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Optimieren Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung

Optimieren Sie ADP Workforce Now mit unserer 6-Schritte-Anleitung
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Optimieren Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung
Herausforderungen (12) Ziele (12) 6-Schritte-Plan Einblicke Resultate Daten FAQs (4)

Gehaltsabrechnung in ADP Workforce Now für Genauigkeit optimieren

Unsere Plattform hilft Ihnen, versteckte Bottlenecks und manuelle Workarounds zu identifizieren, die Ihre Finanzzyklen verlangsamen. Durch die Analyse Ihrer tatsächlichen Workflows können Sie die Grundursachen für Zahlungsverzögerungen und Compliance-Risiken aufdecken. Diese Transparenz ermöglicht es Ihnen, gezielte Verbesserungen umzusetzen, die die Gesamtgenauigkeit und Effizienz steigern.

Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und einsetzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.

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Warum die Lohn- und Gehaltsabrechnung optimieren

Im Bereich Personalwesen und Finanzen ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung oft der sichtbarste Indikator für die operative Gesundheit eines Unternehmens. Funktioniert sie reibungslos, bleibt sie im Hintergrund; kommt es jedoch zu Fehlern, spürt dies das gesamte Unternehmen. Die Verwaltung dieses Prozesses in ADP Workforce Now erfordert einen Spagat zwischen engen Fristen und komplexen regulatorischen Anforderungen in verschiedenen Gerichtsbarkeiten. Für viele Unternehmen gehen die Kosten der Ineffizienz über verspätete Zahlungen hinaus. Sie umfassen den administrativen Aufwand manueller Dateneingaben, das Risiko von Compliance-Strafen und den Vertrauensverlust innerhalb der Belegschaft. Diesen Zyklus zu optimieren bedeutet nicht nur Geschwindigkeit, sondern auch die Schaffung eines resilienten Systems, das ohne proportionalen Mehraufwand skalieren kann. Durch Prozessoptimierung wechseln Sie von einer reaktiven Haltung – bei der Sie ständig Fehler beheben – zu einer proaktiven, bei der das System auf höchste Genauigkeit und minimale Reibung ausgelegt ist.

Wie Process Mining in ADP Workforce Now unterstützt

Traditionelle Audits betrachten meist eine Momentaufnahme der Gehaltsabrechnungsdaten, wodurch oft die zugrunde liegenden Verhaltensmuster übersehen werden, die zu Verzögerungen führen. Process Mining ändert dies, indem es die digitalen Spuren extrahiert, die in ADP Workforce Now hinterlassen werden. Indem jeder Timestamp von der ersten Zeiterfassung bis zur finalen Steuererklärung verknüpft wird, erhalten Sie eine transparente Sicht auf den tatsächlichen Workflow. So sehen Sie, wo Gehaltsabrechnungsdatensätze brachliegen, welche Abteilungen häufig Genehmigungsfristen verpassen und wo manuelle Eingriffe am häufigsten sind. Anstatt zu raten, warum ein Abrechnungszyklus fünf statt drei Tage dauert, können Sie die spezifischen Engpässe genau bestimmen, die den Ablauf stören. Diese Transparenz ermöglicht es, zwischen systemischen Problemen in der ADP-Konfiguration und Verhaltensproblemen innerhalb des Teams zu unterscheiden.

Wichtige Verbesserungsbereiche für die Effizienz der Lohnabrechnung

Optimierung der Genehmigungskette

Einer der häufigsten Verbesserungsbereiche betrifft die Schnittstelle zwischen Zeiterfassung und Gehaltsabrechnungs-Initialisierung. Werden Zeiterfassungen konsequent abgelehnt oder erfordern manuelle Anpassungen vor der Bruttolohnberechnung, leidet der gesamte nachfolgende Prozess. Process Mining zeigt auf, ob diese Korrekturen auf Benutzerfehler, Systemkonfigurationsprobleme oder unklare Richtlinien zurückzuführen sind. Indem Sie identifizieren, welche Gehaltsgruppen oder Kostenstellen die höchsten Nacharbeitsquoten aufweisen, können Sie gezielte Schulungen oder Prozessänderungen dort ansetzen, wo sie den größten Einfluss haben.

Reduzierung manueller Eingriffe

Manuelle Datenkorrekturen sind der Feind der Lohnabrechnungsgenauigkeit. Jedes Mal, wenn ein Spezialist eine Berechnung manuell überschreiben oder Daten aus einer externen Quelle neu eingeben muss, steigt das Fehlerrisiko. Durch die Analyse der Häufigkeit von Aktivitäten wie der Durchführung von Datenkorrekturen oder dem Import von Incentive-Daten können Sie Möglichkeiten zur Automatisierung oder besseren Integration identifizieren. Die Eliminierung dieser manuellen Berührungspunkte beschleunigt nicht nur die Durchlaufzeit, sondern ermöglicht es Ihrem Lohnabrechnungsteam auch, sich auf höherwertige Aktivitäten wie strategisches Reporting und Compliance-Audits zu konzentrieren.

Verbesserung der Compliance und Audit-Bereitschaft

Die Audit-Ausnahmephase ist oft der stressigste Teil des Zyklus. Durch die Analyse, wie oft Ausnahmen gekennzeichnet und wie lange sie zur Behebung benötigen, können Organisationen ihre Vorkalkulationsprüfungen verfeinern, um Fehler früher im Zyklus zu erkennen. Dieser proaktive Ansatz reduziert den Stress der finalen Vorschauperiode und minimiert die Notwendigkeit kostspieliger außerplanmäßiger Zahlungen. Darüber hinaus stellt eine vollständige, datengesteuerte Prozesskarte sicher, dass Sie für jeden Gehaltsdatensatz einen klaren Audit-Trail haben.

