Ihr Template für Vertragsmanagement-Daten

Der Aktivitätsname beschreibt einen Schritt im Vertragsmanagement-Prozess. Diese Aktivitäten repräsentieren die einzelnen durchgeführten Aufgaben, wie z.B. 'Vertrag entworfen', 'Rechtsprüfung abgeschlossen' oder 'Vertrag ausgeführt'. Eine chronologische Abfolge dieser Aktivitäten für eine bestimmte Vertrags-ID bildet den Prozessfluss.

Dieses Attribut ist entscheidend für den Aufbau der Prozesslandkarte, die die Kernvisualisierung im Process Mining darstellt. Durch die Analyse der Reihenfolge und Häufigkeit verschiedener Aktivitäten können Analysten den tatsächlichen Prozessfluss verstehen, Abweichungen vom Standardverfahren identifizieren und Bereiche der Nacharbeit oder Ineffizienz, wie wiederholte Revisionszyklen, lokalisieren.

Es definiert die Prozessschritte und ermöglicht die Visualisierung des Vertragslebenszyklus sowie die Identifizierung von Prozessabweichungen und Engpässen.

Üblicherweise in Event Logs, Audit Trails oder Statushistorientabellen zu finden, die mit dem Hauptvertragsdatensatz verknüpft sind.

Die Ereignis-Startzeit markiert den Beginn einer Aktivität im Vertragslebenszyklus. Dieser Zeitstempel ist entscheidend für die chronologische Anordnung von Ereignissen und für die Berechnung der Dauer von Aktivitäten sowie der gesamten Prozesszykluszeit. Er liefert den zeitlichen Kontext, der zum Verständnis des Prozessflusses über die Zeit hinweg erforderlich ist.

In der Analyse wird dieser Zeitstempel verwendet, um die Prozesslandkarte zu erstellen und wichtige Leistungsindikatoren wie 'Durchschnittliche Vertragszykluszeit' und 'Durchschnittliche Genehmigungsdauer' zu berechnen. Er ermöglicht die Engpassanalyse, indem er aufzeigt, welche Schritte die meiste Zeit in Anspruch nehmen. Der Vergleich von Startzeiten zwischen Aktivitäten ermöglicht eine detaillierte Untersuchung der Übergangszeiten und hebt Verzögerungen zwischen den Prozessschritten hervor.

Dieser Timestamp ist grundlegend für die Reihenfolge der Events, die Berechnung von Prozessdurchlaufzeiten und die Identifizierung zeitbasierter Engpässe.

Verfügbar in System-Audit-Logs, Transaktionsdatensätzen oder Ereignisverlaufstabellen, die Zeitstempel für Prozessschritte erfassen.

Die Vertrags-ID ist ein eindeutiger Schlüssel, der einem einzelnen Vertragslebenszyklus zugewiesen wird. Sie fungiert als zentraler Faden, der jedes Ereignis, von der ersten Anfrage bis zum endgültigen Ablauf oder zur Kündigung, miteinander verbindet. Alle Aktivitäten, wie Entwurf, Überprüfungen, Genehmigungen und Ausführung, sind mit dieser spezifischen ID verknüpft.

In der Process Mining-Analyse ist die Vertrags-ID grundlegend für die Rekonstruktion des End-to-End-Verlaufs jedes Vertrags. Sie ermöglicht es dem Tool, zusammengehörige Ereignisse zu einem einzigen Case zusammenzufassen, was die Visualisierung und Analyse des gesamten Prozessflusses ermöglicht. Ohne eine konsistente Vertrags-ID wäre es unmöglich, Zykluszeiten genau zu messen, Engpässe zu identifizieren oder Prozessvarianten zu analysieren.

Dieser Identifikator ist essenziell, um einen Vertrag über seinen gesamten Lebenszyklus zu verfolgen und so eine präzise Prozesserkennung und Leistungsmessung zu ermöglichen.

Typischerweise im Header oder primären Datensatz eines Vertragsobjekts in einem Contract Lifecycle Management (CLM) System zu finden.

Der Timestamp der letzten Datenaktualisierung gibt Aufschluss über die Aktualität der analysierten Daten. Er zeigt an, wann der Prozess zur Datenextraktion, -transformation und -ladung (ETL) zuletzt lief, und liefert so den Kontext zur Aktualität der Analyse. Dies unterscheidet sich vom Event Timestamp, der den Zeitpunkt der geschäftlichen Aktivität festhält.

