Ihr Daten-Template für die Rechnungsverarbeitung im Einkauf zu Zahlung

Der Aktivitätsname beschreibt einen einzelnen Schritt innerhalb des Rechnungsverarbeitungs-Workflows, wie z.B. „Rechnung erhalten“, „Rechnung genehmigt“ oder „Zahlung ausgeführt“. Jede Aktivität repräsentiert ein Geschäftsereignis, das die Rechnung der Fertigstellung näherbringt.

Im Process Mining bildet die Abfolge dieser Aktivitäten die Prozesslandkarte. Die Analyse dieser Aktivitäten hilft, die häufigsten Prozesspfade, Abweichungen vom Standardverfahren, Nacharbeitszyklen wie die Abweichungsbehandlung und Automatisierungspotenziale zu identifizieren.

Dieses Attribut ist die Grundlage für die Visualisierung der Prozesslandkarte, das Entdecken von Prozessvarianten und das Identifizieren von Nacharbeiten oder Engpässen.

Generiert aus System-Event-Logs, Statusänderungen oder Benutzeraktionen, die innerhalb von SAP Ariba erfasst werden. Diese Daten stammen oft aus Workflow- oder Dokumenthistorientabellen.

Die Event-Zeit, oder der Timestamp, erfasst, wann eine spezifische Aktivität stattfand. Diese Daten sind grundlegend für die Leistungsanalyse, da sie die Berechnung von Dauern zwischen Aktivitäten und die gesamte Fall-Durchlaufzeit ermöglichen.

Process Mining Tools nutzen diese Timestamps, um Ereignisse chronologisch zu ordnen und eine genaue Darstellung des Prozessflusses zu erstellen. Es ist unerlässlich für die Messung von KPIs wie der „Rechnungsfreigabe-Zykluszeit“ und der „Zahlungssperre-Lösungszeit“, was die Analyse von Verzögerungen und Effizienz ermöglicht.

Es ermöglicht die Berechnung aller zeitbasierten Metriken, wie Zykluszeiten und Dauern, die für die Identifizierung von Prozessverzögerungen entscheidend sind.

Wird von SAP Ariba automatisch für jede Statusänderung, Benutzeraktion oder jedes System-Event protokolliert. Es ist typischerweise zusammen mit dem Aktivitätsnamen in Event Logs oder Historientabellen zu finden.

Die Rechnungsnummer ist die eindeutige Referenz, die von einem Lieferanten einem Rechnungsdokument zugewiesen wird. Im Process Mining ist dieses Attribut entscheidend, da es als Case ID fungiert und alle damit verbundenen Aktivitäten vom Rechnungseingang bis zur finalen Zahlung verknüpft.

Durch die Verfolgung dieser Kennung können Analysten den vollständigen End-to-End-Lebenszyklus jeder Rechnung rekonstruieren. Dies ermöglicht eine detaillierte Analyse der Prozessabläufe, die Identifizierung von Engpässen und die Messung von Key Performance Indicators (KPIs) wie der Durchlaufzeit für einzelne Rechnungen.

Es ist der wesentliche Schlüssel, der alle Prozessschritte für eine einzelne Rechnung verbindet und es so ermöglicht, die End-to-End-Bearbeitungszeit und den Pfad zu analysieren.

Dies ist ein primäres Feld auf dem Rechnungsdokument und innerhalb der SAP Ariba Invoicing-Lösung. Es ist typischerweise in Rechnungs-Header-Tabellen oder Transaktionsdaten zu finden.

Die Bestellnummer (PO-Nummer) verknüpft eine Rechnung mit dem entsprechenden Einkaufsbeleg, der die Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen autorisierte. Nicht alle Rechnungen sind bestellbezogen, doch für jene, die es sind, ist diese Verknüpfung entscheidend.

Die Analyse von Rechnungen nach Bestellnummer hilft beim Verständnis der Drei-Wege-Abgleichsleistung (Bestellung, Wareneingang, Rechnung). Sie ist entscheidend für die Identifizierung von Abweichungen und unterstützt die Analyse der bestellbezogenen versus nicht-bestellbezogenen Rechnungsverarbeitung, die oft unterschiedlichen Pfaden folgen und verschiedene Effizienzgrade aufweisen.

