Ihr Daten-Template für den Hire-to-Retire-Prozess: Mitarbeiterlebenszyklus

Onboarding in Oracle HCM
Ihr Daten-Template für den Hire-to-Retire-Prozess: Mitarbeiterlebenszyklus

Ihr Daten-Template für den Hire-to-Retire-Prozess: Mitarbeiterlebenszyklus

Dieses Template zeigt Ihnen, welche Daten Sie für die Analyse Ihres Hire-to-Retire-Prozesses im Mitarbeiterlebenszyklus erfassen sollten. Es beschreibt die wichtigsten Attribute und Aktivitäten und erklärt, wie Sie die Informationen aus Ihrem Quellsystem extrahieren. So können Sie alle erforderlichen Datenpunkte für eine umfassende Process-Mining-Analyse zusammenstellen.
  • Empfohlene Attribute für die Datenerfassung
  • Wichtige Aktivitäten für die Nachverfolgung
  • Hinweise zur Datenextraktion
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Attribute für den Hire-to-Retire-Prozess: Mitarbeiterlebenszyklus

Diese Datenfelder werden für eine umfassende Analyse des Hire-to-Retire-Prozesses im Mitarbeiterlebenszyklus empfohlen und sollten in Ihrem Event Log enthalten sein.
3 Erforderlich 7 Empfohlen 12 Optional
Name Beschreibung
Aktivität
ActivityName
Der Name eines bestimmten Ereignisses oder einer Aufgabe im Lebenszyklus eines Mitarbeitenden, etwa „Angebot angenommen“ oder „Leistungsbeurteilung durchgeführt“.
Beschreibung

Der Aktivitätsname bezeichnet einen einzelnen Schritt oder Meilenstein im Hire-to-Retire-Prozess. Diese Ereignisse bilden die Grundlage der Prozesslandkarte und stehen für wichtige Aktionen von HR-Fachkräften, Führungskräften oder dem System selbst. Beispiele sind das Einleiten einer Hintergrundüberprüfung, der Abschluss von Onboarding-Aufgaben oder die Freigabe einer Beförderung.

Durch die Analyse dieser Aktivitäten lässt sich der Prozessfluss visualisieren, Engpässe lassen sich erkennen und die Häufigkeit einzelner Prozessschritte messen. Die Abfolge und Verteilung der Aktivitäten zu verstehen, ist entscheidend, um herauszufinden, wie der Lebenszyklus der Mitarbeitenden tatsächlich abläuft und wie er sich vom vorgesehenen Ablauf unterscheidet.

Warum das wichtig ist

Dieses Attribut legt die Prozessschritte fest. Damit lassen sich Prozesslandkarten visualisieren sowie Prozessfluss und Varianten analysieren.

Woher beziehen

Wird üblicherweise aus Ereignistypen, Aufgabennamen oder Statusänderungen in verschiedenen Modulen von Oracle HCM Onboarding und Core HR abgeleitet.

Beispiele
Angebot angenommenHintergrundprüfung abgeschlossenGehaltsabrechnung eingerichtetBeendigung eingeleitet
Mitarbeiter-ID
EmployeeId
Die eindeutige Kennung eines Mitarbeitenden. Sie dient als Case-ID für den gesamten Lebenszyklus innerhalb der Organisation.
Beschreibung

Die Mitarbeiter-ID ist der zentrale Schlüssel für die Analyse des Hire-to-Retire-Prozesses. Sie identifiziert den Weg jedes Mitarbeitenden eindeutig, von der ersten Bewerbung bis zum abschließenden Offboarding. Jedes in Oracle HCM Onboarding erfasste Ereignis, jede Statusänderung und jede Transaktion ist mit dieser Kennung verknüpft. So entsteht für jede Person ein durchgängiges Event Log.

Beim Process Mining werden mit diesem Attribut alle zusammengehörigen Aktivitäten, etwa „Angebot angenommen“, „Hintergrundüberprüfung abgeschlossen“ und „Beendigung eingeleitet“, zu einem einzelnen, zusammenhängenden Case verknüpft. Dadurch lässt sich der gesamte Lebenszyklus der Mitarbeitenden abbilden. Analysten können vollständige Verläufe visualisieren, Durchlaufzeiten von Anfang bis Ende messen und häufige oder abweichende Prozesspfade erkennen.

Warum das wichtig ist

Als Primärschlüssel verknüpft die Mitarbeiter-ID alle Ereignisse eines Mitarbeitenden. So lässt sich der gesamte Lebenszyklus von der Einstellung bis zum Ausscheiden rekonstruieren und analysieren.

Woher beziehen

Dies ist ein zentrales Attribut in Oracle HCM Cloud, das üblicherweise in den Datensätzen „Person“ oder „Beschäftigter“ zu finden ist.

Beispiele
100234598765E-0054321
Startzeit
EventTimestamp
Das genaue Datum und die Uhrzeit, zu denen eine bestimmte Aktivität im Lebenszyklus stattgefunden hat.
Beschreibung

Dieser Timestamp kennzeichnet den genauen Zeitpunkt, zu dem eine Aktivität im System erfasst wurde. Er bildet die zeitliche Grundlage für alle Process-Mining-Analysen und gibt die chronologische Reihenfolge der Ereignisse für jeden Case eines Mitarbeitenden an.

Das Attribut ist entscheidend für die Berechnung von Durchlauf-, Bearbeitungs- und Wartezeiten zwischen Aktivitäten. So zeigt beispielsweise die Zeitspanne zwischen den Timestamps „Hintergrundüberprüfung eingeleitet“ und „Hintergrundüberprüfung abgeschlossen“ die Durchlaufzeit dieses Prozessschritts. Die Analyse der Timestamps hilft, Engpässe zu erkennen, die Prozessleistung anhand von SLAs zu messen und den zeitlichen Verlauf des Wegs eines Mitarbeitenden nachzuvollziehen.

Warum das wichtig ist

Es legt die chronologische Abfolge der Ereignisse fest. Das ist unerlässlich, um zeitbasierte Kennzahlen wie Durchlaufzeiten zu berechnen und Prozessverzögerungen zu erkennen.

