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Recruiting und Talentgewinnung verbessern

Ihre Anleitung in 6 Schritten zur Optimierung des Recruitings in SAP SuccessFactors.
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Optimieren Sie SAP SuccessFactors Recruiting und beschleunigen Sie die Personalgewinnung

In vielen Recruiting-Prozessen gibt es Engpässe und ineffiziente Abläufe. Das führt zu verspäteten Einstellungen und verpassten Chancen. Unsere Plattform zeigt Ihnen genau, an welchen Stellen sich Ihr Prozess verzögert, von der ersten Bewerbung bis zum Onboarding. Entdecken Sie, wie Sie die Talentgewinnung effizienter gestalten und die Customer Experience der Kandidaten verbessern.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und gehen Sie typische Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem Verbesserungsplan in sechs Schritten und lesen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Ausführliche Beschreibung anzeigen

Warum Sie Personalgewinnung und Talentakquise optimieren sollten

Eine wirksame Personalgewinnung und Talentakquise ist für den Erfolg jeder Organisation entscheidend. Der Weg vom erkannten Personalbedarf bis zum erfolgreichen Onboarding einer neuen Mitarbeiterin oder eines neuen Mitarbeiters ist jedoch oft komplex und von Verzögerungen geprägt. Ineffiziente Abläufe in SAP SuccessFactors Recruiting können erhebliche Folgen haben: längere Einstellungszeiten, höhere Recruiting-Kosten, eine schlechtere Candidate Experience und der Verlust gefragter Fachkräfte an andere Arbeitgeber. Bleibt eine Stelle zu lange unbesetzt, belastet das nicht nur die bestehenden Teams, sondern kostet Ihre Organisation auch Produktivität und mögliche Einnahmen. SAP SuccessFactors Recruiting bietet zwar Funktionen zur Verwaltung Ihrer Talentpipeline, doch die tatsächlichen Abläufe weichen oft vom vorgesehenen Prozess ab. Dabei entstehen verborgene Engpässe, die in herkömmlichen Berichten häufig nicht sichtbar werden.

Wie Process Mining Ihre Recruiting-Abläufe verbessert

Process Mining bietet einen datengetriebenen Ansatz, um Ihre Personalgewinnung und Talentakquise in SAP SuccessFactors besser zu verstehen und zu optimieren. Anhand der Event-Log-Daten zu Interaktionen und Statusänderungen im Recruiting-System rekonstruiert Process Mining den tatsächlichen Weg jeder Bewerbung von Anfang bis Ende. Die daraus entstehende Prozessübersicht zeigt, wie Ihre Recruiting-Aktivitäten tatsächlich ablaufen, welche Wege häufig vorkommen, wo Abweichungen und Nacharbeitsschleifen entstehen und an welchen Stellen der Prozess ins Stocken gerät. So können Sie Engpässe genau lokalisieren, etwa lange Prüfzeiten für Bewerbungen, verzögerte Terminvereinbarungen für Vorstellungsgespräche oder langsame Freigabe-Workflows für Angebote. Außerdem lassen sich Kennzahlen wie die Zeit bis zur Einstellung, die Durchlaufzeit einzelner Phasen und die Effizienz der Übergaben zwischen Recruitern und Personalverantwortlichen analysieren. Diese Erkenntnisse liefern eine sachliche Grundlage für gezielte Prozessverbesserungen.

Wichtige Ansatzpunkte zur Verbesserung der Talentakquise

Mit Process Mining können Sie mehrere zentrale Bereiche Ihrer Personalgewinnung in SAP SuccessFactors Recruiting gezielt verbessern:

  • Ablauf für kandidierende Personen verbessern: Finden Sie heraus, an welchen Stellen Personen den Prozess abbrechen oder Verzögerungen erleben. Wenn Sie den tatsächlichen Ablauf kennen, können Sie Bewerbung, Vorauswahl und Vorstellungsgespräche verbessern, die Zufriedenheit steigern und Abbruchquoten senken.
  • Effizienz von Recruitern und Personalverantwortlichen steigern: Analysieren Sie Übergabezeiten und Arbeitsverteilung zwischen Recruitern und Personalverantwortlichen. Erkennen Sie, wenn Feedback verspätet eingeht oder die Planung von Vorstellungsgesprächen zu lange dauert. So können Sie gezielte Schulungen oder Anpassungen am Workflow vornehmen.
  • Angebotsverwaltung optimieren: Untersuchen Sie die Freigabe und Unterbreitung von Angeboten. Process Mining zeigt unnötige Schritte und Verzögerungen auf, durch die Angebote später bei Kandidatinnen und Kandidaten ankommen. In einem umkämpften Arbeitsmarkt ist das entscheidend, um gefragte Fachkräfte zu gewinnen.
  • Prozesseinhaltung und Compliance sicherstellen: Prüfen Sie, ob alle Bewerbungen den internen Richtlinien und geltenden Vorschriften entsprechen. Erkennen Sie Abweichungen von den Standardverfahren, die Risiken oder uneinheitliche Abläufe verursachen können.
  • Durchlaufzeit der Personalgewinnung verkürzen: Ermitteln Sie, welche Aktivitäten die Zeit bis zur Einstellung am stärksten verlängern. So können Sie gezielt eingreifen und den gesamten Einstellungsprozess beschleunigen, von der Erstellung der Stellenausschreibung bis zum Beginn des Onboardings.

