Ihr Daten-Template für Kreditmanagement und Forderungsmanagement

Der Aktivitätsname bezeichnet einen bestimmten Schritt oder Meilenstein im Prozess Kreditmanagement und Forderungseinzug. Diese Aktivitäten bilden die Prozesslandkarte ab und stehen für Vorgänge wie „Rechnung an Kunden gesendet“, „Zahlungserinnerung versendet“ oder „Zahlung einer Rechnung zugeordnet“.

Die Analyse der Abfolge und Häufigkeit dieser Aktivitäten bildet den Kern des Process Mining. Sie macht den tatsächlichen Prozessablauf sichtbar, ermöglicht den Vergleich mit dem geplanten Modell und hilft, Abweichungen, Nacharbeitsschleifen und ineffiziente Abläufe zu erkennen. Eine hohe Häufigkeit der Aktivität „Beanstandung erfasst“ kann beispielsweise auf Probleme mit der Rechnungsgenauigkeit oder der Produktqualität hinweisen.

Dieses Attribut legt die Prozessschritte fest. Es bildet die Grundlage der Prozesslandkarte und ermöglicht die Analyse von Prozessabläufen und Abweichungen.

Abgeleitet aus verschiedenen Statusänderungen, Transaktionscodes oder Ereignisprotokollen in den Finanz-, Vertriebs- oder Forderungsmanagementmodulen des Quellsystems.

Die Ereigniszeit beziehungsweise der Timestamp kennzeichnet den genauen Zeitpunkt, zu dem eine bestimmte Aktivität im Prozess stattgefunden hat. Damit lässt sich die chronologische Abfolge der Ereignisse für jeden Rechnungs-Case rekonstruieren. Diese Daten sind die Grundlage jeder zeitbezogenen Analyse.

Im Process Mining dient die Ereigniszeit zur Berechnung wichtiger Leistungskennzahlen, etwa der Durchlaufzeiten zwischen Aktivitäten, der gesamten Case-Dauer und der Einhaltung von Service-Level-Vereinbarungen. Die Zeit zwischen „Rechnung versendet“ und „Zahlung eingegangen“ wirkt sich beispielsweise direkt auf die Days Sales Outstanding (DSO) aus. Die Analyse der Timestamps hilft, Verzögerungen zu erkennen, die Effizienz einzelner Prozessschritte zu messen und Engpässe zu lokalisieren.

Dieser Timestamp ist entscheidend, um Ereignisse zeitlich zu ordnen, Durchlaufzeiten und Dauern zu berechnen und zeitbezogene Leistungsanalysen durchzuführen.

Wird üblicherweise als Belegerstellungsdatum, Buchungsdatum oder Timestamp eines Systemprotokolls zu einem Vorgang oder einer Statusänderung erfasst.

Die Rechnungsnummer ist ein eindeutiger alphanumerischer Code, der jedem Rechnungsbeleg zugewiesen wird. Sie dient als zentrale Referenz für alle Aktivitäten und Vorgänge zu dieser Abrechnung, von der Erstellung bis zum endgültigen Ausgleich oder zur Abschreibung.

Im Process Mining verknüpft die Rechnungsnummer alle zugehörigen Ereignisse, etwa „Rechnung erstellt“, „Zahlung eingegangen“ und „Beanstandung erfasst“, zu einer einzelnen Prozessinstanz oder einem Case. So lässt sich der gesamte Lebenszyklus einer Rechnung von Anfang bis Ende visualisieren und analysieren. Durch die Gruppierung nach Rechnungsnummer können Unternehmen Engpässe erkennen, Durchlaufzeiten verfolgen und nachvollziehen, wie sich die Bearbeitung einzelner Rechnungen unterscheidet.

Dies ist die erforderliche Case-ID, die alle zugehörigen Ereignisse verknüpft und so die Rekonstruktion und Analyse des gesamten Rechnungslebenszyklus ermöglicht.

In der Regel in der Kopftabelle einer Rechnung oder eines Debitorenbelegs im Finanz-Quellsystem zu finden.

