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Ihr Daten-Template für das Spesenmanagement

Expensify

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Attribute des Spesenmanagements (20) Aktivitäten im Spesenmanagement (13) Anleitungen zum Datenexport (3)

Ihr Daten-Template für das Spesenmanagement

Dieses Template zeigt Ihnen, welche Daten Sie für die Analyse Ihres Spesenmanagementprozesses erfassen sollten. Es enthält die wichtigsten Attribute und Aktivitäten sowie praktische Hinweise zum Datenexport aus Expensify. Damit können Sie Ihre Daten für die Analyse mit Process Mining vorbereiten.

Empfohlene Attribute für eine umfassende Analyse
Wichtige Aktivitäten für eine präzise Prozesserkennung
Praktische Hinweise zum Datenexport

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Attribute des Spesenmanagements

Diese empfohlenen Datenfelder sollten Sie in Ihr Event Log aufnehmen, um das Spesenmanagement umfassend zu analysieren und zu optimieren.

3 Erforderlich 5 Empfohlen 12 Optional

	Name	Beschreibung
	Aktivitätsname ActivityName	Der Name des Geschäftsereignisses, das zu einem bestimmten Zeitpunkt für einen Spesenbericht eingetreten ist.
Beschreibung Der Aktivitätsname bezeichnet einen bestimmten Schritt oder Meilenstein im Spesenmanagementprozess, zum Beispiel „Spesenbericht eingereicht“ oder „Von Führungskraft genehmigt“. Er bildet die Grundlage der Prozesslandkarte. Damit können Analysten den Arbeitsablauf visualisieren, häufige Pfade erkennen und Abweichungen oder Engpässe aufdecken. Die Analyse der Aktivitätsabfolge ist entscheidend, um Prozesseffizienz und Compliance zu verstehen. Warum das wichtig ist Dieses Attribut legt die Schritte in der Prozesslandkarte fest und ermöglicht es, den Prozessfluss, Varianten und Nacharbeitsschleifen zu visualisieren und zu analysieren. Woher beziehen Dieses Attribut wird in der Regel abgeleitet, indem Statusänderungen, Kommentare oder Verlaufseinträge aus Expensify einer standardisierten Aktivitätsliste zugeordnet werden. Beispiele Spesenabrechnung eingereichtVon der Führungskraft genehmigtVon der Finanzabteilung abgelehntErstattung ausgeführt
	Ereigniszeit EventTime	Der Timestamp, der angibt, wann eine bestimmte Aktivität oder ein Ereignis für einen Spesenbericht eingetreten ist.
Beschreibung Die Ereigniszeit gibt für jede Aktivität im Prozess das genaue Datum und die genaue Uhrzeit an. Diese Zeitangaben sind erforderlich, um Zykluszeiten, Dauern und Wartezeiten zwischen einzelnen Schritten zu berechnen. Sie ermöglichen die Analyse von Engpässen, Leistungstrends im Zeitverlauf und der Einhaltung von Service-Level-Vereinbarungen. Ohne genaue Timestamps ist Process Mining auf die Ermittlung des Prozessflusses beschränkt. Warum das wichtig ist Timestamps sind für alle zeitbezogenen Analysen erforderlich, etwa zur Berechnung von Zykluszeiten, zum Erkennen von Engpässen und zur Überwachung der Prozessleistung. Woher beziehen Dies ist der Erstellungs-Timestamp des jeweiligen Verlaufseintrags oder der Statusänderung in den Expensify-Berichtsdaten. Beispiele 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:35:10Z2023-11-01T09:12:05Z
	ID des Spesenberichts ExpenseReportId	Die eindeutige Kennung eines Spesenberichts. Sie fasst alle zugehörigen Aktivitäten von der Einreichung bis zur Erstattung zusammen.
Beschreibung Die ID des Spesenberichts ist die primäre Case-Kennung im Spesenmanagementprozess. Jede ID steht für eine Sammlung von Ausgaben, die ein Mitarbeitender zur Genehmigung und Erstattung eingereicht hat. Mit diesem Attribut lässt sich der gesamte Ablauf eines Spesenberichts nachverfolgen und rekonstruieren, einschließlich aller Einreichungen, Genehmigungen, Ablehnungen und Zahlungen. Warum das wichtig ist Damit lassen sich alle zugehörigen Ereignisse zu einer einzelnen Prozessinstanz zusammenfassen. Das ist die Grundlage jeder Process-Mining-Analyse. Woher beziehen Dies ist der Primärschlüssel im Data Object für Spesenberichte. Über den Reports-Endpunkt der Expensify-API ist er häufig als 'reportID' verfügbar. Beispiele RPT_84321RPT_99012RPT_10573
	Abteilung des Mitarbeitenden EmployeeDepartment	Die Fachabteilung oder Geschäftseinheit, der die einreichende Person angehört.
Beschreibung Dieses Attribut gibt die Abteilung des Mitarbeitenden an, der den Spesenbericht einreicht, zum Beispiel „Vertrieb“, „Technik“ oder „Marketing“. Es ist eine wichtige Analysedimension: Zykluszeiten, Ablehnungsquoten und Richtlinieneinhaltung lassen sich damit zwischen Unternehmensbereichen vergleichen. So werden abteilungsspezifische Probleme und Schulungsbedarf sichtbar. Warum das wichtig ist Ermöglicht detaillierte Analysen, um Prozessleistung und Compliance zwischen verschiedenen Geschäftseinheiten zu vergleichen. Woher beziehen Diese Information kann als Tag im Bericht oder im Benutzerprofil der einreichenden Person in Expensify gespeichert sein. Möglicherweise muss sie aus einem externen HR-System ergänzt werden. Beispiele VertriebMarketingTechnikFinanzabteilung
	Einreichende Person Submitter	Der Mitarbeitende, der den Spesenbericht erstellt und eingereicht hat.
Beschreibung Das Attribut „Einreichende Person“ gibt an, welcher Mitarbeitende die Ausgaben getätigt hat und eine Erstattung beantragt. Anhand dieser Information lassen sich Ausgabemuster nach Mitarbeitenden, Abteilungen oder Rollen analysieren. So können Sie feststellen, welche Personen oder Gruppen besonders häufig Verzögerungen erleben oder gegen Richtlinien verstoßen. Das unterstützt eine bessere Analyse der Customer Experience. Warum das wichtig ist Ermöglicht die Analyse der Prozessleistung aus Sicht der Mitarbeitenden und hilft, Gruppen mit häufigen Problemen oder Verzögerungen zu erkennen. Woher beziehen Dies ist ein wichtiges Feld im Spesenbericht-Objekt. Es heißt typischerweise 'policyEmail', 'submitterEmail' oder 'employeeEmail'. Beispiele sara.jones@example.comkevin.lee@example.commaria.garcia@example.com
	Genehmigende Person Approver	Der Name oder die ID des Benutzers, der für die Genehmigung oder Ablehnung des Spesenberichts zuständig ist.
