Ihre Datenvorlage für die Rechnungsbearbeitung der Kreditorenbuchhaltung

Oracle Fusion Financials
Ihre Datenvorlage für die Rechnungsbearbeitung der Kreditorenbuchhaltung

Ihre Datenvorlage für die Rechnungsbearbeitung der Kreditorenbuchhaltung

Diese Vorlage ist Ihr umfassender Leitfaden, um die richtigen Daten für die Analyse der Rechnungsverarbeitung in der Kreditorenbuchhaltung zu erfassen. Sie beschreibt die wichtigsten Attribute und Aktivitäten für ein präzises Event Log und gibt praxisnahe Hinweise zur Datenextraktion. So stellen Sie sicher, dass alle entscheidenden Informationen für effektives Process Mining vorliegen.
  • Empfohlene Attribute zur Erfassung
  • Wichtige Aktivitäten zur Verfolgung
  • Extraktionsanleitung für Oracle Fusion Financials
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute der Kreditoren-Rechnungsverarbeitung

Dies sind die empfohlenen Data-Felder, die Sie in Ihren Event Log aufnehmen sollten, um eine umfassende Analyse Ihrer Rechnungsverarbeitung in der Kreditorenbuchhaltung durchzuführen.
3 Erforderlich 8 Empfohlen 12 Optional
Name Beschreibung
Aktivitätsname
ActivityName
Der Name des spezifischen Prozessschritts oder des aufgetretenen Events.
Beschreibung

Dieses Attribut beschreibt einen einzelnen Schritt im Lebenszyklus der Rechnungsbearbeitung, wie z.B. 'Invoice Created', 'Approval Initiated' oder 'Payment Executed'. Durch die zeitliche Abfolge dieser Aktivitäten können Process Mining Tools den End-to-End-Prozessfluss für jede Rechnung rekonstruieren. Die Analyse von Aktivitäten hilft, die häufigsten Pfade, Abweichungen und Nacharbeitszyklen innerhalb des Prozesses zu identifizieren.

Bedeutung

Es bildet den Kern der Prozesskarte und ermöglicht die Visualisierung und Analyse des Prozessflusses, die Identifizierung von Abweichungen und die Messung der schrittspezifischen Performance.

Datenquelle

Dies wird typischerweise aus Statusänderungen, Ereignistabellen oder Audit‑Logs in Oracle Fusion Financials abgeleitet. Dafür kann ein Mapping aus verschiedenen Quelltabellen und Feldern erforderlich sein.

Beispiele
Rechnung validiertSperre verhängtRechnung freigegebenZahlung ausgeführt
Ereigniszeit
EventTime
Der Timestamp, der angibt, wann die Aktivität stattfand.
Beschreibung

Dieses Attribut liefert das genaue Datum und die Uhrzeit für jede Aktivität im Prozess. Es ist grundlegend für die chronologische Anordnung von Events und die Berechnung von Dauern zwischen Schritten. Diese Data ermöglichen eine Performance-Analyse, wie z.B. die Identifizierung von Engpässen durch Messung von Wartezeiten, die Berechnung von Durchlaufzeiten für spezifische Phasen (wie Genehmigungen) und die Überwachung der SLA-Compliance.

Bedeutung

Es ist entscheidend für die Berechnung aller zeitbasierten Metriken, einschließlich Durchlauf- und Wartezeiten, die unerlässlich sind, um Engpässe zu identifizieren und die Prozesseffizienz zu messen.

Datenquelle

Dies entspricht Erstellungsdaten, letzten Aktualisierungsdaten oder spezifischen Event-Timestamps in verschiedenen Oracle Fusion Tabellen (z.B. LAST_UPDATE_DATE, CREATION_DATE, APPROVAL_DATE).

Beispiele
2023-10-26T10:00:00Z2023-11-15T14:35:10Z2024-01-05T09:12:45Z
Rechnung
InvoiceId
Die eindeutige Kennung für jede bearbeitete Rechnung.
Beschreibung

Die 'Rechnung' dient als primäre Fallkennung und verknüpft alle Aktivitäten vom Rechnungseingang bis zur endgültigen Zahlung. Jede eindeutige InvoiceId repräsentiert eine einzelne Ende-zu-Ende-Prozessinstanz, was eine vollständige Analyse des Weges jeder Rechnung durch den Kreditorenprozess ermöglicht. Sie ist das Rückgrat der Prozessanalyse und verbindet alle zugehörigen Events und Attribute.

Bedeutung

Es ist unerlässlich, um den Lebenszyklus jeder Rechnung von Anfang bis Ende zu verfolgen und so die Analyse von Prozessvarianten, Engpässen und dem Gesamtdurchsatz zu ermöglichen.

Datenquelle

Dies ist in der Regel die INVOICE_ID oder INVOICE_NUM aus der Tabelle AP_INVOICES_ALL in Oracle Fusion Financials.

