Ihr Daten-Template für das Mitarbeiter-Onboarding

Dieses Attribut beschreibt einen einzelnen Schritt oder ein Ereignis innerhalb des übergeordneten Onboarding-Prozesses. Beispiele sind „Angebot angenommen“, „Hintergrundprüfung abgeschlossen“ oder „IT-Bereitstellung angefordert“. Eine klare und einheitliche Namenskonvention für Aktivitäten ist entscheidend, um eine präzise und verständliche Prozessdarstellung zu erstellen.

In der Analyse dient der Aktivitätsname dazu, den Prozessablauf zu visualisieren, Engpässe zwischen bestimmten Schritten zu erkennen und die Häufigkeit einzelner Aktivitäten zu messen. Er bildet das Rückgrat der Prozessdarstellung und zeigt Analysten, was in jeder Phase des Onboarding-Ablaufs geschieht. Die Analyse der Reihenfolge und Häufigkeit von Aktivitäten macht Abweichungen und Ineffizienzen sichtbar.

Er definiert die einzelnen Prozessschritte und ermöglicht dadurch die Erstellung einer Prozessdarstellung sowie die Analyse von Workflow, Engpässen und Abweichungen.

Stammt aus Event Logs, Modulen zur Aufgabenverwaltung oder Audit-Trails in HR-, IT- und Onboarding-Systemen.

Der Ereigniszeitpunkt ist der Timestamp, der den exakten Zeitpunkt einer Aktivität festhält. Dieser Timestamp ist entscheidend, um Ereignisse chronologisch zu ordnen und die Dauer zwischen verschiedenen Prozessschritten zu berechnen. Er sollte den Abschlusszeitpunkt einer Aktivität oder den Zeitpunkt eines unmittelbar eintretenden Ereignisses abbilden.

Dieses Attribut bildet die Grundlage für alle zeitbezogenen Analysen im Process Mining. Es dient zur Berechnung wichtiger Kennzahlen wie Durchlaufzeiten, Wartezeiten und Bearbeitungszeiten. Die Analyse der Timestamps hilft dabei, Engpässe zu erkennen, die Prozessleistung anhand von Service-Level-Vereinbarungen zu messen und die zeitliche Verteilung von Aktivitäten zu verstehen.

Dieser Timestamp ist entscheidend für die zeitliche Ordnung von Ereignissen, die Berechnung aller zeitbezogenen Kennzahlen wie Durchlauf- und Wartezeiten sowie die Erkennung von Prozessengpässen.

Findet sich in Systemprotokollen oder Transaktionsdatensätzen zu den jeweiligen Onboarding-Aufgaben oder Meilensteinen, häufig als Abschlussdatum oder Erstellungsdatum bezeichnet.

Die Onboarding-Case-ID dient als Primärschlüssel zur Nachverfolgung des gesamten Onboarding-Ablaufs einer neuen mitarbeitenden Person, vom Anfang bis zum Ende. Jeder einzelne Onboarding-Prozess, von der Annahme des ersten Angebots bis zum Abschluss aller erforderlichen Aufgaben, erhält eine eindeutige Kennung. Diese ID verknüpft alle zugehörigen Ereignisse, Aufgaben und Meilensteine.

Im Process Mining ist dieses Attribut grundlegend für die Zuordnung von Cases. Die Software kann damit den durchgängigen Prozessablauf für jede neue mitarbeitende Person rekonstruieren und voneinander getrennte Ereignisse wie „Hintergrundprüfung gestartet“ und „Ausrüstung geliefert“ zu einer zusammenhängenden Zeitleiste verbinden. Eine Analyse auf Case-Ebene ist ohne eine zuverlässige Case-Kennung nicht möglich.

Dies ist der zentrale Schlüssel, um alle zugehörigen Ereignisse im Onboarding-Ablauf einer einzelnen neuen mitarbeitenden Person zu verbinden und dadurch eine durchgängige Prozessanalyse zu ermöglichen.

Wird in der Regel vom zentralen HR- oder Onboarding-Managementsystem erzeugt, sobald ein neuer Einstellungsprozess für eine mitarbeitende Person gestartet wird.

