Ihre Template für Spesenmanagement-Daten

Der Activity Name beschreibt einen Schritt im Prozess, wie zum Beispiel „Spesenabrechnung eingereicht“, „Manager genehmigt“ oder „Erstattung ausgeführt“. Diese Events bilden die Abfolge von Aktionen, die den Prozessfluss ausmachen.

Die Analyse dieser Aktivitäten ermöglicht die Visualisierung der Prozesslandkarte, die Identifizierung von Engpässen zwischen den Schritten und die Berechnung der Häufigkeiten für verschiedene Ergebnisse wie Genehmigungen oder Ablehnungen. Sie ist die Grundlage für das Verständnis dessen, was während des Spesenmanagementprozesses geschieht.

Dieses Attribut ist entscheidend für den Aufbau der Prozesslandkarte und das Verständnis der Abfolge von Events, die jeder Spesenbericht durchläuft.

Diese Informationen werden aus Event Logs oder Transaktionsstatus innerhalb des Brex-Systems abgeleitet. Es kann erforderlich sein, Statuscodes oder Event-Typen auf benutzerfreundliche Namen abzubilden.

Event Time liefert das genaue Datum und die Uhrzeit für jede Aktivität im Prozess. Diese temporale Information ist grundlegend für das Process Mining, da sie die chronologische Reihenfolge der Ereignisse festlegt.

Dieser Zeitstempel wird verwendet, um Zykluszeiten zwischen Aktivitäten zu berechnen, Wartezeiten und Verzögerungen zu identifizieren und die Prozessleistung über verschiedene Zeiträume hinweg zu analysieren. Er treibt wichtige Kennzahlen wie „Durchschnittliche Manager-Prüfzeit“ und „Erstattungs-Ausführungsverzögerung“ an und unterstützt direkt die Engpassanalyse und Leistungsüberwachung.

Der Timestamp ist wesentlich für die Berechnung aller zeitbasierten Metriken, wie Zykluszeiten und Wartezeiten, die für die Identifizierung von Verzögerungen entscheidend sind.

Jeder Ereignis- oder Transaktionsdatensatz in Brex sollte einen zugehörigen Zeitstempel haben. Dieser ist in API-Antworten oder Datenexporten für Spesenabrechnungen zu finden.

Die Spesenabrechnungs-ID ist der Eckpfeiler des Spesenmanagementprozesses. Sie gruppiert alle zugehörigen Aktivitäten, von der Erstellung und Einreichung über die Genehmigung bis zur Erstattung, in einem einzigen Case.

Im Process Mining ermöglicht diese ID die End-to-End-Analyse der Reise jeder Spesenabrechnung. Sie wird verwendet, um den genauen Weg, den ein Bericht genommen hat, zu rekonstruieren, gesamte Zykluszeiten zu messen, Nacharbeitsschleifen zu identifizieren, wenn Berichte zur Überarbeitung zurückgesendet werden, und Prozessvarianten zu analysieren, um gängige und außergewöhnliche Abläufe zu verstehen.

Diese ID ist entscheidend für die Verfolgung des vollständigen Lebenszyklus eines Spesenberichts und ermöglicht die Analyse von Zykluszeiten, Engpässen und Prozessabweichungen.

Dies ist ein primärer Identifikator im Spesenmanagement-Modul von Brex, typischerweise verfügbar in allen Spesenbericht-bezogenen Datenexporten und API-Endpunkten.

Der Berichtsstatus bietet einen Überblick darüber, wo sich der Spesenbericht aktuell im Prozess befindet, zum Beispiel 'Wartet auf Genehmigung des Managers', 'Genehmigt', 'Bezahlt' oder 'Abgelehnt'.

Dieses Attribut ist entscheidend für die operative Überwachung, insbesondere für das Dashboard 'Status offener Spesenabrechnungen'. Es ermöglicht Managern und Finanzteams, die aktuelle Arbeitslast schnell zu erkennen, Berichte zu identifizieren, die in einem bestimmten Status festhängen, und ihre Maßnahmen zu priorisieren. Die Analyse der Verweildauer in jedem Status hilft, Prozessverzögerungen und Ineffizienzen genau zu bestimmen.

Liefert einen aktuellen Überblick über die Position eines Spesenberichts im Workflow, was für operative Dashboards und die Statusüberwachung unerlässlich ist.

