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Ihre Beschaffung bis zur Zahlung – Rechnungsverarbeitungs-Daten-Vorlage

SAP Ariba

Beschaffung bis zur Zahlung – Rechnungsverarbeitungs-Attribute (22) Beschaffung bis zur Zahlung – Rechnungsverarbeitungs-Aktivitäten (13) Extraktionsanleitungen (1)

Ihre Beschaffung bis zur Zahlung – Rechnungsverarbeitungs-Daten-Vorlage

Diese Datenvorlage bietet einen strukturierten Ansatz zur Erfassung der relevanten Daten, die zur Optimierung Ihrer Rechnungsverarbeitung in SAP Ariba benötigt werden. Es skizziert die wichtigen Attribute, die gesammelt werden müssen, die Schlüsselaktivitäten, die verfolgt werden müssen, und bietet praktische Anleitung für die Datenextraktion. Verwenden Sie diese Ressource, um Ihr Event Log schnell für eine detaillierte Prozessanalyse einzurichten.

Empfohlene Attribute zur Erfassung
Wichtige Aktivitäten zur Nachverfolgung in SAP Ariba
Praktische Anleitung zur Datenextraktion

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Beschaffung bis zur Zahlung – Rechnungsverarbeitungs-Attribute

Dies sind die empfohlenen Datenfelder, die Sie in Ihrem Event Log für eine vollständige Analyse Ihrer Rechnungsverarbeitung in SAP Ariba aufnehmen sollten.

