Ihr Daten-Template für das Vertragsmanagement

Conga CLM
Ihr Daten-Template für das Vertragsmanagement

Ihr Daten-Template für das Vertragsmanagement

Dieses Template zeigt, welche wesentlichen Daten Sie erfassen sollten, um Ihren Vertragsmanagementprozess zu optimieren. Es beschreibt die zentralen Attribute und wichtigen Aktivitäten, die Sie verfolgen sollten, und enthält Hinweise zur Datenextraktion. Mit diesen Empfehlungen bereiten Sie Ihre Daten effizient für eine umfassende Prozessanalyse vor und gewinnen wertvolle Erkenntnisse.
  • Empfohlene Attribute für die Datenerfassung
  • Wichtige Aktivitäten für die Nachverfolgung
  • Hinweise zur Datenextraktion
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute des Vertragsmanagements

Diese empfohlenen Datenfelder für Ihr Event Log sind entscheidend für eine umfassende Analyse des Vertragsmanagements und die Ermittlung wichtiger Leistungskennzahlen.
5 Erforderlich 6 Empfohlen 8 Optional
Name Beschreibung
Aktivitätsname
ActivityName
Der Name des konkreten Geschäftsereignisses oder Task, der im Vertragslebenszyklus stattgefunden hat.
Beschreibung

Der Aktivitätsname bezeichnet einen Schritt oder Meilenstein im Contract-Management-Prozess, etwa „Vertragsentwurf erstellt“, „Juristische Prüfung abgeschlossen“ oder „Vertrag unterzeichnet“. Dieses Attribut dient zum Aufbau der Prozesslandkarte und zeigt die Abfolge der ausgeführten Aktionen.

Die Analyse dieses Attributs macht den Prozessablauf sichtbar, zeigt häufige und alternative Pfade und hilft, die Häufigkeit einzelner Aktivitäten zu messen. Es ist grundlegend für die Berechnung von KPIs zur Prozesskonformität, Nacharbeit und Zykluszeit zwischen verschiedenen Phasen.

Warum das wichtig ist

Das Attribut definiert die Prozessschritte. Es bildet die Grundlage der Prozesslandkarte und ermöglicht die Analyse von Workflow, Abweichungen und Aktivitätshäufigkeit.

Woher beziehen

Dieses Attribut wird häufig aus Statusänderungen, abgeschlossenen Tasks oder bestimmten Events abgeleitet, die für das Contract-Objekt in Conga CLM protokolliert wurden.

Beispiele
Vertragsentwurf erstelltJuristische Prüfung abgeschlossenVertrag unterzeichnetVertrag verlängert
Contract-ID
ContractId
Die eindeutige Kennung jedes Vertrags, die als primäre Case-ID dient.
Beschreibung

Die Contract-ID ist die eindeutige Case-ID, die alle Events und Aktivitäten im Lebenszyklus eines einzelnen Vertrags miteinander verknüpft. Sie ermöglicht es, einen Vertrag von der ersten Anfrage über die Erstellung des Entwurfs, die Verhandlung und den Abschluss bis zur späteren Beendigung oder Verlängerung durchgängig zu verfolgen.

Für die Process-Mining-Analyse muss jedes Event einer Contract-ID zugeordnet sein, damit sich der Ablauf jedes Vertrags rekonstruieren lässt. So erhalten Sie einen umfassenden Überblick über den gesamten Prozess und können Zykluszeiten analysieren, Engpässe erkennen und die Konformität einzelner Verträge oder Vertragssegmente überwachen.

Warum das wichtig ist

Diese zentrale Kennung bildet die Grundlage für die Analyse des gesamten Vertragslebenszyklus. Sie verknüpft zusammengehörige Aktivitäten zu einem Case und ermöglicht so Process-Mining-Analysen.

Woher beziehen

In der Regel ist dies der Primärschlüssel des zentralen Agreement- oder Contract-Objekts in Conga CLM. Er trägt häufig einen Namen wie „Apttus_Config2__AgreementId__c“.

Beispiele
a015g00000_12345a015g00000_67890a015g00000_ABCDE
Event-Timestamp
EventTimestamp
Das genaue Datum und die Uhrzeit, zu denen die Aktivität begonnen hat oder stattgefunden hat.
Beschreibung

Der Event-Timestamp erfasst den Zeitpunkt, zu dem eine bestimmte Aktivität stattgefunden hat. Er liefert die chronologische Reihenfolge, die zur Rekonstruktion des Prozessablaufs für jeden Vertrag erforderlich ist. Timestamps sind für alle zeitbasierten Process-Mining-Analysen unverzichtbar.

Mit diesem Attribut lassen sich die Dauer zwischen Aktivitäten, die Zykluszeit eines gesamten Case und Wartezeiten berechnen. Es ist entscheidend, um Engpässe zu erkennen, die Einhaltung von SLAs zu überwachen und den zeitlichen Verlauf des Contract-Management-Prozesses zu verstehen. Innerhalb eines Case dient es als primäres Sortierkriterium für Events.

Warum das wichtig ist

Das Attribut liefert die chronologische Abfolge der Events. Diese ist unverzichtbar, um zeitbasierte Kennzahlen zu berechnen, Engpässe zu erkennen und die Prozessleistung zu verstehen.

