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Ihr Daten-Template für Order to Cash, Rechnungsstellung und Fakturierung

Salesforce Sales Cloud

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Attribute für Order to Cash, Rechnungsstellung und Fakturierung (19) Aktivitäten für Order to Cash, Rechnungsstellung und Fakturierung (13) Anleitungen zur Datenextraktion (3)

Ihr Daten-Template für Order to Cash, Rechnungsstellung und Fakturierung

Dieses Template bietet einen umfassenden Überblick über die wesentlichen Datenattribute und Aktivitäten, die Sie für eine aussagekräftige Analyse Ihres Order-to-Cash-Prozesses für Rechnungsstellung und Fakturierung benötigen. Es beschreibt, welche Informationen Sie für Ihr Event Log erfassen sollten, und gibt praktische Hinweise zur Datenextraktion. Verwenden Sie diese Ressource, um Ihre Process-Mining-Initiativen effizient umzusetzen und wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen.

Empfohlene Attribute für die Datenerfassung
Wichtige Aktivitäten für die Nachverfolgung
Hinweise zur Datenextraktion

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Attribute für Order to Cash, Rechnungsstellung und Fakturierung

Diese empfohlenen Datenfelder sollten Sie in Ihr Event Log aufnehmen, um den Order-to-Cash-Prozess für Rechnungsstellung und Fakturierung umfassend auszuwerten und alle wichtigen Informationen zu erfassen.

