Ihr Daten-Template für den Purchase-to-Pay-Prozess mit Bestellanforderungen

SAP S/4HANA
Ihr Daten-Template für den Purchase-to-Pay-Prozess mit Bestellanforderungen

Ihr Daten-Template für den Purchase-to-Pay-Prozess mit Bestellanforderungen

Dieses Template zeigt Ihnen, welche Daten Sie für die Analyse Ihres Purchase-to-Pay-Prozesses mit Bestellanforderungen erfassen sollten. Es beschreibt die erforderlichen Attribute und Aktivitäten und enthält praktische Hinweise zur Datenextraktion aus SAP S/4HANA. Damit können Sie ein aussagekräftiges Event Log für das Process Mining erstellen.
  • Empfohlene Attribute für detaillierte Analysen
  • Wichtige Aktivitäten für die Prozesserkennung
  • Anleitung zur Datenextraktion aus SAP S/4HANA
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute für den Purchase-to-Pay-Prozess mit Bestellanforderungen

Diese Datenfelder sollten Sie für eine umfassende Analyse des Purchase-to-Pay-Prozesses mit Bestellanforderungen in Ihr Event Log aufnehmen.
3 Erforderlich 6 Empfohlen 11 Optional
Name Beschreibung
Aktivitätsname
ActivityName
Der Name der geschäftlichen Aktivität, die zu einem bestimmten Zeitpunkt im Prozess der Bestellanforderung stattgefunden hat.
Beschreibung

Der Aktivitätsname bezeichnet ein bestimmtes Ereignis oder eine Aufgabe im Lebenszyklus einer Bestellanforderung. Die Aktivitäten werden aus Systemprotokollen abgeleitet, etwa aus Änderungsbelegen und Workflow-Verläufen. Sie kennzeichnen wichtige Prozessmeilensteine wie „Bestellanforderung angelegt“, „Genehmigungsschritt gestartet“ oder „Bestellung angelegt“.

Durch die Analyse dieser Aktivitäten lässt sich der Prozessfluss visualisieren, Engpässe lassen sich erkennen und die Dauer einzelner Phasen messen. Die Reihenfolge und Häufigkeit von Aktivitäten wie „Bestellanforderung geändert“ oder „Bestellanforderung abgelehnt“ zu verstehen, ist entscheidend, um Ineffizienzen und Verbesserungspotenziale zu erkennen.

Warum das wichtig ist

Dieses Attribut definiert die Prozessschritte. Es bildet die Grundlage der Prozesslandkarte und ermöglicht die Analyse von Prozessfluss, Varianten und Engpässen.

Woher beziehen

Dieses abgeleitete Attribut wird üblicherweise durch die Auswertung von Daten aus Änderungsbelegt Tabellen (CDHDR, CDPOS) und Workflow-Protokollen (z. B. SWWLOGHIST) erstellt.

Beispiele
Bestellanforderung angelegtGenehmigungsschritt abgeschlossenBestellanforderung genehmigtBestellung angelegt
Ereigniszeit
EventTime
Das genaue Datum und die Uhrzeit, zu denen eine bestimmte Aktivität stattgefunden hat.
Beschreibung

Die Ereigniszeit ist der Timestamp, der festhält, wann eine Aktivität stattgefunden hat. Diese Daten sind entscheidend, um Ereignisse innerhalb eines Case chronologisch zu ordnen. Sie bilden die Grundlage für alle Berechnungen von Dauer und Leistung im Process Mining. So ergibt sich die Zykluszeit für die Genehmigung aus der Zeit zwischen den Ereignissen „Bestellanforderung eingereicht“ und „Bestellanforderung genehmigt“.

Genaue Timestamps sind unverzichtbar, um die Prozessleistung zu analysieren, Verzögerungen zu erkennen und die Einhaltung von Service-Level-Vereinbarungen zu überwachen. Mit diesem Attribut lassen sich Dashboards erstellen, die Zykluszeiten visualisieren, unbearbeitete Bestellanforderungen nachverfolgen und die Leistung über verschiedene Zeiträume vergleichen.

Warum das wichtig ist

Dieser Timestamp ist entscheidend, um Ereignisse zu ordnen, Zykluszeiten zu berechnen und Prozessleistung sowie Engpässe zu analysieren.

Woher beziehen

Timestamps stammen üblicherweise aus den Änderungsbelegköpfen (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME) oder aus Workflow-Ereignisprotokollen.

Beispiele
2023-04-15T10:05:30Z2023-04-15T14:22:01Z2023-04-16T09:00:15Z
ID der Bestellanforderung
PurchaseRequisitionId
Der eindeutige Bezeichner eines Bestellanforderungsbelegs.
Beschreibung

Die ID der Bestellanforderung ist der Primärschlüssel, der jede Anforderung von Waren oder Dienstleistungen in SAP S/4HANA eindeutig identifiziert. Sie dient als zentrale Case-ID und verknüpft alle Aktivitäten und Änderungen zu einer bestimmten Bestellanforderung, von der Anlage bis zum endgültigen Status, etwa Genehmigung, Ablehnung oder Umwandlung in eine Bestellung.

Im Process Mining ist dieses Attribut grundlegend, um den durchgängigen Lebenszyklus jeder Bestellanforderung zu rekonstruieren. Wenn alle zugehörigen Ereignisse unter einer einzigen ID der Bestellanforderung gruppiert werden, können Analysten Zykluszeiten präzise messen, Statusänderungen nachverfolgen und die verschiedenen Wege durch den Genehmigungsprozess analysieren.

