Ihr Daten-Template für Forderungen aus Lieferungen und Leistungen

SAP S/4HANA
Ihr Daten-Template für Forderungen aus Lieferungen und Leistungen

Ihr Daten-Template für Forderungen aus Lieferungen und Leistungen

Dieses Template bietet einen umfassenden Rahmen für die Abbildung Ihrer Forderungseinzugs- und Zahlungsprozesse in SAP S/4HANA. Es enthält eine Auswahl wichtiger Attribute, die Sie erfassen sollten, Prozessaktivitäten, die Sie nachverfolgen können, sowie technische Hinweise zur Extraktion von Daten aus Ihren Finanzdatenbanktabellen. Mit dieser Struktur erhalten Sie einen klaren Überblick über Ihre Zahlungszyklen und erkennen, wo manuelle Eingriffe oder Zahlungsverzögerungen auftreten.
  • Empfohlene Attribute für die Erfassung
  • Wichtige Aktivitäten für die Nachverfolgung
  • Hinweise zur Datenextraktion
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Attribute für Forderungen aus Lieferungen und Leistungen

Diese Datenfelder und Dimensionsattribute sollten Sie für eine umfassende Analyse Ihres Forderungsprozesses in Ihr Event Log aufnehmen.
5 Erforderlich 10 Empfohlen 5 Optional
Name Beschreibung
Aktivität
Activity
Das konkrete Ereignis oder die Aktion im Prozess.
Beschreibung

Dieses Attribut beschreibt den ausgeführten Schritt im Debitorenprozess, zum Beispiel Rechnung erstellen, Teilzahlung buchen oder Rechnung ausgleichen. Es wird in der Regel aus dem Transaktionscode (TCODE) oder aus bestimmten Änderungen des Belegstatus in Änderungsprotokolltabellen abgeleitet.

Warum das wichtig ist

Das Attribut ist unerlässlich, um den Prozessablauf abzubilden und die Reihenfolge der Ereignisse zu ermitteln.

Woher beziehen

Abgeleitet aus SAP TSTCT (Transaktionscodes) oder CDHDR/CDPOS (Änderungsbelege)

Beispiele
Debitorenrechnung erstellenTeilzahlung buchenRechnung ausgleichenStreitfall anlegen
Ereigniszeitpunkt
EventTime
Der Timestamp, zu dem die Aktivität stattgefunden hat.
Beschreibung

Dieses Attribut erfasst Datum und Uhrzeit einer Aktivität. Bei Transaktionsdaten setzt es sich häufig aus dem Erfassungsdatum (CPUDT) und der Erfassungszeit (CPUTM) aus den Kopftabellen zusammen. Damit lassen sich Zyklus- und Durchlaufzeiten berechnen.

Warum das wichtig ist

Genaue Timestamps sind entscheidend, um Days Sales Outstanding zu berechnen und Engpässe zu erkennen.

Woher beziehen

SAP-Tabelle BKPF-CPUDT und BKPF-CPUTM

Beispiele
2023-10-12T08:30:00Z2023-10-15T14:45:12Z2023-11-01T09:15:00Z
Rechnungsnummer
InvoiceNumber
Der eindeutige Identifikator der Rechnung oder des Buchungsbelegs.
Beschreibung

Dieses Attribut dient als eindeutige Case-ID für den Debitorenprozess. Je nach Extraktionslogik entspricht es in der Regel der Belegnummer (BELNR) im SAP-FI-Modul oder dem Fakturabeleg (VBELN) in SD. Darüber werden alle nachfolgenden Aktivitäten wie Zahlungen, Streitfälle und Ausgleiche mit der ursprünglichen finanziellen Verpflichtung verknüpft.

Warum das wichtig ist

Dieser zentrale Schlüssel ist erforderlich, um den durchgängigen Prozessablauf für jede Transaktion zu rekonstruieren.

Woher beziehen

SAP-Tabelle BKPF-BELNR oder VBRK-VBELN

Beispiele
1400000234900004321014000002351800000099
Letzte Datenaktualisierung
LastDataUpdate
Der Timestamp der letzten Datenextraktion oder -aktualisierung.
Beschreibung

Dieses Attribut zeigt, wann die Daten in das Process-Mining-Tool geladen wurden. So können Benutzer einschätzen, wie aktuell die Daten in Dashboards wie „Status des Periodenabschlussabgleichs“ sind.

