BPMN 2.0: Ein praktischer Leitfaden zur Notation

BPMN 2.0 verständlich erklärt: Standard, Symbole und Anwendung

BPMN ist eine standardisierte Methode, Geschäftsprozesse darzustellen. So wird sichtbar, was passiert, wer beteiligt ist und wie die Arbeit von einem Schritt zum nächsten verläuft. BPMN 2.0 definiert die Notation und ein gemeinsames XML-Format. Das erleichtert es, Prozessmodelle zu besprechen, zu dokumentieren und auszutauschen.

Über die Navigation unten gelangen Sie direkt zur gewünschten Symbolfamilie. In unserem Leitfaden zu BPMN, UML und Flussdiagrammen können Sie BPMN auch mit anderen Notationen vergleichen.

Sie müssen diese Seite nicht zuerst lesen. Öffnen Sie den BPMN-2.0-Modellierer, beschreiben Sie einen Ihnen bekannten Prozess in einem Satz und lassen Sie den ersten Entwurf erstellen. Korrigieren Sie ihn anschließend anhand der folgenden Referenz Symbol für Symbol. Das geht schneller, als die Notation zunächst unabhängig davon zu lernen. Sie können sofort ein Modell erstellen, ohne etwas zu installieren.

Direkt zur BPMN-Symbolübersicht

• Ereignisse
• Aktivitäten
• Gateways
• Verbindende Elemente
• Pools und Swimlanes
• Artefakte

Was ist BPMN 2.0?

BPMN steht für Business Process Model and Notation. Die Object Management Group (OMG) veröffentlicht und pflegt den Standard. Er bietet Modellierern eine gemeinsame visuelle Sprache, um einen Prozess zu beschreiben: vom Start und Ende über Aufgaben und Entscheidungen bis hin zu den Übergaben dazwischen.

BPMN 2.0 wurde 2011 veröffentlicht. Eine wichtige Neuerung war die XML-Serialisierung: ein Standardformat, in dem sich ein Modell speichern, lesen und zwischen verschiedenen Tools austauschen lässt. Die Notation ist herstellerneutral, die Symbole gehören also nicht zu einem bestimmten Modellierungstool. Deshalb hat sie sich als Notation für das Geschäftsprozessmanagement durchgesetzt, anstatt dass jede Organisation und jeder Anbieter eigene Konventionen verwendet.

Ein BPMN-Diagramm kann Ihnen helfen, einen Prozess zu erklären, die vorgesehene Arbeitsweise zu dokumentieren oder ein Modell zu erstellen, das präzise genug für eine Workflow-Engine ist. Wie detailliert es sein muss, hängt vom Zweck ab. Ein Kommunikationsmodell muss nicht jedes technische Implementierungsdetail enthalten.

Warum BPMN 2.0 verwenden?

BPMN bietet Fachabteilungen und technischen Teams eine gemeinsame Grundlage, um Prozessschritte und Zuständigkeiten zu besprechen. Die Symbole haben festgelegte Bedeutungen. Deshalb müssen sich Leser nicht für jedes Diagramm eine neue Legende aneignen. Außerdem lässt sich ein BPMN-Prozess aus dem Tool exportieren, in dem er erstellt wurde.

Ein BPMN-Modell kann Ihnen helfen:

• Abläufe verständlich darstellen. Zeigen Sie in einem Diagramm die Reihenfolge der Aktivitäten, Entscheidungspunkte und Ergebnisse.
• Zuständigkeiten klären. Stellen Sie mit Pools und Lanes die beteiligten Teilnehmer und Rollen dar.
• Ausnahmen dokumentieren. Modellieren Sie neben dem Hauptablauf alternative Wege, Ereignisse und unterschiedliche Endzustände.
• Modelle austauschen. Übertragen Sie ein Modell mithilfe von BPMN-2.0-XML zwischen Tools und prüfen Sie, ob auch tool-spezifische Details übernommen werden.
• Prozesse prüfen und verbessern. Vergleichen Sie das dokumentierte Modell mit dem tatsächlichen Ablauf. Process Mining kann Belege aus Ereignisdaten ergänzen, verändert den Prozess aber nicht selbst.

