Ihr Daten-Template für die Lohn- und Gehaltsabrechnung

UKG Pro
Ihr Daten-Template für die Lohn- und Gehaltsabrechnung

Ihr Daten-Template für die Lohn- und Gehaltsabrechnung

Dieses Template bietet die strukturelle Grundlage, um Ihre Abrechnungszyklen in UKG Pro abzubilden und daraus konkrete Erkenntnisse zu gewinnen. Es beschreibt die erforderlichen Attribute für eine detaillierte Analyse, die Prozessschritte, die Sie überwachen sollten, und die Anleitung zum Abruf dieser Informationen aus Ihrer Systemumgebung. Richten Sie Ihre Daten an diesem Template aus, können Sie Ineffizienzen gezielt erkennen und die Compliance Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung sicherstellen.
  • Standardisierte Datenattribute für die Abrechnungsanalyse
  • Wichtige Prozessmeilensteine zur Erfassung in UKG Pro
  • Technische Anleitung zur Datenextraktion und Systemintegration
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Diese Tabelle enthält die empfohlenen Datenfelder und Kontextinformationen, die Sie für ein umfassendes Event Log zur Analyse Ihres Abrechnungsprozesses benötigen.
5 Erforderlich 11 Empfohlen 3 Optional
Name Beschreibung
Abrechnungsdatensatz
PayrollRecordId
Eindeutige Kennung für einen bestimmten Mitarbeitenden innerhalb eines bestimmten Abrechnungszeitraums.
Beschreibung

Der Abrechnungsdatensatz dient in der Process-Mining-Analyse als zentrale Case-ID. Er wird konzeptionell aus der Mitarbeiter-ID und dem Enddatum des Abrechnungszeitraums (oder der Pay-Group-Instanz) gebildet. So gilt jeder Abrechnungszyklus eines Mitarbeitenden als eigener Case. Dadurch lassen sich wiederkehrende Prozesse im Zeitverlauf analysieren.

In UKG Pro handelt es sich dabei üblicherweise um einen zusammengesetzten Schlüssel aus der Tabelle „Payroll Header“ oder ähnlichen Transaktionsdatensätzen. Anhand dieser ID können Analysten den gesamten Ablauf von der Einreichung des Stundenzettels bis zur abschließenden Zahlung und Steueranmeldung rekonstruieren.

Warum das wichtig ist

Dies ist die erforderliche Case-ID, die alle Aktivitäten der Gehaltsabrechnung zu einer Prozessinstanz zusammenfasst.

Woher beziehen

Abgeleitet aus „UKG Pro Payroll Header“ oder den Tabellen zur Mitarbeiter-Abrechnungshistorie

Beispiele
EMP001-20231015EMP492-20231031EMP883-20231115
Aktivität
ActivityName
Das konkrete Ereignis oder der Schritt im Gehaltsabrechnungsprozess.
Beschreibung

Dieses Attribut enthält die Bezeichnung des jeweiligen Schritts im Abrechnungs-Workflow, zum Beispiel „Stundenzettel eingereicht“, „Bruttogehalt berechnet“ oder „Zahlung ausgeführt“. Es legt den Ablauf im Prozessgraphen fest.

Die Werte stammen üblicherweise aus Audit-Protokollen, Tabellen mit Statusänderungen oder mit Timestamp versehenen Transaktionsaktualisierungen in UKG Pro. Bei der Datentransformation werden einheitliche Bezeichnungen vergeben, damit der Prozessgraph gut lesbar ist.

Warum das wichtig ist

Dies ist das erforderliche Aktivitätsattribut, das die Knoten im Prozessgraphen festlegt.

Woher beziehen

System-Audit-Protokolle, Workflow-Verlauf oder Timestamp-Spalten von Transaktionen

Beispiele
Stundenzettel eingereichtBruttogehalt berechnetZahlung ausgeführt
Datum der letzten Aktualisierung
LastUpdateDate
Timestamp der letzten Änderung am Datensatz.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt an, wann der Datensatz zuletzt in der Datenbank geändert wurde. Anders als der Ereignis-Timestamp dient es vor allem der inkrementellen Datenübernahme und der Prüfung der Datenintegrität.

