Ihr Daten-Template für das Vertragsmanagement

Der Aktivitätsname bezeichnet einen Schritt im Vertragsmanagementprozess. Die Aktivitäten stehen für einzelne Aufgaben wie „Vertrag entworfen“, „Prüfung durch die Rechtsabteilung abgeschlossen“ oder „Vertrag unterzeichnet“. Ihre chronologische Abfolge für eine bestimmte Vertrags-ID bildet den Prozessfluss.

Dieses Attribut ist entscheidend für die Erstellung der Prozesslandkarte, der zentralen Visualisierung im Process Mining. Anhand der Abfolge und Häufigkeit verschiedener Aktivitäten können Analysten den tatsächlichen Prozessfluss nachvollziehen, Abweichungen von der Standardvorgehensweise erkennen und Nacharbeit oder Ineffizienzen wie wiederholte Überarbeitungsrunden aufdecken.

Das Attribut legt die Prozessschritte fest und ermöglicht es, den Vertragslebenszyklus zu visualisieren sowie Prozessabweichungen und Engpässe zu erkennen.

Üblicherweise in Event Logs, Audit-Trails oder Tabellen mit dem Statusverlauf des Hauptvertragsdatensatzes zu finden.

Die Startzeit des Ereignisses markiert den Beginn einer Aktivität im Vertragslebenszyklus. Dieser Timestamp ist wichtig, um Ereignisse chronologisch zu ordnen und die Dauer einzelner Aktivitäten sowie die gesamte Vertragsdurchlaufzeit zu berechnen. Er liefert den zeitlichen Kontext, der nötig ist, um den Prozessfluss im Zeitverlauf zu verstehen.

In der Analyse dient dieser Timestamp dazu, die Prozesslandkarte zu erstellen und wichtige Kennzahlen wie „Durchschnittliche Vertragsdurchlaufzeit“ und „Durchschnittliche Freigabedauer“ zu berechnen. Er ermöglicht die Engpassanalyse, indem er zeigt, welche Schritte am meisten Zeit beanspruchen. Der Vergleich der Startzeiten verschiedener Aktivitäten erlaubt eine detaillierte Untersuchung der Übergangszeiten und macht Verzögerungen zwischen Prozessschritten sichtbar.

Dieser Timestamp ist entscheidend, um Ereignisse zu ordnen, Prozessdurchlaufzeiten zu berechnen und zeitbedingte Engpässe zu erkennen.

Zu finden in System-Audit-Logs, Transaktionsdatensätzen oder Ereignisverlaufstabellen, in denen Timestamps für Prozessschritte erfasst werden.

Die Vertrags-ID ist ein eindeutiger Schlüssel für den gesamten Lebenszyklus eines einzelnen Vertrags. Sie bildet die zentrale Verbindung zwischen allen Ereignissen, von der ersten Anfrage bis zum endgültigen Ablauf oder zur Beendigung. Alle Aktivitäten wie Entwurf, Prüfungen, Freigaben und Unterzeichnung sind dieser ID zugeordnet.

In der Process-Mining-Analyse ist die Vertrags-ID entscheidend, um den gesamten Ablauf jedes Vertrags zu rekonstruieren. Mit ihr kann das Tool zusammengehörige Ereignisse zu einem Case gruppieren und so den vollständigen Prozessfluss visualisieren und analysieren. Ohne eine konsistente Vertrags-ID lassen sich Durchlaufzeiten nicht zuverlässig messen, Engpässe nicht erkennen und Prozessvarianten nicht analysieren.

Diese Kennung ist unverzichtbar, um einen Vertrag über seinen gesamten Lebenszyklus hinweg nachzuverfolgen. Sie ermöglicht eine präzise Prozesserkennung und Leistungsmessung.

Sie ist üblicherweise im Kopfbereich oder im Hauptdatensatz eines Vertragsobjekts in einem Contract-Lifecycle-Management-System (CLM) zu finden.

Der Timestamp der letzten Datenaktualisierung gibt an, wie aktuell die analysierten Daten sind. Er zeigt, wann der Prozess zur Extraktion, Transformation und zum Laden der Daten (ETL) zuletzt ausgeführt wurde, und liefert damit Kontext zur Aktualität der Analyse. Er unterscheidet sich vom Ereignis-Timestamp, der den Zeitpunkt der Geschäftsaktivität festhält.