Warum das wichtig ist

Diese zentrale Case-ID verknüpft alle zugehörigen Prozessschritte und ermöglicht so einen vollständigen, konsistenten Überblick über den Lebenszyklus der Bestellanforderung.

Woher beziehen

Dieses Attribut ist die Bestellanforderungsnummer aus dem Feld BANFN der Tabelle EBAN.

Beispiele
100178901001789110017892
Abteilung
Department
Die Abteilung oder der Kostenrechnungskreis, der die Kosten der Bestellanforderung trägt.
Beschreibung

Das Attribut „Abteilung“, in SAP häufig durch die Kostenstelle abgebildet, bezeichnet die Geschäftseinheit, die für den angeforderten Einkauf verantwortlich ist. Es ist eine wichtige Finanz- und Organisationsinformation, die auf Positionsebene der Bestellanforderung zugeordnet wird.

Im Process Mining ist dieses Attribut für die Leistungsanalyse nach Abteilung unverzichtbar. Dashboards können damit wichtige Kennzahlen wie Zykluszeit, Änderungsquote und Ablehnungsquote zwischen Abteilungen vergleichen. So lassen sich leistungsstarke Abteilungen erkennen, deren Vorgehensweisen sich andernorts übernehmen lassen, ebenso wie Abteilungen, die zusätzliche Schulungen oder Unterstützung bei Prozessen benötigen.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht den Leistungsvergleich zwischen Geschäftseinheiten. Unterschiede bei Zykluszeiten oder Ablehnungsquoten machen bewährte Vorgehensweisen und Verbesserungspotenziale sichtbar.

Woher beziehen

Dies ist die Kostenstelle, üblicherweise im Feld KOSTL der Kontierungsstammtabelle EBKN.

Beispiele
FIN-1001IT-2005MKT-3010
Art der Bestellanforderung
RequisitionType
Ein Code zur Klassifizierung der Bestellanforderung, zum Beispiel für Standardartikel, Dienstleistungen oder Investitionsausgaben.
Beschreibung

Die Art der Bestellanforderung, in SAP auch Belegart genannt, ist ein wichtiges Konfigurationsfeld zur Kategorisierung von Bestellanforderungen. Je nach Art können unterschiedliche Genehmigungsworkflows und Feldeinstellungen gelten. Außerdem dient sie verschiedenen Geschäftszwecken, etwa für Standardlagerartikel, externe Dienstleistungen oder Anlagenbeschaffungen.

Durch die Analyse nach Art der Bestellanforderung können Unternehmen nachvollziehen, wie verschiedene Anforderungen bearbeitet werden. So lassen sich Leistung, Zykluszeiten und Genehmigungswege zwischen Kategorien vergleichen. Dadurch wird sichtbar, ob bestimmte Arten von Bestellanforderungen effizienter oder weniger effizient bearbeitet werden, und Prozessverbesserungen können gezielt angepasst werden.

Warum das wichtig ist

Kategorisiert Bestellanforderungen für vergleichende Analysen. So lässt sich feststellen, ob unterschiedliche Anforderungsarten verschiedene Prozessabläufe, Engpässe oder Zykluszeiten aufweisen.

Woher beziehen

Dies ist das Feld für die Belegart, BSART in der Tabelle EBAN.

Beispiele
NBFORV
Benutzer-ID
UserId
Der Bezeichner des Benutzers, der die Bestellanforderung angelegt oder eine bestimmte Aktivität ausgeführt hat.
Beschreibung

Die Benutzer-ID identifiziert den Mitarbeitenden oder Systembenutzer, der für ein bestimmtes Ereignis im Lebenszyklus der Bestellanforderung verantwortlich ist. Das kann die Person sein, die die Bestellanforderung angelegt, die Führungskraft, die sie genehmigt, oder der Sachbearbeiter, der sie geändert hat. Bei automatisierten Schritten kann es sich um die ID eines System- oder Batch-Benutzers handeln.

Die Analyse nach Benutzer-ID zeigt benutzerspezifisches Verhalten, die Verteilung der Arbeitslast und die Prozesseinhaltung. Sie hilft, Schulungsbedarf zu erkennen, leistungsstarke Mitarbeitende zu identifizieren und die Verantwortlichkeit im Prozess sicherzustellen. In Verbindung mit Benutzerdaten unterstützt sie außerdem die Leistungsanalyse auf Abteilungsebene.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Analyse der Benutzerleistung, der Arbeitslastverteilung und der Prozesseinhaltung. Das Attribut ist wichtig, um Schulungsbedarf und Engpässe bei Ressourcen zu erkennen.

Woher beziehen

Für den Ersteller steht die Benutzer-ID in EBAN-ERNAM. Bei späteren Änderungen findet sie sich in CDHDR-USERNAME, bei Genehmigungen in den Workflow-Protokollen.

Beispiele
JSMITHRROEWF-BATCH
Betrag der Bestellanforderung
RequisitionAmount
Der Gesamtwert der Bestellanforderung.
Beschreibung

Der Betrag der Bestellanforderung entspricht den geschätzten Gesamtkosten der angeforderten Waren oder Dienstleistungen. Dieser Wert beeinflusst häufig die Komplexität und Dauer des Genehmigungsworkflows. Bestellanforderungen mit höheren Beträgen erfordern in der Regel mehr Genehmigungsebenen.