Woher beziehen

Diese Daten finden sich in der Regel in Feldern zur Verlaufsverfolgung, etwa „CreatedDate“ bei zugehörigen Task- oder Event-Objekten, oder in bestimmten Datumsfeldern des zentralen Contract-Objekts.

Beispiele
2023-04-15T10:05:00Z2023-05-20T14:30:00Z2023-06-01T09:00:00Z
Letzte Datenaktualisierung
LastDataUpdateTimestamp
Der Timestamp gibt an, wann die Daten dieses Eintrags zuletzt aus dem Quellsystem aktualisiert wurden.
Beschreibung

Dieses Attribut erfasst Datum und Uhrzeit der letzten Datenextraktion aus Conga CLM. Es ist eine wichtige Metainformation, um die Aktualität der Analyse einzuschätzen und sicherzustellen, dass Entscheidungen auf aktuellen Informationen beruhen.

In Dashboards und Berichten zeigt dieser Timestamp den Benutzern, wie aktuell die Daten sind. Er ist wichtig für Data Governance und hilft dabei, die Erwartungen der Benutzer an die Aktualität der Process-Mining-Erkenntnisse zu steuern.

Warum das wichtig ist

Dieser Timestamp zeigt, wie aktuell die Daten sind. So können Sie sicherstellen, dass Analysen und Entscheidungen auf einem bekannten und angemessenen Datenzeitraum beruhen.

Woher beziehen

Dieses Metadatenfeld wird üblicherweise während der Datenübernahme vom ETL-Tool (Extract, Transform, Load) oder einem Skript erzeugt und befüllt.

Beispiele
2024-07-20T02:00:00Z2024-07-21T02:00:00Z
Quellsystem
SourceSystemName
Gibt an, aus welchem Quellsystem die Daten extrahiert wurden.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt das führende System für die Event-Daten an, in diesem Fall Conga CLM. Es ist wichtig für Data Governance und Rückverfolgbarkeit, insbesondere wenn Daten aus mehreren Systemen zusammengeführt werden.

Auch wenn der Wert bei einer Analyse mit nur einem System unverändert bleibt, liefert er wichtige Informationen zur Datenherkunft. So lassen sich die Datenintegrität sicherstellen und Probleme bei der Datenextraktion beheben. Werden Vertragsdaten mit Informationen aus anderen Systemen wie CRM oder ERP kombiniert, ist dieses Attribut besonders wichtig.

Warum das wichtig ist

Das Attribut liefert wichtige Informationen zur Datenherkunft und Data Governance. Es macht nachvollziehbar, woher die Prozessdaten stammen, und ist damit entscheidend für ihre Validierung und Vertrauenswürdigkeit.

Woher beziehen

In der Regel wird während der Datenextraktion und -transformation (ETL) ein statischer Wert hinzugefügt, der die Herkunft des Datensatzes kennzeichnet.

Beispiele
Conga CLMCongaCLM-ProdSalesforce-CongaCLM
Ablaufdatum
ExpirationDate
Das Datum, an dem der Vertrag voraussichtlich ausläuft.
Beschreibung

Das Ablaufdatum ist ein wichtiges Datumsfeld, das das Ende der Vertragslaufzeit kennzeichnet. Für die Verwaltung des Vertragslebenszyklus nach Vertragsabschluss ist es unverzichtbar.

Dieses Attribut ist eine zentrale Grundlage für das Dashboard „Anstehende Verlängerungen und Ablaufdaten“ und die KPI „Rechtzeitige Verlängerungsquote“. Durch die Analyse dieses Datums können Unternehmen Vertragsabläufe vorausschauend verwalten, Verlängerungen rechtzeitig einleiten und unbeabsichtigte Unterbrechungen von Leistungen oder Umsätzen vermeiden.

Warum das wichtig ist

Dieses Datum ist für die vorausschauende Vertragsverwaltung entscheidend. Dashboards zu anstehenden Vertragsabläufen helfen, versäumte Verlängerungen und Umsatzverluste zu vermeiden.

Woher beziehen

Dabei handelt es sich um ein standardmäßiges Datumsfeld im Agreement-Objekt, das häufig 'Apttus_Config2__EndDate__c' heißt.

Beispiele
2025-12-312026-06-302024-08-15
Endzeit des Ereignisses
EventEndTime
Datum und Uhrzeit, zu denen eine Aktivität abgeschlossen wurde.
Beschreibung

Die Endzeit des Ereignisses kennzeichnet den Abschluss einer bestimmten Aufgabe oder eines Prozessschritts. Zusammen mit dem Event Timestamp (Startzeit) ermöglicht sie die genaue Berechnung der Verarbeitungszeit jeder Aktivität.

Dieses Attribut ist für die Leistungsanalyse entscheidend, da sich damit die Dauer einzelner Schritte messen lässt. So erkennen Sie, welche Aktivitäten am meisten Zeit beanspruchen. Außerdem erhalten Sie ein genaueres Bild der Ressourcennutzung und Effizienz, als wenn Sie nur die Startzeit des nächsten Ereignisses heranziehen.

Warum das wichtig ist

Damit lassen sich die Verarbeitungszeiten von Aktivitäten genau berechnen. Das ist entscheidend, um zeitbedingte Engpässe zu erkennen und die Ressourceneffizienz zu analysieren.

