Ihre Einkauf zu Zahlung - Rechnungsverarbeitungs-Daten-Vorlage

Die Event Time, oder der Zeitstempel, erfasst das genaue Datum und die Uhrzeit, zu der eine Aktivität ausgeführt wurde. Sie ist die zeitliche Grundlage des Process Logs und ordnet alle Events chronologisch für jeden Case. Dieses Attribut ist unerlässlich für alle zeitbasierten Analysen im Process Mining. Es wird verwendet, um Durchlaufzeiten zwischen Aktivitäten zu berechnen, die Dauer von Engpässen zu identifizieren, Wartezeiten zu messen und die Prozessleistung über verschiedene Zeiträume hinweg zu analysieren. Genaue Zeitstempel sind entscheidend für den Aufbau realistischer Prozessmodelle und die Ableitung aussagekräftiger Performance-KPIs.

Es liefert die chronologischen Daten, die zur Berechnung aller Dauern, Durchlaufzeiten und Wartezeiten notwendig sind, welche grundlegend für die Leistungsanalyse sind.

Diese Daten werden im Audit Trail oder den Historien-Logs für Rechnungs-Objekte in Coupa erfasst. Jede protokollierte Aktion oder Statusänderung hat einen zugehörigen Timestamp.

Die Rechnungsnummer ist die eindeutige Referenz, die ein Lieferant einem Rechnungsdokument zuweist. Im Process Mining fungiert sie als Case ID und verknüpft alle zugehörigen Activities vom Empfang und der Validierung bis zur Genehmigung und endgültigen Zahlung.

Die Analyse von Prozessen nach Rechnungsnummer ermöglicht eine vollständige End-to-End-Ansicht des Weges jeder Rechnung. Dies hilft, Variationen in den Verarbeitungspfaden zu identifizieren, Zykluszeiten präzise zu messen und genau festzustellen, welche spezifischen Rechnungen Verzögerungen, Sperren oder Ausnahmen erfahren. Es ist das grundlegende Attribut, um die Leistung der Rechnungsverarbeitung auf granularer Ebene zu verstehen.

Es ist der wesentliche Case-Identifikator, der alle Events für eine einzelne Rechnung verbindet und eine kohärente, End-to-End-Prozessanalyse ermöglicht.

Dies ist ein Primärfeld im Rechnungs-Objekt in Coupa. Es ist in den Rechnungs-Header-Details in der UI oder über die Invoices API zu finden.

Der Activity Name beschreibt einen Schritt im Rechnungsverarbeitungs-Workflow, wie 'Rechnung erstellt', 'Rechnung zur Genehmigung gesendet' oder 'Zahlung ausgeführt'. Jede Aktivität stellt einen bestimmten Zeitpunkt dar, zu dem sich der Status oder die Zuständigkeit der Rechnung geändert hat.

Im Process Mining bildet die Abfolge der Activities die Process Flow Map. Die Analyse dieser Activities hilft, den tatsächlichen Prozess zu visualisieren, häufige und seltene Pfade zu identifizieren, Engpässe zu erkennen, bei denen Activities zu lange dauern, und nicht-konforme oder ineffiziente Schritte wie Nacharbeits-Schleifen aufzuspüren.

Dieses Attribut ist entscheidend für die Konstruktion der Prozesslandkarte, die die Visualisierung und Analyse des tatsächlichen Rechnungsverarbeitungs-Workflows ermöglicht.

Dieses Attribut wird typischerweise aus Event Logs, Audit Trails oder Statusänderungen innerhalb des Coupa Rechnungsmoduls abgeleitet. Es erfordert oft die Zuordnung von Statusänderungen oder spezifischen Benutzeraktionen zu definierten Activity Names.

Dieses Attribut identifiziert die Person oder das automatisierte System, die/das für die Ausführung eines spezifischen Prozessschritts verantwortlich ist, wie z.B. die Genehmigung einer Rechnung oder die Freigabe einer Sperre. Es wird oft durch eine Benutzer-ID, einen Namen oder eine E-Mail dargestellt.

