Ihr Daten-Template für das Vertragsmanagement

Dieses Attribut beschreibt einen einzelnen Schritt oder Meilenstein im Vertragsmanagementprozess, etwa „Vertrag entworfen“, „Juristische Prüfung gestartet“ oder „Vertrag abgeschlossen“. Diese Aktivitäten bilden die Bausteine der Prozesslandkarte.

Die Reihenfolge und Häufigkeit dieser Aktivitäten zu analysieren, ist eine wichtige Grundlage für Process Mining. So lässt sich der tatsächliche Prozessablauf nachvollziehen, Abweichungen von der Standardvorgehensweise werden sichtbar und besonders zeitaufwendige oder häufig wiederholte Aktivitäten lassen sich ermitteln.

Das Attribut definiert die Prozessschritte und ermöglicht es, den Vertrags-Workflow, Engpässe und Abweichungen zu visualisieren und zu analysieren.

Dieser Wert stammt in der Regel aus dem Event Log oder den Audit-Trail-Daten von DocuSign CLM. Darin werden Aktionen an einem Vertragsdokument oder in einem Workflow erfasst.

Die Contract-ID dient als eindeutige Case-ID und verknüpft alle Ereignisse und Aktivitäten zu einem bestimmten Vertrag von der Erstellung bis zum Abschluss. In DocuSign CLM kann dies die Envelope-ID oder ein benutzerdefiniertes Feld zur Vertragsidentifikation sein.

Dieses Attribut ist für Process Mining unverzichtbar, da sich damit der durchgängige Ablauf jedes einzelnen Vertrags rekonstruieren lässt. Werden alle zugehörigen Aktivitäten unter einer Contract-ID zusammengefasst, können Analysten den vollständigen Prozessablauf visualisieren, Zykluszeiten messen und Unterschiede zwischen Verträgen untersuchen.

Als Primärschlüssel verknüpft die Contract-ID alle zugehörigen Prozessereignisse. So lässt sich der gesamte Lebenszyklus eines einzelnen Vertrags nachvollziehen und analysieren.

Dies ist in der Regel die zentrale Kennung für einen Vertrags- oder Umschlagdatensatz in DocuSign CLM. Sie kann als Envelope-ID oder als benutzerdefiniertes Feld zur Vertragsidentifikation bezeichnet sein.

Dieses Attribut erfasst Datum und Uhrzeit einer Aktivität. Es bildet die zeitliche Grundlage für Process Mining und ermöglicht die Analyse der Prozessleistung im Zeitverlauf.

Werden die Ereignisse nach ihrer Startzeit geordnet, entsteht für jeden Case ein chronologisches Protokoll. Damit lassen sich Zykluszeiten zwischen Aktivitäten, die Dauer einzelner Schritte und die Gesamtdauer des Prozesses berechnen. Das ist entscheidend, um Engpässe zu erkennen, Wartezeiten zu messen und die Prozesseffizienz anhand von SLAs zu bewerten.

Dieser Timestamp ist entscheidend, um Ereignisse chronologisch zu ordnen und alle zeitbasierten Kennzahlen wie Zykluszeiten und Dauern zu berechnen.

Diese Information gehört üblicherweise zu jedem erfassten Vorgang im Event Log oder Audit Trail von DocuSign CLM.

Dieses Attribut gibt an, wann der Datensatz zuletzt aktualisiert wurde. Es zeigt, wie aktuell die Analyse ist und wie zeitnah die zugrunde liegenden Daten sind.

In Dashboards und Berichten ist diese Information wichtig für die Data Governance und das Vertrauen der Benutzer. Analysten können damit erkennen, ob sie Echtzeitdaten oder einen Snapshot von einem bestimmten Zeitpunkt betrachten. Das ist entscheidend für fundierte und zeitnahe Entscheidungen.

Gibt wichtigen Aufschluss über die Aktualität der Daten, damit Benutzer den zeitlichen Stand der Prozessanalyse einschätzen können.

Dieses Metadatenattribut wird üblicherweise während der Datenübernahme vom ETL-Tool (Extract, Transform, Load) oder von der Datenpipeline erzeugt und gespeichert.