3 Erforderlich 7 Empfohlen 12 Optional

	Name	Beschreibung
	Aktivitätsname ActivityName	Der Name des spezifischen Ereignisses oder den Antrag bearbeitet.er Aufgabe, das/die zu einem bestimmten Zeitpunkt im Rechnungsverarbeitungs-Lebenszyklus stattfand.
Beschreibung Der Aktivitätsname beschreibt einen einzelnen Schritt innerhalb des Rechnungsverarbeitungs-Workflows, wie z.B. „Rechnung erhalten“, „Rechnung genehmigt“ oder „Zahlung ausgeführt“. Jede Aktivität repräsentiert ein Geschäftsereignis, das die Rechnung der Fertigstellung näherbringt. Im Process Mining bildet die Abfolge dieser Aktivitäten die Prozessablauf. Die Analyse dieser Aktivitäten hilft, die häufigsten Prozesspfade, Abweichungen vom Standardverfahren, Nacharbeitszyklen wie die Abweichungsbehandlung und Automatisierungspotenziale zu identifizieren. Bedeutung Dieses Attribut ist die Grundlage für die Visualisierung der Prozessablauf, das Entdecken von Prozessvarianten und das Identifizieren von Nacharbeiten oder Engpässen. Datenquelle Generiert aus System-Event-Logs, Statusänderungen oder Benutzeraktionen, die innerhalb von SAP Ariba erfasst werden. Diese Daten stammen oft aus Workflow- oder Dokumenthistorientabellen. Beispiele Rechnung eingegangenRechnung freigegebenZahlungssperre gesetztZahlung ausgeführt
	Ereigniszeit EventTime	Der Zeitstempel, der den Antrag bearbeitet.as genaue Datum und die Uhrzeit angibt, wann eine Aktivität stattfand.
Beschreibung Die Event-Zeit, oder den Antrag bearbeitet.er Zeitstempel, erfasst, wann eine spezifische Aktivität stattfand. Diese Daten sind grundlegend für die Leistungsanalyse, da sie die Berechnung von Zeitspannen zwischen Aktivitäten und die gesamte Fall-Durchlaufzeit ermöglichen. Process-Mining-Tools einsetzen diese Zeitstempels, um Ereignisse chronologisch zu ordnen und eine genaue Darstellung des Prozessflusses zu erstellen. Es ist unerlässlich für die Messung von KPIs wie der „Rechnungsfreigabe-Zykluszeit“ und der „Zahlungssperre-Lösungszeit“, was die Analyse von Verzögerungen und Effizienz ermöglicht. Bedeutung Es ermöglicht die Berechnung aller zeitbasierten Metriken, wie Durchlaufzeiten und Dauern, die für die Identifizierung von Prozessverzögerungen wichtig sind. Datenquelle Wird von SAP Ariba automatisch für jede Statusänderung, Benutzeraktion oder jedes System-Event protokolliert. Es ist in der Regel zusammen mit dem Aktivitätsnamen in Event-Logs oder Historientabellen zu finden. Beispiele 2023-10-26T10:00:00Z2023-11-15T14:35:10Z2024-01-05T09:12:45Z
	Rechnungsnummer InvoiceNumber	Der eindeutige Bezeichner für jede Lieferantenrechnung, der als primäre Case-ID für den Rechnungsverarbeitungsprozess dient.
Beschreibung Die Rechnungsnummer ist die eindeutige Referenz, die von einem Lieferanten einem Rechnungsdokument zugewiesen wird. Im Process Mining ist dieses Attribut wichtig, da es als Case-ID fungiert und alle damit verbundenen Aktivitäten vom Rechnungseingang bis zur finalen Zahlung verknüpft. Durch die Verfolgung dieser Kennung können Analysten den vollständigen End-to-End-Lebenszyklus jeder Rechnung rekonstruieren. Dies ermöglicht eine detaillierte Analyse der Prozessabläufe, die Identifizierung von Engpässen und die Messung von Key Leistungsfähigkeit Indicators (KPIs) wie der Durchlaufzeit für einzelne Rechnungen. Bedeutung Es ist der wesentliche Schlüssel, der alle Prozessschritte für eine einzelne Rechnung verbindet und es so ermöglicht, die End-to-End-Bearbeitungszeit und den Pfad zu analysierenn. Datenquelle Dies ist ein primäres Feld auf dem Rechnungsdokument und innerhalb der SAP Ariba Rechnungsverwaltung. Es ist in der Regel in Rechnungskopf-Tabellen oder TransaktionsDaten zu finden. Beispiele INV-2023-001239876543210SI-58840-A
	Bestellnummer PurchaseOrderNumber	Die Kennung für die der Rechnung zugeordnete Bestellung, falls zutreffend.
Beschreibung Die Bestellnummer (PO-Nummer) verknüpft eine Rechnung mit dem entsprechenden Einkaufsbeleg, der den Antrag bearbeitet.ie Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen autorisierte. Nicht alle Rechnungen sind bestellbezogen, doch für jene, die es sind, ist diese Verknüpfung wichtig. Die Analyse von Rechnungen nach Bestellnummer hilft beim Verständnis der Effizienz des Drei-Wege-Abgleichs (Bestellung, Wareneingang, Rechnung). Sie ist maßgeblich für die Identifizierung von Abweichungen und unterstützt die Analyse der bestellbezogenen versus nicht-bestellbezogenen Rechnungsverarbeitung, die oft unterschiedlichen Pfaden folgen und verschiedene Effizienzgrade aufweisen. Bedeutung Es verbindet die Rechnung mit dem Beschaffungsprozess, was die Analyse von Abweichungen beim Abgleich und den Vergleich von PO- versus Nicht-PO-Rechnungsflüssen ermöglicht. Datenquelle Verfügbar als Standardfeld auf bestellbezogenen Rechnungen innerhalb von SAP Ariba. Zu finden in den Rechnungszeilen- oder HeaderDaten. Beispiele 45000123454500054321PO-2023-789
	Genehmiger Approver	Der Benutzer bzw. die Rolle, die die Rechnung zur Zahlung freigibt.
Beschreibung Der Genehmiger ist die Einzelperson oder Benutzergruppe, die zur Prüfung und Freigabe einer Rechnung zugewiesen ist. Rechnungen erfordern oft eine oder mehrere Genehmigungsstufen, abhängig von ihrem Wert oder Typ. Dieses Attribut hilft, die Leistung des Genehmigungs-Workflows zu analysierenn. Durch die Segmentierung der „Rechnungsfreigabe-Zykluszeit“ nach Genehmiger oder Genehmigungsgruppe ist es möglich, Einzelpersonen oder Teams zu identifizieren, die Engpässe im Prozess darstellen. Diese Informationen sind wichtig, um Arbeitslasten auszugleichen und die Effizienz der Genehmigung zu verbessern. Bedeutung Es hilft, Engpässe im Genehmigungsprozess zu identifizieren, indem es aufzeigt, welche Benutzer oder Teams die längsten Genehmigungs-Durchlaufzeiten haben. Datenquelle Erfasst in den Workflow- oder Genehmigungshistorien-Logs für eine Rechnung in SAP Ariba. Es kann als Benutzer-ID erfasst werden. Beispiele j.smithFinanz_Genehmiger_Stufe1m.jones
	Grund der Zahlungssperre PaymentBlockReason	Der spezifische Grund, warum eine Zahlungssperre auf eine Rechnung gelegt wurde.
