Ihr Daten-Template für die Purchase-to-Pay-Rechnungsverarbeitung
Ihr Daten-Template für die Purchase-to-Pay-Rechnungsverarbeitung
- Empfohlene Attribute für die Datenerfassung
- Wichtige Aktivitäten für die Nachverfolgung
- Hinweise zum Datenexport aus NetSuite
Attribute für die Purchase-to-Pay-Rechnungsverarbeitung
| Name | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
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Rechnungsnummer
InvoiceNumber
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Die eindeutige Kennung einer Lieferantenrechnung im System. | ||
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Beschreibung
Die Rechnungsnummer dient als primäre Case-ID. Sie verknüpft alle Aktivitäten und Ereignisse zu einer einzelnen Lieferantenrechnung, von der Erstellung bis zur endgültigen Zahlung. Dieses Attribut ist entscheidend, um den gesamten Ablauf jeder Rechnung nachzuverfolgen. Bei der Prozessanalyse ermöglicht die Rechnungsnummer dem System, den vollständigen Lebenszyklus einer Rechnung zu rekonstruieren. Werden alle zugehörigen Aktivitäten unter dieser gemeinsamen Kennung gruppiert, können Business-Analysten den Prozessablauf visualisieren, Zykluszeiten messen und Abweichungen oder Engpässe erkennen, die einzelne Rechnungen betreffen.
Warum das wichtig ist
Sie ist der zentrale Schlüssel, um den Weg jeder Rechnung durch den Zahlungsprozess nachzuverfolgen und den gesamten Case zu analysieren.
Woher beziehen
In NetSuite ist dies in der Regel das Feld „Transaktions-ID“ oder „Rechnungsnummer“ des Lieferantenrechnungsdatensatzes.
Beispiele
INV-0012345789-ABC-654202405-101
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Aktivität
ActivityName
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Die Bezeichnung des ausgeführten Geschäftsschritts. | ||
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Beschreibung
Dieses Attribut beschreibt eine bestimmte Aktion oder ein Ereignis im Lebenszyklus der Rechnungsverarbeitung, zum Beispiel „Lieferantenrechnung erstellt“, „Lieferantenrechnung freigegeben“ oder „Lieferantenrechnung vollständig bezahlt“. Jede Aktivität kennzeichnet einen eigenen Prozessschritt. Aktivitäten bilden die Grundlage der Prozesslandkarte. Die Analyse ihrer Reihenfolge und Häufigkeit hilft, den tatsächlichen Prozessablauf zu verstehen, Abweichungen von der Standardvorgehensweise zu erkennen und häufige Nacharbeitsschleifen oder ineffiziente Schritte aufzudecken.
Warum das wichtig ist
Das Attribut bildet die Grundlage der Prozesslandkarte und ermöglicht es, die Abfolge der Ereignisse im Lebenszyklus einer Rechnung zu visualisieren und zu analysieren.
Woher beziehen
Abgeleitet aus Systemprotokollen, Statusänderungen des Lieferantenrechnungsdatensatzes oder bestimmten Benutzeraktionen, die im Systemverlauf erfasst wurden.
Beispiele
Lieferantenrechnung erstelltLieferantenrechnung freigegebenZahlung in Sammellauf eingeplant
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Letzte Datenaktualisierung
LastDataUpdate
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Der Timestamp, zu dem die Daten zuletzt aus dem Quellsystem aktualisiert oder extrahiert wurden. | ||
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Beschreibung
Dieses Attribut gibt Datum und Uhrzeit der letzten Datenextraktion aus dem Quellsystem an. So lässt sich einschätzen, wie aktuell die analysierten Daten sind. Anhand des Zeitpunkts der letzten Datenaktualisierung können Benutzer erkennen, ob sie die neuesten Informationen sehen. Das hilft, die Erwartungen an die Datenverzögerung richtig einzuschätzen und Entscheidungen auf Basis von Daten mit bekanntem Aktualitätsstand zu treffen.
Warum das wichtig ist
Das Attribut informiert Business-Analysten über die Aktualität der Daten, damit sie deren zeitlichen Stand bei Entscheidungen berücksichtigen können.
Woher beziehen
Dieser Timestamp wird während des ETL-Prozesses zur Datenextraktion und -übertragung erzeugt und hinzugefügt.
Beispiele
2024-05-21T02:00:00Z
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Quellsystem
SourceSystem
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Gibt an, aus welchem System die Daten stammen. | ||
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Beschreibung
Dieses Attribut bezeichnet die Quellanwendung, in der die Ereignisdaten erzeugt wurden. Für diesen Prozess ist dies in der Regel „NetSuite“. Wenn mehrere Systeme integriert sind, ist dieses Feld entscheidend, um die Datenherkunft nachzuvollziehen und die Datenqualität zu beurteilen. Es hilft, Aktivitäten aus verschiedenen Systemen zu unterscheiden und den durchgängigen Prozess vollständig abzubilden.
Warum das wichtig ist
Das Attribut gibt Aufschluss über die Herkunft der Daten. In Umgebungen mit mehreren Systemen ist dies entscheidend für die Fehlerbehebung und Datenvalidierung.
