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Optimieren Sie Ihren Einkauf zu Zahlung - Bestellprozess

Ihre 6-Schritte-Anleitung zur Optimierung von NetSuite P2P-Einkaufsbestellungen
Optimieren Sie Ihren Einkauf zu Zahlung - Bestellprozess
Herausforderungen (11) Ziele (11) 6 Schritte Vorschau Ergebnisse Daten FAQs (5)
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Bestellbearbeitung in NetSuite für Effizienz optimieren

Komplexe Beschaffungsprozesse verbergen oft Bottlenecks, die zu kostspieligen Verzögerungen und Compliance-Risiken führen. Unsere Plattform hilft Ihnen, genaue Ineffizienzen von der initialen Anforderung bis zum Wareneingang zu identifizieren. Wir bieten klare, umsetzbare Schritte, um Ihre Abläufe zu optimieren und erhebliche Gewinne an Geschwindigkeit und Compliance zu erzielen.

Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und nutzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.

Detaillierte Beschreibung anzeigen

Den Bestellprozess in NetSuite verstehen und optimieren

Der Procure-to-Pay (P2P)-Prozess ist das Rückgrat einer effizienten Beschaffungsfunktion, und im Mittelpunkt steht die Bestellung. Innerhalb Ihrer NetSuite-Umgebung ist der Lebenszyklus einer Bestellung, von der ersten Anforderung bis zum Wareneingang, eine komplexe Abfolge von Aktivitäten, an der verschiedene Abteilungen und Stakeholder beteiligt sind. Ein ineffizientes Bestellmanagement kann zu erheblichen geschäftlichen Herausforderungen führen, darunter verzögerte Lieferantenzahlungen, erhöhte Betriebskosten, angespannte Lieferantenbeziehungen und Compliance-Risiken. Manuelle Fehler und Prozessabweichungen bleiben oft unbemerkt und schaffen versteckte Engpässe, die Ihre gesamte Lieferkette und die finanzielle Gesundheit beeinträchtigen. Ein effektives Management und die Optimierung des Bestellprozesses sind entscheidend, um einen gesunden Cashflow zu gewährleisten, eine termingerechte Produktverfügbarkeit sicherzustellen und eine umfassende operative Exzellenz zu erreichen.

Wie Process Mining Engpässe im Bestellprozess aufdeckt

Process Mining bietet eine leistungsstarke Perspektive, um die tatsächliche Ausführung Ihres Bestellprozesses innerhalb von NetSuite zu analysieren. Anstatt sich auf Annahmen oder anekdotische Evidenz zu verlassen, extrahiert Process Mining Event Log Data aus Ihrem NetSuite-System und rekonstruiert die tatsächliche Abfolge jeder Bestellung. Indem Sie den Case Identifier auf 'Purchase Order' setzen, können Sie einzelne Bestellungen verfolgen, während sie Aktivitäten wie 'Purchase Requisition Created', 'Purchase Order Approved', 'Purchase Order Sent to Vendor' und 'Goods Receipt Posted' durchlaufen. Dies erstellt eine visuelle, datengestützte Darstellung Ihres Prozesses, die genau aufzeigt, wo Bestellungen steckenbleiben, nicht-standardisierte Pfade identifiziert und die in jeder Aktivität verbrachte Zeit quantifiziert.

Diese Analysefähigkeit ist entscheidend, um die wahre Procure-to-Pay-Bestellprozess-Durchlaufzeit zu verstehen. Sie können spezifische Engpässe identifizieren, wie zum Beispiel verlängerte Genehmigungszeiten für bestimmte Abteilungen oder Genehmiger, Verzögerungen zwischen 'Purchase Order Confirmed by Vendor' und 'Goods Receipt Initiated' oder übermäßige 'Purchase Order Changed'-Events, die auf eine mangelhafte anfängliche Planung hindeuten. Process Mining zeigt auch Abweichungen von Ihrem vorgesehenen Prozessfluss auf und legt offen, warum einige Bestellungen standardmäßige Genehmigungen umgehen oder unerwartete Nacharbeits-Schleifen durchlaufen. Diese empirische Erkenntnis ist für eine effektive Prozessoptimierung in NetSuite unerlässlich, da sie Ihnen ermöglicht, über Annahmen hinauszugehen und Grundursachen präzise anzugehen.

Schlüsselbereiche für die Optimierung des Bestellprozesses

Die Nutzung von Process Mining für Ihre NetSuite Bestelldaten deckt typischerweise mehrere kritische Bereiche für Verbesserungen auf:

  • Optimierung der Genehmigungs-Workflows: Identifizieren Sie Phasen, in denen Bestellungen durchweg verlängerte Genehmigungszeiten aufweisen. Dies könnte auf ineffiziente Genehmigungsmatrix-Konfigurationen, das Fehlen einer automatisierten Weiterleitung oder darauf hindeuten, dass bestimmte Personen als Engpässe fungieren. Die Optimierung dieser Workflows kann die Procure-to-Pay-Bestellprozess-Durchlaufzeit erheblich reduzieren.
  • Effizienz des Wareneingangs: Analysieren Sie die Zeitverzögerung zwischen der Bestätigung oder dem Versand einer Bestellung und dem tatsächlichen Wareneingang und der Buchung. Verzögerungen hier können sich auf Lagerbestände, Produktionspläne und letztendlich die Kundenzufriedenheit auswirken. Process Mining hilft Ihnen, die Faktoren zu verstehen, die zu diesen Verzögerungen beitragen, sei es die Lieferzeiten der Anbieter, interne Wareneingangsprozesse oder Dateneingabefehler.
  • Compliance und Abweichungen: Erkennen Sie Fälle, in denen Bestellungen nicht den etablierten Beschaffungsrichtlinien folgen, wie z.B. Bestellungen, die ohne ordnungsgemäße Anforderungen oder Genehmigungen aufgegeben wurden. Die Identifizierung dieser Abweichungen ermöglicht es Ihnen, die Compliance effektiver durchzusetzen und finanzielle oder operative Risiken zu mindern.
  • Lieferantenleistungsanalyse: Gewinnen Sie Einblicke in die tatsächlichen Lieferzeiten und die Zuverlässigkeit Ihrer Lieferanten, basierend auf den Events 'Purchase Order Sent to Vendor' und 'Goods Receipt Posted'. Diese Daten sind unschätzbar wertvoll für strategische Beschaffungsentscheidungen und die Verbesserung der Lieferantenbeziehungen.

Messbare Ergebnisse durch Optimierung erzielen

Der proaktive Ansatz, Process Mining zur Analyse und Verbesserung Ihres Procure-to-Pay-Bestellprozesses in NetSuite einzusetzen, führt zu greifbaren, messbaren Vorteilen:

  • Verkürzte Durchlaufzeit: Erwarten Sie eine deutliche Reduzierung der End-to-End-Bestellprozess-Durchlaufzeit, von der Anforderungserstellung bis zum Wareneingang, wodurch Betriebskapital freigesetzt und die Produktverfügbarkeit beschleunigt wird.
  • Kosteneinsparungen: Durch die Vermeidung von Nacharbeit, die Reduzierung des manuellen Aufwands und die Verhinderung von Verzögerungen kann Ihr Unternehmen erhebliche operative Kostensenkungen erzielen. Eine verbesserte Compliance minimiert zudem finanzielle Risiken im Zusammenhang mit nicht autorisierten Käufen.
  • Gesteigerte Effizienz: Optimierte Workflows und automatisierte Entscheidungsfindung, gestützt durch Process Mining-Erkenntnisse, steigern die Gesamteffizienz Ihrer Einkaufsabteilung und verwandter Funktionen.
  • Verbesserte Compliance und Governance: Ein klares Verständnis der tatsächlichen Prozessausführung ermöglicht eine stärkere Durchsetzung interner Richtlinien und externer Vorschriften, wodurch Auditrisiken reduziert werden.
  • Bessere Lieferantenbeziehungen: Schnellere Bearbeitung und klarere Kommunikation, ermöglicht durch optimierte Workflows, führen zu verbesserten Beziehungen zu Ihren Lieferanten.

Erste Schritte zur Optimierung des Bestellprozesses

Die Optimierung Ihres Procure-to-Pay-Bestellprozesses in NetSuite beginnt mit dem Verständnis Ihres aktuellen Zustands mittels Daten. Process Mining liefert dieses fundamentale Verständnis und bietet klare, umsetzbare Erkenntnisse, wie Sie Ihre Beschaffungsvorgänge verbessern können. Durch die Nutzung dieses Ansatzes können Sie Ineffizienzen in strategische Vorteile umwandeln und so sicherstellen, dass Ihre Bestellungen reibungslos und effektiv durch Ihre NetSuite-Umgebung fließen.

Purchase to Pay - Bestellung Beschaffungsprozess Bestelllebenszyklus Einkaufs-Workflow Genehmigungs-Workflows Lieferantenmanagement Reduzierung der Durchlaufzeit Bestandsmanagement Einkaufsteam

Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Verzögerungen bei der Bestellgenehmigung beeinträchtigen die operative Effizienz direkt und führen zu verpassten Lieferterminen, was die Lieferantenbeziehungen potenziell belasten kann. Diese Trägheit kann Betriebskapital binden und kritische Einkäufe verzögern.
ProcessMind analysiert den Purchase to Pay – Bestelllebenszyklus in NetSuite, um jeden Genehmigungsschritt abzubilden. Es identifiziert, wo Bestellungen stecken bleiben, wer die häufigsten Genehmiger sind, die Verzögerungen verursachen, und welche spezifischen Genehmigungspfade am ineffizientesten sind, was gezielte Workflow-Verbesserungen ermöglicht.

Bestellungen, die außerhalb etablierter Richtlinien oder ohne ordnungsgemäße Anforderung und Genehmigung erstellt werden, bergen erhebliche Compliance-Risiken und finanzielle Risiken. Dieser Mangel an Kontrolle führt zu unkontrollierten Ausgaben und verhindert die Nutzung ausgehandelter Rabatte.
ProcessMind nutzt NetSuite-Ereignisdaten, um den genauen Weg jeder Purchase to Pay - Bestellung nachzuvollziehen. Es deckt Fälle auf, in denen Bestellungen kritische Genehmigungsschritte umgehen, ohne Anforderungen initiiert werden oder von Standardverfahren abweichen, was nicht Compliance-konforme Verhaltensmuster hervorhebt.