Woher beziehen

Entspricht den Datums- und Uhrzeitfeldern für die Erstellung oder den Abschluss von Aufgaben, Ereignissen oder Statusänderungen in den Oracle-HCM-Transaktionsdaten.

Beispiele
2023-03-15T09:00:00Z2023-08-01T14:35:10Z2024-01-20T11:21:05Z
Abteilung
DepartmentName
Die Abteilung, der der Mitarbeitende zugeordnet ist, zum Beispiel „Vertrieb“, „Technik“ oder „Finanzen“.
Beschreibung

Dieses Attribut bezeichnet die Organisationseinheit, in der der Mitarbeitende tätig ist. Es ist eine wichtige Dimension, um die Prozessleistung in verschiedenen Unternehmensbereichen aufzuschlüsseln und zu vergleichen.

Die Analyse des Hire-to-Retire-Prozesses nach Abteilung ermöglicht aussagekräftige Vergleiche. So können Sie erkennen, in welchen Abteilungen das Onboarding am längsten dauert, die Fluktuation am höchsten ist oder Leistungsbeurteilungen am seltensten fristgerecht stattfinden. Diese Erkenntnisse helfen, Verbesserungsmaßnahmen gezielt auf die Anforderungen und Herausforderungen der einzelnen Abteilungen auszurichten.

Warum das wichtig ist

Damit lassen sich Prozesskennzahlen wie Fluktuationsraten und Durchlaufzeiten für verschiedene Geschäftseinheiten aufschlüsseln und vergleichen.

Woher beziehen

Lesen Sie die Dokumentation zu Oracle HCM Onboarding. Diese Information gehört standardmäßig zum Zuordnungsdatensatz eines Mitarbeitenden in Oracle HCM.

Beispiele
VertriebTechnikFinanzenPersonalwesen
Benutzer
UserId
Die Kennung des Benutzers, etwa einer HR-Fachkraft oder Führungskraft, der die Aktivität ausgeführt hat.
Beschreibung

Dieses Attribut erfasst, wer für die Ausführung einer bestimmten Aufgabe im Lebenszyklus der Mitarbeitenden verantwortlich war. Das kann die Personalvermittlung sein, die ein Angebot unterbreitet hat, die HR-Administration, die die I-9-Prüfung abgeschlossen hat, oder die Führungskraft, die eine Beförderung freigegeben hat.

Die Analyse nach Benutzern hilft, Schulungsbedarf, Arbeitsverteilung und Leistungsunterschiede zwischen einzelnen Personen oder Teams zu erkennen. So lässt sich beispielsweise feststellen, ob bestimmte Benutzer regelmäßig mit Verzögerungen oder Abweichungen im Prozess verbunden sind oder Aufgaben besonders effizient bearbeiten.

Warum das wichtig ist

Damit werden Prozessaktivitäten bestimmten Personen zugeordnet. So lassen sich Arbeitsbelastung und Ressourcenleistung analysieren und Schulungsbedarf erkennen.

Woher beziehen

Lesen Sie die Dokumentation zu Oracle HCM Onboarding. Die Angaben finden sich üblicherweise in den Feldern „Erstellt von“ oder „Zuletzt aktualisiert von“ der Transaktionsdatensätze.

Beispiele
j.smithe.davishr.admin01
Eintrittsdatum
HireDate
Das offizielle Eintrittsdatum des Mitarbeitenden im Unternehmen.
Beschreibung

Das Eintrittsdatum ist ein wichtiger Meilenstein im Lebenszyklus jedes Mitarbeitenden und kennzeichnet den offiziellen Beginn der Beschäftigung im Unternehmen. Es dient als Ausgangspunkt für die Messung verschiedener zeitkritischer Prozesse und Compliance-Prüfungen.

Dieses Attribut fließt in mehrere Kennzahlen und Analysen ein. So dient es beispielsweise als Stichtag für die Kennzahl „Fristgerechte Einrichtung der Gehaltsabrechnung“. Außerdem bildet es den Ausgangspunkt für die Berechnung der Betriebszugehörigkeit und für Analysen dazu, wie sich die Onboarding-Zeiten im Laufe der Zeit verändert haben.

Warum das wichtig ist

Das Datum dient als wichtige Grundlage für die Berechnung der Betriebszugehörigkeit und die Messung der fristgerechten Durchführung erster Onboarding- und Einrichtungsschritte.

Woher beziehen

Lesen Sie die Dokumentation zu Oracle HCM. Dieses grundlegende Attribut gehört zum Mitarbeitendendatensatz in Core HR.

Beispiele
2023-04-012022-09-152024-02-12
Endzeit
EventEndTime
Das genaue Datum und die Uhrzeit, zu denen eine Aktivität abgeschlossen wurde.
Beschreibung

Die Endzeit des Ereignisses kennzeichnet den Abschluss einer bestimmten Aufgabe oder eines Prozessschritts. Während die Startzeit angibt, wann eine Aktivität begonnen hat, markiert die Endzeit ihren Abschluss. Mit beiden Timestamps lässt sich die Bearbeitungszeit einzelner Aktivitäten genau messen.

Dieses Attribut ist wichtig, um die Dauer einzelner Aktivitäten zu berechnen und zwischen Bearbeitungszeit (Endzeit minus Startzeit) und Wartezeit (Zeitspanne zwischen der Endzeit einer Aktivität und der Startzeit der nächsten) zu unterscheiden. Diese Detailtiefe ist entscheidend für die Ursachenanalyse von Engpässen. Sie zeigt, ob Verzögerungen durch langwierige Aufgaben oder durch lange Wartezeiten zwischen Aufgaben entstehen.

Warum das wichtig ist

Damit lassen sich die Bearbeitungszeiten einzelner Aktivitäten genau berechnen und aktive Arbeitszeit von Leerlauf und Wartezeit im Prozess unterscheiden.

Woher beziehen

Lesen Sie die Dokumentation zu Oracle HCM Onboarding. In den Transaktionsdaten entspricht dies häufig den Feldern für Abschluss- oder Erledigungsdatum.

