Datentemplate: Kreditorenrechnungsverarbeitung
Ihre Datenvorlage für die Rechnungsbearbeitung der Kreditorenbuchhaltung
- Empfohlene Attribute zur Erfassung
- Wichtige zu verfolgende Aktivitäten
- Extraktionsanleitung für Oracle Fusion Financials
Attribute der Kreditorenrechnungsverarbeitung
| Name | Beschreibung | ||
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Aktivitätsname
ActivityName
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Der Name des spezifischen Prozessschritts oder des aufgetretenen Events. | ||
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Beschreibung
Dieses Attribut beschreibt einen einzelnen Schritt im Lebenszyklus der Rechnungsbearbeitung, wie z.B. 'Invoice Created', 'Approval Initiated' oder 'Payment Executed'. Durch die zeitliche Abfolge dieser Aktivitäten können Process Mining Tools den End-to-End-Prozessfluss für jede Rechnung rekonstruieren. Die Analyse von Aktivitäten hilft, die häufigsten Pfade, Abweichungen und Nacharbeitszyklen innerhalb des Prozesses zu identifizieren.
Warum es wichtig ist
Es bildet den Kern der Prozesskarte und ermöglicht die Visualisierung und Analyse des Prozessflusses, die Identifizierung von Abweichungen und die Messung der schrittspezifischen Performance.
Woher erhalten
Dies wird typischerweise aus Statusänderungen, Ereignistabellen oder Audit‑Logs in Oracle Fusion Financials abgeleitet. Dafür kann ein Mapping aus verschiedenen Quelltabellen und Feldern erforderlich sein.
Beispiele
Rechnung validiertSperre verhängtRechnung freigegebenZahlung ausgeführt
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Ereigniszeit
EventTime
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Der Timestamp, der angibt, wann die Aktivität stattfand. | ||
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Beschreibung
Dieses Attribut liefert das genaue Datum und die Uhrzeit für jede Aktivität im Prozess. Es ist grundlegend für die chronologische Anordnung von Events und die Berechnung von Dauern zwischen Schritten. Diese Data ermöglichen eine Performance-Analyse, wie z.B. die Identifizierung von Engpässen durch Messung von Wartezeiten, die Berechnung von Durchlaufzeiten für spezifische Phasen (wie Genehmigungen) und die Überwachung der SLA-Compliance.
Warum es wichtig ist
Es ist entscheidend für die Berechnung aller zeitbasierten Metriken, einschließlich Durchlauf- und Wartezeiten, die unerlässlich sind, um Engpässe zu identifizieren und die Prozesseffizienz zu messen.
Woher erhalten
Dies entspricht Erstellungsdaten, letzten Aktualisierungsdaten oder spezifischen Event-Timestamps in verschiedenen Oracle Fusion Tabellen (z.B. LAST_UPDATE_DATE, CREATION_DATE, APPROVAL_DATE).
Beispiele
2023-10-26T10:00:00Z2023-11-15T14:35:10Z2024-01-05T09:12:45Z
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Rechnung
InvoiceId
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Die eindeutige Kennung für jede bearbeitete Rechnung. | ||
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Beschreibung
Die 'Rechnung' dient als primäre Fallkennung und verknüpft alle Aktivitäten vom Rechnungseingang bis zur endgültigen Zahlung. Jede eindeutige InvoiceId repräsentiert eine einzelne Ende-zu-Ende-Prozessinstanz, was eine vollständige Analyse des Weges jeder Rechnung durch den Kreditorenprozess ermöglicht. Sie ist das Rückgrat der Prozessanalyse und verbindet alle zugehörigen Events und Attribute.
Warum es wichtig ist
Es ist unerlässlich, um den Lebenszyklus jeder Rechnung von Anfang bis Ende zu verfolgen und so die Analyse von Prozessvarianten, Engpässen und dem Gesamtdurchsatz zu ermöglichen.
Woher erhalten
Dies ist in der Regel die INVOICE_ID oder INVOICE_NUM aus der Tabelle AP_INVOICES_ALL in Oracle Fusion Financials.
Beispiele
INV-987657334001APO-INV-2023-005
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Benutzer
User
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Die User-ID oder der Name der Person, die die Aktivität ausgeführt hat. | ||
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Beschreibung
Identifiziert den Mitarbeiter oder Systembenutzer, der für die Ausführung eines bestimmten Prozessschritts verantwortlich ist. Dies kann der Kreditorenbuchhalter sein, der die Rechnung erfasst hat, der Manager, der sie genehmigt hat, oder der Zahlungsspezialist, der die Zahlung ausgeführt hat. Die Analyse pro Benutzer hilft, Schulungsbedarfe, Arbeitslastverteilung und Leistungsunterschiede zwischen Teammitgliedern zu identifizieren. Sie ist auch entscheidend für Compliance- und Audit-Trail-Zwecke.
Warum es wichtig ist
Ermöglicht die Analyse der Arbeitslast, der Teamleistung und die Identifizierung individueller Engpässe oder Schulungsbedarfe. Sie ist auch entscheidend für die Prüfbarkeit.
