Ihr Daten-Template für Record to Report – Journalbuchung

Dieses Attribut beschreibt die Aktivität, die zu einem bestimmten Zeitpunkt im Lebenszyklus des Buchungssatzes ausgeführt wurde. Es erfasst wichtige Meilensteine wie „Buchungssatz erstellt“, „Buchungssatz zur Prüfung eingereicht“, „Buchungssatz genehmigt“ und „Buchungssatz im Hauptbuch gebucht“.

Die Analyse der Abfolge und Häufigkeit dieser Aktivitäten bildet den Kern des Process Mining. Sie macht den Prozessablauf sichtbar, zeigt häufige und seltene Pfade (Varianten) und hilft, Engpässe zu erkennen, an denen Buchungssätze besonders lange liegen. Außerdem dient sie dazu, Start- und Endpunkte für die Berechnung wichtiger Kennzahlen wie der Genehmigungsdurchlaufzeit festzulegen.

Das Attribut legt die Prozessschritte fest. So lassen sich der Workflow für Buchungssätze visualisieren und analysieren sowie Engpässe erkennen.

Dieses Attribut wird üblicherweise aus Event Logs oder Statusänderungsdatensätzen in Workiva abgeleitet. Das genaue Feld muss möglicherweise den Systemstatuscodes oder Ereignisbeschreibungen zugeordnet werden.

Die Buchungssatz-ID erfasst eindeutig alle Aktivitäten und Ereignisse zu einer bestimmten Gruppe von Finanztransaktionen, von der Erstellung bis zur abschließenden Buchung und Abstimmung. Über diese ID werden alle Schritte wie Erstellung, Einreichung, Prüfung, Genehmigung und Buchung zu einer zusammenhängenden Prozessinstanz verknüpft.

Beim Process Mining ist dieses Attribut entscheidend, um den durchgängigen Ablauf jedes Buchungssatzes zu rekonstruieren. Es ermöglicht die Analyse von Prozessvarianten, Durchlaufzeiten und Nacharbeitsschleifen für jeden einzelnen Buchungssatz. So wird sichtbar, wie die Buchungssätze das System durchlaufen.

Dieser Schlüssel ist unverzichtbar, um den gesamten Lebenszyklus eines Buchungssatzes nachzuverfolgen und Prozessablauf, Dauer und Abweichungen zu analysieren.

Dies ist der Primärschlüssel eines Buchungssatzdatensatzes in Workiva. Informationen zur konkreten Tabelle oder zum API-Endpunkt finden Sie in der Workiva-Dokumentation.

Der Ereigniszeitpunkt ist ein genauer Timestamp mit Datum und Uhrzeit, der den Zeitpunkt einer Aktivität festhält. Diese Daten sind entscheidend, um Ereignisse korrekt anzuordnen und zeitbasierte Analysen durchzuführen.

Beim Process Mining dient dieses Attribut dazu, die Dauer zwischen Aktivitäten, die gesamte Durchlaufzeit eines Case und Wartezeiten zu berechnen. Es ist unverzichtbar für Dashboards zur Analyse von Durchlaufzeiten, etwa „Genehmigungsdurchlaufzeit von Buchungssätzen“ und „Verzögerung beim Anhängen von Dokumenten“. Außerdem bildet es die Grundlage, um Verzögerungen und Ineffizienzen im Prozess zu erkennen.

Dieser Timestamp ist entscheidend, um Zeitspannen zu berechnen, Ereignisse korrekt anzuordnen und die Prozessleistung im Zeitverlauf zu analysieren.

Diese Information wird üblicherweise zusammen mit jedem Ereignis oder jeder Statusänderung in den Transaktions- oder Protokolltabellen von Workiva gespeichert.

Dieses Attribut erfasst Datum und Uhrzeit der letzten Datenextraktion aus Workiva. Es gibt Aufschluss darüber, wie aktuell die analysierten Daten sind.

