Datenvorlage: Mitarbeiterlebenszyklus – vom Eintritt bis zum Austritt

Der Aktivitätsname beschreibt einen spezifischen Schritt im Hire-to-Retire-Prozess, wie zum Beispiel „Angebot angenommen‟, „Hintergrundprüfung abgeschlossen‟ oder „Beförderung genehmigt‟. Diese Aktivitäten bilden die Knotenpunkte der Process Map und zeigen die Abfolge der Events, die den Mitarbeiterweg ausmachen.

Die Analyse dieser Aktivitäten hilft Unternehmen, den Process Flow zu verstehen, häufige und seltene Pfade zu identifizieren und die Phasen zu lokalisieren, in denen Verzögerungen oder Nacharbeiten auftreten. Eine konsistente und klare Benennung der Aktivitäten ist entscheidend für den Aufbau eines präzisen und verständlichen Process Models.

Es definiert die Schritte in der Prozesslandkarte, welche die Grundlage jeder Process Mining Analyse und Visualisierung bildet.

Abgeleitet vom Business Process-Schritt oder Event Name innerhalb der Workday Transaktionsprotokolle.

Dieses Attribut liefert den zeitlichen Kontext für jede Aktivität und hält fest, wann sie stattgefunden hat. Die Abfolge und der Zeitpunkt dieser Timestamps werden verwendet, um den Prozessfluss zu rekonstruieren und alle zeitbasierten Kennzahlen, wie Zykluszeiten und Dauern, zu berechnen.

In der Analyse ist der Event Timestamp grundlegend für das Verständnis der Prozessperformance. Er ermöglicht die Berechnung der Zeit zwischen den Schritten, die Identifizierung von Verzögerungen und die Analyse des Prozessverhaltens über verschiedene Zeiträume hinweg, wie zum Beispiel den Vergleich der Einstellungsgeschwindigkeit von Quartal zu Quartal.

Dieses Attribut ist entscheidend für die korrekte Reihenfolge der Events und die Berechnung aller Leistungsmetriken wie Cycle Time und Bottlenecks.

Dies ist ein Standardbestandteil jedes Geschäftsprozess-Transaktionsprotokolls in Workday, oft als „Gültigkeitsdatum“ oder „Abschlusszeitpunkt“ bezeichnet.

Die Employee ID ist der Eckpfeiler der Hire-to-Retire-Process Analysis. Sie verknüpft alle zugehörigen Events, von der ersten Bewerbung bis zur endgültigen Kündigung, zu einer einzigen, kohärenten Journey. Durch die Verfolgung dieser ID können Unternehmen eine vollständige Historie der Anstellungszeit eines Mitarbeiters erstellen, einschließlich Rollenwechseln, Leistungsbeurteilungen und Onboarding-Schritten.

Im Process Mining ist jede Aktivität mit einer Employee ID verknüpft, was eine umfassende Ansicht individueller und aggregierter Mitarbeiterlebenszyklen ermöglicht. Dies erlaubt die Analyse von Process Durations, die Identifizierung gemeinsamer Pathways und die Entdeckung von Bottlenecks, die Mitarbeiter in verschiedenen Phasen ihrer Karriere betreffen.

Dieses Attribut ist unerlässlich, um alle Lifecycle Events eines einzelnen Mitarbeiters zu einem vollständigen End-to-End-Prozessbild zusammenzufügen.

Dies ist ein Kernfeld in Workday HCM, typischerweise zu finden in Mitarbeiterprofilen und Geschäftsprozess-Transaktionen.

Dieses Attribut repräsentiert die zugewiesene Abteilung eines Mitarbeiters, wie zum Beispiel „Vertrieb“, „Entwicklung“ oder „Personalwesen“. Es ist eine kritische Dimension, um die Prozessperformance über verschiedene Bereiche der Organisation hinweg zu segmentieren und zu vergleichen.

