Ihr Datentemplate für die Retouren- und Rückerstattungsbearbeitung

SAP S/4HANA
Ihr Datentemplate für die Retouren- und Rückerstattungsbearbeitung

Ihr Datentemplate für die Retouren- und Rückerstattungsbearbeitung

Dieses Template bietet einen umfassenden Überblick über die erforderlichen Daten für die Analyse Ihrer Retouren- und Rückerstattungsbearbeitung. Es beschreibt die wichtigsten zu erfassenden Attribute und nachzuverfolgenden Aktivitäten und enthält praktische Hinweise zur Datenextraktion. Bereiten Sie damit Ihre Daten für ein effektives Process Mining und die Prozessoptimierung vor.
  • Empfohlene Attribute für die Datenerfassung
  • Wichtige Aktivitäten zur Nachverfolgung
  • Hinweise zur Datenextraktion
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute für die Retouren- und Rückerstattungsabwicklung

Diese Datenfelder sollten Sie in Ihr Event Log aufnehmen, um die Retouren- und Rückerstattungsabwicklung in SAP S/4HANA umfassend zu analysieren.
5 Erforderlich 6 Empfohlen 13 Optional
Name Beschreibung
Aktivitätsname
ActivityName
Name einer bestimmten geschäftlichen Aktivität oder eines Ereignisses im Retouren- und Erstattungsprozess.
Beschreibung

Dieses Attribut beschreibt einen einzelnen Schritt oder Meilenstein im Retourenprozess. Aktivitäten stehen für ausgeführte Arbeit, etwa „Retourenauftrag freigegeben“ oder „Artikelprüfung abgeschlossen“. Sie werden aus Statusänderungen, der Anlage von Belegen oder bestimmten Benutzeraktionen in SAP S/4HANA abgeleitet.

Die Analyse der Abfolge und Häufigkeit dieser Aktivitäten bildet den Kern des Process Mining. Sie hilft, den Prozessablauf zu visualisieren, häufige und seltene Prozesspfade zu erkennen und Aktivitäten aufzudecken, die oft wiederholt werden und damit auf Nacharbeit oder Ineffizienzen hindeuten.

Warum das wichtig ist

Aktivitäten bilden das Rückgrat der Prozessübersicht. Sie ermöglichen die Visualisierung und Analyse des Prozessablaufs, von Engpässen und Abweichungen.

Woher beziehen

Aktivitätsnamen werden in der Regel aus verschiedenen Daten abgeleitet, etwa aus Statusänderungen von Belegen in Tabellen wie VBUK/VBUP, aus Anlageereignissen in Kopftabellen wie VBAK (Verkaufsbelege) und BKPF (Buchhaltungsbelege) sowie aus Warenbewegungsstatus in MSEG.

Beispiele
Retourenantrag eingeleitetWare im Lager eingegangenGutschrift angelegtErstattung abgewickelt
Ereigniszeitpunkt
EventTime
Der genaue Timestamp, der angibt, wann eine bestimmte Aktivität stattgefunden hat.
Beschreibung

Der Ereigniszeitpunkt gibt Datum und Uhrzeit an, zu denen ein Geschäftsereignis im System erfasst wurde. Dieser Timestamp ist entscheidend, um Aktivitäten chronologisch zu ordnen und zeitbezogene Analysen durchzuführen.

Im Process Mining dient dieses Attribut dazu, Zykluszeiten zwischen Aktivitäten zu berechnen, die Dauer einzelner Schritte zu ermitteln und die Prozessleistung im Zeitverlauf zu analysieren. Es bildet die Grundlage, um Engpässe zu erkennen, die SLA-Einhaltung zu überwachen und den zeitlichen Verlauf des Retourenprozesses zu verstehen.

Warum das wichtig ist

Dieser Timestamp ist entscheidend, um Ereignisse zu ordnen, sämtliche Dauern und Zykluszeiten zu berechnen und Prozessverzögerungen zu erkennen.

Woher beziehen

Die Daten stammen üblicherweise aus Datums- und Uhrzeitfeldern zur Beleganlage oder zu Statusänderungen, etwa ERDAT (Erstellungsdatum) und ERZET (Erstellungszeit) in Tabellen wie VBAK, LIKP und BKPF oder dem Buchungsdatum (BUDAT) in Buchhaltungsbelegen.

Beispiele
2023-10-26T10:05:00Z2023-10-27T14:30:15Z2023-10-28T09:00:00Z
Retourenfall-ID
ReturnCaseId
Eindeutige Kennung für einen einzelnen Retourenprozess, die alle zugehörigen Aktivitäten vom Beginn bis zum Abschluss miteinander verknüpft.
Beschreibung

Die Retourenfall-ID ist die zentrale Kennung, mit der alle Ereignisse und Aktivitäten eines einzelnen Retourenfalls zusammengefasst werden. Jeder Retourenantrag erhält eine eindeutige ID, über die sich der gesamte Prozess verfolgen lässt.

Im Process Mining ist dieses Attribut grundlegend für die Rekonstruktion des Prozessablaufs. Es ermöglicht die Analyse von Falldauern, Prozessvarianten und Engpässen, indem einzelne Ereignisse wie „Retourenantrag eingeleitet“, „Ware im Lager eingegangen“ und „Erstattung abgewickelt“ zu einer zusammenhängenden Zeitleiste für jede Retoure verknüpft werden.

Warum das wichtig ist

Diese Kennung ist unverzichtbar, um eine Retoure vom Anfang bis zum Ende zu verfolgen. Sie ermöglicht alle fallbezogenen Analysen, darunter die Zykluszeit und das Erkennen von Prozessvarianten.

Woher beziehen

In der Regel handelt es sich um die Verkaufsbelegnummer (VBELN) aus der Retourenauftragskopftabelle VBAK. Die Belegkategorie (VBTYP) kennzeichnet den Beleg als Retoure.