Mit diesem Attribut lässt sich der Prozess nach Wert segmentieren. So können Sie beispielsweise untersuchen, ob Bestellanforderungen mit hohen Beträgen länger bis zur Genehmigung brauchen oder welchen Wert häufig abgelehnte Bestellanforderungen haben. Das Attribut ist eine wichtige Dimension, um die finanziellen Auswirkungen von Prozessineffizienzen zu verstehen.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Segmentierung des Prozesses nach finanzieller Auswirkung. Der Betrag hängt häufig mit der Komplexität der Genehmigung und der Zykluszeit zusammen und ist daher für wertbasierte Prozessanalysen wichtig.

Woher beziehen

Der Gesamtwert steht im Feld GFWERT der Tabelle EBAN. Der Positionswert findet sich in EBAN-PREIS.

Beispiele
1500.0075000.50250.75
ID des Genehmigenden
ApproverId
Der Bezeichner des Benutzers, der einen Genehmigungs- oder Ablehnungsschritt ausgeführt hat.
Beschreibung

Die ID des Genehmigenden identifiziert den Benutzer, der eine Genehmigung oder Ablehnung vorgenommen hat. Anders als die allgemeine Benutzer-ID bezieht sie sich ausschließlich auf die Entscheidungsträger im Genehmigungsworkflow. Diese Information ist für eine detaillierte Analyse des Genehmigungsprozesses unverzichtbar.

Mit diesem Attribut lässt sich das Genehmigungsverhalten analysieren, etwa um Führungskräfte mit langen Genehmigungszeiten oder häufigen Ablehnungen zu erkennen. Es ist eine wichtige Grundlage für Dashboards zu Zykluszeiten einzelner Genehmigungsschritte und zur Engpassanalyse im Workflow. So lassen sich bestimmte Personen oder Rollen ermitteln, die Verzögerungen verursachen können.

Warum das wichtig ist

Zeigt, wer in einem Genehmigungsschritt die Entscheidung getroffen hat. So lassen sich Zykluszeiten und Engpässe nach Person oder Rolle detailliert analysieren.

Woher beziehen

Diese Informationen stammen üblicherweise aus SAP-Business-Workflow-Tabellen wie SWW_WI2OBJ und SWWLOGHIST, die Arbeitselemente mit dem Benutzer verknüpfen, der sie abgeschlossen hat.

Beispiele
MJOHNSONCWILLIAMSLBLACK
Status der Bestellanforderung
RequisitionStatus
Der aktuelle Bearbeitungs- oder Genehmigungsstatus der Bestellanforderung.
Beschreibung

Der Status der Bestellanforderung gibt ihren aktuellen Stand im Lebenszyklus an. In SAP wird er häufig durch den Freigabeindikator dargestellt. Dieser zeigt, ob eine Bestellanforderung gesperrt, in Genehmigung, teilweise genehmigt oder vollständig genehmigt ist. Der Status ändert sich, während die Bestellanforderung den Workflow durchläuft.

Den Status im Zeitverlauf nachzuverfolgen, ist grundlegend, um den Prozessfluss zu verstehen. So lässt sich erkennen, an welchen Stellen Bestellanforderungen ins Stocken geraten und wie lange sie dort bleiben. Die Analyse der Statusübergänge zeigt den Genehmigungsprozess und seine Varianten im Detail.

Warum das wichtig ist

Zeigt den aktuellen Stand einer Bestellanforderung an. Das ist entscheidend, um den Fortschritt nachzuverfolgen, Engpässe zu erkennen und den Prozessfluss zu analysieren.

Woher beziehen

Der Freigabestatus wird häufig anhand des Freigabeindikators im Feld FRGZU der Tabelle EBAN bestimmt.

Beispiele
B1S
Ablehnungsgrund
RejectionReason
Der Grund, der bei der Ablehnung einer Bestellanforderung angegeben wird.
Beschreibung

Der Ablehnungsgrund erläutert, warum ein Genehmigender eine Bestellanforderung abgelehnt hat. Mögliche Gründe sind eine Budgetüberschreitung, fehlerhafte Angaben, Verstöße gegen Richtlinien oder eine doppelte Anforderung. Diese Information liefert wichtigen Kontext zu Problemen im Prozess.

Die Analyse von Ablehnungsgründen hilft, die Ursachen für Ineffizienzen und Nacharbeit zu erkennen. Ist beispielsweise „Falsche Kostenstelle“ ein häufiger Grund, kann dies auf zusätzlichen Schulungsbedarf oder fehlende Systemprüfungen hinweisen. Dieses Attribut ist die Grundlage des Dashboards zur Analyse abgelehnter Bestellanforderungen und wichtig für gezielte Prozessverbesserungen.

Warum das wichtig ist

Zeigt die Ursachen für Probleme im Prozess auf. So lassen sich gezielte Verbesserungen umsetzen, die Nacharbeit verringern und den Anteil korrekt bearbeiteter Bestellanforderungen beim ersten Versuch erhöhen.

Woher beziehen

Häufig gibt es dafür kein Standardfeld. Der Grund kann in Workflow-Container-Elementen, einem Langtext zur Bestellanforderung oder in benutzerdefinierten Feldern erfasst sein.

Beispiele
Budget überschrittenFalscher LieferantDoppelte Anforderung
Automatisiert
IsAutomated
Ein Kennzeichen dafür, ob eine Aktivität von einem Systembenutzer statt von einem Menschen ausgeführt wurde.
Beschreibung

Das Attribut „Automatisiert“ ist ein boolescher Wert, der auf „wahr“ gesetzt ist, wenn eine Aktivität von einem System- oder Batch-Benutzer ausgeführt wurde, beispielsweise von „WF-BATCH“ bei Workflow-Aktionen. So lassen sich manuelle und automatisierte Prozessschritte unterscheiden.

