Ihr Daten-Template für den Purchase-to-Pay-Prozess: Bestellung

Der Aktivitätsname bezeichnet einen Prozessschritt oder eine Statusänderung innerhalb des Bestellprozesses. Beispiele sind „Bestellung erstellt“, „Bestellung genehmigt“, „Wareneingang gebucht“ und „Rechnung eingegangen“. Jede Aktivität steht für einen bestimmten Punkt im Prozessverlauf.

Dieses Attribut ist für den Aufbau der Prozesslandkarte unverzichtbar, da sie den Ablauf der Aktivitäten visuell darstellt. Die Analyse der Reihenfolge und Häufigkeit verschiedener Aktivitäten zeigt typische Prozesspfade, Abweichungen, Engpässe und Nacharbeitsschleifen, etwa wiederholte Genehmigungen oder Änderungen.

Dieses Attribut bildet die Grundlage der Prozesslandkarte und ermöglicht es, den Prozessablauf, seine Varianten und Ineffizienzen zu visualisieren und zu analysieren.

Diese Information wird in der Regel aus Transaktionscodes, Statusänderungsprotokollen, Ereignistabellen oder Änderungsbelegtabelle zur Bestellung abgeleitet.

Die Bestell-ID ist ein eindeutiger alphanumerischer Code, der jeder Bestellung zugewiesen wird und sie von allen anderen unterscheidet. Sie dient als zentrale Referenz für alle Aktivitäten, Dokumente und Mitteilungen zu einem bestimmten Beschaffungsvorgang.

Im Process Mining ist diese ID entscheidend, um alle zugehörigen Ereignisse, etwa Erstellung, Genehmigung, Wareneingang und Rechnungsstellung, zu einem durchgängigen Prozessfall oder „Case“ zusammenzufassen. Die Analyse anhand dieser Kennung ermöglicht es, den gesamten Lebenszyklus jeder Bestellung von ihrer Erstellung bis zum endgültigen Abschluss zu rekonstruieren und zu visualisieren.

Dieses grundlegende Attribut führt alle zugehörigen Ereignisse in einem Prozessfall zusammen und ermöglicht so die durchgängige Analyse des Bestelllebenszyklus.

Dieses Feld ist in der Regel ein Primärschlüsselfeld in der Kopfdatentabelle oder im Bestelldokument.

Der Ereigniszeitpunkt erfasst Datum und Uhrzeit, zu denen eine bestimmte Aktivität ausgeführt oder eine Statusänderung protokolliert wurde. Dieser Timestamp gibt jedem Ereignis im Lebenszyklus der Bestellung einen zeitlichen Bezug.

Im Process Mining sind Timestamps die Grundlage für die Berechnung von Durchlauf-, Bearbeitungs- und Wartezeiten zwischen Aktivitäten. Werden die Ereignisse für jeden Case chronologisch geordnet, lassen sich die Prozessleistung analysieren, Zeitverluste an Engpässen erkennen und die Einhaltung von Service Level Agreements (SLAs) überwachen.

Er ermöglicht alle zeitbasierten Analysen, darunter die Berechnung der Durchlaufzeit, die Ermittlung von Engpässen und die Überwachung der Leistung anhand von Vergleichswerten.

Dieser Wert findet sich in der Regel in Event Logs, Änderungshistorientabellen oder als Erstellungs- oder Buchungsdatum in Transaktionsdokumenten.

Dieses Attribut erfasst Datum und Uhrzeit des letzten Datenimports oder der letzten Aktualisierung aus dem Quellsystem. Es handelt sich um ein Metadatenfeld für den gesamten Datensatz, nicht für ein einzelnes Ereignis.

Diese Information ist wichtig, damit Benutzer den Aktualitätsstand der analysierten Daten beurteilen können. Sie hilft ihnen, die Relevanz der Erkenntnisse einzuschätzen und sicherzustellen, dass Entscheidungen auf Daten beruhen, die für die jeweilige Analyse aktuell genug sind.

Es informiert Benutzer über die Aktualität der Daten. So können sie den von der Analyse abgedeckten Zeitraum und die Relevanz der Ergebnisse einschätzen.

Dieser Timestamp wird in der Regel vom Tool oder Prozess zur Datenextraktion und -transformation (ETL) erzeugt und gespeichert.