Beschreibung Das Attribut „Genehmigende Person“ gibt an, welche Führungskraft oder welches Mitglied der Finanzabteilung einen eingereichten Spesenbericht bearbeitet. Es ist wichtig, um das Verhalten einzelner genehmigender Personen zu analysieren, etwa Genehmigungszeiten, Ablehnungsquoten und Arbeitsverteilung. Erkenntnisse zur Leistung können auf Schulungsbedarf hinweisen, eine andere Verteilung der Arbeitslast unterstützen und den Genehmigungsprozess verbessern. Warum das wichtig ist Dieses Attribut ist wichtig, um Engpässe bei Genehmigungen, die Arbeitsverteilung und Ablehnungsquoten einzelner genehmigender Personen zu analysieren. Woher beziehen Diese Information findet sich im Verlauf oder Workflow-Protokoll des Berichts und ist häufig Genehmigungs- oder Ablehnungsereignissen zugeordnet. Das Feld kann beispielsweise 'managerEmail' heißen. Beispiele jane.doe@example.comjohn.smith@example.comfinance.approver@example.com
	Gesamtbetrag des Berichts ReportTotalAmount	Der Gesamtbetrag des Spesenberichts.
Beschreibung Dieses Attribut gibt die Summe aller Ausgaben in einem Spesenbericht an. Es ist eine wichtige Finanzkennzahl für verschiedene Analysen, zum Beispiel um hohe Ausgaben zu erkennen, die genauer geprüft werden müssen oder einem anderen Genehmigungsweg folgen. Außerdem dient es der Finanzberichterstattung und der Analyse von Ausgabemustern im Unternehmen. Warum das wichtig ist Ermöglicht die Analyse von Spesenberichten mit hohen Beträgen, hilft Ausgabentrends zu erkennen und ist wichtig für Finanz- und Compliance-Dashboards. Woher beziehen Im Expensify-Data-Object für Berichte verfügbar, häufig unter dem Namen 'total' oder 'amount'. Beispiele 150.752500.0089.50
	Hinweis auf Richtlinienverstoß PolicyViolationFlag	Ein boolescher Indikator, der den Wert „wahr“ hat, wenn für den Bericht ein Richtlinienverstoß gemeldet wurde.
Beschreibung Dieser Indikator zeigt an, ob ein Spesenbericht einen oder mehrere Richtlinienverstöße aufweist, zum Beispiel eine Überschreitung des Ausgabenlimits oder einen fehlenden Beleg. Das automatisierte System von Expensify meldet solche Probleme häufig. Dieses Attribut ist wichtig für das Dashboard „Übersicht über Richtlinienverstöße“: Es hilft, Compliance-Probleme zu quantifizieren und Verbesserungsbereiche zu bestimmen. Warum das wichtig ist Misst direkt die Einhaltung von Richtlinien und hilft, Berichte zu erkennen, die genauer geprüft werden müssen. Damit ist das Attribut eine wichtige Grundlage für Compliance-Dashboards. Woher beziehen Expensify-Berichte enthalten häufig ein bestimmtes Feld oder einen Status, der auf einen Verstoß hinweist, zum Beispiel 'hasViolations' oder einen ähnlichen booleschen Indikator. Beispiele truefalse
	Ablehnungsgrund RejectionReason	Der Grund, den eine genehmigende Person bei der Ablehnung eines Spesenberichts oder der Rücksendung zur Überarbeitung angibt.
Beschreibung Bei der Ablehnung eines Spesenberichts kann die genehmigende Person in der Regel einen Grund angeben. Dieses Textattribut hält fest, warum ein Bericht nicht genehmigt wurde. Die Analyse der Ablehnungsgründe zeigt häufige Fehler bei der Einreichung, unklare Richtlinien oder Schulungsbedarf bei Mitarbeitenden auf. So lässt sich die Erstgenehmigungsquote gezielt verbessern. Warum das wichtig ist Liefert qualitative Daten zu den Ursachen von Nacharbeit und ist wichtig, um die Gründe für abgelehnte Berichte zu ermitteln. Woher beziehen Diese Information findet sich üblicherweise in Kommentaren oder Verlaufseinträgen zum Ablehnungsereignis. Beispiele Beleg für Ausgabe über 75 $ fehltFalsche Ausgabenkategorie ausgewähltDoppelte Ausgabe eingereicht
	Ausgabenkategorie ExpenseCategory	Die Kategorie eines einzelnen Ausgabenpostens in einem Bericht.
Beschreibung Die Ausgabenkategorie klassifiziert die Art der Ausgabe, zum Beispiel „Reisen“, „Mahlzeiten und Bewirtung“ oder „Software“. Ein Bericht kann mehrere Kategorien enthalten. Dieses Attribut wird jedoch häufig auf Berichtsebene zusammengefasst, etwa anhand der häufigsten Kategorie oder der Kategorie mit dem höchsten Betrag. Es dient dazu, Ausgabentrends zu analysieren und die Einhaltung von Richtlinien für bestimmte Ausgabearten zu prüfen. Warum das wichtig ist Hilft, Ausgabemuster, Richtlinienverstöße und Genehmigungszeiten für verschiedene Ausgabearten zu analysieren. Woher beziehen Auf Ebene der Einzelposten ('transactions') innerhalb eines Berichts verfügbar. Für die Zuordnung zur Case-Ebene ist eine Aggregation oder Geschäftsregel erforderlich. Beispiele FlugkostenUnterkunftMahlzeitenBüromaterial
	Berichtsstatus ReportStatus	Der aktuelle Status des Spesenberichts im Prozessverlauf.
Beschreibung Der Berichtsstatus gibt die aktuelle Position des Spesenberichts im Prozess an, zum Beispiel „OFFEN“, „EINGEREICHT“, „GENEHMIGT“, „ERSTATTET“ oder „GESCHLOSSEN“. Er zeigt den aktuellen Fortschritt des Berichts. Beim Process Mining wird dieses Attribut häufig zur Ableitung des Aktivitätsnamens verwendet. Es kann auch als Dimension dienen, um zu analysieren, wie lange Berichte in den einzelnen Status verbleiben. Warum das wichtig ist Gibt den aktuellen Status eines Case an und dient häufig als Grundlage für die Ableitung des Aktivitätsprotokolls beim Process Mining. Woher beziehen Dies ist ein Standardfeld im Expensify-Objekt für Berichte. Es heißt häufig 'status' oder 'state'. Beispiele EINGEREICHTGENEHMIGTERSTATTETGESCHLOSSEN
	Endzeit des Ereignisses EventEndTime	Der Timestamp, zu dem eine bestimmte Aktivität endete. Nützlich für Aktivitäten mit messbarer Dauer.
Beschreibung Viele Aktivitäten im Spesenmanagement sind sofort abgeschlossen. Andere, etwa eine „Prüfung durch die Führungskraft“, lassen sich mit Start- und Endzeit modellieren. Die Endzeit des Ereignisses markiert den Abschluss einer solchen Aktivität. Zusammen mit der Startzeit wird sie verwendet, um die genaue Verarbeitungszeit einzelner Schritte zu berechnen und zu zeigen, wofür Zeit aufgewendet wird. Warum das wichtig ist Ermöglicht die Berechnung der Verarbeitungszeiten einzelner Aktivitäten. So lassen sich aktive Arbeitszeit und reine Wartezeit unterscheiden. Woher beziehen Dies ist in der Regel kein direkt verfügbares Feld. Der Wert wird aus dem Timestamp des nächsten Ereignisses in der Abfolge desselben Case abgeleitet. Beispiele 2023-10-26T10:05:12Z2023-10-27T15:00:00Z
	Freigabe im ersten Durchlauf IsFirstPassApproval	Ein berechnetes Kennzeichen, das den Wert „true“ hat, wenn der Bericht ohne Ablehnung oder Überarbeitung freigegeben wurde.