Woher erhalten
Stammt aus benutzerbezogenen Feldern wie CREATED_BY oder LAST_UPDATED_BY in verschiedenen Tabellen oder aus spezifischen Workflow- oder Genehmigungshistorientabellen.
Beispiele
john.doejane.smithap.clerk1
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Bestellnummer
PurchaseOrderNumber
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Die Kennung der mit der Rechnung verknüpften Bestellung. | ||
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Beschreibung
Die eindeutige Bestellnummer (PO), die die Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen autorisiert hat. Dieses Attribut ist grundlegend für die Analyse des Dreifachabgleichs (Bestellung vs. Wareneingang vs. Rechnung). Eine hohe Rate von Abweichungen bei Rechnungen, die mit Bestellungen verknüpft sind, kann auf Probleme in den Beschaffungs- oder Wareneingangsabteilungen hindeuten. Die Analyse von Rechnungen mit und ohne Bestellungen kann auch unterschiedliche Prozessverhaltensweisen aufzeigen.
Warum es wichtig ist
Wichtig für die Analyse des 3-Wege-Abgleichprozesses, die Identifizierung von Abweichungen beim Abgleich und das Verständnis von Unterschieden zwischen Bestellungs-basierten und nicht-Bestellungs-basierten Rechnungen.
Woher erhalten
Diese Information ist typischerweise durch Verknüpfung von Rechnungszeilentabellen (z.B. AP_INVOICE_LINES_ALL) mit PO-Tabellen (z.B. PO_HEADERS_ALL) verfügbar.
Beispiele
PO-10056982347null
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Endzeit
EndTime
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Der Timestamp der letzten Aktivität für die Rechnung. | ||
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Beschreibung
Repräsentiert den Timestamp des abschließenden Events im Lebenszyklus der Rechnung, wie z. B. 'Zahlung verbucht' oder 'Rechnung storniert'. Dieses Attribut wird typischerweise durch die Ermittlung des neuesten 'EventTime' für jede 'InvoiceId' abgeleitet. Es ist wesentlich für die Berechnung der gesamten Ende-zu-Ende-Bearbeitungszeit einer Rechnung.
Warum es wichtig ist
Ermöglicht die Berechnung der gesamten End-to-End-Durchlaufzeit für jede Rechnung, eine grundlegende KPI zur Messung der Gesamtprozesseffizienz.
Woher erhalten
Dies ist ein berechnetes Attribut, abgeleitet durch Ermittlung des maximalen EventTime für jeden Case (InvoiceId) im Datensatz.
Beispiele
2023-10-30T11:00:00Z2023-11-20T16:45:00Z2024-01-10T10:20:30Z
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Fälligkeitsdatum
DueDate
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Das Fälligkeitsdatum der Rechnungszahlung. | ||
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Beschreibung
Das berechnete Datum, bis zu dem die Rechnung bezahlt werden muss, um Verzugszinsen zu vermeiden und gute Lieferantenbeziehungen aufrechtzuerhalten, basierend auf dem Rechnungsdatum und den Zahlungsbedingungen. Dies ist ein kritisches Attribut zur Überwachung der pünktlichen Zahlungsleistung und des Liquiditätsmanagements. Der KPI 'Rate der pünktlichen Zahlungen' wird direkt durch den Vergleich des 'Zahlungsdatums' mit diesem 'Fälligkeitsdatum' berechnet.
Warum es wichtig ist
Wesentliche Grundlage zur Messung der pünktlichen Zahlungsquoten, zur Steuerung des Cashflows und zur Vermeidung von Verzugsstrafen. Es ist ein Schlüsselfeld für die Einhaltung der Zahlungsrichtlinien.
Woher erhalten
Das kann ein direktes Feld in einer Zahlungsplantabelle sein (z. B. AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL) oder aus INVOICE_DATE und den Zahlungsbedingungen berechnet werden.
Beispiele
2023-11-142023-12-012024-01-19
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Lieferantenname
VendorName
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Der Name des Lieferanten oder Anbieters, der die Rechnung eingereicht hat. | ||
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Beschreibung
Bezeichnet den Lieferanten, dem die Rechnung zugeordnet ist. Dies ist eine entscheidende Dimension für die Analyse, da sie es ermöglicht, die Prozess-Performance nach Lieferanten aufzuschlüsseln. So lässt sich beispielsweise analysieren, welche Lieferanten die höchste Rate an Rechnungsblockaden, die längsten Bearbeitungszeiten oder die häufigsten Abweichungen beim Abgleich aufweisen. Dies unterstützt das Management von Lieferantenbeziehungen und die Identifizierung systemischer Probleme mit bestimmten Anbietern.
Warum es wichtig ist
Ermöglicht die Leistungsanalyse pro Lieferant und hilft dabei, spezifische Probleme bei bestimmten Lieferanten zu identifizieren, wie z.B. häufige Verzögerungen, Abweichungen oder Sperren.