Beispiele
600001896000019060000191
Letzte Datenaktualisierung
LastDataUpdateTimestamp
Der Timestamp, der angibt, wann die Daten zu diesem Ereignis zuletzt aktualisiert oder extrahiert wurden.
Beschreibung

Dieses Attribut erfasst Datum und Uhrzeit der letzten Datenextraktion oder -aktualisierung. Es liefert Metadaten zur Aktualität des analysierten Datensatzes.

Die Angabe ist wichtig, um die Aktualität der Process-Mining-Analyse einzuschätzen. Benutzer sehen, wie aktuell die Daten sind. Das ist besonders für die operative Überwachung und Dashboards relevant, die laufende Fälle verfolgen.

Warum das wichtig ist

Zeigt die Aktualität der Daten an. Das ist entscheidend, damit Analysen und Dashboards auf dem neuesten Informationsstand basieren.

Woher beziehen

Dieser Wert wird üblicherweise zum Zeitpunkt der Datenextraktion vom ETL- oder Datenpipeline-Tool erzeugt und dem Datensatz hinzugefügt.

Beispiele
2023-11-01T02:00:00Z2023-11-02T02:00:00Z
Quellsystem-ID
SourceSystemId
Kennung des Quellsystems, aus dem die Daten extrahiert wurden.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt das führende System an, aus dem die Ereignisdaten stammen. Bei diesem Prozess ist das üblicherweise die ID der SAP-S/4HANA-Instanz.

In Umgebungen mit mehreren Systemen ist dieses Feld entscheidend für die Datenherkunft, die Fehlerbehebung und die Sicherstellung der Datenintegrität. Es hilft, Daten zu unterscheiden, wenn Retouren in verschiedenen ERP-Instanzen bearbeitet oder mit externen Systemen wie einem Lagerverwaltungssystem verknüpft werden.

Warum das wichtig ist

Liefert wichtige Informationen zur Herkunft und Abstammung der Daten, insbesondere in Umgebungen mit mehreren Systemen. So bleiben die Daten nachvollziehbar und vertrauenswürdig.

Woher beziehen

Dieser Wert ist in der Regel statisch und wird bei der Datenextraktion konfiguriert. Er lässt sich aus den Verwaltungsinformationen des SAP-Systems abrufen, zum Beispiel aus der System-ID (SID).

Beispiele
S4H_PROD_100S4Q_DEV_200
Benutzername
UserName
Die Benutzer-ID des Mitarbeitenden, der die Aktivität ausgeführt hat.
Beschreibung

Dieses Attribut identifiziert den Benutzer oder Systemagenten, der für die Ausführung einer Aufgabe verantwortlich war, etwa für die Freigabe einer Retoure oder die Anlage einer Gutschrift. In SAP wird dies häufig in Feldern erfasst, die den Benutzer dokumentieren, der einen Beleg angelegt oder geändert hat.

Die Analyse nach Benutzern hilft, leistungsstarke Mitarbeitende oder Teams, Schulungsbedarf und die Verteilung der Arbeitslast zu erkennen. Sie ist auch wichtig, um Abweichungen zu untersuchen: Prozessaktionen lassen sich bestimmten Personen zuordnen, was Compliance-Prüfungen und Audits unterstützt.

Warum das wichtig ist

Ordnet Prozessaktivitäten bestimmten Benutzern zu und ermöglicht so die Analyse von Teamleistung, Arbeitslast und Compliance.

Woher beziehen

Die Angaben finden sich häufig in Belegkopftabellen, etwa in ERNAM (Erstellt von) in VBAK (Verkaufsaufträge), LIKP (Lieferungen) und BKPF (Buchhaltungsbelege). Benutzerdaten lassen sich über die Benutzertabelle USR21 ergänzen.

Beispiele
CBROWNASMITHWF_BATCH
Endzeitpunkt des Ereignisses
EventEndTime
Der Timestamp, der den Abschluss einer Aktivität markiert und zur Berechnung ihrer Dauer dient.
Beschreibung

Während StartTime (EventTime) den Beginn einer Aktivität markiert, gibt EventEndTime ihren Abschluss an. Bei vielen systemgenerierten Ereignissen sind Start- und Endzeit identisch, da sie unmittelbar eintreten. Bei Aktivitäten mit messbarer Dauer, etwa einer „Artikelprüfung“, ist dieses Attribut jedoch entscheidend.

Mit diesem Attribut lässt sich die Bearbeitungszeit einer Aktivität direkt berechnen. Das ist grundlegend für die Leistungsanalyse und zeigt, welche konkreten Schritte am meisten Zeit beanspruchen, nicht nur die Wartezeiten dazwischen.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die genaue Berechnung der Dauer einzelner Aktivitäten. So lassen sich Ineffizienzen in bestimmten Prozessschritten gezielt erkennen.

Woher beziehen

Dieser Wert wird häufig abgeleitet. Für manche Aktivitäten gibt es ein eigenes Feld. Häufiger entspricht er der StartTime der nachfolgenden Aktivität im selben Fall.

Beispiele
2023-10-26T11:25:30Z2023-10-27T15:00:00Z2023-10-28T09:10:45Z
Erstattungsbetrag
RefundAmount
Der endgültige Geldbetrag, der dem Kunden erstattet wird.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt den tatsächlichen Betrag an, der dem Kunden nach Abschluss des Retourenprozesses gutgeschrieben oder erstattet wurde. Der Wert ist in Finanzbelegen wie Gutschriften erfasst.

Diese wichtige finanzielle Kennzahl dient verschiedenen Analysen. Im Dashboard „Analyse von Abweichungen beim Erstattungsbetrag“ wird sie mit dem beantragten Betrag verglichen. Außerdem lassen sich Retouren nach Wert segmentieren, um festzustellen, ob bei hochpreisigen Retouren andere Abläufe gelten oder die Bearbeitung länger dauert.