Schwankungen bei den Lieferzeiten von Lieferanten machen die Bestands- und Produktionsplanung unglaublich schwierig und führen zu Fehlbeständen, Eilaufträgen oder überhöhten Lagerhaltungskosten. Diese Unvorhersehbarkeit beeinträchtigt die operative Reaktionsfähigkeit.
Durch die Analyse der verstrichenen Zeit zwischen "Bestellung an Lieferanten gesendet" und "Wareneingang gebucht" für jede Purchase-to-Pay-Einkaufsbestellung in NetSuite misst und benchmarkt ProcessMind präzise die Lieferzeiten pro Lieferant. Dies zeigt auf, welche Lieferanten regelmäßig Verzögerungen verursachen, und hilft, die Lieferantenauswahl zu optimieren.

Eine hohe Anzahl von Änderungen an Bestellungen nach der ersten Erstellung oder Genehmigung deutet auf vorgelagerte Probleme hin, die zu erheblicher Nacharbeit, potenziellen Fehlern und Verzögerungen im gesamten Beschaffungszyklus führen. Dies verbraucht wertvolle Ressourcen und erhöht die Bearbeitungskosten.
ProcessMind verfolgt jede Aktivität „Purchase Order Changed“ innerhalb des Prozesses 'Beschaffung bis zur Zahlung' in NetSuite. Es quantifiziert die Häufigkeit von Änderungen, identifiziert häufige Änderungszeitpunkte und deckt die Grundursachen auf, was eine Prozessneugestaltung ermöglicht, um unnötige Änderungen zu minimieren.

Verzögerungen oder Ungenauigkeiten bei der Erfassung des Wareneingangs wirken sich direkt auf die Bestandsgenauigkeit aus, können Lieferantenzahlungen blockieren und Bottlenecks weiter unten im Purchase to Pay – Prozess verursachen. Dies trägt zu operativer Ineffizienz und Diskrepanzen bei.
ProcessMind bildet den gesamten Weg von „Wareneingang initiiert“ bis „Wareneingang gebucht“ für jede Bestellung im Purchase to Pay – Prozess in NetSuite ab. Es hebt spezifische Schritte oder Orte hervor, an denen Verzögerungen auftreten, und deckt Prozessineffizienzen und Möglichkeiten für einen schnelleren, genaueren Wareneingang auf.

Wenn Mitarbeiter etablierte Purchase-to-Pay-Prozessschritte umgehen, führt dies zu Ineffizienzen, erhöht das Fehlerrisiko und schafft eine inkonsistente Prüfspur. Diese inoffiziellen Wege untergraben die Prozessstandardisierung und -kontrolle.
ProcessMind entdeckt automatisch alle tatsächlichen Prozesspfade für Purchase-to-Pay-Einkaufsbestellungen in NetSuite. Es hebt visuell Abweichungen vom beabsichtigten "Idealpfad" hervor und zeigt auf, wo und warum manuelle Umgehungen verwendet werden und welche Auswirkungen sie auf Effizienz und Compliance haben.

Bestimmte Abteilungen oder Kostenstellen verursachen immer wieder Verzögerungen im Purchase to Pay – Bestellprozess. Dadurch entstehen Engpässe, die die gesamte Beschaffungsgeschwindigkeit beeinträchtigen. Dies führt zu einer ungleichmäßigen Arbeitslast und Frustration bei den Stakeholdern.
Durch die Analyse von „Abteilung“- und „Kostenstelle“-Attributen im Vergleich zu Aktivitätsdauern in NetSuite identifiziert ProcessMind, welche Organisationseinheiten überproportional zu Verzögerungen beitragen. Es deckt spezifische abteilungsbedingte Engpässe auf, die den reibungslosen Bestellfluss behindern.

Häufige Ablehnungen von Bestellungen führen zu erheblichem Mehraufwand für Anforderer und Genehmiger und verlängern die gesamte Bearbeitungszeit. Dies weist auf Probleme mit der Qualität der ursprünglichen Anfragen, unklare Richtlinien oder strenge Genehmigungskriterien hin.
ProcessMind analysiert die Attribute "Genehmigungsstatus" und "Genehmiger" innerhalb des Purchase-to-Pay - Bestellprozesses in NetSuite. Es quantifiziert Ablehnungsraten, identifiziert häufige Ablehnungsgründe und zeigt auf, wo Ablehnungen auftreten, was zur Verbesserung der Erstgenehmigungsraten beiträgt.

Performance-Metriken wie Durchlaufzeit, Genehmigungszyklen oder Compliance können sich je nach Einkaufskategorie erheblich unterscheiden. Diese Unterschiede zu übersehen, bedeutet verpasste Chancen für gezielte Optimierungen und Kosteneinsparungen.
Mithilfe des Attributs "Purchase Category" segmentiert und analysiert ProcessMind den Purchase to Pay - Bestellprozess in NetSuite nach Kategorie. Es zeigt auf, welche Kategorien unter längeren Durchlaufzeiten, höherem Nachbearbeitungsaufwand oder Compliance-Problemen leiden, und leitet spezifische strategische Verbesserungen an.