Erwartete Ergebnisse der Prozessoptimierung

Wenn Sie Process Mining für Ihre Personalgewinnung und Talentakquise in SAP SuccessFactors einsetzen, können Sie mit messbaren Verbesserungen rechnen:

  • Zeit bis zur Einstellung deutlich verkürzen: Besetzen Sie wichtige Stellen schneller, damit Ihre Teams früher vollständig und produktiv arbeiten können.
  • Recruiting-Kosten senken: Verringern Sie die Betriebskosten, die durch lange Einstellungszyklen entstehen, darunter Ausgaben für Anzeigen, Verwaltungsaufwand und Arbeitszeit der Recruiter.
  • Candidate Experience verbessern: Bieten Sie einen einfacheren, schnelleren und transparenteren Bewerbungsprozess. Das stärkt Ihre Arbeitgebermarke und hilft Ihnen, qualifizierte Personen zu gewinnen.
  • Produktivität der Recruiter steigern: Beseitigen Sie ineffiziente Abläufe, damit Ihr Recruiting-Team mehr Zeit für strategische Aufgaben hat und weniger für administrative Abstimmungen aufwenden muss.
  • Operative Transparenz erhöhen: Verschaffen Sie sich einen klaren, datengetriebenen Überblick über Ihren gesamten Recruiting-Prozess. So können Sie Abläufe kontinuierlich verbessern und fundierter entscheiden.

So starten Sie mit der Verbesserung Ihres Recruiting-Prozesses

Diese Vorteile für Ihre Personalgewinnung und Talentakquise in SAP SuccessFactors sind erreichbar. Process Mining liefert konkrete Erkenntnisse, mit denen Sie Annahmen durch eine Analyse Ihrer tatsächlichen Abläufe ersetzen und Ihre Talentakquise gezielt optimieren können. Wenn Sie Ihre eigenen Prozessdaten untersuchen, finden Sie Ansatzpunkte für effizientere, regelkonforme und erfolgreichere Einstellungen. Machen Sie noch heute den ersten Schritt zu einem effizienteren und schnelleren Recruiting-Prozess.

Personalgewinnung und Talentakquise Einstellungsprozess Bewerbungsverwaltung Zeit bis zur Einstellung Candidate Experience Leistung der Recruiter HR-Betrieb Effizienz des Onboardings ATS Bewerbermanagementsystem Einstellungspipeline Talentpipeline

Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Lange Einstellungszyklen führen häufig dazu, dass Geschäftschancen ungenutzt bleiben, Betriebskosten steigen und gefragte Fachkräfte zu anderen Arbeitgebern wechseln. Wenn die Besetzung wichtiger Stellen in SAP SuccessFactors Recruiting länger dauert als geplant, wirkt sich das direkt auf Produktivität und Teamstimmung aus. Bewerbungen bleiben dann oft in einzelnen Phasen liegen und verursachen erhebliche Engpässe im Einstellungsprozess. Zu den Folgen zählen höhere Vermittlungsgebühren, eine stärkere Belastung der bestehenden Mitarbeitenden und eine schwächere Wettbewerbsposition. Langsame Einstellungsprozesse schrecken zudem qualifizierte Personen ab, die häufig mehrere Angebote zur Auswahl haben.
ProcessMind analysiert die Event Logs von SAP SuccessFactors Recruiting und zeigt genau, welche Aktivitäten und Phasen die Zeit bis zur Einstellung verlängern. Die Visualisierung des gesamten Bewerbungswegs von „Bewerbung eingegangen“ bis „Kandidat eingestellt“ macht Engpässe in bestimmten Abteilungen oder bei einzelnen Recruitern sichtbar. So können Sie gezielte Prozessverbesserungen umsetzen. Diese Transparenz hilft, Workflows zu optimieren und die Einstellungsdauer insgesamt zu verkürzen, damit Ihre Organisation neue Mitarbeitende schneller und effizienter einarbeiten kann.

Verzögerungen bei der Erstellung von Stellenausschreibungen und in Workflows zur Angebotsfreigabe erschweren den Einstellungsprozess erheblich. Das führt zu Frustration bei Bewerbenden und Personalverantwortlichen. In SAP SuccessFactors Recruiting entstehen solche Verzögerungen häufig durch komplexe Freigabeketten, unklare Kommunikation oder überlastete Freigabeverantwortliche. Dadurch bleiben wichtige Stellen länger als nötig unbesetzt. Die Folgen für das Unternehmen sind der Verlust von Bewerbenden, längere Besetzungszeiten und ein höherer Verwaltungsaufwand für HR-Teams, die Freigaben nachverfolgen müssen. Das erschwert es dem Unternehmen, zu wachsen und strategische Ziele zu erreichen.
ProcessMind zeigt datengetrieben, an welchen Stellen und aus welchen Gründen sich Freigabe-Workflows verzögern. So wird sichtbar, ob die Verzögerung zwischen „Stellenausschreibung erstellt“ und „Stelle veröffentlicht“ oder zwischen „Angebot unterbreitet“ und „Angebot angenommen“ entsteht. Anhand genauer Timestamps und der zuständigen Personen lassen sich Mitarbeitende, Abteilungen oder Prozessschritte erkennen, die den Ablauf regelmäßig verlangsamen. Diese Erkenntnisse helfen Unternehmen, Freigabewege zu vereinfachen, automatische Erinnerungen einzurichten und Ressourcen gezielt einzusetzen, damit wichtige Entscheidungen in SAP SuccessFactors Recruiting schneller getroffen werden.

Wenn viele Bewerbende ihre Bewerbung zurückziehen, deutet das auf grundlegende Schwächen im Einstellungsprozess hin. Dadurch werden Ressourcen verschwendet und der Pool potenzieller Talente schrumpft. Brechen Bewerbende in SAP SuccessFactors Recruiting häufig nach „Bewerbung geprüft“ oder „Erstes Vorstellungsgespräch geführt“ ab, können Kommunikationsprobleme, eine schlechte Candidate Experience oder lange Wartezeiten zwischen den Prozessschritten die Ursache sein. Das Unternehmen verliert dadurch qualifizierte Bewerbende und muss die Suche neu starten. Teilen Bewerbende ihre negativen Erfahrungen, kann außerdem die Arbeitgebermarke Schaden nehmen.
ProcessMind bildet den gesamten Bewerbungsprozess ab und zeigt, an welchen Kontaktpunkten Bewerbende besonders häufig abspringen oder ihre Bewerbung zurückziehen. Die Analyse der Übergänge zwischen Aktivitäten wie „Bewerbung eingegangen“, „Telefonisches Vorgespräch geführt“, „Erstes Vorstellungsgespräch geführt“ und „Angebot unterbreitet“ macht die Ursachen sichtbar. Dazu zählen etwa lange Verzögerungen, uneinheitliche Kommunikation oder ein umständlicher Bewerbungsprozess. Auf dieser Grundlage können Sie Ihre Strategie für SAP SuccessFactors Recruiting anpassen und die Einbindung und Bindung von Bewerbenden verbessern.

