Ihr Daten-Template für Recruiting und Personalgewinnung

Dieses Attribut bezeichnet ein bestimmtes Ereignis oder eine Phase im Recruiting-Prozess, etwa „Bewerbung eingegangen“, „Interview geplant“ oder „Angebot unterbreitet“. Jede erfasste Aktivität steht für einen Zeitpunkt, zu dem sich der Bewerbungsstatus geändert oder eine wichtige Handlung stattgefunden hat.

Bei der Process-Mining-Analyse bilden die Aktivitäten die Grundlage der Prozessdarstellung. Sie zeigen den tatsächlichen Ablauf des Recruiting-Prozesses, machen häufige Wege sichtbar und helfen, Abweichungen von der Standardvorgehensweise zu erkennen. Die Analyse der Aktivitäten ist wichtig, um den Recruiting-Trichter zu verstehen, Stellen zu erkennen, an denen Kandidierende ausscheiden, und die Dauer der einzelnen Phasen zu messen.

Das Attribut legt die Prozessschritte fest. So lässt sich der Recruiting-Trichter darstellen und Engpässe oder Abweichungen erkennen.

Zu finden in Event Logs, Statusänderungsdatensätzen oder Aktivitätshistorien zu Bewerbungen.

Die Bewerbungs-ID kennzeichnet eindeutig einen einzelnen Bewerbungsvorgang für eine Stellenausschreibung. Der gesamte Bewerbungsprozess, von der ersten Einreichung bis zur endgültigen Entscheidung wie „Eingestellt“ oder „Abgelehnt“, wird unter dieser ID erfasst. Sie verknüpft alle zugehörigen Aktivitäten, Timestamps und Datenpunkte eines Bewerbungsvorgangs.

Im Process Mining ist dieses Attribut grundlegend für die Case-Analyse. Damit kann das Tool den durchgängigen Prozessablauf für jede Bewerbung rekonstruieren und die verschiedenen Wege der kandidierenden Personen darstellen. Wenn alle Ereignisse unter derselben Bewerbungs-ID zusammengeführt werden, lassen sich die Dauer einzelner Cases präzise messen, Engpässe in bestimmten Bewerbungsverläufen erkennen und Prozessvarianten vergleichen.

Diese ID ist unverzichtbar, um den Verlauf jeder Bewerbung von Anfang bis Ende nachzuverfolgen. Sie ermöglicht die Berechnung wichtiger Kennzahlen wie Time-to-Hire und die Analyse von Prozessvarianten.

In der Regel in den zentralen Bewerbungs- oder Aktivitätsdatensätzen der kandidierenden Person im Recruiting-System zu finden.

Dieser Timestamp gibt den genauen Zeitpunkt an, zu dem eine Aktivität stattgefunden oder das System sie erfasst hat. Bei Aktivitäten mit einer Dauer markiert er den Beginn, bei Ereignissen ohne Dauer den Zeitpunkt ihres Eintretens. Präzise Timestamps sind entscheidend, um die Ereignisse jeder Bewerbung chronologisch zu ordnen.

Dieses Attribut bildet die Grundlage für alle zeitbasierten Process-Mining-Analysen. Es dient dazu, die Zeit zwischen Aktivitäten (Zykluszeit), die Dauer einzelner Phasen und die gesamte Time-to-Hire zu berechnen. Anhand dieser Timestamps können Unternehmen Verzögerungen erkennen, die Leistung mit Service-Level-Vereinbarungen vergleichen und Möglichkeiten zur Beschleunigung des Einstellungsprozesses ermitteln.

Dieser zentrale Timestamp ordnet Ereignisse chronologisch und dient zur Berechnung aller zeitbasierten Kennzahlen, etwa der Zykluszeiten und der gesamten Time-to-Hire.

In Event Logs oder Transaktionsdatensätzen des Recruiting-Systems, meist neben dem Aktivitätsnamen.

