtigen. ProcessMind bildet den gesamten Ablauf des Employee Onboarding ab, von „Pre-employment Paperwork Sent“ über „Pre-employment Paperwork Completed“ bis zu den anschließenden Genehmigungen. Die Plattform identifiziert konkrete Aktivitäten oder Entscheidungspunkte, die als Engpässe wirken. So können Teams diese kritischen Schritte in Oracle HCM Onboarding gezielt verbessern.

Wichtige Pflichtschulungen oder Compliance-Dokumentationen werden häufig übersehen oder verspätet abgeschlossen. Dadurch entstehen rechtliche Risiken und die Gefahr von Audit-Feststellungen. Unvollständige Compliance-Schritte können zu erheblichen Sanktionen und betrieblichen Störungen führen. ProcessMind verfolgt den Abschluss wichtiger Aktivitäten wie „Mandatory Training Assigned“ und „Mandatory Training Completed“ zusammen mit dem „Compliance Due Date“ in Oracle HCM Onboarding. Die Plattform zeigt genau, welche neuen Mitarbeitenden oder Abteilungen Compliance-Anforderungen nicht erfüllen. So können Sie frühzeitig eingreifen und Risiken reduzieren.

Neue Mitarbeitende benötigen länger als erwartet, um vollständig integriert zu sein und produktiv im Team mitzuwirken. Diese verlängerte Einarbeitungszeit verursacht Leistungseinbußen und verzögert Projekte. Das beeinträchtigt die Effizienz des gesamten Unternehmens. Durch die Analyse des vollständigen Employee-Onboarding-Prozesses bis zu Aktivitäten wie „30-Day Check-in Performed“ kann ProcessMind die Effizienz des Onboardings mit der Zeit bis zur vollständigen Produktivität neuer Mitarbeitender in Beziehung setzen. Die Plattform identifiziert Prozessschritte, die die Integration unnötig verlängern, und ermöglicht so gezielte Verbesserungen in Oracle HCM Onboarding.

HR und einstellende Führungskräfte haben häufig keinen klaren Überblick in Echtzeit darüber, wo sich einzelne neue Mitarbeitende im Onboarding-Prozess befinden. Diese fehlende Transparenz erschwert es, Probleme frühzeitig zu lösen, Erwartungen zu steuern und die Zusammenarbeit zu koordinieren. Stattdessen reagieren Teams häufig erst, wenn Probleme bereits eingetreten sind. ProcessMind visualisiert den Employee-Onboarding-Ablauf von Anfang bis Ende und stellt eine interaktive, datengetriebene Karte jedes Schritts in Oracle HCM Onboarding bereit. Diese Transparenz gibt allen Beteiligten einen vollständigen Überblick. Sie können den Fortschritt verfolgen, Abweichungen erkennen und fundierte Entscheidungen treffen.

HR-Teams investieren während des Onboardings häufig viel Zeit in wiederkehrende Aufgaben, Dateneingaben und die Korrektur von Fehlern. Das bindet wertvolle Ressourcen, erhöht das Risiko menschlicher Fehler und verlängert die Durchlaufzeiten. ProcessMind identifiziert redundante Schritte, unnötige manuelle Eingriffe und häufige Nachbearbeitungsschleifen im Employee-Onboarding-Prozess von Oracle HCM Onboarding. Durch die Abbildung tatsächlicher Nutzerpfade zeigt die Plattform Möglichkeiten für Automatisierung und Prozessvereinfachung auf und reduziert so die Belastung für HR-Mitarbeitende.