Wenn Sie ein Tool auswählen, finden Sie in unserer Übersicht weitere Informationen zu BPMN-Tools. ProcessMind vereint außerdem Prozessmodellierung und Process Mining. So können Sie einen dokumentierten Prozess mit Betriebsdaten verknüpfen.

BPMN-2.0-Elemente im Überblick

BPMN gliedert seine Elemente in vier Familien. Die Tabelle dient als kurze Übersicht. Weitere Einzelheiten finden Sie in den jeweiligen Abschnitten.

Eine vollständige Elementliste finden Sie in der Referenz zu den BPMN-Bausteinen und im Leitfaden zu BPMN-Elementsymbolen. Außerdem können Sie das BPMN-2.0-Poster in Ihrer Sprache herunterladen.

Ereignisse

Ereignisse stehen für etwas, das während eines Prozesses geschieht. Sie werden als Kreise dargestellt. Anhand der unterschiedlichen Umrandung erkennen Sie, an welcher Stelle sie auftreten:

• Ein Start-Event hat eine dünne Umrandung.
• Ein Intermediate Event hat eine doppelte Umrandung.
• Ein End Event hat eine dicke Umrandung.

Start-Event

Ein Start-Event kennzeichnet den Beginn eines Prozesses oder Prozesspfads. Ein Prozess kann mehrere Start-Events haben, wenn unterschiedliche Auslöser ihn starten können. Ein Bestellprozess kann beispielsweise beginnen, wenn ein Kunde online, telefonisch oder vor Ort eine Bestellung aufgibt.

Intermediate Event

Ein Intermediate Event tritt zwischen dem Start und dem Ende eines Prozesses auf. Je nach Typ und Position kann es ein Ereignis empfangen oder auslösen, etwa eine Nachricht oder ein Signal. Weitere Ereignistypen sind Timer, Error, Escalation, Compensation, Conditional, Cancel, Link, Terminate, Multiple und Parallel Multiple.

Ein Bestellprozess kann beispielsweise auf eine Bestätigungsnachricht des Kunden warten, bevor er fortgesetzt wird. Das Ereignissymbol zeigt, worauf der Prozess wartet oder was er sendet.

End Event

Ein End Event kennzeichnet das Ende eines Prozesspfads. Ein Prozess kann mehrere End Events haben, um unterschiedliche Ergebnisse darzustellen, etwa eine abgeschlossene oder abgelehnte Bestellung. Benennen Sie jedes Ergebnis eindeutig, damit Leser sie unterscheiden können.

Aktivitäten

Aktivitäten stellen die Arbeit in einem Prozess dar. Die wichtigsten Typen sind Tasks und Subprocesses. Ein Task ist eine einzelne Arbeitseinheit, ein Subprocess umfasst eine eigene Abfolge von Schritten.

Task-Typen

BPMN verwendet Task-Typen, um zu zeigen, wie eine Arbeit ausgeführt wird. Der Typ beschreibt die Aktivität im Modell. Er bedeutet nicht, dass ProcessMind die Arbeit ausführt.

Task

Ein Task ist eine allgemeine Aktivität. Beginnen Sie mit einem generischen Task, wenn Sie einen Schritt erfassen möchten, bevor Sie entscheiden, ob ein spezifischerer Typ passt.

Manual Task

Eine Person führt einen Manual Task aus, ohne dass eine Prozess-Engine die Aktivität steuert. Beispiele sind das Sortieren von Dokumenten oder die telefonische Klärung eines Rechnungsproblems.

User Task

Eine Prozess-Engine weist einer Person einen User Task zu. Die Person erledigt ihn und erfasst das Ergebnis. Beispiele sind die Prüfung einer Rechnung, die Freigabe eines Urlaubsantrags oder die Bearbeitung eines Support-Tickets.