Woher erhalten
Stammt in der Regel aus dem Feld VENDOR_NAME in POZ_SUPPLIERS oder verwandten Lieferantentabellen und wird über VENDOR_ID in AP_INVOICES_ALL verknüpft.
Beispiele
Global Office Supplies Inc.Innovate Tech ServicesReliable Logistics Co.
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Rechnungsbetrag
InvoiceAmount
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Der gesamte monetäre Wert der Rechnung. | ||
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Beschreibung
Dieses Attribut stellt den gesamten fälligen Betrag auf der Rechnung dar. Es ist eine grundlegende Metrik für die Finanzanalyse und die Priorisierung von Rechnungen. Die Analyse des Rechnungsbetrags kann aufzeigen, ob Rechnungen mit hohem Wert anders bearbeitet werden oder mehr Verzögerungen erfahren als solche mit geringem Wert. Es ist auch entscheidend für Dashboards in Bezug auf Liquiditätsplanung und die Analyse doppelter Zahlungen.
Warum es wichtig ist
Ermöglicht die Analyse finanzieller Auswirkungen, z.B. die Priorisierung hochwertiger Rechnungen, die Analyse der Bearbeitungszeit nach Wert und die Berechnung der finanziellen Auswirkungen von Verzögerungen.
Woher erhalten
Stammt aus dem Feld INVOICE_AMOUNT in der Tabelle AP_INVOICES_ALL.
Beispiele
5400.50125000.00750.25
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Rechnungsstatus
InvoiceStatus
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Der aktuelle oder finale Status der Rechnung. | ||
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Beschreibung
Gibt den aktuellen Status einer Rechnung im Prozess an, z.B. 'Validiert', 'Genehmigung ausstehend', 'Bezahlt' oder 'Storniert'. Dieses Attribut liefert eine Momentaufnahme des Rechnungslebenszyklus, was für operative Dashboards nützlich ist. Die Analyse des Endstatus hilft, Prozessergebnisse zu verstehen, zum Beispiel die Häufigkeit stornierter oder abgelehnter Rechnungen.
Warum es wichtig ist
Bietet einen schnellen Überblick über das Ergebnis und den aktuellen Status der Rechnung, hilft bei der Analyse von Ausnahmeraten (z. B. Stornierungen) und der Prozesseffizienz.
Woher erhalten
Dies kann aus dem Statusfeld in der Tabelle AP_INVOICES_ALL oder aus dem Zahlungsstatus in AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL abgeleitet werden.
Beispiele
ValidiertBezahltStorniertNeubewertung erforderlich
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Zahlungsdatum
PaymentDate
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Das Datum, an dem die Zahlung der Rechnung ausgeführt wurde. | ||
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Beschreibung
Dieses Attribut zeichnet das Datum auf, an dem die Zahlung tatsächlich erfolgte. Es wird verwendet, um den Abschluss des AP-Prozesses für eine Rechnung zu bestätigen. Der Vergleich des Zahlungsdatums mit dem Fälligkeitsdatum ist grundlegend für die Berechnung der pünktlichen Zahlungsquote und die Analyse der Nutzung von Skontomöglichkeiten. Dies ist ein wichtiger Datenpunkt für das Treasury und das Liquiditätsmanagement.
Warum es wichtig ist
Ermöglicht die Berechnung von KPIs für pünktliche Zahlungen und die Analyse der Skontoausnutzung bei Frühzahlungen, was sich direkt auf das Cashflow-Management auswirkt.
Woher erhalten
Stammt aus Zahlungstabellen wie AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL, insbesondere aus einem Feld wie ACCOUNTING_DATE oder CHECK_DATE.
Beispiele
2023-11-132023-12-052024-01-19
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Abgleichstatus
MatchingStatus
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Gibt das Ergebnis des Rechnungsabgleichsprozesses an. | ||
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Beschreibung
Zeigt das Ergebnis des Validierungsprozesses, bei dem die Rechnung mit einer Bestellung und einem Wareneingang (für den 3-Wege-Abgleich) abgeglichen wird. Mögliche Status sind 'Abgeglichen', 'Teilweise abgeglichen' oder 'Fehlgeschlagen'. Dieses Attribut ist die Grundlage für den KPI 'Fehlerrate im 3-Wege-Abgleich' und das zugehörige Dashboard zur Abweichungsanalyse. Es hilft, Probleme im Procure-to-Pay-Zyklus zu diagnostizieren.
Warum es wichtig ist
Misst direkt den Erfolg des automatisierten Abgleichprozesses und zeigt Abweichungen auf, die zu manueller Nacharbeit und Zahlungsverzögerungen führen.
Woher erhalten
Dieser Status ist häufig auf Kopf‑ oder Zeilenebene in Tabellen wie AP_INVOICES_ALL oder AP_INVOICE_LINES_ALL zu finden.
