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Optimieren Sie Ihr Forderungsmanagement

Ihre Anleitung in 6 Schritten zur Optimierung des Waystar-Forderungsmanagements und zu schnelleren Zahlungseingängen.

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Optimieren Sie das Revenue Cycle Management in Waystar für einen schnelleren Cashflow

Unsere Plattform zeigt Ihnen bislang verborgene Ineffizienzen im Forderungsmanagement. Sie erkennen Engpässe, die Zahlungen verzögern, können Ablehnungen besser vorbeugen und Compliance-Herausforderungen angehen. Wir führen Sie durch konkrete Schritte, mit denen Sie den Zahlungseingang verbessern, Fehler reduzieren und Ihre Abläufe für bessere finanzielle Ergebnisse optimieren.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und gehen Sie typische Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem Verbesserungsplan in sechs Schritten und lesen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Ausführliche Beschreibung anzeigen

Warum sollten Sie Ihr Revenue Cycle Management in Waystar optimieren?

Revenue Cycle Management, kurz RCM, ist eine tragende Säule der finanziellen Gesundheit von Organisationen im Gesundheitswesen. Es umfasst alle administrativen und klinischen Aufgaben, die zur Erfassung, Verwaltung und Einziehung von Einnahmen aus Patientenleistungen beitragen. Ein effizientes RCM sorgt für einen stetigen Cashflow, begrenzt finanzielle Verluste und trägt zur langfristigen Tragfähigkeit von Gesundheitsdienstleistern bei. Doch selbst Organisationen, die fortschrittliche Systeme wie Waystar für das Forderungsmanagement, die Vermeidung von Ablehnungen und Patientenzahlungen einsetzen, haben häufig mit erheblichen Ineffizienzen zu kämpfen.

Die Komplexität des RCM, mit zahlreichen Beteiligten, detaillierten Abrechnungsregeln und regulatorischen Anforderungen, führt oft zu verborgenen Engpässen. Die Folgen sind verspätete Zahlungen, höhere Betriebskosten durch Nachbearbeitung, längere Außenstandsdauer und mögliche Compliance-Risiken. Bei der Optimierung Ihrer Revenue-Cycle-Prozesse geht es nicht nur um Kostensenkungen. Sie verbessert auch die Zufriedenheit der Patienten und die Planbarkeit der Finanzen und hilft Ihrer Organisation, sich in einem dynamischen Gesundheitswesen an Vorschriften zu halten.

RCM in Waystar mit Process Mining effizienter gestalten

Process Mining bietet einen datenbasierten Ansatz, um Ihr Revenue Cycle Management in Waystar zu verstehen und zu verbessern. Dabei wird jedes „Billing Event“ als Case behandelt, um den tatsächlichen Ablauf jeder Forderung und Zahlung von Anfang bis Ende präzise zu rekonstruieren. So erhalten Sie mehr als die aggregierten Daten herkömmlicher Berichte: Sie sehen die genaue Abfolge der Aktivitäten, Entscheidungspunkte und Abweichungen im tatsächlichen Prozess.

Stellen Sie sich eine Röntgenaufnahme Ihres RCM-Prozesses vor: Process Mining visualisiert den tatsächlichen Ablauf von der ersten Leistungsanforderung bis zum endgültigen Kontoschluss. Es zeigt, bei welchen Forderungen es zu langen Wartezeiten kommt, welche Aktivitäten häufig wiederholt werden und an welchen Stellen der Prozess vom vorgesehenen Ablauf abweicht. Für Waystar-Benutzer bedeutet das: Sie sehen genau, wie Forderungen bearbeitet werden, wo Ablehnungen entstehen und wie Patientenzahlungen verarbeitet werden. So lassen sich konkrete Reibungspunkte erkennen, die sich auf Cashflow und betriebliche Effizienz auswirken. Diese Detailtiefe unterstützt die Prozessoptimierung und hilft Ihnen, Ihr Revenue Cycle Management gezielt zu verbessern.

Wichtige Ansatzpunkte zur Verbesserung des RCM-Prozesses

Mit Process Mining und Ihren Waystar-RCM-Daten lassen sich mehrere wichtige Verbesserungsbereiche erkennen:

Ablehnungen vermeiden und bearbeiten: Ermitteln Sie die häufigsten Ursachen für abgelehnte und zurückgewiesene Forderungen. Process Mining kann bestimmte Aktivitäten oder Dateneingaben in Waystar aufzeigen, die regelmäßig zu Ablehnungen führen. So können Sie gezielte vorbeugende Maßnahmen ergreifen und kostspielige Nachbearbeitung reduzieren.
Zahlungen beschleunigen und Zykluszeiten verkürzen: Finden Sie heraus, wo es auf dem Weg von der Leistungserbringung bis zur Zahlungsbuchung zu Verzögerungen kommt. Ob bei der Gebührenerfassung, Rechnungserstellung, Einreichung beim Kostenträger oder Zahlungsabstimmung: Process Mining zeigt Engpässe auf, die die Zykluszeit Ihres Revenue Cycle Managements verlängern. Eine kürzere Zykluszeit beschleunigt den Cashflow direkt.
Abrechnungsgenauigkeit und Compliance sicherstellen: Decken Sie Unstimmigkeiten oder Fehler bei der Gebührenerfassung und Rechnungsverarbeitung auf. Prüfen Sie, ob Ihre Abrechnung in Waystar durchgehend internen Richtlinien und externen regulatorischen Anforderungen entspricht. So verringern Sie Compliance-Risiken und erhöhen den Anteil korrekt eingereichter Forderungen.
Ressourceneinsatz analysieren: Untersuchen Sie Aktivitätsdauern und Ressourceneinsatz, um festzustellen, ob Mitarbeitende über- oder unterlastet sind oder einzelne Prozessschritte unverhältnismäßig viele Ressourcen beanspruchen. Diese Erkenntnisse unterstützen eine bessere Ressourcenplanung und gezielte Schulungen.
Manuelle Schritte automatisieren: Ermitteln Sie häufig wiederholte, regelbasierte manuelle Schritte, die sich für eine Automatisierung eignen, um Mitarbeitende zu entlasten und die Bearbeitung zu beschleunigen.