Die Analyse des Prozesses nach Benutzer ist entscheidend, um die Teamleistung, die Arbeitslastverteilung und Schulungsmöglichkeiten zu verstehen. Es ist unerlässlich für die Engpassanalyse, da es aufzeigen kann, ob Verzögerungen bei bestimmten Genehmigern oder Teams konzentriert sind. Es hilft auch, zwischen manuellen und automatisierten Activities zu unterscheiden.

Es ermöglicht die Arbeitslastanalyse, identifiziert Engpässe, die durch bestimmte Benutzer oder Teams verursacht werden, und hilft bei der Bewertung der Benutzerleistung und Compliance.

Benutzerinformationen werden typischerweise im Audit Trail oder der Historie einer Rechnung in Coupa erfasst, verbunden mit jeder ausgeführten Aktion.

Die Bestellnummer (Purchase Order Number) verknüpft eine Rechnung mit dem ursprünglichen Einkaufsdokument. Diese Verbindung ist grundlegend für den Bestellabgleichsprozess, der ein wichtiger Schritt bei der Rechnungsprüfung für viele Organisationen ist.

Im Process Mining ist dieses Attribut entscheidend für die Analyse des PO Matching- und Diskrepanz-Auflösungsprozesses. Es ermöglicht das Filtern von Rechnungen, die mit spezifischen POs verknüpft sind, und ist essenziell für das PO Matching Discrepancy Overview Dashboard. Eine hohe Rate von Rechnungen ohne PO-Nummer kann auf Maverick Buying oder nicht-konforme Beschaffung hindeuten.

Es verknüpft die Rechnung mit dem Beschaffungsprozess und ermöglicht die Analyse der Effizienz des Bestellabgleichs und des Umgangs mit Abweichungen.

Dies ist ein Standardfeld im Rechnungszeilen-Objekt in Coupa, das verwendet wird, um Rechnungszeilen mit PO-Zeilen zu verknüpfen.

Der Lieferantenname identifiziert den Geschäftspartner, von dem die Waren oder Dienstleistungen bezogen wurden. Dies ist ein kritischer Kontext-Data Point für die Analyse der Zahlungsleistung und der Beziehungen.

Dieses Attribut ermöglicht die Segmentierung des Rechnungsprozesses nach Lieferant. Es hilft bei der Beantwortung von Fragen wie 'Welche Lieferanten haben die längsten Rechnungsverarbeitungszeiten?' oder 'Bezahlen wir bestimmte strategische Lieferanten konsequent pünktlich?'. Die Analyse nach Lieferant ist entscheidend für das Vendor Payment Timeliness Dashboard und für ein effektives Management der Lieferantenbeziehungen.

Es ermöglicht die Segmentierung und Analyse des Prozesses nach Lieferanten, was entscheidend für die Pflege der Lieferantenbeziehungen und die Identifizierung lieferantenspezifischer Probleme ist.

Diese Information ist Teil der Kern-Rechnungsdaten in Coupa, verknüpft aus dem Lieferanten-/Vendor-Objekt.

Dieses Attribut repräsentiert den fälligen Gesamtbetrag der Rechnung. Es ist ein fundamentaler finanzieller Datenpunkt, der in einer Vielzahl von Analysen verwendet wird.

Die Analyse des Prozesses basierend auf dem Rechnungsbetrag kann wichtige Muster aufzeigen. Zum Beispiel könnten hochvolumige Rechnungen einen anderen, strengeren Genehmigungspfad durchlaufen, was potenziell zu längeren Zykluszeiten führt. Es wird auch verwendet, um die finanziellen Auswirkungen von Prozessineffizienzen zu bewerten, wie z.B. den Wert von Rechnungen, die aktuell blockiert oder verzögert sind.

Es bietet entscheidenden finanziellen Kontext und ermöglicht die Analyse, wie sich das Prozessverhalten mit dem Rechnungswert ändert und welche finanziellen Auswirkungen Verzögerungen haben.

