Ihr Daten-Template für Revenue Cycle Management

Das Billing Event dient als primäre Case-Kennung und verknüpft alle Aktivitäten von der Erfassung der Belastung bis zum Abschluss des Kontos für eine bestimmte abrechenbare Leistung. Es bildet den gesamten Lebenszyklus eines einzelnen Claims oder einer Patientenrechnung ab.

Im Process Mining ermöglicht die Analyse des Verlaufs jedes Billing Events einen umfassenden Blick auf den Umsatzzyklus. Sie hilft, typische Prozesspfade, Abweichungen und Bottlenecks zu erkennen, die einzelne Claims beeinflussen. Diese Detailtiefe ist entscheidend, um die Prozessleistung zu verstehen und konkrete Verbesserungsbereiche zu bestimmen, etwa Verzögerungen bei der Einreichung von Claims oder der Verbuchung von Zahlungen.

Dies ist die zentrale Case ID, die alle zugehörigen Aktivitäten des Umsatzzyklus verbindet und die durchgängige Nachverfolgung des Prozesses für jede abrechenbare Position ermöglicht.

Dies ist üblicherweise der Primärschlüssel aus der zentralen Tabelle für Abrechnungs- oder Claim-Transaktionen in Waystar. Den konkreten Tabellen- und Feldnamen entnehmen Sie bitte der Waystar-Dokumentation.

Dieses Attribut beschreibt die einzelnen Aktivitäten, aus denen der durchgängige Umsatzzyklus besteht. Jeder Wert steht für einen bestimmten Schritt, Meilenstein oder Task eines Abrechnungsereignisses, etwa das Erstellen eines Claims, den Eingang einer Ablehnung oder das Verbuchen einer Zahlung.

Die Analyse der Reihenfolge und Häufigkeit dieser Aktivitäten bildet die Grundlage des Process Mining. Sie ermöglicht die Visualisierung der Prozesslandkarte, die Erkennung von Nachbearbeitungsschleifen, etwa „Claim Denied“ gefolgt von „Claim Corrected“, sowie die Messung der Übergangszeiten zwischen den Schritten. Das ist entscheidend, um Prozesseffizienz und Compliance zu verstehen.

Dieses Attribut definiert die Schritte in der Prozesslandkarte und ist damit grundlegend für die Visualisierung und Analyse des Workflows im Umsatzzyklus.

Erzeugt aus Event Logs, Statusänderungsdatensätzen oder Transaktionstypen in den Claim- und Abrechnungsmodulen von Waystar.

Der Event Timestamp erfasst den exakten Zeitpunkt, zu dem eine Aktivität stattgefunden hat. Dieser Timestamp ist entscheidend, um Ereignisse chronologisch zu ordnen und Zeitspannen zwischen verschiedenen Prozessschritten zu berechnen.

In der Prozessanalyse dienen Timestamps zur Berechnung wichtiger Leistungskennzahlen wie Durchlauf-, Warte- und Bearbeitungszeiten. Beispielsweise bestimmt die Differenz zwischen dem Timestamp von „Claim Submitted“ und dem von „Payment Posted“ die gesamte Zahlungszykluszeit. Genaue Timestamps sind für die Bottleneck-Analyse und die Leistungsüberwachung unerlässlich.

Timestamps sind erforderlich, um Ereignisse zu ordnen, Durchlaufzeiten zu berechnen und die Prozessleistung zu analysieren. Sie bilden das zeitliche Fundament der Analyse.

Dies ist ein Standardfeld, das mit nahezu jedem Transaktions- oder Statusänderungsdatensatz in Waystar verknüpft ist und häufig „Creation Date“, „Transaction Date“ oder ähnlich heißt.

Dieses Attribut enthält einen Timestamp für den Zeitpunkt, zu dem die Daten zuletzt aus dem Quellsystem extrahiert wurden. Es handelt sich nicht um den Zeitpunkt des Geschäftsereignisses, sondern um den Zeitpunkt, zu dem der Datensatz für die Analyse abgerufen wurde.