Es verbindet die Rechnung mit dem Beschaffungsprozess, was die Analyse von Abweichungen beim Abgleich und den Vergleich von PO- versus Nicht-PO-Rechnungsflüssen ermöglicht.

Verfügbar als Standardfeld auf Bestell-gestützten Rechnungen innerhalb von SAP Ariba. Zu finden in den Rechnungszeilen- oder Headerdaten.

Der Genehmiger ist die Einzelperson oder Benutzergruppe, die zur Prüfung und Freigabe einer Rechnung zugewiesen ist. Rechnungen erfordern oft eine oder mehrere Genehmigungsstufen, abhängig von ihrem Wert oder Typ.

Dieses Attribut hilft, die Leistung des Genehmigungs-Workflows zu analysieren. Durch die Segmentierung der „Rechnungsfreigabe-Zykluszeit“ nach Genehmiger oder Genehmigungsgruppe ist es möglich, Einzelpersonen oder Teams zu identifizieren, die Engpässe im Prozess darstellen. Diese Informationen sind entscheidend, um Arbeitslasten auszugleichen und die Effizienz der Genehmigung zu verbessern.

Es hilft, Engpässe im Genehmigungsprozess zu identifizieren, indem es aufzeigt, welche Benutzer oder Teams die längsten Genehmigungs-Zykluszeiten haben.

Erfasst in den Workflow- oder Genehmigungshistorien-Logs für eine Rechnung in SAP Ariba. Es kann als Benutzer-ID erfasst werden.

Wenn eine Rechnung von der Zahlung gesperrt ist, liefert dieses Attribut den Grund, wie z.B. „Preisabweichung“, „Mengenabweichung“ oder „Fehlender Wareneingang“. Diese Gründe sind oft standardisierte Codes oder Beschreibungen innerhalb des Systems.

Die Analyse der Häufigkeit verschiedener Sperrgründe hilft, die Grundursachen von Zahlungsverzögerungen genau zu bestimmen. Zum Beispiel könnte eine hohe Anzahl von „Preisabweichung“-Sperren auf Probleme mit der Stammdatenrichtigkeit hinweisen. Dieses Attribut ist entscheidend für das Dashboard „Zahlungssperre-Lösungszeit“, um die Behebung der häufigsten und zeitaufwendigsten Probleme zu priorisieren.

Es liefert die Grundursache für Zahlungsverzögerungen und ermöglicht gezielte Verbesserungen, um häufige Probleme wie Preis- oder Mengenabweichungen zu verhindern.

Diese Information wird gesetzt, wenn eine Zahlungssperre auf eine Rechnung in SAP Ariba oder dem verbundenen ERP angewendet wird.

Der Lieferantenname identifiziert den Lieferanten, der die Zahlung anfordert. Dies ist eine primäre Dimension für die Analyse, die es Teams ermöglicht, die Leistung der Rechnungsverarbeitung nach Lieferant zu segmentieren.

Dieses Attribut wird verwendet, um Dashboards zu erstellen, die die Zahlungsleistung der Lieferanten verfolgen, Lieferanten mit hohen Abweichungsraten identifizieren oder Bearbeitungszeiten für strategische Lieferanten analysieren. Das Verständnis lieferantenspezifischer Probleme kann helfen, Lieferantenbeziehungen zu verbessern und die Zusammenarbeit zu optimieren.

Es ermöglicht die Performance-Analyse nach Lieferanten und hilft zu identifizieren, welche Lieferanten häufig Rechnungsprobleme oder verspätete Zahlungen aufweisen.

Ein Standardfeld in den Rechnungsheaderdaten, verknüpft aus den Kreditorenstammdaten innerhalb von SAP Ariba oder dem verbundenen ERP-System.

Der Rechnungsbetrag stellt die vom Lieferanten angeforderte Gesamtzahlung dar. Dies ist ein grundlegendes Finanzattribut zur Analyse des Arbeitsaufwands der Rechnungsverarbeitung.