Erwartete Ergebnisse der Prozessoptimierung

Die Ergebnisse eines erfolgreichen Projekts zur Lohnabrechnungsoptimierung sind vielfältig. Erstens gibt es eine signifikante Reduzierung der Durchlaufzeit. Durch die Straffung des Pfades von der Zeiterfassungs-Genehmigung bis zur Generierung der Banküberweisungsdatei können Sie das Bearbeitungsfenster verkürzen und Ihrem Team mehr Puffer für komplexe Fälle geben. Zweitens verbessert sich die Genauigkeit, da manuelle Berührungspunkte durch automatisierte oder standardisierte Schritte ersetzt werden. Dies führt zu einer geringeren Rate von Gehaltsabrechnungsstornierungen und -korrekturen, was direkt mit einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit korreliert. Schließlich wird Compliance zu einem Nebenprodukt des Prozesses und nicht zu einer hektischen Hürde am Zyklusende. Mit jedem dokumentierten und analysierten Schritt verfügen Sie über einen kontinuierlichen Audit-Trail, der sicherstellt, dass Steuererklärungen und Leistungsabzüge jedes Mal korrekt behandelt werden.

Beginnen Sie mit Ihren Daten

Der Weg zu einem effizienteren Lohnabrechnungsbetrieb beginnt mit der Bereitschaft, die Daten objektiv zu betrachten. Durch die Anwendung dieses Process-Mining-Ansatzes für ADP Workforce Now bewegen Sie sich über anekdotische Beweise hinaus zu einer datengesteuerten Strategie. Die hier gewonnenen Erkenntnisse bilden die Grundlage für gezielte Schulungen, Systemneukonfigurationen oder sogar Richtlinienänderungen, die grundlegend verbessern, wie Ihr Unternehmen sein wertvollstes Gut – seine Mitarbeiter – vergütet. Beginnen Sie mit der Visualisierung Ihres aktuellen Ablaufs, und Sie werden schnell den Weg zu einem effizienteren, genaueren und compliance-konformen Lohnabrechnungszyklus erkennen.

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Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Verzögerungen bei den Genehmigungen von Zeiterfassungen durch Vorgesetzte erzeugen erheblichen Druck, wenn sich die Frist für den Abrechnungszyklus nähert. Dies führt oft dazu, dass Lohnabrechnungsspezialisten die letzten Prüfungen überstürzen, was die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei Bruttogehaltsberechnungen oder übersehenen Abzügen erhöht. Unternehmen tun sich häufig schwer, den genauen Fehlerpunkt in der Genehmigungskette zu finden, was zu ständigem Last-Minute-Stress für das gesamte Team führt.

ProcessMind verfolgt die Dauer zwischen der Einreichung und Genehmigung der Zeiterfassung, um spezifische Abteilungen oder Manager hervorzuheben, die Verzögerungen verursachen. Durch die Visualisierung dieser Engpässe können Organisationen automatisierte Erinnerungen implementieren oder Genehmigungsaufgaben neu zuweisen, um sicherzustellen, dass ADP Workforce Now im Zeitplan bleibt. Diese Transparenz ermöglicht ein proaktives Management des Zeitplans, bevor dieser die endgültige Auszahlung beeinträchtigt.

Häufige manuelle Eingriffe zur Korrektur von Gehaltsabrechnungsdatensätzen nach der Initialisierung weisen auf systemische Datenqualitätsprobleme oder Schulungslücken hin. Diese Korrekturen beanspruchen wertvolle Zeit von Lohnabrechnungsspezialisten und stören den Standardfluss automatisierter Berechnungen innerhalb des Systems. Wenn ein erheblicher Teil des Lohnabrechnungszyklus mit der manuellen Anpassung einzelner Datensätze verbracht wird, steigt das Risiko menschlicher Fehler und Compliance-Verstöße erheblich.

Unsere Lösung identifiziert jeden Fall, in dem eine Datenkorrekturaktivität nach der Initialisierung des Gehaltsdatensatzes auftritt. Durch die Analyse der Ursachen hinter diesen manuellen Schritten helfen wir Ihnen, vorgelagerte Datenquellen zu beheben und den manuellen Arbeitsaufwand für jeden Zyklus zu reduzieren. Dies führt zu einem automatisierteren und zuverlässigeren Prozess in Ihrer ADP Workforce Now-Umgebung.

Das späte Importieren von Incentive- und Provisionsdaten im Zyklus zwingt Lohnabrechnungsteams zu Notfall-Neuberechnungen. Dies schafft ein Umfeld mit hohem Risiko, in dem Steuerberechnungen und Leistungsabzüge möglicherweise nicht korrekt aktualisiert werden, bevor die endgültige Zahlung ausgeführt wird. Diese späten Einträge umgehen oft Standardvalidierungsprüfungen, was zu einem falschen Nettogehalt für leistungsstarke Mitarbeiter führt, die auf eine genaue Provisionsverfolgung angewiesen sind.

ProcessMind bildet den Zeitpunkt von Incentive-Datenimporten relativ zum gesamten Lohnabrechnungszeitplan ab. Diese Transparenz ermöglicht es dem Management, externe Datenfeeds mit dem ADP Workforce Now-Zeitplan zu synchronisieren, um Last-Minute-Stress zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Vergütungskomponenten erfasst werden. Durch die Identifizierung der Verzögerung bei diesen Importen können Sie strengere Fristen für Quellendatenanbieter durchsetzen.