Beschreibung Für jeden Spesenbericht wird anhand dieses booleschen Kennzeichens ermittelt, ob er den Freigabeprozess ohne negative Ergebnisse durchlaufen hat, etwa ohne Ablehnung oder Rückgabe zur Überarbeitung. Das Kennzeichen misst direkt die Qualität und Effizienz des Prozesses und fließt unmittelbar in die KPI „Freigabe im ersten Durchlauf“ ein. Ein hoher Wert deutet auf qualitativ hochwertige Einreichungen und ein gutes Verständnis der Richtlinien hin. Warum das wichtig ist Misst direkt die Qualität der Ersteinreichungen und die Effizienz des Freigabeprozesses. So wird sichtbar, wie häufig Nacharbeit erforderlich ist. Woher beziehen Dazu wird die Aktivitätsfolge für eine bestimmte ExpenseReportId geprüft. Enthält sie weder „Manager hat abgelehnt“ noch „Finanzabteilung hat abgelehnt“ oder „Bericht zur Überarbeitung zurückgesendet“, hat das Kennzeichen den Wert „true“. Beispiele truefalse
	Gesamte Zykluszeit TotalCycleTime	Die gesamte Zeitspanne vom Erstellen des ersten Ereignisses bis zum Abschluss des letzten Ereignisses eines Spesenberichts.
Beschreibung Die Gesamtzykluszeit wird auf Case-Ebene berechnet und misst die gesamte Dauer des Spesenmanagementprozesses für einen einzelnen Bericht. Sie ist eine wichtige Kennzahl (KPI) für die Effizienz des Gesamtprozesses. Dazu wird der Timestamp der ersten Aktivität, zum Beispiel „Spesenbericht erstellt“, vom Timestamp der letzten Aktivität, zum Beispiel „Erstattung ausgeführt“, abgezogen. Warum das wichtig ist Diese zentrale Kennzahl misst die Geschwindigkeit des Gesamtprozesses und hilft, lang laufende Cases zu erkennen, die auf systemische Probleme hindeuten können. Woher beziehen Dieses Attribut wird für jede ExpenseReportId als (MAX(EventTime) - MIN(EventTime)) berechnet. Beispiele 6048001209600259200
	Letzte Datenaktualisierung LastDataUpdate	Der Timestamp, der angibt, wann die Daten dieses Datensatzes zuletzt aus dem Quellsystem aktualisiert wurden.
Beschreibung Dieses Attribut erfasst Datum und Uhrzeit der letzten Extraktion und Aktualisierung der Daten im Process-Mining-Tool. Es zeigt, wie aktuell die Daten sind, und hilft dabei, den Aktualitätsstand der Analyse einzuschätzen. So können Benutzer den Erkenntnissen vertrauen und fundierte Entscheidungen auf Basis aktueller Daten treffen. Warum das wichtig ist Zeigt Benutzern, wie aktuell die Daten sind. Das ist entscheidend für die Relevanz und Genauigkeit der Prozessanalyse. Woher beziehen Dies ist in der Regel der Timestamp des Datenextraktionsauftrags, der während der Datentransformation (ETL) hinzugefügt wird. Beispiele 2023-11-20T08:00:00Z2023-11-21T08:00:00Z
	Prüfergebnis AuditOutcome	Das Ergebnis einer manuellen oder automatisierten Prüfung des Spesenberichts.
Beschreibung Dieses Attribut erfasst das Ergebnis einer Prüfung, zum Beispiel „Bestanden“, „Nicht bestanden“ oder „Bestanden mit Befunden“. Es ist für Unternehmen relevant, die einen formellen Prüfschritt in ihren Spesenprozess integriert haben, entweder für alle Berichte oder für eine Stichprobe. Die Analyse der Prüfergebnisse zeigt, wie gut die Compliance-Vorgaben eingehalten werden und wie wirksam die bestehenden Kontrollen sind. Warum das wichtig ist Misst direkt das Ergebnis von Compliance-Prüfungen und ist wichtig, um die Wirksamkeit des Prüfprozesses zu analysieren. Woher beziehen Dies ist wahrscheinlich ein konzeptionelles Attribut. Es kann auch als Tag oder Kommentar gespeichert sein. Ob es vorhanden ist, hängt von der jeweiligen Prozesskonfiguration des Unternehmens in Expensify ab. Beispiele BestandenNicht bestanden: RichtlinienverstoßMit Hinweisen bestanden
	Quellsystem SourceSystem	Das System, aus dem die Daten extrahiert wurden.
Beschreibung Dieses Attribut gibt die Herkunft der Prozessdaten an, in diesem Fall „Expensify“. Es ist wichtig für die Data Governance, insbesondere wenn Daten aus mehreren Systemen zusammengeführt werden. So lassen sich die Datenherkunft nachvollziehen und der Prozesskontext verstehen. Warum das wichtig ist Liefert wichtigen Kontext zur Datenherkunft und hilft, Prozesse zu unterscheiden, wenn Daten aus mehreren Quellsystemen in dieselbe Umgebung geladen werden. Woher beziehen Dies ist ein statischer Wert („Expensify“), der während der Datentransformation hinzugefügt werden sollte. Beispiele ExpensifyExpensifyAPI-v2.0
	Richtlinienname PolicyName	Der Name der Spesenrichtlinie, die für den Bericht gilt.
Beschreibung In Expensify können für verschiedene Mitarbeitendengruppen unterschiedliche Spesenrichtlinien gelten. Dieses Attribut gibt an, welche Richtlinie für den Spesenbericht maßgeblich ist. Es ist eine wichtige Analysedimension, denn damit lassen sich Compliance und Effizienz zwischen Richtlinien vergleichen, die unterschiedliche Regeln und Genehmigungs-Workflows vorsehen. Warum das wichtig ist Ermöglicht die Segmentierung der Prozessanalyse nach den jeweils geltenden Regeln. Das ist wichtig, um Unterschiede zu verstehen, die durch verschiedene Richtlinien entstehen. Woher beziehen Dies ist ein Standardfeld im Berichtsobjekt von Expensify und heißt häufig 'policyID' oder 'policyName'. Beispiele Spesenrichtlinie für Mitarbeitende in den USASpesenrichtlinie für das Vertriebsteam im Vereinigten KönigreichReiserichtlinie für Führungskräfte
	Währung Currency	Der Währungscode für die Beträge im Spesenbericht.
Beschreibung Das Attribut „Währung“ gibt die Währung des Gesamtbetrags des Berichts an, zum Beispiel USD, EUR oder GBP. Für Unternehmen mit Aktivitäten in mehreren Ländern ist diese Angabe wichtig, damit Finanzdaten korrekt interpretiert werden. Alle Geldbeträge sollten zusammen mit diesem Attribut analysiert werden, um fehlerhafte Summen zu vermeiden. Warum das wichtig ist Ermöglicht genaue Finanzanalysen und Berichte, indem es den erforderlichen Kontext für alle Geldbeträge liefert. Woher beziehen Dies ist ein Standardfeld im Expensify-Objekt für Berichte und heißt häufig 'currency'. Beispiele USDEURGBPCAD
	Zahlungsmethode PaymentMethod	Die Methode, mit der dem Mitarbeitenden die Ausgaben erstattet wurden.
Beschreibung Dieses Attribut beschreibt, wie dem Mitarbeitenden die Ausgaben erstattet wurden, zum Beispiel per „Direktüberweisung (ACH)“, PayPal oder Firmenkreditkarte. Die Analyse der Zahlungsmethode hilft, die Erstattungsphase besser zu verstehen, insbesondere wenn bestimmte Methoden mit längeren Verzögerungen verbunden sind. Sie liefert zusätzlichen Kontext zu den letzten Prozessschritten. Warum das wichtig ist Liefert Kontext zur Erstattungsphase und ermöglicht die Analyse von Verzögerungen oder Kosten bei verschiedenen Auszahlungsmethoden. Woher beziehen Diese Information ist üblicherweise in den Erstattungsdetails eines geschlossenen Berichts verfügbar. Beispiele ACHPayPalBill.com