3 Erforderlich 5 Empfohlen 11 Optional

	Name	Beschreibung
	Aktivitätsname ActivityName	Bezeichnung des konkreten Geschäftsereignisses im Abrechnungsprozess.
Beschreibung Dieses Attribut beschreibt den erreichten Schritt oder Meilenstein im Lebenszyklus einer Rechnung, zum Beispiel 'Rechnung erstellt' oder 'Zahlung eingegangen'. Diese Aktivitäten bilden die Knoten der Prozessdarstellung. Die Analyse der Aktivitätsabfolge ist eine Grundlage für Process Mining. Sie zeigt den tatsächlichen Prozessablauf und ermöglicht den Vergleich mit dem geplanten Prozess. So lassen sich Abweichungen, Engpässe zwischen bestimmten Schritten und Nacharbeitsschleifen erkennen. Die Ergebnisse fließen direkt in Dashboards wie 'Nacharbeit und Fehler im Abrechnungsprozess' und 'Bericht zu Compliance-Verstößen bei der Abrechnung' ein. Warum das wichtig ist Das Attribut legt die Prozessschritte fest. Sie bilden das Gerüst der Prozessdarstellung und ermöglichen die Analyse von Workflow, Engpässen und Abweichungen. Woher beziehen Dieses Attribut wird üblicherweise aus Änderungen des Statusfelds im Invoice-Objekt oder aus Datensätzen zugehöriger Objekte wie Task oder Event abgeleitet, in denen bestimmte Aktionen erfasst werden. Beispiele Rechnung erstelltRechnung freigegebenRechnung an Kunden gesendetZahlung eingegangen
	Ereigniszeitpunkt EventTime	Timestamp, der angibt, wann eine bestimmte Aktivität stattgefunden hat.
Beschreibung Dieses Attribut enthält Datum und Uhrzeit jeder Aktivität. Beides ist entscheidend für die chronologische Sortierung und die Leistungsanalyse. Anhand der Timestamps lässt sich die Ereignisabfolge bestimmen und die Dauer zwischen den Ereignissen berechnen. In der Prozessanalyse dient der Ereigniszeitpunkt zur Berechnung aller zeitbasierten Kennzahlen, darunter Durchlauf- und Wartezeiten sowie die Dauer einzelner Aktivitäten. Er bildet die Grundlage für Kennzahlen wie 'Durchschnittliche Durchlaufzeit einer Rechnung' und 'DSO' und für Dashboards wie 'Freigabezykluszeit für Rechnungen' und 'Leistung beim Zahlungsausgleich'. Warum das wichtig ist Dieser Timestamp ist entscheidend, um Ereignisse korrekt anzuordnen und Leistungskennzahlen wie Durchlaufzeiten und Prozessdauern zu berechnen. Diese Kennzahlen helfen, Verzögerungen zu erkennen. Woher beziehen Diese Daten stammen häufig aus systemseitig erzeugten Timestamp-Feldern wie `CreatedDate` oder `LastModifiedDate` im Invoice-Objekt oder in zugehörigen Task- und Event-Datensätzen. Beispiele 2023-04-15T10:00:00Z2023-04-16T14:30:00Z2023-05-20T09:05:12Z
	Rechnungsnummer InvoiceNumber	Eindeutige Kennung jeder Rechnung und zentrale Case-ID des Abrechnungsprozesses.
Beschreibung Die Rechnungsnummer ist das zentrale Attribut, über das alle zugehörigen Abrechnungsaktivitäten zu einem Case zusammengefasst werden. Jede Nummer steht für ein eigenes Abrechnungsdokument, das an einen Kunden gesendet wurde. In der Process-Mining-Analyse ermöglicht dieses Attribut, den gesamten Lebenszyklus einer Rechnung nachzuverfolgen, von der Erstellung bis zur abschließenden Zahlung und Schließung. Es ist unverzichtbar für die Prozessdarstellung und die Berechnung von Case-Kennzahlen wie 'Durchschnittliche Durchlaufzeit einer Rechnung' und 'Days Sales Outstanding'. Die Analyse nach Rechnungsnummer macht Engpässe, Nacharbeitsschleifen und Compliance-Abweichungen bei einzelnen Abrechnungsvorgängen sichtbar. Warum das wichtig ist Dieser Schlüssel verknüpft alle zugehörigen Abrechnungsereignisse und ermöglicht so einen vollständigen Überblick über den Rechnungsprozess jeder einzelnen Transaktion. Woher beziehen Dies ist üblicherweise der Primärschlüssel des Invoice-Objekts in Salesforce Sales Cloud, häufig im Feld `InvoiceNumber` oder in einem ähnlichen Feld mit eindeutiger ID. Beispiele INV-00582INV-01934INV-10345
	Abrechnungsabteilung BillingDepartment	Abteilung oder Team, das für die Abrechnungsaktivität verantwortlich ist.
Beschreibung Dieses Attribut bezeichnet die Fachgruppe, der der verantwortliche Benutzer angehört, zum Beispiel 'Debitorenbuchhaltung' oder 'Vertriebsbetrieb'. Üblicherweise wird es aus dem Benutzerprofil oder der Rolle in Salesforce abgeleitet. Die Analyse nach Abteilung ist wichtig, um die Prozessverantwortung zu verstehen und systembedingte Probleme in bestimmten Teams zu erkennen. Die Dashboards 'Leistung beim Zahlungsausgleich' und 'Arbeitslast und Leistung des Abrechnungsteams' verwenden diese Auswertung, um Effizienz und Ressourcennutzung in verschiedenen Fachbereichen zu vergleichen. Warum das wichtig ist So lässt sich die Leistung auf Team- oder Abteilungsebene analysieren und es werden gruppenspezifische Engpässe, Ressourcenbeschränkungen oder Schulungsbedarf sichtbar. Woher beziehen Diese Information ist in Salesforce üblicherweise im User-Objekt gespeichert, zum Beispiel im Feld `Abteilung` oder `Role.Name`. Beispiele DebitorenbuchhaltungFinanzbetriebForderungsmanagement-Team
	Rechnungsbetrag gesamt InvoiceTotalAmount	Gesamtbetrag der Rechnung.
Beschreibung Dieses Attribut enthält den Gesamtbetrag, den der Kunde für die erbrachten Waren oder Dienstleistungen schuldet. Es ist eine wichtige Finanzkennzahl für jeden Rechnungs-Case. Die Analyse des Gesamtrechnungsbetrags hilft, Rechnungen mit hohem Wert zu priorisieren und Prozessleistungen bei kleinen und großen Transaktionen zu vergleichen. In Dashboards können Sie die Analyse beispielsweise danach segmentieren, ob Rechnungen mit höherem Betrag längere Freigabezeiten haben oder später bezahlt werden. Das ist wichtig, um finanzielle Risiken zu steuern und Inkassomaßnahmen gezielt einzusetzen. Warum das wichtig ist Damit lässt sich die finanzielle Auswirkung analysieren. So können Sie Rechnungen mit hohem Wert priorisieren und nachvollziehen, wie sich der Rechnungsbetrag auf den Prozess auswirkt, etwa auf Freigabezeiten oder Zahlungsverzögerungen. Woher beziehen Wahrscheinlich handelt es sich um ein Standard-Währungsfeld im Invoice-Objekt, möglicherweise mit dem Namen `GrandTotal` oder einem ähnlichen Namen für ein Summenfeld. Beispiele 5400.5012500.00850.75
	Rechnungsstatus InvoiceStatus	Aktueller Status der Rechnung in ihrem Lebenszyklus.
Beschreibung Dieses Attribut zeigt den aktuellen Status der Rechnung an, zum Beispiel 'Entwurf', 'Freigabe ausstehend', 'Gesendet', 'Bezahlt' oder 'Storniert'. Es gibt jederzeit einen Überblick darüber, an welcher Stelle des Prozesses sich die Rechnung befindet. Der Rechnungsstatus ist eine wichtige Dimension für Filter und Segmentierungen. Analysten können damit bestimmte Rechnungskohorten untersuchen, etwa alle Rechnungen, deren Zahlung noch aussteht, oder alle abgelehnten Rechnungen. Das erleichtert die Priorisierung und zeigt, welche Merkmale Rechnungen aufweisen, die in bestimmten Prozessschritten stecken bleiben. Warum das wichtig ist Das Attribut zeigt den aktuellen Status einer Rechnung und ermöglicht die Filterung und Analyse offener, abgeschlossener oder problematischer Cases. Woher beziehen Üblicherweise handelt es sich um ein Standard-Auswahllistenfeld namens `Status` im Invoice-Objekt in Salesforce. Beispiele Freigabe ausstehendGenehmigtAn Kunden gesendetBezahltAbgeschrieben
	Verantwortlicher Benutzer UserResponsible	Benutzer oder Agent, der die Aktivität ausgeführt hat.
Beschreibung Dieses Attribut gibt an, welcher Salesforce-Benutzer für eine bestimmte Aktivität verantwortlich war, etwa für die Freigabe einer Rechnung oder die Verbuchung einer Zahlung. Häufig ist es mit dem Benutzer verknüpft, der den Datensatz zuletzt geändert hat oder für den Task verantwortlich ist. Die Analyse nach verantwortlichem Benutzer ist wichtig, um die Teamleistung und Arbeitslastverteilung zu verstehen und Schulungsbedarf zu erkennen. Sie unterstützt direkt das Dashboard 'Arbeitslast und Leistung des Abrechnungsteams', indem sie Leistungsvergleiche und die Analyse der Ressourcenzuteilung ermöglicht. Auch bei der Ursachenanalyse von Verzögerungen oder Fehlern ist sie hilfreich. Warum das wichtig ist Damit lassen sich die Leistung von Einzelpersonen und Teams sowie die Arbeitslastverteilung analysieren. Außerdem können Sie besonders leistungsstarke Benutzer und Benutzer mit zusätzlichem Schulungsbedarf erkennen. Woher beziehen Die Information kann in Feldern wie `LastModifiedById` im Invoice-Objekt oder `OwnerId` in zugehörigen Task- oder benutzerdefinierten Objekten stehen. Um den Namen des Benutzers zu erhalten, müssen diese IDs mit dem User-Objekt verknüpft werden. Beispiele Alice JohnsonBob WilliamsCharlie Brown
	Zahlungsziel PaymentDueDate	Datum, bis zu dem der Kunde die Rechnung bezahlen muss.
Beschreibung Dieses Attribut gibt die auf der Rechnung angegebene Zahlungsfrist an. Sie wird anhand des Rechnungsdatums und der vereinbarten Zahlungsbedingungen berechnet. Das Zahlungsziel ist eine wichtige Datengrundlage für die Finanzplanung und das Forderungsmanagement. Es dient als Vergleichswert für die tatsächliche Zahlungsleistung und ist unverzichtbar für die Berechnung der Kennzahl 'Pünktliche Zahlungsquote' sowie für Dashboards zur Überwachung fristgerechter Zahlungen, etwa 'Entwicklung der Days Sales Outstanding (DSO)'. Warum das wichtig ist Dieser Wert dient als Referenz für die Messung der Zahlungseingänge, die Berechnung des DSO und das Auslösen von Maßnahmen im Forderungsmanagement, etwa Zahlungserinnerungen. Woher beziehen Dies ist ein standardmäßiges Datumsfeld im Salesforce-Objekt Invoice, das häufig `DueDate` heißt. Beispiele 2023-05-152023-06-302023-07-01
	Days Sales Outstanding DaysSalesOutstanding	Die Anzahl der Tage zwischen dem Versand der Rechnung und dem Zahlungseingang.
Beschreibung Days Sales Outstanding (DSO) ist eine wichtige Finanzkennzahl. Sie misst, wie viele Tage ein Unternehmen nach einem Verkauf durchschnittlich auf den Zahlungseingang wartet. Berechnet wird sie als Zeitraum zwischen dem Ereignis „Rechnung an Kunden gesendet“ und „Kundenzahlung eingegangen“. Diese KPI steht im Order-to-Cash-Prozess besonders im Fokus. Mit diesem Attribut lässt sie sich für jede einzelne Rechnung ermitteln. Es unterstützt direkt das Dashboard „Entwicklung der Days Sales Outstanding (DSO)“ und ist unverzichtbar, um den Cashflow zu überwachen und zu verbessern. Warum das wichtig ist Diese wichtige KPI misst die Wirksamkeit des Forderungsmanagements und dessen direkten Einfluss auf den Cashflow des Unternehmens. Woher beziehen Dies ist ein berechnetes Attribut. Die Berechnung lautet `(Timestamp('Customer Payment Received') - Timestamp('Invoice Sent to Customer'))`. Beispiele 32 Tage58 Tage29 Tage
	Endzeit des Ereignisses EventEndTime	Der Timestamp, der angibt, wann eine Aktivität abgeschlossen wurde.
Beschreibung Dieses Attribut erfasst den Zeitpunkt, zu dem eine Aktivität abgeschlossen wurde. Viele Aktivitäten in der Rechnungsstellung sind Ereignisse ohne Dauer, bei denen Startzeit und Endzeit übereinstimmen. Bei anderen, etwa einem Genehmigungsschritt, lässt sich eine Dauer messen. Mit der Endzeit können Sie die Verarbeitungszeit einer Aktivität genau berechnen, also die Zeit, in der ein Mitarbeitender oder ein System aktiv an einer Aufgabe arbeitet. So lassen sich aktive Arbeitszeit und Wartezeit unterscheiden und die Prozesseffizienz genauer beurteilen. Warum das wichtig ist Damit lassen sich Verarbeitungszeiten von Aktivitäten genau berechnen und aktive Arbeit von Wartezeit unterscheiden. Das ermöglicht eine präzisere Effizienzanalyse. Woher beziehen Dieses Feld ist häufig nicht standardmäßig vorhanden. Es muss möglicherweise aus der Startzeit der nachfolgenden Aktivität im Case abgeleitet oder in einem benutzerdefinierten Feld erfasst werden. Beispiele 2023-04-15T10:05:00Z2023-04-16T14:32:10Z2023-05-20T09:05:12Z
	Kundenbetreuer AccountOwner	Der Vertriebsmitarbeitende oder Kundenbetreuer, der für das Kundenkonto verantwortlich ist.
Beschreibung Dieses Attribut gibt an, wer intern für die Kundenbeziehung verantwortlich ist. In der Regel handelt es sich um den Vertriebsmitarbeitenden oder Kundenbetreuer, der dem Account in Salesforce zugeordnet ist. Der Kundenbetreuer ist zwar nicht direkt an der Rechnungsstellung beteiligt, kann aber eine wichtige Auswertungsdimension sein. Probleme bei der Rechnungsstellung können die Kundenbeziehung beeinträchtigen. Mit diesem Attribut können Sie Prozessdaten mit dem Vertrieb verknüpfen und prüfen, ob bei bestimmten Kundenbetreuern häufiger Probleme auftreten. Warum das wichtig ist Das Attribut stellt den Zusammenhang zwischen der Leistung des Rechnungsstellungsprozesses und der für die Kundenbeziehung verantwortlichen Person her. So lässt sich nachvollziehen, wie sich Rechnungsfehler oder Verzögerungen auf das Geschäft auswirken. Woher beziehen Dies ist das Feld `Owner.Name` des Objekts Account, das mit Invoice verknüpft ist. Beispiele David MillerSophia GarciaJames Wilson
	Kundenname CustomerName	Name des Kunden oder Kontos, dem die Rechnung gestellt wird.
Beschreibung Dieses Attribut bezeichnet den Kunden oder das Unternehmen, an den bzw. das die Rechnung ausgestellt wird. Üblicherweise wird es aus dem verknüpften Account-Datensatz in Salesforce übernommen. Die Analyse nach Kunde ist wichtig, um kundenspezifisches Verhalten zu verstehen und Probleme bei wichtigen Kunden zu erkennen. Sie zeigt beispielsweise, ob bestimmte Kunden regelmäßig verspätet zahlen, mehr Nacharbeit verursachen oder komplexe Freigabezyklen haben. Diese Erkenntnisse helfen bei der Pflege von Kundenbeziehungen und der gezielten Ausrichtung von Inkassostrategien. Warum das wichtig ist Ermöglicht eine kundenorientierte Analyse von Mustern, etwa welche Kunden häufig verspätet zahlen oder mehr Rechnungskorrekturen benötigen. So lässt sich das Kundenbeziehungsmanagement verbessern. Woher beziehen Die Daten stammen aus dem Feld `Account.Name`, das über eine Nachschlagebeziehung zwischen dem Invoice-Objekt und dem Account-Objekt verknüpft ist. Beispiele ABC CorporationGlobal Tech Inc.Innovate Solutions LLC
	Letzte Datenaktualisierung LastDataUpdate	Timestamp der letzten Datenaktualisierung aus dem Quellsystem.
Beschreibung Dieses Attribut gibt an, wann die Daten für die Process-Mining-Analyse zuletzt aus Salesforce Sales Cloud extrahiert wurden. Es handelt sich um ein Metadatenfeld, das bei jeder Aktualisierung auf den gesamten Datensatz angewendet wird. Anhand dieses Timestamps können Benutzer die Aktualität der Analyse beurteilen. So sehen sie, ob die angezeigten Dashboards und Kennzahlen auf dem neuesten Stand sind. Das ist wichtig, um rechtzeitig fundierte Geschäftsentscheidungen auf Basis der Prozesserkenntnisse zu treffen. Warum das wichtig ist Das Attribut informiert Benutzer über die Aktualität der Daten. So können Entscheidungen auf einer aktuellen und relevanten Sicht auf den Prozess beruhen. Woher beziehen Dieser Wert wird bei jeder Ausführung vom ETL-Tool oder der Datenpipeline erzeugt und dem Datensatz hinzugefügt. Beispiele 2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
	Nacharbeit vorhanden IsRework	Ein berechnetes Kennzeichen, das angibt, ob eine Rechnung eine Nacharbeitsschleife durchlaufen hat.
Beschreibung Dieses boolesche Attribut wird bei der Datenverarbeitung abgeleitet. Es wird auf „true“ gesetzt, wenn die Aktivitätsfolge einer Rechnung auf Nacharbeit hindeutet, etwa wenn sie nach einem bereits durchlaufenen Schritt zu einer früheren Phase zurückkehrt (zum Beispiel „Rechnung korrigiert“ nach „Rechnung genehmigt“). Das Kennzeichen ist entscheidend, um Ineffizienzen schnell zu erkennen und zu quantifizieren. Es bildet die Grundlage für die KPI „Nacharbeitsquote bei Rechnungen“ und das Dashboard „Nacharbeit und Fehler im Rechnungsstellungsprozess“. Damit können Analysten Fälle mit kostspieligen und zeitaufwendigen Nacharbeitsschleifen gezielt untersuchen. Warum das wichtig ist Das Kennzeichen quantifiziert Ineffizienzen direkt, indem es Fälle mit Korrekturschleifen identifiziert. So lassen sich Fehlerquellen eingrenzen und die Kosten mangelhafter Qualität berechnen. Woher beziehen Dieses Attribut ist im Quellsystem nicht vorhanden. Es wird anhand der Aktivitätsfolge jedes Cases vom Process-Mining-Tool oder in der ETL-Schicht berechnet. Beispiele truefalse
	Quellsystem SourceSystem	Gibt das System an, aus dem die Daten stammen.
Beschreibung Dieses Attribut bezeichnet die Quellanwendung, in der die Ereignisdaten erzeugt wurden. Für diesen Prozess ist das üblicherweise 'Salesforce Sales Cloud'. In Umgebungen mit mehreren integrierten Systemen ist dieses Feld für die Datenherkunft und die Fehlersuche wichtig. Es erleichtert die Einordnung der Daten und stellt sicher, dass Ereignisse aus verschiedenen Systemen im Process-Mining-Tool korrekt zusammengeführt und interpretiert werden. Warum das wichtig ist Das Attribut liefert wichtigen Kontext zur Herkunft der Daten. Dieser ist für Data Governance, Validierung und Analyse in Umgebungen mit mehreren Systemen unverzichtbar. Woher beziehen Üblicherweise wird während des ETL-Prozesses (Extraktion, Transformation und Laden) ein statischer Wert hinzugefügt, der die Herkunft des Datensatzes kennzeichnet. Beispiele Salesforce Sales CloudSFSC
	Rechnungsland BillingCountry	Das Land, das in der Rechnungsadresse angegeben ist.
Beschreibung Dieses Attribut erfasst das Land der Rechnungsadresse des Kunden. Es ist eine wichtige geografische Dimension für die Segmentierung der Prozessdaten. Die Auswertung des Rechnungsstellungsprozesses nach Ländern ist wichtig, um regionale Unterschiede bei Leistung, Compliance und Kundenverhalten zu erkennen. Sie zeigt beispielsweise, ob in bestimmten Ländern längere Zahlungszyklen oder andere Nacharbeitsquoten auftreten oder besondere regulatorische Anforderungen den Prozess beeinflussen. Das unterstützt die Harmonisierung globaler Prozesse und gezielte Optimierungen vor Ort. Warum das wichtig ist Ermöglicht geografische Auswertungen, mit denen sich regionale Unterschiede bei Leistung, Compliance-Anforderungen und Zahlungsverhalten erkennen lassen. Woher beziehen Dieses Feld gehört zum standardmäßigen zusammengesetzten Adressfeld des Objekts Invoice und heißt in der Regel `BillingCountry`. Beispiele USADeutschlandJapanBrasilien
	Rechnungswährung InvoiceCurrency	Der Währungscode des Rechnungsbetrags, zum Beispiel USD oder EUR.
Beschreibung Dieses Attribut gibt an, in welcher Währung die Rechnung ausgestellt ist. Es ist besonders für Organisationen wichtig, die in mehreren Ländern tätig sind. Das Feld liefert den nötigen Kontext für finanzielle Auswertungen. Es ermöglicht, Geldbeträge korrekt zusammenzufassen und Prozesskennzahlen aus verschiedenen Währungsräumen zu vergleichen. Bei der Auswertung finanzieller KPIs ist es ein notwendiger Filter, damit unterschiedliche Währungen nicht vermischt werden. Warum das wichtig ist Liefert den nötigen Kontext für Geldbeträge und ermöglicht korrekte Finanzanalysen und Berichte, insbesondere bei international tätigen Unternehmen. Woher beziehen In Salesforce-Instanzen mit aktivierter Mehrwährungsfunktion ist dies üblicherweise das Standardfeld `CurrencyIsoCode`. Beispiele USDEURGBPJPY
	Zahlung verspätet IsLatePayment	Ein berechnetes Kennzeichen, das angibt, ob die Zahlung nach dem Fälligkeitsdatum eingegangen ist.
Beschreibung Dieses boolesche Attribut wird abgeleitet, indem der Timestamp von „Kundenzahlung eingegangen“ mit dem Zahlungsziel verglichen wird. Es ist „true“, wenn die Zahlung verspätet eingegangen ist, andernfalls „false“. Das Kennzeichen vereinfacht die Analyse des Zahlungsverhaltens und der Wirksamkeit des Forderungsmanagements. Es bildet die Grundlage für die KPI „Pünktliche Zahlungsquote“ und hilft dabei, Kunden für weitere Auswertungen in pünktliche und verspätete Zahler einzuteilen. Für jede Rechnung zeigt es eindeutig, ob die Zahlung fristgerecht eingegangen ist. Warum das wichtig ist Das Kennzeichen liefert eine klare Erfolgskennzahl für das Forderungsmanagement. Es unterstützt direkt die KPI „Pünktliche Zahlungsquote“ und ermöglicht die Analyse von Faktoren, die zu verspäteten Zahlungen führen. Woher beziehen Dieses Attribut ist im Quellsystem nicht vorhanden. Es wird in der ETL-Schicht oder im Process-Mining-Tool berechnet, indem das Zahlungsdatum mit dem Feld `PaymentDueDate` verglichen wird. Beispiele truefalse
	Zahlungsbedingungen PaymentTerms	Die vereinbarten Bedingungen für die Zahlung einer Rechnung, zum Beispiel „Netto 30 Tage“ oder „Zahlbar bei Erhalt“.
Beschreibung Dieses Attribut legt fest, wann und unter welchen Bedingungen eine Rechnung zu bezahlen ist. Es bestimmt häufig das Zahlungsziel und kann Regelungen zu Skonti bei vorzeitiger Zahlung enthalten. Die Auswertung nach Zahlungsbedingungen zeigt, wie sich unterschiedliche Vereinbarungen auf das Zahlungsverhalten auswirken. Für das Dashboard „Nutzung von Skonto bei vorzeitiger Zahlung“ ist sie besonders wichtig: Es vergleicht Zahlungstermine mit den vereinbarten Bedingungen und macht entgangene finanzielle Vorteile sichtbar. Außerdem hilft die Auswertung zu erklären, warum manche Rechnungen schneller oder langsamer bezahlt werden. Warum das wichtig ist Das Attribut gibt Aufschluss über Zahlungsfristen und ist unverzichtbar für die Analyse des Zahlungsverhaltens, des DSO und der Wirksamkeit von Skontoprogrammen. Woher beziehen Diese Information ist in Salesforce wahrscheinlich in einer Auswahlliste oder einem Textfeld des Objekts Invoice oder des zugehörigen Objekts Account gespeichert. Beispiele Netto 30 TageNetto 60 Tage2 % bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen, sonst netto 30 TageZahlbar bei Erhalt

