Ihr Daten-Template für das Mitarbeiter-Onboarding

Dieses Attribut beschreibt einen einzelnen Schritt oder ein Event im Onboarding-Verlauf, etwa „Offer Accepted“, „Background Check Initiated“ oder „Equipment Delivered“. Es steht für das „Was“ im Prozess-Log.

Die Analyse von Reihenfolge und Häufigkeit der Aktivitäten bildet den Kern von Process Mining. Dieses Attribut wird zum Aufbau der Prozessdarstellung, zur Identifizierung von Engpässen und zum Verständnis von Nacharbeiten verwendet. Es hilft bei Fragen dazu, welche Schritte am häufigsten vorkommen, wo Verzögerungen entstehen und welche Aktivitäten erneut bearbeitet werden.

Es definiert die Prozessschritte und ermöglicht dadurch die Visualisierung des Prozessflusses sowie die Analyse von Prozessstruktur und Varianten.

Dies entspricht den Event- oder Aufgabennamen in der Historie des Workday-Onboarding-Business-Prozesses.

Dieses Attribut ist der mit jeder Aktivität verknüpfte Timestamp und bildet die chronologische Reihenfolge der Events ab. Es ist grundlegend für das Verständnis von Zeitpunkt und Dauer der Prozessschritte.

In der Analyse wird die Event-Zeit verwendet, um Aktivitäten korrekt zu ordnen, die Dauer zwischen Schritten zu berechnen, etwa Durchlauf- und Wartezeiten, und die Gesamtdauer eines Cases zu messen. Sie ist entscheidend für leistungsbezogene Analysen, beispielsweise zur Identifizierung von Engpässen und zur Überwachung der SLA-Compliance.

Es liefert den zeitlichen Kontext für alle Aktivitäten. Dieser ist erforderlich, um Leistungskennzahlen wie die Durchlaufzeit zu berechnen und Verzögerungen zu erkennen.

Dies ist der Abschluss-Timestamp jedes Events in der Historie des Workday-Onboarding-Business-Prozesses.

Der Onboarding-Case dient als zentrale Kennung und bündelt alle Events und Aktivitäten, die zum Weg einer einzelnen neuen Person gehören. Dieses Attribut ist entscheidend, um den End-to-End-Prozess für jede neue Person zu verfolgen.

In der Process-Mining-Analyse ermöglicht diese Kennung die Rekonstruktion einzelner Onboarding-Verläufe. Sie wird zur Berechnung von Case-Kennzahlen wie der Durchlaufzeit, zur Analyse von Prozessvarianten und zum Verständnis der vollständigen Aktivitätsabfolge für jede neue Person verwendet. Damit bildet sie die Grundlage der Prozessdarstellung.

Dies ist das grundlegende Attribut, das alle zusammengehörigen Aktivitäten zu einer einzelnen End-to-End-Prozessinstanz verbindet und dadurch Process Discovery und Analyse ermöglicht.

Üblicherweise handelt es sich um eine eindeutige Kennung, die Workday für jede Instanz des Onboarding-Business-Prozesses erzeugt. Die konkrete Bezeichnung des Business-Objekts und Feldes entnehmen Sie der Workday-Dokumentation.

Dieses Attribut erfasst, wann die Daten im Process-Mining-Tool zuletzt aktualisiert wurden. Es zeigt, wie aktuell die Analyse ist, und hilft Ihnen einzuschätzen, ob Sie die neuesten Informationen betrachten.

Das ist besonders für operative Dashboards wichtig, die laufende Prozesse überwachen. Sie können damit die Aktualität der Daten beurteilen. Außerdem dient das Feld als wichtige Metainformation für die Steuerung von Aktualisierungszyklen und die Zuverlässigkeit der Erkenntnisse.

Es macht die Aktualität der Daten transparent. Das ist entscheidend, um auf Grundlage der Analyse rechtzeitig fundierte Entscheidungen zu treffen.

Dieser Timestamp wird üblicherweise während der Datenextraktion und des Ladens im ETL-Prozess erzeugt und dem Datensatz hinzugefügt.