So bildet das Process-Mining-Modell stets den aktuellen Stand des Abrechnungsdatensatzes ab und erfasst auch nachträgliche Anpassungen oder rückwirkende Korrekturen durch Fachkräfte der Gehaltsabrechnung.

Warum das wichtig ist

Erforderliches Attribut für die inkrementelle Aktualisierung der Daten.

Woher beziehen

Systemmetadatenspalten wie LastModifiedDate

Beispiele
2023-10-05T17:00:00Z2023-10-06T09:00:00Z
Quellsystem
SourceSystem
Das führende System für die Daten.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt an, aus welchem System der Datensatz stammt. In diesem Fall ist der Wert fest auf UKG Pro gesetzt oder auf den Namen der jeweiligen Instanz, falls mehrere vorhanden sind. Das ist wichtig für Process Mining über mehrere Systeme hinweg, wenn beispielsweise Abrechnungsdaten mit Hauptbuchdaten aus einem ERP-System kombiniert werden.

Analysten können damit Ansichten auf Schritte beschränken, die direkt aus der Abrechnungsplattform stammen, und sie von Schritten unterscheiden, die aus externen Zeiterfassungssystemen übernommen wurden.

Warum das wichtig ist

Erforderliches Attribut für die Datenherkunft und die Analyse mehrerer Systeme.

Woher beziehen

Festgelegter Wert oder Tabelle mit der Systemkonfiguration

Beispiele
UKG ProUltiPro LegacyZeiterfassungssystem
Timestamp
EventTimestamp
Datum und Uhrzeit, zu denen die Aktivität stattgefunden hat.
Beschreibung

Dieses Attribut erfasst den genauen Zeitpunkt einer Aktivität. Es ist entscheidend, um Ereignisse korrekt zu ordnen und die Dauer zwischen einzelnen Schritten zu berechnen. Timestamps mit hoher Genauigkeit sind vorzuziehen, damit sich automatisierte Schritte unterscheiden lassen, die kurz hintereinander ausgeführt werden.

In der Gehaltsabrechnung bildet dieses Attribut die Grundlage für die Dashboard-Analyse der Zykluszeitverteilung und der SLA-Einhaltung. Ohne genaue Timestamps lassen sich weder die Dauer der Brutto-Netto-Berechnung noch Verzögerungen bei der Freigabe von Stundenzetteln messen.

Warum das wichtig ist

Dies ist das erforderliche Attribut StartTime, mit dem Ereignisse zeitlich geordnet werden.

Woher beziehen

Datums- und Uhrzeitspalten zu Änderungen des Transaktionsstatus

Beispiele
2023-10-01T09:15:00Z2023-10-01T14:30:45Z2023-10-03T08:00:00Z
Abrechnungsgruppe
PayGroup
Die logische Gruppierung von Mitarbeitenden für die Gehaltsabrechnung.
Beschreibung

Die Abrechnungsgruppe ist eine zentrale Konfiguration in UKG Pro. Sie legt für eine Gruppe von Mitarbeitenden die Abrechnungshäufigkeit, etwa wöchentlich oder zweiwöchentlich, und die Verarbeitungsregeln fest. Sie dient als primäre Kennung für Stapelverarbeitungen.

Dieses Attribut ist entscheidend für das Dashboard zur Verteilung der Abrechnungszykluszeit. Damit lässt sich die Verarbeitungsleistung verschiedener Gruppen vergleichen, etwa der Gehaltsabrechnung für Führungskräfte und der für stundenweise beschäftigte Mitarbeitende in Produktionsstätten. So wird sichtbar, ob bestimmte Konfigurationen systematische Verzögerungen verursachen.

Warum das wichtig ist

Zentrale Dimension für die Gruppierung und den Vergleich der Abrechnungsleistung.

Woher beziehen

Tabelle „Payroll Header“ oder Konfigurationstabelle der Abrechnungsgruppen

Beispiele
US-zweiwöchentlichCA-wöchentlichFührungskräfte-monatlich
Abteilung
DepartmentCode
Der Abteilungscode des Mitarbeitenden.
Beschreibung

Dieses Attribut ordnet den Abrechnungsdatensatz einer bestimmten Organisationseinheit zu. Es ist wichtig für das Dashboard zu Audit-Ausnahmen und Korrekturtrends. Damit lässt sich feststellen, in welchen Abteilungen wiederholt Fehler auftreten oder manuelle Eingriffe erforderlich sind.

