Ihr Order to Cash - Fakturierungs- & Rechnungsstellungs-Data Template

Die Rechnungsnummer, in SAP als Fakturabelegnummer bekannt, identifiziert jede Fakturierungstransaktion eindeutig. Sie fungiert als zentraler Schlüssel, der alle verbundenen Aktivitäten verknüpft, von der Rechnungserstellung und -buchung bis zum Zahlungseingang und der Abstimmung.\n\nIm Process Mining ist dieses Attribut für die Case Correlation unerlässlich. Alle Events, die dieselbe Rechnungsnummer teilen, werden zu einer einzigen Prozessinstanz gruppiert, was eine vollständige End-to-End-Analyse des Fakturierungslebenszyklus für jede einzelne Rechnung ermöglicht. Dies erlaubt die Verfolgung von Zykluszeiten, die Identifizierung von Abweichungen und die Analyse des Verlaufs jeder Rechnung.

Es ist der fundamentale Identifikator, der alle zusammenhängenden Fakturierungsaktivitäten in einem einzigen Case verbindet und somit eine End-to-End-Prozessanalyse ermöglicht.

SAP Tabelle: VBRK, Feld: VBELN

Der Aktivitätsname beschreibt einen spezifischen Schritt oder Meilenstein im Fakturierungslebenszyklus. Diese Aktivitäten werden aus verschiedenen Datenpunkten in SAP abgeleitet, wie z.B. Transaktionscodes, Dokumentstatusänderungen oder spezifischen Log-Einträgen, um einen sequenziellen Prozessablauf zu erstellen.\n\nDie Analyse der Reihenfolge und Häufigkeit dieser Aktivitäten ist der Kern des Process Mining. Sie hilft, die Prozesslandkarte zu visualisieren, gängige und seltene Prozessvarianten zu entdecken, Bottlenecks zwischen den Schritten zu identifizieren und die Häufigkeit von nicht wertschöpfenden Aktivitäten wie Nacharbeit oder Stornierungen zu messen.

Dieses Attribut definiert die Schritte im Prozess und ermöglicht die Visualisierung von Prozesslandkarten sowie die Analyse von Prozessabläufen, Variationen und Bottlenecks.

Abgeleitet aus verschiedenen Quellen, einschließlich Transaktionscodes (SY-TCODE), Änderungsbeleg-Status (Tabellen CDHDR/CDPOS) oder Geschäfts-Workflow-Protokollen (z. B. SWW_WI2OBJ).

Die Event Time liefert Datum und Uhrzeit für jede Aktivität und bildet das chronologische Rückgrat des Prozesses. Dieser Timestamp ist entscheidend für die Berechnung von Dauern, Zykluszeiten und Wartezeiten zwischen verschiedenen Schritten im Fakturierungsprozess.

In der Analyse wird die Event Time verwendet, um Aktivitäten sequenziell zu ordnen, wichtige Key Performance Indicators wie Days Sales Outstanding und die Zykluszeit der Rechnungserstellung zu berechnen und zeitbasierte Engpässe zu identifizieren. Sie ermöglicht eine dynamische Sicht auf den Prozess, die zeigt, wie sich die Performance im Laufe der Zeit ändert und wie lange jede Phase des Fakturierungszyklus dauert.

Es liefert die chronologische Reihenfolge der Ereignisse, die für die Berechnung aller zeitbasierten Metriken, wie Zykluszeiten und Dauern, unerlässlich ist.

Extrahierter Wert aus verschiedenen Datums- und Zeitfeldern je nach Aktivität, wie Erstellungsdatum und -zeit (VBRK-ERDAT, VBRK-ERZET), Änderungs-Timestamps (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME) oder Buchungsdatum (BKPF-BUDAT).