Erforderlich Empfohlen Optional

Aktivitäten im Spesenmanagement

Diese wichtigen Prozessschritte und Meilensteine sollten Sie in Ihrem Event Log erfassen, um den Prozess präzise zu erkennen und Engpässe zu identifizieren.

7 Empfohlen 6 Optional

	Aktivität	Beschreibung
	Bericht geschlossen	Der Spesenbericht wird im System offiziell geschlossen, nachdem alle Schritte einschließlich Erstattung und Buchhaltungssynchronisierung abgeschlossen sind. Dieses Ereignis lässt sich in der Regel aus einem abschließenden Status wie „Geschlossen“ ableiten.
Warum das wichtig ist Liefert einen eindeutigen Endpunkt des Prozesses, der sich von der Erstattung unterscheidet. Das ist hilfreich, um die abschließenden Buchhaltungs- und Archivierungsschritte zu analysieren. Woher beziehen Wird aus dem Wechsel des Berichtsstatus zu einem Endstatus wie „Geschlossen“ abgeleitet. Dies geschieht häufig nach der Erstattung und dem Buchhaltungsexport. Erfassung Wird aus dem Statuswechsel des Berichts zu „Geschlossen“ samt zugehörigem Timestamp abgeleitet. Ereignistyp inferred
	Bericht zur Überarbeitung zurückgesendet	Eine genehmigende Person aus dem Management oder der Finanzabteilung sendet den Bericht zur Korrektur oder für weitere Angaben an den Mitarbeitenden zurück. Dies lässt sich in der Regel an einem Statuswechsel zu „Offen“ erkennen, nachdem der Status zuvor „In Bearbeitung“ lautete.
Warum das wichtig ist Diese Aktivität steht für Nacharbeit, eine wesentliche Ursache für Ineffizienz. Wenn Sie sie erfassen, können Sie Nacharbeitsschleifen quantifizieren, die KPI „Nacharbeitsquote“ messen und Ursachen ermitteln. Woher beziehen Wird aus einem Statuswechsel des Berichts von „In Bearbeitung“ oder „Eingereicht“ zurück zu „Offen“ abgeleitet. Der Timestamp dieses Statuswechsels markiert das Ereignis. Erfassung Wird aus einem Statuswechsel des Berichts von „In Bearbeitung“ zurück zu „Offen“ abgeleitet. Ereignistyp inferred
	Erstattung ausgeführt	Die Zahlung wurde erfolgreich an den Mitarbeitenden überwiesen. Damit ist der Erstattungsschritt abgeschlossen. Das Ereignis wird aus Zahlungsprotokollen oder einer abschließenden Statusaktualisierung in Expensify erfasst.
Warum das wichtig ist Dies ist ein wichtiger Endpunkt für die Messung der Zykluszeiten aus Sicht der Mitarbeitenden. Er ist entscheidend für die KPIs „Durchschnittliche Zykluszeit von Spesenberichten“ und „Durchschnittliche Erstattungsdurchlaufzeit“. Woher beziehen Wird aus dem Statuswechsel des Berichts zu „Erstattet“ abgeleitet. Die Integration von Expensify mit Zahlungssystemen liefert den Timestamp dieses Statuswechsels. Erfassung Wird aus dem Statuswechsel des Berichts zu „Erstattet“ und dem zugehörigen Timestamp abgeleitet. Ereignistyp inferred
	Spesenabrechnung eingereicht	Die mitarbeitende Person reicht die ausgefüllte Spesenabrechnung offiziell ein und startet damit den Freigabe-Workflow. Dieser wichtige Übergang von der Dateneingabe zur Prüfung wird in der Regel durch eine Statusänderung und einen Einreichungszeitstempel erfasst.
Warum das wichtig ist Diese Aktivität ist ein wichtiger Meilenstein, der den Freigabezyklus auslöst. Sie bildet den Ausgangspunkt für die Messung der Prüfzeiten durch Führungskräfte und die Finanzabteilung. Woher beziehen Abgeleitet aus der Statusänderung der Abrechnung von „Open“ oder „Draft“ zu „Processing“ oder „Submitted“ und dem zugehörigen Zeitstempel. Erfassung Abgeleitet aus der Statusänderung zu „Processing“ und dem zugehörigen Einreichungszeitstempel. Ereignistyp inferred
	Spesenabrechnung erstellt	Kennzeichnet den Beginn einer neuen Spesenabrechnung durch eine mitarbeitende Person. In der Regel wird dieses Ereignis mit einem Erstellungszeitstempel erfasst, sobald die Abrechnung erstmals in Expensify gespeichert wird.
Warum das wichtig ist Diese Aktivität bildet den Ausgangspunkt für die Prozessanalyse und ist entscheidend, um die gesamte Durchlaufzeit von der Erstellung bis zur Erstattung zu messen. Woher beziehen Dieses Ereignis wird anhand des Erstellungszeitstempels in der Abrechnungshistorie oder den Prüfprotokollen von Expensify erfasst. Jedes Abrechnungsobjekt enthält ein Erstellungsdatum. Erfassung Wird bei der erstmaligen Erstellung und Speicherung der Spesenabrechnung protokolliert. Ereignistyp explicit
	Von der Finanzabteilung genehmigt	Die Finanzabteilung oder die abschließend genehmigende Person hat den Spesenbericht geprüft und endgültig genehmigt. Diese Aktion wird im Workflow-Verlauf protokolliert und ändert den Berichtsstatus in der Regel zu „Genehmigt“.
Warum das wichtig ist Dies ist die letzte Genehmigungsstufe vor der Erstattung. Die Dauer dieses Schritts wirkt sich maßgeblich auf die gesamte Zykluszeit und die KPI „Durchschnittliche Erstattungsdurchlaufzeit“ aus. Woher beziehen Wird aus dem Verlauf oder Audit-Trail des Berichts erfasst. Dort sind die endgültige Genehmigungsaktion, die genehmigende Person aus der Finanzabteilung und der Timestamp protokolliert. Erfassung Wird als eigenständige endgültige Genehmigungsaktion im Workflow-Verlauf des Berichts protokolliert. Ereignistyp explicit
	Von der Führungskraft genehmigt	Die direkte Führungskraft oder die erste genehmigende Person hat den Spesenbericht geprüft und genehmigt. Dieses Ereignis wird im Protokoll des Genehmigungs-Workflows erfasst, das die Aktion der genehmigenden Person samt Timestamp festhält.
Warum das wichtig ist Ein wichtiger Meilenstein im Genehmigungsprozess. Die Zeitspanne zwischen Einreichung und diesem Ereignis zeigt Engpässe bei Führungskräften auf und dient zur Berechnung der KPI „Zykluszeit der Genehmigung durch Führungskräfte“. Woher beziehen Wird aus dem Verlauf oder Audit-Trail des Berichts erfasst. Dort sind die Genehmigungsaktion, der Name der genehmigenden Person und der Timestamp ausdrücklich protokolliert. Erfassung Wird als eigenständige Genehmigungsaktion im Workflow-Verlauf des Berichts protokolliert. Ereignistyp explicit
	Ausgabe zur Abrechnung hinzugefügt	Kennzeichnet, dass eine mitarbeitende Person der Abrechnung einen einzelnen Posten hinzufügt, etwa einen eingescannten Beleg oder eine manuell erfasste Ausgabe. Dieser Vorgang wird im detaillierten Änderungsverlauf der Abrechnung protokolliert.
Warum das wichtig ist Die Analyse der Zeit zwischen der Erstellung der Abrechnung und dem Hinzufügen von Ausgaben kann Verzögerungen bei der Belegsammlung oder der Vorbereitung der Einreichung durch Mitarbeitende aufdecken. Woher beziehen Aus dem Prüfpfad oder Verlauf der Spesenabrechnung, in dem Aktionen wie das Hinzufügen einzelner Ausgaben protokolliert werden. Erfassung Wird jedes Mal im Verlauf der Abrechnung protokolliert, wenn eine neue Ausgabe hinzugefügt wird. Ereignistyp explicit
	Erstattung eingeplant	Nach der endgültigen Genehmigung wird der Spesenbericht zur Zahlungsabwicklung vorgemerkt. Dieses Ereignis markiert den Übergang von der Genehmigung zur Zahlungsphase und wird häufig erfasst, wenn sich der Berichtsstatus zu „Erstattung läuft“ ändert.
Warum das wichtig ist Markiert den Beginn der Erstattungsdurchlaufzeit. Die Dauer bis zur tatsächlichen Zahlung zeigt Verzögerungen bei der Auszahlung auf. Woher beziehen Wird aus einem Statuswechsel des Berichts zu „Erstattung läuft“ oder „Zahlung wird verarbeitet“ samt zugehörigem Timestamp abgeleitet. Erfassung Wird aus einem Statuswechsel abgeleitet, der anzeigt, dass der Bericht zur Zahlung vorgemerkt ist. Ereignistyp inferred
	In der Buchhaltung verbucht	Die Finanzdaten des Spesenberichts wurden exportiert und im Buchhaltungssystem oder ERP des Unternehmens verbucht. Damit ist der letzte Schritt abgeschlossen und der Vorgang aus Sicht der Finanzbuchhaltung beendet.
Warum das wichtig ist Markiert den endgültigen Abschluss des Spesenberichts im Finanzsystem. Das ist wichtig, um den gesamten Prozess zu messen und die Datensynchronisierung sicherzustellen. Woher beziehen Wird aus den Integrationsprotokollen zwischen Expensify und der Buchhaltungssoftware erfasst. Dafür müssen möglicherweise Daten aus zwei Systemen zusammengeführt werden. Erfassung Wird im Integrationsverlauf protokolliert, sobald die Daten erfolgreich mit dem Buchhaltungssystem synchronisiert wurden. Ereignistyp explicit
	Richtlinienverstoß festgestellt	Eine automatisierte Prüfung erkennt eine Ausgabe, die gegen Unternehmensrichtlinien verstößt, etwa weil sie das Budget überschreitet oder ein Beleg fehlt. Dieses Ereignis wird erfasst, wenn für die Abrechnung oder einen einzelnen Posten ein entsprechendes Richtlinienverstoß-Flag gesetzt wird.
Warum das wichtig ist Macht Compliance-Probleme sichtbar und zeigt, gegen welche Richtlinien häufig verstoßen wird. So können Sie gezielte Schulungen anbieten oder Richtlinien klarer formulieren. Diese Aktivität ist entscheidend für die KPI „Policy Violation Count“. Woher beziehen Abgeleitet aus dem Flag oder Attribut „Policy Violation“, das in den Spesendaten auf „true“ gesetzt ist. Der Zeitstempel entspricht dem Zeitpunkt, an dem das Flag gesetzt wurde. Erfassung Abgeleitet aus dem Zeitstempel, zu dem das Attribut für den Richtlinienverstoß der Abrechnung aktualisiert wird. Ereignistyp inferred
	Von der Finanzabteilung abgelehnt	Die Finanzabteilung hat den Spesenbericht geprüft und abgelehnt. Damit wird der Erstattungsprozess beendet. Das Ereignis wird mit Timestamp und Ablehnungsgrund im Workflow-Verlauf protokolliert.
Warum das wichtig ist Zeigt Engpässe und Ablehnungsgründe in der abschließenden Prüfung auf. Das Ereignis ist wichtig für die Analyse der gesamten Ablehnungsquote und von Compliance-Problemen. Woher beziehen Wird aus dem Verlauf des Berichts erfasst. Dort sind die Ablehnungsaktion der Finanzabteilung, ein Timestamp und der Benutzer protokolliert. Erfassung Wird als eigenständige Ablehnungsaktion im Workflow-Verlauf des Berichts protokolliert. Ereignistyp explicit
	Von der Führungskraft abgelehnt	Die Person, die den Bericht auf erster Ebene genehmigt, hat den Spesenbericht geprüft und abgelehnt. Dadurch wird der Prozess in der Regel beendet. Das Ereignis wird im Workflow-Protokoll als Ablehnung erfasst, häufig mit Angabe eines Grundes.
Warum das wichtig ist Die Analyse von Ablehnungsereignissen ist entscheidend für die KPI „Ablehnungsquote von Spesenberichten“. Sie zeigt häufige Ablehnungsgründe und Bereiche mit Verbesserungspotenzial im Prozess auf. Woher beziehen Wird aus dem Verlauf des Berichts erfasst. Dort sind die Ablehnungsaktion, die Identität der ablehnenden Person und der Timestamp protokolliert. Der Berichtsstatus wechselt in der Regel zu „Abgelehnt“. Erfassung Wird als eigenständige Ablehnungsaktion im Workflow-Verlauf des Berichts protokolliert. Ereignistyp explicit

