Ihr Daten-Template für das Vertragsmanagement
Ihr Daten-Template für das Vertragsmanagement
- Empfohlene Attribute zur Erfassung
- Wichtige Aktivitäten zur Verfolgung
- Extraktionsanleitung
Vertragsmanagement-Attribute
| Name | Beschreibung | ||
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Aktivitätsname
ActivityName
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Der Name des spezifischen Business Event oder der Task, die im Vertrags-Lifecycle aufgetreten ist. | ||
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Beschreibung
Der Activity Name beschreibt einen Schritt oder einen Meilenstein innerhalb des Vertragsmanagement-Prozesses, wie z.B. 'Vertragsentwurf erstellt', 'Juristische Prüfung durchgeführt' oder 'Vertrag ausgeführt/unterzeichnet'. Dieses Attribut wird verwendet, um die Prozess-Map zu erstellen, die die Abfolge der durchgeführten Aktionen zeigt. Die Analyse dieses Attributs enthüllt den Prozessfluss, identifiziert gängige und alternative Pfade und hilft, die Häufigkeit jeder Activity zu messen. Es ist grundlegend für die Berechnung von KPIs, die sich auf Prozesskonformität, Nacharbeit und Zykluszeiten zwischen verschiedenen Phasen beziehen.
Bedeutung
Es definiert die Schritte des Prozesses, bildet das Rückgrat der Prozess-Map und ermöglicht die Analyse von Workflow, Abweichungen und Aktivitätshäufigkeit.
Datenquelle
Dies wird oft durch das Mapping von Statusänderungen, abgeschlossenen Tasks oder spezifischen Events abgeleitet, die gegen das Contract-Objekt in Conga CLM protokolliert wurden.
Beispiele
Vertrag entworfenJuristische Prüfung durchgeführtVertrag ausgeführt/unterzeichnetVertrag erneuert
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Ereignis-Timestamp
EventTimestamp
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Das genaue Datum und die Uhrzeit, wann die Activity begann oder stattfand. | ||
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Beschreibung
Der Event Timestamp zeichnet den Zeitpunkt auf, an dem eine spezifische Activity stattfand. Er liefert die chronologische Reihenfolge, die zur Rekonstruktion des Prozessflusses für jeden Vertrag erforderlich ist. Timestamps sind essenziell für alle zeitbasierten Process Mining Analysen. Dieses Attribut wird verwendet, um Dauern zwischen Activities, die gesamten Case-Zykluszeiten und Wartezeiten zu berechnen. Es ist entscheidend für die Identifizierung von Engpässen, das Monitoring der SLA-Compliance und das Verständnis der zeitlichen Dynamik des Vertragsmanagement-Prozesses. Es dient als primärer Sortierschlüssel für Events innerhalb eines Case.
Bedeutung
Es liefert die chronologische Abfolge von Events, die wesentlich ist für die Berechnung aller zeitbasierten Metriken, die Entdeckung von Engpässen und das Verständnis der Prozessperformance.
Datenquelle
Diese Daten sind typischerweise in History Tracking Fields wie 'CreatedDate' auf verwandten Task- oder Event-Objekten zu finden oder in spezifischen Datumsfeldern auf dem Haupt-Contract-Objekt.
Beispiele
2023-04-15T10:05:00Z2023-05-20T14:30:00Z2023-06-01T09:00:00Z
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Vertrags-ID
ContractId
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Der eindeutige Identifier für jede Vertragsvereinbarung, der als primärer Case Identifier dient. | ||
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Beschreibung
Die Contract ID ist der definitive Case Identifier, der alle Events und Activities im Zusammenhang mit dem Lifecycle eines einzelnen Vertrags verknüpft. Sie ermöglicht die End-to-End-Verfolgung eines Vertrags von seiner ersten Anfrage über Entwurf, Verhandlung, Ausführung bis hin zur eventualen Beendigung oder Verlängerung. In der Process Mining Analyse muss jedes Event mit einer Contract ID verknüpft sein, um den Verlauf jedes Vertrags zu rekonstruieren. Dies ermöglicht eine umfassende Ansicht des gesamten Prozesses und macht es möglich, Zykluszeiten zu analysieren, Engpässe zu identifizieren und die Konformität für einzelne Verträge oder Vertragssegmente zu überwachen.
Bedeutung
Dies ist der essentielle Schlüssel zur Nachverfolgung des vollständigen Lifecycles eines Vertrags, der alle Process Mining Analysen ermöglicht, indem verwandte Activities zu einem einzigen Case verbunden werden.
Datenquelle
Dies ist typischerweise der Primärschlüssel des Haupt-Agreement- oder Contract-Objekts in Conga CLM, oft benannt als 'Apttus_Config2__AgreementId__c'.
Beispiele
a015g00000_12345a015g00000_67890a015g00000_ABCDE
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Letzte Datenaktualisierung
LastDataUpdateTimestamp
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Der Zeitstempel, der angibt, wann die Daten für diesen Datensatz zuletzt aus dem Quellsystem aktualisiert wurden. | ||
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Beschreibung
Dieses Attribut zeichnet Datum und Uhrzeit der letzten Datenextraktion aus Conga CLM auf. Es ist ein kritisches Metadaten-Stück, um die Aktualität der Analyse zu verstehen und sicherzustellen, dass Entscheidungen auf aktuellen Informationen basieren. In Dashboards und Reports informiert dieser Timestamp die Benutzer über die Aktualität der Daten. Er ist essenziell für die Data Governance und für das Management der Benutzererwartungen hinsichtlich der Aktualität der vom Process Mining Tool gelieferten Erkenntnisse.