Beispiele
2023-03-15T17:30:00Z2023-08-02T10:00:15Z2024-01-20T11:25:00Z
Grund für die Beendigung
TerminationReason
Der Grund für den Austritt des Mitarbeitenden, zum Beispiel „Freiwillige Kündigung“ oder „Unfreiwillige Beendigung wegen Leistung“.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt Aufschluss darüber, warum der Lebenszyklus eines Mitarbeitenden im Unternehmen endete. Es ordnet Beendigungen verschiedenen Kategorien zu und ist damit grundlegend für das Verständnis der Fluktuation.

Beim Process Mining ist dies eine wichtige Analysedimension für Fluktuationsmuster. Durch die Filterung nach Beendigungsgrund können Analysten untersuchen, ob bestimmte Prozesserfahrungen, etwa lange Beförderungszyklen oder seltene Leistungsbeurteilungen, mit freiwilligen Kündigungen zusammenhängen. Diese Erkenntnisse helfen HR, gezielte Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung zu entwickeln.

Warum das wichtig ist

Das Attribut liefert wichtigen Kontext für die Fluktuationsanalyse. Es hilft, freiwillige von unfreiwilligen Austritten zu unterscheiden und Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung zu planen.

Woher beziehen

Lesen Sie die Dokumentation zu Oracle HCM. Dieses Standardfeld wird während des Beendigungsprozesses in Core HR erfasst.

Beispiele
Freiwillig: Kündigung wegen einer anderen beruflichen MöglichkeitUnfreiwillig: LeistungUnfreiwillig: PersonalabbauRuhestand
Rekrutierungskanal
RecruitmentSource
Der Kanal, über den der Mitarbeitende eingestellt wurde, zum Beispiel „LinkedIn“, „Empfehlung durch Mitarbeitende“ oder „Unternehmenswebsite“.
Beschreibung

Dieses Attribut erfasst, über welchen Kanal eine erfolgreiche Einstellung zustande kam. Es zeigt, über welchen Rekrutierungskanal sich die Person beworben hat und anschließend eingestellt wurde. Die Daten werden üblicherweise früh im Rekrutierungsprozess erfasst und dem Datensatz der neuen Mitarbeitenden zugeordnet.

Die Analyse der Rekrutierungskanäle ist wichtig, um die Personalgewinnung zu optimieren. Das Dashboard „Leistung der Rekrutierungskanäle“ ermöglicht es dem Unternehmen, Konversionsraten, Time-to-Hire und die Qualität der Einstellungen für jeden Kanal zu messen. So können Personalgewinnung und Budget auf die wirksamsten und effizientesten Kanäle ausgerichtet werden.

Warum das wichtig ist

Das Attribut ist wichtig, um die Wirksamkeit verschiedener Kanäle zur Personalgewinnung zu bewerten und Rekrutierungsstrategien sowie Ausgaben zu optimieren.

Woher beziehen

Lesen Sie die Dokumentation zu Oracle HCM Onboarding oder Oracle Recruiting Cloud. Diese Information wird häufig während des Bewerbungsprozesses erfasst.

Beispiele
LinkedInEmpfehlung durch MitarbeitendeKarriereseite des UnternehmensIndeed
Stellenbezeichnung
JobRole
Die konkrete Stellenbezeichnung oder Rolle des Mitarbeitenden, etwa „Softwareentwickler“ oder „Kundenbetreuer“.
Beschreibung

Das Attribut „Stellenbezeichnung“ gibt die konkrete Position oder Funktion des Mitarbeitenden an. Es bietet mehr Detailtiefe als die Abteilung und ist für die Analyse von Prozessen nach Rolle unerlässlich.

Das Attribut ist wichtig für Dashboards wie „Fluktuation nach Rolle und Abteilung“ und für die Berechnung von Kennzahlen wie „Fluktuationsrate in kritischen Rollen“. Es hilft Unternehmen zu verstehen, ob bestimmte Rollen schwerer zu besetzen sind, längere Onboarding-Zeiten haben oder eine höhere Fluktuation aufweisen. Diese Erkenntnisse können in die Personalplanung und das Talentmanagement einfließen und gezielte Prozessverbesserungen für einzelne Rollen unterstützen.

Warum das wichtig ist

Damit lassen sich Prozesse nach Rolle analysieren und Probleme, Compliance-Lücken oder Fluktuationsmuster für bestimmte Tätigkeitsbereiche erkennen.

Woher beziehen

Lesen Sie die Dokumentation zu Oracle HCM Onboarding. Diese Information ist Teil der Stellen- oder Positionsdaten des Mitarbeitenden in Core HR.

Beispiele
SoftwareentwicklerSenior-KundenbetreuerHR-Business-PartnerFinanzanalyst
Beendigungsdatum
TerminationDate
Der offizielle letzte Arbeitstag eines Mitarbeitenden.
Beschreibung

Das Beendigungsdatum kennzeichnet das offizielle Ende der Beschäftigung eines Mitarbeitenden im Unternehmen. Es ist ein wichtiges Datum im Offboarding-Prozess und dient als Bezugspunkt für die abschließende Gehaltsabrechnung, das Ende von Leistungen und den Entzug des Systemzugriffs.

Beim Process Mining wird dieses Datum zusammen mit dem Eintrittsdatum zur Berechnung der gesamten Betriebszugehörigkeit verwendet. Es dient außerdem als Bezugspunkt für die Analyse des Offboarding-Prozesses und hilft zu messen, ob alle Offboarding-Aufgaben rechtzeitig vor dem Austritt abgeschlossen wurden.

Warum das wichtig ist

Es legt den Endpunkt des Lebenszyklus der Mitarbeitenden fest und ermöglicht die Berechnung der Betriebszugehörigkeit sowie die Analyse der fristgerechten Durchführung des Offboarding-Prozesses.

Woher beziehen

Lesen Sie die Dokumentation zu Oracle HCM. Dieses Standardfeld wird während des Beendigungsprozesses in Core HR erfasst.

Beispiele
2024-05-312023-12-152024-01-05
Beschäftigungsart
EmployeeType
Ordnet das Beschäftigungsverhältnis des Mitarbeitenden einer Kategorie zu, etwa „Vollzeit“, „Teilzeit“ oder „Vertragskraft“.
Beschreibung

Dieses Attribut klassifiziert die Art des Beschäftigungsverhältnisses. Für verschiedene Beschäftigtengruppen gelten häufig unterschiedliche Prozessvarianten beim Onboarding, Leistungsmanagement und Offboarding.