Beispiele
INV-987657334001APO-INV-2023-005
Benutzer
User
Die User-ID oder der Name der Person, die die Aktivität ausgeführt hat.
Beschreibung

Identifiziert den Mitarbeiter oder Systembenutzer, der für die Ausführung eines bestimmten Prozessschritts verantwortlich ist. Dies kann der Kreditorenbuchhalter sein, der die Rechnung erfasst hat, der Manager, der sie genehmigt hat, oder der Zahlungsspezialist, der die Zahlung ausgeführt hat. Die Analyse pro Benutzer hilft, Schulungsbedarfe, Arbeitslastverteilung und Leistungsunterschiede zwischen Teammitgliedern zu identifizieren. Sie ist auch entscheidend für Compliance- und Audit-Trail-Zwecke.

Bedeutung

Ermöglicht die Analyse der Arbeitslast, der Teamleistung und die Identifizierung individueller Engpässe oder Schulungsbedarfe. Sie ist auch entscheidend für die Prüfbarkeit.

Datenquelle

Stammt aus benutzerbezogenen Feldern wie CREATED_BY oder LAST_UPDATED_BY in verschiedenen Tabellen oder aus spezifischen Workflow- oder Genehmigungshistorientabellen.

Beispiele
john.doejane.smithap.clerk1
Bestellnummer
PurchaseOrderNumber
Die Kennung der mit der Rechnung verknüpften Bestellung.
Beschreibung

Die eindeutige Bestellnummer (PO), die die Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen autorisiert hat. Dieses Attribut ist grundlegend für die Analyse des Dreifachabgleichs (Bestellung vs. Wareneingang vs. Rechnung). Eine hohe Rate von Abweichungen bei Rechnungen, die mit Bestellungen verknüpft sind, kann auf Probleme in den Beschaffungs- oder Wareneingangsabteilungen hindeuten. Die Analyse von Rechnungen mit und ohne Bestellungen kann auch unterschiedliche Prozessverhaltensweisen aufzeigen.

Bedeutung

Wichtig für die Analyse des 3-Wege-Abgleichprozesses, die Identifizierung von Abweichungen beim Abgleich und das Verständnis von Unterschieden zwischen Bestellungs-basierten und nicht-Bestellungs-basierten Rechnungen.

Datenquelle

Diese Information ist typischerweise durch Verknüpfung von Rechnungszeilentabellen (z.B. AP_INVOICE_LINES_ALL) mit PO-Tabellen (z.B. PO_HEADERS_ALL) verfügbar.

Beispiele
PO-10056982347null
Endzeit
EndTime
Der Timestamp der letzten Aktivität für die Rechnung.
Beschreibung

Repräsentiert den Timestamp des abschließenden Events im Lebenszyklus der Rechnung, wie z. B. 'Zahlung verbucht' oder 'Rechnung storniert'. Dieses Attribut wird typischerweise durch die Ermittlung des neuesten 'EventTime' für jede 'InvoiceId' abgeleitet. Es ist wesentlich für die Berechnung der gesamten Ende-zu-Ende-Bearbeitungszeit einer Rechnung.

Bedeutung

Ermöglicht die Berechnung der gesamten End-to-End-Durchlaufzeit für jede Rechnung, eine grundlegende KPI zur Messung der Gesamtprozesseffizienz.

Datenquelle

Dies ist ein berechnetes Attribut, abgeleitet durch Ermittlung des maximalen EventTime für jeden Case (InvoiceId) im Datensatz.

Beispiele
2023-10-30T11:00:00Z2023-11-20T16:45:00Z2024-01-10T10:20:30Z
Fälligkeitsdatum
DueDate
Das Fälligkeitsdatum der Rechnungszahlung.
Beschreibung

Das berechnete Datum, bis zu dem die Rechnung bezahlt werden muss, um Verzugszinsen zu vermeiden und gute Lieferantenbeziehungen aufrechtzuerhalten, basierend auf dem Rechnungsdatum und den Zahlungsbedingungen. Dies ist ein kritisches Attribut zur Überwachung der pünktlichen Zahlungsleistung und des Liquiditätsmanagements. Der KPI 'Rate der pünktlichen Zahlungen' wird direkt durch den Vergleich des 'Zahlungsdatums' mit diesem 'Fälligkeitsdatum' berechnet.

Bedeutung

Wesentliche Grundlage zur Messung der pünktlichen Zahlungsquoten, zur Steuerung des Cashflows und zur Vermeidung von Verzugsstrafen. Es ist ein Schlüsselfeld für die Einhaltung der Zahlungsrichtlinien.

Datenquelle

Das kann ein direktes Feld in einer Zahlungsplantabelle sein (z. B. AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL) oder aus INVOICE_DATE und den Zahlungsbedingungen berechnet werden.

Beispiele
2023-11-142023-12-012024-01-19
Lieferantenname
VendorName
Der Name des Lieferanten oder Kreditors, der die Rechnung eingereicht hat.
Beschreibung

Bezeichnet den Lieferanten, dem die Rechnung zugeordnet ist. Dies ist eine entscheidende Dimension für die Analyse, da sie es ermöglicht, die Prozess-Performance nach Lieferanten aufzuschlüsseln. So lässt sich beispielsweise analysieren, welche Lieferanten die höchste Rate an Rechnungsblockaden, die längsten Bearbeitungszeiten oder die häufigsten Abweichungen beim Abgleich aufweisen. Dies unterstützt das Management von Lieferantenbeziehungen und die Identifizierung systemischer Probleme mit bestimmten Anbietern.