Durch die Auswertung nach Abteilung können Analysten erkennen, ob bestimmte Führungskräfte eine Schulung zur Freigabe von Stundenzetteln benötigen oder ob komplexe Abrechnungsregeln in einzelnen Geschäftseinheiten die Berechnung verzögern.

Warum das wichtig ist

Entscheidend für die Gliederung nach Organisationseinheiten und die Ursachenanalyse.

Woher beziehen

Tabellen mit Mitarbeiterstammdaten oder Beschäftigungsverläufen

Beispiele
DEPT-100FINANCE-01OPS-WEST
Audit-Ausnahme vorhanden
HasAuditException
Kennzeichen dafür, ob eine Audit-Ausnahme ausgelöst wurde.
Beschreibung

Dieses boolesche Attribut gibt an, ob die Aktivität „Audit-Ausnahme gekennzeichnet“ jemals für diesen Case aufgetreten ist. Es unterstützt die KPI zur Genauigkeit der Gehaltsabrechnung beim ersten Durchlauf.

Damit können Analysten Fälle ohne Befunde schnell von Fällen mit erforderlichen Eingriffen unterscheiden. Das vereinfacht die Analyse der Ursachen für Nacharbeit im Dashboard zu Audit-Ausnahmen und Korrekturtrends.

Warum das wichtig ist

Kennzeichnet Cases, die einen Eingriff erfordern.

Woher beziehen

Abgeleitet aus dem Vorhandensein der Aktivität „Audit-Ausnahme gekennzeichnet“

Beispiele
truefalse
Außerplanmäßiger Abrechnungslauf
IsOffCycle
Kennzeichen dafür, ob der Abrechnungslauf außerhalb des regulären Zeitplans stattfindet.
Beschreibung

Dieses boolesche Attribut gibt an, ob der Abrechnungsdatensatz zu einem außerplanmäßigen Abrechnungslauf gehört. Es wird zur Berechnung der KPI für das Volumen außerplanmäßiger Abrechnungsläufe verwendet.

Außerplanmäßige Abrechnungsläufe sind meist teurer und erfordern mehr manuelle Arbeit. Wird das Dashboard zur Analyse von Prozessvarianten nach diesem Kennzeichen gefiltert, werden die nicht standardmäßigen Abläufe zur Fehlerkorrektur oder für Ad-hoc-Zahlungen sichtbar.

Warum das wichtig ist

Wichtiger Filter zur Analyse von Prozessabweichungen und Nacharbeit.

Woher beziehen

Logik für „Check Date“ und „Period End Date“ in „Payroll Header“

Beispiele
truefalse
Bruttogehalt
GrossPayAmount
Das Gesamtgehalt vor Abzügen und Steuern.
Beschreibung

Dieses Attribut enthält den Geldbetrag des für den Datensatz berechneten Bruttogehalts. Es wird dem Attribut ActivityAmount zugeordnet und ermöglicht so eine kostenbasierte Prozessanalyse.

Die Analyse des Bruttogehalts unterstützt das Dashboard zur Geschwindigkeit der Brutto-Netto-Berechnung. Das Dashboard misst vor allem die Dauer. Wird diese jedoch mit der Komplexität und dem Wert der Zahlung in Beziehung gesetzt, lässt sich feststellen, ob etwa hohe Beträge oder komplexe Provisionsberechnungen die Leistung beeinträchtigen.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Analyse von Wertströmen und die Erkennung von Ausreißern.

Woher beziehen

Tabellen mit Abrechnungsergebnissen oder Abrechnungsübersichten

Beispiele
2500.0010500.50480.00
Enddatum des Abrechnungszeitraums
PayPeriodEndDate
Der letzte Tag des Abrechnungszeitraums.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt das Enddatum des Abrechnungszyklus an. Es dient als wichtiger Bezugspunkt, um verspätete Einreichungen zu erkennen.

