Ihr Daten-Template für die Verarbeitung von Kreditorenrechnungen
Ihr Daten-Template für die Verarbeitung von Kreditorenrechnungen
- Empfohlene Attribute für die Datenerfassung
- Wichtige Aktivitäten für die Nachverfolgung
- Hinweise zur Datenextraktion aus Oracle Fusion Financials
Attribute für die Verarbeitung von Kreditorenrechnungen
| Name | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
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Aktivitätsname
ActivityName
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Der Name des jeweiligen Prozessschritts oder eingetretenen Ereignisses. | ||
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Beschreibung
Dieses Attribut beschreibt einen einzelnen Schritt im Lebenszyklus der Rechnungsverarbeitung, zum Beispiel „Rechnung erstellt“, „Freigabe eingeleitet“ oder „Zahlung ausgeführt“. Werden die Aktivitäten chronologisch angeordnet, können Process-Mining-Werkzeuge den vollständigen Prozessablauf jeder Rechnung rekonstruieren. Die Analyse der Aktivitäten zeigt die häufigsten Pfade, Abweichungen und Nacharbeitsschleifen im Prozess.
Warum das wichtig ist
Das Attribut bildet den Kern der Prozessdarstellung. Es ermöglicht, den Prozessablauf zu visualisieren und zu analysieren, Abweichungen zu erkennen und die Leistung einzelner Schritte zu messen.
Woher beziehen
Dieses Attribut wird in der Regel aus Statusänderungen, Ereignistabellen oder Audit-Logs in Oracle Fusion Financials abgeleitet. Dafür kann eine Zuordnung aus verschiedenen Quelltabellen und Feldern erforderlich sein.
Beispiele
Rechnung validiertSperre gesetztRechnung freigegebenZahlung ausgeführt
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Ereigniszeitpunkt
EventTime
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Der Timestamp, der angibt, wann die Aktivität stattgefunden hat. | ||
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Beschreibung
Dieses Attribut enthält das genaue Datum und die Uhrzeit jeder Aktivität im Prozess. Es ist entscheidend, um Ereignisse chronologisch anzuordnen und Zeitspannen zwischen Prozessschritten zu berechnen. Die Daten ermöglichen Leistungsanalysen, etwa die Identifizierung von Engpässen anhand von Wartezeiten, die Berechnung von Durchlaufzeiten einzelner Phasen wie Freigaben und die Überwachung der SLA-Einhaltung.
Warum das wichtig ist
Das Attribut ist für die Berechnung aller zeitbezogenen Kennzahlen entscheidend, einschließlich Durchlauf- und Wartezeiten. Diese Kennzahlen sind wichtig, um Engpässe zu erkennen und die Prozesseffizienz zu messen.
Woher beziehen
Dies entspricht Erstellungsdaten, Daten der letzten Aktualisierung oder spezifischen Ereignis-Timestamps in verschiedenen Oracle-Fusion-Tabellen, zum Beispiel LAST_UPDATE_DATE, CREATION_DATE und APPROVAL_DATE.
Beispiele
2023-10-26T10:00:00Z2023-11-15T14:35:10Z2024-01-05T09:12:45Z
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Rechnung
InvoiceId
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Die eindeutige Kennung jeder verarbeiteten Rechnung. | ||
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Beschreibung
Die Rechnung dient als primäre Case-ID und verknüpft alle Aktivitäten vom Eingang bis zur abschließenden Zahlung. Jede eindeutige InvoiceId steht für einen einzelnen Prozessdurchlauf von Anfang bis Ende. Dadurch lässt sich der Weg jeder Rechnung durch die Kreditorenbuchhaltung vollständig analysieren. Die InvoiceId bildet die Grundlage der Prozessanalyse und verknüpft alle zugehörigen Ereignisse und Attribute.
Warum das wichtig ist
Sie ist unverzichtbar, um den Lebenszyklus jeder Rechnung von Anfang bis Ende zu verfolgen und Prozessvarianten, Engpässe sowie den Gesamtdurchsatz zu analysieren.
Woher beziehen
In der Regel ist dies die INVOICE_ID oder INVOICE_NUM aus der Tabelle AP_INVOICES_ALL in Oracle Fusion Financials.
Beispiele
INV-987657334001APO-INV-2023-005
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Benutzer
User
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Benutzer-ID oder Name der Person, die die Aktivität ausgeführt hat. | ||
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Beschreibung
Gibt den Mitarbeitenden oder Systembenutzer an, der für einen bestimmten Prozessschritt verantwortlich war. Das kann die Kreditorenbuchhaltungskraft sein, die die Rechnung erfasst hat, die Führungskraft, die sie freigegeben hat, oder die Zahlungsspezialistin beziehungsweise der Zahlungsspezialist, die oder der die Zahlung ausgeführt hat. Die Auswertung nach Benutzer hilft, Schulungsbedarf, Arbeitsverteilung und Leistungsunterschiede im Team zu erkennen. Sie ist auch für Compliance und Prüfpfade wichtig.