In jedem Dashboard zur Prozessanalyse ist diese Information wichtig, damit Benutzer den Aktualitätsstand der Erkenntnisse einschätzen können. Sie zeigt, ob die Daten den aktuellen Stand in Echtzeit oder eine Momentaufnahme zu einem bestimmten Zeitpunkt wiedergeben. Das ist eine wichtige Grundlage für fundierte operative Entscheidungen.

Das Attribut informiert Benutzer über die Aktualität der Daten und zeigt, ob die Analyse den neuesten Prozessstand abbildet.

Dieser Timestamp wird während des ETL-Prozesses (Extraktion, Transformation und Laden) erzeugt und gespeichert.

Dieses Attribut kennzeichnet die Quellanwendung, aus der die Prozessdaten stammen. In dieser Analyse lautet der Wert immer „Workiva“.

Auch wenn der Wert bei einer Analyse mit nur einem System unverändert bleibt, sind diese Metadaten für Data Governance und Rückverfolgbarkeit wichtig. In größeren Unternehmen erstrecken sich Prozesse oft über mehrere Systeme. Dann ist dieses Feld entscheidend, um die vollständige Datenherkunft nachzuvollziehen und Daten aus verschiedenen Quellen korrekt zusammenzuführen.

Das Attribut liefert wichtige Informationen zur Datenherkunft und zum Kontext. So bleibt nachvollziehbar, woher die Prozessdaten stammen, insbesondere in Umgebungen mit mehreren Systemen.

Üblicherweise wird beim Extrahieren und Transformieren der Daten ein statischer Wert hinzugefügt, der die Datenquelle kennzeichnet.

Dieses Attribut kennzeichnet die Organisationseinheit, zum Beispiel Finanzen, Vertrieb oder Marketing, der der Buchungssatz zugeordnet ist. Die Zuordnung erfolgt häufig anhand der Kostenstelle oder des Benutzers, der den Buchungssatz erstellt hat.

Die Analyse nach Abteilung ermöglicht Leistungsvergleiche zwischen verschiedenen Unternehmensbereichen. Sie zeigt, welche Abteilungen besonders effiziente Prozesse, die höchsten Nacharbeitsquoten oder die längsten Genehmigungszeiten haben. Die Ergebnisse helfen dabei, bewährte Vorgehensweisen weiterzugeben oder gezielte Unterstützung anzubieten.

Das Attribut ermöglicht Leistungsvergleiche zwischen verschiedenen Geschäftseinheiten und hilft, abteilungsspezifische Probleme oder bewährte Vorgehensweisen zu erkennen.

Diese Information ist wahrscheinlich in den Kopfdaten des Buchungssatzes verfügbar. Sie kann mit dem Benutzerprofil der erstellenden Person verknüpft oder als Kostenstelle angegeben sein.

Dieses Attribut kennzeichnet die Person, die für eine bestimmte Aktivität verantwortlich ist, etwa für die Erstellung, Prüfung oder Genehmigung eines Buchungssatzes. Es kann sich um eine eindeutige Benutzer-ID, einen Namen oder eine E-Mail-Adresse handeln.

Die Analyse nach Benutzern ist wichtig, um Arbeitslastverteilung, Leistung und Compliance zu verstehen. Sie ermöglicht Dashboards wie „Arbeitslastverteilung bei Buchungssätzen“ und „Analyse abgelehnter Buchungssätze“, in denen Aktivitäten nach Benutzer aufgeschlüsselt werden. So lassen sich möglicher Schulungsbedarf und eine unausgewogene Ressourcenverteilung erkennen.

Dieses Attribut ist wichtig, um die Arbeitslastverteilung zu analysieren, besonders leistungsstarke Mitarbeitende zu erkennen und benutzerspezifisches Verhalten oder Engpässe zu verstehen.

Diese Information ist üblicherweise in den Ereignis- oder Transaktionsprotokollen von Workiva verfügbar und den jeweiligen Aktivitäten zugeordnet.