Dies ist ein Standardfeld im Rechnungs-Objekt in Coupa, typischerweise benannt als 'Gesamt' oder 'Gesamtbetrag'.

Der Rechnungsstatus bietet eine Momentaufnahme, wo sich eine Rechnung zu einem bestimmten Zeitpunkt befindet, zum Beispiel 'Genehmigung ausstehend', 'genehmigt', 'gesperrt' oder 'bezahlt'. Dieses Attribut ist dynamisch und ändert sich, während die Rechnung den Prozess durchläuft.

Dies ist ein Schlüsselattribut für operative Monitoring-Dashboards wie das Invoice Processing Throughput & Status Dashboard. Es ermöglicht die Verfolgung des aktuellen Bestands an offenen Rechnungen und deren Verteilung über verschiedene Phasen. Die Analyse von Statusübergängen über die Zeit ist auch eine primäre Quelle zur Ableitung des 'ActivityName'-Attributs.

Es bietet eine Echtzeit-Ansicht der Position einer Rechnung im Workflow, entscheidend für operative Dashboards und die Statusverfolgung.

Dies ist ein primäres Statusfeld im Rechnungs-Objekt in Coupa.

Das Zahlungsfälligkeitsdatum ist ein kritischer Timestamp, der auf Basis des Rechnungsdatums und der vereinbarten Zahlungsbedingungen berechnet wird. Es stellt die Frist für die Zahlung an den Lieferanten dar.

Dieses Attribut ist der Benchmark zur Messung der pünktlichen Zahlungsleistung. Es wird direkt zur Berechnung des KPI 'Pünktliche Zahlungsrate' verwendet, indem es mit dem tatsächlichen Zahlungsdatum verglichen wird. Die Analyse von Abweichungen von diesem Datum hilft, systemische Probleme, die Zahlungsverzögerungen verursachen, zu identifizieren und die Auswirkungen auf Lieferantenbeziehungen und mögliche Verzugsgebühren zu bewerten.

Es ist der primäre Benchmark für die Messung der pünktlichen Zahlungsleistung und unerlässlich für die Pflege der Lieferantenbeziehungen und die Vermeidung von Strafen.

Dieses Datum wird in der Regel von Coupa basierend auf den Feldern 'Rechnungsdatum' und 'Zahlungsbedingungen' berechnet. Es sollte im Rechnungsdatensatz verfügbar sein.

Wenn ein Genehmiger eine Rechnung ablehnt, gibt er typischerweise einen Grund für die Ablehnung an, wie z.B. 'Falscher Betrag' oder 'Doppelte Rechnung'. Dieses Attribut erfasst diesen Freitext- oder codierten Grund.

Diese Daten sind von unschätzbarem Wert für die Ursachenanalyse von Genehmigungsverzögerungen und Nacharbeit. Durch die Analyse der Häufigkeit verschiedener Ablehnungsgründe können Organisationen systemische Probleme im vorgelagerten Prozess identifizieren, wie z.B. Probleme mit der PO-Genauigkeit oder den Rechnungsstellungsgewohnheiten der Lieferanten. Diese Informationen unterstützen das Invoice Approval Bottleneck Analysis Dashboard.

Es bietet direkte Einblicke in die Grundursachen von Rechnungsablehnungen und hilft dabei, Bereiche für Prozessverbesserungen zu identifizieren und Nacharbeit zu reduzieren.

Diese Information wird erfasst, wenn ein Benutzer die Aktion 'Ablehnen' in einem Genehmigungs-Workflow ausführt. Sie wird oft in den Kommentaren oder im Audit Trail gespeichert.

Der Company Code repräsentiert eine spezifische juristische Einheit innerhalb einer größeren Organisation. Rechnungen werden einem Company Code für finanzbuchhalterische und Reporting-Zwecke zugeordnet.

