Ihr Daten-Template für den Record-to-Report-Prozess: Buchungen

SAP ECC
Ihr Daten-Template für den Record-to-Report-Prozess: Buchungen

Ihr Daten-Template für den Record-to-Report-Prozess: Buchungen

Dieses Template zeigt, welche Daten Sie für die Analyse und Optimierung Ihres Record-to-Report-Prozesses für Buchungen benötigen. Es enthält die wesentlichen Attribute, die zu erfassenden Aktivitäten und praktische Hinweise zum Datenexport aus SAP ECC. So erhalten Sie einen geeigneten Datensatz, um Ineffizienzen aufzudecken und die Finanzberichterstattung zu verbessern.
  • Empfohlene Attribute für eine umfassende Analyse
  • Wichtige Aktivitäten bei Buchungen, die Sie erfassen sollten
  • Praktische Hinweise zum Datenexport aus SAP ECC
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute für den Record-to-Report-Prozess: Buchungen

Diese Datenfelder sollten Sie in Ihr Event Log aufnehmen, um den Record-to-Report-Prozess für Buchungen in SAP ECC umfassend zu analysieren.
5 Erforderlich 6 Empfohlen 7 Optional
Name Beschreibung
Aktivitätsname
ActivityName
Der Name der geschäftlichen Aktivität oder des Events, das zu einem bestimmten Zeitpunkt im Journal-Entry-Prozess stattgefunden hat.
Beschreibung

Der Aktivitätsname bezeichnet einen bestimmten Schritt im Lebenszyklus einer Journalbuchung, etwa „Journalbuchung erstellt“, „Journalbuchung genehmigt“ oder „Journalbuchung verbucht“. Dieses Attribut wird üblicherweise aus mehreren SAP-Quellen abgeleitet, darunter Transaktionscodes (TCODE), Änderungsbelegprotokolle (Tabellen CDHDR und CDPOS) und Dokumentstatusfelder.

Die Analyse von Aktivitäten bildet den Kern des Process Mining. Sie ermöglicht die Visualisierung von Prozesslandkarten, die Berechnung der Übergangszeiten zwischen Schritten und die Erkennung von Nacharbeitsschleifen, etwa wenn auf „Journalbuchung abgelehnt“ die Aktivität „Journalbuchung korrigiert“ folgt. Diese Daten sind eine wichtige Grundlage für Dashboards zu Durchlaufzeiten, Nacharbeitsquoten und Prozessvarianten.

Warum das wichtig ist

Das Attribut legt die Schritte in der Prozesslandkarte fest. So lässt sich der Journal-Entry-Workflow visualisieren, analysieren und optimieren.

Woher beziehen

Abgeleitet aus verschiedenen Quellen, darunter Transaktionscodes in BKPF (TCODE), Dokumentstatus und Workflow-Protokolle in Tabellen wie SWW_WI2OBJ sowie Änderungsbelege in CDHDR und CDPOS.

Beispiele
Journalbuchung erstelltJournalbuchung genehmigtJournalbuchung abgelehntJournalbuchung verbucht
Event-Zeitpunkt
EventTime
Der Timestamp, der angibt, wann eine bestimmte Aktivität oder ein Event für die Journalbuchung stattgefunden hat.
Beschreibung

Der Event-Zeitpunkt enthält Datum und Uhrzeit jeder Aktivität im Journal-Entry-Prozess. Diese Daten sind entscheidend für die Berechnung zeitbezogener Kennzahlen wie Durchlaufzeiten, Bearbeitungsdauern und Verzögerungen zwischen Schritten. Die Quelle des Timestamps hängt von der Aktivität ab. Er kann aus dem Erstellungsdatum und der Erstellungsuhrzeit des Dokuments (CPUDT/CPUTM) oder aus Änderungs-Timestamps in Protokollen (CDHDR-UDATE/UTIME) stammen.

In der Analyse dient der Event-Zeitpunkt dazu, Events chronologisch zu ordnen. Damit bildet er die Grundlage der Prozesslandkarte. Er ist unverzichtbar für alle zeitbezogenen KPIs, etwa die durchschnittliche Durchlaufzeit einer Journalbuchung, die durchschnittliche Genehmigungszeit und die Zeit von der Genehmigung bis zur Verbuchung.

Warum das wichtig ist

Dieser Timestamp bildet die Grundlage aller zeitbezogenen Analysen. Mit ihm lassen sich Durchlaufzeiten, Dauern und Engpässe berechnen.

Woher beziehen

Je nach Aktivität stammt der Wert aus verschiedenen Feldern, vor allem aus dem Erstellungs-Timestamp (CPUDT, CPUTM) in BKPF oder den Änderungsbeleg-Timestamps (UDATE, UTIME) in CDHDR.

Beispiele
2023-10-26T09:00:00Z2023-10-26T14:30:15Z2023-10-27T11:05:00Z
Journal Entry ID
JournalEntryId
Der eindeutige Bezeichner eines Finanzbuchhaltungsbelegs. Er setzt sich aus Buchungskreis, Belegnummer und Geschäftsjahr zusammen.
Beschreibung

Die Journal Entry ID ist die primäre Case-ID, mit der der Lebenszyklus einer Journalbuchung verfolgt wird. Sie ist ein zusammengesetzter Schlüssel, der üblicherweise aus Buchungskreis (BUKRS), Belegnummer (BELNR) und Geschäftsjahr (GJAHR) gebildet wird. So ist die ID im gesamten SAP-System eindeutig.

