Ihr Daten-Template für Purchase-to-Pay-Anforderungen

Der Aktivitätsname bezeichnet einen einzelnen Schritt oder eine Statusänderung im Lebenszyklus der Bestellanforderung. Er stellt Ereignisse wie „Anforderung eingereicht“, „Genehmigungsschritt gestartet“ oder „Anforderung abgelehnt“ als verständliche Bezeichnungen dar und bildet damit die Grundlage der Prozesslandkarte.

Dieses Attribut ist wesentlich für die Prozesserkennung und -analyse. Werden die Aktivitäten in die richtige Reihenfolge gebracht, können Process-Mining-Tools den tatsächlichen Prozessablauf visualisieren, Abweichungen von der Standardvorgehensweise aufzeigen und Engpässe oder Nacharbeitsschleifen erkennen. Einheitliche, aussagekräftige Aktivitätsnamen sind entscheidend für ein verständliches und umsetzbares Prozessmodell.

Es legt die einzelnen Prozessschritte fest, die für die Visualisierung der Prozesslandkarte und die Analyse des Prozessablaufs erforderlich sind.

Oft aus Event Logs, Tabellen mit Statusänderungen oder Transaktionscodes des Anforderungsdokuments abgeleitet.

Die Ereigniszeit, häufig als Timestamp bezeichnet, hält den genauen Zeitpunkt einer Aktivität fest. Diese Daten sind entscheidend, um Ereignisse korrekt zu ordnen und zeitbasierte Prozessanalysen durchzuführen, etwa zur Berechnung der Durchlaufzeit, zur Erkennung von Engpässen und zur Überwachung der Leistung.

Im Process Mining werden Timestamps verwendet, um die Aktivitäten innerhalb jedes Case zu ordnen und die Dauer zwischen einzelnen Schritten zu messen. Die Analyse dieser Zeitspannen macht Verzögerungen sichtbar, hilft bei der Ursachenklärung langer Durchlaufzeiten und zeigt, ob Service-Level-Vereinbarungen eingehalten werden. Aussagekräftige Leistungsanalysen setzen genaue und vollständige Timestamp-Daten voraus.

Dieser Timestamp ist unverzichtbar, um Ereignisse zu ordnen, Durchlaufzeiten zu berechnen und Prozessleistung sowie Engpässe zu analysieren.

Wird üblicherweise in System-Audit-Trails oder Event Logs erfasst oder als Erstellungs- beziehungsweise Änderungsdatum in Transaktionsdatensätzen gespeichert.

Die ID der Bestellanforderung ist ein eindeutiger Schlüssel, der jedem Anforderungsdokument bei seiner Erstellung zugewiesen wird. Sie dient als zentrale Referenz für alle Aktivitäten, Änderungen und Genehmigungen, die vom Start bis zum Abschluss mit einer einzelnen Anforderung verbunden sind.

Im Process Mining ist diese ID entscheidend, um Ereignisse einem Case zuzuordnen. Das System kann damit den gesamten Ablauf jeder Anforderung rekonstruieren und einzelne Ereignisse wie „Anforderung erstellt“, „Genehmigungsschritt genehmigt“ und „Bestellung erstellt“ zu einem zusammenhängenden Prozessablauf verbinden. Ohne eine einheitliche, eindeutige Case-ID lassen sich Prozessvarianten, Durchlaufzeiten und Ergebnisse nicht analysieren.

Dieser Schlüssel ist unverzichtbar, um den gesamten Lebenszyklus einer Anforderung nachzuverfolgen und alle zugehörigen Ereignisse zu einer einzelnen Prozessinstanz zusammenzuführen.

In der Regel in den Kopfdaten der Bestellanforderung oder in der zugehörigen Transaktionstabelle zu finden.

Der Timestamp der letzten Datenaktualisierung zeigt, wie aktuell die analysierten Daten sind. Er gibt an, wann der Datensatz zuletzt aus dem Quellsystem extrahiert und in die Process-Mining-Umgebung geladen wurde.