Dieses Attribut enthält einen Timestamp für die letzte Synchronisierung der Daten aus dem Quellsystem. Es handelt sich um ein Metadatenfeld, das für die Beurteilung der Aktualität und des Alters der analysierten Daten wichtig ist. Es unterscheidet sich vom Ereigniszeitpunkt, der festhält, wann die geschäftliche Aktivität tatsächlich stattgefunden hat.

Der Timestamp der letzten Datenaktualisierung ist für Data Governance und aktuelle Analysen von Bedeutung. Er zeigt Dashboard-Nutzern, ob sie Echtzeitdaten oder eine Momentaufnahme zu einem bestimmten Zeitpunkt betrachten. Außerdem ist er für die Fehlersuche in Datenpipelines und die Prüfung wichtig, ob Datenextraktionen planmäßig ausgeführt werden.

Er zeigt die Aktualität der Daten an. Das ist für Data Governance und eine Prozessanalyse auf Basis des aktuellen Betriebszustands entscheidend.

Dieser Timestamp wird in der Regel vom ETL-Tool oder der Datenpipeline während der Datenaufnahme erzeugt und gespeichert.

Dieses Attribut identifiziert das Ursprungssystem für jedes Ereignis im Datensatz, etwa ein HRIS, ein Applicant Tracking System (ATS) oder ein IT-Service-Management-Tool (ITSM). Da Onboarding-Prozesse häufig mehrere Systeme umfassen, ist die Erfassung der Quelle für die Datenvalidierung und das Verständnis systemübergreifender Interaktionen entscheidend.

In einer Process-Mining-Analyse hilft das Quellsystem dabei, Probleme mit der Datenqualität zu diagnostizieren und Übergaben zwischen verschiedenen Plattformen zu verstehen. So kann die Analyse der Zeitverzögerung zwischen einer Aktivität im HR-System und einer entsprechenden Aktivität im IT-System Integrationsprobleme oder Verzögerungen bei der manuellen Datenübertragung sichtbar machen. Das Quellsystem liefert den Kontext dafür, warum bestimmte Prozessschritte auf eine bestimmte Weise ablaufen.

Es identifiziert den Ursprung jedes Ereignisses. Das ist entscheidend für die Untersuchung der Datenqualität und die Analyse von Prozessübergaben zwischen verschiedenen Unternehmenssystemen.

Diese Information wird in der Regel während des ETL-Prozesses zur Extraktion, Transformation und zum Laden von Daten ergänzt oder ist als Standardfeld in einem zentralen Data Warehouse vorhanden.

Dieses Attribut bezeichnet die Organisationseinheit, etwa „Vertrieb“, „Engineering“ oder „Finanzen“, der die neue mitarbeitende Person angehört. Es liefert wichtigen geschäftlichen Kontext für jeden Onboarding-Case.

In der Process-Mining-Analyse ist die Abteilung eine zentrale Dimension für Filter und Vergleiche. Analysten können Onboarding-Prozesse segmentieren und so nachvollziehen, wie sich die Leistung innerhalb der Organisation unterscheidet. Beispielsweise lässt sich die durchschnittliche Onboarding-Durchlaufzeit der Abteilung Engineering mit der der Marketingabteilung vergleichen, um bewährte Vorgehensweisen oder Unterstützungsbedarf zu erkennen. Außerdem hilft das Attribut bei der Ressourcenplanung und der Identifikation abteilungsspezifischer Engpässe im Onboarding-Ablauf.

Es ermöglicht den Vergleich von Onboarding-Effizienz, Prozessvarianten und Erfahrungen neuer Mitarbeitender in verschiedenen Geschäftseinheiten und zeigt Möglichkeiten zur Standardisierung auf.

Stammt typischerweise aus dem Mitarbeitendenprofil oder den Daten zur Stellenausschreibung im HR-System.

Dieses Attribut identifiziert, wer oder was eine bestimmte Aktivität ausgeführt hat. Dabei kann es sich um eine bestimmte Person wie die einstellende Führungskraft, eine Rolle wie „IT-Support“ oder ein automatisiertes System beziehungsweise einen Bot handeln. Diese Information ist entscheidend, um die Ressourcenzuordnung und Übergaben im Prozess zu verstehen.