Messbare Vorteile einer RCM-Optimierung

Die Optimierung Ihrer Revenue-Cycle-Prozesse mit Process Mining bringt erhebliche, messbare Vorteile:

Schnellerer Cashflow: Wenn Sie die Zykluszeit Ihres Revenue Cycle Managements verkürzen und Zahlungen beschleunigen, gehen Einnahmen schneller ein.
Geringere Betriebskosten: Weniger Nachbearbeitung, Ablehnungen und manuelle Eingriffe senken direkt die Kosten für den RCM-Betrieb.
Bessere Compliance: Wenn Sie Prozessabweichungen frühzeitig erkennen und korrigieren, halten Sie Gesundheitsvorschriften besser ein und verringern Prüfungsrisiken.
Höhere Zufriedenheit bei Patienten und Kostenträgern: Einfachere Abrechnungs- und Zahlungsabläufe verbessern die Erfahrung der Patienten und erleichtern die Zusammenarbeit mit Kostenträgern.
Mehr korrekt eingereichte Forderungen: Wenn Sie die Ursachen für Ablehnungen erkennen und beheben, steigt der Anteil der Forderungen, die bereits beim ersten Mal korrekt bearbeitet werden.

Wenn Sie verstehen, wie Sie Ihr Revenue Cycle Management verbessern und die Zykluszeit durch Prozessoptimierung verkürzen können, schaffen Sie eine bessere finanzielle Grundlage für Ihre Organisation im Gesundheitswesen. Dabei können Sie Ihre bestehenden Investitionen in Waystar weiter einsetzen.

Starten Sie mit Waystar zu einem leistungsfähigen RCM

Möchten Sie Ihr Revenue Cycle Management verbessern? Process Mining liefert die nötige Transparenz und konkrete Erkenntnisse, um Ineffizienzen in Ihrem Waystar-RCM gezielt aufzudecken. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, Vermutungen durch datengetriebene Verbesserungen zu ersetzen, die den Cashflow beschleunigen, Betriebskosten senken und die Compliance stärken. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Waystar-Daten einsetzen, um Ihre Prozesse gezielt zu verbessern.

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Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Patienten oder Kostenträger zahlen häufig verspätet. Dadurch verlängert sich die Außenstandsdauer, was die Liquidität einer Organisation erheblich beeinträchtigen kann. Das belastet die Finanzen und erschwert Investitionen in wichtige Gesundheitsleistungen oder Infrastruktur.
ProcessMind analysiert die genauen Abläufe und Dauer der Zahlungszyklen, von der Rechnungserstellung bis zur Zahlungsbuchung. So werden konkrete Engpässe sichtbar, die den Zahlungseingang im Revenue Cycle Management mit Waystar verzögern. Wir zeigen, wo und warum Verzögerungen auftreten, damit Sie gezielte Maßnahmen zur Beschleunigung des Cashflows ergreifen können.

Hohe Ablehnungsquoten bei Ersteinreichungen durch Kostenträger verringern die erwarteten Einnahmen erheblich und verursachen zusätzlichen Verwaltungsaufwand. Jede Ablehnung muss geprüft und korrigiert werden, bevor der Anspruch erneut eingereicht werden kann. Das bindet wertvolle Arbeitszeit und verlängert den Revenue Cycle.
ProcessMind bildet den gesamten Ablauf abgelehnter Ansprüche im Revenue Cycle Management ab und führt zu den Ursachen zurück, etwa fehlerhaften Codes, fehlenden Angaben oder zeitlichen Problemen in Waystar. Die Analyse zeigt genau, welche Prozessschritte zu Ablehnungen führen. So können Sie vorbeugende Maßnahmen ergreifen und die Erfolgsquote bei der Ersteinreichung verbessern.

Verzögerungen bei der Klärung von Rechnungsstreitigkeiten halten offene Forderungen fest und belasten die Beziehungen zu Patienten oder Kostenträgern. Eine ineffiziente Bearbeitung kann Zahlungen verzögern, die Kosten für das Forderungsmanagement erhöhen und zu Einnahmeverlusten führen, wenn Streitfälle nicht zeitnah und wirksam geklärt werden.
ProcessMind bildet den gesamten Workflow zur Klärung von Streitfällen im Revenue Cycle Management ab, von der Erfassung des Streitfalls bis zur erneuten Ausstellung oder Anpassung der Rechnung in Waystar. Die Analyse macht Engpässe und Abweichungen vom Standardablauf sichtbar. So erkennen Sie, wo die Klärung ins Stocken gerät, und können strittige Ansprüche schneller und einheitlicher bearbeiten.

