Prozessarchitektur: klare Strukturen, Zuständigkeiten und Governance

Eine Prozessarchitektur bietet eine strukturierte Übersicht über die Prozesse einer Organisation und ihre Beziehungen. Sie schafft eine einheitliche Grundlage, um Prozesse zu gruppieren, Zuständigkeiten festzulegen und Änderungen zu steuern. So erkennen Mitarbeitende, wie die Arbeit von der Strategie bis zur Umsetzung zusammenhängt.

Ein Diagramm der Prozessarchitektur zeigt die Hierarchie und ihre Verknüpfungen auf einen Blick. Es ist besonders hilfreich, wenn Teams gemeinsame Definitionen und Regeln für Zuständigkeiten festlegen. Fehlen diese, wird das Diagramm womöglich zu einer weiteren Momentaufnahme, die unterschiedlich interpretiert wird.

Die Ebenen lassen sich konfigurieren. Ein typisches Modell umfasst fünf Ebenen (L1–L5). Legen Sie fest, wofür die einzelnen Ebenen stehen, bevor Sie mit der Zuordnung beginnen. Verwenden Sie in Ihrer Organisation einheitliche Definitionen und ordnen Sie denselben Prozess nicht in verschiedenen Abteilungen unterschiedlichen Ebenen zu.

Ebene 1: Die übergeordneten Prozessgruppen der Organisation. Ebene 2: Die wesentlichen Prozesse innerhalb dieser Gruppen. Ebene 3: Die Aktivitäten oder Subprocesses eines Prozesses. Ebene 4: Die Tasks und Entscheidungen innerhalb dieser Aktivitäten. Ebene 5: Die detaillierten Schritte zur Ausführung eines Tasks.

Diese Definitionen geben Teams eine gemeinsame Orientierung, um von der Gesamtübersicht zu konkreten Arbeitsschritten zu gelangen. Halten Sie sie in der Architektur und den zugehörigen Unterlagen zu Fähigkeiten einheitlich.

Ein praxistaugliches Framework für die Prozessarchitektur legt fest, wie Sie Prozessinformationen strukturieren, Zuständigkeiten regeln und Inhalte pflegen. Definieren Sie:

Geltungsbereich: Welche Bereiche der Organisation und welche Prozesstypen sind eingeschlossen? Ebenen: Wofür steht jede Hierarchieebene, und wie wechseln Prozesse zwischen den Ebenen? Beziehungen: Wie stellen Sie Abhängigkeiten, Übergaben und Verknüpfungen mit Fähigkeiten oder Zielen dar? Zuständigkeiten: Wer pflegt die einzelnen Prozesse, und wer gibt Änderungen frei? Governance: Wie oft prüfen Sie Prozesse, und wodurch wird eine Aktualisierung ausgelöst? Änderungssteuerung: Wie schlagen Teams Änderungen vor, prüfen und geben sie frei und informieren darüber?

Dokumentieren Sie diese Entscheidungen, bevor Sie einen umfangreichen Katalog aufbauen. Ein kleiner Satz gemeinsamer Regeln erleichtert das Verständnis der Architektur, wenn sie wächst.

RACI klärt, wer für die Ausführung der Arbeit verantwortlich, für das Ergebnis rechenschaftspflichtig, beratend einzubeziehen und über Entscheidungen zu informieren ist. Bestimmen Sie für jeden Prozess eine rechenschaftspflichtige Person und legen Sie anschließend fest, welche Rollen an der Pflege oder Änderung beteiligt sind.

Halten Sie die Matrix praxisnah. Teilen sich zu viele Personen die Rechenschaftspflicht, können Entscheidungen länger dauern. Überprüfen Sie die Rollenzuweisungen, wenn sich Zuständigkeiten ändern, und stellen Sie sicher, dass die Prozessverantwortlichen wissen, wie sie Aktualisierungen beantragen.

Die Änderungssteuerung legt fest, wie aus einem vorgeschlagenen Prozessupdate eine freigegebene und kommunizierte Version wird. Ein praktikabler Ansatz klärt, wer Änderungen beantragen, prüfen und freigeben darf und wie die aktualisierte Prozessversion die betreffenden Personen erreicht.

Legen Sie Prüfzyklen passend zum Prozess und seinem Risiko fest. Bestimmen Sie außerdem Ereignisse, die eine Prüfung auslösen sollten, etwa Änderungen an Richtlinien, Systemen, Zuständigkeiten oder operativen Abläufen. Ziel ist nicht, um ihrer selbst willen zusätzliche Freigabeschritte einzuführen. Änderungen sollen nachvollziehbar sein und Teams mit dem aktuellen Prozess arbeiten.

Legen Sie zunächst den Geltungsbereich fest und erstellen Sie eine Liste der bekannten Prozesse. Ordnen Sie sie den vereinbarten Ebenen zu, benennen Sie Zuständige und halten Sie die Beziehungen zwischen den Prozessen fest. Prüfen Sie die Übersicht anschließend gemeinsam mit den Personen, die die Arbeit ausführen und steuern.

Die erste Version muss nicht alle Prozesse abdecken. Beginnen Sie mit einem Bereich, dokumentieren Sie Annahmen und Lücken und verfeinern Sie die Hierarchie im Zuge der Prüfung durch die Teams. Verknüpfen Sie die Übersicht mit Prozessmodellen und ergänzender Dokumentation, damit Sie von der Gesamtansicht zu den Details gelangen.

Erfahren Sie mehr über die Ebenen einer Enterprise-Prozessarchitektur

Prozessarchitektur bezeichnet die Methode: die von Ihnen festgelegte Hierarchie, Zuständigkeiten, Governance und Änderungssteuerung. Die Funktion für Enterprise-Prozessarchitektur ist eine Software, mit der Sie diese Methode umsetzen und pflegen können, einschließlich Modellen, Katalog und Governance-Workflows.

Diese Seite erläutert die Methode. Auf der Seite zur Funktion für Enterprise-Prozessarchitektur erfahren Sie, wie ProcessMind Sie dabei unterstützt.

Die Prozessarchitektur beschreibt, wie Sie Prozesse strukturieren und steuern. Process Mining nutzt Ereignisdaten, um zu zeigen, wie die Arbeit in der Praxis abläuft. Der Vergleich kann aufdecken, wo die tatsächliche Ausführung vom dokumentierten Prozess abweicht und wo eine genauere Untersuchung sinnvoll ist.

Nutzen Sie die Architektur als gemeinsame Referenz und analysieren Sie anschließend mit Prozessanalysen die operative Leistung und mögliche Verbesserungen.