Ihr Daten-Template für das Spesenmanagement

Der Aktivitätsname bezeichnet einen einzelnen Schritt oder Statuswechsel im Spesenmanagementprozess. Beispiele sind „Spesenbericht erstellt“, „Vom Manager genehmigt“, „Richtlinienverstoß markiert“ und „Erstattung ausgeführt“. Die Abfolge dieser Aktivitäten bildet den Prozessablauf für jeden Spesenbericht.

Für die Process-Mining-Analyse ist dieses Attribut entscheidend, um das tatsächliche Prozessmodell zu ermitteln. Es ermöglicht Analysten, den Prozessablauf zu visualisieren, Engpässe bei zu lange dauernden Aktivitäten zu erkennen, Nachbearbeitungsschleifen wie „Bericht zur Überarbeitung zurückgesendet“ aufzudecken und Abweichungen vom Standardprozess zu identifizieren. Klare, präzise Aktivitätsnamen wirken sich unmittelbar auf die Qualität der Erkenntnisse aus dem Prozess aus.

Dieses Attribut definiert die Prozessschritte. Damit lassen sich der Prozessablauf visualisieren sowie Workflow-Muster und Abweichungen analysieren.

Abgeleitet aus Event Logs, Tabellen mit Statusänderungen oder Transaktionsdatensätzen zum Spesenbericht.

Die Ereigniszeit, also der Timestamp, hält fest, wann eine Aktivität stattgefunden hat. Sie gibt die chronologische Reihenfolge der Ereignisse für jeden Spesenbericht an und ist entscheidend für die genaue Rekonstruktion des Prozessverlaufs.

Beim Process Mining bilden Timestamps die Grundlage aller zeitbezogenen Analysen. Sie dienen zur Berechnung wichtiger Leistungskennzahlen wie Zykluszeiten zwischen Aktivitäten, der gesamten Durchlaufzeit und Wartezeiten. Durch die Analyse der Timestamps können Unternehmen Verzögerungen im Genehmigungsprozess erkennen, die Effizienz der Erstattung messen und die Leistung anhand von Service-Level-Vereinbarungen überwachen.

Dieser Timestamp ist entscheidend, um Ereignisse chronologisch zu ordnen und alle zeitbasierten Kennzahlen wie Zykluszeiten und Engpässe zu berechnen.

Zu finden in Event Logs oder Transaktionsdaten, häufig unter Bezeichnungen wie „Erstellungsdatum“, „Timestamp“ oder „Ereignisdatum“.

Die Spesenbericht-ID ist ein eindeutiger Schlüssel, der jedem von einem Mitarbeitenden eingereichten Spesenbericht zugewiesen wird. Sie bildet den zentralen Bezugspunkt für alle Prozessschritte, von der Erstellung und Einreichung über Genehmigungen und mögliche Ablehnungen bis hin zur Erstattung.

Beim Process Mining ist dieses Attribut grundlegend für die Rekonstruktion von Cases. Jede eindeutige Spesenbericht-ID steht für einen einzelnen Durchlauf des Spesenmanagementprozesses. Anhand des Verlaufs jeder ID lassen sich Prozessabläufe visualisieren, Zykluszeiten einzelner Berichte berechnen und Unterschiede in der Bearbeitung erkennen.

Diese zentrale Case-ID verknüpft alle Ereignisse im Lebenszyklus eines Spesenberichts und ermöglicht so die Nachverfolgung des gesamten Prozesses.

Befindet sich in der Regel in den Kopfdaten eines Spesenberichts oder in der Haupttransaktionstabelle des Spesenprozesses.

Der Timestamp der letzten Datenaktualisierung gibt an, wann die Daten zuletzt aus dem Quellsystem extrahiert oder synchronisiert wurden. Damit ist klar, bis zu welchem Zeitpunkt die Daten in einer Analyse reichen, und alle Beteiligten können ihre Aktualität einschätzen.

Beim Process Mining ist dieses Attribut wichtig für die Datenintegrität und das Reporting. Es zeigt Benutzern, ob sie aktuelle Informationen oder einen historischen Datenstand betrachten. Das ist besonders bei Dashboards zur laufenden Überwachung wichtig, bei denen Aktualität entscheidend ist. Außerdem hilft das Attribut bei der Fehlerbehebung in Datenpipelines, da sich damit prüfen lässt, ob die Daten wie geplant aktualisiert werden.

