Ihr Datentemplate für den Record-to-Report-Prozess: Periodenabschluss und Abstimmung

SAP S/4HANA
Ihr Datentemplate für den Record-to-Report-Prozess: Periodenabschluss und Abstimmung

Ihr Datentemplate für den Record-to-Report-Prozess: Periodenabschluss und Abstimmung

Dieses Template enthält eine umfassende Anleitung zur Erfassung der Daten, die Sie für die Analyse Ihres Record-to-Report-Prozesses für Periodenabschluss und Abstimmung benötigen. Es beschreibt wichtige Datenattribute und Prozessaktivitäten und enthält detaillierte Hinweise zur Datenextraktion. Verwenden Sie diese Ressource, um Ihre Datenvorbereitung zu vereinfachen und mit Process Mining zu beginnen.
  • Empfohlene zu erfassende Attribute
  • Wichtige Aktivitäten für die Prozessanalyse
  • Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Datenextraktion
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute für den Record-to-Report-Prozess: Periodenabschluss und Abstimmung

Diese Datenfelder sollten Sie in Ihr Event Log aufnehmen, um den Record-to-Report-Prozess für Periodenabschluss und Abstimmung umfassend zu analysieren.
3 Erforderlich 7 Empfohlen 11 Optional
Name Beschreibung
Finanzperiode
FinancialPeriod
Eine eindeutige Kennung für den Finanzberichtszyklus, etwa „2023-12“ für Dezember 2023. Sie dient als Case für den Periodenabschluss.
Beschreibung

Die Finanzperiode ist die zentrale Case-Kennung, unter der alle Aktivitäten zum Abschluss der Bücher für einen bestimmten Zeitraum zusammengefasst werden, üblicherweise für einen Kalendermonat oder eine Geschäftsperiode. Jede Finanzperiode steht für einen vollständigen Durchlauf des Periodenabschlusses.

In der Process-Mining-Analyse lässt sich mit diesem Attribut der gesamte Ablauf eines Periodenabschlusses vom Start bis zur endgültigen Berichterstattung verfolgen. Es dient dazu, Durchlaufzeiten verschiedener Perioden zu vergleichen, häufige Prozesspfade zu ermitteln und Unterschiede zwischen monatlichen, quartalsweisen und jährlichen Abschlussverfahren zu analysieren. Wird jede Periode als Case betrachtet, können Analysten die Leistung im Zeitverlauf messen und systemische Engpässe aufdecken.

Warum das wichtig ist

Diese zentrale Case-Kennung bildet die Grundlage der Analyse. Sie ermöglicht den Vergleich der Leistung beim Periodenabschluss im Zeitverlauf und hilft, Trends oder wiederkehrende Probleme zu erkennen.

Woher beziehen

Abgeleitet aus den Feldern Geschäftsjahr (GJAHR) und Buchungsperiode (MONAT) in den Kopfdaten der Finanzbelege, üblicherweise aus Tabellen wie BKPF.

Beispiele
2023-122024-032024-Q1
Aktivität
ActivityName
Die Bezeichnung eines bestimmten Arbeitsschritts oder einer Aufgabe im Periodenabschluss, etwa „Nachträgliche Buchung erfasst“ oder „Buchungsperiode geschlossen“.
Beschreibung

Dieses Attribut steht für ein einzelnes Event oder eine Aufgabe im durchgängigen Prozess für Periodenabschluss und Abstimmung. Aktivitäten bilden die Bausteine der Prozesslandkarte und zeigen die Reihenfolge der ausgeführten Arbeitsschritte. Sie werden häufig aus einer Kombination von Transaktionscodes, Belegarten oder Statusänderungen in SAP S/4HANA abgeleitet.

Die Analyse von Aktivitäten ist eine Grundlage für Process Mining. Sie hilft, den Prozessfluss zu visualisieren, Abweichungen vom Standardverfahren zu erkennen, Engpässe mit überlangen Aktivitäten aufzudecken und Häufigkeit sowie Reihenfolge von Aufgaben zu verstehen. Das ist wichtig für Dashboards wie „Variantenanalyse des Periodenabschlusses“ und „Aktueller Status des Periodenabschlusses“.

Warum das wichtig ist

Legt die Prozessschritte fest und bildet die Grundlage der Prozesslandkarte. So lassen sich Prozessfluss, Abweichungen und Engpässe analysieren.

Woher beziehen

Abgeleitet aus verschiedenen Quellen, etwa Transaktionscodes (TCODE), Belegarten (BLART) oder Statusfeldern in Tabellen zu Aufgaben des Finanzabschlusses (z. B. aus SAP Financial Closing Cockpit).

Beispiele
Buchungsperiode geöffnetKontenabstimmung gestartetFinanzberichte erstelltKonzerninterne Abstimmung gestartet
Startzeit
EventTime
Der Timestamp, der angibt, wann eine bestimmte Aktivität begonnen oder im System erfasst wurde.
Beschreibung

Die Ereigniszeit erfasst das genaue Datum und die Uhrzeit einer Aktivität. Bei Finanzbuchungen ist dies häufig der Erstellungszeitpunkt (CPUTM) oder das Buchungsdatum (BUDAT) eines Belegs. Bei Statusänderungen oder Aufgaben ist es der Timestamp, zu dem die Änderung protokolliert wurde.

Dieses Attribut ist entscheidend für die chronologische Sortierung von Aktivitäten und bildet die Grundlage aller zeitbasierten Analysen. Es dient dazu, Durchlaufzeiten zwischen Aktivitäten, die Dauer einzelner Aufgaben und die Gesamtdauer des durchgängigen Prozesses zu berechnen. Es unterstützt direkt KPIs wie die durchschnittliche Durchlaufzeit des Periodenabschlusses und die durchschnittliche Freigabezeit für Abstimmungen.

Warum das wichtig ist

Dieser erforderliche Timestamp ermöglicht die chronologische Sortierung von Events und bildet die Grundlage für alle Berechnungen von Dauer und Leistung.