Bedeutung

Ermöglicht die Leistungsanalyse pro Lieferant und hilft dabei, spezifische Probleme bei bestimmten Lieferanten zu identifizieren, wie z.B. häufige Verzögerungen, Abweichungen oder Sperren.

Datenquelle

Stammt in der Regel aus dem Feld VENDOR_NAME in POZ_SUPPLIERS oder verwandten Lieferantentabellen und wird über VENDOR_ID in AP_INVOICES_ALL verknüpft.

Beispiele
Global Office Supplies Inc.Innovate Tech ServicesReliable Logistics Co.
Rechnungsbetrag
InvoiceAmount
Der monetäre Gesamtwert der Rechnung.
Beschreibung

Dieses Attribut stellt den gesamten fälligen Betrag auf der Rechnung dar. Es ist eine grundlegende Metrik für die Finanzanalyse und die Priorisierung von Rechnungen. Die Analyse des Rechnungsbetrags kann aufzeigen, ob Rechnungen mit hohem Wert anders bearbeitet werden oder mehr Verzögerungen erfahren als solche mit geringem Wert. Es ist auch entscheidend für Dashboards in Bezug auf Liquiditätsplanung und die Analyse doppelter Zahlungen.

Bedeutung

Ermöglicht die Analyse finanzieller Auswirkungen, z.B. die Priorisierung hochwertiger Rechnungen, die Analyse der Bearbeitungszeit nach Wert und die Berechnung der finanziellen Auswirkungen von Verzögerungen.

Datenquelle

Stammt aus dem Feld INVOICE_AMOUNT in der Tabelle AP_INVOICES_ALL.

Beispiele
5400.50125000.00750.25
Rechnungsstatus
InvoiceStatus
Der aktuelle oder finale Status der Rechnung.
Beschreibung

Gibt den aktuellen Status einer Rechnung im Prozess an, z.B. 'Validiert', 'Genehmigung ausstehend', 'Bezahlt' oder 'Storniert'. Dieses Attribut liefert eine Momentaufnahme des Rechnungslebenszyklus, was für operative Dashboards nützlich ist. Die Analyse des Endstatus hilft, Prozessergebnisse zu verstehen, zum Beispiel die Häufigkeit stornierter oder abgelehnter Rechnungen.

Bedeutung

Bietet einen schnellen Überblick über das Ergebnis und den aktuellen Status der Rechnung, hilft bei der Analyse von Ausnahmeraten (z. B. Stornierungen) und der Prozesseffizienz.

Datenquelle

Dies kann aus dem Statusfeld in der Tabelle AP_INVOICES_ALL oder aus dem Zahlungsstatus in AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL abgeleitet werden.

Beispiele
ValidiertBezahltStorniertNeubewertung erforderlich
Zahlungsdatum
PaymentDate
Das Datum, an dem die Zahlung für die Rechnung ausgeführt wurde.
Beschreibung

Dieses Attribut zeichnet das Datum auf, an dem die Zahlung tatsächlich erfolgte. Es wird verwendet, um den Abschluss des AP-Prozesses für eine Rechnung zu bestätigen. Der Vergleich des Zahlungsdatums mit dem Fälligkeitsdatum ist grundlegend für die Berechnung der pünktlichen Zahlungsquote und die Analyse der Nutzung von Skontomöglichkeiten. Dies ist ein wichtiger Datenpunkt für das Treasury und das Liquiditätsmanagement.

Bedeutung

Ermöglicht die Berechnung von KPIs für pünktliche Zahlungen und die Analyse der Skontoausnutzung bei Frühzahlungen, was sich direkt auf das Cashflow-Management auswirkt.

Datenquelle

Stammt aus Zahlungstabellen wie AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL, insbesondere aus einem Feld wie ACCOUNTING_DATE oder CHECK_DATE.

Beispiele
2023-11-132023-12-052024-01-19
Abgleichstatus
MatchingStatus
Gibt das Ergebnis des Rechnungsabgleichsprozesses an.
Beschreibung

Zeigt das Ergebnis des Validierungsprozesses, bei dem die Rechnung mit einer Bestellung und einem Wareneingang (für den 3-Wege-Abgleich) abgeglichen wird. Mögliche Status sind 'Abgeglichen', 'Teilweise abgeglichen' oder 'Fehlgeschlagen'. Dieses Attribut ist die Grundlage für den KPI 'Fehlerrate im 3-Wege-Abgleich' und das zugehörige Dashboard zur Abweichungsanalyse. Es hilft, Probleme im Procure-to-Pay-Zyklus zu diagnostizieren.

Bedeutung

Misst direkt den Erfolg des automatisierten Abgleichprozesses und zeigt Abweichungen auf, die zu manueller Nacharbeit und Zahlungsverzögerungen führen.