Dieses Attribut gibt die Herkunft der Prozessdaten an. In dieser Ansicht lautet der Wert durchgehend „DocuSign CLM“ oder eine ähnliche Kennung.

Bei einer Analyse mit nur einem System mag dieses Feld überflüssig erscheinen. Es gehört jedoch zur bewährten Praxis und ist unverzichtbar, wenn Daten aus mehreren Systemen zusammengeführt werden, etwa Vertragsdaten aus einem CRM und Workflow-Daten aus DocuSign. So bleiben Datenherkunft und Rückverfolgbarkeit nachvollziehbar.

Sichert die Rückverfolgbarkeit der Daten und ist für Analysen mit Daten aus mehreren Unternehmenssystemen unverzichtbar.

Dieser statische Wert wird üblicherweise bei der Datenextraktion und -transformation ergänzt, um die Herkunft des Datensatzes zu kennzeichnen.

Dieses Attribut speichert das vertraglich festgelegte Ablaufdatum. Es ist wichtig für die vorausschauende Verwaltung des Vertragsbestands, insbesondere bei wiederkehrenden Umsätzen oder langfristigen Dienstleistungsverträgen.

Dieses Datum ist die zentrale Grundlage für das Dashboard „Ausblick auf Vertragsverlängerungen und Ablaufdaten“. Werden Verträge mit nahendem Ablauf überwacht, können Unternehmen Verlängerungs-Workflows rechtzeitig anstoßen. Das Datum fließt außerdem in die Kennzahl „Rechtzeitige Vertragsverlängerungsquote“ ein und hilft, Umsatzeinbußen sowie Unterbrechungen von Dienstleistungen zu vermeiden.

Wichtig für die vorausschauende Vertragsverwaltung: Es ermöglicht rechtzeitige Verlängerungen und verhindert, dass Verträge unbeabsichtigt auslaufen.

Dieses Standard-Metadatenfeld sollte für jeden Vertrag mit festgelegter Laufzeit in DocuSign CLM erfasst werden.

Dieses Attribut erfasst Datum und Uhrzeit, zu denen eine Aktivität abgeschlossen wurde. Während die Startzeit den Beginn markiert, kennzeichnet die Endzeit den Abschluss. So lässt sich die Dauer einzelner Aktivitäten genau berechnen.

Die Analyse der Endzeit ist entscheidend, um die Verarbeitungszeit von Aktivitäten zu berechnen, also die tatsächlich für eine Aufgabe aufgewendete Arbeitszeit. Dadurch lassen sich aktive Arbeit und Wartezeit unterscheiden. Das liefert genauere Erkenntnisse zur Ressourceneffizienz und zu den tatsächlichen Kosten von Verzögerungen. So kann beispielsweise die genaue Dauer einer Aktivität wie „Juristische Prüfung“ berechnet werden.

Ermöglicht die genaue Berechnung der Dauer einzelner Aktivitäten und hilft, aktive Verarbeitungszeit von Wartezeit zu unterscheiden.

In Systemen wie DocuSign CLM wird dieser Wert möglicherweise direkt im Audit Trail erfasst. Andernfalls muss er anhand der Startzeit des folgenden Ereignisses abgeleitet werden.

Dieses Attribut bezeichnet die andere Organisation, die an der Vereinbarung beteiligt ist. Verhandlungsstil, rechtliche Anforderungen und Reaktionszeiten unterscheiden sich je nach Vertragspartner und können den Vertragslebenszyklus erheblich beeinflussen.

Die Analyse der Prozessleistung nach Vertragspartner zeigt, mit welchen Partnern die Zusammenarbeit unkompliziert ist und bei welchen es regelmäßig zu Verzögerungen kommt. Diese Erkenntnisse können das Beziehungsmanagement verbessern und helfen, realistische Erwartungen für künftige Verhandlungen zu setzen. Das Attribut ist eine wichtige Dimension für die Analyse „Nacharbeit und Überarbeitungshäufigkeit bei Verträgen“.