Für Analysezwecke ist dieses Attribut entscheidend für die Data Governance und die Kommunikation der Aktualität der Erkenntnisse an Stakeholder. Es hilft Nutzern zu verstehen, ob sie Echtzeitinformationen oder eine Momentaufnahme vom Vortag oder der Vorwoche betrachten. Dieser Kontext ist unerlässlich, um zeitnahe und fundierte Entscheidungen auf Basis der Process Mining Dashboards zu treffen.

Liefert entscheidenden Kontext zur Aktualität der Daten und stellt sicher, dass Stakeholder verstehen, wie aktuell die Prozesseinblicke sind.

Dieser Timestamp wird typischerweise vom Datenintegrations- oder ETL-Tool während des Datenladevorgangs generiert und gespeichert.

Das Attribut „Quellsystem“ identifiziert den Ursprung der Event Daten. In vielen Organisationen kann der Vertragslebenszyklus mehrere Systeme umfassen, wie eine CLM-Plattform, ein CRM für die Initiierung und ein ERP-System für Finanzdaten. Die Angabe des Quellsystems für jedes Event ist entscheidend für die Datenvalidierung und das Verständnis der technologischen Prozesslandschaft.

In einer Process Mining Analyse hilft dieses Attribut, die Prozessfragmentierung über verschiedene Systeme hinweg zu identifizieren. Es kann aufzeigen, ob Verzögerungen oder Probleme mit Datenübergaben zwischen bestimmten Anwendungen verbunden sind. Es ist auch wichtig für die Data Governance und um Datenqualitätsprobleme auf ihren Ursprung zurückzuverfolgen.

Identifiziert den Ursprung der Daten, was entscheidend für die Datenvalidierung, das Verständnis von Prozessfragmentierung und die Fehlerbehebung bei Datenqualitätsproblemen ist.

Diese Informationen werden oft während des Datenextraktionsprozesses hinzugefügt oder können als Standardfeld in Systemprotokollen verfügbar sein.

Das Attribut 'Abteilung' identifiziert das interne Team oder die Geschäftseinheit, die für den Vertrag verantwortlich oder damit verbunden ist. Dies ist oft die Abteilung des Vertragsinhabers oder des Teams, das die Vertragsanfrage initiiert hat.

Dies ist eine Schlüsseldimension für internes Benchmarking und Arbeitslastanalyse. Es hilft zu verstehen, wie sich der Vertragsmanagement-Prozess in verschiedenen Teilen der Organisation unterscheidet. Das Dashboard 'Team-Arbeitslast und Produktivität' kann nach Abteilung gefiltert werden, um die Leistung zu vergleichen, den Ressourcenbedarf zu ermitteln und Abteilungen hervorzuheben, die möglicherweise zusätzliche Schulungen oder Prozessunterstützung benötigen. Es hilft bei der Beantwortung von Fragen wie: 'Welche Abteilung hat die längsten Genehmigungszyklen?' oder 'Wie vergleicht sich der Prozess im Vertrieb mit dem im Einkauf?'.

Ermöglicht den Vergleich der Prozessleistung über verschiedene Geschäftsbereiche hinweg, was hilft, interne Engpässe zu identifizieren und Best Practices zu teilen.

Üblicherweise verknüpft mit dem Nutzerprofil des Vertragsinhabers oder als Feld im Vertragsdatensatz selbst hinterlegt.

Der Benutzername identifiziert die Person, die für die Erledigung einer spezifischen Aufgabe im Vertragslebenszyklus verantwortlich ist. Dies kann der Vertragsverantwortliche, ein Rechtsprüfer, ein Genehmigender oder ein Unterzeichner sein. Dieses Attribut verknüpft Prozessaktivitäten mit den Personen, die sie ausführen.

Im Process Mining bietet dieses Attribut Einblicke in die Team- und individuelle Leistung. Es wird in Dashboards wie „Team-Arbeitslast und Produktivität“ verwendet, um die Arbeitsverteilung zu analysieren, überlastete Mitarbeiter oder Teams zu identifizieren und die Leistung zu bewerten. Es hilft auch zu verstehen, wie unterschiedliche Nutzerverhaltensweisen zu Prozessvarianten oder Verzögerungen führen können, und ermöglicht gezieltes Training oder Ressourcenallokation.

Verbindet Prozessaktivitäten mit Personen und ermöglicht die Analyse von Arbeitslastverteilung, Teamleistung und Ressourcenzuweisung.

Typischerweise in Transaktionsdatensätzen, Audit Logs oder Aufgabenfelder im Quellsystem verfügbar.