Die Analyse der ausführenden Person oder des ausführenden Systems hilft beim Aufbau eines sozialen Netzwerks oder einer Organisationskarte, die Interaktionen und Arbeitslasten sichtbar macht. Sie kann Abteilungen oder Personen identifizieren, die Engpässe verursachen, und durch die Erkennung wiederkehrender manueller Aufgaben Automatisierungsmöglichkeiten aufzeigen. Zu verstehen, wer welche Aufgaben ausführt, ist eine zentrale Voraussetzung für eine bessere Ressourcennutzung und Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg.

Es zeigt, wer welche Aufgabe ausführt, und ermöglicht die Analyse der Arbeitslastverteilung, der Effizienz von Übergaben und der Möglichkeiten zur Automatisierung.

Findet sich im Audit-Trail oder in den Event-Log-Daten des Quellsystems, häufig unter Bezeichnungen wie „Benutzer-ID“, „Geändert von“ oder „System-Agent“.

Das Attribut „Einstellende Führungskraft“ identifiziert die direkte Führungskraft der neuen mitarbeitenden Person. Sie trägt die Hauptverantwortung für deren Integration, Schulung und erste Leistungsphase.

Im Process Mining kann die Analyse von Aktivitäten nach einstellender Führungskraft Unterschiede bei Engagement und Wirksamkeit während des Onboardings sichtbar machen. Sie zeigt, welche Führungskräfte ihre Onboarding-Aufgaben besonders effizient abschließen und wo zusätzliche Unterstützung oder Schulung erforderlich sein könnte. Diese Information ist entscheidend, um die Verantwortlichkeit von Führungskräften und die Konsistenz der Erfahrung neuer Mitarbeitender zu verbessern, die stark von der direkten Führungskraft geprägt wird.

Sie hilft dabei, Leistung und Konsistenz von Führungskräften bei der Umsetzung ihrer Onboarding-Verantwortlichkeiten zu bewerten. Dadurch lassen sich die Erfahrung neuer Mitarbeitender und die Zeit bis zur Produktivität direkt beeinflussen.

Stammt aus den Daten zur Stellenausschreibung oder der im HR-System definierten Berichtslinie der mitarbeitenden Person.

Dieses Attribut bezeichnet das offizielle Datum, an dem die neue mitarbeitende Person ihre Beschäftigung beginnt. Es ist ein wichtiger Meilenstein im Onboarding-Prozess und dient als Referenzpunkt für zahlreiche Leistungskennzahlen.

Das Eintrittsdatum der Mitarbeitenden trennt die Phasen vor und nach dem Arbeitsbeginn. Es ist entscheidend für die Berechnung von KPIs wie „Bereitschaft am ersten Arbeitstag“ und „Durchlaufzeit vor der Einstellung“. Durch den Vergleich von Timestamps für Aktivitäten wie „Ausrüstung geliefert“ mit dem Eintrittsdatum können Unternehmen messen, wie gut sie die Ankunft neuer Mitarbeitender vorbereiten. Dieses Datum bildet eine wichtige Frist für alle Aktivitäten vor dem Arbeitsbeginn.

Es ist ein entscheidendes Datum, das Aktivitäten vor und nach dem Arbeitsbeginn voneinander trennt und für die Messung der „Bereitschaft am ersten Arbeitstag“ sowie weiterer wichtiger KPIs erforderlich ist.

Dies ist ein grundlegendes Datumsfeld, das im Vertrag oder Profil der mitarbeitenden Person im Human Resources Information System (HRIS) gespeichert wird.

Der Endzeitpunkt des Ereignisses bezeichnet den Moment, in dem eine Aktivität mit einer bestimmten Dauer abgeschlossen wird. Viele Onboarding-Ereignisse treten unmittelbar ein, einige Aufgaben wie „Hintergrundprüfung“ oder „Verpflichtende Schulung“ haben jedoch einen klaren Anfang und ein klares Ende. Dieses Attribut erfasst den Endpunkt solcher Aufgaben.