Woher beziehen

Die Daten stammen aus Timestamp-Feldern wie Erstellungsdatum (CPUDT) und Erstellungszeit (CPUTM) in Tabellen wie BKPF oder aus Änderungsdatumsfeldern in verschiedenen Statustabellen (z. B. CDHDR, CDPOS).

Beispiele
2023-12-28T09:15:30Z2024-01-02T14:00:12Z2024-01-05T11:21:00Z
Abstimmungsstatus
ReconciliationStatus
Der Status einer Kontoabstimmung, zum Beispiel „Offen“, „In Bearbeitung“ oder „Genehmigt“.
Beschreibung

Dieses Attribut erfasst den Stand einer Abstimmung für ein bestimmtes Konto oder eine bestimmte Aufgabe. Es zeigt an, ob die Abstimmung begonnen, zur Prüfung eingereicht, genehmigt oder abgelehnt wurde. Statusänderungen sind wichtige Ereignisse im Prozess.

Das Dashboard „Analyse der Nacharbeit bei Abstimmungen“ basiert auf diesem Attribut. Anhand der Statusfolge lässt sich erkennen, ob auf den Status „Genehmigt“ weitere Korrekturen folgen, was auf Nacharbeit hindeutet. Außerdem unterstützt das Attribut die Kennzahl „Abstimmungsquote beim ersten Durchlauf“: Sie zeigt, welche Abstimmungen ohne vorherige Ablehnung oder Wiedereröffnung genehmigt werden.

Warum das wichtig ist

Erfasst Fortschritt und Ergebnis von Abstimmungsaufgaben. So lassen sich Nacharbeit erkennen, Genehmigungsquoten messen und Engpässe analysieren.

Woher beziehen

Diese Informationen sind in der Regel in Tabellen des verwendeten Abstimmungstools gespeichert, etwa im SAP Financial Closing cockpit oder in SAP Account Substantiation and Automation von BlackLine.

Beispiele
Nicht begonnenIn VorbereitungGenehmigtAbgelehnt
Belegnummer
DocumentNumber
Die eindeutige Kennung eines Finanzbelegs, zum Beispiel eines Buchungssatzes.
Beschreibung

SAP weist jeder Finanzbuchung eine eindeutige Belegnummer zu. Sie dient als zentraler Referenzschlüssel, um einzelne Transaktionen im Abschlussprozess nachzuverfolgen und zu prüfen.

Die Belegnummer ist selbst keine Case-ID, stellt aber eine wichtige Verbindung zum Quellsystem her. Analysten können damit aus einer Process-Mining-Ansicht zu den Details der jeweiligen Transaktion in SAP S/4HANA wechseln und die Ursachen eines Problems untersuchen. Besonders hilfreich ist sie bei der Prüfung bestimmter Korrekturbuchungen oder Abstimmungsbuchungen.

Warum das wichtig ist

Stellt eine direkte Referenz zur zugrunde liegenden Transaktion in SAP bereit. So können Sie vom Prozessmodell aus einfach zu den Details wechseln und die Prüfung nachvollziehbar dokumentieren.

Woher beziehen

Zu finden in der Belegkopftabelle BKPF (Feld BELNR) und in Einzelpostentabellen wie BSEG oder ACDOCA.

Beispiele
100000045190000001300000023
Buchungskreis
CompanyCode
Eine eindeutige Kennung für eine rechtliche Einheit oder ein Unternehmen innerhalb der SAP-Organisation.
Beschreibung

Der Buchungskreis ist eine eigenständige Rechnungslegungseinheit innerhalb eines Unternehmens, für die ein vollständiger, in sich geschlossener Kontensatz geführt werden kann. Alle Aktivitäten des Periodenabschlusses werden auf Buchungskreisebene ausgeführt.

Der Buchungskreis ist eine grundlegende organisatorische Dimension für die Finanzanalyse. Mit Process Mining können Sie den Periodenabschluss verschiedener Rechtsträger vergleichen. Das Dashboard „Variantenanalyse des Periodenabschlusses“ verwendet den Buchungskreis, um Abweichungen zu erkennen und die Standardisierung der Abschlussverfahren voranzutreiben.

Warum das wichtig ist

Der Buchungskreis liefert einen wichtigen organisatorischen Kontext. So lassen sich Prozesse verschiedener Rechtsträger vergleichen, um Abweichungen und bewährte Vorgehensweisen zu erkennen.

Woher beziehen

Der Buchungskreis ist in nahezu allen Finanztabellen in SAP enthalten, insbesondere in der Kopftabelle BKPF (Feld BUKRS).

Beispiele
10001710US01DE01
Endzeit
EndTime
Der Timestamp, der angibt, wann eine Aktivität abgeschlossen wurde.
Beschreibung

Die Endzeit kennzeichnet den Abschluss einer Aufgabe. Bei sofort abgeschlossenen Events im System kann sie mit der Startzeit übereinstimmen. Bei Aktivitäten mit messbarer Dauer gibt sie den Zeitpunkt des Abschlusses an.

Zusammen mit der Startzeit ist dieses Attribut entscheidend, um die ProcessingTime jeder Aktivität zu berechnen. Das ist eine wichtige Grundlage für die Leistungsanalyse, das Erkennen von Engpässen und die Optimierung der Ressourcenzuteilung. Dashboards wie „Effizienz der Ressourcenzuteilung“ sind auf genaue Endzeiten angewiesen, um zu berechnen, wie lange Benutzer für Aufgaben benötigen.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Berechnung der Aktivitätsdauer (Verarbeitungszeit). Das ist entscheidend, um Leistungsengpässe zu erkennen und die Effizienz zu analysieren.

