Ihr Daten-Template für das Ausgabenmanagement

Der Aktivitätsname bezeichnet einen Prozessschritt, etwa „Spesenabrechnung eingereicht“, „Von Führungskraft genehmigt“ oder „Erstattung ausgeführt“. Diese Ereignisse bilden die Abfolge der Aktionen im Prozess.

Durch die Analyse dieser Aktivitäten lässt sich der Prozessablauf visualisieren, Engpässe zwischen Schritten erkennen und die Häufigkeit verschiedener Ergebnisse wie Genehmigungen oder Ablehnungen berechnen. So wird nachvollziehbar, was im Spesenmanagement geschieht.

Dieses Attribut ist entscheidend, um den Prozessablauf zu erstellen und die Abfolge der Ereignisse für jede Spesenabrechnung nachzuvollziehen.

Diese Information stammt aus Event Logs oder Transaktionsstatus im Brex-System. Möglicherweise müssen Statuscodes oder Ereignistypen verständlichen Bezeichnungen zugeordnet werden.

Der Ereigniszeitpunkt gibt für jede Aktivität im Prozess das genaue Datum und die genaue Uhrzeit an. Diese Zeitangabe ist eine Grundlage für Process Mining, denn sie legt die chronologische Reihenfolge der Ereignisse fest.

Anhand dieses Timestamps lassen sich Durchlaufzeiten zwischen Aktivitäten berechnen, Wartezeiten und Verzögerungen erkennen und die Prozessleistung über verschiedene Zeiträume hinweg analysieren. Er bildet die Grundlage für wichtige Kennzahlen wie „Durchschnittliche Prüfzeit durch Führungskräfte“ und „Verzögerung bis zur Erstattung“ und unterstützt so die Engpassanalyse und Leistungsüberwachung.

Der Timestamp ist für alle zeitbasierten Kennzahlen erforderlich, etwa für Durchlauf- und Wartezeiten, die entscheidend sind, um Verzögerungen zu erkennen.

Jeder Ereignis- oder Transaktionsdatensatz in Brex sollte einen Timestamp enthalten. Dieser ist in API-Antworten oder Datenexporten zu Spesenabrechnungen zu finden.

Die ID der Spesenabrechnung ist der zentrale Bezugspunkt im Spesenmanagement. Sie fasst alle zugehörigen Aktivitäten von der Erstellung und Einreichung bis zur Genehmigung und Erstattung in einem Case zusammen.

Im Process Mining ermöglicht diese ID die durchgängige Analyse des Verlaufs jeder Spesenabrechnung. Mit ihr lässt sich der genaue Prozesspfad rekonstruieren, die gesamte Durchlaufzeit messen, Nacharbeitsschleifen bei zurückgesendeten Abrechnungen erkennen und anhand von Prozessvarianten typische und außergewöhnliche Abläufe untersuchen.

Diese ID ist erforderlich, um den gesamten Verlauf einer Spesenabrechnung nachzuverfolgen und Durchlaufzeiten, Engpässe und Prozessabweichungen zu analysieren.

Diese primäre Kennung im Spesenmanagementmodul von Brex ist in der Regel in allen Datenexporten und API-Endpunkten zu Spesenabrechnungen verfügbar.

Dieses Attribut gibt die Geschäftseinheit an, der die einreichende Person angehört, etwa Vertrieb, Entwicklung oder Marketing. Es ist eine wichtige organisatorische Dimension für die Analyse.

Die Analyse nach Abteilung hilft, Prozessvarianten, Engpässe und Compliance-Probleme in bestimmten Unternehmensbereichen zu erkennen. So lässt sich beispielsweise feststellen, ob eine Abteilung deutlich mehr Ablehnungen oder längere Genehmigungszeiten aufweist als andere. Das kann auf gezielten Schulungsbedarf oder notwendige Prozessanpassungen hinweisen. Das Attribut ist außerdem wichtig für die Budgetüberwachung und Kostenverteilung nach Abteilung.