Dieses Attribut erfasst Datum und Uhrzeit, zu denen die Daten zuletzt aus dem Quellsystem in die Process-Mining-Umgebung übernommen wurden. Als Metadatenfeld gibt es Auskunft darüber, wie aktuell der analysierte Datensatz ist.

Die letzte Datenaktualisierung ist wichtig, damit Analysen und Dashboards den aktuellen Prozessstand widerspiegeln. Sie hilft Benutzern, die Daten richtig einzuordnen, indem sie den Datenstand kennen. Das ist besonders bei der Überwachung laufender Prozesse oder von KPIs nahe Echtzeit relevant, denn so lässt sich beurteilen, wie aktuell die Erkenntnisse sind.

Gibt an, wie aktuell die Daten sind. So lässt sich die Aktualität der Analyse einordnen und der Datenstand nachvollziehen.

Dabei handelt es sich üblicherweise um Metadaten, die das ETL-Tool oder die Datenpipeline während der Datenübernahme erzeugt und speichert.

Das Attribut Quellsystem gibt an, in welcher Anwendung oder Plattform die Ereignisdaten ursprünglich erfasst wurden. In komplexen IT-Landschaften kann sich ein einzelner Prozess wie Kredit bis Zahlung über mehrere Systeme erstrecken, etwa über ein ERP-System für die Rechnungsstellung und eine separate Plattform für das Forderungsmanagement.

Dieses Attribut hilft, den technologischen Kontext des Prozesses zu verstehen. Es unterstützt die Datenvalidierung, macht systemspezifische Prozessabweichungen sichtbar und hilft bei der Diagnose von Integrationsproblemen zwischen Plattformen. Eine Analyse kann beispielsweise zeigen, dass Verzögerungen regelmäßig bei Übergaben zwischen dem ERP-System und dem Forderungsmanagement-Tool auftreten.

Gibt die Herkunft der Daten an. Das ist wichtig, um Prozessabweichungen zwischen Systemen zu verstehen und die Daten zu validieren.

Diese Information wird häufig während der Datenextraktion (ETL) ergänzt oder ist in technischen Metadatenfeldern der Quelltabellen enthalten.

Das Fälligkeitsdatum ist der Tag, an dem die Zahlung einer Rechnung eingehen muss, damit sie als fristgerecht gilt. Es wird üblicherweise anhand des Rechnungsdatums und der vereinbarten Zahlungsbedingungen berechnet.

Dieses Datum ist ein wichtiger Maßstab für die Leistungsmessung im Forderungseinzug. Es dient dazu, verspätete Zahlungen festzustellen, Mahnverfahren auszulösen und Fälligkeitsanalysen zu erstellen. Im Process Mining wird das Fälligkeitsdatum zur Berechnung von KPIs wie der fristgerechten Zahlungsquote und den Days Sales Outstanding (DSO) verwendet. Außerdem lässt sich damit untersuchen, wie wirksam die Maßnahmen zum Forderungseinzug im Hinblick auf Zahlungsfristen sind.

Dient als zentraler Maßstab für die fristgerechte Zahlung und ist für die Berechnung von KPIs wie DSO und zur Beurteilung der Zahlungspünktlichkeit unverzichtbar.

Im Rechnungskopf zu finden. Das Datum kann direkt als Feld vorliegen oder aus dem Rechnungsdatum und den Zahlungsbedingungen abgeleitet werden.

Der Beanstandungsgrund gibt an, warum ein Kunde die Zahlung einer Rechnung verweigert. Häufige Gründe sind falsche Preise, beschädigte Waren, Mengenabweichungen oder fehlende Unterlagen. Diese Information wird üblicherweise erfasst, wenn ein formeller Beanstandungsfall angelegt wird.