Dieses Attribut ist für die operative Überwachung und dafür wichtig, dass Analysen auf aktuellen Informationen beruhen. Es macht deutlich, wie viel Zeit zwischen realen Ereignissen und ihrer Abbildung im Prozessmodell liegen kann. Dashboards und Kennzahlen zur Überwachung laufender Abläufe sind auf diese Information angewiesen, um zeitnahe und relevante Erkenntnisse zu liefern.

Die Angabe informiert Benutzer darüber, wie aktuell die Daten sind. Das ist entscheidend, damit Analysen relevant und auf dem neuesten Stand bleiben.

Wird beim Laden der Daten üblicherweise vom Datenintegrations- oder ETL-Tool (Extract, Transform, Load) ergänzt.

Das Attribut „Quellsystem“ gibt an, woher die Prozessdaten stammen. In Unternehmen mit mehreren Systemen, etwa einem zentralen ERP-System und einem spezialisierten E-Procurement-Tool, hilft dieses Feld dabei, Daten aus unterschiedlichen Quellen auseinanderzuhalten.

Diese Information ist für die Datenvalidierung und Fehlerbehebung sowie zum Verständnis systembedingter Prozessabweichungen hilfreich. Anforderungen aus einem System können beispielsweise einen anderen Genehmigungsweg durchlaufen oder eine kürzere Durchlaufzeit haben als Anforderungen aus einem anderen System. Eine Auswertung nach Quellsystem kann Integrationsprobleme oder Möglichkeiten zur Systemkonsolidierung aufzeigen.

Die Angabe zur Datenherkunft ist wichtig für die Datenvalidierung und für den Vergleich von Prozessunterschieden zwischen mehreren Systemen.

Oft handelt es sich um einen statischen Wert, der bei der Datenextraktion ergänzt wird. Alternativ ist er in technischen Metadatenfeldern zu finden.

Das Attribut „Abteilung“ bezeichnet die für den Einkauf zuständige Organisationseinheit, zum Beispiel „Marketing“, „IT“ oder „Finanzen“. Es ist eine wichtige Finanz- und Organisationsangabe für die Budgetierung und Kostenverteilung.

Im Process Mining ist die Auswertung nach Abteilung eine gängige und aussagekräftige Methode. Sie ermöglicht den Leistungsvergleich zwischen verschiedenen Geschäftseinheiten und zeigt, welche Abteilungen besonders effizient arbeiten und wo Unterstützung nötig sein könnte. So werden Unterschiede bei Durchlaufzeiten, Genehmigungsquoten oder der Compliance sichtbar, die auf die Einkaufsgewohnheiten oder internen Abläufe einer Abteilung zurückzuführen sind.

Damit lassen sich Leistung und Kosten zwischen verschiedenen Geschäftseinheiten vergleichen und abteilungsspezifische Prozessmuster erkennen.

In der Regel in den Kopf- oder Positionsdaten der Bestellanforderung verfügbar und mit der Organisationsstruktur des Unternehmens verknüpft.

Der Anforderungsbetrag entspricht dem Gesamtwert aller Waren und Dienstleistungen, die in der Bestellanforderung angefordert werden. Er ist eine wichtige finanzielle Kennzahl im gesamten Beschaffungsprozess.

Bei der Prozessanalyse ist dieses Attribut für wertbezogene Filter und Auswertungen entscheidend. Damit lassen sich Anforderungen beispielsweise in hohe und niedrige Beträge unterteilen, für die häufig unterschiedliche Genehmigungs-Workflows und Risikoprofile gelten. Eine Analyse der Durchlaufzeiten oder Ablehnungsquoten nach Anforderungsbetrag kann zeigen, ob hochpreisige Anforderungen deutlich länger auf eine Genehmigung warten oder häufiger abgelehnt werden. Das liefert einen Ansatzpunkt für Prozessverbesserungen.