Warum das wichtig ist

Analysten können erkennen, ob sie Echtzeitdaten oder historische Daten betrachten.

Woher beziehen

ETL-Metadaten

Beispiele
2023-11-05T00:00:00Z2023-11-05T06:00:00Z
Quellsystem
SourceSystem
Das System, aus dem die Daten stammen.
Beschreibung

Dieses Attribut kennzeichnet die konkrete SAP-S/4HANA-Instanz oder das externe System, in dem der Datensatz erstellt wurde. In Systemlandschaften mit mehreren ERP-Instanzen hilft es, die Datenherkunft nachzuverfolgen.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die getrennte Analyse in Umgebungen mit mehreren Systemen.

Woher beziehen

System-ID (SY-SYSID) oder bei der Extraktion fest hinterlegt

Beispiele
SAP_S4H_PRODSAP_S4H_01LEGACY_ERP
Ausgleichsdatum
ClearingDate
Das Datum, an dem die Rechnung ausgeglichen oder beglichen wurde.
Beschreibung

Dieses Attribut (AUGDT) erfasst, wann der offene Posten ausgeglichen wurde, in der Regel durch eine Zahlung. Es bildet den Endzeitpunkt des zentralen Debitorenprozesszyklus und ist die wichtigste Variable bei der Berechnung von Days Sales Outstanding.

Warum das wichtig ist

Kennzeichnet den Abschluss des Forderungseinzugs.

Woher beziehen

SAP-Tabelle BSEG-AUGDT oder BSAD-AUGDT

Beispiele
2023-11-012023-11-10
Automatisiert
IsAutomated
Kennzeichen dafür, ob ein Systembenutzer die Aktivität ausgeführt hat.
Beschreibung

Dieses boolesche Attribut wird anhand des Benutzerattributs berechnet. Entspricht die Benutzer-ID einem bekannten System- oder Batch-Konto, zum Beispiel „BNK_BSM“, wird das Kennzeichen auf „true“ gesetzt. Es fließt direkt in das Dashboard zur Automatisierungsquote beim Zahlungsabgleich ein.

Warum das wichtig ist

Wichtige Kennzahl, um den Erfolg der digitalen Transformation und Automatisierung zu messen.

Woher beziehen

Abgeleitet aus dem Benutzerattribut

Beispiele
truefalse
Belegart
DocumentType
Klassifiziert den Buchungsbeleg, zum Beispiel als Rechnung, Zahlung oder Gutschrift.
Beschreibung

Die Belegart (BLART) kategorisiert die Transaktion. Beispiele sind „DR“ für Kundenrechnung, „DZ“ für Kundenzahlung und „DG“ für Gutschrift. Sie ist wichtig, um bestimmte Case-Typen für die Analyse von Gutschriften und Korrekturen zu filtern.

Warum das wichtig ist

Unterteilt die Daten in Rechnungen, Zahlungen und Korrekturen.

Woher beziehen

SAP-Tabelle BKPF-BLART

Beispiele
DRDZDGRV
Benutzername
User
Die ID des Benutzers, der die Aktivität ausgeführt hat.
Beschreibung

Dieses Attribut (USNAM) kennzeichnet den Benutzer oder Systemagenten, der für das Ereignis verantwortlich ist. Die Analyse unterscheidet menschliche Benutzer von System- und Batch-Benutzern und ermöglicht so die Berechnung der Automatisierungsquote beim Zahlungsabgleich.

Warum das wichtig ist

Entscheidend, um Automatisierungsquoten und Benutzerproduktivität zu ermitteln.

Woher beziehen

SAP-Tabelle BKPF-USNAM oder CDHDR-USERNAME

Beispiele
JSMITHBATCH_USERSAP_WFALEX_D
Betrag in Hauswährung
AmountInLocalCurrency
Der Wert der Rechnung oder Zahlung in der Währung des Buchungskreises.
Beschreibung

Dieses Attribut (DMBTR) enthält den finanziellen Betrag der Transaktion. Es dient zur Berechnung des Gesamtwerts offener Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen. Im Dashboard „Analyse von Gutschriften und Korrekturen“ macht es die finanziellen Auswirkungen messbar.

