Prozessarchitektur für Unternehmen

Eine Prozesshierarchie führt von der Gesamtübersicht des Unternehmens bis zu den konkreten Aufgaben der Mitarbeitenden. Ein typisches Framework umfasst fünf Ebenen. Passen Sie Bezeichnungen und Anzahl an Ihre Organisation an:

Ebene 1: Wertschöpfungsketten (wichtige End-to-End-Bereiche, die Wert schaffen). Ebene 2: Prozessgruppen (zusammengehörige Prozesse innerhalb einer Wertschöpfungskette). Ebene 3: Prozesse (definierte Geschäftsprozesse innerhalb einer Gruppe). Ebene 4: Aktivitäten (zentrale Schritte eines Prozesses). Ebene 5: Aufgaben (detaillierte Arbeitsanweisungen zur Ausführung einer Aktivität).

Sie können die Hierarchie an Ihre Organisation anpassen. Ziel ist eine gemeinsame Struktur, in der Prozessarchitekten, Prozessverantwortliche und Mitarbeitende die passende Detailtiefe finden, ohne voneinander getrennte Ordner mit Prozessdiagrammen pflegen zu müssen.

Prozesswissen verändert sich, wenn sich Teams, Systeme und Richtlinien ändern. Ein hilfreicher Prozesskatalog schafft Klarheit über Zuständigkeiten, legt einen Prüfweg für Aktualisierungen fest und unterscheidet veröffentlichte Prozesse von laufenden Arbeiten.

Verknüpfen Sie Prozesse mit Fähigkeiten, Organisationseinheiten, Anwendungen und Risiken. RACI-Rollen und -Zuordnungen können Sie als CSV- oder JSON-Datei importieren und exportieren, um mit vorhandenen Matrizen und Governance-Verfahren zu arbeiten. Wie Sie Zuständigkeiten festlegen, erfahren Sie im Leitfaden zur RACI-Matrix.

Ein festgelegter Prüfprozess macht Prozessänderungen nachvollziehbar. ProcessMind unterstützt den Lebenszyklus Entwurf, Prüfung, Freigabe und Veröffentlichung. Freigabeketten können Sie an die Kritikalität des Prozesses anpassen. Review-Warteschlangen zeigen, wo Ihre Aufmerksamkeit gefragt ist. In einer Diff-Ansicht nebeneinander können Sie Änderungen prüfen.

Veröffentlichte Versionsstände unterscheiden freigegebene Prozesse von Arbeitsentwürfen. Sie können den Versionsverlauf prüfen, bei Bedarf eine frühere Version wiederherstellen, Prozesse archivieren und wiederherstellen sowie freigegebene Prozesse gegen unbeabsichtigte Änderungen sperren. Audit-Trails dokumentieren Änderungen für Reviews.

Mit RACI werden die Zuständigkeiten für Prozesse eindeutig:

Verantwortlich: führt die Arbeit aus. Verantwortlich: trägt die Verantwortung für das Ergebnis. Konsultiert: bringt Fachwissen und Einschätzungen ein. Informiert: erhält aktuelle Informationen.

Weisen Sie diese Rollen Prozessen zu und verknüpfen Sie sie mit Ihrer Organisationsstruktur. Versionsverlauf und Audit-Trails helfen Ihnen nachzuvollziehen, wie sich Zuständigkeiten im Laufe der Zeit ändern.

Eine Prozessvisualisierung zeigt, wie die Arbeit über Teams und Ebenen hinweg zusammenhängt. Ein Prozesskatalog verknüpft Wertschöpfungsketten, Prozessgruppen, Prozesse, Aktivitäten und Tasks. Value Stream Mapping zeigt, wie Arbeit über Abteilungsgrenzen hinweg verläuft.

Ein Prozessmodell der Enterprise-Architektur kann Prozesse außerdem mit Fähigkeiten, Organisationseinheiten, Anwendungen und Risiken verknüpfen. So gelangen Sie von der Geschäftsperspektive zu den Prozessdetails, die Sie für eine Governance- oder Verbesserungsfrage benötigen.

Anwendungsfall zur Architektur ansehen

BPMN-Modelle stellen Prozessschritte strukturiert dar. ProcessMind kann diese Modelle mithilfe von KI in SOPs, Arbeitsanweisungen und Prozessbeschreibungen überführen. Sie können die Dokumentation als PDF oder Word-Datei exportieren oder im Prozessportal veröffentlichen.

So wird die Prozessvisualisierung mit den schriftlichen Anleitungen verknüpft, die Mitarbeitende für ihre Arbeit benötigen. Ändert sich der Prozess, kann die Dokumentation entsprechend aktuell gehalten werden. Erfahren Sie, wie Prozessdokumentation funktioniert.

Indikatoren zur Modellqualität helfen Ihnen, Prozesse zu finden, die möglicherweise geprüft werden sollten. ProcessMind prüft Vollständigkeit, Komplexität, Benennung und Dokumentationsabdeckung und hebt undokumentierte Prozesse sowie Lücken in vorhandenen Dokumentationen hervor. Sie können Prüfungen planen und die Berichte mit dem Modell speichern.

Nutzen Sie diese Indikatoren, um die Pflege des Prozesskatalogs zu priorisieren. Sie ersetzen weder die Compliance-Prüfung Ihrer Organisation noch belegen sie, dass ein Prozess einem bestimmten Standard entspricht. Scores zur Prozessgesundheit auf Basis von Ereignisdaten, etwa zu Konformität und Effizienz, sind in einem Process Intelligence-Sitzplatz enthalten.

Ihre Architektur beschreibt, wie die Arbeit vorgesehen ist. Process Mining nutzt Ereignisdaten, um zu zeigen, wie die Arbeit tatsächlich abläuft. Ein Vergleich kann Ihnen helfen, Abweichungen zu untersuchen und zu entscheiden, welchen Prozess Sie prüfen sollten.

Mit Dashboards und KPIs können Sie außerdem die Leistung überwachen. Eine Prozesssimulation hilft Ihnen, geplante Änderungen zu untersuchen, bevor Sie über deren Umsetzung entscheiden. Wie Teams Prozessarchitektur und Prozessintelligenz zusammenführen, erfahren Sie im Anwendungsfall zur Architektur.