Woher beziehen
In der Regel wird während der Datenextraktion ein statischer Wert („NetSuite“) hinzugefügt.
Beispiele
NetSuite
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Startzeit
EventTime
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Der Timestamp, der angibt, wann eine Aktivität stattgefunden hat. | ||
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Beschreibung
Dieses Attribut erfasst das genaue Datum und die Uhrzeit, zu denen eine bestimmte Aktivität oder ein Ereignis im System protokolliert wurde. Es liefert den zeitlichen Kontext für den gesamten Prozess. Timestamps sind die Grundlage jeder zeitbezogenen Prozessanalyse. Sie dienen dazu, Zeitspannen zwischen Aktivitäten zu berechnen, die Zykluszeiten ganzer Cases zu messen und die Leistung anhand von Service-Level-Vereinbarungen zu bewerten. Genaue Timestamps sind unverzichtbar, um Engpässe und Prozessverzögerungen zu erkennen.
Warum das wichtig ist
Das Attribut liefert die zeitlichen Daten, die zur Berechnung von Zeitspannen, Zykluszeiten und Leistungskennzahlen erforderlich sind. Damit bildet es die Grundlage für die zeitbezogene Prozessanalyse.
Woher beziehen
Aus Datumsfeldern oder Systemprotokollen des Lieferantenrechnungsdatensatzes und zugehöriger Transaktionsdatensätze, zum Beispiel aus den Feldern „Erstellungsdatum“, „Zuletzt geändert“ oder den Freigabedatumsfeldern.
Beispiele
2023-04-15T09:00:00Z2023-04-16T14:30:15Z2023-04-20T11:05:45Z
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Automatisch abgeglichen
IsAutoMatched
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Kennzeichnet, ob die Rechnung ohne manuelles Eingreifen automatisch mit einer Bestellung abgeglichen wurde. | ||
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Beschreibung
Dieses boolesche Attribut gibt an, ob das System die Rechnung anhand vordefinierter Regeln und Toleranzen automatisch mit einer Bestellung und dem Wareneingang abgleichen konnte, wie es bei einem Drei-Wege-Abgleich der Fall ist. Der Wert „true“ steht für einen Abgleich ohne manuelle Eingriffe. Dieses Attribut bildet die Grundlage für die Kennzahl „Automatische Rechnungsabgleichsquote“. Eine hohe Quote automatischer Abgleiche ist ein wichtiger Hinweis auf eine effiziente und automatisierte Rechnungsverarbeitung. Die Analyse der Fälle mit dem Wert „false“ zeigt, warum der Abgleich scheitert und wo sich die Automatisierung verbessern lässt.
Warum das wichtig ist
Misst direkt den Automatisierungsgrad und die Effizienz des Rechnungsabgleichs und zeigt Möglichkeiten auf, manuelle Arbeit zu verringern.
Woher beziehen
Dieses Attribut wird üblicherweise abgeleitet. Es lässt sich daran erkennen, dass keine Aktivität „Matching Discrepancy Identified“ vorliegt. Alternativ kann geprüft werden, ob ein Systembenutzer die Rechnung in sehr kurzer Zeit erstellt und genehmigt hat.
Beispiele
truefalse
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Freigebende Person
Approver
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Der Benutzer, der für die Freigabe oder Ablehnung der Rechnung verantwortlich ist. | ||
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Beschreibung
Dieses Attribut bezeichnet den Mitarbeitenden oder die Führungskraft, der oder die den Freigabeschritt für eine Rechnung ausgeführt hat. Bei Workflows mit mehreren Freigabestufen kann es sich um die zuletzt freigebende oder endgültig freigebende Person handeln. Die Erfassung der freigebenden Person ist wichtig für die Analyse des Freigabezyklus. Sie zeigt, bei welchen Personen oder Abteilungen die durchschnittliche Freigabe am längsten dauert und hilft, Engpässe zu erkennen. Anhand dieser Informationen lassen sich Arbeitslasten besser verteilen oder gezielte Schulungen anbieten.
Warum das wichtig ist
Das Attribut hilft, Engpässe im Freigabeprozess zu erkennen und die Leistung einzelner Personen oder Abteilungen zu analysieren. So lassen sich Verbesserungen gezielt umsetzen.
Woher beziehen
Aus den Workflow- oder Freigabehistorien zur Lieferantenrechnungstransaktion. Die Informationen können in den „Systemnotizen“ oder einem benutzerdefinierten Freigabeprotokoll stehen.
Beispiele
John SmithJane DoeLeitung der Finanzabteilung
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Lieferantenname
VendorName
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Der Name des Lieferanten, der die Rechnung eingereicht hat. | ||
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Beschreibung
Dieses Attribut gibt den offiziellen Namen des Lieferanten an, der mit der Rechnung verknüpft ist. Der Lieferant ist eine zentrale Einheit im Purchase-to-Pay-Prozess. Die Analyse nach Lieferanten ist entscheidend, um bestimmte lieferantenbezogene Probleme zu erkennen. Sie zeigt beispielsweise, bei welchen Lieferanten die Freigabe am längsten dauert, wer die meisten Rechnungen mit Nachbearbeitungsbedarf einreicht und welche Lieferanten am häufigsten verspätet bezahlt werden. Diese Aufschlüsselung ist eine wichtige Grundlage für das Management von Lieferantenbeziehungen und die Leistungsanalyse.