Onboarding-Koordinatoren und andere Support-Mitarbeitende sind möglicherweise überlastet oder werden nicht ausreichend eingesetzt. Dadurch entstehen in einigen Bereichen Engpässe, während andere Ressourcen ungenutzt bleiben. Eine ungünstige Ressourcenverteilung kann Verzögerungen verursachen, Betriebskosten erhöhen und die Mitarbeitermotivation beeinträchtigen. ProcessMind analysiert die Arbeitsverteilung über verschiedene Rollen und Abteilungen hinweg, die am Employee Onboarding beteiligt sind. Dafür werden Attribute wie „Onboarding Coordinator“ und „Department“ ausgewertet. Die Plattform zeigt, wo Ressourcen in Oracle HCM Onboarding gebunden oder nicht ausgelastet sind, und ermöglicht eine bessere Planung und Verteilung.

Ein unübersichtlicher, verzögerter oder verwirrender Onboarding-Ablauf kann die Zufriedenheitswerte neuer Mitarbeitender deutlich senken und die Bindung von Talenten erschweren. Negative Erfahrungen zu Beginn führen häufig zu einer frühen Fluktuation und schädigen die Arbeitgebermarke. ProcessMind misst die Zufriedenheit nicht direkt, stellt jedoch die zugrunde liegenden Daten zu Prozesseffizienz, Konsistenz und Compliance im Employee Onboarding bereit. Durch die Verbesserung dieser kritischen Faktoren in Oracle HCM Onboarding lassen sich die Ursachen für Unzufriedenheit indirekt angehen und die gesamte Erfahrung neuer Mitarbeitender verbessern.

Ineffizienzen und verlängerte Durchlaufzeiten im Onboarding erhöhen die Kosten pro Einstellung und belasten das Budget für die Talentgewinnung. Verdeckte Kosten entstehen durch unproduktive Zeit, Nachbearbeitung und eine verzögerte Integration. ProcessMind hilft, den Zeit- und Ressourcenaufwand für jeden Schritt des Employee-Onboarding-Ablaufs zu quantifizieren. Durch die Identifizierung und Beseitigung von Ineffizienzen, Verzögerungen und Nachbearbeitungsschleifen in Oracle HCM Onboarding trägt die Plattform direkt dazu bei, die Betriebskosten für die Gewinnung neuer Talente zu senken.

Neue Mitarbeitende werden häufig verspätet offiziell ihrem Team oder wichtigen Beteiligten vorgestellt. Das kann zu einem Gefühl der Isolation führen, die Integration in die Teamdynamik verlangsamen und die Zusammenarbeit erschweren. Dadurch wird das Engagement in der Anfangsphase beeinträchtigt. ProcessMind verfolgt die Reihenfolge und den Zeitpunkt von Aktivitäten wie „Team Introduction Completed“ im Verhältnis zum „Official Start Date“. Die Plattform identifiziert Fälle, in denen dieser wichtige Integrationsschritt im Employee-Onboarding-Prozess von Oracle HCM Onboarding verspätet erfolgt oder fehlt. So können Führungskräfte rechtzeitige Vorstellungen sicherstellen.

Fehler bei der Erstellung des ersten HR-Profils können Folgeprobleme bei der Gehaltsabrechnung, der Anmeldung zu Zusatzleistungen und beim Systemzugriff verursachen. Dadurch werden manuelle Korrekturen und Nachbearbeitungen erforderlich. Dies beeinträchtigt die Datenintegrität und kann sowohl neue Mitarbeitende als auch HR-Teams frustrieren. ProcessMind macht Abweichungen oder Nachbearbeitungsaktivitäten sichtbar, die aus „HR Profile Created“ im Employee-Onboarding-Prozess entstehen. Durch die Analyse nachfolgender Aktivitäten erkennt die Plattform Muster, die auf Probleme mit der Datenqualität in Oracle HCM Onboarding hindeuten, und unterstützt so die Erstellung vollständiger und korrekter Profile.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie Erfolg messen

Dieses Ziel besteht darin, den Zeitraum zwischen dem Startdatum neuer Mitarbeitender und ihrer vollständigen Mitarbeit im Team deutlich zu verkürzen. Das wirkt sich direkt auf Projekttermine und die Leistung des gesamten Unternehmens aus. Verzögerungen in dieser Phase führen zu verpassten Chancen und höheren Betriebskosten. ProcessMind analysiert den gesamten Employee-Onboarding-Ablauf in Oracle HCM Onboarding und identifiziert Prozessvarianten sowie Engpässe, die die Integration neuer Mitarbeitender verlängern. Durch die Visualisierung kritischer Pfade und Aktivitätsdauer zeigt ProcessMind genau, an welchen Stellen Verzögerungen entstehen. So können Sie gezielt eingreifen und die Zeit bis zur vollständigen Produktivität um 15 bis 20 % verkürzen.