Dieses Attribut kennzeichnet die Herkunft der Daten. Für diesen Prozess lautet der Wert durchgehend „Workday Onboarding“. Das Feld ist jedoch für Data Governance und zur Unterscheidung von Daten wichtig, falls künftig mehrere Systeme integriert werden.

Im übergreifenden Analysekontext unterstützt es die Nachverfolgung der Datenherkunft und die Sicherstellung der Datenqualität. Bei Prozessen über mehrere Systeme hinweg ist dieses Attribut entscheidend, um Übergaben und Integrationen zwischen verschiedenen Plattformen zu verstehen.

Es liefert wichtigen Kontext zur Datenherkunft und ist für Data Governance, Fehleranalyse und die Analyse von Prozessen über mehrere Systeme hinweg relevant.

Dies ist ein statischer Wert, der während der Datenextraktion ergänzt werden sollte, um die Quelle der Datensätze zu kennzeichnen.

Dieses Attribut bezeichnet die Organisationseinheit, etwa „Sales“, „Engineering“ oder „Finance“, der die neue Person angehört. Abteilungsspezifische Vorgehensweisen können zu deutlichen Unterschieden im Onboarding-Prozess führen.

Diese Dimension ist für vergleichende Analysen entscheidend. Sie ermöglicht es, die Prozessdarstellung nach Abteilungen zu filtern, Durchlaufzeiten zu vergleichen und Best Practices leistungsstarker Einheiten zu identifizieren. Damit unterstützt sie direkt das Dashboard „Departmental Onboarding Variants“.

Sie ist eine zentrale Dimension für Benchmarking sowie für die Identifizierung von Prozessvarianten und Best Practices im gesamten Unternehmen.

Diese Information ist Bestandteil der Positions- und Organisationsdaten der neuen Person in Workday.

Dieses Attribut zeigt, ob eine Aktivität automatisch vom Workday-System ausgelöst oder manuell von einem Benutzer, etwa einem HR Business Partner oder Hiring Manager, ausgeführt wurde. Beispielsweise kann „System“ für einen automatisierten Workflow-Schritt stehen, während „HR Specialist“ auf einen manuellen Schritt hinweist.

Diese Information ist besonders wertvoll, um Automatisierungsmöglichkeiten zu erkennen. Durch die Analyse von Häufigkeit und Dauer manueller Aktivitäten können Unternehmen, unterstützt durch das Dashboard „Manual Activity Analysis“, die zeitaufwendigsten manuellen Schritte für künftige Automatisierungsvorhaben priorisieren. Das steigert die Effizienz und reduziert Fehler.

Es hilft, automatisierte und manuelle Aktivitäten zu unterscheiden. Das ist entscheidend, um Automatisierungsmöglichkeiten zu erkennen und die Prozesseffizienz zu messen.

Dies lässt sich häufig aus dem Benutzer oder Akteur ableiten, der einem Event in der Workday-Geschäftsprozesshistorie zugeordnet ist. Systemgenerierte Events haben einen eigenen Benutzer.

Dieses Attribut identifiziert den Hiring Manager, der dem Onboarding-Case zugeordnet ist. Der Hiring Manager ist häufig ein wichtiger Beteiligter im Prozess und für Genehmigungen sowie aufgabenspezifische Onboarding-Schritte des Teams verantwortlich.

Die Analyse nach Hiring Manager zeigt Unterschiede im Umgang mit Onboarding. Sie kann besonders effiziente Manager ebenso sichtbar machen wie Personen, die Engpässe verursachen. Daraus ergeben sich Ansatzpunkte für gezielte Schulungen und Prozessverbesserungen. Dies ist entscheidend für das Dashboard „Hiring Manager Task Efficiency“.

Es ermöglicht die Leistungsanalyse eines wichtigen Stakeholders und macht Engpässe sowie Unstimmigkeiten bei managerabhängigen Aufgaben sichtbar.

Diese Information ist Bestandteil der Positions- oder Stellenausschreibungsdaten, die der neuen Person in Workday zugeordnet sind.

Dieses Attribut legt das Fälligkeitsdatum für kritische Aufgaben wie Background Checks, Unterlagen vor Beschäftigungsbeginn oder verpflichtende Schulungen fest. Die Termine ergeben sich häufig aus gesetzlichen Anforderungen oder internen Richtlinien.

