Ihr Daten-Template für das Onboarding von Mitarbeitenden

Dieses Attribut beschreibt einen einzelnen Schritt oder ein Event im Onboarding-Ablauf, etwa „Stellenangebot angenommen“, „Hintergrundüberprüfung eingeleitet“ oder „Ausstattung geliefert“. Es gibt an, was im Prozessprotokoll geschehen ist.

Die Analyse der Abfolge und Häufigkeit von Aktivitäten bildet den Kern von Process Mining. Mit diesem Attribut wird die Prozesslandkarte erstellt, Engpässe werden erkannt und der Arbeitsablauf wird nachvollziehbar. Es hilft zu beantworten, welche Schritte am häufigsten vorkommen, wo Verzögerungen auftreten und bei welchen Aktivitäten Nacharbeit anfällt.

Es legt die Prozessschritte fest und ermöglicht die Visualisierung des Prozessflusses sowie die Analyse der Prozessstruktur und ihrer Varianten.

Dieses Attribut entspricht den Event- oder Aufgabennamen im Verlauf des Workday-Onboarding-Geschäftsprozesses.

Dieses Attribut enthält den Timestamp jeder Aktivität und gibt damit die chronologische Reihenfolge der Events an. Es ist entscheidend, um den Zeitpunkt und die Dauer einzelner Prozessschritte zu verstehen.

Bei der Analyse dient der Event-Zeitpunkt dazu, Aktivitäten korrekt anzuordnen, die Dauer zwischen Schritten zu berechnen, etwa Zyklus- und Wartezeiten, und die Gesamtdauer eines Cases zu messen. Für leistungsbezogene Analysen ist er unverzichtbar, beispielsweise um Engpässe zu erkennen und die Einhaltung von SLAs zu überwachen.

Es ordnet alle Aktivitäten zeitlich ein. Das ist wichtig, um Leistungskennzahlen wie die Zykluszeit zu berechnen und Verzögerungen zu erkennen.

Dies ist der Abschlusszeitpunkt jedes Events im Verlauf des Workday-Onboarding-Geschäftsprozesses.

Der Onboarding-Case dient als zentrale Kennung und fasst alle Events und Aktivitäten zusammen, die zum Ablauf für eine einzelne neue Mitarbeiterin oder einen einzelnen neuen Mitarbeiter gehören. Dieses Attribut ist unverzichtbar, um den gesamten Prozess für jede neue Person nachzuverfolgen.

Bei der Process-Mining-Analyse ermöglicht diese Kennung, einzelne Onboarding-Abläufe zu rekonstruieren. Sie dient zur Berechnung von Kennzahlen auf Case-Ebene, etwa der Zykluszeit, zur Analyse von Prozessvarianten und zum Nachvollziehen der vollständigen Aktivitätsabfolge für jede neue Person. Damit bildet sie die Grundlage der Prozesslandkarte.

Dieses grundlegende Attribut führt alle zusammengehörigen Aktivitäten zu einer durchgängigen Prozessinstanz zusammen und ermöglicht so die Prozesserkennung und -analyse.

Workday erzeugt üblicherweise für jede Instanz eines Onboarding-Geschäftsprozesses eine eindeutige Kennung. Informationen zum konkreten Geschäftsobjekt und Feld finden Sie in der Workday-Dokumentation.

Dieses Attribut hält fest, wann die Daten im Process-Mining-Tool zuletzt aktualisiert wurden. Es gibt Aufschluss über die Aktualität der Analyse und hilft Benutzern zu erkennen, ob sie die neuesten Informationen sehen.

Das ist besonders wichtig für operative Dashboards, die laufende Prozesse überwachen. Benutzer können damit beurteilen, wie aktuell die Daten sind. Außerdem ist das Attribut ein wichtiger Metadatenwert für die Verwaltung von Aktualisierungszyklen und die Zuverlässigkeit der Erkenntnisse.

Es zeigt Benutzern, wie aktuell die Daten sind. Das ist entscheidend, um auf Grundlage der Analyse rechtzeitig fundierte Entscheidungen zu treffen.

Dieser Timestamp wird üblicherweise während des Datenextraktions- und Ladeprozesses (ETL) erzeugt und zum Datensatz hinzugefügt.