Im Process Mining ermöglichen Start- und Endzeitpunkt eine präzise Berechnung der Bearbeitungszeit einer Aktivität. Diese unterscheidet sich von der Wartezeit, also der Dauer zwischen Aktivitäten. Die Analyse der Bearbeitungszeit zeigt, welche konkreten Aufgaben am längsten dauern, statt nur lange Verzögerungen zwischen Prozessschritten zu erkennen. Sie ist wichtig für genaue Modelle zur Ressourcennutzung und eine detaillierte Engpassanalyse innerhalb einzelner Aufgaben.

Es ermöglicht die präzise Berechnung der Dauer bestimmter Aktivitäten, also der Bearbeitungszeit. Das ist entscheidend für die Ressourcenanalyse und die Erkennung ineffizienter Aufgaben.

Findet sich typischerweise in Aufgabenverwaltungs- oder Workflow-Systemen, in denen eine Aktivität klar definierte Zustände wie „In Bearbeitung“ und „Abgeschlossen“ hat.

Die Mitarbeitenden-ID ist der eindeutige Code, der einer neuen mitarbeitenden Person beim offiziellen Eintritt in das Personalinformationssystem des Unternehmens (HRIS) zugewiesen wird. Diese Kennung unterscheidet sich von der Onboarding-Case-ID und dient als Primärschlüssel für den dauerhaften Mitarbeitendendatensatz.

Während die Onboarding-Case-ID den Prozess verfolgt, verknüpft die Mitarbeitenden-ID die Onboarding-Aktivitäten mit einer bestimmten Person. Dadurch sind langfristige Analysen möglich, etwa zur Verbindung von Onboarding-Erfahrungen mit späterer Leistung, Mitarbeiterbindung oder Engagement. Außerdem kann sie verwendet werden, um Onboarding-Daten mit weiteren Mitarbeitendenattributen wie Betriebszugehörigkeit oder Rollenwechseln aus dem zentralen HR-System anzureichern.

Sie verbindet den Onboarding-Prozess mit dem dauerhaften Mitarbeitendendatensatz und ermöglicht eine langfristige Analyse der Auswirkungen des Onboardings auf Mitarbeiterbindung und Leistung.

Stammt aus dem zentralen Human Resources Information System (HRIS) oder der Mitarbeitendenstammdatendatei, sobald das Profil der neuen mitarbeitenden Person erstellt wurde.

Dieses Attribut bezeichnet den geografischen oder physischen Standort, an dem die neue mitarbeitende Person tätig sein wird. Dabei kann es sich um eine Stadt, ein Land, ein bestimmtes Bürogebäude oder eine Angabe wie „Remote“ handeln.

Der Standort ist eine wichtige Analysedimension, da sich Onboarding-Prozesse aufgrund unterschiedlicher gesetzlicher Anforderungen, logistischer Gegebenheiten oder regionaler Führungspraktiken erheblich unterscheiden können. Durch das Filtern und Vergleichen von Prozessen nach Standort erkennen Organisationen regionale Abweichungen, stellen die Einhaltung lokaler Vorschriften sicher und standardisieren die Onboarding-Erfahrung, wo dies sinnvoll ist. Das ist besonders für global tätige Unternehmen wichtig, die lokale Anforderungen mit unternehmensweiten Standards verbinden möchten.

Es ermöglicht die Analyse geografischer Unterschiede im Onboarding-Prozess. Das ist entscheidend, um Compliance sicherzustellen und die Erfahrung in einer globalen Organisation zu standardisieren.

Diese Information wird üblicherweise im Profil der mitarbeitenden Person im HR-System gespeichert und häufig durch die Stellenausschreibung bestimmt.

Das Attribut Stellenbezeichnung definiert die offizielle Bezeichnung der Position, die die neue mitarbeitende Person übernimmt, etwa „Softwareentwickler“, „Account Manager“ oder „HR-Generalist“. Diese Information ermöglicht eine detailliertere Analyse des Onboarding-Prozesses.

Die Analyse nach Stellenbezeichnung oder Hierarchieebene kann wichtige Muster sichtbar machen. So kann sich das Onboarding für Führungspositionen deutlich von dem für Einstiegspositionen unterscheiden und länger dauern. Dieses Attribut ermöglicht maßgeschneiderte Prozessansichten für verschiedene Mitarbeitendengruppen. Dadurch werden ähnliche Rollen miteinander verglichen und rollenspezifische Onboarding-Abläufe können gestaltet werden.

