Ihr Daten-Template für das Forderungsmanagement

Der Abrechnungsvorgang dient als zentrale Case-ID. Er verknüpft alle Aktivitäten von der Erfassung der Gebühren bis zum Kontenabschluss für eine bestimmte abrechenbare Leistung. Er bildet den gesamten Lebenszyklus eines einzelnen Anspruchs oder einer Patientenrechnung ab.

Beim Process Mining ermöglicht die Analyse jedes Abrechnungsvorgangs einen umfassenden Überblick über den Erlöszyklus. So lassen sich häufige Prozesspfade, Abweichungen und Engpässe erkennen, die einzelne Ansprüche betreffen. Diese Detailtiefe ist entscheidend, um die Prozessleistung zu verstehen und konkrete Verbesserungsmöglichkeiten zu finden, etwa Verzögerungen bei der Einreichung von Ansprüchen oder der Verbuchung von Zahlungen.

Dies ist die zentrale Case-ID, die alle zusammengehörigen Aktivitäten im Erlöszyklus verknüpft. So lässt sich der gesamte Prozess für jede abrechenbare Position nachvollziehen.

In der Regel ist dies der Primärschlüssel aus der zentralen Abrechnungs- oder Anspruchstransaktionstabelle in Waystar. Die genaue Tabelle und den Feldnamen finden Sie in der Waystar-Dokumentation.

Dieses Attribut beschreibt die einzelnen Aktivitäten, aus denen der gesamte Erlöszyklusprozess besteht. Jeder Wert steht für einen eigenen Schritt, Meilenstein oder eine Aufgabe bei einem Abrechnungsvorgang, etwa einen Anspruch erstellen, eine Ablehnung erhalten oder eine Zahlung verbuchen.

Die Analyse der Abfolge und Häufigkeit dieser Aktivitäten bildet die Grundlage des Process Mining. Sie ermöglicht die Visualisierung des Prozessmodells, das Erkennen von Schleifen zur erneuten Bearbeitung (zum Beispiel „Anspruch abgelehnt“ gefolgt von „Anspruch korrigiert“) und die Messung der Übergangszeiten zwischen den Schritten. Das ist entscheidend, um Prozesseffizienz und Compliance zu verstehen.

Dieses Attribut legt die Schritte im Prozessmodell fest. Es bildet die Grundlage für die Visualisierung und Analyse des Workflows im Erlöszyklus.

Erstellt aus Event Logs, Statusänderungsdatensätzen oder Transaktionstypen in den Anspruchs- und Abrechnungsmodulen von Waystar.

Der Ereignis-Timestamp hält den genauen Zeitpunkt einer Aktivität fest. Er ist entscheidend, um Ereignisse chronologisch zu ordnen und die Dauer zwischen verschiedenen Prozessschritten zu berechnen.

Bei der Prozessanalyse dienen Timestamps zur Berechnung wichtiger Leistungskennzahlen wie Zyklus-, Warte- und Verarbeitungszeiten. So ergibt sich beispielsweise aus der Differenz zwischen dem Timestamp „Anspruch eingereicht“ und „Zahlung verbucht“ die gesamte Zahlungszykluszeit. Genaue Timestamps sind für die Engpassanalyse und die Leistungsüberwachung unerlässlich.

Timestamps sind erforderlich, um Ereignisse zu ordnen, Zykluszeiten zu berechnen und die Prozessleistung zu analysieren. Sie bilden die zeitliche Grundlage der Analyse.

Dies ist ein Standardfeld, das zu fast jedem Transaktions- oder Statusänderungsdatensatz in Waystar gehört. Es heißt häufig „Erstellungsdatum“, „Transaktionsdatum“ oder ähnlich.

Dieses Attribut enthält den Timestamp des letzten Datenexports aus dem Quellsystem. Er gibt nicht an, wann das Geschäftsvorfall stattgefunden hat, sondern wann der Datensatz zur Analyse abgerufen wurde.

Diese Information ist wichtig für Data Governance und um die Aktualität der Daten in der Process-Mining-Analyse einzuschätzen. Benutzer sehen damit, ob sie mit aktuellen Informationen arbeiten. Außerdem ist der Timestamp für die Verwaltung inkrementeller Datenladungen erforderlich.

Macht die Aktualität des Datensatzes transparent. Das ist wichtig für genaue und zeitnahe Berichte und Analysen.

Dieser Timestamp wird in der Regel während der Datenübernahme vom ETL-Prozess (Extract, Transform, Load) erzeugt und jeder Zeile hinzugefügt.