Warum das wichtig ist
Ermöglicht die Analyse der Arbeitsbelastung und der Teamleistung sowie die Erkennung individueller Engpässe und von Schulungsbedarf. Auch für die Auditfähigkeit ist diese Auswertung wichtig.
Woher beziehen
Stammt aus benutzerbezogenen Feldern wie CREATED_BY oder LAST_UPDATED_BY in verschiedenen Tabellen oder aus speziellen Tabellen zur Workflow- oder Freigabehistorie.
Beispiele
john.doejane.smithap.clerk1
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Bestellnummer
PurchaseOrderNumber
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Kennung der Bestellung, die der Rechnung zugeordnet ist. | ||
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Beschreibung
Die eindeutige Nummer der Bestellung (PO), mit der die Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen beauftragt wurde. Dieses Attribut ist grundlegend für die Analyse des dreistufigen Abgleichs zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung. Häufige Abweichungen bei Rechnungen mit Bestellbezug können auf Probleme in der Beschaffung oder im Wareneingang hindeuten. Der Vergleich von Rechnungen mit und ohne Bestellbezug kann außerdem unterschiedliche Prozessabläufe sichtbar machen.
Warum das wichtig ist
Wichtig für die Analyse des dreistufigen Abgleichs, die Erkennung von Abweichungen und den Vergleich von Rechnungen mit und ohne Bestellbezug.
Woher beziehen
Diese Information lässt sich in der Regel durch Verknüpfung von Rechnungspositionstabellen, etwa AP_INVOICE_LINES_ALL, mit Bestelltabellen wie PO_HEADERS_ALL ermitteln.
Beispiele
PO-10056982347null
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Endzeit
EndTime
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Der Timestamp der letzten Aktivität für die Rechnung. | ||
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Beschreibung
Gibt den Timestamp des abschließenden Ereignisses im Lebenszyklus der Rechnung an, zum Beispiel „Zahlung ausgeglichen“ oder „Rechnung storniert“. Dieses Attribut wird in der Regel ermittelt, indem für jede InvoiceId der neueste EventTime gesucht wird. Es ist erforderlich, um die gesamte Durchlaufzeit einer Rechnung zu berechnen.
Warum das wichtig ist
Ermöglicht die Berechnung der gesamten Durchlaufzeit jeder Rechnung. Diese zentrale Kennzahl misst die Effizienz des Gesamtprozesses.
Woher beziehen
Dieses berechnete Attribut ergibt sich aus dem höchsten EventTime-Wert für jeden Case (InvoiceId) im Datensatz.
Beispiele
2023-10-30T11:00:00Z2023-11-20T16:45:00Z2024-01-10T10:20:30Z
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Fälligkeitsdatum
DueDate
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Das Datum, bis zu dem die Rechnung bezahlt werden muss. | ||
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Beschreibung
Das berechnete Datum, bis zu dem die Rechnung bezahlt werden muss, um Mahngebühren zu vermeiden und die Lieferantenbeziehung zu pflegen. Es richtet sich nach dem Rechnungsdatum und den Zahlungsbedingungen. Dieses wichtige Attribut dient dazu, die Pünktlichkeit von Zahlungen zu überwachen und den Cashflow zu steuern. Die Kennzahl „Pünktliche Zahlungsquote“ wird direkt durch den Vergleich von „Zahlungsdatum“ und „Fälligkeitsdatum“ berechnet.
Warum das wichtig ist
Unverzichtbar für die Messung pünktlicher Zahlungen, die Cashflow-Steuerung und die Vermeidung von Verzugsgebühren. Das Feld ist außerdem wichtig, um die Einhaltung der Zahlungsrichtlinien zu prüfen.
Woher beziehen
Das Datum kann direkt in einer Zahlungstabelle wie AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL enthalten sein oder anhand von INVOICE_DATE und den Zahlungsbedingungen berechnet werden.
Beispiele
2023-11-142023-12-012024-01-19
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Lieferantenname
VendorName
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Name des Lieferanten, der die Rechnung eingereicht hat. | ||
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Beschreibung
Gibt den Lieferanten an, der der Rechnung zugeordnet ist. Diese wichtige Dimension ermöglicht es, die Prozessleistung nach Lieferanten aufzuschlüsseln. So lässt sich beispielsweise analysieren, bei welchen Lieferanten Rechnungen besonders häufig gesperrt werden, die längsten Bearbeitungszeiten aufweisen oder oft Abweichungen beim Abgleich auftreten. Das unterstützt die Pflege von Lieferantenbeziehungen und hilft, systematische Probleme bei bestimmten Lieferanten zu erkennen.
Warum das wichtig ist
Ermöglicht die Analyse der Leistung nach Lieferant und hilft, lieferantenspezifische Probleme wie häufige Verzögerungen, Abweichungen oder Rechnungssperren zu erkennen.