Erforderlich Empfohlen Optional

Aktivitäten für Order to Cash, Rechnungsstellung und Fakturierung

Diese wichtigen Prozessschritte und Meilensteine sollten Sie in Ihrem Event Log erfassen, um Prozesse zuverlässig zu entdecken und ihre Leistung zu bewerten.

5 Empfohlen 8 Optional

	Aktivität	Beschreibung
	Rechnung an Kunden gesendet	Die freigegebene Rechnung wurde dem Kunden per E-Mail, Post oder über ein Portal zugestellt. Dieses Ereignis wird häufig erfasst, wenn das Feld 'Versanddatum' ausgefüllt oder der Status auf 'Gesendet' gesetzt wird.
Warum das wichtig ist Damit beginnt die Zahlungsfrist. Dieser Zeitpunkt dient als Ausgangspunkt für die Berechnung der Days Sales Outstanding (DSO). Er ist ein wichtiger Meilenstein für die Nachverfolgung der Kundenkommunikation und der Zahlungsfristen. Woher beziehen Abgeleitet aus dem ausgefüllten Feld 'Versanddatum' im Invoice-Objekt oder einer Statusänderung auf 'Gesendet'. Wurde die Rechnung über ein integriertes E-Mail-Tool versendet, kann das Ereignis auch explizit in der Aktivitätshistorie protokolliert sein. Erfassung Timestamp, zu dem das Feld 'Sent_Date__c' ausgefüllt wird. Ereignistyp inferred
	Rechnung erstellt	Diese Aktivität kennzeichnet die Erstellung eines neuen Rechnungsdatensatzes in Salesforce. Sie markiert den offiziellen Beginn des Abrechnungsprozesses für eine bestimmte Transaktion und wird üblicherweise ausgelöst, nachdem eine Bestellung erfüllt oder ein Vertragsmeilenstein erreicht wurde. Das Ereignis wird anhand des Erstellungs-Timestamps des Rechnungsdatensatzes erfasst.
Warum das wichtig ist Dies ist das zentrale Start-Event des Abrechnungsprozesses. Die Zeitspanne von diesem Zeitpunkt bis zum Zahlungseingang zeigt die gesamte Order-to-Cash-Durchlaufzeit und macht Verzögerungen bei der ersten Dateneingabe sichtbar. Woher beziehen Dieses Ereignis wird anhand des Erstellungsdatums (Feld CreatedDate) des benutzerdefinierten Invoice-Objekts oder eines ähnlichen Objekts erfasst, das die Rechnung in Salesforce abbildet. Erfassung Erstellungs-Timestamp des Rechnungsobjekts. Ereignistyp explicit
	Rechnung freigegeben	Ein berechtigter Benutzer hat die Rechnung geprüft und freigegeben. Damit bestätigt er ihre Richtigkeit und die Versandbereitschaft. Dieses Ereignis wird üblicherweise erfasst, wenn der Rechnungsstatus auf 'Genehmigt' gesetzt wird.
Warum das wichtig ist Dieser wichtige Meilenstein ist Voraussetzung für die weiteren Schritte des Abrechnungsprozesses. Verzögerungen führen zu erheblichen Engpässen und wirken sich auf die DSO und die gesamte Durchlaufzeit aus. Das Dashboard 'Freigabezykluszeit für Rechnungen' misst diese Dauer. Woher beziehen Abgeleitet aus einer Änderung des Statusfelds im Invoice-Objekt auf 'Genehmigt'. Wenn Salesforce Approval Processes verwendet werden, lässt sich das Ereignis direkt aus der Historie des ProcessInstance-Objekts erfassen. Erfassung Änderung des Rechnungsstatus auf 'Genehmigt' oder Abschluss eines formellen Freigabeschritts. Ereignistyp inferred
	Rechnung geschlossen	Der Rechnungsprozess ist abgeschlossen, da die Rechnung vollständig bezahlt und ausgeglichen wurde. Dies ist die letzte Aktivität einer erfolgreich bearbeiteten Rechnung und wird üblicherweise durch eine Statusänderung erfasst.
Warum das wichtig ist Diese Aktivität bildet den zentralen Endpunkt des Prozesses und ermöglicht eine präzise Berechnung der gesamten Durchlaufzeit. Sie legt eindeutig fest, wann die Prozessanalyse als abgeschlossen gilt. Woher beziehen Abgeleitet aus dem Timestamp, zu dem das Statusfeld des Invoice-Objekts auf 'Geschlossen', 'Vollständig bezahlt' oder einen ähnlichen Endstatus gesetzt wird. Erfassung Änderung des Rechnungsstatus auf den abschließenden Wert 'Geschlossen'. Ereignistyp inferred
	Zahlung des Kunden eingegangen	Der Kunde hat die Rechnung bezahlt und das Geld ist eingegangen. Üblicherweise wird dies durch einen verknüpften 'Payment'-Datensatz erfasst, der der Rechnung zugeordnet ist.
Warum das wichtig ist Dies ist der wichtigste Meilenstein im Zahlungseingang des Prozesses. Er markiert das Ende des DSO-Berechnungszeitraums und bestätigt den erfolgreichen Zahlungseingang. Woher beziehen Erfasst anhand des Erstellungsdatums eines benutzerdefinierten 'Payment'-Objektdatensatzes, der mit dem Invoice-Objekt verknüpft ist. Das Ereignis kann auch aus einer Statusänderung der Rechnung auf 'Bezahlt' abgeleitet werden. Erfassung Erstellung eines verknüpften Payment-Datensatzes. Ereignistyp explicit
	Rechnung abgelehnt	Ein Freigebender hat die Rechnung abgelehnt, in der Regel wegen Fehlern oder Unstimmigkeiten. Sie muss korrigiert und erneut eingereicht werden. Erfasst wird dies durch eine Statusänderung des Rechnungsdatensatzes auf 'Abgelehnt'.
Warum das wichtig ist Diese Aktivität weist auf Nacharbeit und Ineffizienzen im Prozess hin. Die Analyse der Ablehnungen hilft, häufige Fehlerquellen zu erkennen und die Ursachen für das Dashboard 'Nacharbeit und Fehler im Abrechnungsprozess' zu untersuchen. Woher beziehen Abgeleitet aus einer Änderung des Statusfelds im Invoice-Objekt auf 'Abgelehnt'. Die Information kann auch in Kommentaren zur Historie eines formellen Approval Process enthalten sein. Erfassung Änderung des Rechnungsstatus auf 'Abgelehnt'. Ereignistyp inferred
	Rechnung abgeschrieben	Es wurde entschieden, auf die Forderung zu verzichten. Die Rechnung wird ohne vollständige Zahlung geschlossen. Damit endet der Abrechnungsprozess auf einem alternativen, nicht erfolgreichen Weg.
Warum das wichtig ist Die Nachverfolgung von Abschreibungen hilft, Umsatzausfälle zu beziffern und Kunden oder Situationen zu erkennen, die zu Forderungsausfällen führen. Dieser Ausnahmeweg ist für die Überwachung der finanziellen Lage besonders wichtig. Woher beziehen Abgeleitet aus dem Timestamp, zu dem das Statusfeld des Invoice-Objekts auf 'Abgeschrieben' oder 'Storniert – Forderungsausfall' gesetzt wird. Erfassung Änderung des Rechnungsstatus auf 'Abgeschrieben'. Ereignistyp inferred
	Rechnung korrigiert	Diese Aktivität steht für eine manuelle Korrektur oder Änderung an einer Rechnung, nachdem sie abgelehnt oder ein Fehler festgestellt wurde. Sie lässt sich häufig daran erkennen, dass der Rechnungsstatus auf einen vorherigen Wert zurückgesetzt wird, zum Beispiel von 'Abgelehnt' auf 'Entwurf'.
Warum das wichtig ist Korrekturschleifen zu erkennen, ist entscheidend für die Berechnung der Kennzahl 'Nacharbeitsquote bei Rechnungen'. Viele Korrekturen weisen auf Probleme bei der ursprünglichen Rechnungserstellung hin und führen zu Verzögerungen. Woher beziehen Abgeleitet aus der Feldhistorie, indem eine Statusänderung von einem späteren Prozessschritt (z. B. 'Abgelehnt', 'Genehmigt') zurück zu einem früheren Schritt (z. B. 'Entwurf', 'In Bearbeitung') erkannt wird. Erfassung Der Rechnungsstatus bewegt sich im Prozessablauf zurück. Ereignistyp inferred
	Rechnung zur Freigabe eingereicht	Die Rechnung wurde fertiggestellt und zur internen Prüfung eingereicht, bevor sie an den Kunden gesendet wird. Diese Aktivität wird üblicherweise anhand einer Statusänderung des Rechnungsdatensatzes erfasst, zum Beispiel von 'Entwurf' zu 'Freigabe ausstehend'.
Warum das wichtig ist Mit dieser Aktivität lässt sich die Dauer in der Freigabewarteschlange ermitteln. Sie ist ein wichtiger erster Schritt zur Berechnung der Kennzahl 'Durchschnittliche Freigabedauer von Rechnungen'. Woher beziehen Abgeleitet aus der Feldhistorie des Invoice-Objekts, wenn ein Statusfeld auf einen Wert wie 'Zur Freigabe eingereicht' oder 'In Prüfung' gesetzt wird. Erfassung Änderung des Rechnungsstatus auf 'Freigabe ausstehend'. Ereignistyp inferred
	Zahlung im Hauptbuch verbucht	Die eingegangene Zahlung wurde offiziell im Finanzbuchhaltungssystem oder Hauptbuch des Unternehmens erfasst. Dies kann nach einer Integration durch eine Statusänderung des Zahlungs- oder Rechnungsdatensatzes protokolliert werden.
Warum das wichtig ist Diese Aktivität unterscheidet den Zahlungseingang vom finanziellen Ausgleich. Die Zeit zwischen Zahlungseingang und Verbuchung kann Verzögerungen in der internen Buchhaltung aufzeigen. Woher beziehen Abgeleitet aus einer Änderung des Statusfelds im Payment- oder Invoice-Objekt auf einen Wert wie 'Gebucht' oder 'Ins ERP exportiert'. Häufig wird der Status über eine API-Integration aktualisiert. Erfassung Änderung des Zahlungs- oder Rechnungsstatus auf 'Gebucht'. Ereignistyp inferred
	Zahlung zugeordnet und ausgeglichen	Die eingegangene Zahlung wurde vollständig mit der betreffenden Rechnung abgeglichen und im System zugeordnet. Damit ist die Forderung ausgeglichen. Erfasst wird dies durch eine abschließende Statusänderung des Zahlungs- oder Rechnungsdatensatzes.
Warum das wichtig ist Damit endet der Zahlungskreislauf. Das Dashboard 'Leistung beim Zahlungsausgleich' verwendet diese Aktivität, um die Effizienz des Finanzteams bei der Zuordnung von Zahlungseingängen zu messen. Woher beziehen Abgeleitet aus einer Statusänderung der Rechnung oder eines verknüpften Payment-Objekts auf einen abschließenden Status wie 'Abgeglichen' oder 'Zugeordnet'. Erfassung Änderung des Rechnungs- oder Zahlungsstatus auf 'Abgeglichen'. Ereignistyp inferred
	Zahlungserinnerung versendet	Dem Kunden wurde eine Mitteilung zu einer bevorstehenden oder überfälligen Zahlung gesendet. Dies wird häufig als eigener Aktivitätsdatensatz (Task oder E-Mail) erfasst, der mit der Rechnung verknüpft ist.
Warum das wichtig ist Die Nachverfolgung von Zahlungserinnerungen zeigt, wie wirksam Ihre Inkassostrategien sind. Sie ist wichtig für das Dashboard 'Wirksamkeit von Zahlungserinnerungen' und die Kennzahl 'Auslöserate für Zahlungserinnerungen'. Woher beziehen Erfasst anhand der Erstellung eines Aktivitätsdatensatzes (Task oder E-Mail), der mit dem Invoice-Objekt verknüpft ist und dessen Betreff oder Typ auf eine Zahlungserinnerung hinweist. Erfassung Erstellung eines verknüpften Task- oder E-Mail-Datensatzes mit einem bestimmten Typ oder Betreff. Ereignistyp explicit
	Zahlungsziel erreicht	Dieses berechnete Ereignis kennzeichnet den Zeitpunkt, zu dem die Zahlung der Rechnung gemäß den vereinbarten Zahlungsbedingungen fällig wird. Es wird nicht durch eine Benutzeraktion ausgelöst, sondern aus den Rechnungsdaten abgeleitet.
Warum das wichtig ist Diese Aktivität liefert einen wichtigen Vergleichswert für die Analyse des Zahlungsverhaltens und die Berechnung der Kennzahl 'Pünktliche Zahlungsquote'. So lassen sich pünktliche von verspäteten Zahlungen unterscheiden. Woher beziehen Dieses Ereignis wird berechnet, indem der aktuelle Timestamp mit dem Feld 'Fälligkeitsdatum' im Invoice-Objekt verglichen wird. Es ist in Salesforce nicht als gespeichertes Ereignis vorhanden. Erfassung Berechnet durch den Vergleich des aktuellen Datums mit dem Feld 'Fälligkeitsdatum' der Rechnung. Ereignistyp calculated

