Ihr Daten-Template für Purchase to Pay – Rechnungsverarbeitung

Der Aktivitätsname bezeichnet einen einzelnen Schritt im Rechnungsverarbeitungs-Workflow, zum Beispiel „Rechnung empfangen“, „Rechnung genehmigt“ oder „Zahlung ausgeführt“. Jede Aktivität steht für ein Geschäftsereignis, das die Rechnung dem Abschluss näherbringt.

Im Process Mining bilden die Aktivitäten in ihrer Reihenfolge die Prozesslandkarte. Ihre Analyse zeigt die häufigsten Prozesspfade, Abweichungen von der Standardvorgehensweise sowie Nacharbeitsschleifen, etwa bei der Bearbeitung von Abweichungen, und Möglichkeiten zur Automatisierung.

Dieses Attribut bildet die Grundlage für die Visualisierung der Prozesslandkarte, das Erkennen von Prozessvarianten und die Identifizierung von Nacharbeit oder Engpässen.

Wird aus Systemereignisprotokollen, Statusänderungen oder in SAP Ariba erfassten Benutzeraktionen abgeleitet. Die Daten stammen häufig aus Tabellen zum Workflow- oder Dokumentverlauf.

Die Ereigniszeit, also der Timestamp, hält fest, wann eine bestimmte Aktivität stattgefunden hat. Diese Daten sind für die Leistungsanalyse grundlegend, da sich damit die Zeitabstände zwischen Aktivitäten und die gesamte Durchlaufzeit eines Cases berechnen lassen.

Process-Mining-Tools ordnen Ereignisse anhand dieser Timestamps chronologisch und bilden den Prozessablauf präzise ab. Die Zeitangaben sind unverzichtbar, um KPIs wie die Freigabezykluszeit von Rechnungen und die Bearbeitungszeit von Zahlungssperren zu messen und Verzögerungen sowie Effizienz zu analysieren.

Damit lassen sich alle zeitbasierten Kennzahlen wie Zykluszeiten und Zeitspannen berechnen. Diese sind entscheidend, um Prozessverzögerungen zu erkennen.

Wird von SAP Ariba bei jeder Statusänderung, Benutzeraktion und jedem Systemereignis automatisch protokolliert. Der Timestamp steht üblicherweise neben dem Aktivitätsnamen in Ereignisprotokollen oder Verlaufstabellen.

Die Rechnungsnummer ist die eindeutige Referenz, die ein Lieferant einem Rechnungsdokument zuweist. Im Process Mining ist dieses Attribut entscheidend, da es als Case-ID alle zugehörigen Aktivitäten vom Rechnungseingang bis zur endgültigen Zahlung verknüpft.

Anhand dieser Kennung können Analysten den vollständigen Lebenszyklus jeder Rechnung rekonstruieren. So lassen sich Prozessabläufe detailliert untersuchen, Engpässe erkennen und wichtige Leistungskennzahlen wie die Durchlaufzeit einzelner Rechnungen messen.

Sie ist der zentrale Schlüssel, der alle Prozessschritte einer Rechnung miteinander verknüpft. So lassen sich die gesamte Bearbeitungszeit und der Prozessverlauf analysieren.

Dies ist ein zentrales Feld im Rechnungsdokument und in der Lösung SAP Ariba Invoicing. Es befindet sich üblicherweise in den Tabellen mit Rechnungsüberschriften oder Transaktionsdaten.

Die Bestellnummer verknüpft eine Rechnung mit dem zugehörigen Einkaufsdokument, das die Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen genehmigt hat. Nicht alle Rechnungen beziehen sich auf eine Bestellung. Bei bestellbezogenen Rechnungen ist diese Verknüpfung jedoch entscheidend.

Die Analyse nach Bestellnummer hilft, die Leistung des Drei-Wege-Abgleichs zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung zu beurteilen. Sie ist wichtig, um Abweichungen zu erkennen und bestellbezogene mit nicht bestellbezogenen Rechnungsprozessen zu vergleichen, die oft unterschiedlichen Abläufen folgen und eine andere Effizienz aufweisen.