Woher beziehen
Stammt in der Regel aus dem Feld VENDOR_NAME in POZ_SUPPLIERS oder verwandten Lieferantentabellen. Die Verknüpfung erfolgt über VENDOR_ID in AP_INVOICES_ALL.
Beispiele
Global Office Supplies Inc.Innovate Tech ServicesReliable Logistics Co.
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Rechnungsbetrag
InvoiceAmount
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Der Gesamtbetrag der Rechnung. | ||
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Beschreibung
Dieses Attribut gibt den insgesamt fälligen Rechnungsbetrag an. Es ist eine zentrale Kennzahl für Finanzanalysen und die Priorisierung von Rechnungen. Anhand der Rechnungsbeträge lässt sich feststellen, ob Rechnungen mit hohen Beträgen anders bearbeitet werden oder häufiger Verzögerungen aufweisen als Rechnungen mit niedrigen Beträgen. Die Kennzahl ist außerdem wichtig für Dashboards zur Cashflow-Prognose und zur Analyse von Doppelzahlungen.
Warum das wichtig ist
Ermöglicht Analysen der finanziellen Auswirkungen, etwa die Priorisierung hoher Rechnungsbeträge, den Vergleich der Bearbeitungszeit nach Betrag und die Berechnung der finanziellen Folgen von Verzögerungen.
Woher beziehen
Stammt aus dem Feld INVOICE_AMOUNT in der Tabelle AP_INVOICES_ALL.
Beispiele
5400.50125000.00750.25
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Rechnungsstatus
InvoiceStatus
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Der aktuelle oder endgültige Status der Rechnung. | ||
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Beschreibung
Gibt den aktuellen Status einer Rechnung im Prozess an, zum Beispiel „Validiert“, „Freigabe ausstehend“, „Bezahlt“ oder „Storniert“. Das Attribut zeigt, an welcher Stelle ihres Lebenszyklus sich die Rechnung befindet, und eignet sich für operative Dashboards. Die Analyse des endgültigen Status gibt Aufschluss über Prozessergebnisse, etwa den Anteil stornierter oder abgelehnter Rechnungen.
Warum das wichtig ist
Zeigt auf einen Blick das Ergebnis und den aktuellen Status der Rechnung. So lassen sich Ausnahmequoten, etwa Stornierungen, und die Prozesseffizienz analysieren.
Woher beziehen
Der Status lässt sich aus dem Statusfeld in AP_INVOICES_ALL oder aus dem Zahlungsstatus in AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL ableiten.
Beispiele
ValidiertBezahltStorniertErneute Validierung erforderlich
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Zahlungsdatum
PaymentDate
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Das Datum, an dem die Zahlung der Rechnung ausgeführt wurde. | ||
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Beschreibung
Dieses Attribut erfasst das Datum, an dem die Zahlung tatsächlich erfolgt ist. Damit lässt sich bestätigen, dass der Kreditorenprozess für eine Rechnung abgeschlossen wurde. Der Vergleich von Zahlungs- und Fälligkeitsdatum ist grundlegend für die Berechnung der pünktlichen Zahlungsquote und die Analyse genutzter Skonti. Diese Angabe ist wichtig für das Treasury und die Cashflow-Steuerung.
Warum das wichtig ist
Ermöglicht die Berechnung von Kennzahlen zu pünktlichen Zahlungen und die Analyse genutzter Skonti. Beides wirkt sich direkt auf die Cashflow-Steuerung aus.
Woher beziehen
Stammt aus Zahlungstabellen wie AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL, insbesondere aus einem Feld wie ACCOUNTING_DATE oder CHECK_DATE.
Beispiele
2023-11-132023-12-052024-01-19
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Abgleichstatus
MatchingStatus
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Gibt das Ergebnis des Rechnungsabgleichs an. | ||
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Beschreibung
Zeigt das Ergebnis der Prüfung, bei der die Rechnung mit einer Bestellung und einem Wareneingang abgeglichen wird (dreistufiger Abgleich). Mögliche Statuswerte sind „Abgeglichen“, „Teilweise abgeglichen“ oder „Fehlgeschlagen“. Dieses Attribut bildet die Grundlage für die Kennzahl „Fehlerquote beim dreistufigen Abgleich“ und das zugehörige Dashboard zur Analyse von Abweichungen. Es hilft, Probleme im Beschaffungs- und Zahlungsprozess zu erkennen.
Warum das wichtig ist
Misst direkt den Erfolg des automatisierten Abgleichs und macht Abweichungen sichtbar, die manuelle Nacharbeit und Zahlungsverzögerungen verursachen.
Woher beziehen
Dieser Status findet sich häufig auf Kopf- oder Positionsebene der Rechnung in Tabellen wie AP_INVOICES_ALL oder AP_INVOICE_LINES_ALL.