Woher beziehen

Dieser Timestamp findet sich beispielsweise in Feldern wie 'CompletedDate' oder 'ActualEndDate' von Aufgaben- oder Aktivitätsobjekten, die mit dem Hauptvertrag verknüpft sind.

Beispiele
2023-04-15T18:35:00Z2023-05-21T11:00:00Z2023-06-01T17:45:00Z
Vertragsstatus
ContractStatus
Die aktuelle Phase im Lebenszyklus des Vertrags, zum Beispiel 'Entwurf', 'In Freigabe' oder 'Abgeschlossen'.
Beschreibung

Der Vertragsstatus gibt den aktuellen Stand eines Vertrags innerhalb seines Lebenszyklus an. Er zeigt, wo sich der Vertrag zu einem bestimmten Zeitpunkt befindet. Das unterscheidet ihn vom ereignisbasierten Aktivitätsnamen.

Das Event Log zeigt die Abfolge vergangener Aktivitäten, während der Status Auskunft über den aktuellen Stand des Vertrags gibt. Sie können damit beispielsweise Cases filtern, um nur derzeit aktive Verträge zu analysieren oder zu untersuchen, warum viele Verträge den Status 'In Freigabe' nicht verlassen. Der Status ergänzt die Aktivitätsdaten um Informationen zum aktuellen Zustand.

Warum das wichtig ist

Der Status zeigt die aktuelle Phase des Vertrags. Das ist hilfreich, um aktive Cases zu filtern und zu analysieren sowie die Verteilung der Prozesszustände zu verstehen.

Woher beziehen

Dabei handelt es sich um ein standardmäßiges Auswahllistenfeld im Agreement-Objekt, das häufig 'Apttus_Config2__Status__c' oder 'Apttus_Config2__Status_Category__c' heißt.

Beispiele
EntwurfIn interner PrüfungAbgeschlossenAbgelaufen
Vertragstyp
ContractType
Die Klassifizierung des Vertrags, zum Beispiel NDA, MSA oder SOW.
Beschreibung

Der Vertragstyp ist ein kategoriales Attribut, das Verträge nach ihrem rechtlichen Zweck oder ihrer Art gruppiert. Häufige Beispiele sind Geheimhaltungsvereinbarungen (NDA), Rahmenverträge über Dienstleistungen (MSA) und Leistungsbeschreibungen (SOW).

Diese Dimension ist für Vergleichsanalysen grundlegend. Sie können die Prozesslandkarte nach Vertragstyp filtern und prüfen, ob verschiedene Vertragstypen unterschiedlichen Abläufen folgen oder andere Zykluszeiten aufweisen. So lässt sich feststellen, welche Prozessabweichungen für bestimmte Vertragstypen angemessen sind und welche tatsächliche Abweichungen darstellen.

Warum das wichtig ist

Damit können Sie den Prozess segmentieren und Workflows, Zykluszeiten sowie Engpässe verschiedener Vertragskategorien wie NDAs und MSAs vergleichen.

Woher beziehen

Dabei handelt es sich üblicherweise um ein Auswahllisten- oder Lookup-Feld im Agreement-Objekt, das häufig 'Apttus_Config2__Contract_Type__c' oder ähnlich heißt.

Beispiele
Geheimhaltungsvereinbarung (NDA)Rahmenvertrag über Dienstleistungen (MSA)Leistungsbeschreibung (SOW)
Vertragsverantwortlicher
ContractOwner
Der Benutzer oder Mitarbeitende, der für die Verwaltung des Vertrags über seinen gesamten Lebenszyklus hinweg verantwortlich ist.
Beschreibung

Der Vertragsverantwortliche trägt die Hauptverantwortung für einen Vertrag. In der Regel kümmert sich diese Person um den Entwurf und die Verhandlung und stellt sicher, dass der Vertrag den Freigabeprozess durchläuft.

Eine Analyse der Prozessleistung nach Vertragsverantwortlichen kann Unterschiede bei Effizienz, Einhaltung des Standardprozesses und Arbeitsverteilung aufzeigen. So lassen sich bewährte Vorgehensweisen, Schulungsbedarf und mögliche Ungleichgewichte bei der Ressourcenzuteilung erkennen. Diese Dimension ist ein wichtiger Bestandteil der Leistungs- und Produktivitätsanalyse.

Warum das wichtig ist

Damit können Sie die Leistung nach Benutzer analysieren und Spitzenleistungen, Schulungsbedarf sowie Probleme bei der Arbeitsverteilung erkennen.

Woher beziehen

Dabei handelt es sich wahrscheinlich um ein Benutzer-Lookup-Feld im Agreement-Hauptobjekt von Conga CLM, das häufig 'OwnerId' oder als benutzerdefiniertes Feld 'Contract_Owner__c' heißt.

Beispiele
Alice JohnsonRobert ChenMaria Garcia
Vertragswert
ContractValue
Der gesamte Geldwert des Vertrags.
Beschreibung

Der Vertragswert gibt den finanziellen Wert einer Vereinbarung an. Je nach geschäftlichem Kontext kann es sich um den Gesamtbetrag des Vertrags, den jährlich wiederkehrenden Umsatz oder eine andere wichtige Finanzkennzahl handeln.

Die Analyse dieses Attributs ist entscheidend für eine wertorientierte Prozessoptimierung. Sie können Verträge mit hohem Wert priorisieren und untersuchen, ob diese schneller bearbeitet werden oder häufiger in bestimmten Phasen ins Stocken geraten. Das Attribut ist eine zentrale Grundlage für das Dashboard „Durchsatzanalyse nach Vertragswert“.

