Ihr Daten-Template für Purchase to Pay, Bestellanforderungen

Der Aktivitätsname beschreibt einen einzelnen Schritt oder Meilenstein im Requisitionsprozess, etwa „Requisition Created“, „Approval Step Approved“ oder „Requisition Closed“. Diese Daten stammen typischerweise aus Event Logs, Statusänderungen oder bestimmten in SAP Ariba aufgezeichneten Anwenderaktionen.

Dieses Attribut ist entscheidend für die Erstellung der Prozesskarte, die den Ablauf der Aktivitäten visualisiert. Durch die Analyse der Reihenfolge und Häufigkeit dieser Aktivitäten können Analysten häufige Prozesspfade, Engpässe, Abweichungen vom Standardverfahren und Bereiche mit Nacharbeit erkennen. Es bildet das Rückgrat jeder Process-Mining-Analyse.

Es definiert die Prozessschritte und ermöglicht die Visualisierung und Analyse des Requisitions-Workflows einschließlich Engpässen und Abweichungen.

Abgeleitet aus Event Logs, Audit Trails oder Aufzeichnungen von Statusänderungen in SAP Ariba, häufig in Verbindung mit Requisitions-Kopf- und Positions-Tabellen.

Der Event-Timestamp erfasst den genauen Zeitpunkt, zu dem eine Aktivität stattgefunden hat. Diese hochpräzisen Daten sind erforderlich, um Events innerhalb jedes Cases korrekt zu ordnen und die Dauer zwischen verschiedenen Prozessschritten zu berechnen.

In der Analyse bildet dieser Timestamp die Grundlage für alle zeitbezogenen Berechnungen, darunter Durchlauf-, Warte- und Bearbeitungszeiten. Er versorgt Dashboards zur Leistungsanalyse, etwa zur „Requisition Approval Cycle Time“ und zur „Approval Path Bottleneck Analysis“. Die Genauigkeit dieses Feldes wirkt sich unmittelbar auf die Zuverlässigkeit aller Leistungskennzahlen aus.

Dieses Attribut liefert die chronologische Reihenfolge der Events und bildet die Grundlage für alle Berechnungen zu Leistung und Dauer, etwa zu Durchlaufzeiten und Engpässen.

Typischerweise zusammen mit Aktivitäts- oder Statusänderungsdaten im Audit Trail oder in Transaktionslogtabellen von SAP Ariba zu finden.

Die Purchase Requisition ID ist der zentrale Schlüssel, der alle Aktivitäten zu einer einzelnen Anfrage für Waren oder Dienstleistungen verknüpft. Jede in SAP Ariba erstellte Requisition erhält eine eindeutige ID, die während ihres gesamten Lebenszyklus unverändert bleibt, von der Erstellung und Übermittlung bis zur abschließenden Genehmigung, Ablehnung oder Schließung.

In der Process-Mining-Analyse ist dieses Attribut grundlegend für die Zuordnung von Cases. Es ermöglicht die Rekonstruktion des vollständigen End-to-End-Ablaufs jeder Requisition, die präzise Berechnung von Durchlaufzeiten, die Identifizierung von Prozessvarianten und die Analyse von Nacharbeitsschleifen. Ohne diese Kennung wäre es nicht möglich, Events verschiedenen Requisitionen zuzuordnen.

Dies ist die zentrale Case-ID, die alle zusammengehörigen Aktivitäten verknüpft. Dadurch lässt sich der End-to-End-Requisitionsprozess für jede einzelne Anfrage analysieren.

Dies ist ein Primärschlüsselfeld in den zentralen Requisitions-Kopftabellen der Datenstruktur von SAP Ariba.

Wenn eine Bestellanforderung abgelehnt wird, geben Genehmiger häufig einen Grund an. Dieser kann als Freitext eingegeben oder aus einer vordefinierten Liste ausgewählt werden. Dieses Attribut erfasst diese wichtige Rückmeldung.

Diese Daten bilden die Grundlage für das Dashboard „Analyse der Ablehnungsquote von Bestellanforderungen“. Die Analyse der häufigsten Ablehnungsgründe hilft dabei, die Ursachen von Prozessfehlern zu erkennen, etwa fehlerhafte Kontierung, unzureichende Begründungen oder Budgetprobleme. Diese Erkenntnisse können anschließend genutzt werden, um die Schulung der Anforderer zu verbessern und die Qualität der ersten Einreichung zu erhöhen. Dadurch sinkt der Nachbearbeitungsaufwand.