Beispiele
ErfolgreichFehlgeschlagen: PreisabweichungFehlgeschlagen: MengenabweichungNicht erforderlich
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Freigebende Person
Approver
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Die Person, die die Rechnung zur Zahlung freigegeben hat. | ||
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Beschreibung
Gibt den Benutzer oder die Führungskraft an, der oder die die abschließende oder eine wichtige Freigabe für die Rechnung erteilt hat. Dieses Attribut ist wichtig für das Dashboard „Durchlaufzeit der Rechnungsfreigabe“, das Freigabezeiten nach freigebender Person aufschlüsselt. Die Analyse kann Engpässe in der Freigabehierarchie und eine hohe Arbeitsbelastung einzelner Personen sichtbar machen. Außerdem lässt sich damit die Einhaltung von Richtlinien zu Freigabebefugnissen prüfen.
Warum das wichtig ist
Wichtig für die Analyse des Freigabe-Workflows, die Erkennung von Engpässen bei bestimmten freigebenden Personen und die Prüfung der Einhaltung von Freigaberichtlinien.
Woher beziehen
Diese Information ist in der Regel in den Workflow-Tabellen von Oracle gespeichert, etwa in Tabellen zur Freigabeverwaltung (AME), oder in Tabellen zur Prüfungs- und Änderungshistorie.
Beispiele
s.jonesm.riverad.chen
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Geschäftseinheit
BusinessUnit
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Die Geschäftseinheit oder Organisationseinheit, die für die Rechnung verantwortlich ist. | ||
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Beschreibung
Gibt die Geschäftseinheit, Abteilung oder Kostenstelle an, der die Ausgabe zugeordnet ist. Diese wichtige Dimension ermöglicht den Vergleich der Prozessleistung zwischen verschiedenen Unternehmensbereichen. So lässt sich feststellen, ob Probleme wie lange Freigabezeiten oder hohe Ausnahmequoten in bestimmten Geschäftseinheiten gehäuft auftreten. Das erleichtert gezielte Verbesserungsmaßnahmen.
Warum das wichtig ist
Ermöglicht den Leistungsvergleich zwischen Organisationseinheiten und hilft, abteilungsspezifische Engpässe oder Compliance-Probleme zu erkennen.
Woher beziehen
Diese Information findet sich häufig als ORG_ID in AP_INVOICES_ALL. Für den Namen der Geschäftseinheit kann die Tabelle mit HR-Organisationstabellen verknüpft werden.
Beispiele
Vertrieb NordamerikaBetrieb EuropaFinanzen der Unternehmenszentrale
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Letzte Datenaktualisierung
LastUpdateDate
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Der Timestamp der letzten Datenaktualisierung. | ||
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Beschreibung
Dieses Attribut gibt an, wann die Daten für diesen Prozess zuletzt aus dem Quellsystem extrahiert wurden. Es handelt sich um ein Metadatenfeld, das bei jeder Aktualisierung auf den gesamten Datensatz angewendet wird. Anhand dieser Information können Benutzer beurteilen, wie aktuell die Daten sind und welchen Zeitraum die Analyse abdeckt. Sie sorgt für Transparenz und hilft dabei, die Ergebnisse richtig einzuordnen.
Warum das wichtig ist
Informiert Benutzer über die Aktualität der Daten und darüber, welchen Zeitraum die Analyse abdeckt und wann die letzte Aktualisierung erfolgt ist.
Woher beziehen
Dieser Wert wird zum Zeitpunkt der Datenextraktion generiert und im Datensatz gespeichert.
Beispiele
2024-03-10T05:00:00Z2024-03-11T05:00:00Z
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Nacharbeit erfolgt
IsRework
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Kennzeichen dafür, ob die Rechnung nachbearbeitet wurde. | ||
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Beschreibung
Ein boolesches Kennzeichen (True/False), das Rechnungen mit Nacharbeitsschleifen erfasst, etwa wiederholten Validierungsschritten oder einem Rücksprung von einer späteren zu einer früheren Prozessphase, zum Beispiel von „Freigabe ausstehend“ zu „Erneute Validierung erforderlich“. Das Kennzeichen wird in der Regel aus der Aktivitätsfolge abgeleitet. Es ist wichtig, um die „Nacharbeitsquote bei Rechnungen“ zu berechnen und Prozessineffizienzen zu erkennen.
Warum das wichtig ist
Misst, wie häufig ineffiziente Nacharbeitsschleifen auftreten, und hilft, die Ursachen von Prozessausnahmen und unnötigem Aufwand zu ermitteln.
Woher beziehen
Dieses berechnete Attribut wird aus der Aktivitätsfolge jedes Case abgeleitet. Dabei werden wiederholte Schritte und Rücksprünge im Prozessablauf erkannt.