Dieses Attribut ordnet Buchungssätze nach ihrem Geschäftszweck ein. Häufige Arten sind Standardbuchungen für Routinevorgänge, Abgrenzungen zur Erfassung von Erträgen und Aufwendungen, Umbuchungen sowie Korrekturbuchungen.

Diese Dimension ist wichtig für vergleichende Analysen. Sie können den Prozess nach Buchungssatzart aufschlüsseln und prüfen, ob bestimmte Arten länger dauern, häufiger abgelehnt werden oder anderen Abläufen folgen. Im Dashboard „Trend der Stornierungsquote von Buchungssätzen“ lässt sich beispielsweise die Stornierungsquote nach Art analysieren, um Probleme bestimmter Buchungspraktiken einzugrenzen.

Die Aufschlüsselung des Prozesses nach Buchungssatzart zeigt, ob bestimmte Arten häufiger zu Verzögerungen, Nacharbeit oder Abweichungen führen.

Dieses Feld ist wahrscheinlich ein Standardfeld im Kopfbereich des Buchungssatzes in Workiva.

Dieses Attribut gibt den wichtigsten Finanzbetrag des Buchungssatzes an. Dabei kann es sich um den gesamten Sollbetrag handeln, der dem gesamten Habenbetrag entsprechen sollte.

Die Analyse des Prozesses nach Finanzbetrag kann wichtige Muster aufzeigen. Buchungssätze mit hohen Beträgen werden beispielsweise möglicherweise genauer geprüft und durchlaufen einen anderen, strengeren Genehmigungsprozess. Mit diesem Attribut können Sie Dashboards filtern und untersuchen, ob der Buchungsbetrag mit der Verarbeitungszeit, der Nacharbeitsquote oder Genehmigungsverzögerungen zusammenhängt.

Das Attribut ermöglicht Analysen nach finanzieller Auswirkung und zeigt, ob Buchungssätze mit hohen Beträgen anders verarbeitet werden oder häufiger Verzögerungen aufweisen.

Dieses Feld gehört zu den grundlegenden Angaben im Kopfbereich eines Buchungssatzes in Workiva.

Dieses Attribut zeigt den aktuellen Status eines Buchungssatzes an, zum Beispiel „Entwurf“, „Zur Genehmigung eingereicht“, „Genehmigt“, „Gebucht“ oder „Abgelehnt“. Es bildet den Stand zum Zeitpunkt der Datenextraktion ab.

Das Attribut ist für die operative Überwachung wichtig und bildet die Grundlage für das Dashboard „Übersicht über den aktuellen Status von Buchungssätzen“. Es zeigt der Leitung den aktuellen Arbeitsvorrat und Rückstand in jeder Prozessphase und unterstützt so die Ressourcenplanung und Priorisierung.

Das Attribut zeigt den aktuellen Stand der Buchungssätze im Prozess. Das ist wichtig für die operative Überwachung und den Abbau von Rückständen.

Dieses Standardfeld im Kopfbereich des Buchungssatzes in Workiva gibt dessen aktuellen Status wieder.

Wird ein Buchungssatz abgelehnt, erfasst dieses Attribut den von der prüfenden oder genehmigenden Person angegebenen Grund. Mögliche Gründe sind „Falsches Hauptbuchkonto“, „Fehlende Dokumentation“, „Berechnungsfehler“ oder „Richtlinienverstoß“.

Diese Information ist für die Ursachenanalyse von Nacharbeit besonders wertvoll. Die häufigsten Ablehnungsgründe zeigen, wo Verbesserungen nötig sind, etwa durch gezielte Schulungen, klarere Anweisungen oder bessere Systemkontrollen. Das Attribut ist wichtig für die Dashboards „Nacharbeitsanalyse von Buchungssätzen“ und „Analyse abgelehnter Buchungssätze“.