Warum das wichtig ist

Erforderlich, um finanzielle Auswirkungen zu analysieren und Einzüge hoher Beträge zu priorisieren.

Woher beziehen

SAP-Tabelle BSEG-DMBTR oder ACDOCA-DMBTR

Beispiele
1500.00250.5010000.00
Buchungskreis
CompanyCode
Die finanzielle Einheit oder Geschäftseinheit, zu der die Rechnung gehört.
Beschreibung

Der Buchungskreis (BUKRS) ist die zentrale Organisationseinheit der externen Rechnungslegung im SAP-System. Er ermöglicht es, Analysen für Dashboards wie „Analyse des Zahlungsverhaltens von Kunden“ nach Geschäftseinheiten aufzuschlüsseln.

Warum das wichtig ist

Unverzichtbar, um die Leistung verschiedener Rechtseinheiten zu filtern und zu vergleichen.

Woher beziehen

SAP-Tabelle BKPF-BUKRS oder T001-BUKRS

Beispiele
1000US01DE012000
Days Sales Outstanding
DaysSalesOutstanding
Die Zeitspanne zwischen der Rechnungsbuchung und dem Ausgleich.
Beschreibung

Diese Kennzahl wird bei ausgeglichenen Posten berechnet, indem das Buchungsdatum vom Ausgleichsdatum abgezogen wird. Sie ist der zentrale Wert im Dashboard „Days Sales Outstanding im Überblick“ und ein wichtiger Indikator für die Effizienz des Cashflows.

Warum das wichtig ist

Die zentrale Management-KPI für den Debitorenprozess.

Woher beziehen

Berechnet: ClearingDate - PostingDate

Beispiele
30 Tage45 Tage15 Tage
Fälligkeitsdatum
DueDate
Das berechnete Datum, bis zu dem die Rechnung bezahlt werden muss.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt das Nettofälligkeitsdatum an. In SAP wird es häufig berechnet, indem die im Zahlungsziel (ZTERM) festgelegte Anzahl von Tagen zum Basisdatum (ZFBDT) addiert wird. Es dient als Maßstab für das Dashboard „Mahnwesen: Compliance und Ausführung“.

Warum das wichtig ist

Maßgeblich dafür, ob eine Zahlung verspätet ist.

Woher beziehen

Abgeleitet aus BSEG-ZFBDT und BSEG-ZTERM

Beispiele
2023-11-302023-12-15
Kundennummer
CustomerNumber
Der eindeutige Identifikator des Kundenkontos.
Beschreibung

Dieses Attribut enthält die der Rechnung zugeordnete Kundennummer (KUNNR). Es ermöglicht eine detaillierte Analyse des Zahlungsverhaltens und ist für das Dashboard „Analyse des Zahlungsverhaltens von Kunden“ entscheidend.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht eine detaillierte Analyse der Leistung einzelner Kundenkonten.

Woher beziehen

SAP-Tabelle BSEG-KUNNR oder KNA1-KUNNR

Beispiele
CUST100230001004500WALMART_US
Zahlungsbedingungen
PaymentTerms
Schlüssel für die vereinbarten Zahlungsbedingungen.
Beschreibung

Dieses Attribut (ZTERM) legt fest, unter welchen Bedingungen der Kunde zahlen muss. Dazu gehören Fälligkeitstermine und Skonti. Es ist die primäre Datenquelle für das Dashboard „Optimierung von Skonti bei frühzeitiger Zahlung“.

Warum das wichtig ist

Grundlage für die Berechnung von Fälligkeitsterminen und die Analyse der Skontoberechtigung.

Woher beziehen

SAP-Tabelle BSEG-ZTERM oder KNB1-ZTERM

Beispiele
NT300001Z015
Case-ID des Streitfalls
DisputeCaseId
Der Identifikator eines mit der Rechnung verknüpften Streitfalls.
Beschreibung

Dieses Attribut enthält die ID eines Streitfalls (UDM_CASE), sofern vorhanden. Es verknüpft den Finanzbeleg mit dem Modul für Streitfallmanagement und ist für das Dashboard zur Effizienz des Streitfalllösungszyklus erforderlich.

Warum das wichtig ist

Verknüpft Debitorenbelege mit dem Workflow zur Streitfalllösung.