Der Beanstandungsgrund ist ein wichtiges Attribut für die Ursachenanalyse. Durch die Auswertung der Häufigkeit verschiedener Gründe kann ein Unternehmen systematische Probleme außerhalb des Forderungsmanagements erkennen, etwa beim Versand, bei der Abrechnungsgenauigkeit oder bei der Erfassung von Verkaufsaufträgen. Process Mining zeigt außerdem, wie sich unterschiedliche Beanstandungsgründe auf die Klärungsdauer und den Prozessablauf auswirken. So lässt sich das Beanstandungsmanagement gezielt verbessern.

Ermöglicht die Ursachenanalyse von Zahlungsverzögerungen und Beanstandungen und hilft, vorgelagerte Probleme in Bereichen wie Abrechnung, Versand oder Vertrieb zu erkennen und zu beheben.

Gespeichert in Modulen für das Beanstandungsmanagement, in CRM-Systemen oder als Grundcode auf der Rechnung beziehungsweise dem Debitorenbeleg.

Die Kunden-ID ist der eindeutige Code für ein bestimmtes Kundenkonto im System. Sie verknüpft eine Rechnung mit der Partei, die rechtlich zur Zahlung verpflichtet ist.

Bei einer Process-Mining-Analyse ist die Kunden-ID eine wichtige Dimension für die Segmentierung. Analysten können damit die Prozessleistung für einzelne Kunden oder Kundengruppen untersuchen. So lassen sich Muster erkennen, etwa welche Kunden regelmäßig verspätet zahlen, besonders häufig Beanstandungen einreichen oder von bestimmten Prozessineffizienzen betroffen sind. Diese Erkenntnisse sind wichtig, um den Forderungseinzug gezielt auszurichten und die Kundenbeziehungen zu verbessern.

Ermöglicht eine gezielte Segmentierung der Prozessdaten, um das Zahlungsverhalten zu analysieren, problematische Konten zu erkennen und den Forderungseinzug darauf abzustimmen.

Im Kopf des Rechnungsbelegs verfügbar oder über Kundenstammdatentabellen im Finanz- oder Vertriebssystem verknüpft.

Die Mahnstufe zeigt, wie weit eine überfällige Rechnung im formellen Mahnverfahren fortgeschritten ist. Sie wird häufig als Zahl oder Code dargestellt. „Stufe 1“ kann beispielsweise eine freundliche Erinnerung sein, während „Stufe 4“ die letzte Mahnung vor rechtlichen Schritten bezeichnet.

Die Analyse der Mahnstufen ist wichtig, um die Wirksamkeit der Mahnstrategie zu bewerten. Process Mining zeigt, welche Prozessabläufe zu höheren Mahnstufen führen und ob diese tatsächlich Zahlungen auslösen. Eine Analyse kann beispielsweise ergeben, dass die meisten Zahlungen nach Mahnstufe 2 eingehen und die Stufen 3 und 4 daher weitgehend wirkungslos und kostspielig sind. Diese Erkenntnisse helfen, Zeitpunkt und Inhalt der Mahnschreiben zu optimieren.

Misst die Intensität der Maßnahmen zum Forderungseinzug und ist entscheidend, um die Wirksamkeit der Mahnstrategie auf jeder Stufe zu analysieren.

Zu finden in Modulen für das Forderungsmanagement oder in Debitorendaten, häufig dem Kundenkonto oder bestimmten überfälligen Belegen zugeordnet.

Der Name des Sachbearbeiters gibt an, welche Person oder Gruppe eine überfällige Rechnung bearbeitet und für den Forderungseinzug zuständig ist. Das kann ein Mitarbeitender der Buchhaltung, ein spezialisierter Sachbearbeiter im Forderungsmanagement oder ein Team sein.

Dieses Attribut ermöglicht die Leistungsanalyse einzelner Personen und Teams. Durch Filtern oder Vergleichen der Prozesse nach Sachbearbeiter können Unternehmen bewährte Vorgehensweisen besonders leistungsstarker Mitarbeitender erkennen, Schulungsbedarf feststellen und die Arbeitsverteilung analysieren. Es ist wichtig, um den menschlichen Anteil am Forderungseinzug und dessen Auswirkungen auf Zahlungseingänge und Abschreibungen zu verstehen.