Dies ist ein wichtiges Statusfeld am Spesenberichtsobjekt innerhalb von Brex.

Das Attribut Event User identifiziert die spezifische Person, die für eine Activity verantwortlich ist. Dies könnte der Mitarbeiter sein, der den Bericht einreicht, der Manager, der ihn prüft, oder das Finanzteammitglied, das die Erstattung bearbeitet.

Dieses Attribut ist unerlässlich für die Arbeitslastanalyse und Leistungsverfolgung, wie im Dashboard „Genehmiger-Performance & Arbeitslast“ zu sehen ist. Es hilft zu identifizieren, welche Genehmiger die meisten Berichte bearbeiten, wer die schnellsten Genehmigungszeiten hat und ob es Personen gibt, die einen Engpass im Prozess darstellen könnten. Dies ermöglicht eine ausgewogenere Arbeitsverteilung und gezielte Unterstützung, wo sie benötigt wird.

Identifiziert die spezifische Person, die für eine Aktion verantwortlich ist, was eine Arbeitslastanalyse, Leistungsverfolgung und Engpassidentifizierung auf individueller Ebene ermöglicht.

Diese Daten werden typischerweise im Audit Trail oder in der Event History eines Spesenberichts in Brex erfasst.

Dieses Attribut stellt den Gesamtbetrag dar, der im Spesenbericht beansprucht wird. Es ist eine kritische Finanzmetrik, um Ausgabenmuster und die finanziellen Auswirkungen des Spesenprozesses zu verstehen.

In der Analyse kann der Gesamtbetrag verwendet werden, um Spesenberichte in verschiedene Wertebereiche zu segmentieren, wie z. B. hochwertige versus geringwertige Berichte, die unterschiedliche Genehmigungswege oder Prüfungsstufen aufweisen können. Es ist auch unerlässlich für die Finanzberichterstattung, Budgetanalyse und die Identifizierung von Ausgabentrends nach Abteilung oder Kategorie.

Dieses Attribut ermöglicht Finanzanalysen, wie die Identifizierung hochwertiger Spesenberichte, die möglicherweise einer genaueren Prüfung bedürfen oder längere Genehmigungszeiten aufweisen.

Dies ist ein Standardfeld, das jedem Spesenbericht in Brex zugeordnet ist. Es ist im Hauptobjekt des Spesenberichts in API-Antworten oder Exporten zu finden.

Dieses Attribut identifiziert die Geschäftsabteilung, z. B. Vertrieb, Engineering oder Marketing, der der einreichende Mitarbeiter angehört. Es ist eine wichtige organisatorische Dimension für die Analyse.

Die Analyse von Daten nach Abteilungen hilft, Prozessvariationen, Engpässe oder Compliance-Probleme zu identifizieren, die für bestimmte Teile der Organisation spezifisch sind. Zum Beispiel kann sie aufzeigen, ob eine Abteilung eine deutlich höhere Ablehnungsquote oder längere Genehmigungszeiten als andere hat, was auf die Notwendigkeit gezielter Schulungen oder Prozessanpassungen hinweist. Sie ist auch entscheidend für die Abteilungsbudgetierung und Kostenverteilung.

Ermöglicht das Filtern und Vergleichen der Prozessleistung über verschiedene Geschäftseinheiten hinweg, was hilft, abteilungsspezifische Probleme oder Trends zu identifizieren.

Diese Informationen stammen üblicherweise aus dem Mitarbeiterprofil in Brex, das oft aus einem HR-Informationssystem synchronisiert wird.

Dieses Attribut ist ein einfacher Wahr- oder Falsch-Indikator, der gesetzt wird, wenn die automatisierte Richtlinien-Engine von Brex eine potenzielle Verletzung erkennt, wie z. B. eine Spese, die ein Kategorielimit überschreitet, oder einen fehlenden Beleg.

Dieses Flag ist grundlegend für die Compliance-Analyse und die Basis für den KPI 'Richtlinienverstoß-Rate'. Es ermöglicht eine schnelle Filterung von nicht-konformen Berichten, um deren Auswirkungen auf Bearbeitungszeiten und Ablehnungsquoten zu verstehen. Die Analyse dieser markierten Berichte hilft, Unternehmensrichtlinien zu verfeinern und Bereiche zu identifizieren, in denen Mitarbeiter mehr Anleitung benötigen.