Dieses Attribut gibt Datum und Uhrzeit der letzten Synchronisierung oder des letzten Abrufs der Daten aus der Quellanwendung an. Als Metadatenfeld zeigt es, wie aktuell die analysierten Informationen sind. Es unterscheidet sich vom Aktivitäts-Timestamp, der den tatsächlichen Zeitpunkt des Geschäftsereignisses festhält.

Im Process Mining ist dieser Timestamp wichtig, um die Datenintegrität zu wahren und die Aktualität der Analyse einzuschätzen. Er zeigt Benutzern, ob die Daten auf dem neuesten Stand sind, was besonders für die laufende Überwachung und operative Dashboards wichtig ist. Außerdem kann er dazu dienen, veraltete Daten herauszufiltern oder die Aktualisierung der Datenpipeline auszulösen.

Dieser Timestamp zeigt Benutzern, wie aktuell die Daten sind. Das ist entscheidend für relevante und präzise laufende Prozessüberwachung und -analyse.

Wird üblicherweise beim Laden der Daten vom Datenintegrations- oder ETL-Tool (Extract, Transform, Load) ergänzt.

Dieses Attribut bezeichnet das führende System, etwa das Applicant Tracking System (ATS) oder die Human-Capital-Management-Plattform (HCM), in dem Recruiting-Aktivitäten verwaltet und erfasst werden. Bei mehreren Systemen hilft das Feld, die Herkunft der einzelnen Datenpunkte zu unterscheiden und ihre Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.

Für Process-Mining-Analysen ist die Kenntnis des Quellsystems wichtig für Datenvalidierung und Governance. Sie hilft, die Daten einzuordnen, und ermöglicht bei mehreren integrierten Systemen eine gezielte Filterung. Das ist besonders bei der Datenaufbereitung und der Untersuchung von Abweichungen wichtig, denn so lässt sich die Datenqualität im zuständigen System prüfen.

Das Attribut gibt Aufschluss über die Herkunft der Daten und ist daher wichtig für Data Governance, Validierung und Fehleranalyse in Umgebungen mit mehreren Systemen.

Wird häufig bei der Datenextraktion ergänzt oder ist als Standardfeld im Data Warehouse verfügbar.

Dieses Attribut bezeichnet die Organisationseinheit, etwa „Vertrieb“, „Technik“ oder „Personalwesen“, die die offene Stelle besetzen möchte. Damit lässt sich die Analyse der Recruiting-Prozesse an der Organisationsstruktur des Unternehmens ausrichten.

Die Auswertung der Recruiting-Daten nach Abteilung ist wichtig, um Unterschiede bei der Einstellungsleistung im Unternehmen zu verstehen. Sie zeigt, welche Abteilungen besonders effizient einstellen und wo Unterstützung nötig sein könnte. Mit diesem Attribut können Sie Abteilungs-Dashboards erstellen, KPIs wie Time-to-Hire und Annahmequoten von Angeboten zwischen Teams vergleichen und Recruiting-Ressourcen gezielt zuweisen.

Damit lässt sich die Recruiting-Effizienz und Arbeitsauslastung nach Geschäftseinheit analysieren. So werden abteilungsspezifische Trends, Herausforderungen und Ressourcenbedarfe sichtbar.

Aus den Stammdaten der Stellenausschreibung oder Position, die mit der Bewerbung verknüpft sind.

Dieses Attribut erfasst, woher eine Bewerbung stammt, also wie die Person auf die Stelle aufmerksam wurde und sich beworben hat. Häufige Quellen sind Karriereseiten, Empfehlungen durch Mitarbeitende, die direkte Ansprache durch Recruiter, LinkedIn oder Jobmessen an Hochschulen.

Das Attribut ist entscheidend, um die Wirksamkeit verschiedener Strategien zur Personalgewinnung zu bewerten. Durch den Vergleich von Anzahl und Qualität der Bewerbungen aus den einzelnen Quellen können Unternehmen die Rentabilität ihrer Recruiting-Kanäle ermitteln. Process Mining zeigt, aus welchen Quellen Bewerbende im Auswahlprozess am weitesten kommen oder besonders häufig eingestellt werden. So lässt sich das Budget für Recruiting-Marketing gezielter einsetzen.

