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Ihre Order-to-Cash – Abrechnungs- & Fakturierungsdaten-Vorlage

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Order to Cash – Abrechnungs- & Fakturierungsattribute (20) Order to Cash – Abrechnungs- & Fakturierungsaktivitäten (13) Extraktionsleitfäden (3)

Ihre Order-to-Cash – Abrechnungs- & Fakturierungsdaten-Vorlage

Diese Vorlage provideiert einen Comprehensive Overview der Essential Data Attributes und Activities Required to Effectively Analyze your Order to Cash – Billing & Invoicing Process. It outlines the Specific Information to Collect for your Event Log, along with Practical Guidance on Extracting this Data. Use this Resource to Streamline your Process Mining Initiatives and Gain Valuable Erkenntnisse.

Empfohlene Attribute zur Erfassung
Wichtige Aktivitäten zur Verfolgung
Extraktionsanleitung

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Order to Cash – Abrechnungs- & Fakturierungsattribute

Dies sind die empfohlenen Datenfelder, die Sie in Ihr Event Log aufnehmen sollten, um eine umfassende Order-to-Cash – Abrechnungs- & Fakturierungsanalyse zu ermöglichen und sicherzustellen, dass alle kritischen Informationen erfasst werden.

3 Erforderlich 5 Empfohlen 12 Optional

	Name	Beschreibung
	Aktivitätsname ActivityName	Der Name des spezifischen Geschäftsereignisses, das im Abrechnungsprozess aufgetreten ist.
Beschreibung Dieses Attribut beschreibt den Schritt oder Meilenstein, der innerhalb des Rechnungslebenszyklus erreicht wurde, wie z.B. "Invoice Generated" oder "Payment Received". Diese Aktivitäten bilden die Knoten in der Prozesslandkarte. Die Analyse der Abfolge der Activity Name ist grundlegend für Process Mining. Sie deckt den tatsächlichen Prozessfluss auf und ermöglicht einen Vergleich mit dem entworfenen Prozess. Sie wird verwendet, um Abweichungen, Bottlenecks zwischen spezifischen Schritten und Rework Loops zu identifizieren, und unterstützt direkt Dashboards wie "Billing Process Rework & Errors" und "Billing Compliance Violation Report". Bedeutung Es definiert die Schritte des Prozesses, bildet das Rückgrat der Prozesslandkarte und ermöglicht die Analyse von Workflow, Bottlenecks und Abweichungen. Datenquelle Dies wird typischerweise aus Changes to the Status Field on the Invoice Object oder from Records in Related Objects like Task or Event, which Track Specific Actions, abgeleitet. Beispiele Rechnung erstelltRechnung freigegebenRechnung an Kunden gesendet`Zahlung erhalten`
	Ereigniszeit EventTime	Der `Timestamp`, der angibt, wann eine spezifische `Aktivität` aufgetreten ist.
Beschreibung Dieses Attribut liefert Datum und Uhrzeit für jede Aktivität, was für die chronologische Reihenfolge und Leistungsanalyse entscheidend ist. Die Timestamps legen die Ereignisabfolge fest und ermöglichen die Berechnung von Dauern dazwischen. In der Prozessanalyse wird die Event Time zur Berechnung aller zeitbasierten Metriken verwendet, einschließlich Zykluszeiten, Wartezeiten und Dauern spezifischer Aktivitäten. Sie ist die Grundlage für KPIs wie "Average Invoice Cycle Time" und "DSO" und treibt Dashboards wie "Invoice Approval Cycle Time" und "Payment Reconciliation Performance" an. Bedeutung Dieser Timestamp ist Critical for Sequencing Events Correctly and Calculating All Performance Metrics, such as Cycle Times and Durations, which are Key to Identifying Delays. Datenquelle Diese Daten stammen oft aus systemgenerierten Timestamp-Feldern wie `CreatedDate` oder `LastModifiedDate` auf dem Rechnungsobjekt oder zugehörigen Task-/Event-Datensätzen. Beispiele 2023-04-15T10:00:00Z2023-04-16T14:30:00Z2023-05-20T09:05:12Z
	Rechnungsnummer InvoiceNumber	Die eindeutige Kennung für jede Rechnung, die als primärer Case-Identifier für den Abrechnungsprozess dient.
Beschreibung Die Rechnungsnummer ist das zentrale Attribut, das alle zugehörigen Abrechnungsaktivitäten zu einem einzigen Case gruppiert. Jede Nummer repräsentiert ein separates Abrechnungsdokument, das an einen Kunden gesendet wurde. In der Process Mining Analyse ermöglicht dieses Attribut die End-to-End-Verfolgung des Lebenszyklus einer Rechnung, von ihrer Erstellung bis zur finalen Zahlung und zum Abschluss. Es ist unerlässlich für die Erstellung der Prozesslandkarte und die Berechnung Case-spezifischer KPIs wie "Average Invoice Cycle Time" und "Days Sales Outstanding". Die Analyse von Prozessen nach Rechnungsnummer hilft, Bottlenecks, Nacharbeitszyklen und Compliance-Abweichungen für einzelne Abrechnungsvorgänge zu identifizieren. Bedeutung Dies ist der essentielle Key, um alle related Billing Events together zu linken und so eine Complete, End-to-End View des Invoicing-Prozesses für jede Unique Transaction zu enablen. Datenquelle Dies ist typischerweise der Primary Key des Invoice-Objekts in Salesforce Sales Cloud, oft repräsentiert durch die `InvoiceNumber` oder ein ähnliches Unique ID Field. Beispiele INV-00582INV-01934INV-10345
	Abrechnungsabteilung BillingDepartment	Die Abteilung oder das Team, das für die Abrechnungsaktivität verantwortlich ist.
Beschreibung Dieses Attribut spezifiziert die funktionale Gruppe, wie z.B. "Accounts Receivable" oder "Sales Operations", der der verantwortliche Benutzer angehört. Dies wird typischerweise aus dem Profil oder der Rolle des Benutzers in Salesforce abgeleitet. Die Analyse der Performance nach Abteilung ist entscheidend, um Prozesseigentum zu verstehen und systemische Probleme innerhalb spezifischer Teams zu identifizieren. Sie wird in den Dashboards "Payment Reconciliation Performance" und "Billing Team Workload & Performance" verwendet, um Effizienz und Ressourcenauslastung über verschiedene Funktionsbereiche hinweg zu vergleichen. Bedeutung Dies ermöglicht eine Leistungsanalyse auf Team- oder Abteilungsebene und hilft, gruppenspezifische Bottlenecks, Ressourcenengpässe oder Schulungslücken zu identifizieren. Datenquelle Diese Informationen sind üblicherweise auf dem User-Objekt in Salesforce, in Feldern wie `Department` oder `Role.Name`, gespeichert. Beispiele ForderungsmanagementFinanzabläufeInkassoteam
	Rechnungsgesamtbetrag InvoiceTotalAmount	Der monetäre Gesamtwert der Rechnung.
Beschreibung Dieses Attribut repräsentiert den vom Kunden für die gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen geschuldeten Gesamtbetrag. Es ist eine zentrale finanzielle Metrik, die jedem Rechnungs-Case zugeordnet ist. Die Analyse des Invoice Total Amount hilft, hochwertige Rechnungen zu priorisieren und zu verstehen, wie sich die Prozessperformance bei kleinen versus großen Transaktionen unterscheidet. Sie kann zur Segmentierung der Analyse in Dashboards verwendet werden, um beispielsweise zu sehen, ob Rechnungen mit höherem Wert längere Approval Times haben oder später bezahlt werden. Dies ist wichtig, um das Finanzrisiko zu managen und Inkassobemühungen effektiv zu fokussieren. Bedeutung Dies ermöglicht eine Finanzwirkungsanalyse, die hilft, hochwertige Rechnungen zu priorisieren und zu verstehen, wie monetäre Werte das Prozessverhalten beeinflussen, wie z.B. Genehmigungszeiten oder Zahlungsverzögerungen. Datenquelle Dies wäre likely ein Standard Currency Field on the Invoice Object, possibly named `GrandTotal` or a similar Summary Field. Beispiele 5400.5012500.00850.75
	Rechnungsstatus InvoiceStatus	Der aktuelle Status der Rechnung in ihrem Lebenszyklus.