Ohne klare, Echtzeit-Einblicke in den Status und Fortschritt von Bestellungen ist es schwierig, Probleme proaktiv zu identifizieren, Erwartungen zu steuern oder fundierte Entscheidungen zu treffen. Dies führt zu reaktiver Problemlösung und operativen blinden Flecken.
ProcessMind bietet eine End-to-End-Visualisierung des Purchase-to-Pay-Einkaufsbestellungsflusses in NetSuite. Es bietet Echtzeit-Dashboards und Analysen, die Stakeholdern volle Transparenz über den aktuellen Status, Engpässe und Leistungstrends aller aktiven POs geben.

Ein Rückstau oder lange Bearbeitungszeiten bei der Qualitätsprüfung nach dem Wareneingang können die endgültige Abwicklung einer Bestellung verzögern und die Verfügbarkeit von Waren für den Gebrauch oder Verkauf beeinträchtigen. Dies wirkt sich auf nachgelagerte Prozesse und die Lagerumschlagshäufigkeit aus.
ProcessMind verfolgt die benötigte Zeit für „Quality Inspection Performed“ im Verhältnis zu „Goods Receipt Posted“ für jede Bestellung im Prozess 'Beschaffung bis zur Zahlung' in NetSuite. Es zeigt Engpässe in der Prüfphase auf und ermöglicht so eine Ressourcenoptimierung und einen schnelleren Durchsatz.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Lange Genehmigungszeiten verzögern Einkäufe und beeinträchtigen Projektzeitpläne sowie den Lagerbestand. Ziel ist es, die Zeit von der Erstellung der Bestellung bis zur endgültigen Genehmigung zu verkürzen, um eine schnellere Beschaffung zu gewährleisten. Dies bedeutet einen schnelleren Zugang zu benötigten Waren und Dienstleistungen, verbessert den operativen Ablauf und reduziert potenzielle Lieferkettenunterbrechungen. ProcessMind identifiziert präzise Engpässe und Verzögerungen innerhalb des Bestellgenehmigungs-Workflows in NetSuite. Durch die Abbildung der tatsächlichen Abläufe zeigt ProcessMind genau, wo Bestellungen stocken und wer die Engpässe sind. Gleichzeitig werden Möglichkeiten für Automatisierung oder parallele Genehmigungen identifiziert, was zu messbaren Zeiteinsparungen führt.

Unerlaubte Käufe und Maverick Buying können zu höheren Kosten, Lieferanten-Non-Compliance und finanziellen Risiken führen. Dieses Ziel konzentriert sich darauf, sicherzustellen, dass alle Bestellungen die organisatorischen Beschaffungsrichtlinien strikt einhalten und die Kontrolle über Ausgaben und Lieferantenbeziehungen wahren. Dies verbessert die finanzielle Governance und das Risikomanagement. ProcessMind erkennt automatisch Abweichungen von den Standard-Purchase to Pay-Richtlinien innerhalb von NetSuite. Es identifiziert Fälle von Maverick Buying, nicht genehmigten Lieferanten oder übersprungenen Genehmigungsschritten, was gezielte Schulungen oder Durchsetzungsmaßnahmen ermöglicht, um eine 100%ige Compliance zu erreichen.

Unvorhersehbare Lieferzeiten von Lieferanten stören die Bestandsverwaltung und die Produktionsplanung und führen zu Fehlbeständen oder Überbeständen. Dieses Ziel erreichen Sie durch bessere Prognosen und eine reduzierte Variabilität der Liefertermine, was zu optimierten Lagerbeständen und einer verbesserten Einsatzplanung führt. ProcessMind analysiert die tatsächlichen Lieferzeiten für Bestellungen vom Status "An Lieferanten gesendet" bis "Wareneingang gebucht" für verschiedene Lieferanten und Kategorien in NetSuite. Es identifiziert unzuverlässige Lieferanten oder inkonsistente Liefermuster. Dies ermöglicht eine fundierte Lieferantenauswahl und -verhandlung und verbessert somit die Vorhersehbarkeit der Lieferungen.

Häufige Änderungen an Bestellungen führen zu Nacharbeit, Fehlern und Verzögerungen im gesamten Purchase-to-Pay-Prozess. Dieses Ziel zielt darauf ab, die Anzahl der Bestelländerungen nach Genehmigung zu reduzieren, was auf genauere ursprüngliche Anfragen und eine bessere vorgelagerte Planung hinweist. Dies führt zu reibungsloseren Abläufen und einem reduzierten Verwaltungsaufwand.ProcessMind bildet den Lebenszyklus jeder Bestellung in NetSuite ab und zeigt auf, wo und warum Änderungen auftreten. Es identifiziert häufige Auslöser für Änderungen, wie Fehler in frühen Phasen oder mangelnde Klarheit, und ermöglicht es Unternehmen, präventive Maßnahmen zu implementieren und das Änderungsvolumen um 15-20% zu reduzieren.

