Ihr Daten-Template für das Vertragsmanagement

Die Vertrags-ID dient als eindeutige Case-ID und verknüpft alle Ereignisse und Aktivitäten, die zu einem bestimmten Vertrag gehören. So lässt sich der gesamte Weg jedes Vertrags von der Erstellung bis zum Abschluss analysieren.

Im Process Mining ist dieses Attribut grundlegend, um den Lebenszyklus jedes Vertrags zu rekonstruieren. Es stellt sicher, dass alle zugehörigen Aktivitäten, etwa Erstellung, Prüfungen, Genehmigungen und Abschluss, dem richtigen Vertrag zugeordnet werden. Dadurch lassen sich Durchlaufzeiten genau messen und Prozessabweichungen erkennen.

Dieser Primärschlüssel ermöglicht die Analyse des vollständigen Vertragsverlaufs und gewährleistet die Datenintegrität.

Dies ist ein zentrales Attribut des Objekts „Contract Agreement“ in Icertis.

Der Aktivitätsname bezeichnet einen bestimmten Schritt oder Meilenstein im Vertragsmanagementprozess. Die Ereignisse werden nach ihren Timestamps geordnet, um den Prozessablauf für jeden Vertrag abzubilden.

Die Analyse dieses Attributs zeigt die Abfolge der Vorgänge, die Häufigkeit einzelner Aktivitäten und die Gesamtstruktur des Prozesses. Damit lassen sich häufige Prozesspfade, Abweichungen von der Standardvorgehensweise sowie Aktivitäten erkennen, die Nacharbeit oder Verzögerungen verursachen, etwa wiederholte Überarbeitungszyklen.

Das Attribut definiert die Prozessschritte. Es ist entscheidend, um den Prozessablauf zu visualisieren, den Prozessfluss zu analysieren und Engpässe zu erkennen.

Diese Informationen stammen in der Regel aus Event Logs oder Workflow-Verlaufstabellen in Icertis. Darin werden Statusänderungen und Aufgaben im Zusammenhang mit einem Vertrag erfasst.

Dieses Attribut erfasst das genaue Datum und die Uhrzeit, zu der eine Aktivität begonnen oder abgeschlossen wurde. Es bildet die zeitliche Grundlage für Process Mining und gibt die chronologische Reihenfolge der Ereignisse für jeden Vertrags-Case an.

Der Ereigniszeitpunkt ist für alle zeitbasierten Analysen entscheidend. Er dient dazu, Durchlaufzeiten zwischen Aktivitäten zu berechnen, Wartezeiten zu erkennen, die Dauer bestimmter Phasen wie Verhandlungen oder Genehmigungen zu messen und Engpässe aufzudecken, an denen Verträge längere Zeit stillstehen.

Dieser Timestamp ist entscheidend für die Berechnung aller Leistungskennzahlen, etwa Durchlaufzeiten und Dauern, sowie für das Verständnis der Ereignisabfolge.

Dies ist ein Standardfeld im Audit Trail oder in den Workflow-Verlaufsprotokollen von Icertis und wird jedem erfassten Ereignis zugeordnet.

Dieses Attribut gibt die Fachabteilung an, etwa Recht, Vertrieb oder Beschaffung, der der Benutzer angehört, der die Aktivität ausgeführt hat. Es bietet einen aggregierten Überblick über den Ressourceneinsatz im Prozess.

Die Analyse nach Abteilung ist wichtig, um die Zusammenarbeit und Übergaben zwischen Abteilungen zu verstehen. Sie hilft, systembedingte Verzögerungen zu erkennen, etwa lange Wartezeiten auf eine rechtliche Prüfung nach der Einreichung durch den Vertrieb. Darauf richtet sich das Dashboard „Verzögerungen bei Abteilungsübergaben“.

Erleichtert die Analyse der Abteilungsleistung und der Effizienz von Übergaben und macht abteilungsübergreifende Engpässe sichtbar.