Beschreibung Dieses Attribut spiegelt den aktuellen Status der Rechnung wider, zum Beispiel "Draft", "Awaiting Approval", "Sent", "Paid" oder "Void". Es bietet einen Überblick darüber, wo sich die Rechnung zu jedem Zeitpunkt im Prozess befindet. Der Invoice Status ist eine kritische Dimension für Filterung und Segmentierung. Er ermöglicht Analysten, sich auf spezifische Rechnungskohorten zu konzentrieren, wie z.B. alle Rechnungen, die derzeit auf Zahlung warten, oder alle abgelehnten Rechnungen. Dies hilft bei der Priorisierung der Arbeit und der Analyse der Merkmale von Rechnungen, die in bestimmten Phasen stecken bleiben. Bedeutung Es bietet einen klaren Schnappschuss des aktuellen Rechnungsstatus, was das Filtern und Analysieren von offenen, geschlossenen oder problematischen Fällen ermöglicht. Datenquelle Dies ist typischerweise ein Standard-Picklist-Feld namens `Status` auf dem Invoice-Objekt in Salesforce. Beispiele Genehmigung ausstehendGenehmigtAn Kunden gesendetBezahltAbgeschrieben
	Verantwortlicher Benutzer UserResponsible	Der Benutzer oder Agent, der die Aktivität durchgeführt hat.
Beschreibung Dieses Attribut identifiziert den spezifischen Salesforce-Benutzer, der für eine bestimmte Aktivität verantwortlich ist, wie das Genehmigen einer Rechnung oder das Buchen einer Zahlung. Es ist oft mit dem Benutzer verknüpft, der den Datensatz zuletzt geändert oder die Aufgabe besitzt. Die Analyse des Prozesses nach Verantwortlichem Benutzer ist entscheidend, um Teamleistung, Arbeitslastverteilung und Schulungsbedarfe zu verstehen. Sie unterstützt direkt das Dashboard "Billing Team Workload & Performance", indem sie Leistungsvergleiche und Ressourcenallokationsanalysen ermöglicht. Sie hilft auch bei der Ursachenanalyse, wenn Verzögerungen oder Fehler untersucht werden. Bedeutung Es ermöglicht die Analyse der individuellen und Teamleistung, den Ausgleich der Arbeitslast und hilft, Top-Performer oder Benutzer mit zusätzlichem Schulungsbedarf zu identifizieren. Datenquelle Dies findet sich in Feldern wie `LastModifiedById` auf dem Rechnungsobjekt oder `OwnerId` auf zugehörigen Task- oder benutzerdefinierten Objekten. Diese IDs müssten mit dem User-Objekt gejoint werden, um den Namen des Users abzurufen. Beispiele Alice JohnsonBob WilliamsCharlie Brown
	Zahlungsfälligkeitsdatum PaymentDueDate	Das Datum, bis zu dem der Kunde die Rechnung bezahlen muss.
Beschreibung Dieses Attribut spezifiziert die Zahlungsfrist, wie auf der Rechnung angegeben. Es wird basierend auf dem Rechnungsdatum und den vereinbarten Zahlungsbedingungen berechnet. Das Payment Due Date ist ein kritischer Datenpunkt für die Finanzplanung und das Collections Management. Es ist die Grundlage, anhand derer die tatsächliche Zahlungsperformance gemessen wird. Es ist unerlässlich für die Berechnung des KPIs "On-Time Payment Rate" und für Dashboards, die die Zahlungspünktlichkeit verfolgen, wie z.B. "Days Sales Outstanding (DSO) Trend". Bedeutung Dies ist der Benchmark zur Messung der Payment Performance, zur Calculating des DSO und zum Triggering von Collection Activities wie Payment Reminders. Datenquelle Dies ist ein Standard-Datumsfeld auf dem Salesforce Invoice-Objekt, oft `DueDate` genannt. Beispiele 2023-05-152023-06-302023-07-01
	Account-Inhaber AccountOwner	Der Vertriebsmitarbeiter oder Account Manager, der für das Kundenkonto verantwortlich ist.
Beschreibung Dieses Attribut identifiziert den internen Betreuer der Kundenbeziehung. Dies ist typischerweise der Vertriebsmitarbeiter oder Account Manager, der dem Account in Salesforce zugewiesen ist. Obwohl nicht direkt an der Abrechnung beteiligt, kann der Account Owner eine relevante Dimension für die Analyse sein. Probleme im Abrechnungsprozess können die Kundenbeziehung beeinflussen, und dieses Attribut hilft, Prozessleistungsdaten mit der kommerziellen Seite des Geschäfts zu verknüpfen. Es kann verwendet werden, um zu sehen, ob Accounts, die von bestimmten Inhabern verwaltet werden, mehr Abrechnungsprobleme aufweisen. Bedeutung Verknüpft die Performance des Abrechnungsprozesses mit dem Betreuer der Kundenbeziehung, um die geschäftlichen Auswirkungen von Rechnungsfehlern oder -verzögerungen besser zu verstehen. Datenquelle Dies ist das Feld `Owner.Name` vom Account-Objekt, das mit der Invoice related ist. Beispiele David MillerSophia GarciaJames Wilson
	Days Sales Outstanding DaysSalesOutstanding	Die Anzahl der Tage vom Versand der Rechnung bis zum Eingang der Zahlung.
Beschreibung Days Sales Outstanding (DSO) ist eine kritische Finanzkennzahl, die die durchschnittliche Anzahl der Tage misst, die ein Unternehmen benötigt, um Zahlungen nach einem Verkauf einzuziehen. Er wird als die Zeit zwischen dem Event 'Rechnung an Kunden gesendet' und dem Event 'Kundenzahlung erhalten' berechnet. Dieser KPI ist ein primärer Fokus des Order-to-Cash-Prozesses, und dieses Attribut macht ihn für jede einzelne Rechnung verfügbar. Er unterstützt direkt das Dashboard 'Days Sales Outstanding (DSO) Trend' und ist unerlässlich für die Überwachung und Verbesserung des Cashflows. Bedeutung Dies ist ein entscheidender KPI zur Messung der Effectiveness des Collections Process und seines direkten Impact auf den Cashflow des Unternehmens. Datenquelle Dies ist ein berechnetes Attribut. Die Berechnung lautet `(Timestamp('Customer Payment Received') - Timestamp('Invoice Sent to Customer'))`. Beispiele 32 Tage58 Tage29 Tage
	Endzeit des Events EventEndTime	Der Zeitstempel, der angibt, wann eine Aktivität abgeschlossen wurde.
Beschreibung Dieses Attribut erfasst die Abschlusszeit einer Aktivität. Während viele Abrechnungsaktivitäten sofortige Events sind, bei denen die Start Time der End Time entspricht, können einige, wie ein Genehmigungsschritt, eine messbare Dauer haben. Eine End Time ermöglicht die präzise Berechnung der Bearbeitungszeit einer Aktivität, d.h. die Dauer, in der ein Agent oder System aktiv an einer Aufgabe arbeitet. Sie hilft, zwischen aktiver Arbeitszeit und Wartezeit zu unterscheiden und bietet einen detaillierteren Blick auf die Prozesseffizienz. Bedeutung Es ermöglicht die Berechnung präziser Aktivitätsbearbeitungszeiten, wobei aktive Arbeit von inaktiver Wartezeit unterschieden wird, für eine genauere Effizienzanalyse. Datenquelle Dies ist oft kein Standardfeld. Es muss möglicherweise abgeleitet werden, indem die StartTime der nachfolgenden Activity im Case genommen oder in einem Custom Field erfasst wird. Beispiele 2023-04-15T10:05:00Z2023-04-16T14:32:10Z2023-05-20T09:05:12Z
	Ist Nacharbeit IsRework	Ein berechnetes Flag, das anzeigt, ob eine Rechnung einen Nacharbeitszyklus durchlaufen hat.
Beschreibung Dieses boolesche Attribut wird während der Datenverarbeitung abgeleitet. Es wird auf true gesetzt, wenn die Aktivitätssequenz einer Rechnung Hinweise auf Rework zeigt, wie z.B. die Rückkehr zu einer früheren Stage nach deren Durchlauf (e.g., "Invoice Corrected" nach "Invoice Approved"). Dieser Flag ist kritisch für die schnelle Identifizierung und Quantifizierung von Prozessineffizienzen. Er treibt direkt den KPI "Invoice Rework Rate" und das "Billing Process Rework & Errors" Dashboard an und ermöglicht Analysten, Cases mit kostspieligen und zeitaufwändigen Rework Loops zu isolieren und zu untersuchen. Bedeutung Dieser Flag quantifiziert direkt Prozessineffizienz, indem er Cases mit Korrekturschleifen identifiziert, und hilft so, Sources of Errors genau zu bestimmen und die Cost of Poor Quality zu berechnen. Datenquelle Dieses Attribut befindet sich nicht im Quellsystem. Es wird vom Process Mining Tool oder in der ETL-Schicht basierend auf der Reihenfolge der Aktivitäten für jeden Case berechnet. Beispiele truefalsch
	Ist verspätete Zahlung IsLatePayment	Ein berechnetes Flag, das anzeigt, ob die Zahlung nach dem Fälligkeitsdatum eingegangen ist.