Dieses Attribut ist wichtig, um den Automatisierungsgrad im Bestellanforderungsprozess zu messen und die KPI „Automatisierte Genehmigungsquote“ zu berechnen. Durch die Filterung nach automatisierten oder manuellen Schritten können Analysten deren Effizienz vergleichen und weitere Automatisierungsmöglichkeiten erkennen, um Bearbeitungszeiten und manuellen Aufwand zu reduzieren.

Warum das wichtig ist

Unterscheidet menschlich ausgeführte von systemgesteuerten Aktivitäten. Das ist entscheidend, um Automatisierungsquoten zu messen und Möglichkeiten zur Automatisierung manueller Aufgaben zu erkennen.

Woher beziehen

Dieses abgeleitete Attribut basiert in der Regel auf einer Regel, die prüft, ob die User ID eines Ereignisses zu einer Liste bekannter System- oder Batch-Benutzer gehört.

Beispiele
truefalse
Benötigt bis
RequiredByDate
Das Datum, bis zu dem der Anforderer die angeforderten Waren oder Dienstleistungen benötigt.
Beschreibung

Das Datum „Benötigt bis“, in SAP auch Lieferdatum genannt, gibt an, wann die Waren oder Dienstleistungen der Bestellanforderungsposition benötigt werden. Der Anforderer legt dieses Datum fest. Es dient als Zieltermin für den gesamten Beschaffungsprozess.

Dieses Attribut ist wichtig, um den KPI „Pünktliche Erledigung von Bestellanforderungen“ zu berechnen. Durch den Vergleich des Datums „Benötigt bis“ mit dem Datum der endgültigen Genehmigung oder der Bestellanlage kann das Unternehmen messen, ob interne Service-Level und Geschäftsanforderungen erfüllt werden. Die Analyse von Bestellanforderungen, bei denen dieser Termin überschritten wird, kann systematische Verzögerungen im Beschaffungsprozess aufzeigen.

Warum das wichtig ist

Legt den Zieltermin für die Erledigung einer Anforderung fest. So lassen sich die pünktliche Lieferung und die Einhaltung interner Service-Level messen.

Woher beziehen

Dies ist das Lieferdatum auf Positionsebene im Feld LFDAT der Tabelle EBAN.

Beispiele
2023-11-152023-12-012024-01-20
Bestellnummer
PurchaseOrderNumber
Die Nummer der Bestellung, die aus der Bestellanforderung angelegt wurde.
Beschreibung

Die Bestellnummer identifiziert den offiziellen Einkaufsbeleg, der aus einer genehmigten Bestellanforderung angelegt wurde. Die Anlage einer Bestellung ist häufig das erfolgreiche Endergebnis einer Bestellanforderung. Sie zeigt, dass die Anforderung in eine verbindliche Bestellung bei einem Lieferanten überführt wurde.

Dieses Attribut ist entscheidend, um den KPI zur Durchlaufzeit von der Bestellanforderung bis zur Bestellung und die Umwandlungsquote zu messen. Es verknüpft den Prozess der Bestellanforderung mit dem nachgelagerten Beschaffungsprozess und ermöglicht so einen umfassenderen, durchgängigen Überblick über den gesamten Purchase-to-Pay-Zyklus.

Warum das wichtig ist

Verknüpft die Bestellanforderung mit dem nachfolgenden Beschaffungsbeleg. So lassen sich die Umwandlungsquote und die Durchlaufzeit von der Bestellanforderung bis zur Bestellung messen.

Woher beziehen

Steht im Feld EBELN der Tabelle EBAN, sobald aus der Position der Bestellanforderung eine Bestellung angelegt wurde.

Beispiele
450001789045000178914500017892
Bezeichnung des Genehmigungsschritts
ApprovalStepName
Der Name oder die Beschreibung eines bestimmten Genehmigungsschritts im Workflow.
Beschreibung

Die Bezeichnung des Genehmigungsschritts beschreibt eine bestimmte Phase im Genehmigungs-Workflow verständlich, zum Beispiel „Genehmigung durch die Führungskraft“ oder „Genehmigung durch den Finanzvorstand“. Sie ist aussagekräftiger als eine allgemeine Aktivität wie „Genehmigungsschritt abgeschlossen“.

Dieses Attribut ist zentral für die Dashboards zur Zykluszeit von Genehmigungsschritten und zur Engpassanalyse im Workflow. Es ermöglicht eine detaillierte Sicht auf den Genehmigungsprozess. So lässt sich genau feststellen, welche Genehmigungsphasen die größten Verzögerungen verursachen und wo sich Arbeit ansammelt. Diese Detailtiefe ist notwendig, um gezielt Maßnahmen zur Verbesserung der Genehmigungskette einzuleiten.

Warum das wichtig ist

Liefert detaillierte Informationen zu den Genehmigungsphasen und ermöglicht es, Engpässe im mehrstufigen Genehmigungs-Workflow genau zu lokalisieren.

Woher beziehen

Diese Information stammt aus der Beschreibung der Workflow-Aufgabe. Sie lässt sich ermitteln, indem das Workflow-Protokoll mit Aufgabendefinitionstabellen wie T528T verknüpft wird.