Dieses Attribut ist unerlässlich für die Filterung und Segmentierung der Prozessanalyse nach juristischer Einheit. Es ermöglicht den Vergleich der Prozessleistung über verschiedene Geschäftsbereiche hinweg und beantwortet Fragen wie 'Unterscheidet sich der Rechnungsfreigabeprozess in der US-Einheit von dem in der deutschen Einheit?'. Dies ist entscheidend für große, multinationale Organisationen.

Es ermöglicht den Prozessvergleich und Performance-Benchmarking über verschiedene Rechtseinheiten oder Geschäftsbereiche innerhalb des Unternehmens hinweg.

Dies ist ein fundamentales Buchhaltungsfeld im Rechnungs-Objekt in Coupa, das oft für die Finanzbuchung erforderlich ist.

Dieses Boolean-Attribut unterscheidet zwischen Aufgaben, die durch Systemautomatisierung ausgeführt werden, wie z.B. automatischer PO Matching oder systemgenerierte Buchungen, und solchen, die manuell von einem Benutzer durchgeführt werden.

Die Analyse dieses Attributs hilft, den Automatisierungsgrad im Rechnungsverarbeitungs-Workflow zu quantifizieren. Es wird verwendet, um den Erfolg von Automatisierungsinitiativen zu messen, verbleibende manuelle Berührungspunkte zu identifizieren, die automatisiert werden könnten, und die Effizienz- und Fehlerraten von automatisierten versus manuellen Activities zu vergleichen. Dies ist entscheidend, um die wahren Kosten und die Effizienz des Prozesses zu verstehen.

Es hilft, den Automatisierungsgrad im Prozess zu messen, identifiziert Möglichkeiten für weitere Automatisierung und bewertet die Auswirkungen bestehender Bots.

Dies wird typischerweise abgeleitet, indem geprüft wird, ob der 'Benutzer', der einer Aktivität zugeordnet ist, ein System- oder Service-Account im Vergleich zu einem menschlichen Benutzerkonto ist.

Dieses Attribut zeichnet auf, wann die Daten zuletzt extrahiert und in das Process Mining Tool geladen wurden. Es liefert Kontext zur Aktualität der Analyse und ist entscheidend, um die Zeitgerechtigkeit der in Dashboards dargestellten Erkenntnisse zu verstehen.

Die Kenntnis des letzten Daten-Aktualisierungszeitpunkts ist wichtig für Anwendungsfälle des operativen Monitorings. Es hilft Benutzern, den Daten zu vertrauen, indem es klar macht, wie aktuell die Informationen sind, und stellt sicher, dass Entscheidungen nicht auf der Grundlage veralteter Prozessansichten getroffen werden.

Es liefert kritischen Kontext zur Aktualität und Relevanz der Prozessdaten und stellt sicher, dass Benutzer verstehen, wie aktuell die Analyse ist.

Dieser Timestamp wird während des Datenextraktions- und Transformations (ETL)-Prozesses generiert und zum Dataset hinzugefügt.

Dieses berechnete Attribut liefert einen einfachen True- oder False-Indikator für die Pünktlichkeit der Zahlung jeder Rechnung. Es wird abgeleitet, indem der Timestamp der Aktivität 'Zahlung ausgeführt' mit dem 'Zahlungsfälligkeitsdatum' verglichen wird. Wenn der Zahlungs-Timestamp am oder vor dem Fälligkeitsdatum liegt, ist der Wert true.

Dieses Flag vereinfacht die Berechnung des KPI 'Pünktliche Zahlungsrate'. Es ermöglicht einfaches Filtern und Segmentieren, um die Merkmale verspäteter Zahlungen zu analysieren, wie z.B. häufige Lieferanten, Abteilungen oder Rechnungsbeträge, die mit Verzögerungen verbunden sind.

Es vereinfacht die Analyse der Zahlungsleistung und ist die Grundlage für die Berechnung des kritischen KPIs zur pünktlichen Zahlungsrate.

Dies ist ein berechnetes Attribut. Die Logik lautet: 'Datum der ausgeführten Zahlung' <= 'Zahlungsfälligkeitsdatum'. Dies wird im Process Mining Tool implementiert.