Warum das wichtig ist

Erfasst die finanziellen Auswirkungen von Retouren und ist wichtig, um die Genauigkeit von Erstattungen zu analysieren, Fälle mit hohem Wert zu erkennen und die Gesamtkosten zu verstehen.

Woher beziehen

Der Wert stammt aus dem Nettowertfeld (NETWR) des Gutschriftsbelegs, das sich in Tabellen wie VBRK (Abrechnungsbelegkopf) oder BSEG (Buchhaltungsbelegsegment) befindet.

Beispiele
125.50999.0049.99
Kunden-ID
CustomerId
Die eindeutige Kennung des Kunden, der die Retoure veranlasst.
Beschreibung

Dieses Attribut identifiziert den Kunden, der die Retoure beantragt hat. Es verknüpft den Prozessfall mit einem bestimmten Eintrag in den Kundenstammdaten.

Die Analyse von Retouren nach Kunden hilft, Muster zu erkennen, etwa ungewöhnlich hohe Retourenquoten, die auf betrügerisches Verhalten oder Unzufriedenheit hindeuten können. Außerdem lässt sich der Retourenprozess nach Kundentyp, Wert oder Historie segmentieren, um den Service gezielt anzupassen.

Warum das wichtig ist

Verknüpft Retouren mit bestimmten Kunden und ermöglicht die Analyse des Kundenverhaltens, die Segmentierung sowie das Erkennen von Kunden mit häufigen Retouren.

Woher beziehen

Die Kundennummer steht im Feld KUNNR der Retourenauftragskopftabelle VBAK.

Beispiele
CUST-001234CUST-005678CUST-009012
Produkt-ID
ProductId
Die eindeutige Kennung des retournierten Artikels.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt das Material oder Produkt an, auf das sich die Retoure bezieht. Es verknüpft den Retourenprozess mit einem bestimmten Artikel im Produktkatalog.

Die Analyse von Retouren nach Produkt ist grundlegend, um Artikel mit hohen Retourenquoten zu erkennen. Diese können auf Qualitätsmängel, unzureichende Produktbeschreibungen oder Herstellungsprobleme hindeuten. Die Daten unterstützen fundierte Entscheidungen zu Produktdesign, Lieferantenmanagement und Bestandsstrategie.

Warum das wichtig ist

Verknüpft den Retourenprozess mit bestimmten Produkten. So lassen sich Retourenquoten auf Artikelebene analysieren und Probleme mit Qualität oder Produktbeschreibungen erkennen.

Woher beziehen

Die Produktnummer steht im Feld MATNR der Retourenauftragspositionstabelle VBAP oder der Retourenlieferungspositionstabelle LIPS.

Beispiele
FG-10023HW-45981SW-LICENSE-PREM
Retourengrund
ReturnReason
Der vom Kunden angegebene Grund für die Rücksendung des Artikels.
Beschreibung

Dieses Attribut erfasst den vom Kunden angegebenen Retourengrund, etwa „Artikel defekt“, „Falsche Größe“ oder „Nicht mehr benötigt“. Üblicherweise wird der Grund zu Beginn des Retourenprozesses aus einer vordefinierten Liste ausgewählt.

Die Analyse der Retourengründe ist wichtig, um Qualitätsprobleme bei Produkten zu erkennen, Produktbeschreibungen zu verbessern oder Verkaufsprozesse anzupassen. Sie zeigt unmittelbar, was Kunden unzufrieden macht, und hilft dabei, Verbesserungsmaßnahmen zu priorisieren und die Retourenquote insgesamt zu senken.

Warum das wichtig ist

Zeigt, warum Retouren erfolgen, und ermöglicht Ursachenanalysen zu Produktqualität, Fehlern bei der Auftragsabwicklung oder abweichenden Kundenerwartungen.

Woher beziehen

Der Grund ist üblicherweise im Feld ABGRU (Ablehnungsgrund für Verkaufsbelege) der Retourenauftragspositionstabelle VBAP gespeichert.

Beispiele
001 - Mangelhafte Qualität002 - Beim Transport beschädigt005 - Falscher Artikel versendet
Beantragter Erstattungsbetrag
RequestedRefundAmount
Der zu Beginn des Prozesses beantragte oder erwartete Erstattungsbetrag.
Beschreibung

Dieses Attribut erfasst den Wert der Ware, die laut ursprünglichem Retourenantrag zurückgesendet wird. Er dient als Vergleichswert für den endgültigen Erstattungsbetrag.

Dieses Feld wird speziell für das Dashboard „Analyse von Abweichungen beim Erstattungsbetrag“ benötigt. Der Vergleich des beantragten Betrags mit der tatsächlichen Erstattung hilft, Probleme wie Teilrückerstattungen aufgrund von Artikelschäden, Wiedereinlagerungsgebühren oder anderen Anpassungen zu erkennen. So lassen sich finanzielle Genauigkeit und Transparenz sicherstellen.

Warum das wichtig ist

Dient als Referenzwert, um die Genauigkeit von Rückerstattungen zu messen und Abweichungen zwischen den erwarteten und den tatsächlichen Rückerstattungsbeträgen zu erkennen und zu analysieren.

Woher beziehen

Der Wert wird üblicherweise aus dem Nettowert der Positionen im ursprünglichen Retourenauftrag übernommen. Gemeint ist der Nettowert (NETWR) der entsprechenden Positionen in der Tabelle VBAP.

Beispiele
125.501050.0049.99
Bearbeitende Stelle
ProcessingAgent
Der zuständige Bearbeiter oder die zuständige Ressourcengruppe für eine manuelle Aktivität.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt an, welche Person oder welches Team eine bestimmte Aufgabe ausgeführt hat. Es kann genauer sein als „Benutzername“, da es insbesondere in Shared-Service-Umgebungen eine Rolle oder ein Team bezeichnet.