Bedeutung
Dieser Timestamp gibt die Aktualität der Daten an und stellt sicher, dass Analysen oder Entscheidungen auf einem verstandenen und akzeptablen Zeitrahmen basieren.
Datenquelle
Dies ist ein Metadatenfeld, das typischerweise vom ETL (Extract, Transform, Load) Tool oder Skript während des Daten-Ingestion-Prozesses generiert und gefüllt wird.
Beispiele
2024-07-20T02:00:00Z2024-07-21T02:00:00Z
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Quellsystem
SourceSystemName
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Identifiziert das Quellsystem, aus dem die Daten extrahiert wurden. | ||
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Beschreibung
Dieses Attribut spezifiziert das System of Record für die Event-Daten, welches in diesem Fall Conga CLM ist. Es ist wichtig für Data Governance und Rückverfolgbarkeit, insbesondere in Umgebungen, in denen Daten aus mehreren Systemen zusammengeführt werden können. Obwohl es in einer Single-System-Analyse statisch erscheinen mag, bietet es entscheidenden Kontext zur Datenherkunft und hilft, die Datenintegrität sicherzustellen und Probleme bei der Datenextraktion zu beheben. Es wird entscheidend, wenn Vertragsdaten mit Informationen aus anderen Systemen wie einem CRM oder ERP kombiniert werden.
Bedeutung
Es bietet einen wesentlichen Kontext für Data Lineage und Governance, wobei Klarheit über die Herkunft der Prozessdaten gewährleistet wird, was entscheidend für Validierung und Vertrauen ist.
Datenquelle
Dies ist typischerweise ein statischer Wert, der während des Datenextraktions- und Transformationsprozesses (ETL) hinzugefügt wird, um die Herkunft des Datasets zu kennzeichnen.
Beispiele
Conga CLMCongaCLM-ProdSalesforce-CongaCLM
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Ablaufdatum
ExpirationDate
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Das Datum, an dem der Vertrag ablaufen soll. | ||
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Beschreibung
Das Expiration Date ist ein kritisches Datumsfeld, das das Ende der Vertragslaufzeit markiert. Es ist essenziell für das Management des Vertrags-Lifecycles nach der Ausführung. Dieses Attribut ist entscheidend für das Dashboard 'Bevorstehende Verlängerungen und Abläufe' und den KPI 'Rechtzeitige Verlängerungsrate'. Durch die Analyse dieses Datums können Organisationen Vertragsabläufe proaktiv managen, Verlängerungsprozesse rechtzeitig initiieren und unbeabsichtigte Service- oder Umsatzausfälle vermeiden.
Bedeutung
Dieses Datum ist entscheidend für ein proaktives Vertragsmanagement und ermöglicht Dashboards, die bevorstehende Abläufe verfolgen, um verpasste Verlängerungen und Umsatzeinbußen zu vermeiden.
Datenquelle
Dies ist ein Standard-Datumsfeld auf dem Agreement-Objekt, oft 'Apttus_Config2__EndDate__c'.
Beispiele
2025-12-312026-06-302024-08-15
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Endzeit des Events
EventEndTime
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Das genaue `Datum` und die `Uhrzeit`, zu der eine `Aktivität` abgeschlossen wurde. | ||
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Beschreibung
Der Event End Time markiert den Abschluss einer spezifischen Task oder eines Prozessschritts. In Kombination mit dem Event Timestamp (Startzeit) ermöglicht er die präzise Berechnung der Bearbeitungszeit für jede Activity. Dieses Attribut ist entscheidend für die Performance-Analyse, da es die Messung der Dauer jedes Schritts ermöglicht. Dies hilft bei der Identifizierung der zeitaufwändigsten Activities und bietet eine genauere Sicht auf die Ressourcenauslastung und Effizienz im Vergleich zur alleinigen Verwendung der Startzeit des nächsten Events.
Bedeutung
Es ermöglicht die präzise Berechnung von Activity-Bearbeitungszeiten, was entscheidend ist, um zeitbasierte Engpässe zu identifizieren und die Ressourceneffizienz zu analysieren.
Datenquelle
Dieser Timestamp ist in Feldern wie 'CompletedDate' oder 'ActualEndDate' auf Task- oder Activity-Objekten zu finden, die mit dem Hauptvertrag verbunden sind.
Beispiele
2023-04-15T18:35:00Z2023-05-21T11:00:00Z2023-06-01T17:45:00Z
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Vertragsart
ContractType
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Die Klassifizierung des Vertrags, wie z.B. NDA, MSA oder SOW. | ||
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Beschreibung
Der Vertragstyp ist ein kategorisches Attribut, das Verträge basierend auf ihrem rechtlichen Zweck oder ihrer Natur gruppiert. Häufige Beispiele sind die Geheimhaltungsvereinbarung (NDA), der Hauptdienstleistungsvertrag (MSA) und die Leistungsbeschreibung (SOW). Diese Dimension ist grundlegend für die vergleichende Analyse. Sie ermöglicht es Ihnen, die Prozesslandkarte zu filtern, um zu sehen, ob verschiedene Vertragstypen unterschiedliche Pfade verfolgen oder unterschiedliche Durchlaufzeiten haben. Dies ist entscheidend, um Prozessvarianten zu identifizieren, die für bestimmte Vertragstypen angemessen sind, im Gegensatz zu echten Abweichungen.