Unterschiedliche Abläufe bei Vorstellungsgesprächen, etwa ausgelassene Phasen oder eine uneinheitliche Reihenfolge, können zu voreingenommenen Einstellungsentscheidungen und einer schlechten Candidate Experience führen. Wenn manche Bewerbende in SAP SuccessFactors Recruiting nach „Erstes Vorstellungsgespräch geführt“ direkt ein „Angebot unterbreitet“ erhalten, während andere mehrere zusätzliche Schritte durchlaufen, fehlt es an einheitlichen Standards. Das kann rechtliche Risiken bergen, die Qualität der Einstellungen mindern und einen fairen Vergleich der Bewerbenden erschweren. Letztlich leidet darunter die Fairness und Wirksamkeit des Einstellungsprozesses.
ProcessMind bildet alle tatsächlichen Prozessvarianten anhand Ihrer SAP-SuccessFactors-Recruiting-Daten ab. So sehen Sie genau, wie die einzelnen Phasen des Vorstellungsgesprächs durchgeführt werden, etwa „Erstes Vorstellungsgespräch geplant“, „Erstes Vorstellungsgespräch geführt“ und „Zweites Vorstellungsgespräch geführt“. Abweichungen vom vorgesehenen Ablauf werden sichtbar, einschließlich ausgelassener, wiederholter oder falsch angeordneter Schritte. Diese Analyse hilft Ihnen, einheitliche Standards für Vorstellungsgespräche festzulegen und durchzusetzen, damit alle Bewerbenden fair und nach denselben Kriterien beurteilt werden.

Unterschiede bei der Effizienz und Arbeitslast von Recruitern können dazu führen, dass einige Teammitglieder überlastet sind, während andere nicht ausgelastet werden. Das beeinträchtigt die Produktivität des gesamten Teams. Haben bestimmte Recruiter in SAP SuccessFactors Recruiting regelmäßig längere Besetzungszeiten oder bearbeiten bei gleicher Erfolgsquote deutlich mehr Bewerbungen, deutet das auf eine unausgewogene Verteilung hin. Die Folgen können eine uneinheitliche Candidate Experience, verfehlte Einstellungsziele und eine sinkende Motivation im Recruiting-Team sein. Dadurch wird es für das Unternehmen schwieriger, seine Einstellungsaktivitäten wirksam auszuweiten.
ProcessMind wertet das Attribut „Recruiter“ aus und analysiert die individuelle Leistung über den gesamten Bewerbungsprozess hinweg, von „Bewerbung eingegangen“ bis „Bewerber eingestellt“. Die Analyse zeigt Muster bei der Arbeitsverteilung, den Bearbeitungszeiten der einzelnen Phasen und den Erfolgsquoten der Recruiter. So werden sowohl erfolgreiche Vorgehensweisen als auch Verbesserungsmöglichkeiten sichtbar. Diese datengetriebenen Erkenntnisse helfen Ihnen, Ressourcen gezielter einzusetzen, Schulungen auf den Bedarf abzustimmen und die Arbeitslast fair zu verteilen. Das steigert die Effizienz Ihres SAP-SuccessFactors-Recruiting-Teams.

Erhebliche Verzögerungen nach der Annahme eines Stellenangebots können das Onboarding gefährden. Im schlimmsten Fall ziehen Bewerbende ihre Zusage zurück. In der kritischen Phase zwischen „Angebot angenommen“ und „Onboarding gestartet“ finden häufig Hintergrundprüfungen und administrative Übergaben statt. Sind diese Abläufe nicht gut abgestimmt, entsteht Frustration. Das Unternehmen riskiert, Bewerbende während der Wartezeit an andere Arbeitgeber zu verlieren. Außerdem verschieben sich Starttermine, und neue Mitarbeitende gewinnen möglicherweise einen schlechten ersten Eindruck. Das kann sich langfristig auf ihre Bindung und Produktivität auswirken.
ProcessMind erfasst die Übergänge nach einer erfolgreichen Angebotsannahme genau und zeigt beispielsweise, wie viel Zeit zwischen „Angebot angenommen“, „Hintergrundprüfung gestartet“ und „Onboarding gestartet“ vergeht. Die Analyse dieser Aktivitäten nach der Angebotsannahme in SAP SuccessFactors Recruiting macht konkrete Engpässe und Probleme bei Übergaben sichtbar. So können Unternehmen die interne Abstimmung verbessern, wichtige Schritte automatisieren und den Übergang von der Bewerbung zur neuen Anstellung reibungslos gestalten. Damit schützen sie ihre Investitionen in die Personalgewinnung.

Abweichungen von gesetzlichen Vorgaben oder internen Richtlinien für Einstellungen setzen Unternehmen rechtlichen Risiken, möglichen Bußgeldern und Reputationsschäden aus. Entspricht die tatsächliche Abfolge der Aktivitäten in SAP SuccessFactors Recruiting nicht den festgelegten Vorgaben, etwa wenn auf „Vorstellungsgespräch geführt“ direkt „Angebot unterbreitet“ folgt, weist das auf eine Compliance-Lücke hin. Werden Vorgaben nicht eingehalten, kann dies zu voreingenommenen Einstellungspraktiken, uneinheitlichen Bewertungen und Vertrauensverlust bei internen wie externen Beteiligten führen. Das gefährdet die rechtliche und ethische Integrität des Unternehmens.
ProcessMind deckt alle Prozessvarianten im Recruiting auf und vergleicht tatsächliche Aktivitätsfolgen, etwa „Feedback eingereicht“ vor „Angebot unterbreitet“, mit dem vorgesehenen, regelkonformen Ablauf. Die Analyse der Event Logs aus SAP SuccessFactors Recruiting zeigt jeden Fall, in dem Vorgaben nicht eingehalten wurden, und macht sichtbar, wo verpflichtende Schritte ausgelassen oder in der falschen Reihenfolge ausgeführt werden. So können Sie die Einhaltung von Richtlinien konsequent durchsetzen, Compliance-Risiken mindern und faire, nachvollziehbare Einstellungspraktiken sicherstellen.