Beispiele
truefalse
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Pünktliche Zahlung
IsOnTimePayment
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Kennzeichen dafür, ob die Rechnung bis zum Fälligkeitsdatum bezahlt wurde. | ||
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Beschreibung
Ein boolesches Kennzeichen (True/False), das durch den Vergleich von „Zahlungsdatum“ und „Fälligkeitsdatum“ ermittelt wird. Liegt das Zahlungsdatum am oder vor dem Fälligkeitsdatum, ist der Wert True. Dieses Attribut unterstützt direkt die Berechnung der Kennzahl „Pünktliche Zahlungsquote“ und ist wichtig, um die Einhaltung der Zahlungsrichtlinien zu überwachen und Lieferantenbeziehungen zu pflegen.
Warum das wichtig ist
Misst direkt, ob die Zahlungsbedingungen eingehalten werden. Das ist wichtig für Lieferantenbeziehungen und die Finanzplanung sowie zur Vermeidung von Verzugsgebühren.
Woher beziehen
Dieses berechnete Attribut wird aus anderen Feldern abgeleitet. Die Logik lautet: IF PaymentDate <= DueDate THEN true ELSE false.
Beispiele
truefalse
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Quellsystem
SourceSystem
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Das System, aus dem die Daten extrahiert wurden. | ||
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Beschreibung
Dieses Attribut gibt die Herkunft der Daten an. Für diesen Prozess ist dies in der Regel „Oracle Fusion Financials“. In Umgebungen mit mehreren Systemen, etwa einem separaten OCR-Scansystem, hilft das Feld dabei, Ereignisse unterschiedlichen Quellen zuzuordnen. Es sichert die Nachverfolgbarkeit der Daten und liefert Kontext, insbesondere bei der Integration von Daten aus verschiedenen Plattformen.
Warum das wichtig ist
Das Attribut liefert wichtigen Kontext zur Herkunft der Daten, sichert ihre Nachverfolgbarkeit und unterstützt die Integration von Daten aus mehreren möglichen Systemen.
Woher beziehen
In der Regel handelt es sich um einen statischen Wert, der bei der Einrichtung des Datenexports festgelegt wird.
Beispiele
Oracle Fusion FinancialsOracle EBS R12Fusion Cloud Kreditorenbuchhaltung
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Rechnungsdatum
InvoiceDate
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Das auf der Lieferantenrechnung angegebene Datum. | ||
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Beschreibung
Das Datum, an dem der Lieferant die Rechnung ausgestellt hat. Auf dieser Grundlage wird anhand der vereinbarten Zahlungsbedingungen das Fälligkeitsdatum bestimmt. Ein Vergleich des Rechnungsdatums mit dem Datum der Erfassung im System (Aktivität „Rechnung erfasst“) zeigt Verzögerungen bei der Einreichung oder dem Eingang der Rechnung. So lassen sich frühe Engpässe erkennen, die pünktliche Zahlungen und die Nutzung von Skonti beeinträchtigen können.
Warum das wichtig ist
Dient als Grundlage für die Berechnung des Fälligkeitsdatums und zeigt Verzögerungen zwischen der Ausstellung einer Rechnung und ihrem Eingang im Kreditorenprozess auf.
Woher beziehen
Stammt aus dem Feld INVOICE_DATE in der Tabelle AP_INVOICES_ALL.
Beispiele
2023-10-152023-11-012023-12-20
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Rechnungswährung
InvoiceCurrency
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Die Währung des Rechnungsbetrags. | ||
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Beschreibung
Gibt an, in welcher Währung die Rechnung ausgestellt ist, zum Beispiel USD, EUR oder GBP. Diese Information ist für Analysen über mehrere Länder oder Währungen hinweg unerlässlich. Sie ordnet den Rechnungsbetrag ein und stellt sicher, dass Finanzkennzahlen richtig interpretiert werden. Für global tätige Unternehmen ist sie eine wichtige Dimension, um Finanzdaten zu filtern und aufzuschlüsseln.
Warum das wichtig ist
Liefert den nötigen Kontext zum Rechnungsbetrag und ermöglicht so präzise Finanzanalysen und Berichte, insbesondere bei internationalen Geschäftsaktivitäten.
Woher beziehen
Stammt aus dem Feld INVOICE_CURRENCY_CODE in der Tabelle AP_INVOICES_ALL.
Beispiele
USDEURGBPJPY
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Sperrgrund
HoldReason
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Der Grund, aus dem eine Rechnung gesperrt wurde. | ||
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Beschreibung
Kann eine Rechnung nicht zur Zahlung weitergeleitet werden, wird sie gesperrt. Dieses Attribut erfasst den konkreten Grund, zum Beispiel „Preisabweichung“, „Mengenabweichung“ oder „Wareneingang ausstehend“. Die Analyse der Sperrgründe hilft, die Ursachen für Prozessunterbrechungen und Verzögerungen zu ermitteln. Sie unterstützt direkt Dashboards zur Überwachung von Ausnahmen und Nacharbeit.
