Ihr Daten-Template für das Spesenmanagement

Der Activity Name beschreibt einen einzelnen Schritt oder eine Statusänderung innerhalb des Spesenmanagementprozesses. Beispiele sind 'Spesenabrechnung erstellt', 'Manager genehmigt', 'Richtlinienverstoß gekennzeichnet' und 'Erstattung ausgeführt'. Diese Abfolge von Activities bildet den Prozessfluss für jede Spesenabrechnung.

Für die Process Mining Analyse ist dieses Attribut entscheidend für die Entdeckung des tatsächlichen Prozessmodells. Es ermöglicht Analysten, die Prozesskarte zu visualisieren, Bottlenecks zu identifizieren, wo Activities zu lange dauern, Nacharbeits-Schleifen wie 'Bericht zur Überarbeitung gesendet' zu entdecken und nicht-standardisierte Prozessvariationen genau zu bestimmen. Die Klarheit und Granularität der Activity Names wirken sich direkt auf die Qualität der Prozesseinblicke aus.

Dieses Attribut definiert die Schritte des Prozesses und ermöglicht die Visualisierung der Prozesskarte sowie die Analyse von Workflow-Mustern und Abweichungen.

Abgeleitet aus Event Logs, Statusänderungstabellen oder Transaktionsdatensätzen, die mit der Spesenabrechnung verknüpft sind.

Die Event Time, oder der Timestamp, erfasst den Zeitpunkt, zu dem eine Aktivität stattgefunden hat. Sie liefert die chronologische Reihenfolge der Events für jeden Spesenbericht, was für die genaue Rekonstruktion der Prozesszeitachse unerlässlich ist.

Im Process Mining sind Timestamps die Grundlage für alle zeitbasierten Analysen. Sie werden verwendet, um wichtige Leistungsindikatoren wie Zykluszeiten zwischen Aktivitäten, die gesamte End-to-End-Bearbeitungszeit und Wartezeiten zu berechnen. Durch die Analyse von Timestamps können Organisationen Verzögerungen im Genehmigungsprozess identifizieren, die Effizienz der Kostenerstattung messen und die Leistung im Hinblick auf Service Level Agreements überwachen.

Dieser Timestamp ist entscheidend für die chronologische Anordnung von Events und die Berechnung aller dauerbasierten Metriken, wie z. B. Zykluszeiten und Engpässe.

Gefunden in Event Logs oder Transaktionsdaten, oft als 'Erstellungsdatum', 'Timestamp' oder 'Event Date' bezeichnet.

Die Spesenbericht-ID ist ein eindeutiger Schlüssel, der jedem von einem Mitarbeiter eingereichten Spesenbericht zugewiesen wird. Sie dient als roter Faden, der alle Prozessschritte verbindet, von der Erstellung und Einreichung über Genehmigungen, potenzielle Ablehnungen bis hin zur endgültigen Kostenerstattung.

Im Process Mining ist dieses Attribut grundlegend für die Fallrekonstruktion. Jede eindeutige Spesenbericht-ID repräsentiert eine einzelne Instanz des Spesenmanagementprozesses. Die Analyse des Verlaufs jeder ID ermöglicht die Visualisierung von Prozessabläufen, die Berechnung von Zykluszeiten für einzelne Berichte und die Identifizierung von Variationen in der Bearbeitung verschiedener Berichte.

Dies ist der wesentliche Case-Bezeichner, der alle Events im Lebenszyklus eines Spesenberichts miteinander verbindet und es so ermöglicht, den End-to-End-Prozess zu verfolgen.

Typischerweise in den Header-Level-Daten eines Spesenberichts oder in der Haupttransaktionstabelle für den Spesenprozess angesiedelt.

Der Timestamp der letzten Datenaktualisierung gibt den letzten Zeitpunkt an, zu dem die Daten aus dem Quellsystem extrahiert oder synchronisiert wurden. Dies bietet einen klaren Stichtag für die in jeder Analyse enthaltenen Daten und stellt sicher, dass alle Stakeholder über die Aktualität der Daten informiert sind.

Im Process Mining Kontext ist dieses Attribut entscheidend für die Datenintegrität und das Reporting. Es hilft Benutzern zu verstehen, ob sie Echtzeitinformationen oder eine historische Momentaufnahme betrachten. Dies ist besonders wichtig für fortlaufende Monitoring Dashboards, bei denen die Aktualität kritisch ist. Es unterstützt auch bei der Fehlerbehebung von Datenpipelines, indem es bestätigt, dass Datenaktualisierungen planmäßig erfolgen.

