Ihr Daten-Template für das Onboarding von Mitarbeitenden

Onboarding in SAP SuccessFactors
Ihr Daten-Template für das Onboarding von Mitarbeitenden

Ihr Daten-Template für das Onboarding von Mitarbeitenden

Dieses Template zeigt Ihnen, welche Daten Sie für die Analyse des Onboarding-Prozesses Ihrer Mitarbeitenden erfassen sollten. Es beschreibt die wichtigsten Attribute und Aktivitäten und gibt praktische Hinweise zum Datenexport aus Ihren Systemen. So bereiten Sie Ihre Daten gezielt vor und können mit der Prozessanalyse beginnen.
  • Empfohlene Attribute für die Datenerfassung
  • Wichtige Aktivitäten für die Nachverfolgung
  • Hinweise zum Datenexport
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute für das Onboarding von Mitarbeitenden

Diese Datenfelder sollten Sie in Ihr Event Log aufnehmen, damit Sie den Onboarding-Prozess Ihrer Mitarbeitenden umfassend analysieren können.
5 Erforderlich 7 Empfohlen 10 Optional
Name Beschreibung
Aktivitätsname
ActivityName
Der Name der konkreten Task oder des Meilensteins im Onboarding-Prozess.
Beschreibung

Dieses Attribut bezeichnet ein bestimmtes Event oder einen Schritt im Onboarding-Workflow, etwa „Hintergrundüberprüfung gestartet“ oder „Tasks für Führungskräfte zugewiesen“. Diese Aktivitäten bilden die einzelnen Elemente der Prozesslandkarte.

Die Analyse der Reihenfolge und Häufigkeit von Aktivitäten zeigt den tatsächlichen Prozessablauf. So lassen sich Abweichungen von der Standardvorgehensweise erkennen und Engpässe lokalisieren, an denen der Prozess ins Stocken gerät. Das Attribut ist ein zentraler Bestandteil der Prozesserkennung und -analyse.

Warum das wichtig ist

Es legt die Schritte in der Prozesslandkarte fest. Die Analyse der Aktivitätsreihenfolge ist der wichtigste Weg, den Onboarding-Workflow zu verstehen und zu verbessern.

Woher beziehen

Diese Informationen werden für jeden Case in den Protokoll- oder Audit-Trail-Tabellen des SAP-SuccessFactors-Onboarding-Moduls gespeichert.

Beispiele
Onboarding-Prozess gestartetHintergrundüberprüfung abgeschlossenIT-Bereitstellung angefordert30-Tage-Gespräch geführt
Event-Timestamp
EventTimestamp
Das genaue Datum und die genaue Uhrzeit, zu der eine Aktivität abgeschlossen oder ein Meilenstein erreicht wurde.
Beschreibung

Der Event-Timestamp hält den genauen Zeitpunkt fest, zu dem eine Aktivität stattgefunden hat. Diese Daten sind entscheidend, um Events korrekt zu ordnen und zeitbezogene Analysen durchzuführen, etwa zur Berechnung von Durchlauf- und Wartezeiten sowie der Dauer zwischen einzelnen Schritten.

Im Process Mining werden Timestamps verwendet, um die Aktivitäten innerhalb jedes Cases zu ordnen und den zeitlichen Prozessablauf präzise abzubilden. Sie bilden die Grundlage für Leistungsanalysen, die SLA-Überwachung und die Erkennung von Engpässen.

Warum das wichtig ist

Dieses Attribut ist für die Berechnung aller zeitbezogenen Kennzahlen erforderlich, darunter Durchlaufzeiten und die Dauer von Engpässen. Diese Kennzahlen sind wichtig für die Leistungsanalyse.

Woher beziehen

Üblicherweise wird dieses Attribut zusammen mit jeder Aktivität im Event Log oder Audit-Trail des SAP-SuccessFactors-Onboarding-Moduls erfasst.

Beispiele
2023-10-01T09:00:00Z2023-10-03T14:30:00Z2023-10-05T11:25:10Z
Onboarding-Case
OnboardingCaseId
Die eindeutige Kennung für den Onboarding-Prozess einer einzelnen neuen Mitarbeiterin oder eines einzelnen neuen Mitarbeiters. Sie umfasst alle zugehörigen Aktivitäten.
Beschreibung

Die Case-ID des Onboardings ist die zentrale Kennung, die alle Events und Datenpunkte zum Onboarding einer einzelnen neuen Mitarbeiterin oder eines einzelnen neuen Mitarbeiters zusammenführt. Der Case beginnt mit dem Start des Onboarding-Prozesses und endet, wenn der Prozess als abgeschlossen markiert wird.

Im Process Mining ist dieses Attribut entscheidend, um den durchgängigen Prozessablauf für jede neue Mitarbeiterin und jeden neuen Mitarbeiter zu rekonstruieren. Es ermöglicht die fallbezogene Analyse verschiedener Abläufe (Varianten), Durchlaufzeiten und Ergebnisse und bildet damit die Grundlage der gesamten Analyse.

Warum das wichtig ist

Dieses grundlegende Attribut legt den Umfang der Analyse fest. Ohne diese Kennung lässt sich der Ablauf für neue Mitarbeitende nicht nachverfolgen und es können keine wichtigen Kennzahlen wie die gesamte Onboarding-Dauer gemessen werden.

Woher beziehen

Üblicherweise handelt es sich um eine Prozessinstanz-ID, die im SAP-SuccessFactors-Onboarding-Modul beim Start des Onboardings neuer Mitarbeitender erzeugt wird.