Diese Information ist für Data Governance und das Verständnis der Aktualität der Daten in der Process-Mining-Analyse entscheidend. Sie zeigt, ob aktuelle Informationen vorliegen, und ist für die Verwaltung inkrementeller Datenladungen unerlässlich.

Sorgt für Transparenz über die Aktualität des Datensatzes. Das ist für eine genaue und zeitnahe Berichterstattung und Analyse von großer Bedeutung.

Dieser Timestamp wird üblicherweise während der Datenaufnahme vom ETL-Prozess (Extract, Transform, Load) erzeugt und jeder Zeile hinzugefügt.

Dieses Attribut identifiziert das Quellsystem, das die Ereignisdaten erzeugt hat. In einer komplexen IT-Landschaft können Ereignisse des Umsatzzyklus aus verschiedenen Waystar-Modulen oder sogar aus integrierten externen Systemen wie einem Electronic Health Record (EHR) stammen.

Das Verständnis des Quellsystems ist wichtig für die Datenvalidierung, die Fehlerbehebung und die Analyse von Prozessvarianten, die durch unterschiedliche Systemverhalten entstehen können. Es hilft, Prozessprobleme der richtigen Anwendung oder Schnittstelle zuzuordnen.

Identifiziert die Herkunft der Daten. Das ist entscheidend für Data Governance, Qualitätssicherung und das Verständnis von Prozessvarianten in unterschiedlichen Systemen.

Dies ist häufig ein statischer Wert („Waystar“), der während der Datenextraktion ergänzt wird, oder lässt sich aus bestimmten Modulen oder Tabellen des Systems ableiten.

Der Billed Amount entspricht dem Bruttobetrag der für den Patienten erbrachten Leistungen, bevor Anpassungen, vertragliche Nachlässe oder Zahlungen berücksichtigt werden. Er ist der ursprüngliche Wert des beim Kostenträger eingereichten Claims.

Dieses Attribut ist für die Finanzanalyse und das Verständnis des durch den Prozess fließenden Geldwerts entscheidend. Es kann verwendet werden, um Analysen nach Claim-Wert zu segmentieren, Trends bei den Beträgen verschiedener Leistungen zu erkennen und die finanziellen Auswirkungen von Prozessineffizienzen wie Ablehnungen oder Zahlungsverzögerungen zu berechnen. Für die meisten Finanz-Dashboards ist es eine grundlegende Kennzahl.

Stellt den Gesamtwert eines Claims dar und ermöglicht die Analyse der finanziellen Auswirkungen von Prozessverzögerungen, Ablehnungen und Anpassungen.

Ein Standardfeld für Finanzdaten auf dem Claim- oder Erfassungsbildschirm für Belastungen in Waystar.

Der Claim Status zeigt zu jedem Zeitpunkt, an welcher Stelle sich ein bestimmtes Abrechnungsereignis im Umsatzzyklus befindet. Er gibt den zuletzt erreichten Meilenstein an, etwa ob ein Claim gesendet wurde, vom Kostenträger geprüft wird, bezahlt oder zurückgewiesen wurde.

Dieses Attribut ist für Finanzberichte und das operative Management entscheidend. Im Process Mining hilft es, den aktuellen Zustand aller offenen Cases zu verstehen und zu analysieren, wie lange Cases in bestimmten Status verbleiben, etwa in „Pending Payer Adjudication“. Es unterstützt direkt das Dashboard „Offene Salden und Altersstruktur“.

Bietet eine aktuelle Sicht auf alle laufenden Claims und ermöglicht die Analyse von Bottlenecks sowie die Priorisierung der Arbeit.

Ein Standardfeld im Claim- oder Abrechnungsdatensatz in Waystar, das aktualisiert wird, während der Claim den Zyklus durchläuft.

Wenn ein Kostenträger einen Claim ablehnt, übermittelt er einen Begründungscode für die Zurückweisung. Diese Codes können auf fehlende Informationen, nicht abgedeckte Leistungen oder Codierungsfehler hinweisen. Dieses Attribut erfasst den jeweiligen Code.