Warum das wichtig ist
Das Attribut ermöglicht eine gezielte Aufschlüsselung der Prozessdaten, um lieferantenspezifische Engpässe, die Zahlungsleistung und Compliance-Probleme zu erkennen.
Woher beziehen
Aus dem Feld „Lieferant“ des Lieferantenrechnungsdatensatzes, das mit den Stammdaten des Lieferanten verknüpft ist.
Beispiele
Bürobedarf GmbH.Global Tech ServicesKreativmarketing-Agentur
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Pünktlich bezahlt
IsPaidOnTime
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Kennzeichnet, ob die Rechnung am oder vor dem Fälligkeitsdatum bezahlt wurde. | ||
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Beschreibung
Dieses berechnete boolesche Attribut vergleicht den Timestamp der Aktivität „Bill Paid In Full“ mit dem „Payment Due Date“. Der Wert ist „true“, wenn die Zahlung pünktlich erfolgte, andernfalls „false“. Dieses Attribut unterstützt direkt die Kennzahl „Pünktliche Zahlungsquote“, ein wichtiger Maßstab für finanzielle Disziplin und das Management von Lieferantenbeziehungen. Verspätete Zahlungen lassen sich damit einfach filtern und analysieren, um Ursachen wie Verzögerungen bei der Genehmigung oder bei der Planung von Zahlungsläufen zu ermitteln.
Warum das wichtig ist
Misst direkt, ob Zahlungsbedingungen eingehalten werden. Das ist entscheidend für Lieferantenbeziehungen, die Vermeidung von Strafgebühren und die Finanzplanung.
Woher beziehen
Berechnetes Feld: TRUE, wenn der Timestamp der letzten Zahlungsaktivität kleiner oder gleich „PaymentDueDate“ ist.
Beispiele
truefalse
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Rechnungsbetrag
InvoiceAmount
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Der Gesamtbetrag der Lieferantenrechnung. | ||
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Beschreibung
Dieses Attribut gibt den auf der Rechnung ausgewiesenen Gesamtbetrag einschließlich Steuern und sonstiger Gebühren an. Es ist eine wichtige Finanzkennzahl für jeden Case. Der Rechnungsbetrag dient verschiedenen Analysezwecken. So lassen sich Rechnungen nach Wert gruppieren, etwa in hohe und niedrige Beträge, um Unterschiede bei Verarbeitungszeiten oder Freigabepfaden zu erkennen. Er ist außerdem wichtig für die Finanzberichterstattung, die Berechnung des Rechnungswerts in verschiedenen Prozessphasen und die Analyse der finanziellen Auswirkungen verspäteter Zahlungen.
Warum das wichtig ist
Das Attribut ermöglicht Finanzanalysen und eine wertbasierte Aufschlüsselung. So können Sie Rechnungen mit hohen Beträgen priorisieren und Kostentreiber erkennen.
Woher beziehen
Dies entspricht dem Feld „Gesamtbetrag“ oder „Betrag“ im Kopf des Lieferantenrechnungsdatensatzes in NetSuite.
Beispiele
1500.75250.0012500.50
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Rechnungsstatus
InvoiceStatus
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Der aktuelle Bearbeitungsstatus der Rechnung. | ||
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Beschreibung
Dieses Attribut zeigt den aktuellen Status der Lieferantenrechnung in ihrem Lebenszyklus an, zum Beispiel „Freigabe ausstehend“, „Genehmigt“, „Vollständig bezahlt“ oder „Abgelehnt“. Der Status zeigt jederzeit, an welcher Stelle des Prozesses sich eine Rechnung befindet. In operativen Dashboards dient er dazu, die aktuelle Arbeitslast und den Durchsatz zu überwachen. Die Analyse von Statusänderungen ist auch ein wichtiger Bestandteil von Process Mining, da diese häufig als Grundlage für die Definition von Aktivitäten dienen.
Warum das wichtig ist
Das Attribut zeigt den aktuellen Fortschritt der Rechnungsverarbeitung und unterstützt so die Steuerung der Arbeitslast und die Durchsatzanalyse.
Woher beziehen
Dies ist das Feld „Status“ des Lieferantenrechnungsdatensatzes in NetSuite.
Beispiele
OffenGenehmigung ausstehendGenehmigtVollständig bezahlt
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Zahlungsfälligkeitsdatum
PaymentDueDate
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Das Datum, bis zu dem die Rechnung gemäß den vereinbarten Zahlungsbedingungen bezahlt werden muss. | ||
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Beschreibung
Das Zahlungsfälligkeitsdatum wird anhand des Rechnungsdatums und der mit dem Lieferanten vereinbarten Zahlungsbedingungen berechnet, zum Beispiel 30 oder 60 Tage netto. Es ist der maßgebliche Termin für die Zahlung. Dieses Datum ist entscheidend, um die fristgerechte Zahlungsleistung zu messen. Sie ist eine wichtige Kennzahl für Lieferantenbeziehungen und die finanzielle Gesundheit. Durch den Vergleich des tatsächlichen Zahlungsdatums mit dem Fälligkeitsdatum können Unternehmen die Pünktlichkeit ihrer Zahlungen verfolgen, regelmäßig verspätet bezahlte Lieferanten erkennen und ihren Cashflow besser steuern.