Beschreibung Dieses boolesche Attribut wird durch den Vergleich des Timestamps "Customer Payment Received" mit dem "Payment Due Date" abgeleitet. Es ist wahr, wenn die Zahlung verspätet war, und falsch andernfalls. Dieser Flag vereinfacht die Analyse des Zahlungsverhaltens und die Wirksamkeit der Collections. Er ist die Basis für den KPI "On-Time Payment Rate" und hilft bei der Segmentierung von Kunden in On-Time- und Late-Payers für die weitere Analyse. Er liefert ein klares, binäres Ergebnis für die Zahlungsperformance jeder Rechnung. Bedeutung Dies provideiert eine Clear Success Metric für Collections, direkt supporting den "On-Time Payment Rate" KPI und enabling die Analysis of Factors Contributing to Late Payments. Datenquelle Dieses Attribut befindet sich nicht im Quellsystem. Es wird in der ETL-Schicht oder im Process Mining Tool berechnet, indem das Zahlungsdatum mit dem Feld `PaymentDueDate` verglichen wird. Beispiele truefalsch
	Kundenname CustomerName	Der Name des Kunden oder Kontos, das abgerechnet wird.
Beschreibung Dieses Attribut identifiziert den Kunden oder das Unternehmen, dem die Rechnung ausgestellt wird. Es wird typischerweise vom zugehörigen Account-Datensatz in Salesforce verknüpft. Die Analyse des Prozesses nach Kunden ist unerlässlich, um kundenspezifisches Verhalten zu verstehen und Probleme zu identifizieren, die Schlüsselkunden beeinflussen könnten. Sie kann aufdecken, ob bestimmte Kunden konsequent zu spät zahlen, mehr Nacharbeit erfordern oder komplexe Genehmigungszyklen haben. Dieser Einblick hilft beim Management von Kundenbeziehungen und der Anpassung der Inkassostrategien. Bedeutung Ermöglicht eine kundenorientierte Analyse zur Identifizierung von Mustern, wie z.B. welche Kunden häufig zu spät zahlen oder mehr Rechnungskorrekturen benötigen, wodurch das Kundenbeziehungsmanagement verbessert wird. Datenquelle Dies stammt aus dem Feld `Account.Name`, verknüpft über eine Lookup-Relationship vom Invoice-Objekt zum Account-Objekt. Beispiele ABC CorporationGlobal Tech Inc.Innovate Solutions LLC
	Land der Rechnungsstellung BillingCountry	Das in der Rechnungsadresse der Rechnung angegebene Land.
Beschreibung Dieses Attribut erfasst das Land der Rechnungsadresse des Kunden. Es ist eine wichtige geografische Dimension zur Segmentierung der Prozessdaten. Die Analyse des Abrechnungsprozesses nach Ländern ist unerlässlich, um regionale Unterschiede in Performance, Compliance und Kundenverhalten zu identifizieren. Sie kann aufdecken, ob bestimmte Länder längere Zahlungszyklen, unterschiedliche Nacharbeitsquoten oder spezifische regulatorische Anforderungen aufweisen, die den Prozess beeinflussen. Dies unterstützt die globale Prozessharmonisierung und lokalisierte Optimierungsbemühungen. Bedeutung Ermöglicht eine geografische Analyse zur Identifizierung regionaler Variationen in Leistung, Compliance-Anforderungen und Zahlungsverhalten. Datenquelle Dies ist Teil des Standard-Adressverbundfeldes auf dem Invoice-Objekt, typischerweise `BillingCountry`. Beispiele USADeutschlandJapanBrasilien
	Letzte Datenaktualisierung LastDataUpdate	Timestamp der letzten Datenaktualisierung vom Quellsystem.
Beschreibung Dieses Attribut gibt an, wann die Daten für die Process Mining Analyse zuletzt aus Salesforce Sales Cloud extrahiert wurden. Es ist ein Metadatenfeld, das bei jeder Aktualisierung auf den gesamten Datensatz angewendet wird. Dieser Timestamp ist entscheidend, damit Benutzer die Aktualität der Analyse verstehen. Er hilft ihnen zu wissen, ob die Dashboards und KPIs, die sie anzeigen, aktuell sind, was für zeitnahe und fundierte Geschäftsentscheidungen auf der Grundlage der Prozesseinblicke kritisch ist. Bedeutung Informiert Benutzer über die Aktualität der Daten, wodurch sichergestellt wird, dass Entscheidungen auf einer aktuellen und relevanten Prozessansicht basieren. Datenquelle Dieser Value wird generated und stamped onto the Dataset by the ETL Tool or Data Pipeline during each Execution. Beispiele 2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
	Quellsystem SourceSystem	Identifiziert das System, aus dem die Daten stammen.
Beschreibung Dieses Attribut spezifiziert die Quellanwendung, in der die Event-Daten generiert wurden. Für diesen Prozess wird es typischerweise "Salesforce Sales Cloud" sein. In Umgebungen mit mehreren integrierten Systemen ist dieses Feld entscheidend für die Datenherkunft und Fehlerbehebung. Es hilft beim Verständnis des Datenkontextes und stellt sicher, dass Events aus verschiedenen Systemen innerhalb des Process Mining Tools korrekt zusammengeführt und interpretiert werden. Bedeutung Es liefert entscheidenden Kontext zur Datenherkunft, was für Daten-Governance, Validierung und Analyse in Multi-System-Umgebungen unerlässlich ist. Datenquelle Dies ist typischerweise ein statischer Wert, der während des Datenextraktions-, Transformations- und Ladevorgangs (ETL) hinzugefügt wird, um die Herkunft des Datensatzes zu kennzeichnen. Beispiele `Salesforce Sales Cloud`SFSC
	Rechnungsdurchlaufzeit InvoiceCycleTime	Die gesamte verstrichene Zeit von der Rechnungserstellung bis zu ihrem Abschluss.
Beschreibung Diese berechnete Metrik misst die volle Duration des Billing-Prozesses für eine einzelne Invoice. Sie wird typischerweise als Zeitdifferenz zwischen dem Event "Invoice Generated" und dem Event "Invoice Closed" oder "Payment Reconciled" berechnet. Dies ist ein primärer KPI zur Messung der overall Efficiency des Billing-Prozesses. Er wird im "Average Invoice Cycle Time" KPI und dem "End-to-End Billing Cycle Overview" Dashboard verwendet, um Process Performance über Time zu monitoren und zu benchmarken. Reducing this Cycle Time can lead to faster Cash Conversion. Bedeutung Dies ist ein Key Performance Indicator, der die End-to-End-Effizienz des Billing-Prozesses misst und direkt den Cash Conversion Cycle impact. Datenquelle Diese Metrik ist nicht im Source System. Sie wird vom Process Mining Tool berechnet, indem der Timestamp des ersten Events vom Timestamp des letzten Events für jeden Case subtrahiert wird. Beispiele 25 Tage 4 Stunden45 Tage 12 Stunden60 Tage 2 Stunden
	Rechnungswährung InvoiceCurrency	Der Währungscode für den Rechnungsbetrag, wie USD oder EUR.
Beschreibung Dieses Attribut gibt die Währung an, in der die Rechnung denominiert ist. Es ist besonders wichtig für Organisationen, die in mehreren Ländern tätig sind. Dieses Feld liefert wesentlichen Kontext für jede Finanzanalyse. Es ermöglicht die korrekte Aggregation von monetären Werten und den Vergleich von Prozessmetriken über verschiedene Währungszonen hinweg. Es ist ein notwendiger Filter bei der Analyse von Finanz-KPIs, um das Vermischen verschiedener Währungen zu vermeiden. Bedeutung Bietet den notwendigen Kontext für alle monetären Werte und gewährleistet eine genaue Finanzanalyse und Berichterstattung, insbesondere bei multinationalen Operationen. Datenquelle Dies ist typischerweise das Standardfeld `CurrencyIsoCode`, verfügbar in Salesforce-Instanzen mit Multi-Currency Enabled. Beispiele USDEURGBPJPY
	Zahlungsbedingungen PaymentTerms	Die vereinbarten Bedingungen für die Rechnungszahlung, wie "Net 30" oder "Fällig bei Erhalt".
Beschreibung Dieses Attribut definiert die Regeln, wann und wie eine Rechnung bezahlt werden sollte. Es bestimmt oft die Berechnung des Payment Due Date und kann Bestimmungen für Skonti enthalten. Die Analyse nach Zahlungsbedingungen hilft zu verstehen, wie unterschiedliche Vereinbarungen das Zahlungsverhalten beeinflussen. Sie ist entscheidend für das Dashboard "Early Payment Discount Utilization", das Zahlungsdaten mit den Bedingungen vergleicht, um verpasste finanzielle Möglichkeiten zu identifizieren. Sie bietet auch Kontext dafür, warum einige Rechnungen längere oder kürzere Zahlungszyklen haben. Bedeutung Es liefert den Kontext für Zahlungsfristen und ist unerlässlich für die Analyse des Zahlungsverhaltens, des DSO und der Effektivität von Skontoprogrammen für frühzeitige Zahlungen. Datenquelle Diese Informationen sind wahrscheinlich in einem Picklist- oder Textfeld auf dem Rechnung oder dem zugehörigen Account-Objekt in Salesforce gespeichert. Beispiele Netto 30Netto 602% 10, Netto 30Zahlbar bei Erhalt