Diese Daten müssen möglicherweise durch einen Abgleich mit einem HR-System oder Benutzerverzeichnis ergänzt werden. Als Schlüssel dient dabei der Verantwortliche für die Aktivität. Die Information kann auch direkt in den Icertis-Benutzerprofilen gespeichert sein.

Dieses Attribut erfasst den Abschlusszeitpunkt einer Aktivität. Während StartTime den Beginn markiert, kennzeichnet EndTime das Ende und damit die genaue Zeitspanne der Aktivität.

Start- und Endzeit sind erforderlich, um die Verarbeitungszeit beziehungsweise Dauer jeder einzelnen Aktivität genau zu berechnen. So lässt sich erkennen, welche Schritte am meisten Zeit beanspruchen und wie sich aktive Verarbeitungszeit von Wartezeit zwischen den Schritten unterscheidet. Das ist wichtig für Dashboards wie „Engpässe im Genehmigungsprozess“ und „Effizienz bei Erstellung und Überarbeitung“.

Ermöglicht die genaue Berechnung der Aktivitätsdauer und hilft, Verarbeitungszeit von Wartezeit zu unterscheiden.

Wie StartTime ist dieser Wert im Icertis-Audit-Trail oder in den Workflow-Verlaufsprotokollen zu finden. Manche Events sind unmittelbar abgeschlossen, sodass StartTime und EndTime identisch sind.

Dieses Attribut bezeichnet die Person, das Team oder den automatisierten Benutzer, der eine Aktivität ausgeführt hat. Der Wert kann ein Benutzername, eine Mitarbeiter-ID oder ein Systemkonto sein.

Die Analyse des Verantwortlichen für die Aktivität ist wichtig, um Ressourceneinsatz, Arbeitsverteilung und Leistung zu verstehen. Sie zeigt beispielsweise, welche Benutzer oder Teams Engpässe verursachen, wer besonders effizient prüft und wie die Arbeit verteilt ist. Das unterstützt direkt das Dashboard „Arbeitsverteilung unter Prüfenden“.

Ermöglicht die Leistungsanalyse nach Benutzer oder Team und hilft, unausgewogene Arbeitslasten sowie Schulungsbedarf zu erkennen.

Diese Information ist in Icertis üblicherweise im Workflow-Verlauf oder im Audit-Trail verfügbar und mit jedem Event verknüpft.

Die Vertragsart ordnet Vereinbarungen nach ihrem rechtlichen oder geschäftlichen Zweck ein. Sie ist ein grundlegendes Attribut, um Vertragslebenszyklen zu segmentieren und miteinander zu vergleichen.

Je nach Vertragsart unterscheiden sich Prozessabläufe, Komplexität und SLAs. Eine Analyse nach Vertragsart ermöglicht gezielte Verbesserungen, etwa optimierte Workflows für häufige, risikoarme Vereinbarungen wie NDAs im Vergleich zu komplexen, hochwertigen MSAs. Das Attribut ist wichtig für die KPIs „Analyse von Vertragsvarianten“ und „Einhaltung von Richtlinien“.

Ermöglicht die Segmentierung von Prozessen, um Lebenszyklen und Compliance bei verschiedenen Vereinbarungsarten zu vergleichen.

Dieses Standardattribut ist für das Objekt Contract Agreement in Icertis konfiguriert.

Dieses Attribut gibt den Gesamtstatus des Vertrags-Cases an, zum Beispiel „Entwurf“, „In Prüfung“, „Wartet auf Unterschrift“ oder „Abgeschlossen“. Üblicherweise handelt es sich um ein Attribut auf Case-Ebene, das den zuletzt erreichten wichtigen Meilenstein abbildet.

Es ist wichtig für operative Dashboards wie „Vertragsstatus und Durchsatz“, die einen aktuellen Überblick über die Vertragspipeline bieten. Führungskräfte sehen, wie viele Verträge sich in den einzelnen Phasen befinden und wo sich Arbeit staut. So können sie das Vertragsportfolio vorausschauend steuern.