Dieses Attribut gibt die Herkunft der Daten an. Für diesen Prozess lautet der Wert immer „Workday Onboarding“. Das Feld ist jedoch wichtig für die Data Governance und hilft, Daten zu unterscheiden, falls später mehrere Systeme integriert werden.

Im weiteren Analysekontext unterstützt es die Nachverfolgung der Datenherkunft und die Sicherstellung der Datenqualität. Bei Prozessen, die mehrere Systeme umfassen, hilft dieses Attribut, Übergaben und Integrationen zwischen den Plattformen nachzuvollziehen.

Es liefert wichtige Informationen zur Datenherkunft, die für Data Governance, Fehlerbehebung und die Analyse systemübergreifender Prozesse relevant sind.

Dies ist ein statischer Wert, der beim Datenexport hinzugefügt werden sollte, um die Herkunft der Datensätze zu kennzeichnen.

Dieses Attribut gibt die Organisationseinheit an, etwa „Vertrieb“, „Technik“ oder „Finanzen“, der neue Mitarbeitende angehören. Die Abläufe in den einzelnen Abteilungen können zu deutlichen Unterschieden im Onboarding führen.

Diese Dimension ist für Vergleichsanalysen wichtig. Sie können die Prozesslandkarte nach Abteilung filtern, Zykluszeiten vergleichen und bewährte Vorgehensweisen in leistungsstarken Einheiten erkennen. Das Attribut unterstützt direkt das Dashboard „Onboarding-Varianten nach Abteilung“.

Es ist eine zentrale Dimension, um Prozessvarianten und bewährte Vorgehensweisen im gesamten Unternehmen zu vergleichen und zu erkennen.

Diese Information ist in Workday in den Positions- und Organisationsdaten der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters enthalten.

Dieses Attribut zeigt an, ob das Workday-System eine Aktivität automatisch ausgelöst oder ein Benutzer sie manuell ausgeführt hat, zum Beispiel ein HR-Partner oder eine Führungskraft. „System“ kann etwa auf einen automatisierten Workflow-Schritt hinweisen, während „HR-Spezialist“ für einen manuellen Schritt steht.

Diese Information hilft dabei, Automatisierungsmöglichkeiten zu erkennen. Durch die Analyse von Häufigkeit und Dauer manueller Aktivitäten können Unternehmen die zeitaufwendigsten Schritte für künftige Automatisierungen priorisieren. Das Dashboard „Analyse manueller Aktivitäten“ unterstützt diese Auswertung. So lassen sich die Effizienz steigern und Fehler reduzieren.

Damit können Sie automatisierte und manuelle Aktivitäten unterscheiden. Das ist wichtig, um Automatisierungsmöglichkeiten zu erkennen und die Prozesseffizienz zu messen.

Oft lässt sich dies anhand des Benutzers oder Akteurs ableiten, der einem Ereignis im Verlauf des Workday-Geschäftsprozesses zugeordnet ist. Systemgenerierte Ereignisse haben einen eigenen Benutzer.

Dieses Attribut gibt an, welche einstellende Führungskraft dem Onboarding-Case zugeordnet ist. Sie spielt häufig eine wichtige Rolle im Prozess und ist für Freigaben sowie Onboarding-Aufgaben des Teams verantwortlich.

Die Analyse nach einstellender Führungskraft zeigt, wie unterschiedlich Führungskräfte das Onboarding handhaben. Sie kann aufzeigen, wer besonders effizient arbeitet und wo Engpässe entstehen. Daraus lassen sich gezielte Schulungen und Verbesserungen des Prozesses ableiten. Das ist wichtig für das Dashboard „Effizienz der Aufgaben einstellender Führungskräfte“.

Es ermöglicht die Leistungsanalyse nach einer wichtigen beteiligten Person und macht Engpässe sowie Unstimmigkeiten bei aufgabenabhängigen Abläufen sichtbar.

Diese Information ist in Workday in den Positions- oder Stellenausschreibungsdaten der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters enthalten.

Dieses Attribut gibt das Fälligkeitsdatum kritischer Aufgaben an, etwa für Hintergrundprüfungen, Unterlagen vor Arbeitsbeginn oder verpflichtende Schulungen. Die Termine ergeben sich häufig aus gesetzlichen Vorgaben oder internen Richtlinien.