Eine kürzere Wartezeit auf erforderliche Genehmigungen, etwa für IT-Zugriff, Ausstattung oder Systemkonten, verkürzt den gesamten Onboarding-Zyklus. Neue Mitarbeitende erhalten dadurch ab dem ersten Tag die benötigten Arbeitsmittel. Frustration und Produktivitätsverluste zu Beginn lassen sich vermeiden. ProcessMind bildet alle Genehmigungsschritte im Employee-Onboarding-Prozess ab. Die Plattform zeigt, wo Verzögerungen entstehen, wer Genehmigungen zurückhält und welche Schritte oder Compliance-Lücken unnötig sind. Diese Analyse unterstützt die Optimierung der Genehmigungswege in Oracle HCM Onboarding, kann Genehmigungszyklen um 30 % verkürzen und manuelle Nachfragen reduzieren.

Alle verpflichtenden Prüfungen vor dem Beschäftigungsbeginn, Bestätigungen von Richtlinien und wichtigen Schulungen rechtzeitig abzuschließen, ist entscheidend, um rechtliche Risiken zu reduzieren und regulatorische Standards einzuhalten. Verstöße können zu erheblichen Sanktionen und Reputationsschäden führen. ProcessMind schafft Transparenz über Compliance-relevante Aktivitäten im Employee Onboarding und zeigt fehlende Schritte oder überfällige Aufgaben. Die Plattform identifiziert Abweichungen vom konformen Pfad in Oracle HCM Onboarding. So können Unternehmen Standardprozesse durchsetzen und eine Compliance-Quote von 100 % bei kritischen HR-Richtlinien erreichen.

Ein reibungsloser und wertschätzender Onboarding-Ablauf trägt wesentlich zur Motivation, zum Engagement und zur Bindung neuer Mitarbeitender bei. Unzufriedenheit in der Anfangsphase kann zu früher Fluktuation führen, die Rekrutierungskosten erhöhen und die Teamdynamik beeinträchtigen. ProcessMind macht Inkonsistenzen und Reibungspunkte im Employee-Onboarding-Ablauf sichtbar, indem die Plattform Prozessvarianten und Feedbackdaten analysiert, etwa Verzögerungen bei der Ausstattung oder verspätete Vorstellungen im Team. Durch die Optimierung dieser wichtigen Kontaktpunkte in Oracle HCM Onboarding unterstützt ProcessMind eine konsistent positive Erfahrung und kann die Zufriedenheit neuer Mitarbeitender um 10 bis 15 % steigern.

Wenn HR-Teams weniger wiederkehrende manuelle Aufgaben erledigen müssen, gewinnen sie Zeit für strategische Initiativen statt für administrative Tätigkeiten. Gleichzeitig sinkt die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler bei kritischen Onboarding-Aktivitäten. ProcessMind identifiziert Aktivitäten, die häufig wiederholt werden, übermäßige manuelle Eingriffe erfordern oder umfangreiche manuelle Datenübertragungen in Oracle HCM Onboarding beinhalten. Auf Basis dieser Ineffizienzen unterstützt ProcessMind die Planung von Automatisierungen, kann den manuellen HR-Aufwand um 25 % reduzieren und die Datenqualität verbessern.