Unterstützt direkt die Compliance-Überwachung und hilft, die Auswirkungen von Richtlinienverstößen auf die Prozesseffizienz und Nacharbeiten zu quantifizieren.

Dies ist wahrscheinlich ein boolesches Feld oder ein Statusindikator innerhalb der Spesenberichtsdaten in Brex, oft verwaltet von dessen Policy Engine.

Dieses Attribut erfasst den Freitext oder den vordefinierten Grund, der bei der Ablehnung eines Spesenberichts angegeben wird. Dies unterscheidet sich von einer automatisierten Richtlinienkennzeichnung und stellt eine manuelle Entscheidung eines Genehmigers dar.

Die Analyse der Ablehnungsgründe ist entscheidend für das Verständnis der Ursachen von Prozessfehlern und Nacharbeiten. Sie hilft, häufige Einreichungsfehler, unklare Richtlinien oder Missverständnisse bei Mitarbeitern oder Managern zu identifizieren. Diese Informationen können zur Verbesserung von Schulungsmaterialien und FAQs verwendet werden, um letztendlich die Ablehnungs- und Nacharbeitsquoten zu reduzieren.

Erklärt, warum manuelle Ablehnungen auftreten, und liefert direktes Feedback, das zur Verbesserung der Benutzerschulung und zur Reduzierung zukünftiger Fehler genutzt werden kann.

Dies ist typischerweise ein Kommentarfeld, das Genehmiger ausfüllen können, wenn sie die Aktion 'Ablehnen' in der Brex-Benutzeroberfläche ausführen.

Dieses berechnete boolesche Attribut ist darauf ausgelegt, die Einhaltung einer gängigen Best Practice zu messen: das Anhängen aller notwendigen Belege vor der Einreichung eines Spesenberichts zur Überprüfung. Es wird auf 'true' gesetzt, wenn die Activity 'Belege angehängt' vor der Activity 'Spesenabrechnung eingereicht' für einen bestimmten Case stattfindet.

Dieses Flag unterstützt direkt das Dashboard 'Belegeinhaltung & Auswirkungen' und den KPI 'Belege-Anhang-Einhaltung'. Die Analyse dieses Attributs hilft zu quantifizieren, wie oft verspätete oder fehlende Belege auftreten und dieses Verhalten mit Prozessergebnissen wie Verzögerungen, Ablehnungen und Nacharbeiten zu korrelieren.

Misst die Compliance mit den Richtlinien zur Belegeinreichung und hilft, eine häufige Ursache für Prozessverzögerungen und Ablehnungen zu identifizieren.

Dies wird innerhalb des Process Mining Tools berechnet, indem die Timestamps der Activities 'Belege angehängt' und 'Spesenabrechnung eingereicht' innerhalb jedes Cases verglichen werden.

Während das Richtlinienverstoß-Flag anzeigt, dass ein Verstoß aufgetreten ist, liefert dieses Attribut das 'Warum'. Es enthält Details über die spezifische Regel, die verletzt wurde, wie 'Mahlzeitlimit von 50 $ überschritten' oder 'Beleg erforderlich für Spesen über 25 $'.

Dieser Detailgrad ist von unschätzbarem Wert für das Dashboard 'Richtlinienverstoß- & Nacharbeitsanalyse'. Er ermöglicht eine Ursachenanalyse durch Identifizierung der häufigsten Verstoßarten. Diese Erkenntnis kann gezielte Maßnahmen vorantreiben, wie die Klärung einer spezifischen Richtlinie, das Senden von Erinnerungen an Mitarbeiter oder die Anpassung automatischer Systemregeln.

Liefert die Ursache für Richtlinienverstöße und ermöglicht gezielte Verbesserungen an Richtlinien, Benutzer-Schulungen und Systemkonfigurationen.

Diese Informationen wären im Compliance- oder Prüfnotizen-Bereich verfügbar, der mit einer markierten Spese in Brex verknüpft ist.