Dieses Attribut gibt an, aus welchem Quellsystem die Ereignisdaten stammen. In einer komplexen IT-Landschaft können Ereignisse im Erlöszyklus aus verschiedenen Waystar-Modulen oder aus integrierten externen Systemen wie einem elektronischen Patientenaktensystem (EHR) stammen.

Das Quellsystem zu kennen, ist wichtig für die Datenvalidierung, die Fehlerbehebung und das Verständnis von Prozessabweichungen, die durch unterschiedliches Systemverhalten entstehen können. So lassen sich Prozessprobleme der richtigen Anwendung oder Schnittstelle zuordnen.

Gibt die Herkunft der Daten an. Das ist entscheidend für Data Governance, Qualitätssicherung und das Verständnis von Prozessabweichungen zwischen verschiedenen Systemen.

Dies ist häufig ein statischer Wert („Waystar“), der beim Datenexport hinzugefügt wird. Alternativ lässt er sich aus bestimmten Modulen oder Tabellen im System ableiten.

Der abgerechnete Betrag entspricht den Bruttokosten der für den Patienten erbrachten Leistungen, bevor Anpassungen, vertragliche Nachlässe oder Zahlungen berücksichtigt werden. Er ist der ursprüngliche Betrag des beim Kostenträger eingereichten Anspruchs.

Dieses Attribut ist wichtig für die Finanzanalyse und um den Geldfluss im Prozess zu verstehen. Damit lässt sich die Analyse nach Anspruchswert aufschlüsseln, lassen sich Gebührenentwicklungen für verschiedene Leistungen erkennen und die finanziellen Auswirkungen von Prozessineffizienzen wie Ablehnungen oder Zahlungsverzögerungen berechnen. Es ist eine grundlegende Kennzahl für die meisten Finanz-Dashboards.

Gibt den Gesamtwert eines Anspruchs an und ermöglicht die Analyse der finanziellen Auswirkungen von Prozessverzögerungen, Ablehnungen und Anpassungen.

Ein Standardfeld für Finanzdaten auf der Anspruchs- oder Gebührenerfassungsmaske in Waystar.

Wenn ein Kostenträger einen Anspruch ablehnt, gibt er einen Grundcode für die Zurückweisung an. Dieser kann beispielsweise auf fehlende Angaben, nicht abgedeckte Leistungen oder Codierungsfehler hinweisen. Dieses Attribut enthält den jeweiligen Code.

Die Analyse der Ablehnungsgrundcodes ist grundlegend für die Verbesserung des Erlöszyklus. Damit kann das Unternehmen die Ursachen von Ablehnungen ermitteln, etwa häufige Fehler in einer bestimmten Abteilung oder Probleme mit den Anforderungen eines Kostenträgers. Diese Daten bilden direkt die Grundlage für das Dashboard „Ablehnungsquote und Ablehnungsgründe bei Ansprüchen“. Sie sind außerdem wichtig, um künftige Ablehnungen zu vermeiden und die Zahlungsquote bei der ersten Einreichung zu verbessern.

Dieses Attribut ist für die Ursachenanalyse abgelehnter Ansprüche unerlässlich. Es ermöglicht gezielte Maßnahmen, um Einnahmeverluste und erneute Bearbeitungen zu reduzieren.

Wird bei einer Ablehnung im Anspruchsdatensatz eingetragen. Die Information stammt aus der Zahlungsmitteilung des Kostenträgers.

Der Anspruchsstatus zeigt zu einem bestimmten Zeitpunkt, an welcher Stelle im Erlöszyklus sich ein Abrechnungsvorgang befindet. Er gibt den zuletzt erreichten Meilenstein an, etwa ob ein Anspruch versendet wurde, vom Kostenträger geprüft wird, bezahlt oder zurückgewiesen wurde.

Dieses Attribut ist wichtig für die Finanzberichterstattung und das operative Management. Beim Process Mining hilft es, den aktuellen Status aller offenen Cases zu verstehen und zu analysieren, wie lange Cases in bestimmten Status verweilen, etwa „Prüfung durch Kostenträger ausstehend“. Es dient direkt als Grundlage für das Dashboard „Ausstehende Forderungen und Forderungsalter“.

Zeigt den aktuellen Status aller laufenden Ansprüche. So lassen sich Engpässe analysieren und Aufgaben priorisieren.

Ein Standardfeld im Anspruchs- oder Abrechnungsdatensatz in Waystar, das im Verlauf des Zyklus aktualisiert wird.

Der ausstehende Betrag entspricht den aktuellen Forderungen aus einem Abrechnungsvorgang. Er wird berechnet, indem die bisher verbuchten Zahlungen und Anpassungen vom abgerechneten Betrag abgezogen werden.