Warum das wichtig ist

So können Sie Prozesse wertorientiert analysieren, Verbesserungen für Verträge mit hohem Wert priorisieren und deren Auswirkungen auf das Unternehmen nachvollziehen.

Woher beziehen

Dabei handelt es sich üblicherweise um ein Währungsfeld im Agreement-Objekt von Conga CLM, zum Beispiel 'Apttus_Config2__Total_Contract_Value__c'.

Beispiele
500002500001200000
Abteilung des Vertragsverantwortlichen
OwnerDepartment
Die Abteilung des Vertragsverantwortlichen, zum Beispiel Vertrieb, Rechtsabteilung oder Beschaffung.
Beschreibung

Das Attribut „Abteilung des Vertragsverantwortlichen“ gibt an, welcher Geschäftsfunktion die verantwortliche Person angehört. Diese Information stammt üblicherweise aus dem Benutzerprofil im System.

Diese Dimension eignet sich für den Vergleich der Prozessleistung verschiedener Abteilungen. Sie kann zeigen, ob die Rechtsabteilung einen Engpass darstellt, das Vertriebsteam einem anderen Prozess folgt oder bestimmte Abteilungen deutlich längere Zykluszeiten haben. Solche Erkenntnisse sind für abteilungsübergreifende Prozessverbesserungen wertvoll.

Warum das wichtig ist

Damit können Sie Prozesse nach Geschäftsfunktion analysieren und Leistungsunterschiede sowie Engpässe zwischen Abteilungen wie Vertrieb und Rechtsabteilung erkennen.

Woher beziehen

Diese Daten stammen üblicherweise aus dem User-Objekt in Salesforce, das über das Feld „Vertragsverantwortlicher“ mit dem Agreement-Objekt verknüpft ist.

Beispiele
VertriebRechtsabteilungBeschaffungFinanzen
Compliance-Status
ComplianceStatus
Gibt an, ob der Vertrag die erforderlichen Compliance-Prüfungen bestanden hat.
Beschreibung

Der Compliance-Status zeigt den Stand eines Vertrags im Hinblick auf interne Richtlinien oder externe Vorschriften. Mögliche Werte sind beispielsweise „Nicht begonnen“, „In Prüfung“, „Bestanden“ oder „Nicht bestanden“.

Dieses Attribut ist eine wichtige Grundlage für das Dashboard „Compliance- und Verpflichtungsüberwachung“ und die zugehörige KPI. Es zeigt direkt, ob die Compliance-Anforderungen eingehalten werden. So lassen sich rechtliche und finanzielle Risiken verringern, indem sichergestellt wird, dass alle Verträge vor Abschluss oder Aktivierung die erforderlichen Prüfungen durchlaufen und bestehen.

Warum das wichtig ist

Das Attribut misst direkt, ob Compliance-Vorgaben eingehalten werden, und hilft, rechtliche und finanzielle Risiken im Vertragsbestand zu erkennen und zu verringern.

Woher beziehen

Dabei handelt es sich wahrscheinlich um ein benutzerdefiniertes Auswahllistenfeld im Agreement-Objekt, das durch bestimmte Compliance-Aktivitäten oder Freigaben aktualisiert wird.

Beispiele
BestandenPrüfung erforderlichNicht zutreffendNicht bestanden
Freigabezykluszeit
ApprovalCycleTime
Die gesamte Zeit, die ein Vertrag in der Freigabephase verbringt.
Beschreibung

Die Freigabezykluszeit ist eine berechnete Kennzahl. Sie misst die Dauer vom Eintritt eines Vertrags in den Freigabeprozess, zum Beispiel mit „Interne Prüfung gestartet“, bis zur abschließenden internen Freigabe. Dabei wird die Zeit aller relevanten Freigabeschritte berücksichtigt.

Dieses Attribut ist die zentrale Kennzahl für das Dashboard „Freigabezykluszeit von Verträgen“ und die KPI „Durchschnittliche Vertragsfreigabezeit“. Es bietet einen Überblick über die Effizienz des gesamten Freigabe-Workflows. So können Sie die Leistung einfach mit Zielwerten vergleichen und systematische Verzögerungen erkennen.

Warum das wichtig ist

Diese KPI misst direkt die Effizienz des Freigabe-Workflows und hilft, Verzögerungen in einer kritischen Phase des Vertragslebenszyklus zu erkennen und zu beheben.

Woher beziehen

Dies ist eine berechnete Kennzahl. Sie ergibt sich aus der Zeitdifferenz zwischen der ersten und der abschließenden Freigabeaktivität für jeden Vertrag.

Beispiele
259200604800432000
Geschäftseinheit
BusinessUnit
Die Geschäftseinheit innerhalb der Organisation, der der Vertrag zugeordnet ist.
Beschreibung

Das Attribut „Geschäftseinheit“ ordnet einen Vertrag einem bestimmten Unternehmensbereich oder Segment zu, zum Beispiel „Unternehmenssoftware“ oder „Consumer-Hardware“. So lässt sich der Vertragsverwaltungsprozess in verschiedenen Teilen der Organisation detaillierter analysieren.