Es ermöglicht die Analyse von Unterschieden im Onboarding für verschiedene Rollen und hilft dabei, den Bedarf an rollenspezifischer Prozessoptimierung und Anpassung zu erkennen.

Stammt aus der Stellenausschreibung oder den Positionsdaten der mitarbeitenden Person im Human Resources Information System (HRIS).

Dieses Attribut kategorisiert die Beschäftigungsform der neuen mitarbeitenden Person im Unternehmen. Übliche Werte sind „Vollzeit“, „Teilzeit“, „Auftragnehmende“ oder „Praktikantinnen und Praktikanten“. Die Beschäftigungsart bestimmt häufig die Komplexität und die Anforderungen des Onboarding-Prozesses.

Die Analyse nach Beschäftigungsart ist wichtig, um Prozessvarianten zu verstehen. Das Onboarding einer auftragnehmenden Person kann beispielsweise deutlich kürzer sein und andere rechtliche sowie IT-Schritte umfassen als das Onboarding einer Vollzeitkraft. Die Segmentierung nach diesem Attribut stellt faire Leistungsbewertungen sicher und hilft Organisationen, unterschiedliche Onboarding-Abläufe für verschiedene Beschäftigtengruppen zu optimieren.

Sie ermöglicht die Segmentierung des Onboarding-Prozesses nach Beschäftigtengruppen, sorgt für faire Leistungsvergleiche und unterstützt die Optimierung unterschiedlicher Prozessabläufe.

Dies ist ein zentrales Attribut in den Beschäftigungs- oder Positionsdaten der mitarbeitenden Person im zentralen HR-System.

Dieses Attribut enthält den vollständigen Namen der neuen mitarbeitenden Person. Es bietet eine lesbare Kennung für jeden Onboarding-Case und erleichtert die Untersuchung einzelner Fälle, ohne ID-Nummern abgleichen zu müssen.

Für aggregierte Prozessanalysen wird der Name der neuen Mitarbeitenden in der Regel nicht verwendet. Für die operative Überwachung und den Drill-down in einzelne Cases ist er jedoch sehr wertvoll. Ein Live-Dashboard zur Überwachung des Onboarding-Fortschritts kann beispielsweise die Namen neuer Mitarbeitender anzeigen, die an einer bestimmten Phase festhängen. So können HR-Mitarbeitende oder Führungskräfte direkt eingreifen. Das erhöht die praktische Nutzbarkeit von Process-Mining-Dashboards erheblich.

Er bietet eine lesbare Kennung für einzelne Cases und erleichtert Führungskräften und HR-Mitarbeitenden die Nachverfolgung und Untersuchung bestimmter Onboarding-Abläufe.

Stammt aus dem Profil der neuen mitarbeitenden Person im Applicant Tracking System (ATS) oder Human Resources Information System (HRIS).

Dieses Attribut bietet eine übergeordnete Zusammenfassung des aktuellen Stands eines Onboarding-Cases. Typische Statuswerte sind „In Bearbeitung“, „Abgeschlossen“, „Abgebrochen“ oder „Zurückgestellt“. Es handelt sich häufig um ein Case-Level-Attribut, das sich im Verlauf des Prozesses ändert.

Der Onboarding-Status eignet sich besonders für die operative Überwachung und die Erstellung übergeordneter Dashboards. Stakeholder sehen damit schnell, wie viele Onboardings aktiv oder abgeschlossen sind oder Probleme aufweisen. Im Process Mining kann der Status verwendet werden, um unvollständige oder abgebrochene Cases zu filtern, Ursachen zu analysieren und zu verstehen, warum bestimmte Onboarding-Prozesse nicht erfolgreich abgeschlossen werden.

Er bietet einen übergeordneten Überblick über den Fortschritt eines Cases und ermöglicht die operative Überwachung sowie die Ursachenanalyse unvollständiger oder abgebrochener Onboarding-Prozesse.

Dieser Status wird typischerweise im zentralen Onboarding- oder HR-Workflow-Managementsystem verwaltet und aktualisiert.