Dieses Attribut erfasst die SAP Benutzer-ID, die für ein bestimmtes Event verantwortlich ist, wie z.B. das Erstellen einer Rechnung, das Buchen eines Dokuments oder das Ausgleichen einer Zahlung. Es stellt eine Verknüpfung zwischen Prozessschritten und den Personen oder Teams her, die sie ausführen.\n\nDie Analyse nach Benutzernamen hilft, leistungsstarke Mitarbeiter, Schulungsbedarfe oder Ungleichgewichte in der Arbeitslastverteilung zu identifizieren. Sie ist auch entscheidend für die Compliance-Analyse, da sie zeigt, wer kritische Aktivitäten durchgeführt hat, und für das Verständnis von Variationen in der Prozessausführung durch verschiedene Benutzer.

Es verknüpft Prozessaktivitäten mit spezifischen Benutzern und ermöglicht die Analyse von Arbeitslast, Leistung und Compliance auf Einzel- oder Teamebene.

Für Erstellungsereignisse ist dies in VBRK-ERNAM zu finden. Für nachfolgende Änderungen findet es sich in Änderungshistorien-Tabellen wie CDHDR-USERNAME oder in Workflow-Protokollen.

Die Endzeit markiert den Abschluss einer Aktivität. Im Process Mining wird dies oft als die Startzeit der nachfolgenden Aktivität im Case interpretiert, oder es kann direkt bezogen werden, wenn das System sowohl Start- als auch End-Events protokolliert.\n\nDieses Attribut ist entscheidend für die Berechnung der Bearbeitungszeit einzelner Aktivitäten. Durch Subtraktion der Startzeit von der Endzeit kann die Dauer jedes Schritts gemessen werden, was für die Bottleneck-Analyse, wie z.B. die Identifizierung von Verzögerungen in der Rechnungsfreigabephase, von entscheidender Bedeutung ist.

Es ermöglicht die Berechnung der genauen Dauer (Verarbeitungszeit) jeder Aktivität, was für die Engpassanalyse grundlegend ist.

Dies ist ein abgeleitetes Attribut für Process Mining. Es wird typischerweise als die Startzeit des nächsten Events in der Case-Sequenz berechnet. In einigen Szenarien könnten spezifische Tabellen Abschlusszeiten protokollieren.

Dieses Attribut identifiziert den rechtlichen Namen des fakturierten Kunden. Es stammt aus den zentralen Kundenstammdaten in SAP.\n\nDie Analyse des Prozesses nach Kunden ermöglicht die Identifizierung von Mustern, die für bestimmte Konten spezifisch sind. Zum Beispiel kann sie aufzeigen, welche Kunden konstant zu spät zahlen, welche die meisten Dispute verursachen oder für welche der Fakturierungsprozess am ineffizientesten ist. Dies ermöglicht ein gezieltes Kundenbeziehungsmanagement und maßgeschneiderte Inkassostrategien.

Es ermöglicht eine kundenorientierte Analyse, die hilft, Zahlungsverhalten, Streitfallhäufigkeiten und Prozessineffizienzen für spezifische Konten zu identifizieren.

Abgerufen aus der Kundenstammdatentabelle KNA1 (Feld: NAME1), verknüpft über die Zahler-ID im Rechnungsheader (VBRK-KUNRG).

Dieses Attribut repräsentiert den monetären Gesamtwert der fakturierten Waren oder Dienstleistungen, exklusive Steuern. Es ist ein grundlegender Finanzdatenpunkt für jeden Rechnungsfall.\n\nDer Rechnungsbetrag wird in einer Vielzahl von Analysen verwendet. Er ermöglicht die Segmentierung des Prozesses nach Wert, um beispielsweise zu sehen, ob hochvolumige Rechnungen anders verarbeitet werden oder mehr Verzögerungen aufweisen. Er ist auch die Basis für das Finanzreporting und die Berechnung des Gesamtwerts ausstehender Forderungen.

Es quantifiziert den finanziellen Wert jeder Rechnung und ermöglicht so eine wertbasierte Analyse, die Priorisierung von Inkassomaßnahmen und die Bewertung finanzieller Auswirkungen.