Das Attribut zeigt direkt die Ursachen für Nacharbeit und ermöglicht gezielte Verbesserungen bei Schulungen, Dokumentation und Prozesskontrollen.

Diese Daten können in einem eigenen Feld oder im Kommentar- beziehungsweise Notizfeld zur Aktivität „Buchungssatz abgelehnt“ in Workiva gespeichert sein.

Dieses boolesche Attribut unterscheidet zwischen automatisch vom System ausgeführten Aktivitäten, etwa „Automatische Validierung ausgeführt“, und manuellen Aktivitäten eines Benutzers, etwa „Buchungssatz geprüft“.

Diese Unterscheidung ist wichtig, um die Prozesseffizienz und das Automatisierungspotenzial korrekt zu messen. Sie ermöglicht es Analysten, menschlich bedingte Engpässe von systembedingten zu trennen und den tatsächlichen manuellen Aufwand im Prozess zu berechnen. Das Attribut ist wichtig für Initiativen, die mehr Automatisierung und weniger manuelle Arbeitsschritte anstreben.

Das Attribut unterscheidet zwischen Systemaktivitäten und menschlichen Aktivitäten. Das ist wichtig, um den Automatisierungsgrad zu analysieren und manuelle Engpässe zu erkennen.

Dieses Attribut wird häufig abgeleitet. Dazu wird geprüft, ob der Benutzer einer Aktivität ein System- oder Dienstkonto ist oder ob der Name der Aktivität selbst auf eine Automatisierung hinweist.

Das Buchungsdatum ist das für die Finanzberichterstattung maßgebliche Datum der Transaktion. Es bestimmt, in welcher Berichtsperiode der Buchungssatz im Abschluss erscheint. Dieses Datum kann vom Erstellungs- oder Genehmigungsdatum abweichen.

Das Attribut ist für Finanz- und Compliance-Analysen wichtig. Es hilft zu prüfen, ob Buchungen rechtzeitig zum Abschluss der Berichtsperioden erfolgen. Verzögerungen zwischen Genehmigung und Buchung können auf System- oder Prozessengpässe hinweisen, die den Finanzabschluss beeinträchtigen.

Dieses wichtige Datum für die Finanzberichterstattung hilft, die fristgerechte Buchung und ihre Auswirkungen auf den Finanzabschluss zu analysieren.

Dieses Standard-Datumsfeld befindet sich in den Kopfdaten des Buchungssatzes in Workiva.

Der Buchungskreis steht für eine eigenständige juristische Person innerhalb eines Konzerns. Finanztransaktionen werden auf dieser Ebene für die gesetzliche Berichterstattung und Konsolidierung erfasst.

In Unternehmen mit mehreren juristischen Personen ist die Analyse des Buchungssatzprozesses nach Buchungskreis wichtig. Sie kann Unterschiede bei Prozessleistung, Compliance und Effizienz aufzeigen, die bestimmte juristische Personen oder Regionen betreffen. So lassen sich Verbesserungsmaßnahmen gezielter ausrichten.

Das Attribut ist entscheidend, um die Prozessleistung verschiedener juristischer Personen innerhalb eines Unternehmens zu analysieren und zu vergleichen.

Dieses Feld ist ein grundlegendes Pflichtfeld in den Kopfdaten eines Buchungssatzes in jedem Buchhaltungssystem für Unternehmen, auch in Workiva.

Dieses boolesche Attribut prüft, ob vor der Aktivität „Buchungssatz zur Prüfung eingereicht“ für den jeweiligen Buchungssatz die Aktivität „Belege angehängt“ stattgefunden hat.

Das Attribut unterstützt direkt das Dashboard „Compliance bei der Dokumentation von Buchungssätzen“ und die KPI „Anteil der Buchungssätze mit angehängten Belegen“. Es ist wichtig für Compliance und Auditfähigkeit, da Buchungssätze ohne ausreichende Dokumentation zu Ablehnungen, Verzögerungen und Prüfungsfeststellungen führen können. Die Analyse hilft, Richtlinien durchzusetzen und den Prüfprozess zu vereinfachen.