In der Prozessanalyse ermöglicht das Filtern nach Abteilung die Beantwortung von Fragen wie: „Ist die Time-to-Hire für die Entwicklungsabteilung länger als für den Vertrieb?“ oder „Welche Abteilungen weisen die höchste Rate an Onboarding-Abweichungen auf?“. Dies hilft, lokalisierte Probleme zu identifizieren und Prozessverbesserungen maßzuschneidern.

Es ermöglicht eine leistungsstarke vergleichende Analyse und hilft dabei festzustellen, ob Prozessineffizienzen in bestimmten Geschäftsbereichen konzentriert sind.

Dies ist Teil der zentralen Job- und Organisationsdaten eines Mitarbeiters in Workday HCM, die mit seiner Position verknüpft sind.

Während StartTime den Beginn einer Activity anzeigt, markiert Event End Time deren Abschluss. Die Differenz zwischen beiden stellt die Verarbeitungszeit (Processing Time) der Activity dar. Dies ist besonders nützlich für Aufgaben, die nicht sofort abgeschlossen sind, wie beispielsweise „Hintergrundüberprüfung“ oder „Leistungsbeurteilung“.

In der Analyse ist dieses Attribut entscheidend für die Berechnung der ProcessingTime-Metrik. Es hilft, zwischen der Wartezeit zwischen Activities und der tatsächlich auf eine Activity verwendete Arbeitszeit zu unterscheiden, was zu einem präziseren Verständnis der Zeitaufwendungen im Prozess führt.

Es ermöglicht die Berechnung der tatsächlichen Bearbeitungszeit einer Aktivität und hilft dabei, aktive Arbeitszeit von unproduktiven Wartezeiten zu unterscheiden.

Für einige Business Processes in Workday werden sowohl Initiierungs- als auch Completion Timestamps protokolliert. Dies kann das Verknüpfen von Events erfordern.

Dieses Attribut identifiziert die Person, Rolle oder das System, das für die Erledigung einer Aufgabe verantwortlich ist. Dies könnte ein Einstellungsmanager sein, der ein Angebot genehmigt, ein HR-Spezialist, der das Onboarding initiiert, oder ein Systemprozess, der eine Benachrichtigung generiert.

Die Analyse des Event Performers ist entscheidend, um die Ressourcenallokation, die Arbeitslastverteilung und die Benutzerakzeptanz zu verstehen. Sie kann helfen, überlastete Teams zu identifizieren, Automatisierungsmöglichkeiten aufzuzeigen, wo manuelle Benutzer repetitive Aufgaben ausführen, und Leistungsunterschiede zwischen Einzelpersonen oder Abteilungen zu analysieren.

Dieses Attribut hilft bei der Analyse der Arbeitslastverteilung, der Benutzerleistung und identifiziert, wer am Prozess beteiligt ist, was entscheidend für gezielte Verbesserungen ist.

Verfügbar in den Transaktionsprotokollen der Workday Geschäftsprozesse, oft dem Benutzer zugeordnet, der einen Schritt abgeschlossen hat.

Dieses Attribut bietet eine übergeordnete Klassifizierung für verschiedene Verläufe innerhalb des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus-Prozesses (vom Eintritt bis zum Austritt). Indem jeder Case als 'Onboarding', 'Interne Mobilität' oder 'Kündigung' markiert wird, wird es wesentlich einfacher, die Prozesslandkarte zu filtern und diese unterschiedlichen Teilprozesse isoliert zu analysieren.

Um beispielsweise das Dashboard 'Interne Mobilität & Beförderungszeit' zu analysieren, würde man nach Cases filtern, bei denen der Lifecycle Event Type 'Interne Mobilität' oder 'Beförderung' ist. Diese Segmentierung ist entscheidend für die Erstellung gezielter Analysen und Dashboards, die spezifische Geschäftsfragen beantworten.

Es ermöglicht die Segmentierung der gesamten Mitarbeiterreise in verschiedene Teilprozesse, was eine fokussierte Analyse von Onboarding, Offboarding oder Beförderungen ermöglicht.