Datenquelle

Dieser Status ist häufig auf Kopf‑ oder Zeilenebene in Tabellen wie AP_INVOICES_ALL oder AP_INVOICE_LINES_ALL zu finden.

Beispiele
ErfolgFehler – PreisabweichungFehler – MengenabweichungNicht erforderlich
Genehmiger
Approver
Die Person, die die Rechnung zur Zahlung freigegeben hat.
Beschreibung

Bezeichnet den Benutzer oder Manager, der die endgültige oder eine maßgebliche Freigabe für die Rechnung erteilt hat. Dieses Attribut ist entscheidend für das Dashboard zur Durchlaufzeit von Rechnungsfreigaben, das die Freigabezeiten nach Bearbeiter aufschlüsselt. Die Analyse dieser Daten kann Engpässe in der Genehmigungshierarchie aufdecken, Personen mit hoher Arbeitslast identifizieren und die Einhaltung der Delegationsrichtlinien gewährleisten.

Bedeutung

Entscheidend für die Analyse des Genehmigungs-Workflows, die Identifizierung von Engpässen, die durch bestimmte Genehmiger verursacht werden, sowie die Prüfung der Einhaltung von Genehmigungsrichtlinien.

Datenquelle

Diese Information ist typischerweise in Oracles Workflow-Tabellen (z.B. im Zusammenhang mit der Approval Management Engine - AME) oder Audit-History-Tabellen gespeichert.

Beispiele
s.jonesm.riverad.chen
Geschäftseinheit
BusinessUnit
Die für die Rechnung verantwortliche Geschäftseinheit oder der operative Bereich.
Beschreibung

Identifiziert die spezifische Geschäftseinheit, Abteilung oder Kostenstelle, die die Ausgabe verursacht hat. Dies ist eine entscheidende Dimension für die Organisationsanalyse, die den Vergleich der Prozessleistung über verschiedene Unternehmensbereiche hinweg ermöglicht. Es hilft, festzustellen, ob Prozessprobleme wie lange Genehmigungszeiten oder hohe Ausnahmeraten in bestimmten Geschäftseinheiten konzentriert sind, und leitet gezielte Verbesserungsmaßnahmen an.

Bedeutung

Ermöglicht Leistungsbenchmarking über verschiedene Organisationseinheiten hinweg und hilft dabei, abteilungsspezifische Engpässe oder Compliance-Probleme zu identifizieren.

Datenquelle

Diese Information findet sich oft in der Tabelle AP_INVOICES_ALL als ORG_ID, die mit HR-Organisationstabellen verknüpft werden kann, um den Namen der Geschäftseinheit zu erhalten.

Beispiele
Vertrieb NordamerikaEuropäisches GeschäftFinanzen der Konzernzentrale
Ist Nacharbeit
IsRework
Ein Flag, das anzeigt, ob die Rechnung nachbearbeitet wurde.
Beschreibung

Ein boolesches Flag (Wahr/Falsch), das Rechnungen kennzeichnet, die Nacharbeitszyklen durchlaufen haben, wie wiederholte Validierungsschritte oder die Rückkehr von einem späteren Prozessschritt zu einem früheren (z.B. von 'Freigabe ausstehend' zurück zu 'Erneute Validierung erforderlich'). Dies wird typischerweise durch die Analyse der Abfolge von Aktivitäten abgeleitet. Es ist essenziell für die Quantifizierung der 'Rechnungs-Nacharbeitsquote' und das Verständnis für Prozesseffizienzen.

Bedeutung

Quantifiziert die Häufigkeit ineffizienter Nacharbeitschleifen und hilft dabei, die Grundursachen von Prozessausnahmen und verschwendetem Aufwand zu identifizieren.

Datenquelle

Dies ist ein berechnetes Attribut. Es wird abgeleitet durch Analyse der Abfolge von Aktivitäten für jeden Case, um wiederholte Schritte oder Rückwärtsbewegungen im Prozessfluss zu erkennen.

Beispiele
truefalsch
Letzte Datenaktualisierung
LastUpdateDate
Der Timestamp der letzten Data-Aktualisierung.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt den letzten Zeitpunkt an, zu dem die Data für diesen Prozess aus dem Quellsystem extrahiert wurden. Es ist ein Metadata-Feld, das bei jeder Aktualisierung auf den gesamten Datensatz angewendet wird. Diese Information ist entscheidend für Nutzer, um die Aktualität der Data und das durch die Analyse abgedeckte Zeitfenster zu verstehen. Es gewährleistet Transparenz und hilft bei der korrekten Interpretation der Ergebnisse.

Bedeutung

Informiert Benutzer über die Aktualität der Daten und stellt sicher, dass sie den abgedeckten Analysezeitraum und den Zeitpunkt der letzten Aktualisierung nachvollziehen können.

Datenquelle

Dieser Wert wird zum Zeitpunkt der Datenextraktion erzeugt und im Datensatz vermerkt.