Erforderlich Empfohlen Optional

Order to Cash – Abrechnungs- & Fakturierungsaktivitäten

Dies sind die wichtigsten Prozessschritte und Meilensteine, die Sie in Ihrem Event Log erfassen sollten, um eine genaue Prozesserkenntnis und Leistungsbewertung zu gewährleisten.

5 Empfohlen 8 Optional

	Aktivität	Beschreibung
	Kundenzahlung eingegangen	Der Kunde hat eine Zahlung auf die Rechnung geleistet, und die Gelder sind eingegangen. Dies wird typischerweise durch die Erstellung eines zugehörigen "Payment"-Datensatzes und dessen Verknüpfung mit der Rechnung erfasst.
Bedeutung Dies ist der wichtigste Meilenstein im Cash Collection Part des Prozesses. Er ist der End Point für die DSO Calculation und signifiert den Successful Receipt of Revenue. Datenquelle Erfasst vom Erstellungsdatum eines benutzerdefinierten 'Payment'-Objektdatensatzes, der mit dem Invoice-Objekt verknüpft ist. Es könnte auch aus einer Rechnungsstatusänderung auf 'Bezahlt' abgeleitet werden. Erfassen Erstellung eines zugehörigen Payment-Datensatzes. Ereignistyp explicit
	Rechnung abgeschlossen	Der Rechnungslebenszyklus ist abgeschlossen, da sie vollständig bezahlt und abgestimmt wurde. Dies ist die endgültige Aktivität für eine erfolgreich bearbeitete Rechnung und wird typischerweise durch eine Statusaktualisierung erfasst.
Bedeutung Diese Aktivität dient als primärer Endpunkt für den Prozess und ermöglicht eine genaue End-to-End-Zykluszeitberechnung. Sie bietet eine klare Definition des Abschlusses für die Prozessanalyse. Datenquelle Abgeleitet vom Timestamp, wenn das Statusfeld des Invoice-Objekts auf 'Geschlossen', 'Vollständig bezahlt' oder einen ähnlichen Endstatus aktualisiert wird. Erfassen Änderung des Rechnungsstatusfeldes auf einen finalen Wert 'Geschlossen'. Ereignistyp inferred
	Rechnung an Kunden gesendet	Die genehmigte Rechnung wurde dem Kunden offiziell per E-Mail, Post oder über ein Portal zugestellt. Dieses Event wird oft durch das Ausfüllen eines Feldes "Sent Date" oder eine Statusänderung auf "Sent" erfasst.
Bedeutung Dies markiert den Start der Payment Collection Period und ist der Starting Point für die Calculating Days Sales Outstanding (DSO). Es ist ein Critical Milestone für das Tracking Customer Communication und Payment Timelines. Datenquelle Abgeleitet aus der Befüllung eines 'Sent Date'-Feldes am Invoice-Objekt oder einer Statusaktualisierung auf 'Gesendet'. Es könnte auch ein explizites Event sein, das in der Aktivitätshistorie protokolliert wird, wenn es über ein integriertes E-Mail-Tool gesendet wurde. Erfassen Timestamp, wenn ein 'Sent_Date__c' Feld populated wird. Ereignistyp inferred
	Rechnung erstellt	Diese Aktivität markiert die Erstellung eines neuen Rechnungsdatensatzes innerhalb von Salesforce. Sie ist der offizielle Beginn des Abrechnungsprozesses für eine spezifische Transaktion und wird typischerweise ausgelöst, nachdem ein Auftrag erfüllt oder ein Vertragsmeilenstein erreicht wurde. Das Event wird vom Erstellungs-Timestamp des Rechnungsdatensatzes erfasst.
Bedeutung Dies ist das primäre Start-Event für den Billing-Prozess. Analysieren der Time from this Point to Payment hilft, die Overall Order-to-Cash Cycle Time zu measuren und Initial Data Entry Delays zu identifizieren. Datenquelle Dieses Event wird vom Erstellungsdatum (Feld `CreatedDate`) des benutzerdefinierten Rechnungsobjekts oder eines ähnlichen Objekts, das die Rechnung in Salesforce darstellt, erfasst. Erfassen Erstellungs-Timestamp des Rechnungsobjekts. Ereignistyp explicit
	Rechnung freigegeben	Ein autorisierter Benutzer hat die Rechnung geprüft und genehmigt, womit deren Richtigkeit und Versandbereitschaft an den Kunden bestätigt wird. Dieses Event wird typischerweise erfasst, wenn der Rechnungsstatus auf 'Genehmigt' geändert wird.
Bedeutung Dies ist ein wichtiger Meilenstein, der den Rest des Billing-Prozesses steuert. Delays hier schaffen signifikante Bottlenecks, die den DSO und die Overall Cycle Times impacten, was durch das "Invoice Approval Cycle Time" Dashboard gemessen wird. Datenquelle Abgeleitet aus einer Statusfeldänderung am Invoice-Objekt auf 'Genehmigt'. Werden Salesforce-Genehmigungsprozesse verwendet, kann dies explizit aus der Historie des ProcessInstance-Objekts erfasst werden. Erfassen Änderung des Rechnungsstatusfeldes auf 'Genehmigt' oder Abschluss eines formalen Genehmigungsprozessschritts. Ereignistyp inferred
	Fälligkeitsdatum der Zahlung erreicht	Dies ist ein berechnetes Event, das den Zeitpunkt darstellt, zu dem die Rechnungszahlung gemäß ihren Payment Terms fällig wird. Es ist keine User Action, sondern wird aus Invoice Data abgeleitet.
Bedeutung Diese Aktivität bietet einen kritischen Maßstab für die Analyse des Zahlungsverhaltens und die Messung des KPIs "On-Time Payment Rate". Sie hilft, zwischen pünktlichen und verspäteten Zahlungen zu unterscheiden. Datenquelle Dies ist ein berechnetes Event. Es wird durch den Vergleich des aktuellen Timestamps mit dem Feld "Due Date" auf dem Rechnungsobjekt abgeleitet. Es existiert nicht als gespeichertes Event in Salesforce. Erfassen Berechnet durch den Vergleich des aktuellen Datums mit dem Fälligkeitsdatum-Feld der Rechnung. Ereignistyp calculated
	Geldeingang zugeordnet/abgestimmt	Die eingegangene Zahlung wurde vollständig abgeglichen und der spezifischen Rechnung im System zugeordnet, wodurch die Forderung abgeschlossen wird. Dies wird durch eine finale Statusänderung im Zahlungs- oder Rechnungsdatensatz erfasst.
Bedeutung Dies markiert den Final Step im Cash Conversion Cycle. Das "Payment Reconciliation Performance" Dashboard relies on this Activity to Measure the Efficiency of the Finance Team in Applying Cash. Datenquelle Abgeleitet aus einer Statusänderung am Invoice- oder einem zugehörigen Payment-Objekt zu einem finalen Status wie 'Abgestimmt' oder 'Angewendet'. Erfassen Änderung des Rechnungs- oder Zahlungsstatus auf 'Abgestimmt'. Ereignistyp inferred
	Rechnung abgelehnt	Ein Genehmiger hat die Rechnung abgelehnt, typischerweise aufgrund von Fehlern oder Unstimmigkeiten, wodurch eine Korrektur und erneute Einreichung erforderlich wird. Dies wird durch eine Statusänderung im Rechnungsdatensatz auf 'Abgelehnt' erfasst.
Bedeutung Diese Aktivität kennzeichnet Nacharbeit und Prozessineffizienz. Die Analyse der Häufigkeit von Ablehnungen hilft, häufige Fehlerquellen zu identifizieren und unterstützt die Ursachenanalyse für das Dashboard "Billing Process Rework & Errors". Datenquelle Abgeleitet aus einer Statusfeldänderung am Invoice-Objekt auf 'Abgelehnt'. Diese Daten können auch in Kommentaren innerhalb einer formalen Genehmigungsprozesshistorie gefunden werden. Erfassen Änderung des Rechnungsstatusfeldes auf 'Abgelehnt'. Ereignistyp inferred
	Rechnung abgeschrieben	Es wurde die Entscheidung getroffen, die Forderung zu stornieren, und die Rechnung wird ohne vollständige Zahlung geschlossen. Dies stellt ein alternatives, erfolgloses Ende des Abrechnungsprozesses dar.
Bedeutung Tracking Write-Offs helps Quantify Revenue Loss and Identify Customers or Situations that Lead to Bad Debt. It is a Critical Exception Path to Monitor for Financial Health. Datenquelle Abgeleitet vom Timestamp, wenn das Statusfeld des Invoice-Objekts auf 'Abgeschrieben' oder 'Storniert - Uneinbringliche Forderung' aktualisiert wird. Erfassen Änderung des Rechnungsstatusfeldes auf 'Abgeschrieben'. Ereignistyp inferred
	Rechnung korrigiert	Stellt eine manuelle Korrektur oder Aktualisierung einer Rechnung dar, nachdem diese abgelehnt oder als fehlerhaft befunden wurde. Dies wird oft abgeleitet, wenn der Status einer Rechnung in einen vorherigen Zustand zurückkehrt, z.B. von "Rejected" zurück zu "Draft".
Bedeutung Die Identifizierung von Korrekturschleifen ist entscheidend für die Messung des KPI 'Rechnungsnacharbeitsrate'. Ein hohes Volumen an Korrekturen weist auf Probleme im initialen Rechnungsstellungsprozess hin, die zu Verzögerungen führen. Datenquelle Abgeleitet aus der Feld-Historienverfolgung durch Erkennung einer Statusänderung von einem späteren Statuswert (z.B. 'Abgelehnt', 'Genehmigt') zurück zu einem früheren Statuswert (z.B. 'Entwurf', 'In Bearbeitung'). Erfassen Der Rechnungsstatus bewegt sich im Prozessfluss rückwärts. Ereignistyp inferred
	Rechnung zur Genehmigung eingereicht	Die Rechnung wurde finalisiert und zur internen Überprüfung eingereicht, bevor sie an den Kunden gesendet wird. Diese Aktivität wird typischerweise durch eine Statusfeldänderung im Rechnungsdatensatz erfasst, zum Beispiel von "Draft" zu "Pending Approval".
Bedeutung Tracking this Activity helps Isolate the Time Spent in the Approval Queue. It is a Critical First Step for Calculating the "Average Invoice Approval Time" KPI. Datenquelle Abgeleitet aus der Feld-Historienverfolgung am Invoice-Objekt, wenn ein Statusfeld auf einen Wert wie 'Zur Genehmigung eingereicht' oder 'In Überprüfung' aktualisiert wird. Erfassen Änderung des Rechnungsstatusfeldes auf 'Zur Genehmigung ausstehend'. Ereignistyp inferred
	Zahlung im Hauptbuch verbucht	Die eingegangene Zahlung wurde formal im Finanzbuchhaltungssystem oder Hauptbuch des Unternehmens erfasst. Dies kann über eine Statusaktualisierung im Zahlungs- oder Rechnungsdatensatz erfasst werden, nachdem eine Integration läuft.
Bedeutung Diese Aktivität trennt den Zahlungseingang von der finanziellen Abstimmung. Die Zeit zwischen Zahlungseingang und Buchung kann Verzögerungen in internen Buchhaltungsprozessen hervorheben. Datenquelle Abgeleitet aus einer Statusfeldänderung am Payment- oder Invoice-Objekt zu einem Wert wie 'Gebucht' oder 'Nach ERP exportiert', oft aktualisiert über eine API-Integration. Erfassen Änderung des Zahlungs- oder Rechnungsstatus auf 'Gebucht'. Ereignistyp inferred
	Zahlungserinnerung versendet	Es wurde eine Kommunikation an den Kunden gesendet, um ihn an eine bevorstehende oder überfällige Zahlung zu erinnern. Dies wird oft als spezifischer Aktivitätsdatensatz (Task oder E-Mail) protokolliert, der mit der Rechnung verknüpft ist.
Bedeutung Tracking Reminders helps Evaluate the Effectiveness of Collection Strategies. It is Essential for the "Payment Reminder Effectiveness" Dashboard and the "Payment Reminder Trigger Rate" KPI. Datenquelle Erfasst aus der Erstellung eines Aktivitätsdatensatzes (Task oder E-Mail), der mit dem Invoice-Objekt verknüpft ist, wobei der Betreff oder Typ auf eine Zahlungserinnerung hinweist. Erfassen Erstellung eines zugehörigen Task- oder E-Mail-Datensatzes mit einem spezifischen Typ/Betreff. Ereignistyp explicit

Extraktionsleitfäden

So erhalten Sie Ihre Daten aus der Salesforce Sales Cloud.