Im Dashboard „Effizienz der Rückerstattungsfreigabe“ lassen sich damit die Leistungen verschiedener Bearbeiter oder Teams vergleichen. So können Sie die Arbeitsverteilung nachvollziehen, Schulungsbedarf erkennen und leistungsstarke Mitarbeitende oder Teams mit bewährten Vorgehensweisen identifizieren.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Leistungsanalyse nach Bearbeiter oder Team. So können Sie die Arbeitslast steuern, Schulungsbedarf erkennen und die Effizienz verbessern.

Woher beziehen

Diese Information ist möglicherweise über SAP-Business-Partner-Funktionen verfügbar, wenn Bearbeiter zugewiesen sind. Alternativ lässt sie sich aus der Abteilung oder Rolle des Benutzers in der HR-Organisationsstruktur ableiten.

Beispiele
Support der Stufe 1Team für LagerprüfungenFinanzabteilung - Kreditorenbuchhaltung
Einhaltung der Rückerstattungs-SLA
RefundSlaAdherence
Kennzeichnet, ob die Rückerstattung innerhalb der SLA-Frist bearbeitet wurde.
Beschreibung

Dieses berechnete Attribut prüft, ob die Aktivität „Rückerstattung bearbeitet“ am oder vor dem „Zieldatum für die Rückerstattungs-SLA“ stattgefunden hat. Für jeden Case zeigt es einfach an, ob die SLA eingehalten wurde.

Das Attribut ist die zentrale Kennzahl für das Dashboard „Überwachung der Einhaltung der Rückerstattungs-SLA“ und die KPI „Einhaltungsquote der Rückerstattungs-SLA“. Es misst die Leistung im Vergleich zu den Zusagen gegenüber Kunden und zeigt Cases auf, bei denen die Erwartungen nicht erfüllt wurden. So lassen sich die Ursachen von Verzögerungen analysieren.

Warum das wichtig ist

Misst direkt, ob Zusagen gegenüber Kunden eingehalten werden. Damit ist das Attribut ein wichtiger Indikator für Servicequalität und Kundenzufriedenheit.

Woher beziehen

Wird für jeden Case berechnet, indem der EventTime der Aktivität „Rückerstattung bearbeitet“ mit dem „RefundSlaTargetDate“ verglichen wird.

Beispiele
truefalse
Einhaltung der Rücksenderichtlinien
ReturnPolicyAdherence
Kennzeichnet, ob der Retourenfall der festgelegten Retourenrichtlinie entspricht.
Beschreibung

Dieses berechnete boolesche Attribut gibt an, ob eine Retoure die Kriterien der geltenden Retourenrichtlinie erfüllt. Die Logik kann beispielsweise prüfen, ob die Retoure innerhalb der zulässigen Frist eingeleitet wurde oder ob der Retourengrund für das Produkt gültig ist.

Das Attribut unterstützt direkt das Dashboard „Übersicht zur Einhaltung der Retourenrichtlinien“. Es quantifiziert die Einhaltungsquoten und ermöglicht es, nicht konforme Cases genauer zu untersuchen und die Gründe für Abweichungen zu verstehen. So können Richtlinien wirksamer durchgesetzt werden.

Warum das wichtig ist

Quantifiziert die Einhaltung von Geschäftsregeln. So lassen sich Richtlinienverstöße erkennen und reduzieren, die die Rentabilität beeinträchtigen oder Ausnahmen im Prozess verursachen können.

Woher beziehen

Wird anhand von Geschäftsregeln berechnet. Beispiel: (Datum der Retoureneinleitung - ursprüngliches Kaufdatum) <= [zulässige Rückgabefrist in Tagen]. Dafür werden das ursprüngliche Kaufdatum und die Richtlinien benötigt.

Beispiele
truefalse
Ergebnis der Warenprüfung
ItemInspectionOutcome
Das Ergebnis der physischen Prüfung der retournierten Ware.
Beschreibung

Dieses Attribut erfasst das Ergebnis der Prüfung, die nach dem Wareneingang im Lager erfolgt. Häufige Ergebnisse sind „Angenommen“, „Abgelehnt - beschädigt“ oder „Angenommen - wiederverkaufsfähig“.

Diese Daten liefern wichtigen Kontext für die nachfolgenden Prozessschritte. Sie bestimmen, ob eine vollständige, teilweise oder keine Rückerstattung erfolgt. Die Analyse der Ergebnisse hilft, Gründe für Ablehnungen zu erkennen. Wenn Waren häufig beim Transport beschädigt werden, können die Erkenntnisse auch Hinweise zur Produktverpackung oder zu Versandpartnern liefern.

Warum das wichtig ist

Macht nachvollziehbar, wie Rückerstattungen freigegeben oder abgelehnt werden. Die Daten geben Aufschluss über den Zustand der Ware und die Gründe für Anpassungen der Rückerstattung.

Woher beziehen

Diese Information kann in einem Prüflos des Qualitätsmanagementmoduls (QM) oder als Status- beziehungsweise Ursachencode in der Retourenlieferposition (LIPS) erfasst sein. Möglicherweise ist sie auch in einem benutzerdefinierten Feld gespeichert.

Beispiele
Angenommen - wiederverkaufsfähigAngenommen - Aufarbeitung erforderlichAbgelehnt - vom Kunden verursachter SchadenAbgelehnt - falscher Artikel retourniert
Gutschriftsnummer
CreditMemoNumber
Die eindeutige Kennung des Gutschriftsbelegs, der die Erstattung autorisiert.
Beschreibung

Eine Gutschrift ist der Abrechnungsbeleg, mit dem dem Kundenkonto der Wert der retournierten Artikel offiziell gutgeschrieben wird. Dieses Attribut enthält die eindeutige Nummer des Finanzbelegs.