Beispiele
Genehmigung durch die FührungskraftGenehmigung durch die DirektionGenehmigung durch den Finanzvorstand
Dringlichkeitsstufe
UrgencyLevel
Einstufung der Dringlichkeit einer Bestellanforderung, die sich auf ihre Bearbeitungspriorität auswirken kann.
Beschreibung

Die Dringlichkeitsstufe gibt die Priorität einer Bestellanforderung an. Ein eigenes Standardfeld dafür gibt es nicht. Manche Organisationen verwenden jedoch Felder wie die Bedarfsverfolgungsnummer, um diese Information zu erfassen. So können Anfordernde auf kritische Bedarfe hinweisen, die möglicherweise schneller bearbeitet werden müssen.

Die Auswirkungen der Dringlichkeit zu analysieren, ist wichtig, um zu beurteilen, ob der Prozess kritische Anforderungen wirksam priorisiert. Das Dashboard zur Analyse der Auswirkungen der Dringlichkeitsstufe verwendet dieses Attribut, um Durchlaufzeiten und Genehmigungsquoten dringender und regulärer Bestellanforderungen zu vergleichen. So lässt sich feststellen, ob die Priorisierung wie vorgesehen funktioniert.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Analyse der Prozessleistung bei Anfragen mit hoher Priorität und zeigt, ob dringende Vorgänge tatsächlich schneller bearbeitet werden.

Woher beziehen

Es gibt kein standardisiertes Feld für die Dringlichkeit. Manche Unternehmen verwenden dafür die Bedarfsverfolgungsnummer (EBAN-BEDAR). Möglich ist auch ein kundenspezifisches Feld.

Beispiele
HochMittelNiedrig
Endzeit
EndTime
Datum und Uhrzeit, zu denen eine bestimmte Aktivität abgeschlossen wurde.
Beschreibung

EndTime ist der Timestamp, der den Abschluss einer Aktivität erfasst. Viele systemgenerierte Ereignisse erfolgen unmittelbar, sodass StartTime und EndTime übereinstimmen. Bei Aufgaben, die von Mitarbeitenden ausgeführt werden, etwa Genehmigungen, können sich Start- und Endzeit unterscheiden. Dieser Timestamp markiert den Abschluss der Aufgabe.

Eine separate EndTime ermöglicht eine genauere Messung der aktiven Bearbeitungszeit im Vergleich zur Wartezeit. Zusammen mit StartTime wird sie zur Berechnung der Kennzahl ProcessingTime verwendet. Diese Detailtiefe verbessert die Analyse der Ressourcennutzung und Effizienz bei manuellen Aufgaben.

Warum das wichtig ist

Kennzeichnet den Abschluss einer Aktivität. So lässt sich die aktive Bearbeitungszeit berechnen und die Dauer einer Aufgabe genauer analysieren.

Woher beziehen

Dieser Wert stammt aus Workflow-Protokollen, die sowohl den Zeitpunkt der Erstellung eines Arbeitselements (StartTime) als auch dessen Abschluss (EndTime) erfassen können.

Beispiele
2023-04-15T10:20:30Z2023-04-15T14:25:01Z2023-04-16T11:00:45Z
Letzte Datenaktualisierung
LastDataUpdate
Der Timestamp, der angibt, wann die Daten dieses Datensatzes zuletzt aus dem Quellsystem aktualisiert wurden.
Beschreibung

Dieses Attribut erfasst Datum und Uhrzeit der letzten Datenextraktion oder Aktualisierung aus dem Quellsystem. Diese Metadaten sind entscheidend, um die Aktualität der analysierten Daten einzuschätzen. Analysten und Fachanwender können anhand dieses Timestamps erkennen, ob die Prozessdaten den aktuellen Betriebsstand abbilden.

Für jede Prozessanalyse ist es wichtig zu wissen, wie aktuell die Daten sind, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Dieses Attribut hilft, Erwartungen der Benutzer zu steuern und sicherzustellen, dass Schlussfolgerungen auf Daten beruhen, die für die jeweilige Analyse aktuell genug sind.

Warum das wichtig ist

Zeigt an, wie aktuell die Daten sind. Das ist entscheidend, um der Analyse zu vertrauen und rechtzeitig Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Woher beziehen

Dieser Timestamp wird während des ETL-Prozesses (Extraktion, Transformation und Laden) erzeugt und hinzugefügt.

Beispiele
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Nacharbeit
IsRework
Kennzeichnet, ob eine Aktivität Nacharbeit darstellt, zum Beispiel eine Änderung nach der Einreichung.
Beschreibung

„Nacharbeit“ ist ein berechneter boolescher Wert, der Aktivitäten kennzeichnet, die unnötigen oder wiederholten Aufwand verursachen. Ein typisches Beispiel in diesem Prozess ist die Aktivität „Bestellanforderung geändert“, nachdem die Anforderung bereits zur Genehmigung eingereicht wurde. Dadurch muss der Genehmigungsprozess erneut beginnen.

Dieses Attribut ist wichtig, um den Umfang der Nacharbeit und ihre Auswirkungen auf die gesamte Durchlaufzeit zu quantifizieren. Das Dashboard zu Änderungen und Nacharbeitsquote bei Bestellanforderungen verwendet diese Kennzeichnung, um Ineffizienzen im Prozess sichtbar zu machen. Nacharbeit zu reduzieren, ist häufig ein zentrales Ziel von Prozessverbesserungen, da dadurch unmittelbar Zeit und Aufwand eingespart werden.

Warum das wichtig ist

Kennzeichnet Aktivitäten, die Aufwand verschwenden oder wiederholen. So lassen sich Nacharbeit und ihre Auswirkungen auf die Prozesseffizienz direkt messen.