Werden Audit-Ausnahmen zwar markiert, aber nicht zeitnah bearbeitet, gerät der gesamte Gehaltsabrechnungs-Genehmigungsprozess ins Stocken. Eine inkonsistente Handhabung dieser Ausnahmen kann zu Nichteinhaltung von Steuervorschriften oder internen Richtlinien führen, was möglicherweise finanzielle Strafen nach sich zieht. Ohne einen klaren Überblick darüber, wie diese Ausnahmen verwaltet werden, ist es schwierig sicherzustellen, dass jeder Gehaltsabrechnungsdatensatz die notwendigen Compliance-Standards erfüllt, bevor er finalisiert wird.

Wir überwachen die Zeit, die zur Behebung von Audit-Ausnahmekennzeichnungen benötigt wird, vom Zeitpunkt ihrer Auslösung bis zur Genehmigung des Gehaltsabrechnungsdatensatzes. Diese Transparenz hilft Teams, ihre Antwortprotokolle zu standardisieren und sicherzustellen, dass jede Ausnahme gemäß den Compliance-Anforderungen behandelt wird. Durch die Messung dieser Lösungszeiten können Sie Ihre gesamte Audit-Bereitschaft verbessern und die Zykluszeit für komplexe Gehaltsabrechnungsgruppen reduzieren.

Die mehrfache Ausführung der Gehaltsabrechnungsvorschau für dieselbe Mitarbeitergruppe deutet auf einen Mangel an Vertrauen in die zugrunde liegenden Daten hin. Dieser wiederholte Zyklus verschwendet Systemressourcen und verlängert die Gesamtzeit, die benötigt wird, um die endgültige Zahlungsausführung zu erreichen. Oft werden diese Vorschauen eher als Debugging-Tool denn als finale Prüfung verwendet, was darauf hindeutet, dass die initiale Dateninitialisierung nicht die erwarteten Ergebnisse liefert.

ProcessMind identifiziert Datensätze, die häufigen Vorschauzyklen ohne signifikante Änderungen unterliegen, was auf ineffiziente Verifizierungsgewohnheiten hindeutet. Durch die Hervorhebung dieser Muster ermöglichen wir Ihnen, den Überprüfungsprozess zu optimieren und sich auf gezieltere Datenvalidierungstechniken zu verlassen. Die Reduzierung der Anzahl der Vorschauen ermöglicht es Ihrem Team, sich auf die Behebung tatsächlicher Fehler zu konzentrieren, anstatt korrekte Daten wiederholt zu überprüfen.

Verzögerungen bei der Erstellung der finalen Banküberweisungsdatei können zu verpassten Zahlungsfenstern führen, wodurch Mitarbeiter ihre Löhne später als erwartet erhalten. Dieses Nichteinhalten von Service Level Agreements schädigt das Vertrauen der Mitarbeiter und kann zu erheblichem administrativem Mehraufwand führen. Oft ist die Ursache der Verzögerung ein Engpass in der letzten Genehmigungsphase, der erst entdeckt wird, wenn es zu spät ist, die Bankfrist einzuhalten.

Unsere Plattform verfolgt die Vorlaufzeit zwischen der Genehmigung der Gehaltsabrechnung und der Generierung der Banküberweisungsdatei in ADP Workforce Now. Indem wir die spezifischen Schritte identifizieren, die diese finale Übergabe verzögern, helfen wir Ihnen, den Übergang von der Berechnung zur Auszahlung zu optimieren. Dies stellt sicher, dass jede Zahlung pünktlich ausgeführt wird, wodurch eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit und finanzielle Compliance gewährleistet werden.

Die Verarbeitung von Anpassungen für frühere Gehaltsabrechnungsperioden nach Abschluss des aktuellen Zyklus schafft ein komplexes Geflecht von Steuer- und Leistungsabstimmungen. Diese retrospektiven Änderungen werden oft durch verspätete Meldungen von Mitarbeiterstatusänderungen oder Abteilungswechseln verursacht. Diese Nacharbeit ist extrem zeitaufwendig und führt häufig zu Inkonsistenzen in der Hauptbuchhaltung und bei Steuererklärungen.

ProcessMind analysiert die Häufigkeit und den Zeitpunkt von Anpassungen, die abgeschlossene Gehaltsabrechnungsperioden betreffen. Diese Erkenntnis ermöglicht es Ihnen, genau zu bestimmen, welche Abteilungen oder Mitarbeitertypen Änderungen nicht rechtzeitig melden, was eine bessere Kommunikation und eine genauere Erstverarbeitung ermöglicht. Die Reduzierung dieser Anpassungen vereinfacht Ihre Jahresabschlussabstimmungen und verbessert die Gesamtgenauigkeit Ihrer Finanzberichterstattung.

Wenn die Aktivitäten zur Steuererklärung nicht unmittelbar auf die Zahlungsausführung folgen, riskiert die Organisation, die gerichtlichen Fristen zu verpassen. Verzögerungen in dieser Phase sind oft dem Haupt-Lohnabrechnungsteam verborgen, verursachen aber erhebliche Probleme beim Jahresendabgleich. Unvollständige Einreichungen können zu unerwarteten Strafen und Zinsbelastungen von Steuerbehörden führen.

Wir bieten Transparenz in die Phase nach der Zahlung im Lohnabrechnungsprozess, indem wir insbesondere den Übergang zum Abschluss der Steuererklärung verfolgen. Dies stellt sicher, dass alle erforderlichen Einreichungen innerhalb des erwarteten Zeitrahmens abgeschlossen werden, wodurch das Risiko von Verspätungsgebühren und Compliance-Audits reduziert wird. Durch die Überwachung dieser Aktivitäten können Sie sicherstellen, dass Ihre ADP Workforce Now-Ausgabe erfolgreich an die relevanten Behörden übermittelt wird.