Die Gutschriftsnummer ist wichtig für die Analyse der finanziellen Abwicklung des Retourenprozesses. Sie markiert einen entscheidenden Meilenstein, der häufig die tatsächliche Erstattung auslöst, und wird für den finanziellen Abgleich und Audits benötigt.

Warum das wichtig ist

Steht für die offizielle Finanztransaktion zur Erstattung. Sie ist entscheidend, um die letzten Prozessschritte nachzuverfolgen und Finanzprüfungen durchzuführen.

Woher beziehen

Dies ist die Abrechnungsbelegnummer (VBELN) aus der Abrechnungsbelegkopftabelle VBRK. Die Belegkategorie kennzeichnet den Beleg als Gutschrift.

Beispiele
900003459000034690000347
Ist automatisiert
IsAutomated
Kennzeichnet, ob eine Aktivität von einem System oder einer Person ausgeführt wurde.
Beschreibung

Dieses boolesche Attribut unterscheidet zwischen Aktivitäten, die automatisch von einem System ausgeführt werden, etwa durch einen Workflow oder einen Hintergrundjob, und solchen, die ein Benutzer manuell ausführt.

Es ist entscheidend für die Berechnung der KPI „Anteil automatisierter Rückerstattungsfreigaben“ und hilft dabei, Automatisierungspotenziale zu erkennen. Wenn Unternehmen nach manuellen Aufgaben filtern, können sie Verbesserungsmaßnahmen auf Bereiche konzentrieren, in denen Automatisierung besonders viel bei Geschwindigkeit, Kosten und Genauigkeit bewirken kann.

Warum das wichtig ist

Unterscheidet zwischen manuellen und automatisierten Aufgaben. Das ist wichtig, um Automatisierungspotenziale zu erkennen und die Auswirkungen der digitalen Transformation zu messen.

Woher beziehen

Dieser Wert wird üblicherweise anhand des Benutzernamens abgeleitet. Lautet der Benutzer beispielsweise „WF_BATCH“ oder hat er eine andere System-ID, wird die Aktivität als automatisiert gekennzeichnet.

Beispiele
truefalse
Ist Nacharbeit
IsRework
Kennzeichnet, ob eine Aktivität in einem Case eine Wiederholung einer früheren Aktivität ist.
Beschreibung

Dieses berechnete boolesche Attribut erkennt Nacharbeit, bei der eine Aktivität innerhalb desselben Case mehr als einmal ausgeführt wird. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn eine Warenprüfung wiederholt oder eine Gutschrift erstellt, storniert und anschließend erneut erstellt wird.

Das Attribut ist wichtig für das Dashboard „Nacharbeitsanalyse der Rückerstattungsbearbeitung“ und die KPI „Nacharbeitsquote bei Rückerstattungen“. Es macht Prozessineffizienzen sichtbar, indem es Aktivitäten hervorhebt, bei denen häufig Fehler auftreten oder mehrere Versuche nötig sind. So erkennen Sie Bereiche, in denen bessere Kontrollen oder Schulungen erforderlich sind.

Warum das wichtig ist

Macht Prozessineffizienzen und Fehler sichtbar, indem wiederholte Arbeit gekennzeichnet wird. So können Sie gezielt Verbesserungen umsetzen und Verschwendung sowie Verzögerungen reduzieren.

Woher beziehen

Dieses Kennzeichen wird üblicherweise vom Process-Mining-Tool selbst berechnet oder bereits bei der Datentransformation ermittelt. Dabei wird geprüft, ob derselbe Aktivitätsname im selben Case bereits zuvor aufgetreten ist.

Beispiele
truefalse
Nummer der Retourenlieferung
ReturnDeliveryNumber
Die eindeutige Kennung des Retourenlieferbelegs.
Beschreibung

Wenn ein Kunde Ware physisch zurücksendet, wird in SAP ein Retourenlieferbeleg für die Abwicklung der Anlieferung angelegt. Dieses Attribut enthält die eindeutige Nummer des Belegs.

Die ID ist wichtig, um den physischen Weg der retournierten Ware nachzuverfolgen. Sie verknüpft die finanziellen und logistischen Aspekte der Retoure und ermöglicht eine detaillierte Analyse des Wareneingangs und der Prüfphase.

Warum das wichtig ist

Verknüpft den Retourenauftrag mit dem physischen Wareneingang. Das ist wichtig für die Analyse der Logistik- und Lagerbearbeitungszeiten.

Woher beziehen

Dies ist die Lieferbelegnummer (VBELN) aus der Lieferkopftabelle LIKP. Die Belegkategorie kennzeichnet den Beleg als Retourenlieferung.

Beispiele
840000128400001384000014
Retourenrichtlinien-ID
ReturnPolicyId
Die Kennung der Retourenrichtlinie, die für diesen Retourenfall gilt.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt an, welche Retourenrichtlinie oder welches Regelwerk für den Vorgang gilt. Die Richtlinien können je nach Produkttyp, Kundensegment oder Zeit seit dem Kauf variieren.

Diese Daten sind für die „Übersicht zur Einhaltung der Retourenrichtlinien“ unerlässlich. Wenn jeder Case einer Richtlinie zugeordnet ist, kann das System automatisch prüfen, ob Vorgaben wie Rückgabefristen oder Anforderungen an den Zustand der Ware eingehalten wurden, und Abweichungen zur Analyse kennzeichnen.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die automatisierte Prüfung anhand von Geschäftsregeln. So lassen sich Retouren einheitlich und gemäß den geltenden Richtlinien bearbeiten.

Woher beziehen

Dieses Feld ist in SAP häufig nicht standardmäßig vorhanden. Der Wert muss möglicherweise anhand von Geschäftslogik und Daten wie Produkttyp, Kunde und Verkaufsdatum abgeleitet werden. Falls implementiert, kann er in einem benutzerdefinierten Feld gespeichert sein.