Im Process Mining wird dieses Attribut verwendet, um Analysen auf hochvolumige Rechnungen zu filtern, die möglicherweise unterschiedlichen Genehmigungspfaden folgen oder strengeren Kontrollen unterliegen. Es kann auch dazu genutzt werden, Prozessverbesserungsmaßnahmen bei Rechnungen mit dem größten finanziellen Einfluss zu priorisieren. Dashboards nutzen dieses Attribut oft, um den Gesamtwert von Rechnungen in verschiedenen Prozessphasen darzustellen.

Dies ermöglicht eine finanzielle Folgenanalyse, wie z.B. das Filtern nach Rechnungen mit hohem Wert oder das Verständnis des monetären Werts, der in Prozessengpässen gebunden ist.

Ein Standardfeld in den Rechnungsheaderdaten innerhalb von SAP Ariba.

Der Rechnungsstatus bietet eine Momentaufnahme, wo sich die Rechnung in ihrem Lebenszyklus zum Zeitpunkt der Datenextraktion befindet, oder ihr finales Ergebnis. Dies ist ein fallbezogenes Attribut, das den Gesamtstatus der Rechnung zusammenfasst.

Im Process Mining ist dieses Attribut nützlich zum Filtern von Fällen, um nur abgeschlossene (bezahlte) oder problematische (abgelehnte) Rechnungen zu analysieren. Es hilft, die Endergebnisse verschiedener Prozessvarianten zu verstehen und kann verwendet werden, um den Anteil der Rechnungen zu messen, die zu einem erfolgreichen Abschluss gelangen.

Es liefert das Endergebnis des Rechnungsprozesses und ermöglicht eine Analyse, die sich auf erfolgreich bezahlte versus abgelehnte Rechnungen konzentriert.

Dies ist ein Standard-Statusfeld auf dem Rechnungs-Header in SAP Ariba.

Das Zahlungszieldatum ist das vertraglich vereinbarte Datum zur Begleichung einer Rechnung. Dieses Datum wird typischerweise basierend auf dem Rechnungsbelegdatum und den vereinbarten Zahlungsbedingungen (z.B. Netto 30) berechnet.

Dieses Attribut ist unerlässlich für die KPI „Pünktliche Zahlungsrate“. Durch den Vergleich des Timestamps „Zahlung ausgeführt“ mit dem Zahlungszieldatum kann die Analyse verspätete Zahlungen identifizieren, die Lieferantenzahlungsleistung messen und Organisationen dabei helfen, Mahngebühren zu vermeiden sowie gute Lieferantenbeziehungen zu pflegen.

Es ist die Grundlage für die Berechnung der Pünktlichkeitsrate von Zahlungen, ein kritischer KPI für das Lieferantenbeziehungsmanagement und die finanzielle Compliance.

Dieses Datum ist entweder auf dem Rechnungsdokument vorhanden oder wird basierend auf den Feldern „DocumentDate“ und „PaymentTerms“ in SAP Ariba berechnet.

Wenn ein Genehmiger eine Rechnung ablehnt, gibt er typischerweise einen Grund an. Dieses Attribut erfasst diese Information, die Werte wie „Falscher Preis“, „Doppelte Rechnung“ oder „Richtlinienverstoß“ sein könnten.

Dies ist ein Schlüsselattribut für das Dashboard „Rechnungsablehnungsanalyse“. Durch die Analyse der häufigsten Ablehnungsgründe können Organisationen vorgelagerte Probleme identifizieren, wie z.B. Probleme mit der Lieferantenrechnungsqualität oder interne Dateninkonsistenzen. Diese Einsicht hilft, Nacharbeiten zu reduzieren und die „First-Time-Right“-Rate für die Rechnungsverarbeitung zu verbessern.

Es erklärt, warum Nacharbeit auftritt, und bietet direkte Einblicke in die Grundursachen von Prozesseffizienzen und Problemen mit der Rechnungsqualität.

Erfasst aus dem Workflow-Log oder Notizfeld, wenn eine Aktivität 'Invoice Rejected' in SAP Ariba auftritt.

Das Belegdatum ist das Datum, an dem der Lieferant die Rechnung erstellt hat. Es unterscheidet sich vom Datum „Rechnung erhalten“, an dem die Rechnung in das Verarbeitungssystem gelangte. Die Verzögerung zwischen diesen beiden Daten kann erheblich sein.