Anleitungen zum Datenexport

So exportieren Sie Ihre Daten aus Expensify

Schritte

Melden Sie sich mit Domain-Admin- oder Policy-Admin-Berechtigungen bei Ihrem Expensify-Konto an.
Öffnen Sie den Bereich Einstellungen, wechseln Sie zu Richtlinien und wählen Sie die Gruppenrichtlinie aus, für die Sie Daten exportieren möchten.
Wählen Sie im linken Menü unter der Kategorie Berichte die Option Exportformate.
Klicken Sie auf Neues Exportformat hinzufügen, um ein benutzerdefiniertes Template zu erstellen. Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein, zum Beispiel ProcessMind Event Log Export.
Wählen Sie im Editor für Export-Templates den Exporttyp Berichte aus. Legen Sie nun die Spalten für Ihre CSV-Datei fest. Fügen Sie über die Schaltfläche Neue Spalte hinzufügen alle erforderlichen Felder hinzu.
Richten Sie die Spalten ein, indem Sie die genauen Formeln aus dem folgenden Abschnitt query eingeben. Dazu gehören die Case-ID, Timestamps für jede Aktivität sowie alle erforderlichen und empfohlenen Attribute.
Klicken Sie nach dem Hinzufügen aller erforderlichen Spalten auf Speichern, um das Export-Template zu erstellen.
Öffnen Sie im Hauptmenü von Expensify die Seite Berichte. Wählen Sie über die Filter die Berichte aus, die Sie analysieren möchten. Legen Sie unbedingt einen bestimmten Zeitraum fest, zum Beispiel die letzten 3 bis 6 Monate, damit die Datei eine überschaubare Größe behält.
Klicken Sie auf Exportieren nach und wählen Sie in der Dropdown-Liste das neu erstellte Template ProcessMind Event Log Export aus.
Expensify erstellt die CSV-Datei und sendet Ihnen einen Download-Link. Laden Sie die Datei auf Ihren Computer herunter. Der Export liegt im „breiten“ Format vor: eine Zeile pro Spesenbericht und separate Spalten für den Timestamp jeder Aktivität.
Wandeln Sie die heruntergeladenen Daten vom breiten in ein langes Format um, das sich für Process Mining eignet. Verwenden Sie dazu beispielsweise Microsoft Excel mit der Power-Query-Funktion „Spalten entpivotieren“, Python mit der pandas-Bibliothek oder ein anderes Datenaufbereitungstool. Ziel ist eine Zeile pro Aktivität mit den Spalten ExpenseReportId, ActivityName und EventTime.
Speichern Sie die umgewandelten Daten als CSV-Datei und laden Sie sie in die ProcessMind-Anwendung hoch.

Konfiguration

Administratorberechtigungen: Sie benötigen für die betreffende Richtlinie Domain-Admin- oder Policy-Admin-Berechtigungen, um Exportformate zu erstellen und zu verwalten.
Export-Template: Sie müssen ein benutzerdefiniertes Export-Template einrichten. Mit den Standard-Templates funktioniert diese Methode nicht.
Zeitraum: Begrenzen Sie den Export möglichst auf einen bestimmten Zeitraum, etwa 3 bis 6 Monate. So bleibt der Export überschaubar und die resultierende Datei handhabbar. Verwenden Sie als primären Filter Submitted Date.
Filter für den Berichtsstatus: Filtern Sie nicht nach Berichtsstatus, wenn Sie den gesamten Prozesslebenszyklus erfassen möchten. Exportieren Sie alle Berichte im gewählten Zeitraum, einschließlich der Status „Offen“, „In Bearbeitung“, „Genehmigt“, „Erstattet“ und „Geschlossen“.
Benutzerdefinierte Felder: Attribute wie EmployeeDepartment hängen von der Expensify-Konfiguration Ihrer Organisation ab. Wenn Sie dafür Tags oder Berichtsfelder verwenden, fügen Sie die entsprechende Formel zum Export-Template hinzu, zum Beispiel {report:tag:Department}.

a Beispielabfrage sql

/*
This is not a script, but a configuration for the Expensify custom export template.
In the export format editor, create a new column for each line below, using the text on the right as the formula.
*/

// Case ID and Required Attributes
ExpenseReportId: {report:id}
EventTime_Created: {report:created}
EventTime_Submitted: {report:submitted}
EventTime_Approved: {report:approved}
EventTime_Reimbursed: {report:reimbursed}
EventTime_Closed: {report:closed}

// Recommended Attributes
ReportTotalAmount: {report:total}
Submitter: {report:submitter:email}
Approver: {report:approverEmail}
EmployeeDepartment: {report:tag:[Your Department Tag Name]}
PolicyViolationFlag: {report:hasViolations}

// --- Transformation Logic Overview ---
/*
After exporting the CSV with the columns above, you must unpivot the timestamp columns.
1. Load the CSV into a data transformation tool (e.g., Excel Power Query, Python pandas).
2. Select all the timestamp columns (EventTime_Created, EventTime_Submitted, etc.).
3. Use the "Unpivot" function. This will create two new columns: one containing the original column names (e.g., 'EventTime_Created') and another with the timestamp values.
4. Rename the column with the names to `ActivityName` and the column with values to `EventTime`.
5. Clean up the `ActivityName` column by removing the 'EventTime_' prefix to get clean activity names like 'Expense Report Created', 'Expense Report Submitted', etc.
6. For activities that do not have a direct timestamp export (e.g., 'Manager Approved', 'Reimbursement Scheduled'), you can duplicate an existing timestamp column (like 'EventTime_Approved') in your export template and rename it accordingly (e.g., `EventTime_ManagerApproved`). This uses the same timestamp as a proxy for multiple events, which should be noted during analysis.
*/

