Datenvorlage: Procure-to-Pay – Bestellung

Der Activity Name beschreibt einen Schritt oder eine Statusänderung innerhalb des Bestellprozesses. Beispiele hierfür sind 'Bestellung erstellt', 'Bestellung genehmigt', 'Wareneingang gebucht' und 'Rechnung erhalten'. Jede Activity stellt einen eindeutigen Punkt im Prozessverlauf dar.

Dieses Attribut ist unerlässlich für die Erstellung der Process Map, die den Flow der Activities visuell darstellt. Die Analyse der Reihenfolge und Häufigkeit verschiedener Activities hilft dabei, gängige Prozesspfade, Abweichungen, Bottlenecks und Nacharbeitsschleifen, wie wiederholte Genehmigungs- oder Änderungsereignisse, zu identifizieren.

Es bildet das Rückgrat der Prozesslandkarte und ermöglicht die Visualisierung und Analyse des Process Flow, seiner Variationen und Ineffizienzen.

Diese Informationen werden typischerweise aus Transaktionscodes, Statusänderungsprotokollen, Event-Tabellen oder Änderungsdokumenttabellen abgeleitet, die mit der Bestellung verknüpft sind.

Die Bestell-ID ist ein eindeutiger alphanumerischer Code, der jeder Bestellung zugewiesen wird und sie von allen anderen unterscheidet. Sie fungiert als zentraler Referenzpunkt für alle Aktivitäten, Dokumente und Kommunikationen, die sich auf eine spezifische Beschaffungstransaktion beziehen.

Im Process Mining ist diese ID entscheidend für die Gruppierung aller zusammenhängenden Events, wie Erstellung, Genehmigung, Wareneingang und Rechnungsstellung, zu einer einzigen End-to-End-Prozessinstanz oder einem Case. Die Analyse von Prozessen anhand dieses Identifikators ermöglicht die Rekonstruktion und Visualisierung des gesamten Lebenszyklus jeder Bestellung, von ihrer Entstehung bis zu ihrem endgültigen Abschluss.

Es ist das fundamentale Attribut, das alle zugehörigen Events zu einem einzigen Case verbindet und so eine End-to-End-Analyse des Bestelllebenszyklus ermöglicht.

Dies ist typischerweise ein Primärschlüsselfeld, das in der Bestellkopftabelle oder dem Dokument zu finden ist.

Event Time erfasst Datum und Uhrzeit, zu der eine spezifische Aktivität ausgeführt oder eine Statusänderung aufgezeichnet wurde. Dieser Timestamp liefert den zeitlichen Kontext für jedes Event im Lebenszyklus der Bestellung.

Im Process Mining sind Timestamps grundlegend für die Berechnung von Durchlaufzeiten, Dauern und Wartezeiten zwischen Aktivitäten. Durch die chronologische Anordnung von Events für jeden Case wird es möglich, die Prozessleistung zu analysieren, Engpässe zu identifizieren, bei denen Zeit verloren geht, und die Compliance mit Service Level Agreements (SLAs) zu überwachen.

Es ermöglicht alle zeitbasierten Analysen, einschließlich der Berechnung von Durchlaufzeiten, der Engpassidentifizierung und der Leistungsüberwachung anhand von Benchmarks.

Dies ist typischerweise in Event-Protokollen, Änderungshistorientabellen oder als Erstellungs- oder Buchungsdatumsfeld auf transaktionalen Dokumenten zu finden.

Dieses Attribut erfasst Datum und Uhrzeit des letzten Datenimports oder der letzten Aktualisierung aus dem Quellsystem. Es ist ein Metadatenfeld, das sich auf den gesamten Datensatz und nicht auf ein einzelnes Event bezieht.

Diese Information ist für Benutzer entscheidend, um die Aktualität der analysierten Daten zu verstehen. Sie hilft ihnen, die Relevanz der Erkenntnisse zu beurteilen und stellt sicher, dass Entscheidungen auf Daten basieren, die für ihre Analyse so aktuell wie nötig sind.

Es informiert die Benutzer über die Aktualität der Daten und stellt sicher, dass sie den durch die Analyse abgedeckten Zeitraum und die Relevanz der Ergebnisse verstehen.

Dieser Timestamp wird typischerweise vom Datenextraktions- und -transformationswerkzeug (ETL) oder -prozess generiert und gespeichert.