Zusammen mit dem StartTime der Aktivität „Stundenzettel eingereicht“ wird es zur Berechnung von Verzögerungen verwendet. Außerdem dient es als zentrale Gruppierungsdimension für das Dashboard zur Verteilung der Abrechnungszykluszeit.

Warum das wichtig ist

Zeitlicher Bezugspunkt für den Abrechnungszyklus.

Woher beziehen

Tabelle „Payroll Header“ oder Konfiguration des Abrechnungszeitraums

Beispiele
2023-09-302023-10-15
Kostenstelle
CostCenter
Der Kostenstellencode für die finanzielle Zuordnung.
Beschreibung

Das Attribut „Kostenstelle“ gibt an, welcher Kostenstelle im Hauptbuch die Gehaltsaufwendungen zugeordnet werden. Es ähnelt dem Attribut „Abteilung“, ermöglicht jedoch häufig eine detailliertere Finanzanalyse.

Im Dashboard zur Leistung bei der Freigabe der Zeiterfassung zeigt dieses Attribut, ob die Freigabehierarchien bestimmter Kostenstellen länger dauern. Außerdem lässt sich damit prüfen, ob die Gehaltsaufwendungen während der Brutto-Netto-Berechnung den richtigen Finanzpositionen zugeordnet werden.

Warum das wichtig ist

Unterstützt die Finanzanalyse und zeigt Engpässe nach Budgeteinheit auf.

Woher beziehen

Tabellen zu Mitarbeiterstellen oder Kostenstellenzuordnungen

Beispiele
CC-5001CC-9002Overhead-Corp
Lohnabrechnungsspezialist
PayrollSpecialist
Benutzer-ID oder Name der Person, die den Datensatz bearbeitet.
Beschreibung

Dieses Attribut bezeichnet den zuständigen Administrator oder die zuständige Fachkraft der Gehaltsabrechnung, die den Datensatz freigibt, Daten korrigiert oder den Zahlungslauf ausführt. Es wird dem generischen Benutzerattribut zugeordnet.

Diese Daten sind wichtig für das Dashboard zur Arbeitslast und zum Durchsatz der Fachkräfte. Die Leitung kann damit die Arbeitsverteilung im Team visualisieren und erkennen, ob einzelne Personen überlastet sind oder während der Freigabe zum Engpass werden.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Ressourcenanalyse und liefert Erkenntnisse für den Ausgleich der Arbeitslast.

Woher beziehen

Audit-Protokolle oder Spalten wie „ModifiedBy“ in Transaktionstabellen

Beispiele
jsmithmdoesystem_admin
SLA-Frist
SlaProcessingDeadline
Der angestrebte Zeitpunkt für den Abschluss der Zahlungsausführung.
Beschreibung

Dieses Attribut legt die interne oder externe Frist fest, bis zu der die Gehaltsabrechnung abgeschlossen sein muss, damit die Banküberweisungen rechtzeitig erfolgen. Es ist das zentrale Attribut für das Dashboard zur SLA-Einhaltung und Fristenüberwachung.

Durch den Vergleich des tatsächlichen Timestamps der Zahlungsausführung mit dieser Frist lassen sich die Pünktlichkeitsquote berechnen und gefährdete Datensätze priorisieren.

Warum das wichtig ist

Referenzwert zur Berechnung der SLA-Einhaltung.

Woher beziehen

Zahlungskalender oder abgeleitet aus dem Zahlungstermin abzüglich der Bankbearbeitungstage

Beispiele
2023-10-13T16:00:00Z2023-10-28T16:00:00Z
SLA-Frist überschritten
IsSlaBreached
Kennzeichen dafür, ob die Zahlung nach Ablauf der Frist ausgeführt wurde.
Beschreibung

Dieses boolesche Attribut ist eine berechnete Kennzahl, die den Timestamp der Zahlungsausführung mit der SLA-Frist vergleicht. Es ist die Grundlage für die KPI zur Einhaltung der Gehaltsabrechnungs-SLA.

Mit diesem vorberechneten Wert lässt sich das Dashboard sofort auf Problemfälle filtern. So können die Ursachen für verpasste Fristen analysiert werden.