Bedeutung
Es ermöglicht die Segmentierung des Prozesses, um Workflows, Zykluszeiten und Engpässe für verschiedene Vertragskategorien wie NDAs versus MSAs zu vergleichen.
Datenquelle
Dies ist typischerweise ein Picklist- oder Lookup-Feld auf dem Agreement-Objekt, oft benannt als 'Apttus_Config2__Contract_Type__c' oder ähnlich.
Beispiele
Non-Disclosure Agreement (NDA)Master Services Agreement (MSA)Statement of Work (SOW)
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Vertragsstatus
ContractStatus
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Die aktuelle Lifecycle-Phase des Vertrags, wie z.B. 'Entwurf', 'In Genehmigung' oder 'Ausgeführt'. | ||
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Beschreibung
Der Vertragsstatus zeigt den aktuellen Zustand eines Vertrags innerhalb seines Lebenszyklus an. Er liefert eine Momentaufnahme des Vertrags zu jedem Zeitpunkt, was sich vom ereignisbasierten Aktivitätsnamen unterscheidet. Während das Event Log die Abfolge vergangener Aktivitäten zeigt, liefert der Status den Kontext über die aktuelle Verfassung des Vertrags. Es ist nützlich für die Filterung von Fällen, zum Beispiel um nur aktuell aktive Verträge zu analysieren oder zu untersuchen, warum viele Verträge im Status „In Genehmigung“ stecken. Es ergänzt die Aktivitätsdaten durch die Bereitstellung von Statusinformationen.
Bedeutung
Es bietet eine Momentaufnahme des aktuellen Vertragsstatus, was nützlich ist, um aktive Cases zu filtern und zu analysieren sowie die Verteilung der Prozesszustände zu verstehen.
Datenquelle
Dies ist ein Standard-Picklist-Feld auf dem Agreement-Objekt, oft 'Apttus_Config2__Status__c' oder 'Apttus_Config2__Status_Category__c'.
Beispiele
EntwurfIn interner ÜberprüfungAusgeführtAbgelaufen
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Vertragsverantwortlicher
ContractOwner
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Der Benutzer oder Mitarbeiter, der für das Management des Vertrags über dessen Lifecycle hinweg verantwortlich ist. | ||
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Beschreibung
Der Contract Owner ist die Person, die die Hauptverantwortung für einen Vertrag trägt. Diese Person ist typischerweise für die Erstellung, Verhandlung und Sicherstellung des Fortschritts des Vertrags durch den Genehmigungsprozess verantwortlich. Die Analyse der Prozess-Performance nach Contract Owner kann Variationen in der Effizienz, der Einhaltung des Standardprozesses und der Workload-Verteilung aufzeigen. Dies hilft bei der Identifizierung von Best Practices, Schulungsbedarfen und potenziellen Ungleichgewichten in der Ressourcenzuweisung. Es ist eine Schlüsseldimension für die Performance- und Produktivitätsanalyse.
Bedeutung
Es ermöglicht eine Performance-Analyse nach Benutzer, hilft Top-Performer, Schulungsmöglichkeiten und Probleme bei der Workload-Verteilung zu identifizieren.
Datenquelle
Dies ist wahrscheinlich ein User-Lookup-Feld auf dem Haupt-Agreement-Objekt in Conga CLM, oft benannt als 'OwnerId' oder ein Custom Field 'Contract_Owner__c'.
Beispiele
Alice JohnsonRobert ChenMaria Garcia
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Vertragswert
ContractValue
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Der monetäre Gesamtwert, der mit dem Vertrag verbunden ist. | ||
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Beschreibung
Der Vertragswert repräsentiert den finanziellen Wert einer Vereinbarung. Dies könnte der gesamte Vertragsbetrag, der jährliche wiederkehrende Umsatz oder eine andere wichtige Finanzmetrik sein, abhängig vom Geschäftskontext. Die Analyse dieses Attributs ist entscheidend für die wertbasierte Prozessoptimierung. Sie ermöglicht die Priorisierung hochpreisiger Verträge und hilft bei der Beantwortung von Fragen, ob hochpreisige Verträge schneller verarbeitet werden oder ob sie häufiger in bestimmten Phasen stecken bleiben. Sie ist der Schlüssel für das Dashboard „Vertragswert-Durchsatzanalyse“.
Bedeutung
Dies ermöglicht eine wertbasierte Analyse, die hilft, Prozessverbesserungen für hochrangige Verträge zu priorisieren und deren Auswirkungen auf das Geschäft zu verstehen.
Datenquelle
Dies ist typischerweise ein Währungsfeld auf dem Agreement-Objekt in Conga CLM, wie z.B. 'Apttus_Config2__Total_Contract_Value__c'.
Beispiele
500002500001200000
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Bearbeitungszeit
ProcessingTime
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Die berechnete Dauer der aktiv auf eine Activity verwendeten Zeit. | ||
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Beschreibung
Die Bearbeitungszeit misst die verstrichene Zeit zwischen dem Start und dem Ende einer Activity. Sie repräsentiert die tatsächliche Arbeitsdauer im Gegensatz zur Wartezeit zwischen Activities. Diese Metrik wird unter Verwendung des Event Timestamp und der Event End Time berechnet. Dieses Attribut ist entscheidend, um zu identifizieren, welche spezifischen Schritte im Prozess am zeitaufwändigsten sind. Es unterstützt das Dashboard 'Prüfungsphase-Engpässe', indem es eine detaillierte Analyse der Activity-Dauer ermöglicht. Die Unterscheidung zwischen Bearbeitungszeit und Wartezeit ist der Schlüssel zum Verständnis der Ursachen von Verzögerungen.