Die wertbezogene Analyse hilft, hochpreisige Anforderungen zu priorisieren und zu verstehen, wie sich der finanzielle Wert auf den Prozess auswirkt.

In der Regel in den Kopfdaten der Bestellanforderung oder in der zugehörigen Transaktionstabelle zu finden.

Der Anforderungsstatus gibt an, in welchem Zustand sich die Anforderung zu einem bestimmten Zeitpunkt befindet oder wie sie abgeschlossen wurde. Häufige Status sind „In Bearbeitung“, „Genehmigung ausstehend“, „Genehmigt“, „Abgelehnt“ und „Geschlossen“.

Dieses Attribut ist für die Ergebnisanalyse und die operative Überwachung unverzichtbar. Analysten können Anforderungen nach ihrem endgültigen Status filtern und so Kennzahlen wie Ablehnungsquoten oder Umwandlungsquoten in Bestellungen berechnen. Im operativen Alltag zeigt es Teams die aktuelle Arbeitslast, etwa die Zahl der Anforderungen, deren Genehmigung noch aussteht. So können sie Aufgaben priorisieren und Ressourcen gezielt einsetzen.

Das Attribut zeigt die Ergebnisse der Anforderungen und ermöglicht die Berechnung wichtiger Kennzahlen wie der Ablehnungsquote. Zugleich unterstützt es die Steuerung der operativen Arbeitslast.

Üblicherweise im Statusfeld des Anforderungskopfs zu finden.

Der Anforderungstyp klassifiziert die Beschaffungsanforderung nach ihrer Art oder ihrem Zweck. Beispiele sind Anforderungen für Standardmaterialien, Dienstleistungen, Investitionsausgaben oder Artikel aus einem bestimmten Katalog. Diese Klassifizierung bestimmt häufig den Genehmigungs-Workflow und die buchhalterische Behandlung.

Eine Auswertung nach Anforderungstyp zeigt, ob verschiedene Arten von Anforderungen unterschiedliche Prozesswege durchlaufen oder unterschiedlich effizient bearbeitet werden. Investitionsanforderungen können beispielsweise wegen zusätzlicher Genehmigungsstufen längere Durchlaufzeiten haben, während Anforderungen für Standardartikel aus einem Katalog weitgehend automatisiert sein können. Die Analyse hilft dabei, Prozessvarianten für die jeweiligen Anforderungstypen zu gestalten und zu optimieren.

Damit lassen sich unterschiedliche Prozesswege analysieren, denn der Anforderungstyp bestimmt häufig den erforderlichen Genehmigungs-Workflow und dessen Komplexität.

Diese Information ist üblicherweise als Dokumenttyp oder Kategoriecode in den Kopfdaten der Anforderung gespeichert.

Die Bestell-ID ist die eindeutige Nummer des Bestelldokuments, das aus einer genehmigten Bestellanforderung erstellt wurde. Dieses Feld verknüpft den Anforderungsprozess mit den anschließenden Beschaffungs- und Zahlungsprozessen.

Das Attribut ist entscheidend für die Analyse der Umwandlung von Anforderungen in Bestellungen. Es bestätigt, dass aus einer Anforderung eine Bestellung hervorgegangen ist, und ermöglicht die Messung der dafür benötigten Zeit. Anhand der zugehörigen Bestellungen können Unternehmen beurteilen, wie wirksam die Phase vor der Beschaffung ist, und genehmigte Anforderungen erkennen, die nie erfüllt wurden.

Es verknüpft die Anforderung mit dem anschließenden Beschaffungsprozess und ermöglicht die Analyse der Umwandlungsquoten und -zeiten von Anforderungen in Bestellungen.

Oft nach Erstellung einer Bestellung in den Daten des Anforderungsdokuments zu finden, manchmal in einer Tabelle zu verknüpften Dokumenten oder zum Dokumentenfluss.