Woher beziehen

Dies ist ein berechnetes Attribut. Die Logik kennzeichnet üblicherweise jede Aktivität „Bestellanforderung geändert“ als Nacharbeit, die nach der ersten Aktivität „Bestellanforderung zur Genehmigung eingereicht“ auftritt.

Beispiele
truefalse
Quellsystem
SourceSystem
Gibt die SAP-S/4HANA-Instanz an, aus der die Daten extrahiert wurden.
Beschreibung

Das Attribut „Quellsystem“ gibt an, in welchem Ursprungssystem die Prozessdaten erzeugt wurden. In Unternehmen mit mehreren SAP-Instanzen, etwa für Entwicklung, Qualitätssicherung und Produktion oder für verschiedene Regionen, ist dieses Feld für Data Governance und die Einordnung der Daten entscheidend.

Es ermöglicht, Daten aus verschiedenen Quellen zu unterscheiden. So werden fehlerhafte Zusammenfassungen vermieden und systembezogene Analysen möglich. Das Attribut ist erforderlich, um die Datenherkunft zu dokumentieren und die Rückverfolgbarkeit der Prozessdaten sicherzustellen.

Warum das wichtig ist

Liefert wichtige Informationen zur Datenherkunft und Data Governance, insbesondere bei mehreren Systemen, und gewährleistet die Rückverfolgbarkeit der Daten.

Woher beziehen

In der Regel handelt es sich um die SAP-System-ID (SID), die sich aus Systemvariablen oder Konfigurationstabellen abrufen lässt.

Beispiele
S4PECCS4H_PROD_01
Währung
Currency
Der Währungscode für den Betrag der Bestellanforderung.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt an, in welcher Währung der Betrag der Bestellanforderung angegeben ist, zum Beispiel USD, EUR oder JPY. Es liefert den erforderlichen Kontext für den Betrag der Bestellanforderung, insbesondere in multinationalen Unternehmen, die mit mehreren Währungen arbeiten.

Für korrekte Finanzanalysen und Berichte muss die Währung berücksichtigt werden. Beim Zusammenfassen oder Vergleichen von Beträgen der Bestellanforderungen sollten alle Werte in eine gemeinsame Währung umgerechnet werden, damit die Ergebnisse aussagekräftig sind. Dieses Attribut ist Voraussetzung für solche Umrechnungen.

Warum das wichtig ist

Liefert den erforderlichen Kontext zum Betrag der Bestellanforderung und ermöglicht korrekte Finanzanalysen und Vergleiche in Umgebungen mit mehreren Währungen.

Woher beziehen

Der Wert steht im Feld WAERS der Tabelle EBAN.

Beispiele
USDEURGBP
Erforderlich Empfohlen Optional

Aktivitäten im Purchase-to-Pay-Prozess mit Bestellanforderungen

Diese wichtigen Prozessschritte und Meilensteine sollten Sie für eine präzise Prozesserkennung in Ihrem Event Log erfassen.
6 Empfohlen 6 Optional
Aktivität Beschreibung
Bestellanforderung abgelehnt
Kennzeichnet die endgültige Ablehnung der Bestellanforderung durch einen Genehmigenden, wodurch der Prozess beendet wird. Sie wird durch eine bestimmte Statusänderung erfasst, die eine Ablehnung anzeigt.
Warum das wichtig ist

Diese Aktivität kennzeichnet einen kritischen Endpunkt des Prozesses. Die Häufigkeit und Gründe von Ablehnungen sowie die jeweiligen Prozessschritte zu analysieren, hilft dabei, Probleme mit Richtlinien, Budgets oder der Qualität der Anforderungen zu erkennen.

Woher beziehen

Abgeleitet aus einer Statusänderung in der Tabelle EBAN. Der Bearbeitungsstatus (PROCSTAT) oder ein Freigabeindikator wird auf einen Wert gesetzt, der ausdrücklich „Abgelehnt“ bedeutet.

Erfassung

Ermitteln Sie anhand der Änderungsbelege den Timestamp, zu dem der Gesamtstatus in EBAN auf „Abgelehnt“ gesetzt wird.

Ereignistyp inferred
Bestellanforderung abgeschlossen
Zeigt an, dass die Position der Bestellanforderung vollständig bearbeitet wurde und daraus keine weiteren Bestellungen angelegt werden können. Dieser Status wird üblicherweise automatisch gesetzt, sobald die gesamte Menge bestellt wurde.
Warum das wichtig ist

Diese Aktivität kennzeichnet den erfolgreichen Abschluss des Lebenszyklus der Position der Bestellanforderung. Sie bestätigt, dass der Bedarf vollständig in eine Bestellung überführt wurde.

Woher beziehen

Abgeleitet aus der Tabelle EBAN. Das Ereignis tritt ein, wenn das Kennzeichen „Abgeschlossen“ (EBAKZ) gesetzt wird. Dies geschieht üblicherweise, sobald die in Bestellungen georderte Menge der Menge der Bestellanforderung entspricht.

Erfassung

Ermitteln Sie anhand der Änderungsbelege das Ereignis, bei dem das Kennzeichen „Abgeschlossen“ (EBAKZ) in der Tabelle EBAN gesetzt wird.