Die Analyse nach Beschäftigungsart kann deutliche Unterschiede aufzeigen. So kann das Onboarding einer Vertragskraft wesentlich kürzer sein und weniger Schritte umfassen als das einer Vollzeitkraft. Durch die Aufschlüsselung nach diesem Attribut bleiben Vergleiche aussagekräftig und Verbesserungsmöglichkeiten für die jeweiligen Beschäftigungsarten werden sichtbar.

Warum das wichtig ist

Damit lässt sich die Prozessanalyse nach Beschäftigungsstatus aufschlüsseln. So werden unterschiedliche Prozesspfade und Anforderungen für verschiedene Beschäftigtengruppen sichtbar.

Woher beziehen

Lesen Sie die Dokumentation zu Oracle HCM. Diese Information gehört zu den standardmäßigen Angaben zur Beschäftigungszuordnung in Core HR.

Beispiele
VollzeitkraftTeilzeitkraftVertragskraftPraktikant
Geschäftseinheit
BusinessUnitName
Der übergeordnete Geschäftsbereich oder die Geschäftseinheit, der bzw. die dem Mitarbeitenden zugeordnet ist.
Beschreibung

Eine Geschäftseinheit ist eine übergeordnete Organisationsstruktur, die häufig eine eigene Produktlinie, einen Dienstleistungsbereich oder eine geografische Region umfasst. Sie bietet einen umfassenderen organisatorischen Kontext als eine Abteilung.

Die Analyse von Prozessen auf Ebene der Geschäftseinheit ist für die Unternehmensleitung wertvoll, um die Leistung großer Unternehmensbereiche zu vergleichen. So lassen sich systemische Probleme oder bewährte Vorgehensweisen in einer Geschäftseinheit erkennen und anschließend gezielt angehen oder unternehmensweit weitergeben.

Warum das wichtig ist

Damit lassen sich Prozesskennzahlen für große Organisationseinheiten zusammenfassen und vergleichen.

Woher beziehen

Lesen Sie die Dokumentation zu Oracle HCM. Diese Information gehört üblicherweise zu den Beschäftigungszuordnungs- und Organisationshierarchiedaten des Mitarbeitenden.

Beispiele
KonsumgüterUnternehmenssoftwareCloud-DiensteGlobale Beratung
ID der Stellenausschreibung
JobRequisitionId
Die eindeutige Kennung der Stellenausschreibung, die zur Einstellung des Mitarbeitenden geführt hat.
Beschreibung

Die ID der Stellenausschreibung verknüpft neue Mitarbeitende mit der ursprünglichen Anfrage zur Besetzung einer Stelle. So werden die Rekrutierungs- und Onboarding-Prozesse mit früheren Schritten im Lebenszyklus der Personalgewinnung verbunden.

Mit dieser ID ist eine umfassendere Analyse von Anfang bis Ende möglich, beginnend mit der Eröffnung der Stelle. Sie ist unerlässlich, um die vollständige KPI „Time-to-Hire“ zu berechnen und zu untersuchen, wie Merkmale der Stellenausschreibung, etwa Priorität oder Rollenebene, den anschließenden Einstellungs- und Onboarding-Prozess beeinflussen.

Warum das wichtig ist

Die ID verknüpft den Weg des Mitarbeitenden mit der ursprünglichen Einstellungsanfrage. So wird eine echte Time-to-Hire-Analyse von Anfang bis Ende möglich und das Einstellungsergebnis lässt sich mit den Details der Stellenausschreibung verbinden.

Woher beziehen

Lesen Sie die Dokumentation zu Oracle Recruiting Cloud oder HCM. Diese ID wird im Rekrutierungsmodul erzeugt und sollte dem Datensatz der neuen Mitarbeitenden zugeordnet sein.

Beispiele
REQ-2023-05-102JR-FIN-00348001567
Konform
IsCompliant
Kennzeichen dafür, ob ein Case gemäß den Compliance-Regeln dem erwarteten Prozesspfad gefolgt ist.
Beschreibung

Dieses berechnete boolesche Attribut prüft, ob die Ereignisse im Lebenszyklus eines Mitarbeitenden den vorgegebenen Compliance-Modellen oder Geschäftsregeln entsprechen. Eine Regel kann beispielsweise festlegen, dass eine Hintergrundüberprüfung abgeschlossen sein muss, bevor ein Angebot endgültig angenommen wird, oder dass bestimmte Schulungen innerhalb von 30 Tagen nach dem Eintritt zugewiesen werden müssen.

Das Attribut unterstützt direkt die KPI „HR-Compliance-Verstoßrate“. Es kennzeichnet Fälle, in denen die Vorgaben nicht eingehalten wurden, und ermöglicht so eine einfache Quantifizierung des Compliance-Risikos. Außerdem können Sie die Ursachen für Abweichungen analysieren. Die Prüfung komplexer Compliance-Vorgaben wird damit auf ein einzelnes Feld reduziert, das sich leicht auswerten und überwachen lässt.

Warum das wichtig ist

Das Attribut quantifiziert die Einhaltung wichtiger Geschäftsregeln und Vorschriften. So können Sie Compliance-Risiken frühzeitig überwachen und mindern.

Woher beziehen

Der Wert wird im Process-Mining-Tool oder in der Datentransformationsschicht berechnet, indem eine Reihe von Geschäftsregeln auf die Abfolge der Aktivitäten und ihre Attribute angewendet wird.

Beispiele
truefalse
Kritische Rolle
IsCriticalRole
Kennzeichnet, ob die Rolle des Mitarbeitenden als entscheidend für den Erfolg der Organisation gilt.
Beschreibung

Dieses abgeleitete boolesche Attribut kennzeichnet Positionen, die für die Geschäftskontinuität oder strategische Initiativen entscheidend sind oder besondere, schwer zu ersetzende Kompetenzen erfordern. Die Einstufung wird üblicherweise von der Personalabteilung und der Unternehmensleitung im Rahmen der Personalplanung gepflegt.

