Ihr Template für Vertragsmanagement-Daten

Dieses Attribut beschreibt einen einzelnen Schritt oder Meilenstein innerhalb des Vertragsmanagementprozesses, wie z.B. „Vertragsentwurf erstellt“, „Rechtliche Überprüfung gestartet“ oder „Vertrag ausgeführt“. Diese Aktivitäten sind die Bausteine der Prozesslandkarte.

Die Analyse der Reihenfolge und Häufigkeit dieser Aktivitäten ist grundlegend für Process Mining. Sie hilft, den tatsächlichen Prozessfluss zu identifizieren, Abweichungen vom Standardverfahren aufzudecken und herauszufinden, welche Aktivitäten am zeitaufwendigsten oder am häufigsten wiederholt werden.

Es definiert die Schritte im Prozess und ermöglicht die Visualisierung und Analyse des Vertrags-Workflows, von Bottlenecks und Variationen.

Dies wird typischerweise aus dem Event Log oder den Audit Trail Daten in DocuSign CLM abgeleitet, welche Aktionen auf einem Vertragsdokument oder Workflow aufzeichnen.

Dieses Attribut erfasst das genaue Datum und die Uhrzeit, zu der eine Aktivität aufgetreten ist. Es ist die zeitliche Grundlage für Process Mining und ermöglicht die Analyse der Prozessleistung über die Zeit.

Durch die chronologische Sortierung von Ereignissen basierend auf ihrer Startzeit wird ein Zeitprotokoll für jeden Fall erstellt. Dies ermöglicht die Berechnung von Zykluszeiten zwischen Aktivitäten, der Dauer jedes Schritts und der gesamten End-to-End-Prozessdauer. Es ist entscheidend für die Identifizierung von Engpässen, die Messung von Wartezeiten und die Bewertung der Prozesseffizienz im Vergleich zu SLAs.

Dieser Timestamp ist entscheidend, um Events chronologisch zu ordnen und alle zeitbasierten Metriken wie Zykluszeiten und Dauern zu berechnen.

Diese Information ist ein Standardbestandteil jedes Event Logs oder Audit Trails in DocuSign CLM, verbunden mit jeder aufgezeichneten Aktion.

Die Vertrags-ID dient als eindeutiger Case-Identifier, der alle Ereignisse und Aktivitäten, die mit einem spezifischen Vertrag in Zusammenhang stehen, von der Initiierung bis zum Abschluss, eindeutig verknüpft. In DocuSign CLM kann dies der Envelope ID oder einem benutzerdefinierten Vertragsidentifikationsfeld entsprechen.

Dieses Attribut ist essenziell für Process Mining, da es die Rekonstruktion des End-to-End-Verlaufs für jeden einzelnen Vertrag ermöglicht. Durch die Gruppierung aller zugehörigen Aktivitäten unter einer einzigen Vertrags-ID können Analysten den gesamten Prozessfluss visualisieren, Zykluszeiten messen und Variationen zwischen verschiedenen Verträgen analysieren.

Es ist der Primärschlüssel, der alle zugehörigen Process Events verbindet und es ermöglicht, den gesamten Lifecycle eines einzelnen Vertrags nachzuvollziehen und zu analysieren.

Dies ist typischerweise der Hauptidentifikator für ein Vertrags- oder Envelope-Objekt in DocuSign CLM. Es könnte als Envelope ID oder ein benutzerdefiniertes Feld zur Vertragsidentifikation bezeichnet werden.

Dieses Attribut gibt an, wann der Datensatz zuletzt aktualisiert wurde. Es liefert Kontext für die Aktualität und Zeitnähe der Analyse und informiert Benutzer darüber, wie aktuell die Daten sind.

In Dashboards und Berichten sind diese Informationen für die Data Governance und das Vertrauen der Benutzer unerlässlich. Es hilft Analysten zu verstehen, ob sie Echtzeitinformationen oder eine Momentaufnahme zu einem bestimmten Zeitpunkt betrachten, was für fundierte, zeitnahe Entscheidungen entscheidend ist.

Liefert wichtige Kontextinformationen zur Datenaktualität und stellt sicher, dass Benutzer verstehen, wie aktuell die Prozessanalyse ist.

Dies ist ein Metadatenattribut, das typischerweise vom ETL (Extract, Transform, Load) Tool oder der Datenpipeline während des Datenimportprozesses generiert und gespeichert wird.

Dieses Attribut gibt den Ursprung der Prozessdaten an. Für diese Ansicht wäre der Wert konsistent „DocuSign CLM“ oder ein ähnlicher Identifikator.