Sorgt für Transparenz über die Aktualität der Daten, was entscheidend ist für die Genauigkeit und Relevanz jeder Prozessanalyse oder jedes Monitoring-Dashboards.

Wird typischerweise vom Datenintegrations- oder ETL-(Extract, Transform, Load)-Tool während des Datenladeprozesses generiert und gespeichert.

Das Attribut Quellsystem identifiziert den Ursprung der Prozessdaten. In modernen Unternehmen kann das Spesenmanagement mehrere integrierte Systeme umfassen, z. B. ein HR-System für Mitarbeiterdaten, ein spezielles Spesentool für Einreichungen und ein ERP für die Finanzbuchhaltung. Dieses Feld hilft, Daten aus diesen verschiedenen Quellen zu unterscheiden.

Diese Informationen sind wertvoll für die Datenvalidierung und für das Verständnis der technologischen Landschaft des Prozesses. Wenn sich Prozessprobleme in Daten aus einem bestimmten System konzentrieren, kann dies auf Integrationsprobleme oder Probleme innerhalb dieser Anwendung hinweisen. Es bietet auch Kontext für die Daten und stellt sicher, dass Analysten die Quelle der Wahrheit für verschiedene Prozessschritte verstehen.

Identifiziert den Ursprung der Daten, was für Data Governance, Fehlerbehebung und das Verständnis von Prozessvariationen über verschiedene Plattformen hinweg entscheidend ist.

Diese Information ist oft Teil des Datenextraktionsprozesses oder der Metadaten und kann während der Datenaufbereitung hinzugefügt werden.

Der Ablehnungsgrund ist ein Textfeld oder ein vordefinierter Code, der erklärt, warum ein Spesenbericht eine Genehmigungsstufe nicht bestanden hat. Häufige Gründe sind 'Beleg fehlt', 'Falsche Kategorie' oder 'Richtlinienwidrige Ausgabe'.

Dieses Attribut ist von unschätzbarem Wert für die Ursachenanalyse von Prozessnacharbeiten. Durch die Analyse der häufigsten Ablehnungsgründe kann ein Unternehmen systemische Probleme identifizieren. Wenn beispielsweise 'Beleg fehlt' der Hauptgrund ist, muss das Unternehmen möglicherweise die Kommunikation über Dokumentationsanforderungen verbessern oder den Beleganhangsprozess vereinfachen. Diese Erkenntnisse führen zu gezielten Prozessverbesserungen, die die Erstgenehmigungsrate erhöhen, Nacharbeiten reduzieren und die gesamte Zykluszeit verkürzen.

Erklärt das 'Warum' hinter Prozessnacharbeiten und ermöglicht gezielte Verbesserungen zur Reduzierung von Ablehnungsquoten und zur Verbesserung der Ersterfolgsquote.

Erfasst in einem Kommentarfeld oder einer Auswahlliste, wenn ein Genehmiger eine 'Ablehnen'- oder 'Zurücksenden'-Aktion durchführt.

Das Attribut Benutzer identifiziert die Person oder den automatisierten Agenten, der für die Ausführung eines spezifischen Prozessschritts verantwortlich ist. Dies kann der Mitarbeiter sein, der den Bericht einreicht, der Manager, der ihn genehmigt, oder ein Finanzteammitglied, das die Erstattung bearbeitet.

Die Analyse des Prozesses nach Benutzer ist unerlässlich, um die Arbeitslastverteilung, die individuelle Leistung und die Identifizierung spezifischer Akteure zu verstehen, die Verzögerungen verursachen können. Zum Beispiel kann sie aufzeigen, ob ein bestimmter Manager ein Engpass in der Genehmigungskette ist. Sie unterstützt auch die Ressourcenallokationsanalyse und hilft, Verantwortlichkeit und Prüfbarkeit während des gesamten Prozesses sicherzustellen.

Identifiziert den Akteur für jeden Schritt, was eine Workload-Analyse, Leistungsvergleiche und das Auffinden von Bottlenecks, die an bestimmte Personen oder Teams gebunden sind, ermöglicht.

Verfügbar im Event Log oder der Transaktionshistorie, oft verknüpft mit einer Benutzer-ID oder Mitarbeiter-ID.