Dies wird typischerweise abgeleitet, indem spezifische Workday Geschäftsprozessnamen (z.B. „Einstellung“ (Hire), „Stellenwechsel“ (Change Job), „Kündigung“ (Terminate)) während der Datentransformation diesen Kategorien zugeordnet werden.

Die Job Requisition ID verknüpft alle frühen Einstellungsaktivitäten, wie das Ausschreiben einer Stelle, die Kandidatenauswahl und die Angebotserstellung, mit einem spezifischen Geschäftsanliegen. Sie dient als sekundäre Case ID für die Rekrutierungsphase des Mitarbeiterlebenszyklus.

Die Analyse mittels Job Requisition ID kann Insights in die Effizienz des Einstellungsprozesses für verschiedene Rollen oder Abteilungen liefern. Sie hilft, den gesamten Funnel von der Ausschreibungserstellung bis zur Angebotsannahme zu verfolgen und unterstützt KPIs wie die „Durchschnittliche Einstellungsdauer‟ (Average Time-to-Hire).

Es gruppiert alle Pre-Hire-Aktivitäten unter einem einzigen Bezeichner und ermöglicht so eine detaillierte Analyse des Rekrutierungsteils des Prozesses.

Im Recruiting-Modul von Workday zu finden. Es ist mit der Bewerbung des Kandidaten und dem nachfolgenden Einstellungs-Event verbunden.

Diese Kennzahl berechnet die verstrichene Zeit zwischen dem Start und Ende einer Aktivität (EventEndTime - StartTime). Sie stellt die tatsächliche Arbeitsdauer dar, im Gegensatz zur Wartezeit zwischen Aktivitäten. Zum Beispiel könnte sie messen, wie lange eine Hintergrundüberprüfung aktiv bearbeitet wurde.

Die Analyse der Bearbeitungszeit hilft zu identifizieren, welche spezifischen Aufgaben den größten Aufwand erfordern, anstatt nur zu zeigen, welche Prozessphasen die längsten Verzögerungen aufweisen. Dies ermöglicht gezieltere Verbesserungen, die darauf abzielen, die Arbeit effizienter zu gestalten.

Es isoliert die für wertschöpfende Arbeit aufgewendete Zeit von Leerlaufzeiten und bietet ein klares Ziel für Effizienzverbesserungen auf Aufgabenebene.

Berechnetes Feld: EventEndTime minus EventTimestamp.

Dieses Attribut klassifiziert die Art des Arbeitsverhältnisses. Unterschiedliche Beschäftigungsarten folgen oft verschiedenen Prozessvarianten für Onboarding, Gehaltsabrechnung und Einrichtung von Leistungen.

Durch die Verwendung dieses Attributs als Filter können Organisationen die Lifecycle-Prozesse für verschiedene Mitarbeiterkategorien vergleichen. Dies kann aufzeigen, ob beispielsweise der Onboarding-Prozess für Auftragnehmer deutlich schneller oder weniger compliant ist als der für Vollzeitmitarbeiter, was gezielte Prozessanpassungen ermöglicht.

Ermöglicht den Vergleich von Prozessvarianten zwischen verschiedenen Mitarbeiterkategorien, wie z.B. Vollzeitangestellten und externen Mitarbeitern, die unterschiedlichen Abläufen folgen können.

Ein Standardfeld in den Jobdetails des Mitarbeiters in Workday HCM.

Dieses Attribut gibt den aktuellen Status des Mitarbeiters innerhalb der Organisation an. Es ist ein dynamisches Feld, das sich ändert, während der Mitarbeiter seinen Lebenszyklus durchläuft. Zum Beispiel beginnt ein neuer Mitarbeiter als 'Pre-Hire' oder 'Onboarding' und wird nach Abschluss 'Aktiv'.

Im Process Mining liefert dieses Attribut wertvolle Statusinformationen. Es kann verwendet werden, um die Process Compliance zu überprüfen, z.B. um sicherzustellen, dass die Gehaltsabrechnung nur für 'Aktive' Mitarbeiter eingerichtet wird. Es hilft auch beim Filtern nach spezifischen Populationen, wie der Analyse des Offboarding-Prozesses für alle 'Ausgeschiedenen' Mitarbeiter.