Diese Finanzkennzahl ist entscheidend für die Verwaltung des Cashflows und der Forderungen. Sie bildet die Grundlage für das Dashboard „Ausstehende Forderungen und Forderungsalter“. Damit kann das Unternehmen die gesamten Forderungen verfolgen, Konten mit hohen offenen Beträgen erkennen und den Forderungseinzug priorisieren. Die Entwicklung dieses Werts im Zeitverlauf zeigt, wie wirksam der Forderungseinzug ist.

Misst direkt die Forderungen. Das ist wichtig für die Verwaltung des Cashflows, die Priorisierung des Forderungseinzugs und die Beurteilung der finanziellen Lage.

Dies ist in der Regel ein berechnetes Feld in den Berichtsmodulen von Waystar (abgerechneter Betrag minus bezahlter Betrag minus Anpassungen). Wenn kein direktes Feld verfügbar ist, muss der Wert möglicherweise beim Datenexport berechnet werden.

Die Leistungsart klassifiziert die Art der für den Patienten erbrachten abrechenbaren Leistung. Für verschiedene Leistungsarten gelten häufig unterschiedliche Abrechnungscodes und Erstattungssätze; auch die Komplexität der Prozesse variiert.

Dieses Attribut ermöglicht eine detaillierte Analyse des Erlöszyklus nach klinischer Abteilung oder Leistungsbereich. Es hilft bei Fragen wie: „Bei welchen Leistungsbereichen kommt es am häufigsten zu Abrechnungsverzögerungen?“ oder „Sind die Ablehnungsquoten bei chirurgischen Eingriffen höher als bei Beratungen?“ Das ist wichtig für die Leistungsanalyse einzelner Abteilungen und gezielte Prozessverbesserungen.

Ermöglicht die Analyse der Prozessleistung nach klinischer Abteilung oder Leistungsbereich und zeigt Unterschiede bei Effizienz und Rentabilität auf.

In der Regel aus Prozedurcodes (CPT/HCPCS) abgeleitet oder mit der Abteilung verknüpft, die die Leistung in Waystar erbracht hat.

Dieses Attribut gibt den jeweiligen Kostenträger an, zum Beispiel eine Versicherung, ein staatliches Programm wie Medicare oder eine andere Stelle, die den Anspruch prüft und bezahlt. Die Anforderungen an die Einreichung, Zahlungspläne und Ablehnungsmuster unterscheiden sich je nach Kostenträger.

Die Analyse nach Kostenträgername ist wichtig, um festzustellen, bei welchen Kostenträgern die Zahlungszyklen am längsten, die Ablehnungsquoten am höchsten oder die Prozesse am komplexesten sind. Unternehmen können ihre Vorgehensweise entsprechend anpassen, Nachfragen bei problematischen Kostenträgern priorisieren und bessere Verträge aushandeln.

Die Aufschlüsselung des Prozesses nach Kostenträgern ist entscheidend, um kostenträgerspezifische Engpässe, Ablehnungsgründe und Zahlungsverzögerungen zu erkennen.

Zu finden in den Anspruchs- oder Abrechnungsdaten, verknüpft mit den Versicherungsangaben des Patienten in Waystar.

Der angepasste Betrag umfasst die Summe aller finanziellen Anpassungen am Saldo eines Abrechnungsvorgangs. Dazu zählen vertraglich vereinbarte Nachlässe der Kostenträger sowie weitere Abschreibungen und Korrekturen.

Diese Kennzahl ist zentral für das Dashboard „Anpassungsquote und finanzielle Auswirkungen“. Werden die Beträge nach Anpassungsgrund oder Kostenträger aufgeschlüsselt, wird sichtbar, wie stark sich Umsatzverluste finanziell auswirken. So lassen sich Verluste beziffern und Maßnahmen gegen die Ursachen der Anpassungen begründen.

Beziffert die durch Abschreibungen und Anpassungen entgangenen Einnahmen und zeigt die finanziellen Auswirkungen von Abrechnungsproblemen und Vertragsbedingungen.

Stammt aus den Buchungen zu finanziellen Anpassungen in Waystar. Für einen einzelnen Abrechnungsvorgang müssen möglicherweise mehrere Anpassungsbuchungen summiert werden.

Wird der Kontostand aus einem anderen Grund als einer Zahlung geändert, etwa wegen eines vertraglichen Nachlasses oder einer Abschreibung, dokumentiert ein Anpassungsgrundcode den Anlass. Dieses Attribut enthält den jeweiligen Code.