In der Prozessanalyse verknüpft diese ID alle zugehörigen Aktivitäten, etwa Erstellung, Parken, Einreichung, Genehmigung, Ablehnung und Verbuchung. Anhand der ID lässt sich der gesamte Ablauf jeder Journalbuchung nachvollziehen, die Durchlaufzeit messen und nach Prozessabweichungen oder Engpässen bei einzelnen Buchungen suchen.

Warum das wichtig ist

Dieser Schlüssel ist unverzichtbar, um eine Journalbuchung von der Erstellung bis zur endgültigen Verbuchung zu verfolgen. Er ermöglicht die Prozessanalyse von Anfang bis Ende und den Vergleich von Varianten.

Woher beziehen

Dieses abgeleitete Attribut setzt sich üblicherweise aus Feldern der Tabelle BKPF zusammen: Buchungskreis (BUKRS), Belegnummer (BELNR) und Geschäftsjahr (GJAHR).

Beispiele
1000-1000000123-20232000-1900000456-20231000-1800000789-2024
Letzte Datenaktualisierung
LastDataUpdate
Der Timestamp der letzten Extraktion oder Aktualisierung der Daten aus dem Quellsystem.
Beschreibung

Dieses Attribut erfasst Datum und Uhrzeit des letzten Datenabrufs aus SAP ECC. Es handelt sich um ein Metadatenfeld, das wichtig ist, um die Aktualität der analysierten Daten einzuschätzen.

In jedem Process-Mining-Dashboard und jeder Analyse ist der Zeitpunkt der letzten Aktualisierung entscheidend, damit Benutzer den Daten vertrauen und fundierte Entscheidungen treffen können. Er beantwortet die Frage: „Wie aktuell sind diese Informationen?“

Warum das wichtig ist

Informiert Benutzer über die Aktualität der Daten. So können sie den Analysezeitraum einordnen und den Ergebnissen vertrauen.

Woher beziehen

Dieses Metadatenfeld wird vom Datenextraktionstool oder ETL-Prozess bei der Datenaktualisierung erstellt und gespeichert.

Beispiele
2024-05-20T04:00:00Z2024-05-21T04:00:00Z2024-05-22T04:00:00Z
Quellsystem
SourceSystem
Das System, aus dem die Prozessdaten extrahiert wurden.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt die Herkunft der Daten an, in diesem Fall die konkrete SAP-ECC-Instanz. Es handelt sich üblicherweise um einen statischen Wert, der bei der Datenextraktion hinzugefügt wird.

Auch wenn das Attribut einfach ist, spielt es in Umgebungen mit mehreren ERP-Systemen oder Datenquellen eine wichtige Rolle. Es macht die Datenherkunft nachvollziehbar und ermöglicht es, Analysen nach dem Ursprungssystem zu filtern oder aufzuschlüsseln.

Warum das wichtig ist

Macht die Datenherkunft nachvollziehbar und ist wichtig, um die Datenqualität zu verfolgen, insbesondere bei mehreren Quellsystemen.

Woher beziehen

Üblicherweise ein statischer Wert, der bei der Datentransformation hinzugefügt wird und die konkrete SAP-ECC-Instanz angibt, zum Beispiel 'ECC_PROD_100'.

Beispiele
SAP ECC EHP8ECC_FIN_PRODSAP_ERP_60
Belegart
DocumentType
Eine Klassifizierung für Buchhaltungsbelege, die deren Verarbeitung und Speicherung steuert.
Beschreibung

Die Belegart unterscheidet verschiedene Arten von Geschäftsvorfällen, etwa eine Hauptbuchbuchung (SA), eine Lieferantenrechnung (KR) oder eine Anlagenbuchung (AA). Sie wird bei der Systemkonfiguration festgelegt und jeder Journalbuchung zugewiesen.

Dieses wichtige Attribut ermöglicht es, Prozesse nach der Art des Geschäftsvorfalls aufzuschlüsseln. Das Dashboard „Journalbuchungsvolumen nach Belegart“ und der KPI „Durchschnittliche Durchlaufzeit nach Journalbuchungsart“ hängen direkt von diesem Feld ab. So lässt sich feststellen, ob bestimmte Buchungsarten häufiger zu Verzögerungen, Nacharbeit oder Stornierungen führen.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Aufschlüsselung der Analyse nach Transaktionsart. So lässt sich erkennen, ob Prozessprobleme nur bestimmte Arten von Journalbuchungen betreffen.

Woher beziehen

In der Belegkopftabelle BKPF, Feld BLART.

Beispiele
SAKRREAA
Benutzer
User
Die SAP-Benutzer-ID der Person, die die Journalbuchung erstellt oder geändert hat.
Beschreibung

Dieses Attribut erfasst den SAP-Benutzernamen der Person, die für eine bestimmte Aktivität verantwortlich ist, etwa das Erstellen, Parken oder Verbuchen eines Dokuments. Die Daten stammen direkt aus der Belegkopf- oder Änderungsprotokolltabelle.