Bietet einen Snapshot des aktuellen Mitarbeiterstatus, was nützlich ist für die Validierung der Prozesslogik und das Filtern von Analysen nach spezifischen Mitarbeiterpopulationen.

Ein Kernfeld im Profil des Mitarbeiters in Workday HCM.

Dieses Flag kennzeichnet Aktivitäten, die für die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften oder Richtlinien entscheidend sind, wie das Unterzeichnen einer Richtlinienbestätigung oder das Absolvieren einer Pflichtschulung. Es hilft, diese kritischen Aufgaben von regulären administrativen zu trennen.

In der Analyse ermöglicht dieses Attribut die Erstellung von Dashboards und KPIs, die sich speziell auf Compliance konzentrieren, wie die „Rate kritischer Compliance-Aktivitäten“. Es hilft Organisationen dabei, zu überwachen und sicherzustellen, dass die wichtigsten regulatorischen Schritte für alle Mitarbeiter pünktlich abgeschlossen werden, wodurch das Organisationsrisiko reduziert wird.

Ermöglicht eine fokussierte Überwachung kritischer Compliance-Schritte, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen und Risiken zu mindern.

Dies ist ein abgeleitetes Attribut, typischerweise erstellt während der Datentransformation, indem eine Liste bekannter Compliance-bezogener Aktivitätsnamen auf ein Wahr/Falsch-Flag abgebildet wird.

Dieses Attribut identifiziert Fälle von Nacharbeit, bei denen eine Aufgabe für denselben Mitarbeiter mehr als einmal ausgeführt werden muss. Beispiele hierfür sind die erneute Einreichung fehlerhafter Unterlagen oder die wiederholte Durchführung einer fehlgeschlagenen Hintergrundprüfung. Sie wird typischerweise durch das mehrmalige Erscheinen desselben Aktivitätsnamens innerhalb des Event Logs eines Cases identifiziert.

Die Analyse von Nacharbeit ist entscheidend für die Verbesserung der Prozesseffizienz und -qualität. Das 'IsRework'-Flag erleichtert die Quantifizierung der Nacharbeitsmenge, die Identifizierung ihrer Grundursachen und die Messung der Auswirkungen von Verbesserungen, die darauf abzielen, Fehler von vornherein zu vermeiden. Es unterstützt direkt das Dashboard für die 'Analyse von Nacharbeit und Wiederholungen'.

Es hilft, Prozessineffizienz und Verschwendung zu quantifizieren, indem wiederholte Aktivitäten hervorgehoben werden, die auf Qualitäts- oder Kommunikationsprobleme hindeuten.

Dies ist ein berechnetes Flag. Die Logik wird während der Process-Mining-Analyse angewendet, indem wiederholte Aktivitäten innerhalb desselben Case erkannt werden.

Dieses Attribut erfasst, warum die Anstellung eines Mitarbeiters beendet wurde, z.B. 'Freiwillige Kündigung', 'Unfreiwillig - Leistung' oder 'Rente'. Diese Information ist entscheidend für die Analyse von Personalfluktuation und des Offboarding-Prozesses.

Im Process Mining liefert der Kündigungsgrund (Termination Reason) Kontext für den Offboarding-Verlauf. Er kann verwendet werden, um zu analysieren, ob unterschiedliche Kündigungsarten verschiedenen Offboarding-Verfahren folgen oder unterschiedlich viel Zeit in Anspruch nehmen. Dies hilft, die Mitarbeiterfluktuation zu verstehen und sicherzustellen, dass der Offboarding-Prozess für jede Situation angemessen gehandhabt wird.

Bietet entscheidenden Kontext für die Analyse des Offboarding-Prozesses und hilft, Prozessprobleme mit Gründen für die Fluktuation zu korrelieren.

Erfasst während des Geschäftsprozesses 'Mitarbeiter entlassen' in Workday.