Woher beziehen

Wie die Startzeit kann auch dieser Wert aus verschiedenen Timestamp-Feldern stammen. Bei manchen Aktivitäten entspricht er der Startzeit. Bei anderen kann er aus einem separaten Feld für das Abschluss- oder Änderungsdatum in Anwendungstabellen oder Änderungsprotokollen (CDHDR, CDPOS) stammen.

Beispiele
2023-12-28T09:16:10Z2024-01-02T17:30:00Z2024-01-05T11:21:00Z
Geplantes Abschlussdatum
TargetCompletionDate
Das geplante Datum oder die Frist für den Abschluss einer wichtigen Aktivität, zum Beispiel die Erstellung des Jahresabschlusses.
Beschreibung

Das geplante Abschlussdatum bezeichnet die interne oder externe Frist für einen bestimmten Meilenstein im Periodenabschluss. Bis zu diesem Datum soll eine Aufgabe abgeschlossen sein.

Dieses Attribut ist wichtig, um die Einhaltung des Zeitplans und die Leistung im Vergleich zu Fristen zu messen. Es bildet die Grundlage für das Dashboard „Einhaltung der Berichtstermine“ und die Kennzahl „Pünktlichkeitsquote des Jahresabschlusses“. Beide vergleichen das geplante Datum mit ActualCompletionDate. Die Analyse von Abweichungen hilft Unternehmen, ihre Fähigkeit zum fristgerechten Abschluss besser zu verstehen und zu verbessern.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Analyse der Termintreue und hilft, die pünktliche Erledigung wichtiger Abschlussaktivitäten zu messen und zu verbessern.

Woher beziehen

Diese Daten befinden sich häufig in einem Aufgabenverwaltungs- oder Planungssystem, etwa im SAP Financial Closing cockpit. Dort werden Abschlussaufgaben mit geplanten Enddaten definiert.

Beispiele
2024-01-05T23:59:59Z2024-04-04T23:59:59Z2024-07-05T23:59:59Z
Sachkontonummer
GlAccountNumber
Die Kennung eines bestimmten Kontos im Hauptbuch.
Beschreibung

Die Sachkontonummer identifiziert einzelne Konten, auf denen Finanztransaktionen wie Bargeld, Verbindlichkeiten oder Umsatzerlöse erfasst werden. Viele Aktivitäten zum Periodenende, etwa Abstimmungen und Korrekturbuchungen, beziehen sich direkt auf bestimmte Sachkonten.

Dieses Attribut ist für eine detaillierte Analyse der Finanzprozesse unverzichtbar. Das Dashboard „Analyse der Korrekturbuchungen“ zeigt damit die Anzahl der Korrekturen je Konto und hilft, problematische Bereiche zu erkennen. Auch die Kennzahl „Durchschnittliche Abstimmungsdauer je Sachkonto“ greift auf dieses Attribut zurück, um Verzögerungen bei bestimmten Konten aufzudecken.

Warum das wichtig ist

Verknüpft Prozessaktivitäten mit bestimmten Finanzkonten. So lassen sich Abstimmungen und Buchungssätze detailliert analysieren und die Ursachen von Problemen ermitteln.

Woher beziehen

Zu finden in den Einzelpostentabellen für Finanzbelege, vor allem in BSEG (Feld HKONT) oder in der universellen Journaltabelle ACDOCA von S/4HANA.

Beispiele
113100004000000073000000
Verantwortlicher Benutzer
ResponsibleUser
Die Benutzer-ID der Person, die die Aktivität ausgeführt hat oder für die Aufgabe verantwortlich ist.
Beschreibung

Dieses Attribut identifiziert die Mitarbeitenden, die eine bestimmte Aufgabe ausgeführt haben, etwa einen Buchungssatz zu buchen oder eine Abstimmung freizugeben. Die Benutzer-ID wird üblicherweise in Systemprotokollen und Belegköpfen erfasst.

Die Analyse nach Benutzern ist wichtig, um die Arbeitsverteilung, die individuelle Leistung und den Schulungsbedarf zu verstehen. Das Dashboard „Effizienz der Ressourcenzuteilung“ verwendet dieses Attribut direkt, um Verarbeitungszeiten von Aktivitäten nach Benutzern darzustellen. Es kann außerdem Automatisierungsmöglichkeiten aufzeigen, indem es wiederkehrende Aufgaben hervorhebt, die von vielen Benutzern ausgeführt werden.

Warum das wichtig ist

Ordnet Prozessaktivitäten den Personen zu, die sie ausgeführt haben. So lassen sich Arbeitslasten analysieren, Ressourcen optimieren und Leistungen steuern.

Woher beziehen

Häufig zu finden in Belegkopftabellen wie BKPF (Feld USNAM, Benutzername) oder in Änderungsbelegtabellen wie CDHDR (Feld USERNAME).

Beispiele
ABROWNCSMITHDJOHNSON
Belegbetrag
DocumentAmount
Der Gesamtwert der Finanzbuchung in der Belegwährung.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt den Geldwert eines Finanzbelegs an. Bei Korrekturen zum Periodenende kann es sich um den Betrag der gebuchten Rückstellung oder Korrektur handeln.

Die Analyse des Betrags hilft bei der Wesentlichkeitsbeurteilung. Analysten können Korrekturbuchungen mit hohem Wert vorrangig untersuchen, da sie ein größeres finanzielles Risiko darstellen können. Außerdem lässt sich die Prozessübersicht auf Transaktionen oberhalb eines bestimmten Schwellenwerts filtern. So konzentriert sich die Ansicht auf die wesentlichen Aktivitäten.

Warum das wichtig ist

Ergänzt die Analyse um eine finanzielle Dimension. So lassen sich Probleme nach finanzieller Auswirkung und Wesentlichkeit priorisieren.

Woher beziehen

Dieser Wert muss in der Regel aus Einzelpostentabellen wie BSEG oder ACDOCA aggregiert werden (Feld WRBTR, Betrag in Belegwährung).

