Ihr Daten-Template für Purchase to Pay, Bestellanforderung

Der Aktivitätsname beschreibt einen einzelnen Schritt oder eine Statusänderung im Lebenszyklus der Bestellanforderung. Er liefert eine verständliche Bezeichnung für Ereignisse wie „Bestellanforderung eingereicht“, „Genehmigungsschritt gestartet“ oder „Bestellanforderung abgelehnt“ und bildet damit die Grundlage der Prozesslandkarte.

Dieses Attribut ist für die Prozesserkennung und -analyse von zentraler Bedeutung. Durch die zeitliche Anordnung dieser Aktivitäten können Process-Mining-Tools den tatsächlichen Prozessfluss visualisieren, Abweichungen vom Standardverfahren erkennen und Engpässe oder Nacharbeitschleifen lokalisieren. Konsistente und aussagekräftige Aktivitätsnamen sind entscheidend für ein verständliches und umsetzbares Prozessmodell.

Es definiert die einzelnen Prozessschritte, die für die Visualisierung der Prozesslandkarte und die Analyse des Prozessflusses erforderlich sind.

Häufig aus Event Logs, Tabellen zu Statusänderungen oder Transaktionscodes abgeleitet, die mit dem Dokument der Bestellanforderung verbunden sind.

Die Ereigniszeit, häufig als Timestamp bezeichnet, erfasst den genauen Zeitpunkt, an dem eine Aktivität stattgefunden hat. Diese Daten sind entscheidend für die korrekte Reihenfolge der Ereignisse und für jede zeitbasierte Prozessanalyse, einschließlich der Berechnung von Durchlaufzeiten, der Identifizierung von Engpässen und der Leistungsüberwachung.

Im Process Mining werden Timestamps verwendet, um die Aktivitäten innerhalb jedes Cases zu ordnen und die Dauer zwischen verschiedenen Schritten zu messen. Die Analyse dieser Zeitspannen macht Verzögerungen sichtbar, hilft bei der Ursachenanalyse langer Durchlaufzeiten und zeigt, ob Service-Level-Agreements eingehalten werden. Genaue und vollständige Timestamp-Daten sind eine Voraussetzung für jede aussagekräftige Leistungsanalyse.

Dieser Timestamp ist entscheidend für die Reihenfolge der Ereignisse, die Berechnung von Durchlaufzeiten sowie die Analyse der Prozessleistung und von Engpässen.

Üblicherweise in Systemprüfprotokollen, Event Logs oder als Erstellungs- beziehungsweise Änderungsdatum in Transaktionsdatensätzen erfasst.

Die ID der Bestellanforderung ist ein eindeutiger Schlüssel, der jedem Bestelldokument bei seiner Erstellung zugewiesen wird. Sie dient als zentrale Referenz für alle Aktivitäten, Änderungen und Genehmigungen, die vom Start bis zum Abschluss mit einer einzelnen Anforderung verbunden sind.

Im Process Mining ist diese ID entscheidend für die Case-Korrelation. Sie ermöglicht es dem System, den durchgängigen Ablauf jeder Bestellanforderung zu rekonstruieren und unterschiedliche Ereignisse wie „Bestellanforderung erstellt“, „Genehmigungsschritt genehmigt“ und „Bestellung erstellt“ zu einem konsistenten Prozessfluss zu verbinden. Ohne eine konsistente und eindeutige Case-ID lassen sich Prozessvarianten, Durchlaufzeiten und Ergebnisse nicht analysieren.

Dieser Schlüssel ist entscheidend für die Nachverfolgung des gesamten Lebenszyklus einer Bestellanforderung. Er verbindet alle zugehörigen Ereignisse zu einer einzelnen Prozessinstanz.

Üblicherweise in den Kopfdaten der Transaktion zur Bestellanforderung oder in der Dokumenttabelle zu finden.

Der Timestamp der letzten Datenaktualisierung zeigt, wie aktuell die analysierten Daten sind. Er gibt an, wann der Datensatz zuletzt aus dem Quellsystem extrahiert und in die Process-Mining-Umgebung geladen wurde.