Das Attribut Quellsystem kennzeichnet das ursprüngliche Informationssystem, aus dem die Event‑Daten stammen – z. B. ein ERP, eine Procurement‑Plattform oder ein Legacy‑System. Das ist besonders wichtig in Umgebungen, in denen der Purchase‑to‑Pay‑Prozess mehrere integrierte Anwendungen umfasst.

Die Kenntnis des Quellsystems unterstützt Datenvalidierung, Fehleranalyse und das Verständnis von Prozessvarianten, die vom System abhängen können. So folgen Bestellungen (PO) aus einem E‑Procurement‑System oft einem anderen, stärker automatisierten Ablauf als Bestellungen, die manuell im Kern‑ERP angelegt wurden.

Es liefert den Kontext für die Datenherkunft, was entscheidend für Data Governance, Validierung und die Analyse von Prozessabweichungen über verschiedene Systeme hinweg ist.

Dies kann ein statischer Wert sein, der während der Datenextraktion hinzugefügt wird, oder ein Feld innerhalb der Quelltabellen, das das Erfassungssystem angibt.

Das Attribut Department spezifiziert die Organisationseinheit, die für den Einkauf verantwortlich ist. Dies ist oft die Abteilung, die die Anfrage initiiert hat, oder diejenige, deren Budget die Kosten decken wird, wie z.B. 'IT', 'Marketing' oder 'Operations'.

Dieses Attribut ist unerlässlich, um die Prozessleistung über verschiedene Geschäftsbereiche hinweg zu segmentieren und zu vergleichen. Die Analyse nach Abteilung kann aufzeigen, welche Bereiche die längsten Cycle Times, die höchsten Änderungsraten oder das größte Maverick Buying aufweisen. Diese Insights helfen dabei, Verbesserungsinitiativen auf die spezifischen Bedürfnisse und Verhaltensweisen jeder Abteilung zuzuschneiden.

Es ermöglicht, die Prozessanalyse nach Geschäftsbereichen zu segmentieren, was hilft, die Leistung zu vergleichen und abteilungsspezifische Probleme oder Best Practices zu identifizieren.

Diese Informationen sind üblicherweise im Bestellkopf oder in den Positionsdetails der Bestellung verfügbar, oft als Feld 'Kostenstelle' oder 'Abteilung' verknüpft.

Das gewünschte Lieferdatum ist das auf der Bestellung angegebene Datum, zu dem das Unternehmen die Waren oder Dienstleistungen vom Lieferanten erwartet. Es dient als Referenz zur Messung der Lieferantenleistung.

Dieses Attribut ist zentral für den KPI "Liefertermintreue" (OTD). Durch den Vergleich des gewünschten Lieferdatums mit dem tatsächlichen Wareneingangsdatum lässt sich die Zuverlässigkeit von Lieferanten bewerten. Die Analyse von Abweichungen hilft, chronische Probleme bei bestimmten Lieferanten, Materialien oder Versandstandorten zu erkennen und liefert Fakten für Leistungsgespräche.

Es ist der Referenzwert zur Messung der Lieferantenleistung und entscheidend für die Berechnung des KPI "Pünktliche Lieferquote".

Dieses Datum ist typischerweise ein Standardfeld im Bestellkopf oder in den Positionsdetails der Bestellung.

Die Artikelkategorie, auch bekannt als Materialgruppe oder Einkaufskategorie, klassifiziert die Art des zu beschaffenden Produkts oder der Dienstleistung. Diese strukturierte Klassifizierung hilft dabei, Beschaffungsausgaben und das Prozessverhalten zu organisieren und zu verstehen.

Die Analyse des Prozesses nach Artikelkategorie kann erhebliche Unterschiede aufdecken. Beispielsweise kann der Beschaffungsprozess für komplexe Dienstleistungen längere Genehmigungszyklen und mehr Änderungen aufweisen als der Prozess für Standard-Büromaterial. Diese Segmentierung ermöglicht eine kategoriespezifische Prozessoptimierung und Strategieentwicklung.

Es ermöglicht die Analyse der Prozessleistung und der Ausgaben nach Kategorie, wobei aufgezeigt wird, wie verschiedene Arten von Einkäufen die Prozesseffizienz beeinflussen.

Diese Informationen werden typischerweise auf der Bestellpositionsebene gespeichert.