Warum das wichtig ist
Zeigt die Ursachen für Zahlungsverzögerungen und Rechnungsausnahmen auf und liefert konkrete Ansatzpunkte für Prozessverbesserungen und die Kommunikation mit Lieferanten.
Woher beziehen
Stammt aus Tabellen wie AP_HOLDS_ALL, die mit der Rechnung verknüpft sind und einen Sperrgrund oder -code enthalten.
Beispiele
PreisabweichungAbgerechnete Menge übersteigt die erhaltene MengeDoppelte Rechnung
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Zahlungsbedingungen
PaymentTerms
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Die mit dem Lieferanten vereinbarten Bedingungen für die Rechnungszahlung. | ||
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Beschreibung
Legt fest, unter welchen Bedingungen eine Rechnung zu bezahlen ist, zum Beispiel „Netto 30“ oder „2 % innerhalb von 10 Tagen, netto 30 Tage“. Dieses Attribut bildet die Grundlage für die Berechnung des Fälligkeitsdatums und die Ermittlung möglicher Skonti. Die Analyse der Zahlungsbedingungen unterstützt die Cashflow-Planung und ist wichtig für das Dashboard „Nutzung von Skonti“, das zeigt, wie effektiv das Unternehmen verfügbare Skonti in Anspruch nimmt.
Warum das wichtig ist
Beeinflusst Cashflow und Rentabilität direkt, da die Zahlungspläne und der Anspruch auf Skonti davon abhängen.
Woher beziehen
Verfügbar in den Tabellen AP_TERMS_TL oder AP_TERMS_B, die mit AP_INVOICES_ALL verknüpft sind.
Beispiele
Netto 30 TageNetto 60 Tage2 % innerhalb von 10 Tagen, netto 30 Tage
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Aktivitäten bei der Verarbeitung von Kreditorenrechnungen
| Aktivität | Beschreibung | ||
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Rechnung erstellt
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Dieses Ereignis bezeichnet die erstmalige Erfassung einer Rechnung im System, entweder durch manuelle Eingabe, Scannen (OCR) oder elektronischen Datenaustausch (EDI). Es wird erfasst, wenn ein neuer Datensatz in die zentrale Rechnungstabelle eingefügt wird. | ||
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Warum das wichtig ist
Dies ist der eindeutige Startpunkt des Rechnungsverarbeitungsprozesses. Die Zeitspanne zwischen diesem Ereignis und späteren Ereignissen zeigt vorgelagerte Verzögerungen und die Gesamtdauer des Prozesses.
Woher beziehen
Dieses explizite Ereignis wird anhand des Erstellungs-Timestamps des Rechnungsdatensatzes in der Tabelle AP_INVOICES_ALL erfasst, in der Regel über die Spalte CREATION_DATE.
Erfassung
Erstellungs-Timestamp des Datensatzes in der Tabelle AP_INVOICES_ALL.
Ereignistyp
explicit
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Rechnung freigegeben
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Dieses Ereignis bezeichnet die abschließende Freigabe der Rechnung, durch die sie zur Zahlung autorisiert wird. Dieser wichtige Meilenstein wird aus der Änderung des Workflow-Status in einen endgültigen Freigabestatus abgeleitet. | ||
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Warum das wichtig ist
Ein entscheidender Meilenstein, der den Freigabezyklus abschließt. Er ist wichtig, um die KPI „Durchlaufzeit der Rechnungsfreigabe“ zu berechnen und Engpässe bei freigebenden Personen zu identifizieren.
Woher beziehen
Abgeleitet aus einer Änderung der Spalte WFAPPROVAL_STATUS in der Tabelle AP_INVOICES_ALL zu „Manuell freigegeben“, „Per Workflow freigegeben“ oder einem ähnlichen endgültigen Freigabestatus.
Erfassung
Änderung von AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS zu einem Freigabestatus.
Ereignistyp
inferred
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Rechnung validiert
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Diese Aktivität kennzeichnet den erfolgreichen Abschluss der automatisierten Systemprüfungen der Rechnungsdaten, etwa auf korrektes Format und Übereinstimmung mit einem Lieferanten. Sie wird erfasst, indem Änderungen am Validierungsstatus der Rechnung verfolgt werden. | ||
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Warum das wichtig ist
Die Rechnung ist für die weitere Verarbeitung bereit, etwa für den Abgleich oder die Freigabe. Verzögerungen vor diesem Schritt deuten auf Probleme bei der Dateneingabe hin und sind für das Dashboard „Analyse von Fehlern bei der Rechnungserfassung“ relevant.
Woher beziehen
Abgeleitet aus einer Änderung der Spalte VALIDATION_STATUS in der Tabelle AP_INVOICES_ALL zu „Validiert“. Ein Audit-Trail oder eine Verlaufstabelle zu diesem Feld liefert den Timestamp.
Erfassung
Änderung von AP_INVOICES_ALL.VALIDATION_STATUS zu „Validiert“.
