Ihr Daten-Template für den Record-to-Report-Prozess: Periodenabschluss und Abstimmung

Dieses Attribut beschreibt einen einzelnen Schritt oder Meilenstein im Record-to-Report-Prozess, etwa „Abstimmung vorbereitet“ oder „Anpassungsbuchung gebucht“. Die Events werden chronologisch geordnet, um den Prozessablauf für jede Finanzperiode zu rekonstruieren.

Die Analyse der Reihenfolge und Häufigkeit von Aktivitäten zeigt den tatsächlichen Prozesspfad, Abweichungen von der Standardvorgehensweise und Engpässe, an denen der Prozess ins Stocken gerät. Das Attribut ist grundlegend für die Erstellung der Prozesslandkarte und die Berechnung wichtiger Leistungskennzahlen.

Dieses Attribut bildet das Rückgrat der Prozesslandkarte und ermöglicht die Visualisierung und Analyse des Prozessablaufs, seiner Varianten und Ausnahmen.

Dieses Attribut wird in der Regel aus Event Logs, Aufgabenstatus oder Prüfpfaden in verschiedenen BlackLine-Modulen abgeleitet, etwa Tasks, Journals und Account Reconciliations.

Die Finanzperiode umfasst alle Aktivitäten, die mit dem Abschluss und der Abstimmung von Konten für den jeweiligen Berichtszeitraum zusammenhängen. „2023-01“ steht beispielsweise für alle Abschlussaktivitäten im Januar 2023.

Im Process Mining ist dieses Attribut entscheidend, um die durchgängige Dauer des Periodenabschlusses zu analysieren. Es ermöglicht den Vergleich der Zykluszeiten verschiedener Perioden und hilft, Trends, saisonale Schwankungen und die Auswirkungen von Prozessverbesserungen im Zeitverlauf zu erkennen.

Dies ist der zentrale Bezeichner, der alle zugehörigen Abschluss- und Abstimmungsaktivitäten miteinander verknüpft. So lassen sich Ablauf und Leistung des Prozesses für jede Periode vollständig nachvollziehen.

Dieses Attribut wird in der Regel aus dem Berichtszeitraum in den Modulen Period Close oder Reconciliation von BlackLine abgeleitet. Es kann sich aus den Feldern für Jahr und Monat zusammensetzen.

EventTime gibt Datum und Uhrzeit an, zu denen ein bestimmter Schritt im Periodenabschluss begonnen hat. Dieser Timestamp ist entscheidend, um Events korrekt zu ordnen und die Dauer zwischen verschiedenen Prozessschritten zu berechnen.

Bei der Analyse dient dieses Attribut dazu, das chronologische Event Log für jeden Case zu erstellen. Es bildet die Grundlage für alle zeitbezogenen Kennzahlen, etwa Zyklus-, Warte- und Verarbeitungszeiten. Diese sind wichtig, um Verzögerungen und Ineffizienzen zu erkennen.

Dieser Timestamp ist entscheidend, um Events zu ordnen, den Prozessablauf zu erkennen und alle zeitbasierten Leistungskennzahlen zu berechnen.

Dies entspricht dem Erstellungsdatum, dem Startdatum oder dem Timestamp einer Statusänderung in den Aufgaben-, Abstimmungs- oder Journalbuchungsdatensätzen von BlackLine.

Dieses Attribut gibt an, wann der Datensatz zuletzt aktualisiert wurde. Es zeigt, wie aktuell die analysierten Daten sind, und macht deutlich, auf welchem Stand die Erkenntnisse zum Prozess beruhen.

Für Benutzer eines Dashboards ist diese Information wichtig, um die Aktualität der Analyse einschätzen zu können. Sie hilft, Erwartungen zu steuern und bestätigt, dass Entscheidungen auf ausreichend aktuellen Daten beruhen.

Dieses Attribut informiert über die Aktualität der Daten. Das ist entscheidend, um auf Grundlage der Analyse rechtzeitig relevante Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Dieser Timestamp wird während der Datenextraktion, -transformation und -ladung (ETL) erzeugt und gespeichert.