Beispiele
ONB-2024-00123ONB-2024-00124ONB-2024-00125
Letzte Datenaktualisierung
LastDataUpdateTimestamp
Der Timestamp, der angibt, wann die Daten zu diesem Event zuletzt aktualisiert oder aus der Quelle extrahiert wurden.
Beschreibung

Dieses Attribut erfasst Datum und Uhrzeit des letzten Datenabrufs aus dem Quellsystem. Es gibt nicht an, wann das Event stattgefunden hat, sondern wann der Event-Datensatz im für die Analyse verwendeten Datensatz zuletzt aktualisiert wurde.

Dieses Metadatenfeld ist wichtig, um die Aktualität der Daten einzuschätzen. Es zeigt Analysten und Fachanwendern, wie aktuell die Prozessanalyse ist und wann neue Daten in den Dashboards zu erwarten sind.

Warum das wichtig ist

Macht deutlich, wie aktuell die Daten sind. Das ist entscheidend, wenn Entscheidungen auf Grundlage der Analyse getroffen werden.

Woher beziehen

Dieser Timestamp wird üblicherweise bei der Datenextraktion erzeugt und jedem Datensatz hinzugefügt.

Beispiele
2024-06-10T05:00:00Z2024-06-11T05:00:00Z2024-06-12T05:00:00Z
Quellsystem
SourceSystem
Gibt an, aus welchem System die Daten extrahiert wurden.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt die Herkunft der Daten an, in diesem Fall „SAP SuccessFactors Onboarding“. Es ist besonders hilfreich, wenn für eine umfassendere Prozesssicht Daten aus mehreren Systemen zusammengeführt werden.

Bei der Analyse unterstützt es die Datenverwaltung und Fehlersuche und stellt sicher, dass die Daten der richtigen Quelle zugeordnet sind. Es liefert Kontext, insbesondere beim Vergleich von Prozessen oder Daten aus verschiedenen Anwendungen.

Warum das wichtig ist

Liefert wichtige Informationen zur Datenherkunft, die für Datenverwaltung, Validierung und Integration mit anderen Systemen relevant sind.

Woher beziehen

Üblicherweise handelt es sich um einen statischen Wert, der bei der Datenextraktion und -transformation hinzugefügt wird, um den Datensatz zu kennzeichnen.

Beispiele
Onboarding in SAP SuccessFactorsSFSF_ONB_PRODSuccessFactors_Onboarding_US
Abteilung
Department
Die Abteilung oder Geschäftseinheit, der die neuen Mitarbeitenden angehören werden.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt die Organisationseinheit an, der die neuen Mitarbeitenden zugeordnet sind, etwa „Vertrieb“, „Entwicklung“ oder „Finanzen“. Es ist ein grundlegendes Organisationsmerkmal.

Die Analyse des Prozesses nach Abteilung ist häufig erforderlich. Sie ermöglicht Leistungsvergleiche, zeigt abteilungsspezifische Engpässe auf, etwa eine längere IT-Bereitstellung für Mitarbeitende in der Entwicklung, und macht Unterschiede im Onboarding-Prozess innerhalb der Organisation sichtbar. Diese Aufschlüsselung ist wichtig für das Dashboard „Onboarding-Vergleiche nach Abteilung“.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht eine gezielte Aufschlüsselung und einen Vergleich des Onboarding-Prozesses zwischen verschiedenen Bereichen der Organisation.

Woher beziehen

Diese Informationen sind in den Stellenausschreibungs- und Datensätzen der neuen Mitarbeitenden in SAP SuccessFactors enthalten.

Beispiele
Vertrieb und MarketingForschung und EntwicklungFinanzenKundenservice
Einstellungsverantwortlicher
HiringManager
Der Name der Führungskraft, an die die neue Person berichtet.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt an, wer für die Einstellung der neuen Person verantwortlich ist. Der Einstellungsverantwortliche übernimmt während des Onboarding-Prozesses häufig bestimmte Aufgaben, etwa die Vorstellung im Team oder die Festlegung von Zielen für die ersten 30 Tage.

Die Analyse nach Einstellungsverantwortlichen hilft, Engpässe bei Führungskräften zu erkennen und ihre Beteiligung am Onboarding-Prozess zu bewerten. Das Dashboard „Verzögerungen bei Onboarding-Aufgaben durch Führungskräfte“ zeigt, wer möglicherweise zusätzliche Unterstützung oder Schulungen benötigt.

Warum das wichtig ist

Hilft, Engpässe bei Aufgaben zu erkennen, die von Führungskräften abhängen, und ihre Beteiligung am Onboarding-Prozess zu messen.

Woher beziehen

Diese Angabe gehört zu den grundlegenden Stelleninformationen und zur Berichtsstruktur in SAP SuccessFactors.

Beispiele
Jane DoeDavid LeeSusan Chen
Endzeit
EndTime
Der Timestamp, der den Abschluss einer Aktivität markiert, insbesondere bei Tasks mit messbarer Dauer.
Beschreibung

Während StartTime (EventTimestamp) den Beginn oder Zeitpunkt einer Aktivität markiert, hält EndTime ihren Abschluss fest. Bei punktuellen Events können StartTime und EndTime identisch sein. Bei Aktivitäten wie „Hintergrundüberprüfung“ sind getrennte Start- und Endzeiten wichtig.

Mit diesem Attribut lässt sich die Bearbeitungszeit einzelner Aktivitäten direkt berechnen, statt nur die Wartezeit zwischen ihnen zu ermitteln. So können aktive Arbeitszeit und Leerlaufzeit unterschieden und die Prozesseffizienz genauer bewertet werden.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die genaue Berechnung der Bearbeitungszeiten einzelner Aktivitäten und zeigt, welche konkreten Tasks besonders viel Zeit beanspruchen.

Woher beziehen

Bei länger laufenden Tasks ist dieser Wert möglicherweise im Prozessprotokoll verfügbar. Andernfalls lässt er sich aus der Startzeit der nachfolgenden Aktivität ableiten.