Der Berichtsstatus bietet einen Überblick darüber, wo sich eine Spesenabrechnung zu einem bestimmten Zeitpunkt im Prozess befindet oder welches ihr Endergebnis ist. Status ändern sich typischerweise, wenn der Bericht verschiedene Phasen wie Einreichung, Genehmigung, Bearbeitung und Zahlung durchläuft.

Dieses Attribut ist nützlich, um Cases zu filtern, um spezifische Kohorten zu analysieren, zum Beispiel, um sich nur auf 'Abgelehnte' Berichte zu konzentrieren, um Ablehnungsgründe zu verstehen, oder auf 'Genehmigung ausstehend'-Berichte, um aktuelle Bottlenecks zu untersuchen. In Dashboards bietet es eine Übersicht über die aktuelle Arbeitslast und den Status aller laufenden Spesenabrechnungen auf hoher Ebene. Es kann auch verwendet werden, um die für Process Mining generierte Abfolge von Activities zu validieren.

Bietet eine Zusammenfassung des Berichtsstatus auf hoher Ebene, die nützlich ist, um Cases zu filtern und operative Dashboards zur aktuellen Arbeitslast zu erstellen.

Ein Feld in der Haupttabelle der Spesenabrechnung, das aktualisiert wird, während der Bericht seinen Workflow durchläuft.

Der Einreicher ist der Mitarbeiter, der die Ausgaben getätigt und den Erstattungsprozess durch Erstellung des Spesenberichts initiiert hat. Dieses Attribut ist typischerweise für alle Events, die sich auf einen einzelnen Spesenbericht beziehen, konsistent.

Während das allgemeine Attribut 'Benutzer' den Akteur für jeden Schritt identifiziert, bietet der 'Einreicher' ein konsistentes fallbezogenes Attribut zur Analyse des Verhaltens des Berichtseigners. Es ermöglicht eine Analyse, die sich auf die Mitarbeitererfahrung konzentriert, z. B. die Identifizierung von Mitarbeitern, deren Berichte häufig abgelehnt werden oder die konsequent gegen Richtlinien verstoßen. Dies kann gezielte Kommunikations- oder Schulungsinitiativen informieren, um die gesamte Prozesseffizienz und Compliance von Anfang an zu verbessern.

Identifiziert den Eigentümer der Spesenabrechnung, was eine Analyse basierend auf Mitarbeiterverhalten ermöglicht, z. B. die Identifizierung häufiger Richtlinienverstöße oder Ursachen für Nacharbeiten.

Gefunden in den Kopfdaten der Spesenabrechnung, verknüpft mit dem Mitarbeiter, der den Datensatz erstellt hat.

Der Gesamtbetrag stellt die Summe aller einzelnen Spesenpositionen dar, die in einem einzigen Spesenbericht enthalten sind. Dies ist der Gesamtwert, der der Genehmigung und Erstattung unterliegt.

Dieses Attribut ist unerlässlich für die Finanzanalyse im Process Mining. Es ermöglicht die Segmentierung von Spesenberichten in Wertbänder, z. B. hohe im Vergleich zu niedrigen Werten, die oft unterschiedliche Genehmigungswege durchlaufen. Analysten können dieses Attribut nutzen, um die durchschnittlichen Kosten pro Bericht zu berechnen, die finanziellen Auswirkungen von Nacharbeiten und Ablehnungen zu untersuchen und Ausgabentrends zu identifizieren. Die Korrelation des Gesamtbetrags mit Zykluszeiten kann aufzeigen, ob Berichte mit höherem Wert länger zur Genehmigung benötigen.

Ermöglicht die Analyse finanzieller Auswirkungen, hilft bei der Identifizierung von Ausgabenmustern und erlaubt die Segmentierung des Prozesses basierend auf dem Berichtswert.

Verfügbar auf Kopfebene der Spesenabrechnungsdaten, oft als Summe aller Positionsbeträge berechnet.

Dieses Attribut identifiziert die Organisationseinheit, wie z. B. 'Vertrieb', 'Entwicklung' oder 'Marketing', der der einreichende Mitarbeiter angehört. Es ist oft mit der Kostenstelle verknüpft, die für die Ausgaben verantwortlich ist.