Bedeutung
Es misst die aktive Arbeitszeit für jede Activity und hilft, zwischen ineffizienten Schritten (lange Bearbeitungszeit) und Prozessverzögerungen (lange Wartezeit) zu unterscheiden.
Datenquelle
Dies ist ein berechnetes Attribut, abgeleitet aus
Beispiele
864001728003600
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Compliance-Status
ComplianceStatus
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Gibt an, ob der Vertrag die notwendigen Compliance-Überprüfungen bestanden hat. | ||
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Beschreibung
Der Compliance Status verfolgt den Zustand eines Vertrags in Bezug auf interne Richtlinien oder externe Vorschriften. Er kann Werte wie „Nicht begonnen“, „In Überprüfung“, „Bestanden“ oder „Fehlgeschlagen“ haben. Dieses Attribut ist essenziell für das Dashboard „Compliance- und Pflichtenüberwachung“ und den zugehörigen KPI. Es bietet direkte Einblicke in die Einhaltung der Compliance und hilft, rechtliche und finanzielle Risiken zu mindern, indem sichergestellt wird, dass alle Verträge die erforderlichen Prüfungen vor der Ausführung oder Aktivierung durchlaufen und bestehen.
Bedeutung
Es misst direkt die Einhaltung von Compliance-Protokollen und hilft, rechtliche und finanzielle Risiken im Vertragsportfolio zu identifizieren und zu mindern.
Datenquelle
Dies ist wahrscheinlich ein Custom Picklist Field auf dem Agreement-Objekt, das durch spezifische Compliance-bezogene Activities oder Genehmigungen aktualisiert wird.
Beispiele
BestandenPrüfung erforderlichNicht zutreffendFehlgeschlagen
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Freigabe-Durchlaufzeit
ApprovalCycleTime
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Die Gesamtzeit, die ein Vertrag in der Genehmigungsphase verbringt. | ||
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Beschreibung
Die Genehmigungszykluszeit ist eine berechnete Metrik, die die Dauer misst, von dem Zeitpunkt an, zu dem ein Vertrag in den Genehmigungsprozess eintritt, zum Beispiel „Interne Überprüfung begonnen“, bis er die endgültige interne Genehmigung erhält. Sie aggregiert die Zeit über alle relevanten Genehmigungsschritte hinweg. Dieses Attribut ist die primäre Messgröße für das Dashboard „Vertragsgenehmigungszykluszeit“ und den KPI „Durchschnittliche Vertragsgenehmigungszeit“. Es bietet eine übergeordnete Ansicht der Effizienz des gesamten Genehmigungs-Workflows und macht es einfach, die Leistung anhand von Zielen zu verfolgen und systemische Verzögerungen zu identifizieren.
Bedeutung
Dieser KPI misst direkt die Effizienz des Genehmigungs-Workflows und hilft, Verzögerungen in einer kritischen Phase des Vertrags-Lifecycles zu identifizieren und zu beheben.
Datenquelle
Dies ist eine berechnete Metrik, abgeleitet durch die Ermittlung der Zeitdifferenz zwischen der ersten Genehmigungs-Activity und der letzten Genehmigungs-Activity für jeden Vertrag.
Beispiele
259200604800432000
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Geschäftseinheit
BusinessUnit
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Die spezifische Business Unit innerhalb der Organisation, zu der der Vertrag gehört. | ||
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Beschreibung
Das Business Unit Attribut ordnet einen Vertrag einer spezifischen Abteilung oder einem Segment des Unternehmens zu, wie z.B. 'Enterprise Software' oder 'Consumer Hardware'. Dies ermöglicht eine granularere Analyse des Vertragsmanagement-Prozesses innerhalb verschiedener Teile der Organisation. Die Analyse nach Business Unit kann zeigen, ob verschiedene Divisionen einzigartige Prozessvarianten, Performance Levels oder Vertragstypen aufweisen. Dies ist wertvoll für große Organisationen, die Prozesse standardisieren und gleichzeitig gültige Business Unit-spezifische Anforderungen berücksichtigen möchten.
Bedeutung
Es ermöglicht die Segmentierung der Prozess-Performance nach Organisationseinheit, um Effizienz- oder Verfahrensunterschiede im gesamten Unternehmen hervorzuheben.
Datenquelle
Dies könnte ein Custom Field auf dem Agreement-Objekt sein oder aus dem Benutzerprofil des Vertragsinhabers abgeleitet werden.
Beispiele
Vertrieb NordamerikaEMEA ServicesAPAC Produktabteilung
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Ist Nacharbeit
IsRework
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Ein berechnetes Kennzeichen, das anzeigt, ob eine Aktivität Teil einer Nacharbeitschleife ist. | ||
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Beschreibung
Der 'Is Rework' ist ein boolean flag, das auf 'true' gesetzt wird, wenn eine Activity einen Schritt zurück im Prozess darstellt, wie zum Beispiel die Rückkehr zur Stufe 'Vertragsentwurf erstellt' nach einer juristischen Prüfung. Es ist kein Feld im Quellsystem, sondern wird während der Daten-Transformation für Process Mining berechnet. Dieses flag ist unerlässlich, um die Ineffizienz von Prozessen zu quantifizieren. Es unterstützt direkt den 'Vertrags-Nacharbeitsquote' KPI und hilft, Prozess-Loops in der Prozess-Map zu visualisieren. Die Häufigkeit und Ursachen von Nacharbeit zu identifizieren, ist ein primäres Ziel vieler Prozessoptimierungsinitiativen.