Beispiele
2023-10-01T17:00:00Z2023-10-04T10:00:00Z2023-10-06T12:00:00Z
Mitarbeiter-ID der neuen Mitarbeitenden
NewHireEmployeeId
Die eindeutige Mitarbeiter-ID, die den neuen Mitarbeitenden zugewiesen wird.
Beschreibung

Dieses Attribut ist die offizielle, dauerhafte Kennung der neuen Mitarbeitenden im HR-System des Unternehmens. Sie wird üblicherweise nach der Erstellung des HR-Profils vergeben und bleibt während der gesamten Beschäftigungszeit bestehen.

Während die Onboarding-Case-ID den Prozess nachverfolgt, verknüpft die Mitarbeiter-ID das Onboarding mit dem dauerhaften Mitarbeiterdatensatz. So sind längerfristige Analysen möglich, etwa zum Zusammenhang zwischen Onboarding-Erfahrungen und späterer Leistung oder Mitarbeiterbindung.

Warum das wichtig ist

Verknüpft den zeitlich begrenzten Onboarding-Prozess mit dem dauerhaften Mitarbeiterdatensatz und ermöglicht so Analysen langfristiger Auswirkungen.

Woher beziehen

Verfügbar im Datensatz der neuen Mitarbeitenden in den Onboarding- oder Employee-Central-Modulen von SAP SuccessFactors.

Beispiele
100523100524100525
Offizielles Eintrittsdatum
OfficialStartDate
Der offizielle erste Arbeitstag der neuen Person.
Beschreibung

Dieses Attribut enthält das vertraglich vereinbarte Eintrittsdatum der neuen Person. Es ist ein wichtiger Stichtag für viele Aktivitäten vor dem Arbeitsbeginn, etwa die Bereitstellung der IT-Ausstattung, das Ausfüllen von Unterlagen und Hintergrundprüfungen.

Bei der Analyse dient dieses Datum als Maßstab, um die fristgerechte Durchführung der Aktivitäten vor dem Arbeitsbeginn zu bewerten. Es ist eine wichtige Grundlage für die KPI „Bereitstellung der IT-Ressourcen am ersten Arbeitstag“ und für Dashboards, die zeigen, ob das Unternehmen auf den Eintritt der neuen Person vorbereitet ist.

Warum das wichtig ist

Dient als wichtiger Stichtag und Maßstab, um die fristgerechte Durchführung und den Erfolg aller Aktivitäten vor dem Arbeitsbeginn zu bewerten.

Woher beziehen

Dieses wichtige Datumsfeld ist im Beschäftigungsdatensatz neuer Mitarbeitender in SAP SuccessFactors enthalten.

Beispiele
2024-07-012024-07-152024-08-01
Onboarding-Koordinator
OnboardingCoordinator
Die für die Verwaltung des Onboarding-Cases zuständige Fachkraft oder Koordinationsperson im Personalwesen.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt an, wer den Onboarding-Prozess der neuen Person betreut, in der Regel eine Person aus dem Personalwesen. Sie stellt sicher, dass Aufgaben fristgerecht erledigt werden, und kümmert sich um auftretende Probleme.

Diese Daten sind wichtig für die Arbeitslastplanung und die Ressourcenverteilung im HR-Team. Das Dashboard „Arbeitslast der Onboarding-Koordinatoren“ verwendet das Attribut, um Cases ausgewogen zuzuweisen und eine Überlastung oder besonders effiziente Arbeitsweise einzelner Koordinatoren zu erkennen.

Warum das wichtig ist

Wichtig für die Analyse der Arbeitslast im HR-Team, die Kapazitätsplanung und das Erkennen bewährter Vorgehensweisen bei Koordinatoren.

Woher beziehen

Dabei handelt es sich wahrscheinlich um eine zugewiesene Rolle oder ein Benutzerfeld in der Onboarding-Prozessinstanz von SAP SuccessFactors.

Beispiele
Robert JohnsonEmily WhiteMichael Brown
Positionsbezeichnung
PositionTitle
Die offizielle Stellenbezeichnung der neuen Mitarbeitenden, zum Beispiel „Softwareentwickler“ oder „Account Manager“.
Beschreibung

Die Positionsbezeichnung gibt an, für welche konkrete Rolle die neue Person eingestellt wurde. Sie bietet mehr Details als die Angabe der Abteilung allein.

Mit diesem Attribut lässt sich analysieren, ob sich der Onboarding-Prozess je nach Rolle unterscheidet. Für eine Führungskraft können beispielsweise andere Schritte oder SLAs gelten als für eine Einstiegsposition. Das Attribut ist wichtig, damit das Dashboard „Analyse von Onboarding-Prozessvarianten“ rollenbezogene Prozessabweichungen erkennen kann.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht den Vergleich von Prozessvarianten nach Stellenrolle und unterstützt dabei, Onboarding-Erfahrungen gezielt anzupassen und zu standardisieren.

Woher beziehen

Dieses Standardfeld ist in der Stellenausschreibung und den Beschäftigungsdaten neuer Mitarbeitender in SAP SuccessFactors enthalten.

Beispiele
Senior-SoftwareentwicklerFinanzanalystHR Business PartnerMitarbeiter für die Vertriebsentwicklung
Benutzer-ID
UserId
Die Kennung der Person, die die Aktivität ausgeführt hat.
Beschreibung

Dieses Attribut erfasst die ID der Person oder des Systemkontos, die beziehungsweise das eine bestimmte Aufgabe im Prozess ausgeführt hat. Das kann die neue Person, der Einstellungsverantwortliche, eine HR-Koordinationsperson oder bei automatisierten Schritten ein Systembenutzer sein.