Die Mitarbeiterabteilung ist eine primäre Dimension für die vergleichende Analyse. Sie ermöglicht eine nach Abteilung gefilterte Prozessansicht, die signifikante Verhaltensunterschiede aufzeigen kann. Beispielsweise kann eine Abteilung eine wesentlich höhere Rate an Richtlinienverstößen oder eine längere Genehmigungszykluszeit aufweisen als eine andere. Diese Erkenntnisse können dem Management helfen, den Bedarf an gezielten Schulungen, Prozessanpassungen oder Richtlinienklärungen für spezifische Teams zu identifizieren.

Ermöglicht eine leistungsstarke vergleichende Analyse zwischen Geschäftseinheiten, um abteilungsspezifische Verhaltensweisen, Bottlenecks oder Compliance-Probleme zu identifizieren.

Wird typischerweise aus dem Stammdatensatz des Mitarbeiters bezogen, der mit dem Spesenbericht verknüpft ist.

Das Attribut 'Richtlinienverstoß' ist ein einfacher Wahr- oder Falschwert, der angibt, ob ein Spesenbericht automatisch oder manuell als nicht konform mit den Unternehmensausgabenrichtlinien identifiziert wurde. Verstöße können die Überschreitung von Ausgabenlimits, die Verwendung nicht genehmigter Anbieter oder das Fehlen ordnungsgemäßer Dokumentation umfassen.

Dieses Flag ist ein entscheidender Faktor für die Compliance-Analyse. Es ermöglicht Organisationen, die gesamte Rate der Richtlinienverstöße zu berechnen und detailliert zu sehen, welche Abteilungen, Spesenkategorien oder Mitarbeiter die meisten Verstöße aufweisen. Das Verständnis der Häufigkeit und Art von Richtlinienverstößen hilft bei der Verfeinerung von Richtlinien, der Verbesserung automatisierter Prüfungen und der Bereitstellung gezielter Schulungen, um nicht konforme Ausgaben und Prozessausnahmen zu reduzieren.

Unterstützt direkt die Compliance-Überwachung, indem nicht-konforme Berichte gekennzeichnet werden, was hilft, Richtlinienverstöße zu messen und zu reduzieren.

Ein Flag oder Feld in den Kopf- oder Positionsdaten der Spesenabrechnung, oft durch die Regel-Engine des Systems gesetzt.

Das Attribut Währung gibt die Geldeinheit für den Gesamtbetrag an. In globalen Organisationen reichen Mitarbeiter Spesen in verschiedenen Währungen ein, und dieses Feld bietet den notwendigen Kontext für alle monetären Werte.

Für eine genaue Finanzanalyse, insbesondere im multinationalen Kontext, ist dieses Attribut entscheidend. Es stellt sicher, dass monetäre Werte korrekt interpretiert und in eine gemeinsame Währung für die aggregierte Berichterstattung umgerechnet werden können. Ohne dieses Attribut wäre ein Vergleich des 'Gesamtbetrags' eines Berichts in JPY mit einem in USD bedeutungslos. Es ist grundlegend für Dashboards, die die Gesamtausgaben, Durchschnittskosten und finanziellen KPIs über verschiedene Regionen hinweg anzeigen.

Bietet wesentlichen Kontext für alle monetären Werte, was eine genaue Finanzberichterstattung und einen Vergleich über verschiedene Regionen oder Länder hinweg ermöglicht.

Normalerweise zusammen mit den Betragsfeldern in den Header-Daten des Spesenberichts gespeichert.

Das Prüfergebnis dokumentiert die Feststellungen eines Prüfungsschritts innerhalb des Prozesses. Dies kann eine automatisierte Systemprüfung zur Einhaltung von Compliance-Regeln oder eine manuelle Überprüfung durch ein Finanz- oder Auditteam sein. Die Ergebnisse umfassen typischerweise 'Bestanden', 'Fehlgeschlagen' oder 'Bestanden mit Ausnahmen'.

Dieses Attribut bietet ein direktes Maß für die Wirksamkeit interner Kontrollen. Durch die Analyse der Prüfergebnisse kann ein Unternehmen sein Risikoprofil und die Qualität der Einreichungen bewerten. Es hilft, Bereiche zu identifizieren, in denen Kontrollen versagen oder Richtlinien konsequent falsch interpretiert werden. Process Mining kann Prüfergebnisse mit anderen Attributen korrelieren, um beispielsweise herauszufinden, ob bestimmte Spesenkategorien oder Abteilungen eine höhere Auditausfallrate aufweisen.