Ereignistyp
inferred
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Zahlung ausgeführt
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Dieses Ereignis bezeichnet den Zeitpunkt, zu dem die Zahlung erstellt und an den Lieferanten ausgegeben wird. Es wird explizit erfasst, wenn ein mit der Rechnung verknüpfter Zahlungsdatensatz erstellt wird. | ||
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Warum das wichtig ist
Ein entscheidender Meilenstein zur Messung der „Pünktlichen Zahlungsquote“ und des „Rechnungsdurchsatzes von Anfang bis Ende“. Er zeigt an, dass das Unternehmen seine Zahlungsverpflichtung erfüllt hat.
Woher beziehen
Dieses explizite Ereignis wird erfasst, wenn in der Tabelle AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL ein Verknüpfungsdatensatz erstellt wird. Als Timestamp können ACCOUNTING_DATE oder CREATION_DATE dienen.
Erfassung
Erstellung eines Datensatzes in AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL, der eine Rechnung mit einer Zahlung verknüpft.
Ereignistyp
explicit
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Zahlung eingeplant
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Dieses Ereignis kennzeichnet den Zeitpunkt, zu dem eine freigegebene Rechnung in einen Payment Process Request (PPR) oder Zahlungslauf aufgenommen wird, aber noch nicht bezahlt ist. Es wird erfasst, wenn die Zahlungsplan-Datensätze abgeschlossen sind. | ||
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Warum das wichtig ist
Diese Aktivität bildet die Verbindung zwischen Freigabe und tatsächlicher Zahlung. Die Dauer dieser Phase ist wichtig für die Cashflow-Prognose und das Liquiditätsmanagement.
Woher beziehen
Abgeleitet aus einem ausgefüllten checkrun_id in der Tabelle AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL für die Rechnung. Als Timestamp kann das Erstellungsdatum des PPR dienen.
Erfassung
Zuordnung der Rechnung zu einem Payment Process Request (PPR).
Ereignistyp
inferred
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|||
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Zahlung verrechnet
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Die letzte Aktivität im Prozess bestätigt, dass die Zahlung bei der Bank eingegangen ist. Dieses Ereignis wird in der Regel anhand von Statusaktualisierungen aus Oracle Cash Management nach dem Bankabgleich erfasst. | ||
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Warum das wichtig ist
Dies ist das tatsächliche Ende des Gesamtprozesses und liefert die genauesten Daten für die „Durchschnittliche Rechnungsdurchlaufzeit“. Damit ist die gesamte Finanztransaktion abgeschlossen.
Woher beziehen
Abgeleitet aus einer Änderung des Zahlungsstatus zu „CLEARED“ in der Tabelle AP_CHECKS_ALL. Die Spalte CLEARED_DATE enthält den Timestamp dieses Ereignisses.
Erfassung
CLEARED_DATE ist in der Tabelle AP_CHECKS_ALL ausgefüllt.
Ereignistyp
inferred
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Abgleich durchgeführt
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Dieses Ereignis bezeichnet die System- oder Benutzeraktion, bei der eine Rechnung mit einer Bestellung (PO) und/oder einem Wareneingangsnachweis (GRN) abgeglichen wird. Es wird erfasst, wenn sich der Abgleichstatus der Rechnung ändert. | ||
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Warum das wichtig ist
Ein entscheidender Schritt bei bestellungsbasierten Rechnungen, der sich direkt auf die Analyse „Trends bei Abweichungen im 3-Wege-Abgleich“ auswirkt. Fehler oder Verzögerungen an dieser Stelle sind eine wichtige Ursache für Engpässe im Prozess.
Woher beziehen
Abgeleitet aus einer Aktualisierung von WFAPPROVAL_STATUS oder einem ähnlichen Abgleichstatusfeld in AP_INVOICES_ALL, die auf einen Abgleichversuch hinweist.
Erfassung
Timestamp der Statusänderung im Zusammenhang mit dem Bestellungsabgleich.
Ereignistyp
inferred
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Freigabe eingeleitet
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Dieses Ereignis zeigt an, dass die Rechnung in den Freigabe-Workflow aufgenommen und an die erste freigebende Person weitergeleitet wurde. Es wird aus einer Änderung des Workflow-Status der Rechnung abgeleitet. | ||
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Warum das wichtig ist
Mit dieser Aktivität beginnt die Messung der KPI „Durchlaufzeit der Rechnungsfreigabe“. So lässt sich die Wartezeit auf fehlende Daten von der Wartezeit auf die Freigabe unterscheiden.
Woher beziehen
Abgeleitet aus einer Änderung von WFAPPROVAL_STATUS in der Tabelle AP_INVOICES_ALL von einem Status vor dem Workflow zu „Eingeleitet“ oder einem ähnlichen Status für ausstehende Freigaben.
Erfassung
Änderung von AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS zu „Eingeleitet“.