Damit lässt sich die Arbeitsverteilung und Leistung auf Benutzerebene analysieren. So können Sie beispielsweise feststellen, welche Onboarding-Koordinatoren die meisten Aufgaben bearbeiten oder welche Führungskräfte ihre zugewiesenen Aufgaben am schnellsten erledigen. Das Attribut bildet die Grundlage für Analysen zu Ressourcen und zur Leistung einzelner Benutzer.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht eine detaillierte Analyse der Arbeitslastverteilung und Leistung einzelner Benutzer oder Benutzergruppen.

Woher beziehen

Diese Informationen sind in der Regel im Audit-Trail oder Event Log des SAP-SuccessFactors-Onboarding-Moduls verfügbar, häufig unter der Bezeichnung „Abgeschlossen von“ oder „Benutzer“.

Beispiele
jdoedleeSYSTEM
Beschäftigungsart
EmploymentType
Gibt den Beschäftigungsstatus der neuen Person an, zum Beispiel Vollzeit, Teilzeit oder befristete Beschäftigung.
Beschreibung

Dieses Attribut ordnet neue Mitarbeitende anhand ihres Beschäftigungsvertrags einer Kategorie zu. Der Onboarding-Prozess kann je nach Beschäftigungsart deutlich variieren. Für externe Auftragnehmer kann er beispielsweise mit weniger Schritten auskommen.

Bei der Prozessanalyse dient das Attribut dazu, Workflows und Effizienz verschiedener Beschäftigtengruppen zu vergleichen. So lassen sich Prozessvarianten nachvollziehen und die jeweils passende Onboarding-Route sicherstellen.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht den Vergleich und die Optimierung von Onboarding-Prozessen für verschiedene Beschäftigtengruppen, etwa Vollzeitbeschäftigte und externe Auftragnehmer.

Woher beziehen

Dieses Standardfeld gehört zu den Stelleninformationen der Mitarbeitenden in SAP SuccessFactors.

Beispiele
Vollzeitbeschäftigte PersonTeilzeitbeschäftigte PersonExterne AuftragnehmerPraktikant
Fälligkeitstermin für Compliance-Aufgaben
ComplianceDueDate
Der Termin, bis zu dem alle verpflichtenden Compliance-Aktivitäten abgeschlossen sein müssen.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt den Zieltermin für wichtige Compliance-Aufgaben wie Hintergrundprüfungen oder verpflichtende Schulungen an. Der Fälligkeitstermin richtet sich häufig nach Unternehmensrichtlinien oder gesetzlichen Vorgaben.

Er dient dazu, die Einhaltung der Compliance-Anforderungen zu messen, und ist ein wichtiger Bestandteil der KPI „Quote der Compliance-Dokumentation“. Vergleicht das System den tatsächlichen Abschlusszeitpunkt der Compliance-Aktivitäten mit diesem Termin, kann es überfällige Aufgaben kennzeichnen und den Compliance-Status des Prozesses insgesamt bewerten.

Warum das wichtig ist

Legt einen klaren Termin fest, an dem sich die Einhaltung der Compliance-Richtlinien messen lässt, und hilft, gefährdete Cases frühzeitig zu erkennen.

Woher beziehen

Das Onboarding-Workflow kann dieses Datum dynamisch anhand des Eintrittsdatums der neuen Person und der Aufgabenart festlegen. Alternativ kann es sich um ein festes Feld handeln.

Beispiele
2024-06-302024-07-142024-07-31
Ist am ersten Arbeitstag alles bereit?
IsDayOneReady
Ein berechnetes Kennzeichen dafür, ob die IT-Ressourcen am oder vor dem Eintrittsdatum der neuen Person bereitstanden.
Beschreibung

Dieses boolesche Attribut wird berechnet, indem die Abschlusszeitpunkte wichtiger Aktivitäten vor dem Arbeitsbeginn, etwa „IT-Bereitstellung angefordert“ und „Ausstattung geliefert“, mit dem „Offiziellen Eintrittsdatum“ verglichen werden. Der Wert „true“ bedeutet, dass am ersten Arbeitstag alle erforderlichen Ressourcen für die neue Person bereitstanden.

Diese Kennzahl ist ein wichtiger Leistungsindikator im Dashboard „Bereitstellung der IT-Ressourcen am ersten Arbeitstag“. Sie gibt den IT- und HR-Teams ein klares, messbares Ziel und bewertet direkt, wie gut sie neue Mitarbeitende auf ihren Arbeitsbeginn vorbereiten.

Warum das wichtig ist

Misst direkt den Erfolg der Aktivitäten vor dem Arbeitsbeginn, die sich stark auf die Produktivität und die ersten Erfahrungen neuer Mitarbeitender auswirken.

Woher beziehen

Dieses Feld ist im Quellsystem nicht vorhanden. Es wird im Process-Mining-Tool anhand folgender Logik berechnet: (Timestamp('Equipment Delivered') <= OfficialStartDate) AND (Timestamp('IT Provisioning Completed') <= OfficialStartDate).

Beispiele
truefalse
Ist automatisiert
IsAutomated
Kennzeichnet, ob eine Aktivität von einem System oder einer Person ausgeführt wurde.
Beschreibung

Dieses boolesche Attribut unterscheidet zwischen automatisch vom System ausgeführten Aktivitäten, zum Beispiel „Unterlagen vor dem ersten Arbeitstag versendet“, und manuell von einer Person erledigten Aktivitäten, etwa „Gespräch nach 30 Tagen geführt“.

Die Analyse dieses Attributs zeigt, wie stark der Prozess automatisiert ist. Sie können damit weitere Automatisierungsmöglichkeiten erkennen, indem Sie manuelle, wiederkehrende Aufgaben identifizieren. Außerdem hilft das Attribut, Verarbeitungszeiten korrekt dem System oder dem menschlichen Aufwand zuzuordnen.