Das Attribut ist entscheidend, um die Wirksamkeit und den ROI verschiedener Recruiting-Kanäle zu messen und Marketing sowie Strategie gezielt auszurichten.

Wird meist bei Eingang der Bewerbung erfasst, entweder über Tracking-Links oder anhand der Angaben der bewerbenden Person.

Dieses Attribut gibt den endgültigen Status einer Bewerbung im Recruiting-Prozess an. Übliche Statusangaben sind „Eingestellt“, „Abgelehnt“, „Angebot abgelehnt“ oder „Von der bewerbenden Person zurückgezogen“. Es kennzeichnet den Abschluss des Prozesses für den jeweiligen Case.

Für ergebnisorientierte Analysen im Process Mining ist der endgültige Status entscheidend. Damit lassen sich Prozessmodelle filtern und die Abläufe eingestellter und abgelehnter Bewerbender vergleichen. So wird der Happy Path sichtbar und es lässt sich nachvollziehen, welche Prozessmuster zu erfolgreichen Einstellungen führen. Der Status bildet außerdem die Grundlage für Kennzahlen wie die Annahmequote von Angeboten und die Abbruchquote in den einzelnen Phasen.

Legt das Endergebnis jedes Case fest. So lässt sich analysieren, welche Prozessvarianten zu Einstellungen und welche zu Ablehnungen oder Rückzügen führen.

Im Hauptdatensatz der Bewerbung zu finden; gibt das endgültige Ergebnis an.

Die einstellungsverantwortliche Person trifft letztlich die Einstellungsentscheidung und ist die künftige Führungskraft der neuen Mitarbeitenden. Sie spielt im Recruiting-Prozess eine zentrale Rolle: Sie legt die Anforderungen an die Stelle fest, führt Bewerbungsgespräche und gibt Rückmeldungen.

Die Analyse der Prozessleistung nach einstellungsverantwortlicher Person kann wichtige Erkenntnisse zur Effizienz des Prozesses liefern. So wird beispielsweise sichtbar, wer Rückmeldungen zu Bewerbungsgesprächen nur verzögert gibt und dadurch den Ablauf verlängert oder besonders hohe Annahmequoten bei Angeboten erzielt. Auf dieser Grundlage lassen sich gezielte Schulungen oder Unterstützungsangebote bereitstellen, um den Einstellungsprozess insgesamt zu verbessern.

Macht Engpässe und Verzögerungen bei einzelnen einstellungsverantwortlichen Personen sichtbar, etwa bei verspäteten Rückmeldungen, die die Zeit bis zur Einstellung direkt verlängern.

Stammt aus den Daten zur Stellenausschreibung, die mit der Bewerbung verknüpft ist.

Dieses Attribut erfasst den Abschluss von Aktivitäten, die sich über einen Zeitraum erstrecken, etwa ein Interview oder eine Hintergrundprüfung. Viele Recruiting-Aktivitäten werden mit einem Start-Timestamp als einzelner Zeitpunkt erfasst. Eine Endzeit ermöglicht dagegen die genaue Messung der Dauer einzelner Prozessschritte.

Bei der Prozessanalyse ermöglicht die Endzeit die Berechnung der Dauer einzelner Aktivitäten und die Unterscheidung zwischen Warte- und Bearbeitungszeit. So können Sie beispielsweise die genaue Dauer eines Interviews messen, statt nur die Zeit zwischen der Terminvereinbarung und dem Eingang des Feedbacks. Dadurch wird genauer sichtbar, wofür Zeit aufgewendet wird, und Ineffizienzen lassen sich in einzelnen Aufgaben statt nur zwischen ihnen erkennen.

Damit lässt sich die Dauer einzelner Aktivitäten präzise berechnen und aktive Bearbeitungszeit von ungenutzter Wartezeit unterscheiden.

Zu finden in Event Logs oder Aktivitätsprotokollen, bei Systemen mit Erfassung der Aktivitätsdauer häufig im selben Datensatz wie die Startzeit.