Bietet einen Überblick über die Vertragspipeline und ist damit wichtig für die operative Überwachung und die Steuerung des Durchsatzes.

Dies ist ein primäres Statusfeld des Objekts Contract Agreement in Icertis.

Dieses Attribut gibt den finanziellen Wert des Vertrags an, zum Beispiel den Gesamtvertragswert oder den annualisierten Wert. Es ist eine wichtige Geschäftskennzahl, um Verträge zu priorisieren und ihre finanziellen Auswirkungen einzuschätzen.

Beim Process Mining dient der Vertragswert dazu, Analysen zu segmentieren und den Fokus auf hochwertige Vereinbarungen zu richten. So lässt sich beispielsweise untersuchen, ob die Genehmigung oder Verhandlung hochwertiger Verträge länger dauert. Das Attribut unterstützt auch die Risikobewertung, denn Verzögerungen bei solchen Verträgen können erhebliche Auswirkungen auf den Umsatz haben.

Ermöglicht eine Priorisierung und wertbasierte Analyse, damit Verbesserungsmaßnahmen auf die finanziell bedeutendsten Verträge ausgerichtet werden können.

Üblicherweise handelt es sich um ein Standardwährungsfeld des Objekts Contract Agreement in Icertis.

Dieses Attribut speichert das Enddatum der Vertragslaufzeit. Es ist wichtig für die Verwaltung des Vertrags nach seinem Abschluss und kann Verlängerungs- oder Beendigungsaktivitäten auslösen.

Das Datum ist entscheidend, um die Wirksamkeit des Vertragsmanagements am Laufzeitende zu überwachen. Es bildet die Grundlage für die KPI „Fristgerechte Verlängerungs- und Beendigungsrate“. Diese misst, ob Verlängerungs- oder Beendigungsprozesse rechtzeitig eingeleitet und abgeschlossen werden, damit unerwünschte automatische Verlängerungen oder Leistungslücken vermieden werden.

Wichtig für die Verwaltung von Vertragsverlängerungen und -beendigungen, damit Prozesse zum Laufzeitende vorausschauend bearbeitet werden.

Dies ist ein Standarddatumsfeld des Objekts Contract Agreement in Icertis.

Diese berechnete Kennzahl zählt für jeden Vertrags-Case Aktivitäten im Zusammenhang mit Überarbeitungen, etwa „Vertrag mit Änderungen versehen oder überarbeitet“. Sie ist ein einfacher, aussagekräftiger Indikator für Reibungsverluste im Prozess.

Eine hohe Zahl an Überarbeitungen weist auf mögliche Probleme bei der Erstellung oder Verhandlung hin, etwa unklare Anforderungen, mangelhafte Erstentwürfe oder schwierige Verhandlungen. Die Kennzahl fließt direkt in die KPI „Vertragsüberarbeitungsrate“ ein und hilft in Dashboards, Verträge und Prozessvarianten mit übermäßiger Nacharbeit zu erkennen.

Beziffert die Nacharbeit im Vertragslebenszyklus und misst direkt die Effizienz der Erstellungs- und Verhandlungsphasen.

Der Wert wird berechnet, indem die Vorkommen bestimmter Überarbeitungsaktivitäten für jede „ContractId“ im Event Log gezählt werden.

Dieses Attribut erfasst die Version des Vertragsdokuments während der Erstellung, des Redlining und der Überarbeitung. Der Wert ist üblicherweise eine Ganzzahl oder eine Versionsnummer im Format Hauptversion.Nebenversion.

Die Dokumentversion ist ein direkter Indikator für Nacharbeit. Viele Versionen eines Vertrags deuten auf mehrere Änderungsrunden hin, deren Ursachen sich genauer untersuchen lassen. Das Attribut ist eine wichtige Grundlage für die KPI „Vertragsüberarbeitungsrate“ und das Dashboard „Effizienz bei Erstellung und Überarbeitung“.