Die Analyse des Attributs „Benutzer“ ist wichtig, um die Leistung von Teams und einzelnen Personen zu verstehen. Das Dashboard zur Benutzerproduktivität erfasst damit Aktivitätsvolumen und Bearbeitungszeiten pro Benutzer. Außerdem lässt sich erkennen, wer an Nacharbeitsschleifen, Stornierungen oder Compliance-Abweichungen beteiligt ist. So können Schulungen und Prozessverbesserungen gezielt angesetzt werden.

Warum das wichtig ist

Gibt an, welcher Benutzer für die jeweilige Aktivität verantwortlich ist. So lassen sich Benutzerleistung, Arbeitsverteilung und Nacharbeitsmuster analysieren.

Woher beziehen

Üblicherweise aus der Tabelle BKPF (Feld USNAM für den Ersteller) oder der Tabelle CDHDR (Feld USERNAME für die Person, die die Änderung vorgenommen hat).

Beispiele
ABROWNCJONESDSMITH
Buchungsdatum
PostingDate
Das Datum, an dem die Transaktion im Hauptbuch erfasst wird und damit die Finanzperiode beeinflusst.
Beschreibung

Das Buchungsdatum bestimmt die Finanzperiode, der die Journalbuchung zugeordnet wird. Aus finanzieller und Compliance-Sicht ist dieses Datumsfeld entscheidend, da es mit den Zeitplänen für den Abschluss der Buchungsperiode und den geltenden Vorschriften übereinstimmen muss.

Beim Process Mining dient das Buchungsdatum zur Überwachung der Compliance. Das Dashboard zur Überwachung der Compliance-Einhaltung und der KPI zur Compliance-Konformitätsquote verwenden dieses Attribut, um zu prüfen, ob Buchungen in der richtigen Periode erfolgen. Außerdem lassen sich damit Trends beim Volumen von Journalbuchungen im Zeitverlauf analysieren.

Warum das wichtig ist

Wichtig für Finanzberichte und Compliance-Analysen. Das Attribut stellt sicher, dass Buchungen der richtigen Buchungsperiode zugeordnet werden.

Woher beziehen

In der Belegkopftabelle BKPF, Feld BUDAT.

Beispiele
2023-10-312023-11-302024-01-15
Buchungskreis
CompanyCode
Die Organisationseinheit, die eine eigenständige juristische Person repräsentiert, für die ein Jahresabschluss erstellt wird.
Beschreibung

Der Buchungskreis ist eine grundlegende Organisationseinheit in SAP Financials. Er steht für ein rechtlich selbstständiges Unternehmen und ist ein wichtiges Feld im Belegkopf einer Journalbuchung.

Dieses Attribut ist unverzichtbar, um Prozessanalysen nach juristischen Personen aufzuschlüsseln. Damit lassen sich Prozessleistung, Compliance-Quoten und KPI-Ergebnisse in verschiedenen Unternehmensbereichen vergleichen. So können Sie beispielsweise erkennen, ob Genehmigungsverzögerungen oder hohe Stornoquoten nur bestimmte Buchungskreise betreffen.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht es, die Prozessleistung verschiedener juristischer Personen oder Geschäftseinheiten innerhalb der Organisation zu filtern und zu vergleichen.

Woher beziehen

In der Belegkopftabelle BKPF, Feld BUKRS.

Beispiele
10002000US01DE01
Storniert
IsReversed
Ein boolesches Kennzeichen, das angibt, ob die Journalbuchung storniert wurde.
Beschreibung

Dieses Kennzeichen weist Buchungen aus, die nachträglich durch einen anderen Buchhaltungsbeleg storniert wurden. In SAP ist der stornierte Beleg mit dem Stornobeleg verknüpft. So entsteht ein nachvollziehbarer Prüfpfad.

Dieses Attribut ist eine wichtige Grundlage für das Dashboard „Analyse stornierter Buchungen“ und die KPI „Stornoquote bei Buchungen“. Damit lassen sich stornierte Buchungen gezielt untersuchen und Ursachen wie Eingabefehler oder falsche Buchungen ermitteln. Ziel ist es, die Zahl der Stornierungen zu senken.

Warum das wichtig ist

Unterstützt die Stornoanalyse direkt: Das Kennzeichen weist nachträglich stornierte Buchungen aus und hilft, Fehlerursachen zu ermitteln und die Datenintegrität zu verbessern.

Woher beziehen

Abgeleitet aus dem Feld für die Stornobelegnummer (STBLG) in der Tabelle BKPF. Ist STBLG nicht leer, ist das Kennzeichen auf „true“ gesetzt.

Beispiele
truefalse
Transaktionscode
TransactionCode
Der SAP-Transaktionscode, mit dem die Journalbuchung erstellt oder verarbeitet wurde.
Beschreibung

Der Transaktionscode (T-Code) ist ein eindeutiger Bezeichner für eine bestimmte Funktion oder ein Programm in SAP. Bei Journalbuchungen gibt er an, wie die Buchung erstellt wurde, zum Beispiel manuell (FB01, F-02), durch Parken (FV50) oder über eine automatisierte Schnittstelle.