Das Attribut ist wichtig, um die Einhaltung von Vorgaben und Risiken zu überwachen. Es ermöglicht die Berechnung von Kennzahlen wie der „Abschlussquote verpflichtender Aufgaben“ und der „Compliance-Quote bei Unterlagen“, indem der tatsächliche Abschlusszeitpunkt einer Aufgabe mit ihrem Fälligkeitsdatum verglichen wird. So können Unternehmen Fristen vorausschauend steuern und Compliance-Verstöße vermeiden.

Damit lassen sich fristgebundene Compliance-Aufgaben überwachen und fristgerechte Abschlussquoten berechnen.

Fälligkeitsdaten für Aufgaben finden Sie in der Regel in den Aufgabendetails des Workday-Geschäftsprozesses.

Die Mitarbeiter-ID ist die dauerhafte, eindeutige Kennung einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters im HR-System des Unternehmens. Sie wird während des Onboardings zugewiesen, üblicherweise nachdem das HR-Profil angelegt wurde.

Mit diesem Attribut lassen sich Onboarding-Daten mit weiteren Mitarbeiterdaten aus anderen Systemen verknüpfen, etwa aus dem Leistungsmanagement oder der Gehaltsabrechnung. So können langfristige Ergebnisse des Onboarding-Prozesses analysiert werden, beispielsweise indem sich die Onboarding-Erfahrung mit der Mitarbeiterbindung oder der anfänglichen Leistung vergleichen lässt.

Als Primärschlüssel verknüpft dieses Attribut Onboarding-Prozessdaten mit umfassenderen Daten zum Mitarbeiterlebenszyklus und ermöglicht so weiterführende HR-Analysen.

Dieses Standardfeld ist im Workday-Mitarbeiterprofil verfügbar. Den genauen Feldnamen finden Sie in der Workday-Dokumentation.

Dieses Attribut ist ein wichtiges Datum im Onboarding-Prozess und dient als Frist für viele Aktivitäten vor Arbeitsbeginn, etwa die IT-Bereitstellung und die Lieferung der Ausstattung. Es markiert den Übergang vom Status als künftige Mitarbeiterin oder künftiger Mitarbeiter zum Beschäftigungsverhältnis.

Das Datum ist entscheidend für die Berechnung von Kennzahlen zur Einsatzbereitschaft. Vergleichen Unternehmen die Abschlusszeitpunkte wichtiger Bereitstellungsaktivitäten mit dem offiziellen Startdatum, können sie die „Bereitschaft am ersten Arbeitstag“ messen. So lässt sich sicherstellen, dass neue Mitarbeitende vom ersten Tag an alles für einen produktiven Arbeitsbeginn haben. Das prägt ihre erste Erfahrung im Unternehmen maßgeblich.

Es ist eine wichtige Frist für Aufgaben vor Arbeitsbeginn und dient zur Berechnung der Kennzahl „Bereitschaft am ersten Arbeitstag“.

Dieses Standardfeld ist in Workday in den Einstellungs- oder Vorabdaten enthalten und heißt häufig „Hire Date“.

Dieses Attribut fasst zusammen, an welchem Punkt sich der Onboarding-Case zu einem bestimmten Zeitpunkt befindet. Es zeigt an, ob der Prozess läuft, erfolgreich abgeschlossen oder vorzeitig beendet wurde.

Bei der Prozessanalyse können Sie damit Cases filtern, um abgeschlossene Abläufe oder die Gründe für Abbrüche gezielt zu untersuchen. Das Attribut ist wichtig für das Dashboard „Übersicht zum Onboarding-Status neuer Mitarbeitender“, das einen schnellen Überblick über alle laufenden Onboarding-Prozesse bietet.

Es ermöglicht, Cases nach ihrem Ergebnis zu segmentieren und abgeschlossene, laufende oder abgebrochene Prozesse gezielt zu analysieren.

Dieses Attribut wird üblicherweise aus dem Status der zentralen Instanz des Onboarding-Geschäftsprozesses in Workday abgeleitet.

Dieses Attribut gibt die Rolle des neuen Mitarbeitenden an, zum Beispiel „Softwareentwickler“, „Vertriebsleiter“ oder „Buchhalter“. Die Berufsbezeichnung kann beeinflussen, welche Schritte und Anforderungen für den Onboarding-Prozess gelten.