Warum das wichtig ist

Grundlage für die KPI zur Compliance-Überwachung.

Woher beziehen

Berechnet: PaymentTime > SlaDeadline

Beispiele
truefalse
Steuerhoheitsgebiet
TaxJurisdiction
Der maßgebliche Bundesstaat oder Ort für die Steueranmeldung.
Beschreibung

Dieses Attribut bezeichnet das wichtigste Steuerhoheitsgebiet des Abrechnungsdatensatzes. Es ist entscheidend für das Dashboard zu Zeitplänen für Steueranmeldungen in mehreren Bundesstaaten.

Durch die Analyse der Prozessabläufe nach Steuerhoheitsgebiet können Compliance-Teams erkennen, ob die Steueranmeldungen in bestimmten Bundesstaaten regelmäßig länger dauern oder ob Mitarbeitende mit Beschäftigungsverhältnissen in mehreren Bundesstaaten häufiger Audit-Ausnahmen auslösen als Mitarbeitende in nur einem Bundesstaat.

Warum das wichtig ist

Entscheidend für die Compliance-Überwachung und die geografische Analyse.

Woher beziehen

Tabellen zu Steuerstandorten oder Mitarbeitersteuern

Beispiele
CANYTX
Beschäftigungsart
EmployeeType
Einordnung der beschäftigten Person, zum Beispiel Vollzeit, Teilzeit oder Auftragnehmer.
Beschreibung

Dieses Attribut ordnet die Person im Abrechnungsdatensatz einer Beschäftigungsart zu. Es wird im Dashboard zur Leistung bei der Freigabe der Zeiterfassung verwendet.

Je nach Beschäftigungsart unterscheiden sich häufig das Einreichen von Stundenzetteln und die Freigabe-Workflows. Durch die Auswertung nach diesem Attribut lassen sich systematische Prozessprobleme von Verhaltensmustern bestimmter Beschäftigtengruppen unterscheiden.

Warum das wichtig ist

Gliedert die Analyse nach Beschäftigtengruppen.

Woher beziehen

Mitarbeiterstammdatentabelle

Beispiele
VollzeitTeilzeitAuftragnehmer
Korrekturart
CorrectionCategory
Art der vorgenommenen Datenkorrektur, zum Beispiel Zeitangabe, Vergütungssatz oder Abzug.
Beschreibung

Wenn die Aktivität „Datenkorrektur durchgeführt“ auftritt, erfasst dieses Attribut die Art der Korrektur. Es ist wichtig für die KPI zur Quote manueller Datenkorrekturen.

Wenn Sie wissen, ob Korrekturen meist Zeiteinträge oder Abzüge für Sozialleistungen betreffen, können Sie gezielt vorgelagerte Systeme oder Teams in die Prozessverbesserung einbeziehen.

Warum das wichtig ist

Zeigt die Gründe für Nacharbeit im Detail.

Woher beziehen

Spalte „Field Changed“ im Audit-Protokoll

Beispiele
Anpassung eines ZeiteintragsRückwirkende GehaltszahlungSteuercode aktualisiert
Quelle der Anreizdaten
IncentiveSource
Herkunft der Anreizdaten, zum Beispiel Salesforce oder Excel-Import.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt an, aus welcher Quelle Anreiz- oder Provisionsdaten in den Abrechnungsdatensatz importiert wurden. Es unterstützt das Dashboard zur Genauigkeit des Imports von Anreizdaten.

Durch den Vergleich dieses Attributs mit der KPI zur Häufigkeit der Nacharbeit bei Anreizdaten kann das Team feststellen, ob bestimmte vorgelagerte Dateien, etwa der Vertriebsbericht für die Nordostregion, regelmäßig Formatierungsfehler oder Probleme mit der Datenqualität aufweisen.

Warum das wichtig ist

Führt Qualitätsprobleme auf externe Datenanbieter zurück.