Eine Analyse nach Geschäftseinheit kann zeigen, ob einzelne Bereiche eigene Prozessvarianten, Leistungsniveaus oder Vertragstypen aufweisen. Das ist für große Unternehmen hilfreich, die ihre Prozesse standardisieren und zugleich berechtigte Anforderungen einzelner Geschäftseinheiten berücksichtigen möchten.

Warum das wichtig ist

Damit können Sie die Prozessleistung nach Unternehmensbereich aufschlüsseln und Unterschiede bei Effizienz oder Vorgehensweise im Unternehmen erkennen.

Woher beziehen

Dies kann ein benutzerdefiniertes Feld im Agreement-Objekt sein oder aus dem Benutzerprofil des Vertragsverantwortlichen abgeleitet werden.

Beispiele
Vertrieb NordamerikaDienstleistungen EMEAProduktbereich APAC
Ist Nacharbeit
IsRework
Ein berechnetes Kennzeichen, das angibt, ob eine Aktivität Teil einer Nacharbeitsschleife ist.
Beschreibung

„Ist Nacharbeit“ ist ein boolesches Kennzeichen. Es wird auf 'true' gesetzt, wenn eine Aktivität einen Rückschritt im Prozess darstellt, etwa wenn ein Vertrag nach einer rechtlichen Prüfung wieder in die Phase „Vertragsentwurf erstellt“ zurückkehrt. Dieses Feld ist nicht im Quellsystem vorhanden, sondern wird bei der Datentransformation für Process Mining berechnet.

Dieses Kennzeichen ist für die Quantifizierung von Prozessineffizienzen sehr wertvoll. Es unterstützt direkt die KPI „Vertragsnacharbeitsquote“ und hilft, Prozessschleifen in der Prozesslandkarte sichtbar zu machen. Viele Initiativen zur Prozessverbesserung zielen darauf ab, Häufigkeit und Ursachen von Nacharbeit zu ermitteln.

Warum das wichtig ist

Mit diesem berechneten Kennzeichen lassen sich Prozessineffizienzen einfach quantifizieren und analysieren, indem Aktivitäten in unnötigen Nacharbeitsschleifen hervorgehoben werden.

Woher beziehen

Dieses Attribut ist im Quellsystem nicht vorhanden. Es wird im Process-Mining-Tool oder in der ETL-Schicht anhand der Aktivitätsabfolge berechnet.

Beispiele
truefalse
Name der Gegenpartei
CounterpartyName
Der Name der externen Partei, des Unternehmens oder der Person, die am Vertrag beteiligt ist.
Beschreibung

Der Name der Gegenpartei bezeichnet die andere Vertragspartei. Dabei handelt es sich üblicherweise um einen Kunden, Lieferanten oder eine Partnerorganisation.

Die Analyse von Prozesskennzahlen nach Gegenpartei kann wichtige Muster aufzeigen. So kann sich beispielsweise zeigen, dass Verhandlungen mit bestimmten Gegenparteien regelmäßig länger dauern oder mehr Überarbeitungen erfordern. Diese Erkenntnisse können in Verhandlungsstrategien einfließen und dabei helfen, Beziehungen zu wichtigen Geschäftspartnern zu pflegen.

Warum das wichtig ist

Damit können Sie Prozessabweichungen nach externer Partei analysieren und erkennen, bei welchen Kunden oder Lieferanten Verhandlungen länger dauern oder häufiger überarbeitet werden.

Woher beziehen

Dies ist häufig ein Lookup zum Account-Objekt in Salesforce, das mit dem Agreement-Objekt in Conga CLM verknüpft ist.

Beispiele
Global Tech Inc.Innovate Solutions LLCAcme Corporation
Region
Region
Die geografische Region, die mit dem Vertrag verbunden ist, zum Beispiel Nordamerika oder EMEA.
Beschreibung

Das Attribut „Region“ gibt das geografische Gebiet an, das für den Vertrag relevant ist. Maßgeblich können der Standort der Gegenpartei, die Vertriebsregion oder das anwendbare Recht sein.

Mit diesem Attribut lässt sich der Vertragsprozess im geografischen Kontext analysieren. Sie können beispielsweise untersuchen, ob Verträge in EMEA aufgrund anderer Vorschriften länger bis zur Freigabe benötigen oder ob Verträge in der APAC-Region häufiger überarbeitet werden. Das liefert wertvolle Erkenntnisse für global tätige Unternehmen.

Warum das wichtig ist

Eine Aufschlüsselung nach Region hilft, geografische Unterschiede bei Zykluszeiten, Compliance-Anforderungen und Prozessabläufen zu erkennen. Das ist für global tätige Unternehmen besonders wichtig.

Woher beziehen

Dies ist häufig ein benutzerdefiniertes Feld im Agreement-Objekt oder wird aus den verknüpften Account- oder User-Objekten abgeleitet.

Beispiele
NordamerikaEMEAAPACLATAM
Verlängerungsdatum
RenewalDate
Das Zieldatum für den Beginn des Vertragsverlängerungsprozesses.
Beschreibung

Das Verlängerungsdatum ist ein berechnetes oder manuell festgelegtes Datum, das angibt, wann der Verlängerungsprozess eines Vertrags beginnen sollte. Es liegt üblicherweise einen bestimmten Zeitraum, zum Beispiel 90 Tage, vor dem Ablaufdatum.