Dieses Attribut ist für die operative Überwachung und dafür entscheidend, dass Analysen auf aktuellen Informationen basieren. Es hilft Benutzern, die mögliche Verzögerung zwischen realen Ereignissen und ihrer Darstellung im Prozessmodell einzuschätzen. Dashboards und KPIs zur Überwachung laufender Vorgänge stützen sich auf diese Information, um zeitnahe und relevante Erkenntnisse bereitzustellen.

Es informiert Benutzer über die Aktualität der Daten. Das ist entscheidend, damit Analysen relevant und auf dem neuesten Stand bleiben.

Üblicherweise während des Ladens der Daten durch das Datenintegrations- oder ETL-Tool (Extract, Transform, Load) hinzugefügt.

Das Attribut „Quellsystem“ gibt die Herkunft der Prozessdaten an. In Unternehmen mit mehreren Systemen, etwa einem zentralen ERP-System und einem spezialisierten E-Procurement-Tool, hilft dieses Feld, Daten aus unterschiedlichen Quellen zu unterscheiden.

Diese Information ist für die Datenvalidierung, die Fehleranalyse und das Verständnis systemabhängiger Prozessvarianten wertvoll. Bestellanforderungen aus einem System können beispielsweise einen anderen Genehmigungsweg oder eine kürzere Durchlaufzeit aufweisen als Anforderungen aus einem anderen System. Die Analyse nach Quellsystem kann Integrationsprobleme oder Möglichkeiten zur Systemkonsolidierung aufzeigen.

Es liefert Kontext zur Datenherkunft. Das ist entscheidend für die Datenvalidierung und die Analyse von Prozessunterschieden zwischen mehreren Systemen.

Häufig ein statischer Wert, der während der Datenextraktion hinzugefügt wird, oder in technischen Metadatenfeldern zu finden.

Das Attribut „Abteilung“ bezeichnet die für den Einkauf verantwortliche Organisationseinheit, beispielsweise „Marketing“, „IT“ oder „Finanzen“. Es ist ein wichtiger Bestandteil der Finanz- und Organisationsdaten für Budgetierung und Kostenverrechnung.

Im Process Mining ist die Analyse nach Abteilung eine verbreitete und aussagekräftige Methode. Sie ermöglicht den Leistungsvergleich zwischen verschiedenen Geschäftsbereichen und zeigt, welche Abteilungen besonders effizient arbeiten oder Unterstützung benötigen. Dabei können Unterschiede bei Durchlaufzeit, Genehmigungsquote oder Compliance sichtbar werden, die auf abteilungsspezifische Einkaufsgewohnheiten oder interne Prozesse zurückzuführen sind.

Es ermöglicht Leistungsvergleiche und Kostenanalysen zwischen verschiedenen Geschäftsbereichen und macht abteilungsspezifische Prozessmuster sichtbar.

Üblicherweise in den Kopf- oder Positionsdaten der Bestellanforderung verfügbar und mit der Organisationsstruktur des Unternehmens verknüpft.

Die Art der Bestellanforderung klassifiziert die Einkaufsanforderung nach ihrer Beschaffenheit oder ihrem Zweck. Beispiele sind Anforderungen für Standardmaterialien, Dienstleistungen, Investitionsausgaben oder Artikel aus einem bestimmten Katalog. Diese Klassifizierung bestimmt häufig den Genehmigungs-Workflow und die buchhalterische Behandlung.

Die Analyse nach Art der Bestellanforderung zeigt, ob unterschiedliche Anforderungstypen verschiedene Prozesswege durchlaufen oder unterschiedliche Effizienzniveaus aufweisen. Bestellanforderungen für Investitionsausgaben können beispielsweise wegen zusätzlicher Genehmigungsstufen längere Durchlaufzeiten haben, während Anforderungen für Standardartikel aus einem Katalog weitgehend automatisiert sein können. Diese Analyse unterstützt die Gestaltung und Optimierung typspezifischer Prozessvarianten.