Die Analyse der Codes für Ablehnungsgründe ist grundlegend für die Verbesserung des Umsatzzyklus. Sie ermöglicht es der Organisation, die Ursachen von Ablehnungen zu erkennen, etwa häufige Fehler einer bestimmten Abteilung oder Probleme mit den Anforderungen eines bestimmten Kostenträgers. Diese Daten bilden die Grundlage für das Dashboard „Claim-Ablehnungsquote und -gründe“ und sind entscheidend, um Strategien zur Vermeidung künftiger Ablehnungen und zur Verbesserung der Erstzahlungsquote zu entwickeln.

Dieses Attribut ist für die Ursachenanalyse von Claim-Ablehnungen unerlässlich. Es ermöglicht gezielte Maßnahmen, um Umsatzverluste und Nachbearbeitung zu reduzieren.

Wird im Claim-Datensatz erfasst, wenn ein Ablehnungsereignis eintritt. Diese Information wird vom Kostenträger in der Zahlungsmitteilung übermittelt.

Service Type klassifiziert die Art der für den Patienten erbrachten abrechenbaren Leistung. Verschiedene Leistungsarten haben häufig unterschiedliche Abrechnungscodes, Erstattungssätze und Prozesskomplexitäten.

Dieses Attribut ermöglicht eine detaillierte Analyse des Umsatzzyklus nach klinischer Abteilung oder Leistungsbereich. Es hilft bei Fragen wie: „Bei welchen Leistungsbereichen kommt es zu den meisten Verzögerungen in der Abrechnung?“ oder „Sind die Ablehnungsquoten bei chirurgischen Eingriffen höher als bei Beratungen?“ Das ist entscheidend für die Leistungsanalyse von Abteilungen und gezielte Prozessverbesserungen.

Ermöglicht die Analyse der Prozessleistung nach klinischer Abteilung oder Leistungsbereich und macht Unterschiede bei Effizienz und Rentabilität sichtbar.

Üblicherweise aus Verfahrenscodes (CPT/HCPCS) abgeleitet oder mit der Abteilung verknüpft, die die Leistung in Waystar erbracht hat.

Dieses Attribut identifiziert den konkreten Kostenträger, etwa ein Versicherungsunternehmen, ein staatliches Programm wie Medicare oder eine andere Stelle, die für die Prüfung und Bezahlung des Claims verantwortlich ist. Jeder Kostenträger kann eigene Anforderungen an die Einreichung, Zahlungsfristen und Ablehnungsmuster haben.

Die Analyse nach dem Namen des Kostenträgers ist entscheidend, um Kostenträger mit den längsten Zahlungszyklen, den höchsten Ablehnungsquoten oder den komplexesten Prozessen zu erkennen. So können Organisationen ihre Strategien anpassen, Nachfassaktionen bei problematischen Kostenträgern priorisieren und bessere Verträge aushandeln.

Die Segmentierung des Prozesses nach Kostenträger ist entscheidend, um kostenträgerspezifische Bottlenecks, Ablehnungsgründe und Zahlungsverzögerungen zu erkennen.

Zu finden in den Claim- oder Abrechnungsdaten, verknüpft mit den Versicherungsinformationen des Patienten in Waystar.

Der Outstanding Balance entspricht dem aktuellen Forderungsbetrag für ein bestimmtes Abrechnungsereignis. Er wird als abgerechneter Betrag abzüglich der bis dahin verbuchten Zahlungen und Anpassungen berechnet.

Dies ist eine zentrale Finanzkennzahl für die Steuerung des Cashflows und der Forderungen. Sie ist das wichtigste Attribut für das Dashboard „Offene Salden und Altersstruktur“. Damit kann die Organisation Gesamtforderungen verfolgen, Konten mit hohen Salden erkennen und Einziehungsmaßnahmen priorisieren. Die Entwicklung dieses Werts über die Zeit zeigt die Wirksamkeit des Einziehungsprozesses.