Beschreibung Wenn eine Rechnung von der Zahlung gesperrt ist, liefert dieses Attribut den Grund, wie z.B. „Preisabweichung“, „Mengenabweichung“ oder „Fehlender Wareneingang“. Diese Gründe sind oft standardisierte Codes oder Beschreibungen innerhalb des Systems. Die Analyse der Häufigkeit verschiedener Sperrgründe hilft, die Grundursachen von Zahlungsverzögerungen genau zu bestimmen. Zum Beispiel könnte eine hohe Anzahl von „Preisabweichung“-Sperren auf Probleme mit der StammDatenrichtigkeit hinweisen. Dieses Attribut ist maßgeblich für das Dashboard „Zahlungssperre-Lösungszeit“, um die Behebung der häufigsten und zeitaufwendigsten Probleme zu priorisieren. Bedeutung Es liefert die Grundursache für Zahlungsverzögerungen und ermöglicht gezielte Verbesserungen, um häufige Probleme wie Preis- oder Mengenabweichungen zu verhindern. Datenquelle Diese Information wird gesetzt, wenn eine Zahlungssperre auf eine Rechnung in SAP Ariba oder den Antrag bearbeitet.em verbundenen ERP angewendet wird. Beispiele PreisabweichungMengenabweichungWareneingang ausstehende Zahlungen identifizieren.end
	Lieferantenname VendorName	Der Name des Kreditoren oder Lieferanten, der den Antrag bearbeitet.ie Rechnung eingereicht hat.
Beschreibung Der Lieferantenname identifiziert den Lieferanten, der den Antrag bearbeitet.ie Zahlung anfordert. Dies ist eine primäre Dimension für die Analyse, die es Teams ermöglicht, die Leistung der Rechnungsverarbeitung nach Lieferant zu segmentieren. Dieses Attribut wird verwendet, um Dashboards zu erstellen, die die Zahlungsleistung der Lieferanten verfolgen, Lieferanten mit hohen Abweichungsraten identifizieren oder Bearbeitungszeiten für strategische Lieferanten analysierenn. Das Verständnis lieferantenspezifischer Probleme kann helfen, Lieferantenbeziehungen zu verbessern und die Zusammenarbeit zu optimieren. Bedeutung Es ermöglicht die Leistungsfähigkeit-Analyse nach Lieferanten und hilft zu identifizieren, welche Lieferanten häufig Rechnungsprobleme oder verspätete Zahlungen aufweisen. Datenquelle Ein Standardfeld in den RechnungsheaderDaten, verknüpft aus den KreditorenstammDaten innerhalb von SAP Ariba oder den Antrag bearbeitet.em verbundenen ERP-System. Beispiele Global Office Supplies Inc.Tech Solutions LLCInnovate Logistics
	Rechnungsbetrag InvoiceAmount	Der Gesamtbetrag der Rechnung.
Beschreibung Der Rechnungsbetrag stellt die vom Lieferanten angeforderte Gesamtzahlung dar. Dies ist ein grundlegendes Finanzattribut zur Analyse des Arbeitsaufwands der Rechnungsverarbeitung. Im Process Mining wird dieses Attribut verwendet, um Analysen auf hochvolumige Rechnungen zu filtern, die möglicherweise unterschiedlichen Genehmigungspfaden folgen oder strengeren Kontrollen unterliegen. Es kann auch dazu geverwendet werden, Prozessoptimierungsmaßnahmen bei Rechnungen mit dem größten finanziellen Einfluss zu priorisieren. Dashboards einsetzen dieses Attribut oft, um den Gesamtwert von Rechnungen in verschiedenen Prozessphasen darzustellen. Bedeutung Dies ermöglicht eine finanzielle Folgenanalyse, wie z.B. das Filtern nach Rechnungen mit hohem Wert oder den Antrag bearbeitet.as Verständnis des monetären Werts, der in Prozessengpässen gebunden ist. Datenquelle Ein Standardfeld in den RechnungsheaderDaten innerhalb von SAP Ariba. Beispiele 5250.75120000.00895.50
	Rechnungsstatus InvoiceStatus	Der aktuelle oder finale Status des Rechnungsfalls, wie z.B. Bezahlt, Abgelehnt oder In Bearbeitung.
Beschreibung Der Rechnungsstatus bietet eine Momentaufnahme, wo sich die Rechnung in ihrem Lebenszyklus zum Zeitpunkt der Datenextraktion befindet, oder ihr finales Ergebnis. Dies ist ein fallbezogenes Attribut, das den Gesamtstatus der Rechnung zusammenfasst. Im Process Mining ist dieses Attribut nützlich zum Filtern von Fällen, um nur abgeschlossene (bezahlte) oder problematische (abgelehnte) Rechnungen zu analysierenn. Es hilft, die Endergebnisse verschiedener Prozessvarianten zu verstehen und kann verwendet werden, um den Anteil der Rechnungen zu messen, die zu einem erfolgreichen Abschluss gelangen. Bedeutung Es liefert das Endergebnis des Rechnungsprozesses und ermöglicht eine Analyse, die sich auf erfolgreich bezahlte versus abgelehnte Rechnungen konzentriert. Datenquelle Dies ist ein Standard-Statusfeld auf dem Rechnungs-Header in SAP Ariba. Beispiele BezahltAbgelehntBearbeitungGenehmigt
	Zahlungsfälligkeitsdatum PaymentDueDate	Das Datum, bis zu dem die Rechnung gemäß den Zahlungsbedingungen bezahlt werden muss, um Strafen zu vermeiden.
Beschreibung Das Zahlungszieldatum ist das vertraglich vereinbarte Datum zur Begleichung einer Rechnung. Dieses Datum wird in der Regel basierend auf dem Rechnungsbelegdatum und den vereinbarten Zahlungsbedingungen (z.B. Netto 30) berechnet. Dieses Attribut ist unerlässlich für die KPI „On-Time-Payment-Rate“. Durch den Vergleich des Zeitstempels „Zahlung ausgeführt“ mit dem Zahlungszieldatum kann die Analyse verspätete Zahlungen identifizieren, die Lieferantenzahlungsleistung messen und Organisationen dabei helfen, Mahngebühren zu vermeiden sowie gute Lieferantenbeziehungen zu pflegen. Bedeutung Es ist die Grundlage für die Berechnung der Pünktlichkeitsrate von Zahlungen, ein kritischer KPI für das Lieferantenbeziehungsmanagement und die finanzielle Compliance. Datenquelle Dieses Datum ist entweder auf dem Rechnungsdokument vorhanden oder wird basierend auf den Feldern „DocumentDate“ und „PaymentTerms“ in SAP Ariba berechnet. Beispiele 2023-11-302024-01-152023-12-25
	Ablehnungsgrund RejectionReason	Ein Code oder Text, der erklärt, warum eine Rechnung während des Genehmigungsprozesses abgelehnt wurde.
Beschreibung Wenn ein Genehmiger eine Rechnung ablehnt, gibt er in der Regel einen Grund an. Dieses Attribut erfasst diese Information, die Werte wie „Falscher Preis“, „Doppelte Rechnung“ oder „Richtlinienverstoß“ sein könnten. Dies ist ein Schlüsselattribut für das Dashboard „Rechnungsablehnungsanalyse“. Durch die Analyse der häufigsten Ablehnungsgründe können Organisationen vorgelagerte Probleme identifizieren, wie z.B. Probleme mit der Lieferantenrechnungsqualität oder interne Dateninkonsistenzen. Diese Einsicht hilft, Nacharbeiten zu reduzieren und die „First-Time-Right“-Rate für die Rechnungsverarbeitung zu verbessern. Bedeutung Es erklärt, warum Nacharbeit auftritt, und bietet direkte Einblicke in die Grundursachen von Prozesseffizienzen und Problemen mit der Rechnungsqualität. Datenquelle Erfasst aus dem Workflow-Log oder Notizfeld, wenn eine Aktivität 'Invoice Rejected' in SAP Ariba auftritt. Beispiele Doppelte RechnungFalsche BestellreferenzBetrag überschreitet genehmigtes Budget