SAP Tabelle: VBRK, Feld: NETWR

Das Rechnungsdatum, in SAP auch als Fakturierungsdatum bekannt, dient als Ausgangspunkt für viele Finanzberechnungen. Es ist das Datum, ab dem Zahlungsbedingungen, Fälligkeitstermine und das Alter der Forderung bestimmt werden.\n\nDieses Datum ist ein kritisches Case-Level-Attribut für die Finanzanalyse. Es ist die Basis für die Berechnung des Days Sales Outstanding (DSO) KPI und für die Erstellung von Berichten über ausstehende Rechnungen (Aging Reports), die wesentliche Instrumente für das Cashflow-Management und das Forderungsmanagement sind.

Es ist das primäre Datum für Finanzberechnungen und dient als Ausgangspunkt für DSO, Zahlungsfälligkeiten und Rechnungsalterungsanalysen.

SAP Tabelle: VBRK, Feld: FKDAT

Das Attribut „Region“ gibt das geografische Gebiet, z.B. einen Bundesstaat oder eine Provinz, an, das mit der Kundenadresse verknüpft ist. Diese Daten sind typischerweise Teil des Kundenstammsatzes.\n\nDieses Attribut ist entscheidend für das Dashboard „Regionale Fakturierungsleistung“. Es ermöglicht das Benchmarking wichtiger Kennzahlen wie Zykluszeiten, Fehlerraten und DSO über verschiedene Regionen hinweg. Dieser Vergleich kann regionale Unterschiede in der Prozessausführung, Compliance oder Effizienz aufzeigen und den Weg für gezielte Verbesserungen und die Standardisierung von Best Practices ebnen.

Es ermöglicht den Vergleich der Fakturierungs-Performance über verschiedene geografische Gebiete hinweg, was hilft, regionale Unterschiede zu identifizieren und Prozesse zu standardisieren.

Abgerufen aus der Kundenstammdatentabelle KNA1 (Feld: REGIO), verknüpft über die Zahler-ID im Rechnungsheader (VBRK-KUNRG).

Das Zahlungsfälligkeitsdatum wird basierend auf dem Rechnungsdatum und den vereinbarten Zahlungsbedingungen berechnet. Es stellt die Frist für den Zahlungseingang dar, ohne dass die Rechnung überfällig wird.\n\nDieses Attribut ist unerlässlich für die Überwachung der Effektivität des Forderungsmanagements und der Cashflow-Prognose. Es wird direkt zur Berechnung des KPI „Pünktliche Zahlungsrate“ und zur Segmentierung von Rechnungen in Aging Reports verwendet. Die Analyse von Abweichungen zwischen dem Fälligkeitsdatum und dem tatsächlichen Zahlungsdatum hilft, die Wirksamkeit verschiedener Zahlungsbedingungen zu bewerten.

Es legt die Zahlungsfrist für den Kunden fest, was für die Berechnung der Pünktlichkeitsraten und die Verwaltung der Debitorenbuchhaltung entscheidend ist.

Dieses Datum wird nicht direkt gespeichert, sondern wird basierend auf dem Rechnungsdatum (VBRK-FKDAT) und dem Zahlungsbedingungsschlüssel (VBRK-ZTERM) mithilfe der SAP-Standardfunktionen zur Datumsermittlung berechnet.

Die Kundenauftragsnummer verknüpft den Fakturabeleg mit den vorhergehenden Verkaufsaktivitäten. Ein einziger Kundenauftrag kann zu einer oder mehreren Rechnungen führen, und diese Verknüpfung bietet den vollständigen Dokumentenfluss.\n\nDieses Attribut ist entscheidend für eine echte End-to-End Order-to-Cash Analyse. Es ermöglicht die Erweiterung der Prozessansicht stromaufwärts, indem Fakturierungsprobleme mit ihren potenziellen Ursachen in den Phasen der Auftragserstellung oder -erfüllung verbunden werden. Zum Beispiel hilft es, die gesamte Zykluszeit der Rechnungserstellung zu berechnen, beginnend mit der Erfüllung des Auftrags.