Dieses Attribut markiert den Zeitpunkt der letzten Aktualisierung des Datensatzes. Es schafft Transparenz über die Aktualität der analysierten Daten, was entscheidend für zeitnahe und relevante Geschäftsentscheidungen auf Basis der Process Mining Erkenntnisse ist.

Für Dashboards und die fortlaufende Überwachung hilft dieser Timestamp den Benutzern zu verstehen, ob sie die aktuellsten verfügbaren Daten betrachten. Es ist ein zentrales Metadatum zur Aufrechterhaltung der Datenintegrität und des Benutzervertrauens in die Analyse.

Stellt sicher, dass Nutzende über die Aktualität der Daten informiert sind, was entscheidend für die Relevanz und Genauigkeit der Prozessanalyse ist.

Dies ist ein Metadatenfeld, das während des Datenimports oder des ETL (Extract, Transform, Load)-Prozesses generiert und dem Datensatz hinzugefügt wird.

Workday ermöglicht die Erstellung verschiedener Onboarding-Pläne, die auf unterschiedliche Rollen, Standorte oder Hierarchieebenen zugeschnitten sind. Dieses Attribut identifiziert, welcher spezifische Plan für einen neuen Mitarbeiter verwendet wurde.

Eine Analyse nach Onboarding-Plan-Name hilft, die Effektivität und Effizienz verschiedener Onboarding-Strategien zu bewerten. Sie ermöglicht einen direkten Vergleich, beispielsweise zwischen einem „Executive Onboarding Plan“ und einem „Standard Employee Onboarding Plan“, um festzustellen, welcher bessere Aufgabenabschlussraten oder schnellere cycle times aufweist.

Dies hilft, die Performance verschiedener Onboarding-Programme zu bewerten, um Best Practices und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

Diese Information ist wahrscheinlich im Onboarding-Modul von Workday verfügbar und mit dem Geschäftsprozess „Einstellung“ (Hire) verknüpft.

Das Location-Attribut spezifiziert das Land, den Bundesstaat oder die Stadt, in der der Mitarbeiter ansässig ist. Diese geografische Dimension ist essenziell für den Vergleich der Process Performance und Compliance über verschiedene Regionen hinweg.

Die Analyse mittels Location kann regionale Unterschiede bei Einstellungszeiten, Onboarding-Effizienz oder Kündigungsverfahren aufdecken. Sie hilft bei der Beantwortung von Fragen wie: „Dauern Hintergrundprüfungen in Deutschland länger als in den Vereinigten Staaten?‟ und unterstützt das Compliance Monitoring für regionalspezifische Vorschriften.

Ermöglicht geografische Analysen, um regionale Prozessabweichungen zu identifizieren, die durch lokales Management, Vorschriften oder Kultur beeinflusst werden können.

Teil der Positions- und Organisationszuordnungsdaten des Mitarbeiters innerhalb von Workday HCM.

Die Position ID identifiziert die spezifische Rolle, die ein Mitarbeiter innerhalb der Organisationsstruktur einnimmt. Jede Position hat definierte Attribute, wie Stellenprofil, Location und Berichtslinie. Sie ist spezifischer als eine Stellenbezeichnung, da mehrere Positions denselben Titel teilen können.

Die Analyse mittels Position ID hilft, Prozesse zu verstehen, die mit spezifischen Rollen verbunden sind. Man könnte zum Beispiel die Onboarding Journey für alle Senior Software Engineer-Positionen analysieren, um zu sehen, ob es gemeinsame Muster oder Verzögerungen gibt, die für diese Rolle einzigartig sind.

Ermöglicht eine granulare Analyse basierend auf spezifischen Rollen, um zu verstehen, wie sich Prozesse für verschiedene Positionen innerhalb des Unternehmens unterscheiden.

Ein Standardfeld, das der Jobzuweisung des Mitarbeiters in Workday HCM zugeordnet ist.