Eine Analyse nach Berufsbezeichnung oder Hierarchieebene kann unterschiedliche Onboarding-Muster für verschiedene Rollen aufzeigen. Bei Führungskräften können beispielsweise zusätzliche Schritte erforderlich sein, die bei Einstiegspositionen entfallen. So erhalten Sie eine weitere Dimension, nach der Sie Prozessvarianten filtern und vergleichen können.

Damit lassen sich Prozessunterschiede nach Rolle oder Hierarchieebene analysieren, da für verschiedene Positionen unterschiedliche Onboarding-Anforderungen gelten können.

Diese Information ist in Workday Teil der Positionsdaten des neuen Mitarbeitenden.

Dieses Attribut ordnet den neuen Mitarbeitenden anhand seines Beschäftigungsverhältnisses einer Kategorie zu. Je nach Beschäftigungsart können unterschiedliche Onboarding-Abläufe und Anforderungen gelten.

Eine Analyse nach Beschäftigungsart hilft sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden passend eingearbeitet werden. Das Onboarding einer befristet beschäftigten Person kann beispielsweise eine verkürzte Variante des Vollzeit-Onboardings sein, die sich auf den erforderlichen Systemzugang und Compliance-Vorgaben konzentriert.

Damit lassen sich unterschiedliche Onboarding-Abläufe für Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigte sowie externe Mitarbeitende analysieren, deren Anforderungen oft voneinander abweichen.

In Workday ist dies ein Standardfeld des Pre-Hire- oder Worker-Objekts. Es gibt an, in welcher Beziehung die Person zum Unternehmen steht.

StartTime (EventTime) gibt an, wann eine Aktivität beginnt oder protokolliert wird. EndTime markiert ihren Abschluss. Bei Aktivitäten mit einer Dauer sind beide Timestamps entscheidend für eine präzise Leistungsmessung.

Mit diesem Attribut lässt sich die Verarbeitungszeit einzelner Aktivitäten direkt berechnen und von der Wartezeit zwischen Aktivitäten abgrenzen. So erkennen Sie, ob Verzögerungen durch lange Bearbeitungszeiten oder durch lange Wartezeiten vor dem Beginn einer Aufgabe entstehen.

Damit lässt sich die Verarbeitungszeit einer Aktivität präzise berechnen und von der Wartezeit unterscheiden. Das ermöglicht eine genauere Engpassanalyse.

Für manche Schritte in Workday-Geschäftsprozessen gibt es separate Start- und End-Timestamps. Falls nicht, muss die Endzeit möglicherweise abgeleitet werden oder entspricht der Startzeit.

Dieses berechnete Attribut vergleicht den Abschlusszeitpunkt (EventTime) einer Aufgabe mit ihrem „Compliance-Fälligkeitsdatum“. Es erhält den Wert „wahr“, wenn die Aufgabe am oder vor dem Fälligkeitsdatum abgeschlossen wurde, andernfalls „falsch“.

Das Kennzeichen vereinfacht die Überwachung der Compliance und die Berechnung von Kennzahlen. Durch Filtern und Aggregieren lassen sich damit die „Abschlussquote verpflichtender Aufgaben“ und die „Compliance-Quote bei Unterlagen“ ermitteln. Auf einen Blick sehen Sie, ob Compliance-Fristen eingehalten werden.

Das Attribut zeigt eindeutig an, ob Compliance-Vorgaben eingehalten wurden. So lassen sich fristgebundene Aufgaben einfacher analysieren und überwachen.

Das Attribut wird bei der Datentransformation berechnet, indem für relevante Aktivitäten die EventTime mit dem ComplianceDueDate verglichen wird.

Diese Kennzahl auf Case-Ebene gibt den Zeitunterschied zwischen dem ersten und dem letzten Ereignis eines Onboarding-Cases an. Sie zeigt, wie lange ein neuer Mitarbeitender insgesamt den Onboarding-Prozess durchläuft.

Das Attribut misst direkt die Kennzahl „Gesamtdurchlaufzeit des Onboardings“ und ist ein wichtiger Indikator für die Prozesseffizienz. In übergeordneten Dashboards können Sie damit die Entwicklung der Leistung verfolgen und die Effizienz verschiedener Abteilungen, Regionen oder einstellender Führungskräfte vergleichen.