Sie verknüpft die Rechnung mit dem Beschaffungsprozess. So lassen sich Abweichungen beim Abgleich untersuchen und bestellbezogene mit nicht bestellbezogenen Rechnungsabläufen vergleichen.

Bei bestellbezogenen Rechnungen ist dieses Standardfeld in SAP Ariba verfügbar. Es befindet sich in den Positions- oder Kopfdaten der Rechnung.

Die genehmigende Person ist eine Einzelperson oder Benutzergruppe, die mit der Prüfung und Freigabe einer Rechnung beauftragt ist. Je nach Betrag oder Art der Rechnung sind häufig eine oder mehrere Freigabestufen erforderlich.

Dieses Attribut hilft bei der Analyse der Leistung des Freigabe-Workflows. Wird die „Freigabezykluszeit von Rechnungen“ nach genehmigender Person oder Freigabegruppe aufgeschlüsselt, lassen sich Personen oder Teams erkennen, die den Prozess verzögern. Diese Informationen helfen, die Arbeitslast auszugleichen und die Effizienz der Freigabe zu verbessern.

Damit lassen sich Engpässe im Freigabeprozess erkennen, indem sichtbar wird, bei welchen Benutzern oder Teams die Freigabe am längsten dauert.

Wird im Workflow- oder Freigabeverlauf einer Rechnung in SAP Ariba erfasst. Möglicherweise wird dafür eine Benutzer-ID gespeichert.

Wird eine Rechnung für die Zahlung gesperrt, gibt dieses Attribut den Grund an, zum Beispiel „Preisabweichung“, „Mengenabweichung“ oder „Wareneingang fehlt“. Diese Gründe sind im System häufig als standardisierte Codes oder Beschreibungen hinterlegt.

Die Häufigkeit der verschiedenen Sperrgründe zeigt die Ursachen von Zahlungsverzögerungen. Eine hohe Zahl von Sperren wegen „Preisabweichung“ kann beispielsweise auf Probleme mit der Genauigkeit der Stammdaten hinweisen. Dieses Attribut ist wichtig für das Dashboard „Bearbeitungszeit von Zahlungssperren“, um die häufigsten und zeitaufwendigsten Probleme gezielt zu beheben.

Das Attribut zeigt die Ursachen von Zahlungsverzögerungen und ermöglicht gezielte Verbesserungen, um häufige Probleme wie Preis- oder Mengenabweichungen zu vermeiden.

Diese Information wird erfasst, wenn in SAP Ariba oder dem verbundenen ERP-System eine Zahlungssperre für eine Rechnung gesetzt wird.

Der Lieferantenname gibt an, welcher Lieferant die Zahlung anfordert. Als zentrale Analysedimension ermöglicht er Teams, die Leistung der Rechnungsverarbeitung nach Lieferant aufzuschlüsseln.

Mit diesem Attribut lassen sich Dashboards erstellen, die die Zahlungsleistung von Lieferanten verfolgen, Lieferanten mit vielen Abweichungen erkennen oder die Bearbeitungszeiten strategischer Lieferanten analysieren. Erkenntnisse zu lieferantenspezifischen Problemen können die Zusammenarbeit und die Beziehungen zu Lieferanten verbessern.

Damit lässt sich die Leistung nach Lieferant analysieren und erkennen, bei welchen Lieferanten häufig Rechnungsprobleme oder Zahlungsverzögerungen auftreten.

Ein Standardfeld in den Rechnungspositionsdaten, das mit den Lieferantenstammdaten in SAP Ariba oder dem verbundenen ERP-System verknüpft ist.

Der Rechnungsbetrag entspricht der gesamten Zahlung, die der Lieferant anfordert. Er ist eine grundlegende Finanzkennzahl für die Analyse des Arbeitsaufwands bei der Rechnungsverarbeitung.