Anleitungen zur Datenextraktion

So exportieren Sie Ihre Daten aus Salesforce Sales Cloud

Schritte

Voraussetzungen prüfen: Stellen Sie sicher, dass Sie in Salesforce über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, darunter „Run Reports“, „Create and Customize Reports“ und „Export Reports“. Prüfen Sie, ob Field History Tracking für die wichtigen Statusfelder Ihrer Objekte Invoice und Payment aktiviert ist. Navigieren Sie dazu zu Setup > Object Manager, wählen Sie das betreffende Objekt aus, öffnen Sie Fields & Relationships und klicken Sie auf „Set History Tracking“.
Berichtsstrategie festlegen: Für diesen Prozess müssen Sie mehrere Berichte erstellen, da die Aktivitäten aus unterschiedlichen Datensätzen oder Ereignissen stammen, etwa aus der Rechnungserstellung, Statusänderungen oder zugehörigen Zahlungen. Erstellen Sie für jede Quelle einen eigenen Bericht und führen Sie die Ergebnisse anschließend extern zusammen.
Bericht für neu erstellte Datensätze erstellen: Beginnen Sie mit den einfachsten Ereignissen. Erstellen Sie einen Bericht für „Rechnung erstellt“ und „Kundenzahlung eingegangen“. Öffnen Sie die Registerkarte Reports und klicken Sie auf „New Report“. Wählen Sie einen Berichtstyp, der das Objekt Invoice (zum Beispiel „Invoices“) oder Payment enthält. Fügen Sie Spalten für die Attribute des Event Logs hinzu. Für die Aktivität „Rechnung erstellt“ dient CreatedDate des Rechnungsdatensatzes als EventTime.
Bericht zum Feldverlauf erstellen: Um Statusänderungen wie „Rechnung zur Genehmigung eingereicht“, „Rechnung genehmigt“, „Rechnung abgelehnt“ und „Rechnung korrigiert“ zu erfassen, erstellen Sie einen Bericht mit dem Berichtstyp „Invoice History“. Dieser spezielle Berichtstyp zeigt Änderungen an, die durch Field History Tracking erfasst wurden. Filtern Sie den Bericht nach Änderungen am Feld Status.
Bericht für datumsbasierte Ereignisse erstellen: Erstellen Sie für Ereignisse wie „Rechnung an Kunden gesendet“ oder „Zahlungsziel erreicht“ einen Bericht zum Objekt Invoice. Verwenden Sie die Datumsfelder selbst, zum Beispiel Sent_Date__c oder Payment_Due_Date__c, als EventTime. Filtern Sie nach Datensätzen, bei denen diese Felder nicht leer sind.
Bericht für zugehörige Aktivitäten erstellen: Für Ereignisse wie „Zahlungserinnerung versendet“ benötigen Sie einen Bericht, der Activities (Tasks oder Events) mit Rechnungen verknüpft. Verwenden Sie einen Berichtstyp wie „Activities with Invoices“ oder einen selbst erstellten Berichtstyp. Filtern Sie nach Aktivitäten mit einem bestimmten Betreff oder Typ, der auf eine Zahlungserinnerung hinweist.
Standardspalten in allen Berichten ergänzen: Fügen Sie jedem Bericht Spalten hinzu, die sich der erforderlichen Event-Log-Struktur zuordnen lassen: InvoiceNumber, ein Feld für EventTime (zum Beispiel CreatedDate oder das Datum der Feldänderung), UserResponsible (zum Beispiel LastModifiedById) sowie weitere empfohlene Attribute.
Berichte als CSV exportieren: Führen Sie jeden Bericht einzeln aus. Wählen Sie im Dropdown-Menü auf der Ergebnisseite „Export“ und anschließend das Format „Details Only“ mit der Dateiendung .csv. Wiederholen Sie dies für alle erstellten Berichte.
Daten zusammenführen und umwandeln: Öffnen Sie die exportierten CSV-Dateien in einem Tabellenkalkulationsprogramm oder verwenden Sie ein Datenaufbereitungstool. Fügen Sie jeder Datei eine neue Spalte namens ActivityName hinzu und tragen Sie die jeweilige Aktivität ein, zum Beispiel „Rechnung erstellt“ für alle Zeilen aus dem ersten Bericht. Ordnen Sie die Quellspalten, etwa Invoice: Created Date, den standardisierten Spaltenüberschriften des Event Logs zu, zum Beispiel EventTime.
Abschließendes Event Log erstellen: Führen Sie alle umgewandelten Daten aus den einzelnen CSV-Dateien in einer gemeinsamen Datei zusammen. Achten Sie darauf, dass die Spaltenüberschriften exakt InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, UserResponsible usw. lauten. Diese zusammengeführte Datei ist Ihr fertiges Event Log.
Datei abschließend formatieren: Speichern Sie die zusammengeführte Datei als CSV mit UTF-8-Kodierung. Anschließend können Sie die Datei in ProcessMind hochladen.

Konfiguration

Berichtstypen: Wahrscheinlich benötigen Sie mehrere benutzerdefinierte Berichtstypen, um übergeordnete Objekte wie Account mit untergeordneten und tiefer verschachtelten Objekten wie Invoice, Payment und Activity zu verknüpfen. Erstellen Sie diese unter Setup > Report Types.
Field History Tracking: Dieser Schritt ist entscheidend. Aktivieren Sie für das Objekt Invoice die Verlaufsverfolgung für alle relevanten Status-Felder. Andernfalls können Sie Statusänderungen wie „Genehmigt“ oder „Abgelehnt“ nicht erfassen. Änderungen werden nicht rückwirkend protokolliert.
Datenfilter: Verwenden Sie in Ihren Berichten immer einen Datumsfilter, damit das Datenvolumen überschaubar bleibt. Eine bewährte Vorgehensweise ist, das Erstellungsdatum des Hauptobjekts auf die letzten 3 bis 6 Monate zu begrenzen, zum Beispiel Invoice: Created Date gleich LAST 180 DAYS.
Data Export Service: Alternativ zu einzelnen Berichten können Sie den integrierten Data Export Service verwenden (Setup > Data Export). Dieser Dienst exportiert wöchentlich oder monatlich alle Daten Ihrer Organisation. Das ergibt eine vollständige Sicherung, erfordert aber eine umfangreiche Nachbearbeitung, um die Daten zu filtern, zu verknüpfen und in ein Event Log umzuwandeln.
Benutzerberechtigungen: Die Person, die den Export durchführt, benötigt neben den Berechtigungen zum Erstellen und Exportieren von Berichten Lesezugriff auf alle relevanten Objekte und Felder, zum Beispiel Account, Order, Invoice__c, Payment__c und Activity.

a Beispielabfrage config

// This is a configuration guide for building multiple Salesforce reports.
// The data from these separate CSV exports must be manually combined and transformed into a single event log.