Das Attribut ist für die Überwachung von Compliance und Risiken unverzichtbar. Durch den Vergleich des tatsächlichen Abschlusszeitpunkts einer Aufgabe mit diesem Fälligkeitsdatum lassen sich KPIs wie „Mandatory Task Completion Rate“ und „Paperwork Compliance Rate“ berechnen. So können Unternehmen Fristen frühzeitig steuern und Compliance-Probleme vermeiden.

Es ermöglicht die Überwachung zeitkritischer Compliance-Aufgaben und die Berechnung von Abschlussquoten für fristgerecht erledigte Aufgaben.

Fälligkeitsdaten für Aufgaben sind üblicherweise in den Aufgabendetails des Workday-Business-Prozesses verfügbar.

Die Mitarbeiter-ID ist die dauerhafte, eindeutige Kennung einer Person im HR-System des Unternehmens. Sie wird während des Onboardings vergeben, üblicherweise nach der Erstellung des HR-Profils.

Dieses Attribut ermöglicht die Verknüpfung von Onboarding-Daten mit weiteren Mitarbeiterdaten aus unterschiedlichen Systemen, etwa aus dem Performance Management oder der Gehaltsabrechnung. So lassen sich langfristige Ergebnisse des Onboarding-Prozesses analysieren, beispielsweise durch den Vergleich der Onboarding-Erfahrung mit Mitarbeiterbindung oder anfänglicher Leistung.

Sie dient als Primärschlüssel, um Daten des Onboarding-Prozesses mit übergreifenden Daten zum Mitarbeiterlebenszyklus zu verknüpfen und dadurch umfassendere HR-Analysen zu ermöglichen.

Dies ist ein Standardfeld im Mitarbeiterprofil von Workday. Die konkrete Feldbezeichnung entnehmen Sie der Workday-Dokumentation.

Dieses Attribut ist ein zentrales Datum im Onboarding-Prozess und dient als Frist für viele Preboarding-Aktivitäten wie IT-Bereitstellung und Lieferung der Ausstattung. Es markiert den Übergang vom Pre-Hire zur beschäftigten Person.

Das Datum ist für die Berechnung von Readiness-KPIs entscheidend. Durch den Vergleich der Abschlusszeiten wichtiger Bereitstellungsaktivitäten mit dem offiziellen Startdatum können Unternehmen die „First Day Readiness Rate“ messen. So lässt sich sicherstellen, dass neue Mitarbeitende ab dem ersten Tag über alles Notwendige verfügen, was ihre erste Erfahrung maßgeblich beeinflusst.

Es dient als wichtige Frist für Preboarding-Aufgaben und wird zur Messung des KPIs „First Day Readiness Rate“ verwendet.

Dies ist ein Standardfeld in den Einstellungs- oder Pre-Hire-Daten von Workday und wird häufig als „Hire Date“ bezeichnet.

Dieses Attribut gibt einen Überblick über den Stand des Onboarding-Cases zu einem bestimmten Zeitpunkt. Es zeigt, ob der Prozess läuft, erfolgreich abgeschlossen oder vorzeitig beendet wurde.

In der Prozessanalyse können Sie damit Cases filtern, abgeschlossene Verläufe untersuchen oder gezielt analysieren, warum Cases abgebrochen wurden. Für das Dashboard „New Hire Onboarding Status Overview“ ist es unverzichtbar, da es eine schnelle Übersicht über den aktuellen Status aller laufenden Onboarding-Prozesse liefert.

Es ermöglicht die Segmentierung von Cases nach ihrem Ergebnis und damit eine gezielte Analyse abgeschlossener, laufender oder abgebrochener Prozesse.

Dieses Attribut wird üblicherweise aus dem Status der zentralen Instanz des Onboarding-Business-Prozesses in Workday abgeleitet.

Dieses Attribut kategorisiert den neuen Mitarbeiter anhand seines Beschäftigungsmodells. Für verschiedene Beschäftigungsarten können unterschiedliche Onboarding-Pfade mit jeweils eigenen Anforderungen gelten.