Beispiele
2024-03-10T05:00:00Z2024-03-11T05:00:00Z
Pünktliche Zahlung
IsOnTimePayment
Ein Flag, das anzeigt, ob die Rechnung bis zu ihrem Fälligkeitsdatum bezahlt wurde.
Beschreibung

Ein boolesches Flag (Wahr/Falsch), das durch den Vergleich des 'Zahlungsdatums' mit dem 'Fälligkeitsdatum' abgeleitet wird. Liegt das Zahlungsdatum am oder vor dem Fälligkeitsdatum, so ist der Wert 'Wahr'. Dieses Attribut unterstützt direkt die Berechnung des KPI 'Pünktliche Zahlungsquote' und ist entscheidend für die Überwachung der Einhaltung von Zahlungsrichtlinien sowie die Pflege von Lieferantenbeziehungen.

Bedeutung

Misst direkt die Einhaltung der Zahlungsbedingungen, was für Lieferantenbeziehungen, Finanzplanung und die Vermeidung von Mahngebühren entscheidend ist.

Datenquelle

Dies ist ein berechnetes Attribut, das aus anderen Feldern abgeleitet wird. Die Logik ist: WENN PaymentDate <= DueDate DANN true SONST false.

Beispiele
truefalsch
Quellsystem
SourceSystem
Das System, aus dem die Daten extrahiert wurden.
Beschreibung

Dieses Attribut identifiziert den Ursprung der Data, der für diesen Prozess typischerweise 'Oracle Fusion Financials' ist. In Umgebungen mit mehreren Systemen (z.B. einem separaten OCR-Scansystem) hilft dieses Feld, die Quelle verschiedener Events zu unterscheiden. Es gewährleistet die Data Lineage und liefert Kontext, insbesondere bei der Integration von Data aus verschiedenen Plattformen.

Bedeutung

Bietet entscheidenden Kontext zur Datenherkunft, gewährleistet die Nachvollziehbarkeit und unterstützt das Management der Datenintegration aus potenziell mehreren Systemen.

Datenquelle

Dies ist in der Regel ein statischer Wert, der beim Einrichten der Datenextraktion festgelegt wird.

Beispiele
Oracle Fusion FinancialsOracle EBS R12Fusion Cloud AP
Rechnungsbearbeitungszeit
InvoiceProcessingTime
Die gesamte Zeit, die für die vollständige Bearbeitung einer Rechnung benötigt wird.
Beschreibung

Diese berechnete Metrik misst die Dauer vom ersten Event (z.B. 'Invoice Created') bis zum letzten Event ('EndTime') für jede Rechnung. Sie ist der primäre KPI zur Messung der End-to-End-Prozesseffizienz. Die Analyse dieser Dauer hilft zu identifizieren, welche Arten von Rechnungen (z.B. nach Lieferant, Betrag oder Geschäftseinheit) am längsten zur Bearbeitung benötigen und bietet eine Grundlage für Verbesserungsinitiativen.

Bedeutung

Misst direkt die End-to-End-Effizienz des Kreditorenprozesses und hilft, Engpässe zu quantifizieren und die Auswirkungen von Verbesserungsbemühungen im Laufe der Zeit zu verfolgen.

Datenquelle

Berechnet durch Subtraktion der frühesten EventTime von der spätesten EventTime (EndTime) für jede InvoiceId.

Beispiele
10 Tage 4 Stunden35 Tage 11 Stunden5 Tage 2 Stunden
Rechnungsdatum
InvoiceDate
Das auf der Lieferantenrechnung angegebene Datum.
Beschreibung

Dies ist das Datum, an dem die Rechnung vom Lieferanten ausgestellt wurde. Es dient als Ausgangspunkt, um anhand der vereinbarten Zahlungsbedingungen das Fälligkeitsdatum zu bestimmen. Der Vergleich von Invoice Date mit dem Eingabedatum im System (Aktivität 'Invoice Created') zeigt Verzögerungen bei Rechnungseingang oder -erfassung auf. So lassen sich frühe Engpässe identifizieren, die termingerechte Zahlungen und Skontonutzung beeinträchtigen.

Bedeutung

Dient als Grundlage für die Berechnung von Zahlungsfälligkeiten und die Identifizierung von Verzögerungen zwischen der Rechnungsstellung und dem Eintritt in den AP-Prozess.

Datenquelle

Stammt aus dem Feld INVOICE_DATE in der Tabelle AP_INVOICES_ALL.

Beispiele
2023-10-152023-11-012023-12-20
Rechnungswährung
InvoiceCurrency
Die Währung des Rechnungsbetrags.
Beschreibung

Gibt die Währung an, in der die Rechnung ausgestellt ist (z. B. USD, EUR, GBP). Dies ist unerlässlich für Analysen, die mehrere Länder oder Währungen umfassen. Es liefert den notwendigen Kontext für den Rechnungsbetrag und stellt sicher, dass Finanzkennzahlen korrekt interpretiert werden. Für globale Organisationen ist es ein Schlüsselattribut zum Filtern und Segmentieren von Finanzdaten.