Es verknüpft die Rechnung mit dem ursprünglichen Kundenauftrag und ermöglicht so eine breitere, End-to-End-Sicht auf den Order-to-Cash-Prozess über die reine Fakturierung hinaus.

SAP Tabelle: VBRP (Fakturabeleg Positionsdaten), Feld: AUBEL

Die Bearbeitungszeit misst die Zeit, die aktiv an einer Aufgabe gearbeitet wird, im Gegensatz zur Wartezeit zwischen Aufgaben. Sie wird als Differenz zwischen der Endzeit und der Startzeit einer Aktivität berechnet.\n\nDiese berechnete Metrik ist ein Eckpfeiler der Leistungsanalyse. Sie wird in Dashboards wie der „Invoice Approval Bottleneck Analysis“ verwendet, um zu quantifizieren, wie lange bestimmte Schritte dauern. Hohe Bearbeitungszeiten für bestimmte Aktivitäten können auf Ineffizienzen, Komplexität oder die Notwendigkeit einer Automatisierung hindeuten.

Es misst die aktive Dauer von Prozessschritten und hilft, ineffiziente Aktivitäten zu identifizieren, die hervorragende Kandidaten für Optimierung oder Automatisierung sind.

Kalkulierte Metrik, abgeleitet durch Subtraktion der 'StartTime' von der 'EndTime' während des Datentransformationsprozesses.

Der Buchungskreis ist eine grundlegende Organisationseinheit in SAP Financials, die ein rechtlich unabhängiges Unternehmen repräsentiert, für das Finanzberichte erstellt werden. Jeder Fakturabeleg ist einem spezifischen Buchungskreis zugeordnet.\n\nDie Analyse nach Buchungskreis ist in Mehrmandantenorganisationen unerlässlich, um die Prozessleistung, Finanzkennzahlen wie DSO und Compliance über verschiedene juristische Einheiten hinweg zu vergleichen. Er bietet einen übergeordneten organisatorischen Filter für alle Prozess-Dashboards.

Es ermöglicht die Segmentierung der Prozessanalyse nach juristischen Einheiten, wodurch Performance-Vergleiche und finanzielle Konsolidierungen innerhalb der Organisation ermöglicht werden.

SAP Tabelle: VBRK, Feld: BUKRS

Der Fakturabelegtyp ist ein Schlüsselfeld, das Transaktionen innerhalb des Fakturierungsprozesses kategorisiert. Er steuert, wie das Dokument verarbeitet wird, einschließlich seines Nummernkreises und der Regeln für die Buchung in der Finanzbuchhaltung.\n\nDieses Attribut ermöglicht die Filterung des Prozesses zur Analyse spezifischer Transaktionstypen. Zum Beispiel könnte man eine separate Prozessansicht nur für Gutschriften erstellen, um die Gründe und den Prozessablauf für Finanzkorrekturen zu verstehen, oder Standardrechnungen separat von Stornierungen analysieren, um ein klareres Bild des primären Fakturierungsprozesses zu erhalten.

Es klassifiziert Transaktionen und ermöglicht eine fokussierte Analyse spezifischer Belegflüsse wie Standardrechnungen, Gutschriften oder Stornierungen.

SAP Tabelle: VBRK, Feld: FKART

Wenn eine Rechnung falsch ist und gutgeschrieben werden muss, wird dem Gutschriftsbeleg typischerweise ein Grund zugewiesen. Dies bietet eine strukturierte Möglichkeit, die Quellen von Fakturierungsfehlern zu kategorisieren.\n\nDieses Attribut unterstützt direkt den KPI „Fakturierungsfehlerquote“. Durch die Aggregation und Analyse der Gründe für Gutschriften kann ein Unternehmen die häufigsten Fehlerarten identifizieren, wie z.B. Preisfehler oder Produktrücksendungen. Diese Analyse treibt Prozessverbesserungen voran, die darauf abzielen, den Bedarf an Finanzkorrekturen und Nacharbeit zu reduzieren.