Fehlt der klare Überblick über den gesamten Abrechnungsprozess, kann das zu Missverständnissen und Fehlern führen. Außerdem ist dann schwer festzustellen, welchen Status ein bestimmter Abrechnungsvorgang hat. Diese Intransparenz kann Compliance-Risiken verursachen und eine verlässliche Umsatzprognose sowie die wirksame Verwaltung offener Forderungen erschweren.
ProcessMind zeigt den Ablauf Ihres Revenue Cycle Managements in Waystar im Detail. Jeder Schritt eines Abrechnungsvorgangs wird sichtbar, vom Beginn der Leistung bis zum Abschluss des Kontos. So können Sie den Rechnungsstatus und den Zahlungsfortschritt verfolgen und nicht genehmigte Prozessabweichungen erkennen. Das schafft Klarheit und Kontrolle über Ihre Finanzabläufe.

Werden nicht alle abrechenbaren Leistungen erfasst, können erhebliche Einnahmen verloren gehen. Das wirkt sich unmittelbar auf die finanzielle Lage der Organisation aus. Nicht erfasste Leistungen bedeuten nicht nur entgangene Einnahmen, sondern erschweren auch die Finanzberichterstattung und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben.
ProcessMind analysiert die Aktivität „Charges Captured/Recorded“ im Revenue Cycle Management und erkennt Muster, bei denen Leistungen in Waystar begonnen oder erbracht, aber nicht vollständig oder korrekt abgerechnet werden. Durch den Abgleich der tatsächlich erbrachten Leistungen mit den erfassten Gebühren werden Lücken im Erfassungsprozess sichtbar. So können Sie entgangene Einnahmen zurückgewinnen und die finanzielle Integrität verbessern.

Werden Vorschriften für die Abrechnung im Gesundheitswesen, etwa HIPAA oder spezifische Regeln der Kostenträger, nicht eingehalten, drohen erhebliche Sanktionen, Bußgelder und Reputationsschäden. Damit jeder Schritt im Revenue Cycle den Vorgaben entspricht, sind eine kontinuierliche Überwachung und eine detaillierte Prozesskontrolle erforderlich.
ProcessMind überwacht Ihre Revenue-Cycle-Management-Prozesse in Waystar anhand vorab definierter Compliance-Regeln. Abweichungen und nicht genehmigte Aktivitäten, die zu Verstößen führen könnten, werden automatisch gekennzeichnet. So können Sie Risiken frühzeitig erkennen und mindern, bevor sie sich verschärfen, und die Einhaltung von Branchenstandards und gesetzlichen Anforderungen kontinuierlich sicherstellen.

Viele Aktivitäten im Forderungsmanagement weisen auf Probleme bei der frühzeitigen Zahlungseinziehung oder der Klärung von Streitfällen hin. Diese Aktivitäten sind arbeitsintensiv und kostspielig. Sie binden Ressourcen, die an anderer Stelle besser eingesetzt werden könnten, und können die Beziehungen zu Patienten belasten.
ProcessMind zeigt, welche Auslöser und Prozesspfade in Waystar zur Aktivität „Collection Activity Started“ im Revenue Cycle Management führen. Durch die Analyse der vorangehenden Schritte werden Ineffizienzen sichtbar, die das Forderungsmanagement erforderlich machen, etwa verspäteter Rechnungsversand oder unzureichende Kommunikation zu Beginn des Zahlungsprozesses. So können Sie vorgelagerte Abläufe verbessern und die Kosten für das Forderungsmanagement senken.

Werden im Revenue Cycle häufig manuelle Eingriffe und Korrekturen erforderlich, steigen die Fehlerquote, die Bearbeitungszeit und die Betriebskosten. Jeder manuelle Arbeitsschritt birgt das Risiko menschlicher Fehler und kann die Abrechnungsgenauigkeit sowie die Pünktlichkeit von Zahlungen beeinträchtigen.
ProcessMind erkennt redundante Schritte, Nacharbeitsschleifen und manuelle Anpassungen in Ihrem Revenue-Cycle-Management-Prozess in Waystar. Dazu analysiert die Plattform Aktivitätsfolgen wie „Invoice Disputed“, gefolgt von mehrfachen „Invoice Re-issued“-Aktivitäten. Diese Transparenz ermöglicht eine Standardisierung der Prozesse und zeigt Möglichkeiten zur Automatisierung auf. So lassen sich Fehler reduzieren und die Effizienz verbessern.

Werden eingegangene Zahlungen verspätet oder nicht korrekt verbucht, kann es zu Abweichungen in den Patientenkonten kommen. Die Folge sind falsche offene Salden, unnötige Anrufe zum Forderungseinzug und Schwierigkeiten beim Abgleich der Finanzdaten. Das beeinträchtigt sowohl die Kundenzufriedenheit als auch die Genauigkeit der Finanzberichterstattung.
ProcessMind analysiert die Zeit zwischen den Aktivitäten „Payment Received“ und „Payment Posted“ in Ihrem Revenue-Cycle-Management-Prozess in Waystar. Die Analyse zeigt Engpässe im Workflow für die Zahlungsverbuchung, etwa durch Systembeschränkungen, manuelle Abläufe oder die Ressourcenverteilung. So können Sie den Abgleich beschleunigen und die Datengenauigkeit verbessern.