Dieses Attribut ist für das Dashboard zur Optimierung manueller Aktivitäten besonders wertvoll. Anhand des T-Codes lassen sich manuelle und automatisierte Aktivitäten unterscheiden, besonders zeitaufwendige manuelle Prozesse ermitteln und Automatisierungsmöglichkeiten erkennen. So sinkt der manuelle Aufwand und die Effizienz steigt.

Warum das wichtig ist

Hilft, manuelle und automatisierte Prozesse zu unterscheiden und Möglichkeiten für Automatisierung und Prozessstandardisierung zu erkennen.

Woher beziehen

In der Belegkopftabelle BKPF, Feld TCODE.

Beispiele
FB01F-02FV50FBD1
Genehmigungsdauer
ApprovalTime
Die Zeitspanne zwischen der Einreichung einer Buchung zur Genehmigung und ihrer Genehmigung oder Ablehnung.
Beschreibung

Diese Kennzahl misst die Dauer des Genehmigungsteilprozesses, der häufig einen erheblichen Anteil an der gesamten Zykluszeit hat. Sie wird als Zeitdifferenz zwischen der Aktivität „Buchung eingereicht“ und der entsprechenden Aktivität „Buchung genehmigt“ oder „Buchung abgelehnt“ berechnet.

Die Genehmigungsdauer ist die zentrale Kennzahl für das Dashboard „Leistung bei der Genehmigung von Buchungen“ und die KPI „Durchschnittliche Genehmigungsdauer von Buchungen“. Ihre Analyse hilft, Engpässe im Genehmigungs-Workflow aufzudecken, die Leistung der Genehmigenden zu messen und Prozessänderungen wie angepasste Genehmigungsschwellen zu begründen.

Warum das wichtig ist

Beziffert die Dauer der Genehmigungsphase und hilft, Verzögerungen im Prüf- und Genehmigungs-Workflow aufzudecken und zu beheben.

Woher beziehen

Berechnet durch Subtraktion des Timestamp des Ereignisses „Buchung eingereicht“ vom Timestamp des Ereignisses „Buchung genehmigt“ oder „Buchung abgelehnt“.

Beispiele
P1DT2HPT4H15MP3D
Gesamtbelegbetrag
TotalDocumentAmount
Der Gesamtwert der Journalbuchung in der Belegwährung.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt den Gesamtwert der Journalbuchung an. Üblicherweise wird er berechnet, indem die Absolutwerte aller Soll- oder Haben-Einzelposten des Dokuments addiert werden.

Die Analyse des Prozesses nach Finanzwerten kann wichtige Muster aufdecken. Für Buchungen mit hohen Beträgen kann beispielsweise ein anderer, strengerer Genehmigungsweg gelten. Mit diesem Attribut lässt sich die Analyse filtern oder aufschlüsseln, um zu prüfen, ob Durchlaufzeiten, Ablehnungsquoten oder Genehmigungsverzögerungen mit dem Buchungsbetrag zusammenhängen.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht Analysen der finanziellen Auswirkungen, etwa den Zusammenhang zwischen Bearbeitungszeiten oder Ablehnungsquoten und dem Geldwert von Journalbuchungen.

Woher beziehen

Dieses berechnete Feld wird ermittelt, indem die Beträge (WRBTR oder DMBTR) aller Einzelposten einer Journalbuchung in der Tabelle BSEG addiert werden.

Beispiele
1500.0025000.75125.50
Ist geparkt
IsParked
Ein boolesches Kennzeichen dafür, ob die Buchung vor dem Buchen als geparkter Beleg gespeichert wurde.
Beschreibung

Durch das Parken kann ein Benutzer eine unvollständige Buchung speichern, ohne dass sie sich auf die Finanzsalden auswirkt. Ein anderer Benutzer kann sie anschließend vervollständigen oder prüfen, bevor sie gebucht wird. Dieses Kennzeichen weist Buchungen aus, die einen Parkschritt durchlaufen haben.

Die Analyse dieses Attributs zeigt, wie die Parkfunktion eingesetzt wird. Sie kann aufdecken, ob das Parken als informeller Prüfschritt dient und dadurch Verzögerungen entstehen. Außerdem unterstützt sie die Analyse der Zykluszeit von Anfang bis Ende und unterscheidet zwischen direkt gebuchten und zunächst geparkten Buchungen.

Warum das wichtig ist

Weist Buchungen aus, bei denen die Parkfunktion verwendet wurde. Das kann auf Verzögerungen oder einen informellen Prüfprozess hindeuten.

Woher beziehen

Abgeleitet aus dem Belegstatusfeld (BSTAT) in der Tabelle BKPF. „V“ kennzeichnet einen geparkten Beleg.

Beispiele
truefalse
Ist Nacharbeit
IsRework
Ein boolesches Kennzeichen dafür, ob eine Buchung eine Nacharbeitsschleife durchlaufen hat, etwa weil sie abgelehnt und anschließend korrigiert wurde.
Beschreibung

Dieses Kennzeichen weist Cases aus, die vom Happy Path abgewichen sind und eine Korrektur erforderten. Es wird in der Regel auf „true“ gesetzt, wenn bei einer Buchung eine Abfolge von Aktivitäten wie „Buchung abgelehnt“ und anschließend „Buchung korrigiert“ festgestellt wird.