Beispiele
15000.00250.75-500.00
Belegwährung
DocumentCurrency
Der Währungscode für die Beträge im Finanzbeleg.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt an, in welcher Währung die Transaktion erfasst wurde, zum Beispiel USD, EUR oder JPY. Es liefert den notwendigen Kontext für das Attribut DocumentAmount.

In international tätigen Unternehmen kann die Analyse nach Währung wichtig sein. Sie stellt sicher, dass Geldbeträge korrekt interpretiert werden, und ist Voraussetzung für die Umrechnung in eine einheitliche Berichtswährung bei aggregierten Auswertungen. Ohne diesen Kontext lassen sich Werte von DocumentAmount nicht sinnvoll vergleichen oder summieren.

Warum das wichtig ist

Liefert den notwendigen Kontext für Geldbeträge, damit diese korrekt interpretiert werden, insbesondere bei mehreren Währungen.

Woher beziehen

Zu finden in der Belegkopftabelle BKPF (Feld WAERS).

Beispiele
USDEURJPY
Buchungsart
JournalEntryType
Die Art des gebuchten Finanzbelegs. Sie unterscheidet beispielsweise Standardbuchungen, Rückstellungen und Korrekturen.
Beschreibung

Die Buchungsart, in der SAP als Belegart bezeichnet, ist ein Schlüssel zur Klassifizierung von Buchhaltungsbelegen. Sie legt fest, welche Kontenarten bebucht werden können, und unterscheidet Geschäftsvorfälle wie eine Lieferantenrechnung (KR), eine Hauptbuchbuchung (SA) oder eine Kundenzahlung (DZ).

Beim Periodenabschluss ist dieses Attribut entscheidend, um bestimmte Aktivitätstypen gezielt zu untersuchen. So können Analysten beispielsweise Korrekturbuchungen herausfiltern und damit das Dashboard „Analyse der Korrekturbuchungen“ sowie die Kennzahl „Anzahl der Korrekturbuchungen“ unterstützen. Das Attribut hilft außerdem bei der Berechnung der „Quote manueller Buchungen“.

Warum das wichtig ist

Kategorisiert Finanztransaktionen und ermöglicht es, bestimmte Buchungsarten wie manuelle Korrekturen gezielt zu analysieren. Diese sind für einen reibungslosen Periodenabschluss besonders wichtig.

Woher beziehen

Standardfeld in der Belegkopftabelle BKPF (Feld BLART).

Beispiele
SAKRAB
Durchlaufzeit des Periodenabschlusses
PeriodCloseCycleTime
Die gesamte Dauer eines Finanzperiodenabschlusses, von der ersten bis zur letzten Aktivität.
Beschreibung

Diese Kennzahl gibt die End-to-End-Dauer des Periodenabschlusses für einen einzelnen Case (Finanzperiode) an. Sie wird berechnet, indem der Timestamp der ersten Aktivität innerhalb der Periode vom Timestamp der letzten Aktivität abgezogen wird.

Sie ist eine zentrale Leistungskennzahl und bildet die Grundlage für das Dashboard „Überblick über die Durchlaufzeit des Periodenabschlusses“ sowie die Kennzahl „Durchschnittliche Durchlaufzeit des Periodenabschlusses“. Damit lässt sich die Gesamteffizienz und Geschwindigkeit des Abschlussprozesses auf hoher Ebene messen. Außerdem können Sie Zeiträume vergleichen und Buchungskreise miteinander benchmarken.

Warum das wichtig ist

Dient als zentrale Kennzahl für die Gesamtdauer des Prozesses und ermöglicht es, Effizienzsteigerungen im Zeitverlauf auf hoher Ebene zu verfolgen.

Woher beziehen

Auf Case-Ebene berechnet: MAX(EventTime) - MIN(EventTime) für jede FinancialPeriod.

Beispiele
P5D10H30MP7D2HP6D
Ist automatisiert
IsAutomated
Ein boolesches Kennzeichen, das angibt, ob die Aktivität von einem Systembenutzer oder einem automatisierten Prozess ausgeführt wurde.
Beschreibung

Dieses Kennzeichen unterscheidet manuell von einem menschlichen Benutzer ausgeführte Aufgaben und automatisch vom System ausgeführte Aufgaben. Dazu zählen beispielsweise ein geplanter Stapelverarbeitungsauftrag zur Währungsbewertung oder automatische Ausgleichsläufe. Das Kennzeichen wird in der Regel anhand der ID von ResponsibleUser abgeleitet, etwa wenn der Benutzer „SAP_BATCH“ heißt, oder anhand des TransactionCode.

Das Attribut ist wichtig, um den Automatisierungsgrad des Abschlussprozesses zu verstehen. Es zeigt Möglichkeiten für weitere Automatisierung auf, indem es manuelle Aufgaben mit hohem Volumen hervorhebt. Bei der Ursachenanalyse hilft es außerdem festzustellen, ob Engpässe bei manuellen oder automatisierten Schritten auftreten.

Warum das wichtig ist

Unterscheidet zwischen Aktivitäten von Personen und Systemen. Das ist wichtig, um Automatisierungsmöglichkeiten zu erkennen und die Effizienz beider Bereiche zu analysieren.

Woher beziehen

Dies ist ein abgeleitetes Attribut, das häufig auf einer Regel für das Feld „ResponsibleUser“ basiert. Dabei wird beispielsweise geprüft, ob die Benutzer-ID zu einem System- oder Stapelverarbeitungsbenutzer wie „BATCHUSER“ gehört. Alternativ kann der Transaktionscode herangezogen werden.

Beispiele
truefalse
Ist Nacharbeit bei Abstimmungen
IsReconciliationRework
Ein boolesches Kennzeichen, das den Wert „wahr“ hat, wenn auf eine Abstimmungsaktivität eine Ablehnung oder weitere Korrekturen folgen.
Beschreibung

Dieses berechnete Attribut erkennt Nacharbeit im Teilprozess der Abstimmung. Es kennzeichnet Aktivitäten oder Cases, bei denen eine Abstimmung abgelehnt, nach der Einreichung wieder geöffnet oder nach dem vermeintlichen Abschluss für ein Sachkonto noch eine Korrekturbuchung vorgenommen wurde.