Es kategorisiert die Gründe für die Ausstellung von Gutschriften, was hilft, die häufigsten Quellen von Fakturierungsfehlern zu identifizieren und Qualitätsverbesserungen voranzutreiben.

SAP Tabelle: VBRK, Feld: AUGRU (Auftragsgrund). Dieses Feld wird bei Gutschrifts-/Lastschriftsanforderungen verwendet, die dann fakturiert werden.

Dieses Attribut erfasst Datum und Uhrzeit des letzten Datenabzugs aus dem Quellsystem. Es ist ein Metadatenfeld, das entscheidend ist, um die Aktualität der analysierten Daten zu verstehen.\n\nDiese Informationen werden verwendet, um die Aktualität der Analyse zu validieren und Datenaktualisierungspläne zu verwalten. Es stellt sicher, dass Stakeholder sich der Aktualität der Daten bewusst sind, wenn sie Entscheidungen basierend auf den Process Mining Dashboards und Erkenntnissen treffen.

Es gibt Aufschluss über die Aktualität der Daten, was für das Vertrauen in die Analyse und das Verständnis ihrer Relevanz für den aktuellen Betriebszustand entscheidend ist.

Dieser Timestamp wird während des Datenextraktions- und Ladeprozesses (ETL) generiert und auf jeden Datensatz gestempelt.

Dieses Attribut spezifiziert den Ursprung der Daten, was besonders nützlich in Umgebungen mit mehreren SAP-Instanzen oder anderen integrierten Systemen ist. Es umfasst typischerweise die System-ID und die Mandantennummer.\n\nIn der Analyse hilft es, Prozesse und Leistungen über verschiedene Systeme oder Organisationseinheiten hinweg zu differenzieren. Es gewährleistet die Datenherkunft und liefert Kontext, insbesondere wenn Daten aus mehreren Quellen für eine umfassende Prozessansicht kombiniert werden.

Es liefert entscheidenden Kontext über den Ursprung der Daten, gewährleistet Klarheit in Multi-System-Umgebungen und unterstützt die Data Governance.

Dies ist typischerweise ein statischer Wert, der während der Datenextraktion definiert wird und oft die System-ID (SY-SYSID) und den Mandanten (SY-MANDT) kombiniert.

Wenn ein Kunde eine Rechnung anficht, wird oft der Grund für den Dispute erfasst. Dies könnte auf Preisfehler, falsche Mengen oder beschädigte Waren zurückzuführen sein. Diese Informationen können im SAP Dispute Management Modul oder als Textnotizen gespeichert werden.\n\nDie Analyse der Dispute-Gründe ist grundlegend für den KPI „Fakturierungsfehlerquote“ und die damit verbundene Fehleranalyse. Sie hilft, die Ursachen von Fakturierungsungenauigkeiten zu identifizieren, wodurch das Unternehmen systemische Probleme in vorgelagerten Prozessen angehen, die Rechnungsqualität verbessern und die Kundenzufriedenheit steigern kann.

Es erklärt, warum Rechnungen beanstandet werden, und liefert direkten Einblick in die Ursachen von Fakturierungsfehlern und Kundenunzufriedenheit.

Wenn SAP Dispute Management verwendet wird, sind diese Informationen in Tabellen wie UDM_DISPUTE zu finden. Andernfalls können sie aus Grundcodes auf verwandten Belegen oder Textfeldern abgeleitet werden.

Dieses Attribut gibt die Währung an, in der die Rechnungsbeträge ausgedrückt sind, z.B. USD, EUR oder JPY. Es liefert den notwendigen Kontext für alle monetären Werte.\n\nIn einer globalen Organisation ist die Währung für die korrekte Finanzanalyse und -berichterstattung unerlässlich. Sie ermöglicht die ordnungsgemäße Aggregation von Finanzdaten durch Umrechnung aller Beträge in eine gemeinsame Berichtswährung und ermöglicht den Vergleich der Fakturierungsleistung in verschiedenen Regionen mit unterschiedlichen lokalen Währungen.