Receive Task

Ein Receive Task stellt das Warten auf eine Nachricht als eigenständige Aktivität im Prozess dar. Das Symbol zeigt einen leeren Briefumschlag.

Receive Task (instanziierend)

Ein instanziierender Receive Task startet einen Prozess, sobald er eine Nachricht empfängt. Das Symbol enthält oben links eine kleine Ereignismarkierung.

Send Task

Ein Send Task stellt das Senden einer Nachricht als Teil eines Prozesses dar.

Script Task

Ein Script Task stellt ein Skript dar, das eine Prozess-Engine in einer von ihr unterstützten Sprache ausführen kann.

Service Task

Ein Service Task stellt eine Aktivität dar, die ein Softwaredienst ausführt, etwa den Aufruf eines Webservices. Das Modell zeigt den Aktivitätstyp. Die konkrete Umsetzung hängt vom System ab, das den Prozess ausführt.

Business Rule Task

Ein Business Rule Task stellt eine Aktivität dar, die Geschäftsregeln auswertet oder anwendet.

Subprocesses und Aktivitätsmarkierungen

Ein Subprocess hat einen eigenen Ablauf. Sie können ihn erweitern, um seine Schritte anzuzeigen, oder einklappen, damit das übergeordnete Diagramm übersichtlich bleibt. Markierungen zeigen außerdem, ob eine Aktivität wiederholt wird, für mehrere Elemente gilt oder eine Kompensation behandelt.

Subprocess

Ein eingeklappter Subprocess fasst Schritte im übergeordneten Diagramm unter einer Aktivität zusammen. Erweitern Sie ihn, wenn Leser den internen Ablauf sehen müssen.

Adhoc Subprocess

Ein Adhoc Subprocess stellt Aktivitäten ohne feste Reihenfolge dar. Das Modell zeigt, dass die Aktivitäten flexibel angeordnet werden können.

Schleifenmarkierung

Eine Schleifenmarkierung zeigt, dass eine Aktivität so lange wiederholt wird, bis ihre Abbruchbedingung erfüllt ist.

Mehrfachinstanz-Markierung

Eine Aktivität mit Mehrfachinstanz-Markierung wird für eine festgelegte Menge von Elementen wiederholt. Vertikale Linien kennzeichnen parallele Instanzen, horizontale Linien aufeinanderfolgende Instanzen.

Kompensationsmarkierung

Eine Compensation-Aktivität stellt Arbeit dar, die die Auswirkungen einer früheren Aktivität rückgängig macht oder ausgleicht. Verbinden Sie sie über eine Association mit dem Diagramm, nicht über einen Sequence Flow.

Kombinierte Markierungen

Sie können eine Compensation-Markierung mit Schleifen- oder Mehrfachinstanz-Markierungen kombinieren. So zeigen Sie, wie sich die Aktivität wiederholt oder auf mehrere Elemente angewendet wird.

Gateways

Gateways steuern, wie sich ein Prozess verzweigt oder zusammenführt. Sie werden als Rauten dargestellt. Die Markierung in der Raute kennzeichnet den Gateway-Typ und zeigt, wie er mit den Prozesspfaden umgeht.

Exclusive Gateway

Inclusive Gateway

Parallel Gateway

Event Gateway

Exclusive Gateway

Ein Exclusive Gateway wählt einen ausgehenden Pfad aus. Die Raute enthält entweder ein X oder kein Symbol.

Inclusive Gateway

Ein Inclusive Gateway kann abhängig von den Bedingungen einen oder mehrere ausgehende Pfade aktivieren. Ein passendes Gateway an einer späteren Stelle im Prozess kann die aktivierten Pfade synchronisieren.

Parallel Gateway

Teilt ein Parallel Gateway den Ablauf auf, aktiviert es alle ausgehenden Pfade. Führt es Pfade zusammen, wartet es, bis alle eingehenden Zweige abgeschlossen sind.