Der Benutzername identifiziert die Person, die ein Event im Prozess ausgeführt hat. Das kann die Person sein, die die BANF erstellt, die Bestellung genehmigt oder den Wareneingang gebucht hat. Er schafft Nachvollziehbarkeit und verleiht dem Prozess eine menschliche Dimension.

Die Analyse von Aktivitäten nach Nutzenden hilft, Arbeitslasten zu verstehen, Schulungsbedarfe zu erkennen und potenzielle Compliance‑Themen aufzudecken. So lässt sich etwa prüfen, ob bestimmte Nutzende mit hohen Nacharbeits‑ oder Verzögerungsraten auffallen oder ob Verstöße gegen die Funktionstrennung vorliegen.

Es verknüpft Process Activities mit bestimmten Personen und ermöglicht so die Analyse von Arbeitslast, Leistung und Compliance auf Benutzerebene.

Typischerweise in den Feldern 'Created By', 'Changed By' oder 'User ID' in Transaktionsprotokollen und Dokumentkopfzeilen zu finden.

Der Lieferantenname identifiziert den externen Partner, der die in der Bestellung spezifizierten Waren oder Dienstleistungen liefert. Er ist ein zentrales Stammdatenelement, das mit den transaktionalen PO‑Daten verknüpft ist.

Eine Analyse des Prozesses nach Lieferanten ist essenziell für das Management der Lieferantenleistung. Sie ermöglicht den Vergleich anhand von Kennzahlen wie Liefertermintreue, Retourenquote und der Häufigkeit von PO‑Änderungen. Diese Erkenntnisse unterstützen Sourcing‑Strategien, Verhandlungen und das Beziehungsmanagement.

Es ermöglicht die Analyse der Lieferantenleistung und den Vergleich von Lieferzeiten, Qualität sowie Process Friction zwischen verschiedenen Anbietern.

Dies wird aus Stammdaten des Lieferanten bezogen und mit der Bestellung verknüpft, typischerweise im Dokumentenkopf.

Der Bestellwert repräsentiert die gesamte finanzielle Verpflichtung einer Bestellung. Er kann auf Gesamtbelegebene oder auf Ebene der einzelnen Position analysiert werden.

Dieses Attribut ist grundlegend für die Finanzanalyse und Priorisierung. Es ermöglicht die Filterung von Prozessen nach Wert, zum Beispiel, um sich auf hochpreisige Bestellungen zu konzentrieren, die komplexere Genehmigungs-Workflows oder größere geschäftliche Auswirkungen haben können. Die Korrelation des Bestellwerts mit Zykluszeiten oder Nacharbeitsquoten kann aufzeigen, ob hochpreisige Bestellungen weniger effizient abgewickelt werden als niedrigpreisige.

Es verleiht dem Prozess eine finanzielle Dimension, wodurch eine wertbasierte Analyse zur Priorisierung von Verbesserungen und zum besseren Verständnis von Kostentreibern ermöglicht wird.

Dieser Wert befindet sich in den Kopfdaten der Einkaufsbestellung und wird oft als Summe aller Positionsbeträge berechnet.

Der Bestellstatus gibt den Stand der Bestellung innerhalb ihres Lebenszyklus zu einem bestimmten Zeitpunkt oder ihre endgültige Disposition an. Gängige Status sind 'In Genehmigung', 'Genehmigt', 'An Lieferanten gesendet', 'Teilweise erhalten', 'Abgeschlossen' oder 'Storniert'.

Dieses Attribut ist nützlich für das Filtern und Analysieren von Teilmengen von Bestellungen. So kann sich die Analyse beispielsweise ausschließlich auf offene Bestellungen konzentrieren, um aktuelle Engpässe zu identifizieren, oder auf stornierte Bestellungen, um die Gründe für die Stornierung zu verstehen. Die Verfolgung der Abfolge von Statusänderungen kann auch als Grundlage für die Definition der Activities im Prozessmodell dienen.

Es ermöglicht das Filtern von Cases anhand ihres Lebenszyklusstatus, was eine fokussierte Analyse auf offene, abgeschlossene oder problematische Bestellungen ermöglicht.

Dies ist ein Standard-Statusfeld, das in den Bestellkopfdaten zu finden ist.