	Belegdatum DocumentDate	Das auf dem Rechnungsdokument vom Lieferanten gedruckte Datum.
Beschreibung Das Belegdatum ist das Datum, an dem der Lieferant die Rechnung erstellt hat. Es unterscheidet sich vom Datum „Rechnung erhalten“, an dem die Rechnung in das Verarbeitungssystem gelangte. Die Verzögerung zwischen diesen beiden Daten kann erheblich sein. Dieses Attribut hilft bei der Analyse der Lieferantenleistung und der Identifizierung von Verzögerungen bei der Rechnungsübermittlung. Eine lange Verzögerung zwischen Belegdatum und Eingangsdatum kann die effektiv verfügbare Zeit für die Rechnungsverarbeitung und die Nutzung von Skonti verkürzen. Zudem ist es oft der Ausgangspunkt für die Berechnung des Zahlungszieldatums. Bedeutung Es hilft, Verzögerungen zwischen der Rechnungsstellung durch einen Lieferanten und dem Rechnungseingang zu analysierenn, was sich auf die Fähigkeit zur pünktlichen Zahlung auswirken kann. Datenquelle Ein Standardfeld in den RechnungsheaderDaten, erfasst vom physischen oder den Antrag bearbeitet.igitalen Rechnungsbeleg. Beispiele 2023-10-202023-11-102024-01-02
	Buchungskreis CompanyCode	Die Kennung für die spezifische juristische Einheit oder den Antrag bearbeitet.as Unternehmen innerhalb der Organisation, das die Rechnung verarbeitet.
Beschreibung Der Buchungskreis ist eine Standard-Organisationseinheit in SAP-Umgebungen, die eine unabhängige juristische Einheit darstellt, für die Finanzberichte erstellt werden. Rechnungen werden immer einem bestimmten Buchungskreis zugeordnet. Dieses Attribut ermöglicht den Vergleich der Prozessleistung über verschiedene Geschäftseinheiten oder juristische Einheiten hinweg. Es hilft zu identifizieren, ob bestimmte Einheiten effizienter sind als andere, und unterstützt die Standardisierung von Prozessen in einer globalen Organisation. Bedeutung Es ermöglicht den Leistungsfähigkeit-Vergleich über verschiedene juristische Einheiten oder Geschäftsbereiche hinweg und hilft, regionale oder abteilungsinterne Ineffizienzen zu identifizieren. Datenquelle Ein grundlegendes Organisationsfeld auf dem Rechnungsbeleg in SAP Ariba, das von der Bestellung übernommen oder bei der Erstellung einer Rechnung ohne Bestellbezug eingegeben wird. Beispiele 1000US01DE01
	Freigabe-Durchlaufzeit ApprovalCycleTime	Die verstrichene Zeit von der Einreichung einer Rechnung zur Genehmigung bis zu einer finalen Entscheidung (genehmigt oder abgelehnt).
Beschreibung Diese berechnete Metrik misst die Dauer des Genehmigungs-Subprozesses. Sie wird als Zeitdifferenz zwischen der Aktivität „Rechnung zur Genehmigung gesendet“ und der entsprechenden Aktivität „Rechnung genehmigt“ oder „Rechnung abgelehnt“ berechnet. Dieses Attribut ist eine direkte Messgröße der KPI „Rechnungsfreigabe-Zykluszeit“ und wichtig für das zugehörige Dashboard. Es hilft, Verzögerungen speziell innerhalb der Genehmigungsphase des Prozesses zu isolieren und zu quantifizieren, die oft einen Hauptbeitrag zur gesamten Bearbeitungszeit leisten. Es kann nach Genehmiger, Abteilung oder Rechnungsbetrag analysiert werden, um spezifische Engpässe zu finden. Bedeutung Es isoliert die Leistungsfähigkeit des Genehmigungs-Workflows und macht es einfach, Engpässe zu identifizieren, die durch Genehmiger oder komplexe Genehmigungsketten verursacht werden. Datenquelle Berechnet während der Datentransformation, indem die relevanten Genehmigungsstart- und -end-Ereignisse für jede Rechnung gefunden und die Zeitdifferenz berechnet wird. Beispiele 2 Tage 5 Stunden10 Tage 1 Stunde8 Stunden 30 Minuten
	Land Country	Das Land, das der Rechnung zugeordnet ist, in der Regel basierend auf dem Buchungskreis oder den Antrag bearbeitet.em Lieferantenstandort.
Beschreibung Das Attribut Land bietet eine geografische Dimension für die Analyse. Es wird üblicherweise vom Buchungskreis, dem die Rechnung zugeordnet ist, oder von der Adresse des Lieferanten abgeleitet. Die Analyse des Prozesses nach Ländern hilft, regionale Unterschiede in Leistung, Compliance und Prozessausführung aufzudecken. Sie kann aufzeigen, ob bestimmte Ländergesellschaften einzigartigen Herausforderungen gegenüberstehen oder Best Practices eingeführt haben, die global geteilt werden könnten. Dies ist wertvoll für die Standardisierung von Prozessen in einer globalen Shared-Dienste-Umgebung. Bedeutung Es ermöglicht eine geografische Analyse, um die Prozess-Leistungsfähigkeit und Compliance über verschiedene Länder oder Regionen hinweg zu vergleichen. Datenquelle Abgeleitet aus den BuchungskreisstammDaten oder KreditorenstammDaten in SAP Ariba oder den Antrag bearbeitet.em verbundenen ERP-System. Beispiele USADeutschlandVereinigtes Königreich
	Letzte Datenaktualisierung LastDataUpdate	Der Zeitstempel, der den Antrag bearbeitet.en letzten Zeitpunkt angibt, zu dem die Daten für dieses Event aktualisiert oder extrahiert wurden.
Beschreibung Dieses Attribut liefert Datum und Uhrzeit des letzten Datenabzugs aus dem Quellsystem. Es ist ein MetaDatenfeld, das für die Daten Governance und das Verständnis der Aktualität der Analyse notwendig ist. Analysten einsetzen diese Informationen, um zu bestätigen, dass sie mit aktuellen Daten arbeiten und um die potenzielle Verzögerung zwischen einem Ereignis im Quellsystem und dessen Erscheinen im Process-Mining-Tool zu verstehen. Es ist maßgeblich für die Verwaltung von Datenaktualisierungszyklen und die Sicherstellung der Zuverlässigkeit der Erkenntnisse. Bedeutung Es bietet wichtigen Kontext zur Datenaktualität und stellt sicher, dass Analysen auf aktuellen und relevanten Informationen basieren. Datenquelle Dieser Zeitstempel wird in der Regel während des Datenextraktions-(ETL)-Prozesses generiert und an den Datensatz angehängt. Beispiele 2024-03-15T02:00:00Z2024-03-16T02:00:00Z2024-03-17T02:00:00Z
	Quellsystem SourceSystem	Das führende System, aus dem die Event-Daten extrahiert wurden.