Der Name der anfordernden Person gibt an, wer die Beschaffungsanforderung eingeleitet hat. In der Regel handelt es sich um eine Person aus dem Fachbereich, die Waren oder Dienstleistungen benötigt.

Eine Auswertung nach anfordernder Person kann Muster bei einzelnen Personen oder Gruppen aufzeigen. So lässt sich beispielsweise feststellen, ob bestimmte Personen häufig unvollständige oder nicht konforme Anforderungen einreichen, die Nacharbeit erfordern. Diese Erkenntnisse können gezielte Schulungen oder einen vereinfachten Anforderungsprozess für häufige Benutzergruppen ermöglichen. Beides trägt dazu bei, Effizienz und Compliance zu verbessern.

So lassen sich benutzerspezifische Verhaltensmuster erkennen und gezielte Schulungen sowie Prozessverbesserungen für einzelne Personen oder Teams planen.

In den Kopfdaten der Bestellanforderung zu finden, häufig mit den Stammdaten der Mitarbeitenden verknüpft.

Das Attribut „Währung“ gibt die Währung des Anforderungsbetrags an. In multinationalen Unternehmen können Anforderungen je nach Standort der anfordernden Person oder des Lieferanten in unterschiedlichen Währungen erstellt werden.

Dieses Feld ist für korrekte Finanzberichte und Analysen unverzichtbar. Es stellt sicher, dass Geldbeträge richtig interpretiert und Daten aus verschiedenen Regionen korrekt umgerechnet und zusammengeführt werden. Bei jeder Analyse des Anforderungswerts muss die Währung berücksichtigt werden, damit unterschiedliche Währungseinheiten nicht direkt miteinander verglichen werden.

Die Währung liefert den nötigen Kontext für Finanzdaten und ermöglicht es, Anforderungswerte aus verschiedenen Regionen korrekt zu interpretieren und zusammenzuführen.

In der Regel in den Kopfdaten der Bestellanforderung neben den Betragsfeldern zu finden.

Der Ablehnungsgrund ist ein Textfeld oder Code, der erklärt, warum eine Anforderung abgelehnt wurde. Genehmigende Personen geben diese Information an, damit die anfordernde Person die Rückmeldung erhält und die Anforderung gegebenenfalls ändern und erneut einreichen kann.

Dieses Attribut ist für die Ursachenanalyse von Prozessfehlern besonders wertvoll. Durch die Kategorisierung und Auswertung von Ablehnungsgründen können Unternehmen häufige Probleme erkennen, etwa „Falscher Sachkontocode“, „Budget überschritten“ oder „Nicht konformer Lieferant“. Daraus lassen sich gezielte Verbesserungen ableiten, zum Beispiel bessere Schulungen für anfordernde Personen, klarere Richtlinien oder Systemanpassungen zur Vermeidung häufiger Fehler.

Das Attribut zeigt direkt, warum Anforderungen scheitern. So können Sie Ursachen analysieren, Nacharbeit verringern und die Quote der Genehmigungen beim ersten Einreichen verbessern.

Wird üblicherweise in einem Kommentar- oder Notizfeld zur Aktivität „Abgelehnt“ oder zur Statusänderung erfasst.

Der Anforderer gibt das Datum „Benötigt bis“ als Frist für die Erfüllung der Anforderung an. Es dient als Zieltermin für den gesamten Beschaffungsprozess, von der Genehmigung der Anforderung bis zur endgültigen Lieferung.

Dieses Attribut ist wichtig, um die Termintreue des Prozesses und seine Ausrichtung an den geschäftlichen Anforderungen zu analysieren. Durch den Vergleich des Datums „Benötigt bis“ mit dem tatsächlichen Erstellungs- oder Lieferdatum der Bestellung können Unternehmen messen, ob sie ihre internen Service-Level-Vereinbarungen einhalten. So lässt sich unter anderem beurteilen, ob der Beschaffungsprozess schnell genug ist, um geschäftliche Fristen einzuhalten.