Misst direkt die offenen Forderungen und ist damit entscheidend für Cashflow-Steuerung, die Priorisierung von Einziehungen und die Bewertung der finanziellen Lage.

Dies ist üblicherweise ein berechnetes Feld in den Reporting-Modulen von Waystar (Billed Amount - Paid Amount - Adjustments). Wenn kein direktes Feld verfügbar ist, muss der Wert möglicherweise während der Datenextraktion berechnet werden.

Der Adjusted Amount entspricht der Summe aller finanziellen Anpassungen des Saldos eines Abrechnungsereignisses. Dazu gehören vertragliche Nachlässe aufgrund von Vereinbarungen mit Kostenträgern sowie andere Abschreibungen oder Korrekturen.

Dies ist eine wichtige Kennzahl für das Dashboard „Anpassungsquote und Auswirkungen auf Konten“. Die Summierung dieses Betrags nach Begründungscodes oder Kostenträgern zeigt die finanziellen Auswirkungen von Umsatzverlusten. Sie hilft, Verluste zu quantifizieren und eine wirtschaftliche Grundlage für die Beseitigung der Ursachen von Anpassungen zu schaffen.

Quantifiziert den Umsatzbetrag, der durch Abschreibungen und Anpassungen verloren geht, und macht die finanziellen Auswirkungen von Abrechnungsproblemen und Vertragsbedingungen sichtbar.

Stammt aus finanziellen Anpassungstransaktionen in Waystar. Für ein einzelnes Abrechnungsereignis kann die Summierung mehrerer Anpassungseinträge erforderlich sein.

Dieses Attribut erfasst den kumulierten Betrag, der für ein Abrechnungsereignis erfolgreich eingezogen wurde. Dazu gehören Zahlungen primärer und sekundärer Kostenträger sowie Zahlungen des Patienten.

Paid Amount ist eine zentrale Ergebniskennzahl des Umsatzzyklus. Sie dient dazu, den endgültigen Ertrag aus den abgerechneten Beträgen zu berechnen und die Wirksamkeit des gesamten Prozesses zu messen. Der Vergleich von Billed Amount und Paid Amount zeigt die finanzielle Leistung und macht Bereiche mit Umsatzverlusten sichtbar. Das Attribut ist für Dashboards zur Wirksamkeit der Einziehung und zur allgemeinen finanziellen Lage unerlässlich.

Misst die tatsächlich eingezogenen Zahlungseingänge und ist damit eine zentrale Ergebniskennzahl für die Bewertung des Erfolgs des gesamten Umsatzzyklus.

Abgeleitet aus Zahlungstransaktionen, die in Waystar mit dem Claim verknüpft sind. Dafür kann die Summierung mehrerer Zahlungsdatensätze erforderlich sein.

Wenn sich der Kontosaldo aus einem anderen Grund als einer Zahlung ändert, etwa aufgrund eines vertraglichen Nachlasses oder einer Abschreibung, dokumentiert ein Adjustment Reason Code den Grund. Dieses Attribut erfasst diesen Code.

Die Analyse dieser Codes ist für das Dashboard „Anpassungsquote und Auswirkungen auf Konten“ entscheidend. Sie hilft, die Ursachen von Umsatzverlusten zu erkennen, etwa häufige vertragliche Anpassungen bei bestimmten Kostenträgern oder Abschreibungen aufgrund von Abrechnungsfehlern. Das Verständnis dieser Gründe ist der erste Schritt, um vermeidbare Umsatzverluste zu reduzieren.

Erklärt, warum Umsätze angepasst oder abgeschrieben wurden, und liefert wichtige Erkenntnisse zu Umsatzverlusten und zur Leistung von Verträgen mit Kostenträgern.

Mit Anpassungstransaktionen im Modul für Zahlungsverarbeitung oder Forderungen von Waystar verknüpft.