Dieses Attribut identifiziert den Ursprung der Daten. Während wir uns in dieser Ansicht auf das Workday Onboarding konzentrieren, kann ein vollständiger Mitarbeiterlebenszyklus-Prozess (vom Eintritt bis zum Austritt) Daten aus anderen Systemen wie einem Applicant Tracking System (ATS) oder einem separaten Lohn- und Gehaltsabrechnungsanbieter (Payroll Provider) umfassen. Die Angabe des Quellsystems ist entscheidend für die Data Governance und das Verständnis des Event-Kontexts.

Bei einer Multi-System-Analyse ermöglicht dieses Feld das Filtern der Prozessansicht nach Events aus einem spezifischen System oder die Analyse der Übergaben zwischen verschiedenen Systemen.

Es liefert entscheidenden Kontext zum Datenursprung, was für die Datenvalidierung und für Analysen, die Daten aus mehreren Systemen kombinieren, unerlässlich ist.

Dies ist typischerweise ein statischer Wert („Workday Onboarding“), der während des Datenextraktions- und Transformationsprozesses hinzugefügt wird.

Dieses berechnete Attribut liefert einen einfachen Wahr/Falsch-Indikator dafür, ob ein Prozessschritt sein Service Level Agreement (SLA) erfüllt hat. Es wird abgeleitet durch den Vergleich des Abschluss-Timestamps der Aktivität (EventTimestamp) mit ihrer Frist (SlaTargetDate).

Dieses Flag ist äußerst nützlich für Dashboards und das Reporting, da es das einfache Zählen und Visualisieren von SLA-Verstößen ermöglicht. Es ist die Grundlage für KPIs wie „Pünktlichkeit von Leistungsbeurteilungen“ und vereinfacht die Erstellung von Warnungen oder Berichten über überfällige Aufgaben, wodurch Teams sich auf die kritischsten Verzögerungen konzentrieren können.

Vereinfacht das Performance Monitoring, indem alle Fälle, in denen vereinbarte Fristen nicht eingehalten wurden, klar gekennzeichnet werden.

Berechnetes Feld: true, wenn EventTimestamp > SlaTargetDate, andernfalls false.

Dieses Attribut definiert die SLA-Frist (Service Level Agreement) für eine bestimmte Aufgabe. Es legt die Erwartung fest, wie lange bestimmte Prozesse dauern sollten, und dient als Referenzwert für die Leistungsmessung.

Dies ist unerlässlich für KPIs wie die 'Pünktlichkeit der Leistungsbeurteilung' und Dashboards, die sich auf die SLA-Einhaltung konzentrieren. Durch den Vergleich des tatsächlichen Abschlussdatums (EventTimestamp) mit dem SlaTargetDate können Verstöße automatisch identifiziert, die Pünktlichkeit gemessen und Verzögerungen proaktiv gemanagt werden.

Bietet einen klaren Benchmark zur Messung der Pünktlichkeit und ist unerlässlich für die Berechnung von KPIs zur SLA-Einhaltung.

Für Prozesse wie Performance Reviews in Workday wird oft ein Fälligkeitsdatum konfiguriert. Diese Daten müssten zusammen mit den Process Events extrahiert werden.

Time to Hire ist ein kritischer Rekrutierungs-KPI, der die Effizienz des gesamten Einstellungs-Funnel misst. Er wird als Dauer zwischen dem Event „Stellenanforderung erstellt“ und dem Event „Angebot angenommen“ für denselben Mitarbeiter oder dieselbe Stellenanforderung berechnet.

Dieses berechnete Attribut ist die Grundlage für den KPI „Durchschnittliche Time-to-Hire“ und zugehörige Dashboards. Die Verfolgung über die Zeit ermöglicht es Personalabteilungen, die Auswirkungen von Prozessverbesserungen zu messen, Engpässe im Sourcing oder bei Interviews zu identifizieren und realistische Einstellungsfristen für Manager festzulegen.

Misst direkt die Effizienz des Einstellungsprozesses, ein wichtiger Leistungsindikator für jede HR-Organisation.

Berechnet auf der Case-Ebene durch Ermittlung der Dauer zwischen dem Timestamp der Aktivität 'Stellenanforderung erstellt' und der Aktivität 'Angebot angenommen'.