Sie ermöglicht die Analyse verschiedener Prozesswege, da die Art der Bestellanforderung häufig den erforderlichen Genehmigungs-Workflow und die Komplexität bestimmt.

Diese Information wird üblicherweise als Dokumenttyp oder Kategoriecode in den Kopfdaten der Bestellanforderung gespeichert.

Die Bestellnummer ist die eindeutige Nummer des Bestelldokuments, das aus einer genehmigten Bestellanforderung erstellt wurde. Dieses Feld verbindet den Prozess der Bestellanforderung mit den nachfolgenden Beschaffungs- und Zahlungsprozessen.

Dieses Attribut ist für die Analyse der Effizienz bei der Umwandlung von Bestellanforderungen in Bestellungen entscheidend. Es bestätigt, dass aus einer Bestellanforderung erfolgreich eine Bestellung entstanden ist, und ermöglicht die Messung der dafür benötigten Zeit. Durch die Analyse, für welche Bestellanforderungen eine zugehörige Bestellung existiert, können Unternehmen die Wirksamkeit der vorgelagerten Beschaffungsphase bewerten und genehmigte, aber nie erfüllte Anforderungen identifizieren.

Es verbindet die Bestellanforderung mit dem nachfolgenden Beschaffungsprozess und ermöglicht die Analyse von Quoten und Zeiten bei der Umwandlung von Bestellanforderungen in Bestellungen.

Häufig in den Dokumentdaten der Bestellanforderung zu finden, nachdem eine Bestellung erstellt wurde, teilweise auch in einer Tabelle zu verknüpften Dokumenten oder im Dokumentfluss.

Der Betrag der Bestellanforderung entspricht dem gesamten finanziellen Wert aller angeforderten Artikel und Dienstleistungen. Er ist eine zentrale Finanzkennzahl im gesamten Beschaffungsprozess.

In der Prozessanalyse ist dieses Attribut für wertbasierte Filterungen und Auswertungen von großer Bedeutung. Es ermöglicht die Einteilung von Bestellanforderungen in Kategorien wie hoher oder niedriger Wert, die häufig unterschiedlichen Genehmigungs-Workflows und Risikoprofilen unterliegen. Die Analyse von Durchlaufzeiten oder Ablehnungsquoten nach Betrag kann zeigen, dass Anforderungen mit hohem Wert deutlich länger bis zur Genehmigung benötigen oder häufiger abgelehnt werden. Das liefert einen Ansatzpunkt für Prozessverbesserungen.

Es ermöglicht eine wertbasierte Analyse. Dadurch lassen sich Bestellanforderungen mit hohem Wert priorisieren und die Auswirkungen des finanziellen Werts auf das Prozessverhalten nachvollziehen.

Üblicherweise in den Kopfdaten der Transaktion zur Bestellanforderung oder in der Dokumenttabelle zu finden.

Der Name des Anforderers identifiziert die Person, die den Einkaufsbedarf initiiert hat. Dabei handelt es sich üblicherweise um den Fachanwender, der Waren oder Dienstleistungen benötigt.

Die Analyse des Prozesses nach Anforderer kann Muster bei bestimmten Personen oder Gruppen sichtbar machen. So lässt sich beispielsweise erkennen, ob bestimmte Anforderer häufig unvollständige oder nicht konforme Bestellanforderungen einreichen, die Nacharbeit erfordern. Diese Informationen können für gezielte Schulungen oder zur Vereinfachung des Anforderungsprozesses für häufige Benutzergruppen eingesetzt werden. Dadurch verbessern sich Effizienz und Compliance.

Es hilft, benutzerspezifische Verhaltensmuster zu erkennen und gezielte Schulungen sowie Prozessverbesserungen für einzelne Personen oder Teams abzuleiten.

In den Kopfdaten der Bestellanforderung zu finden, häufig verknüpft mit den Stammdaten der Mitarbeiter.