Misst direkt den Umfang der Nacharbeit und Überarbeitungen eines Vertrags und macht Ineffizienzen bei der Erstellung und Verhandlung sichtbar.

Icertis führt für alle Vertragsdokumente einen Versionsverlauf. Dieses Attribut lässt sich aus den Dokumentmetadaten oder dem Event Log extrahieren.

Dieses Attribut erfasst die Fälligkeitstermine wichtiger Verpflichtungen, Zusagen und Leistungen, die nach Vertragsabschluss im Vertrag festgelegt sind. Ein Vertrag kann mehrere Verpflichtungen mit jeweils eigenem Fälligkeitstermin enthalten.

Die Überwachung dieser Termine ist für Compliance und Risikomanagement nach Vertragsabschluss entscheidend. Das Attribut bildet die Grundlage für die KPI „Erfüllungsrate vertraglicher Verpflichtungen“. Damit kann die Organisation überwachen, ob sie ihre Zusagen fristgerecht erfüllt, und möglichen Verstößen frühzeitig entgegenwirken.

Ermöglicht die Überwachung der Compliance nach Vertragsabschluss. Das hilft, Vertragsstrafen zu vermeiden und gute Geschäftsbeziehungen zu erhalten.

Icertis bietet Module für das Verpflichtungsmanagement. Die Daten stammen aus den Verpflichtungen, die einem Vertrag zugeordnet sind.

Dieses Attribut bezeichnet den internen Geschäftsbereich oder die Geschäftseinheit, die den Vertrag verantwortet oder angefordert hat, zum Beispiel „Enterprise Sales North America“ oder „Global Procurement“.

Wie die Abteilung ermöglicht auch dieses Attribut eine übergeordnete Aggregation der Prozessdaten. So lassen sich Prozesseffizienz und Compliance in verschiedenen Organisationseinheiten vergleichen. Das liefert wertvolle Erkenntnisse für die Geschäftsleitung und unterstützt strategische Entscheidungen zur Ressourcenverteilung.

Ermöglicht den Vergleich der Prozessleistung auf übergeordneter Ebene zwischen verschiedenen Organisationseinheiten.

Dieses wichtige Metadatenfeld des Vertrags verweist häufig auf die Organisationsstruktur.

Dieses Attribut zeigt, wie aktuell die analysierten Daten sind. Es erfasst Datum und Uhrzeit der letzten Datenextraktion aus dem Quellsystem.

Anhand dieser Information können Benutzer einschätzen, wie aktuell die in den Dashboards dargestellten Erkenntnisse sind. Sie sehen, ob die Daten nahezu in Echtzeit vorliegen oder bereits einige Stunden beziehungsweise Tage alt sind. So können sie die Ergebnisse im richtigen Kontext bewerten.

Gibt Auskunft über die Aktualität der Daten, damit Benutzer den zeitlichen Stand der Prozessanalyse einschätzen können.

Dieser Timestamp wird am Ende jedes erfolgreichen Aktualisierungszyklus von der Datenpipeline oder dem ETL-Tool erzeugt.

Dieses Attribut bezeichnet die andere Partei der Vereinbarung. Es liefert wichtigen Kontext für die Analyse von Interaktionen und Verhandlungen.

Eine Analyse nach Gegenpartei kann Muster in Verhandlungszyklen aufdecken. Sie zeigt beispielsweise, ob Verhandlungen mit bestimmten Lieferanten regelmäßig länger dauern oder mehr Überarbeitungen erfordern. Diese Erkenntnisse sind für das strategische Beziehungsmanagement und die Anpassung von Verhandlungsstrategien wertvoll. Sie unterstützen direkt das Dashboard „Verhandlungszykluszeit und Nacharbeit“.

Ermöglicht die Analyse von Verhandlungsmustern und der Zusammenarbeit mit bestimmten externen Parteien.

Diese Information ist in den Metadaten des Vertrags gespeichert und verweist in Icertis üblicherweise auf ein Datenobjekt für Gegenparteien oder Lieferanten.