Ermöglicht den Vergleich der Prozessleistung verschiedener Geschäftseinheiten und hilft, abteilungsspezifische Probleme oder Trends zu erkennen.

Diese Information stammt üblicherweise aus dem Benutzerprofil in Brex, das häufig mit einem Personalinformationssystem synchronisiert wird.

Das Attribut „Ereignisbenutzer“ gibt die Person an, die für eine Aktivität verantwortlich war. Das kann die mitarbeitende Person sein, die die Abrechnung einreicht, die Führungskraft, die sie prüft, oder ein Mitglied der Finanzabteilung, das die Erstattung bearbeitet.

Dieses Attribut ist wichtig für die Analyse der Arbeitslast und der Leistung, etwa im Dashboard „Leistung und Arbeitslast der genehmigenden Personen“. Es zeigt, wer die meisten Abrechnungen bearbeitet, wer am schnellsten genehmigt und ob einzelne Personen zum Engpass im Prozess werden. So lässt sich die Arbeit ausgewogener verteilen und gezielte Unterstützung anbieten.

Gibt die für eine Aktion verantwortliche Person an und ermöglicht so die Analyse der Arbeitslast, die Leistungsverfolgung und die Ermittlung individueller Engpässe.

Diese Daten werden üblicherweise im Audit-Protokoll oder in der Ereignishistorie einer Spesenabrechnung in Brex erfasst.

Dieses Attribut gibt den Gesamtbetrag an, der in der Spesenabrechnung geltend gemacht wird. Es ist eine wichtige Finanzkennzahl, um Ausgabenmuster und die finanziellen Auswirkungen des Spesenprozesses zu verstehen.

Bei der Analyse können Sie Spesenabrechnungen nach Betragsklassen segmentieren, etwa in hohe und niedrige Beträge. Für diese können unterschiedliche Genehmigungswege oder Prüfungsintensitäten gelten. Das Attribut ist außerdem wichtig für die Finanzberichterstattung, die Budgetanalyse und die Ermittlung von Ausgabentrends nach Abteilung oder Kategorie.

Dieses Attribut ermöglicht Finanzanalysen, etwa die Ermittlung hoher Spesenabrechnungen, die möglicherweise genauer geprüft werden müssen oder längere Genehmigungszeiten haben.

Dieses Standardfeld ist jeder Spesenabrechnung in Brex zugeordnet. Sie finden es im Hauptobjekt der Spesenabrechnung in API-Antworten oder Exporten.

Dieses Attribut zeigt mit „true“ oder „false“ an, ob die automatische Richtlinienprüfung von Brex einen möglichen Verstoß festgestellt hat, etwa eine Ausgabe über dem Kategorienlimit oder einen fehlenden Beleg.

Die Markierung ist eine wichtige Grundlage für die Compliance-Analyse und die Kennzahl „Richtlinienverstoßquote“. Damit lassen sich nicht konforme Abrechnungen schnell filtern und ihre Auswirkungen auf Bearbeitungszeiten und Ablehnungsquoten untersuchen. Die Analyse dieser Abrechnungen hilft, Unternehmensrichtlinien zu präzisieren und Bereiche zu erkennen, in denen Mitarbeitende zusätzliche Orientierung benötigen.

Unterstützt die Überwachung der Compliance und hilft, die Auswirkungen von Richtlinienverstößen auf Prozesseffizienz und Nacharbeit zu quantifizieren.

Dabei handelt es sich wahrscheinlich um ein boolesches Feld oder eine Statusanzeige in den Spesendaten von Brex, die häufig von der Richtlinien-Engine verwaltet wird.

Der Status der Abrechnung zeigt, an welcher Stelle im Prozess sich die Spesenabrechnung gerade befindet, zum Beispiel „Genehmigung durch Führungskraft ausstehend“, „Genehmigt“, „Bezahlt“ oder „Abgelehnt“.