Woher beziehen

Dateiname im Importprotokoll oder Beschreibung der Batch-ID

Beispiele
Datenfeed für VerkaufsprovisionenManueller Upload von BonusdatenSystem für die Vergütung von Führungskräften
Erforderlich Empfohlen Optional

Aktivitäten der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Dies sind die zentralen Prozessschritte und Meilensteine, die Sie in Ihrem Event Log erfassen sollten, um den Prozess korrekt zu entdecken und Engpässe zu identifizieren.
4 Empfohlen 11 Optional
Aktivität Beschreibung
Abrechnungsdatensatz angelegt
Für eine neue Abrechnungsgruppe wird der konkrete Abrechnungsposten eines Mitarbeitenden angelegt. Damit ist der Mitarbeitende aktiv und dem aktuellen Abrechnungszyklus zugeordnet.
Warum das wichtig ist

Kennzeichnet den offiziellen Beginn der Abrechnungsphase im zentralen System. Wichtig, um die Dauer der Zeiterfassung von der tatsächlichen Verarbeitungsdauer der Gehaltsabrechnung abzugrenzen.

Woher beziehen

Ermitteln Sie den Timestamp, zu dem der Datensatz für den jeweiligen Zahlungstermin in die Tabelle Employee Pay oder Check Header eingefügt wird.

Erfassung

Wird protokolliert, wenn die Transaktion pay_period_create ausgeführt wird

Ereignistyp explicit
Abrechnungsdatensatz genehmigt
Die endgültige Freigabe eines einzelnen Datensatzes oder einer gesamten Abrechnungsgruppe. Dadurch wird der Datensatz für weitere Änderungen gesperrt und zur Erstellung der Zahlung vorgemerkt.
Warum das wichtig ist

Ein wichtiger Meilenstein, der die Bearbeitungsphase vom abgeschlossenen Prozess trennt. Dient zur Berechnung der „Vorlaufzeit bis zur Erstellung der Banküberweisungsdatei“.

Woher beziehen

Erfassen Sie in der Tabelle Pay Period Control die Statusänderung der Abrechnungsgruppe oder des einzelnen Check-Datensatzes in „Approved“ oder „Locked“.

Erfassung

Wird protokolliert, wenn die Transaktion approve_pay_group ausgeführt wird

Ereignistyp explicit
Steuererklärung eingereicht
Steuerdaten werden erfolgreich an die zuständigen Steuergebiete auf Bundes-, Bundesstaats- und lokaler Ebene übermittelt. Dies geschieht häufig nach der Auszahlung.
Warum das wichtig ist

Wichtig für das Dashboard „Fristen für Steuererklärungen in mehreren Bundesstaaten“, um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherzustellen und Strafen zu vermeiden.

Woher beziehen

Erfassen Sie die Statusaktualisierung in der Schnittstelle für Steuererklärungen oder im Protokoll der Zahlungsdienste, wenn der Status „Filed“ oder „Accepted“ lautet.

Erfassung

Wird protokolliert, wenn die Transaktion tax_file_transmit ausgeführt wird

Ereignistyp explicit
Zahlung ausgeführt
Der Zahlungstermin oder die tatsächliche Überweisung der Gelder an den Mitarbeitenden. Damit ist die Vergütungsverpflichtung erfüllt.
Warum das wichtig ist

Dient zur Prüfung der SLA-Einhaltung und stellt sicher, dass Mitarbeitende am zugesagten Termin bezahlt werden.

Woher beziehen

Verwenden Sie das Feld „Check Date“ oder „Advice Date“ im endgültigen Datensatz Pay Header.

Erfassung

Wird protokolliert, wenn die Transaktion payment_post ausgeführt wird

Ereignistyp explicit
Abrechnungsergebnis in der Vorschau geprüft
Ein Benutzer öffnet das Abrechnungsregister oder einen Vorschau-Bericht, um die berechneten Ergebnisse zu prüfen. Damit wechselt der Prozess von der automatischen Verarbeitung zur manuellen Prüfung.
Warum das wichtig ist

Kennzeichnet den Beginn der Validierungsphase. Eine lange Wartezeit zwischen Berechnung und Vorschau weist auf fehlende verfügbare Ressourcen hin.

Woher beziehen

Erfassen Sie den Vorgang im Prüfprotokoll, wenn ein Benutzer den Bericht „Payroll Register“ oder „Pre-Check“ aufruft.