Dauert die erste Prüfung einer Bewerbung zu lange, springen qualifizierte Bewerbende möglicherweise ab und der Bewerbungsprozess gerät ins Stocken. Dadurch verzögern sich auch die folgenden Phasen. Ist die Zeit zwischen „Bewerbung eingegangen“ und „Bewerbung geprüft“ in SAP SuccessFactors Recruiting bei bestimmten Stellen oder Abteilungen regelmäßig lang oder stark unterschiedlich, deutet das auf Ineffizienzen hin. Das Unternehmen verpasst die Chance, gefragte Talente frühzeitig anzusprechen. Zugleich reagiert der Recruiting-Prozess langsamer, und der Aufwand für die Bearbeitung eines wachsenden Rückstands an ungeprüften Bewerbungen steigt.
ProcessMind analysiert die Durchlaufzeit der ersten Bewerbungsprüfung und zeigt, wie effizient dieser wichtige erste Schritt abläuft. Durch die Aufschlüsselung nach Attributen wie „Stellenbezeichnung“, „Abteilung“ oder „Recruiter“ werden die konkreten Ursachen langer Prüfzeiten in SAP SuccessFactors Recruiting sichtbar. Auf dieser Grundlage können Sie gezielte Verbesserungen umsetzen, etwa Workflows neu gestalten oder automatisieren, um Bewerbungen schneller zu prüfen und geeignete Bewerbende zügiger in die nächste Phase zu bringen.

Lange Funkstille oder Wartezeiten zwischen den Phasen des Einstellungsprozesses verschlechtern die Candidate Experience erheblich. Das kann zu negativen Bewertungen und zum Rückzug von Bewerbungen führen. Gibt es in SAP SuccessFactors Recruiting nach „Erstes Vorstellungsgespräch geführt“ oder „Telefonisches Vorgespräch geführt“ längere, nicht erklärte Pausen, fühlen sich Bewerbende möglicherweise nicht wertgeschätzt und verlieren das Interesse. Eine schlechte Candidate Experience kostet nicht nur Talente, sondern kann auch der Arbeitgebermarke schaden. Dadurch wird es schwieriger und teurer, künftig neue Mitarbeitende zu gewinnen.
ProcessMind bildet die tatsächlichen Wartezeiten zwischen allen aufeinanderfolgenden Aktivitäten im Bewerbungsprozess ab und zeigt deutlich, wo es zu erheblichen Verzögerungen kommt. Die Analyse der Zeit zwischen „Bewerbung geprüft“ und „Erstes Vorstellungsgespräch geplant“ oder zwischen „Feedback eingereicht“ und „Angebot unterbreitet“ macht die Phasen sichtbar, die bei Bewerbenden für Frustration sorgen. So können Unternehmen Kommunikationslücken und Verzögerungen im Ablauf gezielt angehen und die Candidate Experience in SAP SuccessFactors Recruiting verbessern.

Erhebliche, nicht gesteuerte Unterschiede im Einstellungsprozess zwischen Abteilungen, Stellenarten oder Personalverantwortlichen können zu uneinheitlichen Ergebnissen und Ineffizienzen führen. Weicht der tatsächliche Ablauf einer „Bewerbung“ in SAP SuccessFactors Recruiting je nach interner Organisationsstruktur stark ab, fehlt es möglicherweise an zentraler Steuerung oder am Austausch bewährter Vorgehensweisen. Solche Unterschiede führen häufig zu einer uneinheitlichen Einstellungsqualität, stark abweichenden Besetzungszeiten und Schwierigkeiten, den Recruiting-Betrieb unternehmensweit einheitlich auszuweiten.
ProcessMind ermittelt anhand Ihrer SAP-SuccessFactors-Recruiting-Daten alle tatsächlich vorkommenden Prozessvarianten. So wird sichtbar, wie unterschiedliche „Abteilungen“ oder „Stellenbezeichnungen“ den Weg von „Bewerbung eingegangen“ bis „Bewerber eingestellt“ durchlaufen. Die häufigsten und seltensten Abläufe zeigen verborgene Ineffizienzen und bewährte Vorgehensweisen, die in bestimmten Organisationseinheiten noch nicht dokumentiert sind. Mit dieser detaillierten Prozessübersicht können Sie Abläufe dort vereinheitlichen, wo es nötig ist, und erfolgreiche Vorgehensweisen im gesamten Bereich Personalgewinnung verbreiten.

Lange Angebotsverhandlungen können dazu führen, dass Bewerbende das Interesse verlieren oder ein konkurrierendes Angebot annehmen. Damit wird der Erfolg der Personalgewinnung gefährdet. Dauert es in SAP SuccessFactors Recruiting regelmäßig lange von „Angebot unterbreitet“ bis „Angebot angenommen“ oder sind mehrere Verhandlungsrunden nötig, deutet das auf Ineffizienzen hin. Längere Vakanzen erhöhen die Kosten, das Risiko, bevorzugte Bewerbende zu verlieren, steigt und die Personalgewinnung kann insgesamt weniger flexibel reagieren.
ProcessMind analysiert Dauer und Komplexität der Angebotsverhandlungen, indem die Zeit zwischen „Angebot unterbreitet“ und „Angebot angenommen“ für jede „Bewerbung“ erfasst wird. Dabei lassen sich Muster bei bestimmten „Stellenbezeichnungen“ oder „Personalverantwortlichen“ erkennen, die mit längeren Verhandlungen oder mehreren Angebotsversionen zusammenhängen. Diese Analyse liefert konkrete Ansatzpunkte, um den Angebotsprozess zu vereinfachen, Verhandlungen zu verbessern und Einstellungen in SAP SuccessFactors Recruiting schneller abzuschließen.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie den Erfolg erkennen

Ziel ist es, wichtige Stellen deutlich schneller zu besetzen und neue Mitarbeitende früher einzuarbeiten. Kürzere Besetzungszeiten steigern die Produktivität des Unternehmens, verringern Umsatzeinbußen durch unbesetzte Stellen und stärken die Wettbewerbsfähigkeit auf dem Arbeitsmarkt. ProcessMind bildet den gesamten Prozess der Personalgewinnung in SAP SuccessFactors ab und zeigt, welche Aktivitäten oder Phasen zu Verzögerungen führen. Die Auswirkungen dieser Engpässe werden messbar. So können Sie gezielt gegensteuern und die Dauer des Einstellungsprozesses um 15 bis 20 % verkürzen.