Langsamer oder fehleranfälliger Wareneingang kann die Verfügbarkeit von Lagerbeständen verzögern, den Rechnungsabgleich behindern und den Cashflow beeinträchtigen. Dieses Ziel konzentriert sich darauf, die Zeit vom physischen Wareneingang bis zur Systemaktualisierung zu beschleunigen und so zeitnahe Lagerbestandsaufzeichnungen und eine schnelle Finanzabstimmung sicherzustellen. Dies verbessert die Betriebseffizienz und Datenpräzision. ProcessMind visualisiert den Teilprozess "Wareneingang initiiert" bis "Wareneingang gebucht" in NetSuite und identifiziert Verzögerungen und Engpässe. Es zeigt manuelle Schritte, Systemprobleme oder Ressourcenengpässe auf, die zur Langsamkeit beitragen, und ermöglicht so eine Prozessneugestaltung zur Reduzierung der Wareneingangszeit um 25%.

Umgehungen und Abweichungen von standardisierten Purchase-to-Pay-Verfahren können Risiken mit sich bringen, die Kontrolle reduzieren und zu Non-Compliance oder Ineffizienzen führen. Dieses Ziel stellt sicher, dass alle Bestellungen dem definierten, optimalen Prozesspfad folgen, was Konsistenz und Verantwortlichkeit fördert. Dies stärkt die internen Kontrollen und reduziert das Betriebsrisiko. ProcessMind entdeckt automatisch alle tatsächlichen Prozessvarianten innerhalb von NetSuite für Bestellungen. Es hebt Abweichungen vom Idealpfad hervor, zeigt auf, wo und warum Umgehungen verwendet werden, und ermöglicht so eine Ursachenanalyse sowie Korrekturmaßnahmen zur Durchsetzung des Standardprozesses.

Verzögerungen an abteilungsübergreifenden Übergabepunkten, wie z.B. zwischen Anforderung und Beschaffung oder Beschaffung und Finanzen, können den gesamten Bestellprozess erheblich verlangsamen. Dieses Ziel zielt darauf ab, diese Übergänge zu optimieren, einen nahtlosen Informationsfluss und eine schnellere Abwicklung zu gewährleisten. Dies verbessert die Gesamtgeschwindigkeit des Prozesses und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. ProcessMind visualisiert den End-to-End-Bestellprozess in NetSuite und zeigt deutlich die Wartezeit an jeder Abteilungsgrenze. Es identifiziert spezifische Übergabepunkte, die Bottlenecks darstellen, und ermöglicht gezielte Verbesserungen in Kommunikation, Automatisierung oder Rollendefinitionen, um Verzögerungen um 20 % zu reduzieren.

Hohe Raten von Bestellablehnungen oder -neuerfassungen weisen auf vorgelagerte Probleme hin, die zu Nacharbeit, Frustration und Verzögerungen führen. Dieses Ziel zielt darauf ab, die Qualität der ersten Bestelleinreichungen zu verbessern und sicherzustellen, dass sie alle Anforderungen auf Anhieb erfüllen. Dies führt zu gesteigerter Effizienz und reduziertem Verwaltungsaufwand.ProcessMind analysiert Event Logs in NetSuite, um häufige Gründe und Phasen für Bestellablehnungen zu identifizieren. Es deckt Muster in abgelehnten Bestellungen auf, wie fehlende Informationen oder falsche Kategorisierungen, und ermöglicht so gezielte Schulungen oder Systemverbesserungen, um Ablehnungen um 15% zu reduzieren.

Unterschiedliche Einkaufskategorien, wie z.B. IT-Hardware oder Bürobedarf, weisen oft einzigartige Prozessabläufe oder Engpässe auf, die sich nicht verallgemeinern lassen. Dieses Ziel konzentriert sich auf die Identifizierung und Optimierung von Ineffizienzen, die spezifisch für bestimmte Einkaufskategorien sind, um Verbesserungen mit maximaler Wirkung maßzuschneidern. Dies führt zu einem effizienteren Ressourceneinsatz und einem besseren Kategorienmanagement.ProcessMind ermöglicht die Filterung und Analyse von Bestellprozessen nach "Einkaufskategorie" in NetSuite. Es deckt spezifische Engpässe oder Abweichungen auf, die für bestimmte Kategorien einzigartig sind, und ermöglicht so maßgeschneiderte Prozessoptimierungen und Effizienzgewinne von bis zu 25% in Kategorien mit hohem Volumen.

Eine eingeschränkte Transparenz über den Live-Status von Bestellungen erschwert das proaktive Management und die Entscheidungsfindung, was zu Verzögerungen und verpassten Chancen führt. Ziel ist es, den Stakeholdern klare und aktuelle Einblicke in den gesamten Purchase to Pay-Prozess zu ermöglichen. Dies fördert eine schnellere Problemlösung und eine bessere strategische Planung. ProcessMind bietet eine dynamische, visuelle Darstellung aller laufenden Bestellungen und ihres aktuellen Status innerhalb von NetSuite. Es ermöglicht Benutzern, einzelne Bestellungen zu verfolgen, potenzielle Verzögerungen frühzeitig zu erkennen und Echtzeit-Einblicke in die Prozessleistung zu gewinnen, was ein proaktives Management ermöglicht.