Für die Analyse ist dieses Attribut wichtig für die Data Governance und dafür, Stakeholder über die Aktualität der Erkenntnisse zu informieren. Es hilft Benutzern zu erkennen, ob sie Echtzeitinformationen oder einen Datenstand vom Vortag beziehungsweise aus der Vorwoche betrachten. Dieser Kontext ist entscheidend, um auf Grundlage der Process-Mining-Dashboards zeitnah fundierte Entscheidungen zu treffen.

Liefert wichtigen Kontext zur Aktualität der Daten, damit Stakeholder einschätzen können, wie aktuell die Erkenntnisse zum Prozess sind.

Dieser Timestamp wird üblicherweise vom Datenintegrations- oder ETL-Tool während des Ladevorgangs erzeugt und gespeichert.

Das Attribut „Quellsystem“ gibt an, woher die Ereignisdaten stammen. In vielen Organisationen erstreckt sich der Vertragslebenszyklus über mehrere Systeme, etwa eine CLM-Plattform, ein CRM für die Einleitung und ein ERP-System für Finanzdaten. Das Quellsystem für jedes Ereignis anzugeben, ist wichtig für die Datenvalidierung und um die Systemlandschaft des Prozesses zu verstehen.

In der Process-Mining-Analyse hilft dieses Attribut, die Fragmentierung des Prozesses über verschiedene Systeme hinweg zu erkennen. Es kann zeigen, ob Verzögerungen oder Probleme bei der Datenübergabe zwischen bestimmten Anwendungen entstehen. Außerdem ist es wichtig für die Data Governance und dafür, Probleme mit der Datenqualität bis zu ihrem Ursprung zurückzuverfolgen.

Gibt die Herkunft der Daten an. Das ist wichtig für die Datenvalidierung, das Verständnis der Prozessfragmentierung und die Behebung von Problemen mit der Datenqualität.

Diese Information wird häufig bei der Datenextraktion ergänzt oder ist als Standardfeld in Systemprotokollen verfügbar.

Das Attribut „Abteilung“ bezeichnet das interne Team oder die Geschäftseinheit, die für den Vertrag verantwortlich ist oder mit ihm in Verbindung steht. Häufig ist es die Abteilung des Vertragsverantwortlichen oder das Team, das die Vertragsanfrage eingeleitet hat.

Dieses Attribut ist eine wichtige Dimension für interne Vergleiche und die Analyse der Arbeitsauslastung. Es hilft zu verstehen, wie sich das Vertragsmanagement in verschiedenen Bereichen der Organisation unterscheidet. Das Dashboard „Arbeitsauslastung und Produktivität des Teams“ lässt sich nach Abteilung filtern, um die Leistung zu vergleichen, den Ressourcenbedarf zu ermitteln und Abteilungen zu erkennen, die zusätzliche Schulungen oder Unterstützung bei Prozessen benötigen. So lassen sich Fragen beantworten wie: „Welche Abteilung hat die längsten Freigabezyklen?“ oder „Wie unterscheidet sich der Prozess im Vertrieb von dem in der Beschaffung?“.

Ermöglicht den Vergleich der Prozessleistung verschiedener Geschäftseinheiten, hilft interne Engpässe zu erkennen und bewährte Vorgehensweisen weiterzugeben.

Üblicherweise dem Benutzerprofil des Vertragsverantwortlichen zugeordnet oder als Feld direkt im Vertragsdatensatz angegeben.

Der Benutzername gibt an, wer für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe im Vertragslebenszyklus verantwortlich ist. Das kann der Vertragsverantwortliche, ein Prüfer aus der Rechtsabteilung, ein Freigebender oder ein Unterzeichner sein. Dieses Attribut verknüpft Prozessaktivitäten mit den Personen, die sie ausführen.

Im Process Mining ermöglicht das Attribut Einblicke in die Leistung von Teams und Einzelpersonen. Dashboards wie „Arbeitsauslastung und Produktivität des Teams“ verwenden es, um die Arbeitsverteilung zu analysieren, überlastete Mitarbeitende oder Teams zu erkennen und die Leistung zu bewerten. Außerdem lässt sich damit nachvollziehen, wie unterschiedliche Verhaltensweisen zu Prozessvarianten oder Verzögerungen führen können. So können gezielte Schulungen oder eine passende Ressourcenverteilung geplant werden.

Verknüpft Prozessaktivitäten mit einzelnen Personen und ermöglicht so die Analyse der Arbeitsverteilung, der Teamleistung und der Ressourcenzuweisung.