Erfassung

Wird protokolliert, wenn die Transaktion report_view_preview ausgeführt wird

Ereignistyp explicit
Banküberweisungsdatei erstellt
Die NACHA- oder Direktüberweisungsdatei wird für die Übermittlung an die Bank erstellt. Damit sind die Gelder für die Überweisung vorbereitet.
Warum das wichtig ist

Verzögerungen in diesem Schritt können dazu führen, dass Bankfristen versäumt werden. Unterstützt das Dashboard „Geschwindigkeit der Erstellung von Banküberweisungsdateien“.

Woher beziehen

Erfassen Sie den Timestamp, zu dem der Job zur Erstellung der ACH- oder Direktüberweisungsdatei im System-Jobprotokoll abgeschlossen wird.

Erfassung

Wird protokolliert, wenn die Transaktion create_ach_file ausgeführt wird

Ereignistyp explicit
Bruttogehalt berechnet
Bei der ersten Berechnung ermittelt das System das Gesamtgehalt anhand der Arbeitsstunden, Vergütungssätze und Prämiendaten. Abzüge und Steuern werden erst danach berücksichtigt.
Warum das wichtig ist

Die Zeitspanne bis zu „Steuern berechnet“ ergibt die Kennzahl „Geschwindigkeit der Brutto-Netto-Berechnung“, die für die Analyse der Systemleistung benötigt wird.

Woher beziehen

Abgeleitet aus der „Startzeit“ des Berechnungs-Batch-Prozesses im System-Jobprotokoll.

Erfassung

Vergleichen Sie das Statusfeld vor und nach dem Start des Berechnungsjobs.

Ereignistyp inferred
Datenkorrektur vorgenommen
Ein Abrechnungsdatensatz wird nach der ersten Berechnung, aber vor der endgültigen Genehmigung manuell geändert, zum Beispiel durch eine Anpassung der Arbeitsstunden oder eine Überschreibung der Steuerdaten.
Warum das wichtig ist

Dies ist der wichtigste Maßstab für Nacharbeit. Die Erfassung ermöglicht die KPI „Quote manueller Datenkorrekturen“.

Woher beziehen

Erfassen Sie Änderungen an den Tabellen Employee Pay Detail oder Deduction im Prüfprotokoll, wenn die Benutzer-ID nicht „System“ lautet.

Erfassung

Wird protokolliert, wenn die Transaktion update_pay_detail ausgeführt wird

Ereignistyp explicit
Gehaltsabrechnung veröffentlicht
Die Gehaltsabrechnung wird im Self-Service-Portal für den Mitarbeitenden sichtbar. Damit ist die Informationsübermittlung abgeschlossen.
Warum das wichtig ist

Eine verspätete Veröffentlichung blockiert zwar keinen technischen Prozessschritt, führt aber zu Anfragen beim Helpdesk und beeinträchtigt die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

Woher beziehen

Abgeleitet aus dem Feld „Check Date“ oder einer bestimmten Einstellung für das Veröffentlichungsdatum im Self-Service in der Konfiguration der Abrechnungsgruppe.

Erfassung

Durch Vergleich der Felder check_date und release_policy ableiten.

Ereignistyp inferred
Leistungsabzüge angewendet
Das System zieht vor- und nachsteuerliche Leistungen wie Krankenversicherung und 401(k)-Beiträge vom Bruttogehalt ab. Dieser Schritt erfolgt in der Regel direkt nach der Ermittlung des Bruttogehalts.
Warum das wichtig ist

Fehler in diesem Schritt erfordern häufig manuelle Korrekturen. Durch die separate Betrachtung lässt sich feststellen, ob Verzögerungen von der Leistungs-Engine oder von Konfigurationsproblemen verursacht werden.

Woher beziehen

Abgeleitet aus dem Timestamp des Berechnungs-Batch-Prozesses oder anhand der Erstellungs-Timestamps in der Tabelle Employee Deduction History.

Erfassung

Durch Vergleich des Felds calculation_stage ableiten.