Dieses Attribut hilft Teams, anstehende Vertragsverlängerungen effektiv zu verwalten. Es kann Benachrichtigungen und Aufgaben zur Vertragsverlängerung auslösen, damit der Prozess mit ausreichend Vorlauf beginnt. Es ist eine wichtige Grundlage für die KPI „Rechtzeitige Verlängerungsquote“.

Warum das wichtig ist

Das Datum gibt den Startpunkt für Verlängerungsaktivitäten vor. So lassen sich Verträge rechtzeitig verlängern und ihr Lebenszyklus vorausschauend verwalten.

Woher beziehen

Dabei kann es sich um ein benutzerdefiniertes Formelfeld auf Grundlage des Ablaufdatums oder um ein separates Datumsfeld im Agreement-Objekt von Conga CLM handeln.

Beispiele
2025-10-022026-04-012024-05-17
Erforderlich Empfohlen Optional

Aktivitäten im Vertragsmanagement

Diese wichtigen Prozessschritte und Meilensteine sollten Sie in Ihrem Event Log erfassen, um Prozesse präzise zu entdecken und Engpässe zu identifizieren.
7 Empfohlen 8 Optional
Aktivität Beschreibung
Interne Freigaben erteilt
Dieser Meilenstein zeigt an, dass der Vertrag alle erforderlichen internen Freigaben erhalten hat und unterschrieben werden kann. In der Regel ist dies der letzte Schritt eines mehrstufigen Salesforce Approval Process.
Warum das wichtig ist

Dieser wichtige Meilenstein schließt die interne Prüfung und Freigabe ab. Er markiert den Endpunkt für die Messung der KPI „Durchschnittliche Dauer der Vertragsfreigabe“.

Woher beziehen

Erfasst anhand der zugehörigen Salesforce Approval History des Contract-Objekts. Das Event entspricht dem Timestamp des abschließenden Status „Genehmigt“ im Prozess.

Erfassung

Erfassen Sie den Timestamp des letzten Freigabeschritts im zugehörigen Freigabeprozess.

Ereignistyp explicit
Juristische Prüfung abgeschlossen
Diese Aktivität zeigt an, dass die Rechtsabteilung die Prüfung des Vertrags abgeschlossen hat. Sie kann als expliziter Freigabeschritt in einem Workflow erfasst oder aus einer Statusänderung wie „Juristische Prüfung abgeschlossen“ abgeleitet werden.
Warum das wichtig ist

Die juristische Prüfung als eigene Phase zu erfassen, ist wichtig, um einen häufigen Engpass zu analysieren. Das unterstützt die KPI „Durchschnittliche Dauer der juristischen Prüfung“ und hilft, die Ressourcen der Rechtsabteilung besser einzusetzen.

Woher beziehen

Bei Verwendung von Salesforce Approvals kann dieses Event in der zugehörigen Freigabehistorie protokolliert werden. Alternativ lässt es sich aus einer Statusänderung des Contract-Objekts ableiten.

Erfassung

Erfassen Sie den Timestamp der Statusänderung zu „Juristische Prüfung abgeschlossen“ oder des letzten Freigabeschritts in der Warteschlange der Rechtsabteilung.

Ereignistyp inferred
Vertrag abgelaufen
Bezeichnet das reguläre Ende des Vertragslebenszyklus, wenn der Vertrag sein Ablaufdatum erreicht, ohne verlängert oder beendet zu werden. Dieses Event wird nicht explizit protokolliert, sondern aus den Vertragsdaten abgeleitet.
Warum das wichtig ist

Diese Aktivität markiert das geplante Ende des Vertragslebenszyklus. Die Analyse abgelaufener Verträge hilft, Verlängerungsmöglichkeiten und das gesamte Vertragsportfolio besser zu verstehen.

Woher beziehen

Dieses Event wird berechnet. Die Aktivität tritt ein, wenn das Systemdatum das Feld „Vertragsenddatum“ oder „Ablaufdatum“ des Contract-Objekts überschreitet und der Status weiterhin „Aktiv“ lautet.

Erfassung

Leiten Sie das Event ab, indem Sie das Feld „Vertragsenddatum“ mit dem aktuellen Datum vergleichen.

Ereignistyp calculated
Vertrag aktiviert
Der Vertrag tritt in Kraft und wird innerhalb der Organisation wirksam. Dadurch werden Verpflichtungen und Ansprüche ausgelöst. In der Regel wird diese Aktivität aus einer Statusänderung von „Unterzeichnet“ zu „Aktiv“ abgeleitet.
Warum das wichtig ist

Diese Aktivität markiert den Beginn des Vertragslebenszyklus nach der Unterzeichnung. Sie löst das Management von Verpflichtungen und die Leistungsüberwachung aus.

Woher beziehen

Abgeleitet aus dem Verlauf des Statusfelds des Contract-Objekts. Das Event entspricht dem Timestamp, an dem der Status zu „Aktiv“ oder einem gleichwertigen Wert wechselt.

Erfassung

Ermitteln Sie den Timestamp der Statusänderung von „Unterzeichnet“ zu „Aktiv“.

Ereignistyp inferred
Vertrag beendet
Diese Aktivität markiert die vorzeitige Beendigung eines Vertrags vor seinem Ablaufdatum, die durch eine bestimmte Aktion ausgelöst wird. Erfasst wird sie durch eine Statusänderung des Vertrags zu „Beendet“.
Warum das wichtig ist

Als wichtiger Endstatus helfen Beendigungs-Events dabei, die Quote und die Gründe für Vertragsabbrüche zu verstehen. Sie bilden einen eindeutigen, wenn auch häufig negativen, Abschluss des Prozesses.