Woher beziehen

SAP-Tabelle FDM_DCPROC oder UDM_CASE_ATTR

Beispiele
0000056789DISP-2023-001
Gutschrift
IsCreditMemo
Kennzeichen dafür, ob es sich bei dem Beleg um eine Gutschrift handelt.
Beschreibung

Dieses boolesche Attribut wird aus der Belegart abgeleitet, zum Beispiel wenn der Typ „DG“ entspricht. Es ermöglicht, Korrekturbuchungen schnell zu filtern und so die KPI zur Korrekturgutschriftenquote zu ermitteln.

Warum das wichtig ist

Erkennt Nacharbeit und Fehler bei der Rechnungsstellung.

Woher beziehen

Abgeleitet aus DocumentType

Beispiele
truefalse
Land
Country
Das Land des Kunden.
Beschreibung

Dieses Attribut (LAND1) stammt aus den Kundenstammdaten. Es ermöglicht eine geografische Aufschlüsselung von KPIs, etwa zur Analyse der Gutschriftenquote nach Region oder Land.

Warum das wichtig ist

Analyse der regionalen Compliance und Leistung.

Woher beziehen

SAP-Tabelle KNA1-LAND1

Beispiele
USDEFRJP
Mahnstufe
DunningLevel
Die aktuelle Mahnstufe der Rechnung.
Beschreibung

Dieses Attribut (MAHNS) gibt an, wie oft ein Kunde an eine Zahlung erinnert wurde. Es erfasst die Eskalation der Einzugsmaßnahmen und wird im Dashboard „Mahnwesen: Compliance und Ausführung“ visualisiert.

Warum das wichtig ist

Überwacht den Umfang verspäteter Zahlungen und die Einhaltung der Mahnrichtlinie.

Woher beziehen

SAP-Tabelle MHNK-MAHNS oder KNB5 (Mahnwesen im Kundenstamm)

Beispiele
1230
Region
Region
Das Bundesland, die Provinz oder die Region des Kunden.
Beschreibung

Dieses Attribut (REGIO) ermöglicht eine detailliertere geografische Analyse als das Land. Es hilft bei der Analyse von Gutschriften und Korrekturen, regionale Probleme in der Bearbeitung zu erkennen.

Warum das wichtig ist

Detaillierte geografische Analyse.

Woher beziehen

SAP-Tabelle KNA1-REGIO

Beispiele
CANYTXBY
Erforderlich Empfohlen Optional

Aktivitäten im Forderungsprozess

Diese wichtigen Prozessschritte und Transaktionsmeilensteine sollten Sie in Ihrem Event Log erfassen, um den Prozess zuverlässig zu entdecken und Engpässe zu identifizieren.
6 Empfohlen 7 Optional
Aktivität Beschreibung
Debitorenrechnung erstellen
Die Kundenrechnung wird erstmals im Finanzsystem angelegt. Erfasst wird dieser Schritt anhand des Zeitstempels der Belegkopferstellung.
Warum das wichtig ist

Kennzeichnet den Beginn des Debitorenprozesses und den Start der Frist zur Ermittlung des Forderungsalters. Wichtig für die Berechnung des Days Sales Outstanding (DSO).

Woher beziehen

Tabelle BKPF (Buchhaltungsbelegkopf), Felder CPUDT (Erfassungsdatum) und CPUTM (Erfassungszeit). Filtern Sie nach Belegarten (BLART), die für Kundenrechnungen relevant sind, zum Beispiel DR oder RV.

Erfassung

Wird erfasst, wenn die Transaktion in BKPF verbucht wird

Ereignistyp explicit
Rechnung ausgleichen
Der buchhalterische Vorgang, bei dem ein offener Posten einer Zahlung oder Gutschrift zugeordnet und sein Status auf „Ausgeglichen“ gesetzt wird.
Warum das wichtig ist

Kennzeichnet das endgültige Ende der Prozessinstanz im System. Erforderlich für die Berechnung des endgültigen DSO-Werts.

Woher beziehen

Tabelle BSEG oder ACDOCA. Das Feld AUGDT (Ausgleichsdatum) ist ausgefüllt. Verwenden Sie USNAM, um festzustellen, ob der Ausgleich automatisiert oder manuell erfolgte.