Beispiele
ErfolgFehler – PreisabweichungFehler – MengenabweichungNicht erforderlich
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Genehmiger
Approver
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Die Person, die die Rechnung zur Zahlung freigegeben hat. | ||
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Beschreibung
Bezeichnet den Benutzer oder Manager, der die endgültige oder eine maßgebliche Freigabe für die Rechnung erteilt hat. Dieses Attribut ist entscheidend für das Dashboard zur Durchlaufzeit von Rechnungsfreigaben, das die Freigabezeiten nach Bearbeiter aufschlüsselt. Die Analyse dieser Daten kann Engpässe in der Genehmigungshierarchie aufdecken, Personen mit hoher Arbeitslast identifizieren und die Einhaltung der Delegationsrichtlinien gewährleisten.
Warum es wichtig ist
Entscheidend für die Analyse des Genehmigungs-Workflows, die Identifizierung von Engpässen, die durch bestimmte Genehmiger verursacht werden, sowie die Prüfung der Einhaltung von Genehmigungsrichtlinien.
Woher erhalten
Diese Information ist typischerweise in Oracles Workflow-Tabellen (z.B. im Zusammenhang mit der Approval Management Engine - AME) oder Audit-History-Tabellen gespeichert.
Beispiele
s.jonesm.riverad.chen
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Geschäftseinheit
BusinessUnit
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Die für die Rechnung verantwortliche Geschäftseinheit oder der operative Bereich. | ||
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Beschreibung
Identifiziert die spezifische Geschäftseinheit, Abteilung oder Kostenstelle, die die Ausgabe verursacht hat. Dies ist eine entscheidende Dimension für die Organisationsanalyse, die den Vergleich der Prozessleistung über verschiedene Unternehmensbereiche hinweg ermöglicht. Es hilft, festzustellen, ob Prozessprobleme wie lange Genehmigungszeiten oder hohe Ausnahmeraten in bestimmten Geschäftseinheiten konzentriert sind, und leitet gezielte Verbesserungsmaßnahmen an.
Warum es wichtig ist
Ermöglicht Leistungsbenchmarking über verschiedene Organisationseinheiten hinweg und hilft dabei, abteilungsspezifische Engpässe oder Compliance-Probleme zu identifizieren.
Woher erhalten
Diese Information findet sich oft in der Tabelle AP_INVOICES_ALL als ORG_ID, die mit HR-Organisationstabellen verknüpft werden kann, um den Namen der Geschäftseinheit zu erhalten.
Beispiele
Vertrieb NordamerikaEuropäisches GeschäftFinanzen der Konzernzentrale
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Letzte Datenaktualisierung
LastUpdateDate
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Der Timestamp der letzten Data-Aktualisierung. | ||
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Beschreibung
Dieses Attribut gibt den letzten Zeitpunkt an, zu dem die Data für diesen Prozess aus dem Quellsystem extrahiert wurden. Es ist ein Metadata-Feld, das bei jeder Aktualisierung auf den gesamten Datensatz angewendet wird. Diese Information ist entscheidend für Nutzer, um die Aktualität der Data und das durch die Analyse abgedeckte Zeitfenster zu verstehen. Es gewährleistet Transparenz und hilft bei der korrekten Interpretation der Ergebnisse.
Warum es wichtig ist
Informiert Benutzer über die Aktualität der Daten und stellt sicher, dass sie den abgedeckten Analysezeitraum und den Zeitpunkt der letzten Aktualisierung nachvollziehen können.
Woher erhalten
Dieser Wert wird zum Zeitpunkt der Datenextraktion erzeugt und im Datensatz vermerkt.
Beispiele
2024-03-10T05:00:00Z2024-03-11T05:00:00Z
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Nacharbeit
IsRework
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Ein Flag, das anzeigt, ob die Rechnung nachbearbeitet wurde. | ||
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Beschreibung
Ein boolesches Flag (Wahr/Falsch), das Rechnungen kennzeichnet, die Nacharbeitszyklen durchlaufen haben, wie wiederholte Validierungsschritte oder die Rückkehr von einem späteren Prozessschritt zu einem früheren (z.B. von 'Freigabe ausstehend' zurück zu 'Erneute Validierung erforderlich'). Dies wird typischerweise durch die Analyse der Abfolge von Aktivitäten abgeleitet. Es ist essenziell für die Quantifizierung der 'Rechnungs-Nacharbeitsquote' und das Verständnis für Prozesseffizienzen.
Warum es wichtig ist
Quantifiziert die Häufigkeit ineffizienter Nacharbeitschleifen und hilft dabei, die Grundursachen von Prozessausnahmen und verschwendetem Aufwand zu identifizieren.
Woher erhalten
Dies ist ein berechnetes Attribut. Es wird abgeleitet durch Analyse der Abfolge von Aktivitäten für jeden Case, um wiederholte Schritte oder Rückwärtsbewegungen im Prozessfluss zu erkennen.