Eine Analyse nach Beschäftigungsart hilft sicherzustellen, dass jede Person den passenden Onboarding-Prozess durchläuft. Das Onboarding eines Auftragnehmers kann beispielsweise eine verkürzte Variante des Vollzeit-Onboardings sein und sich auf den erforderlichen Systemzugang sowie Compliance konzentrieren.

Es ermöglicht die Analyse verschiedener Onboarding-Pfade für Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigte sowie externe Mitarbeiter, die häufig unterschiedliche Anforderungen haben.

Dies ist ein Standardfeld des Pre-Hire- oder Worker-Objekts in Workday und beschreibt das Verhältnis des Mitarbeiters zum Unternehmen.

Während StartTime (EventTime) den Beginn oder die Protokollierung einer Aktivität markiert, gibt EndTime ihren Abschluss an. Bei Aktivitäten mit einer Dauer sind beide Timestamps entscheidend für eine präzise Leistungsmessung.

Dieses Attribut ermöglicht die direkte Berechnung der Bearbeitungszeit einzelner Aktivitäten, getrennt von der Wartezeit zwischen Aktivitäten. So lässt sich feststellen, ob Verzögerungen durch eine lange Bearbeitungsdauer oder durch lange Wartezeiten vor dem Beginn einer Aufgabe entstehen.

Es ermöglicht die genaue Berechnung der Bearbeitungszeit einer Aktivität, getrennt von der Wartezeit, und unterstützt dadurch eine präzisere Engpassanalyse.

Einige Schritte in Workday-Geschäftsprozessen verfügen möglicherweise über separate Start- und End-Timestamps. Falls nicht, muss die Endzeit gegebenenfalls abgeleitet werden oder entspricht der Startzeit.

Dies ist eine Kennzahl auf Case-Ebene. Sie wird als Zeitdifferenz zwischen dem ersten und dem letzten Event eines Onboarding-Cases berechnet. Damit beschreibt sie die gesamte Zeit, die ein neuer Mitarbeiter im Onboarding-Prozess verbringt.

Dieses Attribut misst direkt den KPI „Overall Onboarding Cycle Time“ und ist ein zentraler Indikator für die Prozesseffizienz. In übergeordneten Dashboards wird es verwendet, um die Leistung im Zeitverlauf zu verfolgen und die Effizienz verschiedener Abteilungen, Regionen oder Hiring Manager zu vergleichen.

Es ist ein zentraler Leistungsindikator für die durchgängige Effizienz des gesamten Onboarding-Prozesses.

Dieses Attribut wird während der Datentransformation auf Case-Ebene berechnet, indem für jeden OnboardingCase der minimale Timestamp vom maximalen Timestamp abgezogen wird.

Dieses berechnete Attribut kennzeichnet Fälle, in denen eine Aufgabe wiederholt oder eine Korrekturschleife durchlaufen wird, beispielsweise wenn der Schritt „HR Profile Created“ erneut gestartet wird. Es wird normalerweise abgeleitet, indem Muster wiederholter Aktivitäten innerhalb desselben Cases erkannt werden.

Das Kennzeichen „IsRework“ ist für die Qualitätsanalyse entscheidend. Es ermöglicht die Quantifizierung von Nacharbeitsschleifen und unterstützt die Berechnung des KPI „HR Profile Rework Rate“. Die Erkennung und Messung von Nacharbeit macht Prozessschwächen, Probleme mit der Datenqualität und Schulungsbedarf sichtbar.

Es quantifiziert Ineffizienzen und Qualitätsprobleme, indem wiederholte Arbeit ausdrücklich gekennzeichnet wird, und hilft dadurch, Verbesserungsmaßnahmen gezielt auszurichten.

Dieses Attribut wird während der Datentransformation abgeleitet, indem bestimmte Nacharbeitsmuster im Event Log definiert und erkannt werden, zum Beispiel: Activity A -> Activity B -> Activity A.

Dieses Attribut enthält den Namen des neuen Mitarbeiters. Für statistische Analysen wird es aus Datenschutzgründen normalerweise nicht verwendet, für den operativen Support und die Fallverwaltung ist es jedoch sehr hilfreich.

In Dashboards wie „New Hire Onboarding Status Overview“ können Manager und HR-Mitarbeiter anhand des Namens schnell die konkrete Person zu einem Case identifizieren. Dadurch werden die Daten für Benutzer zugänglicher und besser nutzbar, die einzelne Onboarding-Prozesse prüfen und verwalten müssen.