Das Attribut Source System identifiziert die Anwendung oder Plattform, auf der die Rechnungsverarbeitungs-Aktivität aufgezeichnet wurde. Während das primäre System Coupa ist, können Rechnungen oder zugehörige Daten auch aus anderen integrierten Systemen wie einem ERP oder einem Lieferantenportal stammen.

Diese Informationen sind in komplexen IT-Landschaften wertvoll, um zu verstehen, wie verschiedene Systeme zum Gesamtprozess beitragen. Es hilft bei der Diagnose von Datenqualitätsproblemen, dem Verständnis von Systemübergaben und der Analyse von Prozessen, die sich über mehrere Anwendungen erstrecken.

Es klärt die Herkunft der Daten, was wesentlich für die Fehlerbehebung und die Analyse von Prozessen ist, die mehrere integrierte Systeme umfassen.

Dies ist typischerweise ein statischer Wert, der während der Datenextraktion hinzugefügt wird, um den Ursprung der Daten zu identifizieren. Für Coupa wäre dies auf 'Coupa' gesetzt.

Das Rechnungsdatum ist das vom Lieferanten zugewiesene Datum der Rechnung. Es markiert typischerweise den offiziellen Beginn des Zahlungszyklus und dient als Grundlage für die Berechnung des Zahlungsfälligkeitsdatums gemäß den Zahlungsbedingungen.

Dieses Attribut dient als wichtiger Ausgangspunkt für viele Zykluszeitberechnungen. Es ist ein kritischer Input für die Berechnung des Zahlungsfälligkeitsdatums und die Bestimmung der Berechtigung für Skonti. Die Analyse der Differenz zwischen dem Rechnungsdatum und dem Datum der Systemerfassung kann Verzögerungen bei der Rechnungsübermittlung oder dem Rechnungseingang aufzeigen.

Es ist das primäre Datum zur Berechnung von Zahlungsfälligkeiten und ein kritischer Referenzpunkt zur Messung der Zahlungspünktlichkeit und zur Nutzung von Skonti.

Dies ist ein Standard-, Pflichtfeld im Rechnungs-Objekt in Coupa.

Die Rechnungsdurchlaufzeit ist ein Key Performance Indicator (KPI), der die End-to-End-Dauer des Rechnungsverarbeitungslebenszyklus misst. Sie wird als Differenz zwischen dem Zeitstempel des letzten signifikanten Events (wie 'Zahlung ausgeführt') und dem ersten Event (wie 'Rechnung erstellt' oder 'Rechnungseingang') berechnet.

Diese berechnete Metrik ist der Eckpfeiler des Dashboards zur Analyse der Rechnungsdurchlaufzeit. Sie liefert ein übergeordnetes Maß für die gesamte Prozesseffizienz. Eine Aufschlüsselung nach Lieferant, Betrag oder Firmen-Code kann Ineffizienzquellen aufdecken und bei der Priorisierung von Verbesserungsmaßnahmen helfen.

Dies ist ein primärer KPI zur Messung der gesamten Prozessgeschwindigkeit und Effizienz, der direkt aufzeigt, wie lange die Verarbeitung einer Rechnung dauert.

Dieses Attribut wird im Process Mining Tool berechnet, indem die Differenz zwischen den maximalen und minimalen Event Times für jeden Case (Rechnungsnummer) ermittelt wird.

Dieses Attribut ist ein Boolean-Wert, der anzeigt, ob eine Organisation eine Rechnung erfolgreich innerhalb des durch die Zahlungsbedingungen definierten Skonto-Fensters bezahlt hat, z. B. innerhalb von 10 Tagen für '2% 10, Net 30' Bedingungen.