Die Zykluszeit ist eine berechnete Metrik, die die End-to-End-Dauer für jeden Spesenabrechnungsfall misst. Sie wird typischerweise als die Differenz zwischen dem Zeitstempel des ersten Ereignisses (z. B. „Spesenabrechnung erstellt“) und dem letzten Ereignis (z. B. „Erstattung ausgeführt“ oder „Buchung verbucht“) berechnet.

Dies ist eine der grundlegendsten KPIs zur Messung der gesamten Prozesseffizienz, die das Dashboard „Spesenabrechnung End-to-End-Zykluszeit“ direkt unterstützt. Die Analyse der Zykluszeit hilft, langwierige Fälle zu identifizieren, Trends in der Prozessleistung zu verstehen und die Auswirkungen von Prozessverbesserungsinitiativen zu messen.

Dies ist ein wichtiger Key Performance Indicator, der die Gesamtgeschwindigkeit und Effizienz des Spesenmanagementprozesses von Anfang bis Ende misst.

Dies wird innerhalb des Process Mining Tools berechnet, indem der früheste Event Timestamp vom spätesten Event Timestamp für jeden Case subtrahiert wird.

Während StartTime (EventTime) den Beginn einer Activity markiert, kennzeichnet EndTime ihren Abschluss. Dies ist am relevantesten für Activities, die eine Dauer haben, wie 'Managerprüfung gestartet' und 'Manager genehmigt'.

Das Vorhandensein sowohl einer Start- als auch einer Endzeit für eine Activity ermöglicht die präzise Berechnung ihrer Bearbeitungszeit, trennt sie von der Wartezeit, die ihr vorausgeht. Dies hilft bei der genauen Messung, wie lange die eigentliche Arbeitsausführung dauert, was ein Schlüsselbestandteil der Engpassanalyse ist.

Ermöglicht die Berechnung präziser Bearbeitungszeiten für Aktivitäten, die sich von Wartezeiten unterscheiden, und führt zu einer genaueren Engpassanalyse.

EndTime ist oft die StartTime der nächsten Aktivität in der Sequenz. Es kann auch ein dediziertes Feld in den Quelldaten für Aktivitäten mit einer definierten Dauer sein.

Dieses berechnete boolesche Attribut identifiziert die effizientesten Prozessinstanzen. Es wird nur dann auf 'true' gesetzt, wenn ein Spesenbericht den gesamten Prozess von der Einreichung bis zur endgültigen Genehmigung durchläuft, ohne jemals abgelehnt oder zur Überarbeitung zurückgesendet zu werden.

Dies ist die Basis für den KPI 'Erfolgsquote bei erster Genehmigung', ein Schlüsselmaß für Prozessqualität und -effizienz. Eine hohe Quote deutet darauf hin, dass Mitarbeiter hochwertige, konforme Berichte einreichen und dass der Genehmigungsprozess unkompliziert ist. Die Analyse der Merkmale von Berichten, die die Erstgenehmigung nicht bestehen, hilft, Reibungs- und Fehlerquellen im Prozess genau zu bestimmen.

Misst die Qualität der ersten Einreichungen und die Effizienz des Kern-Workflows, indem Berichte identifiziert werden, die reibungslos durchlaufen.

Dieses Attribut wird innerhalb der Process Mining Plattform berechnet, indem die Activity-Sequenz für jeden Case analysiert wird, um das Fehlen von Ablehnungs- oder Überarbeitungsaktivitäten zu prüfen.

Dieses Attribut identifiziert, ob eine Activity automatisch vom System ausgeführt wurde, wie eine automatisierte Richtlinienprüfung, oder von einem menschlichen Benutzer, wie eine manuelle Genehmigung.

Die Unterscheidung zwischen automatisierten und manuellen Aktivitäten ist entscheidend, um den Automatisierungsgrad im Prozess zu verstehen. Es hilft bei der Bewertung der Effektivität regelbasierter Systeme und der Identifizierung von Möglichkeiten zur weiteren Automatisierung. Zum Beispiel kann es zeigen, wie viele Berichte automatisch genehmigt werden im Vergleich zu denen, die manuelle Eingriffe erfordern, und somit Bemühungen zur Steigerung der Touchless-Verarbeitung leiten.

Hilft, den Automatisierungsgrad im Prozess zu messen und zu identifizieren, welche Schritte von Menschen im Vergleich zum System ausgeführt werden.