Warum das wichtig ist
Das Datum dient als Maßstab für die fristgerechte Zahlungsleistung, die sich direkt auf die Lieferantenbeziehungen auswirkt und helfen kann, Verzugsgebühren zu vermeiden.
Woher beziehen
Dies ist das Feld „Fälligkeitsdatum“ des Lieferantenrechnungsdatensatzes. Es wird häufig automatisch anhand des Felds „Zahlungsbedingungen“ berechnet.
Beispiele
2023-05-152023-06-302023-07-01
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Ablehnungsgrund
RejectionReason
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Der Grund, der bei der Ablehnung einer Rechnung im Genehmigungsprozess angegeben wird. | ||
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Beschreibung
Lehnt eine genehmigende Person eine Rechnung ab, gibt sie in der Regel einen Grund an, etwa „Falscher Betrag“, „Doppelte Rechnung“ oder „Bestellnummer fehlt“. Dieses Attribut erfasst den jeweiligen Grund. Diese Information ist entscheidend, um die Ursachen ineffizienter Abläufe zu untersuchen. Werden Ablehnungsgründe kategorisiert und im Zeitverlauf ausgewertet, können Unternehmen wiederkehrende Probleme erkennen, etwa Schwierigkeiten mit bestimmten Lieferanten oder Eingabefehler. Auf dieser Grundlage lassen sich Korrekturmaßnahmen umsetzen, die Nacharbeit und Verzögerungen verringern.
Warum das wichtig ist
Zeigt direkt die Ursachen von Nacharbeit und Prozessfehlern auf und hilft, den Anteil der Vorgänge zu erhöhen, die gleich beim ersten Mal korrekt abgeschlossen werden.
Woher beziehen
Diese Daten werden bei der Ablehnung üblicherweise in einem Notiz- oder Kommentarfeld des Genehmigungs-Workflows erfasst. Sie können in „System Notes“ oder einem benutzerdefinierten Feld gespeichert sein.
Beispiele
Falsche MengeDoppelte RechnungPreisabweichung zur Bestellung
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Bestellnummer
PurchaseOrderNumber
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Die Kennung der Bestellung, die der Rechnung zugeordnet ist. | ||
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Beschreibung
Dieses Attribut verknüpft eine Lieferantenrechnung mit der zugehörigen Bestellung (PO), mit der die Beschaffung der Waren oder Dienstleistungen genehmigt wurde. Rechnungen können sich auf eine Bestellung beziehen oder ohne Bestellbezug vorliegen. Die Auswertung nach Bestellnummer liefert wichtigen Kontext zur Effizienz des Rechnungsabgleichs. So lässt sich ermitteln, wie häufig der Abgleich automatisch erfolgt und wann manuelle Eingriffe nötig sind. Außerdem werden Abweichungen zwischen Rechnung, Bestellung und Wareneingang sichtbar. Eine hohe Zahl solcher Abweichungen kann auf Probleme im Beschaffungsprozess hindeuten.
Warum das wichtig ist
Verknüpft die Rechnung mit dem Beschaffungsprozess. Das ist wichtig, um die Effizienz des Rechnungsabgleichs und die Einhaltung des Drei-Wege-Abgleichs zu analysieren.
Woher beziehen
Im Datensatz „Vendor Bill“ verfügbar, in der Regel in den Positionsdaten oder in einem Kopffeld, das auf eine Bestellung verweist.
Beispiele
PO-005678PO-005891Nicht zutreffend
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Grund für Zahlungssperre
PaymentBlockReason
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Der Grund, aus dem die Zahlung einer genehmigten Rechnung gesperrt wurde. | ||
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Beschreibung
Auch eine zur Zahlung genehmigte Rechnung kann aus verschiedenen Gründen mit einer Zahlungssperre versehen werden, etwa wegen eines Lieferantenstreits, eines Qualitätsproblems mit der gelieferten Ware oder einer Entscheidung zur Liquiditätssteuerung. Dieses Attribut erfasst den konkreten Sperrgrund. Die Auswertung der Gründe für Zahlungssperren und der Dauer bis zu ihrer Aufhebung ist wichtig, um den Cashflow zu optimieren und gute Lieferantenbeziehungen zu pflegen. Sie macht wiederkehrende Probleme sichtbar, die Zahlungen verzögern, obwohl die Rechnung bereits erfolgreich bearbeitet und genehmigt wurde.
Warum das wichtig ist
Erklärt, warum genehmigte Rechnungen nicht bezahlt werden, und macht betriebliche oder finanzielle Ursachen für Zahlungsverzögerungen sichtbar.
Woher beziehen
Die Verwaltung erfolgt häufig über ein benutzerdefiniertes Kontrollkästchen wie „Payment Hold“ oder „Payment Block“ und eine zugehörige Liste von Gründen oder ein Textfeld im Datensatz „Vendor Bill“.