Dieses Attribut gibt die Herkunft der Daten an. Für diesen Prozess lautet der Wert „Icertis“. Das unterstützt Data Governance und Rückverfolgbarkeit, insbesondere wenn Daten aus mehreren Systemen zusammengeführt werden.

Bei der Analyse können Sie die Daten nach einem bestimmten Quellsystem filtern oder, sofern relevant, Prozesse aus verschiedenen Systemen vergleichen. In dieser Ansicht dient das Attribut als konstanter Bezeichner für alle Events.

Sichert Datenherkunft und Rückverfolgbarkeit. Das ist wichtig, um Daten zu validieren und Daten aus mehreren Quellen zu verwalten.

Dieser statische Wert wird üblicherweise bei der Datenextraktion und -transformation hinzugefügt, um die Herkunft der Daten zu kennzeichnen.

Dieses Attribut gibt das geografische Gebiet an, für das der Vertrag gilt, zum Beispiel EMEA, APAC oder Nordamerika. Es ist für global tätige Organisationen mit regional unterschiedlichen Prozessen wichtig.

Eine Analyse nach Region kann Unterschiede bei Prozessleistung, Compliance-Anforderungen oder Verhandlungstaktiken aufdecken, die auf lokale Gesetze und Geschäftskulturen zurückzuführen sind. Sie ermöglicht regionale Vergleiche und hilft, bewährte Vorgehensweisen zu erkennen, die sich weltweit teilen lassen.

Hilft, regionale Unterschiede bei Prozessleistung und Compliance zu erkennen. Das ist für global tätige Organisationen besonders wichtig.

Dieses Metadatenfeld ist üblicherweise für das Vertragsobjekt in Icertis vorgesehen und häufig Teil der Standardkonfiguration.

Dieses Attribut ergibt sich aus dem Vergleich der Dauer bestimmter Prozessphasen mit vorab festgelegten SLA-Zielen. Eine rechtliche Prüfung kann beispielsweise als „Verspätet“ gekennzeichnet werden, wenn sie länger als die vorgesehene Bearbeitungszeit von 48 Stunden dauert.

Der SLA-Status ist wichtig für die Compliance-Überwachung und das Leistungsmanagement. Er ermöglicht Benachrichtigungen und Dashboards wie „Überblick über die Vertrags-Compliance“, die Verstöße sofort sichtbar machen. Teams können überfällige Aufgaben priorisieren, während Führungskräfte die Leistung anhand wichtiger Zielvorgaben verfolgen.

Macht die Einhaltung von Service-Level-Zielen sofort sichtbar und hilft, Arbeit zu priorisieren und die Leistung zu steuern.

Der Wert wird anhand von Geschäftsregeln im Process-Mining-Tool berechnet, die Timestamps mit vorab festgelegten SLA-Grenzwerten vergleichen, zum Beispiel: Dauer der rechtlichen Prüfung > 2 Tage.

Dieses boolesche Attribut gibt an, ob der Vertrag auf einem vorab freigegebenen Standard-Template basiert oder als individuelle, nicht standardisierte Vereinbarung erstellt wurde. Das ist ein wichtiger Faktor für die Bewertung von Risiken und Compliance.

Verträge auf Basis von Standard-Templates haben üblicherweise kürzere Zykluszeiten und ein geringeres Risiko. Dieses Attribut bildet die Grundlage für die KPI „Einhaltungsrate für Vertrags-Templates“ und hilft, die Auswirkungen nicht standardisierter Vertragsvorlagen auf den Prozess zu analysieren. Es kann Abteilungen oder Vertragsarten aufzeigen, die häufig von Standards abweichen, und so Maßnahmen zur stärkeren Verwendung von Templates unterstützen.

Misst die Einhaltung unternehmensweiter Standards, die direkt mit Prozesseffizienz und Risikominderung zusammenhängt.

Dies kann ein Kontrollkästchen im Vertrag sein oder sich aus der Herkunft des Dokuments beziehungsweise seinen Metadaten in Icertis ableiten lassen.