Warum das wichtig ist

Hilft, den Automatisierungsgrad des Prozesses zu messen und Möglichkeiten zu erkennen, manuelle Aufgaben durch automatisierte Workflows zu ersetzen.

Woher beziehen

Das lässt sich häufig anhand des mit einem Ereignis verknüpften Benutzers ableiten. Handelt es sich um ein System- oder Dienstkonto, wurde das Ereignis automatisiert ausgeführt.

Beispiele
truefalse
Name der neuen Mitarbeitenden
NewHireName
Der vollständige Name der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters im Onboarding-Prozess.
Beschreibung

Dieses Attribut enthält den vollständigen Namen der neuen Mitarbeitenden. Es bietet eine leicht lesbare Kennung für den Case und erleichtert HR Business Partnern oder Onboarding-Koordinatoren die Suche nach bestimmten Onboarding-Vorgängen und deren Besprechung.

In Dashboards und Berichten machen der Name der neuen Mitarbeitenden und die Case-ID die Daten für operative Benutzer verständlicher und leichter zugänglich, wenn sie den individuellen Fortschritt überwachen.

Warum das wichtig ist

Bietet eine leicht verständliche Kennung für einzelne Cases und erleichtert so die Nutzung von Dashboards zur operativen Überwachung.

Woher beziehen

Dies ist ein Standardfeld im Profil der neuen Mitarbeitenden in SAP SuccessFactors Onboarding.

Beispiele
John SmithMaria GarciaChen Wei
Onboarding-Status
OnboardingStatus
Der aktuelle Gesamtstatus des Onboarding-Cases, zum Beispiel „In Bearbeitung“ oder „Abgeschlossen“.
Beschreibung

Dieses Attribut fasst zusammen, an welcher Stelle im Lebenszyklus sich der Onboarding-Case befindet. Es zeigt an, ob der Prozess läuft, abgeschlossen oder aus einem bestimmten Grund abgebrochen wurde.

In Dashboards können Sie damit Daten filtern, um nur aktive Cases anzuzeigen oder die Ergebnisse abgeschlossener Cases zu analysieren. Im Dashboard „Fortschritt des individuellen Onboardings“ bietet der Status einen schnellen Überblick, bevor Sie eine Ebene tiefer in den detaillierten Aktivitätsverlauf gehen.

Warum das wichtig ist

Erleichtert das Filtern und Auswerten des Gesamtstatus von Onboarding-Cases und unterstützt so die Verwaltung laufender Aufgaben.

Woher beziehen

Diese Statusangabe wird in der Regel von der Workflow-Engine des SAP-SuccessFactors-Onboarding-Moduls verwaltet und aktualisiert.

Beispiele
In BearbeitungAbgeschlossenAbgebrochenAngehalten
Sind Compliance-Aufgaben überfällig?
IsComplianceOverdue
Ein berechnetes Kennzeichen, das den Wert „true“ hat, wenn eine Compliance-Aktivität nach ihrem Fälligkeitstermin abgeschlossen wurde.
Beschreibung

Dieses boolesche Attribut wird berechnet, indem der tatsächliche Abschlusszeitpunkt einer Compliance-Aktivität, zum Beispiel „Hintergrundprüfung abgeschlossen“, mit dem zugehörigen „Fälligkeitstermin für Compliance-Aufgaben“ verglichen wird. Erfolgt der Abschluss nach dem Fälligkeitstermin, erhält das Kennzeichen den Wert „true“.

Dieses Attribut ist für das Dashboard „Überwachung kritischer Compliance-Anforderungen“ unverzichtbar. Es erleichtert das Erkennen und Quantifizieren von Compliance-Verstößen. So kann das Unternehmen Risiken mindern und die Einhaltung von Richtlinien und Vorschriften verbessern.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht es, Verstöße gegen Compliance-Anforderungen schnell und eindeutig zu erkennen und auszuwerten, damit Risiken frühzeitig gesteuert werden können.

Woher beziehen

Die Berechnung erfolgt im Process-Mining-Tool. Die Logik lautet: Timestamp(ComplianceActivity) > ComplianceDueDate.

Beispiele
truefalse
Standort
Location
Der Arbeitsort, das Büro oder das Land der neuen Person.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt an, an welchem geografischen Standort die neue Person arbeiten wird. Onboarding-Anforderungen wie Compliance-Unterlagen oder der Versand von IT-Ausstattung können sich je nach Standort oder Land deutlich unterscheiden.

Die Analyse nach Standort hilft, regionale Unterschiede bei Effizienz und Compliance zu erkennen. So können Hintergrundprüfungen in bestimmten Ländern länger dauern oder andere rechtliche Dokumente erforderlich sein. Durch diese Segmentierung lassen sich regionale Onboarding-Prozesse gezielt anpassen und verbessern.

Warum das wichtig ist

Hilft, regionale Unterschiede bei Onboarding-Prozessen, Compliance-Anforderungen und Leistung zu erkennen und zu beheben.

Woher beziehen

Diese Informationen gehören zu den Stellen- und Standortdaten neuer Mitarbeitender in SAP SuccessFactors.

Beispiele
New York, USALondon, Vereinigtes KönigreichSingapurBerlin, Deutschland
Status der Hintergrundprüfung
BackgroundCheckStatus
Ergebnis oder aktueller Status der Hintergrundprüfung.
Beschreibung

Dieses Attribut erfasst das Ergebnis der Hintergrundprüfung, einem wichtigen Compliance-Schritt. Mögliche Werte sind beispielsweise „Eingeleitet“, „In Bearbeitung“, „Ohne Befund“ oder „Negativer Befund“.

Diese Daten sind wichtig, um einen möglichen Engpass und ein Compliance-Risiko zu überwachen. Die Dashboards „Durchlaufzeit der Hintergrundprüfung“ und „Überwachung kritischer Compliance-Anforderungen“ verwenden den Status, um den Fortschritt zu verfolgen und Cases zu kennzeichnen, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.