Beschreibung Dieses Attribut ordnet jedes Event dem ursprünglichen Quellsystem zu, wie etwa „SAP Ariba“, „SAP S/4HANA“ oder den Antrag bearbeitet.er Scan-Lösung eines Drittanbieters. In modernen Unternehmen erstreckt sich die Rechnungsverarbeitung oft über eine Vielzahl unterschiedlicher Anwendungen. Die Analyse der Quellsysteme hilft dabei, Probleme bei der Datenqualität zu identifizieren und Prozessübergaben zwischen verschiedenen Plattformen zu untersuchen. Es wird transparent, in welchem System spezifische Aktivitäten: etwa das Scannen der Rechnung im Vergleich zur eigentlichen Rechnungsfreigabe: ausgeführt werden. Bedeutung Es hilft, Aktivitäten zu differenzieren, die in verschiedenen Systemen auftreten, was wichtig für das Verständnis von Integrationspunkten und systemspezifischen Engpässen ist. Datenquelle Dies wird in der Regel während des Datenextraktions-, Transformations- und Ladeprozesses (ETL) hinzugefügt, wo ein statischer Wert basierend auf der Datenquelle zugewiesen wird. Beispiele SAP AribaSAP S/4HANACoupa
	Rechnungstyp InvoiceType	Kategorisierung der Rechnung, zum Beispiel, ob sie mit einer Bestellung (PO) verbunden ist oder nicht (Non-PO).
Beschreibung Der Rechnungstyp klassifiziert Rechnungen in verschiedene Kategorien, die oft unterschiedliche Prozesse durchlaufen. Die häufigste Unterscheidung besteht zwischen bestellbezogenen Rechnungen, die mit einer vorab genehmigten Bestellung abgeglichen werden können, und nicht-bestellbezogenen Rechnungen, die eine umfangreichere Kontierung und Genehmigung erfordern. Dieses Attribut ist maßgeblich für die Prozessanalyse, da bestellbezogene und nicht-bestellbezogene Rechnungsprozesse grundlegend unterschiedlich sind. Ihre Trennung ermöglicht eine genauere Leistungsansicht für jeden Pfad, wodurch irreführende aggregierte Metriken verhindert werden. Es hilft, die Effizienz und Compliance jedes einzelnen Ablaufs zu verstehen. Bedeutung Es trennt Rechnungen in separate Prozessflüsse (z. B. PO vs. Non-PO), was wichtig für eine genaue Leistungsfähigkeit-Messung und -Analyse ist. Datenquelle Dies ist oft ein Standardfeld auf dem Rechnungsdokument in SAP Ariba oder kann basierend auf dem Vorhandensein einer „PurchaseOrderNumber“ abgeleitet werden. Beispiele BestellungsrechnungNicht-BestellrechnungGutschrift
	Skonto in Anspruch genommen IsEarlyPaymentDiscountTaken	Ein boolesches Kennzeichen, das angibt, ob ein Skonto für eine berechtigte Rechnung erfolgreich in Anspruch genommen wurde.
Beschreibung Dieses Attribut ist das Ergebnis einer Berechnung, die zunächst identifiziert, ob eine Rechnung basierend auf ihren „PaymentTerms“ für einen Skontoabzug berechtigt war. Anschließend prüft sie, ob das Event „Payment Executed“ innerhalb der angegebenen Skontofrist stattfand. Dieses Flag ist maßgeblich für die Messung der KPI „Skonto-Nutzungsrate“. Es quantifiziert direkt den finanziellen Erfolg der Treasury- und Kreditorenbuchhaltungsfunktionen bei der Optimierung des Working CAPItals. Die Analyse von Fällen, in denen dieses Flag Nein ist, hilft, die Gründe für verpasste Einsparungen aufzudecken, wie z.B. langsame Genehmigungen oder andere Prozessengpässe. Bedeutung Misst direkt den Erfolg bei der Erzielung von Kosteneinsparungen und hilft, Gründe für verpasste Skonto-Möglichkeiten zu identifizieren. Datenquelle Berechnet während der Datentransformation durch Parsen der 'PaymentTerms' und Vergleichen des 'Payment Executed' Zeitstempel mit der berechneten Skontofrist. Beispiele JaNein
	Währung Currency	Der Währungscode für den Rechnungsbetrag, wie USD oder EUR.
Beschreibung Dieses Attribut gibt die Währung an, in der den Antrag bearbeitet.er Rechnungsbetrag denominiert ist. Für globale Organisationen werden Rechnungen in vielen verschiedenen Währungen empfangen. Die Angabe der Währung ist maßgeblich für jede Finanzanalyse, um sicherzustellen, dass Beträge korrekt verglichen werden. In Process Mining Dashboards ermöglicht sie die korrekte Aggregation von Finanzwerten, oft eine Umrechnung in eine einzige Berichtswährung erfordernd. Sie bietet den notwendigen Kontext für das Attribut „Rechnungsbetrag“. Bedeutung Es bietet wesentlichen Kontext für das Attribut 'Invoice Amount' und stellt sicher, dass Finanzwerte korrekt interpretiert werden, insbesondere in einem multinationalen Kontext. Datenquelle Ein Standardfeld in den RechnungsheaderDaten, in der Regel neben dem Rechnungsbetragsfeld in SAP Ariba gelegen. Beispiele USDEURGBP
	Wurde pünktlich bezahlt IsPaidOnTime	Ein boolesches Flag, das anzeigt, ob die Rechnung am oder vor ihrem Fälligkeitsdatum bezahlt wurde.
Beschreibung Dieses berechnete Attribut vergleicht den Zeitstempel der Aktivität „Zahlung ausgeführt“ mit dem „PaymentDueDate“. Liegt das Zahlungsdatum am oder vor dem Fälligkeitsdatum, ist der Wert wahr; andernfalls ist er Nein. Dieses Flag vereinfacht die Analyse der Zahlungsleistung. Es ermöglicht einfaches Filtern und Aggregieren, um die KPI „On-Time-Payment-Rate“ zu berechnen. Dashboards können dieses Attribut einsetzen, um die Leistung schnell nach Lieferant, Land oder Buchungskreis zu visualisieren und so Bereiche mit chronischen Problemen bei verspäteten Zahlungen zu identifizieren. Bedeutung Es vereinfacht die Berechnung des KPI für die Pünktlichkeitsrate von Zahlungen und ermöglicht ein einfaches Filtern verspäteter Rechnungen für die Ursachenanalyse. Datenquelle Berechnet während der Datentransformation durch den Vergleich des 'Ereigniszeitpunkt (Event Time)' der Zahlungsaktivität mit dem Attribut 'PaymentDueDate'. Beispiele JaNein
	Zahlungsbedingungen PaymentTerms	Die vereinbarten Bedingungen für die Rechnungszahlung, die oft Details zu Skonti enthalten.
Beschreibung Zahlungsbedingungen legen die Regeln für die Begleichung von Lieferantenrechnungen fest, wie z.B. „Netto 30“ (Zahlung fällig in 30 Tagen) oder „2% 10, Netto 30“ (2% Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen, ansonsten fällig in 30 Tagen). Diese Informationen stammen aus den KreditorenstammDaten oder den Antrag bearbeitet.er Bestellung. Dieses Attribut ist unerlässlich für das Dashboard „Skonto-Möglichkeiten“ und die damit verbundene KPI. Die Analyse verwendet diese Bedingungen, um Rechnungen zu identifizieren, die für einen Skontoabzug berechtigt sind, und prüft, ob die Zahlung innerhalb der Skontofrist erfolgte, wodurch Potenziale für Kosteneinsparungen sichtbar werden. Bedeutung Es ist unerlässlich, um Möglichkeiten zur Nutzung von Skonti zu identifizieren, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führen kann. Datenquelle In den KreditorenstammDaten gespeichert und in die Rechnungsdetails innerhalb von SAP Ariba oder den Antrag bearbeitet.em ERP-System kopiert. Beispiele Netto 302% 10, Netto 30Netto 60

