Ihr Daten-Template für Hire to Retire, den Mitarbeiterlebenszyklus

Der Aktivitätsname beschreibt einen konkreten Schritt im Hire-to-Retire-Prozess, etwa „Offer Accepted“, „Background Check Completed“ oder „Promotion Approved“. Diese Aktivitäten bilden die Knoten der Prozesslandkarte und zeigen die Abfolge der Ereignisse im Mitarbeiterprozess.

Die Analyse dieser Aktivitäten hilft Unternehmen, den Prozessfluss zu verstehen, häufige und seltene Pfade zu erkennen und Phasen zu lokalisieren, in denen Verzögerungen oder Nacharbeit auftreten. Einheitliche und eindeutige Aktivitätsnamen sind entscheidend für ein präzises und verständliches Prozessmodell.

Er definiert die Schritte in der Prozesslandkarte, die die Grundlage für jede Process-Mining-Analyse und Visualisierung bildet.

Abgeleitet aus dem Business Process Step oder Event Name in den Workday-Transaktionsprotokollen.

Dieses Attribut liefert den zeitlichen Kontext für jede Aktivität und erfasst, wann sie stattgefunden hat. Die Abfolge und Zeitpunkte dieser Timestamps werden verwendet, um den Prozessfluss zu erstellen und alle zeitbezogenen Kennzahlen wie Zykluszeiten und Dauern zu berechnen.

Für die Analyse ist der Event Timestamp grundlegend, um die Prozessleistung zu verstehen. Er ermöglicht die Berechnung der Zeit zwischen einzelnen Schritten, die Erkennung von Verzögerungen und die Analyse des Prozessverhaltens über verschiedene Zeiträume hinweg, etwa beim Vergleich der Einstellungsgeschwindigkeit von Quartal zu Quartal.

Dieses Attribut ist entscheidend für die korrekte Reihenfolge der Ereignisse und die Berechnung aller Leistungskennzahlen wie Zykluszeit und Engpässe.

Dies ist ein Standardbestandteil jedes Transaktionsprotokolls eines Business Process in Workday und wird häufig als „Effective Date“ oder „Completed Moment“ bezeichnet.

Die Mitarbeiter-ID bildet die Grundlage für die Analyse des Hire-to-Retire-Prozesses. Sie verknüpft alle zugehörigen Ereignisse, von der ersten Bewerbung bis zur abschließenden Beendigung, zu einem zusammenhängenden Prozess. Durch die Nachverfolgung dieser ID können Unternehmen eine vollständige Historie der Beschäftigungszeit erstellen, einschließlich Rollenwechseln, Performance Reviews und Onboarding-Schritten.

Im Process Mining ist jede Aktivität einer Mitarbeiter-ID zugeordnet. Dadurch entsteht eine umfassende Sicht auf einzelne und aggregierte Mitarbeiterlebenszyklen. So lassen sich Prozessdauern analysieren, häufige Abläufe erkennen und Engpässe aufdecken, die Mitarbeitende in verschiedenen Phasen ihrer beruflichen Entwicklung betreffen.

Dieses Attribut ist entscheidend, um alle Ereignisse des Lebenszyklus eines einzelnen Mitarbeitenden zusammenzuführen und eine vollständige End-to-End-Sicht auf den Prozess zu ermöglichen.

Dies ist ein zentrales Feld in Workday HCM, das üblicherweise in Mitarbeiterprofilen und Transaktionen von Business Processes zu finden ist.

Dieses Attribut bezeichnet die Abteilung, der der Mitarbeitende zugeordnet ist, etwa „Sales“, „Engineering“ oder „Human Resources“. Es ist eine wichtige Dimension, um die Prozessleistung in verschiedenen Bereichen der Organisation zu segmentieren und zu vergleichen.

In der Prozessanalyse können Sie anhand der Abteilung Fragen beantworten wie: „Ist die Time-to-Hire in der Abteilung Engineering länger als in Sales?“ oder „Welche Abteilungen weisen die höchste Rate an Onboarding-Abweichungen auf?“ So lassen sich lokale Probleme erkennen und Prozessverbesserungen gezielt ausrichten.

Es ermöglicht aussagekräftige Vergleichsanalysen und hilft zu erkennen, ob sich Prozessineffizienzen auf bestimmte Geschäftsbereiche konzentrieren.

Dies ist Bestandteil der grundlegenden Beschäftigungs- und Organisationsdaten des Mitarbeitenden in Workday HCM und mit dessen Position verknüpft.