Obwohl es in einer Einzel-System-Analyse redundant erscheinen mag, ist es eine bewährte Methode, dieses Feld einzuschließen. Es wird entscheidend, wenn Daten aus mehreren Systemen zusammengeführt werden, z.B. wenn Vertragsdaten aus einem CRM mit Workflow-Daten von DocuSign kombiniert werden, um eine klare Datenherkunft und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Stellt die Daten-Traceability sicher und ist unerlässlich für Analysen, die Daten aus mehreren Enterprise-Systemen kombinieren.

Dies ist typischerweise ein statischer Wert, der während des Datenextraktions- und Transformationsprozesses hinzugefügt wird, um den Ursprung des Datensatzes zu kennzeichnen.

Dieses Attribut speichert das vertragliche Ablaufdatum. Es ist ein kritisches Metadatum für das proaktive Management des Vertragsportfolios, insbesondere für wiederkehrende Einnahmen oder langfristige Dienstleistungsverträge.

Dieses Datum ist der primäre Treiber für das Dashboard „Contract Renewal & Expiration Outlook“. Durch die Überwachung von Verträgen, die sich ihrem Ablaufdatum nähern, können Organisationen Verlängerungs-Workflows rechtzeitig auslösen. Es ist auch ein wichtiger Input für die Berechnung des KPI „Timely Contract Renewal Rate“, um Umsatzverluste und Dienstleistungsunterbrechungen zu verhindern.

Entscheidend für ein proaktives Vertragsmanagement, das pünktliche Verlängerungen ermöglicht und unbeabsichtigte Vertragsausläufe verhindert.

Dies ist ein Standard-Metadatenfeld, das für jeden Vertrag mit einer definierten Laufzeit in DocuSign CLM erfasst werden sollte.

Dieses Attribut misst die End-to-End-Dauer für jeden Vertragsfall. Es wird als Zeitdifferenz zwischen dem ersten Ereignis (z.B. „Vertragsanfrage initiiert“) und dem letzten Ereignis (z.B. „Vertrag im Repository gespeichert“) berechnet.

Die Zykluszeit ist ein Master-KPI für die Prozesseffizienz. Sie bietet eine umfassende Sicht darauf, wie lange es dauert, einen Vertrag abzuschließen. Diese berechnete Metrik ist die Grundlage für den KPI „Durchschnittliche Vertragszykluszeit“ und das Dashboard „Vertragszykluszeitanalyse“, die tiefergehende Analysen darüber ermöglichen, welche Faktoren, wie Vertragstyp oder -wert, die Gesamtgeschwindigkeit beeinflussen.

Dies ist ein primärer KPI für die gesamte Prozesseffizienz, der die Gesamtzeit anzeigt, die für die Bearbeitung eines Vertrags von Anfang bis Ende benötigt wird.

Diese Metrik ist nicht im Quellsystem vorhanden, wird aber im Process Mining Tool basierend auf den Start- und End-Timestamps eines Falls berechnet.

Dieses Attribut erfasst das genaue Datum und die Uhrzeit, zu der eine Aktivität beendet wurde. Während die Startzeit den Beginn markiert, markiert die Endzeit die Fertigstellung, was präzise Dauerberechnungen für einzelne Aktivitäten ermöglicht.

Die Analyse der Endzeit ist entscheidend für die Berechnung der Bearbeitungszeit von Aktivitäten, d.h. der aktiven Arbeitszeit, die für eine Aufgabe aufgewendet wird. Dies hilft, zwischen aktiver Arbeit und Wartezeit zu unterscheiden und liefert tiefere Einblicke in die Ressourceneffizienz und die tatsächlichen Kosten von Verzögerungen. Zum Beispiel kann es verwendet werden, um die genaue Dauer einer „Legal Review“-Aktivität zu berechnen.

Ermöglicht die präzise Berechnung der Dauer einzelner Aktivitäten und hilft, aktive Bearbeitungszeit von inaktiver Wartezeit zu unterscheiden.

In Systemen wie DocuSign CLM kann dies explizit im Audit Trail protokolliert oder aus der Startzeit des nachfolgenden Events abgeleitet werden müssen.

Dieses Attribut identifiziert die andere Organisation, die an der Vereinbarung beteiligt ist. Verschiedene Vertragspartner können unterschiedliche Verhandlungsstile, rechtliche Anforderungen und Antwortzeiten haben, was den Vertragslebenszyklus erheblich beeinflussen kann.