Liefert direkte Erkenntnisse darüber, warum Bestellanforderungen scheitern. So können Sie Ursachen analysieren, Nachbearbeitung reduzieren und die Quote korrekter Erledigungen beim ersten Durchlauf verbessern.

Konsultieren Sie die Dokumentation von SAP Ariba. Diese Information wird in der Regel im Kommentar- oder Verlaufsbereich erfasst, der mit einem Ablehnungsereignis verknüpft ist.

Dieses Attribut liefert den organisatorischen Kontext, indem es den Unternehmensbereich identifiziert, aus dem die Anfrage stammt. Es wird typischerweise aus dem Benutzerprofil des Anfordernden abgeleitet oder direkt im Requisitionsformular angegeben.

In der Analyse ist dies eine wichtige Dimension für Filterung und Vergleich. Es wird in nahezu allen Dashboards verwendet, etwa „Requisition Approval Cycle Time“ und „Requisition Rejection Rate Analysis“, um Kennzahlen nach Abteilung aufzuschlüsseln. So erkennen Sie, welche Abteilungen die längsten Durchlaufzeiten, die höchsten Änderungsquoten oder die meisten nicht konformen Anfragen aufweisen. Daraus lassen sich gezielte Verbesserungsmaßnahmen ableiten.

Ermöglicht die Segmentierung und den Vergleich der Prozessleistung in verschiedenen Unternehmensbereichen und macht abteilungsspezifische Probleme oder Best Practices sichtbar.

Prüfen Sie die SAP-Ariba-Dokumentation. Die Information ist üblicherweise in den Requisitions-Kopfdaten verfügbar und häufig mit dem Benutzerprofil des Anfordernden verknüpft.

Die Artikelkategorie enthält Angaben dazu, was beschafft wird. Diese Klassifizierung hilft dabei, Ausgabenmuster zu verstehen und kategoriespezifische Beschaffungsstrategien und Richtlinien anzuwenden.

Im Process Mining ist dieses Attribut für das Dashboard „Analyse von Änderungen an Bestellanforderungen“ besonders wichtig. Es kann zeigen, ob bestimmte Artikelkategorien häufiger geändert werden, was auf unklare Spezifikationen oder volatile Preise hindeuten kann. Außerdem lassen sich Prozesskennzahlen wie Genehmigungszeiten für verschiedene Beschaffungsarten vergleichen, um festzustellen, ob bestimmte Kategorien mit größeren Reibungsverlusten verbunden sind.

Ermöglicht die Analyse nach der Art der beschafften Waren oder Dienstleistungen. So lassen sich kategoriespezifische Engpässe oder Compliance-Probleme erkennen.

Konsultieren Sie die Dokumentation von SAP Ariba. Diese Information finden Sie in der Regel auf Ebene der Position der Bestellanforderung.

Die Dringlichkeitsstufe, die häufig als Prioritätskennzeichen dargestellt wird, signalisiert den geschäftlichen Bedarf an einer beschleunigten Bearbeitung. In der Regel legt der Anforderer sie fest, damit kritische Anforderungen zeitnah bearbeitet werden.

Dieses Attribut ist der zentrale Faktor für das Dashboard „Überwachung dringender Bestellanforderungen“ und die KPI „Bearbeitungszeit dringender Bestellanforderungen“. Damit lassen sich Durchlaufzeiten dringender und standardmäßiger Bestellanforderungen direkt vergleichen und die Wirksamkeit der priorisierten Bearbeitung bewerten. Die Analyse von Abweichungen oder Verzögerungen bei dringenden Anforderungen ist entscheidend für die Sicherstellung der Geschäftskontinuität.

Ermöglicht eine priorisierte Analyse und die Überwachung, ob Bestellanforderungen mit hoher Priorität schneller bearbeitet werden, damit kritische Geschäftsanforderungen erfüllt werden.

Konsultieren Sie die Dokumentation von SAP Ariba. Dieses Feld kann im Formular zur Erstellung einer Bestellanforderung häufig ausgewählt werden.

Das Attribut „Event User“ identifiziert die Person, die für die Ausführung eines bestimmten Prozessschritts verantwortlich ist. Dies kann der Mitarbeiter sein, der die Requisition übermittelt hat, die Führungskraft, die sie genehmigt hat, oder der Einkaufsmitarbeiter, der sie bearbeitet hat.