Dieses Attribut identifiziert die Person, Rolle oder das System, die beziehungsweise das für den Abschluss einer Aufgabe verantwortlich ist. Dabei kann es sich um eine Führungskraft handeln, die ein Angebot genehmigt, einen HR-Spezialisten, der das Onboarding startet, oder einen Systemprozess, der eine Mitteilung erzeugt.

Die Analyse des Ausführenden ist entscheidend für das Verständnis der Ressourcenverteilung, der Arbeitslast und der Benutzerakzeptanz. Sie kann überlastete Teams sichtbar machen, Automatisierungsmöglichkeiten bei wiederkehrenden manuellen Aufgaben aufzeigen und Leistungsunterschiede zwischen Personen oder Abteilungen analysieren.

Dieses Attribut hilft bei der Analyse der Arbeitslastverteilung und der Benutzerleistung. Außerdem zeigt es, wer am Prozess beteiligt ist, was für gezielte Verbesserungen entscheidend ist.

In den Transaktionsprotokollen der Workday Business Processes verfügbar, häufig verknüpft mit dem Benutzer, der einen Schritt abgeschlossen hat.

Während StartTime den Beginn einer Aktivität angibt, markiert Event End Time deren Abschluss. Die Differenz zwischen beiden Werten entspricht der Bearbeitungszeit der Aktivität. Das ist besonders nützlich für Aufgaben, die nicht sofort abgeschlossen sind, etwa „Background Check“ oder „Performance Review“.

In der Analyse ist dieses Attribut entscheidend für die Berechnung der Kennzahl ProcessingTime. Es hilft, die Wartezeit zwischen Aktivitäten von der tatsächlichen Bearbeitungszeit einer Aktivität zu unterscheiden. Dadurch lässt sich präziser erkennen, wofür Zeit im Prozess aufgewendet wird.

Es ermöglicht die Berechnung der tatsächlichen Bearbeitungszeit einer Aktivität und hilft, aktive Arbeitszeit von passiver Wartezeit zu unterscheiden.

Bei einigen Business Processes in Workday werden sowohl Start- als auch Abschluss-Timestamps protokolliert. Dafür kann eine Verknüpfung von Ereignissen erforderlich sein.

Dieses Attribut bietet eine übergeordnete Klassifizierung verschiedener Abläufe innerhalb des gesamten Hire-to-Retire-Prozesses. Wenn jeder Case als „Onboarding“, „Internal Mobility“ oder „Termination“ gekennzeichnet wird, lässt sich die Prozesslandkarte leichter filtern und die jeweiligen Subprozesse können isoliert analysiert werden.

Für die Analyse des Dashboards „Internal Mobility & Promotion Time“ würden Sie beispielsweise nach Cases filtern, bei denen Lifecycle Event Type den Wert „Internal Mobility“ oder „Promotion“ hat. Diese Segmentierung ist entscheidend für gezielte Analysen und Dashboards, die konkrete Geschäftsfragen beantworten.

Es ermöglicht, den gesamten Mitarbeiterprozess in klar abgegrenzte Subprozesse zu unterteilen und Onboarding, Offboarding oder Beförderungen gezielt zu analysieren.

Wird üblicherweise abgeleitet, indem bestimmte Workday-Business-Process-Namen, etwa „Hire“, „Change Job“ oder „Terminate“, während der Datentransformation diesen Kategorien zugeordnet werden.

Die ID der Stellenausschreibung verknüpft alle Aktivitäten der frühen Einstellungsphase, etwa die Veröffentlichung einer Stelle, die Prüfung von Kandidaten und die Erstellung von Angeboten, mit einem konkreten Personalbedarf. Sie dient als sekundäre Case-ID für die Recruiting-Phase des Mitarbeiterlebenszyklus.

Die Analyse nach der ID der Stellenausschreibung kann Erkenntnisse über die Effizienz des Einstellungsprozesses für verschiedene Rollen oder Abteilungen liefern. Sie hilft, den gesamten Funnel von der Erstellung der Stellenausschreibung bis zur Annahme des Angebots nachzuverfolgen und KPIs wie „Average Time-to-Hire“ zu unterstützen.

Es gruppiert alle Aktivitäten vor der Einstellung unter einer gemeinsamen Kennung und ermöglicht so eine detaillierte Analyse des Recruiting-Teils des Prozesses.

Zu finden im Recruiting-Modul von Workday. Die ID ist mit der Bewerbung des Kandidaten und dem anschließenden Einstellungsereignis verknüpft.