Beispiele
Lieferantenkonto gesperrtQualitätsprüfung ausstehendGutschrift ausstehend
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Skonto in Anspruch genommen
DiscountTaken
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Kennzeichnet, ob ein verfügbares Skonto für frühzeitige Zahlung erfolgreich in Anspruch genommen wurde. | ||
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Beschreibung
Dieses berechnete boolesche Attribut prüft, ob eine Rechnung mit verfügbarem Skonto am oder vor dem „Discount Date“ bezahlt wurde. Der Wert ist „true“, wenn das Skonto in Anspruch genommen wurde, und „false“, wenn die Möglichkeit ungenutzt blieb. Dieses Attribut ist für die Kennzahl „Nutzungsquote für Skonto bei frühzeitiger Zahlung“ erforderlich. Es hilft Finanzabteilungen, entgangene Einsparungen zu beziffern und Engpässe im Prozess zu erkennen, etwa langsame Genehmigungen, die verhindern, dass günstige Zahlungsbedingungen genutzt werden.
Warum das wichtig ist
Misst, wie gut der Prozess Möglichkeiten zur Kostensenkung ausschöpft, und wirkt sich direkt auf das Unternehmensergebnis aus.
Woher beziehen
Berechnetes Feld: TRUE, wenn für die Rechnung ein „DiscountDate“ vorlag und die letzte Zahlungsaktivität an oder vor diesem Datum erfolgte.
Beispiele
truefalse
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Skontofrist
DiscountDate
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Die Frist, bis zu der eine Rechnung bezahlt werden muss, damit ein Skonto für frühzeitige Zahlung gewährt wird. | ||
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Beschreibung
Dieses Attribut gibt das Datum an, bis zu dem eine Rechnung bezahlt werden muss, um ein vom Lieferanten angebotenes Skonto für frühzeitige Zahlung in Anspruch zu nehmen. Maßgeblich sind die Zahlungsbedingungen, zum Beispiel „2 % 10, netto 30“. Dieses Datum ist für die Berechnung der Kennzahl „Nutzungsquote für Skonto bei frühzeitiger Zahlung“ erforderlich. Durch den Abgleich mit diesem Datum erkennt das Unternehmen, wo mögliche Einsparungen entgangen sind. So kann es seine Zahlungsstrategie optimieren und mehr Skonti ausschöpfen, was sich deutlich positiv auf die Rentabilität auswirken kann.
Warum das wichtig ist
Dieses Datum ist entscheidend, um Skonti für frühzeitige Zahlung zu erkennen und in Anspruch zu nehmen. Es wirkt sich direkt auf Kosteneinsparungen und Rentabilität aus.
Woher beziehen
Dieses Datum wird aus dem Rechnungsdatum und dem Feld „Terms“ im Datensatz „Vendor Bill“ abgeleitet. NetSuite berechnet es als „Discount Date“.
Beispiele
2023-04-252023-05-10
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Tochtergesellschaft
Subsidiary
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Das Unternehmen oder die juristische Person innerhalb der Organisation, die für die Rechnung verantwortlich ist. | ||
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Beschreibung
In einer Organisation mit mehreren Gesellschaften gibt das Attribut „Subsidiary“ an, zu welcher juristischen Person die Lieferantenrechnung gehört. In NetSuite-OneWorld-Konten ist dies ein grundlegendes Organisationsmerkmal. Durch die Auswertung des Prozesses nach Tochtergesellschaft lassen sich die Ergebnisse verschiedener Geschäftseinheiten oder Regionen vergleichen. So wird sichtbar, welche Bereiche besonders effizient arbeiten, wo sich bewährte Verfahren übertragen lassen und in welchen Bereichen konkrete Prozessprobleme bestehen.
Warum das wichtig ist
Ermöglicht den Vergleich und die Analyse der Leistung verschiedener juristischer Personen oder Geschäftseinheiten innerhalb der Organisation.
Woher beziehen
Dies ist das Standardfeld „Subsidiary“ in allen Transaktionsdatensätzen eines NetSuite-OneWorld-Kontos.
Beispiele
US WestEMEA-ZentraleAPAC Services
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Währung
Currency
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Die Währung des Rechnungsbetrags. | ||
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Beschreibung
Dieses Attribut gibt an, in welcher Währung der Rechnungsbetrag ausgewiesen ist, zum Beispiel USD, EUR oder GBP. Das ist besonders für Unternehmen wichtig, die in mehreren Ländern tätig sind. Die Währung liefert den nötigen Kontext für alle Geldbeträge. Bei der Analyse stellt sie sicher, dass Finanzdaten korrekt interpretiert werden, und ermöglicht die Umrechnung, wenn Finanzkennzahlen aus verschiedenen Regionen zusammengeführt werden.
Warum das wichtig ist
Liefert den nötigen Kontext für alle Finanzbeträge und ermöglicht so eine korrekte Finanzanalyse in Umgebungen mit mehreren Währungen.
Woher beziehen
Dies ist das Feld „Currency“ im Datensatz „Vendor Bill“. Der Wert wird in der Regel aus dem Lieferantenstammsatz übernommen.