Dieses Attribut ist für die Berechnung der KPI „Nacharbeitsquote bei Buchungen“ und die Analyse im Dashboard „Nacharbeits- und Ablehnungsquote“ erforderlich. Es quantifiziert die Ineffizienz im Prozess und bildet die Grundlage, um Ursachen für Nacharbeit zu untersuchen, etwa unklare Anforderungen oder unzureichende Dokumentation.

Warum das wichtig ist

Kennzeichnet Buchungen, die korrigiert werden mussten. So lassen sich Nacharbeit quantifizieren und ihre Ursachen untersuchen, um die Quote korrekt erledigter Vorgänge beim ersten Versuch zu verbessern.

Woher beziehen

Dieses berechnete Attribut wird aus der Abfolge der Aktivitäten eines Cases abgeleitet. Eine Nacharbeitsschleife liegt vor, wenn eine Ablehnungs- oder Korrekturaktivität auftritt.

Beispiele
truefalse
Kostenstelle
CostCenter
Eine Organisationseinheit innerhalb eines Controlling-Kreises, der ein Ort zugeordnet ist, an dem Kosten anfallen.
Beschreibung

Die Kostenstelle ist ein zentrales Stammdatenobjekt des Controllings (CO) und wird häufig auf Positionsebene einer Buchung zugeordnet. Sie dient dazu, Kosten einer bestimmten Abteilung, Funktion oder einem Standort zuzuordnen.

Mit der Kostenstelle lässt sich der Buchungsprozess detaillierter analysieren. So können Sie feststellen, ob bestimmte Abteilungen mehr Nacharbeit verursachen, längere Zykluszeiten haben oder häufiger manuelle Buchungen vornehmen. Dadurch wird die Prozesseffizienz nach Abteilung sichtbar.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Analyse der Prozessleistung nach Abteilung oder Funktionsbereich und hilft, lokale Ineffizienzen aufzudecken.

Woher beziehen

In der Belegpositionstabelle BSEG, Feld KOSTL.

Beispiele
4100CC_FINANCE_US10010101
Stornogrund
ReversalReason
Ein Code, der den Grund für die Stornierung einer Buchung angibt.
Beschreibung

Beim Stornieren eines Belegs kann der Benutzer in SAP einen Grundcode angeben. Dieser Code erfasst strukturiert, warum die Stornierung erforderlich war, zum Beispiel wegen eines falschen Buchungsdatums oder eines Eingabefehlers.

Dieses Attribut ist eine wichtige Eingabegröße für das Dashboard „Analyse stornierter Buchungen“. Die häufigsten Stornogründe zeigen, wo es systematische Probleme in den Prozessen oder Schulungslücken gibt. Unternehmen können daraufhin gezielte Maßnahmen ergreifen, um künftige Fehler und die Stornoquote zu senken.

Warum das wichtig ist

Zeigt direkt, warum Stornierungen erfolgen, und ermöglicht gezielte Ursachenanalysen, um künftige Fehler zu vermeiden.

Woher beziehen

In der Belegkopftabelle BKPF, Feld STGRD.

Beispiele
010205
Währungsschlüssel
CurrencyKey
Der Währungscode für die Beträge in der Buchung.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt die Währung der Buchung an, zum Beispiel USD, EUR oder JPY. Es ordnet die mit dem Beleg verbundenen Finanzbeträge ein.

Auch wenn die Währung nicht immer eine zentrale Analysedimension ist, muss sie für die korrekte Interpretation der Geldbeträge berücksichtigt werden. In global tätigen Organisationen lässt sich die Analyse außerdem nach Währungen aufteilen, um Prozesse bei Buchungen in Fremdwährungen mit denen bei Buchungen in der lokalen Währung zu vergleichen.

Warum das wichtig ist

Ordnet alle Geldbeträge ein und ermöglicht so eine korrekte Finanzanalyse und Interpretation.

Woher beziehen

In der Belegkopftabelle BKPF, Feld WAERS.

Beispiele
USDEURGBPJPY
Erforderlich Empfohlen Optional

Aktivitäten im Record-to-Report-Prozess: Buchungen

Diese wichtigen Prozessschritte und Meilensteine sollten Sie in Ihrem Event Log erfassen, um Buchungen präzise zu entdecken und zu optimieren.
5 Empfohlen 9 Optional
Aktivität Beschreibung
Journalbuchung eingereicht
Diese Aktivität zeigt an, dass der Ersteller eine geparkte Journalbuchung abgeschlossen hat und sie nun zur Prüfung und Genehmigung bereit ist. Erfasst wird sie üblicherweise, wenn eine SAP-Business-Workflow-Aufgabe für das geparkte Dokument gestartet wird.
Warum das wichtig ist

Damit wird die Übergabe vom Ersteller an den Genehmigenden markiert. Zugleich beginnt die Messung der Zykluszeit für Genehmigungs-KPIs. Dieser Meilenstein ist wichtig, um die Effizienz des Genehmigungsworkflows zu messen.