Bedeutung
Dieses berechnete flag macht es einfach, Prozess-Ineffizienzen zu quantifizieren und zu analysieren, indem es Activities hervorhebt, die Teil verschwenderischer Nacharbeits-Loops sind.
Datenquelle
Dieses Attribut ist nicht im Quellsystem vorhanden. Es wird im Process Mining Tool oder der ETL-Schicht basierend auf der Abfolge der Activities berechnet.
Beispiele
truefalsch
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Name der Gegenpartei
CounterpartyName
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Der Name der externen Partei, des Unternehmens oder der Einzelperson, die am Vertrag beteiligt ist. | ||
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Beschreibung
Der Name der Gegenpartei identifiziert den anderen Unterzeichner der Vereinbarung. Dies ist typischerweise ein Kunde, Lieferant oder eine Partnerorganisation. Die Analyse von Prozessmetriken nach Gegenpartei kann wichtige Muster aufdecken. Zum Beispiel könnte sie zeigen, dass Verhandlungen mit bestimmten Gegenparteien konsequent länger dauern oder mehr Überarbeitungen erfordern. Diese Erkenntnis kann Verhandlungsstrategien informieren und bei der Verwaltung von Beziehungen zu wichtigen Geschäftspartnern helfen.
Bedeutung
Es ermöglicht die Analyse von Prozessvarianten basierend auf der externen Partei und hilft zu identifizieren, welche Kunden oder Lieferanten längere Verhandlungszyklen oder höhere Revisionsraten aufweisen.
Datenquelle
Dies ist oft ein Lookup zum Account-Objekt in Salesforce, das mit dem Agreement-Objekt in Conga CLM verknüpft ist.
Beispiele
Global Tech Inc.Innovate Solutions LLCAcme Corporation
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Region
Region
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Die dem Vertrag zugeordnete geografische Region, wie z.B. 'Nordamerika' oder 'EMEA'. | ||
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Beschreibung
Das Region Attribut gibt den für den Vertrag relevanten geografischen Bereich an, der auf dem Standort des Vertragspartners, der Vertriebsregion oder dem anwendbaren Recht basieren kann. Dieses Attribut ermöglicht eine geopolitische Analyse des Vertragsprozesses. Es kann helfen, Fragen zu beantworten wie: 'Benötigen Verträge in EMEA aufgrund unterschiedlicher Vorschriften eine längere Genehmigungszeit?' oder 'Gibt es eine höhere Rate an Rotstiftänderungen bei Verträgen in der APAC-Region?' Dies liefert wertvollen Kontext für globale Operationen.
Bedeutung
Die Segmentierung nach Region hilft, geografische Unterschiede bei Zykluszeiten, Compliance-Anforderungen oder Prozesspfaden zu identifizieren, was für globale Unternehmen entscheidend ist.
Datenquelle
Dies ist oft ein Custom Field auf dem Agreement-Objekt oder abgeleitet von den verknüpften Account- oder User-Objekten.
Beispiele
NordamerikaEMEAAPACLATAM
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Verlängerungsdatum
RenewalDate
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Das Zieldatum für die Initiierung des Verlängerungsprozesses für den Vertrag. | ||
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Beschreibung
Das Renewal Date ist ein berechnetes oder manuell gesetztes Datum, das angibt, wann der Verlängerungsprozess für einen Vertrag beginnen sollte. Es wird typischerweise eine gewisse Zeitspanne, zum Beispiel 90 Tage, vor dem Expiration Date festgelegt. Dieses Attribut hilft Teams, ihre Erneuerungs-Pipeline effektiv zu managen. Es kann verwendet werden, um Warnungen auszulösen und Aufgaben im Zusammenhang mit Vertragsverlängerungen zu automatisieren, wodurch sichergestellt wird, dass der Prozess mit ausreichend Vorlaufzeit beginnt. Es ist ein Schlüsselelement für den KPI 'Rechtzeitige Verlängerungsrate'.
Bedeutung
Es bietet einen Triggerpunkt für Erneuerungsaktivitäten, was dazu beiträgt, dass Verträge pünktlich verlängert werden und ein proaktives Lifecycle Management unterstützt wird.
Datenquelle
Dies kann ein Custom Formula Field sein, das auf dem Expiration Date basiert, oder ein separates Datumsfeld auf dem Agreement-Objekt in Conga CLM.
Beispiele
2025-10-022026-04-012024-05-17
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Zuständige Abteilung
OwnerDepartment
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Die Abteilung des Vertragsinhabers, wie z.B. 'Vertrieb', 'Recht' oder 'Einkauf'. | ||
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Beschreibung
Das Owner Department Attribut spezifiziert die Geschäftsfunktion, zu der der Vertragsinhaber gehört. Diese Information wird typischerweise aus dem Benutzerprofil im System abgeleitet. Dies ist eine leistungsstarke Dimension für die Analyse, die Vergleiche der Prozess-Performance über verschiedene Abteilungen hinweg ermöglicht. Es kann helfen zu identifizieren, ob die Rechtsabteilung ein Engpass ist, ob das Vertriebsteam einem anderen Prozess folgt oder ob bestimmte Abteilungen signifikant längere Zykluszeiten haben. Diese Erkenntnis ist wertvoll für abteilungsübergreifende Prozessverbesserungsinitiativen.