Ein einheitlicher Onboarding-Ablauf über verschiedene Abteilungen und Rollen hinweg sorgt für Fairness, Klarheit und die Einhaltung bewährter Unternehmensstandards. Uneinheitliche Prozesse führen dagegen zu Verwirrung, Verzögerungen und einem fragmentierten Einstieg. ProcessMind erkennt alle Varianten im Employee-Onboarding-Prozess, wie er in Oracle HCM Onboarding tatsächlich abläuft, und zeigt Abweichungen vom idealen Pfad. Diese Transparenz ermöglicht es Unternehmen, einen standardisierten Prozess zu definieren, umzusetzen und zu überwachen. So erhalten alle neuen Mitarbeitenden eine gleichbleibend hochwertige Einführung in das Unternehmen.

Ein umfassender Überblick über den gesamten Onboarding-Lebenszyklus, von der Annahme des Angebots bis zur vollständigen Integration, ist für eine vorausschauende Steuerung und Problemlösung entscheidend. Fehlende Transparenz führt zu reaktiven Maßnahmen und ungenutzten Verbesserungsmöglichkeiten. ProcessMind erstellt eine visuelle Karte des gesamten Employee-Onboarding-Prozesses, wie er in Oracle HCM Onboarding ausgeführt wird, und zeigt die tatsächlichen Pfade aller neuen Mitarbeitenden. Dadurch erhalten Sie umfassende Transparenz über Aufgabenstatus, Engpässe und die Gesamtleistung. Echtzeitüberwachung und datengetriebene Entscheidungen werden möglich.

Eine effiziente Verteilung von HR-Mitarbeitenden, IT-Support und weiteren am Onboarding beteiligten Ressourcen stellt sicher, dass Teams weder überlastet noch unzureichend ausgelastet sind. Das steigert die betriebliche Effizienz, reduziert Leerlauf und senkt Kosten. ProcessMind analysiert die Ressourcennutzung in den verschiedenen Phasen und Aktivitäten des Employee-Onboarding-Prozesses in Oracle HCM Onboarding. Die Plattform zeigt, wo Ressourcen Engpässe verursachen oder nicht ausgelastet sind. Diese datengetriebenen Erkenntnisse ermöglichen eine bessere Arbeitsverteilung und eine angemessene Personalbesetzung für einen reibungsloseren Prozessablauf.

Die Kosten für die Aufnahme neuer Mitarbeitender, darunter administrative Aufwände, HR-Zeit und Verzögerungen, wirken sich direkt auf das Unternehmensergebnis aus. Hohe Kosten pro Einstellung schränken Rentabilität und Budgetspielraum ein. ProcessMind identifiziert Ineffizienzen, Nachbearbeitungsschleifen und unnötige Schritte im Employee-Onboarding-Prozess von Oracle HCM Onboarding, die zu höheren Kosten beitragen. Durch die Optimierung dieser Bereiche und den verstärkten Einsatz von Automatisierung unterstützt ProcessMind eine messbare Senkung der gesamten Betriebskosten pro Einstellung, möglicherweise um 10 bis 20 %.

Wenn neue Mitarbeitende schnell und wirksam ihrem Team sowie wichtigen Beteiligten vorgestellt werden, stärkt das ihr Zugehörigkeitsgefühl und beschleunigt die Zusammenarbeit. Verzögerungen in diesem Bereich können zu Isolation führen und die Einarbeitung verlangsamen. ProcessMind verfolgt den Zeitpunkt und die Reihenfolge von Aktivitäten zur Teamvorstellung sowie zugehörigen Aufgaben im Employee-Onboarding-Ablauf von Oracle HCM Onboarding. Die Plattform zeigt Lücken oder Verzögerungen bei diesen wichtigen Integrationsschritten. So können Sie den Prozess anpassen und eine schnellere, reibungslosere Integration neuer Mitarbeitender unterstützen.