Kürzere Freigabezeiten für Stellenausschreibungen und Angebote sind wichtig, damit der Einstellungsprozess vorankommt und Bewerbende nicht abspringen. Lange Freigabezyklen können dazu führen, dass Unternehmen gefragte Talente nicht gewinnen, insbesondere bei Stellen, die mit SAP SuccessFactors Recruiting verwaltet werden. ProcessMind deckt verborgene Verzögerungen und Nacharbeitsschleifen in Freigabe-Workflows auf und zeigt genau, an welchen Stellen Engpässe entstehen. Die datengetriebenen Erkenntnisse helfen Ihnen, Freigabewege neu zu gestalten und die Freigabezeiten möglicherweise um bis zu 30 % zu senken. Das steigert die Effizienz.

Eine positive Candidate Experience ist wichtig für die Arbeitgebermarke und die künftige Personalgewinnung. Ziel ist es, Reibungsverluste und Verzögerungen während der Bewerbung und der Vorstellungsgespräche zu verringern, damit sich Bewerbende wertgeschätzt und eingebunden fühlen. Das wirkt sich unmittelbar auf die Annahme von Angeboten und die langfristige Bindung aus. ProcessMind bildet den gesamten Bewerbungsprozess in SAP SuccessFactors Recruiting ab und zeigt, an welchen Kontaktpunkten Bewerbende lange warten oder abspringen. Die Analyse von Prozesszeiten und Varianten macht Verbesserungsmöglichkeiten sichtbar, etwa eine Verkürzung der Wartezeiten in bestimmten Phasen um 20 %.

Einheitliche Workflows für Vorstellungsgespräche und Einstellungen fördern faire Entscheidungen, verringern Voreingenommenheit und verbessern die Qualität der Einstellungen. Ziel ist es, alle Recruiting-Aktivitäten an bewährten Vorgehensweisen auszurichten, von der ersten Prüfung bis zum endgültigen Angebot. Das ist besonders im strukturierten Umfeld von SAP SuccessFactors Recruiting wichtig. ProcessMind ermittelt automatisch alle Prozessvarianten anhand der Event Logs und zeigt Abweichungen vom vorgesehenen, standardisierten Workflow. Sie sehen klar, wo und warum Abläufe voneinander abweichen. So können Teams bewährte Vorgehensweisen bei allen Einstellungen durchsetzen.

Eine faire und effiziente Verteilung der Arbeitslast unter Recruitern ist wichtig, um die Produktivität zu steigern und Überlastung vorzubeugen. Ziel ist es, den Recruiting-Aufwand ausgewogen zu verteilen und die individuelle Leistung innerhalb der SAP-SuccessFactors-Recruiting-Plattform zu verbessern. ProcessMind zeigt die Bearbeitungszeiten, Aufgabenverteilung und Einhaltung der Prozessschritte für einzelne Recruiter. Die Analyse macht besonders erfolgreiche Vorgehensweisen und Verbesserungsmöglichkeiten sichtbar. So lässt sich die Arbeitslast besser verteilen und die Effizienz der Recruiter möglicherweise um 10 % steigern.

Die Zeit zwischen der Annahme eines Angebots und dem ersten Arbeitstag ist entscheidend für einen reibungslosen Übergang und einen guten Start. Ziel ist es, Verzögerungen zu verringern und alle vorbereitenden Aktivitäten effizient abzuschließen, damit neue Mitarbeitende gut starten können. ProcessMind bildet die Übergaben und Prozessschritte vom Bereich Personalgewinnung bis zum Onboarding in SAP SuccessFactors ab. Die Analyse zeigt Kommunikationslücken und Verzögerungen im Ablauf. Auf dieser Grundlage können Sie den Prozess neu gestalten und Verzögerungen nach der Angebotsannahme um 25 % reduzieren.

Wenn Bewerbungen schneller geprüft werden, können Recruiter qualifizierte Bewerbende früher erkennen und ansprechen. So sinkt das Risiko, gefragte Talente an andere Arbeitgeber zu verlieren. Ziel ist es, die erste Bewertung von Bewerbenden in SAP SuccessFactors Recruiting effizienter zu gestalten und weniger Zeit dafür aufzuwenden. ProcessMind analysiert Dauer und Komplexität der Prüfungsphase und zeigt Engpässe auf, etwa zu viele manuelle Prüfschritte oder unklare Kriterien. Die Erkenntnisse helfen Ihnen, Abläufe zu vereinfachen und die Durchlaufzeit der Prüfung durch Prozessoptimierung möglicherweise um 15 bis 20 % zu verkürzen.

Unerklärte Unterschiede im Einstellungsprozess können Ineffizienzen, eine uneinheitliche Candidate Experience und mögliche Compliance-Risiken verursachen. Ziel ist es, unnötige Abweichungen vom vorgesehenen Ablauf in der Personalgewinnung zu erkennen und zu beseitigen. So wird der Prozess besser planbar und steuerbar. ProcessMind bildet automatisch alle tatsächlichen Abläufe von Bewerbungen in SAP SuccessFactors Recruiting ab und vergleicht sie mit dem vorgesehenen Prozessmodell. Die Analyse zeigt, wo und warum Abweichungen besonders häufig auftreten. So können Unternehmen einen einheitlichen, optimierten Einstellungsprozess durchsetzen.