Bedeutung
Es ermöglicht die Prozessanalyse nach Geschäftsfunktion, wobei Performance-Unterschiede und Engpässe zwischen Abteilungen wie Vertrieb und Recht aufgedeckt werden.
Datenquelle
Diese Daten werden in der Regel aus dem User-Objekt in Salesforce bezogen, verknüpft über das Contract Owner-Feld auf dem Agreement-Objekt.
Beispiele
VertriebRechtBeschaffungFinanzen
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Vertragsmanagement-Aktivitäten
| Aktivität | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
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Interne Genehmigungen erhalten
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Dieser Meilenstein bedeutet, dass der Vertrag alle notwendigen internen Genehmigungen erhalten hat und zur Ausführung bereit ist. Dies ist typischerweise der letzte Schritt in einem mehrstufigen Salesforce Approval Process. | ||
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Bedeutung
Dies ist ein kritischer Meilenstein, der den internen Prüf- und Genehmigungszyklus abschließt. Es ist der Endpunkt zur Messung des KPIs 'Durchschnittliche Vertragsgenehmigungszeit'.
Datenquelle
Erfasst aus der Salesforce-Genehmigungshistorie (Related List) am Vertragsobjekt. Das Event ist der Zeitstempel des finalen Status „Genehmigt“ im Prozess.
Erfassen
Erfassen Sie den Zeitstempel des letzten Genehmigungsschritts im zugehörigen Genehmigungsprozess.
Ereignistyp
explicit
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Juristische Prüfung durchgeführt
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Diese Activity signalisiert, dass die Rechtsabteilung ihre Prüfung des Vertrags abgeschlossen hat. Sie kann entweder als expliziter Genehmigungsschritt in einem Workflow erfasst oder aus einer Statusänderung wie 'Juristische Prüfung abgeschlossen' abgeleitet werden. | ||
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Bedeutung
Die Isolierung der juristischen Prüfungsphase ist entscheidend für die Analyse eines häufigen Engpasses. Dies unterstützt den KPI 'Durchschnittliche juristische Prüfungszeit' und hilft bei der Optimierung der Ressourcen der Rechtsabteilung.
Datenquelle
Dies kann in der verknüpften Liste der Genehmigungshistorie protokolliert werden, wenn Salesforce Approvals verwendet werden. Alternativ kann es aus einer Statusänderung am Contract-Objekt abgeleitet werden.
Erfassen
Erfassen Sie den Zeitstempel der Statusänderung auf „Rechtliche Überprüfung abgeschlossen“ oder den letzten Genehmigungsschritt aus der Rechtsabteilung.
Ereignistyp
inferred
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Vertrag abgelaufen
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Stellt das natürliche Ende eines Vertrags-Lifecycles dar, wenn dieser sein Ablaufdatum ohne Verlängerung oder Kündigung erreicht. Dieses Event wird nicht explizit protokolliert, sondern aus den Vertragsdaten abgeleitet. | ||
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Bedeutung
Diese Activity definiert das geplante Ende des Vertrags-Lifecycles. Die Analyse abgelaufener Verträge hilft beim Verständnis von Verlängerungsmöglichkeiten und dem gesamten Vertragsportfolio-Management.
Datenquelle
Dies ist ein berechnetes Event. Die Activity tritt auf, wenn das Systemdatum das Feld 'Vertragsenddatum' oder 'Ablaufdatum' auf dem Contract-Objekt überschreitet und dessen Status immer noch 'Aktiv' ist.
Erfassen
Ableitung durch Vergleich des Feldes „Vertragsenddatum“ mit dem aktuellen Datum.
Ereignistyp
calculated
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Vertrag aktiviert
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Stellt das Wirksamwerden und die operative Nutzung des Vertrags innerhalb der Organisation dar, wodurch Verpflichtungen und Rechte ausgelöst werden. Dies wird typischerweise aus einer Statusänderung von 'Ausgeführt' zu 'Aktiv' abgeleitet. | ||
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Bedeutung
Diese Activity markiert den Beginn des Lifecycles nach der Unterschrift. Sie ist der Trigger für das Obligationsmanagement und das Performance Monitoring.
Datenquelle
Abgeleitet aus der Feldhistorie des Statusfeldes des Vertragsobjekts. Das Event ist der Zeitstempel, wenn sich der Status auf „Aktiv“ oder einen gleichwertigen Begriff ändert.
Erfassen
Identifizieren Sie den Zeitstempel der Statusänderung von „Ausgeführt“ auf „Aktiv“.
Ereignistyp
inferred
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Vertrag ausgeführt/unterzeichnet
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Dies ist die zentrale Activity, bei der alle Parteien den Vertrag rechtsgültig unterzeichnet haben, wodurch er zu einer verbindlichen Vereinbarung wird. Mit Conga CLM integrierte E-Signatur-Lösungen, wie Conga Sign, erstellen ein explizites, mit einem Timestamp versehenes Event. | ||
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Bedeutung
Diese Activity repräsentiert den erfolgreichen Abschluss des Vorunterschriftsprozesses und ist ein wichtiger Meilenstein für Performance Metrics wie die 'Vertragsausführungsrate'. Sie wird oft als primäres 'Happy Path' End-Event betrachtet.