Erhebliche Abweichungen in der Bearbeitung von Gehaltsabrechnungsaufgaben durch verschiedene Abteilungen oder Kostenstellen führen zu einer unvorhersehbaren Arbeitslast für die zentrale Gehaltsabrechnungsstelle. Einige Abteilungen reichen Daten möglicherweise konsequent zu spät ein, wodurch die gesamte Organisation auf die finale Berechnungsphase warten muss. Dieser Mangel an Standardisierung erschwert es, Gehaltsabrechnungsprozesse mit wachsendem Unternehmen effektiv zu skalieren.

ProcessMind vergleicht die Verarbeitungsleistung über verschiedene Mitarbeitergruppen und Abteilungen hinweg. Durch die Identifizierung von leistungsstarken und nachzügelnden Einheiten können Sie gezielte Schulungen anbieten oder Fristen anpassen, um einen ausgewogeneren und vorhersehbareren Gehaltsabrechnungszyklus zu schaffen. Diese vergleichende Analyse hilft Ihnen, Best Practices im gesamten Unternehmen zu standardisieren und die Effizienz des Gehaltsabrechnungsteams zu verbessern.

Die manuelle Anpassung von Leistungsabzügen für bestimmte Mitarbeitertypen ist eine häufige Fehler- und Verzögerungsquelle. Diese manuellen Schritte umgehen oft die automatisierte Logik, was es schwierig macht, eine lückenlose Prüfspur für Versicherungsanbieter oder Pensionsfonds zu führen. Werden diese Abzüge nicht konsistent gehandhabt, kann dies zu Streitigkeiten mit den Mitarbeitern über ihr Nettoentgelt und ihren Leistungsumfang führen.

Unsere Lösung kennzeichnet jeden Fall, in dem Leistungsabzüge manuell und nicht durch automatisierte Regeln angewendet oder geändert werden. So können Sie Lücken in Ihrer Systemkonfiguration identifizieren und komplexe Abzugsszenarien automatisieren, um die Genauigkeit zu verbessern. Durch die Reduzierung manueller Eingriffe stellen Sie sicher, dass jede Gehaltsabrechnung die korrekten Leistungsentscheidungen des Mitarbeiters widerspiegelt.

Gibt es eine erhebliche Lücke zwischen der Zahlungsausführung und der Veröffentlichung der Gehaltsabrechnung, bleiben die Mitarbeiter ohne klares Verständnis ihrer Vergütung. Dies führt zu einem erhöhten Anfrageaufkommen bei der HR-Abteilung, was die Verwaltungsmitarbeiter zusätzlich belastet. Solche Verzögerungen treten oft auf, weil der letzte Veröffentlichungsschritt nach der Überweisung der Gelder nicht priorisiert wird.

ProcessMind misst die Zeit von der Ausführung der Banküberweisung bis zur Veröffentlichung der Gehaltsabrechnung für jeden Mitarbeiter. Durch die Minimierung dieser Lücke verbessern Sie die Transparenz für Ihre Belegschaft und reduzieren das Volumen der Support-Tickets im Zusammenhang mit Gehaltsabrechnungsfragen. Diese automatisierte Überwachung stellt sicher, dass der letzte Schritt der Mitarbeitererfahrung mit derselben Effizienz wie die Berechnungsphase gehandhabt wird.

Das Zurücksetzen eines Gehaltsabrechnungsdatensatzes von einem Vorschau- oder Genehmigungsstatus in einen Initialisierungsstatus deutet auf einen Fehler bei der anfänglichen Datenerfassung hin. Diese Nacharbeitsschleife ist eine der größten versteckten Kosten im Gehaltsabrechnungsprozess, da sie den Aufwand für einen einzelnen Datensatz verdoppelt. Diese Schleifen entstehen in der Regel dadurch, dass fehlende Daten spät im Zyklus entdeckt werden, wodurch der Prozess für die jeweilige Person neu beginnen muss.

Wir visualisieren Nacharbeitsschleifen, bei denen Datensätze in frühere Prozessstufen in ADP Workforce Now zurückgesendet werden. Indem wir die Auswirkungen dieser Zyklen quantifizieren, helfen wir Ihnen, die spezifischen Felder oder Datenpunkte zu identifizieren, die diese Regressionen am häufigsten auslösen, was gezielte Prozessverbesserungen ermöglicht. Die Eliminierung dieser Schleifen reduziert die Gesamtzeit, die zum Abschluss des Gehaltsabrechnungszyklus erforderlich ist, drastisch.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Die Beschleunigung von Genehmigungen stellt sicher, dass Gehaltsabrechnungen pünktlich beginnen, was Last-Minute-Eile und Überstundenkosten verhindert. Diese Stabilität verbessert das Vertrauen der Mitarbeiter, indem sie garantiert, dass alle geleisteten Stunden in jedem Zyklus genau erfasst und bezahlt werden. ProcessMind verfolgt die Dauer zwischen Einreichung und Genehmigung innerhalb von ADP Workforce Now und hebt spezifische Manager oder Abteilungen hervor, die Verzögerungen verursachen. Durch die Identifizierung dieser Bottlenecks können Organisationen gezielte Schulungen oder automatisierte Erinnerungen implementieren, um den Gehaltsabrechnungsprozess effizient am Laufen zu halten.