Erfassung

Wird erfasst, wenn das Feld AUGDT ausgefüllt ist

Ereignistyp explicit
Rechnungsausgabe veranlassen
Die Ausgabe der Rechnung wird ausdrücklich erstellt, etwa per E-Mail, Druck oder EDI, und an den Kunden gesendet. Damit wird bestätigt, dass der Kunde die Zahlungsaufforderung offiziell erhalten hat.
Warum das wichtig ist

Verzögerungen zwischen Erstellung und Versand verkürzen die effektive Zahlungsfrist des Kunden. Durch die Überwachung stellen Sie sicher, dass Rechnungen nicht in der internen Bearbeitung stecken bleiben.

Woher beziehen

Tabelle NAST (Nachrichtenstatus). Verwenden Sie den Objektschlüssel (OBJKY), der der Rechnungsbelegnummer entspricht. Zeitstempel aus DATVR und UHRVR.

Erfassung

Wird bei der Erstellung der Ausgabe in der Tabelle NAST erfasst

Ereignistyp explicit
Teilzahlung buchen
Es geht eine Zahlung ein, die den Rechnungsbetrag nicht vollständig abdeckt. Dadurch bleibt ein Restposten auf dem Konto offen.
Warum das wichtig ist

Wirkt sich auf die Bearbeitungsdauer von Minderzahlungen aus. Häufige Teilzahlungen erhöhen die Komplexität und den manuellen Abstimmungsaufwand.

Woher beziehen

Tabelle BSEG. Wird abgeleitet, wenn ein Ausgleichsbeleg (AUGBL) einen neuen Restposten erzeugt, dessen Referenzbeleg der ursprünglichen Rechnung entspricht und für den ein Restbetrag offen bleibt.

Erfassung

Aus der Erstellung eines Ausgleichsbelegs mit Restbetrag ableiten

Ereignistyp inferred
Vollständige Zahlung erhalten
Der Zahlungseingang deckt den gesamten offenen Rechnungsbetrag ab. Damit endet in der Regel die Zahlungsverpflichtung des Kunden.
Warum das wichtig ist

Ermittelt das tatsächliche Zahlungsdatum im Vergleich zum Fälligkeitsdatum. Wichtig für die Analyse von Abweichungen bei Zahlungsbedingungen und des Kundenverhaltens.

Woher beziehen

Tabelle BSEG. Abgeleitet aus dem Ausgleichsbeleg (AUGBL), wenn das Ausgleichsdatum (AUGDT) eingetragen ist und der Saldo null beträgt.

Erfassung

Wird bei der Buchung des Ausgleichsbelegs erfasst

Ereignistyp explicit
Zahlungserinnerung versenden
Für eine überfällige Rechnung wird eine Mahnung oder ein Erinnerungsschreiben erstellt. Dieser Schritt erfasst die Maßnahmen des Unternehmens zum Forderungseinzug.
Warum das wichtig ist

Wichtig für die Kennzahl zur Compliance im Mahnprozess. Sie zeigt, ob die Inkassostrategie gemäß den Vorgaben umgesetzt wird.

Woher beziehen

Tabelle MHND (Mahndaten), Feld LAUFD (Datum des Mahnlaufs). Verknüpfen Sie die Daten über Buchungskreis und Kunde.

Erfassung

Wird bei Ausführung des Mahnlaufs (F150) erfasst

Ereignistyp explicit
Gutschrift buchen
Eine Gutschrift wird erstellt und mit der Rechnung verknüpft, wodurch sich der offene Betrag verringert. Damit wird in der Regel ein Fehler korrigiert oder eine Rücksendung bearbeitet.
Warum das wichtig ist

Wichtige Grundlage für die Kennzahl zu Korrekturgutschriften. Eine hohe Anzahl weist auf vorgelagerte Qualitätsprobleme im Vertrieb oder in der Fakturierung hin.

Woher beziehen

Tabelle BSEG, Belegart „DG“ oder „KG“. Erkennung über das Feld „Rechnungsreferenz“ (REBZG), das auf die ursprüngliche Rechnung verweist.