Das Attribut misst direkt die Einhaltung der Dokumentationsrichtlinien und hilft, Nacharbeit und Verzögerungen wegen fehlender Angaben zu verringern.

Dieses Attribut wird abgeleitet, indem die Abfolge der Aktivitäten in den Prozessdaten für jeden Case geprüft wird.

Die Endzeit erfasst den genauen Zeitpunkt, zu dem eine Aktivität abgeschlossen wird. Viele Prozessereignisse sind unmittelbar und haben nur eine Startzeit. Manche Aktivitäten dauern jedoch messbar lange, etwa ein Prüfschritt, der beginnt, wenn ein Benutzer die Aufgabe öffnet, und endet, wenn er sie einreicht.

Dieses Attribut dient vor allem dazu, die Verarbeitungszeit einer Aktivität, also die aktive Arbeitszeit, zu berechnen und von Leerlauf- oder Wartezeiten abzugrenzen. Es unterstützt Analysen dazu, wie lange Benutzer aktiv an bestimmten Aufgaben arbeiten, etwa an der Prüfung eines Buchungssatzes.

Damit lässt sich die tatsächliche Verarbeitungszeit einer Aktivität berechnen und die aktive Arbeitszeit von Wartezeiten abgrenzen. So wird die Effizienzanalyse genauer.

Prüfen Sie die Workiva-Dokumentation. Möglicherweise muss dieser Wert aus den Start- und Abschlussereignissen einer einzelnen Aktivität abgeleitet werden.

Diese berechnete Kennzahl misst die Dauer der gesamten Genehmigungsphase. Üblicherweise wird dafür bei jedem Buchungssatz die Zeit zwischen dem ersten Ereignis „Buchungssatz zur Prüfung eingereicht“ und dem abschließenden Ereignis „Buchungssatz genehmigt“ berechnet.

Die Kennzahl misst direkt die Effizienz des Prüfungs- und Genehmigungs-Workflows und ist für viele Finanzabteilungen eine zentrale KPI. Sie bildet die Grundlage für das Dashboard „Genehmigungsdurchlaufzeit von Buchungssätzen“. Damit lassen sich Engpässe erkennen und die Auswirkungen von Verbesserungsmaßnahmen zur Beschleunigung von Genehmigungen überwachen.

Diese wichtige Kennzahl misst direkt die Effizienz des Genehmigungsprozesses und hilft, Verzögerungen zu lokalisieren.

Diese Kennzahl wird anhand der Timestamps der Aktivitäten „Buchungssatz zur Prüfung eingereicht“ und „Buchungssatz genehmigt“ im Event Log berechnet.

Dieses boolesche Attribut wird für jeden Case berechnet. Es erhält den Wert „true“, wenn die Aktivitätsabfolge des Buchungssatzes Ereignisse wie „Buchungssatz abgelehnt“ oder „Buchungssatz korrigiert“ enthält.

Das Attribut vereinfacht die Nacharbeitsanalyse, indem es ein eindeutiges binäres Kennzeichen zum Filtern und Aggregieren bereitstellt. Es ist entscheidend für die Berechnung der KPI „Nacharbeitsquote bei Buchungssätzen“ und für das Dashboard „Nacharbeitsanalyse von Buchungssätzen“. So lassen sich schnell Cases erkennen, die vom Happy Path abweichen und zusätzlichen Aufwand erfordern.

Das Kennzeichen zeigt auf einen Blick, welche Buchungssätze korrigiert werden mussten. Das ist wichtig, um Prozessqualität und die Quote korrekt abgeschlossener Vorgänge beim ersten Versuch zu messen.

Dieses Attribut wird abgeleitet, indem das Event Log jedes Case auf nacharbeitsbezogene Aktivitäten wie „Buchungssatz abgelehnt“ geprüft wird.