Zeigt, wie sich die Zusammenarbeit mit verschiedenen externen Parteien auf Verhandlungsdauer, Anzahl der Überarbeitungen und gesamte Zykluszeiten auswirkt.

Diese Information gehört zu den grundlegenden Vertragsdaten und steht häufig in einem eigenen Feld wie „Name des Vertragspartners“ oder „Unternehmen“.

Dieses Attribut gibt den Gesamtstatus des Vertrags zu einem bestimmten Zeitpunkt an, zum Beispiel „Entwurf“, „In Prüfung“, „Wartet auf Unterschrift“ oder „Abgeschlossen“. Es zeigt auf einen Blick, an welcher Stelle des Prozesses sich der Vertrag befindet.

In Process Mining eignet sich der Status dazu, Cases zu filtern und Dashboards zu erstellen, die das Vertragsvolumen in den verschiedenen Phasen abbilden. Das Dashboard „Vertragsstatus in Echtzeit“ greift direkt auf dieses Attribut zurück. Es zeigt den aktiven Vertragsbestand und macht sichtbar, wo sich Arbeit ansammelt.

Zeigt den aktuellen Fortschritt des Vertrags und ist wichtig für die Statusverfolgung, die Arbeitslaststeuerung und das Erkennen von Engpässen.

Diese Information ist in DocuSign CLM üblicherweise als primäres Attribut des Vertrags- oder Workflow-Objekts verfügbar.

Dieses Attribut ordnet Verträge nach ihrem rechtlichen oder geschäftlichen Zweck. Je nach Vertragstyp unterscheiden sich die Workflows, Freigabeanforderungen und die Komplexität.

Die Prozessanalyse nach Vertragstyp ist entscheidend, um Leistungsunterschiede zu verstehen. Analysten können damit Zykluszeiten, Compliance-Raten und Verhandlungsmuster verschiedener Vereinbarungen vergleichen. So sollte ein NDA eine deutlich kürzere Zykluszeit haben als ein komplexer Master Services Agreement. Dieses Attribut ermöglicht den Vergleich.

Ermöglicht den Vergleich der Prozessleistung verschiedener Vertragskategorien, für die oft unterschiedliche Workflows und Komplexitätsgrade gelten.

Dieses wichtige Metadatenfeld wird beim Anlegen eines Vertrags in DocuSign CLM üblicherweise aus einer Dropdown-Liste ausgewählt.

Der Vertragsverantwortliche ist die zentrale Ansprechperson und trägt die Verantwortung für den Fortschritt eines Vertrags. In der Regel hat diese Person die Vertragsanfrage initiiert oder ist für die Geschäftsbeziehung zuständig.

Eine Analyse der Leistung nach Vertragsverantwortlichen kann Muster bei Effizienz, Nacharbeit und Zykluszeiten aufzeigen. So lassen sich leistungsstarke Mitarbeitende oder Teams erkennen, ebenso wie Bereiche, in denen zusätzliche Schulungen oder Unterstützung sinnvoll wären. Diese Dimension eignet sich auch zur Segmentierung von Daten in Dashboards wie „Analyse der Vertragsdurchlaufzeit“.

Ermöglicht die Analyse der Leistung einzelner Mitarbeitender oder Teams und hilft, bewährte Vorgehensweisen sowie Verbesserungsmöglichkeiten bei benutzergesteuerten Aktivitäten zu erkennen.

Dies ist üblicherweise ein Benutzerfeld des Vertragsobjekts, das häufig den Namen der Person enthält, die den Workflow erstellt hat oder dafür verantwortlich ist.

Dieses Attribut gibt den finanziellen Wert der Vereinbarung an, als einmaliger Betrag oder wiederkehrender Wert. Der Vertragswert bestimmt häufig, wie gründlich die Prüfung ausfällt und wie komplex der Freigabeweg ist.

Eine Prozessanalyse nach Vertragswert hilft, hochwertige Verträge zu priorisieren und unnötige Verzögerungen zu erkennen. Außerdem lässt sich damit die Compliance prüfen, etwa ob Verträge oberhalb eines bestimmten Schwellenwerts vom CFO freigegeben wurden. So können Verbesserungsmaßnahmen auf die finanziell bedeutendsten Verträge ausgerichtet werden.

