Ihr Daten-Template für die Zahlungsabwicklung in der Kreditorenbuchhaltung

Dieses Attribut bezeichnet das Event, das zu einem bestimmten Zeitpunkt stattgefunden hat, und bildet den Lebenszyklus der Rechnung ab. Beispiele sind Rechnung erstellt, Freigabe angefordert, Zahlungssperre gesetzt oder Zahlung ausgeführt.

Im Process Mining bestimmt dieses Feld die Knoten in der Prozessübersicht. Es ist entscheidend, um den Arbeitsablauf sichtbar zu machen und die Reihenfolge der Vorgänge nachzuvollziehen, die eine Rechnung bis zur Freigabe durchläuft.

Es definiert den Prozessablauf und ist erforderlich, um die Reihenfolge der Schritte in der Prozessübersicht darzustellen.

Die Daten stammen aus Transaktionsprotokollen, Tabellen zur Statusänderung oder Audit-Trails im Quellsystem.

Dieses Attribut dient als zentraler Schlüssel, um alle Events im Kreditorenprozess miteinander zu verknüpfen. Im Kontext der Kreditorenbuchhaltung ist dies fast immer die Rechnungsnummer oder eine Kombination aus Lieferantennummer und Rechnungsnummer, damit jeder Datensatz eindeutig ist.

Damit lässt sich der durchgängige Prozessablauf für jedes einzelne Rechnungsdokument rekonstruieren. Analysten verwenden dieses Feld, um verschiedene Transaktionsvorgänge voneinander zu unterscheiden und Kennzahlen auf Case-Ebene zu berechnen, etwa Durchlaufzeiten und Nacharbeitsquoten.

Sie ist die grundlegende Analyseeinheit im Process Mining und ermöglicht es, einzelne Rechnungen vom Eingang bis zur abschließenden Zahlung nachzuverfolgen.

Das Feld findet sich üblicherweise in der Rechnungskopftabelle oder im zentralen Belegjournal des ERP-Systems.

Dieses Attribut erfasst das genaue Datum und die Uhrzeit eines Events. Es liefert die zeitliche Grundlage, um Aktivitäten korrekt zu ordnen und die Dauer zwischen Prozessschritten zu berechnen.

Die Genauigkeit dieses Feldes ist entscheidend für die Berechnung von Durchlaufzeiten, das Erkennen von Engpässen und die Analyse des Durchsatzes. Es bildet die Grundlage für alle zeitbezogenen KPIs, etwa die Dauer einer Rechnungsfreigabe oder die Gesamtzeit vom Rechnungseingang bis zur Zahlung.

Das Feld ist erforderlich, um Events chronologisch zu ordnen und alle zeitbezogenen Kennzahlen zu berechnen.

Das Feld findet sich in Systemprotokollen, Zeitstempeln von Transaktionseinträgen oder Änderungsdaten.

Dieses Attribut gibt an, wie aktuell die für die Analyse verwendeten Daten sind. Meist handelt es sich um ein Metadatenfeld, das vom Extraktionstool erzeugt wird und nicht im Quellsystem selbst gespeichert ist.

Analysten können damit die Aktualisierungsverzögerung des Dashboards einschätzen und prüfen, ob die Daten den aktuellen Stand des Geschäftsprozesses abbilden. Das ist besonders hilfreich, wenn kürzlich erfolgte Transaktionen fehlen.

Es gibt Auskunft über die Aktualität der Daten und hilft, Synchronisierungsprobleme zu erkennen.

Wird während der Extraktion von der ETL-Pipeline oder dem Datenkonnektor erzeugt.

Dieses Attribut gibt an, welches ERP- oder Finanzsystem die Daten erzeugt hat. In komplexen Umgebungen können Unternehmen mehrere SAP-, Oracle- oder Altsystem-Instanzen gleichzeitig betreiben.

Es dient dazu, Analysen nach Systeminstanz zu filtern und mögliche Datenkollisionen zu vermeiden, wenn Rechnungsnummern in verschiedenen Systemen nicht eindeutig sind. So lässt sich die Prozessleistung in unterschiedlichen technischen Umgebungen vergleichen.

Damit lassen sich Datenströme in Umgebungen mit mehreren Systemen voneinander unterscheiden.

In der Regel eine statische Zeichenfolge, die während der Datenextraktion oder -transformation hinzugefügt wird.