Woher beziehen

Abgeleitet aus dem Verlauf des Statusfelds des Contract-Objekts. Das Event entspricht dem Timestamp, an dem der Status zu „Beendet“ oder „Gekündigt“ wechselt.

Erfassung

Erfassen Sie den Timestamp der Statusänderung zu „Beendet“.

Ereignistyp inferred
Vertrag unterzeichnet
Bei dieser entscheidenden Aktivität haben alle Parteien den Vertrag rechtsgültig unterzeichnet, sodass eine verbindliche Vereinbarung entsteht. In Conga CLM integrierte E-Signatur-Lösungen wie Conga Sign erzeugen ein explizites Event mit Timestamp.
Warum das wichtig ist

Diese Aktivität markiert den erfolgreichen Abschluss des Prozesses bis zur Unterzeichnung. Sie ist ein wichtiger Meilenstein für Kennzahlen wie die „Vertragsabschlussquote“ und gilt häufig als abschließendes Event des Happy Path.

Woher beziehen

Erfasst anhand des Audit-Trails oder des Status des integrierten E-Signatur-Tools. Ein abschließender Status wie „Abgeschlossen“ oder „Unterzeichnet“ wird mit einem präzisen Timestamp protokolliert.

Erfassung

Protokollieren Sie das Abschluss-Event über die API des integrierten E-Signatur-Dienstes oder das zugehörige Statusobjekt.

Ereignistyp explicit
Vertragsanfrage eingeleitet
Diese Aktivität markiert den formellen Beginn des Vertragslebenszyklus: Im System wird ein neuer Vertragseintrag angelegt. In der Regel wird sie als explizites Event erfasst, wenn ein Benutzer in Conga CLM ein neues Contract-Objekt erstellt.
Warum das wichtig ist

Als Ausgangspunkt jedes Vertrags ist diese Aktivität entscheidend für die Messung der durchgängigen Zykluszeit. Sie ermöglicht die Analyse der Anzahl und Arten der eingeleiteten Verträge.

Woher beziehen

Dieses Event wird anhand des Erstellungsdatums und -Timestamps des Contract-Eintrags in Salesforce erfasst, der Plattform, auf der Conga CLM basiert. In der Regel wird auch der Benutzer protokolliert, der den Eintrag erstellt hat.

Erfassung

Erfassen Sie das Erstellungs-Event des primären Contract-Objekts.

Ereignistyp explicit
Compliance-Prüfung durchgeführt
Bei dieser Aktivität nach der Aktivierung wird der Vertrag anhand von Compliance-Anforderungen oder Vorschriften geprüft. Sie kann erfasst werden, wenn eine zugehörige Aufgabe oder ein Checklisteneintrag als abgeschlossen markiert wird.
Warum das wichtig ist

Diese Aktivität ist wichtig für die Überwachung von Governance und Risikomanagement. Die KPI „Einhaltungsquote bei Compliance-Prüfungen“ zeigt, ob und wann diese Prüfungen stattfinden.

Woher beziehen

Wird wahrscheinlich aus dem Abschluss eines zugehörigen Task oder eines benutzerdefinierten, mit dem Vertrag verknüpften „Compliance Review“-Objekts abgeleitet. Das Abschlussdatum dieses Eintrags dient als Event-Timestamp.

Erfassung

Erfassen Sie das Abschlussdatum eines wiederkehrenden Task oder eines zugehörigen Compliance-Eintrags.

Ereignistyp inferred
Freigabe durch Vertragspartner erhalten
Zeigt an, dass die externe Partei den Vertragsbedingungen zugestimmt hat und zur Unterzeichnung bereit ist. Häufig wird dieser Status manuell aktualisiert oder, falls ein Portal verwendet wird, dort erfasst.
Warum das wichtig ist

Damit endet die aktive Verhandlungsphase. Das Event ist wichtig, um die KPI „Durchschnittliche Verhandlungsdauer“ zu messen und den Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung vorherzusagen.

Woher beziehen

Wird meist aus einer Statusänderung des Contract-Objekts abgeleitet, etwa zu „Wartet auf Unterschrift“. Der Vertragsverantwortliche aktualisiert diesen Status manuell.

Erfassung

Erfassen Sie den Timestamp der Statusänderung zu „Vom Vertragspartner genehmigt“ oder „Unterschrift ausstehend“.

Ereignistyp inferred
Interne Prüfung gestartet
Markiert den Zeitpunkt, an dem der Vertragsentwurf zur Prüfung durch interne Beteiligte eingereicht wird, etwa durch die Finanzabteilung oder die Leitung einer Geschäftseinheit. In der Regel wird das Event aus einer Statusänderung zu „In interner Prüfung“ oder einem ähnlichen Status abgeleitet.
Warum das wichtig ist

Diese Aktivität bildet den Ausgangspunkt für die Messung der internen Prüfungsdauer. Sie zeigt, wie lange Verträge auf die Prüfung warten und wie viel Zeit die Prüfung selbst in Anspruch nimmt.