Bietet ein direktes Maß für Compliance und interne Kontrollen, das hilft, Risiken und die Wirksamkeit von Audit-Regeln zu bewerten.

Ein Feld, das von einer automatisierten Regel-Engine oder von einem Benutzer des Audit- oder Finanzteams nach Abschluss ihrer Überprüfung aktualisiert wird.

Das Attribut Genehmiger identifiziert die Person, die einen Genehmigungs- oder Ablehnungsschritt im Workflow durchführt. In vielen Prozessen kann es mehrere Genehmigungsebenen geben, z. B. einen direkten Vorgesetzten, gefolgt von einem Abteilungsleiter oder einem Mitglied des Finanzteams.

Ähnlich dem Attribut 'Benutzer' ist der Genehmiger besonders nützlich für die Analyse der Genehmigungsphase des Prozesses, die oft eine Hauptursache für Verzögerungen ist. Es ermöglicht die Messung der Genehmigungszeiten pro individuellem Genehmiger und hilft so, Engpässe zu identifizieren. Dashboards können erstellt werden, um die Arbeitslast und Leistung verschiedener Genehmiger anzuzeigen, was das Ressourcenmanagement informieren und den Bedarf an zusätzlichen Schulungen zu Spesenrichtlinien hervorheben kann.

Identifiziert die spezifische Person, die für Genehmigungen zuständig ist, was die Analyse von Genehmigungsverzögerungen, Workloads und Entscheidungskonsistenz ermöglicht.

Erfasst im Event Log oder der Transaktionshistorie für genehmigungsbezogene Aktivitäten.

Die Spesenkategorie ist eine Dimension, die zur Klassifizierung der Ausgabenart in einem Spesenbericht verwendet wird. Ein Spesenbericht kann oft mehrere Kategorien enthalten, wenn er mehrere Positionen umfasst.

Die Analyse des Prozesses nach Spesenkategorie hilft Organisationen, Ausgabenmuster zu verstehen und kategoriespezifische Prozessverhaltensweisen zu identifizieren. So können beispielsweise 'Internationale Reisen'-Ausgaben einen komplexeren und längeren Genehmigungsprozess haben als 'Büromaterial'. Dieses Attribut ermöglicht eine granularere Compliance-Analyse und zeigt, ob bestimmte Kategorien anfälliger für Richtlinienverstöße sind. Es ist ein Schlüsselfeld für die Finanzplanung und Budgetierung.

Ermöglicht die Analyse von Ausgabenmustern und hilft festzustellen, ob verschiedene Spesenarten unterschiedliche Prozesspfade durchlaufen oder unterschiedliche Compliance-Raten aufweisen.

Typischerweise auf Positionsebene eines Spesenberichts zu finden. Für die Case-Level-Analyse kann es aggregiert werden oder die dominante Kategorie kann verwendet werden.

Die Zahlungsmethode gibt an, wie die ursprüngliche Ausgabe vom Mitarbeiter bezahlt wurde. Dies geschieht typischerweise entweder mit einer firmeneigenen Corporate Card oder mit persönlichen Mitteln, bekannt als 'Aus eigener Tasche', was eine direkte Kostenerstattung erfordert.

Dieses Attribut hilft, zwischen zwei Hauptprozessvarianten zu unterscheiden. Transaktionen mit Corporate Cards haben oft einen schlankeren Verifizierungsprozess, da die Daten direkt vom Kartenanbieter stammen. Aus eigener Tasche bezahlte Ausgaben erfordern jedoch eine genauere Prüfung und eine direkte Zahlung an den Mitarbeiter. Die Analyse des Prozesses nach Zahlungsmethode kann Unterschiede in Zykluszeiten, Compliance-Raten und Bearbeitungskosten zwischen diesen beiden Pfaden aufzeigen und potenziell Möglichkeiten hervorheben, die Nutzung von Corporate Cards zu fördern, um die Effizienz zu verbessern.

Unterscheidet zwischen wichtigen Prozessvarianten (Unternehmenskarte vs. persönliche Mittel), die oft unterschiedliche Risiko-, Effizienz- und Kontrollniveaus aufweisen.

Normalerweise auf Positionsebene der Ausgaben spezifiziert und gibt die Herkunft der Mittel für die Transaktion an.