Beispiele
USDEURGBP
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Aktivitäten der Purchase-to-Pay-Rechnungsverarbeitung
| Aktivität | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
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Lieferantenrechnung erstellt
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Diese Aktivität kennzeichnet die Erstellung eines Lieferantenrechnungsdatensatzes in NetSuite und damit den Start der Rechnungsverarbeitung. Erfasst wird sie anhand des Erstellungsdatums der Lieferantenrechnungstransaktion. | ||
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Warum das wichtig ist
Dies ist das zentrale Start-Event im Lebenszyklus einer Rechnung. Die Zeitspanne von dieser Aktivität bis zu nachfolgenden Aktivitäten zeigt die gesamte Verarbeitungsdauer und macht Verzögerungen bei der ersten Dateneingabe sichtbar.
Woher beziehen
Aus dem Feld „Erstellungsdatum“ oder dem Transaktionsdatumsfeld des Lieferantenrechnungsdatensatzes. Jede Lieferantenrechnung hat eine eindeutige interne ID und eine Transaktionsnummer.
Erfassung
Timestamp der Erstellung der Lieferantenrechnungstransaktion.
Ereignistyp
explicit
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Lieferantenrechnung freigegeben
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Diese Aktivität kennzeichnet die endgültige Freigabe der Lieferantenrechnung und gibt sie zur Zahlung frei. Dieser wichtige Meilenstein wird in der Regel als explizite Statusänderung zu „Genehmigt“ im Freigabe-Workflow des Systems erfasst. | ||
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Warum das wichtig ist
Dieser wichtige Meilenstein gibt den Zahlungsprozess frei. Verzögerungen an dieser Stelle sind ein häufiger Engpass. Daher ist es entscheidend, diese Aktivität zu verfolgen, um fristgerechte Zahlungen und den Cashflow zu steuern.
Woher beziehen
Erfasst anhand der Systemnotizen oder des Audit-Trails der Lieferantenrechnung, insbesondere anhand des Timestamps, zu dem das Feld „Freigabestatus“ auf „Genehmigt“ gesetzt wird.
Erfassung
Timestamp der Statusänderung zu „Genehmigt“ im Audit-Trail der Lieferantenrechnung.
Ereignistyp
explicit
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Lieferantenrechnung im Hauptbuch gebucht
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Diese Aktivität kennzeichnet den Zeitpunkt, an dem die freigegebene Lieferantenrechnung im Hauptbuch verbucht wird. In einer Standardkonfiguration von NetSuite geschieht dies automatisch, sobald die Rechnung endgültig freigegeben ist. | ||
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Warum das wichtig ist
Dies ist ein wichtiger Kontrollpunkt im Finanzwesen, der sicherstellt, dass Verbindlichkeiten korrekt erfasst werden. Für die Compliance-Analyse ist es entscheidend, Abweichungen zu überwachen, etwa Zahlungen, die vor der Buchung erfolgen.
Woher beziehen
Das Kennzeichen „Buchung“ der Lieferantenrechnung ist auf „Wahr“ gesetzt. Als Timestamp kann das Datum des Freigabeereignisses dienen, da die Buchung in der Regel zeitgleich mit der Freigabe erfolgt.
Erfassung
Timestamp der endgültigen Freigabeaktion, durch die die Buchung im Hauptbuch ausgelöst wird.
Ereignistyp
explicit
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Lieferantenrechnung vollständig bezahlt
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Diese Aktivität zeigt an, dass die Lieferantenrechnung vollständig bezahlt und ihr Status entsprechend aktualisiert wurde. Sie kennzeichnet den erfolgreichen Abschluss des Prozesses und lässt sich anhand einer Statusänderung der Rechnung ermitteln. | ||
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Warum das wichtig ist
Dies ist das zentrale End-Event des Happy Path im Lebenszyklus einer Rechnung. Die Gesamtzeit bis zu diesem Status ergibt die durchgängige Zykluszeit des Prozesses.
Woher beziehen
Ermittelt anhand der Systemnotizen oder des Audit-Trails des Lieferantenrechnungsdatensatzes, insbesondere anhand des Timestamps, zu dem sich der Status zu „Vollständig bezahlt“ ändert.
Erfassung
Timestamp der Statusänderung zu „Vollständig bezahlt“ bei der Lieferantenrechnung.
Ereignistyp
inferred
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Lieferantenzahlung erstellt
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Diese Aktivität kennzeichnet die Erstellung der Zahlungstransaktion, mit der die Lieferantenrechnung beglichen wird. Sie wird explizit erfasst, wenn ein mit der Rechnung verknüpfter Lieferantenzahlungsdatensatz erstellt wird. | ||
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Warum das wichtig ist
Die Aktivität kennzeichnet die Ausführung der Zahlung. Sie ist entscheidend für die Analyse fristgerechter Zahlungen und die Cashflow-Prognose und bildet einen wichtigen Meilenstein vor dem Prozessende.
Woher beziehen
Aus dem Erstellungsdatum des Lieferantenzahlungstransaktionsdatensatzes. Im Unterregister „Anwenden“ des Zahlungsdatensatzes wird auf die damit bezahlte Lieferantenrechnung verwiesen.