Die Ereignis-Endzeit markiert den Abschluss einer Aktivität. In Verbindung mit der Ereignis-Startzeit ermöglicht sie die präzise Berechnung der Bearbeitungszeit für jeden einzelnen Schritt im Vertragslebenszyklus. Diese Granularität ist für eine detaillierte Leistungsanalyse unerlässlich.

Dieses Attribut wird zur Berechnung von Aktivitätsdauern verwendet, die grundlegend für die Engpassanalyse sind. Dashboards wie die 'Genehmigungs- und Prüfungs-Engpassanalyse' stützen sich auf diese Daten, um Schritte hervorzuheben, in denen Verträge verzögert werden. Durch das Verständnis der Dauer jeder Aktivität können Organisationen ihre Verbesserungsbemühungen auf die zeitaufwendigsten Teile des Prozesses konzentrieren, wie z.B. Rechtsprüfungen oder Verhandlungen.

Ermöglicht die Berechnung von Aktivitätsdauern, was entscheidend ist, um den genauen Ort von Prozessengpässen zu lokalisieren.

In System-Audit-Logs oder Ereignisverlaufstabellen zu finden. Muss möglicherweise aus der Startzeit des nachfolgenden Ereignisses abgeleitet werden, falls nicht explizit aufgezeichnet.

Der Name der Gegenpartei identifiziert die externe Einheit, mit der die Organisation eine Vereinbarung trifft. Dies kann ein Kunde, ein Lieferant oder ein Partner sein. Er liefert entscheidenden Kontext über die Geschäftsbeziehung, die durch den Vertrag geregelt wird.

Als Dimension für die Analyse ist die Gegenpartei von unschätzbarem Wert. Sie ermöglicht es dem Unternehmen, die Prozessleistung nach Lieferant oder Kunde zu analysieren. Eine Analyse könnte zum Beispiel zeigen, dass Verhandlungen mit bestimmten Gegenparteien durchweg länger dauern als der Durchschnitt. Diese Erkenntnisse können zukünftige Verhandlungsstrategien beeinflussen, beim Beziehungsmanagement helfen und zur Erstellung massgeschneiderter Vertragsvorlagen für strategische Partner genutzt werden, um den Prozess zu beschleunigen.

Identifiziert die externe Partei, was die Analyse von Zykluszeiten und Verhandlungsmustern nach Kunde oder Lieferant ermöglicht.

Ein Standardfeld im Vertragsdatensatz, oft verknüpft mit einem Stammdatensatz für Kunden oder Lieferanten.

Der Vertragstyp ist ein kategorisches Attribut, das Verträge nach ihrer rechtlichen Natur und ihrem Zweck klassifiziert. Gängige Typen sind NDAs, MSAs, SOWs sowie Verkaufs- oder Beschaffungsvereinbarungen. Diese Klassifizierung liefert den wesentlichen Geschäftskontext für den Vertragslebenszyklus.

Dieses Attribut ist eine leistungsstarke Dimension für die vergleichende Analyse. Es ermöglicht Analysten, die Prozesslandkarte und KPIs zu filtern, um zu sehen, ob bestimmte Vertragstypen unterschiedliche Prozessflüsse, längere Zykluszeiten oder höhere Nacharbeitsraten aufweisen. Eine Analyse könnte beispielsweise ergeben, dass MSAs in der Rechtsprüfung deutlich länger dauern als NDAs, was eine Prozessneugestaltung für komplexere Vertragsarten erforderlich macht.

Ermöglicht die Segmentierung und den Vergleich von Prozessen und zeigt auf, wie verschiedene Vertragstypen die Zykluszeit, Komplexität und das Risiko beeinflussen.

Dies ist ein Standardfeld im Hauptvertragsdatensatz eines jeden CLM-Systems.

Der Vertragsstatus bietet eine Momentaufnahme, wo sich ein Vertrag zu einem bestimmten Zeitpunkt in seinem Lebenszyklus befindet. Dieses Attribut wird oft aktualisiert, wenn der Vertrag wichtige Meilensteine durchläuft. Es bietet eine übergeordnete Zusammenfassung des Vertragsfortschritts.

Dieses Attribut ist äusserst nützlich, um Fälle zu filtern und spezifische Teile des Vertragsportfolios zu analysieren. Zum Beispiel können Analysten sich auf 'Aktive' Verträge für das Pflichtenmanagement oder auf 'Stagnierende' Verträge konzentrieren, um die Ursachen für Verzögerungen zu verstehen. Es ist eine Schlüsselkomponente des Dashboards 'Vertragslebenszyklus-Performance', das hilft, das Volumen der Verträge in jeder Phase zu visualisieren und die 'Rate stagnierender Verträge' als KPI zu messen.