Die Analyse der Prozessleistung nach Vertragspartner hilft zu identifizieren, welche Partner leicht zu handhaben sind und welche durchweg Verzögerungen verursachen. Diese Informationen können zur Verbesserung des Beziehungsmanagements und zur Festlegung realistischer Erwartungen für zukünftige Verhandlungen verwendet werden. Es ist eine Schlüsseldimension für die Analyse der „Häufigkeit von Vertragsnacharbeit und -überarbeitung“.

Hilft zu analysieren, wie Interaktionen mit verschiedenen externen Parteien die Verhandlungszeiten, Revisionszahlen und die gesamten Cycle Times beeinflussen.

Diese Information ist ein fundamentaler Bestandteil des Vertragsdatensatzes und wird oft in einem dedizierten Feld „Vertragspartnername“ oder „Unternehmen“ gespeichert.

Dieses Attribut kategorisiert Verträge basierend auf ihrem rechtlichen oder geschäftlichen Zweck. Verschiedene Vertragstypen folgen oft unterschiedlichen Workflows, haben unterschiedliche Genehmigungsanforderungen und variieren in ihrer Komplexität.

Die Segmentierung der Prozessanalyse nach Vertragstyp ist grundlegend, um Leistungsunterschiede zu verstehen. Sie ermöglicht Analysten, Zykluszeiten, Compliance-Raten und Verhandlungsmuster für verschiedene Arten von Vereinbarungen zu vergleichen. Zum Beispiel sollte eine NDA eine wesentlich kürzere Zykluszeit haben als ein komplexer Rahmenvertrag (Master Services Agreement), und dieses Attribut macht diesen Vergleich möglich.

Ermöglicht den Vergleich der Process Performance über verschiedene Vertragskategorien hinweg, die oft einzigartige Workflows und Komplexitätsgrade aufweisen.

Dies ist ein wichtiges Metadatenfeld, das üblicherweise aus einer Dropdown-Liste ausgewählt wird, wenn ein Vertrag in DocuSign CLM erstellt wird.

Der Vertragsverantwortliche ist die primäre Kontaktperson und die für den Fortschritt eines Vertrags verantwortliche Person. Dies ist typischerweise die Person, die die Vertragsanfrage initiiert hat oder für die Geschäftsbeziehung zuständig ist.

Die Analyse der Leistung nach Vertragsverantwortlichem kann Muster in Bezug auf Effizienz, Nacharbeitsraten und Zykluszeiten aufzeigen. Diese Analyse hilft, leistungsstarke Einzelpersonen oder Teams zu identifizieren, sowie jene, die möglicherweise zusätzliche Schulungen oder Unterstützung benötigen. Es ist eine Schlüsseldimension für die Segmentierung von Daten in Dashboards wie der „Vertragszykluszeitanalyse“.

Ermöglicht die Performance-Analyse nach Einzelperson oder Team und hilft, Best Practices und Bereiche für Verbesserungen bei benutzergesteuerten Aktivitäten zu identifizieren.

Dies ist typischerweise ein Benutzerfeld, das dem Vertrags-Objekt zugeordnet ist und oft mit dem Namen des Benutzers gefüllt wird, der den Workflow erstellt oder besitzt.

Dieses Attribut gibt den Gesamtstatus des Vertrags zu einem bestimmten Zeitpunkt an, z.B. „Entwurf“, „In Überprüfung“, „Wartet auf Unterschrift“ oder „Ausgeführt“. Es bietet eine hochrangige Zusammenfassung darüber, wo sich der Vertrag im Prozess befindet.

Im Process Mining ist die Analyse des Status nützlich, um Fälle zu filtern und Dashboards zu erstellen, die das Volumen von Verträgen in verschiedenen Phasen verfolgen. Das Dashboard „Real-Time Contract Status Tracker“ basiert direkt auf diesem Attribut, um Transparenz über das aktive Vertragsportfolio zu schaffen und zu identifizieren, wo sich Arbeit ansammelt.

Bietet eine Momentaufnahme des Vertragsfortschritts, die für die Statusverfolgung, das Workload-Management und die Identifizierung von Engpässen unerlässlich ist.

Diese Information ist üblicherweise als primäres Attribut am Vertrags- oder Workflow-Objekt innerhalb von DocuSign CLM verfügbar.

Dieses Attribut repräsentiert den finanziellen Wert der Vereinbarung, der ein einmaliger Betrag oder ein wiederkehrender Wert sein kann. Der Wert eines Vertrags bestimmt oft den erforderlichen Grad der Prüfung und die Komplexität des Genehmigungspfades.