Macht transparent, wie aktuell die Daten sind. Das ist entscheidend für die Genauigkeit und Relevanz jeder Prozessanalyse und jedes Überwachungs-Dashboards.

Wird in der Regel während des Ladens der Daten vom Datenintegrations- oder ETL-Tool (Extract, Transform, Load) erzeugt und gespeichert.

Das Attribut „Quellsystem“ gibt an, woher die Prozessdaten stammen. In modernen Unternehmen können mehrere integrierte Systeme am Spesenmanagement beteiligt sein, zum Beispiel ein HR-System für Mitarbeitendendaten, ein spezielles Spesentool für Einreichungen und ein ERP-System für die Finanzbuchung. Dieses Feld hilft, Daten aus den verschiedenen Quellen zu unterscheiden.

Diese Information ist für die Datenvalidierung und das Verständnis der technischen Systemlandschaft des Prozesses wichtig. Häufen sich Prozessprobleme bei Daten aus einem bestimmten System, kann dies auf Integrationsprobleme oder Fehler in der Anwendung hindeuten. Zudem liefert das Attribut Kontext zu den Daten und hilft Analysten, die Quelle der Wahrheit für die einzelnen Prozessschritte zu bestimmen.

Gibt die Herkunft der Daten an. Das ist wichtig für Data Governance, die Fehlerbehebung und das Verständnis von Prozessabweichungen zwischen verschiedenen Plattformen.

Diese Information ist häufig Teil des Datenextraktionsprozesses oder der Metadaten und kann bei der Datenaufbereitung ergänzt werden.

Der Ablehnungsgrund ist ein Textfeld oder ein vordefinierter Code, der erklärt, warum ein Spesenbericht eine Genehmigungsstufe nicht bestanden hat. Häufige Gründe sind „Beleg fehlt“, „Falsche Spesenkategorie“ oder „Spesenposition verstößt gegen Richtlinien“.

Dieses Attribut ist für die Ursachenanalyse von Nachbearbeitungen besonders wertvoll. Anhand der häufigsten Ablehnungsgründe kann ein Unternehmen systematische Probleme erkennen. Ist beispielsweise „Beleg fehlt“ der häufigste Grund, sollte das Unternehmen möglicherweise klarer über Dokumentationsanforderungen informieren oder das Anhängen von Belegen vereinfachen. Solche Erkenntnisse ermöglichen gezielte Prozessverbesserungen, die die Genehmigungsquote beim ersten Durchlauf erhöhen, Nachbearbeitungen reduzieren und die gesamte Zykluszeit verkürzen.

Erklärt die Ursachen für Nachbearbeitungen und ermöglicht gezielte Verbesserungen, um Ablehnungen zu reduzieren und die Genehmigungsquote beim ersten Durchlauf zu erhöhen.

Wird in einem Kommentarfeld oder einer Auswahlliste erfasst, wenn ein Genehmigender die Aktion „Ablehnen“ oder „Zurückgeben“ ausführt.

Dieses Attribut gibt die Organisationseinheit an, der der einreichende Mitarbeitende angehört, zum Beispiel „Vertrieb“, „Technik“ oder „Marketing“. Häufig ist sie mit der Kostenstelle verknüpft, die für die Spesen verantwortlich ist.

Die Abteilung des Mitarbeitenden ist eine wichtige Dimension für Vergleichsanalysen. Sie ermöglicht eine nach Abteilungen gefilterte Prozessauswertung und kann deutliche Verhaltensunterschiede aufzeigen. So kann eine Abteilung eine wesentlich höhere Richtlinienverstoßquote oder längere Genehmigungszykluszeiten aufweisen als eine andere. Diese Erkenntnisse helfen der Geschäftsleitung, gezielte Schulungen, Prozessanpassungen oder Klarstellungen zu Richtlinien für bestimmte Teams zu planen.

Ermöglicht aussagekräftige Vergleiche zwischen Geschäftseinheiten und hilft, abteilungsspezifische Verhaltensmuster, Engpässe oder Compliance-Probleme zu erkennen.