Eine Stellenausschreibung ist eine formelle Anfrage zur Besetzung einer offenen Stelle. Die ID der Stellenausschreibung ist der eindeutige Code für diese Anfrage und begleitet sie von der Freigabe bis zur Besetzung. Einer Stellenausschreibung können mehrere Bewerbungen zugeordnet sein.

Im Process Mining eignet sich diese ID besonders für Gruppierungen und Filter. Analysten können damit den Recruiting-Prozess für eine bestimmte Stelle untersuchen, die Effizienz der Besetzung verschiedener Stellenarten vergleichen oder die Gesamtzahl der Bewerbungen je Ausschreibung ermitteln. So lassen sich Fragen beantworten wie: „Welche Stellenausschreibungen benötigen am längsten bis zur Besetzung?“ und „Wie viele Bewerbungen gehen durchschnittlich pro Stelle ein?“.

Damit lassen sich alle Bewerbungen zu einer offenen Stelle gruppieren und analysieren. So können Sie die Leistung für verschiedene Stellen oder Abteilungen vergleichen.

Im Bewerbungseintrag zu finden, häufig verknüpft mit den Stammdaten der Stellenausschreibung oder Position.

Dieses Feld bezeichnet die zuständige Person im Talent-Acquisition-Team, die den Recruiting-Prozess für eine Bewerbung oder Stellenausschreibung betreut. Sie prüft üblicherweise Bewerbungen, plant Interviews und stimmt sich mit den Beteiligten ab.

Im Process Mining ist das Recruiter-Attribut wichtig, um die Leistung einzelner Mitarbeitender und des Teams zu analysieren. Damit lassen sich Dashboards zur Auslastungsverteilung erstellen, die zeigen, wie viele Bewerbungen jeder Recruiter betreut. Außerdem können Kennzahlen wie Time-to-Fill oder die Qualität der Kandidierenden zwischen Recruitern verglichen werden, um bewährte Vorgehensweisen und Möglichkeiten für Coaching oder Prozessverbesserungen zu erkennen.

Damit lassen sich die Arbeitsauslastung und die Leistung einzelner Recruiter sowie des gesamten Talent-Acquisition-Teams analysieren.

Üblicherweise in den Datensätzen zur Bewerbung oder zur Stellenausschreibung zu finden.

Dieses Attribut enthält die offizielle Bezeichnung der offenen Stelle, etwa „Senior Financial Analyst“ oder „Marketing Manager“. Es liefert wichtigen geschäftlichen Kontext zum Recruiting-Prozess und beschreibt die zu besetzende Rolle.

Die Stellenbezeichnung ist eine wichtige Analysedimension. Sie ermöglicht es Beteiligten, die Recruiting-Leistung nach Hierarchieebene, Funktion oder Spezialisierung aufzuschlüsseln. So lässt sich beispielsweise die Time-to-Hire für technische und administrative Stellen vergleichen oder die Wirksamkeit verschiedener Recruiting-Kanäle für Führungspositionen analysieren. Diese Aufschlüsselung hilft, stellenspezifische Engpässe aufzudecken und Recruiting-Strategien gezielt anzupassen.

Das Attribut liefert wichtigen geschäftlichen Kontext und ermöglicht Leistungsvergleiche und Benchmarks für verschiedene Stellen, Ebenen und Funktionen.

Aus den Details der Stellenausschreibung, die mit der Bewerbung verknüpft ist.

Wird entschieden, eine Bewerbung nicht weiterzuverfolgen, wird häufig ein Grund erfasst. Das kann von „Passt nicht zur Unternehmenskultur“ oder „Erforderliche Fähigkeiten fehlen“ bis zu „Stelle wurde anderweitig besetzt“ reichen. Dieses Attribut hält diese qualitativen Informationen fest.

Die Analyse der Ablehnungsgründe liefert wertvolle Hinweise zum Recruiting-Prozess und zu den Anforderungen an die Stelle. Werden Ablehnungsgründe mit Bewerbungsquellen oder Gesprächsphasen verglichen, können Unternehmen beispielsweise unklare Stellenbeschreibungen erkennen, die ungeeignete Bewerbungen anziehen, oder Unterschiede bei der Bewertung durch Interviewende aufdecken. Diese Erkenntnisse helfen, die Recruiting-Strategie zu verbessern und die Qualität des Bewerberpools zu erhöhen.