Die Analyse des Prozesses basierend auf dem Vertragswert ist entscheidend, um hochprofitable Geschäfte zu priorisieren und festzustellen, ob diese unnötig verzögert werden. Es kann auch zur Überprüfung der Compliance verwendet werden, z.B. um zu überprüfen, ob Verträge über einem bestimmten Schwellenwert die Genehmigung des CFO erhalten haben. Dieses Attribut hilft, Optimierungsbemühungen auf die finanziell bedeutendsten Verträge zu konzentrieren.

Ermöglicht Priorisierung und Risikobewertung, da höherwertige Verträge oft eine strengere Überprüfung erfordern und einen größeren Business Impact haben.

Dies ist typischerweise ein numerisches oder Währungsfeld in den Metadaten des Vertrags innerhalb von DocuSign CLM.

Dieses Attribut bietet einen granularen Status speziell für die Genehmigungsphase des Vertragslebenszyklus. Während der Vertragsstatus ein übergeordneter Fallstatus ist, verfolgt der Genehmigungsstatus das Ergebnis einzelner Genehmigungsaktivitäten.

Dies ist essenziell für den „Vertragsgenehmigungs-Engpassbericht“ und den „Echtzeit-Vertragsstatus-Tracker“. Es ermöglicht einen klaren Überblick darüber, welche Verträge auf Genehmigung warten, welche abgelehnt wurden und Nacharbeit erfordern, und welche die Genehmigungsphase erfolgreich durchlaufen haben. Die Analyse von Übergängen zwischen diesen Status hilft, spezifische Fehler- oder Verzögerungspunkte in der Genehmigungskette zu identifizieren.

Bietet detaillierte Einblicke in die Genehmigungsphase und ermöglicht so die Identifizierung, welche Verträge feststecken und warum.

Dies wäre das Ergebnis einer Genehmigungsaufgabe oder eines Workflow-Schritts innerhalb von DocuSign CLM.

Dieses Attribut gibt die interne Abteilung an, z.B. Vertrieb, Marketing oder IT, die den Vertrag initiiert hat oder dafür verantwortlich ist. Prozesse und Anforderungen auf Abteilungsebene können variieren, was zu unterschiedlichen Vertragsmanagementmustern führt.

Die Segmentierung der Analyse nach Abteilung ist essenziell, um zu verstehen, wie verschiedene Geschäftsbereiche den Vertragsmanagementprozess nutzen. Sie hilft bei der Erstellung gezielter Berichte, wie dem „Vertragsgenehmigungs-Engpassbericht“, um festzustellen, ob sich Verzögerungen in bestimmten Geschäftseinheiten konzentrieren, und ermöglicht es, Prozessverbesserungen an die Bedürfnisse der Abteilung anzupassen.

Ermöglicht den Performance-Vergleich über verschiedene Business Units hinweg und hebt Abweichungen in Effizienz, Compliance und Workload hervor.

Dies kann ein Metadatenfeld des Vertrags sein oder aus der Abteilung des Vertragsverantwortlichen abgeleitet werden.

Diese Metrik berechnet die Gesamtdauer, die ein Vertrag in der Genehmigungsphase verbringt, vom Zeitpunkt der ersten internen Genehmigung bis zur Erlangung der letzten erforderlichen Genehmigung. Sie kann berechnet werden, indem die Dauer aller genehmigungsbezogenen Aktivitäten summiert oder die Zeit zwischen dem Beginn der ersten Genehmigungsaktivität und dem Ende der letzten genommen wird.

Dieses Attribut ist die Kernmessgröße für den KPI „Durchschnittliche Dauer der Genehmigungsphase“. Es hilft, Verzögerungen zu isolieren, die spezifisch auf den Genehmigungsprozess zurückzuführen sind, und nicht auf die Erstellung oder Verhandlung. Durch die Verfolgung dieser Dauer können Unternehmen die Auswirkungen ihrer Genehmigungsmatrix besser verstehen und Möglichkeiten zur Optimierung identifizieren.

Isoliert die in Genehmigungen verbrachte Zeit und erleichtert so die spezifische Identifizierung und Behebung von Bottlenecks innerhalb der Genehmigungskette.

Berechnet im Process Mining Tool durch Identifizierung aller Genehmigungs-Events (z.B. 'Internal Approval Sent', 'Internal Approval Received') und Messung der Zeit zwischen dem ersten und letzten solchen Event für jeden Case.