// Report 1: Invoice Generated
// Report Type: Invoices (or your custom invoice object report type)
// Filters: 
// 1. Created Date GREATER OR EQUAL [Start Date]
// 2. Created Date LESS OR EQUAL [End Date]
// Columns to Export & Map:
// - Invoice Number -> InvoiceNumber
// - 'Invoice Generated' (static text) -> ActivityName
// - Created Date -> EventTime
// - Created By -> UserResponsible
// - [Billing Department Field] -> BillingDepartment
// - Status -> InvoiceStatus
// - Total Amount -> InvoiceTotalAmount
// - Payment Due Date -> PaymentDueDate

// Report 2: Invoice Status Changes (Submitted, Approved, Rejected, Corrected, Closed, Written Off)
// Report Type: Invoice History (or your custom object's history report type)
// Filters:
// 1. Edit Date GREATER OR EQUAL [Start Date]
// 2. Edit Date LESS OR EQUAL [End Date]
// 3. Field/Event EQUALS 'Status' (or the name of your status field)
// Columns to Export & Map:
// - Invoice Number -> InvoiceNumber
// - New Value (transformed*) -> ActivityName 
// - Edit Date -> EventTime
// - Edited By -> UserResponsible
// - [Billing Department Field] -> BillingDepartment
// - New Value -> InvoiceStatus
// - [Invoice Total Amount] -> InvoiceTotalAmount
// - [Invoice Payment Due Date] -> PaymentDueDate
// *Transformation Logic for ActivityName: 
//   - IF New Value = 'Pending Approval' THEN 'Invoice Submitted for Approval'
//   - IF New Value = 'Approved' THEN 'Invoice Approved'
//   - IF New Value = 'Rejected' THEN 'Invoice Rejected'
//   - IF New Value = 'Draft' AND Old Value = 'Rejected' THEN 'Invoice Corrected'
//   - IF New Value = 'Closed' THEN 'Invoice Closed'
//   - IF New Value = 'Written Off' THEN 'Invoice Written Off'

// Report 3: Invoice Sent to Customer
// Report Type: Invoices
// Filters:
// 1. [Sent Date Field] NOT EQUAL TO "" (not null)
// 2. [Sent Date Field] GREATER OR EQUAL [Start Date]
// 3. [Sent Date Field] LESS OR EQUAL [End Date]
// Columns to Export & Map:
// - Invoice Number -> InvoiceNumber
// - 'Invoice Sent to Customer' (static text) -> ActivityName
// - [Sent Date Field] -> EventTime
// - Last Modified By -> UserResponsible
// - [Billing Department Field] -> BillingDepartment
// - Status -> InvoiceStatus
// - Total Amount -> InvoiceTotalAmount
// - Payment Due Date -> PaymentDueDate

// Report 4: Payment Due Date Reached
// Report Type: Invoices
// Filters:
// 1. Payment Due Date NOT EQUAL TO "" (not null)
// 2. Payment Due Date GREATER OR EQUAL [Start Date]
// 3. Payment Due Date LESS OR EQUAL [End Date]
// Columns to Export & Map:
// - Invoice Number -> InvoiceNumber
// - 'Payment Due Date Reached' (static text) -> ActivityName
// - Payment Due Date -> EventTime
// - 'System' (static text) -> UserResponsible
// - [Billing Department Field] -> BillingDepartment
// - Status -> InvoiceStatus
// - Total Amount -> InvoiceTotalAmount
// - Payment Due Date -> PaymentDueDate

// Report 5: Payment Reminder Issued
// Report Type: Activities with Invoices (or similar custom report type)
// Filters:
// 1. Task or Event Subject CONTAINS 'Payment Reminder'
// 2. Created Date GREATER OR EQUAL [Start Date]
// 3. Created Date LESS OR EQUAL [End Date]
// Columns to Export & Map:
// - Invoice: Invoice Number -> InvoiceNumber
// - 'Payment Reminder Issued' (static text) -> ActivityName
// - Created Date -> EventTime
// - Assigned To -> UserResponsible
// - [Billing Department Field] -> BillingDepartment
// - [Invoice Status Field] -> InvoiceStatus
// - [Invoice Total Amount] -> InvoiceTotalAmount
// - [Invoice Payment Due Date] -> PaymentDueDate

// Report 6: Customer Payment Received & Status Changes (Posted, Applied)
// Report Type: Payments with Invoices (or similar custom report type)
// This report combines multiple events from the Payment record.
// Filters:
// 1. Payment: Created Date GREATER OR EQUAL [Start Date]
// 2. Payment: Created Date LESS OR EQUAL [End Date]
// Part A: Payment Received
// Columns to Export & Map:
// - Invoice: Invoice Number -> InvoiceNumber
// - 'Customer Payment Received' (static text) -> ActivityName
// - Payment: Created Date -> EventTime
// - Payment: Created By -> UserResponsible
// Part B: Payment Posted and Applied (Requires exporting and transforming multiple rows for the same payment if status changes)
// You may need a separate Payment History Report, similar to Report 2.
// Assuming a simple status field on the Payment for this example:
//   - IF Payment Status = 'Posted' THEN 'Payment Posted to Ledger'
//   - IF Payment Status = 'Applied' THEN 'Cash Applied/Reconciled'

Schritte

Voraussetzungen und Einrichtung: Stellen Sie sicher, dass Python 3.6 oder neuer auf Ihrem System installiert ist. Installieren Sie die erforderlichen Bibliotheken mit diesem Befehl im Terminal: pip install simple-salesforce pandas. Sie benötigen außerdem Ihren Salesforce-Benutzernamen, Ihr Passwort und Ihr Sicherheitstoken. Um das Sicherheitstoken abzurufen, melden Sie sich bei Salesforce an, öffnen Sie Ihre persönlichen Einstellungen und wählen Sie „Reset My Security Token“.
Feldverlaufsverfolgung aktivieren: Melden Sie sich als Administrator bei Ihrer Salesforce-Organisation an. Öffnen Sie „Setup“ und anschließend „Object Manager“. Suchen Sie Ihr primäres Rechnungsobjekt, zum Beispiel Invoice__c, und wechseln Sie zu „Fields & Relationships“. Klicken Sie auf „Set History Tracking“. Aktivieren Sie die Verfolgung für das Feld, das den Rechnungsstatus enthält, zum Beispiel Status__c. Wiederholen Sie diese Schritte für Ihr Zahlungsobjekt, etwa Payment__c, und das zugehörige Statusfeld.
Skript herunterladen und konfigurieren: Speichern Sie das bereitgestellte Python-Skript unter dem Dateinamen extract_invoices.py. Öffnen Sie die Datei in einem Texteditor und passen Sie die Platzhalter im Abschnitt „Salesforce Credentials and Settings“ an. Geben Sie SF_USERNAME, SF_PASSWORD, SF_SECURITY_TOKEN und SF_INSTANCE_URL an. Legen Sie mit START_DATE und END_DATE den Extraktionszeitraum fest.
Objekt- und Feldnamen anpassen: Prüfen Sie die SOQL-Abfragen im Skript sorgfältig. Das Skript enthält Platzhalternamen wie Invoice__c, Payment__c, Status__c und Total_Amount__c. Ersetzen Sie diese durch die tatsächlichen API-Namen der Objekte und Felder, die in Ihrer Salesforce-Instanz für Abrechnung und Rechnungsstellung verwendet werden.
Extraktionsskript ausführen: Öffnen Sie ein Terminal oder eine Eingabeaufforderung, wechseln Sie in das Verzeichnis, in dem Sie das Skript gespeichert haben, und führen Sie den Befehl python extract_invoices.py aus. Das Skript stellt eine Verbindung zur Salesforce API her, führt die Abfragen aus und verarbeitet die Daten.
Skriptfortschritt überwachen: Während das Skript Daten für die einzelnen Aktivitätstypen abruft und verarbeitet, gibt es Statusmeldungen in der Konsole aus. Je nach Datenvolumen und API-Limits kann dies einige Zeit dauern. Achten Sie auf Fehlermeldungen, die auf falsche Zugangsdaten oder API-Namen hinweisen können.
Ausgabedatei prüfen: Nach erfolgreicher Ausführung erstellt das Skript im selben Verzeichnis die Datei salesforce_billing_event_log.csv. Öffnen Sie die CSV-Datei in einem Tabellenkalkulationsprogramm, um den Inhalt zu prüfen und sicherzustellen, dass die erwarteten Daten enthalten sind.
Upload vorbereiten: Die erstellte CSV-Datei enthält die erforderlichen Spalten InvoiceNumber, ActivityName und EventTime sowie weitere empfohlene Attribute. Sie können die Datei ohne weitere Formatierung direkt in das Process-Mining-Tool hochladen.

Konfiguration

Salesforce-Zugangsdaten: Sie benötigen Ihren Salesforce-Benutzernamen, Ihr Passwort und Ihr Sicherheitstoken. Für den API-Zugriff von außerhalb der vertrauenswürdigen IP-Adressbereiche Ihrer Organisation ist das Sicherheitstoken erforderlich.
Salesforce-Instanz-URL: Geben Sie die Domain Ihrer Salesforce-Instanz an, zum Beispiel your_instance.my.salesforce.com. Bei einer Sandbox lautet die URL anders, etwa test.salesforce.com.
Datumsbereichsfilter: Das Skript enthält die Variablen START_DATE und END_DATE. Beginnen Sie am besten mit einem kürzeren Zeitraum von drei bis sechs Monaten, damit das Datenvolumen überschaubar bleibt und die API-Limits eingehalten werden. Mit diesen Datumsangaben wird die erste Abfrage nach Erstellungsdaten der Rechnungen gefiltert.
API-Namen von Objekten und Feldern: Das Skript verwendet Platzhalter für API-Namen von Objekten und Feldern, zum Beispiel Invoice__c und Status__c. Ersetzen Sie diese durch die exakten API-Namen aus Ihrem Salesforce-Datenmodell. Sie finden sie in Salesforce Setup unter „Object Manager“.
Voraussetzungen für die Verlaufsverfolgung: Die Genauigkeit des Event Logs, insbesondere bei Statusänderungen, hängt vollständig davon ab, ob die Salesforce-Feldverlaufsverfolgung für die relevanten Felder aktiviert war, bevor die Transaktionen stattfanden. War sie nicht aktiviert, werden historische Änderungen nicht erfasst.
API-Aufruflimits: Salesforce begrenzt die Anzahl der API-Aufrufe innerhalb von 24 Stunden. Bei sehr großen Datensätzen empfiehlt es sich, die Extraktion in kleineren Datumsbereichen auszuführen oder sie außerhalb der Spitzenzeiten zu planen, damit diese Limits nicht überschritten werden.

a Beispielabfrage python

import pandas as pd
from simple_salesforce import Salesforce
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Salesforce Credentials and Settings ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># IMPORTANT: Replace all placeholder values with your actual Salesforce information.
SF_USERNAME = class="hl-string">'[your_salesforce_username]'
SF_PASSWORD = class="hl-string">'[your_salesforce_password]'
SF_SECURITY_TOKEN = class="hl-string">'[your_salesforce_security_token]' class=class="hl-string">"hl-comment"># Append this to your password if required
SF_INSTANCE_URL = class="hl-string">'https://[your_instance].my.salesforce.com' class=class="hl-string">"hl-comment"># e.g., na1.salesforce.com