Warum das wichtig ist

Verfolgt den Fortschritt und das Ergebnis eines wichtigen, oft langwierigen Compliance-Schritts im Onboarding-Prozess.

Woher beziehen

Diese Informationen werden in der Regel im Onboarding-Modul aktualisiert, häufig über eine Integration mit einem externen Anbieter für Hintergrundprüfungen.

Beispiele
Ohne BefundAusstehendNegativer BefundNicht eingeleitet
Erforderlich Empfohlen Optional

Aktivitäten beim Onboarding von Mitarbeitenden

Diese wichtigen Prozessschritte und Meilensteine sollten Sie in Ihrem Event Log erfassen, um den Prozess zuverlässig zu entdecken und Engpässe zu identifizieren.
8 Empfohlen 7 Optional
Aktivität Beschreibung
30-Tage-Gespräch geführt
Bezeichnet den Abschluss eines geplanten Gesprächs zwischen den neuen Mitarbeitenden und ihrer Führungskraft oder der HR-Abteilung, üblicherweise nach etwa 30 Tagen. Das Event wird erfasst, wenn eine Führungskraft oder eine HR-Ansprechperson den entsprechenden Checklistenpunkt als abgeschlossen markiert.
Warum das wichtig ist

Diese Aktivität dient häufig als Anhaltspunkt für das Ende der intensiven ersten Onboarding-Phase. Sie ist ein wichtiger Meilenstein, um die Zeit bis zur Produktivität und die Gesamtdauer des Prozesses zu messen.

Woher beziehen

Dieses Event wird anhand des Abschluss-Timestamps einer bestimmten Task oder eines Formulars „30-Tage-Gespräch“ in der Onboarding-Checkliste von SuccessFactors abgeleitet.

Erfassung

Abgeleitet aus dem Abschluss-Timestamp der Task „30-Tage-Gespräch“.

Ereignistyp inferred
Erster Arbeitstag erreicht
Ein berechnetes Event, das das offizielle Startdatum der neuen Mitarbeitenden abbildet. Es beruht nicht auf einer ausdrücklichen Benutzeraktion, sondern wird aus dem Attribut „Offizielles Startdatum“ des Onboarding-Cases abgeleitet.
Warum das wichtig ist

Dieser Meilenstein ist wichtig für die Analyse von Aktivitäten vor und nach dem ersten Arbeitstag. Er dient als Bezugspunkt, um die fristgerechte Erledigung anderer Aktivitäten wie IT-Einrichtung und Einführung zu bewerten.

Woher beziehen

Dies ist ein berechnetes Event. Es wird direkt aus dem Feld „Offizielles Startdatum“ im Datensatz der neuen Mitarbeitenden im Onboarding- oder Employee-Central-Modul abgeleitet.

Erfassung

Abgeleitet aus dem Attribut „Offizielles Startdatum“ im Mitarbeiterdatensatz.

Ereignistyp calculated
Hintergrundüberprüfung abgeschlossen
Markiert den Abschluss der Hintergrundüberprüfung und den Eingang der Ergebnisse. Das Event wird erfasst, wenn der Status der Task zur Hintergrundüberprüfung im SuccessFactors-Onboarding-Modul auf „Abgeschlossen“ oder „Freigegeben“ gesetzt wird.
Warum das wichtig ist

Dies ist ein wichtiger Compliance-Meilenstein und in vielen Unternehmen Voraussetzung für den Abschluss eines Angebots. Verzögerungen können den Starttermin der neuen Mitarbeitenden und die gesamte Onboarding-Dauer erheblich beeinflussen.

Woher beziehen

Das Event lässt sich anhand des Timestamps ableiten, zu dem der Status der Task zur Hintergrundüberprüfung auf einen abschließenden Status wie „Abgeschlossen“ gesetzt wird. Häufig erfolgt die Aktualisierung über eine API des Drittanbieters.

Erfassung

Abgeleitet aus dem Abschluss-Timestamp der Task zur Hintergrundüberprüfung im Onboarding-Plan.

Ereignistyp inferred
HR-Profil erstellt
Diese Aktivität bezeichnet die Erstellung des offiziellen Mitarbeiterprofils im zentralen HRIS, SAP SuccessFactors Employee Central. Sie wird erfasst, wenn der Prozess „Ausstehende Einstellungen verwalten“ abgeschlossen ist und der Mitarbeiterdatensatz aktiv wird.
Warum das wichtig ist

Mit der Erstellung des HR-Profils wird ein wichtiger Integrationspunkt erreicht, der Gehaltsabrechnung, Zusatzleistungen und weitere zentrale HR-Funktionen ermöglicht. Die Erfassung dieses Schritts hilft, die Effizienz der HR-Verwaltung zu überwachen und wiederholte Nachbearbeitungen zu erkennen.

Woher beziehen

Dieses Event wird mit einem Erstellungs-Timestamp im Mitarbeiterprofil in Employee Central ausdrücklich protokolliert. Die Aktion führt üblicherweise eine HR-Administration über das Tool „Ausstehende Einstellungen verwalten“ aus.

Erfassung

Erfasst anhand des Erstellungsdatums des Employee-Central-Profils der neuen Mitarbeitenden.

Ereignistyp explicit
Onboarding-Prozess abgeschlossen
Dies ist die letzte Aktivität und markiert den erfolgreichen Abschluss des Onboarding-Cases der neuen Mitarbeitenden im System. Sie wird erfasst, wenn eine HR-Administration oder ein automatisierter Prozess den Status des Onboarding-Prozesses auf „Abgeschlossen“ setzt.
Warum das wichtig ist

Diese Aktivität beendet den Prozess offiziell und dient als zentrales End-Event für die Analyse. Damit lassen sich die durchgängige Durchlaufzeit und die Abschlussquoten berechnen.