Dieses Attribut gibt an, woher die Prozessdaten stammen. In dieser Ansicht lautet der Wert immer „BlackLine“. Bei einer Analyse mit mehreren Systemen hilft das Attribut, die Datenquellen voneinander zu unterscheiden.

Bei einer systemübergreifenden Analyse ist dieses Feld wichtig, um die Datenherkunft nachzuvollziehen und die Leistung einzelner Systeme zu vergleichen. Auch in einer Ansicht für ein einzelnes System liefert es wichtigen Kontext für Data Governance und Datenverwaltung.

Dieses Attribut liefert wichtigen Kontext zur Herkunft der Daten. Das ist entscheidend für Data Governance, Validierung und die Integration mit anderen Systemen.

Dabei handelt es sich in der Regel um einen statischen Wert, der während der Datentransformation hinzugefügt wird, um die Herkunft der Datensätze zu kennzeichnen.

Dieses Attribut erfasst den Status einer Abstimmung zu einem bestimmten Zeitpunkt, zum Beispiel „Nicht begonnen“, „In Bearbeitung“, „Zertifiziert“ oder „Abgelehnt“. Es zeigt den Fortschritt und das Ergebnis einzelner Abstimmungen.

Die Analyse nach Status ist entscheidend für das Dashboard zur Aufschlüsselung des Abstimmungsstatus. Manager sehen damit schnell, wie viele Abstimmungen noch ausstehen, abgeschlossen sind oder Aufmerksamkeit erfordern. Die Verfolgung von Statuswechseln hilft, Nachbearbeitungsschleifen und Verzögerungen im Prüfungs- und Genehmigungszyklus zu erkennen.

Dieses Attribut zeigt den Fortschritt und die Ergebnisse von Abstimmungen übersichtlich an. So lassen sich Rückstände erkennen und die Einhaltung der Vorgehensweisen verfolgen.

Direkt im Statusfeld der Datensätze im Modul Account Reconciliations von BlackLine verfügbar.

Das Attribut „Abteilung“ gibt die zuständige Geschäftseinheit an, etwa „Konzernrechnungswesen“ oder „Interne Revision“. Die Information stammt häufig aus Benutzerprofilen oder ergibt sich aus der Art der Aufgabe.

Diese Dimension ermöglicht den Vergleich der Prozessleistung in verschiedenen Unternehmensbereichen. Sie zeigt, welche Abteilungen besonders effizient arbeiten, wo während des Abschlusszeitraums zusätzliche Ressourcen benötigt werden und an welchen abteilungsübergreifenden Übergaben Verzögerungen entstehen.

Dieses Attribut ermöglicht den Leistungsvergleich zwischen verschiedenen Geschäftseinheiten und ist wichtig für die Analyse der Arbeitsbelastung und von Engpässen auf Abteilungsebene.

Diese Information kann aus den mit ResponsibleUser verknüpften Benutzerprofildaten oder aus Eigenschaften der Aufgabe oder des Hauptbuchkontos in BlackLine oder einem verbundenen ERP-System stammen.

Der Buchungskreis steht für eine bestimmte rechtliche Einheit innerhalb der Organisation. Der Finanzabschluss wird häufig für jeden Buchungskreis separat durchgeführt, bevor die Ergebnisse konsolidiert werden.

Dieses Attribut ist entscheidend, um den Periodenabschluss auf Ebene der einzelnen Einheiten zu analysieren. Es ermöglicht Leistungsvergleiche zwischen verschiedenen rechtlichen Einheiten und ist besonders wichtig für die Analyse der Dauer des Intercompany-Abgleichs. So lässt sich feststellen, bei welchen Einheiten der Abschluss besonders komplex oder ineffizient ist.

Damit lässt sich die Prozessanalyse nach rechtlichen Einheiten aufschlüsseln. Das ist entscheidend, um einheitsspezifische Engpässe und Leistungsprobleme zu erkennen.