Das Kennzeichen wurde speziell für das Dashboard „Analyse der Nacharbeit bei Abstimmungen“ und die Kennzahl „Nacharbeitsquote bei Abstimmungen“ entwickelt. Es überführt komplexe Prozessabfolgen in ein einfaches, messbares Attribut, das den Umfang der Nacharbeit beziffert. So können Teams gezielt die Qualität beim ersten Durchlauf verbessern.

Warum das wichtig ist

Beziffert Nacharbeit direkt, eine wichtige Form von Prozessineffizienz. So lassen sich Qualität und Verbesserungsmaßnahmen bei Abstimmungen gezielt analysieren.

Woher beziehen

Wird anhand der Aktivitätsabfolge berechnet. Das Kennzeichen erhält beispielsweise den Wert „wahr“, wenn auf „Abstimmung genehmigt“ im selben Zeitraum für dasselbe Sachkonto „Korrekturbuchung gebucht“ folgt.

Beispiele
truefalse
Ist termingerecht
IsOnTime
Ein boolesches Kennzeichen, das den Wert „wahr“ hat, wenn ein Meilenstein am oder vor dem geplanten Datum abgeschlossen wurde.
Beschreibung

Dieses Attribut zeigt mit einem einfachen Ja-Nein-Ergebnis an, ob ein Termin eingehalten wurde. Es wird berechnet, indem für einen bestimmten Meilenstein, etwa die Genehmigung des Jahresabschlusses, ActualCompletionDate mit TargetCompletionDate verglichen wird.

Es bildet die Grundlage für die Kennzahl „Pünktlichkeitsquote des Jahresabschlusses“. Der Vergleich von Datumswerten wird in einen klaren Status „termingerecht“ oder „verspätet“ überführt, der sich in Dashboards und Berichten leicht darstellen lässt. So können Sie die Wirksamkeit von Maßnahmen zur Beschleunigung des Abschlusses messen.

Warum das wichtig ist

Vereinfacht die Analyse der Termintreue zu einem eindeutigen Ergebnis und erleichtert es, die pünktliche Erledigung zu verfolgen und zu berichten.

Woher beziehen

Berechnetes Feld: ActualCompletionDate <= TargetCompletionDate.

Beispiele
truefalse
Letzte Datenaktualisierung
LastDataUpdate
Der Timestamp, der angibt, wann die Daten zuletzt aktualisiert oder aus dem Quellsystem extrahiert wurden.
Beschreibung

Dieses Attribut erfasst Datum und Uhrzeit der letzten Datenextraktion. Es gibt Aufschluss darüber, wie aktuell die im Process-Mining-Tool analysierten Daten sind.

Es dient vor allem der Data Governance und der Information der Benutzer. Dashboard-Betrachter sehen, wie aktuell die Analyse ist. Das ist besonders wichtig bei Dashboards zur Überwachung nahezu in Echtzeit, etwa „Aktueller Status des Periodenabschlusses“. So können Benutzer einschätzen, ob die angezeigten Daten von heute, gestern oder der Vorwoche stammen.

Warum das wichtig ist

Informiert Benutzer über die Aktualität der Daten und zeigt, wie aktuell die Erkenntnisse zum Prozess sind.

Woher beziehen

Diese Metadaten werden vom Datenextraktions- oder ETL-Tool bei der Ausführung erstellt und mit einem Timestamp versehen.

Beispiele
2024-06-10T08:00:00Z2024-06-09T08:00:00Z
Quellsystem
SourceSystemId
Kennung der SAP-S/4HANA-Instanz oder des Mandanten, aus dem die Daten extrahiert wurden.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt das Ursprungssystem der Daten an. In Umgebungen mit mehreren SAP-Instanzen, etwa für verschiedene Regionen oder Geschäftseinheiten, ist dieses Feld entscheidend, um die Datenquellen voneinander zu unterscheiden.

Es dient vor allem der Data Governance, der Prüfung und der Sicherstellung der Datenintegrität. In der Analyse kann es als Filter verwendet werden, um Prozesse aus verschiedenen Quellsystemen zu vergleichen, wenn diese in einem Process-Mining-Modell zusammengeführt werden.

Warum das wichtig ist

Liefert wichtige Informationen zur Datenherkunft und zum Kontext. So bleibt nachvollziehbar, woher die Daten stammen, insbesondere in Umgebungen mit mehreren Systemen.

Woher beziehen

Dabei handelt es sich üblicherweise um Metadaten, die während der Datenextraktion ergänzt werden. Sie stammen häufig aus der System-ID (SY-SYSID) oder dem Mandanten (SY-MANDT) in SAP.

Beispiele
S4H_PROD_100S4H_QAS_200ECC_LEGACY_001
Tatsächliches Abschlussdatum
ActualCompletionDate
Das tatsächliche Datum, an dem eine wichtige Aktivität oder der gesamte Periodenabschluss abgeschlossen wurde.
Beschreibung

Dieses Attribut erfasst das tatsächliche Abschlussdatum eines wichtigen Meilensteins. Es entspricht dem Timestamp der endgültigen Genehmigung des Jahresabschlusses oder der Schließung der Buchungsperiode.

Es ist das Gegenstück zu TargetCompletionDate und unverzichtbar, um die Termintreue zu messen. Das Dashboard „Einhaltung der Berichtstermine“ und die Kennzahl „Pünktlichkeitsquote des Jahresabschlusses“ vergleichen direkt das tatsächliche mit dem geplanten Datum, um Abweichungen und Termintreue zu berechnen.

Warum das wichtig ist

Gibt den tatsächlichen Zeitpunkt wichtiger Meilensteine an. So lassen sich die Leistung im Vergleich zu geplanten Fristen messen und Verzögerungen analysieren.