Dies wird typischerweise durch Überprüfung des mit einem Event verknüpften Benutzers abgeleitet. Systemgenerierte Events sind oft mit einem generischen 'System'- oder 'Bot'-Benutzer verknüpft.

Dieses boolesche Attribut wird vom Prozessfluss abgeleitet. Es wird auf 'true' gesetzt für jeden Spesenbericht, der die Activity 'Bericht zur Überarbeitung gesendet' in seiner Historie enthält. Dies bietet eine einfache Möglichkeit, Cases zu markieren und zu analysieren, die Nacharbeit durchlaufen haben.

Dieses Flag wird verwendet, um den KPI 'Nacharbeitsquote bei Spesenabrechnungen' zu berechnen und das Dashboard 'Richtlinienverstoß- & Nacharbeitsanalyse' zu speisen. Es ermöglicht einen einfachen Vergleich zwischen Cases, die reibungslos durch den Prozess laufen, und solchen, die zurückgesendet werden, und hilft so, den Zeit- und Kostenaufwand für Nacharbeiten zu quantifizieren.

Identifiziert Spesenabrechnungen, die zusätzlichen Aufwand und Korrekturen erforderten, was eine Analyse der Ursachen und Kosten von Nacharbeiten ermöglicht.

Dieses Attribut ist nicht im Quellsystem vorhanden. Es wird berechnet, indem geprüft wird, ob die Abfolge der Activities für einen Case 'Bericht zur Überarbeitung gesendet' oder ähnliche Nacharbeitsaktivitäten enthält.

Dieses Attribut gibt das Land des Hauptbüros oder der Kostenstelle des Mitarbeiters an. Für globale Unternehmen ist dies eine wesentliche Dimension für die vergleichende Analyse.

Die Analyse des Prozesses nach Ländern kann regionale Unterschiede in der Prozessleistung, den Compliance-Raten oder dem Ausgabeverhalten aufzeigen. Zum Beispiel könnten Genehmigungszeiten in einem Land aufgrund lokaler Vorschriften oder unterschiedlicher Managementstrukturen länger sein. Diese Erkenntnis ist wertvoll, um Prozesse global zu standardisieren und gleichzeitig lokalen Bedürfnissen Rechnung zu tragen.

Ermöglicht die Analyse der Prozessleistung und Compliance über verschiedene geografische Regionen hinweg, was für multinationale Organisationen entscheidend ist.

Stammt aus den Profilinformationen des Mitarbeiters in Brex, die oft mit einem zentralen HR-System synchronisiert werden.

Dieses Attribut gibt die Aktualität der analysierten Daten an. Es zeichnet Datum und Uhrzeit der letzten erfolgreichen Datenextraktion aus Brex auf.

Die Kenntnis der letzten Datenaktualisierungszeit ist für Benutzer entscheidend, um die Aktualität der Erkenntnisse zu verstehen. Es hilft ihnen zu bestimmen, ob die Dashboards den aktuellsten Stand der Operationen widerspiegeln oder ob sie auf älteren Daten basieren, wodurch Erwartungen an die Echtzeitgenauigkeit der Analyse gemanagt werden.

Informiert Benutzer über die Aktualität der Daten, was entscheidend ist, um genaue, aktuelle operative Entscheidungen zu treffen.

Dieser Timestamp wird vom Datenextraktions-Tool oder -Prozess am Ende eines erfolgreichen Datenabrufs von Brex generiert.

Dieses Attribut gibt den Namen des Mitarbeiters an, in dessen Namen der Spesenbericht eingereicht wurde. Während Event User identifiziert, wer eine Aktion durchgeführt hat, identifiziert Employee Name den Gegenstand des Spesenbericht-Case.

In der Analyse ermöglicht dies die Verfolgung von Spesen auf Pro-Mitarbeiter-Basis. Es kann helfen, Personen zu identifizieren, die häufig Berichte mit Richtlinienverstößen einreichen oder deren Berichte konsequent abgelehnt werden, was auf einen Bedarf an zusätzlicher Schulung hinweist. Es hilft auch, Ausgabenmuster für verschiedene Mitarbeiter oder Rollen innerhalb der Organisation zu verstehen.

Identifiziert den Eigentümer der Spesenabrechnung und ermöglicht eine Analyse der Einreichungsqualität und Compliance auf individueller Mitarbeiterebene.