Schwankt die Zeitspanne zwischen Leistungserbringung und Rechnungserstellung stark, erschwert das die Liquiditätsplanung und verursacht Verwaltungsaufwand. Häufig deutet dies auf Ineffizienzen bei der Erfassung von Gebühren oder in den Workflows der Abrechnungsabteilung hin. Dadurch werden Einnahmen später verbucht.
ProcessMind misst für alle Abrechnungsvorgänge in Ihrem Revenue Cycle Management in Waystar die Durchlaufzeit zwischen „Service Provided/Completed“ und „Invoice Generated“. Hohe Schwankungen und Ausreißer zeigen, wo es bei der Einleitung der Abrechnung zu Verzögerungen oder Unregelmäßigkeiten kommt. So können Sie die Abläufe standardisieren und Rechnungen schneller erstellen.

Viele Aktivitäten vom Typ „Account Adjusted“ können auf Probleme bei der ursprünglichen Abrechnungsgenauigkeit, der Codierung oder dem Vertragsmanagement hinweisen. Jede Anpassung kann den abgerechneten Betrag verringern und erfordert zusätzlichen Verwaltungsaufwand.
ProcessMind analysiert, wie häufig und in welchem Zusammenhang „Account Adjusted“-Ereignisse in Ihrem Revenue Cycle Management in Waystar auftreten. Durch den Abgleich mit vorangehenden Aktivitäten und Attributen wie „Dispute Reason Code“ lassen sich die Ursachen der Anpassungen ermitteln. So können Sie künftige Einnahmeverluste verhindern und die Genauigkeit der ursprünglichen Abrechnung verbessern.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie den Erfolg erkennen

Eine kürzere Zeit bis zum Zahlungseingang verbessert die Liquidität und die finanzielle Lage. Dafür müssen Verzögerungen im gesamten Revenue-Cycle-Management-Prozess erkannt und beseitigt werden, damit Gelder schneller verfügbar sind. Kürzere Zahlungszyklen wirken sich direkt auf die Liquidität und die operative Stabilität von Waystar-Benutzern aus. ProcessMind zeigt Engpässe im Zahlungsprozess und die Aktivitäten oder Abteilungen, die Verzögerungen verursachen. Die Visualisierung der tatsächlichen Prozesspfade macht Abweichungen sichtbar, die den Zahlungseingang verzögern. So können Sie gezielt Verbesserungen umsetzen, Zahlungseingänge beschleunigen und den Cashflow optimieren.

Hohe Ablehnungsquoten bei Ansprüchen führen zu erheblichen Einnahmeverlusten und höheren Verwaltungskosten. Um sie zu senken, müssen die Ursachen der Ablehnungen ermittelt werden, etwa fehlerhafte Codes oder fehlende Angaben. Anschließend können Sie Korrekturmaßnahmen einführen, um Ablehnungen zu vermeiden. Bei einer niedrigeren Ablehnungsquote werden mehr Ansprüche gleich beim ersten Mal erfolgreich bearbeitet und die Einnahmen bleiben gesichert. ProcessMind bildet den gesamten Weg von der Einreichung bis zur Bearbeitung abgelehnter Ansprüche in Waystar ab. So werden häufige Ablehnungsmuster und ihre Ursachen sichtbar. Die Analyse zeigt genau, an welchen Stellen Fehler auftreten. Damit können Organisationen gezielte Schulungen oder Systemänderungen umsetzen und Ablehnungen deutlich reduzieren.

Werden Rechnungsstreitigkeiten nur langsam geklärt, bleiben Einnahmen aus und Kunden sind unzufrieden. Ziel ist ein effizienter Ablauf, in dem Streitfälle zügig bearbeitet werden. Eine schnellere Klärung verbessert die Kundenzufriedenheit und beschleunigt den Einzug offener Forderungen im Revenue Cycle Management. ProcessMind visualisiert den gesamten Ablauf von Rechnungsstreitigkeiten und macht unnötige Schritte, Nacharbeit und Übergaben sichtbar, die die Klärung verzögern. Die Analyse zeigt ineffiziente Prozesspfade und liefert datengetriebene Erkenntnisse, mit denen Sie den Workflow standardisieren und verbessern können. So verkürzt sich die durchschnittliche Klärungszeit deutlich.

Ein intransparenter Abrechnungsprozess sorgt bei Patienten und Mitarbeitenden für Unklarheit. Dadurch nehmen Rückfragen und mögliche Streitfälle zu. Ziel ist ein verständlicher Ablauf im Revenue Cycle Management, von der Leistungserbringung bis zum Zahlungseingang. Mehr Transparenz verringert Fehler und stärkt das Vertrauen. ProcessMind zeigt den tatsächlichen Abrechnungsprozess objektiv und vollständig, einschließlich verborgener Aktivitäten und Abweichungen. Die Darstellung der Prozessvarianten hilft Ihnen, den Abrechnungsworkflow zu standardisieren und jeden Schritt nachvollziehbar zu machen. So beseitigen Sie Unklarheiten in den RCM-Abläufen von Waystar.