Ereignistyp
inferred
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Rechnung abgelehnt
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Dieses Ereignis zeigt an, dass eine freigebende Person die Rechnung abgelehnt hat. Der Prozess wird dadurch angehalten und erfordert in der Regel eine Korrektur und erneute Einreichung. Erfasst wird die Statusänderung im Freigabe-Workflow. | ||
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Warum das wichtig ist
Das Ereignis macht eine wichtige Nacharbeitsschleife im Prozess sichtbar. Die Analyse von Häufigkeit und Gründen für Ablehnungen kann auf ein mangelndes Verständnis von Richtlinien oder systematische Datenprobleme hinweisen.
Woher beziehen
Abgeleitet aus einer Änderung der Spalte WFAPPROVAL_STATUS in der Tabelle AP_INVOICES_ALL zu „Abgelehnt“. Verlaufstabellen des Workflows können weitere Details enthalten.
Erfassung
Änderung von AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS zu „Abgelehnt“.
Ereignistyp
inferred
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Rechnung storniert
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Dieses Ereignis bezeichnet den Abbruch des Rechnungsprozesses vor der Zahlung. Es wird explizit erfasst, wenn ein Benutzer die Rechnung storniert und dabei ein Stornierungsdatum eingetragen wird. | ||
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Warum das wichtig ist
Ein endgültiger, nicht erfolgreicher Status der Rechnung. Die Analyse von Häufigkeit und Gründen für Stornierungen kann auf vorgelagerte Probleme in der Beschaffung oder im Lieferantenmanagement hinweisen.
Woher beziehen
Abgeleitet aus einem ausgefüllten Feld CANCELLED_DATE in der Tabelle AP_INVOICES_ALL. Das Datum dient als Timestamp des Ereignisses.
Erfassung
CANCELLED_DATE ist in der Tabelle AP_INVOICES_ALL ausgefüllt.
Ereignistyp
inferred
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Skonto durch frühzeitige Zahlung realisiert
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Ein berechnetes Ereignis, das anzeigt, dass eine Zahlung frühzeitig ausgeführt wurde, um Skonto zu erhalten. Es wird ermittelt, indem das tatsächliche Zahlungsdatum mit den im Zahlungsplan hinterlegten Skontobedingungen verglichen wird. | ||
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Warum das wichtig ist
Dieses Ereignis unterstützt direkt das Dashboard „Realisierung von Skonto durch frühzeitige Zahlung“. Es hilft, den finanziellen Nutzen eines effizienten Prozesses in der Kreditorenbuchhaltung zu quantifizieren und ungenutzte Möglichkeiten zu erkennen.
Woher beziehen
Berechnet durch den Vergleich des Zahlungsdatums aus AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL mit den Skontodatumsfeldern (DISCOUNT_DATE) in der Tabelle AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.
Erfassung
Zahlungsausführungsdatum mit dem Datum der Skontoberechtigung vergleichen.
Ereignistyp
calculated
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Sperre aufgehoben
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Dieses Ereignis kennzeichnet die Behebung eines Problems und die Aufhebung einer Sperre. Die Rechnung kann dadurch im Zahlungsprozess weiterverarbeitet werden. Es wird erfasst, wenn der Sperrdatensatz um Informationen zur Aufhebung ergänzt wird. | ||
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Warum das wichtig ist
Misst die Zeit, die für die Behebung von Abweichungen benötigt wird. Zusammen mit „Sperre gesetzt“ lässt sich damit Dauer und Auswirkung von Nacharbeit und Ausnahmebehandlung quantifizieren.
Woher beziehen
Abgeleitet aus den ausgefüllten Spalten RELEASE_LOOKUP_CODE und LAST_UPDATE_DATE in der Tabelle AP_HOLDS_ALL für einen bestehenden Sperrdatensatz.
Erfassung
Aktualisierungs-Timestamp des Datensatzes in AP_HOLDS_ALL mit Angaben zur Aufhebung.
Ereignistyp
inferred
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|||
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Sperre gesetzt
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Dieses Ereignis zeigt an, dass eine Rechnung gesperrt wurde und nicht bezahlt werden kann. Es wird explizit erfasst, wenn ein Sperrdatensatz erstellt und der Rechnung zugeordnet wird, häufig aufgrund von Abweichungen oder Richtlinienverstößen. | ||
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Warum das wichtig ist
Das Ereignis macht Prozessausnahmen und Engpässe direkt sichtbar. Die Analyse von Sperrgründen und Sperrdauer ist entscheidend, um häufige Probleme bei der Verarbeitung zu verstehen und zu beheben.
Woher beziehen
Dieses explizite Ereignis wird erfasst, wenn in der Tabelle AP_HOLDS_ALL ein neuer Eintrag mit Bezug zur jeweiligen INVOICE_ID erstellt wird.
Erfassung
Erstellungs-Timestamp des Datensatzes in der Tabelle AP_HOLDS_ALL.
Ereignistyp
explicit
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