Woher beziehen

Abgeleitet aus der Startzeit der Genehmigungsworkflow-Instanz, die mit dem Finanzdokumentobjekt verknüpft ist. Dafür müssen Workflow-Protokolltabellen wie SWW_WI2OBJ analysiert werden, um den Workflow für den jeweiligen Buchungskreis, die Belegnummer und das Geschäftsjahr zu ermitteln.

Erfassung

Ermitteln Sie das Workflow-Start-Event für das geparkte Dokumentobjekt.

Ereignistyp inferred
Journalbuchung genehmigt
Diese Aktivität kennzeichnet die endgültige Genehmigung einer Journalbuchung im Workflow. Damit ist sie zur Verbuchung bereit. Erfasst wird das Event im Workflow-Protokoll, wenn der letzte Schritt „Freigabe“ oder „Genehmigung“ abgeschlossen ist.
Warum das wichtig ist

Dieser wichtige Meilenstein schließt den Genehmigungsprozess ab. Die Dauer bis zu dieser Aktivität ist ein entscheidender KPI für die Genehmigungseffizienz. Die Zeit von diesem Event bis zur Verbuchung zeigt die Verzögerung nach der Genehmigung.

Woher beziehen

Abgeleitet aus dem Abschluss-Timestamp des letzten Genehmigungsschritts im SAP-Business-Workflow-Protokoll. Dies ist die letzte Genehmigungsaktion, bevor das Dokument verbucht oder zur Verbuchung freigegeben wird.

Erfassung

Ermitteln Sie den Abschluss des letzten Schritts „Freigabe“ oder „Genehmigung“ in den Workflow-Protokollen.

Ereignistyp inferred
Journalbuchung geparkt
Diese Aktivität kennzeichnet die erstmalige Erstellung einer Journalbuchung in einem vorläufigen Status, bevor sie offiziell im Hauptbuch verbucht wird. In SAP wird sie ausdrücklich erfasst, wenn ein Benutzer ein Dokument über eine Parktransaktion speichert und damit den Dokumentstatus auf „geparkt“ setzt.
Warum das wichtig ist

Dies ist ein wichtiges Start-Event für Prozesse mit Prüfung und Genehmigung. Die Analyse der Zeit zwischen dem Parken und der Verbuchung macht Verzögerungen vor der Verbuchung und in der Genehmigungsphase sichtbar.

Woher beziehen

Dieses Event wird anhand der Belegkopftabelle BKPF ermittelt. Ein Dokument gilt als geparkt, wenn es mit dem Status BKPF-BSTAT = 'V' angelegt wird. Als Timestamp des Events dienen Erstellungsdatum und -uhrzeit, BKPF-CPUDT und BKPF-CPUTM.

Erfassung

Ermitteln Sie die Dokumenterstellung in BKPF, wenn BKPF-BSTAT den Wert 'V' hat.

Ereignistyp explicit
Journalbuchung storniert
Diese Aktivität kennzeichnet die Stornierung einer zuvor verbuchten Journalbuchung. Eine Stornierung ist ein neuer Buchungsbeleg, der die ursprüngliche Buchung aufhebt.
Warum das wichtig ist

Dieses Event ist entscheidend, um Datenqualität und Prozessgenauigkeit zu messen. Eine hohe Stornoquote weist auf systematische Probleme bei der ursprünglichen Dateneingabe oder in den Genehmigungsphasen hin. Jede Stornierung bedeutet zusätzliche Nacharbeit.

Woher beziehen

Dieses Event wird im Belegkopf des ursprünglichen Dokuments (Tabelle BKPF) ermittelt. Bei einer Stornierung trägt SAP die Stornobelegnummer (BKPF-STBLG) und den Stornogrund (BKPF-STGRD) ein. Als Timestamp des Events dient das Buchungsdatum des neuen Stornobelegs.

Erfassung

Ermitteln Sie, wann BKPF-STBLG im ursprünglichen Dokument befüllt wird. Als Timestamp dient das Buchungsdatum des Stornobelegs.

Ereignistyp explicit
Journalbuchung verbucht
Bei dieser zentralen Aktivität wird die Journalbuchung offiziell im Hauptbuch erfasst und wirkt sich auf den Jahresabschluss aus. Das Event wird ausdrücklich erfasst, wenn der Dokumentstatus auf „verbucht“ gesetzt und ein Buchungsdatum zugewiesen wird.
Warum das wichtig ist

Dies ist der wichtigste Meilenstein und kennzeichnet die erfolgreiche Verarbeitung einer Journalbuchung. Die Durchlaufzeit des gesamten Prozesses wird häufig bis zu diesem Punkt gemessen. Das Event ist außerdem für die Analyse des Finanzabschlusses wichtig.

Woher beziehen

Das Event wird erkannt, wenn ein Dokument in der Tabelle BKPF ein Buchungsdatum (BKPF-BUDAT) hat. Bei geparkten Dokumenten entspricht dies dem Zeitpunkt, an dem sich BKPF-BSTAT von 'V' in einen leeren Wert ändert. Als Timestamp der Verbuchung dient das Erfassungsdatum BKPF-CPUDT.