Es stellt einen verständlichen Identifikator für einzelne Cases bereit und eignet sich dadurch für das operative Monitoring und direkte Eingriffe.

Dies ist ein Standardfeld des Pre-Hire- oder Worker-Objekts in Workday.

Dieses Attribut identifiziert den Recruiter, der vor Beginn des Onboarding-Prozesses für den Kandidaten verantwortlich war. Zu Beginn des Onboardings kann der Recruiter Aufgaben zur Übergabe haben.

Für den Prozess nach der Einstellung ist dieses Attribut weniger zentral. Eine Analyse nach Recruiter kann jedoch Probleme an der Schnittstelle zwischen Recruiting und Onboarding sichtbar machen. So lässt sich erkennen, ob die Kandidaten bestimmter Recruiter reibungsloser in das Unternehmen wechseln.

Es verknüpft den Onboarding-Prozess mit der vorausgehenden Recruiting-Phase und unterstützt dadurch die Analyse der Übergabe sowie des gesamten Talent-Acquisition-Lebenszyklus.

Dieses Attribut wird normalerweise in der Stellenausschreibung oder im Kandidatenprofil innerhalb von Workday Recruiting gespeichert.

Dieses Attribut gibt die Stadt, das Land oder das Büro an, an dem der neue Mitarbeiter tätig sein wird. Onboarding-Prozesse können sich je nach geografischem Standort deutlich unterscheiden, etwa aufgrund abweichender gesetzlicher Anforderungen, der Büroorganisation oder regionaler Richtlinien.

Der Standort ergänzt die Analyse um eine geografische Dimension. Damit können Sie die Effizienz des Onboardings an verschiedenen Standorten vergleichen, regionale Engpässe erkennen und die Einhaltung lokaler Vorschriften sicherstellen. Für global tätige Organisationen ist dies besonders relevant.

Es ermöglicht geografische Analysen, mit denen Sie Onboarding-Prozesse in verschiedenen Büros oder Ländern vergleichen und regionale Unterschiede erkennen können.

Dies wird in Workday in den Positions- oder Stellenausschreibungsdaten angegeben.

Dieses Attribut beschreibt die Rolle des neuen Mitarbeiters, zum Beispiel „Software Engineer“, „Sales Director“ oder „Accountant“. Die Stellenbezeichnung kann die konkreten Schritte oder Anforderungen des Onboarding-Prozesses beeinflussen.

Eine Analyse nach Stellenbezeichnung oder Hierarchieebene kann unterschiedliche Onboarding-Muster für verschiedene Rollen sichtbar machen. Beim Onboarding von Führungskräften können beispielsweise zusätzliche Schritte erforderlich sein, die bei einer Einstiegsposition entfallen. Damit steht eine weitere wertvolle Dimension zum Filtern und Vergleichen von Prozessvarianten zur Verfügung.

Es ermöglicht die Analyse von Prozessunterschieden nach Rolle oder Hierarchieebene, da diese jeweils eigene Onboarding-Anforderungen haben können.

Diese Information ist in Workday Teil der Positionsdaten, die dem neuen Mitarbeiter zugeordnet sind.

Dieses berechnete Attribut vergleicht den Abschluss-Timestamp (EventTime) einer Aufgabe mit ihrem „Compliance Due Date“. Es wird auf true gesetzt, wenn die Aufgabe am oder vor dem Fälligkeitsdatum abgeschlossen wurde, andernfalls auf false.

Das Kennzeichen vereinfacht das Compliance-Monitoring und die KPI-Berechnung. Sie können damit einfach filtern und aggregieren, um die „Mandatory Task Completion Rate“ und die „Paperwork Compliance Rate“ zu bestimmen. Auf einen Blick wird sichtbar, ob Compliance-Fristen eingehalten werden.

Es liefert einen eindeutigen binären Indikator für die Compliance-Leistung und vereinfacht dadurch die Analyse und Überwachung fristgebundener Aufgaben.

Dieses Attribut wird während der Datentransformation berechnet, indem EventTime für relevante Aktivitäten mit ComplianceDueDate verglichen wird.