Schritte

Voraussetzungsprüfung: Stellen Sie sicher, dass Sie die erforderlichen Berechtigungen in Salesforce besitzen, einschließlich „Berichte ausführen“, „Berichte erstellen und anpassen“ und „Berichte exportieren“. Verifizieren Sie, dass die Feld-Historienverfolgung für die wichtigen Statusfelder Ihrer Invoice- und Payment-Objekte aktiviert ist. Navigieren Sie hierzu zu Setup > Objekt-Manager, suchen Sie das relevante Objekt, gehen Sie zu Felder & Beziehungen und klicken Sie auf „Historienverfolgung festlegen“.
Berichtsstrategie definieren: Dieser Prozess erfordert die Erstellung mehrerer Berichte, da Aktivitäten von unterschiedlichen Datensätzen oder Events stammen (z.B. Rechnungserstellung, Statusänderungen, zugehörige Zahlungen). Sie erstellen einen separaten Bericht für jede unterschiedliche Quelle und kombinieren die Ergebnisse anschließend extern.
Bericht für Datensatz-Erstellungen erstellen: Beginnen Sie mit den einfachsten Events. Erstellen Sie einen Bericht für „Rechnung erstellt“ und „Kundenzahlung erhalten“. Navigieren Sie zur Registerkarte „Berichte“ und klicken Sie auf „Neuer Bericht“. Wählen Sie einen Berichtstyp, der Ihr Invoice-Objekt enthält (z.B. „Rechnungen“) oder Ihr Payment-Objekt. Fügen Sie Spalten hinzu, die den Event Log-Attributen entsprechen. Für die Aktivität „Rechnung erstellt“ ist das CreatedDate des Rechnungsdatensatzes die EventTime.
Bericht für Feldhistorie erstellen: Um Statusänderungen wie „Rechnung zur Genehmigung eingereicht“, „Rechnung genehmigt“, „Rechnung abgelehnt“ und „Rechnung korrigiert“ zu erfassen, erstellen Sie einen Bericht basierend auf dem Berichtstyp „Rechnungshistorie“. Dieser spezielle Berichtstyp zeigt Änderungen an, die von der Feld-Historienverfolgung erfasst werden. Sie filtern diesen Bericht nach Änderungen am Status-Feld.
Bericht für datumsbasierte Events erstellen: Für Events wie „Rechnung an Kunden gesendet“ oder „Zahlungsfälligkeitsdatum erreicht“ erstellen Sie einen Bericht für das Invoice-Objekt. Verwenden Sie die Datumsfelder selbst, wie Sent_Date__c oder Payment_Due_Date__c, als EventTime. Sie müssen nach Datensätzen filtern, bei denen diese Daten nicht null sind.
Bericht für zugehörige Aktivitäten erstellen: Für Events wie „Zahlungserinnerung versendet“ benötigen Sie einen Bericht, der Aktivitäten (Tasks oder Events) mit Rechnungen verknüpft. Verwenden Sie einen Berichtstyp wie „Aktivitäten mit Rechnungen“ oder einen benutzerdefinierten, den Sie erstellen. Filtern Sie nach Aktivitäten mit einem spezifischen Betreff oder Typ, der eine Erinnerung anzeigt.
Standardspalten zu allen Berichten hinzufügen: Stellen Sie in jedem von Ihnen erstellten Bericht sicher, dass Sie Spalten hinzufügen, die der erforderlichen Event Log-Struktur zugeordnet werden können: InvoiceNumber, ein Feld für die EventTime (wie CreatedDate oder das Datum der Feldänderung), UserResponsible (wie LastModifiedById) und andere empfohlene Attribute.
Berichte als CSV exportieren: Führen Sie jeden Bericht einzeln aus. Wählen Sie auf dem Berichts-Ergebnisbildschirm über das Dropdown-Menü „Exportieren“ und das Format „Nur Details“ mit einer .csv-Erweiterung. Wiederholen Sie dies für alle erstellten Berichte.
Daten kombinieren und transformieren: Öffnen Sie die exportierten CSV-Dateien in einem Tabellenkalkulationsprogramm oder verwenden Sie ein Datenvorbereitungstool. Fügen Sie für jede Datei eine neue Spalte namens ActivityName hinzu und füllen Sie diese mit der spezifischen Aktivität, die sie darstellt (z.B. „Rechnung erstellt“ für alle Zeilen aus dem ersten Bericht). Ordnen Sie die Quellspalten (z.B. Invoice: Created Date) den Standard-Event-Log-Headern (EventTime) zu.
Finales Event Log erstellen: Konsolidieren Sie alle transformierten Daten aus den einzelnen CSV-Dateien in einer einzigen Masterdatei. Stellen Sie sicher, dass die Spaltenüberschriften genau InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, UserResponsible usw. sind. Diese vereinte Datei ist Ihr finales Event Log.
Finale Formatierung: Speichern Sie die konsolidierte Datei als CSV mit UTF-8-Kodierung. Die Datei ist nun bereit, in ProcessMind hochgeladen zu werden.

Konfiguration

Berichtstypen: Sie benötigen wahrscheinlich mehrere benutzerdefinierte Berichtstypen, um Elternobjekte wie Account mit Kinder- und Enkelobjekten wie Invoice, Payment und Activity zu verknüpfen. Erstellen Sie diese unter Setup > Berichtstypen.
Feld-Historienverfolgung: Dies ist entscheidend. Aktivieren Sie für das Invoice-Objekt die Historienverfolgung für jedes Status-Feld. Ohne diese können Sie Statusänderungsaktivitäten wie 'Genehmigt' oder 'Abgelehnt' nicht erfassen. Die Historie wird nicht rückwirkend verfolgt.
Datenfilter: Wenden Sie immer einen Datumsfilter auf Ihre Berichte an, um das Datenvolumen überschaubar zu halten. Eine bewährte Praxis ist es, das Erstellungsdatum des primären Objekts für die letzten 3 bis 6 Monate zu filtern (z.B. Invoice: Created Date gleich LAST 180 DAYS).
Datenexportdienst: Als Alternative zum Ausführen einzelner Berichte können Sie den nativen Datenexportdienst (Setup > Datenexport) nutzen. Dieser Dienst exportiert alle Daten Ihrer Organisation wöchentlich oder monatlich. Dies bietet ein vollständiges Backup, erfordert jedoch eine erhebliche Nachbearbeitung, um die Daten zu filtern, zu verknüpfen und in ein Event Log umzuwandeln.
Benutzerberechtigungen: Der Benutzer, der die Extraktion durchführt, benötigt Lesezugriff auf alle relevanten Objekte (z.B. Account, Order, Invoice__c, Payment__c, Activity) und Felder, zusätzlich zu Berechtigungen zur Berichterstellung und zum Export.

a Beispielabfrage config

// This is a configuration guide for building multiple Salesforce reports.
// The data from these separate CSV exports must be manually combined and transformed into a single event log.

// Report 1: Invoice Generated
// Report Type: Invoices (or your custom invoice object report type)
// Filters: 
// 1. Created Date GREATER OR EQUAL [Start Date]
// 2. Created Date LESS OR EQUAL [End Date]
// Columns to Export & Map:
// - Invoice Number -> InvoiceNumber
// - 'Invoice Generated' (static text) -> ActivityName
// - Created Date -> EventTime
// - Created By -> UserResponsible
// - [Billing Department Field] -> BillingDepartment
// - Status -> InvoiceStatus
// - Total Amount -> InvoiceTotalAmount
// - Payment Due Date -> PaymentDueDate

// Report 2: Invoice Status Changes (Submitted, Approved, Rejected, Corrected, Closed, Written Off)
// Report Type: Invoice History (or your custom object's history report type)
// Filters:
// 1. Edit Date GREATER OR EQUAL [Start Date]
// 2. Edit Date LESS OR EQUAL [End Date]
// 3. Field/Event EQUALS 'Status' (or the name of your status field)
// Columns to Export & Map:
// - Invoice Number -> InvoiceNumber
// - New Value (transformed*) -> ActivityName 
// - Edit Date -> EventTime
// - Edited By -> UserResponsible
// - [Billing Department Field] -> BillingDepartment
// - New Value -> InvoiceStatus
// - [Invoice Total Amount] -> InvoiceTotalAmount
// - [Invoice Payment Due Date] -> PaymentDueDate
// *Transformation Logic for ActivityName: 
//   - IF New Value = 'Pending Approval' THEN 'Invoice Submitted for Approval'
//   - IF New Value = 'Approved' THEN 'Invoice Approved'
//   - IF New Value = 'Rejected' THEN 'Invoice Rejected'
//   - IF New Value = 'Draft' AND Old Value = 'Rejected' THEN 'Invoice Corrected'
//   - IF New Value = 'Closed' THEN 'Invoice Closed'
//   - IF New Value = 'Written Off' THEN 'Invoice Written Off'

// Report 3: Invoice Sent to Customer
// Report Type: Invoices
// Filters:
// 1. [Sent Date Field] NOT EQUAL TO "" (not null)
// 2. [Sent Date Field] GREATER OR EQUAL [Start Date]
// 3. [Sent Date Field] LESS OR EQUAL [End Date]
// Columns to Export & Map:
// - Invoice Number -> InvoiceNumber
// - 'Invoice Sent to Customer' (static text) -> ActivityName
// - [Sent Date Field] -> EventTime
// - Last Modified By -> UserResponsible
// - [Billing Department Field] -> BillingDepartment
// - Status -> InvoiceStatus
// - Total Amount -> InvoiceTotalAmount
// - Payment Due Date -> PaymentDueDate

// Report 4: Payment Due Date Reached
// Report Type: Invoices
// Filters:
// 1. Payment Due Date NOT EQUAL TO "" (not null)
// 2. Payment Due Date GREATER OR EQUAL [Start Date]
// 3. Payment Due Date LESS OR EQUAL [End Date]
// Columns to Export & Map:
// - Invoice Number -> InvoiceNumber
// - 'Payment Due Date Reached' (static text) -> ActivityName
// - Payment Due Date -> EventTime
// - 'System' (static text) -> UserResponsible
// - [Billing Department Field] -> BillingDepartment
// - Status -> InvoiceStatus
// - Total Amount -> InvoiceTotalAmount
// - Payment Due Date -> PaymentDueDate

// Report 5: Payment Reminder Issued
// Report Type: Activities with Invoices (or similar custom report type)
// Filters:
// 1. Task or Event Subject CONTAINS 'Payment Reminder'
// 2. Created Date GREATER OR EQUAL [Start Date]
// 3. Created Date LESS OR EQUAL [End Date]
// Columns to Export & Map:
// - Invoice: Invoice Number -> InvoiceNumber
// - 'Payment Reminder Issued' (static text) -> ActivityName
// - Created Date -> EventTime
// - Assigned To -> UserResponsible
// - [Billing Department Field] -> BillingDepartment
// - [Invoice Status Field] -> InvoiceStatus
// - [Invoice Total Amount] -> InvoiceTotalAmount
// - [Invoice Payment Due Date] -> PaymentDueDate

// Report 6: Customer Payment Received & Status Changes (Posted, Applied)
// Report Type: Payments with Invoices (or similar custom report type)
// This report combines multiple events from the Payment record.
// Filters:
// 1. Payment: Created Date GREATER OR EQUAL [Start Date]
// 2. Payment: Created Date LESS OR EQUAL [End Date]
// Part A: Payment Received
// Columns to Export & Map:
// - Invoice: Invoice Number -> InvoiceNumber
// - 'Customer Payment Received' (static text) -> ActivityName
// - Payment: Created Date -> EventTime
// - Payment: Created By -> UserResponsible
// Part B: Payment Posted and Applied (Requires exporting and transforming multiple rows for the same payment if status changes)
// You may need a separate Payment History Report, similar to Report 2.
// Assuming a simple status field on the Payment for this example:
//   - IF Payment Status = 'Posted' THEN 'Payment Posted to Ledger'
//   - IF Payment Status = 'Applied' THEN 'Cash Applied/Reconciled'