Woher beziehen

Abgeleitet aus dem Verlauf des Statusfelds des Contract-Objekts. Der Timestamp des Events entspricht dem Zeitpunkt, an dem der Status den Beginn der internen Prüfungsphase anzeigt.

Erfassung

Erfassen Sie den Timestamp der Statusänderung zu „Interne Prüfung“ oder einem gleichwertigen Status.

Ereignistyp inferred
Vertrag an Vertragspartner gesendet
Diese Aktivität bezeichnet das explizite Senden des Vertragsdokuments an die externe Partei zur Prüfung und Verhandlung. Conga CLM bietet häufig eine spezielle Aktion wie „Zur Verhandlung senden“, die protokolliert wird.
Warum das wichtig ist

Diese Aktivität markiert den Übergang von internen Abläufen zu externen Verhandlungen. Sie ist der Ausgangspunkt für die Messung der Verhandlungsdauer.

Woher beziehen

In der Regel wird diese Aktivität als protokollierter Aktivitäts- oder Task-Eintrag erfasst, der dem Vertrag zugeordnet ist und häufig automatisch durch eine Systemaktion erstellt wird.

Erfassung

Ermitteln Sie das Event Log für „Zur Verhandlung senden“ oder „An Vertragspartner senden“.

Ereignistyp explicit
Vertrag überarbeitet
Diese Aktivität tritt jedes Mal auf, wenn während der Verhandlungen eine neue Version des Vertragsdokuments eingecheckt oder hochgeladen wird. Die Versionsverwaltung von Conga CLM erstellt für jede Dokumentversion einen Eintrag.
Warum das wichtig ist

Anhand der Häufigkeit von Vertragsänderungen lässt sich der Verhandlungsaufwand quantifizieren und die KPI „Anzahl der Überarbeitungsrunden“ berechnen. Die Kennzahl kann auf besonders komplexe Verträge oder schwierige Verhandlungen hinweisen.

Woher beziehen

Erfasst anhand des Versionsverlaufs des in Conga CLM gespeicherten Vertragsdokuments. Jede neue Version, die nach dem Versand an den Vertragspartner erstellt wird, gilt als eigenes Event.

Erfassung

Protokollieren Sie für jede neue Dokumentversion mit geänderter Hauptversionsnummer ein Event.

Ereignistyp explicit
Vertrag verlängert
Bezeichnet die erfolgreiche Verlängerung eines Vertrags und damit die Fortsetzung seines Lebenszyklus. Erfasst werden kann dies durch eine Statusänderung des ursprünglichen Vertrags oder durch die Erstellung eines neuen Vertragseintrags, der als Verlängerung gekennzeichnet ist.
Warum das wichtig ist

Die Erfassung von Verlängerungen ist wichtig für die Umsatzsicherung und Geschäftskontinuität. Sie unterstützt die KPI „Fristgerechte Verlängerungsquote“ und zeigt ein positives Ergebnis im Vertragslebenszyklus an.

Woher beziehen

Lässt sich aus einer Statusänderung zu „Verlängert“ ableiten. Wird ein neuer Vertragseintrag erstellt, kann alternativ dessen Erstellung erfasst werden, wenn das Feld „Verlängerung für“ auf den ursprünglichen Vertrag verweist.

Erfassung

Ermitteln Sie die Statusänderung zu „Verlängert“ oder die Erstellung eines neuen, verknüpften Vertragseintrags.

Ereignistyp inferred
Vertragsänderung angefordert
Zeigt den Beginn eines Prozesses zur formellen Änderung eines bestehenden, aktiven Vertrags an. In der Regel wird dies durch die Erstellung eines neuen, mit dem ursprünglichen Vertrag verknüpften „Amendment“-Eintrags erfasst.
Warum das wichtig ist

Änderungen stellen wesentliche Prozessvarianten dar. Ihre Häufigkeit und Zykluszeit können auf Probleme bei der ursprünglichen Vertragsgestaltung oder auf veränderte Geschäftsanforderungen hinweisen.

Woher beziehen

Erfasst anhand des Erstellungsdatums eines neuen Eintrags in einem „Amendment“-Objekt oder einem ähnlich benannten Objekt, das über eine Nachschlagebeziehung mit dem primären Contract-Objekt verknüpft ist.

Erfassung

Erfassen Sie das Erstellungs-Event eines mit dem Vertrag verknüpften „Amendment“-Eintrags.

Ereignistyp explicit
Vertragsentwurf erstellt
Diese Aktivität bezeichnet den Abschluss der ersten Erstellung des Vertragsdokuments. Sie wird häufig aus einer Statusänderung des Vertragseintrags abgeleitet, zum Beispiel von „Angefordert“ zu „In Erstellung“ oder „In Prüfung“.
Warum das wichtig ist

Mit dieser Aktivität lässt sich die Dauer der ersten Entwurfsphase messen. Verzögerungen können auf Probleme mit Templates, der Datenerfassung oder der Ressourcenplanung hinweisen.

Woher beziehen

Abgeleitet aus dem Verlauf des Statusfelds des Contract-Objekts. Suchen Sie nach einem Timestamp, an dem der Status in einen Wert nach der Entwurfsphase wechselt, etwa „Interne Prüfung“.

Erfassung

Ermitteln Sie die Statusänderung von „Entwurf“ zum nächsten logischen Status im Workflow.

Ereignistyp inferred
Empfohlen Optional

Anleitungen zur Datenextraktion

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