Woher beziehen

Abgeleitet aus der EventTime der letzten Aktivität einer Abfolge, zum Beispiel „Jahresabschluss genehmigt“ oder „Buchungsperiode geschlossen“.

Beispiele
2024-01-06T10:00:00Z2024-04-05T17:00:00Z2024-07-04T11:00:00Z
Transaktionscode
TransactionCode
Der SAP-Transaktionscode (T-Code), mit dem die Aktivität ausgeführt wird.
Beschreibung

Ein Transaktionscode ist eine Abkürzung, mit der sich eine bestimmte Funktion oder ein Programm in SAP aufrufen lässt. FB01 dient beispielsweise zum Buchen eines Belegs, FAGLB03 zum Anzeigen von Sachkontensalden. Der T-Code gibt oft einen eindeutigen technischen Hinweis darauf, welche Aktivität ausgeführt wurde.

Dieses Attribut hilft bei der Definition von Aktivitäten im Prozessmodell. Es ermöglicht eine zuverlässige Unterscheidung zwischen automatisierten und manuellen Aktivitäten und zeigt, wie eine Aufgabe im System ausgeführt wurde. Die Analyse von T-Codes kann nicht standardisierte oder ineffiziente Vorgehensweisen aufdecken.

Warum das wichtig ist

Zeigt auf technischer Systemebene, wie eine Aktivität ausgeführt wurde. Das ist hilfreich, um manuelle und automatisierte Schritte sowie nicht standardisierte Verfahren zu erkennen.

Woher beziehen

Zu finden in der Belegkopftabelle BKPF (Feld TCODE) oder in Änderungsbelegprotokollen.

Beispiele
FB01FAGL_FCVF.13
Erforderlich Empfohlen Optional

Aktivitäten im Record-to-Report-Prozess: Periodenabschluss und Abstimmung

Diese wichtigen Prozessschritte und Meilensteine sollten Sie in Ihrem Event Log erfassen, um den Prozess präzise zu entdecken und zu optimieren.
7 Empfohlen 7 Optional
Aktivität Beschreibung
Buchungsperiode geöffnet
Damit beginnt die Finanzperiode: Die Buchungsperioden werden für die Erfassung von Transaktionen geöffnet. Diese explizite, protokollierte Konfigurationsänderung nimmt ein Finanzadministrator in SAP vor. Sie ermöglicht Buchungen für die neue Periode.
Warum das wichtig ist

Diese Aktivität ist das zentrale Start-Event des Periodenabschlusses. Sie ermöglicht eine genaue Messung der gesamten Durchlaufzeit und bildet einen klaren Ausgangspunkt für die Prozessanalyse.

Woher beziehen

Dieses Event wird aus Änderungsbelegen erfasst (Tabellen CDHDR und CDPOS), in denen Änderungen an der Buchungsperiodentabelle T001B protokolliert werden. Die Änderung erfolgt üblicherweise über die Transaktion OB52.

Erfassung

Filtern Sie die Änderungsprotokolle für Tabelle T001B nach dem betreffenden Geschäftsjahr und der Buchungsperiode.

Ereignistyp explicit
Buchungsperiode geschlossen
Dies ist die letzte Aktivität im Zyklus. Dabei wird die Buchungsperiode offiziell geschlossen, um weitere Transaktionen zu verhindern. So bleibt die Datenintegrität der endgültigen Finanzberichte gewahrt.
Warum das wichtig ist

Diese Aktivität ist das eindeutige End-Event des Prozesses. Sie ist entscheidend, um die gesamte Durchlaufzeit des Periodenabschlusses zu berechnen und Trends beim Prozessabschluss zu analysieren.

Woher beziehen

Wie beim Öffnen einer Periode wird dieses Event aus Änderungsbelegen erfasst (Tabellen CDHDR und CDPOS), in denen Aktualisierungen der Buchungsperiodentabelle T001B über die Transaktion OB52 protokolliert werden.

Erfassung

Filtern Sie die Änderungsprotokolle für Tabelle T001B, um den Abschluss des betreffenden Geschäftsjahres und der Buchungsperiode zu ermitteln.

Ereignistyp explicit
Finanzberichte erstellt
Diese Aktivität kennzeichnet die Erstellung der offiziellen Finanzberichte, etwa der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung. Sie bildet den Abschluss der Periodenabschluss- und Konsolidierungsprozesse.
Warum das wichtig ist

Dies ist ein wichtiger Meilenstein im Record-to-Report-Zyklus. Der Zeitpunkt ist entscheidend, um Berichtsfristen einzuhalten und Stakeholder rechtzeitig zu informieren.

Woher beziehen

Am besten lässt sich das Event mit einem Tool für das Finanzabschlussmanagement wie SAP Financial Closing Cockpit erfassen, in dem es als explizite Aufgabe geführt wird. Andernfalls muss es aus Berichtserstellungsprotokollen oder den Timestamps der Dateierstellung abgeleitet werden.

Erfassung

Verfolgen Sie den Abschlussstatus der Aufgabe „Finanzberichte erstellen“ in einem Closing-Tool oder analysieren Sie die Berichtsausführungsprotokolle.

Ereignistyp inferred
Kontenabstimmung freigegeben
Diese Aktivität kennzeichnet die endgültige Freigabe einer Hauptbuchkontenabstimmung. Sie bestätigt, dass der Saldo belegt und alle Probleme behoben wurden. Das Event wird anhand einer Statusänderung zu „Genehmigt“ in einem Abstimmungstool abgeleitet.
Warum das wichtig ist

Dieser Meilenstein markiert den Abschluss einer wichtigen Kontrollaktivität. Die Überwachung der Freigabezeiten hilft, Engpässe im Prüfprozess zu erkennen. Sie ist außerdem wichtig, um Nacharbeit und die Erfolgsquote beim ersten Durchlauf zu messen.