Erforderlich Empfohlen Optional

Beschaffung bis zur Zahlung – Rechnungsverarbeitungs-Aktivitäten

Das sind die wichtigsten Prozessschritte und Meilensteine, die Sie in Ihrem Event Log erfassen sollten: für eine präzise Prozessanalyse (Discovery) und die Analyse Ihres Workflows für die Eingangsrechnungsverarbeitung.

6 Empfohlen 7 Optional

	Aktivität	Beschreibung
	Rechnung abgestimmt	Ein wichtiger Meilenstein, bei dem die Rechnung erfolgreich mit der Bestellung und dem Wareneingang ohne ausstehende Zahlungen identifizieren.ende Abweichungen abgeglichen wurde. Dies bestätigt, dass die Rechnung genehmigungsfähig ist.
Bedeutung Der Abschluss dieses Schritts markiert das Ende der Validierungsphase und die Bereitschaft für den Genehmigungs-Workflow. Es ist ein kritischer Kontrollpunkt zur Messung der Straight-Through-Processing-Raten. Datenquelle Erfasst über eine Statusänderung am Invoice Reconciliation (IR)-Dokument in einen Zustand wie 'Reconciled'. Erfassen Verwenden Sie den Zeitstempel, wenn der Status des Rechnungsabgleichsdokuments auf „Abgeglichen“ aktualisiert wird. Ereignistyp inferred
	Rechnung eingegangen	Markiert den Beginn des RechnungsbearbeitungsLebenszyklus, wenn eine Rechnung erstmals in das SAP Ariba System eingegeben wird. Dies kann über verschiedene Kanäle wie das Ariba Network, Lieferantenportal oder manuelle Eingabe erfolgen.
Bedeutung Diese Aktivität dient als primärer Startpunkt für die Messung der End-to-End-Rechnungsdurchlaufzeit und das Verständnis anfänglicher Verarbeitungsverzögerungen. Datenquelle Typischerweise abgeleitet vom Erstellungs-Zeitstempel des Rechnungsdokuments in SAP Ariba Buying and Invoicing. Dieser Zeitstempel gibt an, wann der RechnungsDatensatz erstmals im System generiert wurde. Erfassen Verwenden Sie den Erstellungs-Zeitstempel des Hauptrechnungsobjekts oder -dokuments. Ereignistyp inferred
	Rechnung freigegeben	Dies stellt den erfolgreichen Abschluss des Genehmigungs-Workflows dar, bei dem alle erforderlichen Genehmiger die Rechnung zur Zahlung freigegeben haben. Dies ist ein kritischer Meilenstein, bevor die Rechnung gebucht wird.
Bedeutung Diese Aktivität ist der Endpunkt für die Messung der Genehmigungszykluszeit und ein wichtiger Treiber für nachfolgende Zahlungsprozessschritte. Verzögerungen hier wirken sich direkt auf die pünktliche Zahlungsleistung aus. Datenquelle Dies wird in der Regel explizit in den Genehmigungshistorie-Logs von Ariba für die Rechnung erfasst. Es kann auch aus der Statusänderung des Dokuments zu „Genehmigt“ abgeleitet werden. Erfassen Extrahieren Sie aus den Historienprotokollen des Genehmigungsflusses oder den Antrag bearbeitet.em Zeitstempel der Statusänderung auf 'Approved'. Ereignistyp explicit
	Rechnung gebucht	Diese Aktivität signalisiert, dass die genehmigte Rechnung erfolgreich an das nachgeschaltete ERP-System für Finanzbuchhaltung und Zahlungsabwicklung gesendet und von diesem akzeptiert wurde. Dies ist ein wichtiger Integrationsmeilenstein.
Bedeutung Bestätigt, dass die Übergabe von der Beschaffung an die Finanzabteilung abgeschlossen ist. Es ist ein kritischer Meilenstein, bevor die Zahlung geplant und ausgeführt werden kann. Datenquelle Abgeleitet von der Änderung des Rechnungsstatus zu einem Endzustand wie 'Sent' oder 'Processing Payment', und einer entsprechenden Bestätigungsnachricht vom ERP-System wird protokolliert. Erfassen Identifizieren Sie den Zeitstempel, wenn der Rechnungsstatus aktualisiert wird, um ein erfolgreiches Send-to-ERP-Event widerzuspiegeln. Ereignistyp inferred
	Rechnung zur Genehmigung gesendet	Diese Aktivität kennzeichnet den Beginn des formalen Genehmigungs-Workflows, nachdem die Rechnung erfolgreich abgeglichen wurde. Die Rechnung wird basierend auf Geschäftsregeln an einen oder mehrere bestimmte Genehmiger weitergeleitet.
Bedeutung Dies ist der Startpunkt für die Messung der KPI „Rechnungsfreigabe-Zykluszeit“ und die Analyse der Effizienz des Genehmigungsprozesses selbst. Datenquelle Abgeleitet von einer Statusänderung am Rechnungsdokument, oft von 'Reconciled' zu einem Status wie 'Approving' oder 'Pending Approval'. Erfassen Verfolgen Sie den Zeitstempel, wenn der Status des Rechnungs- oder IR-Dokuments auf „Wird genehmigt“ oder einen ähnlichen Zustand wechselt. Ereignistyp inferred
	Zahlung ausgeführt	Die finale Aktivität im Prozess bestätigt, dass die Zahlung an den Lieferanten gesendet wurde. Dies schließt den Lebenszyklus der Rechnung ab.
Bedeutung Diese Aktivität ist der primäre Endpunkt für die Messung der gesamten Rechnungsdurchlaufzeit und unerlässlich für die Berechnung pünktlicher Zahlungsraten und die Nutzung von Skonti. Datenquelle Dieses Event tritt im ERP-System auf. Der Zahlungsstatus, das Zahlungsdatum und die Transaktionsdetails werden oft zurückgesendet, um das Rechnungsdokument in SAP Ariba zu aktualisieren. Erfassen Abgeleitet aus der Änderung des Rechnungszahlungsstatus zu 'Paid' und der Erfassung des zugehörigen Zahlungsdatums. Ereignistyp inferred
	Abweichung behoben	Zeigt an, dass eine zuvor identifizierte Abweichung behoben wurde und die Rechnung bereit ist, mit der Abstimmung und Genehmigung fortzufahren. Dies kann manuelle Anpassungen oder den Antrag bearbeitet.ie Kommunikation mit dem Lieferanten umfassen.
Bedeutung Die Verfolgung der Zeit, die zur Behebung von Abweichungen aufgewendet wird, hilft, die Auswirkungen von Nacharbeiten zu quantifizieren und zeigt Möglichkeiten zur Verbesserung der Ersttrefferquoten auf. Datenquelle Abgeleitet von einer Statusänderung am Invoice Reconciliation (IR)-Dokument, das von einem Ausnahmestatus zurück zu einem Verarbeitungsstatus wie 'Reconciling' oder 'Submitted' wechselt. Erfassen Erfassen Sie den Zeitstempel, wenn ein IR-Dokument einen Abweichungsstatus verlässt und in einen Verarbeitungs-Workflow zurückkehrt. Ereignistyp inferred
	Abweichung beim Abgleich identifiziert	Eine Ausnahmeaktivität, die auftritt, wenn das System oder ein Benutzer eine Abweichung zwischen der Rechnung, der Bestellung und den WareneingangsHinweisrmationen feststellt. Häufige Abweichungen umfassen Preis-, Mengen- oder Steuerdifferenzen.
Bedeutung Diese Aktivität ist maßgeblich für die Berechnung der Abgleichsabweichungsrate und die Identifizierung häufiger Fehlerquellen, die Hauptursachen für Verarbeitungsverzögerungen sind. Datenquelle Dies wird oft durch einen spezifischen Status auf dem Rechnungsabgleichsdokument (IR) erfasst, wie z.B. „Abgelehnt“ oder „Bestritten“, begleitet von einem Ursachencode. Erfassen Identifizieren Sie den Zeitstempel, wenn sich der IR-Dokumentenstatus ändert, um eine Abweichung oder einen Ausnahmezustand anzuzeigen. Ereignistyp inferred
	Rechnung abgelehnt	Eine Ausnahmeaktivität, bei der ein Genehmiger die Rechnung während des Genehmigungs-Workflows ablehnt. Diese Aktion erfordert in der Regel, dass die Rechnung korrigiert und erneut eingereicht wird, wodurch eine Nacharbeits-Schleife entsteht.
Bedeutung Die Verfolgung von Ablehnungen ist unerlässlich für die KPI „Rechnungsablehnungsrate“ und für die Analyse der Grundursachen von Genehmigungsfehlern, wie z.B. Richtlinienverstöße oder Neine Kontierung. Datenquelle Dies wird in der Genehmigungshistorie für das Rechnungsdokument protokolliert und spiegelt sich auch in einer Statusänderung des Dokuments zu „Abgelehnt“ wider. Erfassen Extrahieren Sie aus Genehmigungshistorien-Kommentaren und Zeitstempels oder einer Statusänderung auf 'Rejected'. Ereignistyp explicit
	Rechnung zur Abstimmung eingereicht	Dies stellt den Zeitpunkt dar, an dem die Rechnung erfasst und formell in den Abgleichsprozess übermittelt wurde, um mit einer Bestellung oder einem Vertrag abgeglichen zu werden. Dies ist eine wichtige Übergabe von der Datenerfassung zur Validierung.
Bedeutung Dieser Meilenstein initiiert die Abgleichs- und Validierungsphase. Die Analyse der Zeit vom Rechnungseingang bis zu dieser Aktivität hilft, Datenerfassungsengpässe zu identifizieren. Datenquelle Abgeleitet von einer Statusänderung am Rechnungs- oder Invoice Reconciliation (IR)-Dokument, oft in einen Status wie 'Submitted' oder 'Reconciling'. Erfassen Verfolgen Sie den Zeitstempel, wenn der Status des Rechnungsabgleichsdokuments auf „Eingereicht“ wechselt. Ereignistyp inferred
	Zahlung terminiert	Dies stellt die Aktion des Finanzteams im ERP-System dar, die Rechnung in einen bestimmten Zahlungslauf aufzunehmen. Die Zahlung ist geplant, aber noch nicht ausgeführt worden.
Bedeutung Es bietet Transparenz in der letzten Phase des Zahlungsprozesses und hilft, Kassenabflüsse zu prognostizieren sowie Verzögerungen zwischen der Buchung und der finalen Zahlung zu analysierenn. Datenquelle Diese Information befindet sich in der Regel im ERP-System. Sie kann zurück nach SAP Ariba synchronisiert und in den ZahlungsHinweisrmationen der Rechnung widergespiegelt werden. Erfassen Abgeleitet aus Zahlungsstatusdetails, die vom ERP zurück an das Ariba-Rechnungsdokument gesendet werden. Ereignistyp inferred
	Zahlungssperre freigegeben	Zeigt an, dass eine zuvor festgelegte Zahlungssperre aufgehoben wurde, wodurch die Rechnung zur Zahlungsplanung übergehen kann. Dies signalisiert die Lösung des zugrunde liegenden Problems.
Bedeutung Diese Aktivität ist der Endpunkt für die Messung der „Zahlungssperre-Lösungszeit“. Sie schließt den Ausnahmebehandlungs-Loop für gesperrte Rechnungen. Datenquelle Ähnlich wie das Setzen einer Sperre wird dies in der Regel im ERP-System ausgeführt, und der Status kann in Ariba widergespiegelt werden. Es wird aus der Entfernung eines Zahlungssperr-Flags abgeleitet. Erfassen Erfordert die Identifizierung des Zeitstempels, zu dem eine Zahlungssperr-Flag oder ein Status entfernt oder den Antrag bearbeitet.eaktiviert wird. Ereignistyp inferred
	Zahlungssperre gesetzt	Tritt auf, wenn ein Benutzer oder den Antrag bearbeitet.as System eine genehmigte Rechnung absichtlich von der Zahlung abhält. Dies ist oft auf Lieferantenstreitigkeiten, Qualitätsprobleme oder andere kommerzielle Gründe zurückzuführen.
Bedeutung Diese Aktivität ist der Startpunkt für die Messung der „Zahlungssperre-Lösungszeit“. Die Analyse von Sperren hilft, systemische Probleme zu identifizieren und zu lösen, die Zahlungen verzögern. Datenquelle Dies wird oft im integrierten ERP-System (wie SAP S/4HANA) verwaltet, nachdem die Rechnung gebucht wurde, aber der Sperrstatus kann zurück nach Ariba synchronisiert werden. Es kann durch ein spezifisches Flag oder einen Status angezeigt werden. Erfassen Erfordert die Identifizierung einer Flag oder Statusfeldänderung, die eine aktive Zahlungssperre anzeigt. Ereignistyp inferred