Die Analyse dieser Codes ist wichtig für das Dashboard „Anpassungsquote und Auswirkungen auf Konten“. Sie hilft, die Ursachen von Einnahmeverlusten zu erkennen, etwa häufige vertragliche Anpassungen bei bestimmten Kostenträgern oder Abschreibungen aufgrund von Abrechnungsfehlern. Diese Gründe zu verstehen, ist der erste Schritt, um vermeidbare Einnahmeverluste zu verringern.

Erklärt, warum Einnahmen angepasst oder abgeschrieben wurden, und liefert wichtige Erkenntnisse zu Einnahmeverlusten und zur Leistung von Verträgen mit Kostenträgern.

Steht im Zusammenhang mit Anpassungsbuchungen im Modul für Zahlungseingänge oder Forderungen von Waystar.

Dieses Attribut erfasst den Gesamtbetrag, der für einen Abrechnungsvorgang erfolgreich eingezogen wurde. Dazu zählen Zahlungen primärer und sekundärer Kostenträger sowie Zahlungen des Patienten.

Der bezahlte Betrag ist eine wichtige Ergebniskennzahl für den Erlöszyklus. Er dient dazu, den endgültigen Ertrag aus den abgerechneten Gebühren zu berechnen und die Wirksamkeit des gesamten Prozesses zu messen. Der Vergleich des abgerechneten mit dem bezahlten Betrag zeigt die finanzielle Leistung und macht Einnahmeverluste sichtbar. Das Attribut ist für Dashboards zur Wirksamkeit des Forderungseinzugs und zur allgemeinen Finanzlage unverzichtbar.

Misst die tatsächlich eingegangenen Zahlungen. Dies ist eine zentrale Ergebniskennzahl, um den Erfolg des gesamten Erlöszyklusprozesses zu bewerten.

Abgeleitet aus Zahlungsvorgängen, die in Waystar mit dem Anspruch verknüpft sind. Dazu müssen möglicherweise mehrere Zahlungsdatensätze summiert werden.

Die Kostenträgerart fasst einzelne Kostenträger nach ihrer Art zu übergeordneten Kategorien zusammen. Sie bietet einen Überblick auf einer höheren Ebene als der konkrete Kostenträgername.

Dieses Attribut eignet sich für strategische Analysen und Berichte. Die Unternehmensleitung kann damit Leistungstrends über wichtige Kostenträgerkategorien hinweg vergleichen, etwa staatliche Kostenträger mit kommerziellen Versicherungen. Die Ergebnisse können Entscheidungen zu Verträgen mit Kostenträgern und zur Ressourcenverteilung unterstützen.

Ermöglicht eine übergeordnete Analyse, indem Kostenträger Kategorien wie „Kommerziell“ oder „Staatlich“ zugeordnet werden. Für diese gelten häufig unterschiedliche Zahlungsabläufe und Regeln.

In der Regel abgeleitet, indem der Kostenträgername einer vordefinierten Kategorienliste zugeordnet wird. Diese Logik kann in Waystar vorhanden sein oder muss bei der Datentransformation eingerichtet werden.

Dieses Attribut ist die eindeutige Kennung des Patienten, der dem Abrechnungsvorgang zugeordnet ist. Es verknüpft die Finanztransaktion mit der Person, die die Versorgung erhalten hat.

Der Abrechnungsvorgang ist der Case. Die Patienten-ID ermöglicht zusätzlich eine patientenbezogene Analyse. Damit lassen sich wiederkehrende Patienten erkennen, der gesamte finanzielle Verlauf eines Patienten über mehrere Besuche hinweg nachvollziehen und Zusammenhänge zwischen bestimmten demografischen Merkmalen und Zahlungsproblemen oder höheren Ablehnungsquoten untersuchen. Außerdem können alle Abrechnungsvorgänge einer Person zusammengefasst werden.

Ermöglicht eine patientenbezogene Analyse und zeigt den gesamten finanziellen Verlauf einer Person über mehrere Abrechnungsvorgänge hinweg.

Ein Standardfeld im Anspruchs- oder Patientenregistrierungsdatensatz in Waystar oder aus einem EHR übernommen.

Die Patientenkategorie ordnet die Art des Behandlungskontakts ein, die häufig Abrechnungsregeln und Erstattungssätze bestimmt. Übliche Kategorien sind stationär, ambulant und Notfall.

Die Analyse des Erlöszyklus nach Patientenkategorie kann deutliche Prozessunterschiede aufzeigen. Bei stationären Ansprüchen ist der Prozess beispielsweise oft komplexer, und die Zahlungszyklen sind länger als bei ambulanten Ansprüchen. Diese Aufschlüsselung ist wichtig, um realistische Leistungsziele festzulegen und Prozessverbesserungen auf die jeweiligen Anforderungen abzustimmen.