Ermöglicht die Analyse der Team- und Einzelleistung, der Arbeitsverteilung sowie der Wirksamkeit verschiedener Sachbearbeiter oder Strategien beim Forderungseinzug.

Zu finden in Debitorenbuchungsdaten, Kundenstammsätzen oder speziellen Modulen für das Forderungsmanagement. Das Attribut kann Feldern wie „Sachbearbeiter Buchhaltung“ oder „Benutzer-ID“ entsprechen.

Der Rechnungsbetrag ist die Gesamtsumme, die dem Kunden in Rechnung gestellt wird und die er voraussichtlich zahlen muss. Er ist eine grundlegende Finanzkennzahl für jeden Rechnungs-Case.

Dieses Attribut ist für die Analyse finanzieller Auswirkungen unverzichtbar. Werden Prozesskennzahlen mit dem Rechnungsbetrag verknüpft, können Unternehmen ihre Maßnahmen zum Forderungseinzug priorisieren. Eine Analyse kann beispielsweise zeigen, dass bei Rechnungen mit hohen Beträgen die Zahlung länger dauert oder häufiger Beanstandungen auftreten. Der Rechnungsbetrag ermöglicht außerdem die Berechnung wichtiger Finanzkennzahlen wie der Days Sales Outstanding (DSO) und die Ermittlung des Geldwerts, der durch Prozessengpässe oder Abschreibungen gebunden ist.

Wichtig für Finanzanalysen, die Priorisierung des Forderungseinzugs bei hohen Rechnungsbeträgen und die Bezifferung der finanziellen Auswirkungen ineffizienter Prozesse.

Ein Standardfeld im Rechnungskopf des Debitoren- oder Abrechnungsmoduls des Quellsystems.

Der Rechnungsstatus gibt den aktuellen Stand einer Rechnung in ihrem Lebenszyklus an. Er ändert sich mit dem Prozessverlauf: Bei der Erstellung lautet er „Offen“, nach Überschreiten des Fälligkeitsdatums ohne Zahlung „Überfällig“ und schließlich „Bezahlt“ oder „Abgeschrieben“.

Dieses Attribut zeigt den aktuellen Stand der Debitorenforderungen. In einer Process-Mining-Analyse hilft es, Cases zu kategorisieren und die Ergebnisse verschiedener Prozessvarianten zu verstehen. Ein Vergleich der Abläufe, die zum Status „Beanstandet“ beziehungsweise „Bezahlt“ führen, kann beispielsweise die Ursachen für Zahlungsverzögerungen aufdecken. Außerdem lassen sich aktive Cases filtern, etwa alle derzeit überfälligen Rechnungen, um laufende Maßnahmen zum Forderungseinzug zu analysieren.

Zeigt den aktuellen Stand der Rechnungen und ermöglicht es, Prozessergebnisse zu analysieren sowie Cases in bestimmten Phasen wie „Überfällig“ oder „Beanstandet“ zu filtern.

Üblicherweise als Statusfeld im Kopf des Rechnungs- oder Debitorenbelegs verfügbar.

Der Buchungskreis ist eine Organisationseinheit, die ein rechtlich selbstständiges Unternehmen oder einen abgegrenzten Geschäftsbereich bezeichnet, für den Abschlüsse erstellt werden. In Organisationen mit mehreren Gesellschaften wird jeder Vorgang einem bestimmten Buchungskreis zugeordnet.

Dieses Attribut ist grundlegend für Analysen auf Organisationsebene. Es ermöglicht den Vergleich der Prozessleistung zwischen verschiedenen juristischen Personen, Tochtergesellschaften oder Geschäftseinheiten. Solche Vergleiche können Unterschiede bei Prozesseffizienz, Richtlinieneinhaltung und Leistung der Sachbearbeitenden aufzeigen. So lassen sich bewährte Vorgehensweisen weitergeben und Prozesse bei Bedarf standardisieren.