Schritte

Voraussetzungen und Einrichtung: Stellen Sie sicher, dass Python 3 auf Ihrem System installiert ist. Installieren Sie die erforderliche Bibliothek requests, indem Sie im Terminal oder in der Eingabeaufforderung pip install requests ausführen. Außerdem benötigen Sie API-Zugangsdaten von Expensify.
Expensify-API-Zugangsdaten abrufen: Melden Sie sich mit Administratorrechten bei Expensify an. Öffnen Sie Einstellungen > Konto > Integrationen > Öffentliche API. Hier können Sie Ihre partnerUserID und Ihr partnerUserSecret erstellen. Bewahren Sie diese Zugangsdaten sicher auf, da sie Zugriff auf die Daten Ihres Unternehmens ermöglichen.
Expensify-Export-Template einrichten: Das Skript benötigt einen benutzerdefinierten Datenexport. Öffnen Sie in Expensify Einstellungen > Richtlinien > [Ihre Gruppenrichtlinie] > Exportformate. Erstellen Sie ein Export-Template mit allen erforderlichen Spalten. Dazu müssen unbedingt Berichts-ID, Erstellungsdatum, Einreichungsdatum, Freigabedatum, Erstattungsdatum, Abschlussdatum, Gesamtbetrag, E-Mail-Adresse der einreichenden Person, Angaben zur freigebenden Person, Richtlinienverstöße und der detaillierte Berichtsverlauf gehören. Der Berichtsverlauf ist erforderlich, um Ereignisse wie Ablehnungen und Kommentare zu erfassen.
Python-Skript anpassen: Kopieren Sie das bereitgestellte Python-Skript in eine Datei, zum Beispiel extract_expensify_log.py. Ersetzen Sie die Platzhalter PARTNER_USER_ID, PARTNER_USER_SECRET, START_DATE, END_DATE und EXPORT_TEMPLATE_NAME durch Ihre Zugangsdaten, den gewünschten Zeitraum und den genauen Namen des im vorherigen Schritt eingerichteten Export-Templates.
Skript ausführen und Daten herunterladen: Führen Sie das Skript im Terminal mit python extract_expensify_log.py aus. Das Skript authentifiziert sich zunächst bei der Expensify-API und sendet anschließend einen Auftrag zum Export der Berichtsdaten. Alle paar Sekunden fragt es die API ab, ob der Export bereitsteht.
Datei herunterladen: Sobald der Export abgeschlossen ist, lädt das Skript die CSV-Datei automatisch herunter und speichert sie im selben Verzeichnis unter dem Namen expensify_raw_export.csv.
Rohdaten in ein Event Log umwandeln: Das Skript liest anschließend die heruntergeladene Datei expensify_raw_export.csv ein. Es verarbeitet jede Zeile, die jeweils einen Spesenbericht darstellt, und löst die enthaltenen Daten auf. Für jede relevante Datumsspalte und jeden Eintrag im Berichtsverlauf erstellt es eine eigene Zeile im Event Log, die einer Geschäftsaktivität entspricht.
Event-Log-Datei erstellen: Nachdem das Skript alle Berichte aus dem Rohdatenexport verarbeitet hat, schreibt es die umgewandelten Daten in eine neue Datei namens expensify_event_log.csv. Diese Datei enthält die erforderlichen Spalten ExpenseReportId, ActivityName und EventTime sowie weitere empfohlene Attribute.
Upload in ProcessMind vorbereiten: Öffnen Sie die fertige Datei expensify_event_log.csv. Prüfen Sie, ob die Spaltenüberschriften den Anforderungen entsprechen und das Datenformat korrekt ist. Anschließend können Sie die Datei zur Analyse in ProcessMind hochladen.

Konfiguration

API-Zugangsdaten: Für die Authentifizierung benötigen Sie eine gültige partnerUserID und ein gültiges partnerUserSecret von Expensify. Der Benutzer, dem diese Zugangsdaten zugeordnet sind, muss über die Berechtigung verfügen, Berichtsdaten aufzurufen und zu exportieren.
Expensify-Export-Template: Diese Konfiguration ist besonders wichtig. Der gesamte Datenexport basiert auf einem benutzerdefinierten Template, das in der Expensify-Benutzeroberfläche erstellt wird. Es muss alle Felder enthalten, die zur Ableitung der Aktivitäten und Attribute erforderlich sind. Dazu gehört insbesondere der detaillierte Report History-Verlauf mit Timestamps und Kommentaren zu Freigaben, Ablehnungen und weiteren Workflow-Schritten.
Zeitraumfilter: Das Skript enthält die Variablen START_DATE und END_DATE. Beginnen Sie am besten mit einem kürzeren Zeitraum, etwa 3 bis 6 Monaten, und prüfen Sie, ob der Ablauf korrekt funktioniert, bevor Sie größere Datenmengen exportieren.
Filter für den Berichtsstatus: Sie können die API-Anfrage im Skript um einen Filter für reportState ergänzen, zum Beispiel APPROVED, REIMBURSED oder CLOSED, um den Export einzugrenzen. Das kann helfen, das Datenvolumen zu steuern oder abgeschlossene Prozesse zu untersuchen.
Python-Umgebung: Für das Skript benötigen Sie eine Python-3-Umgebung mit installierter Bibliothek requests. Weitere spezielle Bibliotheken sind nicht erforderlich, sodass die Einrichtung unkompliziert bleibt.

a Beispielabfrage python

import requests
import json
import time
import csv
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- PLACEHOLDERS: Replace with your actual credentials and settings ---
PARTNER_USER_ID = class="hl-string">'[Your Expensify Partner User ID]'
PARTNER_USER_SECRET = class="hl-string">'[Your Expensify Partner User Secret]'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- CONFIGURATION: Define the export parameters ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Use YYYY-MM-DD format for dates
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01'
END_DATE = class="hl-string">'2023-06-30'
class=class="hl-string">"hl-comment"># The exact name of the custom export format you created in Expensify
EXPORT_TEMPLATE_NAME = class="hl-string">'[Your Custom Report Export Template Name]'

API_URL = class="hl-string">'https://integrations.expensify.com/Integration-Server/Doc/v1.0/'
RAW_EXPORT_FILE = class="hl-string">'expensify_raw_export.csv'
EVENT_LOG_FILE = class="hl-string">'expensify_event_log.csv'

def execute_api_job(job_description):
    class="hl-string">"""Submits a job to the Expensify API and returns the response."""
    auth_payload = {
        class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
        class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
    }
    data = {
        class="hl-string">'requestJobDescription': json.dumps(job_description),
        class="hl-string">'credentials': json.dumps(auth_payload)
    }
    response = requests.post(API_URL, data=data)
    response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raises an exception for bad status codes
    return response.json()

class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Trigger the report export job
print(class="hl-string">'Requesting report export from Expensify...')
export_job_desc = {
    class="hl-string">'type': class="hl-string">'exportReport',
    class="hl-string">'credentials': {
        class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
        class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
    },
    class="hl-string">'onReceive': {
        class="hl-string">'immediateResponse': [class="hl-string">'returnRandomFileName']
    },
    class="hl-string">'inputSettings': {
        class="hl-string">'type': class="hl-string">'report',
        class="hl-string">'filters': {
            class="hl-string">'startDate': START_DATE,
            class="hl-string">'endDate': END_DATE,
            class="hl-string">'markedAsExported': class="hl-string">'Expensify Export'
        }
    },
    class="hl-string">'outputSettings': {
        class="hl-string">'fileExtension': class="hl-string">'csv',
        class="hl-string">'fileBasename': EXPORT_TEMPLATE_NAME
    }
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># The template is passed as a separate parameter for this job type
export_job_desc[class="hl-string">'template'] = fclass="hl-string">'<![CDATA[{EXPORT_TEMPLATE_NAME}]]>'

initial_response = execute_api_job(export_job_desc)
file_name = initial_response.get(class="hl-string">'fileName')

if not file_name:
    raise Exception(fclass="hl-string">'Failed to initiate export. Response: {initial_response}')

print(fclass="hl-string">'Export job started. Waiting for file: {file_name}')