Beispiele
STD-30DAYELEC-90DAY-WARRANTYFINAL-SALE-DEFECT
Status des Retourenauftrags
ReturnOrderStatus
Der aktuelle Gesamtstatus des Retourenfalls.
Beschreibung

Dieses Attribut zeigt den übergeordneten Status des Retourenfalls zu einem bestimmten Zeitpunkt an, zum Beispiel „Offen“, „In Bearbeitung“ oder „Abgeschlossen“. Häufig wird der Gesamtstatus aus dem zuletzt abgeschlossenen wichtigen Meilenstein abgeleitet.

Das Dashboard „Aktueller Status der Retourenfälle“ bietet eine operative Übersicht über die aktuelle Arbeitslast und die Verteilung der Cases. Führungskräfte sehen, wie viele Cases sich in den einzelnen Prozessphasen befinden, und können Ressourcen und Arbeitslast besser steuern.

Warum das wichtig ist

Zeigt den aktuellen Prozessstand jedes Case. Das ist eine wichtige Grundlage für operative Dashboards zur Überwachung der Arbeitslast und des Status.

Woher beziehen

Wird aus den Statusfeldern der relevanten Belege abgeleitet, zum Beispiel aus dem Kopfstatus (GBSTK) oder dem Positionsstatus (LFSTK) des zugehörigen Verkaufsauftrags (VBUK/VBUP) oder der Lieferbelege.

Beispiele
Wareneingang ausstehendPrüfung ausstehendRückerstattung ausstehendAbgeschlossen
Verkaufsorganisation
SalesOrganization
Die Organisationseinheit, die für den ursprünglichen Verkauf und die Retoure verantwortlich ist.
Beschreibung

Die Verkaufsorganisation ist ein wichtiges Organisationselement in SAP. Sie steht für eine Einheit, die für den Verkauf und Vertrieb von Produkten und Dienstleistungen verantwortlich ist, und wird dem Retourenvorgang zugeordnet.

Mit diesem Attribut lassen sich Retourenprozesse nach Geschäftseinheit, Region oder Geschäftsbereich filtern und vergleichen. So können Unternehmen erkennen, ob bestimmte Verkaufsorganisationen höhere Retourenquoten oder weniger effiziente Retourenprozesse aufweisen. Das schafft eine Grundlage für die Analyse der Organisationsleistung.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht den Vergleich von Leistung und Retourenquoten zwischen Geschäftseinheiten, Regionen und Vertriebskanälen.

Woher beziehen

Die Verkaufsorganisation steht im Feld VKORG der Retourenauftragskopftabelle VBAK.

Beispiele
10002100US01
Zieldatum für die Rückerstattungs-SLA
RefundSlaTargetDate
Das Datum, bis zu dem die Rückerstattung für den Retourenfall bearbeitet werden soll.
Beschreibung

Dieses Attribut legt die Frist des Service Level Agreements (SLA) für die Bearbeitung der Rückerstattung fest. Das Datum wird in der Regel anhand von Geschäftsregeln berechnet, zum Beispiel auf Basis einer bestimmten Anzahl von Tagen nach der Freigabe der Retoure oder dem Wareneingang.

Dieses Feld bildet die Grundlage für das Dashboard „Überwachung der Einhaltung der Rückerstattungs-SLA“ und die zugehörige KPI. Damit können Sie gefährdete Cases frühzeitig verfolgen und die Ursachen von Verzögerungen analysieren. So lässt sich letztlich die Kundenzufriedenheit verbessern.

Warum das wichtig ist

Dient als Grundlage für die Messung der SLA-Einhaltung. So können Sie die Leistung überwachen, ältere Cases priorisieren und die Kundenzufriedenheit verbessern.

Woher beziehen

Dieser Wert wird fast immer abgeleitet. Die Berechnung basiert auf einem Stichtag, zum Beispiel dem Erstellungsdatum der Retourenanfrage, zuzüglich einer durch Geschäftsregeln festgelegten Frist. Diese kann von Faktoren wie Kundentyp oder Retourengrund abhängen.

Beispiele
2023-11-10T23:59:59Z2023-11-15T23:59:59Z2023-11-20T23:59:59Z
Erforderlich Empfohlen Optional

Aktivitäten der Retouren- und Rückerstattungsabwicklung

Diese wichtigen Prozessschritte und Meilensteine sollten Sie in Ihrem Event Log erfassen, um Ihren Retouren- und Rückerstattungsprozess zuverlässig zu entdecken und zu analysieren.
7 Empfohlen 5 Optional
Aktivität Beschreibung
Artikelprüfung abgeschlossen
Diese Aktivität steht für den Abschluss der Qualitäts- und Zustandsprüfung der retournierten Ware. Im Advanced Returns Management ist dies häufig ein expliziter Schritt, bei dem das Prüfergebnis erfasst und die anschließende Maßnahme festgelegt wird, etwa eine Erstattung oder Verschrottung.
Warum das wichtig ist

Dauer und Ergebnis der Prüfung wirken sich unmittelbar auf die Bearbeitungszeit der Erstattung und die Bestandsverwaltung aus. Diese Aktivität ist wichtig, um die Effizienz der Prüfung und notwendige Nacharbeit zu analysieren.

Woher beziehen

In SAP Advanced Returns Management (ARM) kann dies als explizites Ereignis aus der Prüftransaktion erfasst werden. Alternativ lässt sich die Aktivität aus einer Statusänderung der Retourenauftragsposition ableiten, die das Prüfergebnis anzeigt.

Erfassung

Die Aktivität wird aus Transaktionsprotokollen oder Statusänderungen zu den logistischen Folgeaktivitäten in ARM erfasst.