Ereignistyp inferred
Prämiendaten importiert
Externe Vergütungsdaten wie Provisionen, Boni oder Einmalzahlungen werden übernommen. Diese Daten unterscheiden sich von regulären Arbeitsstunden und werden häufig per Batch-Datei hochgeladen.
Warum das wichtig ist

Eine hohe Fehlerquote oder Nacharbeit nach dieser Aktivität weist auf Probleme bei der Datenzuordnung oder der Qualität externer Dateien hin. Beides kann die Gehaltsabrechnung verzögern.

Woher beziehen

Erfassen Sie den Vorgang im Systemprotokoll oder im Verlauf der Batch-Importe, wenn der Dateityp „Incentives“ oder „Additional Pay“ lautet.

Erfassung

Wird protokolliert, wenn die Transaktion import_batch_data ausgeführt wird

Ereignistyp explicit
Prüfungsabweichung gekennzeichnet
Das System oder ein Benutzer erkennt eine Abweichung, etwa ein negatives Gehalt, fehlende Steuercodes oder eine SLA-Warnung. Der Datensatz muss dadurch geprüft werden.
Warum das wichtig ist

Fließt direkt in das Dashboard „Trends bei Prüfungsabweichungen und Korrekturen“ ein. Hohe Fallzahlen weisen auf vorgelagerte Probleme mit der Datenqualität hin.

Woher beziehen

Ermitteln Sie Datensätze im Systemwarnungsprotokoll oder in der Tabelle mit Meldungen zum Abrechnungszeitraum, die bestimmten Mitarbeiter-IDs zugeordnet sind.

Erfassung

Wird protokolliert, wenn die Transaktion validation_warning erstellt wird

Ereignistyp explicit
Steuern berechnet
In der letzten Phase der Berechnungs-Engine werden die Steuervorschriften der einzelnen Bundesstaaten angewendet, um das Nettogehalt zu ermitteln. Damit ist die automatische Berechnung abgeschlossen.
Warum das wichtig ist

Schließt die Brutto-Netto-Berechnung ab. Lange Verarbeitungszeiten in diesem Schritt weisen auf Leistungsprobleme der Steuer-Engine oder komplexe Konfigurationen für mehrere Steuergebiete hin.

Woher beziehen

Abgeleitet aus der „Endzeit“ des Berechnungs-Batch-Prozesses im System-Jobprotokoll oder aus dem Timestamp in der Tabelle Employee Tax.

Erfassung

Vergleichen Sie das Statusfeld vor und nach dem Ende des Berechnungsjobs.

Ereignistyp inferred
Stundenzettel eingereicht
Ein Mitarbeitender oder eine Führungskraft reicht den Stundenzettel für den Abrechnungszeitraum ein. Damit werden die erfassten Arbeitsstunden in den übergeordneten Abrechnungsworkflow übernommen. Die Einreichung kann zunächst im Modul für Zeitmanagement erfolgen, bevor die Daten in die zentrale Gehaltsabrechnung fließen.
Warum das wichtig ist

Legt den frühestmöglichen Start-Timestamp für den gesamten Abrechnungszyklus fest. Entscheidend, um die Zeit zwischen der geleisteten Arbeit und der Übernahme der Abrechnungsdaten zu messen.

Woher beziehen

Erfassen Sie den Vorgang im Prüfprotokoll des Zeitmanagements oder in der Tabelle mit dem Stundenzettelverlauf, wenn sich das Feld Status in „Submitted“ ändert.

Erfassung

Wird protokolliert, wenn die Transaktion time_card_submit ausgeführt wird

Ereignistyp explicit
Stundenzettel genehmigt
Die Führungskraft genehmigt die eingereichten Arbeitsstunden und gibt sie für die Zahlungsabwicklung frei. Danach können die Daten in die Berechnungs-Engine der Gehaltsabrechnung übernommen werden.
Warum das wichtig ist

Eine Engpassanalyse dieses Schritts zeigt Verzögerungen bei der Prüfung durch Führungskräfte. Dadurch bleibt den Fachkräften weniger Zeit für die Verarbeitung der Daten.

Woher beziehen

Erfassen Sie den Vorgang im Verlauf des Zeitmanagements, wenn sich Status in „Approved“ oder „Signed Off“ ändert.

Erfassung

Wird protokolliert, wenn die Transaktion time_card_approve ausgeführt wird

Ereignistyp explicit
Empfohlen Optional

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