Dieses Attribut hilft bei der Analyse der Lieferantenleistung und der Identifizierung von Verzögerungen bei der Rechnungsübermittlung. Eine lange Verzögerung zwischen Belegdatum und Eingangsdatum kann die effektiv verfügbare Zeit für die Rechnungsverarbeitung und die Nutzung von Skonti verkürzen. Zudem ist es oft der Ausgangspunkt für die Berechnung des Zahlungszieldatums.

Es hilft, Verzögerungen zwischen der Rechnungsstellung durch einen Lieferanten und dem Rechnungseingang zu analysieren, was sich auf die Fähigkeit zur pünktlichen Zahlung auswirken kann.

Ein Standardfeld in den Rechnungsheaderdaten, erfasst vom physischen oder digitalen Rechnungsbeleg.

Der Buchungskreis ist eine Standard-Organisationseinheit in SAP-Umgebungen, die eine unabhängige juristische Einheit darstellt, für die Finanzberichte erstellt werden. Rechnungen werden immer einem bestimmten Buchungskreis zugeordnet.

Dieses Attribut ermöglicht den Vergleich der Prozessleistung über verschiedene Geschäftseinheiten oder juristische Einheiten hinweg. Es hilft zu identifizieren, ob bestimmte Einheiten effizienter sind als andere, und unterstützt die Standardisierung von Prozessen in einer globalen Organisation.

Es ermöglicht den Performance-Vergleich über verschiedene juristische Einheiten oder Geschäftsbereiche hinweg und hilft, regionale oder abteilungsinterne Ineffizienzen zu identifizieren.

Ein grundlegendes Organisationsfeld auf dem Rechnungsbeleg in SAP Ariba, das von der Bestellung übernommen oder bei der Erstellung einer Nicht-Bestellungsrechnung eingegeben wird.

Diese berechnete Metrik misst die Dauer des Genehmigungs-Subprozesses. Sie wird als Zeitdifferenz zwischen der Aktivität „Rechnung zur Genehmigung gesendet“ und der entsprechenden Aktivität „Rechnung genehmigt“ oder „Rechnung abgelehnt“ berechnet.

Dieses Attribut ist eine direkte Messgröße der KPI „Rechnungsfreigabe-Zykluszeit“ und entscheidend für das zugehörige Dashboard. Es hilft, Verzögerungen speziell innerhalb der Genehmigungsphase des Prozesses zu isolieren und zu quantifizieren, die oft einen Hauptbeitrag zur gesamten Bearbeitungszeit leisten. Es kann nach Genehmiger, Abteilung oder Rechnungsbetrag analysiert werden, um spezifische Engpässe zu finden.

Es isoliert die Performance des Genehmigungs-Workflows und macht es einfach, Engpässe zu identifizieren, die durch Genehmiger oder komplexe Genehmigungsketten verursacht werden.

Berechnet während der Datentransformation, indem die relevanten Genehmigungsstart- und -end-Events für jede Rechnung gefunden und die Zeitdifferenz berechnet wird.

Das Attribut Land bietet eine geografische Dimension für die Analyse. Es wird üblicherweise vom Buchungskreis, dem die Rechnung zugeordnet ist, oder von der Adresse des Lieferanten abgeleitet.

Die Analyse des Prozesses nach Ländern hilft, regionale Unterschiede in Leistung, Compliance und Prozessausführung aufzudecken. Sie kann aufzeigen, ob bestimmte Ländergesellschaften einzigartigen Herausforderungen gegenüberstehen oder Best Practices eingeführt haben, die global geteilt werden könnten. Dies ist wertvoll für die Standardisierung von Prozessen in einer globalen Shared-Services-Umgebung.

Es ermöglicht eine geografische Analyse, um die Prozess-Performance und Compliance über verschiedene Länder oder Regionen hinweg zu vergleichen.

Abgeleitet aus den Buchungskreisstammdaten oder Kreditorenstammdaten in SAP Ariba oder dem verbundenen ERP-System.

Dieses Attribut liefert Datum und Uhrzeit des letzten Datenabzugs aus dem Quellsystem. Es ist ein Metadatenfeld, das für die Data Governance und das Verständnis der Aktualität der Analyse unerlässlich ist.