In BlackLine und im Quell-ERP ist dieses Feld bei den meisten Finanztransaktionen verfügbar, darunter Buchungssätze und Abstimmungen.

EventEndTime gibt Datum und Uhrzeit an, zu denen eine bestimmte Aufgabe beendet wurde. Zusammen mit StartTime dient dieser Wert zur Berechnung der Verarbeitungszeit einzelner Aktivitäten.

Bei der Analyse ist EndTime entscheidend, um die Dauer jedes Schritts zu berechnen. So lässt sich feststellen, welche Aktivitäten im Gesamtprozess am meisten Zeit beanspruchen. Das bildet die Grundlage für Engpassanalysen und die Bewertung der Ressourcenverteilung.

Damit lassen sich die Verarbeitungszeiten von Aktivitäten berechnen. Das ist grundlegend, um Engpässe zu erkennen und die betriebliche Effizienz zu messen.

Dies entspricht dem Abschlussdatum, dem Datum der letzten Änderung oder dem Timestamp einer bestimmten Statusänderung in den Aufgaben-, Abstimmungs- oder Journalbuchungsdatensätzen von BlackLine.

Dieses Attribut bezeichnet das konkrete Konto aus dem Kontenplan, das abgestimmt oder angepasst wird. Es liefert den Finanzkontext zu den Prozessaktivitäten.

Die Analyse nach Sachkonto ist für das Dashboard zu Trends bei manuellen Buchungsanpassungen wichtig. Sie zeigt, bei welchen Konten die meisten manuellen Eingriffe erforderlich sind. Außerdem hilft sie, Nacharbeit zu erkennen, wenn innerhalb einer Periode mehrere Anpassungen oder Abstimmungsversuche für dasselbe Konto erfolgen.

Das Attribut liefert den Finanzkontext und zeigt, bei welchen Konten Fehler auftreten, häufige Anpassungen nötig sind oder Verzögerungen beim Abschluss entstehen.

Dieses Feld ist ein zentrales Attribut in den Modulen Account Reconciliations und Journal Entry von BlackLine.

Dieses Attribut gibt an, wer für eine bestimmte Aufgabe verantwortlich ist, etwa für die Vorbereitung einer Abstimmung oder die Buchung eines Journals. Der Wert kann ein Benutzername, eine Mitarbeiter-ID oder eine E-Mail-Adresse sein.

Die Analyse nach verantwortlichem Benutzer ist wichtig, um die Arbeitsverteilung, die individuelle Leistung und den Schulungsbedarf zu verstehen. Sie hilft zu klären, wer besonders leistungsstark ist, ob die Arbeit gleichmäßig verteilt wird und wo Nachbearbeitungen oder Fehler am häufigsten auftreten.

Dieses Attribut ist wichtig, um die Arbeitsverteilung zu analysieren, durch bestimmte Benutzergruppen verursachte Engpässe zu erkennen und die Teamleistung zu bewerten.

Das Attribut findet sich in Feldern wie „Zugewiesen an“, „Abgeschlossen von“, „Bearbeiter“, „Zertifizierer“ oder „Genehmiger“ in den BlackLine-Modulen.

Die Abstimmungs-ID ist ein eindeutiger Schlüssel für jede Abstimmung eines bestimmten Sachkontos innerhalb einer Finanzperiode. Damit lässt sich der Verlauf jeder einzelnen Abstimmung genau nachverfolgen.

Bei der Analyse unterscheidet diese ID verschiedene Abstimmungen, die im Zeitverlauf für dasselbe Konto durchgeführt werden. Sie ist wichtig für detaillierte Analysen, die Untersuchung konkreter Probleme und die genaue Nachverfolgung von Status und Verlauf jedes Vorgangs.

Die eindeutige Kennung ermöglicht es, einzelne Abstimmungsvorgänge nachzuverfolgen und bestimmte Problembereiche detailliert zu analysieren.