Dies ist eine grundlegende Information in jedem Spesenbericht, verknüpft aus dem Benutzerprofil des Erstellers in Brex.

Dieses Attribut identifiziert den Ursprung der Prozessdaten, der in diesem Kontext 'Brex' ist. Es ist wichtig für Data Governance und Nachvollziehbarkeit, insbesondere in Umgebungen, in denen Daten aus mehreren Systemen für eine umfassende Prozessansicht kombiniert werden könnten.

In der Analyse hilft es, Daten zu filtern und zu segmentieren, wenn mehrere Quellsysteme involviert sind, um sicherzustellen, dass Metriken und Prozesslandkarten korrekt basierend auf ihrem Ursprung interpretiert werden. Für eine Einzelsystemansicht dient es als ständige Validierung der Datenquelle.

Bietet wesentlichen Kontext zur Datenherkunft, gewährleistet die Nachvollziehbarkeit und ermöglicht eine korrekte Datenfilterung in Multi-System-Umgebungen.

Dies ist ein statischer Wert, 'Brex', der typischerweise während der Datenextraktions- und Transformationsphase hinzugefügt wird.

Die Spesenkategorie ist eine Klassifikation, die vom Mitarbeiter gewählt wird, um die Art der Spese zu beschreiben. Dies wird für Buchhaltung, Budgetierung und Richtliniendurchsetzung verwendet.

Im Process Mining ermöglicht die Kategorisierung von Spesen eine detailliertere Sicht auf den Prozess. Es kann helfen zu bestimmen, ob bestimmte Spesenkategorien, wie internationale Reisen, längere Genehmigungszyklen oder höhere Ablehnungsquoten aufweisen. Diese Analyse unterstützt die Verfeinerung von Richtlinien und Prozessen für spezifische Ausgabenarten.

Ermöglicht die Analyse des Prozesses basierend auf der Art der Ausgaben, was unterschiedliche Verhaltensweisen oder Engpässe für verschiedene Spesenarten aufzeigen kann.

Dies ist ein Standardfeld für Spesenpositionen, das auf Spesenberichtsebene aggregiert werden müsste, wenn ein Bericht mehrere Kategorien enthält.

Das Attribut Währung gibt die Einheit des Gesamtbetrags an, wie zum Beispiel USD, EUR oder GBP. Dies ist entscheidend für eine genaue Finanzanalyse, insbesondere für multinationale Unternehmen, die mit mehreren Währungen arbeiten.

Dieses Attribut stellt sicher, dass Finanzdaten korrekt interpretiert werden. Es ermöglicht die ordnungsgemäße Aggregation und den Vergleich von Spesenbeträgen, wobei oft eine Umrechnung in eine gemeinsame Berichtswährung erforderlich ist. Es verhindert den Analysefehler, Geldbeträge aus verschiedenen Währungen zu summieren.

Gewährleistet finanzielle Genauigkeit in einer Multicurrency-Umgebung und ermöglicht eine korrekte Aggregation und Berichterstattung von Spesenwerten.

Dieses Feld ist typischerweise neben dem Betragsfeld in den Spesenberichtsdaten von Brex verfügbar.

Dieses Attribut unterscheidet zwischen Spesen, die über eine von Brex ausgestellte Firmenkarte abgerechnet werden, und solchen, die ein Mitarbeiter aus eigener Tasche bezahlt hat und eine Erstattung erfordern.

Diese Unterscheidung ist wichtig, da der Prozess je nach Zahlungsmethode erheblich variieren kann. Firmenkartentransaktionen können einem Verifizierungs- und Abgleichprozess folgen, während Erstattungen einem Anspruchs- und Auszahlungsprozess unterliegen. Die Analyse nach Zahlungsmethode kann helfen, Probleme zu isolieren, die für jeden Fluss einzigartig sind, und diese unabhängig voneinander zu optimieren.

Der Prozessfluss und die erforderlichen Schritte unterscheiden sich oft für Firmenkartenausgaben im Vergleich zu Barauslagen-Erstattungen, was dies zu einem Schlüsselattribut für die Variantenanalyse macht.

Diese Informationen sind den Transaktionsdaten innerhalb von Brex inhärent.