Dieses Kennzeichen ist für die Berechnung der KPI „Fluktuationsrate in kritischen Positionen“ erforderlich. Damit lässt sich gezielt die Fluktuation unter den wichtigsten Mitarbeitenden analysieren und die Bindung von Talenten dort priorisieren, wo sie die größte Wirkung erzielt. In Dashboards können Sie nach diesem Attribut filtern, um Prozessprobleme hervorzuheben, die besonders wichtige Mitarbeitende betreffen.

Warum das wichtig ist

Damit kann die Organisation den Lebenszyklus und die Fluktuation ihrer wichtigsten Mitarbeitenden gezielt beobachten und analysieren und Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung priorisieren.

Woher beziehen

Das Attribut wird abgeleitet, indem der Wert des Attributs „JobRole“ mit einer vom Unternehmen vorgegebenen Liste kritischer Positionen abgeglichen wird.

Beispiele
truefalse
Leistungsbewertung
PerformanceRating
Die Bewertung, die einem Mitarbeitenden während eines Leistungsbeurteilungszyklus zugewiesen wird, zum Beispiel „Übertrifft die Erwartungen“.
Beschreibung

Dieses Attribut erfasst das Ergebnis einer Leistungsbeurteilung. Die Bewertung misst quantitativ oder qualitativ, wie die Leistung eines Mitarbeitenden im Verhältnis zu seinen Zielen und den Erwartungen des Unternehmens ausfällt.

In Verbindung mit dem Prozessfluss kann die Analyse dieser Daten aussagekräftige Erkenntnisse liefern. So lässt sich beispielsweise untersuchen, ob Leistungsbewertungen mit der Dauer bis zur Beförderung zusammenhängen oder ob leistungsstarke Mitarbeitende, die kündigen, durch prozessbedingte Probleme wie verzögerte Stellenwechsel frustriert waren. Das Attribut ist ein wichtiger Bestandteil des Dashboards „Einhaltung der Leistungsbeurteilungszyklen“.

Warum das wichtig ist

Das Attribut ergänzt Ereignisse der Leistungsbeurteilung um ein qualitatives Ergebnis. So lässt sich untersuchen, wie die Leistung von Mitarbeitenden mit ihrer beruflichen Entwicklung und ihrer Bindung an das Unternehmen zusammenhängt.

Woher beziehen

Lesen Sie die Dokumentation zum Modul Oracle HCM Performance Management. Die Bewertung wird üblicherweise in Formularen oder Datensätzen zur Leistungsbeurteilung gespeichert.

Beispiele
Übertrifft die ErwartungenErfüllt die ErwartungenVerbesserungsbedarf5
Letzte Datenaktualisierung
LastDataUpdate
Der Timestamp, der angibt, wann die Daten zu diesem Ereignis zuletzt aus dem Quellsystem aktualisiert wurden.
Beschreibung

Dieses Attribut erfasst, wann die Daten zuletzt extrahiert und in die Process-Mining-Umgebung geladen wurden. Es handelt sich um ein Metadatenfeld, das die Aktualität des Datensatzes angibt, nicht um den Timestamp eines Geschäftsvorfalls.

Diese Information ist wichtig, um die Aktualität der Analyse und der Dashboards einzuschätzen. Benutzer sehen daran, ob die Daten vom Vortag, aus der Vorwoche oder vom Vormonat stammen. Das ist entscheidend für fundierte Geschäftsentscheidungen auf Basis aktueller Daten. Der Wert wird üblicherweise gut sichtbar auf Dashboards angezeigt, damit alle Betrachter den nötigen Kontext haben.

Warum das wichtig ist

Das Attribut macht transparent, wie aktuell die Daten sind. So können Benutzer einschätzen, wie aktuell die Prozessanalyse ist und wie verlässlich die bereitgestellten Erkenntnisse sind.

Woher beziehen

Dieser Timestamp wird von der Datenpipeline oder dem ETL-Tool nach einem erfolgreichen Aktualisierungslauf erzeugt.

Beispiele
2024-05-21T04:00:00Z2024-05-20T04:00:00Z
Lohnabrechnung rechtzeitig eingerichtet
PayrollSetupOnTime
Kennzeichen dafür, ob die Lohnabrechnung eines Mitarbeitenden vor dem offiziellen Eintrittsdatum eingerichtet wurde.
Beschreibung

Dieses berechnete boolesche Attribut misst, ob eine wichtige Onboarding-SLA eingehalten wurde: Die Lohnabrechnung muss vor dem Eintrittsdatum des Mitarbeitenden eingerichtet sein. Dazu wird der Timestamp der Aktivität „Payroll Setup Completed“ mit dem Eintrittsdatum des Mitarbeitenden verglichen.

Das Attribut unterstützt direkt die KPI „Quote der rechtzeitig eingerichteten Lohnabrechnungen“. Es wandelt den Datumsvergleich in einen einfachen Wahr-oder-falsch-Wert um. So lässt sich die Einhaltung der Vorgabe in Dashboards leicht filtern, aggregieren und visualisieren. Dadurch erkennen Sie schnell, in welchen Abteilungen oder Regionen die Lohnabrechnung häufig nicht rechtzeitig eingerichtet wird. Das ist ein wichtiger Faktor für die Zufriedenheit neuer Mitarbeitender.

Warum das wichtig ist

Das Attribut misst direkt, ob eine wichtige Onboarding-SLA eingehalten wird. So erhalten Sie eine klare Kennzahl für die Effizienz der Lohnabrechnung und deren Auswirkungen auf die Erfahrung neuer Mitarbeitender.

Woher beziehen

Der Wert wird während der Datentransformation berechnet, indem für jeden Case der „EventTimestamp“ der Aktivität „Payroll Setup Completed“ mit dem Attribut „HireDate“ verglichen wird.

Beispiele
truefalse
Quellsystem
SourceSystem
Gibt an, aus welchem System die Ereignisdaten extrahiert wurden, zum Beispiel aus „Oracle HCM Onboarding“.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt für jeden Ereignisdatensatz das Quellsystem an. In einer komplexen HR-Systemlandschaft können Mitarbeitendendaten aus dem zentralen HCM, einem speziellen Onboarding-Modul, einem Gehaltsabrechnungssystem oder einem Tool für Leistungsmanagement stammen. Die Kennzeichnung jedes Ereignisses mit dem Quellsystem ist wichtig für die Data Governance und die Fehlerbehebung.