Zeigt, warum Bewerbende ausscheiden. So lassen sich Stellenbeschreibungen präzisieren, die Qualität der Bewerbungsquellen verbessern und mögliche Verzerrungen im Auswahlverfahren erkennen.

Wird üblicherweise von einem Recruiter oder einer einstellungsverantwortlichen Person erfasst, wenn der Bewerbungsstatus auf „Abgelehnt“ gesetzt wird.

Dieses Attribut erfasst den Geldwert des Vergütungspakets, das einer bewerbenden Person angeboten wird. Es ist ein wichtiger Datenpunkt in der letzten Phase des Recruiting-Prozesses. Der Betrag wird üblicherweise in der jeweiligen Landeswährung angegeben.

Im Process Mining liefert die Analyse der Angebotssumme wertvollen Kontext. Im Vergleich mit Annahme- und Ablehnungsquoten lässt sich beurteilen, ob die Vergütung wettbewerbsfähig ist. Außerdem können Vergütungstrends nach Rolle, Abteilung und Standort untersucht werden. Zusammen mit weiteren Daten unterstützt das Attribut den Vergleich mit Gehaltsbenchmarks und eine faire Vergütungspraxis.

Zeigt, wie wettbewerbsfähig Vergütungspakete sind, indem Angebotssummen und Annahme- beziehungsweise Ablehnungsquoten für verschiedene Rollen und Standorte verglichen werden.

Stammt aus den Angebotsdatensätzen im Recruiting- oder HR-System.

Dieses Attribut unterscheidet zwischen Bewerbenden, die bereits im Unternehmen beschäftigt sind (intern), und externen Bewerbenden. Diese grundlegende Unterscheidung ist wichtig, da sich Recruiting-Prozesse, Zeitpläne und Richtlinien für beide Gruppen oft deutlich unterscheiden.

Die Analyse nach Bewerbungstyp ist entscheidend, um interne Mobilität und die Wirksamkeit externer Einstellungen zu verstehen. Mit Process Mining lassen sich die Zeit bis zur Einstellung, die Kosten pro Einstellung und die Erfolgsquoten interner und externer Bewerbungen vergleichen. So können Unternehmen die Leistung ihrer Programme für interne Mobilität bewerten und sicherstellen, dass beide Wege effizient und wirksam sind.

Unterscheidet interne von externen Bewerbenden. Da sich die Einstellungsprozesse oft unterscheiden, lassen sich interne Mobilität und externe Einstellungen hinsichtlich ihrer Effizienz vergleichen.

Wird häufig ermittelt, indem geprüft wird, ob die ID oder E-Mail-Adresse der bewerbenden Person in den Stammdaten der Mitarbeitenden vorhanden ist. Manche Systeme bieten dafür ein eigenes Kennzeichen.

Dieses Attribut gibt den Arbeitsort der ausgeschriebenen Stelle an. Bei Remote-Stellen kann es eine Region nennen oder als „Remote“ gekennzeichnet sein. Damit erhält der Recruiting-Datensatz eine geografische Dimension.

Im Process Mining ist der Standort ein wichtiges Attribut für regionale Analysen. Unternehmen können damit Einstellungszyklen, die Wirksamkeit von Recruiting-Kanälen und Annahmequoten von Angeboten zwischen verschiedenen Niederlassungen oder Ländern vergleichen. So werden regionale Unterschiede auf dem Arbeitsmarkt, bei der Leistung der Recruiting-Teams oder bei der Einhaltung von Prozessen sichtbar. Das ermöglicht eine gezieltere Steuerung und Strategie.

Ermöglicht geografische Analysen der Recruiting-Leistung und den Vergleich von Effizienz und Herausforderungen zwischen Regionen und Niederlassungen.

In den Angaben zur Stellenausschreibung zu finden, die mit der Bewerbung verknüpft ist.