Ereignistyp inferred
Bestellanforderung angelegt
Kennzeichnet die erstmalige Anlage des Bestellanforderungsbelegs im System. Dieses Ereignis wird explizit erfasst, wenn ein Benutzer eine neue Bestellanforderung zum ersten Mal speichert. Dabei wird der Erstellungszeitpunkt festgehalten.
Warum das wichtig ist

Diese Aktivität ist der zentrale Startpunkt für die Analyse des Lebenszyklus einer Bestellanforderung. Sie ist entscheidend, um die durchgängige Zykluszeit zu messen, vom Erkennen des Bedarfs bis zur endgültigen Genehmigung oder Umwandlung in eine Bestellung.

Woher beziehen

Dieses explizite Ereignis wird aus der Tabelle EBAN anhand der Felder für Erstellungsdatum (ERDAT) und Erstellungszeit (ERZEIT) für die jeweilige Bestellanforderungsnummer (BANFN) erfasst.

Erfassung

Verwenden Sie für jede Bestellanforderung (BANFN) die Felder für den Erstellungszeitpunkt (ERDAT, ERZEIT) aus der Tabelle EBAN.

Ereignistyp explicit
Bestellanforderung genehmigt
Kennzeichnet die endgültige und vollständige Genehmigung der Bestellanforderung. Damit kann sie in eine Bestellung umgewandelt werden. Dieser Meilenstein wird abgeleitet, sobald der Gesamtfreigabestatus den endgültigen Genehmigungsstatus erreicht.
Warum das wichtig ist

Dies ist ein wichtiger Erfolgsmeilenstein und ein häufig verwendeter Endpunkt für die Zykluszeitanalyse. Er zeigt, dass die Bestellanforderung alle Prüfungen bestanden hat und von der Einkaufsabteilung weiterbearbeitet werden kann.

Woher beziehen

Abgeleitet aus einer Statusänderung in der Tabelle EBAN, insbesondere wenn der Gesamtfreigabeindikator (FRGZU) oder der Bearbeitungsstatus (PROCSTAT) auf den endgültigen Wert „Genehmigt“ gesetzt wird.

Erfassung

Ermitteln Sie den Timestamp, zu dem der letzte Freigabecode gesetzt wird oder sich der Gesamtstatus der Bestellanforderung zu „Genehmigt“ ändert.

Ereignistyp inferred
Bestellung angelegt
Zeigt an, dass eine Bestellung angelegt wurde, die auf die Position der Bestellanforderung verweist. Dieses explizite Systemereignis verknüpft die Bestellanforderung mit einem nachfolgenden Beschaffungsbeleg.
Warum das wichtig ist

Dies ist ein wichtiger Meilenstein und ein erfolgreiches Ergebnis des Bestellanforderungsprozesses. Die Zeit zwischen der Genehmigung der Bestellanforderung und der Anlage der Bestellung ist ein entscheidender KPI für die Beschaffungseffizienz.

Woher beziehen

Wird explizit erfasst, wenn eine Bestellposition angelegt wird. Die Verknüpfung ist in der Tabelle EKPO (Bestellposition) gespeichert. Sie enthält die Nummer der zugrunde liegenden Bestellanforderung (BANFN) und die Positionsnummer (BNFPO).

Erfassung

Verknüpfen Sie die Tabelle EKPO über die Nummer und Position der Bestellanforderung mit EBAN. Das Erstellungsdatum der Bestellposition kennzeichnet das Ereignis.

Ereignistyp explicit
Genehmigungsschritt abgeschlossen
Tritt ein, wenn ein Genehmigender eine Bestellanforderung positiv entscheidet und damit einen Schritt im mehrstufigen Genehmigungsworkflow abschließt. Dies wird aus einer Änderung des Freigabestatus der Bestellanforderung abgeleitet.
Warum das wichtig ist

Mit dieser Aktivität lässt sich der Genehmigungsworkflow detailliert analysieren und die Bearbeitungszeit für jeden einzelnen Schritt messen. So können Sie effiziente Genehmigende und Engpässe im Prozess erkennen.

Woher beziehen

Abgeleitet aus Änderungsbelegen (CDHDR/CDPOS) zur Tabelle EBAN. Eine Änderung des Freigabestatus für einen bestimmten Code (z. B. im Feld FRGZU) von nicht freigegeben zu freigegeben kennzeichnet dieses Ereignis.

Erfassung

Verfolgen Sie die Änderungen der Freigabestatusfelder in EBAN für jeden in der Strategie definierten Freigabecode.

Ereignistyp inferred
Bestellanforderung geändert
Tritt ein, wenn ein Benutzer nach der erstmaligen Anlage ein wichtiges Feld der Bestellanforderung ändert, etwa Menge, Preis oder Material. Diese Änderung wird explizit im Änderungsbelegsystem von SAP protokolliert.
Warum das wichtig ist

Änderungen nachzuverfolgen ist entscheidend, um Nacharbeitsschleifen und ihre Auswirkungen auf die Zykluszeit zu erkennen. Häufige Änderungen deuten auf Probleme mit der Datenqualität oder auf veränderte Anforderungen hin. Beides sind wichtige Ansatzpunkte für Prozessverbesserungen.

Woher beziehen

Änderungen an der Tabelle EBAN werden explizit in den SAP-Änderungsbelegt Tabellen CDHDR und CDPOS protokolliert. Für jede Änderung an einem überwachten Feld wird ein Eintrag angelegt.

Erfassung

Extrahieren Sie Änderungsereignisse aus CDHDR/CDPOS, bei denen die Objektklasse für Bestellanforderungen BANF lautet.