Analysten nutzen diese Informationen, um zu bestätigen, dass sie mit aktuellen Daten arbeiten und um die potenzielle Verzögerung zwischen einem Ereignis im Quellsystem und dessen Erscheinen im Process Mining Tool zu verstehen. Es ist entscheidend für die Verwaltung von Datenaktualisierungszyklen und die Sicherstellung der Zuverlässigkeit der Erkenntnisse.

Es bietet entscheidenden Kontext zur Datenaktualität und stellt sicher, dass Analysen auf aktuellen und relevanten Informationen basieren.

Dieser Timestamp wird typischerweise während des Datenextraktions-(ETL)-Prozesses generiert und an den Datensatz angehängt.

Dieses Attribut ordnet jedes Event dem ursprünglichen Quellsystem zu, wie etwa „SAP Ariba“, „SAP S/4HANA“ oder der Scan-Lösung eines Drittanbieters. In modernen Unternehmen erstreckt sich die Rechnungsverarbeitung oft über eine Vielzahl unterschiedlicher Anwendungen.

Die Analyse der Quellsysteme hilft dabei, Probleme bei der Datenqualität zu identifizieren und Prozessübergaben zwischen verschiedenen Plattformen zu untersuchen. Es wird transparent, in welchem System spezifische Aktivitäten – etwa das Scannen der Rechnung im Vergleich zur eigentlichen Rechnungsfreigabe – ausgeführt werden.

Es hilft, Aktivitäten zu differenzieren, die in verschiedenen Systemen auftreten, was entscheidend für das Verständnis von Integrationspunkten und systemspezifischen Engpässen ist.

Dies wird typischerweise während des Datenextraktions-, Transformations- und Ladeprozesses (ETL) hinzugefügt, wo ein statischer Wert basierend auf der Datenquelle zugewiesen wird.

Diese Metrik misst die End-to-End-Durchlaufzeit für jeden Rechnungsfall. Sie wird berechnet, indem die Differenz zwischen dem Timestamp der ersten Aktivität (z.B. „Rechnung erhalten“) und der letzten Aktivität (z.B. „Zahlung ausgeführt“) ermittelt wird.

Als primärer Key Performance Indicator (KPI) bietet sie eine übergeordnete Messgröße für die gesamte Effizienz des Rechnungsverarbeitungsvorgangs. Die Analyse dieser Dauer hilft zu identifizieren, welche Rechnungsarten oder welche Lieferanten mit längeren Bearbeitungszeiten verbunden sind, und leitet Prozessverbesserungsinitiativen an.

Dies ist ein kritischer KPI zur Messung der gesamten Prozesseffizienz und ihrer Auswirkungen auf das Working Capital und die Lieferantenbeziehungen.

Berechnet während der Datentransformation durch Subtraktion des minimalen 'EventTime' vom maximalen 'EventTime' für jede 'InvoiceNumber'.

Der Rechnungstyp klassifiziert Rechnungen in verschiedene Kategorien, die oft unterschiedliche Prozesse durchlaufen. Die häufigste Unterscheidung besteht zwischen bestellbezogenen Rechnungen, die mit einer vorab genehmigten Bestellung abgeglichen werden können, und nicht-bestellbezogenen Rechnungen, die eine umfangreichere Kontierung und Genehmigung erfordern.

Dieses Attribut ist entscheidend für die Prozessanalyse, da bestellbezogene und nicht-bestellbezogene Rechnungsprozesse grundlegend unterschiedlich sind. Ihre Trennung ermöglicht eine genauere Leistungsansicht für jeden Pfad, wodurch irreführende aggregierte Metriken verhindert werden. Es hilft, die Effizienz und Compliance jedes einzelnen Ablaufs zu verstehen.

Es trennt Rechnungen in separate Prozessflüsse (z. B. PO vs. Non-PO), was entscheidend für eine genaue Performance-Messung und -Analyse ist.

Dies ist oft ein Standardfeld auf dem Rechnungsdokument in SAP Ariba oder kann basierend auf dem Vorhandensein einer „PurchaseOrderNumber“ abgeleitet werden.