Korrekte und vollständige HR-Profildaten bilden die Grundlage für Gehaltsabrechnung, Zusatzleistungen, Compliance und die gesamte Personalverwaltung. Fehler können erheblichen Verwaltungsaufwand, finanzielle Abweichungen und Compliance-Probleme verursachen. ProcessMind identifiziert Prozessschritte, bei denen Daten häufig erneut eingegeben oder manuell übertragen werden. Diese Schritte sind in Oracle HCM Onboarding typische Fehlerquellen. Durch die Abbildung dieser Risikobereiche unterstützt ProcessMind die Automatisierung von Datenerfassung und Validierung. So lassen sich Fehler bei der Eingabe von HR-Profildaten deutlich reduzieren und die Datenintegrität verbessern.

Der Verbesserungsweg für das Employee Onboarding in 6 Schritten

1

Laden Sie das Onboarding-Template herunter
2

Exportieren Sie Oracle-HCM-Daten
3

Laden Sie Ihre Onboarding-Daten hoch
4

Analysieren Sie den Onboarding-Prozess
5

Setzen Sie Änderungen im Onboarding um
6

Überwachen Sie den Onboarding-Fortschritt
1

Laden Sie das Onboarding-Template herunter

Was zu tun ist

Beziehen Sie das speziell für das Employee Onboarding entwickelte Excel-Template. Es stellt die passende Struktur für Ihre Oracle-HCM-Onboarding-Daten bereit.

Leitfaden zum Daten-Template anzeigen Template herunterladen
Warum das wichtig ist

Die richtige Datenstruktur gewährleistet eine präzise und effiziente Analyse und schafft die Grundlage, um zentrale Engpässe und Compliance-Lücken zu identifizieren.

Erwartetes Ergebnis

Ein Excel-Template mit vordefinierten Spalten, bereit für Ihre Oracle-HCM-Onboarding-Prozessdaten.

DAS ERHALTEN SIE

Engpässe im Onboarding erkennen und Effizienz optimieren

ProcessMind zeigt die tatsächliche Journey Ihrer neuen Mitarbeitenden und visualisiert jeden Schritt Ihres Oracle-HCM-Onboarding-Prozesses. Gewinnen Sie konkrete Erkenntnisse, um Verzögerungen zu beseitigen und die Zufriedenheit zu steigern.
  • Tatsächliche Oracle-HCM-Onboarding-Flows visualisieren
  • Verzögerungen und Compliance-Lücken präzise erkennen
  • Aktivitätssequenzen für neue Mitarbeitende optimieren
  • Zufriedenheit und Geschwindigkeit beim Onboarding neuer Mitarbeitender verbessern
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Exzellenz im Employee Onboarding erreichen

Diese Ergebnisse zeigen, wie Unternehmen Process Intelligence einsetzen, um ihr Employee Onboarding zu verbessern und neuen Mitarbeitenden einen schnelleren, konformeren und ansprechenderen Einstieg zu ermöglichen. Durch die Identifizierung und Beseitigung von Engpässen im Oracle-HCM-Onboarding-Prozess entstehen deutliche Effizienzgewinne und eine höhere Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

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Schnellerer Onboarding-Zyklus

Durchschnittliche Verkürzung der End-to-End-Durchlaufzeit

Indem Unternehmen Engpässe von der Angebotsannahme bis zum 30-Tage-Check-in erkennen und beseitigen, können sie die gesamte Onboarding-Dauer deutlich verkürzen. Das beschleunigt die Zeit bis zur Produktivität neuer Mitarbeitender und verbessert die betriebliche Effizienz.
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Verbesserte Compliance

Steigerung des fristgerechten Abschlusses verpflichtender Aufgaben

Process Mining macht Verzögerungen bei kritischen Compliance-Aktivitäten wie Schulungen und Dokumentation sichtbar. Unternehmen können dadurch frühzeitig eingreifen. Das unterstützt die Einhaltung regulatorischer Vorgaben, reduziert Compliance-Risiken und verbessert die Governance.
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Weniger Nachbearbeitung in HR