Schritte

Voraussetzungen und Einrichtung: Stellen Sie sicher, dass Python 3.6 oder neuer auf Ihrem System installiert ist. Installieren Sie die notwendigen Bibliotheken, indem Sie den folgenden Befehl in Ihrem Terminal ausführen: pip install simple-salesforce pandas. Sie benötigen außerdem Ihren Salesforce-Benutzernamen, Ihr Passwort und Ihr Sicherheitstoken. Um Ihr Sicherheitstoken zu erhalten, melden Sie sich bei Salesforce an, gehen Sie zu Ihren persönlichen Einstellungen und suchen Sie die Option 'Sicherheitstoken zurücksetzen'.
Feld-Historienverfolgung aktivieren: Melden Sie sich als Administrator bei Ihrer Salesforce-Organisation an. Navigieren Sie zu Setup, dann zu Objekt-Manager. Suchen Sie Ihr primäres Invoice-Objekt, zum Beispiel Invoice__c, und gehen Sie zu 'Felder & Beziehungen'. Klicken Sie auf 'Historienverfolgung festlegen'. Aktivieren Sie die Verfolgung für das Feld, das den Rechnungsstatus darstellt, zum Beispiel Status__c. Wiederholen Sie diesen Vorgang für Ihr Payment-Objekt, zum Beispiel Payment__c, und dessen entsprechendes Statusfeld.
Skript herunterladen und konfigurieren: Speichern Sie das bereitgestellte Python-Skript in einer Datei namens extract_invoices.py. Öffnen Sie die Datei in einem Texteditor und aktualisieren Sie die Platzhalterwerte im Abschnitt 'Salesforce-Zugangsdaten und -Einstellungen'. Sie müssen Ihren SF_USERNAME, SF_PASSWORD, SF_SECURITY_TOKEN und Ihre SF_INSTANCE_URL angeben. Passen Sie START_DATE und END_DATE an, um den Extraktionszeitraum festzulegen.
Objekt- und Feldnamen anpassen: Überprüfen Sie die SOQL-Abfragen im Skript sorgfältig. Das Skript verwendet Platzhalternamen wie Invoice__c, Payment__c, Status__c, Total_Amount__c usw. Sie müssen diese Platzhalter durch die tatsächlichen API-Namen der Objekte und Felder ersetzen, die in Ihrer Salesforce-Instanz für Rechnungsstellung und Fakturierung verwendet werden.
Extraktionsskript ausführen: Öffnen Sie ein Terminal oder eine Eingabeaufforderung, navigieren Sie zu dem Verzeichnis, in dem Sie das Skript gespeichert haben, und führen Sie es mit dem Befehl aus: python extract_invoices.py. Das Skript verbindet sich mit der Salesforce API, führt die Abfragen aus und verarbeitet die Daten.
Skriptfortschritt überwachen: Das Skript gibt Statusmeldungen in der Konsole aus, während es Daten für jeden Aktivitätstyp abruft und verarbeitet. Je nach Datenvolumen und Ihren API-Limits kann dies einige Zeit in Anspruch nehmen. Achten Sie auf Fehlermeldungen, die auf falsche Zugangsdaten oder API-Namen hindeuten könnten.
Ausgabedatei überprüfen: Sobald das Skript erfolgreich abgeschlossen wurde, wird eine Datei namens salesforce_billing_event_log.csv im selben Verzeichnis generiert. Öffnen Sie diese CSV-Datei mit einem Tabellenkalkulationsprogramm, um ihren Inhalt zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie die erwarteten Daten enthält.
Für den Upload vorbereiten: Die generierte CSV-Datei ist mit den erforderlichen Spalten: InvoiceNumber, ActivityName und EventTime sowie weiteren empfohlenen Attributen strukturiert. Diese Datei ist bereit, ohne weitere Formatierung direkt in das Process Mining Tool hochgeladen zu werden.

Konfiguration

Salesforce-Zugangsdaten: Sie müssen Ihren Salesforce-Benutzernamen, Ihr Passwort und Ihr Sicherheitstoken angeben. Das Sicherheitstoken ist für den API-Zugriff außerhalb der vertrauenswürdigen IP-Bereiche Ihrer Organisation erforderlich.
Salesforce-Instanz-URL: Geben Sie die Domain für Ihre Salesforce-Instanz an, z.B. your_instance.my.salesforce.com. Wenn Sie eine Sandbox verwenden, ist die URL anders, z.B. test.salesforce.com.
Datumsbereichsfilter: Das Skript enthält START_DATE- und END_DATE-Variablen. Es wird empfohlen, mit einem kleineren Datumsbereich von 3-6 Monaten zu beginnen, um das Datenvolumen zu verwalten und innerhalb der API-Limits zu bleiben. Diese Daten filtern die anfängliche Abfrage nach Rechnungs-Erstellungsdaten.
API-Namen von Objekten und Feldern: Das Skript ist mit Platzhalter-API-Namen für Objekte und Felder erstellt, z.B. Invoice__c und Status__c. Sie müssen diese durch die genauen API-Namen aus Ihrem Salesforce-Datenmodell ersetzen. Diese finden Sie im Salesforce Setup unter Objekt-Manager.
Voraussetzungen für die Nachverfolgung: Die Genauigkeit des Event Logs, insbesondere für Statusänderungen, hängt vollständig davon ab, dass die Feld-Historienverfolgung von Salesforce für die relevanten Felder vor den Transaktionen aktiviert war. War dies nicht der Fall, werden historische Änderungen nicht erfasst.
API-Aufruflimits: Salesforce setzt Governor Limits für die Anzahl der API-Aufrufe durch, die Sie innerhalb eines 24-Stunden-Zeitraums tätigen können. Bei sehr großen Datensätzen sollten Sie die Extraktion in kleineren Datumsbereichs-Batches ausführen oder sie außerhalb der Spitzenzeiten planen, um diese Limits nicht zu überschreiten.

a Beispielabfrage python

import pandas as pd
from simple_salesforce import Salesforce
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Salesforce Credentials and Settings ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># IMPORTANT: Replace all placeholder values with your actual Salesforce information.
SF_USERNAME = class="hl-string">'[your_salesforce_username]'
SF_PASSWORD = class="hl-string">'[your_salesforce_password]'
SF_SECURITY_TOKEN = class="hl-string">'[your_salesforce_security_token]' class=class="hl-string">"hl-comment"># Append this to your password if required
SF_INSTANCE_URL = class="hl-string">'https://[your_instance].my.salesforce.com' class=class="hl-string">"hl-comment"># e.g., na1.salesforce.com

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Extraction Period ---
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01T00:00:00Z'
END_DATE = class="hl-string">'2023-12-31T23:59:59Z'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Object and Field API Name Placeholders ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace these with the actual API names from your Salesforce org.
INVOICE_OBJECT = class="hl-string">'Invoice__c'
INVOICE_NUMBER_FIELD = class="hl-string">'Name'
INVOICE_STATUS_FIELD = class="hl-string">'Status__c'
INVOICE_TOTAL_AMOUNT_FIELD = class="hl-string">'Total_Amount__c'
INVOICE_DUE_DATE_FIELD = class="hl-string">'Due_Date__c'

PAYMENT_OBJECT = class="hl-string">'Payment__c'
PAYMENT_INVOICE_LOOKUP_FIELD = class="hl-string">'Invoice__c' class=class="hl-string">"hl-comment"># Lookup field from Payment to Invoice
PAYMENT_STATUS_FIELD = class="hl-string">'Status__c'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Main Script ---
def main():
    print(class="hl-string">"Connecting to Salesforce...")
    sf = Salesforce(username=SF_USERNAME, password=SF_PASSWORD, security_token=SF_SECURITY_TOKEN, instance_url=SF_INSTANCE_URL)
    print(class="hl-string">"Connection successful.")

    all_events = []

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Get base Invoice data
    print(class="hl-string">"Fetching base invoice data...")
    soql_invoices = fclass="hl-string">"""
        SELECT Id, {INVOICE_NUMBER_FIELD}, CreatedDate, CreatedById, LastModifiedById, 
               {INVOICE_STATUS_FIELD}, {INVOICE_TOTAL_AMOUNT_FIELD}, {INVOICE_DUE_DATE_FIELD}
        FROM {INVOICE_OBJECT}
        WHERE CreatedDate >= {START_DATE} AND CreatedDate <= {END_DATE}
    """
    invoices_data = sf.query_all(soql_invoices)[class="hl-string">'records']
    df_invoices = pd.DataFrame(invoices_data).drop(columns=[class="hl-string">'attributes'])
    invoice_ids = class="hl-string">"','".join(df_invoices[class="hl-string">'Id'].tolist())

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Generated & Payment Due Date Reached
    print(class="hl-string">"Processing 'Invoice Generated' and 'Payment Due Date Reached' events...")
    generated_events = df_invoices.copy()
    generated_events[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Invoice Generated'
    generated_events[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(generated_events[class="hl-string">'CreatedDate']).dt.tz_localize(None)
    generated_events[class="hl-string">'UserResponsible'] = generated_events[class="hl-string">'CreatedById']
    all_events.append(generated_events)

    due_date_events = df_invoices[df_invoices[INVOICE_DUE_DATE_FIELD].notna()].copy()
    due_date_events[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Payment Due Date Reached'
    due_date_events[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(due_date_events[INVOICE_DUE_DATE_FIELD]).dt.tz_localize(None)
    due_date_events[class="hl-string">'UserResponsible'] = None class=class="hl-string">"hl-comment"># System-generated event
    all_events.append(due_date_events)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Get Invoice Status Changes from Field History
    print(class="hl-string">"Fetching invoice status changes...")
    soql_invoice_history = fclass="hl-string">"""
        SELECT ParentId, Field, OldValue, NewValue, CreatedDate, CreatedById
        FROM {INVOICE_OBJECT}History
        WHERE ParentId IN ('{invoice_ids}') AND Field = '{INVOICE_STATUS_FIELD}'
    """
    invoice_history_data = sf.query_all(soql_invoice_history)[class="hl-string">'records']
    if invoice_history_data:
        df_invoice_history = pd.DataFrame(invoice_history_data).drop(columns=[class="hl-string">'attributes'])
        df_invoice_history = df_invoice_history.merge(df_invoices[[class="hl-string">'Id', INVOICE_NUMBER_FIELD, INVOICE_TOTAL_AMOUNT_FIELD, INVOICE_DUE_DATE_FIELD]], left_on=class="hl-string">'ParentId', right_on=class="hl-string">'Id')
        df_invoice_history[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df_invoice_history[class="hl-string">'CreatedDate']).dt.tz_localize(None)
        df_invoice_history[class="hl-string">'UserResponsible'] = df_invoice_history[class="hl-string">'CreatedById']