Es ist die Kernmetrik für das Early Payment Discount Tracking Dashboard und den zugehörigen KPI. Die Analyse, wann dieses Flag 'falsch' ist, hilft, verpasste Einsparmöglichkeiten zu identifizieren. Es ermöglicht dem Unternehmen zu untersuchen, warum skontierbare Rechnungen nicht schnell genug verarbeitet werden und Änderungen zu implementieren, um mehr Skonti zu nutzen und das Working Capital zu optimieren.

Es misst direkt den finanziellen Nutzen einer effizienten Rechnungsverarbeitung und hilft, verpasste Einsparmöglichkeiten zu identifizieren.

Dies ist ein berechnetes Attribut. Die Logik beinhaltet die Überprüfung, ob das Zahlungsdatum innerhalb der im Feld 'Zahlungsbedingungen' definierten Skontofrist liegt und ob tatsächlich ein Skonto angewendet wurde.

Ein Sperrgrund (Hold Reason) erklärt, warum eine Rechnung nicht zur Zahlung freigegeben wird. Beispiele sind 'Quantity Mismatch' (Mengenabweichung) oder 'Pending Receipt of Goods' (Wareneingang ausstehend). Diese Information ist entscheidend, um die Ursachen von Zahlungsverzögerungen zu verstehen.

Dieses Attribut ist der Schlüssel zum Dashboard der Ursachenanalyse von Zahlungssperren. Durch die Kategorisierung und Zählung des Auftretens verschiedener Sperrgründe kann ein Unternehmen die häufigsten Probleme identifizieren, die den Zahlungsprozess stören. Dies ermöglicht gezielte Verbesserungen, um zukünftige Sperren zu verhindern und Zahlungen zu beschleunigen.

Es erklärt, warum Zahlungen verzögert werden, und ermöglicht eine gezielte Ursachenanalyse, um die Häufigkeit und Dauer von Zahlungssperren zu reduzieren.

Wenn eine Rechnung in Coupa gesperrt wird, wird typischerweise ein Grund ausgewählt oder eingegeben. Diese Daten sind mit dem Sperrstatus der Rechnung verknüpft.

Der Currency Code gibt die Währungseinheit für die Finanzwerte der Rechnung an, wie USD, EUR oder GBP. Dies ist essenziell für global agierende Organisationen, die Rechnungen in mehreren Währungen bearbeiten.

In der Analyse ist dieses Attribut notwendig, um Finanzdaten korrekt zu interpretieren und zu aggregieren. Dashboards und KPIs müssen Währungen filtern oder umrechnen, um aussagekräftige Finanzübersichten zu liefern. Es verhindert die fehlerhafte Aggregation unterschiedlicher Währungswerte und ermöglicht eine währungsspezifische Prozessanalyse.

Es gewährleistet eine genaue Finanzanalyse und Berichterstattung, indem es den notwendigen Kontext für alle monetären Werte in einer Multicurrency-Umgebung bereitstellt.

Dies ist ein Standardfeld im Rechnungs-Objekt in Coupa, typischerweise mit dem Lieferanten verknüpft oder auf der Rechnung selbst angegeben.

Zahlungsbedingungen definieren die Regeln für die Bezahlung eines Lieferanten, einschließlich des Fälligkeitsdatums und eventueller Skonti für frühzeitige Zahlungen. Diese Informationen werden in der Regel in den Lieferantenstammdaten hinterlegt und auf Rechnungen angewendet.

Dieses Attribut ist entscheidend für die Berechnung des Zahlungsfälligkeitsdatums und zur Identifizierung von Skonto-Möglichkeiten. Es ist ein direkter Input für das Early Payment Discount Tracking Dashboard und den zugehörigen KPI. Eine Analyse nach Zahlungsbedingungen kann aufzeigen, ob bestimmte Bedingungen mit Zahlungsverzögerungen korrelieren.

Es bildet die Grundlage für die Berechnung von Zahlungsfälligkeiten und die Identifizierung von Skontomöglichkeiten, was sich direkt auf das Working Capital auswirkt.

Dies ist ein Standardfeld in Coupa, das typischerweise aus dem Lieferanten-/Vendor-Datensatz auf die Rechnung übernommen wird.