Bei der Analyse hilft die Kenntnis des Quellsystems, Datenintegrationspunkte und mögliche Abweichungen zu verstehen. Werden beispielsweise Verzögerungen bei der Einrichtung der Gehaltsabrechnung festgestellt, ist es hilfreich zu wissen, ob die betreffenden Ereignisse aus dem zentralen HCM oder einer separaten Anwendung für die Gehaltsabrechnung stammen.

Warum das wichtig ist

Das Attribut liefert wichtigen Kontext zur Herkunft der Daten. Dieser ist für die Datenvalidierung, die Analyse der Integration und das Verständnis einer Prozesslandschaft mit mehreren Systemen relevant.

Woher beziehen

Dies ist üblicherweise ein statischer Wert, der während der Datenextraktion hinzugefügt wird, um die Herkunft des Datensatzes zu kennzeichnen.

Beispiele
OracleHCMOnboardingOracleCoreHROracleRecruiting
Standort
Location
Der Arbeitsort oder das Land, in dem der Mitarbeitende tätig ist.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt den geografischen Standort an, etwa das Büro, die Stadt oder das Land, an dem der Mitarbeitende tätig ist. HR-Prozesse können sich aufgrund lokaler Arbeitsgesetze und regionaler Geschäftspraktiken deutlich unterscheiden.

Die Analyse nach Standort macht regionale Unterschiede in der Prozessleistung sichtbar. So kann der Abschluss von Hintergrundüberprüfungen in bestimmten Ländern aufgrund lokaler Vorschriften länger dauern. Dadurch lässt sich die Prozessleistung geografisch differenziert überwachen und verbessern.

Warum das wichtig ist

Damit lässt sich der Prozess geografisch analysieren. So werden regionale Unterschiede bei Durchlaufzeiten, Compliance und Prozessabläufen sichtbar.

Woher beziehen

Lesen Sie die Dokumentation zu Oracle HCM. Diese Information gehört standardmäßig zu den Beschäftigungs- oder Personendaten des Mitarbeitenden.

Beispiele
USADeutschlandIndienVereinigtes Königreich
Status der Hintergrundüberprüfung
BackgroundCheckStatus
Das Endergebnis der Hintergrundüberprüfung, zum Beispiel „Abgeschlossen: ohne Befund“ oder „Prüfung erforderlich“.
Beschreibung

Dieses Attribut erfasst das Ergebnis der Hintergrundüberprüfung, einem wichtigen Entscheidungspunkt im Onboarding-Prozess. Der Status bestimmt, ob der Einstellungsprozess ohne weitere Schritte fortgesetzt werden kann oder zusätzliche Prüfungen erforderlich sind.

Die Verteilung der verschiedenen Statuswerte hilft, die Qualität der Bewerberpools aus unterschiedlichen Rekrutierungskanälen einzuschätzen. Sie ist auch für die Analyse des Dashboards „Durchlaufzeit der Hintergrundüberprüfung“ wichtig, da Cases mit zusätzlichem Prüfbedarf naturgemäß längere Durchlaufzeiten haben können. Dieser Kontext verhindert, dass die Daten falsch interpretiert werden.

Warum das wichtig ist

Das Attribut zeigt das Ergebnis eines wichtigen Onboarding-Schritts. Es ergänzt die Durchlaufzeitanalyse um Kontext und hilft, Nacharbeit oder Ausnahmewege zu erkennen.

Woher beziehen

Lesen Sie die Dokumentation zu Oracle HCM Onboarding. Die Daten können aus dem Onboarding-Modul oder von einem integrierten Drittanbieter für Hintergrundüberprüfungen stammen.

Beispiele
Abgeschlossen: ohne BefundPrüfung erforderlichAbgebrochenIn Bearbeitung
Erforderlich Empfohlen Optional

Aktivitäten im Hire-to-Retire-Prozess: Mitarbeiterlebenszyklus

Diese wichtigen Prozessschritte und Meilensteine sollten Sie in Ihrem Event Log erfassen, um Prozesse zuverlässig zu entdecken und zu optimieren.
6 Empfohlen 9 Optional
Aktivität Beschreibung
Angebot angenommen
Diese Aktivität kennzeichnet den Zeitpunkt, an dem ein Bewerber das Beschäftigungsangebot offiziell annimmt. Damit beginnen die Prozesse vor dem Arbeitsantritt und das Onboarding in Oracle HCM.
Warum das wichtig ist

Dies ist ein wichtiger Ausgangspunkt für den Weg der Mitarbeitenden. Die Zeitspanne von diesem Ereignis bis zu den folgenden Schritten zeigt, wie effizient die Übergabe von der Einstellung zum Onboarding verläuft.

Woher beziehen

Üblicherweise wird dieses Ereignis im Recruiting-Modul erfasst, wenn der Angebotsstatus eines Bewerbers auf „Angenommen“ oder einen ähnlichen Status gesetzt wird. Dadurch beginnt der Onboarding-Ablauf.

Erfassung

Abgeleitet aus einer Statusänderung im Datensatz des Beschäftigungsangebots des Bewerbers.

Ereignistyp inferred
Beendigung eingeleitet
Dies ist der formelle Beginn des Offboarding-Prozesses. Auslöser sind eine Kündigung oder die Entscheidung, das Arbeitsverhältnis zu beenden. Damit werden alle nachfolgenden Offboarding-Aufgaben eingeleitet.
Warum das wichtig ist

Dieses Ereignis markiert den Beginn der letzten Phase im Lebenszyklus der Mitarbeitenden. Es dient als Ausgangspunkt für die Messung der Offboarding-Durchlaufzeit und die Analyse der Fluktuation.

Woher beziehen

Diese explizite HR-Aktion wird in Oracle Core HR erfasst, wenn eine Führungskraft oder HR-Administration einen Antrag auf Beendigung des Arbeitsverhältnisses einreicht.

Erfassung

Erfasst anhand des Wirksamkeitsdatums der Aktion „Beendigung“ im Datensatz des Mitarbeitenden.