class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Poll for the file until it's ready
while True:
    download_job_desc = {
        class="hl-string">'type': class="hl-string">'download',
        class="hl-string">'credentials': {
            class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
            class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
        },
        class="hl-string">'fileName': file_name
    }
    download_response = execute_api_job(download_job_desc)
    if download_response.get(class="hl-string">'responseCode') == 200:
        print(class="hl-string">'File is ready for download.')
        with open(RAW_EXPORT_FILE, class="hl-string">'w', encoding=class="hl-string">'utf-8') as f:
            f.write(download_response[class="hl-string">'fileContents'])
        break
    elif download_response.get(class="hl-string">'responseCode') == 404:
        print(class="hl-string">'File not ready yet, waiting 10 seconds...')
        time.sleep(10)
    else:
        raise Exception(fclass="hl-string">'Failed to download file. Response: {download_response}')

class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Transform the raw export into an event log
print(fclass="hl-string">'Successfully downloaded raw data to {RAW_EXPORT_FILE}. Transforming to event log...')
event_log = []

with open(RAW_EXPORT_FILE, class="hl-string">'r', encoding=class="hl-string">'utf-8') as infile:
    reader = csv.DictReader(infile)
    for row in reader:
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Standard report attributes
        report_id = row.get(class="hl-string">'Report ID')
        report_total = row.get(class="hl-string">'Total')
        submitter = row.get(class="hl-string">'Submitter Email')
        department = row.get(class="hl-string">'Submitter Department') class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming this is in your template
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Helper to create event rows
        def add_event(activity_name, event_time_str, approver=None, violation=None):
            if event_time_str:
                event_log.append({
                    class="hl-string">'ExpenseReportId': report_id,
                    class="hl-string">'ActivityName': activity_name,
                    class="hl-string">'EventTime': event_time_str,
                    class="hl-string">'ReportTotalAmount': report_total,
                    class="hl-string">'Submitter': submitter,
                    class="hl-string">'EmployeeDepartment': department,
                    class="hl-string">'Approver': approver,
                    class="hl-string">'PolicyViolationFlag': violation
                })
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Expense Report Created
        add_event(class="hl-string">'Expense Report Created', row.get(class="hl-string">'Created'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Expense Report Submitted
        add_event(class="hl-string">'Expense Report Submitted', row.get(class="hl-string">'Submitted'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Manager Approved / Finance Approved
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes approver details are in a single column like class="hl-string">'Approver 1: name@co.com (YYYY-MM-DD), Approver 2: ...'
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This logic needs to be adapted to your specific export format.
        approvers_str = row.get(class="hl-string">'Approver History', class="hl-string">'') 
        if class="hl-string">'Manager' in approvers_str: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example logic
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Complex parsing might be needed here based on your template's format
             add_event(class="hl-string">'Manager Approved', row.get(class="hl-string">'Approved')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Simplified, assumes class="hl-string">'Approved' date is manager's

        if class="hl-string">'Finance' in approvers_str: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example logic
             add_event(class="hl-string">'Finance Approved', row.get(class="hl-string">'Final Approved')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes a separate column for final approval
        else:
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Fallback if only one approval date exists
             add_event(class="hl-string">'Finance Approved', row.get(class="hl-string">'Approved'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Reimbursement Scheduled
        add_event(class="hl-string">'Reimbursement Scheduled', row.get(class="hl-string">'Reimbursing Start Date')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes this column exists

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Reimbursement Executed
        add_event(class="hl-string">'Reimbursement Executed', row.get(class="hl-string">'Reimbursed'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Report Closed
        add_event(class="hl-string">'Report Closed', row.get(class="hl-string">'Closed'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities from Report History Log
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This is CRITICAL. Your export template must include the detailed history.
        class=class="hl-string">"hl-comment"># The history is often a multi-line text block in a single CSV cell.
        history_log = row.get(class="hl-string">'Report History', class="hl-string">'')
        for line in history_log.split(class="hl-string">'\n'): class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming newline separated history
            line_lower = line.lower()
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Try to extract a timestamp from the history line
            try:
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Expensify history format is often like class="hl-string">'MMM DD: ...'
                class=class="hl-string">"hl-comment"># This parsing logic is an example and MUST be adjusted to your format
                timestamp_str = line.split(class="hl-string">':')[0]
                class=class="hl-string">"hl-comment"># A real implementation needs more robust date parsing
                event_time = datetime.now().strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S') class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder for parsed time
            except:
                continue

            if class="hl-string">'added expense' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Expense Added To Report', event_time)
            elif class="hl-string">'violation' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Policy Violation Flagged', event_time, violation=True)
            elif class="hl-string">'rejected' in line_lower and class="hl-string">'manager' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Manager Rejected', event_time)
            elif class="hl-string">'rejected' in line_lower and class="hl-string">'finance' in line_lower: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example keyword
                add_event(class="hl-string">'Finance Rejected', event_time)
            elif class="hl-string">'unapproved' in line_lower or class="hl-string">'sent back' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Report Sent Back For Revision', event_time)
            elif class="hl-string">'exported to' in line_lower or class="hl-string">'posting' in line_lower:
                 add_event(class="hl-string">'Accounting Posted', event_time)

class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Write the final event log file
if event_log:
    with open(EVENT_LOG_FILE, class="hl-string">'w', newline=class="hl-string">'', encoding=class="hl-string">'utf-8') as outfile:
        fieldnames = [class="hl-string">'ExpenseReportId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'ReportTotalAmount', class="hl-string">'Submitter', class="hl-string">'EmployeeDepartment', class="hl-string">'Approver', class="hl-string">'PolicyViolationFlag']
        writer = csv.DictWriter(outfile, fieldnames=fieldnames)
        writer.writeheader()
        writer.writerows(event_log)
    print(fclass="hl-string">'Event log successfully created at {EVENT_LOG_FILE}')
else:
    print(class="hl-string">'No events were generated. Check the raw export file and script logic.')

Schritte

Prüfen Sie, ob der ausgewählte ETL- oder iPaaS-Konnektor Expensify unterstützt und Berichtsdatensätze, Berichtspositionen, Berichtsverläufe oder Workflow-Datensätze, Richtlinienverstöße, Erstattungs- oder Zahlungsdatensätze, Buchhaltungsexporte und Änderungen des Berichtsstatus abrufen kann. Die verfügbaren Funktionen und Objektnamen unterscheiden sich je nach Anbieter. Richten Sie jedes Quellobjekt anhand der Konnektordokumentation ein.
Richten Sie im Konnektor eine schreibgeschützte Verbindung zu Expensify ein. Geben Sie die erforderlichen Zugangsdaten, Berechtigungsbereiche, Mandanten- oder Workspace-Einstellungen sowie gegebenenfalls Unternehmensfilter an. Verwenden Sie die vom Konnektor unterstützte Authentifizierungsmethode und prüfen Sie, ob der Verbindungstest erfolgreich ist.
Richten Sie, sofern verfügbar, einen inkrementellen Datenexport anhand eines Änderungs-Timestamps der Quelle ein. Wenn der Konnektor keinen zuverlässigen Änderungs-Timestamp bereitstellt, verwenden Sie einen rollierenden Zeitraum von 3 bis 6 Monaten und speichern Sie eine Quell-Datensatz-ID zur Deduplizierung.
Exportieren Sie Berichtsüberschriften, Berichtspositionen, detaillierte Verlaufs- oder Workflow-Daten, Richtlinienverstöße, Erstattungs- oder Zahlungsdaten, Buchhaltungsexporte und den Verlauf des Berichtsstatus in Staging-Tabellen. Ersetzen Sie in der Abfrage jedes Platzhalter-Quellobjekt durch das Objekt oder die Tabelle des ausgewählten Konnektors.
Ordnen Sie die Quellfelder den logischen Feldern der Abfrage zu. Erforderlich sind ExpenseReportId, ActivityName und EventTime. Ordnen Sie, sofern verfügbar, auch optionale Felder zu, darunter ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment und PolicyViolationFlag.
Bewahren Sie beim Staging die Quell-Timestamps und -IDs auf. Vereinheitlichen Sie die Zeitzone der Timestamps, vorzugsweise auf UTC, und speichern Sie bei Bedarf für die Auditierbarkeit auch den ursprünglichen Quell-Timestamp. Überschreiben Sie keine verschiedenen Quellereignisse, die dieselbe Berichts-ID und denselben Timestamp haben.
Richten Sie die Transformationsabfrage so ein, dass sie für jede explizit erfasste Aktivität eine Zeile erstellt. Die Abfrage enthält alle 13 erforderlichen Aktivitäten und verwendet UNION ALL. So erhält ProcessMind das Event Log unverändert, ohne auf abgeleitete Ereignisse angewiesen zu sein.
Prüfen Sie, ob ExpenseReportId und EventTime in jeder Ausgabezeile vorhanden sind, ActivityName ausschließlich die festgelegten Aktivitätsnamen enthält und optionale Attribute ausgefüllt sind, sofern die Quelle Werte bereitstellt. Untersuchen Sie doppelte Zeilen, die durch die Seitennavigation des Konnektors, überlappende Exportzeiträume oder wiederholte Quelldatensätze entstehen können.
Planen Sie die Pipeline in einer für den Prozess geeigneten Frequenz, zum Beispiel stündlich oder täglich. Verwenden Sie einen Watermark oder einen rollierenden Überlappungszeitraum, um verspätet eintreffende Verlaufsdaten zu erfassen. Entfernen Sie anschließend Duplikate anhand der Quellereignis-ID, sofern verfügbar.
Exportieren Sie das Ergebnis als Datei oder Datenbankansicht mit mindestens den Feldern ExpenseReportId, ActivityName und EventTime. Nehmen Sie verfügbare empfohlene Attribute auf, prüfen Sie die UTF-8-Kodierung und das Timestamp-Format und laden Sie das Ergebnis als Event Log für die Case-ID „Expense Report ID“ in ProcessMind hoch oder stellen Sie eine Verbindung dazu her.