Dieses Attribut verknüpft die Rechnung mit dem Beschaffungsprozess. Ist es ausgefüllt, handelt es sich um eine bestellbezogene Rechnung, die üblicherweise einen Zwei- oder Drei-Wege-Abgleich durchläuft.

Damit lässt sich der Anteil bestellbezogener und nicht bestellbezogener Rechnungen berechnen. Abweichungen zwischen Bestell- und Rechnungsdaten führen häufig zu Zahlungssperren und Nacharbeit.

Damit lässt sich die Effizienz des Bestellabgleichs analysieren und zwischen bestellbezogenen und nicht bestellbezogenen Abläufen unterscheiden.

Das Feld findet sich in der Rechnungskopfzeile oder in den Positionstabellen.

Dieses Attribut gibt die Zahlungsfrist für den Lieferanten an. Das System berechnet das Datum üblicherweise, indem es die vereinbarten Zahlungstage zum Basisdatum addiert.

Durch den Vergleich mit dem tatsächlichen Zahlungsdatum lassen sich die fristgerechte Zahlungsquote und Kennzahlen zu verspäteten Zahlungen berechnen. Das Attribut ist wichtig für die Steuerung des Cashflows und hilft, Verzugsgebühren sowie Belastungen der Lieferantenbeziehung zu vermeiden.

Es ist entscheidend für die Berechnung der fristgerechten Zahlungsquote und die Steuerung von Verzugsgebühren.

Das Feld findet sich in der Rechnungskopfzeile oder in den Zahlungstermin-Tabellen.

Dieses Attribut bezeichnet den externen Geschäftspartner der Transaktion. Häufig ist es mit einem Stammdatensatz verknüpft, der weitere Angaben wie Zahlungsbedingungen und Bankverbindungen enthält.

Die Analyse dieses Attributs hilft, Lieferanten zu ermitteln, bei denen häufig Prozessausnahmen auftreten, etwa Preisabweichungen oder fehlende Angaben. Außerdem lassen sich lieferantenspezifische Durchlaufzeiten und Nacharbeitsquoten berechnen.

Damit lässt sich die Prozessleistung nach Lieferant aufschlüsseln, um problematische Lieferantenbeziehungen zu erkennen.

Das Feld findet sich in der Rechnungskopfzeile oder lässt sich durch Verknüpfung mit der Lieferantenstammdatentabelle ermitteln.

Dieses Attribut gibt den Bruttobetrag der zu zahlenden Rechnung an. Er wird üblicherweise in der Belegwährung gespeichert und muss für aggregierte Berichte gegebenenfalls umgerechnet werden.

Der Betrag ist wichtig für die Analyse finanzieller Auswirkungen. So können Benutzer Prozessverbesserungen nach ihrem Einfluss auf das Betriebskapital priorisieren, statt nur das Fallvolumen zu betrachten. Bei Rechnungen mit hohen Beträgen können andere Freigabe-Workflows gelten als bei Rechnungen mit niedrigen Beträgen.

Damit lassen sich Prozessineffizienzen und ihre Auswirkungen auf das Betriebskapital nach Rechnungswert analysieren.

Das Feld findet sich in der Rechnungskopftabelle, meist unter der Bezeichnung Bruttobetrag oder Gesamtbetrag.

Dieses Attribut gibt das Belegdatum an, das auf der gedruckten oder digitalen Rechnung steht. Es unterscheidet sich vom Erfassungs- oder Buchungsdatum im System.

Das Rechnungsdatum dient als Ausgangspunkt für die Berechnung des Rechnungsalters und wird häufig als Basis für die Berechnung der Fälligkeit anhand der vereinbarten Zahlungsbedingungen verwendet. Es ist wichtig, um die Verzögerung zwischen Ausstellung und Eingang beziehungsweise Erfassung der Rechnung zu analysieren.

Es dient als Grundlage für die Berechnung des Rechnungsalters und die Prüfung der Einhaltung von Zahlungsbedingungen.

Das Feld findet sich in der Rechnungskopfzeile und enthält das Belegdatum.

Dieses Attribut erfasst, wann das Geld überwiesen oder der Scheck ausgestellt wurde. In manchen Systemen unterscheidet sich dieses Datum vom Verrechnungsdatum, an dem die Bank die Transaktion verarbeitet.