Erfassung

Ermitteln Sie, wann sich BKPF-BSTAT von 'V' in einen leeren Wert ändert. Bei direkten Buchungen verwenden Sie das Erstellungs-Event.

Ereignistyp explicit
Änderungen an der Journalbuchung angefordert
Dieses Event kennzeichnet den Punkt im Workflow, an dem ein Genehmigender die Journalbuchung geprüft und zur Korrektur an den Ersteller zurückgesendet hat. Es wird anhand von Workflow-Protokollen erfasst, die eine Benutzerentscheidung wie „abgelehnt“ oder „zurückgesendet“ ausweisen.
Warum das wichtig ist

Diese Aktivität ist wichtig, um Nacharbeitsschleifen zu erkennen, die eine wesentliche Ursache für Ineffizienz und Prozessabweichungen sind. Tritt das Event häufig auf, deutet dies auf Probleme mit der Qualität der Buchungen oder unklare Anforderungen hin.

Woher beziehen

Dieses Event wird anhand des Timestamps eines bestimmten Entscheidungsschritts im SAP-Business-Workflow-Protokoll abgeleitet, der einer Aktion wie „ablehnen“ oder „zur Korrektur senden“ entspricht.

Erfassung

Ermitteln Sie den Timestamp der Entscheidung „Ablehnung“ oder „Nacharbeit“ in den Workflow-Protokollen.

Ereignistyp inferred
Buchung über mehrere Buchungskreise erkannt
Diese berechnete Aktivität kennzeichnet eine Journalbuchung, die mehr als einen Buchungskreis betrifft. Sie wird anhand der Einzelposten eines Finanzbelegs ermittelt.
Warum das wichtig ist

Transaktionen über mehrere Buchungskreise können komplexere Verarbeitungs- und Genehmigungsanforderungen haben. Durch ihre Erkennung lassen sich Durchlaufzeiten und Prozesspfade separat analysieren und spezifische Engpässe ermitteln.

Woher beziehen

Die Berechnung erfolgt anhand der Einzelpostentabelle BSEG für eine bestimmte Belegnummer (BELNR). Enthalten die Einzelposten mehr als einen unterschiedlichen Buchungskreis (BSEG-BUKRS), handelt es sich um eine Buchung über mehrere Buchungskreise.

Erfassung

Prüfen Sie, ob für eine einzelne BKPF-BELNR mehrere unterschiedliche Werte für BSEG-BUKRS vorhanden sind.

Ereignistyp calculated
Dokumentation angehängt
Diese Aktivität steht dafür, dass ein Benutzer Belege wie Rechnungen oder Tabellen an die Journalbuchung anhängt. Sie wird nicht als standardmäßiges Buchungs-Event ausdrücklich protokolliert. In der Regel lässt sie sich ableiten, indem geprüft wird, ob Anhänge zum Buchungsbelegobjekt erstellt wurden.
Warum das wichtig ist

Die Erfassung dieser Aktivität hilft zu prüfen, ob die Dokumentationspflichten eingehalten werden. Verzögerungen beim Anhängen von Dokumenten können zu längeren Genehmigungszyklen führen.

Woher beziehen

Dieses Event lässt sich nur schwer zuverlässig mit einem Timestamp erfassen. Es kann möglicherweise aus den Anhangtabellen der Generic Object Services (GOS), etwa SOOD, abgeleitet werden. Dazu wird der Erstellungs-Timestamp des Anhangs mit dem Objektschlüssel der Journalbuchung verknüpft.

Erfassung

Leiten Sie das Event aus dem Erstellungs-Timestamp verknüpfter Objekte in GOS-Tabellen ab, zum Beispiel SOOD.

Ereignistyp inferred
Einzelposten der Journalbuchung ausgeglichen
Diese Aktivität steht für den Ausgleich eines offenen Einzelpostens auf einem abstimmungsrelevanten Sachkonto, etwa einem Bankverrechnungskonto. Sie tritt auf, wenn ein Einzelposten einem anderen zugeordnet und damit ausgeglichen wird.
Warum das wichtig ist

Bei Prozessen wie dem Bankabgleich ist die Zeit bis zum Ausgleich der Posten ein wichtiger KPI. Diese Aktivität hilft, die Effizienz des Abgleichs und des Monatsabschlusses zu analysieren.

Woher beziehen

Dieses Event wird anhand der Einzelpostentabelle BSEG erfasst. Beim Ausgleich eines Einzelpostens werden die Felder für das Ausgleichsdatum (BSEG-AUGDT) und den Ausgleichsbeleg (BSEG-AUGBL) befüllt. Als Timestamp des Events dient das Ausgleichsdatum.

Erfassung

Ermitteln Sie, wann das Ausgleichsdatum (BSEG-AUGDT) für einen Einzelposten eingetragen wird.

Ereignistyp explicit
Geparkte Journalbuchung gelöscht
Kennzeichnet die Löschung einer geparkten Journalbuchung, die nie verbucht wurde. Dies kann nach einer Ablehnung geschehen oder wenn die Buchung versehentlich erstellt wurde.
Warum das wichtig ist

Diese Aktivität kennzeichnet ein erfolgloses Prozessende. Die Analyse der Gründe für die Löschung geparkter Dokumente kann Probleme wie doppelte Buchungen oder Missverständnisse im Prozess aufdecken.