Das Attribut „Quellsystem“ bezeichnet das Informationssystem, aus dem die Ereignisdaten stammen, zum Beispiel ein ERP-System, eine Beschaffungsplattform oder ein Altsystem. Das ist besonders wichtig, wenn der Beschaffungsprozess mehrere integrierte Anwendungen umfasst.

Die Kenntnis des Quellsystems hilft bei der Datenvalidierung und Fehlerbehebung und macht systembedingte Prozessvarianten verständlich. Bestellungen aus einem E-Procurement-System können beispielsweise einem stärker automatisierten Ablauf folgen als manuell im zentralen ERP-System erstellte Bestellungen.

Es gibt Aufschluss über die Herkunft der Daten. Das ist entscheidend für Data Governance, Validierung und die Analyse von Prozessvarianten in verschiedenen Systemen.

Dabei kann es sich um einen statischen Wert handeln, der bei der Datenextraktion hinzugefügt wird, oder um ein Feld in den Quelltabellen, das das Erfassungssystem angibt.

Das Attribut „Abteilung“ bezeichnet die Organisationseinheit, die für den Einkauf verantwortlich ist. Häufig handelt es sich um die Abteilung, die den Bedarf angemeldet hat, oder um diejenige, deren Budget die Kosten deckt, zum Beispiel „IT“, „Marketing“ oder „Betrieb“.

Dieses Attribut ist wichtig, um die Prozessleistung in verschiedenen Unternehmensbereichen getrennt auszuwerten und zu vergleichen. Eine Analyse nach Abteilung zeigt, wo die Zykluszeiten am längsten sind, die meisten Änderungen auftreten oder besonders häufig außerhalb der vereinbarten Einkaufsprozesse beschafft wird. Diese Erkenntnisse helfen dabei, Verbesserungsmaßnahmen auf die Anforderungen und Arbeitsweisen der jeweiligen Abteilung abzustimmen.

Damit können Sie Prozesse nach Geschäftseinheit aufschlüsseln, die Leistung vergleichen und abteilungsspezifische Probleme oder bewährte Vorgehensweisen erkennen.

Diese Information steht üblicherweise im Kopf oder in den Positionsdetails der Bestellung, häufig im Feld „Kostenstelle“ oder „Abteilung“.

Der Benutzername gibt an, welche Person ein Ereignis im Prozess ausgeführt hat. Das kann die Person sein, die die Bedarfsanforderung angelegt, die Bestellung genehmigt oder den Wareneingang gebucht hat. So wird nachvollziehbar, wer für einzelne Schritte verantwortlich war.

Die Analyse nach Benutzer hilft dabei, die Arbeitslast zu verteilen, Schulungsbedarf zu erkennen und mögliche Compliance-Verstöße aufzudecken. Sie können beispielsweise prüfen, ob bestimmte Benutzer häufiger Nacharbeit verursachen oder Verzögerungen aufweisen, und ob Verstöße gegen die Funktionstrennung vorliegen.

Das Attribut ordnet Prozessaktivitäten einzelnen Personen zu. So lassen sich Arbeitslast, Leistung und Compliance auf Benutzerebene analysieren.

Typischerweise in den Feldern „Erstellt von“, „Geändert von“ oder „Benutzer-ID“ in Transaktionsprotokollen und Dokumentenköpfen.

Der Bestellstatus gibt an, in welcher Phase sich die Bestellung zu einem bestimmten Zeitpunkt befindet oder wie sie abgeschlossen wurde. Übliche Status sind „In Genehmigung“, „Genehmigt“, „An Lieferanten gesendet“, „Teilweise eingegangen“, „Abgeschlossen“ oder „Storniert“.

Dieses Attribut eignet sich zum Filtern und Analysieren bestimmter Bestellungen. Sie können sich beispielsweise auf offene Bestellungen konzentrieren, um aktuelle Engpässe zu erkennen, oder stornierte Bestellungen untersuchen, um die Gründe für die Stornierung zu verstehen. Die Abfolge der Statusänderungen kann außerdem als Grundlage für die Definition der Aktivitäten im Prozessmodell dienen.

Damit können Sie Cases nach ihrer Phase im Prozess filtern und offene, abgeschlossene oder problematische Bestellungen gezielt analysieren.