Die Reduzierung manueller Eingriffe senkt das Risiko menschlicher Fehler und ermöglicht es Gehaltsabrechnungsspezialisten, sich auf hochwertige Analysen zu konzentrieren, anstatt Tippfehler zu beheben. Eine präzise Dateneingabe an der Quelle führt zu saubereren Gehaltsabrechnungsläufen und weniger Streitigkeiten nach der Zahlung. Unsere Plattform analysiert die Häufigkeit und den Ort der durchgeführten Datenkorrekturaktivitäten, um aufzudecken, wo systemische Fehler ihren Ursprung haben. Durch die Ermittlung der Grundursachen für Nacharbeiten können Teams die Eingabevalidierungsregeln verfeinern und ihre Datenerfassungsworkflows innerhalb des ADP-Systems optimieren.

Die Abstimmung der Ankunft von Provisions- und Bonusdaten mit dem primären Gehaltsabrechnungslauf eliminiert die Notwendigkeit separater Off-Cycle-Zahlungen. Diese Synchronisierung reduziert den Verwaltungsaufwand und stellt sicher, dass Mitarbeiter ihre Gesamtvergütung in einer einzigen, vorhersehbaren Auszahlung erhalten. Durch die Visualisierung des Zeitrahmens von Incentive-Importen relativ zur Phase 'Gehaltsdatensatz initialisiert' hilft ProcessMind, Verzögerungsmuster zu identifizieren. Das Management kann dann Lieferanten- oder interne Berichtsfristen neu gestalten, um sicherzustellen, dass alle variablen Vergütungen vor Beginn der Bruttogehaltsberechnung bereitstehen.

Einheitliche Protokolle zur Behebung markierter Ausnahmen gewährleisten die Compliance und verhindern, dass kritische Fehler die finale Zahlungsphase erreichen. Die Standardisierung dieser Reaktionen reduziert die Zeit im Status „Audit Exception Flagged“ und schafft eine klare Prüfspur für interne und externe Auditoren. ProcessMind überwacht die Wege zur Behebung verschiedener Arten von Gehaltsabrechnungsausnahmen und identifiziert nicht-standardisierte oder langsame Lösungswege. Organisationen nutzen diese Erkenntnisse, um Best-Practice-Workflows zu entwickeln, die Probleme im ADP-Umfeld schnell und konsistent lösen.

Die Reduzierung der Anzahl der Vorschauen eines Gehaltsabrechnungsergebnisses vor der Genehmigung deutet auf einen „Right-First-Time“-Ansatz bei der Dateneingabe hin. Weniger Iterationen bedeuten schnellere Zykluszeiten und weniger Belastung der Systemressourcen während Spitzenverarbeitungszeiten. Unsere Analysetools quantifizieren die Anzahl der Vorschau-zu-Korrektur-Schleifen, die in jeder Gehaltsperiode auftreten. Durch die Hervorhebung der Auslöser für diese Wiederholungen können Unternehmen die zugrunde liegenden Datenqualitätsprobleme angehen und häufiger direkt von der Berechnung zur Genehmigung übergehen.

Ein schneller Übergang von der Gehaltsabrechnungsfreigabe zur Generierung der Bankdatei bietet Finanzinstituten einen größeren Sicherheitsspielraum für die Zahlungsabwicklung. Diese Geschwindigkeit ist entscheidend, um SLA-Fristen einzuhalten und sicherzustellen, dass die Gelder den Mitarbeitern am festgelegten Zahltag zur Verfügung stehen. ProcessMind misst die Latenz zwischen der Aktivität „Gehaltsabrechnung genehmigt“ und dem Meilenstein „Banküberweisungsdatei generiert“. Das Erkennen und Beseitigen von Reibungspunkten in dieser letzten Phase hilft Gehaltsabteilungen, ihre Lieferzusagen mit viel größerer Zuversicht einzuhalten.

Die Verringerung der Abhängigkeit von rückdatierten Anpassungen stabilisiert das Finanzbuch und vereinfacht den Jahresendabgleich. Indem Änderungen im aktuellen Zyklus erfasst werden, vermeidet das Lohnabrechnungsteam den administrativen Aufwand, Überzahlungen und Steuerkorrekturen später zu verwalten. ProcessMind identifiziert die spezifischen Mitarbeitergruppen oder Regionen, die nach Abschluss eines Zyklus häufig rückwirkende Anpassungen benötigen. Diese Erkenntnis ermöglicht es dem Unternehmen, strengere Stichtage durchzusetzen oder zusätzliche Schulungen für Manager zu den Fristen der Zeiterfassung in ADP Workforce Now anzubieten.

Die konsequente Einhaltung von Meilensteinen bei der Steuererklärung vermeidet kostspielige regulatorische Strafen und wahrt den Ruf der Organisation bei Regierungsbehörden. Eine zuverlässige Einreichung stellt sicher, dass alle Verbindlichkeiten korrekt beglichen werden und die Jahresendberichterstattung für das Finanzteam eine reibungslose, vorhersehbare Aufgabe bleibt. Unsere Plattform verfolgt die Dauer zwischen Zahlungsausführung und dem Abschluss der endgültigen Einreichung und kennzeichnet Zyklen, die sich der Compliance-Frist nähern. Durch die Visualisierung dieser Zeitpläne können Lohnbuchhaltungsleiter Ressourcen neu zuordnen, um sicherzustellen, dass alle steuerrechtlichen Anforderungen innerhalb des ADP-Ökosystems zeitnah erfüllt werden.

Die Abstimmung der Geschwindigkeit von Lohnabrechnungsaufgaben in verschiedenen Geschäftsbereichen schafft ein konsistenteres Unternehmenserlebnis und verhindert, dass bestimmte Abteilungen den gesamten Zyklus aufhalten. Standardisierte Leistungsniveaus im gesamten Unternehmen erleichtern die Vorhersage der finalen Bearbeitungszeiten und die Verwaltung globaler Treasury-Anforderungen. ProcessMind vergleicht die Bearbeitungsgeschwindigkeiten verschiedener Abteilungen und hebt leistungsstarke Teams hervor, deren Methoden an anderer Stelle repliziert werden können. Durch die Reduzierung der Varianz kann die Organisation den gesamten Lohnabrechnungszeitplan optimieren und den gesamten Aufwand bis zum Abschluss reduzieren.