Extraktionsanleitungen

So erhalten Sie Ihre Daten aus SAP Ariba

Schritte

Voraussetzungen und Einrichtung: Stellen Sie sicher, dass Python 3.6 oder neuer auf Ihrem System installiert ist. Installieren Sie die erforderlichen Python-Bibliotheken pandas und requests, indem Sie pip install pandas requests in Ihrem Kommandozeilenterminal ausführen.
SAP Ariba API-Zugriff: Melden Sie sich beim SAP Ariba Developer Portal an. Erstellen Sie eine neue Anwendung und abonnieren Sie die relevante API, in der Regel die Transactional Daten Export oder eine ähnliche Reporting-API, die RechnungsDaten bereitstellt. Dieser Prozess stellt Sie einen API Key und OAuth-AnmeldeHinweisrmationen (Client ID und Client Secret) zur Authentifizierung zur Verfügung.
Authentifizierung konfigurieren: Ihre Anwendung benötigt ein OAuth2-Token, um API-Aufrufe durchzuführen. Das Skript enthält eine Funktion zum Anfordern dieses Tokens vom Ariba-Authentifizierungs-Endpunkt unter Verwendung Ihrer Client ID und Ihres Secret. Speichern Sie diese AnmeldeHinweisrmationen sicher und kodieren Sie sie nicht direkt im endgültigen Skript, wenn es in der Produktion verwendet wird.
Python-Skript entwickeln: Verwenden Sie das bereitgestellte Python-Skript als Vorlage. Aktualisieren Sie die Platzhaltervariablen am Anfang des Skripts mit Ihrem spezifischen Ariba-Realm-Namen, der Basis-API-URL und dem API Key, den Sie in den vorherigen Schritten erhalten haben.
Extraktionsparameter definieren: Im main-Abschnitt des Skripts legen Sie die Variablen created_date_from und created_date_to fest, um das Zeitfenster für die Datenextraktion zu definieren. Sie können auch das filters-Dictionary anpassen, um die Abfrage einzugrenzen, z. B. nach Buchungskreis oder spezifischen Rechnungsstatus.
Skript ausführen: Führen Sie das Skript von Ihrem Terminal aus mit dem Befehl python your_script_name.py aus. Das Skript stellt eine Verbindung zur Ariba-API her, ruft die RechnungsDaten Seite für Seite ab und verarbeitet sie im Speicher.
Datentransformation: Das Skript durchläuft jedes von der API zurückgegebene Rechnungsdokument. Es entpackt die JSON-Struktur und transformiert die verschiedenen Zeitstempel-Felder (wie timeCreated, reconciledDate, approvedDate) in einzelne Zeilen, wodurch ein korrektes Event Log-Format erstellt wird. Jede Zeile stellt eine eindeutige Aktivität im RechnungsLebenszyklus dar.
API-Paginierung handhaben: Das Skript ist darauf ausgelegt, paginierte API-Antworten zu verarbeiten. Es führt sequentielle API-Aufrufe durch, wobei der in jeder Antwort bereitgestellte page_token verwendet wird, um den nächsten Satz von Resultaten anzufordern, bis alle Daten für den angegebenen Zeitraum abgerufen wurden.
Event Log-Datei generieren: Sobald alle Daten abgerufen und transformiert wurden, fasst das Skript sie in einem pandas DatenFrame zusammen. Dieses DatenFrame wird dann in eine CSV-Datei mit dem Namen ariba_invoice_Event_log.csv in demselben Verzeichnis exportiert, in dem das Skript ausgeführt wird.
Überprüfen und Hochladen: Öffnen Sie die generierte CSV-Datei, um deren Inhalt zu überprüfen. Vergewissern Sie sich, dass sie die erforderlichen Spalten (InvoiceNumber, ActivityName, Ereigniszeitpunkt (Event Time)) enthält und die Daten korrekt erscheinen. Diese Datei ist nun bereit, zu ProcessMind zur Analyse hochgeladen zu werden.

Konfiguration

API Endpoint: Das Skript zielt auf die invoiceReconciliationDocuments-Ansicht innerhalb der Transactional Daten Export API ab. Die Basis-URL und der spezifische Endpunkt müssen basierend auf dem Rechenzentrum Ihrer Ariba-Umgebung konfiguriert werden.
Authentifizierung: Das Skript verwendet OAuth 2.0 mit einer Client ID, einem Client Secret und einem API Key für den sicheren Zugriff. Diese AnmeldeHinweisrmationen müssen sicher verwaltet werden und einer Anwendung mit den erforderlichen API-Berechtigungen entsprechen.
Datumsbereichsfilter: Die kritischsten Parameter sind createdDateFrom und createdDateTo. Es wird empfohlen, Daten in überschaubaren Blöcken, z. B. 3-6 Monate, zu extrahieren, um API-Timeouts und Leistungsprobleme zu vermeiden. Das Datumsformat muss YYYY-MM-DDTHH:MM:SSZ sein.
Systemfilter: Der filters-Parameter im API-Aufruf ermöglicht eine weitere Verfeinerung. Sie können nach Feldern wie realm, companyCode.uniqueName oder statusString filtern, um die Extraktion auf bestimmte Geschäftseinheiten oder Rechnungsarten zu beschränken.
Erforderliche Berechtigungen: Das Benutzer- oder Systemkonto, das mit den API-AnmeldeHinweisrmationen verknüpft ist, muss über ausreichende Berechtigungen innerhalb von SAP Ariba verfügen, um RechnungsabstimmungsDaten (Invoice Reconciliation Daten) abzurufen und zu exportieren. Dies wird in den Ariba-Administrationseinstellungen für die API-Anwendung konfiguriert.

a Beispielabfrage python

import requests
import pandas as pd
import json
import os
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Placeholders ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your actual SAP Ariba credentials and environment details
ARIBE_BASE_URL = class="hl-string">"https://[your-api-gateway-url.com]/api/transactional-data-export/v1/"
API_KEY = class="hl-string">"[Your_API_Key]"
OAUTH_URL = class="hl-string">"https://api.ariba.com/v2/oauth/token"
OAUTH_CLIENT_ID = class="hl-string">"[Your_OAuth_Client_ID]"
OAUTH_CLIENT_SECRET = class="hl-string">"[Your_OAuth_Client_Secret]"
REALM = class="hl-string">"[Your_Company_Realm]"

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Functions ---
def get_oauth_token(client_id, client_secret):
    class="hl-string">"""Fetches OAuth2 token from SAP Ariba."""
    payload = {
        class="hl-string">'grant_type': class="hl-string">'client_credentials',
        class="hl-string">'client_id': client_id,
        class="hl-string">'client_secret': client_secret
    }
    try:
        response = requests.post(OAUTH_URL, data=payload)
        response.raise_for_status()
        return response.json().get(class="hl-string">'access_token')
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"Error fetching OAuth token: {e}")
        return None

def fetch_ariba_data(access_token, created_date_from, created_date_to):
    class="hl-string">"""Fetches paginated invoice data from the Ariba API."""
    all_invoices = []
    page_token = None
    headers = {
        class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {access_token}',
        class="hl-string">'apiKey': API_KEY,
        class="hl-string">'Accept': class="hl-string">'application/json'
    }
    
    while True:
        params = {
            class="hl-string">'realm': REALM,
            class="hl-string">'product': class="hl-string">'ariba.procurement',
            class="hl-string">'view': class="hl-string">'InvoiceReconciliationDocument',
            class="hl-string">'createdDateFrom': created_date_from,
            class="hl-string">'createdDateTo': created_date_to,
            class="hl-string">'pageSize': 100 class=class="hl-string">"hl-comment"># Adjust as needed
        }
        if page_token:
            params[class="hl-string">'pageToken'] = page_token

        print(fclass="hl-string">"Fetching data with page token: {page_token or 'Initial Page'}")
        try:
            response = requests.get(ARIBE_BASE_URL + class="hl-string">"views/InvoiceReconciliationDocument", headers=headers, params=params)
            response.raise_for_status()
            data = response.json()
            all_invoices.extend(data.get(class="hl-string">'records', []))
            page_token = data.get(class="hl-string">'pageToken')
            if not page_token:
                break
        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"Error fetching data from Ariba API: {e}")
            break

    return all_invoices

def transform_to_event_log(invoices):
    class="hl-string">"""Transforms raw invoice JSON data into a structured event log DataFrame."""
    event_log_records = []
    for inv in invoices:
        case_id = inv.get(class="hl-string">'uniqueName')
        if not case_id:
            continue