Bedeutung

Liefert wesentlichen Kontext für den 'Rechnungsbetrag' und ermöglicht eine präzise Finanzanalyse und Berichterstattung, insbesondere in multinationalen Unternehmen.

Datenquelle

Stammt aus dem Feld INVOICE_CURRENCY_CODE in der Tabelle AP_INVOICES_ALL.

Beispiele
USDEURGBPJPY
Sperrgrund
HoldReason
Der Grund, warum eine Rechnung gesperrt wurde.
Beschreibung

Wenn eine Rechnung nicht in die Zahlung gehen kann, wird sie mit einem Hold belegt. Dieses Attribut erfasst den konkreten Grund dafür, etwa „Preisabweichung“, „Mengenabweichung“ oder „Warten auf Wareneingang“. Die Analyse der Hold‑Gründe ist entscheidend, um die Ursachen von Prozessunterbrechungen und Verzögerungen zu erkennen. Sie unterstützt direkt Dashboards, die Ausnahmen und Nacharbeit überwachen.

Bedeutung

Identifiziert die Ursachen von Zahlungsverzögerungen und Rechnungsabweichungen und liefert umsetzbare Erkenntnisse für Prozessverbesserungen und die Lieferantenkommunikation.

Datenquelle

Stammt aus Tabellen, wie z.B. AP_HOLDS_ALL, die mit der Rechnung verknüpft ist und einen Sperrgrund oder Code enthält.

Beispiele
PreisabweichungFakturierte Menge übersteigt erhaltene MengeDoppelte Rechnung
Zahlungsbedingungen
PaymentTerms
Die mit dem Lieferanten vereinbarten Zahlungsbedingungen für Rechnungen.
Beschreibung

Definiert die Bedingungen, unter denen ein Lieferant bezahlt werden muss, wie 'Netto 30' oder '2% 10, Netto 30'. Dieses Attribut bildet die Grundlage für die Berechnung des Fälligkeitsdatums der Rechnung und die Identifizierung von Möglichkeiten für Skonti. Die Analyse der Zahlungsbedingungen hilft bei der Cashflow-Planung und ist entscheidend für das Dashboard 'Realisierung von Skonti', um zu messen, wie effektiv das Unternehmen verfügbare Skonti nutzt.

Bedeutung

Wirkt sich direkt auf Cashflow und Rentabilität aus, indem es Zahlungspläne und die Berechtigung für Skonti bestimmt.

Datenquelle

Verfügbar in den Tabellen AP_TERMS_TL oder AP_TERMS_B, verknüpft aus der Tabelle AP_INVOICES_ALL.

Beispiele
Netto 30Netto 602% 10, Netto 30
Erforderlich Empfohlen Optional

Aktivitäten der Kreditoren-Rechnungsverarbeitung

Dies sind die entscheidenden Prozessschritte und Meilensteine, die Sie in Ihrem Event Log erfassen sollten, um eine präzise Prozessentdeckung und Engpasserkennung zu gewährleisten.
6 Empfohlen 7 Optional
Aktivität Beschreibung
Rechnung erstellt
Stellt die erstmalige Erstellung eines Rechnungsdatensatzes im System dar, entweder durch manuelle Eingabe, Scannen (OCR) oder elektronischen Datenaustausch (EDI). Dieses Event wird erfasst, wenn ein neuer Datensatz in die primäre Rechnungstabelle eingefügt wird.
Bedeutung

Dies ist der eindeutige Startpunkt des Lebenszyklus der Rechnungsverarbeitung. Die Zeitspanne von diesem Ereignis zu weiteren Ereignissen zeigt frühe Verzögerungen und die gesamte Prozessdauer auf.

Datenquelle

Dies ist ein explizites Event, erfasst aus dem Erstellungs-Timestamp des Rechnungsdatensatzes in der Tabelle AP_INVOICES_ALL, typischerweise unter Verwendung der Spalte CREATION_DATE.

Erfassen

Zeitstempel der Datensatzerstellung in der Tabelle AP_INVOICES_ALL.

Ereignistyp explicit
Rechnung freigegeben
Stellt die endgültige Freigabe der Rechnung dar, die sie zur Zahlung autorisiert. Dieser wichtige Meilenstein wird abgeleitet, wenn das Workflow-Statusfeld auf einen finalen Freigabestatus aktualisiert wird.
Bedeutung

Ein kritischer Meilenstein, der den Genehmigungszyklus abschließt. Er ist essenziell für die Berechnung der 'Rechnungsfreigabezykluszeit' und die Identifizierung genehmigerbedingter Engpässe.

Datenquelle

Abgeleitet aus der Änderung der WFAPPROVAL_STATUS Spalte in der AP_INVOICES_ALL Tabelle zu 'Manually Approved', 'Workflow Approved' oder einem ähnlichen endgültigen Freigabestatus.

Erfassen

Änderung des AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS in einen genehmigten Status.