Werden Leistungen unvollständig oder fehlerhaft erfasst, führt das unmittelbar zu Einnahmeverlusten und Compliance-Risiken. Ziel ist, alle erbrachten Leistungen korrekt zu dokumentieren und abzurechnen. Eine bessere Leistungserfassung schöpft das Einnahmepotenzial aus und stellt sicher, dass alle Leistungen in Waystar angemessen vergütet werden. ProcessMind analysiert den Ablauf von „Service Provided/Completed“ bis „Charges Captured/Recorded“ und zeigt, wo Leistungen erbracht, aber nicht abgerechnet werden. So werden Lücken im Erfassungsprozess sichtbar. Organisationen können daraufhin Kontrollen und Schulungen einführen, damit jede Leistung korrekt erfasst und abgerechnet wird.

Verstöße gegen Vorschriften im Gesundheitswesen können hohe Bußgelder, rechtliche Probleme und Reputationsschäden nach sich ziehen. Ziel ist, die Einhaltung aller relevanten Regeln und Standards im gesamten Revenue-Cycle-Management-Prozess kontinuierlich zu überwachen und sicherzustellen. So lassen sich Risiken mindern und Vertrauen stärken. ProcessMind vergleicht die tatsächliche Prozessausführung mit vorab definierten Compliance-Modellen und erkennt automatisch Abweichungen von gesetzlichen Anforderungen. Echtzeitbenachrichtigungen und detaillierte Berichte zu nicht konformen Aktivitäten helfen Waystar-Benutzern, Probleme frühzeitig zu beheben und die Einhaltung der Vorgaben dauerhaft sicherzustellen.

Werden Forderungen eingezogen, obwohl Konten früher oder auf anderem Weg hätten geklärt werden können, entstehen unnötige Kosten und Ressourcen werden gebunden. Ziel ist, Zeitpunkt und Umfang der Einziehungsmaßnahmen zu optimieren, indem Probleme in vorgelagerten Prozessschritten behoben werden. Weniger unnötige Einziehungsmaßnahmen senken die Kosten und verbessern die Effizienz im RCM von Waystar. ProcessMind analysiert den gesamten Zahlungsprozess bis zu den Aktivitäten im Forderungsmanagement und zeigt häufige Auslöser, die sich vermeiden ließen. So werden Fälle sichtbar, in denen ein früheres Eingreifen oder bessere Abläufe bei der ursprünglichen Abrechnung kostspielige Einziehungsschritte verhindert hätten. Das hilft Ihnen, den RCM-Workflow zu optimieren.

Manuelle Nacharbeit im Revenue Cycle Management verursacht häufig Fehler, Verzögerungen und höhere Betriebskosten. Ziel ist, wiederkehrende manuelle Aufgaben zu erkennen, die durch Ineffizienzen in vorgelagerten Prozessschritten entstehen, und sie zu automatisieren oder zu vereinfachen. Weniger Nacharbeit verbessert die Genauigkeit und beschleunigt den Prozessabschluss. ProcessMind erkennt Prozessschleifen und wiederkehrende Aktivitäten, die in den Abläufen von Waystar auf manuelle Nacharbeit hinweisen. Die Analyse ihrer Häufigkeit und Auswirkungen macht die Ursachen sichtbar. So können Organisationen gezielte Automatisierungen oder Prozessänderungen umsetzen und den Workflow effizienter gestalten.

Eine langsame Zahlungsverbuchung verzögert den Kontoabschluss. Dadurch können offene Salden falsch ausgewiesen werden und Patienten verunsichert sein. Ziel ist, eingegangene Zahlungen schneller und einfacher den Patientenkonten zuzuordnen. Eine zügige Verbuchung sorgt für korrekte Finanzdaten und einen schnelleren Kontoabschluss. ProcessMind analysiert die Abfolge von „Payment Received“ bis „Payment Posted“ und zeigt Verzögerungen und Ineffizienzen in diesem wichtigen Schritt. Die Analyse macht tatsächliche Bearbeitungszeiten und Engpässe sichtbar. So können Organisationen den Workflow für die Zahlungsverbuchung verbessern und die Zeit bis zum Kontoabschluss verkürzen.

Schwankungen zwischen Leistungserbringung und Rechnungserstellung können Zahlungsverzögerungen und Abrechnungsfehler verursachen. Ziel ist ein planbarer und effizienter Zeitraum, damit alle Leistungen zeitnah abgerechnet werden. Einheitliche Abläufe machen den Cashflow besser vorhersehbar und verbessern die finanzielle Genauigkeit für Waystar-Benutzer. ProcessMind visualisiert die unterschiedlichen Zeitspannen zwischen den Aktivitäten „Service Provided/Completed“ und „Invoice Generated“. Die Analyse zeigt, welche Faktoren zu Abweichungen führen. So können Organisationen Standardarbeitsanweisungen festlegen und umsetzen, die eine einheitliche und effiziente Rechnungserstellung für alle Cases sicherstellen.

Häufige Kontenanpassungen weisen oft auf Fehler oder Ineffizienzen bei vorgelagerten Abrechnungs-, Codierungs- oder Zahlungsprozessen hin und verringern letztlich die erwarteten Einnahmen. Ziel ist, die Ursachen dieser Anpassungen zu ermitteln und zu beheben. Weniger Anpassungen stärken die finanzielle Integrität und die Prozessstabilität in Waystar. ProcessMind bildet die Prozesspfade zu Aktivitäten vom Typ „Account Adjusted“ ab und analysiert die vorausgehenden Ereignisse und Attribute, die Anpassungen auslösen. Häufige Muster und Ursachen werden sichtbar. So können Sie vorgelagerte Abläufe korrigieren und die Zahl solcher einnahmemindernden Änderungen deutlich senken.