Die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften, etwa zur Chancengleichheit, ist für die Personalgewinnung entscheidend. Ziel ist es, Verstöße im gesamten Bewerbungsprozess in SAP SuccessFactors frühzeitig zu erkennen und zu beheben. ProcessMind erkennt automatisch Abweichungen von festgelegten Compliance-Regeln und Prozessstandards. Für den gesamten Ablauf jeder Bewerbung wird ein auditfähiger Nachweis erstellt. So können Sie Compliance-Verstöße erkennen und beheben, bevor sie kritisch werden.

Die Kosten für Einstellungen zu senken, darunter Ausgaben für Stellenanzeigen, Arbeitszeit der Recruiter und lange Vakanzen, ist ein wichtiges Unternehmensziel. Dazu gilt es, Kostentreiber im gesamten Prozess der Personalgewinnung zu erkennen und zu beseitigen. ProcessMind macht messbar, wie sich Ineffizienzen wie lange Besetzungszeiten oder übermäßige Nacharbeit auf die Gesamtkosten auswirken. Durch optimierte Prozessschritte und kürzere Durchlaufzeiten lassen sich erhebliche Einsparungen erzielen. Die Kosten der Personalgewinnung können so möglicherweise um 10 bis 15 % sinken.

Der Verbesserungsprozess in 6 Schritten für die Personalgewinnung

1

Template herunterladen
2

Daten exportieren
3

Datensatz hochladen
4

Prozess analysieren
5

Verbesserungen umsetzen
6

Prozess überwachen
1

Template herunterladen

Was zu tun ist

Laden Sie das von ProcessMind vorbereitete Excel-Template für Daten zur Personalgewinnung herunter. Es ist auf SAP SuccessFactors Recruiting abgestimmt.

Leitfaden zum Datentemplate anzeigen Template herunterladen
Warum das wichtig ist

Ein standardisiertes Template sorgt dafür, dass Ihre Daten für die Analyse richtig strukturiert sind. So vermeiden Sie Importfehler und erhalten verlässliche Erkenntnisse.

Erwartetes Ergebnis

Sie erhalten ein sofort einsetzbares Template, das Sie beim Erfassen der für die Analyse benötigten Daten unterstützt.

DAS ERWARTET SIE

Machen Sie verborgene Abläufe im Recruiting-Prozess von SAP SuccessFactors sichtbar

ProcessMind visualisiert den gesamten Recruiting-Prozess in SAP SuccessFactors und macht versteckte Ineffizienzen und Verzögerungen sichtbar. Die gewonnenen Erkenntnisse zeigen, wo Sie jeden Schritt vom Bewerbungseingang bis zum Onboarding verbessern und Einstellungen beschleunigen können.
  • Visualisieren Sie die tatsächlichen Recruiting-Abläufe in SAP SF.
  • Ermitteln Sie genau, wo Engpässe und Verzögerungen im Recruiting entstehen.
  • Vergleichen Sie die Leistung Ihrer Recruiter.
  • Verkürzen Sie die Zeit bis zur Einstellung und verbessern Sie die Customer Experience.
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Exzellentes Recruiting erreichen

Diese Ergebnisse zeigen die messbaren Verbesserungen, die Unternehmen erzielen, wenn sie ihre Recruiting- und Talent-Acquisition-Prozesse anhand datengetriebener Erkenntnisse optimieren. Unsere Lösungen machen Engpässe und Ineffizienzen im Bewerbungs- und Einstellungsprozess sichtbar. So lassen sich Geschwindigkeit, Kosteneffizienz und Customer Experience für Bewerber deutlich verbessern.

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Kürzere Besetzungszeiten

Durchschnittliche Verkürzung der Einstellungsdauer

Identifizieren und beseitigen Sie Engpässe, um die Besetzungszeit offener Stellen deutlich zu verkürzen, insbesondere bei kritischen Positionen. So sind Ihre Teams schneller vollständig besetzt und Produktivitätslücken werden verringert.
0 % fewer drop-offs
Weniger Bewerbungsabbrüche

Weniger Abbrüche in entscheidenden Prozessphasen

Ermitteln Sie, in welchen Phasen Kandidaten aufgrund von Verzögerungen oder unzureichender Kommunikation abspringen. Wenn Sie diese Punkte verbessern, wird der Bewerbungsprozess angenehmer und mehr qualifizierte Bewerber bleiben dabei.
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Höhere Prozesskonformität

Einhaltung standardisierter Recruiting-Workflows

Stellen Sie sicher, dass alle Schritte im Recruiting den festgelegten Standards entsprechen. So vermeiden Sie Abweichungen, die zu Compliance-Verstößen oder uneinheitlichen Bewertungen führen können. Das sorgt für gleichbleibende Qualität und senkt das Risiko.
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Kürzere Sichtungszeiten

Schnellere Prüfung von Bewerbungen

Ermitteln Sie ineffiziente Schritte und eine ungleiche Arbeitsverteilung, um Verzögerungen bei der Sichtung von Bewerbungen zu vermeiden. Recruiter können sich auf Aufgaben mit hoher Priorität konzentrieren und so die betriebliche Effizienz insgesamt verbessern.
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Schnellere Angebotsfreigaben

Kürzere Durchlaufzeit bei der Erstellung von Angeboten

Ermitteln Sie Engpässe bei Freigaben und optimieren Sie die Workflows, um die entscheidenden Phasen der Angebotserstellung und -freigabe zu beschleunigen. So können Sie gefragte Talente schneller gewinnen, bevor sie ein anderes Angebot annehmen.

Die Ergebnisse hängen von der Prozesskomplexität und der Datenqualität ab. Die Zahlen zeigen typische Verbesserungen, die bei Implementierungen beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und ergänzen Sie die Daten bei Bedarf.
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Die eindeutige Kennung für die Bewerbung eines Kandidaten auf eine bestimmte Stellenanforderung.