Das System erzeugt für jeden Abstimmungsdatensatz im Modul Account Reconciliations von BlackLine eine eindeutige Kennung.

Dieses Attribut klassifiziert die Art der durchgeführten Abstimmung. Das ist wichtig, da sich Abstimmungsarten hinsichtlich Komplexität, Risiko und erwarteter Bearbeitungsdauer unterscheiden können.

Mit diesem Attribut lässt sich die Analyse nach Abstimmungskategorien aufschlüsseln und die Leistung sowie die Herausforderungen der einzelnen Kategorien vergleichen. So können Sie beispielsweise feststellen, ob Intercompany-Abstimmungen deutlich länger dauern als reguläre Bilanzabstimmungen.

Das Attribut ermöglicht eine getrennte Analyse der Abstimmungskategorien, die sich häufig in Komplexität und Risikoprofil unterscheiden.

Die Abstimmungsart lässt sich aus den Eigenschaften des Sachkontos oder den Einstellungen des Abstimmungs-Templates in BlackLine ableiten.

Dieses Attribut erfasst die finanziellen Auswirkungen einer manuellen Anpassung. Der Betrag kann als Einzelwert oder getrennt nach Soll und Haben angegeben werden.

Die Analyse der Anpassungsbeträge ergänzt die Betrachtung ihres Umfangs und vermittelt ein vollständigeres Bild ihrer Bedeutung. Hohe oder häufige Anpassungen für bestimmte Konten oder Abteilungen können auf wesentliche Risiken für die Finanzberichterstattung oder erhebliche Probleme in vorgelagerten Prozessen hinweisen, die behoben werden müssen.

Das Attribut beziffert die finanziellen Auswirkungen manueller Anpassungen und hilft dabei, Untersuchungen zu Bereichen mit hohen Änderungsbeträgen zu priorisieren.

Betragsfelder im Modul Journals von BlackLine enthalten diese Information.

Dieses Kennzeichen unterscheidet zwischen Aufgaben, die das System automatisch ausführt, etwa der automatischen Zertifizierung risikoarmer Abstimmungen, und Aufgaben, die ein Benutzer manuell erledigt. So lässt sich der Automatisierungsgrad des Abschlussprozesses nachvollziehen.

Die Analyse dieses Attributs zeigt die Auswirkungen von Automatisierungsinitiativen. Sie können die Geschwindigkeit und Konsistenz automatisierter und manueller Aufgaben vergleichen und weitere Automatisierungsmöglichkeiten erkennen, um die Effizienz zu steigern und menschliche Fehler zu reduzieren.

Das Attribut hilft, den Automatisierungsgrad des Prozesses zu messen und Möglichkeiten zur Automatisierung manueller Aufgaben zu erkennen, um die Effizienz zu steigern.

Das Attribut lässt sich daraus ableiten, ob ResponsibleUser ein System- oder Dienstkonto ist, oder anhand bestimmter Kennzeichen in den Aufgabeneigenschaften von BlackLine.

Die Buchungs-ID ist ein eindeutiger Schlüssel für jeden manuellen Anpassungsbuchungssatz, der in BlackLine erstellt und gebucht wird. Damit lässt sich jeder Buchungssatz von der Erstellung bis zur Buchung einzeln nachverfolgen.

Diese ID ist für das Dashboard zu Trends bei manuellen Buchungsanpassungen erforderlich. Sie ermöglicht eine genaue Zählung der manuellen Anpassungen. Außerdem können Analysten einzelne Buchungssätze genauer untersuchen, die auf zugrunde liegende Daten- oder Prozessprobleme hindeuten könnten.

Die eindeutige Kennung jedes manuellen Buchungssatzes ermöglicht es, Anpassungen zu zählen und die Ursachen für ein hohes Anpassungsvolumen zu untersuchen.

Das System erzeugt für jeden Eintrag im Modul Journals von BlackLine eine eindeutige Kennung.