Ereignistyp explicit
Bestellanforderung zur Genehmigung eingereicht
Kennzeichnet den Zeitpunkt, zu dem der Anforderer die Bestellanforderung offiziell einreicht und damit den Genehmigungsworkflow auslöst. Dies wird üblicherweise daraus abgeleitet, dass die Freigabestrategie der Bestellanforderung festgelegt wird und sich der Status zu „In Genehmigung“ ändert.
Warum das wichtig ist

Dieser wichtige Meilenstein startet die Messung der Zykluszeit für Genehmigungs-KPIs. Die Zeit zwischen Anlage und Einreichung kann Verzögerungen bei der Vorbereitung der Bestellanforderung sichtbar machen.

Woher beziehen

Abgeleitet aus Änderungsbelegen (CDHDR/CDPOS) für die Tabelle EBAN, insbesondere wenn Felder der Freigabestrategie (z. B. FRGST) befüllt werden oder sich der Gesamtstatus (PROCSTAT) in einen Status „In Genehmigung“ ändert.

Erfassung

Ermitteln Sie den ersten Änderungsbelegeintrag, der den Beginn des Genehmigungsworkflows oder einen Statuswechsel zu „In Genehmigung“ anzeigt.

Ereignistyp inferred
Bestellanforderung zurückgezogen
Tritt ein, wenn der ursprüngliche Anforderer die Bestellanforderung storniert oder löscht, bevor sie vollständig bearbeitet wurde. Dabei wird üblicherweise explizit ein Löschkennzeichen für die Position der Bestellanforderung gesetzt.
Warum das wichtig ist

Die Nachverfolgung zurückgezogener Anforderungen hilft, Schwankungen im Bedarf und Gründe für Stornierungen zu verstehen. Sie kennzeichnet einen Endstatus der Bestellanforderung, nach dem keine weitere Bearbeitung möglich ist.

Woher beziehen

Wird explizit erfasst, wenn das Löschkennzeichen (LOEKZ) für eine Position der Bestellanforderung in der Tabelle EBAN gesetzt wird. Die Änderung wird in CDHDR/CDPOS protokolliert.

Erfassung

Ermitteln Sie das Ereignis, bei dem das Löschkennzeichen (LOEKZ) in der Tabelle EBAN auf „L“ gesetzt wird.

Ereignistyp explicit
Bezugsquelle zugeordnet
Kennzeichnet, dass ein Einkäufer einer genehmigten Position der Bestellanforderung einen bestimmten Lieferanten, Vertrag oder Infosatz zuordnet. Dies ist ein wichtiger Schritt, um die Bestellanforderung für die Anlage einer Bestellung vorzubereiten.
Warum das wichtig ist

Diese Aktivität schließt die Lücke zwischen Genehmigung und Bestellung. Die Zeit bis zur Zuordnung einer Bezugsquelle zeigt Verzögerungen bei der Arbeitslast des Einkäufers und bei der Beschaffungseffizienz.

Woher beziehen

Abgeleitet aus einem Eintrag in den Feldern der Tabelle EBAN, die sich auf die Bezugsquelle beziehen, etwa Festlieferant (LIFNR), Infosatz (INFNR) oder Vertrag (KONNR).

Erfassung

Verfolgen Sie anhand der Änderungsbelege, wann Felder wie LIFNR, INFNR oder KONNR in der Tabelle EBAN befüllt werden.

Ereignistyp inferred
Genehmigung zurückgesetzt
Kennzeichnet das Zurücksetzen des gesamten Genehmigungsworkflows, häufig aufgrund einer wesentlichen Änderung an der Bestellanforderung. Dadurch beginnt der Genehmigungsprozess erneut auf der ersten Ebene.
Warum das wichtig ist

Diese Aktivität macht erhebliche Nacharbeit sichtbar, die die Zykluszeit stark beeinträchtigt. Die Ursachen für das Zurücksetzen von Genehmigungen zu ermitteln, ist entscheidend, um den Prozess zu vereinfachen und Verzögerungen zu verringern.

Woher beziehen

Abgeleitet aus Änderungsbelegen (CDHDR/CDPOS) zur Tabelle EBAN. Das Ereignis wird erkannt, wenn Felder für den Freigabestatus (z. B. FRGKZ oder FRGZU) zurückgesetzt werden, nachdem sie teilweise oder vollständig gesetzt waren.

Erfassung

Suchen Sie in den Änderungsprotokollen nach einem Wechsel des Freigabestatus von freigegeben zu nicht freigegeben.

Ereignistyp inferred
Genehmigungsschritt gestartet
Zeigt an, dass eine Bestellanforderung auf eine Aktion eines bestimmten Genehmigenden oder einer Genehmigungsgruppe wartet. Dies wird daraus abgeleitet, dass der Status der Bestellanforderung auf einen ausstehenden bestimmten Freigabecode hinweist.
Warum das wichtig ist

Diese Aktivität ist entscheidend, um Engpässe in der Genehmigungskette zu erkennen. Die Dauer dieses Status zeigt, welche Bestellanforderungen nicht weiterbearbeitet werden und welche Genehmigenden überlastet sind.

Woher beziehen

Abgeleitet aus den Freigabestatusfeldern der Tabelle EBAN (z. B. FRGZU) und der zugrunde liegenden Konfiguration der Freigabestrategie. Das Ereignis beginnt, sobald ein bestimmter Freigabecode als Nächstes bearbeitet werden muss.

Erfassung

Ermitteln Sie anhand von Workflow-Protokollen oder Statusfeldern, wann eine Bestellanforderung in einen Status wechselt, in dem ein bestimmter Freigabecode auf Genehmigung wartet.

Ereignistyp inferred
Empfohlen Optional

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