Die anfordernde Person (Bedarfsträger/in) ist die Person im Unternehmen, die den Bedarf für einen Einkauf ausgelöst hat – häufig durch die vorhergehende Bestellanforderung (BANF). Sie ist zu unterscheiden von der Person, die die Bestellung im System angelegt hat; das ist typischerweise jemand aus dem Einkauf.

Eine Analyse nach Anfordernden hilft, Muster im Einkaufsverhalten zu erkennen. Manche Anfordernde haben beispielsweise häufig eilige Bestellungen oder Bestellungen mit vielen Änderungen. Diese Informationen können für gezielte Schulungen zu Einkaufsrichtlinien oder zur Verbesserung der Bedarfsspezifikationen direkt an der Quelle genutzt werden.

Es identifiziert den Geschäftsanwender, der den Einkauf initiiert hat, und ermöglicht so die Analyse des Kaufverhaltens sowie die Verbesserung des Anforderungsspezifikationsprozesses.

Diese Informationen werden üblicherweise aus der zugehörigen Bestellanforderung bezogen oder als Feld 'Anforderer' in der Bestellung selbst gespeichert.

Die Bestellanforderungs-ID ist der Identifikator für das interne Dokument, das den Beschaffungsprozess initiiert hat. Die Anforderung ist die formelle Anfrage, die von einer Abteilung an die Einkaufsabteilung gestellt wird, um Waren oder Dienstleistungen zu beschaffen.

Das Vorhandensein dieser ID ermöglicht die Verknüpfung des Bestellprozesses mit dem vorgelagerten Anforderungsprozess. Dies ermöglicht eine umfassendere 'Anforderung-zu-Bestellung'-Analyse, die die Zeit von der Anfrage bis zur Erstellung der Bestellung misst. Sie hilft, Verzögerungen bei der Übergabe zwischen den Anforderern und dem Einkaufsteam zu identifizieren.

Es verknüpft die Bestellung mit der ursprünglichen Anforderung und ermöglicht so die Analyse der vorgelagerten Cycle Time von der Anforderung bis zur Bestellung.

Dies wird typischerweise als Referenzfeld in den Bestellkopf- oder Positionsdaten gespeichert.

Das Attribut End Time erfasst die Abschlusszeit einer Activity. Während viele Prozess Events atomar sind und dieselbe Start- und Endzeit haben, können einige Activities, insbesondere manuelle oder solche mit einer messbaren Dauer, unterschiedliche Start- und End-Timestamps aufweisen.

Das Vorhandensein einer Endzeit ermöglicht eine präzise Berechnung der Bearbeitungszeit einzelner Activities. Dies ist von unschätzbarem Wert, um zu identifizieren, welche spezifischen Schritte zeitaufwändig sind, und um zwischen Bearbeitungszeit (wenn aktiv gearbeitet wird) und Wartezeit (der Leerlaufzeit zwischen Activities) zu unterscheiden.

Es ermöglicht die genaue Berechnung von Aktivitätsbearbeitungszeiten, was hilft, die aktive Arbeitszeit von der Leerlauf-Wartezeit im Prozess zu unterscheiden.

Findet sich in Event Logs oder Transaktionsdaten, manchmal als separates Feld 'Endzeit' oder 'Abschlussdatum'. Falls nicht verfügbar, kann es auf denselben Wert wie die Event Time gesetzt werden.

Das Attribut Currency gibt die Geldeinheit an, die für den Purchase Order Amount und andere finanzielle Fields verwendet wird. Es ist unerlässlich für die korrekte Interpretation und Aggregation von Finanz Data, insbesondere in multinationalen Organisationen, die mit mehreren Währungen operieren.

In der Analyse stellt dieses Attribut sicher, dass Finanzkennzahlen auf einer vergleichbaren Basis verglichen werden. Es ist eine Voraussetzung für jedes Dashboard oder KPI, das monetäre Werte beinhaltet, und ermöglicht eine ordnungsgemäße Währungsumrechnung und Berichterstattung, um eine genaue finanzielle Sicht auf den Beschaffungsprozess zu erhalten.

Es bietet den notwendigen Kontext für alle monetären Werte und gewährleistet eine präzise Finanzberichterstattung und Vergleichbarkeit, insbesondere in globalen Operationen.

Dieser Code wird typischerweise im Bestellkopf zusammen mit dem Gesamtbetrag gespeichert.