Dieses Attribut ist entscheidend für die Analyse der Arbeitslast, den Vergleich der Leistung und die Identifizierung von Schulungsbedarf. Es versorgt das Dashboard „Approver Workload and Performance“, indem es die Analyse von Genehmigungszeiten pro Benutzer ermöglicht. Außerdem lässt sich damit untersuchen, welche Personen oder Teams Verzögerungen oder Abweichungen verursachen.

Es ermöglicht die Analyse der Arbeitslastverteilung, der Benutzerleistung und der Ressourcenverteilung. So lassen sich Engpässe erkennen, die durch bestimmte Benutzer oder Teams verursacht werden.

Prüfen Sie die SAP-Ariba-Dokumentation. Diese Information wird häufig in Audit-Trail- oder Historientabellen gespeichert und mit Benutzerdaten verknüpft.

Dieses Attribut erfasst den finanziellen Wert der gesamten Anfrage. Es liefert einen wichtigen geschäftlichen Kontext für die Kategorisierung und Priorisierung von Requisitionen.

Die Analyse von Prozesskennzahlen im Verhältnis zu diesem Wert kann wichtige Muster aufdecken. Beispielsweise durchlaufen hochwertige Requisitionen möglicherweise andere, strengere Genehmigungspfade oder weisen längere Durchlaufzeiten auf. Dieses Attribut ist entscheidend, um die finanziellen Auswirkungen von Prozessineffizienzen zu verstehen und Requisitionen für Vergleichsanalysen in Wertklassen einzuteilen.

Liefert wichtigen finanziellen Kontext und ermöglicht die Analyse, wie sich der Wert einer Requisition auf das Prozessverhalten auswirkt, etwa auf Genehmigungszeiten und die Komplexität des Workflows.

Prüfen Sie die SAP-Ariba-Dokumentation. Dies ist ein Standardfeld im Kopf der Purchase Requisition.

Dieses Attribut definiert die standardmäßige Prozessvariante oder Genehmigungsmatrix, an die sich eine Bestellanforderung abhängig von ihren Merkmalen wie Wert, Artikelkategorie und Abteilung halten sollte. Es bildet den „To-be“-Prozess beziehungsweise den vorgesehenen Standardablauf ab.

Das Attribut ist eine wesentliche Grundlage für Conformance Checking und wird im Dashboard „Übersicht zur Compliance von Bestellanforderungen“ verwendet. Durch den Vergleich der tatsächlichen Aktivitätsabfolge mit dem erwarteten Pfad des Genehmigungs-Workflows können Analysten Richtlinienverstöße, nicht autorisierte Genehmigungsschritte oder übersprungene Kontrollen automatisch erkennen. Das ist für die interne Revision und das Risikomanagement von zentraler Bedeutung.

Definiert den einzuhaltenden Standardprozess und ermöglicht es dem Conformance Checking, Abweichungen und Richtlinienverstöße automatisch zu erkennen.

Konsultieren Sie die Dokumentation von SAP Ariba. Der Wert kann aus der Konfiguration der Genehmigungsmatrix oder aus einem bestimmten Feld der Bestellanforderung abgeleitet werden.

Dieses Attribut zeigt den aktuellen Status einer Bestellanforderung an, beispielsweise „In Erstellung“, „Eingereicht“, „Genehmigt“, „Abgelehnt“ oder „Geschlossen“. Es liefert zum Zeitpunkt der Datenextraktion eine Momentaufnahme der Position jedes Cases im Prozess.

Während Process Mining den historischen Ablauf rekonstruiert, ist dieses Attribut für die operative Überwachung besonders wichtig. Es bildet die zentrale Datengrundlage für den „Live-Tracker für den Status von Bestellanforderungen“. Damit können Verantwortliche die aktuelle Arbeitslast sehen und Bestellanforderungen erkennen, die ins Stocken geraten oder überfällig sind. So entsteht ein unmittelbarer, handlungsrelevanter Überblick über die aktiven Bestellanforderungen.

Ermöglicht die Überwachung der Pipeline für Bestellanforderungen in Echtzeit. So lassen sich ins Stocken geratene oder überfällige Anforderungen erkennen und bearbeiten, bevor daraus Probleme entstehen.