Dieses Attribut ist das Ergebnis einer Berechnung, die zunächst identifiziert, ob eine Rechnung basierend auf ihren „PaymentTerms“ für einen Skontoabzug berechtigt war. Anschließend prüft sie, ob das Event „Payment Executed“ innerhalb der angegebenen Skontofrist stattfand.

Dieses Flag ist entscheidend für die Messung der KPI „Skonto-Nutzungsrate“. Es quantifiziert direkt den finanziellen Erfolg der Treasury- und Kreditorenbuchhaltungsfunktionen bei der Optimierung des Working Capitals. Die Analyse von Fällen, in denen dieses Flag falsch ist, hilft, die Gründe für verpasste Einsparungen aufzudecken, wie z.B. langsame Genehmigungen oder andere Prozessengpässe.

Misst direkt den Erfolg bei der Erzielung von Kosteneinsparungen und hilft, Gründe für verpasste Skonto-Möglichkeiten zu identifizieren.

Berechnet während der Datentransformation durch Parsen der 'PaymentTerms' und Vergleichen des 'Payment Executed' Timestamp mit der berechneten Skontofrist.

Dieses Attribut gibt die Währung an, in der der Rechnungsbetrag denominiert ist. Für globale Organisationen werden Rechnungen in vielen verschiedenen Währungen empfangen.

Die Angabe der Währung ist entscheidend für jede Finanzanalyse, um sicherzustellen, dass Beträge korrekt verglichen werden. In Process Mining Dashboards ermöglicht sie die korrekte Aggregation von Finanzwerten, oft eine Umrechnung in eine einzige Berichtswährung erfordernd. Sie bietet den notwendigen Kontext für das Attribut „Rechnungsbetrag“.

Es bietet wesentlichen Kontext für das Attribut 'Invoice Amount' und stellt sicher, dass Finanzwerte korrekt interpretiert werden, insbesondere in einem multinationalen Kontext.

Ein Standardfeld in den Rechnungsheaderdaten, typischerweise neben dem Rechnungsbetragsfeld in SAP Ariba gelegen.

Dieses berechnete Attribut vergleicht den Timestamp der Aktivität „Zahlung ausgeführt“ mit dem „PaymentDueDate“. Liegt das Zahlungsdatum am oder vor dem Fälligkeitsdatum, ist der Wert wahr; andernfalls ist er falsch.

Dieses Flag vereinfacht die Analyse der Zahlungsleistung. Es ermöglicht einfaches Filtern und Aggregieren, um die KPI „Pünktliche Zahlungsrate“ zu berechnen. Dashboards können dieses Attribut nutzen, um die Leistung schnell nach Lieferant, Land oder Buchungskreis zu visualisieren und so Bereiche mit chronischen Problemen bei verspäteten Zahlungen zu identifizieren.

Es vereinfacht die Berechnung des KPI für die Pünktlichkeitsrate von Zahlungen und ermöglicht ein einfaches Filtern verspäteter Rechnungen für die Ursachenanalyse.

Berechnet während der Datentransformation durch den Vergleich des 'EventTime' der Zahlungsaktivität mit dem Attribut 'PaymentDueDate'.

Zahlungsbedingungen legen die Regeln für die Begleichung von Lieferantenrechnungen fest, wie z.B. „Netto 30“ (Zahlung fällig in 30 Tagen) oder „2% 10, Netto 30“ (2% Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen, ansonsten fällig in 30 Tagen). Diese Informationen stammen aus den Kreditorenstammdaten oder der Bestellung.

Dieses Attribut ist unerlässlich für das Dashboard „Skonto-Möglichkeiten“ und die damit verbundene KPI. Die Analyse nutzt diese Bedingungen, um Rechnungen zu identifizieren, die für einen Skontoabzug berechtigt sind, und prüft, ob die Zahlung innerhalb der Skontofrist erfolgte, wodurch Potenziale für Kosteneinsparungen sichtbar werden.

Es ist unerlässlich, um Möglichkeiten zur Nutzung von Skonti zu identifizieren, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führen kann.

In den Kreditorenstammdaten gespeichert und in die Rechnungsdetails innerhalb von SAP Ariba oder dem ERP-System kopiert.