Woher beziehen

Das Event wird aus einem Abstimmungsmanagementsystem wie SAP Account Substantiation and Automation erfasst, indem der Timestamp des endgültigen Freigabestatus nachverfolgt wird.

Erfassung

Ermitteln Sie den Timestamp, zu dem das Statusfeld einer Abstimmung auf den abschließenden Status „Genehmigt“ gesetzt wird.

Ereignistyp inferred
Kontenabstimmung gestartet
Kennzeichnet den Beginn des manuellen oder teilautomatisierten Verfahrens zur Belegung von Hauptbuchkontensalden. Das Event wird abgeleitet, wenn sich der Status einer Abstimmung von „Neu“ zu „In Bearbeitung“ ändert oder die erste Aktion der vorbereitenden Person protokolliert wird.
Warum das wichtig ist

Dieser Meilenstein macht Dauer und Aufwand für die Belegung von Bilanzkonten nachvollziehbar. Er hilft, Konten oder Abteilungen zu ermitteln, die mit ihren Abstimmungen spät beginnen.

Woher beziehen

Dieses Event wird üblicherweise aus einem speziellen Abstimmungstool wie SAP Account Substantiation and Automation von BlackLine oder einem anderen Drittanbietersystem erfasst. Es wird anhand der Timestamps von Statusänderungen abgeleitet.

Erfassung

Erfassen Sie den Timestamp der ersten Statusänderung ausgehend vom Status „Nicht gestartet“ für eine bestimmte Hauptbuchkontenabstimmung.

Ereignistyp inferred
Konzerninterne Abstimmung gestartet
Diese Aktivität kennzeichnet den Beginn des Abgleichs und der Abstimmung von Transaktionen zwischen verschiedenen Buchungskreisen innerhalb eines Konzerns. Sie wird häufig durch den Start eines Abstimmungsjobs oder das Anlegen eines neuen Abstimmungsfalls im SAP-ICMR-Tool ausgelöst.
Warum das wichtig ist

Konzerninterne Abstimmungen sind oft komplex und zeitaufwendig. Die Analyse ihrer Dauer und ihres Ablaufs ist entscheidend, um den Konzernabschluss zu optimieren und die Richtigkeit der konsolidierten Finanzdaten sicherzustellen.

Woher beziehen

Das Event wird aus Statusänderungen im SAP-Modul Intercompany Matching and Reconciliation (ICMR) oder aus dem Anlegen der ersten Abstimmungsbelege für die Periode abgeleitet.

Erfassung

Erfassen Sie für die betreffende Periode das Anlagedatum oder den Timestamp der Statusänderung von Abstimmungseinheiten im ICMR-Tool.

Ereignistyp inferred
Nachträgliche Buchung erfasst
Dieses Event kennzeichnet einen Korrekturbuchungssatz, der nach den ersten Abstimmungen erstellt wird, meist um bei der Prüfung festgestellte Abweichungen zu beheben. Es handelt sich um eine explizite Buchung im Hauptbuch.
Warum das wichtig ist

Häufige nachträgliche Buchungen weisen auf eine geringe Qualität beim ersten Durchlauf in vorgelagerten Prozessen oder Abstimmungen hin. Ihre Analyse ist entscheidend, um Fehlerursachen zu ermitteln und Nacharbeit zu verringern.

Woher beziehen

Die Buchungen werden als explizite Belege in den Tabellen ACDOCA und BKPF erfasst. Sie lassen sich anhand bestimmter Belegarten, später Buchungsdaten im Abschlusszyklus oder bestimmter Textbeschreibungen identifizieren.

Erfassung

Filtern Sie Buchungssätze in BKPF anhand einer Kombination aus Belegart und Buchungsdatum im Verhältnis zu den Abstimmungsaktivitäten.

Ereignistyp explicit
Abgrenzungen und Rückstellungen gebucht
Dieses Event erfasst das Anlegen manueller Buchungssätze für Abgrenzungen, Rechnungsabgrenzungen und sonstige Rückstellungen, die für eine korrekte Finanzberichterstattung nach dem Prinzip der periodengerechten Rechnungslegung erforderlich sind. Dabei handelt es sich um explizite Buchungen im Hauptbuch.
Warum das wichtig ist

Die Überwachung dieser Buchungen hilft, Umfang und Zeitpunkt manueller Anpassungen zu analysieren. Eine hohe Anzahl kann auf Automatisierungs- oder Verbesserungsmöglichkeiten in vorgelagerten Prozessen hinweisen.

Woher beziehen

Die Buchungen werden als explizite Buchungssätze in der Universal-Journal-Tabelle ACDOCA und der Kopftabelle BKPF erfasst. Sie lassen sich anhand bestimmter, für Abgrenzungen konfigurierter Belegarten identifizieren.

Erfassung

Filtern Sie Belege in Tabelle BKPF nach Belegart (z. B. „SA“ oder benutzerdefinierten Belegarten) und Buchungsdatum innerhalb der Periode.

Ereignistyp explicit
Automatischer Ausgleichslauf ausgeführt
Dieses Event kennzeichnet die Ausführung automatischer Ausgleichsprogramme in SAP, etwa des GR/IR-Ausgleichslaufs (Wareneingang/Rechnungseingang). Diese Jobs gleichen offene Posten auf bestimmten Hauptbuchkonten aus und verringern den manuellen Abstimmungsaufwand.
Warum das wichtig ist

Diese Aktivität zeigt den Automatisierungsgrad im Abstimmungsprozess. Fehler oder Ausnahmen bei diesen Läufen können erheblichen manuellen Aufwand und Verzögerungen verursachen.

Woher beziehen

Das Event wird aus den Ausführungsprotokollen bestimmter Batch-Jobs erfasst, etwa F.13 oder F.13E für den automatischen Ausgleich. Die Job-Protokolltabellen TBTCO und TBTCP enthalten die Ausführungsdetails.