Konsultieren Sie die Dokumentation von SAP Ariba. Dieses Feld ist ein standardmäßiges Statusfeld im Kopf der Bestellanforderung.

Dieses Attribut verknüpft eine Bestellanforderung mit dem nachgelagerten Dokument, der Bestellung (PO). Sein Vorhandensein zeigt, dass eine Anforderung erfolgreich in eine Bestellung umgewandelt wurde.

Das Attribut ist für eine durchgängige Prozessanalyse über die Phase der Bestellanforderung hinaus unerlässlich. Es wird verwendet, um die KPI „Durchlaufzeit von Bestellanforderung bis Bestellung“ zu berechnen, indem das Ereignis zur Erstellung der Bestellanforderung mit dem Ereignis zur Erstellung der Bestellung verknüpft wird. Dadurch entsteht ein umfassender Überblick über den vorgelagerten Teil des Beschaffungszyklus.

Verknüpft die Bestellanforderung mit der nachfolgenden Bestellung und ermöglicht die Messung der durchgängigen Durchlaufzeit von der Bestellanforderung bis zur Bestellung.

Konsultieren Sie die Dokumentation von SAP Ariba. Diese Information wird in der Regel in den Positionsdaten der Bestellanforderung gespeichert, nachdem eine Bestellung erstellt wurde.

Dieses Attribut unterscheidet zwischen automatisierten Systemereignissen, etwa automatischen Genehmigungen oder systemgesteuerten Statusänderungen, und manuellen Aktivitäten von Benutzern. Das ist entscheidend, um den Automatisierungsgrad des Prozesses zu verstehen.

In der Analyse hilft dieses Attribut dabei, den menschlichen Arbeitsaufwand genau zu messen und weitere Automatisierungsmöglichkeiten zu erkennen. Wenn Sie beispielsweise nach manuellen Aktivitäten filtern, können Sie benutzerbezogene Bearbeitungszeiten präzise berechnen. Außerdem lässt sich überprüfen, ob automatisierte Regeln im Prozess erwartungsgemäß funktionieren.

Unterscheidet zwischen Aktionen von Menschen und Systemen. Das ist wichtig, um Automatisierungsquoten zu messen und weitere Automatisierungsmöglichkeiten zu erkennen.

Dieses Attribut wird in der Regel daraus abgeleitet, ob der „Event User“ einer System- oder Batch-Benutzer-ID entspricht.

Dieses berechnete Attribut misst Ineffizienz umfassender als „IsAmended“. Es kennzeichnet Cases mit erheblichen Nachbearbeitungsschleifen. In der Regel gilt dies, wenn mindestens ein Ereignis „Genehmigungsschritt abgelehnt“ oder mehrere Ereignisse „Bestellanforderung geändert“ vorliegen.

Das Kennzeichen wird zur Berechnung der KPI „Nachbearbeitungsquote von Bestellanforderungen“ verwendet. Es hilft dabei, die verborgenen Kosten und Verzögerungen von Prozessfehlern zu quantifizieren. Die Analyse als Nachbearbeitung gekennzeichneter Cases kann Muster im Zusammenhang mit bestimmten Genehmigern, Abteilungen oder Anforderungstypen aufdecken, die zu Reibungsverlusten im Prozess führen.

Identifiziert Cases mit erheblichen Reibungsverlusten im Prozess, etwa aufgrund von Ablehnungen. So können Sie die Ursachen von Ineffizienz und Verzögerungen gezielt analysieren.

Der Wert ist „true“, wenn ein Case eine Ablehnungsaktivität oder mehr als eine Änderungsaktivität enthält.

Dieses Attribut zeigt Datum und Uhrzeit der letzten Datenextraktion oder Aktualisierung eines bestimmten Events. Es schafft Transparenz über die Aktualität der analysierten Daten, was insbesondere bei der Überwachung laufender Prozesse wichtig ist.

Analysten verwenden diese Information, um die Aktualität der erzeugten Erkenntnisse einzuschätzen. Für Dashboards wie den „Live Requisition Status Tracker“ ist dieses Feld entscheidend, damit Anwender erkennen, wie aktuell die angezeigten Informationen sind. So lassen sich Erwartungen an die Aktualität der Daten besser steuern.

Zeigt die Aktualität der Daten an. Das ist entscheidend, um die zeitliche Relevanz und Aussagekraft der Process-Mining-Erkenntnisse einzuschätzen.