Woher beziehen

Dieses Event wird anhand des Timestamps abgeleitet, zu dem der Gesamtstatus des Onboarding-Prozesses im SuccessFactors-Onboarding-Modul auf „Abgeschlossen“ oder „Eingestellt“ gesetzt wird.

Erfassung

Abgeleitet aus dem Timestamp der letzten Statusänderung des gesamten Onboarding-Prozesses in einen Endstatus.

Ereignistyp inferred
Onboarding-Prozess gestartet
Diese Aktivität markiert den Beginn des Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeitende. Sie wird üblicherweise automatisch ausgelöst, wenn der Status eines Kandidaten im Recruiting-Modul von SAP SuccessFactors auf „Einstellungsbereit“ gesetzt und dessen Daten an das Onboarding-Modul übergeben werden.
Warum das wichtig ist

Dies ist das zentrale Start-Event des Onboarding-Cases. Es ermöglicht die Messung der gesamten Onboarding-Durchlaufzeit und dient als Ausgangspunkt für alle weiteren Prozessschritte.

Woher beziehen

Dieses Event wird üblicherweise anhand des Erstellungs-Timestamps des Datensatzes oder der Prozessinstanz der neuen Mitarbeitenden im SuccessFactors-Onboarding-Modul (Process-Objekt) erfasst. Datum und Uhrzeit des Starts werden in der Regel ausdrücklich protokolliert.

Erfassung

Erfasst anhand des Erstellungs-Timestamps der Onboarding-Prozessinstanz.

Ereignistyp explicit
Tasks für Führungskräfte zugewiesen
Dieser Zeitpunkt bezeichnet die Zuweisung von Onboarding-Aufgaben an die einstellende Führungskraft. Das Event wird erfasst, wenn das System Tasks wie „Arbeitsplatz vorbereiten“ oder „Begrüßung im Team planen“ automatisch auslöst und der Führungskraft zuweist.
Warum das wichtig ist

Die Beteiligung der Führungskraft ist entscheidend für ein gelungenes Onboarding. Anhand dieser Aktivität lässt sich untersuchen, wie schnell Führungskräfte benachrichtigt werden und wie lange sie anschließend für ihre Tasks benötigen.

Woher beziehen

Das Event lässt sich anhand des Zuweisungs-Timestamps der ersten Task erkennen, die der Rolle der einstellenden Führungskraft im Onboarding-Workflow zugewiesen wird.

Erfassung

Timestamp der Erstellung und Zuweisung der Tasks für Führungskräfte in der Prozessinstanz.

Ereignistyp explicit
Unterlagen vor dem ersten Arbeitstag vollständig
Diese Aktivität bezeichnet den Abschluss aller erforderlichen Formulare und Aufgaben vor Arbeitsbeginn durch die neuen Mitarbeitenden über ihr Onboarding-Portal. Das Event wird erfasst, wenn das System meldet, dass alle Tasks im Schritt „Vor dem ersten Arbeitstag“ oder „Unterlagen für neue Mitarbeitende“ abgeschlossen sind.
Warum das wichtig ist

Dieser Meilenstein zeigt, dass die neuen Mitarbeitenden aktiv am Onboarding teilnehmen und wichtige administrative Schritte erledigt haben. Dadurch können nachgelagerte Aktivitäten wie die Erstellung des HR-Profils und die Bereitstellung der IT-Ausstattung beginnen.

Woher beziehen

Das Event wird protokolliert, wenn der Status des Prozesses zur Erfassung der Unterlagen oder einer Gruppe zugehöriger Tasks auf „Abgeschlossen“ wechselt. Als Timestamp kann der Abschlusszeitpunkt der letzten erforderlichen Task dienen.

Erfassung

Abgeleitet aus dem Timestamp, zu dem die übergeordnete Task-Gruppe „Unterlagen“ im System als abgeschlossen markiert wird.

Ereignistyp inferred
Ausstattung bestellt
Diese Aktivität bezeichnet den Zeitpunkt, zu dem eine Anforderung für physische Geräte wie einen Laptop oder ein Telefon eingereicht wird. Sie wird anhand des Timestamps der Task zur Geräteanforderung in der SuccessFactors-Onboarding-Checkliste erfasst.
Warum das wichtig ist

Damit neue Mitarbeitende am ersten Arbeitstag produktiv arbeiten können und einen guten Einstieg haben, muss ihre Ausstattung bereitstehen. Die Erfassung hilft, Verzögerungen bei der Beschaffung und Bereitstellung von Geräten zu erkennen.

Woher beziehen

Das Event lässt sich aus der Statusänderung einer Task „Ausstattung bestellen“ im Onboarding-Prozess ableiten. Der Timestamp des Wechsels auf „Eingereicht“ oder „Abgeschlossen“ markiert das Event.

Erfassung

Abgeleitet aus dem Abschluss-Timestamp der Task „Ausstattung bestellen“ in der Checkliste der Führungskraft oder der IT.

Ereignistyp inferred
Ausstattung geliefert
Bestätigt, dass die Geräte für die neuen Mitarbeitenden am vorgesehenen Ort angekommen sind. Das Event wird erfasst, wenn ein IT-Teammitglied oder eine Führungskraft den Status der Task „Ausstattung liefern“ auf „Abgeschlossen“ setzt.
Warum das wichtig ist

Diese Aktivität ist ein wichtiger Indikator dafür, ob die neuen Mitarbeitenden am ersten Arbeitstag bereit sind. Durch den Vergleich des Event-Timestamps mit dem Startdatum lässt sich die KPI „IT-Bereitschaftsquote am ersten Arbeitstag“ messen.