Ereignistyp explicit
Erstattung abgewickelt
Diese Aktivität markiert den letzten Schritt des Erstattungsprozesses: Die finanzielle Gutschrift wird ausgeglichen und die Zahlung an den Kunden gilt als erfolgt. Sie wird aus der Anlage eines Ausgleichsbelegs im Finanzmodul abgeleitet, der den offenen Gutschriftsbetrag auf dem Kundenkonto ausgleicht.
Warum das wichtig ist

Zu diesem Zeitpunkt erhält der Kunde tatsächlich seine Zahlung. Die Zeit vom Beginn der Retoure bis zu diesem Schritt beeinflusst die Kundenzufriedenheit maßgeblich und ist entscheidend für die Messung der SLA-Einhaltung.

Woher beziehen

Die Aktivität wird aus den Informationen zum Ausgleichsbeleg in der Einzelpostentabelle der Finanzbuchhaltung BSEG abgeleitet. Das Ausgleichsdatum (BSEG-AUGDT) im Kundenposten zur Gutschrift zeigt, wann die Erstattung abgewickelt wurde.

Erfassung

Die Aktivität wird abgeleitet, wenn im Buchhaltungsbeleg zur Gutschrift das Feld für das Ausgleichsdatum ausgefüllt ist.

Ereignistyp inferred
Gutschrift angelegt
Hier wird der offizielle Abrechnungsbeleg angelegt, der dem Kundenkonto den Wert des retournierten Artikels gutschreibt. Das Ereignis wird explizit erfasst, wenn die Gutschrift aus dem Gutschriftsantrag erstellt wird.
Warum das wichtig ist

Die Anlage der Gutschrift ist ein wichtiger finanzieller Meilenstein. Sie bestätigt den Erstattungsbetrag und gibt den Zahlungsprozess frei.

Woher beziehen

Die Aktivität wird erfasst, wenn in der Tabelle VBRK ein Abrechnungsbeleg mit der Belegkategorie „Gutschrift“ angelegt wird. Dieser ist in der Tabelle VBFA mit dem Gutschriftsantrag verknüpft.

Erfassung

Das Ereignis wird erfasst, wenn ein neuer Gutschriftsbeleg gespeichert wird, zum Beispiel über die Transaktion VF01.

Ereignistyp explicit
Gutschriftsantrag angelegt
Nach erfolgreicher Prüfung markiert diese Aktivität die Anlage eines Antrags auf Gutschrift für den Kunden. Erfasst wird sie als neues Verkaufsdokument, ein Gutschriftsantrag mit Bezug zum ursprünglichen Retourenauftrag.
Warum das wichtig ist

Damit beginnt die finanzielle Abwicklung der Retoure. Die Zeit von der Prüfung bis zu diesem Schritt zeigt, wie effizient die Übergabe von der Logistik an die Finanzabteilung erfolgt.

Woher beziehen

Die Aktivität wird erfasst, wenn in der Tabelle VBAK ein Verkaufsdokument mit der Belegkategorie „Gutschriftsantrag“ angelegt wird. Die Verknüpfung zur Retoure ist in der Belegflusstabelle VBFA hinterlegt.

Erfassung

Das Ereignis wird erfasst, wenn ein neuer Gutschriftsantrag gespeichert wird.

Ereignistyp explicit
Retourenantrag eingeleitet
Hier beginnt der Retourenprozess: Im System wird offiziell ein Retourenauftrag angelegt. Das Ereignis wird explizit erfasst, wenn in SAP S/4HANA ein neues Verkaufsdokument vom Typ Retourenauftrag gespeichert wird.
Warum das wichtig ist

Diese Aktivität markiert den offiziellen Beginn des Retourenfalls. Die Zeitspanne von diesem Ereignis bis zum Abschluss ist entscheidend, um die gesamte Zykluszeit der Retoure und die Customer Experience zu messen.

Woher beziehen

Dieses Ereignis wird explizit erfasst, wenn in der Tabelle VBAK ein Verkaufsdokument angelegt wird, dessen Belegkategorie (VBAK-VBTYP) einen Retourenauftrag kennzeichnet. Der Erstellungszeitpunkt steht in VBAK-ERDAT.

Erfassung

Das Ereignis wird erfasst, wenn ein neuer Retourenauftrag gespeichert wird, zum Beispiel über die Transaktion VA01.

Ereignistyp explicit
Retourenfall abgeschlossen
Dies ist die letzte Aktivität. Sie zeigt an, dass der Retourenprozess abgeschlossen ist und für den Fall keine weiteren Maßnahmen erwartet werden. Üblicherweise wird sie abgeleitet, wenn der Retourenauftrag im System den endgültigen Status „Abgeschlossen“ erreicht.
Warum das wichtig ist

Dieses Ereignis markiert das Ende des Prozesslebenszyklus und ermöglicht die Berechnung der gesamten End-to-End-Zykluszeit. Es bestätigt, dass der Fall vollständig bearbeitet wurde.

Woher beziehen

Die Aktivität wird abgeleitet, wenn der Gesamtstatus des Retourenauftrags in der Tabelle VBAK oder der Status seiner Positionen in VBAP den Zustand „Vollständig“ oder „Abgeschlossen“ erreicht. Maßgeblich ist die Konfiguration der Statusverwaltung im System.

Erfassung

Die Aktivität wird abgeleitet, wenn sich der Status des Retourenauftrags auf „Vollständig“ ändert.

Ereignistyp inferred
Ware im Lager eingegangen
Dieses Ereignis markiert den physischen Eingang des retournierten Artikels im Lager oder Bearbeitungszentrum. Es wird explizit erfasst, wenn für die Retourenlieferung ein Wareneingang gebucht und dadurch ein Materialbeleg angelegt wird.
Warum das wichtig ist

Dieser wichtige Meilenstein markiert den Beginn der Zeit für Prüfung und Entscheidung über die weitere Behandlung. Verzögerungen davor liegen im Einflussbereich des Kunden, danach sind sie intern bedingt.