Dieses Attribut verfolgt die Iteration des Vertragsdokuments, während es Überarbeitungen und Rote-Linien-Markierungen durchläuft. Jedes Mal, wenn eine neue Version hochgeladen oder gespeichert wird, sollte diese Nummer inkrementiert werden.

Die Verfolgung der Dokumentversion ist ein direkter Weg, um Nacharbeiten und die Komplexität von Verhandlungen zu messen. Eine hohe Anzahl von Versionen für einen Vertrag deutet auf einen umfangreichen Austausch zwischen den Parteien hin. Dieses Attribut ist ein primärer Input für die Berechnung des KPI „Durchschnittliche Anzahl von Dokumentüberarbeitungen“ und die Analyse des Dashboards „Häufigkeit von Vertragsnacharbeit und -überarbeitung“.

Misst direkt den Umfang an Rework und Verhandlungsaufwand, indem verfolgt wird, wie oft ein Dokument überarbeitet wurde.

DocuSign CLM verfügt über eine integrierte Versionskontrolle für Dokumente. Dieses Attribut würde aus der Versionshistorie des Dokuments extrahiert werden.

Dieses Attribut verfolgt, ob ein Vertrag mit einem integrierten E-Signatur-Tool wie DocuSign eSignature unterzeichnet wurde oder ob er über eine Offline-Methode (z.B. nasse Unterschrift und Scan) ausgeführt wurde.

Dieses Attribut unterstützt direkt den KPI „E-Signatur-Akzeptanzrate“. Durch die Analyse des Anteils elektronisch unterzeichneter Verträge kann ein Unternehmen den Erfolg seiner digitalen Transformationsinitiativen messen. Eine höhere Akzeptanzrate korreliert typischerweise mit schnelleren Ausführungszeiten, geringeren Verwaltungskosten und verbesserter Compliance und Dokumentenverfolgung.

Misst die Akzeptanz digitaler Prozesse und hilft, die Effizienzgewinne durch den Einsatz integrierter E-Signatur-Funktionen zu quantifizieren.

Dies kann festgestellt werden, indem geprüft wird, ob das Ereignis „Vertrag ausgeführt“ vom integrierten DocuSign eSignature-Dienst stammt.

Dieses berechnete Attribut identifiziert Verträge, bei denen Nacharbeiten anfielen, z.B. wenn sie nach einer bereits erhaltenen internen Genehmigung zur Rotmarkierung zurückgeschickt wurden. Es wird typischerweise durch die Suche nach spezifischen, unerwünschten Abfolgen von Aktivitäten abgeleitet.

Dieses Flag vereinfacht die Analyse von Prozessineffizienzen. Es ermöglicht die direkte Berechnung des KPI „Vertragsnacharbeitsrate“ und erleichtert das Filtern und Analysieren nur der Verträge, die zusätzlichen Aufwand erforderten. Dies hilft, die Grundursachen für Nacharbeiten zu identifizieren, wie z.B. unklare anfängliche Anforderungen oder schwierige Verhandlungspunkte.

Hilft, die Häufigkeit von Rework zu quantifizieren und zu analysieren, ein Schlüsselindikator für Prozessineffizienz und versteckte Kosten.

Dieses Attribut wird innerhalb des Process Mining Tools berechnet, indem Regeln definiert werden, die Nacharbeitsschleifen identifizieren, wie z.B. ein „Vertrag rot markiert“-Ereignis, das nach einem „Interne Genehmigung erhalten“-Ereignis auftritt.

Dieses Attribut identifiziert die spezifische Person aus der Rechtsabteilung, die für die Überprüfung und Genehmigung des Vertrags verantwortlich ist. Dies unterscheidet sich vom Vertragsverantwortlichen, der typischerweise aus dem Geschäftsbereich stammt.

Die Zuweisung von Überprüfungen an einen spezifischen Rechtsberater ermöglicht eine detaillierte Leistungsanalyse des rechtlichen Überprüfungsschritts. Es hilft beim Aufbau des Dashboards „Legal Review Performance“, um den Durchsatz und die Zykluszeiten verschiedener Mitglieder des Rechtsteams zu messen und zu vergleichen, was die Arbeitslastverteilung informieren und Effizienzmöglichkeiten innerhalb der Rechtsabteilung identifizieren kann.

Ermöglicht eine detaillierte Analyse der Legal Review Phase und hilft, Workloads auszugleichen und die Performance des Legal Teams zu messen.

Dies würde aus den Aufgaben-Zuweisungsdaten innerhalb eines DocuSign CLM Workflows stammen und anzeigen, wem die Aufgabe 'Legal Review' zugewiesen wurde.