Stammt in der Regel aus dem Stammdatensatz des Mitarbeitenden, der mit dem Spesenbericht verknüpft ist.

Das Attribut „Benutzer“ gibt an, welche Person oder welcher automatisierte Agent für einen bestimmten Prozessschritt verantwortlich war. Das kann der Mitarbeitende sein, der den Bericht einreicht, der Manager, der ihn genehmigt, oder ein Mitglied des Finanzteams, das die Erstattung bearbeitet.

Die Analyse nach Benutzern ist wichtig, um die Arbeitslastverteilung und die individuelle Leistung zu verstehen und bestimmte Beteiligte zu erkennen, die Verzögerungen verursachen könnten. So lässt sich beispielsweise feststellen, ob ein bestimmter Manager einen Engpass in der Genehmigungskette darstellt. Die Analyse unterstützt außerdem die Ressourcenplanung und trägt dazu bei, Verantwortlichkeit und Auditierbarkeit während des gesamten Prozesses sicherzustellen.

Gibt für jeden Schritt an, wer ihn ausgeführt hat. So lassen sich Arbeitslasten analysieren, Leistungen vergleichen und Engpässe erkennen, die mit bestimmten Personen oder Teams zusammenhängen.

Ist im Event Log oder im Transaktionsverlauf verfügbar und häufig mit einer Benutzer-ID oder Mitarbeitenden-ID verknüpft.

Der Berichtsstatus zeigt jederzeit den aktuellen Stand des Spesenberichts im Prozess oder dessen abschließendes Ergebnis. Der Status ändert sich üblicherweise, wenn der Bericht die Phasen Einreichung, Genehmigung, Bearbeitung und Zahlung durchläuft.

Mit diesem Attribut lassen sich Cases für gezielte Analysen filtern, zum Beispiel nur „Abgelehnte“ Berichte, um die Ablehnungsgründe zu untersuchen, oder „Genehmigung ausstehend“, um aktuelle Engpässe zu erkennen. In Dashboards bietet es einen Überblick über die aktuelle Arbeitslast und den Status aller laufenden Spesenberichte. Außerdem kann es zur Validierung der für das Process Mining erstellten Aktivitätsabfolge dienen.

Fasst den Status eines Berichts zusammen und eignet sich zum Filtern von Cases sowie für operative Dashboards zur aktuellen Arbeitslast.

Ein Feld in der Haupttabelle mit den Kopfdaten des Spesenberichts, das bei jedem Fortschritt im Workflow aktualisiert wird.

Der Einreichende ist der Mitarbeitende, dem die Spesen entstanden sind und der mit der Erstellung des Spesenberichts den Erstattungsprozess gestartet hat. Dieses Attribut ist in der Regel bei allen Ereignissen eines einzelnen Spesenberichts gleich.

Während das allgemeine Attribut „Benutzer“ die ausführende Person für jeden Schritt angibt, liefert „Einreichender“ ein einheitliches Attribut auf Case-Ebene, mit dem sich das Verhalten der für den Bericht verantwortlichen Person analysieren lässt. So können Sie die Erfahrung der Mitarbeitenden untersuchen und beispielsweise feststellen, wer häufig abgelehnte Berichte einreicht oder wiederholt gegen Richtlinien verstößt. Daraus lassen sich gezielte Mitteilungen oder Schulungen ableiten, um die Prozesseffizienz und Compliance von Anfang an zu verbessern.

Gibt an, wer für den Spesenbericht verantwortlich ist. So lässt sich das Verhalten von Mitarbeitenden analysieren, etwa um häufige Richtlinienverstöße oder Ursachen für Nachbearbeitungen zu erkennen.

Befindet sich in den Kopfdaten des Spesenberichts und ist mit dem Mitarbeitenden verknüpft, der den Datensatz erstellt hat.

Der Gesamtbetrag ist die Summe aller einzelnen Spesenpositionen eines Spesenberichts. Dieser Betrag wird genehmigt und erstattet.