Event Gateway

Ein Event Gateway leitet den Prozess abhängig davon weiter, welches Ereignis zuerst eintritt, zum Beispiel der Eingang einer Nachricht.

Verbindende Elemente

Verbindende Elemente zeigen, wie BPMN-Elemente zueinander in Beziehung stehen. Wählen Sie den passenden Verbindungstyp für die Beziehung, die Sie darstellen möchten.

Sequence Flow

Message Flow

Association

Sequence Flow

Sequence Flow zeigt die Reihenfolge von Aktivitäten und Ereignissen innerhalb eines Prozesses. Er wird als durchgezogene Linie mit Pfeilspitze dargestellt und kann einen bedingten oder einen Standardpfad kennzeichnen.

Message Flow

Message Flow zeigt die Kommunikation zwischen verschiedenen Teilnehmern, die in der Regel durch separate Pools dargestellt werden. Er besteht aus einer gestrichelten Linie mit einem Kreis am Anfang und einer offenen Pfeilspitze am Ende. Verwenden Sie ihn nicht, um Aktivitäten innerhalb desselben Pools zu verbinden.

Association

Eine Association verbindet eine Aktivität oder ein Ereignis mit einem Artefakt, etwa einem Data Object oder einer Text Annotation. Sie ergänzt den Kontext, ohne den Prozessablauf zu verändern.

Pools und Lanes

Pools stehen für die Teilnehmer eines Prozesses, zum Beispiel Organisationen, Abteilungen oder Systeme. Lanes unterteilen einen Pool und zeigen die Zuständigkeiten innerhalb des jeweiligen Teilnehmers.

Verwenden Sie separate Pools, wenn Sie unterschiedliche Teilnehmer und ihren Austausch darstellen möchten. Mit Lanes machen Sie deutlich, welche Rolle oder welches System für die jeweilige Aktivität zuständig ist. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation zu Pools und Lanes.

Eingeklappter Pool

Ein eingeklappter Pool zeigt einen Teilnehmer, ohne dessen interne Aktivitäten darzustellen. Das ist hilfreich, wenn im Diagramm eine externe Organisation oder ein externes System vorkommen soll, dessen interner Prozess aber nicht zum Umfang des Modells gehört.

Artefakte

Artefakte ergänzen ein BPMN-Diagramm um Informationen und Kontext, ohne den Sequence Flow zu verändern. Zu den wichtigsten Typen gehören Data Objects, Data Stores, Groups und Text Annotations.

Data Objects und Data Stores

Ein Data Object steht für Informationen, die eine Aktivität verwendet oder erzeugt. Data Input und Data Output zeigen, welche Informationen in einen Prozess einfließen oder ihn verlassen. Ein Data Store steht für Informationen, die über die jeweilige Prozessinstanz hinaus bestehen bleiben.

Gruppe

Eine Group fasst zusammengehörige Elemente visuell zusammen. Sie verändert den Prozessablauf nicht.

Text Annotation

Eine Text Annotation ergänzt ein Diagramm um eine Erklärung oder Anmerkung. Verbinden Sie sie mithilfe einer Association mit dem relevanten Element.

Wie erstellen Sie ein BPMN-Diagramm?

Legen Sie zunächst fest, welche Prozessfrage das Diagramm beantworten soll. Erstellen Sie anschließend das Modell, ausgehend vom Hauptablauf:

1. Legen Sie den Umfang fest. Wählen Sie den Prozess, seine Start- und Endpunkte sowie den Detailgrad, den die Lesenden benötigen.
2. Listen Sie die Aktivitäten auf. Halten Sie die wichtigsten Schritte in klarer Sprache fest, bevor Sie Symbole hinzufügen.
3. Ergänzen Sie Ereignisse und Ergebnisse. Zeigen Sie, wodurch der Prozess beginnt, was im Verlauf geschehen kann und wie die einzelnen Pfade enden.
4. Modellieren Sie Entscheidungen. Fügen Sie Gateways dort ein, wo sich der Ablauf verzweigt oder Pfade zusammengeführt werden.
5. Zeigen Sie Teilnehmer und Zuständigkeiten. Machen Sie mithilfe von Pools und Lanes deutlich, wer wofür verantwortlich ist.
6. Ergänzen Sie Nachrichten und Kontext. Verwenden Sie Message Flow zwischen Teilnehmern und Artefakte für relevante Daten oder Anmerkungen.
7. Prüfen Sie das Modell. Gehen Sie alle Pfade gemeinsam mit Personen durch, die den Prozess kennen. Achten Sie darauf, dass das Diagramm gut lesbar ist und die Symbole die beabsichtigte Bedeutung haben.

Eine schrittweise Anleitung finden Sie in der Dokumentation zum Erstellen eines BPMN-Diagramms. In der Dokumentation können Sie außerdem BPMN-2.0-Beispiele aufrufen, fertige Modelle ansehen und passende Muster für Ihren Prozess übernehmen.

Am schnellsten lernen Sie die Notation, wenn Sie sie selbst anwenden. Wählen Sie einen Prozess, den Sie gut kennen, beschreiben Sie ihn in einem Satz und überarbeiten Sie den Entwurf des Modellierers. Das automatische Layout ordnet das Diagramm an, während Sie die Symbole oben nachschlagen.

So bleiben BPMN-Modelle nützlich

Ein Modell lässt sich leichter prüfen und pflegen, wenn Sie folgende Punkte beachten:

• Klären Sie zuerst den Zweck. Ein Modell für eine Diskussion benötigt möglicherweise weniger Details als eines für die Umsetzung.
• Verwenden Sie Standardsymbole einheitlich. Vermeiden Sie eigene Formen oder Bedeutungen, die andere Lesende nicht kennen.
• Benennen Sie Elemente eindeutig. Verwenden Sie Begriffe, die Ihr Prozessteam versteht, und unterscheiden Sie verschiedene Ergebnisse klar voneinander.
• Halten Sie das Diagramm übersichtlich. Nutzen Sie Subprocesses, um Details vom Hauptablauf zu trennen.
• Zeigen Sie, wo sich Zuständigkeiten ändern. Pools und Lanes sollten Teilnehmer und Verantwortlichkeiten verdeutlichen, nicht unnötige Strukturen hinzufügen.
• Stimmen Sie das Modell mit den Prozessbeteiligten ab. Gehen Sie die Pfade gemeinsam mit den Personen durch, die die Arbeit ausführen oder verantworten.
• Prüfen Sie das Modell nach Änderungen. Ein Diagramm beschreibt einen Prozess zu einem bestimmten Zeitpunkt. Aktualisieren Sie es, wenn sich der Prozess ändert.

Der BPMN-2.0-Modellierer von ProcessMind läuft im Browser und bietet KI-gestützte Modellgenerierung aus einer Beschreibung, automatische Layouts und Prüfungen der Modellqualität. Mit dem passenden Werkzeug lassen sich diese Vorgehensweisen leichter einhalten: Beginnen Sie mit einem Prozess, den Sie gut kennen. Notation, Prüfung und das erste Gespräch über Verbesserungen finden dann am selben Ort statt. Wie Modellierung und operative Daten zusammenspielen können, erfahren Sie im Beitrag zum gemeinsamen Nutzen von Prozessmodellierung und Process Mining.

Was hat sich von BPMN 1.x zu BPMN 2.0 geändert?

Wenn Sie ein älteres BPMN-Modell prüfen, werden Ihnen die Symbole vertraut vorkommen. Die wesentlichen Unterschiede liegen in der Genauigkeit und Übertragbarkeit des Standards.