Dieses Standardstatusfeld befindet sich in den Kopfdaten der Bestellung.

Der Bestellwert gibt die gesamte finanzielle Verpflichtung aus der Bestellung an. Er lässt sich für das gesamte Dokument oder für einzelne Positionen auswerten.

Dieses Attribut ist eine wichtige Grundlage für Finanzanalysen und die Priorisierung. Sie können Prozesse nach Wert filtern und sich beispielsweise auf Bestellungen mit hohem Wert konzentrieren, für die möglicherweise komplexere Freigabe-Workflows gelten oder die größere Auswirkungen auf das Geschäft haben. Wird der Bestellwert mit Zykluszeiten oder Nacharbeitsquoten verglichen, lässt sich feststellen, ob Bestellungen mit hohem Wert weniger effizient bearbeitet werden als Bestellungen mit niedrigem Wert.

Das Attribut ergänzt die Prozessanalyse um eine finanzielle Dimension. So können Sie Verbesserungen nach Wert priorisieren und Kostentreiber erkennen.

Der Wert steht in den Kopfdaten der Bestellung und wird häufig als Summe aller Positionsbeträge berechnet.

Das gewünschte Lieferdatum ist das in der Bestellung angegebene Datum, bis zu dem das Unternehmen die Waren oder Dienstleistungen vom Lieferanten erwartet. Es dient als Grundlage für die Messung der Lieferantenleistung.

Dieses Attribut ist wichtig für die Berechnung der Kennzahl „Termintreue“. Durch den Vergleich des gewünschten Lieferdatums mit dem tatsächlichen Wareneingangsdatum können Unternehmen die Zuverlässigkeit von Lieferanten bewerten. Abweichungen können auf wiederkehrende Probleme bei bestimmten Lieferanten, Artikeln oder Versandorten hinweisen und eine fundierte Grundlage für Gespräche zur Leistung bieten.

Das Datum dient als Maßstab für die Lieferantenleistung und ist entscheidend für die Berechnung der Kennzahl „Termintreue“.

Dieses Datum ist üblicherweise ein Standardfeld im Kopf oder in den Positionsdetails der Bestellung.

Der Lieferantenname bezeichnet den externen Vertragspartner, der die in der Bestellung aufgeführten Waren oder Dienstleistungen bereitstellt. Er ist ein wichtiges Stammdatenfeld, das mit den Transaktionsdaten der Bestellung verknüpft ist.

Die Analyse nach Lieferant ist entscheidend für die Steuerung der Lieferantenleistung. Sie ermöglicht den Vergleich von Lieferanten anhand von Kennzahlen wie Termintreue, Warenrücksendungen und Häufigkeit von Bestelländerungen. Diese Erkenntnisse können in Beschaffungsstrategien, Lieferantenverhandlungen und die Pflege der Geschäftsbeziehungen einfließen.

Damit können Sie die Lieferantenleistung analysieren und Lieferzeiten, Qualität sowie Reibungsverluste im Prozess zwischen verschiedenen Lieferanten vergleichen.

Die Angabe stammt aus den Lieferantenstammdaten und ist mit der Bestellung verknüpft, üblicherweise im Dokumentenkopf.

Die Warengruppe, auch Materialgruppe oder Einkaufskategorie genannt, klassifiziert die Art des beschafften Produkts oder der Dienstleistung. Diese strukturierte Einteilung erleichtert es, die Beschaffungsausgaben und das Prozessverhalten zu ordnen und zu verstehen.

Eine Analyse nach Warengruppe kann deutliche Unterschiede aufzeigen. Bei komplexen Dienstleistungen dauern Freigaben beispielsweise möglicherweise länger und es gibt mehr Änderungen als beim Einkauf von standardisiertem Bürobedarf. Durch diese Aufschlüsselung können Sie Prozesse gezielt für einzelne Kategorien optimieren und passende Strategien entwickeln.

Damit können Sie Prozessleistung und Ausgaben nach Kategorie analysieren und erkennen, wie sich unterschiedliche Einkäufe auf die Prozesseffizienz auswirken.

Diese Information ist üblicherweise auf Positionsebene der Bestellung gespeichert.