Warum das wichtig ist

Die eindeutige Kennung bildet den gesamten Weg jedes Kandidaten ab und ermöglicht eine durchgängige Prozessanalyse von der Bewerbung bis zur abschließenden Entscheidung.

Die eindeutige Kennung der zu besetzenden Stelle oder Position.

Warum das wichtig ist

Die ID gruppiert alle Bewerbungen für eine offene Stelle und ermöglicht die Analyse des gesamten Bewerbertrichters für eine bestimmte Position.

Die eindeutige Kennung der Person, die sich auf die Stelle bewirbt.

Warum das wichtig ist

Damit lässt sich ein Kandidat über mehrere Bewerbungen hinweg verfolgen und seine Interaktionen mit dem Unternehmen umfassend betrachten.

Die Bezeichnung der Position, auf die sich der Kandidat beworben hat.

Warum das wichtig ist

Damit lassen sich Einstellungsprozesse für verschiedene Rollen vergleichen und rollenspezifische Engpässe sowie Abweichungen erkennen.

Die Abteilung oder Geschäftseinheit, der die Stelle zugeordnet ist.

Warum das wichtig ist

Damit lässt sich die Leistung verschiedener Geschäftseinheiten vergleichen und feststellen, welche Prozessprobleme speziell in einzelnen Abteilungen auftreten.

Der Name oder die ID des Recruiters, der der Bewerbung oder Stellenausschreibung zugeordnet ist.

Warum das wichtig ist

Damit können Sie die Leistung einzelner Recruiter messen, die Verteilung der Arbeitslast analysieren und bewährte Vorgehensweisen oder Schulungsbedarf erkennen.

Der Name oder die ID der Führungskraft, für deren Stelle eine Besetzung gesucht wird.

Warum das wichtig ist

Das Attribut kennzeichnet eine wichtige beteiligte Person, deren Handlungen Engpässe verursachen können. So lassen sich Verzögerungen bei Freigaben oder Rückmeldungen analysieren.

Der aktuelle oder endgültige Status der Bewerbung, zum Beispiel „Eingestellt“, „Abgelehnt“ oder „Zurückgezogen“.

Warum das wichtig ist

Das Attribut zeigt das Prozessergebnis an und ist damit wichtig, um Abbruchquoten zu berechnen und den Prozesserfolg zu analysieren.

Der Kanal, über den der Kandidat seine Bewerbung eingereicht hat.

Warum das wichtig ist

Damit lässt sich die Wirksamkeit verschiedener Recruiting-Kanäle messen und die Strategie zur Kandidatengewinnung samt Budget gezielt optimieren.

Aktivitäten

Prozessschritte, die Sie verfolgen und optimieren sollten

Diese Aktivität markiert den offiziellen Beginn des Einstellungsprozesses: In SAP SuccessFactors wird eine neue Stellenanforderung erstellt. Das Ereignis wird in der Regel direkt erfasst, wenn eine Führungskraft oder ein Recruiter das Formular für die neue Stellenanforderung fertigstellt und speichert.

Warum das wichtig ist

Dies ist der entscheidende Ausgangspunkt für die Messung der gesamten Kennzahl „Time to Hire“. Die Zeit ab diesem Ereignis zeigt Verzögerungen bei der Freigabe und Veröffentlichung einer Stelle.

Dieses Ereignis markiert den Beginn eines konkreten Bewerbungsfalls: Ein Kandidat bewirbt sich auf eine veröffentlichte Stelle. Es wird direkt erfasst, sobald die Bewerbung des Kandidaten erfolgreich im System angelegt wurde, einschließlich Timestamp.

Warum das wichtig ist

Als erster Schritt auf dem Weg des Kandidaten ist diese Aktivität entscheidend für die Analyse des Recruiting-Trichters und der Customer Experience. Sie markiert den Beginn der Kennzahl „Durchlaufzeit der Bewerbungssichtung“.

Diese Aktivität zeigt an, dass ein Recruiter oder eine Führungskraft die Bewerbung des Kandidaten erstmals geprüft hat. Sie lässt sich in der Regel aus einer Statusänderung der Bewerbung ableiten, zum Beispiel von „Neue Bewerbung“ zu „Sichtung abgeschlossen“ oder „In der engeren Auswahl“.

Warum das wichtig ist

Diese Kennzahl misst die Effizienz der ersten Prüfung. Verzögerungen in dieser Phase können die Customer Experience beeinträchtigen und dazu führen, dass qualifizierte Bewerber abspringen.

Dieses Ereignis markiert den Abschluss eines formellen Gesprächs mit dem Einstellungsteam. Es wird abgeleitet, wenn ein Benutzer, in der Regel ein Recruiter oder eine Führungskraft, den Bewerbungsstatus nach dem Gespräch aktualisiert.

Warum das wichtig ist

Ein wichtiger Meilenstein im Auswahlprozess. Die Analyse der Zeit zwischen den Gesprächsrunden und vom Gespräch bis zum Angebot macht Engpässe bei Entscheidungen sichtbar.

Dieses Ereignis markiert den Zeitpunkt, zu dem dem Kandidaten ein formelles Stellenangebot mitgeteilt wird. In der Regel lässt es sich ableiten, wenn der Bewerbungsstatus im System auf „Angebot unterbreitet“ oder einen ähnlichen Wert gesetzt wird.

Warum das wichtig ist

Dieser wichtige Meilenstein markiert den Beginn der Verhandlung und Annahme des Angebots. Die Zeit von diesem Ereignis bis zur Angebotsannahme ist entscheidend für die Analyse der Verhandlungsdauer.

Dieses Ereignis tritt ein, wenn ein Kandidat das Stellenangebot offiziell annimmt. Es markiert einen wichtigen Erfolg und wird in der Regel erfasst, wenn ein Recruiter den Bewerbungsstatus anhand der Rückmeldung des Kandidaten aktualisiert.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität zeigt den erfolgreichen Abschluss des Auswahlprozesses an und ist eine wichtige Grundlage für die Messung der Angebotsannahmequote. Zugleich markiert sie den Beginn der Phase nach dem Angebot.