Beispiele
truefalse
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Pünktliche Zahlung
IsOnTimePayment
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Ein Flag, das anzeigt, ob die Rechnung bis zu ihrem Fälligkeitsdatum bezahlt wurde. | ||
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Beschreibung
Ein boolesches Flag (Wahr/Falsch), das durch den Vergleich des 'Zahlungsdatums' mit dem 'Fälligkeitsdatum' abgeleitet wird. Liegt das Zahlungsdatum am oder vor dem Fälligkeitsdatum, so ist der Wert 'Wahr'. Dieses Attribut unterstützt direkt die Berechnung des KPI 'Pünktliche Zahlungsquote' und ist entscheidend für die Überwachung der Einhaltung von Zahlungsrichtlinien sowie die Pflege von Lieferantenbeziehungen.
Warum es wichtig ist
Misst direkt die Einhaltung der Zahlungsbedingungen, was für Lieferantenbeziehungen, Finanzplanung und die Vermeidung von Mahngebühren entscheidend ist.
Woher erhalten
Dies ist ein berechnetes Attribut, das aus anderen Feldern abgeleitet wird. Die Logik ist: WENN PaymentDate <= DueDate DANN true SONST false.
Beispiele
truefalse
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Quellsystem
SourceSystem
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Das System, aus dem die Data extrahiert wurden. | ||
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Beschreibung
Dieses Attribut identifiziert den Ursprung der Data, der für diesen Prozess typischerweise 'Oracle Fusion Financials' ist. In Umgebungen mit mehreren Systemen (z.B. einem separaten OCR-Scansystem) hilft dieses Feld, die Quelle verschiedener Events zu unterscheiden. Es gewährleistet die Data Lineage und liefert Kontext, insbesondere bei der Integration von Data aus verschiedenen Plattformen.
Warum es wichtig ist
Bietet entscheidenden Kontext zur Datenherkunft, gewährleistet die Nachvollziehbarkeit und unterstützt das Management der Datenintegration aus potenziell mehreren Systemen.
Woher erhalten
Dies ist in der Regel ein statischer Wert, der beim Einrichten der Datenextraktion festgelegt wird.
Beispiele
Oracle Fusion FinancialsOracle EBS R12Fusion Cloud AP
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Rechnungsbearbeitungszeit
InvoiceProcessingTime
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Die gesamte Zeit, die für die vollständige Bearbeitung einer Rechnung benötigt wird. | ||
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Beschreibung
Diese berechnete Metrik misst die Dauer vom ersten Event (z.B. 'Invoice Created') bis zum letzten Event ('EndTime') für jede Rechnung. Sie ist der primäre KPI zur Messung der End-to-End-Prozesseffizienz. Die Analyse dieser Dauer hilft zu identifizieren, welche Arten von Rechnungen (z.B. nach Lieferant, Betrag oder Geschäftseinheit) am längsten zur Bearbeitung benötigen und bietet eine Grundlage für Verbesserungsinitiativen.
Warum es wichtig ist
Misst direkt die End-to-End-Effizienz des Kreditorenprozesses und hilft, Engpässe zu quantifizieren und die Auswirkungen von Verbesserungsbemühungen im Laufe der Zeit zu verfolgen.
Woher erhalten
Berechnet durch Subtraktion der frühesten EventTime von der spätesten EventTime (EndTime) für jede InvoiceId.
Beispiele
10 days 4 hours35 Tage 11 Stunden5 Tage 2 Stunden
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Rechnungsdatum
InvoiceDate
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Das auf der Lieferantenrechnung angegebene Datum. | ||
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Beschreibung
Dies ist das Datum, an dem die Rechnung vom Lieferanten ausgestellt wurde. Es dient als Ausgangspunkt, um anhand der vereinbarten Zahlungsbedingungen das Fälligkeitsdatum zu bestimmen. Der Vergleich von Invoice Date mit dem Eingabedatum im System (Aktivität 'Invoice Created') zeigt Verzögerungen bei Rechnungseingang oder -erfassung auf. So lassen sich frühe Engpässe identifizieren, die termingerechte Zahlungen und Skontonutzung beeinträchtigen.
Warum es wichtig ist
Dient als Grundlage für die Berechnung von Zahlungsfälligkeiten und die Identifizierung von Verzögerungen zwischen der Rechnungsstellung und dem Eintritt in den AP-Prozess.
Woher erhalten
Stammt aus dem Feld INVOICE_DATE in der Tabelle AP_INVOICES_ALL.
Beispiele
2023-10-152023-11-012023-12-20
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Rechnungswährung
InvoiceCurrency
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Die Währung des Rechnungsbetrags. | ||
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Beschreibung
Gibt die Währung an, in der die Rechnung ausgestellt ist (z. B. USD, EUR, GBP). Dies ist unerlässlich für Analysen, die mehrere Länder oder Währungen umfassen. Es liefert den notwendigen Kontext für den Rechnungsbetrag und stellt sicher, dass Finanzkennzahlen korrekt interpretiert werden. Für globale Organisationen ist es ein Schlüsselattribut zum Filtern und Segmentieren von Finanzdaten.
Warum es wichtig ist
Liefert wesentlichen Kontext für den 'Rechnungsbetrag' und ermöglicht eine präzise Finanzanalyse und Berichterstattung, insbesondere in multinationalen Unternehmen.
Woher erhalten
Stammt aus dem Feld INVOICE_CURRENCY_CODE in der Tabelle AP_INVOICES_ALL.