Woher beziehen

Die Aktivität wird aus den Materialbelegtabellen MSEG und MKPF für die mit Retouren verknüpfte Wareneingangsbewegungsart erfasst. Das Buchungsdatum (MKPF-BUDAT) gibt den Ereigniszeitpunkt an.

Erfassung

Das Ereignis entspricht der Buchung eines Wareneingangs für die Retourenlieferung.

Ereignistyp explicit
Buchhaltungsbeleg angelegt
Dieses Ereignis tritt ein, wenn die Gutschrift erfolgreich in der Finanzbuchhaltung gebucht wird. Dabei entstehen die entsprechenden Hauptbucheinträge, sodass die Gutschrift auch aus buchhalterischer Sicht offiziell ist.
Warum das wichtig ist

Diese Aktivität bestätigt, dass die Gutschrift in das Finanzsystem übernommen wurde. Die Zeit zwischen der Anlage der Gutschrift und ihrer Buchung kann auf Probleme an der Schnittstelle zwischen Abrechnung und Finanzbuchhaltung hinweisen.

Woher beziehen

Die Aktivität wird erfasst, wenn in der Buchhaltungstabelle BKPF ein Belegkopf angelegt wird, der mit der Gutschrift in VBRK verknüpft ist (VBRK-BELNR).

Erfassung

Das Ereignis wird erfasst, sobald der Abrechnungsbeleg erfolgreich in der Finanzbuchhaltung gebucht wurde.

Ereignistyp explicit
Ersatzauftrag angelegt
Diese Aktivität steht für eine alternative Lösung: Statt einer Erstattung wird ein neuer Verkaufsauftrag angelegt, um dem Kunden einen Ersatzartikel zu senden. Erfasst wird sie, wenn ein neuer Verkaufsauftrag mit Bezug zur ursprünglichen Retoure angelegt wird.
Warum das wichtig ist

Diese Aktivität unterscheidet Retouren mit Erstattung von Retouren mit Ersatzlieferung. Für beide gelten unterschiedliche Prozessabläufe und Kundenergebnisse. Sie ist daher wichtig für die Variantenanalyse.

Woher beziehen

Die Aktivität wird erfasst, wenn in VBAK ein neues Verkaufsdokument angelegt wird, das in der Belegflusstabelle (VBFA) mit dem Retourenauftrag verknüpft ist.

Erfassung

Das Ereignis wird erfasst, wenn ein neuer Verkaufsauftrag gespeichert wird, der als Ersatzlieferung gekennzeichnet ist.

Ereignistyp explicit
Retoure abgelehnt
Dieses Ereignis zeigt an, dass der zurückgesendete Artikel die Kriterien der Retourenrichtlinie nicht erfüllt und der Erstattungs- oder Gutschriftsantrag abgelehnt wurde. Üblicherweise wird es nach der Prüfung durch einen bestimmten Status oder Ablehnungsgrund in der Retourenauftragsposition erfasst.
Warum das wichtig ist

Die Erfassung von Ablehnungen hilft dabei, die Einhaltung der Retourenrichtlinien zu analysieren und häufige Ablehnungsgründe zu erkennen. Sie bildet einen wichtigen Ausnahmeweg im Prozess.

Woher beziehen

Die Aktivität wird abgeleitet, wenn in der Retourenauftragsposition ein Ablehnungsgrund (VBAP-ABGRU) eingetragen oder während der Prüfung im Advanced Returns Management ein bestimmter Status zugewiesen wird.

Erfassung

Die Aktivität wird abgeleitet, wenn im Retourenbeleg eine Ablehnungsbegründung oder ein bestimmter Status „Abgelehnt“ für die Position eingetragen wird.

Ereignistyp inferred
Retourenauftrag freigegeben
Diese Aktivität steht für die formelle Freigabe des Retourenauftrags, durch die er in die nächste Phase übergehen kann. Sie wird üblicherweise aus einer Statusänderung im Kopf oder in der Position des Verkaufsdokuments abgeleitet, die anzeigt, dass bestehende Sperren aufgehoben wurden.
Warum das wichtig ist

Freigabeschritte können erhebliche Verzögerungen verursachen. Wenn Sie diese Aktivität verfolgen, erkennen Sie Engpässe in der anfänglichen Genehmigungsphase des Retourenprozesses.

Woher beziehen

Die Aktivität wird aus den Tabellen der Statusverwaltung oder aus Statusfeldern in den Tabellen VBAK oder VBAP abgeleitet. Eine Änderung des Freigabestatus oder die Aufhebung einer Liefersperre (VBAP-LIFSP) kann auf eine Freigabe hindeuten.

Erfassung

Die Aktivität wird aus einer Änderung der Statusfelder im Kopf oder in der Position des Retourenauftrags abgeleitet, die eine Freigabe anzeigt.

Ereignistyp inferred
Retourenlieferung angelegt
Diese Aktivität kennzeichnet die Anlage eines Anlieferungsbelegs, mit dem der physische Eingang der retournierten Ware verwaltet wird. Das System erfasst sie explizit als Anlage eines Lieferbelegs mit Bezug zum Retourenauftrag.
Warum das wichtig ist

Dieser Schritt ist ein wichtiger logistischer Meilenstein. Die Zeit zwischen der Freigabe der Retoure und der Anlage der Lieferung zeigt, wie effizient die Retoureninformationen an das Lager oder die Warenannahme übermittelt werden.

Woher beziehen

Die Aktivität wird erfasst, wenn in der Tabelle LIKP ein Lieferkopf angelegt wird, der über die Belegflusstabelle VBFA mit dem vorhergehenden Retourenauftrag verknüpft ist.

Erfassung

Das Ereignis wird erfasst, wenn ein neuer Retourenlieferbeleg gespeichert wird, zum Beispiel über die Transaktion VL01N.

Ereignistyp explicit
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