Im Process Mining lässt sich damit die Analyse auf Rechnungen mit hohen Beträgen eingrenzen, für die möglicherweise andere Freigabewege oder strengere Kontrollen gelten. Außerdem können Unternehmen Verbesserungsmaßnahmen auf Rechnungen mit besonders hoher finanzieller Bedeutung konzentrieren. Dashboards zeigen damit häufig den Gesamtwert der Rechnungen in den verschiedenen Prozessphasen.

Damit lässt sich die finanzielle Auswirkung analysieren, etwa indem Sie Rechnungen mit hohen Beträgen herausfiltern oder den in Prozessengpässen gebundenen Geldwert ermitteln.

Ein Standardfeld in den Rechnungspositionsdaten von SAP Ariba.

Der Rechnungsstatus zeigt den Stand der Rechnung zum Zeitpunkt der Datenextraktion oder ihr endgültiges Ergebnis. Als Attribut auf Case-Ebene fasst er den Gesamtstatus der Rechnung zusammen.

Im Process Mining lässt sich dieses Attribut verwenden, um nur abgeschlossene (bezahlte) oder problematische (abgelehnte) Rechnungen zu analysieren. Es hilft, die Ergebnisse verschiedener Prozessvarianten zu verstehen und den Anteil der Rechnungen zu messen, die erfolgreich abgeschlossen werden.

Das Attribut zeigt das endgültige Ergebnis des Rechnungsprozesses. So lassen sich erfolgreich bezahlte und abgelehnte Rechnungen gezielt vergleichen.

Ein Standardstatusfeld in den Rechnungspositionsdaten von SAP Ariba.

Das Zahlungsziel ist der vertraglich vereinbarte Termin, bis zu dem eine Rechnung beglichen werden muss. Es wird üblicherweise anhand des Rechnungsdatums und der vereinbarten Zahlungsbedingungen berechnet, zum Beispiel „Netto 30“.

Dieses Attribut ist für die KPI „Quote fristgerechter Zahlungen“ unverzichtbar. Durch den Vergleich des Timestamps der Aktivität „Zahlung ausgeführt“ mit dem Zahlungsziel lassen sich verspätete Zahlungen erkennen, die Zahlungsleistung von Lieferanten messen und Maßnahmen zur Vermeidung von Verzugsgebühren sowie zur Pflege guter Lieferantenbeziehungen ableiten.

Es bildet die Grundlage für die Berechnung der Quote fristgerechter Zahlungen, einer wichtigen KPI für das Lieferantenmanagement und die finanzielle Compliance.

Dieses Datum steht entweder im Rechnungsdokument oder wird in SAP Ariba anhand der Felder „DocumentDate“ und „PaymentTerms“ berechnet.

Lehnt eine genehmigende Person eine Rechnung ab, gibt sie in der Regel einen Grund an. Dieses Attribut erfasst diese Information, zum Beispiel „Falscher Preis“, „Doppelte Rechnung“ oder „Richtlinienverstoß“.

Das Attribut ist wichtig für das Dashboard „Analyse von Rechnungsablehnungen“. Die häufigsten Ablehnungsgründe zeigen vorgelagerte Probleme, etwa eine mangelhafte Rechnungsqualität bei Lieferanten oder interne Dateninkonsistenzen. Diese Erkenntnisse helfen, Nacharbeit zu verringern und den Anteil der Rechnungen zu erhöhen, die beim ersten Versuch korrekt verarbeitet werden.

Das Attribut erklärt, warum Nacharbeit erforderlich ist, und zeigt direkt die Ursachen für ineffiziente Prozesse und Qualitätsprobleme bei Rechnungen.

Wird aus dem Workflow-Protokoll oder dem Notizfeld erfasst, wenn in SAP Ariba die Aktivität „Rechnung abgelehnt“ eintritt.