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Extraction Period ---
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01T00:00:00Z'
END_DATE = class="hl-string">'2023-12-31T23:59:59Z'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Object and Field API Name Placeholders ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace these with the actual API names from your Salesforce org.
INVOICE_OBJECT = class="hl-string">'Invoice__c'
INVOICE_NUMBER_FIELD = class="hl-string">'Name'
INVOICE_STATUS_FIELD = class="hl-string">'Status__c'
INVOICE_TOTAL_AMOUNT_FIELD = class="hl-string">'Total_Amount__c'
INVOICE_DUE_DATE_FIELD = class="hl-string">'Due_Date__c'

PAYMENT_OBJECT = class="hl-string">'Payment__c'
PAYMENT_INVOICE_LOOKUP_FIELD = class="hl-string">'Invoice__c' class=class="hl-string">"hl-comment"># Lookup field from Payment to Invoice
PAYMENT_STATUS_FIELD = class="hl-string">'Status__c'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Main Script ---
def main():
    print(class="hl-string">"Connecting to Salesforce...")
    sf = Salesforce(username=SF_USERNAME, password=SF_PASSWORD, security_token=SF_SECURITY_TOKEN, instance_url=SF_INSTANCE_URL)
    print(class="hl-string">"Connection successful.")

    all_events = []

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Get base Invoice data
    print(class="hl-string">"Fetching base invoice data...")
    soql_invoices = fclass="hl-string">"""
        SELECT Id, {INVOICE_NUMBER_FIELD}, CreatedDate, CreatedById, LastModifiedById, 
               {INVOICE_STATUS_FIELD}, {INVOICE_TOTAL_AMOUNT_FIELD}, {INVOICE_DUE_DATE_FIELD}
        FROM {INVOICE_OBJECT}
        WHERE CreatedDate >= {START_DATE} AND CreatedDate <= {END_DATE}
    """
    invoices_data = sf.query_all(soql_invoices)[class="hl-string">'records']
    df_invoices = pd.DataFrame(invoices_data).drop(columns=[class="hl-string">'attributes'])
    invoice_ids = class="hl-string">"','".join(df_invoices[class="hl-string">'Id'].tolist())

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Generated & Payment Due Date Reached
    print(class="hl-string">"Processing 'Invoice Generated' and 'Payment Due Date Reached' events...")
    generated_events = df_invoices.copy()
    generated_events[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Invoice Generated'
    generated_events[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(generated_events[class="hl-string">'CreatedDate']).dt.tz_localize(None)
    generated_events[class="hl-string">'UserResponsible'] = generated_events[class="hl-string">'CreatedById']
    all_events.append(generated_events)

    due_date_events = df_invoices[df_invoices[INVOICE_DUE_DATE_FIELD].notna()].copy()
    due_date_events[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Payment Due Date Reached'
    due_date_events[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(due_date_events[INVOICE_DUE_DATE_FIELD]).dt.tz_localize(None)
    due_date_events[class="hl-string">'UserResponsible'] = None class=class="hl-string">"hl-comment"># System-generated event
    all_events.append(due_date_events)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Get Invoice Status Changes from Field History
    print(class="hl-string">"Fetching invoice status changes...")
    soql_invoice_history = fclass="hl-string">"""
        SELECT ParentId, Field, OldValue, NewValue, CreatedDate, CreatedById
        FROM {INVOICE_OBJECT}History
        WHERE ParentId IN ('{invoice_ids}') AND Field = '{INVOICE_STATUS_FIELD}'
    """
    invoice_history_data = sf.query_all(soql_invoice_history)[class="hl-string">'records']
    if invoice_history_data:
        df_invoice_history = pd.DataFrame(invoice_history_data).drop(columns=[class="hl-string">'attributes'])
        df_invoice_history = df_invoice_history.merge(df_invoices[[class="hl-string">'Id', INVOICE_NUMBER_FIELD, INVOICE_TOTAL_AMOUNT_FIELD, INVOICE_DUE_DATE_FIELD]], left_on=class="hl-string">'ParentId', right_on=class="hl-string">'Id')
        df_invoice_history[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df_invoice_history[class="hl-string">'CreatedDate']).dt.tz_localize(None)
        df_invoice_history[class="hl-string">'UserResponsible'] = df_invoice_history[class="hl-string">'CreatedById']

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Map status changes to Activity Names
        status_map = {
            (class="hl-string">'Draft', class="hl-string">'Pending Approval'): class="hl-string">'Invoice Submitted for Approval',
            (class="hl-string">'Pending Approval', class="hl-string">'Approved'): class="hl-string">'Invoice Approved',
            (class="hl-string">'Pending Approval', class="hl-string">'Rejected'): class="hl-string">'Invoice Rejected',
            (class="hl-string">'Rejected', class="hl-string">'Draft'): class="hl-string">'Invoice Corrected',
            (class="hl-string">'Approved', class="hl-string">'Sent'): class="hl-string">'Invoice Sent to Customer',
            (class="hl-string">'Approved', class="hl-string">'Closed'): class="hl-string">'Invoice Closed',
            (class="hl-string">'Sent', class="hl-string">'Closed'): class="hl-string">'Invoice Closed',
            (class="hl-string">'Approved', class="hl-string">'Written Off'): class="hl-string">'Invoice Written Off'
        }
        df_invoice_history[class="hl-string">'ActivityName'] = df_invoice_history.apply(lambda row: status_map.get((str(row[class="hl-string">'OldValue']), str(row[class="hl-string">'NewValue']))), axis=1)
        df_invoice_history.rename(columns={class="hl-string">'NewValue': INVOICE_STATUS_FIELD}, inplace=True)
        all_events.append(df_invoice_history.dropna(subset=[class="hl-string">'ActivityName']))

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Get Payment Reminders from Tasks
    print(class="hl-string">"Fetching payment reminder tasks...")
    soql_tasks = fclass="hl-string">"""
        SELECT WhatId, ActivityDate, CreatedById, CreatedDate
        FROM Task
        WHERE WhatId IN ('{invoice_ids}') AND Subject LIKE '%Payment Reminder%'
    """
    task_data = sf.query_all(soql_tasks)[class="hl-string">'records']
    if task_data:
        df_tasks = pd.DataFrame(task_data).drop(columns=[class="hl-string">'attributes'])
        df_tasks = df_tasks.merge(df_invoices[[class="hl-string">'Id', INVOICE_NUMBER_FIELD, INVOICE_STATUS_FIELD, INVOICE_TOTAL_AMOUNT_FIELD, INVOICE_DUE_DATE_FIELD]], left_on=class="hl-string">'WhatId', right_on=class="hl-string">'Id')
        df_tasks[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Payment Reminder Issued'
        df_tasks[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df_tasks[class="hl-string">'CreatedDate']).dt.tz_localize(None)
        df_tasks[class="hl-string">'UserResponsible'] = df_tasks[class="hl-string">'CreatedById']
        all_events.append(df_tasks)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Get Payment Data
    print(class="hl-string">"Fetching payment data...")
    soql_payments = fclass="hl-string">"""
        SELECT Id, {PAYMENT_INVOICE_LOOKUP_FIELD}, CreatedDate, CreatedById, LastModifiedById, {PAYMENT_STATUS_FIELD}
        FROM {PAYMENT_OBJECT}
        WHERE {PAYMENT_INVOICE_LOOKUP_FIELD} IN ('{invoice_ids}')
    """
    payment_data = sf.query_all(soql_payments)[class="hl-string">'records']
    if payment_data:
        df_payments = pd.DataFrame(payment_data).drop(columns=[class="hl-string">'attributes'])
        df_payments = df_payments.merge(df_invoices[[class="hl-string">'Id', INVOICE_NUMBER_FIELD, INVOICE_TOTAL_AMOUNT_FIELD, INVOICE_DUE_DATE_FIELD]], left_on=PAYMENT_INVOICE_LOOKUP_FIELD, right_on=class="hl-string">'Id', suffixes=(class="hl-string">'_payment', class="hl-string">'_invoice'))
        payment_ids = class="hl-string">"','".join(df_payments[class="hl-string">'Id_payment'].tolist())
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Customer Payment Received
        payment_received_events = df_payments.copy()
        payment_received_events[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Customer Payment Received'
        payment_received_events[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(payment_received_events[class="hl-string">'CreatedDate']).dt.tz_localize(None)
        payment_received_events[class="hl-string">'UserResponsible'] = payment_received_events[class="hl-string">'CreatedById']
        all_events.append(payment_received_events)
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># 5. Get Payment Status Changes
        print(class="hl-string">"Fetching payment status changes...")
        soql_payment_history = fclass="hl-string">"""
            SELECT ParentId, Field, OldValue, NewValue, CreatedDate, CreatedById
            FROM {PAYMENT_OBJECT}History
            WHERE ParentId IN ('{payment_ids}') AND Field = '{PAYMENT_STATUS_FIELD}'
        """
        payment_history_data = sf.query_all(soql_payment_history)[class="hl-string">'records']
        if payment_history_data:
            df_payment_history = pd.DataFrame(payment_history_data).drop(columns=[class="hl-string">'attributes'])
            df_payment_history = df_payment_history.merge(df_payments[[class="hl-string">'Id_payment', INVOICE_NUMBER_FIELD, INVOICE_TOTAL_AMOUNT_FIELD, INVOICE_DUE_DATE_FIELD]], left_on=class="hl-string">'ParentId', right_on=class="hl-string">'Id_payment')
            df_payment_history[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df_payment_history[class="hl-string">'CreatedDate']).dt.tz_localize(None)
            df_payment_history[class="hl-string">'UserResponsible'] = df_payment_history[class="hl-string">'CreatedById']

            payment_status_map = {
                (class="hl-string">'Received', class="hl-string">'Posted'): class="hl-string">'Payment Posted to Ledger',
                (class="hl-string">'Posted', class="hl-string">'Reconciled'): class="hl-string">'Cash Applied/Reconciled'
            }
            df_payment_history[class="hl-string">'ActivityName'] = df_payment_history.apply(lambda row: payment_status_map.get((str(row[class="hl-string">'OldValue']), str(row[class="hl-string">'NewValue']))), axis=1)
            df_payment_history.rename(columns={class="hl-string">'NewValue': INVOICE_STATUS_FIELD}, inplace=True)
            all_events.append(df_payment_history.dropna(subset=[class="hl-string">'ActivityName']))

    class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Final Assembly ---
    print(class="hl-string">"Assembling final event log...")
    final_df = pd.concat(all_events, ignore_index=True)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Standardize column names
    final_df.rename(columns={
        INVOICE_NUMBER_FIELD: class="hl-string">'InvoiceNumber',
        INVOICE_STATUS_FIELD: class="hl-string">'InvoiceStatus',
        INVOICE_TOTAL_AMOUNT_FIELD: class="hl-string">'InvoiceTotalAmount',
        INVOICE_DUE_DATE_FIELD: class="hl-string">'PaymentDueDate'
    }, inplace=True)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Select and order columns for the final event log
    required_cols = {
        class="hl-string">'InvoiceNumber': None,
        class="hl-string">'ActivityName': None,
        class="hl-string">'EventTime': None,
        class="hl-string">'UserResponsible': None,
        class="hl-string">'InvoiceStatus': None,
        class="hl-string">'InvoiceTotalAmount': None,
        class="hl-string">'PaymentDueDate': None
    }
    for col in required_cols:
        if col not in final_df.columns:
            final_df[col] = required_cols[col]
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># We cannot extract Billing Department directly from this model, so we will add it as an empty column
    final_df[class="hl-string">'BillingDepartment'] = None

    final_df = final_df[list(required_cols.keys()) + [class="hl-string">'BillingDepartment']]