Die Straffung der Überprüfung von Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeiträgen reduziert das Risiko manueller Prüfungsfehler und stellt sicher, dass Leistungserbringer genaue Finanzierungen erhalten. Diese Präzision schützt das Unternehmen vor finanzieller Haftung und garantiert, dass Mitarbeiter den vollen Wert ihrer gewählten Leistungspläne erhalten. Unsere Process Mining-Lösung überwacht den Fluss von der Abzugsanwendung bis zur finalen Validierung und identifiziert Schritte, bei denen manuelle Prüfungen redundant oder fehleranfällig sind. Durch die Optimierung dieser Überprüfungspunkte kann die Gehaltsabrechnungsabteilung die Genauigkeit erheblich steigern und gleichzeitig den Zeitaufwand für die manuelle Aufsicht reduzieren.

Die Verkürzung der Zeitspanne zwischen Gehaltsabrechnungsfreigabe und Veröffentlichung der Gehaltsabrechnung verbessert die Mitarbeitererfahrung, indem sie Transparenz bietet, bevor Gelder auf ihren Konten eingehen. Dieser proaktive Ansatz reduziert das Volumen der Anfragen an den HR-Helpdesk, wodurch sich das Personal auf komplexere Gehaltsabrechnungsprobleme konzentrieren kann. ProcessMind analysiert die Zeitlücke zwischen „Zahlung ausgeführt“ und „Gehaltsabrechnung veröffentlicht“, um Prozessverzögerungen zu identifizieren. Durch die Optimierung dieses letzten Schritts können Organisationen sicherstellen, dass Mitarbeiter sofortigen Zugang zu ihren digitalen Gehaltsabrechnungen haben, wodurch Verwirrung und Support-Tickets reduziert werden.

Die Eliminierung von Zyklen, in denen Datensätze ständig für Korrekturen wieder geöffnet werden, stabilisiert den Lohnlauf und reduziert das Risiko, kritische Fristen zu verpassen. Die Reduzierung dieser Schleifen stellt sicher, dass das Lohnabrechnungsteam weniger Zeit mit administrativem Aufwand und mehr Zeit mit strategischer Datenprüfung verbringt. Unsere Software visualisiert die Pfade von Lohnabrechnungsdatensätzen, um wiederkehrende Nacharbeitsschleifen zu finden, die durch vorgelagerte Datenfehler verursacht werden. Die Identifizierung dieser Muster ermöglicht es dem Unternehmen, bessere Kontrollen am Eingabepunkt zu implementieren, um sicherzustellen, dass Datensätze reibungslos zum Abschluss gelangen, ohne zurückzuverfolgen.

Der 6-Schritte-Verbesserungspfad für die Gehaltsabrechnung

1

Vorlage herunterladen
2

Exportieren Sie Ihre Daten
3

Laden Sie Ihren Datensatz hoch
4

Prozess analysieren
5

Verbesserungen umsetzen
6

Überwachen Sie Ihren Prozess
1

Vorlage herunterladen

Was ist zu tun

Besorgen Sie sich die spezielle Excel-Vorlage, die für ADP Workforce Now-Gehaltsabrechnungsdaten konzipiert ist, um sicherzustellen, dass Ihre Daten dem erforderlichen Process Mining-Schema entsprechen.

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Bedeutung

Die Verwendung einer standardisierten Struktur verhindert Datenmapping-Fehler und beschleunigt den Übergang von rohen Gehaltsabrechnungs-Logs zu umsetzbaren Prozesslandkarten.

Erwartetes Ergebnis

Eine gebrauchsfertige Datenvorlage für Ihre ADP-Gehaltsabrechnungsinformationen.

IHRE GEHALTSABRECHNUNGS-INSIGHTS

Umfassende Transparenz Ihrer Gehaltsabrechnungs-Workflows erhalten

Gewinnen Sie vollständige Transparenz, indem Sie jede Interaktion innerhalb von ADP Workforce Now abbilden, um aufzudecken, wo manuelle Korrekturen stattfinden. Sie sehen genau, wie Daten von Zeiterfassungen zu finalen Bankdateien gelangen, sodass Sie Fehler eliminieren können.
  • Bilden Sie Ihren End-to-End-Prozess der Gehaltsabrechnung ab
  • Spezifische Ursachen für Zahlungsverzögerungen identifizieren
  • Manuelle Workarounds und Datenfehler lokalisieren
  • Messen Sie die Performance anhand von Zielfristen
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

BEWIESENE ERGEBNISSE

Optimierung der Gehaltsabrechnungs-Performance in ADP Workforce Now

Unsere Process Mining-Analyse identifiziert versteckte Ineffizienzen innerhalb des ADP Workforce Now-Ökosystems und ermöglicht es Finanzteams, die Validierung von Gehaltsabrechnungsdatensätzen zu optimieren und manuelle Nacharbeiten zu reduzieren. Diese Metriken spiegeln die typischen Effizienzgewinne wider, die Unternehmen durch datengesteuerte Prozessoptimierung erzielen.