Ermöglicht die Priorisierung und Risikobewertung, da Verträge mit höherem Wert oft gründlicher geprüft werden müssen und größere geschäftliche Auswirkungen haben.

In den Metadaten eines Vertrags in DocuSign CLM ist dies üblicherweise ein Zahlen- oder Währungsfeld.

Dieses Attribut gibt die interne Abteilung an, zum Beispiel Vertrieb, Marketing oder IT, die den Vertrag initiiert hat oder dafür verantwortlich ist. Prozesse und Anforderungen unterscheiden sich je nach Abteilung und führen zu unterschiedlichen Mustern im Vertragsmanagement.

Eine Segmentierung der Analyse nach Abteilung ist wichtig, um zu verstehen, wie die verschiedenen Unternehmensbereiche den Vertragsmanagementprozess nutzen. Sie ermöglicht gezielte Berichte wie den „Bericht zu Engpässen bei Vertragsfreigaben“. Damit lässt sich feststellen, ob sich Verzögerungen auf bestimmte Geschäftseinheiten konzentrieren. Prozessverbesserungen können so auf die Anforderungen der jeweiligen Abteilungen abgestimmt werden.

Ermöglicht den Vergleich der Leistung verschiedener Geschäftseinheiten und zeigt Unterschiede bei Effizienz, Compliance und Arbeitslast auf.

Dies kann ein Metadatenfeld des Vertrags sein oder aus der Abteilung des Vertragsverantwortlichen abgeleitet werden.

Diese Kennzahl berechnet die Gesamtdauer der Freigabephase eines Vertrags, vom Versand zur ersten internen Freigabe bis zum Erhalt der letzten erforderlichen Freigabe. Sie lässt sich berechnen, indem die Dauer aller freigabebezogenen Aktivitäten addiert oder die Zeit zwischen Beginn der ersten und Abschluss der letzten Freigabeaktivität gemessen wird.

Dieses Attribut ist die zentrale Messgröße für die Kennzahl „Durchschnittliche Dauer der Freigabephase“. Es hilft, Verzögerungen durch den Freigabeprozess von Verzögerungen beim Entwurf oder bei Verhandlungen zu unterscheiden. Die erfasste Dauer zeigt, wie sich die Freigabematrix auswirkt und wo sie sich vereinfachen lässt.

Grenzt die für Freigaben aufgewendete Zeit ein und erleichtert es, Engpässe in der Freigabekette gezielt zu erkennen und zu beheben.

Die Berechnung erfolgt im Process-Mining-Tool. Dazu werden alle freigabebezogenen Ereignisse ermittelt, etwa „Interne Freigabe gesendet“ und „Interne Freigabe erhalten“, und für jeden Case wird die Zeit zwischen dem ersten und dem letzten dieser Ereignisse gemessen.

Dieses Attribut erfasst den Versionsstand des Vertragsdokuments während der Überarbeitung und der Bearbeitung von Änderungen. Bei jedem Upload oder Speichern einer neuen Version sollte die Nummer erhöht werden.

Die Dokumentversion ist ein direktes Maß für Nacharbeit und Verhandlungskomplexität. Eine hohe Versionszahl weist auf umfangreiche Abstimmungen zwischen den Parteien hin. Dieses Attribut ist eine wichtige Eingangsgröße für die Kennzahl „Durchschnittliche Anzahl der Dokumentüberarbeitungen“ und die Analyse im Dashboard „Nacharbeit und Überarbeitungshäufigkeit bei Verträgen“.

Misst den Umfang der Nacharbeit und des Verhandlungsaufwands direkt, indem erfasst wird, wie oft ein Dokument überarbeitet wurde.

DocuSign CLM verfügt über eine integrierte Versionsverwaltung für Dokumente. Dieses Attribut wird aus dem Versionsverlauf des Dokuments extrahiert.

Dieses Attribut erfasst, ob ein Vertrag mit einem integrierten E-Signatur-Tool wie DocuSign eSignature oder offline unterschrieben wurde, etwa durch eine handschriftliche Unterschrift mit anschließendem Scan.