Weniger Fehler bei der Eingabe von Profildaten

Wenn die Ursachen für Nachbearbeitungen bei der Erstellung von HR-Profilen sichtbar werden, lassen sich redundante Aufgaben und Eingabefehler beseitigen. Dadurch werden HR-Ressourcen entlastet, Betriebskosten gesenkt und Frustrationen bei neuen Mitarbeitenden reduziert.
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Zufriedenere neue Mitarbeitende

Höhere Werte für die Arbeitsbereitschaft am ersten Tag

Wenn neue Mitarbeitende vor ihrem Starttermin über die erforderliche Ausstattung und einen vorbereiteten Arbeitsplatz verfügen, verbessert das ihre erste Erfahrung deutlich und steigert die Zufriedenheit. Dies unterstützt eine bessere Bindung und eine schnellere Integration ins Team.
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Schnellere Lieferung der Ausstattung

Kürzere Wartezeiten auf wichtige Arbeitsmittel

Durch die Optimierung von Bestellung und Lieferung der Ausstattung erhalten neue Mitarbeitende ihre benötigten Arbeitsmittel schneller. Sie können dadurch ohne Verzögerung produktiv werden und ab dem ersten Tag zum Unternehmen beitragen.

Die Ergebnisse hängen von der Prozesskomplexität, der Datenqualität und den Besonderheiten des jeweiligen Unternehmens ab. Die genannten Werte entsprechen typischen Verbesserungen, die bei Implementierungen von Process Mining im Employee Onboarding beobachtet werden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie die Auswahl bei Bedarf.
Neu bei Event Logs? Lernen Sie, wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Die eindeutige Kennung, die alle Events und Aktivitäten der Onboarding Journey einer einzelnen neuen Mitarbeiterin oder eines einzelnen neuen Mitarbeiters zusammenfasst.

Warum das wichtig ist

Diese zentrale Kennung verbindet alle zusammengehörigen Onboarding-Aktivitäten und ermöglicht die Analyse des vollständigen Prozessablaufs für jede neue Mitarbeiterin und jeden neuen Mitarbeiter.

Der Name eines bestimmten Events oder einer Task, die während des Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Dieses Attribut definiert die Prozessschritte und ermöglicht die Visualisierung und Analyse des Onboarding-Workflows, von Engpässen und von Abweichungen.

Der Timestamp, der angibt, wann eine bestimmte Onboarding-Aktivität oder ein Event stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Dieser Timestamp ist entscheidend für die zeitliche Anordnung von Events, die Berechnung von Dauern und die Messung der Prozessleistung anhand zeitbezogener Zielwerte.

Der Timestamp, an dem eine Aktivität mit messbarer Dauer abgeschlossen wurde.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die präzise Berechnung von Bearbeitungszeiten, die für die genaue Erkennung von Prozessengpässen und Ineffizienzen entscheidend ist.

Die Benutzer-ID oder der Name der Mitarbeiterin, des Mitarbeiters oder des Systems, das die Onboarding-Aktivität ausgeführt hat.

Warum das wichtig ist

Identifiziert die ausführende Person oder das ausführende System für jede Aktivität und ermöglicht die Analyse von Arbeitslast, Ressourcenleistung und Automatisierungsgrad im Prozess.

Die Abteilung oder Organisationseinheit, der die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter beitritt.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Segmentierung der Onboarding-Daten, um Prozesseffizienz und Erfahrung in verschiedenen Teilen der Organisation zu vergleichen.

Die offizielle Stellenbezeichnung der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters.

Warum das wichtig ist

Liefert Kontext zur Rolle der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters und ermöglicht die Analyse, ob sich Onboarding-Prozesse je nach Funktion oder Hierarchieebene unterscheiden.

Der offizielle erste Arbeitstag der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters.

Warum das wichtig ist

Dient als wichtiger Meilenstein, um die Effizienz vor dem Beschäftigungsbeginn zu messen und zu beurteilen, ob die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter am ersten Arbeitstag gut ausgestattet ist.

Die Frist, bis zu der Pflichttrainings oder Compliance-Tasks abgeschlossen sein müssen.