Payer Type fasst einzelne Kostenträger anhand ihrer Art in übergeordneten Kategorien zusammen. Dadurch entsteht eine höher aggregierte Sicht als beim konkreten Payer Name.

Dieses Attribut eignet sich für strategische Analysen und Berichte. Es ermöglicht der Führungsebene, Leistungstrends über wichtige Kostenträgerkategorien hinweg zu verstehen, etwa durch den Vergleich staatlicher Kostenträger mit privaten Versicherern. Die Ergebnisse können strategische Entscheidungen zu Verträgen mit Kostenträgern und zur Ressourcenverteilung unterstützen.

Ermöglicht eine übergeordnete Analyse, indem Kostenträger in Kategorien wie Commercial oder Government gruppiert werden, die häufig ein unterschiedliches Zahlungsverhalten und eigene Regeln haben.

Üblicherweise durch Zuordnung des Payer Name zu einer vordefinierten Kategorienliste abgeleitet. Diese Logik kann in Waystar vorhanden sein oder muss während der Datentransformation erstellt werden.

Dieses Attribut ist die eindeutige Kennung des Patienten, der mit dem Abrechnungsereignis verbunden ist. Es verknüpft die Finanztransaktion mit der Person, die die Behandlung erhalten hat.

Während das Billing Event den Case bildet, ermöglicht die Patient ID eine patientenzentrierte Analyse. Damit lassen sich wiederkehrende Patienten erkennen, der durchgängige finanzielle Verlauf eines Patienten über mehrere Besuche hinweg verstehen und Zusammenhänge zwischen bestimmten Patientendemografien, Zahlungsproblemen oder höheren Ablehnungsquoten analysieren. So können alle Abrechnungsaktivitäten einer Person zusammengeführt werden.

Ermöglicht eine patientenzentrierte Analyse und zeigt den gesamten finanziellen Verlauf einer Person über mehrere Abrechnungsereignisse hinweg.

Ein Standardfeld im Claim- oder Patientenregistrierungsdatensatz in Waystar oder ein aus einem EHR verknüpftes Feld.

Patient Class kategorisiert die Art des Patientenkontakts, die häufig Abrechnungsregeln und Erstattungssätze bestimmt. Übliche Klassen sind Inpatient, Outpatient und Emergency.

Die Analyse des Umsatzzyklus nach Patient Class kann deutliche Prozessunterschiede sichtbar machen. Claims für stationäre Behandlungen sind beispielsweise häufig komplexer und haben längere Zahlungszyklen als Claims für ambulante Behandlungen. Diese Segmentierung ist wichtig, um realistische Leistungsziele festzulegen und Prozessverbesserungen auf die Anforderungen der jeweiligen Klasse auszurichten.

Hilft, den Prozess nach der Komplexität des Behandlungskontakts zu segmentieren, etwa stationär gegenüber ambulant. Diese Komplexität steht häufig mit unterschiedlichen Abrechnungsregeln und Durchlaufzeiten in Zusammenhang.

Ein Standardfeld in den Patientenregistrierungs- oder Behandlungsdaten in Waystar oder im Quell-EHR.

Dieses Attribut identifiziert den konkreten Mitarbeiter oder Systembenutzer, der eine bestimmte Aktivität im Prozess ausgeführt hat. Es kann beispielsweise zeigen, welcher Mitarbeiter der Abrechnung einen Claim eingereicht oder welcher Sachbearbeiter einen Folgeanruf eingeleitet hat.

Die Analyse nach Benutzer hilft, die Arbeitsverteilung, die individuelle Leistung und den Schulungsbedarf zu verstehen. Sie kann zeigen, ob bestimmte Benutzer höhere Fehlerquoten aufweisen oder Ablehnungen effizienter bearbeiten. Das ist für Teammanagement und Qualitätskontrolle in der Abteilung für den Umsatzzyklus wertvoll.

Ordnet Prozessschritten Verantwortlichkeiten zu, ermöglicht die Leistungsanalyse auf Einzel- oder Teamebene und zeigt Schulungsmöglichkeiten auf.