Die anfordernde Person ist die Person im Unternehmen, die den Beschaffungsbedarf gemeldet hat, häufig durch das Anlegen der vorausgehenden Bedarfsanforderung. Sie ist nicht unbedingt identisch mit dem Benutzer, der das Bestelldokument im System angelegt hat. Dieser gehört üblicherweise zur Einkaufsabteilung.

Eine Analyse nach anfordernder Person kann Muster im Einkaufsverhalten aufzeigen. Bestimmte Personen geben beispielsweise regelmäßig dringende Bestellungen auf oder lösen häufige Änderungen aus. Diese Erkenntnisse können für gezielte Schulungen zu Beschaffungsrichtlinien oder zur Verbesserung der Bedarfsspezifikation an der Quelle eingesetzt werden.

Das Attribut zeigt, welcher Benutzer im Unternehmen den Einkauf angestoßen hat. So können Sie das Einkaufsverhalten analysieren und die Bedarfsspezifikation verbessern.

Die Information stammt üblicherweise aus der zugehörigen Bedarfsanforderung oder ist als Feld „Anfordernde Person“ direkt in der Bestellung gespeichert.

Das Attribut „Endzeit“ erfasst, wann eine Aktivität abgeschlossen wurde. Viele Prozessereignisse sind atomar und haben dieselbe Start- und Endzeit. Bei manchen Aktivitäten, insbesondere manuellen oder zeitlich messbaren, können die Start- und End-Timestamps jedoch voneinander abweichen.

Mit einer Endzeit lässt sich die Verarbeitungszeit einzelner Aktivitäten präzise berechnen. So können Sie erkennen, welche Schritte besonders viel Zeit beanspruchen, und zwischen Verarbeitungszeit, in der aktiv gearbeitet wird, und Wartezeit, also der Leerlaufzeit zwischen Aktivitäten, unterscheiden.

Damit lassen sich die Verarbeitungszeiten einzelner Aktivitäten präzise berechnen und aktive Arbeitszeit von Wartezeit im Prozess unterscheiden.

Das Feld findet sich in Event Logs oder Transaktionsdaten, manchmal als separates Feld „Endzeit“ oder „Abschlussdatum“. Ist es nicht verfügbar, kann derselbe Wert wie für die Ereigniszeit eingetragen werden.

Die ID der Bedarfsanforderung kennzeichnet das interne Dokument, mit dem der Beschaffungsprozess begonnen hat. Die Bedarfsanforderung ist die formelle Anfrage einer Abteilung an den Einkauf, Waren oder Dienstleistungen zu beschaffen.

Mit dieser ID lässt sich der Bestellprozess mit dem vorgelagerten Anforderungsprozess verknüpfen. So können Sie den gesamten Ablauf von der Bedarfsanforderung bis zur Bestellung analysieren und messen, wie lange es von der Anfrage bis zur Erstellung der Bestellung dauert. Außerdem werden Verzögerungen bei der Übergabe zwischen Anfordernden und Einkauf sichtbar.

Das Attribut verknüpft die Bestellung mit der ursprünglichen Anfrage und ermöglicht die Analyse der vorgelagerten Zykluszeit von der Bedarfsanforderung bis zur Bestellung.

Die Angabe ist üblicherweise als Referenzfeld im Kopf oder in den Positionsdaten der Bestellung gespeichert.

Das Attribut „Währung“ gibt an, in welcher Währung der Bestellwert und weitere Finanzfelder angegeben sind. Es ist wichtig, um Finanzdaten korrekt zu interpretieren und zusammenzufassen, insbesondere in multinationalen Unternehmen mit mehreren Währungen.

Bei der Analyse stellt dieses Attribut sicher, dass Finanzkennzahlen auf vergleichbarer Grundlage ausgewertet werden. Es ist Voraussetzung für jedes Dashboard und jede Kennzahl mit Geldbeträgen. So lassen sich Währungsumrechnungen und Berichte korrekt erstellen und die Finanzlage des Beschaffungsprozesses präzise darstellen.

Das Attribut liefert den nötigen Kontext für alle Geldbeträge und ermöglicht korrekte Finanzberichte und Vergleiche, insbesondere bei internationalen Geschäftsabläufen.

Der Code ist üblicherweise zusammen mit dem Gesamtbetrag im Kopf der Bestellung gespeichert.