Dieses Attribut klassifiziert die Art des Beschäftigungsverhältnisses. Unterschiedliche Beschäftigungsarten folgen häufig unterschiedlichen Prozessvarianten für Onboarding, Entgeltabrechnung und die Einrichtung von Zusatzleistungen.

Wenn Sie dieses Attribut als Filter verwenden, können Sie die Lebenszyklusprozesse verschiedener Mitarbeiterkategorien vergleichen. So lässt sich beispielsweise erkennen, ob der Onboarding-Prozess für Auftragnehmer deutlich schneller oder weniger Compliance-konform abläuft als der Prozess für Vollzeitbeschäftigte. Auf dieser Grundlage können Sie Prozesse gezielt anpassen.

Unterstützt den Vergleich von Prozessvarianten zwischen verschiedenen Mitarbeiterkategorien, etwa Vollzeitbeschäftigten und Auftragnehmern, die möglicherweise unterschiedlichen Abläufen folgen.

Ein Standardfeld in den Jobdetails eines Mitarbeiters in Workday HCM.

Dieses Attribut zeigt den aktuellen Status des Mitarbeitenden innerhalb der Organisation an. Es handelt sich um ein dynamisches Feld, das sich im Verlauf des Mitarbeiterlebenszyklus ändert. Ein neuer Mitarbeitender beginnt beispielsweise mit dem Status „Pre-Hire“ oder „Onboarding“ und erhält nach Abschluss den Status „Active“.

Im Process Mining liefert dieses Attribut wichtige Statusinformationen. Es kann zur Prüfung der Prozesskonformität eingesetzt werden, etwa um sicherzustellen, dass Payroll nur für Mitarbeitende mit dem Status „Active“ eingerichtet wird. Außerdem unterstützt es die Filterung bestimmter Personengruppen, beispielsweise für die Analyse des Offboarding-Prozesses aller Mitarbeitenden mit dem Status „Terminated“.

Liefert eine Momentaufnahme des aktuellen Status des Mitarbeitenden. Das ist nützlich, um die Prozesslogik zu validieren und Analysen auf bestimmte Personengruppen zu beschränken.

Ein zentrales Feld im Mitarbeiterprofil von Workday HCM.

Dieses Kennzeichen identifiziert Aktivitäten, die für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, regulatorischer Anforderungen oder interner Richtlinien entscheidend sind, etwa die Bestätigung einer Richtlinie oder die Teilnahme an einer verpflichtenden Schulung. So lassen sich diese kritischen Aufgaben von regulären administrativen Tätigkeiten unterscheiden.

In der Analyse können Sie mit diesem Attribut Dashboards und KPIs erstellen, die speziell auf Compliance ausgerichtet sind, etwa die „Rate kritischer Compliance-Aktivitäten“. Damit überwachen Sie, ob die wichtigsten regulatorischen Schritte für alle Mitarbeiter fristgerecht abgeschlossen werden, und reduzieren organisatorische Risiken.

Ermöglicht die gezielte Überwachung kritischer Compliance-Schritte, damit regulatorische Anforderungen eingehalten und Risiken reduziert werden.

Dies ist ein abgeleitetes Attribut, das typischerweise während der Datentransformation erstellt wird, indem eine Liste bekannter Compliance-bezogener Aktivitätsnamen einem Wahr/Falsch-Kennzeichen zugeordnet wird.

Dieses Attribut identifiziert Fälle von Nacharbeit, bei denen eine Aufgabe für denselben Mitarbeiter mehr als einmal ausgeführt werden muss. Beispiele sind das erneute Einreichen fehlerhafter Unterlagen oder die Wiederholung einer fehlgeschlagenen Hintergrundprüfung. In der Regel wird Nacharbeit daran erkannt, dass derselbe Aktivitätsname mehrfach im Event Log eines Case erscheint.

Die Analyse von Nacharbeit ist entscheidend, um Prozesseffizienz und Qualität zu verbessern. Mit dem Kennzeichen „IsRework“ können Sie den Umfang der Nacharbeit quantifizieren, ihre Ursachen identifizieren und die Wirkung von Verbesserungen messen, die eine korrekte Ausführung beim ersten Mal fördern. Das Kennzeichen unterstützt direkt das Dashboard „Analyse von Nacharbeit und Wiederholungen“.

Hilft, Ineffizienz und Verschwendung im Prozess zu quantifizieren, indem wiederholte Aktivitäten gekennzeichnet werden. Dadurch werden Qualitäts- oder Kommunikationsprobleme sichtbar.

Dies ist ein berechnetes Kennzeichen. Die Logik wird während der Process-Mining-Analyse angewendet, indem wiederholte Aktivitäten innerhalb desselben Case erkannt werden.