Woher beziehen

Abgeleitet aus dem Timestamp, zu dem eine Task „Ausstattung geliefert“ oder „Ausstattung eingerichtet“ im Onboarding-Prozessplan als „Abgeschlossen“ markiert wird.

Erfassung

Abgeleitet aus dem Abschluss-Timestamp der Task zur Bestätigung der Geräteübergabe.

Ereignistyp inferred
Hintergrundüberprüfung gestartet
Diese Aktivität markiert den formellen Start der Hintergrundüberprüfung, häufig über einen integrierten Drittanbieterdienst. Sie wird erfasst, wenn die entsprechende Task oder der Prozessschritt im SuccessFactors-Workflow ausgelöst wird.
Warum das wichtig ist

Die Hintergrundüberprüfung ist ein wichtiger, oft langwieriger Compliance-Schritt. Durch die Messung der Zeit vom Start bis zum Abschluss lassen sich Engpässe in internen Abläufen oder bei externen Dienstleistern erkennen.

Woher beziehen

Üblicherweise wird dieses Event als Statusänderung einer bestimmten Task „Hintergrundüberprüfung“ im Onboarding-Workflow erfasst. Der Timestamp der Statusänderung markiert das Event.

Erfassung

Abgeleitet aus dem Timestamp der Statusänderung der Task zur Hintergrundüberprüfung auf „In Bearbeitung“ oder einen ähnlichen Status.

Ereignistyp inferred
IT-Bereitstellung angefordert
Markiert die formelle Anforderung von IT-Ressourcen für neue Mitarbeitende, etwa Benutzerkonten, E-Mail und Systemzugriff. Sie wird häufig nach Abschluss der Unterlagen automatisch ausgelöst und über eine Integration oder eine manuell protokollierte Task erfasst.
Warum das wichtig ist

Dies ist der Startpunkt eines entscheidenden Prozesspfads, der bestimmt, ob neue Mitarbeitende am ersten Arbeitstag produktiv arbeiten können. Die Erfassung hilft, die Vorlaufzeit für die IT-Einrichtung zu messen und zu verkürzen.

Woher beziehen

Üblicherweise handelt es sich um eine bestimmte Task im Onboarding-Prozess. Das Event wird anhand des Erstellungs- oder Start-Timestamps der Task „IT-Bereitstellung“ erfasst. Dabei kann eine Benachrichtigung an ein Service-Desk-System wie ServiceNow gesendet werden.

Erfassung

Erfasst anhand des Erstellungs-Timestamps der IT-Bereitstellungsanforderung oder -Task.

Ereignistyp explicit
Pflichtschulung abgeschlossen
Diese Aktivität markiert den Abschluss aller zugewiesenen Pflichtschulungen durch die neuen Mitarbeitenden. Sie wird erfasst, wenn das SuccessFactors-Learning-Modul den Status aller erforderlichen Kurse auf „Abgeschlossen“ setzt.
Warum das wichtig ist

Der Abschluss der Pflichtschulungen ist ein wichtiger Compliance-Kontrollpunkt. Die Erfassung dieses Meilensteins ist für Audits und den Nachweis der Einhaltung regulatorischer Pflichten unerlässlich.

Woher beziehen

Dieses Event wird anhand des Abschluss-Timestamps des letzten erforderlichen Schulungselements im SuccessFactors-Learning-Modul erfasst.

Erfassung

Erfasst anhand des Kursabschlussdatums im integrierten SuccessFactors-Learning-Modul.

Ereignistyp explicit
Pflichtschulung zugewiesen
Bezeichnet die Zuweisung verpflichtender Compliance- oder rollenspezifischer Schulungen zum Lernplan der neuen Mitarbeitenden. Das Event wird erfasst, wenn die Integration zwischen SuccessFactors Onboarding und dem Learning Management System (LMS) die Kurse zuweist.
Warum das wichtig ist

Diese Aktivität startet den Prozess der Compliance-Schulung. Die Analyse der Zeit bis zum Abschluss der Schulung zeigt, wie aktiv die Lernangebote genutzt werden, und hilft, Compliance-Risiken zu erkennen.

Woher beziehen

Dieses Event wird anhand des Zuweisungs-Timestamps der erforderlichen Schulungselemente im SuccessFactors-Learning-Modul erfasst und mit der Benutzer-ID der neuen Mitarbeitenden verknüpft.

Erfassung

Erfasst anhand des Kurszuweisungsdatums im integrierten SuccessFactors-Learning-Modul.

Ereignistyp explicit
Unterlagen vor dem ersten Arbeitstag versendet
Dieser Zeitpunkt bezeichnet den Versand der ersten erforderlichen Dokumente und Formulare an die neuen Mitarbeitenden, etwa Compliance-Formulare und Unterlagen zur Erfassung persönlicher Daten. Dies geschieht üblicherweise automatisch in einem vordefinierten Onboarding-Workflow in SuccessFactors.
Warum das wichtig ist

Mit dieser Aktivität lässt sich die Effizienz der administrativen Vorbereitung messen. Die Zeit zwischen diesem Schritt und „Unterlagen vollständig“ ist eine wichtige KPI, um Verzögerungen durch das System oder die neuen Mitarbeitenden zu erkennen.

Woher beziehen

Oft wird dieses Event als ausdrückliches Event oder Statusänderung bei „Aktivitäten für neue Mitarbeitende“ oder einer ähnlichen Task im Onboarding-Process-Objekt erfasst. Der Timestamp der Zuweisung oder Auslösung der Task ist üblicherweise verfügbar.

Erfassung

Erkennbar am Timestamp, zu dem die Task für die Unterlagen im Onboarding-Portal der neuen Mitarbeitenden zugewiesen oder gestartet wird.

Ereignistyp explicit
Empfohlen Optional

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