Das Datum dient als Vergleichswert, um die Prozessleistung an geschäftlichen Fristen zu messen und die Fähigkeit zur termingerechten Erfüllung zu bewerten.

Wird üblicherweise bei der Erstellung der Anforderung vom Benutzer eingegeben und im Kopf oder in den Positionsdetails der Anforderung gespeichert.

Der Benutzername gibt an, wer eine bestimmte Aktivität im Prozessprotokoll ausgeführt hat. Dieses allgemeine Attribut kann den Anforderer, eine bearbeitende Person, einen Genehmigenden oder andere Personen erfassen, die mit der Anforderung arbeiten.

Das Attribut ist grundlegend für die Analyse von Ressourcen und Automatisierung. Es hilft dabei, das Vier-Augen-Prinzip zu prüfen, also Übergaben zwischen verschiedenen Benutzern nachzuvollziehen. Außerdem lässt sich damit die Automatisierungsquote berechnen, indem Aktivitäten von System- oder Batch-Benutzern identifiziert werden. Die Auswertung der Aktivitäten nach Benutzer zeigt, wie die verschiedenen Rollen im Prozess zusammenarbeiten.

Dieses Attribut ist wichtig, um Übergaben zwischen Benutzern nachzuvollziehen, die Automatisierung zu analysieren und einzelne Prozessschritte den jeweils verantwortlichen Personen zuzuordnen.

Zu finden in den Audit-Trail- oder Event-Log-Daten jeder Transaktion, häufig als Benutzer-ID gespeichert.

Die Dringlichkeitsstufe, manchmal auch Priorität genannt, gibt an, wie schnell die angeforderten Waren oder Dienstleistungen benötigt werden. Diese Einstufung kann beeinflussen, wie das Einkaufsteam und die genehmigenden Personen die Anforderung weiterleiten und priorisieren.

Eine Auswertung der Prozessleistung nach Dringlichkeitsstufe zeigt, ob der Prozess auf die geschäftlichen Anforderungen reagiert. So lässt sich prüfen, ob Anforderungen mit hoher Dringlichkeit tatsächlich schneller bearbeitet werden als solche mit niedriger Dringlichkeit. Ist das nicht der Fall, kann dies auf einen Engpass oder eine unzureichende Priorisierung hinweisen, der behoben werden sollte.

Damit lässt sich prüfen, ob dringende Anforderungen im Prozess tatsächlich Vorrang erhalten und ob die angegebene Dringlichkeit mit der Bearbeitungsgeschwindigkeit übereinstimmt.

In der Regel ein optionales oder verpflichtendes Feld im Formular zur Erstellung der Anforderung, das im Anforderungskopf gespeichert wird.

Der Name der genehmigenden Person bezeichnet die Person, Rolle oder Gruppe, die im Workflow einen Genehmigungs- oder Ablehnungsschritt ausgeführt hat. Sie ist nicht mit der anfordernden Person oder einem Benutzer gleichzusetzen, der andere Aktivitäten ausführt.

Dieses Attribut ist wichtig für die Analyse des Genehmigungsprozesses. Es zeigt beispielsweise, wie lange einzelne genehmigende Personen im Durchschnitt für eine Entscheidung benötigen. Außerdem lässt sich die Arbeitslastverteilung untersuchen und feststellen, ob bestimmte Personen den Prozess ausbremsen. Die Analyse unterstützt eine bessere Ressourcenverteilung und Leistungssteuerung innerhalb der Genehmigungskette.

Damit lässt sich der Genehmigungs-Workflow detailliert analysieren, einschließlich Arbeitslast und Leistung der genehmigenden Personen sowie möglicher Engpässe.

Wird im Ereignis- oder Audit-Protokoll für genehmigungsbezogene Aktivitäten erfasst. Gegebenenfalls muss das Attribut mit den Personalstammdaten verknüpft werden.