Üblicherweise in Transaktionsdatensätzen, Audit-Logs oder Aufgabenfeldern zur Zuweisung im Quellsystem verfügbar.

Die Endzeit des Ereignisses markiert den Abschluss einer Aktivität. Zusammen mit der Startzeit des Ereignisses ermöglicht sie eine präzise Berechnung der Verarbeitungszeit jedes einzelnen Schritts im Vertragslebenszyklus. Diese Genauigkeit ist für eine detaillierte Leistungsanalyse wichtig.

Das Attribut dient zur Berechnung der Aktivitätsdauer, die für die Engpassanalyse grundlegend ist. Dashboards wie „Engpassanalyse bei Freigaben und Prüfungen“ verwenden diese Daten, um Schritte mit Verzögerungen bei Verträgen hervorzuheben. Wenn Organisationen die Dauer jeder Aktivität kennen, können sie Verbesserungen auf die zeitaufwendigsten Prozessabschnitte konzentrieren, etwa Prüfungen durch die Rechtsabteilung oder Verhandlungen.

Ermöglicht die Berechnung der Dauer einzelner Aktivitäten und hilft so, Prozessengpässe genau zu lokalisieren.

Zu finden in System-Audit-Logs oder Ereignisverlaufstabellen. Falls die Endzeit nicht ausdrücklich erfasst wird, muss sie möglicherweise aus der Startzeit des nachfolgenden Ereignisses abgeleitet werden.

Der Name der Gegenpartei bezeichnet die externe Organisation, mit der die eigene Organisation eine Vereinbarung schließt. Dabei kann es sich um einen Kunden, Lieferanten oder Partner handeln. Das Attribut liefert wichtigen Kontext zur Geschäftsbeziehung, die durch den Vertrag geregelt wird.

Als Analysedimension ist die Gegenpartei besonders wertvoll. Unternehmen können damit die Prozessleistung nach Anbieter oder Kunde auswerten. Eine Analyse könnte beispielsweise zeigen, dass Verhandlungen mit bestimmten Gegenparteien regelmäßig länger als der Durchschnitt dauern. Diese Erkenntnis kann in künftige Verhandlungsstrategien einfließen, die Beziehungspflege unterstützen und die Erstellung passender Vertragsvorlagen für strategische Partner ermöglichen, um den Prozess zu beschleunigen.

Gibt die externe Partei an und ermöglicht die Analyse von Durchlaufzeiten und Verhandlungsmustern nach Kunde oder Anbieter.

Ein Standardfeld im Vertragsdatensatz, das häufig mit einem Stammdatensatz für Kunden oder Lieferanten verknüpft ist.

Der Vertragsstatus zeigt, an welcher Stelle des Lebenszyklus sich ein Vertrag zu einem bestimmten Zeitpunkt befindet. Dieses Attribut wird häufig aktualisiert, wenn der Vertrag wichtige Meilensteine erreicht. Es bietet einen Überblick über den Fortschritt des Vertrags.

Das Attribut eignet sich besonders, um Cases für die Analyse bestimmter Abschnitte des Vertragsbestands zu filtern. Analysten können sich beispielsweise auf „Aktive“ Verträge für die Verwaltung von Verpflichtungen oder auf „Stockende“ Verträge konzentrieren, um Verzögerungsursachen zu verstehen. Das Attribut ist ein wichtiger Bestandteil des Dashboards „Leistung im Vertragslebenszyklus“. Es zeigt die Anzahl der Verträge in jeder Phase und hilft, die KPI „Anteil stockender Verträge“ zu messen.

Bietet einen Überblick über die aktuelle Phase eines Vertrags und ermöglicht es, den Vertragsbestand nach Lebenszyklusphase zu filtern und zu analysieren.

Ein zentrales Statusfeld im Hauptvertragsdatensatz eines CLM-Systems.

Der Vertragstyp ist ein kategoriales Attribut, das Verträge nach ihrer rechtlichen Art und ihrem Zweck klassifiziert. Zu den gängigen Typen gehören NDAs, MSAs, SOWs sowie Vertriebs- und Beschaffungsverträge. Diese Klassifizierung liefert wichtigen geschäftlichen Kontext zum Vertragslebenszyklus.

Das Attribut eignet sich besonders für vergleichende Analysen. Analysten können damit die Prozesslandkarte und KPIs filtern und prüfen, ob bestimmte Vertragstypen andere Prozessabläufe, längere Durchlaufzeiten oder mehr Nacharbeit aufweisen. Eine Analyse könnte beispielsweise zeigen, dass die Prüfung von MSAs durch die Rechtsabteilung deutlich länger dauert als bei NDAs. Das kann Anlass sein, den Prozess für komplexere Vereinbarungen neu zu gestalten.