Dieses berechnete Attribut zeigt einfach als Wahr/Falsch-Wert an, ob ein Prozessschritt sein Service Level Agreement eingehalten hat. Der Wert wird ermittelt, indem der Abschluss-Timestamp der Aktivität (EventTimestamp) mit ihrer Frist (SlaTargetDate) verglichen wird.

Das Kennzeichen ist für Dashboards und Berichte besonders hilfreich, weil sich SLA-Verstöße einfach zählen und visualisieren lassen. Es unterstützt KPIs wie „Termintreue bei Leistungsbeurteilungen“ und erleichtert die Erstellung von Benachrichtigungen oder Berichten zu überfälligen Aufgaben. So können sich Teams auf die kritischsten Verzögerungen konzentrieren.

Vereinfacht die Leistungsüberwachung, indem alle Fälle eindeutig gekennzeichnet werden, in denen vereinbarte Fristen nicht eingehalten wurden.

Berechnetes Feld: Wahr, wenn EventTimestamp > SlaTargetDate, andernfalls Falsch.

Dieses Attribut erfasst, warum das Beschäftigungsverhältnis eines Mitarbeiters endete, etwa „Freiwillige Kündigung“, „Unfreiwillig, Leistung“ oder „Ruhestand“. Diese Information ist für die Analyse der Mitarbeiterfluktuation und des Offboarding-Prozesses entscheidend.

Im Process Mining liefert Termination Reason Kontext für den Offboarding-Ablauf. Sie können damit analysieren, ob unterschiedliche Beendigungsarten verschiedenen Offboarding-Verfahren folgen oder unterschiedlich viel Zeit in Anspruch nehmen. So gewinnen Sie ein besseres Verständnis der Mitarbeiterfluktuation und stellen sicher, dass der Offboarding-Prozess der jeweiligen Situation angemessen durchgeführt wird.

Liefert wichtigen Kontext für die Analyse des Offboarding-Prozesses und hilft dabei, Prozessprobleme mit den Gründen für die Mitarbeiterfluktuation in Beziehung zu setzen.

Wird während des Geschäftsprozesses „Terminate Employee“ in Workday erfasst.

Dieses Attribut kennzeichnet den Zeitpunkt der letzten Aktualisierung des Datensatzes. Es schafft Transparenz über die Aktualität der analysierten Daten, die für zeitnahe und relevante Geschäftsentscheidungen auf Grundlage der Process-Mining-Erkenntnisse entscheidend ist.

Für Dashboards und die laufende Überwachung zeigt dieser Timestamp, ob die aktuell verfügbaren Daten betrachtet werden. Er ist ein wichtiger Bestandteil der Metadaten, um die Datenintegrität und das Vertrauen der Anwender in die Analyse zu erhalten.

Stellt sicher, dass Anwender die Aktualität der Daten kennen, die für die Relevanz und Genauigkeit der Prozessanalyse entscheidend ist.

Dies ist ein Metadatenfeld, das während der Datenaufnahme oder des ETL-Prozesses (Extract, Transform, Load) erzeugt und mit einem Timestamp versehen wird.

Workday ermöglicht die Erstellung verschiedener Onboarding-Pläne, die auf unterschiedliche Rollen, Standorte oder Hierarchieebenen zugeschnitten sind. Dieses Attribut gibt an, welcher konkrete Plan für einen neuen Mitarbeiter verwendet wurde.

Die Analyse nach Onboarding Plan Name hilft Ihnen, die Wirksamkeit und Effizienz verschiedener Onboarding-Strategien zu bewerten. Sie können beispielsweise einen „Executive Onboarding Plan“ direkt mit einem „Standard Employee Onboarding Plan“ vergleichen und prüfen, welcher Plan höhere Abschlussquoten bei Aufgaben oder kürzere Durchlaufzeiten erzielt.

Damit können Sie die Leistung verschiedener Onboarding-Programme bewerten, Best Practices erkennen und Verbesserungsbereiche identifizieren.

Diese Information ist wahrscheinlich im Onboarding-Modul von Workday verfügbar und mit dem Geschäftsprozess Hire verknüpft.

Die Positions-ID identifiziert die konkrete Rolle, die ein Mitarbeitender innerhalb der Organisationsstruktur innehat. Jede Position verfügt über definierte Attribute wie Jobprofil, Standort und Berichtslinie. Sie ist spezifischer als eine Stellenbezeichnung, da mehrere Positionen dieselbe Bezeichnung tragen können.