Zu finden im Audit Trail oder in den Transaktionsprotokollen für Ereignisse in Waystar, häufig unter „UserID“, „ProcessedBy“ oder einer ähnlichen Bezeichnung.

Dieses berechnete boolesche Attribut gibt an, ob ein Claim ohne zwischenzeitliche negative Ereignisse wie eine Ablehnung, Zurückweisung oder Anforderung zusätzlicher Informationen bezahlt wurde. Der Wert „true“ steht für einen reibungslosen und effizienten Prozess für diesen Claim.

Dieses Attribut unterstützt direkt die KPI „Erstzahlungsquote“, eine zentrale Kennzahl für die Effizienz des gesamten Umsatzzyklus. Die Analyse der Merkmale von Claims, die nicht im ersten Durchlauf bezahlt werden, etwa nach Kostenträger oder Leistungsart, hilft, die wichtigsten Ursachen für Nachbearbeitung und Zahlungsverzögerungen zu erkennen. Eine Verbesserung dieser Quote führt zu schnellerem Cashflow und geringeren Betriebskosten.

Misst direkt die Qualität der Abrechnung und Claim-Verarbeitung. Eine hohe Erstzahlungsquote weist auf einen effizienten Prozess mit wenig Nachbearbeitung hin.

Dies ist ein abgeleitetes Attribut, das während der Datentransformation berechnet wird. Die Logik prüft, ob ein Ereignis „Payment Posted“ auftritt, ohne dass ihm Ereignisse wie „Claim Denied“ oder „Account Adjusted“ vorausgehen.

Das Payment Due Date ist das vom Leistungserbringer festgelegte oder durch Verträge mit Kostenträgern vorgegebene Datum, bis zu dem die Zahlung eingegangen sein sollte. Es dient als Referenz für die Messung der Zahlungspünktlichkeit.

Dieses Attribut ist für das Dashboard „Offene Salden und Altersstruktur“ unerlässlich. Es wird verwendet, um das Alter von Forderungen zu berechnen und sie in Zeiträume wie „0–30 Tage“, „31–60 Tage“ und weitere Kategorien einzuordnen. Diese Altersstrukturanalyse ist eine gängige Finanzpraxis zur Verwaltung von Forderungen und zur Priorisierung von Einziehungen bei überfälligen Konten.

Liefert die Grundlage für die Berechnung der Altersstruktur von Forderungen. Das ist entscheidend für das Forderungsmanagement und das Verständnis der Pünktlichkeit von Zahlungseingängen.

Zu finden im Rechnungs- oder Claim-Datensatz. Der Wert kann anhand des Rechnungsdatums und der Zahlungsbedingungen berechnet werden.

Diese Kennzahl, auch als „Charge Lag“ bezeichnet, misst die Effizienz des vorgelagerten Abrechnungsprozesses. Sie wird als Zeitdifferenz zwischen dem Ereignis „Service Provided/Completed“ und dem Ereignis „Charges Captured“ oder „Claim Created“ berechnet.

Dieses Attribut unterstützt direkt das Dashboard „Service To Invoice Cycle Time“. Verzögerungen in diesem Prozessabschnitt, dem sogenannten Charge Lag, verschieben den Beginn des Zahlungszyklus und verzögern dadurch den Cashflow. Die Überwachung hilft sicherzustellen, dass alle Services zeitnah und korrekt abgerechnet werden. So vermeiden Sie Umsatzverluste und beschleunigen den gesamten Revenue Cycle.

Misst die Effizienz der vorgelagerten Abrechnung. Die Reduzierung dieses „Charge Lag“ ist entscheidend, um den gesamten Revenue Cycle zu beschleunigen und nicht erfasste Gebühren zu vermeiden.

Wird während der Datentransformation berechnet, indem der Timestamp des Service-Ereignisses vom Timestamp des Ereignisses zur Gebührenerfassung oder Claim-Erstellung abgezogen wird.