Ermöglicht die Segmentierung und den Vergleich von Prozessen und zeigt, wie sich verschiedene Vertragstypen auf Durchlaufzeit, Komplexität und Risiko auswirken.

In jedem CLM-System ein Standardfeld im Hauptdatensatz des Vertrags.

Der Vertragswert beziffert die finanzielle Bedeutung eines Vertrags. Dieser Betrag liefert wichtigen geschäftlichen Kontext, um Verträge zu priorisieren und ihre Auswirkungen auf die Organisation zu verstehen. Er wird üblicherweise in einer bestimmten Währung angegeben.

Im Process Mining dient dieses Attribut dazu, die geschäftlichen Auswirkungen der Prozessleistung zu analysieren. Das Dashboard „Geschäftliche Auswirkungen und Durchsatz“ zeigt anhand dieser Daten den Wert der Verträge, die gerade bearbeitet, zurückgestellt oder abgeschlossen werden. So lassen sich Verträge mit hohem Wert priorisieren und Fragen beantworten wie: „Bleiben unsere wertvollsten Verträge bei den Freigaben liegen?“ oder „Welchen Wert haben Verträge, deren Verlängerungstermin verpasst wurde?“.

Beziffert die finanziellen Auswirkungen von Verträgen und ermöglicht es, Prioritäten zu setzen und zu analysieren, wie sich ineffiziente Prozesse auf Vereinbarungen mit hohem Wert auswirken.

Zu finden im Abschnitt mit den Finanzdaten des Hauptvertragsdatensatzes in einem CLM- oder ERP-System.

Das Ablaufdatum ist ein wichtiges Datumsfeld, das das Ende der Vertragslaufzeit markiert. Es bestimmt den Lebenszyklus aktiver Verträge und ist der wichtigste Auslöser für Verlängerungs- oder Beendigungsaktivitäten. Eine sorgfältige Verwaltung der Ablaufdaten ist entscheidend, um unbeabsichtigte Unterbrechungen von Leistungen oder Umsätzen zu vermeiden.

Im Process Mining ist dieses Attribut für das Dashboard „Verpflichtungs- und Verlängerungsmanagement“ unverzichtbar. Es dient zur Berechnung der KPI „Pünktliche Verlängerungsquote“, indem das Datum der Verlängerungsaktivitäten mit dem Ablaufdatum verglichen wird. Die Analyse von Verträgen, deren Ablaufdatum näher rückt, hilft Organisationen, anstehende Verlängerungen vorausschauend zu steuern und Umsatzeinbußen oder Betriebsunterbrechungen zu vermeiden.

Dieses Datum ist entscheidend für das Verlängerungsmanagement und die Risikobegrenzung. Es hilft, Vertragsmeilensteine nachzuverfolgen und rechtzeitig zu handeln.

Ein wichtiges Datumsfeld im Hauptvertragsdatensatz eines CLM-Systems.

Die Anzahl der Überarbeitungen zeigt, wie viel Nacharbeit an einem Vertrag vor der Unterzeichnung anfällt. Bei jeder Bearbeitung des Dokuments und Erstellung einer neuen Version sollte der Zähler erhöht werden. Er dient als Näherungswert für die Komplexität und den Konfliktgehalt der Verhandlungen.

Dieses Attribut misst direkt die Effizienz und dient zur Berechnung der KPI „Vertragliche Nacharbeitsquote“. Das Dashboard „Effizienz von Verhandlungen und Nacharbeit“ verwendet diese Daten, um Verträge, Gegenparteien oder Vertragstypen mit übermäßig vielen Überarbeitungen zu erkennen. Eine hohe Anzahl von Überarbeitungen geht häufig mit längeren Durchlaufzeiten einher und kann auf unklare Anforderungen, eine aggressive Verhandlungsführung oder den Bedarf an besseren Standardvorlagen hindeuten.

Misst den Umfang der Nacharbeit und die Komplexität der Verhandlungen und hilft, Ursachen für Ineffizienz und lange Durchlaufzeiten zu erkennen.

Kann aus einem Versionsnummernfeld des Vertragsdokuments stammen oder durch Zählen der Aktivitäten „Vertrag überarbeitet“ für jeden Case ermittelt werden.