Dies ist der erfolgreiche Abschluss des Recruiting-Prozesses für eine Bewerbung. Das Ereignis lässt sich in der Regel aus einer abschließenden Statusänderung im Recruiting-Modul ableiten. Diese erfolgt häufig, nachdem das Onboarding abgeschlossen und ein Eintrittstermin bestätigt wurde.

Warum das wichtig ist

Dies ist der wichtigste Erfolgsendpunkt des Prozesses. Er ist entscheidend für die Berechnung der gesamten Einstellungsdauer und der Erfolgsquote des Recruiting-Trichters.

Dieses Ereignis markiert den erfolglosen Abschluss des Prozesses: Das Unternehmen entscheidet, die Bewerbung nicht weiterzuverfolgen. Es lässt sich aus einem abschließenden Status wie „Abgelehnt“ oder „Nicht ausgewählt“ ableiten.

Warum das wichtig ist

Die Erfassung von Ablehnungen in den einzelnen Phasen ist entscheidend für die Analyse von Abbrüchen im Bewerberpool. So erkennen Sie, in welchen Phasen die meisten Kandidaten ausscheiden.

Häufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen

Process Mining zeigt die tatsächlichen Abläufe in SAP SuccessFactors Recruiting, nicht nur die theoretisch vorgesehenen. Es deckt Engpässe auf, etwa lange Besetzungszeiten, Verzögerungen bei der Freigabe von Stellenausschreibungen und hohe Abbruchquoten. Die datengetriebenen Erkenntnisse helfen Ihnen, gezielte Verbesserungen umzusetzen. So lassen sich die Ursachen von Ineffizienzen und Verstößen im gesamten Prozess der Personalgewinnung besser verstehen.

Für Process Mining benötigen Sie Event Logs aus SAP SuccessFactors Recruiting. Zu den wichtigen Daten gehören IDs von Bewerbungen als Case-IDs, Aktivitätsnamen wie „Bewerbung eingereicht“, „Vorstellungsgespräch geplant“, „Angebot unterbreitet“ und „Bewerber eingestellt“ sowie die Timestamps der einzelnen Aktivitäten. Auch Benutzer-IDs oder Rollen der Personen, die die Aktivitäten ausführen, sind hilfreich, um die Ressourcenzuteilung und Arbeitslast zu verstehen.

Daten aus SAP SuccessFactors Recruiting werden üblicherweise mit Standard-Berichtswerkzeugen, APIs oder Data-Warehouse-Lösungen exportiert. Exportieren Sie relevante Tabellen und Felder, etwa zu Stellenausschreibungen, Bewerbungen, Angeboten und Einstellungsereignissen. Achten Sie darauf, dass die Daten für jedes Ereignis eine Case-ID, eine Aktivität und einen Timestamp enthalten. Anschließend müssen die Daten in einem Event-Log-Format strukturiert werden.

Die Ersteinrichtung und Analyse eines Process-Mining-Projekts für den Recruiting-Prozess dauert üblicherweise einige Wochen bis wenige Monate. Ausschlaggebend sind die Verfügbarkeit und Komplexität der Daten. Am längsten dauern häufig der Datenexport und die Aufbereitung, die für hochwertige Event Logs erforderlich sind. Sobald die Daten bereitstehen, lassen sich erste Erkenntnisse und Prozessmodelle vergleichsweise schnell erstellen.

Mit Process Mining können Sie die Besetzungszeiten deutlich verkürzen, Freigabezyklen beschleunigen und die Candidate Experience verbessern. Außerdem lassen sich Workflows für Einstellungen stärker vereinheitlichen, Arbeitslasten im Recruiting-Team besser verteilen und interne Richtlinien konsequenter einhalten. Diese Verbesserungen senken die Kosten der Personalgewinnung und tragen zu besseren Ergebnissen bei der Talentgewinnung bei.

Nein. Process Mining geht über Standardberichte hinaus und rekonstruiert anhand von Ereignisdaten den tatsächlichen Ablauf Ihres Recruiting-Prozesses. Berichte zeigen, „was passiert ist“. Process Mining macht sichtbar, „wie und warum es passiert ist“, und deckt Abweichungen, Engpässe und Ursachen von Ineffizienzen auf, die in herkömmlichen Berichten möglicherweise nicht auffallen. So erhalten Sie einen dynamischen Überblick über den gesamten Ablauf.

Für die Analyse kommt spezielle Process-Mining-Software zum Einsatz, viele Plattformen bieten jedoch eine benutzerfreundliche Oberfläche. Bei der Einrichtung von Datenkonnektoren oder komplexen Abfragen benötigen Sie möglicherweise zunächst Unterstützung, insbesondere bei einer besonderen Datenlandschaft. Nach einer Einführung können Geschäftsanwender die grundlegende Analyse häufig selbst durchführen, wenn sie mit den Grundlagen der Prozessanalyse vertraut sind.

Ja. Process Mining eignet sich sehr gut für Konformitätsprüfungen. Die tatsächlichen Abläufe im Recruiting lassen sich automatisch mit vorgegebenen Sollprozessen oder regelkonformen Prozessmodellen vergleichen. Abweichungen und ausgelassene Schritte werden dabei sichtbar. So können Sie Verstöße schnell erkennen und beheben, um einheitliche und regelkonforme Einstellungspraktiken sicherzustellen.

Die wichtigste technische Voraussetzung ist der Zugriff auf Ihre SAP-SuccessFactors-Recruiting-Datenbank oder die Berichtsfunktionen, über die sich Event Logs exportieren lassen. Dazu benötigen Sie die erforderlichen Berechtigungen und gegebenenfalls API-Zugriff. Außerdem ist ein System erforderlich, auf dem die Process-Mining-Software ausgeführt werden kann, entweder in der Cloud oder lokal. Bestimmte SuccessFactors-Erweiterungen sind üblicherweise nicht erforderlich.

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