0 %
Schnellere Zeiterfassungs-Genehmigungen

Reduzierung der Genehmigungsdurchlaufzeit

Die Straffung des Genehmigungsablaufs zwischen Einreichung und Freigabe verhindert nachgelagerte Bottlenecks und stellt sicher, dass Zahlungen pünktlich verarbeitet werden.
+ 0 %
Höhere Ersterfolgsquote

Zunahme berührungsloser Datensätze

Die Eliminierung manueller Datenkorrekturen und Audit-Ausnahmen ermöglicht es mehr Gehaltsabrechnungsdatensätzen, ohne menschliches Eingreifen zur Ausführung zu gelangen.
0 days faster
Verbesserte Steuer-Compliance

Schnellere Steuererklärung

Die Verkürzung der Zeit zwischen Zahlungsausführung und gesetzlicher Einreichung hilft Organisationen, Strafen zu vermeiden und eine zuverlässige regulatorische Position zu bewahren.
0 % fewer loops
Reduzierte Berechnungszyklen

Abnahme der Vorschau-Schleifen

Die Minimierung wiederholter Vorschauen der Gehaltsabrechnungsergebnisse reduziert den Verwaltungsaufwand und verhindert Verzögerungen durch späte Datenänderungen.
0 hours
Schneller Zugriff auf Gehaltsabrechnungen

Kürzere Veröffentlichungsdurchlaufzeit

Das Schließen der Lücke zwischen Zahlung und Verfügbarkeit des Gehaltszettels verbessert die Mitarbeitertransparenz und reduziert das Anfragevolumen an die HR-Abteilung.
0 % reduction
Geringeres Nacharbeitsvolumen

Abnahme der Anpassungen

Die Reduzierung retrospektiver Anpassungen durch eine bessere anfängliche Datenvalidierung spart Gehaltsabrechnungsspezialisten in nachfolgenden Abrechnungszyklen erheblich Zeit.

Individuelle Ergebnisse variieren je nach Prozesskomplexität und Datenqualität. Diese Zahlen stellen typische Verbesserungen dar, die bei verschiedenen Gehaltsabrechnungsimplementierungen beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie Ihre Analyse mit diesen wichtigen Datenpunkten, um sofortige Transparenz in Ihren Prozess zu erhalten.
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Eindeutiger Identifikator für die Kombination aus spezifischem Mitarbeiter und Abrechnungszeitraum.

Bedeutung

Es ist der obligatorische Case Key, der alle Event-Daten miteinander verbindet, um die Prozessrekonstruktion zu ermöglichen.

Der Name des ausgeführten Prozessschritts oder Events.

Bedeutung

Es definiert das 'Was' des Prozesses und ermöglicht die Visualisierung von Prozessabläufen und -varianten.

Das spezifische Datum und die Uhrzeit, wann die Aktivität stattfand.

Bedeutung

Es liefert die zeitliche Dimension, die für alle Zykluszeit- und Leistungsanalysen erforderlich ist.

Der Benutzer oder Systemagent, der für die Ausführung der Aktivität verantwortlich ist.

Bedeutung

Es ermöglicht Ressourcenanalyse, Workload-Balancing und die Prüfung der Aufgabentrennung.

Die Abteilung oder Kostenstelle, die dem Mitarbeiter zugeordnet ist.

Bedeutung

Schlüssel für das Benchmarking der Leistung über verschiedene Organisationseinheiten hinweg.

Identifiziert den spezifischen Lohnabrechnungszyklus oder die Gruppe (z.B. Zweiwöchentlich US).

Bedeutung

Ermöglicht die Segmentierung des Prozesses nach Zahlungsfrequenz und Mitarbeitertyp.

Das berechnete Bruttogehalt für den Datensatz vor Abzügen.

Bedeutung

Bietet finanziellen Kontext und die Größenordnung für den Gehaltsdatensatz.

Der spezifische Regions- oder Staatscode für Steuererklärungszwecke.

Bedeutung

Essentiell für Compliance-Monitoring und regionale Leistungsanalyse.

Flag, das anzeigt, ob die Aktivität manuelle Dateneingabe oder Korrektur umfasste.

Bedeutung

Unterstützt direkt die Analyse von Automatisierungsraten und Prozesseffizienz.

Flag, das anzeigt, ob dieser Gehaltsdatensatz eine Anpassung für eine vergangene Periode ist.

Bedeutung

Unterscheidet zwischen Standardverarbeitung und Nacharbeits-/Korrekturzyklen.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Kennzeichnet den Moment, in dem ein Mitarbeiter oder Manager Zeit- und Anwesenheitsdaten für den Abrechnungszeitraum einreicht. Explizit erfasst aus den Audit Logs des Time & Attendance-Moduls in ADP Workforce Now.

Bedeutung

Startet die Vorlaufzeit des Gehaltsabrechnungszyklus. Verzögerungen hier wirken sich nachgelagert aus und reduzieren die Zeit, die Gehaltsabrechnungsspezialisten zur Datenvalidierung zur Verfügung steht.

Stellt die Genehmigung der Arbeitszeitkarte durch den Manager dar, wodurch die Stunden für die Gehaltsabrechnung freigegeben werden. Dies ist ein kritischer Überprüfungsschritt, der Daten vom T&A-Modul an das Gehaltsabrechnungsmodul überträgt.

Bedeutung

Essentiell für das Dashboard 'Zeiterfassungs-Genehmigungszykluszeiten'. Identifiziert Engpässe im Management, die den Bearbeitungszeitplan gefährden.

Tritt auf, wenn der Gehaltsabrechnungslauf für den Zyklus erstellt oder geöffnet wird, wodurch der Gehaltsabrechnungs-Case für den Mitarbeiter effektiv instanziiert wird. Abgeleitet vom Erstellungs-Timestamp des Paydata-Datensatzes im aktiven Batch.

Bedeutung

Definiert den Beginn des spezifischen Lohnberechnungsfensters. Misst die 'Verzögerung bei der Integration von Incentive-Daten' im Vergleich zu Datenimport-Zeitstempeln.