Datenquelle
Erfasst aus dem Audit-Trail oder Status des integrierten E-Signatur-Tools. Ein finaler Status „Abgeschlossen“ oder „Unterzeichnet“ wird mit einem präzisen Zeitstempel erfasst.
Erfassen
Protokollieren Sie das Abschluss-Event aus der API des integrierten E-Signatur-Dienstes oder dem Status-Objekt.
Ereignistyp
explicit
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Vertrag beendet
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Diese Activity markiert das vorzeitige Ende eines Vertrags vor seinem Ablaufdatum, basierend auf einer spezifischen Aktion. Dies wird durch eine Änderung des Vertragsstatus zu 'Beendet' erfasst. | ||
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Bedeutung
Als wichtiger Endstatus sind Kündigungsereignisse wichtig, um die Vertragsausfallraten und Gründe für die Stornierung zu verstehen. Sie bieten einen definitiven, wenn auch oft negativen, Abschluss des Prozesses.
Datenquelle
Abgeleitet aus der Feldhistorie des Statusfeldes des Vertragsobjekts. Das Event ist der Zeitstempel, wenn der Status auf „Beendet“ oder „Storniert“ aktualisiert wird.
Erfassen
Erfassen Sie den Zeitstempel der Statusänderung auf „Beendet“.
Ereignistyp
inferred
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Vertragsanfrage initiiert
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Diese Activity markiert den formellen Beginn des Vertrags-Lifecycles und repräsentiert die Erstellung eines neuen Vertragsdatensatzes im System. Dies wird typischerweise als explizites Event erfasst, wenn ein Benutzer ein neues Contract-Objekt in Conga CLM erstellt. | ||
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Bedeutung
Als Ausgangspunkt für jeden Vertrag ist diese Aktivität entscheidend für die Messung der End-to-End-Durchlaufzeit. Sie ermöglicht die Analyse des Volumens und der Arten der initiierten Verträge.
Datenquelle
Dieses Event wird vom Erstellungsdatum und Timestamp des Vertragsdatensatzes auf der Salesforce-Plattform erfasst, auf der Conga CLM aufgebaut ist. Der Benutzer, der den Datensatz erstellt hat, wird ebenfalls typischerweise protokolliert.
Erfassen
Erfassen Sie das Erstellungs-Event des primären Vertrags-Objekts.
Ereignistyp
explicit
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Änderung angefordert
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Zeigt den Beginn eines Prozesses zur formellen Änderung eines bestehenden, aktiven Vertrags an. Dies wird typischerweise durch die Erstellung eines neuen „Änderungs“-Datensatzes erfasst, der mit dem ursprünglichen Vertrag verknüpft ist. | ||
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Bedeutung
Änderungen stellen erhebliche Prozessabweichungen dar. Die Analyse ihrer Häufigkeit und Durchlaufzeit kann Probleme bei der ursprünglichen Vertragsgestaltung oder sich ändernde Geschäftsanforderungen aufzeigen.
Datenquelle
Erfasst aus dem Erstellungsdatum eines neuen Datensatzes in einem Objekt namens „Änderung“ oder ähnlich, das eine Suchbeziehung zum primären Vertragsobjekt hat.
Erfassen
Erfassen Sie das Erstellungs-Event eines Nachtragsdatensatzes, der mit dem Vertrag verknüpft ist.
Ereignistyp
explicit
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Compliance-Überprüfung durchgeführt
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Eine nach der Aktivierung stattfindende Aktivität, bei der der Vertrag auf Compliance-Anforderungen oder Vorschriften überprüft wird. Dies kann erfasst werden, wenn eine zugehörige Aufgabe oder ein Checklistenpunkt als abgeschlossen markiert wird. | ||
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Bedeutung
Diese Activity ist entscheidend für das Monitoring von Governance und Risikomanagement. Sie unterstützt den KPI 'Einhaltungsrate der Compliance-Prüfung', indem sie verfolgt, ob und wann diese Prüfungen stattfinden.
Datenquelle
Wahrscheinlich abgeleitet aus dem Abschluss einer zugehörigen Task oder eines benutzerdefinierten 'Compliance Review'-Objekts, das mit dem Vertrag verknüpft ist. Das Abschlussdatum dieses Datensatzes dient als Event Timestamp.
Erfassen
Erfassen Sie das Abschlussdatum einer wiederkehrenden Aufgabe oder eines zugehörigen Compliance-Datensatzes.
Ereignistyp
inferred
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Genehmigung der Gegenpartei erhalten
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Zeigt an, dass die externe Partei den Bedingungen zugestimmt hat und zur Unterschrift bereit ist. Dies ist oft ein manuell aktualisierter Status oder könnte bei Verwendung eines Portals erfasst werden. | ||
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Bedeutung
Dies markiert das Ende der aktiven Verhandlungsphase. Es ist ein wichtiges Event zur Messung der 'Durchschnittlichen Verhandlungszykluszeit' und zur Vorhersage, wann ein Vertrag ausgeführt wird.
Datenquelle
Höchstwahrscheinlich abgeleitet aus einer Statusänderung am Contract-Objekt, wie zum Beispiel dem Übergang zu 'Warten auf Unterschrift'. Dies wird manuell vom Vertragsinhaber aktualisiert.