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Common attributes
        common_attrs = {
            class="hl-string">'InvoiceNumber': case_id,
            class="hl-string">'PurchaseOrderNumber': inv.get(class="hl-string">'poNumber'),
            class="hl-string">'VendorName': inv.get(class="hl-string">'supplier', {}).get(class="hl-string">'name'),
            class="hl-string">'InvoiceAmount': inv.get(class="hl-string">'totalCost', {}).get(class="hl-string">'amount'),
            class="hl-string">'PaymentDueDate': inv.get(class="hl-string">'paymentTerms', {}).get(class="hl-string">'dueDate'),
            class="hl-string">'InvoiceStatus': inv.get(class="hl-string">'statusString')
        }

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Received
        if inv.get(class="hl-string">'timeCreated'):
            event_log_records.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Received',
                class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'timeCreated'],
                class="hl-string">'Approver': None,
                class="hl-string">'PaymentBlockReason': None
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Submitted for Reconciliation
        if inv.get(class="hl-string">'submittedDate'):
            event_log_records.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Submitted for Reconciliation',
                class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'submittedDate'],
                class="hl-string">'Approver': None,
                class="hl-string">'PaymentBlockReason': None
            })
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Matching Discrepancy Identified
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This assumes an exception's creation time is available
        if inv.get(class="hl-string">'exceptionStatus') == class="hl-string">'Active' and inv.get(class="hl-string">'timeUpdated'):
             event_log_records.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Matching Discrepancy Identified',
                class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'timeUpdated'], class=class="hl-string">"hl-comment"># Use timeUpdated as a proxy for exception creation
                class="hl-string">'Approver': None,
                class="hl-string">'PaymentBlockReason': None
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Discrepancy Resolved
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes a specific timestamp exists for this event
        if inv.get(class="hl-string">'exceptionClearedDate'):
             event_log_records.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Discrepancy Resolved',
                class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'exceptionClearedDate'],
                class="hl-string">'Approver': None,
                class="hl-string">'PaymentBlockReason': None
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Reconciled
        if inv.get(class="hl-string">'reconciledDate'):
            event_log_records.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Reconciled',
                class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'reconciledDate'],
                class="hl-string">'Approver': None,
                class="hl-string">'PaymentBlockReason': None
            })
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Sent for Approval (often occurs immediately after reconciliation)
            event_log_records.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Sent for Approval',
                class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'reconciledDate'], class=class="hl-string">"hl-comment"># Using reconciledDate as the trigger time
                class="hl-string">'Approver': None,
                class="hl-string">'PaymentBlockReason': None
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Approved
        if inv.get(class="hl-string">'approvedDate'):
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Approver information may be nested differently depending on configuration
            approver_name = inv.get(class="hl-string">'lastApprover', {}).get(class="hl-string">'name', class="hl-string">'N/A') 
            event_log_records.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Approved',
                class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'approvedDate'],
                class="hl-string">'Approver': approver_name,
                class="hl-string">'PaymentBlockReason': None
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Rejected
        if inv.get(class="hl-string">'statusString') == class="hl-string">'Rejected' and inv.get(class="hl-string">'timeUpdated'):
            event_log_records.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Rejected',
                class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'timeUpdated'],
                class="hl-string">'Approver': inv.get(class="hl-string">'lastApprover', {}).get(class="hl-string">'name'),
                class="hl-string">'PaymentBlockReason': None
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities related to payment blocks, posting, and payments
        class=class="hl-string">"hl-comment"># These fields may not be standard and depend on ERP integration
        if inv.get(class="hl-string">'paymentBlockTimestamp'):
             event_log_records.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Block Set',
                class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'paymentBlockTimestamp'],
                class="hl-string">'Approver': None,
                class="hl-string">'PaymentBlockReason': inv.get(class="hl-string">'paymentBlockReason')
            })
        if inv.get(class="hl-string">'paymentBlockReleasedTimestamp'):
             event_log_records.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Block Released',
                class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'paymentBlockReleasedTimestamp'],
                class="hl-string">'Approver': None,
                class="hl-string">'PaymentBlockReason': None
            })
        if inv.get(class="hl-string">'erpPostingDate'):
             event_log_records.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Posted',
                class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'erpPostingDate'],
                class="hl-string">'Approver': None,
                class="hl-string">'PaymentBlockReason': None
            })
        if inv.get(class="hl-string">'scheduledPaymentDate'):
             event_log_records.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Scheduled',
                class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'scheduledPaymentDate'],
                class="hl-string">'Approver': None,
                class="hl-string">'PaymentBlockReason': None
            })
        if inv.get(class="hl-string">'paidDate'):
             event_log_records.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Executed',
                class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'paidDate'],
                class="hl-string">'Approver': None,
                class="hl-string">'PaymentBlockReason': None
            })

    return pd.DataFrame(event_log_records)

def main():
    class="hl-string">"""Main function to execute the extraction process."""
    print(class="hl-string">"Starting SAP Ariba invoice data extraction...")
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Define the extraction time window (e.g., last 3 months)
    created_date_from = class="hl-string">"2023-01-01T00:00:00Z"
    created_date_to = class="hl-string">"2023-03-31T23:59:59Z"

    access_token = get_oauth_token(OAUTH_CLIENT_ID, OAUTH_CLIENT_SECRET)
    if not access_token:
        print(class="hl-string">"Failed to get OAuth token. Exiting.")
        return

    raw_invoices = fetch_ariba_data(access_token, created_date_from, created_date_to)
    if not raw_invoices:
        print(class="hl-string">"No data found for the specified period. Exiting.")
        return
    
    print(fclass="hl-string">"Successfully fetched {len(raw_invoices)} invoice records.")
    
    event_log_df = transform_to_event_log(raw_invoices)
    
    if event_log_df.empty:
        print(class="hl-string">"Transformation resulted in an empty event log.")
        return

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Sort by case and time for chronological order
    event_log_df = event_log_df.sort_values(by=[class="hl-string">'InvoiceNumber', class="hl-string">'EventTime'], ascending=[True, True])
    
    output_filename = class="hl-string">'ariba_invoice_event_log.csv'
    event_log_df.to_csv(output_filename, index=False, date_format=class="hl-string">'%Y-%m-%dT%H:%M:%SZ')
    print(fclass="hl-string">"Extraction complete. Event log saved to {output_filename}")

if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    main()

Ihre Beschaffung bis zur Zahlung – Rechnungsverarbeitungs-Daten-Vorlage

Ihre Beschaffung bis zur Zahlung – Rechnungsverarbeitungs-Daten-Vorlage

Beschaffung bis zur Zahlung – Rechnungsverarbeitungs-Attribute

Beschaffung bis zur Zahlung – Rechnungsverarbeitungs-Aktivitäten

Extraktionsanleitungen

Python-Skript-Extraktion über SAP Ariba Reporting-APIs

Schritte

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a Beispielabfrage python

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