Konfiguration

Konnektor auswählen: Verwenden Sie einen kommerziellen ETL- oder iPaaS-Konnektor, der die erforderlichen Expensify-Datenobjekte ausdrücklich unterstützt. Prüfen Sie vor der Implementierung, ob Berichtsverläufe, Freigabeaktionen, Richtlinienverstöße, Erstattungsereignisse, Buchhaltungsexporte und Statusänderungen unterstützt werden.
Quellobjekte konfigurieren: Ersetzen Sie [Ihre Berichtstabelle], [Ihre Berichtspositionstabelle], [Ihre Berichtsverlaufstabelle], [Ihre Richtlinienverstoß-Tabelle], [Ihre Erstattungstabelle], [Ihre Buchhaltungsexporttabelle] und [Ihre Berichtsstatusverlaufstabelle] durch die Objekte des ausgewählten Konnektors. Gehen Sie nicht davon aus, dass diese logischen Objekte im Konnektor dieselben Namen haben.
Zeitraum: Beginnen Sie mit Verlaufsdaten aus einem Zeitraum von 3 bis 6 Monaten. Erweitern Sie den Zeitraum erst, nachdem Sie Durchsatz des Konnektors, API-Limits, Aufbewahrungsfristen der Quelle und das Ereignisvolumen in ProcessMind geprüft haben.
Inkrementelles Laden: Verwenden Sie bevorzugt einen vom Konnektor unterstützten Änderungs-Timestamp oder Cursor. Wenn Ereignisse verspätet eintreffen können, verwenden Sie einen rollierenden Überlappungszeitraum und entfernen Sie Duplikate anhand einer stabilen Quellereignis-ID, sofern verfügbar.
Filter: Wenden Sie [Ihren Unternehmensfilter] oder entsprechende Filter für Mandant, Workspace, Entität, Abteilung, Berichtsrichtlinie und Berichtsstatus nur an, wenn sie dem gewünschten Prozessumfang entsprechen. Schließen Sie abgeschlossene Berichte nicht aus, wenn die Analyse den gesamten Prozesslebenszyklus abdecken soll.
Timestamps verarbeiten: Vereinheitlichen Sie EventTime auf UTC oder eine andere dokumentierte Zeitzone. Bewahren Sie die verfügbare Genauigkeit der Quelle, da mehrere Aktivitäten kurz nacheinander stattfinden können.
Aktivitäten zuordnen: Verwenden Sie exakt die folgenden Werte für ActivityName: Spesenbericht erstellt, Spesenposition zum Bericht hinzugefügt, Spesenbericht eingereicht, Richtlinienverstoß markiert, von der Führungskraft freigegeben, von der Führungskraft abgelehnt, Bericht zur Überarbeitung zurückgesendet, von der Finanzabteilung freigegeben, von der Finanzabteilung abgelehnt, Erstattung geplant, Erstattung ausgeführt, in der Buchhaltung gebucht und Bericht geschlossen.
Optionale Attribute: Befüllen Sie ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment und PolicyViolationFlag aus dem zuverlässigsten Quellobjekt. Verwenden Sie NULL, wenn der Konnektor keinen Wert bereitstellt, statt einen Wert zu erfinden.
Leistung: Begrenzen Sie den Export auf den erforderlichen Zeitraum und Prozessumfang, aktivieren Sie die Seitennavigation, verwenden Sie inkrementelle Ladevorgänge und stellen Sie Quelldaten vor der Transformation in Staging bereit. Partitionieren Sie große Verlaufstabellen nach Ereignisdatum, sofern unterstützt.
Voraussetzungen: Beschaffen Sie die Expensify-Autorisierung, eine Konnektorlizenz, API- oder Integrationsberechtigungen, Zugriff auf die erforderlichen Berichts- und Workflow-Daten, Schreibberechtigungen für das Ziel-Data-Warehouse sowie Upload- oder Verbindungsberechtigungen für ProcessMind.
Datenqualität: Prüfen Sie, ob die Berichts-IDs in allen Quellobjekten stabil sind, für Währungs- und Betragsfelder eine dokumentierte Konvention gilt und der Konnektor den Quellverlauf nicht unbemerkt aufgrund von Limits kürzt.

a Beispielabfrage sql

WITH expense_report_created AS (
    SELECT
        CAST(r.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Expense Report Created' AS ActivityName,
        CAST(r.[CreatedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report table] r
    WHERE CAST(r.[CreatedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(r.[CreatedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
expense_added_to_report AS (
    SELECT
        CAST(i.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Expense Added To Report' AS ActivityName,
        CAST(i.[AddedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report line item table] i
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = i.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(i.[AddedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(i.[AddedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
expense_report_submitted AS (
    SELECT
        CAST(h.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Expense Report Submitted' AS ActivityName,
        CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] h
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = h.[ExpenseReportId]
    WHERE h.[EventType] = 'Submitted'
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
policy_violation_flagged AS (
    SELECT
        CAST(p.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Policy Violation Flagged' AS ActivityName,
        CAST(p.[FlaggedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(TRUE AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your policy violation table] p
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = p.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(p.[FlaggedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(p.[FlaggedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
manager_approved AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Manager Approved' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Manager Approved'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
manager_rejected AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Manager Rejected' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Manager Rejected'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
report_sent_back_for_revision AS (
    SELECT
        CAST(h.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Report Sent Back For Revision' AS ActivityName,
        CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(h.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] h
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = h.[ExpenseReportId]
    WHERE h.[ActionType] = 'Sent Back For Revision'
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
finance_approved AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Finance Approved' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Finance Approved'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
finance_rejected AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Finance Rejected' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Finance Rejected'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
reimbursement_scheduled AS (
    SELECT
        CAST(p.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Reimbursement Scheduled' AS ActivityName,
        CAST(p.[ScheduledTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your reimbursement table] p
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = p.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(p.[ScheduledTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(p.[ScheduledTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
reimbursement_executed AS (
    SELECT
        CAST(p.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Reimbursement Executed' AS ActivityName,
        CAST(p.[ExecutedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your reimbursement table] p
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = p.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(p.[ExecutedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(p.[ExecutedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
accounting_posted AS (
    SELECT
        CAST(a.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Accounting Posted' AS ActivityName,
        CAST(a.[PostedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your accounting export table] a
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = a.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(a.[PostedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(a.[PostedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
report_closed AS (
    SELECT
        CAST(h.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Report Closed' AS ActivityName,
        CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report status history table] h
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = h.[ExpenseReportId]
    WHERE h.[Status] = 'Closed'
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
)
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM expense_report_created
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM expense_added_to_report
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM expense_report_submitted
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM policy_violation_flagged
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM manager_approved
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM manager_rejected
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM report_sent_back_for_revision
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM finance_approved
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM finance_rejected
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM reimbursement_scheduled
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM reimbursement_executed
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM accounting_posted
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM report_closed
ORDER BY ExpenseReportId, EventTime, ActivityName;

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