Mit diesem Datum endet die Verbindlichkeit aus der jeweiligen Rechnung. Analysten verwenden es, um die abschließende Durchlaufzeit zu berechnen und zu prüfen, ob Skonti für frühzeitige Zahlungen in Anspruch genommen wurden.

Es markiert den Abschluss des Prozesszyklus und dient dazu, die Inanspruchnahme von Skonti zu prüfen.

Das Feld findet sich in den Zahlungs- oder Verrechnungsbelegtabellen, die mit der Rechnung verknüpft sind.

Dieses Attribut kategorisiert die Transaktion und unterscheidet zwischen Standardrechnungen, Gutschriften, Anzahlungen und nachträglichen Belastungen. Für jede Belegart können andere Workflow-Regeln gelten.

Die Verteilung der Belegarten ist wichtig, um Prozesskennzahlen richtig einzuordnen. Gutschriften durchlaufen beispielsweise häufig einen umgekehrten Ablauf oder einen eigenen Freigabeprozess. Werden sie nicht separat betrachtet, können sie die durchschnittlichen Durchlaufzeiten verzerren.

Es unterscheidet zwischen Rechnungen, Gutschriften und anderen Finanzbelegen.

Das Feld findet sich in der Rechnungskopftabelle.

Dieses Attribut erfasst, wer den jeweiligen Prozessschritt ausgeführt hat. Es kann zwischen menschlichen Benutzern und automatisierten Systemen wie Bots oder Stapelverarbeitungsaufträgen unterscheiden.

Es dient dazu, den Automatisierungsgrad (Touchless Rate) zu berechnen und die Einhaltung der Funktionstrennung zu analysieren. Außerdem hilft es, Schulungsbedarf zu erkennen, wenn bestimmte Benutzer wiederholt Nacharbeit oder Fehler verursachen.

Damit lassen sich die Funktionstrennung analysieren und Automatisierungsquoten berechnen.

Das Feld findet sich in Transaktionsprotokollen oder System-Audit-Trails.

Dieses Attribut gliedert Daten nach Organisationseinheit, etwa nach einer bestimmten Tochtergesellschaft, einem Land oder einer juristischen Person. Für große Unternehmen mit Aktivitäten in mehreren Regionen ist es besonders wichtig.

Es ermöglicht den Leistungsvergleich zwischen verschiedenen Geschäftseinheiten. Aufgrund lokaler Vorschriften oder unterschiedlicher betrieblicher Reifegrade können sich die Prozesse zwischen Buchungskreisen unterscheiden.

Damit lassen sich verschiedene Organisationseinheiten vergleichen und die Daten entsprechend filtern.

Das Feld findet sich in der Rechnungskopftabelle.

Dieses Attribut gibt den konkreten Grund an, aus dem eine Rechnung nicht bezahlt werden kann, etwa eine Preisabweichung, eine Mengenabweichung oder ein fehlender Wareneingang. Es ist ein wichtiger Indikator für Reibungsverluste im Prozess.

Die Häufigkeit und Dauer einzelner Sperrgründe zeigen, wo die Ursachen für Zahlungsverzögerungen liegen. Werden diese Sperren reduziert, lässt sich die Quote der automatisierten Verarbeitung ohne manuelle Eingriffe oft besonders schnell verbessern.

Es zeigt die konkreten Ursachen für Reibungsverluste im Prozess und Zahlungsverzögerungen auf.

Das Feld findet sich in der Rechnungskopfzeile oder in den Positionstabellen.

Dieses Attribut legt die vertraglichen Zahlungsbedingungen fest, zum Beispiel Netto 30 oder 2/10 Netto 30. Es bestimmt, wann die Rechnung fällig wird und ob Skonti für frühzeitige Zahlungen gelten.

Die Analyse dieses Feldes hilft Unternehmen, ihren Cashflow zu optimieren: Sie vermeiden zu frühe Zahlungen, die das Betriebskapital binden, und verspätete Zahlungen mit möglichen Gebühren. Zugleich können sie Skonti bestmöglich ausschöpfen.

Es legt Fälligkeiten und Skonti fest und ist damit wichtig für die Optimierung des Cashflows.

Das Feld findet sich in der Rechnungskopfzeile und wird häufig aus den Lieferantenstammdaten übernommen.