Woher beziehen

Dieses Event wird erfasst, wenn sich der Status eines geparkten Dokuments in der Tabelle BKPF ändert. Das Statusfeld BKPF-BSTAT wird auf 'Z' (geparktes Dokument gelöscht) gesetzt. Der Timestamp der Änderung ist in den Dokumentänderungsprotokollen (CDHDR) zu finden.

Erfassung

Ermitteln Sie, wann BKPF-BSTAT auf 'Z' gesetzt wird.

Ereignistyp explicit
Journalbuchung abgelehnt
Diese Aktivität kennzeichnet die endgültige Ablehnung einer Journalbuchung, die danach nicht verbucht wird. In einem Genehmigungsworkflow ist dies üblicherweise ein Endstatus, auf den die Löschung des geparkten Dokuments folgt.
Warum das wichtig ist

Die Erfassung von Ablehnungen ist für das Qualitätsmanagement entscheidend. Die Analyse der Gründe und Häufigkeit von Ablehnungen hilft, den Anteil der Journalbuchungen zu erhöhen, die gleich beim ersten Mal richtig sind.

Woher beziehen

Dieses Ergebnis wird im SAP-Business-Workflow-Protokoll erfasst. Es steht für eine endgültige Benutzerentscheidung „Ablehnen“, die den Prozess beendet. Das geparkte Dokument kann anschließend gelöscht werden.

Erfassung

Ermitteln Sie den endgültigen Status „Abgelehnt“ des Dokuments im Workflow-Protokoll.

Ereignistyp inferred
Journalbuchung erstellt
Kennzeichnet die Erstellung einer Journalbuchung, die ohne vorherigen Parkschritt direkt verbucht wird. Erfasst wird dies, wenn ein Dokument in SAP über eine direkte Buchungstransaktion angelegt wird.
Warum das wichtig ist

Diese Aktivität dient als alternativer Startpunkt für einfachere Journal-Entry-Prozesse ohne Genehmigungsworkflow. Sie unterscheidet direkte Buchungen von komplexeren, geparkten Buchungen.

Woher beziehen

Dieses Event entspricht der Dokumenterstellung in der Tabelle BKPF, wenn der Dokumentstatus BKPF-BSTAT leer ist (verbucht). Als Timestamp des Events dient das Erstellungsdatum BKPF-CPUDT. Bei diesen Dokumenten treten die Events „Erstellt“ und „Verbucht“ gleichzeitig auf.

Erfassung

Ermitteln Sie die Dokumenterstellung in BKPF, wenn BKPF-BSTAT leer ist.

Ereignistyp explicit
Journalbuchung korrigiert
Diese Aktivität zeigt an, dass der ursprüngliche Ersteller eine geparkte Journalbuchung geändert hat, nachdem sie zur Korrektur zurückgesendet wurde. Sie wird abgeleitet, indem Änderungen am Dokument nach dem Event „Änderungen angefordert“ erkannt werden.
Warum das wichtig ist

Die Erfassung von Korrekturen hilft, den Aufwand für Nacharbeit zu beziffern. Die Zeit zwischen einer Änderungsanforderung und der Korrektur zeigt, wie lange die Behebung von Problemen mit eingereichten Buchungen dauert.

Woher beziehen

Abgeleitet aus der Analyse der Änderungsbelegprotokolle (Tabellen CDHDR und CDPOS) für das geparkte Dokument. Eine nach einer Ablehnung im Workflow erfasste Änderung kennzeichnet eine Korrektur. Der Timestamp stammt aus der Tabelle CDHDR.

Erfassung

Ermitteln Sie einen Eintrag im Änderungsprotokoll CDHDR/CDPOS nach einem Ablehnungs-Event.

Ereignistyp inferred
Manuelle Eingabe erkannt
Diese Aktivität zeigt an, ob eine Journalbuchung über eine manuelle Online-Transaktion oder über eine automatisierte Schnittstelle beziehungsweise einen Stapelverarbeitungsprozess erstellt wurde. Es handelt sich nicht um eine Benutzeraktion, sondern um ein berechnetes Attribut des Eintrags, das aus Systemdaten abgeleitet wird.
Warum das wichtig ist

Die Unterscheidung zwischen manuellen und automatisierten Buchungen ist wichtig, um Prozessverbesserungen gezielt anzugehen. Manuelle Prozesse stehen häufig im Mittelpunkt von Standardisierungs- und Automatisierungsmaßnahmen.

Woher beziehen

Die Berechnung erfolgt anhand von Feldern in der Belegkopftabelle BKPF. Transaktionscodes (BKPF-TCODE) wie 'FB01', 'FB50' oder 'FV50' weisen auf eine manuelle Eingabe hin. Andere T-Codes oder bestimmte Namen für Batch-Inputs (BKPF-AWKEY) sprechen für eine Automatisierung.

Erfassung

Leiten Sie das Attribut aus BKPF-TCODE oder anderen Indikatoren des Quellsystems in der Belegkopfzeile ab.

Ereignistyp calculated
Empfohlen Optional

Anleitungen zum Datenexport

So exportieren Sie Ihre Daten aus SAP ECC

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