Erfassung
Timestamp der Erstellung der Lieferantenzahlungstransaktion.
Ereignistyp
explicit
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Abweichung beim Abgleich festgestellt
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Diese Aktivität tritt auf, wenn eine Rechnung, die mit einer Bestellung abgeglichen werden soll, die automatischen Abgleichregeln nicht erfüllt und manuell geprüft werden muss. Sie lässt sich häufig daran erkennen, dass die Rechnung den Status „Abgleich gesperrt“ oder „Abweichung“ erhält. | ||
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Warum das wichtig ist
Die Aktivität macht Ineffizienzen in Beschaffung und Wareneingang sichtbar, die zu manueller Nacharbeit führen. Sie unterstützt direkt das Dashboard zur Effizienz des Rechnungsabgleichs und die Kennzahl zur Nacharbeitsquote bei Abweichungen.
Woher beziehen
Ermittelt anhand einer Statusänderung der Lieferantenrechnung, die eine Sperre oder Ausnahme anzeigt, oder anhand von Rechnungen, die mit einer Bestellung verknüpft sind und vor der Freigabe umfangreich manuell bearbeitet werden mussten.
Erfassung
Timestamp der Statusänderung zu „Gesperrt“ oder „Abweichung“. Für die Ermittlung müssen möglicherweise benutzerdefinierte Felder oder Workflows analysiert werden.
Ereignistyp
inferred
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Gutschrift angewendet
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Diese Aktivität kennzeichnet die Verrechnung einer Lieferantengutschrift mit einer Rechnung, wodurch sich der offene Betrag verringert. Sie wird explizit anhand des Verrechnungsdatensatzes der Lieferantengutschrifttransaktion erfasst. | ||
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Warum das wichtig ist
Die Aktivität zeigt einen alternativen Weg, eine Rechnung ohne direkte Barzahlung auszugleichen. Häufige Gutschriften können auf Probleme bei der ursprünglichen Bestellung oder bei der Lieferantenleistung hinweisen.
Woher beziehen
Aus dem Verrechnungsdatensatz, der eine Lieferantengutschrift mit einer Lieferantenrechnung verknüpft. Das Verrechnungsdatum dient als Timestamp des Ereignisses.
Erfassung
Timestamp der Verrechnung einer Lieferantengutschrifttransaktion mit der Lieferantenrechnung.
Ereignistyp
explicit
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Lieferantenrechnung abgelehnt
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Eine freigebende Person lehnt die Lieferantenrechnung ab und entfernt sie damit aus der aktiven Bearbeitungswarteschlange. Erfasst wird dies anhand der expliziten Statusänderung zu „Abgelehnt“. Häufig ist dies ein Endstatus, sofern die Rechnung nicht erneut eingereicht wird. | ||
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Warum das wichtig ist
Die Aktivität macht Fehler im Prozess sichtbar, etwa doppelte Rechnungen oder falsche Lieferantenangaben. Werden Häufigkeit und Gründe für Ablehnungen erfasst, lässt sich die Fehlerfreiheit beim ersten Durchlauf verbessern und unnötiger Aufwand vermeiden.
Woher beziehen
Erfasst anhand der Systemnotizen oder des Audit-Trails der Lieferantenrechnung, der den Timestamp enthält, zu dem das Feld „Freigabestatus“ auf „Abgelehnt“ gesetzt wird.
Erfassung
Timestamp der Statusänderung zu „Abgelehnt“ im Audit-Trail der Lieferantenrechnung.
Ereignistyp
explicit
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Lieferantenrechnung zur Freigabe eingereicht
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Diese Aktivität kennzeichnet den Zeitpunkt, an dem die erstellte Lieferantenrechnung offiziell in einen Freigabe-Workflow übergeben wird. Sie lässt sich in der Regel an einer Statusänderung von „Offen“ oder „Einreichung ausstehend“ zu „Freigabe ausstehend“ erkennen. | ||
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Warum das wichtig ist
Damit beginnt der Freigabezyklus. Für das Dashboard zur Analyse der Rechnungsfreigabe ist es entscheidend, die Zeit bis zu „Rechnung freigegeben“ oder „Rechnung abgelehnt“ zu messen.
Woher beziehen
Ermittelt anhand der Systemnotizen oder des Audit-Trails der Lieferantenrechnung, insbesondere anhand von Änderungen am Feld „Freigabestatus“.
Erfassung
Timestamp der Statusänderung zu „Freigabe ausstehend“ im Audit-Trail der Lieferantenrechnung.
Ereignistyp
inferred
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|||
|
Lieferantenrechnung zur Nachbearbeitung zurückgesendet
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Diese Aktivität tritt auf, wenn eine freigebende oder prüfende Person die Rechnung zur Korrektur an die einreichende Person zurücksendet. Sie lässt sich an einer Statusänderung erkennen, durch die die Rechnung im Workflow zurückgesetzt wird, zum Beispiel von „Freigabe ausstehend“ zu „Einreichung ausstehend“. | ||
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Warum das wichtig ist
Die Aktivität zeigt Nacharbeitsschleifen auf, die die Verarbeitungszeit deutlich verlängern und den manuellen Aufwand erhöhen. Die Erfassung hilft, häufige Fehlerursachen wie falsche Kontierung oder Eingabefehler zu erkennen.