Die Analyse nach Positions-ID hilft, Prozesse für bestimmte Rollen zu verstehen. So können Sie beispielsweise den Onboarding-Prozess aller Positionen „Senior Software Engineer“ analysieren, um gemeinsame Muster oder rollenspezifische Verzögerungen zu erkennen.

Ermöglicht eine detaillierte Analyse nach konkreten Rollen und hilft zu verstehen, wie sich Prozesse für verschiedene Positionen im Unternehmen unterscheiden.

Ein Standardfeld, das in Workday HCM mit der beruflichen Zuordnung des Mitarbeitenden verknüpft ist.

Dieses Attribut kennzeichnet die Herkunft der Daten. Während diese Ansicht den Schwerpunkt auf Workday Onboarding legt, kann ein vollständiger Hire-to-Retire-Prozess Daten aus weiteren Systemen umfassen, etwa aus einem Applicant Tracking System (ATS) oder einem separaten Payroll-Anbieter. Die Angabe des Quellsystems ist für Data Governance und das Verständnis des Ereigniskontexts entscheidend.

Bei einer systemübergreifenden Analyse ermöglicht dieses Feld, die Prozessansicht auf Ereignisse aus einem bestimmten System zu filtern oder Übergaben zwischen verschiedenen Systemen zu untersuchen.

Es liefert wichtigen Kontext zur Datenherkunft und ist daher für die Datenvalidierung sowie für Analysen mit Daten aus mehreren Systemen unverzichtbar.

Dies ist üblicherweise ein statischer Wert („Workday Onboarding“), der während der Datenextraktion und -transformation hinzugefügt wird.

Dieses Attribut definiert die Frist des Service Level Agreement (SLA) für eine bestimmte Aufgabe. Es legt fest, wie lange bestimmte Prozesse dauern sollten, und dient als Referenz für die Leistungsmessung.

Das ist entscheidend für KPIs wie „Termintreue bei Leistungsbeurteilungen“ und für Dashboards zur SLA-Einhaltung. Durch den Vergleich des tatsächlichen Abschlussdatums (EventTimestamp) mit dem SlaTargetDate lassen sich Verstöße automatisch erkennen, die Termintreue messen und Verzögerungen frühzeitig steuern.

Liefert eine klare Referenz für die Messung der Termintreue und ist für die Berechnung von KPIs zur SLA-Einhaltung unverzichtbar.

Für Prozesse wie Performance Reviews in Workday wird häufig ein Fälligkeitsdatum konfiguriert. Diese Daten müssten zusammen mit den Prozessereignissen extrahiert werden.

Das Attribut Location bezeichnet das Land, den Bundesstaat oder die Stadt, in der der Mitarbeitende tätig ist. Diese geografische Dimension ist entscheidend, um Prozessleistung und Compliance in verschiedenen Regionen zu vergleichen.

Eine Analyse nach Location kann regionale Unterschiede bei Einstellungszeiten, Onboarding-Effizienz oder Beendigungsverfahren sichtbar machen. Sie hilft bei Fragen wie: „Dauern Hintergrundprüfungen in Deutschland länger als in den Vereinigten Staaten?“ und unterstützt die Überwachung regionsspezifischer regulatorischer Anforderungen.

Ermöglicht geografische Analysen, um regionale Prozessunterschiede zu erkennen, die durch lokale Führung, Vorschriften oder kulturelle Faktoren beeinflusst sein können.

Bestandteil der Positions- und Organisationszuordnungsdaten des Mitarbeitenden in Workday HCM.

Time to Hire ist ein zentraler Recruiting-KPI zur Messung der Effizienz des gesamten Einstellungstrichters. Berechnet wird die Dauer zwischen dem Ereignis „Job Requisition Created“ und dem Ereignis „Offer Accepted“ für denselben Mitarbeiter oder dieselbe Anforderung.

Dieses berechnete Attribut bildet die Grundlage für den KPI „Durchschnittliche Zeit bis zur Einstellung“ und zugehörige Dashboards. Wenn Sie den Wert über einen längeren Zeitraum verfolgen, können HR-Abteilungen die Auswirkungen von Prozessverbesserungen messen, Engpässe bei der Kandidatensuche oder bei Vorstellungsgesprächen erkennen und realistische Einstellungszeiträume für Führungskräfte festlegen.

Misst die Effizienz des Recruiting-Prozesses direkt und ist damit ein wichtiger Leistungsindikator für jede HR-Organisation.

Wird auf Case-Ebene berechnet, indem die Dauer zwischen dem Timestamp der Aktivität „Job Requisition Created“ und der Aktivität „Offer Accepted“ ermittelt wird.