Beispiele
USDEURGBPJPY
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Sperrgrund
HoldReason
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Der Grund, warum eine Rechnung gesperrt wurde. | ||
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Beschreibung
Wenn eine Rechnung nicht in die Zahlung gehen kann, wird sie mit einem Hold belegt. Dieses Attribut erfasst den konkreten Grund dafür, etwa „Preisabweichung“, „Mengenabweichung“ oder „Warten auf Wareneingang“. Die Analyse der Hold‑Gründe ist entscheidend, um die Ursachen von Prozessunterbrechungen und Verzögerungen zu erkennen. Sie unterstützt direkt Dashboards, die Ausnahmen und Nacharbeit überwachen.
Warum es wichtig ist
Identifiziert die Ursachen von Zahlungsverzögerungen und Rechnungsabweichungen und liefert umsetzbare Erkenntnisse für Prozessverbesserungen und die Lieferantenkommunikation.
Woher erhalten
Stammt aus Tabellen, wie z.B. AP_HOLDS_ALL, die mit der Rechnung verknüpft ist und einen Sperrgrund oder Code enthält.
Beispiele
PreisabweichungFakturierte Menge übersteigt erhaltene MengeDoppelte Rechnung
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Zahlungsbedingungen
PaymentTerms
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Die mit dem Lieferanten vereinbarten Zahlungsbedingungen für die Rechnungszahlung. | ||
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Beschreibung
Definiert die Bedingungen, unter denen ein Lieferant bezahlt werden muss, wie 'Netto 30' oder '2% 10, Netto 30'. Dieses Attribut bildet die Grundlage für die Berechnung des Fälligkeitsdatums der Rechnung und die Identifizierung von Möglichkeiten für Skonti. Die Analyse der Zahlungsbedingungen hilft bei der Cashflow-Planung und ist entscheidend für das Dashboard 'Realisierung von Skonti', um zu messen, wie effektiv das Unternehmen verfügbare Skonti nutzt.
Warum es wichtig ist
Wirkt sich direkt auf Cashflow und Rentabilität aus, indem es Zahlungspläne und die Berechtigung für Skonti bestimmt.
Woher erhalten
Verfügbar in den Tabellen AP_TERMS_TL oder AP_TERMS_B, verknüpft aus der Tabelle AP_INVOICES_ALL.
Beispiele
Netto 30Netto 602% 10, Net 30
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Aktivitäten der Kreditorenrechnungsverarbeitung
| Aktivität | Beschreibung | ||
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Rechnung erstellt
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Stellt die erstmalige Erstellung eines Rechnungsdatensatzes im System dar, entweder durch manuelle Eingabe, Scannen (OCR) oder elektronischen Datenaustausch (EDI). Dieses Event wird erfasst, wenn ein neuer Datensatz in die primäre Rechnungstabelle eingefügt wird. | ||
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Warum es wichtig ist
Dies ist der eindeutige Startpunkt des Lebenszyklus der Rechnungsverarbeitung. Die Zeitspanne von diesem Ereignis zu weiteren Ereignissen zeigt frühe Verzögerungen und die gesamte Prozessdauer auf.
Woher erhalten
Dies ist ein explizites Event, erfasst aus dem Erstellungs-Timestamp des Rechnungsdatensatzes in der Tabelle AP_INVOICES_ALL, typischerweise unter Verwendung der Spalte CREATION_DATE.
Erfassen
Zeitstempel der Datensatzerstellung in der Tabelle AP_INVOICES_ALL.
Ereignistyp
explicit
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Rechnung freigegeben
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Stellt die endgültige Freigabe der Rechnung dar, die sie zur Zahlung autorisiert. Dieser wichtige Meilenstein wird abgeleitet, wenn das Workflow-Statusfeld auf einen finalen Freigabestatus aktualisiert wird. | ||
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Warum es wichtig ist
Ein kritischer Meilenstein, der den Genehmigungszyklus abschließt. Er ist essenziell für die Berechnung der 'Rechnungsfreigabezykluszeit' und die Identifizierung genehmigerbedingter Engpässe.
Woher erhalten
Abgeleitet aus der Änderung der WFAPPROVAL_STATUS Spalte in der AP_INVOICES_ALL Tabelle zu 'Manually Approved', 'Workflow Approved' oder einem ähnlichen endgültigen Freigabestatus.
Erfassen
Änderung des AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS in einen genehmigten Status.
Ereignistyp
inferred
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Rechnung validiert
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Diese Aktivität markiert den erfolgreichen Abschluss der automatisierten Validierungsprüfungen des Systems für die Rechnungs-Data, wie z.B. Formatkorrektheit und Abgleich mit einem Lieferanten. Sie wird durch die Verfolgung von Änderungen im Validierungsstatusfeld der Rechnung erfasst. | ||
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Warum es wichtig ist
Zeigt an, dass die Rechnung für die weitere Verarbeitung, wie Abgleich oder Freigabe, bereit ist. Verzögerungen vor diesem Schritt deuten auf Probleme bei der Dateneingabe hin und unterstützen das Dashboard zur Fehleranalyse der Rechnungsdatenerfassung.