Der Status der Bestellanforderung gibt den Zustand der Anforderung zu einem bestimmten Zeitpunkt oder ihr endgültiges Ergebnis an. Häufige Statuswerte sind „In Progress“, „Pending Approval“, „Approved“, „Rejected“ und „Closed“.

Dieses Attribut ist für die Ergebnisanalyse und die operative Überwachung unerlässlich. Analysten können damit Bestellanforderungen nach ihrem endgültigen Status filtern und Kennzahlen wie Ablehnungsquoten oder Umwandlungsquoten in Bestellungen berechnen. Im operativen Kontext zeigt es Teams die aktuelle Arbeitslast, etwa die Anzahl der Bestellanforderungen, die auf Genehmigung warten. So können sie Aufgaben priorisieren und Ressourcen gezielt steuern.

Es bietet einen klaren Überblick über die Ergebnisse von Bestellanforderungen, ermöglicht die Berechnung wichtiger Kennzahlen wie Ablehnungsquoten und unterstützt die Steuerung der operativen Arbeitslast.

Üblicherweise im Statusfeld des Kopfes des Dokuments der Bestellanforderung zu finden.

Das Attribut „Währung“ gibt die Geldeinheit des Betrags der Bestellanforderung an. In multinationalen Unternehmen können Bestellanforderungen je nach Standort des Anforderers oder Lieferanten in unterschiedlichen Währungen erstellt werden.

Dieses Feld ist für eine korrekte Finanzberichterstattung und -analyse unerlässlich. Es stellt sicher, dass Geldwerte richtig interpretiert werden, und ermöglicht eine korrekte Umrechnung bei der Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Regionen. Bei jeder Analyse des Werts von Bestellanforderungen muss die Währung berücksichtigt werden, damit unterschiedliche Geldeinheiten nicht direkt miteinander verglichen werden.

Es liefert den erforderlichen Kontext für Finanzdaten und stellt die korrekte Interpretation und Zusammenführung von Werten der Bestellanforderungen über mehrere Regionen hinweg sicher.

Üblicherweise in den Kopfdaten der Transaktion zur Bestellanforderung neben den Betragsfeldern zu finden.

Der Ablehnungsgrund ist ein Textfeld oder Code, der erklärt, warum eine Bestellanforderung abgelehnt wurde. Genehmiger geben diese Information an, um dem Anforderer eine Rückmeldung zu geben. Dieser muss die Anforderung möglicherweise ändern und erneut einreichen.

Dieses Attribut ist für die Ursachenanalyse von Prozessfehlern besonders wertvoll. Durch die Kategorisierung und Analyse von Ablehnungsgründen können Unternehmen häufige Probleme wie „Falscher Sachkonto-Code“, „Budget überschritten“ oder „Nicht konformer Lieferant“ erkennen. Diese Erkenntnisse können gezielte Verbesserungen anstoßen, etwa bessere Schulungen für Anforderer, klarere Richtlinien oder Systemanpassungen zur Vermeidung typischer Fehler.

Es zeigt unmittelbar, warum Bestellanforderungen scheitern, und ermöglicht eine Ursachenanalyse zur Verringerung von Nacharbeit und zur Verbesserung der Genehmigungsquote beim ersten Versuch.

Üblicherweise in einem Kommentarfeld oder Notizfeld erfasst, das mit der Aktivität oder Statusänderung „Rejected“ verbunden ist.

Das Benötigt-bis-Datum wird vom Anforderer angegeben und bezeichnet die Frist für die Erfüllung. Dieses Datum dient als Zielvorgabe für den gesamten Beschaffungsprozess, von der Genehmigung der Bestellanforderung bis zur endgültigen Lieferung.

Dieses Attribut ist wichtig für die Analyse der Termintreue des Prozesses und seiner Ausrichtung an den Geschäftsanforderungen. Durch den Vergleich des Benötigt-bis-Datums mit dem tatsächlichen Erstellungsdatum der Bestellung oder dem Lieferdatum können Unternehmen messen, wie zuverlässig sie interne Service-Level-Agreements einhalten. So lässt sich unter anderem beurteilen, ob der Beschaffungsprozess schnell genug ist, um geschäftliche Fristen einzuhalten.