Ereignistyp inferred
Rechnung validiert
Diese Aktivität markiert den erfolgreichen Abschluss der automatisierten Validierungsprüfungen des Systems für die Rechnungs-Data, wie z.B. Formatkorrektheit und Abgleich mit einem Lieferanten. Sie wird durch die Verfolgung von Änderungen im Validierungsstatusfeld der Rechnung erfasst.
Bedeutung

Zeigt an, dass die Rechnung für die weitere Verarbeitung, wie Abgleich oder Freigabe, bereit ist. Verzögerungen vor diesem Schritt deuten auf Probleme bei der Dateneingabe hin und unterstützen das Dashboard zur Fehleranalyse der Rechnungsdatenerfassung.

Datenquelle

Abgeleitet aus der Änderung der VALIDATION_STATUS Spalte in der AP_INVOICES_ALL Tabelle zu 'Validated'. Ein Audit-Trail oder eine History-Tabelle zu diesem Feld liefert den Zeitstempel.

Erfassen

Änderung des AP_INVOICES_ALL.VALIDATION_STATUS auf 'Validated'.

Ereignistyp inferred
Zahlung ausgeführt
Stellt den Zeitpunkt dar, zu dem die Zahlung erstellt und an den Lieferanten ausgegeben wird. Dies ist ein explizites Event, das durch die Erstellung eines mit der Rechnung verknüpften Zahlungsdatensatzes erfasst wird.
Bedeutung

Ein entscheidender Meilenstein zur Messung der 'Pünktlichen Zahlungsquote' und des 'End-to-End Rechnungsdurchsatzes'. Er signalisiert, dass das Unternehmen seiner finanziellen Verpflichtung nachgekommen ist.

Datenquelle

Dies ist ein explizites Event, das durch die Erstellung eines Verknüpfungsdatensatzes in der Tabelle AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL aufgezeichnet wird. Das ACCOUNTING_DATE oder CREATION_DATE kann als Timestamp verwendet werden.

Erfassen

Datensatzerstellung in AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL, die eine Rechnung mit einer Zahlung verknüpft.

Ereignistyp explicit
Zahlung freigegeben
Die letzte Aktivität im Prozess, die bestätigt, dass die Zahlung von der Bank verbucht wurde. Dieses Event wird typischerweise über Statusaktualisierungen aus Oracle Cash Management nach der Bankabstimmung erfasst.
Bedeutung

Dies ist das tatsächliche Ende des End‑to‑End‑Prozesses und liefert die verlässlichsten Daten für die Kennzahl "Average Invoice Cycle Time". Damit schließt sich der Kreis der vollständigen Finanztransaktion.

Datenquelle

Abgeleitet aus der Aktualisierung des Zahlungsstatus auf 'CLEARED' in der AP_CHECKS_ALL Tabelle. Die CLEARED_DATE Spalte liefert den Zeitstempel für dieses Ereignis.

Erfassen

CLEARED_DATE wird in der Tabelle AP_CHECKS_ALL hinterlegt.

Ereignistyp inferred
Zahlung terminiert
Markiert den Zeitpunkt, an dem eine genehmigte Rechnung in eine Payment Process Request (PPR) oder einen Zahlungsstapel aufgenommen, aber noch nicht bezahlt wird. Dies wird erfasst, wenn die Zahlungsplanungsdatensätze abgeschlossen werden.
Bedeutung

Diese Aktivität überbrückt die Lücke zwischen der Genehmigung und der tatsächlichen Zahlung. Die Analyse der in dieser Phase verbrachten Zeit ist wichtig für die Liquiditätsplanung und das Liquiditätsmanagement.

Datenquelle

Abgeleitet aus der Befüllung der checkrun_id in der AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL Tabelle für die Rechnung. Das Erstellungsdatum des PPR kann als Zeitstempel dienen.

Erfassen

Rechnungszuordnung zu einer Payment Process Request (PPR).

Ereignistyp inferred
Abgleich durchgeführt
Stellt die System- oder Benutzeraktion dar, die Rechnung mit einer Bestellung (PO) und/oder einem Wareneingangsschein (GRN) abzugleichen. Dieses Event wird erfasst, wenn der Abgleichstatus der Rechnung aktualisiert wird.
Bedeutung

Ein entscheidender Schritt für Bestellungs-basierte Rechnungen, der die Analyse der 'Drei-Wege-Abgleichs-Diskrepanztrends' direkt beeinflusst. Fehler oder Verzögerungen an dieser Stelle sind eine Hauptursache für Prozessengpässe.

Datenquelle

Abgeleitet von der Aktualisierung des WFAPPROVAL_STATUS oder eines ähnlichen Abgleich-Statusfelds in AP_INVOICES_ALL, die einen erfolgten Abgleichversuch anzeigt.

Erfassen

Timestamp der Statusänderung beim PO‑Abgleich.

Ereignistyp inferred
Genehmigung initiiert
Bedeutet, dass die Rechnung in den Genehmigungs-Workflow eingetreten und an den ersten Genehmiger weitergeleitet wurde. Dies wird aus einer Änderung des Workflow-Status der Rechnung abgeleitet.
Bedeutung

Diese Aktivität startet die Zeiterfassung für den KPI 'Invoice Approval Cycle Time'. Sie hilft, zwischen Wartezeiten auf Data und Wartezeiten auf Genehmiger zu unterscheiden.