Erfassung

Wird erfasst, wenn der Gutschriftbeleg auf die Rechnung verweist

Ereignistyp explicit
Kontoauszug abgleichen
Die Position des Kontoauszugs wird erfolgreich dem Zahlungsbeleg im Debitorenbuch zugeordnet. Damit ist der Liquiditätsstand abschließend abgeglichen.
Warum das wichtig ist

Erfasst die Durchlaufzeit beim Abgleich von Kontoauszügen. Verzögerungen wirken sich auf die Dauer des Finanzabschlusses aus.

Woher beziehen

Tabelle FEBEP (Positionen des elektronischen Kontoauszugs). Ordnet den Zahlungsbeleg dem Umsatz auf dem Kontoauszug zu.

Erfassung

Wird in den EBS-Tabellen (FEBEP/FEBKO) erfasst

Ereignistyp explicit
Rechnung stornieren
Die ursprüngliche Rechnung wird aufgrund eines grundlegenden Fehlers im System storniert oder rückgängig gemacht.
Warum das wichtig ist

Kennzeichnet eine fehlgeschlagene Prozessinstanz. Für die Datenqualität ist es wichtig, diese Fälle herauszufiltern oder separat zu analysieren.

Woher beziehen

Tabelle BKPF, Feld STBLG (Stornobelegnummer), das im Datensatz der ursprünglichen Rechnung ausgefüllt wird.

Erfassung

Wird erfasst, wenn das Feld STBLG ausgefüllt ist

Ereignistyp explicit
Status des Streitfalls aktualisieren
Der Status eines bestehenden Streitfalls ändert sich, zum Beispiel von „Neu“ zu „In Bearbeitung“ oder „In Prüfung“.
Warum das wichtig ist

Zeigt den Bearbeitungsablauf des Streitfalls im Detail und hilft, Engpässe bei der Genehmigung oder Prüfung zu erkennen.

Woher beziehen

Änderungsbelege zum Streitfall (Protokolle des Case Managements in S/4HANA). Analyse der Änderungen in UDM_CASE_ATTR.

Erfassung

Statusänderungen im Fallverlauf vergleichen

Ereignistyp inferred
Streitfall anlegen
Für die Rechnung wird ein Streitfall eröffnet, üblicherweise über SAP FSCM Dispute Management. Damit wird erfasst, dass der Kunde die Rechnung beanstandet hat.
Warum das wichtig ist

Der reguläre Forderungseinzug wird angehalten, während die Bearbeitungszeit des Streitfalls beginnt. Ein hohes Fallaufkommen erschwert die Cashflow-Planung.

Woher beziehen

Tabelle UDM_CASE_ATTR (Case-Attribute) oder UDM_DISPUTE (Streitfall). Verknüpfen Sie die Daten über CASE_GUID mit dem Schlüssel des Finanzbelegs.

Erfassung

Wird in den Tabellen von FSCM Dispute Management erfasst

Ereignistyp explicit
Streitfall klären
Der Streitfall wird geschlossen. Das Ergebnis kann eine Gutschrift, eine Abschreibung oder eine erneute Bestätigung der Forderung sein. Damit endet die Bearbeitung des Ausnahmefalls.
Warum das wichtig ist

Der Endzeitstempel für die Kennzahl zur durchschnittlichen Klärungsdauer von Streitfällen. Eine effiziente Bearbeitung setzt gebundenes Working Capital direkt frei.

Woher beziehen

Tabelle UDM_CASE_ATTR, Feld ESCALATION_DATE oder CLOSED_DATE, abhängig von der Konfiguration.

Erfassung

Wird erfasst, wenn der Fallstatus auf „Geschlossen“ oder „Ungültig“ gesetzt wird

Ereignistyp explicit
Zahlungszusage erfassen
Ein Mitarbeitender im Forderungseinzug erfasst die verbindliche Zusage eines Kunden, einen bestimmten Betrag bis zu einem festgelegten Datum zu zahlen.
Warum das wichtig ist

Zeigt eine erfolgreiche Aktivität im Forderungseinzug an. Dient zur Prognose des kurzfristigen Cashflows und zur Messung der Produktivität im Forderungseinzug.

Woher beziehen

Tabelle UDM_P2P (Zahlungszusage), Feld CREATED_AT. Verknüpft mit der Rechnung über die Case-GUID oder den Belegschlüssel.

Erfassung

Wird in FSCM Collections Management erfasst

Ereignistyp explicit
Empfohlen Optional

Anleitungen zur Datenextraktion

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