Es liefert einen Maßstab für die Bewertung der Prozessleistung anhand geschäftlicher Fristen und für die Beurteilung, ob Anforderungen termingerecht erfüllt werden können.

Wird in der Regel während der Erstellung der Bestellanforderung vom Benutzer eingegeben und im Kopf oder in den Positionsdetails der Bestellanforderung gespeichert.

Der Benutzername identifiziert die Person, die für eine bestimmte Aktivität im Prozessprotokoll verantwortlich ist. Dieses allgemeine Attribut kann den Anforderer, einen Bearbeiter, einen Genehmiger oder jede andere Person erfassen, die mit der Bestellanforderung interagiert.

Dieses Attribut ist für die Analyse von Ressourcen und Automatisierung von grundlegender Bedeutung. Es hilft, das Vier-Augen-Prinzip, also Übergaben zwischen verschiedenen Benutzern, zu verstehen. Außerdem kann es zur Berechnung von Automatisierungsquoten verwendet werden, indem Aktivitäten identifiziert werden, die von System- oder Batch-Benutzern ausgeführt werden. Die Analyse nach Benutzer zeigt, wie verschiedene Rollen mit dem Prozess interagieren.

Dieses Attribut ist entscheidend, um Benutzerübergaben zu verstehen, Automatisierung zu analysieren und bestimmte Prozessschritte dem richtigen Akteur zuzuordnen.

In den Prüfprotokoll- oder Event-Log-Daten jeder Transaktion zu finden, häufig als Benutzer-ID gespeichert.

Die Dringlichkeitsstufe, teilweise auch als Priorität bezeichnet, wird von Anforderern verwendet, um anzugeben, wie schnell die benötigten Waren oder Dienstleistungen erforderlich sind. Diese Klassifizierung kann beeinflussen, wie das Beschaffungsteam und die Genehmiger die Bestellanforderung weiterleiten und priorisieren.

Die Analyse der Prozessleistung nach Dringlichkeitsstufe zeigt, ob der Prozess auf die Geschäftsanforderungen reagiert. So lässt sich beispielsweise prüfen, ob Anforderungen mit hoher Dringlichkeit tatsächlich schneller bearbeitet werden als Anforderungen mit niedriger Dringlichkeit. Ist dies nicht der Fall, kann dies auf einen Engpass oder eine fehlerhafte Priorisierungslogik hinweisen.

Es hilft zu bewerten, ob der Prozess dringende Anforderungen wirksam priorisiert und ob die angegebene Dringlichkeit mit der tatsächlichen Bearbeitungsgeschwindigkeit übereinstimmt.

Üblicherweise ein optionales oder verpflichtendes Feld im Formular zur Erstellung der Bestellanforderung, das im Kopf der Bestellanforderung gespeichert wird.

Der Name des Genehmigers identifiziert die Person, Rolle oder Gruppe, die einen Genehmigungs- oder Ablehnungsschritt im Workflow ausgeführt hat. Dieses Attribut unterscheidet sich vom Anforderer oder von allgemeinen Benutzern, die andere Aktivitäten ausführen können.

Es ist zentral für die Analyse des Genehmigungsprozesses. Damit lässt sich die Leistung von Genehmigern messen, etwa anhand der durchschnittlichen Zeit bis zu einer Entscheidung. Außerdem wird die Verteilung der Arbeitslast sichtbar, sodass sich Genehmiger identifizieren lassen, die Engpässe im Prozess verursachen. Diese Analyse unterstützt eine bessere Ressourcenplanung und Leistungssteuerung innerhalb der Genehmigungskette.

Es ermöglicht eine detaillierte Analyse des Genehmigungs-Workflows, einschließlich Arbeitslast und Leistung der Genehmiger sowie der Identifizierung von Engpässen.

Im Ereignis- oder Prüfprotokoll für genehmigungsbezogene Aktivitäten erfasst. Möglicherweise ist eine Verknüpfung mit den Mitarbeiterstammdaten erforderlich.