Warum das wichtig ist

Dieses Datum ist für die Überwachung der Compliance, die Berechnung fristgerechter Abschlussquoten bei Pflicht-Tasks und die Verringerung unternehmerischer Risiken unerlässlich.

Der Name oder die ID der Führungskraft der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters.

Warum das wichtig ist

Hilft, die Beteiligung und Wirksamkeit von Hiring Managern im Onboarding-Prozess zu analysieren, die sich direkt auf die Erfahrung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auswirken.

Aktivitäten

Zu verfolgende und zu optimierende Prozessschritte

Diese Aktivität markiert den offiziellen Beginn des Onboarding-Prozesses. Sie findet statt, wenn eine kandidierende Person das Jobangebot formell annimmt. In Oracle Recruiting oder im Onboarding-Modul wird dies typischerweise erfasst, sobald der Status der kandidierenden Person auf „Offer Accepted“ oder einen vergleichbaren Status geändert wird.

Warum das wichtig ist

Dies ist der entscheidende Ausgangspunkt für jeden Onboarding Case. Die Analyse der Zeit von diesem Ereignis bis zu weiteren Ereignissen zeigt die gesamte Dauer des Pre-Boarding- und Onboarding-Zyklus.

Dieses Ereignis markiert den Abschluss der Background Screening. Es wird typischerweise erfasst, wenn die entsprechende Onboarding-Aufgabe manuell oder über eine automatisierte Integration als abgeschlossen markiert wird.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität gibt nachfolgende Schritte frei und ist ein wichtiger Meilenstein für die Erfüllung von Compliance-Anforderungen. Die Dauer zwischen Start und Abschluss ist ein wichtiger KPI.

Kennzeichnet den Zeitpunkt, an dem die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter alle erforderlichen vorvertraglichen Dokumente erfolgreich ausgefüllt und eingereicht hat. Erfasst wird dies, sobald die dokumentbezogenen Tasks in der Onboarding Journey als abgeschlossen markiert sind.

Warum das wichtig ist

Stellt Compliance und die Bereitschaft zum Startdatum sicher. Die Zeit zwischen Versand und Abschluss zeigt Engpässe bei der Reaktion der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters oder bei der Benutzerfreundlichkeit des Systems auf.

Diese Aktivität kennzeichnet die Erstellung des offiziellen Mitarbeiterdatensatzes im zentralen HR-System und die Umwandlung der Kandidatin oder des Kandidaten in eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter. Es handelt sich um ein grundlegendes Event, das in Oracle HCM protokolliert wird, sobald ein neuer Personendatensatz angelegt wird.

Warum das wichtig ist

Ein zeitnah erstelltes HR-Profil ist entscheidend, damit nachgelagerte Aktivitäten wie die IT-Bereitstellung und die Einrichtung der Entgeltabrechnung starten können. Verzögerungen an dieser Stelle wirken sich negativ auf den gesamten Prozess aus.

Kennzeichnet den Zeitpunkt, an dem eine neue Mitarbeiterin oder ein neuer Mitarbeiter ein zugewiesenes Pflichttraining erfolgreich abschließt. Dieses Event wird nach Abschluss des Kurses automatisch in Oracle Learning Cloud erfasst.

Warum das wichtig ist

Dies ist für Compliance und Audits entscheidend. Der Vergleich dieses Timestamps mit den Fälligkeitsterminen ermöglicht die Überwachung der fristgerechten Abschlussquote.

Diese Aktivität kennzeichnet den Abschluss des ersten formellen Gesprächs zwischen der neuen Mitarbeiterin oder dem neuen Mitarbeiter und der Führungskraft, üblicherweise nach 30 Tagen. Erfasst wird dies, sobald die Führungskraft die entsprechende Task in der Onboarding Journey abschließt.