• Ein einheitliches XML-Format. BPMN 2.0 definiert ein Format zum Speichern und Austauschen von Modellen. BPMN 1.x legte kein gemeinsames Dateiformat fest, sodass sich Modelle schwieriger zwischen verschiedenen Werkzeugen übertragen ließen.
• Genauere Definitionen. BPMN 2.0 beschreibt Elemente und ihre Beziehungen detaillierter.
• Unterstützung ausführbarer Modelle. BPMN 2.0 ist präzise genug, damit eine Workflow-Engine ein Modell ausführen kann. Nicht jedes Prozessmodell muss ausführbar sein.

Für die meisten neuen Modelle ist BPMN 2.0 die praktische Wahl, da moderne Modellierungswerkzeuge diese aktuelle Version unterstützen.

Welche Inhalte hat eine BPMN-2.0-XML-Datei?

Eine BPMN-2.0-XML-Datei speichert die Elemente, Verbindungen, Bezeichnungen und das Layout des Diagramms. Sie kann die Pool- und Lane-Struktur, Sequence Flow und Message Flow, Ereignis- und Gateway-Typen sowie die Positionen der Elemente auf der Zeichenfläche enthalten.

Die XML-Unterstützung ermöglicht den Austausch von Modellen, garantiert aber nicht, dass alle werkzeugspezifischen Funktionen übernommen werden. Ein anderes Werkzeug kann das Layout anders darstellen. Benutzerdefinierte Felder oder der Prüfverlauf sind möglicherweise nicht Bestandteil des Standardformats.

In der Dokumentation erfahren Sie, wie Sie BPMN-Dateien importieren und exportieren. Einen Vergleich verschiedener Werkzeuge finden Sie in unserem Leitfaden zu Visio-Alternativen für BPMN.

BPMN-2.0-Poster und Symbolübersicht

Verwenden Sie das Poster beim Modellieren als schnelle Referenz. In der Dokumentation finden Sie die verfügbaren Poster-Downloads nach Sprache.

Ein Poster ist besonders hilfreich, wenn Sie bereits modellieren. Legen Sie es neben das Modell, an dem Sie arbeiten: Öffnen Sie den Modellierer und schlagen Sie auf dem Poster ein Symbol nach, während das Diagramm vor Ihnen liegt.

BPMN-2.0-Poster in Ihrer Sprache herunterladen

Wählen Sie unten ein Poster aus, um das PDF zu öffnen. Die Dokumentationsseite führt alle verfügbaren Versionen auf und ist die maßgebliche Anlaufstelle für Downloads.

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Danksagungen

Das Poster wurde 2010 erstellt und von Forschenden und Praktikern übersetzt. Wir danken allen Personen und Institutionen, die dazu beigetragen haben, es verfügbar zu machen.

Ursprüngliche Autoren: Gero Decker, Jakob Freund, Alexander Lübbe, Jan Mendling, Frank Puhlmann, Torben Schreiter, Matthias Weidlich.

Die Übersetzungen stammen von: Trisotech (Französisch); Ildefonso Montero, Luciano García-Bañuelos und Marlon Dumas (Spanisch); der Business Process Technology Group am Hasso-Plattner-Institut (Russisch); Birger Andersson und Petia Wohed (Schwedisch); Thauris.nl (Niederländisch); Lucinéia Heloisa Thom und Cirano Iochpe (Portugiesisch); MGX Infoservice (Polnisch); Ofir Nimitz und Iftah Peretz (Hebräisch); A/Prof Zhang und Lecturer Ms Bai von der School of Software Engineering der Beijing Jiaotong University (Chinesisch); Istvan Gerecs (Ungarisch) sowie Hamidreza Sarabadani (Persisch).

Quelle: das BPMN-2.0-Poster

Wie geht es weiter?

Sie kennen nun die Symbole. Wenden Sie das Wissen an: Erstellen Sie ein Modell und prüfen Sie jeden Pfad gemeinsam mit den Personen, die den Prozess kennen.