Das System führt die Logik aus, um Stunden mit Sätzen zu multiplizieren und zusätzliche Einkünfte hinzuzufügen. Dies wird vom Abschluss-Timestamp des Batch-Prozesses „Calculate Payroll“ abgeleitet.

Bedeutung

Kernverarbeitungsschritt. Mehrfaches Auftreten weist auf Nacharbeitsschleifen hin, die typischerweise in der 'Lohnabrechnungs-Vorschau-Schleifenanalyse' visualisiert werden.

Gibt an, dass das System während der Berechnung eine Verletzung von Validierungsregeln (z.B. negatives Nettogehalt, fehlende Steuerhoheit) festgestellt hat. Erfasst aus der Generierung von Fehlermeldungen im Berechnungsergebnis.

Bedeutung

Treiber für den 'Audit-Ausnahme-Lösungsmonitor'. Hohe Volumina weisen auf vorgelagerte Datenqualitätsprobleme hin.

Die formelle Annahme des Gehaltsabrechnungs-Batches, die ihn gegen weitere Änderungen sperrt und die Geldbewegung autorisiert. Dies ist der Schritt „Finalisieren“ in ADP WFN.

Bedeutung

Der definitive Meilenstein, der die Verarbeitungsphase beendet und die Auszahlungsphase beginnt.

Die technische Erstellung der NACHA/ACH-Datei für Direktüberweisungen. Wird normalerweise unmittelbar nach Abschluss des Schritts „Finalisieren“ ausgelöst.

Bedeutung

Überwacht die „Zeit bis zur Generierung der Banküberweisungsdatei“, um sicherzustellen, dass technische Übergaben Zahlungen nicht verzögern.

Das effektive Datum, an dem Gelder an Mitarbeiter freigegeben werden. Dies ist oft ein berechnetes Ereignis, basierend auf dem im Gehaltsabrechnungs-Batch definierten Scheckdatum.

Bedeutung

Das primäre Ergebnis des Prozesses. Wesentlich für die Berechnung der „Tax Filing Compliance Lead Time“.

Die Verfügbarkeit der digitalen Gehaltsabrechnung für den Mitarbeiter über das Self-Service-Portal (iPay). In der Regel relativ zum Zahlungsdatum geplant.

Bedeutung

Unterstützt die Analyse der „Pay Slip Publication Lead Time“ und der Mitarbeiterzufriedenheit.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining analysiert die Event Logs innerhalb von ADP Workforce Now, um jeden Schritt Ihres Gehaltsabrechnungszyklus abzubilden. Es zeigt auf, wo Bottlenecks auftreten, wie z. B. langsame Genehmigungen von Zeiterfassungsbögen oder wiederholte Vorschauzyklen, und ermöglicht es Ihnen, spezifische Bereiche für Automatisierungen oder Richtlinienänderungen anzusteuern.

Sie müssen Event Logs extrahieren, die eine eindeutige Gehaltsdatensatz-ID, Aktivitäts-Timestamps und die spezifisch durchgeführten Aktionen enthalten. Dies beinhaltet typischerweise die Verbindung zur ADP API oder den Export von System-Logs, die Statusänderungen von der Arbeitszeiterfassung bis zur finalen Banküberweisungsgenerierung erfassen.

Ja, die Technologie verfolgt die Abfolge der Events, die zu Anpassungen führen, und identifiziert Muster oder gemeinsame Dateneingabepunkte, an denen Fehler entstehen. Durch die Visualisierung dieser Nacharbeitsschleifen können Teams die Lösungen für Audit-Flags standardisieren und Incentive-Daten früher im Prozess synchronisieren.

Während viele Organisationen mit einer retrospektiven Prüfung vergangener Zyklen beginnen, können Sie eine kontinuierliche Überwachung durch API-Integrationen einrichten. Dies ermöglicht es Ihnen, Benachrichtigungen zu erhalten, wenn eine bestimmte Abteilung bei den Bearbeitungszeiten zurückliegt oder wenn eine ungewöhnliche Anzahl manueller Eingriffe auftritt, bevor die Gehaltsabrechnung finalisiert wird.

Datenschutz wird durch Pseudonymisierung sensibler Felder wie Sozialversicherungsnummern oder individueller Gehaltssätze vor der Datenanalyse gewährleistet. Der Fokus von Process Mining liegt auf den Zeitstempeln und Statusänderungen des Gehaltsdatensatzes und nicht auf den persönlichen Details der einzelnen Mitarbeiter.

Die meisten Organisationen können innerhalb von zwei bis vier Wochen nach erfolgreicher Datenanbindung eine erste Prozesslandkarte erwarten. Sobald die Basislinie festgelegt ist, werden spezifische Möglichkeiten zur Reduzierung manueller Nacharbeiten und zur Beschleunigung der Banküberweisungsgenerierung sofort sichtbar.

Nein, Process Mining funktioniert, indem es die vorhandenen Audit Trails und Logs liest, die bereits von ADP Workforce Now generiert werden. Sie müssen die Arbeitsweise Ihres Gehaltsabrechnungsteams nicht ändern, um mit der Analyse zu beginnen, obwohl Sie sich später dafür entscheiden können, Konfigurationen basierend auf den Erkenntnissen zu aktualisieren.

Durch eine vollständige, transparente Ansicht jeder Aktion innerhalb eines Gehaltsabrechnungszyklus fungiert Process Mining als digitaler Audit-Trail. Es stellt sicher, dass alle Audit-Ausnahmen protokollgemäß behandelt werden und liefert Nachweise für die Compliance bei Steuererklärungen und Leistungsabzugsüberprüfungen.

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