Warum das wichtig ist

Dies ist ein wichtiger Meilenstein und markiert das Ende der ersten Integrationsphase. Häufig dient er als Endpunkt für die Messung der gesamten Onboarding-Durchlaufzeit und -Wirksamkeit.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining analysiert Event Logs aus Ihrem Oracle-HCM-Onboarding-System und visualisiert die tatsächliche Reihenfolge von Aufgaben und Aktivitäten. So wird sichtbar, wie Ihr Onboarding-Prozess wirklich abläuft. Ineffizienzen, Engpässe und Compliance-Abweichungen, die sonst möglicherweise unbemerkt bleiben, werden identifiziert. Diese objektive Sicht zeigt, wo und warum Verzögerungen entstehen und wie sie das Erlebnis und die Produktivität neuer Mitarbeitender beeinflussen.

Für Process Mining benötigen Sie vor allem Event-Log-Daten aus Oracle HCM Onboarding. Dazu gehören in diesem Kontext die Case-Kennung "Onboarding Case", Aktivitätsnamen für jeden Schritt sowie präzise Timestamps für Beginn und Abschluss jeder Aktivität. Zusätzliche relevante Attribute wie die zuständige HR-Person oder die Abteilung der neuen Mitarbeitenden können die Analyse erweitern.

Nach der anfänglichen Datenextraktion und Einrichtung, die je nach Datenkomplexität typischerweise einige Wochen dauert, können schnell umsetzbare Erkenntnisse entstehen. Viele Organisationen identifizieren innerhalb weniger Tage nach dem Laden ihrer Daten erste Engpässe und Optimierungsmöglichkeiten. Die kontinuierliche Überwachung liefert anschließend fortlaufende Erkenntnisse für nachhaltige Verbesserungen.

Process Mining bildet jeden Pfad ab, den neue Mitarbeitende durchlaufen. Dadurch werden Verzögerungen sofort sichtbar und ihre genaue Auswirkung auf den Gesamtprozess erkennbar. Prozessvarianten und nicht standardisierte Schritte zeigen, warum einige neue Mitarbeitende uneinheitliche Abläufe erleben. Wenn Sie die Ursachen identifizieren, können Sie gezielte Änderungen umsetzen, Workflows optimieren und das Erlebnis standardisieren.

Process Mining arbeitet typischerweise mit historischen Event-Log-Daten, die aus Oracle HCM Onboarding extrahiert werden, statt über eine direkte Echtzeitintegration. Diese Daten werden anschließend zur Analyse in ein spezialisiertes Process-Mining-Tool geladen. Auch ohne Live-Integration können Standard-Konnektoren und APIs eine effiziente Datenextraktion unterstützen.

Sie können mit deutlichen Verbesserungen rechnen, etwa einer kürzeren Zeit bis zur Produktivität neuer Mitarbeitender durch die Optimierung der ersten Schritte und einer Verringerung des manuellen HR-Aufwands. Process Mining hilft, das Onboarding-Erlebnis zu standardisieren, die Zufriedenheit neuer Mitarbeitender zu steigern und die Compliance einzuhalten. Dadurch können letztlich die Betriebskosten pro neuer mitarbeitender Person sinken und die Gesamteffizienz steigen.

Ja. Datensicherheit hat höchste Priorität. Seriöse Process-Mining-Lösungen setzen zuverlässige Sicherheitsprotokolle ein, darunter die Verschlüsselung von Daten während der Übertragung und im Ruhezustand. Häufig können Sie Daten vor der Analyse anonymisieren oder pseudonymisieren und so Datenschutzvorschriften wie die DSGVO einhalten.

Für die anfängliche Datenextraktion und -transformation aus Oracle HCM sind häufig technische Kenntnisse erforderlich. Sobald die Daten vorbereitet sind, können Business-Analysten und HR-Fachkräfte moderne Process-Mining-Tools mit ihren meist intuitiven Oberflächen effektiv einsetzen und die Ergebnisse interpretieren. Viele Anbieter stellen außerdem Support und Schulungen für den Einstieg bereit.

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