Erfassen
Erfassen Sie den Zeitstempel, wenn der Status auf „Von Gegenpartei genehmigt“ oder „Unterschrift ausstehend“ geändert wird.
Ereignistyp
inferred
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Interne Prüfung gestartet
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Markiert den Zeitpunkt, an dem der Vertragsentwurf zur Prüfung durch interne Stakeholder, wie Finanz- oder Business Unit Manager, eingereicht wird. Dies wird typischerweise aus einer Statusänderung zu 'In interner Prüfung' oder Ähnlichem abgeleitet. | ||
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Bedeutung
Diese Activity ist der Ausgangspunkt für die Messung der internen Prüfzykluszeit. Sie hilft zu identifizieren, wie lange Verträge auf die Prüfung warten und wie viel Zeit der Prüfungsprozess selbst in Anspruch nimmt.
Datenquelle
Abgeleitet aus der Historie des Statusfeldes des Vertrags-Objekts. Das Ereignis erhält einen Zeitstempel, wenn sich der Status ändert, um den Beginn der internen Prüfungsphase widerzuspiegeln.
Erfassen
Erfassen Sie den Zeitstempel, wenn sich der Vertragsstatus auf „Interne Überprüfung“ oder Äquivalentes ändert.
Ereignistyp
inferred
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Vertrag an Gegenpartei gesendet
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Stellt die explizite Handlung dar, das Vertragsdokument zur Prüfung und Verhandlung an die externe Partei zu senden. Conga CLM bietet oft eine spezifische Aktion 'Zur Verhandlung senden' an, die protokolliert wird. | ||
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Bedeutung
Diese Activity markiert den Übergang von internen Prozessen zur externen Verhandlung. Sie ist der Ausgangspunkt für die Messung der Verhandlungszykluszeit.
Datenquelle
Typischerweise als protokollierte Aktivität oder Task-Datensatz erfasst, der mit dem Vertrag verknüpft ist und oft automatisch durch eine Systemaktion erstellt wird.
Erfassen
Identifizieren Sie das Event Log „Zur Verhandlung senden“ oder „An Gegenpartei senden“.
Ereignistyp
explicit
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Vertrag entworfen
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Stellt den Abschluss der Erstellung des initialen Vertragsdokuments dar. Dies wird oft aus einer Statusänderung des Vertragsdatensatzes abgeleitet, zum Beispiel von 'Angefragt' zu 'In Bearbeitung' oder 'In Prüfung'. | ||
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Bedeutung
Die Verfolgung dieser Aktivität hilft, den Zeitaufwand für die erste Entwurfserstellung zu messen. Verzögerungen hierbei können auf Probleme mit Templates, der Datenerfassung oder der Ressourcenallokation hinweisen.
Datenquelle
Abgeleitet aus der Feldhistorie des Statusfeldes des Vertragsobjekts. Suchen Sie nach einem Zeitstempel, wenn sich der Status zu einem Wert nach der Entwurfserstellung ändert, wie z.B. „Interne Überprüfung“.
Erfassen
Identifizieren Sie die Statusänderung von „Entwurf“ zum nächsten logischen Zustand im Workflow.
Ereignistyp
inferred
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Vertrag erneuert
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Stellt die erfolgreiche Verlängerung eines Vertrags dar, die dessen Lifecycle erweitert. Dies kann durch eine Statusänderung am Originalvertrag oder die Erstellung eines neuen Vertragsdatensatzes, der als Verlängerung gekennzeichnet ist, erfasst werden. | ||
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Bedeutung
Die Verfolgung von Verlängerungen ist entscheidend für die Umsatzsicherung und Geschäftskontinuität und unterstützt den KPI „Pünktliche Verlängerungsrate“. Sie signalisiert ein positives Ergebnis im Vertragslebenszyklus.
Datenquelle
Kann aus einer Statusänderung zu „Erneuert“ abgeleitet werden. Alternativ, wenn ein neuer Vertragsdatensatz erstellt wird, die Erstellung dieses neuen Datensatzes, bei dem das Feld „Verlängerung für“ auf den alten Vertrag verweist.
Erfassen
Identifizieren Sie die Statusänderung auf „Erneuert“ oder die Erstellung eines neuen, verknüpften Vertragsdatensatzes.
Ereignistyp
inferred
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Vertrag überarbeitet/revidiert
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Diese Activity tritt jedes Mal auf, wenn eine neue Version des Vertragsdokuments während der Verhandlungen eingecheckt oder hochgeladen wird. Die Version Control-Funktionen von Conga CLM erstellen einen Datensatz für jede Dokumentenversion. | ||
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Bedeutung
Die Verfolgung der Häufigkeit von Überarbeitungen hilft, die Verhandlungsintensität zu quantifizieren und unterstützt den KPI „Anzahl der Überarbeitungsiterationen“. Dies kann auf übermäßig komplexe Verträge oder schwierige Verhandlungen hinweisen.
Datenquelle
Erfasst aus der Versionshistorie des im Conga CLM gespeicherten Vertragsdokuments. Jede neue Version, die nach dem Versand an die Gegenpartei erstellt wird, ist ein eigenständiges Event.
Erfassen
Protokollieren Sie ein Event für jede neue Dokumentenversion, die mit einer Änderung der Hauptversionsnummer erstellt wird.
Ereignistyp
explicit
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