Woher beziehen
Ermittelt anhand der Systemnotizen oder des Audit-Trails der Lieferantenrechnung, indem nach einem Rückschritt im Status oder einem bestimmten Status „Nachbearbeitung“ gesucht wird.
Erfassung
Timestamp der Statusänderung, die einen Rückschritt im Freigabe-Workflow anzeigt.
Ereignistyp
inferred
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|||
|
Skonto bei frühzeitiger Zahlung verpasst
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Ein berechnetes Ereignis, das anzeigt, dass eine Rechnung mit Skontobedingungen nicht innerhalb der Skontofrist bezahlt wurde. Das Ereignis wird ermittelt, indem das Zahlungsdatum mit dem Skontodatum verglichen wird. | ||
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Warum das wichtig ist
Die Aktivität unterstützt direkt die Kennzahl zur Inanspruchnahme von Skonti bei frühzeitiger Zahlung, indem sie entgangene Einsparungen beziffert. So können Unternehmen Prozess- oder Cashflow-Probleme erkennen, die sie daran hindern, Skonti zu nutzen.
Woher beziehen
Dies ist ein berechnetes Ereignis. Dafür muss das Feld „Datum“ der angewendeten Lieferantenzahlungstransaktion mit dem Feld „Skontodatum“ des ursprünglichen Lieferantenrechnungsdatensatzes verglichen werden.
Erfassung
Vergleichen Sie das Datum der Lieferantenzahlung mit dem Skontodatum der Lieferantenrechnung. Liegt das Zahlungsdatum nach dem Skontodatum, tritt das Ereignis ein.
Ereignistyp
calculated
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Zahlung in Sammellauf eingeplant
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Die freigegebene Rechnung wird ausgewählt und in einen Sammellauf für eine spätere Zahlung aufgenommen. Dies geschieht durch eine explizite Aktion, bei der Rechnungen einem Lieferantenzahlungslauf hinzugefügt oder über die Seite „Rechnungen bezahlen“ verarbeitet werden. | ||
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Warum das wichtig ist
Die Aktivität zeigt den Übergang von einer freigegebenen Verbindlichkeit zu einem geplanten Mittelabfluss. Eine Analyse der Verzögerungen zwischen Freigabe und Einplanung kann Strategien im Cash-Management oder Ineffizienzen im Zahlungslauf aufzeigen.
Woher beziehen
Diese Aktivität lässt sich möglicherweise nur schwer als eigenständiges Ereignis erfassen, da sie oft Teil der Zahlungserstellung ist. Sie kann anhand des Erstellungsdatums eines Sammellaufdatensatzes ermittelt werden, der die Rechnung enthält.
Erfassung
Erstellungs-Timestamp des Sammellaufdatensatzes, der auf die Rechnung verweist.
Ereignistyp
inferred
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|||
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Zahlungssperre aufgehoben
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Die Zahlungssperre für eine Rechnung wird aufgehoben, sodass sie wieder bezahlt werden kann. Dies lässt sich daran erkennen, dass das Kontrollkästchen „Zahlungssperre“ deaktiviert oder der Status „Gesperrt“ geändert wird. | ||
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Warum das wichtig ist
Die Dauer zwischen „Zahlungssperre gesetzt“ und dieser Aktivität zeigt, wie effizient die Sperre aufgehoben wird. So lassen sich häufige Sperrgründe erkennen und ihre Beseitigung beschleunigen.
Woher beziehen
Ermittelt anhand des Audit-Trails, wenn das Kontrollkästchen „Zahlungssperre“ deaktiviert oder ein benutzerdefiniertes Statusfeld der Lieferantenrechnung aktualisiert wird.
Erfassung
Timestamp des Änderungsereignisses, bei dem das Feld „Zahlungssperre“ oder ein ähnliches Feld zurückgesetzt wird.
Ereignistyp
inferred
|
|||
|
Zahlungssperre gesetzt
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Eine Zahlungssperre wird für eine freigegebene Rechnung aktiviert und verhindert deren Bezahlung. Sie lässt sich häufig daran erkennen, dass ein bestimmtes Kontrollkästchen markiert oder ein benutzerdefinierter Status „Gesperrt“ gesetzt wird. | ||
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Warum das wichtig ist
Diese Aktivität ist entscheidend für das Dashboard zur Analyse der Aufhebung von Zahlungssperren. Sie zeigt Verzögerungen zwischen Freigabe und Zahlungsbereitschaft auf, die die Lieferantenbeziehungen beeinträchtigen können.
Woher beziehen
Ermittelt anhand des Audit-Trails für ein Kontrollkästchen „Zahlungssperre“ oder ein benutzerdefiniertes Statusfeld der Lieferantenrechnungstransaktion.
Erfassung
Timestamp des Änderungsereignisses für ein Feld wie „Zahlungssperre“.
Ereignistyp
inferred
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Anleitungen zum Datenexport
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