Der 6-Schritte-Pfad zur Verbesserung des Revenue Cycle Managements

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RCM-Daten exportieren

Datensatz hochladen

RCM-Workflows analysieren

Wichtige Änderungen umsetzen

RCM-Leistung überwachen

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Was zu tun ist

Verwenden Sie das vorformatierte Excel-Template für das Revenue Cycle Management. Es zeigt Ihnen, welche Datenstruktur für eine aussagekräftige Analyse erforderlich ist.

Leitfaden zum Datentemplate anzeigen Template herunterladen

Warum das wichtig ist

Eine standardisierte Datenstruktur ermöglicht eine präzise Zuordnung und umfassende Analyse. Sie bildet die Grundlage für verlässliche Erkenntnisse zu Ihrem RCM-Prozess.

Erwartetes Ergebnis

Ein übersichtliches Excel-Template, das Sie mit Ihren RCM-Daten aus Waystar befüllen können.

DAS ERWARTET SIE

Ungenutzte Effizienzpotenziale in Ihrem Waystar-RCM erkennen

ProcessMind macht den tatsächlichen Ablauf Ihres Forderungsmanagements in Waystar anhand interaktiver Visualisierungen sichtbar. Ermitteln Sie genau, wo Zahlungsverzögerungen entstehen, welche Ursachen Ablehnungen haben und wo Compliance-Lücken bestehen, um gezielt Verbesserungen umzusetzen.

End-to-End-Abläufe im RCM visualisieren
Zahlungsverzögerungen und Muster bei Ablehnungen erkennen
Compliance-Risiken in Waystar-Abläufen aufdecken
Zahlungseingänge verbessern und manuelle Fehler reduzieren

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Bessere Leistung im Revenue Cycle Management mit Waystar

Unsere Process-Mining-Lösungen für das Revenue Cycle Management decken verborgene Ineffizienzen und Engpässe in Ihren Abrechnungsvorgängen in Waystar auf. Sie zeigen konkrete Möglichkeiten, Finanzabläufe zu verbessern und Einnahmen schneller zu realisieren. Die folgenden Ergebnisse veranschaulichen den greifbaren Nutzen, den Organisationen typischerweise durch die Verbesserung ihrer Einnahmeprozesse erzielen.

0 %

Kürzerer Zahlungszyklus

Einnahmen insgesamt schneller realisieren

Process Mining erkennt Engpässe bei der Zahlungsabwicklung und verkürzt so die Zeit von der Rechnungserstellung bis zur Zahlungsverbuchung. Das verbessert den Cashflow und die betriebliche Effizienz.

0 %

Weniger abgelehnte Ansprüche

Weniger Ablehnungen bei der Ersteinreichung

Wenn die Ursachen für abgelehnte Ansprüche bekannt sind, können Organisationen Probleme frühzeitig angehen und die Ablehnungsquote deutlich senken. Das sichert Einnahmen und verringert Nacharbeit.

0 %

Streitfälle schneller klären

Rechnungsstreitigkeiten zügiger bearbeiten

Process Mining hilft, den Workflow zur Klärung von Streitfällen zu vereinfachen und die durchschnittliche Bearbeitungszeit zu verkürzen. So verzögern sich die Einnahmen weniger und die Zufriedenheit der Patienten steigt.

0 %

Leistungserfassung verbessern

Mehr Einnahmen vollständig erfassen

Lücken bei der Erfassung von Gebühren werden sichtbar und lassen sich schließen. So werden alle erbrachten Leistungen korrekt abgerechnet. Das steigert unmittelbar die realisierten Einnahmen und verringert Einnahmeverluste.

0 %

Compliance verbessern

Vorgaben zu Zahlungsverbuchungs-SLAs einhalten

Process Mining überwacht die Zahlungsverbuchung anhand vorab definierter SLAs und gesetzlicher Anforderungen. So lassen sich Zahlungen fristgerecht verarbeiten und Compliance-Risiken sowie mögliche Sanktionen mindern.

Die Ergebnisse hängen von der Komplexität Ihres Revenue Cycle und der Qualität Ihrer Waystar-Daten ab. Die hier gezeigten Zahlen spiegeln typische Verbesserungen aus verschiedenen Implementierungen wider.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und ergänzen Sie weitere nach Bedarf.

Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Die eindeutige Kennung für eine einzelne erbrachte Dienstleistung oder gelieferte Ware, für die eine Gebühr anfällt. Sie dient als Case im Erlöszyklusprozess.

Warum das wichtig ist

Dies ist die zentrale Case-ID, die alle zusammengehörigen Aktivitäten im Erlöszyklus verknüpft. So lässt sich der gesamte Prozess für jede abrechenbare Position nachvollziehen.

Der Name des konkreten Geschäftsvorfalls oder Prozessschritts im Erlöszyklus, zum Beispiel „Anspruch eingereicht“ oder „Zahlung verbucht“.

Warum das wichtig ist

Dieses Attribut legt die Schritte im Prozessmodell fest. Es bildet die Grundlage für die Visualisierung und Analyse des Workflows im Erlöszyklus.

Das genaue Datum und die Uhrzeit, zu der die Aktivität stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Timestamps sind erforderlich, um Ereignisse zu ordnen, Zykluszeiten zu berechnen und die Prozessleistung zu analysieren. Sie bilden die zeitliche Grundlage der Analyse.