Dieses Attribut ist wichtig für die betriebliche Überwachung, insbesondere im Dashboard „Statusübersicht offener Spesenabrechnungen“. Führungskräfte und Finanzteams sehen damit schnell, wie hoch die aktuelle Arbeitslast ist, welche Abrechnungen in einem Status feststecken und welche Vorgänge Vorrang haben. Die Analyse der Verweildauer in den einzelnen Status hilft, Verzögerungen und Ineffizienzen im Prozess zu erkennen.

Zeigt den aktuellen Stand einer Spesenabrechnung im Workflow. Das ist wichtig für betriebliche Dashboards und die Statusüberwachung.

Dies ist ein wichtiges Statusfeld im Spesenabrechnungsobjekt in Brex.

Dieses Attribut erfasst den Freitext oder den vordefinierten Grund für die Ablehnung einer Spesenabrechnung. Anders als ein automatisiertes Richtlinienkennzeichen dokumentiert es eine manuelle Entscheidung durch eine genehmigende Person.

Die Analyse der Ablehnungsgründe ist wichtig, um Ursachen für Prozessfehler und Nacharbeit zu verstehen. Sie hilft dabei, häufige Fehler bei der Einreichung, unklare Richtlinien oder Missverständnisse bei Mitarbeitenden und Führungskräften zu erkennen. Diese Informationen können zur Verbesserung von Schulungsunterlagen und häufig gestellten Fragen beitragen und so die Ablehnungs- und Nacharbeitsquoten senken.

Erklärt, warum manuelle Ablehnungen erfolgen, und liefert konkrete Hinweise zur Verbesserung von Schulungen und zur Vermeidung künftiger Fehler.

In der Regel handelt es sich um ein Kommentarfeld, das genehmigende Personen in der Brex-Benutzeroberfläche beim Auswählen der Aktion „Ablehnen“ ausfüllen können.

Die Ausgabenkategorie ist eine Klassifizierung, die Mitarbeitende zur Beschreibung der Art einer Ausgabe auswählen. Sie dient der Buchhaltung, Budgetierung und Durchsetzung von Richtlinien.

Im Process Mining ermöglicht die Kategorisierung von Ausgaben eine detailliertere Prozessanalyse. So lässt sich beispielsweise feststellen, ob bestimmte Ausgabenkategorien wie internationale Reisen längere Genehmigungszyklen oder höhere Ablehnungsquoten aufweisen. Diese Analyse unterstützt die Anpassung von Richtlinien und Prozessen an bestimmte Ausgabenarten.

Ermöglicht die Analyse des Prozesses nach Ausgabenart und kann unterschiedliche Abläufe oder Engpässe bei verschiedenen Ausgabenkategorien aufzeigen.

Dies ist ein Standardfeld für einzelne Ausgabenpositionen. Enthält eine Abrechnung mehrere Kategorien, müssen diese auf Ebene der Spesenabrechnung zusammengefasst werden.

Dieses Attribut zeigt, ob eine Aktivität automatisch vom System ausgeführt wurde, etwa eine automatisierte Richtlinienprüfung, oder von einer Person, zum Beispiel bei einer manuellen Genehmigung.

Die Unterscheidung zwischen automatisierten und manuellen Aktivitäten ist entscheidend, um den Automatisierungsgrad des Prozesses zu verstehen. Sie hilft dabei, die Wirksamkeit regelbasierter Systeme zu bewerten und weitere Automatisierungsmöglichkeiten zu erkennen. So lässt sich beispielsweise ermitteln, wie viele Abrechnungen automatisch genehmigt werden und wie viele manuelles Eingreifen erfordern. Das liefert eine Grundlage, um die durchgängige Verarbeitung ohne manuelle Eingriffe auszubauen.

Hilft, den Automatisierungsgrad des Prozesses zu messen und zu erkennen, welche Schritte von Personen und welche vom System ausgeführt werden.