Woher erhalten
Abgeleitet aus der Änderung der VALIDATION_STATUS Spalte in der AP_INVOICES_ALL Tabelle zu 'Validated'. Ein Audit-Trail oder eine History-Tabelle zu diesem Feld liefert den Zeitstempel.
Erfassen
Änderung des AP_INVOICES_ALL.VALIDATION_STATUS auf 'Validated'.
Ereignistyp
inferred
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Zahlung ausgeführt
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Stellt den Zeitpunkt dar, zu dem die Zahlung erstellt und an den Lieferanten ausgegeben wird. Dies ist ein explizites Event, das durch die Erstellung eines mit der Rechnung verknüpften Zahlungsdatensatzes erfasst wird. | ||
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Warum es wichtig ist
Ein entscheidender Meilenstein zur Messung der 'Pünktlichen Zahlungsquote' und des 'End-to-End Rechnungsdurchsatzes'. Er signalisiert, dass das Unternehmen seiner finanziellen Verpflichtung nachgekommen ist.
Woher erhalten
Dies ist ein explizites Event, das durch die Erstellung eines Verknüpfungsdatensatzes in der Tabelle AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL aufgezeichnet wird. Das ACCOUNTING_DATE oder CREATION_DATE kann als Timestamp verwendet werden.
Erfassen
Datensatzerstellung in AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL, die eine Rechnung mit einer Zahlung verknüpft.
Ereignistyp
explicit
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Zahlung terminiert
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Markiert den Zeitpunkt, an dem eine genehmigte Rechnung in eine Payment Process Request (PPR) oder einen Zahlungsstapel aufgenommen, aber noch nicht bezahlt wird. Dies wird erfasst, wenn die Zahlungsplanungsdatensätze abgeschlossen werden. | ||
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Warum es wichtig ist
Diese Aktivität überbrückt die Lücke zwischen der Genehmigung und der tatsächlichen Zahlung. Die Analyse der in dieser Phase verbrachten Zeit ist wichtig für die Liquiditätsplanung und das Liquiditätsmanagement.
Woher erhalten
Abgeleitet aus der Befüllung der checkrun_id in der AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL Tabelle für die Rechnung. Das Erstellungsdatum des PPR kann als Zeitstempel dienen.
Erfassen
Rechnungszuordnung zu einer Payment Process Request (PPR).
Ereignistyp
inferred
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Zahlung verbucht
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Die letzte Aktivität im Prozess, die bestätigt, dass die Zahlung von der Bank verbucht wurde. Dieses Event wird typischerweise über Statusaktualisierungen aus Oracle Cash Management nach der Bankabstimmung erfasst. | ||
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Warum es wichtig ist
Dies ist das tatsächliche Ende des End‑to‑End‑Prozesses und liefert die verlässlichsten Daten für die Kennzahl "Average Invoice Cycle Time". Damit schließt sich der Kreis der vollständigen Finanztransaktion.
Woher erhalten
Abgeleitet aus der Aktualisierung des Zahlungsstatus auf 'CLEARED' in der AP_CHECKS_ALL Tabelle. Die CLEARED_DATE Spalte liefert den Zeitstempel für dieses Ereignis.
Erfassen
CLEARED_DATE wird in der Tabelle AP_CHECKS_ALL hinterlegt.
Ereignistyp
inferred
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Abgleich durchgeführt
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Stellt die System- oder Benutzeraktion dar, die Rechnung mit einer Bestellung (PO) und/oder einem Wareneingangsschein (GRN) abzugleichen. Dieses Event wird erfasst, wenn der Abgleichstatus der Rechnung aktualisiert wird. | ||
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Warum es wichtig ist
Ein entscheidender Schritt für Bestellungs-basierte Rechnungen, der die Analyse der 'Drei-Wege-Abgleichs-Diskrepanztrends' direkt beeinflusst. Fehler oder Verzögerungen an dieser Stelle sind eine Hauptursache für Prozessengpässe.
Woher erhalten
Abgeleitet von der Aktualisierung des WFAPPROVAL_STATUS oder eines ähnlichen Abgleich-Statusfelds in AP_INVOICES_ALL, die einen erfolgten Abgleichversuch anzeigt.
Erfassen
Timestamp der Statusänderung beim PO‑Abgleich.
Ereignistyp
inferred
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Genehmigung initiiert
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Bedeutet, dass die Rechnung in den Genehmigungs-Workflow eingetreten und an den ersten Genehmiger weitergeleitet wurde. Dies wird aus einer Änderung des Workflow-Status der Rechnung abgeleitet. | ||
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Warum es wichtig ist
Diese Aktivität startet die Zeiterfassung für den KPI 'Invoice Approval Cycle Time'. Sie hilft, zwischen Wartezeiten auf Data und Wartezeiten auf Genehmiger zu unterscheiden.