Bietet eine übergeordnete Ansicht des aktuellen Vertragsstadiums und ermöglicht die Filterung und Analyse des Vertragsportfolios nach Lebenszyklusphase.

Dies ist ein primäres Statusfeld im Hauptvertragsdatensatz eines CLM-Systems.

Der Vertragswert quantifiziert die finanzielle Bedeutung eines Vertrags. Dieser Betrag ist ein entscheidender geschäftlicher Kontext, der hilft, Verträge zu priorisieren und deren Auswirkungen auf die Organisation zu verstehen. Er wird typischerweise in einer bestimmten Währung ausgedrückt.

Im Process Mining wird dieses Attribut verwendet, um die geschäftlichen Auswirkungen der Prozessleistung zu analysieren. Das Dashboard 'Geschäftliche Auswirkungen und Durchsatz' nutzt diese Daten, um den Wert der Verträge anzuzeigen, die bearbeitet, stagnieren oder ausgeführt werden. Es ermöglicht die Priorisierung von hochwertigen Verträgen und hilft, Fragen zu beantworten wie: 'Bleiben unsere wertvollsten Verträge in Genehmigungen stecken?' oder 'Welchen Wert haben Verträge, die ihre Verlängerungsfristen verpassen?'.

Quantifiziert die finanziellen Auswirkungen von Verträgen und ermöglicht so die Priorisierung und Analyse, wie sich Prozessineffizienzen auf hochwertige Vereinbarungen auswirken.

Befindet sich im Bereich Finanzdetails des Hauptvertragsdatensatzes in einem CLM- oder ERP-System.

Das Ablaufdatum ist ein kritisches Datumsfeld, das das Ende der Vertragslaufzeit markiert. Es regelt den Lebenszyklus aktiver Verträge und ist der primäre Auslöser für Verlängerungs- oder Kündigungsaktivitäten. Ein ordnungsgemässes Management der Ablaufdaten ist entscheidend, um unbeabsichtigte Service- oder Umsatzverluste zu vermeiden.

Im Process Mining ist dieses Attribut unerlässlich für das Dashboard 'Pflichten- und Verlängerungsmanagement'. Es wird verwendet, um die KPI 'Pünktliche Verlängerungsrate' zu berechnen, indem das Datum der Verlängerungsaktivitäten mit dem Ablaufdatum verglichen wird. Die Analyse von Verträgen, die sich ihrem Ablaufdatum nähern, ermöglicht es Organisationen, ihre Verlängerungspipeline proaktiv zu verwalten und Umsatzverluste oder Betriebsunterbrechungen zu verhindern.

Dieser Termin ist entscheidend für das Verlängerungsmanagement und die Risikominderung und hilft, Vertragsmeilensteine zu verfolgen und rechtzeitige Massnahmen sicherzustellen.

Dies ist ein Schlüsselfeld für das Datum im Hauptvertragsdatensatz eines CLM-Systems.

Der Revisionszähler verfolgt den Umfang der Nachbearbeitung, die ein Vertrag vor der Ausführung durchläuft. Jedes Mal, wenn das Dokument bearbeitet und eine neue Version erstellt wird, sollte dieser Zähler inkrementiert werden. Er dient als Indikator für die Komplexität und Streitbarkeit des Verhandlungsprozesses.

Dieses Attribut ist ein direktes Effizienzmaß und wird zur Berechnung des KPI „Vertrags-Nachbearbeitungsrate“ verwendet. Das Dashboard „Verhandlungs- und Nachbearbeitungseffizienz“ nutzt diese Daten, um Verträge, Vertragspartner oder Vertragsarten zu identifizieren, die eine übermäßige Anzahl von Revisionen erfordern. Hohe Revisionszahlen korrelieren oft mit längeren Durchlaufzeiten und können auf unklare Anforderungen, aggressive Verhandlungstaktiken oder die Notwendigkeit besserer Standard-Templates hinweisen.

Misst das Ausmass an Nacharbeit und Verhandlungskomplexität und hilft, die Ursachen für Ineffizienz und lange Zykluszeiten zu identifizieren.

Kann aus einem Versionsnummernfeld im Vertragsdokument stammen oder durch Zählen der Anzahl der 'Vertrag überarbeitet'-Aktivitäten für jeden Fall abgeleitet werden.