Der Name der Versicherung oder des externen Kostenträgers, der für den Anspruch zuständig ist.

Warum das wichtig ist

Die Aufschlüsselung des Prozesses nach Kostenträgern ist entscheidend, um kostenträgerspezifische Engpässe, Ablehnungsgründe und Zahlungsverzögerungen zu erkennen.

Die Kategorie oder Art der erbrachten medizinischen Leistung, zum Beispiel „Radiologie“, „Beratung“ oder „chirurgischer Eingriff“.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Analyse der Prozessleistung nach klinischer Abteilung oder Leistungsbereich und zeigt Unterschiede bei Effizienz und Rentabilität auf.

Der aktuelle Status des Anspruchs im Verlauf, zum Beispiel „Eingereicht“, „Ausstehend“, „Bezahlt“ oder „Abgelehnt“.

Warum das wichtig ist

Zeigt den aktuellen Status aller laufenden Ansprüche. So lassen sich Engpässe analysieren und Aufgaben priorisieren.

Ein standardisierter Code, der angibt, warum der Kostenträger einen Anspruch abgelehnt hat.

Warum das wichtig ist

Dieses Attribut ist für die Ursachenanalyse abgelehnter Ansprüche unerlässlich. Es ermöglicht gezielte Maßnahmen, um Einnahmeverluste und erneute Bearbeitungen zu reduzieren.

Der Gesamtbetrag, der für die im Anspruch aufgeführten erbrachten Leistungen berechnet wird.

Warum das wichtig ist

Gibt den Gesamtwert eines Anspruchs an und ermöglicht die Analyse der finanziellen Auswirkungen von Prozessverzögerungen, Ablehnungen und Anpassungen.

Der verbleibende Betrag, der für den Abrechnungsvorgang noch eingezogen werden muss.

Warum das wichtig ist

Misst direkt die Forderungen. Das ist wichtig für die Verwaltung des Cashflows, die Priorisierung des Forderungseinzugs und die Beurteilung der finanziellen Lage.

Aktivitäten

Prozessschritte, die Sie verfolgen und optimieren sollten

Dieses Ereignis kennzeichnet, dass abrechenbare Leistungen im Revenue-Cycle-System erfasst wurden. Es wird in der Regel ausdrücklich protokolliert, wenn ein Benutzer einen Gebührensatz abschließt oder Daten aus einem klinischen System eingehen.

Warum das wichtig ist

Dies ist der Ausgangspunkt des Abrechnungsprozesses. Die Zeit zwischen dem Abschluss einer Leistung und der Erfassung der Gebühren ist entscheidend, um Einnahmeverluste und Verzögerungen zu Beginn des Prozesses zu erkennen.

Die elektronische Übermittlung des Abrechnungsanspruchs an den Versicherungsträger zur Prüfung. Dabei wird der Anspruch über die Clearingstelle vom System des Leistungserbringers an das System des Kostenträgers übergeben.

Warum das wichtig ist

Dieser wichtige Meilenstein markiert den Beginn der Reaktionszeit des Kostenträgers. Er ist entscheidend, um Kennzahlen zum Zahlungszyklus zu messen und Rückstände bei der Einreichung zu erkennen.

Der Kostenträger hat den Anspruch bearbeitet und über die Zahlung entschieden. Dieses Ereignis wird erfasst, wenn eine Electronic Remittance Advice (ERA) oder eine 835-Datei vom Kostenträger eingeht.

Warum das wichtig ist

Dies ist der zentrale Entscheidungspunkt im Prozess. Hier wird festgelegt, ob der Anspruch bezahlt oder abgelehnt wird. Das wirkt sich unmittelbar auf den Zahlungseingang und die Workflows zur Bearbeitung abgelehnter Ansprüche aus.

Der Kostenträger hat den Anspruch abgelehnt und wird keine Zahlung leisten. Die Einzelheiten sind in der Electronic Remittance Advice (ERA) aufgeführt. Dieses Ereignis löst die Bearbeitung der Ablehnung oder eine erneute Bearbeitung aus.

Warum das wichtig ist

Dient direkt als Grundlage für die KPI „Ablehnungsquote bei Ansprüchen“. Die Häufigkeit und Gründe von Ablehnungen zu ermitteln, ist entscheidend, um den Prozess zu verbessern und Einnahmen zurückzugewinnen.

Eine eingegangene Zahlung wird dem jeweiligen Patientenkonto und Anspruch zugeordnet oder mit ihnen abgeglichen. Dadurch wird der Betrag von den Forderungen in den Zahlungseingang übertragen.

Warum das wichtig ist

Dies ist ein entscheidender letzter Schritt im Kostenträgerzyklus. Das Ereignis dient als Grundlage für KPIs zum Durchsatz bei der Zahlungsverarbeitung und zur Verzögerung bis zur Verbuchung. So lassen sich Konten zeitnah und korrekt aktualisieren.

Der Abrechnungsvorgang ist abgeschlossen, und der Kontostand wurde durch Zahlungen und Anpassungen auf null gebracht. Damit endet der Erlöszyklus für diesen Case erfolgreich.

Warum das wichtig ist

Dies ist der zentrale Endpunkt des Prozesses. Die Zeit bis zum Abschluss und der Anteil erfolgreich abgeschlossener Konten sind wichtige Kennzahlen für die Gesamtleistung.