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Map status changes to Activity Names
        status_map = {
            (class="hl-string">'Draft', class="hl-string">'Pending Approval'): class="hl-string">'Invoice Submitted for Approval',
            (class="hl-string">'Pending Approval', class="hl-string">'Approved'): class="hl-string">'Invoice Approved',
            (class="hl-string">'Pending Approval', class="hl-string">'Rejected'): class="hl-string">'Invoice Rejected',
            (class="hl-string">'Rejected', class="hl-string">'Draft'): class="hl-string">'Invoice Corrected',
            (class="hl-string">'Approved', class="hl-string">'Sent'): class="hl-string">'Invoice Sent to Customer',
            (class="hl-string">'Approved', class="hl-string">'Closed'): class="hl-string">'Invoice Closed',
            (class="hl-string">'Sent', class="hl-string">'Closed'): class="hl-string">'Invoice Closed',
            (class="hl-string">'Approved', class="hl-string">'Written Off'): class="hl-string">'Invoice Written Off'
        }
        df_invoice_history[class="hl-string">'ActivityName'] = df_invoice_history.apply(lambda row: status_map.get((str(row[class="hl-string">'OldValue']), str(row[class="hl-string">'NewValue']))), axis=1)
        df_invoice_history.rename(columns={class="hl-string">'NewValue': INVOICE_STATUS_FIELD}, inplace=True)
        all_events.append(df_invoice_history.dropna(subset=[class="hl-string">'ActivityName']))

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Get Payment Reminders from Tasks
    print(class="hl-string">"Fetching payment reminder tasks...")
    soql_tasks = fclass="hl-string">"""
        SELECT WhatId, ActivityDate, CreatedById, CreatedDate
        FROM Task
        WHERE WhatId IN ('{invoice_ids}') AND Subject LIKE '%Payment Reminder%'
    """
    task_data = sf.query_all(soql_tasks)[class="hl-string">'records']
    if task_data:
        df_tasks = pd.DataFrame(task_data).drop(columns=[class="hl-string">'attributes'])
        df_tasks = df_tasks.merge(df_invoices[[class="hl-string">'Id', INVOICE_NUMBER_FIELD, INVOICE_STATUS_FIELD, INVOICE_TOTAL_AMOUNT_FIELD, INVOICE_DUE_DATE_FIELD]], left_on=class="hl-string">'WhatId', right_on=class="hl-string">'Id')
        df_tasks[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Payment Reminder Issued'
        df_tasks[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df_tasks[class="hl-string">'CreatedDate']).dt.tz_localize(None)
        df_tasks[class="hl-string">'UserResponsible'] = df_tasks[class="hl-string">'CreatedById']
        all_events.append(df_tasks)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Get Payment Data
    print(class="hl-string">"Fetching payment data...")
    soql_payments = fclass="hl-string">"""
        SELECT Id, {PAYMENT_INVOICE_LOOKUP_FIELD}, CreatedDate, CreatedById, LastModifiedById, {PAYMENT_STATUS_FIELD}
        FROM {PAYMENT_OBJECT}
        WHERE {PAYMENT_INVOICE_LOOKUP_FIELD} IN ('{invoice_ids}')
    """
    payment_data = sf.query_all(soql_payments)[class="hl-string">'records']
    if payment_data:
        df_payments = pd.DataFrame(payment_data).drop(columns=[class="hl-string">'attributes'])
        df_payments = df_payments.merge(df_invoices[[class="hl-string">'Id', INVOICE_NUMBER_FIELD, INVOICE_TOTAL_AMOUNT_FIELD, INVOICE_DUE_DATE_FIELD]], left_on=PAYMENT_INVOICE_LOOKUP_FIELD, right_on=class="hl-string">'Id', suffixes=(class="hl-string">'_payment', class="hl-string">'_invoice'))
        payment_ids = class="hl-string">"','".join(df_payments[class="hl-string">'Id_payment'].tolist())
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Customer Payment Received
        payment_received_events = df_payments.copy()
        payment_received_events[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Customer Payment Received'
        payment_received_events[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(payment_received_events[class="hl-string">'CreatedDate']).dt.tz_localize(None)
        payment_received_events[class="hl-string">'UserResponsible'] = payment_received_events[class="hl-string">'CreatedById']
        all_events.append(payment_received_events)
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># 5. Get Payment Status Changes
        print(class="hl-string">"Fetching payment status changes...")
        soql_payment_history = fclass="hl-string">"""
            SELECT ParentId, Field, OldValue, NewValue, CreatedDate, CreatedById
            FROM {PAYMENT_OBJECT}History
            WHERE ParentId IN ('{payment_ids}') AND Field = '{PAYMENT_STATUS_FIELD}'
        """
        payment_history_data = sf.query_all(soql_payment_history)[class="hl-string">'records']
        if payment_history_data:
            df_payment_history = pd.DataFrame(payment_history_data).drop(columns=[class="hl-string">'attributes'])
            df_payment_history = df_payment_history.merge(df_payments[[class="hl-string">'Id_payment', INVOICE_NUMBER_FIELD, INVOICE_TOTAL_AMOUNT_FIELD, INVOICE_DUE_DATE_FIELD]], left_on=class="hl-string">'ParentId', right_on=class="hl-string">'Id_payment')
            df_payment_history[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df_payment_history[class="hl-string">'CreatedDate']).dt.tz_localize(None)
            df_payment_history[class="hl-string">'UserResponsible'] = df_payment_history[class="hl-string">'CreatedById']

            payment_status_map = {
                (class="hl-string">'Received', class="hl-string">'Posted'): class="hl-string">'Payment Posted to Ledger',
                (class="hl-string">'Posted', class="hl-string">'Reconciled'): class="hl-string">'Cash Applied/Reconciled'
            }
            df_payment_history[class="hl-string">'ActivityName'] = df_payment_history.apply(lambda row: payment_status_map.get((str(row[class="hl-string">'OldValue']), str(row[class="hl-string">'NewValue']))), axis=1)
            df_payment_history.rename(columns={class="hl-string">'NewValue': INVOICE_STATUS_FIELD}, inplace=True)
            all_events.append(df_payment_history.dropna(subset=[class="hl-string">'ActivityName']))

    class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Final Assembly ---
    print(class="hl-string">"Assembling final event log...")
    final_df = pd.concat(all_events, ignore_index=True)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Standardize column names
    final_df.rename(columns={
        INVOICE_NUMBER_FIELD: class="hl-string">'InvoiceNumber',
        INVOICE_STATUS_FIELD: class="hl-string">'InvoiceStatus',
        INVOICE_TOTAL_AMOUNT_FIELD: class="hl-string">'InvoiceTotalAmount',
        INVOICE_DUE_DATE_FIELD: class="hl-string">'PaymentDueDate'
    }, inplace=True)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Select and order columns for the final event log
    required_cols = {
        class="hl-string">'InvoiceNumber': None,
        class="hl-string">'ActivityName': None,
        class="hl-string">'EventTime': None,
        class="hl-string">'UserResponsible': None,
        class="hl-string">'InvoiceStatus': None,
        class="hl-string">'InvoiceTotalAmount': None,
        class="hl-string">'PaymentDueDate': None
    }
    for col in required_cols:
        if col not in final_df.columns:
            final_df[col] = required_cols[col]
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># We cannot extract Billing Department directly from this model, so we will add it as an empty column
    final_df[class="hl-string">'BillingDepartment'] = None

    final_df = final_df[list(required_cols.keys()) + [class="hl-string">'BillingDepartment']]

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Sort by case and event time
    final_df.sort_values(by=[class="hl-string">'InvoiceNumber', class="hl-string">'EventTime'], inplace=True)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Save to CSV
    output_filename = class="hl-string">'salesforce_billing_event_log.csv'
    final_df.to_csv(output_filename, index=False, date_format=class="hl-string">'%Y-%m-%dT%H:%M:%S.%f')
    print(fclass="hl-string">"Event log saved to {output_filename}")