Verzögerungen bei Qualitätskontrollen nach dem Wareneingang können den Lagerbestand blockieren, die Produktion beeinträchtigen oder Zahlungen an Lieferanten verzögern. Dieses Ziel zielt darauf ab, die Zeit vom Wareneingang bis zum Abschluss der notwendigen Qualitätsprüfungen zu verkürzen, um eine schnellere Verfügbarkeit konformer Artikel zu gewährleisten. Dies verbessert den Lagerumschlag und den gesamten Supply-Chain-Fluss.
ProcessMind misst präzise die Dauer der Aktivität „Qualitätskontrolle durchgeführt“ innerhalb des Bestellprozesses in NetSuite. Es identifiziert Faktoren, die zu Inspektionsverzögerungen beitragen, wie z.B. Ressourcenzuweisung oder Prozessschritte, was gezielte Verbesserungen ermöglicht, um die Inspektionszeit um 10 % zu reduzieren.

Der 6-Schritte-Verbesserungspfad für Procure-to-Pay – Einkaufsbestellung

1

Daten-Template herunterladen

2

Ihre NetSuite-Daten exportieren

3

Laden Sie Ihren Datensatz sicher hoch

4

Analysieren Sie Ihren Bestellprozess

5

Umsetzbare Änderungen implementieren

6

Kontinuierlich überwachen & optimieren

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Daten-Template herunterladen

Was ist zu tun

Beschaffen Sie die vorstrukturierte Excel-Vorlage, die für Purchase to Pay-Daten entwickelt wurde. Diese Vorlage leitet Sie durch die spezifischen Datenfelder, die für die Analyse erforderlich sind.

Datenvorlagen-Leitfaden anzeigen Vorlage herunterladen
Warum es wichtig ist

Die Verwendung der richtigen Datenstruktur von Anfang an gewährleistet eine genaue und effiziente spätere Verarbeitung. Dies vereinfacht die Datenaufbereitung und vermeidet Nacharbeit.

Erwartetes Ergebnis

Eine gebrauchsfertige Excel-Vorlage für Ihre Bestelldaten.

WAS SIE ERHALTEN

Entdecken Sie verborgene Effizienzpotenziale in der NetSuite Bestellungsbearbeitung

ProcessMind verwandelt Ihre Rohdaten aus NetSuite-Bestellungen in anschauliche visuelle Einblicke. Dadurch identifizieren Sie präzise Engpässe und Compliance-Lücken und entdecken klare Wege zur Optimierung Ihrer Beschaffung.
  • Visualisieren Sie den tatsächlichen NetSuite PO-Prozessfluss.
  • Engpässe bei Bestellungen und Compliance-Risiken genau identifizieren
  • Nicht konforme Bestellaktivitäten erkennen.
  • Durchlaufzeiten und Ressourcennutzung der Bestellungen optimieren
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Praxisergebnisse aus der Optimierung von Einkaufsbestellungen

Durch die Anwendung von Process Mining auf Ihre NetSuite Bestelldaten erhalten Unternehmen klare Einblicke in Ineffizienzen und Bottlenecks. Diese Ergebnisse stellen die üblichen, greifbaren Verbesserungen dar, die durch datengestützte Prozessoptimierung erzielt werden.

0 %
Schnellere Bestellgenehmigungen

Reduzierte Genehmigungszykluszeit

Engpässe in Ihren Bestellgenehmigungs-Workflows identifizieren und beseitigen, was zu einer deutlich schnelleren Bearbeitung führt.

0 %
Erhöhte Compliance

Höhere Prozesskonformität

Stellen Sie sicher, dass Ihr Purchase-to-Pay-Prozess die Beschaffungsrichtlinien strikt einhält, unautorisierte Abweichungen minimiert und Compliance-Risiken reduziert.

0 %
Reduzierte Nacharbeit bei Einkaufsbestellungen

Reduzierung der Änderungsauftragsrate

Grundursachen häufiger Bestelländerungen ermitteln, wodurch der manuelle Nachbearbeitungsaufwand reduziert, die Effizienz verbessert und die Betriebskosten gesenkt werden.

0 %
Verbesserte Lieferantenzuverlässigkeit

Höhere Liefertreue

Gewinnen Sie klare, datengestützte Einblicke in die Lieferantenleistung, um bessere Konditionen zu verhandeln und sicherzustellen, dass Waren pünktlich eingehen, wodurch die Vorhersehbarkeit der Lieferkette verbessert wird.

0 %
Beschleunigter Wareneingang

Kürzere Wareneingangszeit

Den kritischen Wareneingangsprozess optimieren und beschleunigen, wodurch Lagerzeiten reduziert und der gesamte Betriebsablauf verbessert werden.

0 %
Reduzierter Ad-hoc-Einkauf

Reduzierung unautorisierter Einkäufe

Käufe, die außerhalb genehmigter Kanäle getätigt werden, werden automatisch erkannt und eingedämmt. Dies führt zu einer besseren Vertragskonformität und erheblichen Kosteneinsparungen.