Dieses Attribut ist für die Finanzanalyse beim Process Mining wichtig. Damit lassen sich Spesenberichte nach Betragsklassen aufteilen, etwa in hohe und niedrige Beträge, für die häufig unterschiedliche Genehmigungswege gelten. Analysten können damit die durchschnittlichen Kosten pro Bericht berechnen, die finanziellen Auswirkungen von Nachbearbeitungen und Ablehnungen untersuchen sowie Ausgabentrends erkennen. Ein Vergleich des Gesamtbetrags mit den Zykluszeiten kann zeigen, ob Berichte mit höheren Beträgen länger bis zur Genehmigung brauchen.

Ermöglicht die Analyse finanzieller Auswirkungen, hilft Ausgabenmuster zu erkennen und erlaubt die Segmentierung des Prozesses nach Berichtsbetrag.

Ist in den Kopfdaten des Spesenberichts verfügbar und wird häufig als Summe aller Einzelbeträge berechnet.

Das Richtlinienverstoß-Kennzeichen ist ein einfacher Wahr-oder-Falsch-Wert. Es zeigt an, ob ein Spesenbericht automatisch oder manuell als nicht konform mit den Ausgabenrichtlinien des Unternehmens eingestuft wurde. Zu den möglichen Verstößen zählen überschrittene Ausgabenlimits, nicht zugelassene Anbieter oder fehlende Belege.

Dieses Kennzeichen ist eine wichtige Grundlage für die Compliance-Analyse. Unternehmen können damit die allgemeine Richtlinienverstoßquote berechnen und untersuchen, in welchen Abteilungen, Spesenkategorien oder bei welchen Mitarbeitenden die meisten Verstöße auftreten. Wenn Unternehmen Häufigkeit und Art der Verstöße kennen, können sie Richtlinien präzisieren, automatisierte Prüfungen verbessern und gezielte Schulungen anbieten. So lassen sich nicht konforme Ausgaben und Prozessausnahmen reduzieren.

Unterstützt die Compliance-Überwachung direkt, indem nicht konforme Berichte markiert werden. So lassen sich Richtlinienverstöße messen und reduzieren.

Ein Kennzeichen oder Feld in den Kopf- oder Positionsdaten des Spesenberichts, das häufig von der Regel-Engine des Systems gesetzt wird.

Das Attribut „Währung“ gibt die Währung des Gesamtbetrags an. In global tätigen Unternehmen reichen Mitarbeitende Spesen in verschiedenen Währungen ein. Dieses Feld liefert den nötigen Kontext zu allen Geldbeträgen.

Für eine präzise Finanzanalyse, insbesondere in multinationalen Unternehmen, ist dieses Attribut entscheidend. Es stellt sicher, dass Geldbeträge korrekt interpretiert und für zusammengefasste Berichte in eine gemeinsame Währung umgerechnet werden können. Ohne diese Angabe wäre ein Vergleich des Gesamtbetrags eines Berichts in JPY mit einem Betrag in USD nicht aussagekräftig. Das Attribut ist eine wichtige Grundlage für Dashboards zu Gesamtausgaben, Durchschnittskosten und Finanzkennzahlen über verschiedene Regionen hinweg.

Liefert den nötigen Kontext zu allen Geldbeträgen und ermöglicht präzise Finanzberichte sowie Vergleiche zwischen Regionen und Ländern.

Wird üblicherweise zusammen mit den Betragsfeldern in den Kopfdaten des Spesenberichts gespeichert.

Das Attribut „Genehmigende Person“ bezeichnet die Person, die im Workflow einen Genehmigungs- oder Ablehnungsschritt ausführt. In vielen Prozessen gibt es mehrere Genehmigungsstufen, zum Beispiel zunächst durch die direkte Führungskraft und anschließend durch die Abteilungsleitung oder ein Mitglied des Finanzteams.

Wie das Attribut „Benutzer“ eignet sich auch „Genehmigende Person“ besonders für die Analyse der Genehmigungsphase, die häufig zu Verzögerungen führt. Damit lassen sich die Genehmigungszeiten für einzelne Personen messen und Engpässe erkennen. Dashboards können Arbeitsaufkommen und Leistung der verschiedenen genehmigenden Personen darstellen. Diese Informationen unterstützen die Ressourcenplanung und zeigen, wo zusätzliche Schulungen zu Spesenrichtlinien erforderlich sind.