Datenquelle

Abgeleitet aus der Änderung des WFAPPROVAL_STATUS in der AP_INVOICES_ALL Tabelle von einem Vor-Workflow-Status zu 'Initiated' oder einem ähnlichen schwebenden Zustand.

Erfassen

Änderung des AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS auf 'Initiated'.

Ereignistyp inferred
Rechnung abgelehnt
Zeigt an, dass ein Freigeber die Rechnung abgelehnt hat, wodurch der Prozess gestoppt wird und typischerweise eine Korrektur und erneute Einreichung erforderlich ist. Dies wird als Statusänderung innerhalb des Freigabe-Workflows erfasst.
Bedeutung

Hebt eine signifikante Nacharbeitschleife im Prozess hervor. Die Analyse der Ablehnungshäufigkeit und -gründe kann Richtlinienmissverständnisse oder systemische Datenprobleme aufdecken.

Datenquelle

Abgeleitet aus der Änderung der WFAPPROVAL_STATUS Spalte in der AP_INVOICES_ALL Tabelle zu 'Rejected'. Workflow-History-Tabellen können weitere Details liefern.

Erfassen

Änderung des AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS auf 'Rejected'.

Ereignistyp inferred
Rechnung storniert
Stellt die Beendigung des Rechnungsprozesses vor der Zahlung dar. Dies ist eine explizite Aktion, die erfasst wird, wenn ein Benutzer die Rechnung storniert und ein Stornierungsdatum hinterlegt wird.
Bedeutung

Ein finaler, nicht erfolgreicher Endstatus für eine Rechnung. Die Analyse der Häufigkeit und Gründe für Stornierungen kann vorgeschaltete Probleme im Einkauf oder im Lieferantenmanagement aufzeigen.

Datenquelle

Abgeleitet aus der Befüllung der CANCELLED_DATE Spalte in der AP_INVOICES_ALL Tabelle. Das Datum selbst dient als Ereignis-Zeitstempel.

Erfassen

CANCELLED_DATE wird in der Tabelle AP_INVOICES_ALL hinterlegt.

Ereignistyp inferred
Skonto in Anspruch genommen
Ein berechnetes Event, das anzeigt, dass eine Zahlung vorzeitig ausgeführt wurde, um einen Skonto in Anspruch zu nehmen. Dies wird durch den Vergleich des tatsächlichen Zahlungsdatums mit den im Zahlungsplan hinterlegten Skontobedingungen abgeleitet.
Bedeutung

Unterstützt direkt das Dashboard 'Realisierung von Skonti'. Es hilft, die finanziellen Vorteile eines effizienten Kreditorenprozesses zu quantifizieren und identifiziert verpasste Gelegenheiten.

Datenquelle

Berechnet durch den Vergleich des Zahlungsdatums (aus AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL) mit den Skontodatumfeldern (DISCOUNT_DATE) in der Tabelle AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.

Erfassen

Vergleich des tatsächlichen Zahlungsdatums mit dem Skontoberechtigungsdatum.

Ereignistyp calculated
Sperre aufgehoben
Markiert die Behebung eines Problems und die Aufhebung einer Sperre, wodurch die Rechnung im Zahlungsprozess weiterverarbeitet werden kann. Dies wird erfasst, wenn der Sperrdatensatz mit Freigabeinformationen aktualisiert wird.
Bedeutung

Misst die Zeit, die zur Behebung von Unstimmigkeiten benötigt wird. In Verbindung mit 'Sperre gesetzt' (Hold Placed) hilft dies, die Dauer und die Auswirkungen von Nacharbeiten und der Bearbeitung von Ausnahmen zu quantifizieren.

Datenquelle

Abgeleitet aus der Befüllung der RELEASE_LOOKUP_CODE und LAST_UPDATE_DATE Spalten in der AP_HOLDS_ALL Tabelle für einen bestehenden Sperreintrag.

Erfassen

Timestamp im AP_HOLDS_ALL‑Datensatz mit Freigabedetails aktualisieren.

Ereignistyp inferred
Sperre verhängt
Zeigt an, dass eine Rechnung gesperrt wurde und die Zahlung verhindert wird. Dies ist ein explizites Ereignis, das erfasst wird, sobald ein Sperreintrag erstellt und der Rechnung zugeordnet wird, oft aufgrund von Abweichungen oder Verstößen gegen Richtlinien.
Bedeutung

Identifiziert direkt Prozessausnahmen und Engpässe. Die Analyse von Sperrgründen und -dauern ist entscheidend, um häufige Bearbeitungsprobleme zu verstehen und zu lösen.

Datenquelle

Dies ist ein explizites Ereignis, das durch das Anlegen eines neuen Eintrags in der Tabelle AP_HOLDS_ALL erfasst wird und mit der jeweiligen INVOICE_ID verknüpft ist.

Erfassen

Zeitstempel der Datensatzerstellung in der Tabelle AP_HOLDS_ALL.

Ereignistyp explicit
Empfohlen Optional

Extraktionsleitfäden

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