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

Schritte

Voraussetzungsprüfung: Stellen Sie sicher, dass Sie die erforderlichen Berechtigungen in Salesforce besitzen, einschließlich „Berichte ausführen“, „Berichte erstellen und anpassen“ und „Berichte exportieren“. Verifizieren Sie, dass die Feld-Historienverfolgung für die wichtigen Statusfelder Ihrer Invoice- und Payment-Objekte aktiviert ist. Navigieren Sie hierzu zu Setup > Objekt-Manager, suchen Sie das relevante Objekt, gehen Sie zu Felder & Beziehungen und klicken Sie auf „Historienverfolgung festlegen“.
Berichtsstrategie definieren: Dieser Prozess erfordert die Erstellung mehrerer Berichte, da Aktivitäten von unterschiedlichen Datensätzen oder Events stammen (z.B. Rechnungserstellung, Statusänderungen, zugehörige Zahlungen). Sie erstellen einen separaten Bericht für jede unterschiedliche Quelle und kombinieren die Ergebnisse anschließend extern.
Bericht für Datensatz-Erstellungen erstellen: Beginnen Sie mit den einfachsten Events. Erstellen Sie einen Bericht für „Rechnung erstellt“ und „Kundenzahlung erhalten“. Navigieren Sie zur Registerkarte „Berichte“ und klicken Sie auf „Neuer Bericht“. Wählen Sie einen Berichtstyp, der Ihr Invoice-Objekt enthält (z.B. „Rechnungen“) oder Ihr Payment-Objekt. Fügen Sie Spalten hinzu, die den Event Log-Attributen entsprechen. Für die Aktivität „Rechnung erstellt“ ist das CreatedDate des Rechnungsdatensatzes die EventTime.
Bericht für Feldhistorie erstellen: Um Statusänderungen wie „Rechnung zur Genehmigung eingereicht“, „Rechnung genehmigt“, „Rechnung abgelehnt“ und „Rechnung korrigiert“ zu erfassen, erstellen Sie einen Bericht basierend auf dem Berichtstyp „Rechnungshistorie“. Dieser spezielle Berichtstyp zeigt Änderungen an, die von der Feld-Historienverfolgung erfasst werden. Sie filtern diesen Bericht nach Änderungen am Status-Feld.
Bericht für datumsbasierte Events erstellen: Für Events wie „Rechnung an Kunden gesendet“ oder „Zahlungsfälligkeitsdatum erreicht“ erstellen Sie einen Bericht für das Invoice-Objekt. Verwenden Sie die Datumsfelder selbst, wie Sent_Date__c oder Payment_Due_Date__c, als EventTime. Sie müssen nach Datensätzen filtern, bei denen diese Daten nicht null sind.
Bericht für zugehörige Aktivitäten erstellen: Für Events wie „Zahlungserinnerung versendet“ benötigen Sie einen Bericht, der Aktivitäten (Tasks oder Events) mit Rechnungen verknüpft. Verwenden Sie einen Berichtstyp wie „Aktivitäten mit Rechnungen“ oder einen benutzerdefinierten, den Sie erstellen. Filtern Sie nach Aktivitäten mit einem spezifischen Betreff oder Typ, der eine Erinnerung anzeigt.
Standardspalten zu allen Berichten hinzufügen: Stellen Sie in jedem von Ihnen erstellten Bericht sicher, dass Sie Spalten hinzufügen, die der erforderlichen Event Log-Struktur zugeordnet werden können: InvoiceNumber, ein Feld für die EventTime (wie CreatedDate oder das Datum der Feldänderung), UserResponsible (wie LastModifiedById) und andere empfohlene Attribute.
Berichte als CSV exportieren: Führen Sie jeden Bericht einzeln aus. Wählen Sie auf dem Berichts-Ergebnisbildschirm über das Dropdown-Menü „Exportieren“ und das Format „Nur Details“ mit einer .csv-Erweiterung. Wiederholen Sie dies für alle erstellten Berichte.
Daten kombinieren und transformieren: Öffnen Sie die exportierten CSV-Dateien in einem Tabellenkalkulationsprogramm oder verwenden Sie ein Datenvorbereitungstool. Fügen Sie für jede Datei eine neue Spalte namens ActivityName hinzu und füllen Sie diese mit der spezifischen Aktivität, die sie darstellt (z.B. „Rechnung erstellt“ für alle Zeilen aus dem ersten Bericht). Ordnen Sie die Quellspalten (z.B. Invoice: Created Date) den Standard-Event-Log-Headern (EventTime) zu.
Finales Event Log erstellen: Konsolidieren Sie alle transformierten Daten aus den einzelnen CSV-Dateien in einer einzigen Masterdatei. Stellen Sie sicher, dass die Spaltenüberschriften genau InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, UserResponsible usw. sind. Diese vereinte Datei ist Ihr finales Event Log.
Finale Formatierung: Speichern Sie die konsolidierte Datei als CSV mit UTF-8-Kodierung. Die Datei ist nun bereit, in ProcessMind hochgeladen zu werden.

Konfiguration

Berichtstypen: Sie benötigen wahrscheinlich mehrere benutzerdefinierte Berichtstypen, um Elternobjekte wie Account mit Kinder- und Enkelobjekten wie Invoice, Payment und Activity zu verknüpfen. Erstellen Sie diese unter Setup > Berichtstypen.
Feld-Historienverfolgung: Dies ist entscheidend. Aktivieren Sie für das Invoice-Objekt die Historienverfolgung für jedes Status-Feld. Ohne diese können Sie Statusänderungsaktivitäten wie 'Genehmigt' oder 'Abgelehnt' nicht erfassen. Die Historie wird nicht rückwirkend verfolgt.
Datenfilter: Wenden Sie immer einen Datumsfilter auf Ihre Berichte an, um das Datenvolumen überschaubar zu halten. Eine bewährte Praxis ist es, das Erstellungsdatum des primären Objekts für die letzten 3 bis 6 Monate zu filtern (z.B. Invoice: Created Date gleich LAST 180 DAYS).
Datenexportdienst: Als Alternative zum Ausführen einzelner Berichte können Sie den nativen Datenexportdienst (Setup > Datenexport) nutzen. Dieser Dienst exportiert alle Daten Ihrer Organisation wöchentlich oder monatlich. Dies bietet ein vollständiges Backup, erfordert jedoch eine erhebliche Nachbearbeitung, um die Daten zu filtern, zu verknüpfen und in ein Event Log umzuwandeln.
Benutzerberechtigungen: Der Benutzer, der die Extraktion durchführt, benötigt Lesezugriff auf alle relevanten Objekte (z.B. Account, Order, Invoice__c, Payment__c, Activity) und Felder, zusätzlich zu Berechtigungen zur Berichterstellung und zum Export.

a Beispielabfrage config

// This is a configuration guide for building multiple Salesforce reports.
// The data from these separate CSV exports must be manually combined and transformed into a single event log.

// Report 1: Invoice Generated
// Report Type: Invoices (or your custom invoice object report type)
// Filters: 
// 1. Created Date GREATER OR EQUAL [Start Date]
// 2. Created Date LESS OR EQUAL [End Date]
// Columns to Export & Map:
// - Invoice Number -> InvoiceNumber
// - 'Invoice Generated' (static text) -> ActivityName
// - Created Date -> EventTime
// - Created By -> UserResponsible
// - [Billing Department Field] -> BillingDepartment
// - Status -> InvoiceStatus
// - Total Amount -> InvoiceTotalAmount
// - Payment Due Date -> PaymentDueDate

// Report 2: Invoice Status Changes (Submitted, Approved, Rejected, Corrected, Closed, Written Off)
// Report Type: Invoice History (or your custom object's history report type)
// Filters:
// 1. Edit Date GREATER OR EQUAL [Start Date]
// 2. Edit Date LESS OR EQUAL [End Date]
// 3. Field/Event EQUALS 'Status' (or the name of your status field)
// Columns to Export & Map:
// - Invoice Number -> InvoiceNumber
// - New Value (transformed*) -> ActivityName 
// - Edit Date -> EventTime
// - Edited By -> UserResponsible
// - [Billing Department Field] -> BillingDepartment
// - New Value -> InvoiceStatus
// - [Invoice Total Amount] -> InvoiceTotalAmount
// - [Invoice Payment Due Date] -> PaymentDueDate
// *Transformation Logic for ActivityName: 
//   - IF New Value = 'Pending Approval' THEN 'Invoice Submitted for Approval'
//   - IF New Value = 'Approved' THEN 'Invoice Approved'
//   - IF New Value = 'Rejected' THEN 'Invoice Rejected'
//   - IF New Value = 'Draft' AND Old Value = 'Rejected' THEN 'Invoice Corrected'
//   - IF New Value = 'Closed' THEN 'Invoice Closed'
//   - IF New Value = 'Written Off' THEN 'Invoice Written Off'

// Report 3: Invoice Sent to Customer
// Report Type: Invoices
// Filters:
// 1. [Sent Date Field] NOT EQUAL TO "" (not null)
// 2. [Sent Date Field] GREATER OR EQUAL [Start Date]
// 3. [Sent Date Field] LESS OR EQUAL [End Date]
// Columns to Export & Map:
// - Invoice Number -> InvoiceNumber
// - 'Invoice Sent to Customer' (static text) -> ActivityName
// - [Sent Date Field] -> EventTime
// - Last Modified By -> UserResponsible
// - [Billing Department Field] -> BillingDepartment
// - Status -> InvoiceStatus
// - Total Amount -> InvoiceTotalAmount
// - Payment Due Date -> PaymentDueDate

// Report 4: Payment Due Date Reached
// Report Type: Invoices
// Filters:
// 1. Payment Due Date NOT EQUAL TO "" (not null)
// 2. Payment Due Date GREATER OR EQUAL [Start Date]
// 3. Payment Due Date LESS OR EQUAL [End Date]
// Columns to Export & Map:
// - Invoice Number -> InvoiceNumber
// - 'Payment Due Date Reached' (static text) -> ActivityName
// - Payment Due Date -> EventTime
// - 'System' (static text) -> UserResponsible
// - [Billing Department Field] -> BillingDepartment
// - Status -> InvoiceStatus
// - Total Amount -> InvoiceTotalAmount
// - Payment Due Date -> PaymentDueDate

// Report 5: Payment Reminder Issued
// Report Type: Activities with Invoices (or similar custom report type)
// Filters:
// 1. Task or Event Subject CONTAINS 'Payment Reminder'
// 2. Created Date GREATER OR EQUAL [Start Date]
// 3. Created Date LESS OR EQUAL [End Date]
// Columns to Export & Map:
// - Invoice: Invoice Number -> InvoiceNumber
// - 'Payment Reminder Issued' (static text) -> ActivityName
// - Created Date -> EventTime
// - Assigned To -> UserResponsible
// - [Billing Department Field] -> BillingDepartment
// - [Invoice Status Field] -> InvoiceStatus
// - [Invoice Total Amount] -> InvoiceTotalAmount
// - [Invoice Payment Due Date] -> PaymentDueDate

// Report 6: Customer Payment Received & Status Changes (Posted, Applied)
// Report Type: Payments with Invoices (or similar custom report type)
// This report combines multiple events from the Payment record.
// Filters:
// 1. Payment: Created Date GREATER OR EQUAL [Start Date]
// 2. Payment: Created Date LESS OR EQUAL [End Date]
// Part A: Payment Received
// Columns to Export & Map:
// - Invoice: Invoice Number -> InvoiceNumber
// - 'Customer Payment Received' (static text) -> ActivityName
// - Payment: Created Date -> EventTime
// - Payment: Created By -> UserResponsible
// Part B: Payment Posted and Applied (Requires exporting and transforming multiple rows for the same payment if status changes)
// You may need a separate Payment History Report, similar to Report 2.
// Assuming a simple status field on the Payment for this example:
//   - IF Payment Status = 'Posted' THEN 'Payment Posted to Ledger'
//   - IF Payment Status = 'Applied' THEN 'Cash Applied/Reconciled'

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