Ereignistyp explicit
Gehaltsabrechnung eingerichtet
Kennzeichnet den Zeitpunkt, an dem die Daten neuer Mitarbeitender vollständig verarbeitet wurden und sie im Gehaltsabrechnungssystem aktiv sind. Dazu gehören Bankverbindung, Steuerabzüge und Gehaltsangaben.
Warum das wichtig ist

Eine rechtzeitige Einrichtung der Gehaltsabrechnung ist wichtig für die Zufriedenheit neuer Mitarbeitender und ein zentraler Indikator für die Effizienz der HR-Abläufe. Anhand dieser Aktivität lässt sich die KPI zur pünktlichen Einrichtung der Gehaltsabrechnung messen.

Woher beziehen

Lässt sich aus dem Abschluss der Aufgaben zur Gehaltsabrechnung im Onboarding-Ablauf oder aus einer Statusänderung im zentralen Gehaltsabrechnungsmodul für die betreffende Person ableiten.

Erfassung

Abgeleitet aus dem Abschlussdatum aller Onboarding-Aufgaben zur Gehaltsabrechnung.

Ereignistyp inferred
Offboarding-Aufgaben abgeschlossen
Diese Aktivität steht für den Abschluss aller erforderlichen Offboarding-Schritte, etwa die Rückgabe von Arbeitsmitteln, die Wissensübergabe und die abschließende Gehaltsabrechnung. Damit wird der Datensatz des Mitarbeitenden ordnungsgemäß geschlossen.
Warum das wichtig ist

Dies ist die letzte Aktivität im Lebenszyklus der Mitarbeitenden. Sie bildet den Endpunkt für die Messung der durchschnittlichen Offboarding-Durchlaufzeit und hilft, einen konformen und effizienten Prozess sicherzustellen.

Woher beziehen

Abgeleitet aus dem Abschluss des übergeordneten Offboarding-Prozesses oder der Checkliste, die dem Mitarbeitenden in Oracle HCM zugewiesen wurde.

Erfassung

Abgeleitet aus dem Abschluss-Timestamp des gesamten Offboarding-Prozesses oder der letzten Aufgabe in der Abfolge.

Ereignistyp inferred
Onboarding von Mitarbeitenden
Dies ist das offizielle Eintrittsdatum, an dem die Mitarbeitenden aktiv Teil der Organisation werden. Im zentralen HR-System wird dabei aus einem vorgemerkten Mitarbeitenden ein aktiver Mitarbeitendendatensatz.
Warum das wichtig ist

Dies ist ein wichtiger Meilenstein im Mitarbeitendenlebenszyklus. Er dient als Ausgangspunkt für die Messung der Onboarding-Dauer und der Zeit bis zur vollen Produktivität.

Woher beziehen

Dies entspricht der Eingabe des Felds „Eintrittsdatum“ und dem Wechsel des HR-Status der Mitarbeitenden zu „Aktiv“. Es handelt sich um einen grundlegenden Vorgang im Core-HR-Modul.

Erfassung

Erfasst anhand des Wirksamkeitsdatums der Aktion „Einstellung“ im Mitarbeitendendatensatz.

Ereignistyp explicit
Onboarding-Ablauf gestartet
Diese Aktivität kennzeichnet die Erstellung und Zuweisung des offiziellen Onboarding-Plans oder der Checkliste an neue Mitarbeitende. Sie markiert den offiziellen Beginn des Onboardings im System.
Warum das wichtig ist

Kennzeichnet den Übergang von den Vorbereitungen vor dem Arbeitsantritt zum aktiven Onboarding. Dieser wichtige Meilenstein dient dazu, die gesamte Onboarding-Zykluszeit und deren Einheitlichkeit zu messen.

Woher beziehen

Dieses Ereignis wird ausdrücklich protokolliert, wenn eine HR-Fachkraft oder ein automatisierter Prozess einem vorgemerkten Mitarbeitenden oder einem Mitarbeitendendatensatz einen Onboarding-„Ablauf“ zuweist.

Erfassung

Erfasst anhand des Ereignisses, bei dem der Onboarding-Ablauf für die Mitarbeitenden erstellt wird.

Ereignistyp explicit
Änderung der Rolle eingeleitet
Kennzeichnet den Beginn eines Prozesses zur Änderung der Stelle, Abteilung oder des Standorts eines Mitarbeitenden. Dazu zählen Beförderungen, Versetzungen auf eine gleichwertige Stelle und andere interne Wechsel.
Warum das wichtig ist

Diese Aktivität ist der Ausgangspunkt für die Messung der Effizienz interner Wechsel. Lange Zeiträume zwischen Einleitung und Freigabe können auf Engpässe im Prozess hindeuten.

Woher beziehen

Wird protokolliert, wenn eine Führungskraft oder HR-Fachkraft in Core HR für einen Mitarbeitenden die Aktion „Stelle ändern“ oder „Beförderung“ einleitet.

Erfassung

Erfasst aus dem Transaktionsprotokoll für HR-Aktionen wie „Stellenwechsel“, „Versetzung“ oder „Beförderung“.

Ereignistyp explicit
Austrittsgespräch geführt
Kennzeichnet den Abschluss des Austrittsgesprächs mit dem ausscheidenden Mitarbeitenden. Häufig wird es als Aufgabe innerhalb eines Offboarding-Prozesses verwaltet.
Warum das wichtig ist

Liefert qualitative Daten zu den Gründen für den Austritt. Durch die Erfassung des Abschlusses lässt sich sicherstellen, dass dieses wertvolle Feedback regelmäßig eingeholt wird.

Woher beziehen

Wird üblicherweise als manuelle Aufgabe in einer Offboarding-Checkliste oder einem Offboarding-Prozess erfasst. Das Ereignis entspricht dem Abschluss dieser Aufgabe.

Erfassung

Abgeleitet aus dem Abschlussdatum der Aufgabe „Austrittsgespräch“ im Offboarding-Prozess.