Zeigt, welche Personen für Genehmigungen verantwortlich sind. So lassen sich Verzögerungen, Arbeitsaufkommen und die Einheitlichkeit von Entscheidungen analysieren.

Wird bei genehmigungsbezogenen Aktivitäten im Event Log oder in der Transaktionshistorie erfasst.

Das Prüfergebnis hält die Befunde eines Prüfschritts im Prozess fest. Dabei kann es sich um eine automatisierte Systemprüfung auf Einhaltung von Regeln oder um eine manuelle Prüfung durch das Finanz- oder Revisionsteam handeln. Typische Ergebnisse sind „Bestanden“, „Nicht bestanden“ oder „Mit Ausnahmen bestanden“.

Dieses Attribut liefert einen direkten Hinweis auf die Wirksamkeit interner Kontrollen. Anhand der Prüfergebnisse kann ein Unternehmen seine Risikoexposition und die Qualität der eingereichten Abrechnungen bewerten. Es zeigt, wo Kontrollen versagen oder Richtlinien wiederholt falsch ausgelegt werden. Process Mining kann Prüfergebnisse mit anderen Attributen verknüpfen und beispielsweise aufdecken, ob bestimmte Ausgabenkategorien oder Abteilungen häufiger bei Prüfungen durchfallen.

Liefert einen direkten Messwert für Compliance-Prüfungen und interne Kontrollen und hilft, Risiken sowie die Wirksamkeit von Prüfregeln zu bewerten.

Ein Feld, das nach Abschluss der Prüfung durch eine automatisierte Regel-Engine oder durch ein Mitglied des Prüfungs- oder Finanzteams aktualisiert wird.

Die Ausgabenkategorie dient als Dimension zur Klassifizierung der Ausgabenart in einer Spesenabrechnung. Eine Spesenabrechnung kann mehrere Kategorien enthalten, wenn sie verschiedene Einzelposten umfasst.

Die Analyse nach Ausgabenkategorie hilft Unternehmen, Ausgabenmuster zu erkennen und prozessspezifische Unterschiede zwischen Kategorien aufzudecken. So kann die Genehmigung von Ausgaben für „Auslandsreisen“ komplexer und langwieriger sein als die von „Büromaterial“. Mit diesem Attribut lässt sich die Compliance detaillierter untersuchen und feststellen, ob bestimmte Kategorien häufiger gegen Richtlinien verstoßen. Es ist außerdem ein wichtiges Feld für die Finanzplanung und Budgetierung.

Ermöglicht die Analyse von Ausgabenmustern und zeigt, ob verschiedene Ausgabenarten unterschiedliche Prozessabläufe oder Compliance-Raten aufweisen.

Dieses Attribut findet sich üblicherweise auf Ebene der Einzelposten einer Spesenabrechnung. Für Analysen auf Case-Ebene können die Werte aggregiert oder die vorherrschende Kategorie verwendet werden.

Die Zahlungsmethode gibt an, wie Mitarbeitende die ursprüngliche Ausgabe bezahlt haben. In der Regel erfolgt die Zahlung entweder mit einer vom Unternehmen ausgegebenen Firmenkreditkarte oder aus privaten Mitteln, die direkt erstattet werden müssen.

Dieses Attribut unterscheidet zwei wichtige Prozessvarianten. Bei Transaktionen mit Firmenkreditkarte ist die Prüfung oft einfacher, da die Daten direkt vom Kartenanbieter stammen. Ausgaben aus privaten Mitteln erfordern dagegen eine genauere Prüfung und eine direkte Erstattung an die Mitarbeitenden. Eine Analyse nach Zahlungsmethode kann Unterschiede bei Zykluszeiten, Compliance-Raten und Bearbeitungskosten zwischen diesen beiden Abläufen aufzeigen. Daraus lassen sich möglicherweise Maßnahmen ableiten, um den Einsatz von Firmenkreditkarten zu fördern und die Effizienz zu steigern.

Unterscheidet wichtige Prozessvarianten, etwa Firmenkreditkarte und private Mittel, die sich häufig hinsichtlich Risiko, Effizienz und Kontrolle unterscheiden.

Wird üblicherweise auf Ebene der einzelnen Ausgabenposition angegeben und bezeichnet die Herkunft der für die Transaktion verwendeten Mittel.