Erfassung

Überwachen Sie in den SAP-Job-Protokollen die Start- und End-Timestamps von Jobs zu Transaktionen wie F.13.

Ereignistyp explicit
Datenübertragung aus Nebenbüchern abgeschlossen
Dieses Event kennzeichnet den Abschluss von Batch-Jobs, die zusammengefasste Daten aus Nebenbüchern wie Debitorenbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung ins Hauptbuch übertragen. So sind vor Beginn der Abschlussverfahren alle zugrunde liegenden operativen Transaktionen im Hauptbuch erfasst.
Warum das wichtig ist

Verzögerungen beim Abschluss der Nebenbücher können den gesamten Prozess erheblich ausbremsen. Die Überwachung dieser Aktivität hilft, Ineffizienzen bei der Datenerfassung und Integration aus Quellsystemen aufzudecken.

Woher beziehen

Das Event wird aus dem erfolgreichen Abschluss bestimmter Batch-Jobs abgeleitet, die für den Saldenausgleich und die Datenübertragung zuständig sind. Die Job-Protokolle finden Sie in den Tabellen TBTCO und TBTCP.

Erfassung

Ermitteln und überwachen Sie die Abschluss-Timestamps relevanter Batch-Jobs in der Jobübersicht von SAP (Transaktion SM37).

Ereignistyp explicit
Finanzberichte freigegeben
Dieses Event kennzeichnet die endgültige Freigabe der Finanzberichte durch die zuständige Geschäftsleitung vor ihrer Veröffentlichung. Häufig findet dieser Vorgang außerhalb des Systems statt. Er lässt sich jedoch erfassen, wenn ein formeller digitaler Freigabeschritt vorhanden ist.
Warum das wichtig ist

Dies ist der abschließende Qualitäts- und Kontrollschritt. Die Überwachung des Zeitpunkts ist entscheidend, um die Einhaltung von Berichtsfristen und die Effizienz des Prüfzyklus durch die Geschäftsleitung zu beurteilen.

Woher beziehen

Dieses Event lässt sich erfassen, wenn ein Workflow oder Statusfeld für die Freigabe von Finanzberichten vorhanden ist, etwa in SAP Financial Closing Cockpit oder einem Dokumentenmanagementsystem.

Erfassung

Ermitteln Sie ein Datenfeld und einen Timestamp, die die endgültige Freigabe des Finanzberichtspakets anzeigen.

Ereignistyp inferred
Fremdwährungsbewertung ausgeführt
Dies ist ein standardmäßiger Monatsabschlussvorgang, bei dem offene Posten und Salden in Fremdwährungen anhand der Wechselkurse zum Periodenende neu bewertet werden. Bei der Ausführung des Programms werden die daraus resultierenden Bewertungsdifferenzen gebucht.
Warum das wichtig ist

So werden die Einhaltung der Rechnungslegungsstandards und ein korrektes Bild der Finanzlage sichergestellt. Die Überwachung dieser Aktivität hilft, alle Währungsbewertungen fristgerecht durchzuführen.

Woher beziehen

Das Event wird aus den Ausführungsprotokollen des Fremdwährungsbewertungsprogramms erfasst (z. B. FAGL_FCV). Jobdetails sind in den Tabellen TBTCO und TBTCP gespeichert.

Erfassung

Überwachen Sie die Ausführungsprotokolle von Jobs zur Transaktion FAGL_FCV oder zum zugrunde liegenden Programm.

Ereignistyp explicit
Konsolidierungsaufgaben ausgeführt
Dieses Event kennzeichnet die Ausführung von Konsolidierungsaktivitäten in SAP Group Reporting, etwa der Währungsumrechnung, Umgliederung und Eliminierung konzerninterner Gewinne. Diese Aufgaben werden üblicherweise im Konsolidierungsmonitor verwaltet und protokolliert.
Warum das wichtig ist

Für Unternehmen mit mehreren rechtlichen Einheiten ist die Konsolidierung ein entscheidender Prozessschritt. Die Überwachung dieser Aufgaben hilft, den Konzernabschluss zu optimieren und eine fristgerechte konsolidierte Berichterstattung sicherzustellen.

Woher beziehen

Das Event wird aus den Statusprotokollen im Data Monitor oder Consolidation Monitor von SAP S/4HANA for Group Reporting erfasst. Für jede Aufgabe werden üblicherweise Benutzer, Timestamp und Status protokolliert.

Erfassung

Extrahieren Sie die Ausführungsprotokolle der Aufgaben aus den zugrunde liegenden Tabellen des Konsolidierungsmonitors von Group Reporting.

Ereignistyp explicit
Summen- und Saldenliste erstellt
Dieses Event zeigt an, dass eine Summen- und Saldenliste zur Prüfung erstellt und gespeichert wurde. Sie ist ein wichtiger Kontrollpunkt, bevor der endgültige Jahresabschluss erstellt wird. Das Event lässt sich häufig erfassen, wenn die Berichtsausgabe gespeichert wird.
Warum das wichtig ist

Die Erstellung der Summen- und Saldenliste ist ein wichtiger Qualitätsschritt. Die Analyse des Zeitpunkts zeigt, ob die Voraussetzungen für die endgültige Berichterstattung erfüllt sind, und kann Verzögerungen bei vorherigen Aktivitäten aufdecken.

Woher beziehen

Oft handelt es sich nicht um ein explizites Event. Es lässt sich möglicherweise aus der Ausführung einer bestimmten Berichtstransaktion ableiten, wenn Varianten mit Benutzer und Datum gespeichert werden oder der Prozess in einem Tool wie SAP Financial Closing Cockpit verwaltet wird.

Erfassung

Eine Systemanalyse ist erforderlich, um festzustellen, ob ein zuverlässiger Protokollierungsmechanismus vorhanden ist, etwa Ausführungsprotokolle von Berichten oder Aufgabenlisten im Closing Cockpit.

Ereignistyp inferred
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