Ereignistyp inferred
Beförderung genehmigt
Diese Aktivität kennzeichnet die endgültige Freigabe der Beförderung eines Mitarbeitenden. Sie ist ein wichtiger positiver Meilenstein in der beruflichen Entwicklung.
Warum das wichtig ist

Dieses Ereignis schließt den Prozess des internen Wechsels ab. Damit lassen sich die KPI „Freigabedauer interner Wechsel“ berechnen und die Geschwindigkeit der beruflichen Entwicklung analysieren.

Woher beziehen

Wird erfasst, wenn die Beförderung im Workflow endgültig freigegeben wird. Das Wirksamkeitsdatum der Beförderung wird ebenfalls gespeichert.

Erfassung

Wird nach der endgültigen Freigabe der Beförderungsaktion aus dem Workflow-System protokolliert.

Ereignistyp explicit
Daten neuer Mitarbeitender übermittelt
Kennzeichnet den Abschluss der Aufgaben zur Erfassung persönlicher Daten durch neue Mitarbeitende. Dazu gehören persönliche Angaben, Steuerformulare und weitere erforderliche Unterlagen.
Warum das wichtig ist

Vollständigkeit und fristgerechte Erledigung dieser Aktivität sind entscheidend für nachfolgende Schritte wie die Einrichtung der Gehaltsabrechnung. Verzögerungen können erhebliche Folgeprobleme verursachen.

Woher beziehen

Abgeleitet aus dem Abschluss-Timestamp einer bestimmten Aufgabe oder einer Gruppe von Aufgaben zur Erfassung persönlicher Daten im Onboarding-Ablauf.

Erfassung

Abgeleitet aus dem Abschlussdatum der Aufgabe „Persönliche Angaben“ oder einer entsprechenden Aufgabe.

Ereignistyp inferred
Hintergrundprüfung abgeschlossen
Kennzeichnet den erfolgreichen Abschluss der Hintergrundprüfung. Das Ergebnis entscheidet darüber, ob der Einstellungsprozess fortgesetzt werden kann.
Warum das wichtig ist

Der Timestamp dieses Ereignisses ist entscheidend für die Berechnung der gesamten Zykluszeit der Hintergrundprüfung. Verzögerungen wirken sich direkt auf den Eintrittstermin aus.

Woher beziehen

Erfasst, wenn der Status der Aufgabe „Hintergrundprüfung“ im Onboarding-Ablauf der Mitarbeitenden auf „Abgeschlossen“ oder „Freigegeben“ gesetzt wird.

Erfassung

Abgeleitet aus der Statusänderung der Aufgabe zur Hintergrundprüfung in einen abschließenden Status wie „Abgeschlossen“.

Ereignistyp inferred
Hintergrundprüfung eingeleitet
Kennzeichnet den offiziellen Beginn der Hintergrundprüfung für neue Mitarbeitende. Üblicherweise wird sie als eigene Aufgabe in der Onboarding-Checkliste oder im Onboarding-Ablauf verwaltet.
Warum das wichtig ist

Hintergrundprüfungen sind häufig ein Engpass. Die Erfassung des Startzeitpunkts ist wichtig, um die KPI zur Durchlaufzeit von Hintergrundprüfungen zu messen und zu verbessern.

Woher beziehen

Dieses Ereignis wird wahrscheinlich erfasst, wenn die Aufgabe „Hintergrundprüfung“ zugewiesen oder ihr Status im Onboarding-Ablauf der Mitarbeitenden auf „In Bearbeitung“ gesetzt wird.

Erfassung

Abgeleitet aus der Statusänderung oder dem Erstellungsdatum der Aufgabe zur Hintergrundprüfung.

Ereignistyp inferred
I-9-Prüfung abgeschlossen
Kennzeichnet den Abschluss des vorgeschriebenen US-Formulars I-9 zur Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung. Für alle Einstellungen in den USA ist dies ein wichtiger Compliance-Schritt.
Warum das wichtig ist

Die Erfassung dieser Aktivität ist wichtig, um gesetzliche Vorgaben einzuhalten und rechtliche Sanktionen zu vermeiden. Sie ist ein unverzichtbarer Schritt im Onboarding.

Woher beziehen

Erfasst anhand des Abschlussstatus der dafür vorgesehenen I-9-Aufgabe im Onboarding-Ablauf von Oracle HCM. Diese Aufgabe enthält häufig eigene Felder für Prüfungsdaten.

Erfassung

Abgeleitet aus dem Abschlussstatus und dem Timestamp der Aufgabe zum Formular I-9.

Ereignistyp inferred
Leistungsbeurteilung durchgeführt
Kennzeichnet den Abschluss eines formellen Leistungsbeurteilungszyklus für Mitarbeitende. Dieses Ereignis wiederholt sich während der Beschäftigungszeit.
Warum das wichtig ist

Die Häufigkeit und Regelmäßigkeit von Beurteilungen zeigen, wie konsequent das Leistungsmanagement umgesetzt wird und wie es sich auf die Entwicklung und Bindung der Mitarbeitenden auswirkt.

Woher beziehen

Diese Information wird im Modul Oracle HCM Performance Management erfasst. Das Ereignis entspricht der endgültigen Freigabe oder dem Abschlussstatus eines Beurteilungsdokuments.

Erfassung

Abgeleitet aus dem Abschlussdatum des Formulars oder Prozesses zur Leistungsbeurteilung.

Ereignistyp inferred
Schulung zugewiesen
Diese Aktivität kennzeichnet die Zuweisung vorgeschriebener oder rollenspezifischer Schulungen an neue Mitarbeitende. Die Zuweisung erfolgt üblicherweise über ein integriertes Learning-Management-System (LMS).
Warum das wichtig ist

So wird sichergestellt, dass neue Mitarbeitende die Compliance-Vorgaben erfüllen und für ihre Aufgaben qualifiziert sind. Die Analyse dieser Aktivität hilft, die fristgerechte Zuweisung von Schulungen zu messen und Lücken zu erkennen.

Woher beziehen

Erfasst aus Oracle Learning Cloud oder über die Integration eines LMS eines Drittanbieters. Das Ereignis ist die Erstellung einer Schulungszuweisung, die mit der Mitarbeitenden-ID verknüpft ist.

Erfassung

Protokolliert, wenn eine Lernadministration oder eine automatisierte Regel einem Mitarbeitenden einen Kurs zuweist.

Ereignistyp explicit
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