Ermöglicht den Vergleich von Prozessen und Leistungskennzahlen zwischen verschiedenen juristischen Personen, Tochtergesellschaften oder Geschäftseinheiten einer Organisation.

Ein Standardfeld für Finanzbelege, einschließlich Rechnungen, in einem ERP-System.

Das Kundensegment ordnet Kunden anhand gemeinsamer Merkmale Gruppen zu. Die Einteilung kann sich beispielsweise nach Branche (etwa Fertigung oder Einzelhandel), Größe (etwa Großunternehmen oder KMU), Region oder strategischem Wert (etwa Gold, Silber oder Bronze) richten.

Dieses Attribut ermöglicht eine differenzierte und strategische Analyse des Forderungseinzugs. Der Vergleich der Prozessleistung verschiedener Segmente kann zeigen, dass bestimmte Kundengruppen ein besonderes Zahlungsverhalten oder spezifische Herausforderungen aufweisen. Bei internationalen Kunden können beispielsweise grenzüberschreitende Bankvorgänge zu längeren Zahlungszyklen führen. Diese Erkenntnisse helfen, gezielte Strategien und Richtlinien für den Forderungseinzug je Segment zu entwickeln und so die Effizienz und Kundenzufriedenheit insgesamt zu verbessern.

Ermöglicht den Vergleich verschiedener Kundengruppen und unterstützt die Entwicklung gezielter Strategien und Richtlinien für den Forderungseinzug.

Üblicherweise in den Kundenstammdaten eines CRM- oder ERP-Systems zu finden.

Die Rechnungswährung gibt an, in welcher Währung, etwa USD, EUR oder JPY, die Rechnung ausgestellt wird und die Zahlung erwartet wird. Das ist besonders für international tätige Unternehmen relevant.

Beim Process Mining stehen häufig Prozessabläufe und nicht Währungsumrechnungen im Mittelpunkt. Dennoch ist dieses Attribut wichtig, um den Rechnungsbetrag richtig einzuordnen. Es ermöglicht, die Analyse auf eine bestimmte Währung zu beschränken oder Prozesse nach Währung zu segmentieren. So lässt sich prüfen, ob Transaktionen in bestimmten Währungen anderen Mustern folgen, etwa aufgrund längerer internationaler Zahlungsabwicklung oder anderer Strategien für den Forderungseinzug in ausländischen Märkten.

Liefert den erforderlichen Kontext zum Rechnungsbetrag und ermöglicht die Segmentierung der Analyse nach Währung, was für international tätige Unternehmen relevant sein kann.

Ein Standardfeld im Rechnungskopf.

Die Zahlungsbedingungen legen die Konditionen eines Verkaufs fest, insbesondere den Zahlungszeitpunkt. Sie werden meist als Code oder Kurztext angegeben, zum Beispiel „Net 30“ (Zahlung innerhalb von 30 Tagen) oder „2/10 Net 30“ (2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen, andernfalls ist der Gesamtbetrag innerhalb von 30 Tagen fällig).

Dieses Attribut liefert wichtigen Kontext zum Fälligkeitsdatum der Rechnung und zum Zahlungsverhalten des Kunden. Eine Analyse nach Zahlungsbedingungen kann zeigen, ob bestimmte Konditionen mit mehr verspäteten Zahlungen oder Beanstandungen verbunden sind. Außerdem lässt sich damit die Wirksamkeit von Skonti bei frühzeitiger Zahlung bewerten und die Grundlage für künftige Verhandlungen über Zahlungsbedingungen schaffen, um den Cashflow zu optimieren.

Liefert Kontext zu den Fälligkeitsdaten von Rechnungen und ermöglicht die Analyse, wie sich unterschiedliche Zahlungsvereinbarungen auf die fristgerechte Zahlung und den Cashflow insgesamt auswirken.

Gespeichert in den Kundenstammdaten oder im Kopf des Verkaufsauftrags beziehungsweise der Rechnung.