Die tatsächlichen Ergebnisse können je nach Prozesskomplexität, Datenqualität und Umfang der Implementierung variieren. Die genannten Zahlen spiegeln typische Verbesserungen wider, die in verschiedenen Organisationen beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie diese bei Bedarf.
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie wie man ein Process Mining Event Log erstellt.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Die eindeutige Kennung für die Einkaufsbestellung, die als primäre Case-ID zur Verfolgung des Beschaffungslebenszyklus dient.

Warum es wichtig ist

Dies ist der essentielle Case-Identifikator, der es ermöglicht, den gesamten Lebenszyklus jeder einzelnen Bestellung zu rekonstruieren und zu analysieren.

Der Name des spezifischen Geschäftsereignisses oder Schritts, der innerhalb des Einkaufsbestellungsprozesses aufgetreten ist.

Warum es wichtig ist

Es definiert die Schritte in der Prozesslandkarte und ermöglicht die Visualisierung und Analyse von Prozessfluss, Varianten und Konformität.

Das genaue Datum und die genaue Uhrzeit, zu der die Aktivität stattgefunden hat.

Warum es wichtig ist

Dieses Attribute ist entscheidend für die Berechnung aller zeitbasierten Metriken, wie cycle times und Durchlaufzeiten, die grundlegend für die Identifizierung von Prozessverzögerungen sind.

Der Name des Benutzers, der die Aktivität durchgeführt hat.

Warum es wichtig ist

Ordnet Aktivitäten bestimmten Benutzern zu und ermöglicht so die Analyse von Arbeitslast, Leistung und Compliance mit Berechtigungsrichtlinien.

Der Name der Abteilung, die mit der Einkaufsbestellung verbunden ist.

Warum es wichtig ist

Ermöglicht die Prozessanalyse nach Abteilung und hilft so dabei, abteilungsspezifische Engpässe, Ineffizienzen und Ausgabenmuster zu identifizieren.

Der Name des Lieferanten oder Anbieters, von dem die Waren oder Dienstleistungen gekauft werden.

Warum es wichtig ist

Ermöglicht eine anbieterspezifische Leistungsanalyse, einschließlich Lieferzeiten und Zuverlässigkeit, was für die Supply-Chain-Optimierung entscheidend ist.

Der aktuelle oder finale Status der Einkaufsbestellung.

Warum es wichtig ist

Bietet eine Momentaufnahme des Bestellstatus, die die Analyse von Ergebnissen wie Ablehnungen oder Abschlüssen ermöglicht und KPIs im Zusammenhang mit Genehmigungsfehlern unterstützt.

Der gesamte monetäre Wert der Einkaufsbestellung.

Warum es wichtig ist

Ermöglicht eine finanzielle Analyse des Beschaffungsprozesses, um zu identifizieren, wie der Bestellwert die Durchlaufzeiten, Genehmigungspfade und die Compliance beeinflusst.

Die Klassifizierung der eingekauften Waren oder Dienstleistungen, wie z.B. IT-Hardware, Marketingdienstleistungen oder Büromaterial.

Warum es wichtig ist

Ermöglicht die Analyse der Prozesseffizienz nach Ausgabenkategorie und hilft so dabei zu erkennen, welche Einkaufsarten am ineffizientesten oder nicht konform sind.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Diese Aktivität markiert die formale Anforderung von Waren oder Dienstleistungen, wodurch der Beschaffungsprozess initiiert wird. In NetSuite wird dies erfasst, wenn ein neuer Bestellanforderungs-Transaktionsdatensatz erstellt und gespeichert wird.

Warum es wichtig ist

Als typischer Startpunkt des Prozesses ist diese Aktivität entscheidend für die Analyse der gesamten End-to-End-Durchlaufzeit und die Identifizierung von Maverick Buying, wenn sie übersprungen wird.

Diese Aktivität kennzeichnet die Erstellung des formalen Bestelldokuments, das der zentrale Case für diese Analyse ist. In NetSuite wird dies durch die Erstellung des Transaktionsdatensatzes der Bestellung erfasst, entweder manuell oder aus einer genehmigten Anforderung.

Warum es wichtig ist

Dies markiert einen entscheidenden Schritt, bei dem eine Anfrage zu einer formalen Bestellverpflichtung wird. Es dient als wichtiger Meilenstein und kann auch der Prozessbeginn für Direktbestellungen sein, was für die Compliance-Überwachung wichtig ist.

Stellt die endgültige, offizielle Genehmigung der Einkaufsbestellung dar, die deren Versand an den Lieferanten ermöglicht. Dieser wichtige Meilenstein wird erfasst, wenn das Feld 'Genehmigungsstatus' der Einkaufsbestellung auf 'Genehmigt' aktualisiert wird.

Warum es wichtig ist

Dies ist ein kritischer Meilenstein zur Berechnung von Genehmigungszykluszeiten und zur Identifizierung von Engpässen in der Genehmigungskette. Verzögerungen hier wirken sich direkt auf die Beschaffungsdurchlaufzeiten aus.

Diese Aktivität stellt den physischen Wareneingang der bestellten Waren dar. Dies ist ein explizites Event in NetSuite, das erfasst wird, wenn eine 'Item Receipt'-Transaktion erstellt und mit der spezifischen Bestellposition verknüpft wird.