Der Buchungskreis ist eine standardmäßige Organisationseinheit in SAP-Systemen. Er steht für eine eigenständige juristische Person, für die ein Jahresabschluss erstellt wird. Rechnungen werden immer einem bestimmten Buchungskreis zugeordnet.

Mit diesem Attribut lässt sich die Prozessleistung verschiedener Geschäftseinheiten oder juristischer Personen vergleichen. So können Unternehmen erkennen, welche Einheiten effizienter arbeiten, und Prozesse in einer globalen Organisation standardisieren.

Damit lässt sich die Leistung verschiedener juristischer Personen oder Geschäftseinheiten vergleichen und erkennen, wo regionale oder abteilungsbezogene Ineffizienzen auftreten.

Ein grundlegendes Organisationsfeld im Rechnungsdokument von SAP Ariba. Es wird aus der Bestellung übernommen oder bei der Erstellung einer Rechnung ohne Bestellung eingegeben.

Diese berechnete Kennzahl misst die Dauer des Freigabe-Subprocess. Sie ergibt sich aus der Zeit zwischen der Aktivität „Rechnung zur Freigabe gesendet“ und der entsprechenden Aktivität „Rechnung genehmigt“ oder „Rechnung abgelehnt“.

Das Attribut misst direkt die KPI „Freigabezykluszeit von Rechnungen“ und ist für das zugehörige Dashboard wichtig. Es grenzt Verzögerungen in der Freigabephase ab und beziffert sie. Diese Phase trägt häufig wesentlich zur gesamten Bearbeitungszeit bei. Die Kennzahl lässt sich nach genehmigender Person, Abteilung oder Rechnungsbetrag aufschlüsseln, um konkrete Engpässe zu erkennen.

Das Attribut zeigt die Leistung des Freigabe-Workflows und erleichtert es, Engpässe durch genehmigende Personen oder komplexe Freigabeketten zu erkennen.

Wird während der Datentransformation berechnet, indem für jede Rechnung die relevanten Start- und Endereignisse der Freigabe ermittelt und die Zeitdifferenz berechnet werden.

Dieses berechnete Attribut vergleicht den Timestamp der Aktivität „Zahlung ausgeführt“ mit dem „PaymentDueDate“. Liegt das Zahlungsdatum am oder vor dem Zahlungsziel, ist der Wert „wahr“, andernfalls „falsch“.

Das Kennzeichen vereinfacht die Analyse der Zahlungsleistung. Es ermöglicht eine einfache Filterung und Aggregation zur Berechnung der KPI „Quote fristgerechter Zahlungen“. Dashboards können damit die Leistung nach Lieferant, Land oder Buchungskreis visualisieren und Bereiche mit anhaltenden Problemen durch verspätete Zahlungen aufzeigen.

Das Kennzeichen vereinfacht die Berechnung der KPI zur Quote fristgerechter Zahlungen und erleichtert das Filtern verspäteter Rechnungen für die Ursachenanalyse.

Wird während der Datentransformation berechnet, indem der „EventTime“-Wert der Zahlungsaktivität mit dem Attribut „PaymentDueDate“ verglichen wird.

Das Attribut „Land“ ergänzt die Analyse um eine geografische Dimension. Es wird üblicherweise aus dem Buchungskreis, dem die Rechnung zugeordnet ist, oder aus der Adresse des Lieferanten abgeleitet.

Die Analyse nach Ländern macht regionale Unterschiede bei Leistung, Compliance und Prozessausführung sichtbar. Sie zeigt, ob bestimmte Länderorganisationen vor besonderen Herausforderungen stehen oder bewährte Vorgehensweisen entwickelt haben, die sich weltweit teilen lassen. Das ist hilfreich, um Prozesse in einem globalen Shared-Services-Umfeld zu standardisieren.

Damit lassen sich Prozessleistung und Compliance in verschiedenen Ländern oder Regionen geografisch vergleichen.