Dieses boolesche Attribut ergibt sich aus dem Vergleich des tatsächlichen Abschlusszeitpunkts der Aktivität „Periode abgeschlossen“ mit dem Attribut „TargetCompletionDate“ für die jeweilige Finanzperiode. Es zeigt klar und einfach an, ob der Termin eingehalten wurde.

Das Kennzeichen bildet die Grundlage für die Berechnung der KPI „Periodenabschluss fristgerecht“. Damit lassen sich fristgerechte und verspätete Perioden einfach filtern und visualisieren. So erkennen Sie schnell, welche Perioden den Termin verfehlt haben und genauer untersucht werden müssen.

Das Kennzeichen vereinfacht die Leistungsverfolgung, indem es Fälle markiert, in denen Fristen nicht eingehalten wurden. Damit unterstützt es direkt das Compliance- und SLA-Berichtswesen.

Berechnet durch den Vergleich des Zeitstempels der letzten Aktivität „Periode abgeschlossen“ mit dem Attribut „TargetCompletionDate“. Die Berechnung erfolgt im Process-Mining-Tool.

Dieses Attribut gibt den offiziellen Termin für den Abschluss der Periode an. Er dient als Vergleichswert für die tatsächliche Abschlussdauer.

Das Datum ist für die Berechnung der KPI „Periodenabschluss fristgerecht“ erforderlich. Vergleicht man den tatsächlichen Abschlusszeitpunkt der Aktivität „Periode abgeschlossen“ mit diesem Zieltermin, lassen sich verspätete Perioden erkennen und die Dauer der Verzögerung messen. Das ist für Compliance und Berichtswesen entscheidend.

Der Termin dient als Maßstab für die fristgerechte Leistung und ist für Compliance-KPIs wie die Quote fristgerechter Periodenabschlüsse erforderlich.

Der Termin wird üblicherweise im Periodenabschlusskalender oder in den Aufgabenverwaltungseinstellungen von BlackLine festgelegt.

Für Aktivitäten, die auf eine unnötige Wiederholung von Prozessschritten hindeuten, wird dieses Kennzeichen auf „true“ gesetzt. Wird beispielsweise auf das Ereignis „Abstimmung abgelehnt“ für dieselbe Abstimmung erneut die Aktivität „Abstimmung vorbereitet“ ausgeführt, gilt dies als Nacharbeit.

Nacharbeit zu erkennen ist entscheidend, um Ineffizienzen und Qualitätsprobleme aufzudecken. Die KPI „Nacharbeitsquote bei Abstimmungen“ wird anhand dieses Attributs berechnet. Sie zeigt, wo Aufgaben nicht beim ersten Versuch korrekt erledigt werden und dadurch unnötiger Aufwand und Verzögerungen entstehen.

Das Kennzeichen macht ineffiziente Prozessschleifen und wiederholte Arbeit sichtbar. So lässt sich der unnötige Aufwand beziffern und die Ursache von Qualitätsproblemen ermitteln.

Das Attribut wird üblicherweise von den Algorithmen des Process-Mining-Tools berechnet. Diese erkennen wiederholte Aktivitätsfolgen innerhalb desselben Cases, häufig anhand derselben ReconciliationId oder GLAccount.

Dieses Attribut gibt die Währung des AdjustmentAmount an. In multinationalen Organisationen können Buchungssätze in verschiedenen Landeswährungen erfasst sein.

Die Währung ist ein notwendiger Kontext für jeden Geldbetrag. Sie stellt sicher, dass Werte korrekt interpretiert und richtig aggregiert und verglichen werden. Für die Analyse ist häufig eine Umrechnung in eine einheitliche Berichtswährung erforderlich.

Das Attribut liefert den erforderlichen Kontext zu Geldbeträgen, sorgt für eine korrekte Interpretation und ermöglicht die richtige Währungsumrechnung für das Berichtswesen.

Das Attribut befindet sich üblicherweise neben den Betragsfeldern im Modul Journals von BlackLine oder in den Eigenschaften des zugehörigen Buchungskreises.