Das Attribut fließt direkt in die Kennzahl „Nutzungsquote elektronischer Signaturen“ ein. Anhand des Anteils elektronisch unterschriebener Verträge kann ein Unternehmen den Erfolg seiner Initiativen zur digitalen Transformation messen. Eine höhere Nutzungsquote geht in der Regel mit kürzeren Abschlusszeiten, geringeren Verwaltungskosten sowie besserer Compliance und Dokumentenverfolgung einher.

Misst die Nutzung digitaler Prozesse und hilft, Effizienzgewinne durch integrierte E-Signatur-Funktionen zu beziffern.

Dies lässt sich daran erkennen, ob das Ereignis „Vertrag abgeschlossen“ vom integrierten DocuSign-eSignature-Dienst stammt.

Dieses Attribut gibt den Status der Freigabephase im Vertragslebenszyklus im Detail an. Während der Vertragsstatus den Case auf hoher Ebene beschreibt, erfasst der Freigabestatus das Ergebnis einzelner Freigabeaktivitäten.

Dieses Attribut ist wichtig für den „Bericht zu Engpässen bei Vertragsfreigaben“ und das Dashboard „Vertragsstatus in Echtzeit“. Es zeigt, welche Verträge auf eine Freigabe warten, welche abgelehnt wurden und Nacharbeit erfordern und welche die Freigabe erfolgreich durchlaufen haben. Die Analyse der Statuswechsel hilft, konkrete Fehler- oder Verzögerungspunkte im Freigabeprozess zu finden.

Liefert detaillierte Erkenntnisse zur Freigabephase und zeigt, welche Verträge feststecken und warum.

Dies ist das Ergebnis einer Freigabeaufgabe oder eines Workflow-Schritts in DocuSign CLM.

Dieses Attribut bezeichnet die konkrete Person aus der Rechtsabteilung, die für die Prüfung und Freigabe des Vertrags zuständig ist. Sie unterscheidet sich vom Vertragsverantwortlichen, der üblicherweise aus dem Geschäftsbereich kommt.

Werden Prüfungen einer bestimmten juristischen Fachkraft zugewiesen, lässt sich die Leistung in diesem Prozessschritt detailliert analysieren. Das Dashboard „Leistung der juristischen Prüfung“ zeigt Durchsatz und Zykluszeiten der einzelnen Teammitglieder. Diese Erkenntnisse unterstützen die Arbeitslastverteilung und helfen, Effizienzpotenziale in der Rechtsabteilung zu erkennen.

Ermöglicht eine detaillierte Analyse der juristischen Prüfung, unterstützt die ausgewogene Verteilung der Arbeitslast und macht die Leistung des Rechtsteams messbar.

Diese Information stammt aus den Aufgabenzuweisungen innerhalb eines DocuSign-CLM-Workflows und gibt an, wem die Aufgabe „Juristische Prüfung“ zugewiesen wurde.

Dieses berechnete Attribut kennzeichnet Verträge mit Nacharbeit, etwa wenn ein Vertrag nach einer bereits erteilten internen Freigabe zur Überarbeitung zurückgesendet wird. Es wird üblicherweise anhand bestimmter unerwünschter Aktivitätsfolgen abgeleitet.

Das Kennzeichen vereinfacht die Analyse von Prozessineffizienzen. Damit lässt sich die Kennzahl „Nacharbeitsquote bei Verträgen“ direkt berechnen und gezielt nach Verträgen filtern, die zusätzlichen Aufwand verursacht haben. So können die Ursachen der Nacharbeit ermittelt werden, etwa unklare Anforderungen zu Beginn oder schwierige Verhandlungspunkte.

Hilft, die Häufigkeit von Nacharbeit zu messen und zu analysieren, einem wichtigen Indikator für ineffiziente Prozesse und versteckte Kosten.

Dieses Attribut wird im Process-Mining-Tool berechnet. Dazu werden Regeln definiert, die Nacharbeitsschleifen erkennen, etwa wenn das Ereignis „Vertrag mit Änderungen versehen“ nach dem Ereignis „Interne Freigabe erhalten“ auftritt.