Dieses Attribut wird üblicherweise anhand des Benutzers ermittelt, der einem Ereignis zugeordnet ist. Systemgenerierte Ereignisse sind häufig mit einem generischen Benutzer wie „system“ oder „bot“ verknüpft.

Dieses berechnete boolesche Attribut misst, ob eine gängige bewährte Vorgehensweise eingehalten wird: alle erforderlichen Belege vor dem Einreichen einer Spesenabrechnung zur Prüfung anzuhängen. Es erhält den Wert „true“, wenn die Aktivität „Belege angehängt“ bei einem Fall vor der Aktivität „Spesenabrechnung eingereicht“ stattfindet.

Das Kennzeichen unterstützt direkt das Dashboard „Einhaltung der Belegpflicht und Auswirkungen“ sowie die KPI „Einhaltung der Belegpflicht“. Mit diesem Attribut lässt sich ermitteln, wie häufig Belege verspätet oder gar nicht eingereicht werden und wie sich dies auf den Prozess auswirkt, etwa durch Verzögerungen, Ablehnungen und Nacharbeit.

Misst die Einhaltung der Vorgaben zur Einreichung von Belegen und hilft, eine häufige Ursache für Verzögerungen und Ablehnungen zu erkennen.

Dieses Attribut wird im Process-Mining-Tool berechnet, indem die Timestamps der Aktivitäten „Belege angehängt“ und „Spesenabrechnung eingereicht“ innerhalb jedes Falls verglichen werden.

Während das Kennzeichen für Richtlinienverstöße angibt, dass ein Verstoß vorliegt, erklärt dieses Attribut den Grund dafür. Es enthält Details zu der konkreten Regel, gegen die verstoßen wurde, zum Beispiel „Mahlzeitenlimit von 50 $ überschritten“ oder „Beleg für Ausgaben über 25 $ erforderlich“.

Diese Detailtiefe ist für das Dashboard „Analyse von Richtlinienverstößen und Nacharbeit“ besonders wertvoll. Sie ermöglicht eine Ursachenanalyse, indem die häufigsten Verstoßarten ermittelt werden. Daraus lassen sich gezielte Maßnahmen ableiten, etwa eine Richtlinie verständlicher zu formulieren, Mitarbeitende daran zu erinnern oder automatisierte Systemregeln anzupassen.

Zeigt die Ursachen von Richtlinienverstößen auf und ermöglicht gezielte Verbesserungen an Richtlinien, Schulungen und Systemkonfigurationen.

Diese Informationen finden Sie in Brex in den Compliance- oder Prüfvermerken zu einer gekennzeichneten Ausgabe.

Während StartTime (EventTime) den Beginn einer Aktivität markiert, kennzeichnet EndTime deren Abschluss. Das ist besonders relevant für Aktivitäten mit einer Dauer, etwa „Prüfung durch Führungskraft gestartet“ und „Von Führungskraft genehmigt“.

Sind für eine Aktivität sowohl Start- als auch Endzeit vorhanden, lässt sich ihre Verarbeitungszeit genau berechnen und von der vorausgehenden Wartezeit abgrenzen. So können Sie messen, wie lange die eigentliche Arbeit dauert. Das ist ein wichtiger Bestandteil der Engpassanalyse.

Ermöglicht die genaue Berechnung der Verarbeitungszeit von Aktivitäten, getrennt von Wartezeiten, und verbessert so die Engpassanalyse.

EndTime entspricht häufig der StartTime der nächsten Aktivität in der Abfolge. Bei Aktivitäten mit festgelegter Dauer kann es sich auch um ein eigenes Feld in den Quelldaten handeln.

Dieses berechnete boolesche Attribut kennzeichnet die effizientesten Prozessinstanzen. Es erhält nur dann den Wert „true“, wenn eine Spesenabrechnung den gesamten Prozess von der Einreichung bis zur endgültigen Genehmigung durchläuft, ohne abgelehnt oder zur Überarbeitung zurückgesendet zu werden.