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Sort by case and event time
    final_df.sort_values(by=[class="hl-string">'InvoiceNumber', class="hl-string">'EventTime'], inplace=True)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Save to CSV
    output_filename = class="hl-string">'salesforce_billing_event_log.csv'
    final_df.to_csv(output_filename, index=False, date_format=class="hl-string">'%Y-%m-%dT%H:%M:%S.%f')
    print(fclass="hl-string">"Event log saved to {output_filename}")

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

Schritte

Wählen Sie eine ETL- oder iPaaS-Plattform mit einem unterstützten Salesforce Sales Cloud-Konnektor aus und richten Sie eine Verbindung mit der erforderlichen Salesforce-Authentifizierungsmethode ein. Hinterlegen Sie in der Plattformkonfiguration ausschließlich Ihre Verbindungszeichenfolge, Zugangsdaten, Organisationskennung oder umgebungsspezifische Werte.
Vergewissern Sie sich, dass die verbundene Salesforce-Organisation das Rechnungsobjekt, den Statusverlauf der Rechnungen oder eine Prüfquelle, zugehörige Aktivitätsdatensätze, Zahlungsdatensätze und alle für den Prozess erforderlichen Datensätze aus der Buchhaltungsintegration bereitstellt. Ersetzen Sie jeden Objekt- oder Feldverweis in eckigen Klammern in der Abfrage durch die entsprechenden Namen aus Ihrer Salesforce-Umgebung.
Konfigurieren Sie die Parameter für die inkrementelle Extraktion mit Start- und Enddatum. Verwenden Sie je nach Bedarf das Erstellungsdatum der Rechnung, das Datum der Statusänderung, das Aktivitätsdatum, das Zahlungsdatum, das Buchungsdatum, das Abstimmungsdatum und das Abschlussdatum. Berücksichtigen Sie einen ausreichend langen Rückblickzeitraum, damit auch Fälle einbezogen werden, die vor dem ausgewählten Zeitraum erstellt wurden, aber währenddessen aktiv waren.
Fügen Sie die vollständige Abfrage unten in die Salesforce-Abfrage- oder Transformationskomponente des ETL-Tools ein. Unterstützt der Konnektor die gezeigte Abfragesyntax nicht, bilden Sie dieselbe Logik mit visuellen Komponenten für Quelle, Filter, Verknüpfung, berechnete Felder und Union nach. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass ProcessMind Ereignisse aus Statusänderungen ableitet. Jede Aktivität muss als eigene Zeile im Event Log ausgegeben werden.
Konfigurieren Sie die Quellzuordnungen für das Rechnungsobjekt, den Statusverlauf der Rechnungen oder die Prüfquelle, zugehörige Aktivitätsdatensätze, Zahlungsdatensätze, Hauptbuchbuchungen und Abstimmungsdatensätze. Ordnen Sie die Rechnungsnummer InvoiceNumber, die Aktivitätsbezeichnung ActivityName und den relevanten Timestamp EventTime zu. Übernehmen Sie die empfohlenen Attribute, sofern die entsprechenden Quellwerte verfügbar sind.
Wenden Sie die Transformationsregeln an. Konvertieren Sie alle Timestamps in eine einheitliche Zeitzone, vereinheitlichen Sie Statuswerte, wandeln Sie InvoiceTotalAmount in einen numerischen Datentyp und PaymentDueDate in einen Datums- oder Timestamp-Datentyp um. Entfernen Sie Datensätze ohne InvoiceNumber oder EventTime. Geben Sie für „Zahlungsziel erreicht“ nur dann eine eigene Zeile mit PaymentDueDate als EventTime aus, wenn das Fälligkeitsdatum im Extraktionszeitraum liegt und der Rechnungsdatensatz verfügbar ist.
Entfernen Sie doppelte Ereignisse anhand von InvoiceNumber, ActivityName, EventTime und, sofern verfügbar, der Kennung des Quelldatensatzes. Erhalten Sie separate Vorkommen, wenn die Quelle mehrere tatsächliche Einreichungen, Ablehnungen, Erinnerungen, Korrekturen, Zahlungen, Buchungen oder Abstimmungsereignisse enthält.
Prüfen Sie, ob die Ausgabe alle 13 erforderlichen Werte für ActivityName enthält, jede Zeile mit InvoiceNumber und EventTime versehen ist und die Ereignisse innerhalb jeder Rechnung in der richtigen Reihenfolge stehen, soweit die Quelldaten dies belegen.
Laden Sie das transformierte Ergebnis in eine CSV-, Parquet- oder ein anderes von ProcessMind unterstütztes Event-Log-Format. Verwenden Sie InvoiceNumber als Case-ID, ActivityName als Aktivitätsspalte und EventTime als Ereigniszeitspalte. Fügen Sie UserResponsible, BillingDepartment, InvoiceStatus, InvoiceTotalAmount und PaymentDueDate als zusätzliche Attribute hinzu.
Exportieren Sie das fertige Event Log und laden Sie es in ProcessMind hoch. Prüfen Sie beim Import, ob ProcessMind die Zeilen wie bereitgestellt einliest und keine fehlenden Aktivitäten ableiten muss.

Konfiguration

Konnektor: Verwenden Sie den vorgefertigten Salesforce-Konnektor Ihrer ETL- oder iPaaS-Plattform. Authentifizieren Sie sich mit einem Integrationsbenutzer, der Lesezugriff auf alle konfigurierten Quellen für Rechnungen, Statusverläufe, Aktivitäten, Zahlungen, Hauptbuchbuchungen und Abstimmungen hat.
Zuordnung von Objekten und Feldern: Ersetzen Sie [Invoice object], [Invoice Number field], [Invoice Created Date field] und alle weiteren Platzhalter durch die Namen aus der Salesforce-Zielorganisation. Salesforce-Konfigurationen verwenden häufig benutzerdefinierte Objekte und Felder. Überprüfen Sie die Zuordnungen daher, statt sie vorauszusetzen.
Datumsbereich: Beginnen Sie mit drei bis sechs Monaten an Daten. Verlängern Sie den Rückblickzeitraum, wenn Rechnungen über mehrere Berichtszeiträume hinweg offen bleiben können. Berücksichtigen Sie außerdem einen Zeitpuffer für Statusänderungen, Zahlungen, Erinnerungen und Abstimmungsereignisse.
Inkrementelle Extraktion: Verwenden Sie nach Möglichkeit einen Watermark auf Basis des letzten erfolgreich extrahierten Änderungs-Timestamps der Quelle. Speichern Sie den Watermark außerhalb des Event Logs und verarbeiten Sie einen kleinen überlappenden Zeitraum erneut, damit verspätete Aktualisierungen nicht fehlen.
Filter: Filtern Sie nach Unternehmen, Geschäftseinheit, juristischer Einheit, Währung, Rechnungstyp und Lebenszyklus nur, wenn dies für die Analyse ausdrücklich erforderlich ist. Ersetzen Sie [Company filter] und [Document type filter] durch organisationsspezifische Kriterien oder entfernen Sie sie, wenn sie nicht zutreffen.
Statusverlauf: Bevorzugen Sie eine Quelle, die jeden Statusübergang speichert. Aus dem aktuellen Statusfeld einer Rechnung allein lassen sich frühere Genehmigungen, Ablehnungen, Korrekturen, Versand- oder Abschlussereignisse sowie Ausbuchungen nicht zuverlässig rekonstruieren.
Berechnetes Fälligkeitsereignis: „Zahlungsziel erreicht“ wird aus PaymentDueDate abgeleitet und ist keine Aktion eines Salesforce-Benutzers. Legen Sie fest, ob das Ereignis für alle Rechnungen oder nur für Rechnungen ausgegeben werden soll, die bis zum Fälligkeitsdatum offen geblieben sind.
Zugehörige Datensätze: Konfigurieren Sie Verknüpfungen anhand der tatsächlichen Beziehungsschlüssel in der Salesforce-Organisation. Gehen Sie nicht davon aus, dass Rechnungen, Zahlungen, Aktivitäten, Hauptbuchbuchungen und Abstimmungsdatensätze in allen Implementierungen dasselbe Beziehungsfeld verwenden.
Leistung: Filtern Sie Quelldatensätze vor Verknüpfungen nach Datum, wählen Sie nur erforderliche Felder aus, verwenden Sie die Paginierung des Konnektors, aktivieren Sie die inkrementelle Extraktion und teilen Sie große Datumsbereiche bei Bedarf in Partitionen auf. Vermeiden Sie es, den vollständigen Verlauf wiederholt zu extrahieren.
Datentypen: Vereinheitlichen Sie die Zeitzone aller Timestamps, bewahren Sie den ursprünglichen Timestamp der Quelle auf, wenn dies für die Auditierbarkeit erforderlich ist, und verwenden Sie für InvoiceTotalAmount einen Dezimaldatentyp.
Voraussetzungen: Die ETL- oder iPaaS-Lizenz muss den Salesforce-Konnektor umfassen. Der API-Zugriff muss für den Integrationsbenutzer aktiviert sein, und dieser benötigt Objekt-, Feld- und Datensatzberechtigungen für jede konfigurierte Quelle.
Sicherheit: Speichern Sie Zugangsdaten im Secret Manager der Plattform, beschränken Sie den Zugriff auf extrahierte Daten auf berechtigte Benutzer und halten Sie die Salesforce- und Organisationsvorgaben zu API-Aufrufen und Datenaufbewahrung ein.