Warum es wichtig ist

Dies ist ein kritischer Meilenstein, der das Ende des Lieferantenlieferzyklus markiert. Er ist wesentlich für die Berechnung der Lieferanten-Pünktlichkeitsraten und der gesamten Durchlaufzeiten.

Eine Lieferantenrechnung wurde empfangen und in NetSuite erfasst, verknüpft mit der Bestellung. Dies ist eine explizite Transaktion, die formell die Verbindlichkeit für die erhaltenen Waren oder Dienstleistungen aufzeichnet.

Warum es wichtig ist

Diese Aktivität markiert den Übergang von der Beschaffung zum Kreditorenprozess. Die Analyse der Zeit zwischen Wareneingang und Rechnungsstellung zeigt potenzielle Verzögerungen bei der Finanzabwicklung auf.

Die Einkaufsbestellung ist offiziell geschlossen, was bedeutet, dass keine weiteren Wareneingänge oder Rechnungen dagegen erwartet werden. Dies wird erfasst, wenn der Status der Einkaufsbestellung auf 'Geschlossen' wechselt, was automatisch nach vollständiger Abrechnung und Wareneingang oder manuell erfolgen kann.

Warum es wichtig ist

Diese Aktivität markiert das operative Ende des Lebenszyklus der Einkaufsbestellung. Sie bestätigt, dass die Bestellung vollständig erfüllt und verarbeitet wurde, wodurch ein definierter Endpunkt für die Zykluszeitanalyse bereitgestellt wird.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining analysiert Ihre NetSuite-Bestelldaten, um den tatsächlichen Prozessfluss zu visualisieren. Es identifiziert Engpässe, Compliance-Lücken und Ineffizienzen, wie lange Genehmigungszeiten oder nicht autorisierte Einkäufe. Diese Einblicke ermöglichen Ihnen datengestützte Entscheidungen, um Abläufe zu optimieren und Kosten zu senken.

Um Ihren Bestellprozess effektiv mittels Process Mining zu analysieren, benötigen wir primär Event Logs aus NetSuite. Dazu gehören die Bestellungserstellung, Genehmigungsschritte, Statusänderungen, der Wareneingang und der Rechnungsabgleich, zusammen mit Timestamps und dem verantwortlichen Benutzer für jedes Event. Ihre NetSuite Transaktions- und Audit Logs enthalten diese Informationen normalerweise.

Nach der Datenextraktion und der initialen Einrichtung können Sie in der Regel innerhalb weniger Wochen erste Einblicke in Prozesse erwarten. Der genaue Zeitrahmen hängt von der Datenkomplexität und dem Datenvolumen ab, aber schnelle Erfolge zeigen sich oft schon früh. Umfassende, umsetzbare Empfehlungen liegen normalerweise innerhalb von ein bis zwei Monaten vor.

Ja, absolut. Durch die Analyse der tatsächlichen Ausführungspfade im Vergleich zu definierten Prozessmodellen kann Process Mining Abweichungen aufzeigen, wie z.B. Käufe außerhalb genehmigter Kanäle oder Änderungen an POs ohne entsprechende Genehmigung. Dies hilft, die Compliance durchzusetzen und Bereiche zu identifizieren, die strengere Kontrollen erfordern.

Sie können erhebliche Verbesserungen erwarten, wie z.B. die Reduzierung der PO-Genehmigungsdurchlaufzeiten, die Minimierung der Ablehnungsraten und die Verbesserung der Vorhersehbarkeit von Lieferantenlieferungen. Process Mining liefert die Erkenntnisse, um Abteilungsübergaben zu optimieren, unautorisierte Umgehungen zu eliminieren und letztendlich größere Effizienz und Kosteneinsparungen in Ihrer Beschaffung zu erzielen.

Datenextraktion aus NetSuite kann über verschiedene Methoden erfolgen, darunter gespeicherte Suchen, benutzerdefinierte Berichte oder API-Integrationen. Der spezifische Ansatz hängt von Ihrer NetSuite-Konfiguration und dem Datenvolumen ab. Unsere Experten können Sie bei der Einrichtung effizienter, sicherer Extraktionsmethoden unterstützen, um die Datenvollständigkeit zu gewährleisten.

Die wichtigste technische Anforderung ist der Zugriff auf Ihr NetSuite-System zur Datenextraktion, typischerweise mit Lesezugriff. Darüber hinaus ist eine sichere Umgebung für die Datenverarbeitung und -analyse erforderlich. Die Process Mining Plattform selbst ist in der Regel cloudbasiert, wodurch Ihre interne IT-Infrastrukturbelastung minimiert wird.

Während eine anfängliche IT-Unterstützung für die Datenextraktion vorteilhaft ist, sind moderne Process Mining-Tools für Geschäftsbenutzer konzipiert. Sie verfügen über intuitive Benutzeroberflächen, die es Ihren Beschaffungs- und Prozessteams ermöglichen, Erkenntnisse ohne umfangreiche Data Science-Kenntnisse zu analysieren. Schulungen und Support werden in der Regel bereitgestellt, um den Erfolg Ihres Teams zu gewährleisten.

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