Wird aus den Buchungskreis- oder Lieferantenstammdaten in SAP Ariba oder dem verbundenen ERP-System abgeleitet.

Dieses Attribut enthält Datum und Uhrzeit des letzten Datenabrufs aus dem Quellsystem. Als Metadatenfeld ist es wichtig für die Data Governance und zeigt, wie aktuell die Analyse ist.

Analysten können damit prüfen, ob sie mit aktuellen Daten arbeiten, und die mögliche Verzögerung zwischen einem Ereignis im Quellsystem und seiner Anzeige im Process-Mining-Tool nachvollziehen. Das Attribut ist wichtig, um Datenaktualisierungszyklen zu verwalten und die Zuverlässigkeit der Erkenntnisse sicherzustellen.

Das Attribut gibt wichtigen Aufschluss über die Aktualität der Daten und stellt sicher, dass Analysen auf aktuellen und relevanten Informationen beruhen.

Dieser Timestamp wird üblicherweise während der Datenextraktion (ETL) erzeugt und dem Datensatz hinzugefügt.

Dieses Attribut gibt das Ursprungssystem jedes Ereignisses an, zum Beispiel „SAP Ariba“, „SAP S/4HANA“ oder eine Scanlösung eines Drittanbieters. In modernen Unternehmen erstreckt sich die Rechnungsverarbeitung oft über mehrere Anwendungen.

Das Quellsystem zu kennen, hilft bei der Diagnose von Datenqualitätsproblemen und bei der Analyse von Prozessübergaben zwischen verschiedenen Plattformen. So wird deutlich, in welchem System bestimmte Aktivitäten stattfinden, etwa das Scannen oder die Freigabe einer Rechnung.

Damit lassen sich Aktivitäten aus verschiedenen Systemen unterscheiden. Das ist wichtig, um Integrationspunkte und systemspezifische Engpässe zu verstehen.

Wird üblicherweise während der Datenextraktion, -transformation und -ladung (ETL) hinzugefügt. Dabei wird anhand der Datenquelle ein statischer Wert zugewiesen.

Die Rechnungsart ordnet Rechnungen verschiedenen Kategorien zu, für die häufig unterschiedliche Prozesse gelten. Am häufigsten wird zwischen bestellbezogenen Rechnungen unterschieden, die mit einer vorab genehmigten Bestellung abgeglichen werden können, und Rechnungen ohne Bestellung, die eine umfassendere Kontierung und Freigabe erfordern.

Dieses Attribut ist für die Prozessanalyse wichtig, da sich die Abläufe für bestellbezogene Rechnungen und Rechnungen ohne Bestellung grundlegend unterscheiden. Werden sie getrennt betrachtet, lässt sich die Leistung der jeweiligen Prozesspfade genauer beurteilen und irreführenden aggregierten Kennzahlen vorbeugen. So können Unternehmen Effizienz und Compliance der einzelnen Abläufe besser verstehen.

Das Attribut ordnet Rechnungen unterschiedlichen Prozessabläufen zu, etwa bestellbezogenen und nicht bestellbezogenen Rechnungen. Das ist wichtig für eine genaue Leistungsmessung und Analyse.

Dies ist häufig ein Standardfeld im Rechnungsdokument von SAP Ariba. Alternativ lässt sich die Rechnungsart anhand des Vorhandenseins von „PurchaseOrderNumber“ ableiten.

Das Rechnungsdatum ist das Datum, an dem der Lieferant die Rechnung erstellt hat. Es unterscheidet sich vom Datum des Rechnungseingangs, an dem die Rechnung in das Verarbeitungssystem gelangt ist. Zwischen diesen beiden Zeitpunkten kann eine erhebliche Verzögerung liegen.