Es bildet die Grundlage für die KPI „Genehmigungsquote im ersten Durchlauf“, eine wichtige Kennzahl für Prozessqualität und Effizienz. Eine hohe Quote deutet darauf hin, dass Mitarbeitende vollständige, richtlinienkonforme Abrechnungen einreichen und der Genehmigungsprozess klar gestaltet ist. Eine Analyse der Merkmale von Abrechnungen, die nicht im ersten Durchlauf genehmigt werden, hilft dabei, Reibungspunkte und Fehlerquellen im Prozess zu finden.

Misst die Qualität der Ersteinreichungen und die Effizienz des Kern-Workflows, indem Abrechnungen ermittelt werden, die den Prozess ohne Probleme durchlaufen.

Dieses Attribut wird in der Process-Mining-Plattform berechnet. Dazu wird die Aktivitätsabfolge jedes Falls daraufhin geprüft, ob Ablehnungen oder Überarbeitungen vorkommen.

Dieses Attribut gibt das Land des Hauptbüros oder der Kostenstelle der beschäftigten Person an. Für international tätige Unternehmen ist es eine wichtige Dimension für Vergleichsanalysen.

Eine Analyse nach Ländern kann regionale Unterschiede bei Prozessleistung, Compliance-Quoten oder Ausgabeverhalten sichtbar machen. So können Genehmigungen in einem Land aufgrund lokaler Vorschriften oder anderer Führungsstrukturen länger dauern. Diese Erkenntnisse helfen dabei, Prozesse weltweit zu standardisieren und zugleich lokale Anforderungen zu berücksichtigen.

Ermöglicht den Vergleich von Prozessleistung und Compliance in verschiedenen geografischen Regionen. Das ist für international tätige Unternehmen besonders wichtig.

Die Information stammt aus dem Profil der beschäftigten Person in Brex und wird häufig mit einem zentralen HR-System synchronisiert.

Dieses Attribut gibt an, wie aktuell die analysierten Daten sind. Es erfasst Datum und Uhrzeit des letzten erfolgreichen Datenexports aus Brex.

Der Zeitpunkt der letzten Datenaktualisierung hilft Benutzern einzuschätzen, wie aktuell die Erkenntnisse sind. So können sie beurteilen, ob die Dashboards den neuesten Betriebsstand oder ältere Daten zeigen und wie genau die Analyse den aktuellen Zustand abbildet.

Informiert Benutzer über die Aktualität der Daten, die für fundierte und aktuelle betriebliche Entscheidungen entscheidend ist.

Dieser Timestamp wird vom Datenexport-Tool oder -Prozess nach einem erfolgreichen Datenabruf aus Brex erstellt.

Dieses boolesche Attribut wird aus dem Prozessablauf abgeleitet. Es erhält den Wert „true“, wenn der Verlauf einer Spesenabrechnung die Aktivität „Abrechnung zur Überarbeitung zurückgesendet“ enthält. So lassen sich Fälle, in denen Nacharbeit erforderlich war, einfach kennzeichnen und analysieren.

Das Kennzeichen dient zur Berechnung der KPI „Nacharbeitsquote bei Spesenabrechnungen“ und speist das Dashboard „Analyse von Richtlinienverstößen und Nacharbeit“. Damit können Sie Fälle vergleichen, die den Prozess ohne Unterbrechung durchlaufen, und solche, die zurückgesendet werden. So lassen sich Zeitaufwand und Kosten der Nacharbeit quantifizieren.

Kennzeichnet Spesenabrechnungen, bei denen zusätzliche Arbeit und Korrekturen erforderlich waren, und ermöglicht die Analyse der Ursachen und Kosten der Nacharbeit.

Dieses Attribut ist im Quellsystem nicht vorhanden. Es wird berechnet, indem geprüft wird, ob die Aktivitätsabfolge eines Falls „Abrechnung zur Überarbeitung zurückgesendet“ oder eine ähnliche Nacharbeitsaktivität enthält.