Woher erhalten
Abgeleitet aus der Änderung des WFAPPROVAL_STATUS in der AP_INVOICES_ALL Tabelle von einem Vor-Workflow-Status zu 'Initiated' oder einem ähnlichen schwebenden Zustand.
Erfassen
Änderung des AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS auf 'Initiated'.
Ereignistyp
inferred
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Rechnung abgelehnt
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Zeigt an, dass ein Freigeber die Rechnung abgelehnt hat, wodurch der Prozess gestoppt wird und typischerweise eine Korrektur und erneute Einreichung erforderlich ist. Dies wird als Statusänderung innerhalb des Freigabe-Workflows erfasst. | ||
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Warum es wichtig ist
Hebt eine signifikante Nacharbeitschleife im Prozess hervor. Die Analyse der Ablehnungshäufigkeit und -gründe kann Richtlinienmissverständnisse oder systemische Datenprobleme aufdecken.
Woher erhalten
Abgeleitet aus der Änderung der WFAPPROVAL_STATUS Spalte in der AP_INVOICES_ALL Tabelle zu 'Rejected'. Workflow-History-Tabellen können weitere Details liefern.
Erfassen
Änderung des AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS auf 'Rejected'.
Ereignistyp
inferred
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Rechnung storniert
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Stellt die Beendigung des Rechnungsprozesses vor der Zahlung dar. Dies ist eine explizite Aktion, die erfasst wird, wenn ein Benutzer die Rechnung storniert und ein Stornierungsdatum hinterlegt wird. | ||
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Warum es wichtig ist
Ein finaler, nicht erfolgreicher Endstatus für eine Rechnung. Die Analyse der Häufigkeit und Gründe für Stornierungen kann vorgeschaltete Probleme im Einkauf oder im Lieferantenmanagement aufzeigen.
Woher erhalten
Abgeleitet aus der Befüllung der CANCELLED_DATE Spalte in der AP_INVOICES_ALL Tabelle. Das Datum selbst dient als Ereignis-Zeitstempel.
Erfassen
CANCELLED_DATE wird in der Tabelle AP_INVOICES_ALL hinterlegt.
Ereignistyp
inferred
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Skonto in Anspruch genommen
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Ein berechnetes Event, das anzeigt, dass eine Zahlung vorzeitig ausgeführt wurde, um einen Skonto in Anspruch zu nehmen. Dies wird durch den Vergleich des tatsächlichen Zahlungsdatums mit den im Zahlungsplan hinterlegten Skontobedingungen abgeleitet. | ||
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Warum es wichtig ist
Unterstützt direkt das Dashboard 'Realisierung von Skonti'. Es hilft, die finanziellen Vorteile eines effizienten Kreditorenprozesses zu quantifizieren und identifiziert verpasste Gelegenheiten.
Woher erhalten
Berechnet durch den Vergleich des Zahlungsdatums (aus AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL) mit den Skontodatumfeldern (DISCOUNT_DATE) in der Tabelle AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.
Erfassen
Vergleich des tatsächlichen Zahlungsdatums mit dem Skontoberechtigungsdatum.
Ereignistyp
calculated
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Sperre aufgehoben
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Markiert die Behebung eines Problems und die Aufhebung einer Sperre, wodurch die Rechnung im Zahlungsprozess weiterverarbeitet werden kann. Dies wird erfasst, wenn der Sperrdatensatz mit Freigabeinformationen aktualisiert wird. | ||
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Warum es wichtig ist
Misst die Zeit, die zur Behebung von Unstimmigkeiten benötigt wird. In Verbindung mit 'Sperre gesetzt' (Hold Placed) hilft dies, die Dauer und die Auswirkungen von Nacharbeiten und der Bearbeitung von Ausnahmen zu quantifizieren.
Woher erhalten
Abgeleitet aus der Befüllung der RELEASE_LOOKUP_CODE und LAST_UPDATE_DATE Spalten in der AP_HOLDS_ALL Tabelle für einen bestehenden Sperreintrag.
Erfassen
Timestamp im AP_HOLDS_ALL‑Datensatz mit Freigabedetails aktualisieren.
Ereignistyp
inferred
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Sperre verhängt
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Zeigt an, dass eine Rechnung gesperrt wurde und die Zahlung verhindert wird. Dies ist ein explizites Ereignis, das erfasst wird, sobald ein Sperreintrag erstellt und der Rechnung zugeordnet wird, oft aufgrund von Abweichungen oder Verstößen gegen Richtlinien. | ||
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Warum es wichtig ist
Identifiziert direkt Prozessausnahmen und Engpässe. Die Analyse von Sperrgründen und -dauern ist entscheidend, um häufige Bearbeitungsprobleme zu verstehen und zu lösen.
Woher erhalten
Dies ist ein explizites Ereignis, das durch das Anlegen eines neuen Eintrags in der Tabelle AP_HOLDS_ALL erfasst wird und mit der jeweiligen INVOICE_ID verknüpft ist.
Erfassen
Zeitstempel der Datensatzerstellung in der Tabelle AP_HOLDS_ALL.
Ereignistyp
explicit
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