Diese zentrale Kennzahl misst die Effizienz des gesamten Onboarding-Prozesses vom Anfang bis zum Ende.

Die Berechnung erfolgt bei der Datentransformation auf Case-Ebene. Für jeden OnboardingCase wird der früheste Timestamp vom spätesten Timestamp abgezogen.

Dieses berechnete Attribut kennzeichnet Fälle, in denen eine Aufgabe wiederholt oder eine Korrekturschleife durchlaufen wird, etwa wenn der Schritt „HR-Profil erstellt“ erneut gestartet wird. In der Regel wird es aus wiederkehrenden Aktivitätsmustern innerhalb desselben Cases abgeleitet.

Das Kennzeichen „IsRework“ ist für die Qualitätsanalyse wichtig. Es quantifiziert Nacharbeitsschleifen und unterstützt die Berechnung der Kennzahl „Nacharbeitsquote bei HR-Profilen“. Wenn Sie Nacharbeit erkennen und messen, können Sie Schwachstellen im Prozess, Probleme mit der Datenqualität und Schulungsbedarf gezielt ermitteln.

Das Attribut kennzeichnet wiederholte Arbeit und macht so Ineffizienzen und Qualitätsprobleme messbar. Dadurch können Sie Verbesserungsmaßnahmen gezielt ausrichten.

Das Attribut wird bei der Datentransformation berechnet. Dazu werden bestimmte Nacharbeitsmuster im Event Log definiert und erkannt, zum Beispiel Aktivität A -> Aktivität B -> Aktivität A.

Dieses Attribut enthält den Namen des neuen Mitarbeitenden. Für statistische Analysen wird es aus Datenschutzgründen meist nicht verwendet, für den operativen Support und die Fallbearbeitung ist es jedoch sehr hilfreich.

In Dashboards wie „Übersicht zum Onboarding-Status neuer Mitarbeitender“ können Führungskräfte und HR-Mitarbeitende anhand des Namens schnell erkennen, welche Person zu einem Case gehört. So lassen sich die Daten leichter aufrufen und für die Bearbeitung einzelner Onboarding-Prozesse verwenden.

Das Attribut liefert eine leicht verständliche Kennung für einzelne Cases. Das ist für die operative Überwachung und gezielte Maßnahmen hilfreich.

In Workday ist dies ein Standardfeld des Pre-Hire- oder Worker-Objekts.

Dieses Attribut gibt an, welcher Recruiter vor Beginn des Onboardings für die Bewerberin oder den Bewerber verantwortlich war. Zu Beginn des Onboardings kann es Übergabeaufgaben zwischen Recruiting und HR geben.

Für den Prozess nach der Einstellung ist diese Information weniger zentral. Eine Analyse nach Recruiter kann jedoch Probleme an der Schnittstelle zwischen Recruiting und Onboarding sichtbar machen. So lässt sich feststellen, ob Bewerberinnen und Bewerber bestimmter Recruiter reibungsloser ins Unternehmen starten.

Das Attribut verknüpft den Onboarding-Prozess mit der vorangehenden Recruiting-Phase. So lassen sich die Übergabe und der gesamte Talent-Acquisition-Prozess analysieren.

Diese Information ist in Workday Recruiting üblicherweise in der Stellenausschreibung oder im Bewerberprofil hinterlegt.

Dieses Attribut gibt die Stadt, das Land oder das Büro an, an dem der neue Mitarbeitende arbeiten wird. Je nach geografischem Standort können sich Onboarding-Prozesse aufgrund unterschiedlicher gesetzlicher Vorgaben, der Büroorganisation oder regionaler Richtlinien deutlich unterscheiden.

Der Standort bietet eine geografische Dimension für die Analyse. Damit können Sie die Effizienz des Onboardings an verschiedenen Standorten vergleichen, regionale Engpässe erkennen und die Einhaltung lokaler Vorschriften sicherstellen. Für international tätige Unternehmen ist das besonders wichtig.

Damit können Sie Onboarding-Prozesse an verschiedenen Standorten oder in unterschiedlichen Ländern geografisch vergleichen und regionale Abweichungen erkennen.

Diese Angabe ist in Workday in den Positionsdaten oder den Daten der Stellenausschreibung hinterlegt.