a Beispielabfrage config

SELECT
    CAST(i.[Invoice Number field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
    'Invoice Generated' AS ActivityName,
    CAST(i.[Invoice Created Date field] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
    CAST(i.[Invoice Created By field] AS VARCHAR(255)) AS UserResponsible,
    CAST(i.[Billing Department field] AS VARCHAR(255)) AS BillingDepartment,
    CAST(i.[Invoice Status field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceStatus,
    CAST(i.[Invoice Total Amount field] AS DECIMAL(18,2)) AS InvoiceTotalAmount,
    CAST(i.[Payment Due Date field] AS DATE) AS PaymentDueDate
FROM [Invoice object] i
WHERE i.[Invoice Number field] IS NOT NULL
  AND i.[Invoice Created Date field] >= [Start date parameter]
  AND i.[Invoice Created Date field] < [End date parameter]
  AND [Company filter]
  AND [Document type filter]
UNION ALL
SELECT
    CAST(i.[Invoice Number field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
    'Invoice Submitted for Approval' AS ActivityName,
    CAST(h.[Status Change Date field] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
    CAST(h.[Changed By field] AS VARCHAR(255)) AS UserResponsible,
    CAST(i.[Billing Department field] AS VARCHAR(255)) AS BillingDepartment,
    CAST(h.[New Status field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceStatus,
    CAST(i.[Invoice Total Amount field] AS DECIMAL(18,2)) AS InvoiceTotalAmount,
    CAST(i.[Payment Due Date field] AS DATE) AS PaymentDueDate
FROM [Invoice object] i
JOIN [Invoice status history object] h ON h.[Invoice relationship field] = i.[Invoice record identifier field]
WHERE i.[Invoice Number field] IS NOT NULL
  AND h.[New Status field] = 'Pending Approval'
  AND h.[Status Change Date field] >= [Start date parameter]
  AND h.[Status Change Date field] < [End date parameter]
  AND [Company filter]
  AND [Document type filter]
UNION ALL
SELECT
    CAST(i.[Invoice Number field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
    'Invoice Approved' AS ActivityName,
    CAST(h.[Status Change Date field] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
    CAST(h.[Changed By field] AS VARCHAR(255)) AS UserResponsible,
    CAST(i.[Billing Department field] AS VARCHAR(255)) AS BillingDepartment,
    CAST(h.[New Status field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceStatus,
    CAST(i.[Invoice Total Amount field] AS DECIMAL(18,2)) AS InvoiceTotalAmount,
    CAST(i.[Payment Due Date field] AS DATE) AS PaymentDueDate
FROM [Invoice object] i
JOIN [Invoice status history object] h ON h.[Invoice relationship field] = i.[Invoice record identifier field]
WHERE i.[Invoice Number field] IS NOT NULL
  AND h.[New Status field] = 'Approved'
  AND h.[Status Change Date field] >= [Start date parameter]
  AND h.[Status Change Date field] < [End date parameter]
  AND [Company filter]
  AND [Document type filter]
UNION ALL
SELECT
    CAST(i.[Invoice Number field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
    'Invoice Rejected' AS ActivityName,
    CAST(h.[Status Change Date field] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
    CAST(h.[Changed By field] AS VARCHAR(255)) AS UserResponsible,
    CAST(i.[Billing Department field] AS VARCHAR(255)) AS BillingDepartment,
    CAST(h.[New Status field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceStatus,
    CAST(i.[Invoice Total Amount field] AS DECIMAL(18,2)) AS InvoiceTotalAmount,
    CAST(i.[Payment Due Date field] AS DATE) AS PaymentDueDate
FROM [Invoice object] i
JOIN [Invoice status history object] h ON h.[Invoice relationship field] = i.[Invoice record identifier field]
WHERE i.[Invoice Number field] IS NOT NULL
  AND h.[New Status field] = 'Rejected'
  AND h.[Status Change Date field] >= [Start date parameter]
  AND h.[Status Change Date field] < [End date parameter]
  AND [Company filter]
  AND [Document type filter]
UNION ALL
SELECT
    CAST(i.[Invoice Number field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
    'Invoice Corrected' AS ActivityName,
    CAST(h.[Status Change Date field] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
    CAST(h.[Changed By field] AS VARCHAR(255)) AS UserResponsible,
    CAST(i.[Billing Department field] AS VARCHAR(255)) AS BillingDepartment,
    CAST(h.[New Status field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceStatus,
    CAST(i.[Invoice Total Amount field] AS DECIMAL(18,2)) AS InvoiceTotalAmount,
    CAST(i.[Payment Due Date field] AS DATE) AS PaymentDueDate
FROM [Invoice object] i
JOIN [Invoice status history object] h ON h.[Invoice relationship field] = i.[Invoice record identifier field]
WHERE i.[Invoice Number field] IS NOT NULL
  AND h.[Previous Status field] = 'Rejected'
  AND h.[New Status field] = 'Draft'
  AND h.[Status Change Date field] >= [Start date parameter]
  AND h.[Status Change Date field] < [End date parameter]
  AND [Company filter]
  AND [Document type filter]
UNION ALL
SELECT
    CAST(i.[Invoice Number field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
    'Invoice Sent to Customer' AS ActivityName,
    CAST(COALESCE(i.[Sent Date field], h.[Status Change Date field]) AS TIMESTAMP) AS EventTime,
    CAST(COALESCE(i.[Sent By field], h.[Changed By field]) AS VARCHAR(255)) AS UserResponsible,
    CAST(i.[Billing Department field] AS VARCHAR(255)) AS BillingDepartment,
    CAST(COALESCE(h.[New Status field], i.[Invoice Status field]) AS VARCHAR(255)) AS InvoiceStatus,
    CAST(i.[Invoice Total Amount field] AS DECIMAL(18,2)) AS InvoiceTotalAmount,
    CAST(i.[Payment Due Date field] AS DATE) AS PaymentDueDate
FROM [Invoice object] i
LEFT JOIN [Invoice status history object] h
  ON h.[Invoice relationship field] = i.[Invoice record identifier field]
 AND h.[New Status field] = 'Sent'
WHERE i.[Invoice Number field] IS NOT NULL
  AND (i.[Sent Date field] IS NOT NULL OR h.[Status Change Date field] IS NOT NULL)
  AND COALESCE(i.[Sent Date field], h.[Status Change Date field]) >= [Start date parameter]
  AND COALESCE(i.[Sent Date field], h.[Status Change Date field]) < [End date parameter]
  AND [Company filter]
  AND [Document type filter]
UNION ALL
SELECT
    CAST(i.[Invoice Number field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
    'Payment Due Date Reached' AS ActivityName,
    CAST(i.[Payment Due Date field] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
    CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS UserResponsible,
    CAST(i.[Billing Department field] AS VARCHAR(255)) AS BillingDepartment,
    CAST(i.[Invoice Status field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceStatus,
    CAST(i.[Invoice Total Amount field] AS DECIMAL(18,2)) AS InvoiceTotalAmount,
    CAST(i.[Payment Due Date field] AS DATE) AS PaymentDueDate
FROM [Invoice object] i
WHERE i.[Invoice Number field] IS NOT NULL
  AND i.[Payment Due Date field] IS NOT NULL
  AND i.[Payment Due Date field] >= [Start date parameter]
  AND i.[Payment Due Date field] < [End date parameter]
  AND [Company filter]
  AND [Document type filter]
UNION ALL
SELECT
    CAST(i.[Invoice Number field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
    'Payment Reminder Issued' AS ActivityName,
    CAST(a.[Activity Date field] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
    CAST(a.[Assigned User field] AS VARCHAR(255)) AS UserResponsible,
    CAST(i.[Billing Department field] AS VARCHAR(255)) AS BillingDepartment,
    CAST(i.[Invoice Status field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceStatus,
    CAST(i.[Invoice Total Amount field] AS DECIMAL(18,2)) AS InvoiceTotalAmount,
    CAST(i.[Payment Due Date field] AS DATE) AS PaymentDueDate
FROM [Invoice object] i
JOIN [Activity object] a ON a.[Invoice relationship field] = i.[Invoice record identifier field]
WHERE i.[Invoice Number field] IS NOT NULL
  AND a.[Activity Type field] IN ('Task', 'Email')
  AND a.[Reminder Indicator field] = TRUE
  AND a.[Activity Date field] >= [Start date parameter]
  AND a.[Activity Date field] < [End date parameter]
  AND [Company filter]
  AND [Document type filter]
UNION ALL
SELECT
    CAST(i.[Invoice Number field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
    'Customer Payment Received' AS ActivityName,
    CAST(p.[Payment Received Date field] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
    CAST(p.[Recorded By field] AS VARCHAR(255)) AS UserResponsible,
    CAST(i.[Billing Department field] AS VARCHAR(255)) AS BillingDepartment,
    CAST(i.[Invoice Status field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceStatus,
    CAST(i.[Invoice Total Amount field] AS DECIMAL(18,2)) AS InvoiceTotalAmount,
    CAST(i.[Payment Due Date field] AS DATE) AS PaymentDueDate
FROM [Invoice object] i
JOIN [Payment object] p ON p.[Invoice relationship field] = i.[Invoice record identifier field]
WHERE i.[Invoice Number field] IS NOT NULL
  AND p.[Payment Received Date field] IS NOT NULL
  AND p.[Payment Received Date field] >= [Start date parameter]
  AND p.[Payment Received Date field] < [End date parameter]
  AND [Company filter]
  AND [Document type filter]
UNION ALL
SELECT
    CAST(i.[Invoice Number field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
    'Payment Posted to Ledger' AS ActivityName,
    CAST(p.[Ledger Posting Date field] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
    CAST(p.[Posted By field] AS VARCHAR(255)) AS UserResponsible,
    CAST(i.[Billing Department field] AS VARCHAR(255)) AS BillingDepartment,
    CAST(i.[Invoice Status field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceStatus,
    CAST(i.[Invoice Total Amount field] AS DECIMAL(18,2)) AS InvoiceTotalAmount,
    CAST(i.[Payment Due Date field] AS DATE) AS PaymentDueDate
FROM [Invoice object] i
JOIN [Payment object] p ON p.[Invoice relationship field] = i.[Invoice record identifier field]
WHERE i.[Invoice Number field] IS NOT NULL
  AND p.[Ledger Posting Date field] IS NOT NULL
  AND p.[Ledger Posting Date field] >= [Start date parameter]
  AND p.[Ledger Posting Date field] < [End date parameter]
  AND [Company filter]
  AND [Document type filter]
UNION ALL
SELECT
    CAST(i.[Invoice Number field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
    'Cash Applied/Reconciled' AS ActivityName,
    CAST(r.[Reconciliation Date field] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
    CAST(r.[Reconciled By field] AS VARCHAR(255)) AS UserResponsible,
    CAST(i.[Billing Department field] AS VARCHAR(255)) AS BillingDepartment,
    CAST(i.[Invoice Status field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceStatus,
    CAST(i.[Invoice Total Amount field] AS DECIMAL(18,2)) AS InvoiceTotalAmount,
    CAST(i.[Payment Due Date field] AS DATE) AS PaymentDueDate
FROM [Invoice object] i
JOIN [Reconciliation object] r ON r.[Invoice relationship field] = i.[Invoice record identifier field]
WHERE i.[Invoice Number field] IS NOT NULL
  AND r.[Reconciliation Date field] IS NOT NULL
  AND r.[Reconciliation Date field] >= [Start date parameter]
  AND r.[Reconciliation Date field] < [End date parameter]
  AND [Company filter]
  AND [Document type filter]
UNION ALL
SELECT
    CAST(i.[Invoice Number field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
    'Invoice Closed' AS ActivityName,
    CAST(h.[Status Change Date field] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
    CAST(h.[Changed By field] AS VARCHAR(255)) AS UserResponsible,
    CAST(i.[Billing Department field] AS VARCHAR(255)) AS BillingDepartment,
    CAST(h.[New Status field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceStatus,
    CAST(i.[Invoice Total Amount field] AS DECIMAL(18,2)) AS InvoiceTotalAmount,
    CAST(i.[Payment Due Date field] AS DATE) AS PaymentDueDate
FROM [Invoice object] i
JOIN [Invoice status history object] h ON h.[Invoice relationship field] = i.[Invoice record identifier field]
WHERE i.[Invoice Number field] IS NOT NULL
  AND h.[New Status field] = 'Closed'
  AND h.[Status Change Date field] >= [Start date parameter]
  AND h.[Status Change Date field] < [End date parameter]
  AND [Company filter]
  AND [Document type filter]
UNION ALL
SELECT
    CAST(i.[Invoice Number field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
    'Invoice Written Off' AS ActivityName,
    CAST(h.[Status Change Date field] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
    CAST(h.[Changed By field] AS VARCHAR(255)) AS UserResponsible,
    CAST(i.[Billing Department field] AS VARCHAR(255)) AS BillingDepartment,
    CAST(h.[New Status field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceStatus,
    CAST(i.[Invoice Total Amount field] AS DECIMAL(18,2)) AS InvoiceTotalAmount,
    CAST(i.[Payment Due Date field] AS DATE) AS PaymentDueDate
FROM [Invoice object] i
JOIN [Invoice status history object] h ON h.[Invoice relationship field] = i.[Invoice record identifier field]
WHERE i.[Invoice Number field] IS NOT NULL
  AND h.[New Status field] = 'Written Off'
  AND h.[Status Change Date field] >= [Start date parameter]
  AND h.[Status Change Date field] < [End date parameter]
  AND [Company filter]
  AND [Document type filter]

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