Häufig gestellte Fragen

Wie kann Process Mining das Revenue Cycle Management anhand unserer Waystar-Daten verbessern?

Process Mining analysiert Ihre Abrechnungsereignisse aus Waystar und visualisiert den tatsächlichen RCM-Prozess. Dabei werden Engpässe wie lange Zahlungszyklen und häufige Ablehnungen von Ansprüchen sichtbar. Die Analyse hilft, Ursachen für Ineffizienzen zu ermitteln. Darauf aufbauend können Sie gezielte Verbesserungen umsetzen, den Cashflow beschleunigen und Kosten senken.

Welche Daten aus Waystar benötigen wir, um mit Process Mining für unser RCM zu beginnen?

Für eine aussagekräftige Analyse Ihres Revenue Cycle Managements benötigen wir vor allem Event Logs aus Ihrem Waystar-System. Dazu gehören Abrechnungsvorgänge, Zahlungsverbuchungen, eingereichte Ansprüche, Ablehnungen und Anpassungen. Jeder Datensatz sollte eine Case-ID, eine Aktivität und einen Timestamp enthalten. Damit lässt sich der gesamte RCM-Ablauf rekonstruieren.

Welche Verbesserungen können wir nach dem Einsatz von Process Mining in unserem RCM erwarten?

Sie können mit deutlichen Verbesserungen rechnen, etwa mit kürzeren Zahlungszyklen und einer niedrigeren Ablehnungsquote bei Ansprüchen, möglicherweise um 20 % oder mehr. Die Analyse hilft, Rechnungsstreitigkeiten schneller zu klären, die Genauigkeit der Leistungserfassung zu verbessern und manuelle Nacharbeit zu verringern. Das verbessert letztlich den Cashflow und die Compliance und steigert die betriebliche Effizienz.

Welche technischen Voraussetzungen gelten für die Integration von Waystar-Daten in ein Process-Mining-Tool?

Für die Integration von Waystar-Daten ist in der Regel ein sicherer Zugriff auf Datenexporte aus Ihrem System erforderlich, häufig über APIs, Datenbankverbindungen oder den Export von Dateien. Das Process-Mining-Tool übernimmt die Daten und wandelt sie in das Format eines Event Logs um. Nach Einrichtung der ersten Datenverbindung ist meist nur wenig Unterstützung durch die IT erforderlich.

Wie hilft Process Mining bei konkreten RCM-Problemen wie abgelehnten Ansprüchen und langen Zahlungszyklen?

Process Mining bildet jeden Schritt Ihres RCM-Prozesses präzise ab. So wird sichtbar, an welchen Stellen Ansprüche häufig abgelehnt werden und welche Ursachen lange Zahlungszyklen haben. Die Visualisierung von Abweichungen vom optimalen Prozesspfad liefert konkrete Erkenntnisse, mit denen Sie Workflows vereinfachen und gezielte Maßnahmen einführen können. So lassen sich diese häufigen Probleme direkt und wirksam angehen.

Ist Process Mining für unser Waystar-RCM mit einer komplexen und langwierigen Implementierung verbunden?

Die Ersteinrichtung von Process Mining für das RCM in Waystar umfasst in der Regel den Export und die Umwandlung der Daten. Je nach Datenmenge und Komplexität kann das einige Wochen dauern. Kurz danach, oft schon wenige Tage nach der Datenübernahme, stehen die Analyseergebnisse zur Verfügung. So können Sie Verbesserungspotenziale schnell erkennen, ohne eine lange Einrichtungsphase abwarten zu müssen.

Kann Process Mining die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben in unseren Waystar-RCM-Abläufen unterstützen?

Ja. Mit Process Mining können Sie Ihre RCM-Prozesse anhand festgelegter Compliance-Regeln und Standards überwachen. Die Analyse erkennt Abweichungen und Ausnahmen, die auf Verstöße hindeuten könnten, etwa fehlerhafte Abrechnungsverfahren oder verspätete Einreichungen. Durch diese proaktive Überwachung können Sie Lücken bei der Compliance erkennen und beheben, bevor daraus Bußgelder oder Prüfungen entstehen.

Benötigen unsere Teammitglieder spezielle Programmierkenntnisse, um Process Mining für das Waystar-RCM einzusetzen?

Nein. Die meisten modernen Process-Mining-Plattformen bieten eine benutzerfreundliche Oberfläche, häufig mit Drag-and-drop-Funktionen und visuellen Dashboards. Kenntnisse Ihres RCM-Prozesses und Ihrer Daten sind hilfreich, umfangreiche Programmierkenntnisse sind für die Analyse und Interpretation der Ergebnisse jedoch in der Regel nicht erforderlich. Eine Schulung unterstützt Sie beim effektiven Einsatz.

Wie hoch ist der typische Return on Investment (ROI) von Process Mining im Revenue Cycle Management?

Organisationen erzielen in der Regel einen deutlichen ROI durch niedrigere Betriebskosten, einen besseren Cashflow und höhere Einnahmen. Dazu tragen weniger manuelle Nacharbeit, weniger abgelehnte Ansprüche, kürzere Zahlungszyklen und eine bessere Compliance bei. Der Nutzen zeigt sich häufig innerhalb weniger Monate nach Umsetzung der Erkenntnisse.