Dieses Attribut gibt den Namen der Person an, in deren Namen die Spesenabrechnung eingereicht wurde. Während „Ereignisbenutzer“ angibt, wer eine Aktion ausgeführt hat, bezeichnet „Name der mitarbeitenden Person“ die Person, auf die sich der Case der Spesenabrechnung bezieht.

Damit lassen sich Ausgaben pro Person nachverfolgen. So können Sie Personen ermitteln, deren Abrechnungen häufig gegen Richtlinien verstoßen oder wiederholt abgelehnt werden. Das kann auf zusätzlichen Schulungsbedarf hinweisen. Außerdem lassen sich Ausgabenmuster verschiedener Personen oder Rollen im Unternehmen nachvollziehen.

Gibt an, wem die Spesenabrechnung zuzuordnen ist, und ermöglicht die Analyse der Einreichungsqualität und Compliance auf Ebene einzelner Mitarbeitender.

Diese grundlegende Information ist in jeder Spesenabrechnung enthalten und mit dem Benutzerprofil der erstellenden Person in Brex verknüpft.

Dieses Attribut gibt die Herkunft der Prozessdaten an, in diesem Fall „Brex“. Es ist wichtig für Data Governance und Rückverfolgbarkeit, insbesondere wenn Daten aus mehreren Systemen für eine umfassende Prozesssicht zusammengeführt werden.

Bei der Analyse können Sie damit Daten filtern und segmentieren, wenn mehrere Quellsysteme beteiligt sind. So lassen sich Kennzahlen und Prozessabläufe anhand ihrer Herkunft korrekt interpretieren. Bei einer Sicht auf ein einzelnes System bestätigt das Attribut die Datenquelle.

Gibt wichtige Informationen zur Datenherkunft und ermöglicht Rückverfolgbarkeit sowie die korrekte Filterung von Daten in Umgebungen mit mehreren Systemen.

Ein statischer Wert, „Brex“, der üblicherweise beim Datenexport und der Transformation hinzugefügt wird.

Das Attribut „Währung“ gibt die Einheit des Gesamtbetrags an, zum Beispiel USD, EUR oder GBP. Es ist wichtig für korrekte Finanzanalysen, insbesondere in multinationalen Unternehmen mit mehreren Währungen.

Dieses Attribut stellt sicher, dass Finanzdaten richtig interpretiert werden. Es ermöglicht die korrekte Zusammenfassung und den Vergleich von Spesenbeträgen, für die häufig eine Umrechnung in eine gemeinsame Berichtswährung erforderlich ist. So wird verhindert, dass Geldbeträge in unterschiedlichen Währungen fälschlich addiert werden.

Sichert die Genauigkeit von Finanzdaten bei mehreren Währungen und ermöglicht die korrekte Zusammenfassung und Berichterstattung von Spesenbeträgen.

Dieses Feld ist in den Spesendaten von Brex üblicherweise neben dem Betragsfeld verfügbar.

Dieses Attribut unterscheidet zwischen Ausgaben, die mit einer von Brex ausgegebenen Firmenkarte bezahlt wurden, und Auslagen von Mitarbeitenden, für die eine Erstattung erforderlich ist.

Diese Unterscheidung ist wichtig, da sich der Prozess je nach Zahlungsmethode erheblich unterscheiden kann. Bei Transaktionen mit Firmenkarten folgen möglicherweise Prüfungs- und Abstimmungsschritte, während Erstattungen einen Antrags- und Auszahlungsprozess durchlaufen. Eine Analyse nach Zahlungsmethode hilft, Probleme in den jeweiligen Abläufen zu erkennen und gezielt zu beheben.

Ablauf und erforderliche Schritte unterscheiden sich häufig bei Ausgaben mit Firmenkarte und Erstattungen für private Auslagen. Daher ist dieses Attribut für die Variantenanalyse besonders wichtig.

Diese Information ist in den Transaktionsdaten von Brex enthalten.