Dieser Timestamp wird typischerweise während der Datenübernahme erzeugt und jedem Datensatz hinzugefügt.

Dieses Attribut auf Case-Ebene identifiziert den Ersteller der Bestellanforderung. Es liefert Kontext zum Ursprung der Anforderung und zur beteiligten Person.

In der Analyse wird dieses Attribut verwendet, um den Prozess zu filtern und das Verhalten einzelner Anforderer zu untersuchen. Beispielsweise verwenden die Dashboards „Analyse von Änderungen an Bestellanforderungen“ und „Analyse der Ablehnungsquote von Bestellanforderungen“ diese Information, um Personen mit einem hohen Anteil an Änderungen oder Ablehnungen zu identifizieren, bei denen zusätzlicher Schulungsbedarf bestehen kann. So lassen sich Rückmeldungen und Verbesserungsmaßnahmen gezielt ausrichten.

Identifiziert den Ersteller der Anforderung und ermöglicht die Analyse von Prozessverhalten und Qualität für einzelne Anforderer.

Konsultieren Sie die Dokumentation von SAP Ariba. Dieses Feld ist im Kopf der Bestellanforderung standardmäßig vorhanden und trägt häufig die Bezeichnung „Created By“ oder „Requester“.

Dieses Attribut identifiziert den konkreten Manager oder Stakeholder, der für eine Genehmigungsaktivität verantwortlich ist. Es unterscheidet sich vom allgemeinen „Event User“, da es sich speziell auf Genehmigungsaufgaben bezieht.

Das Attribut ist eine wichtige Grundlage für das Dashboard „Arbeitslast und Leistung der Genehmiger“. Damit lässt sich verfolgen, wie viele Bestellanforderungen jeder Genehmiger bearbeitet und wie lange die durchschnittliche Genehmigung dauert. So können Sie individuelle Engpässe erkennen, Arbeitslasten ausgleichen und die Leistung anhand von Zielwerten bewerten.

Identifiziert die für eine Genehmigung verantwortliche Person und ermöglicht eine detaillierte Analyse der Arbeitslast und Leistung von Genehmigern.

Konsultieren Sie die Dokumentation von SAP Ariba. Diese Information wird in den mit der Bestellanforderung verknüpften Daten zum Genehmigungsablauf gespeichert.

Dieses Attribut identifiziert die Herkunft der Prozessdaten. Für diese Ansicht wäre der Wert durchgehend „SAP Ariba“. In einem umfassenderen Kontext, in dem Daten aus mehreren Systemen zusammengeführt werden, ist dieses Feld für Datenherkunft und Fehleranalyse entscheidend.

In der Analyse bestätigt es die Herkunft der Daten und kann verwendet werden, um Prozesse aus verschiedenen Systemen zu filtern oder miteinander zu vergleichen. So bleiben Datenquelle und Analyse nachvollziehbar und vertrauenswürdig, was für die Akzeptanz bei Stakeholdern wichtig ist.

Identifiziert die Herkunft der Daten. Das ist entscheidend für Data Governance, Fehleranalyse und das Verständnis des Analysekontexts.

In der Regel handelt es sich um einen statischen Wert, der während der Datenextraktion und -transformation ergänzt wird, um die Herkunft des Datensatzes zu kennzeichnen.

Dieses berechnete Attribut identifiziert Cases, in denen mindestens eine Aktivität „Bestellanforderung geändert“ stattgefunden hat. Dadurch lassen sich Bestellanforderungen, die während ihres Lebenszyklus Änderungen erforderten, einfach kennzeichnen.

Das Kennzeichen wird zur Berechnung der KPI „Änderungsquote von Bestellanforderungen“ verwendet. Durch das Zählen der Cases mit dem Wert „true“ können Analysten die Häufigkeit von Nachbearbeitung messen und Ursachen untersuchen, indem sie das Ergebnis mit anderen Attributen wie „Name des Anforderers“ oder „Artikelkategorie“ in Beziehung setzen.

Vereinfacht die Berechnung der KPI zur Änderungsquote, quantifiziert Nachbearbeitung und zeigt Bereiche auf, in denen klarere ursprüngliche Spezifikationen erforderlich sind.

Der Wert ist „true“, wenn ein Case eine oder mehrere Aktivitäten „Bestellanforderung geändert“ enthält, andernfalls „false“.