Es bietet den wesentlichen Kontext für alle monetären Werte und gewährleistet eine genaue Finanzanalyse und -berichterstattung, insbesondere bei multinationalen Operationen.

SAP Tabelle: VBRK, Feld: WAERK

Dies ist ein berechnetes Attribut, das das tatsächliche Zahlungsdatum mit dem geplanten Zahlungsfälligkeitsdatum vergleicht. Es ergibt „true“, wenn die Zahlung pünktlich erfolgte, und „false“, wenn sie verspätet war.\n\nDieses Flag vereinfacht die Berechnung und Visualisierung des KPI „Pünktliche Zahlungsrate“. Es ermöglicht eine einfache Filterung und Segmentierung, um die Merkmale von Rechnungen zu analysieren, die verspätet gegenüber denen, die pünktlich bezahlt werden. Dies kann helfen, Muster aufzudecken, die mit spezifischen Kunden, Regionen oder Zahlungsbedingungen zusammenhängen und zu verspäteten Zahlungen führen.

Es vereinfacht die Performance-Messung, indem jede Rechnung klar als 'pünktlich' oder 'verspätet' gekennzeichnet wird, was den KPI der Pünktlichkeitsrate direkt unterstützt.

Dies ist ein berechnetes Feld. Die Logik vergleicht den Timestamp der Aktivität „Kundenzahlung erhalten“ mit dem Wert im Attribut „PaymentDueDate“.

Zahlungsbedingungen sind vordefinierte Konditionen, die mit einem Kunden vereinbart werden und festlegen, wann eine Rechnungszahlung fällig ist. Beispiele hierfür sind „Netto 30“ (Zahlung fällig in 30 Tagen) oder „2/10 Netto 30“ (2 % Rabatt bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen, ansonsten fällig in 30 Tagen).\n\nDie Analyse nach Zahlungsbedingungen hilft, deren Wirksamkeit zu bewerten. Durch die Korrelation verschiedener Zahlungsbedingungen mit der tatsächlich benötigten Zeit bis zum Zahlungseingang kann ein Unternehmen ermitteln, welche Bedingungen am erfolgreichsten eine prompte Zahlung fördern, und seine Bedingungen optimieren, um den Cashflow zu verbessern.

Es definiert den vereinbarten Zahlungsplan und ermöglicht die Analyse, welche Bedingungen am effektivsten sind, um eine pünktliche Zahlung von Kunden zu gewährleisten.

SAP Tabelle: VBRK, Feld: ZTERM

Der Zahlungsstatus bietet eine Momentaufnahme des Stands einer Rechnung im Inkassolebenszyklus. Dies ist kein einzelnes Feld in SAP, sondern wird durch Überprüfung des Ausgleichsstatus des entsprechenden Buchhaltungsbelegs abgeleitet.

Dieses Attribut ist unerlässlich für das Dashboard zur Alterung der offenen Rechnungen. Es ermöglicht die Segmentierung aller offenen Rechnungen nach ihrem Status und Alter, wodurch das Inkassoteam seine Anstrengungen effektiv priorisieren kann. Die Verfolgung der Übergänge zwischen den Status ist auch eine Möglichkeit, den Inkassoprozess selbst zu überwachen.

Es bietet einen klaren, auf einen Blick erkennbaren Überblick über den Inkasso-Status einer Rechnung, was für das Management von Forderungen und die Priorisierung von Inkassobemühungen entscheidend ist.

Abgeleitet durch Überprüfung des Ausgleichsstatus des Buchhaltungsbelegs (VBRK-BELNR) in Finanztabellen wie BSID (offene Posten) und BSAD (ausgeglichene Posten).