Dieses Attribut hilft, die Leistung von Lieferanten zu analysieren und Verzögerungen bei der Rechnungseinreichung zu erkennen. Liegen Rechnungsdatum und Eingangsdatum weit auseinander, bleibt weniger Zeit für die Rechnungsverarbeitung und die Nutzung von Skonti. Häufig dient das Rechnungsdatum auch als Ausgangspunkt für die Berechnung des Zahlungsziels.

Damit lassen sich Verzögerungen zwischen der Ausstellung und dem Eingang einer Rechnung analysieren, die sich darauf auswirken können, ob die Zahlung fristgerecht erfolgt.

Ein Standardfeld in den Rechnungspositionsdaten, das aus dem gedruckten oder digitalen Rechnungsdokument übernommen wird.

Dieses Attribut ergibt sich aus einer Berechnung, die zunächst anhand der „PaymentTerms“ prüft, ob eine Rechnung für ein Skonto bei frühzeitiger Zahlung infrage kommt. Anschließend wird geprüft, ob das Ereignis „Zahlung ausgeführt“ innerhalb der festgelegten Skontofrist eingetreten ist.

Das Kennzeichen ist wichtig für die Messung der KPI „Nutzungsquote für Skonti bei frühzeitiger Zahlung“. Es beziffert direkt, wie erfolgreich Treasury und Kreditorenbuchhaltung das Betriebskapital optimieren. Die Analyse der Cases mit dem Wert „falsch“ zeigt, warum Einsparmöglichkeiten ungenutzt bleiben, etwa aufgrund langsamer Freigaben oder anderer Prozessengpässe.

Das Attribut misst direkt, wie erfolgreich Kosteneinsparungen durch Skonti erzielt werden, und hilft, Gründe für ungenutzte Skontomöglichkeiten zu erkennen.

Wird während der Datentransformation berechnet, indem „PaymentTerms“ ausgewertet und der Timestamp von „Zahlung ausgeführt“ mit der berechneten Skontofrist verglichen wird.

Dieses Attribut gibt an, in welcher Währung der Rechnungsbetrag ausgewiesen ist. In globalen Unternehmen gehen Rechnungen in vielen verschiedenen Währungen ein.

Die Währung ist für jede Finanzanalyse wichtig, damit Beträge korrekt verglichen werden. In Process-Mining-Dashboards ermöglicht sie die korrekte Aggregation von Finanzwerten, wofür häufig eine Umrechnung in eine einheitliche Berichtswährung erforderlich ist. Sie liefert den nötigen Kontext zum Attribut „Rechnungsbetrag“.

Das Attribut liefert den nötigen Kontext zum „Rechnungsbetrag“ und stellt sicher, dass Finanzwerte korrekt interpretiert werden, insbesondere in international tätigen Unternehmen.

Ein Standardfeld in den Rechnungspositionsdaten von SAP Ariba, das sich üblicherweise neben dem Feld für den Rechnungsbetrag befindet.

Die Zahlungsbedingungen legen fest, nach welchen Regeln der Lieferant bezahlt wird, zum Beispiel „Netto 30“ (Zahlung innerhalb von 30 Tagen) oder „2 % 10, netto 30“ (2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen, andernfalls Zahlung innerhalb von 30 Tagen). Diese Informationen stammen aus den Lieferantenstammdaten oder der Bestellung.

Das Attribut ist wichtig für das Dashboard „Möglichkeiten für Skonto bei frühzeitiger Zahlung“ und die zugehörige KPI. Anhand der Zahlungsbedingungen ermittelt die Analyse, für welche Rechnungen ein Skonto infrage kommt und ob die Zahlung innerhalb der Skontofrist ausgeführt wurde. So werden Einsparmöglichkeiten sichtbar.

Das Attribut ist wichtig, um Möglichkeiten für Skonto bei frühzeitiger Zahlung zu erkennen und so erhebliche Kosteneinsparungen zu erzielen.

Wird in den Lieferantenstammdaten gespeichert und in die Rechnungsdetails in SAP Ariba oder im ERP-System übernommen.