Ermöglicht die Aufschlüsselung des Prozesses nach Komplexität des Behandlungskontakts, etwa stationär oder ambulant. Diese hängt häufig mit unterschiedlichen Abrechnungsregeln und Zykluszeiten zusammen.

Ein Standardfeld in den Patientenregistrierungs- oder Behandlungsdaten in Waystar oder im Quell-EHR.

Dieses Attribut gibt an, welcher Mitarbeitende oder Systembenutzer eine bestimmte Aktivität im Prozess ausgeführt hat. Es zeigt beispielsweise, welcher Abrechnungsmitarbeiter einen Anspruch eingereicht oder welcher Mitarbeitende im Forderungseinzug einen Rückruf veranlasst hat.

Die Analyse nach Benutzer hilft, die Arbeitsverteilung, die individuelle Leistung und den Schulungsbedarf zu verstehen. Sie kann zeigen, ob bestimmte Benutzer häufiger Fehler machen oder Ablehnungen effizienter bearbeiten. Das ist für die Teamleitung und Qualitätssicherung in der Abrechnungsabteilung hilfreich.

Ordnet die Verantwortung für Prozessschritte zu. So lässt sich die Leistung einzelner Mitarbeitender oder Teams analysieren und Schulungsbedarf erkennen.

Zu finden im Prüfpfad oder in den Transaktionsprotokollen für Ereignisse in Waystar, häufig unter Bezeichnungen wie „UserID“ oder „ProcessedBy“.

Dieses berechnete boolesche Attribut gibt an, ob ein Abrechnungsfall ohne zwischenzeitliche negative Ereignisse wie eine Ablehnung, Zurückweisung oder Rückfrage nach weiteren Informationen bezahlt wurde. Der Wert „true“ steht für einen reibungslosen und effizienten Ablauf des jeweiligen Abrechnungsfalls.

Das Attribut fließt direkt in die KPI „Zahlungsquote beim ersten Einreichungsversuch“ ein, einer wichtigen Kennzahl für die Effizienz des gesamten Abrechnungszyklus. Eine Analyse der Merkmale von Abrechnungsfällen, die nicht beim ersten Versuch bezahlt werden, etwa nach Kostenträger oder Leistungsart, hilft dabei, die Hauptursachen für Nacharbeit und Zahlungsverzögerungen zu ermitteln. Eine höhere Quote beschleunigt den Zahlungseingang und senkt die Betriebskosten.

Misst unmittelbar die Qualität der Abrechnung und Fallbearbeitung. Eine hohe Zahlungsquote beim ersten Einreichungsversuch weist auf einen effizienten Ablauf mit wenig Nacharbeit hin.

Dieses abgeleitete Attribut wird bei der Datentransformation berechnet. Dabei wird geprüft, ob auf das Ereignis „Zahlung gebucht“ keine Ereignisse wie „Abrechnungsfall abgelehnt“ oder „Konto angepasst“ vorausgingen.

Die Zahlungsfälligkeit ist das vom Leistungserbringer festgelegte oder in den Verträgen mit dem Kostenträger vereinbarte Datum, bis zu dem die Zahlung eingehen soll. Sie dient als Maßstab, um die Pünktlichkeit von Zahlungen zu beurteilen.

Dieses Attribut ist für das Dashboard „Offene Forderungen und Altersstruktur“ unverzichtbar. Damit wird das Alter der Forderungen berechnet und in Zeiträume wie „0–30 Tage“, „31–60 Tage“ usw. eingeteilt. Diese Altersstrukturanalyse ist ein gängiges Verfahren im Finanzwesen, um Forderungen zu verwalten und überfällige Konten bei der Einziehung zu priorisieren.

Dient als Grundlage für die Berechnung der Altersstruktur von Forderungen. Das ist entscheidend für das Forderungsmanagement und die Beurteilung, wie pünktlich Zahlungen eingehen.

Das Datum ist im Rechnungs- oder Abrechnungsfalldatensatz zu finden. Es kann anhand des Rechnungsdatums und der Zahlungsbedingungen berechnet werden.

Diese Kennzahl, auch als „Verzögerung bei der Gebührenerfassung“ bezeichnet, misst die Effizienz der vorgelagerten Abrechnung. Sie wird als Zeitdifferenz zwischen dem Ereignis „Leistung erbracht/abgeschlossen“ und dem Ereignis „Gebühren erfasst“ oder „Abrechnungsfall erstellt“ berechnet.

Das Attribut fließt direkt in das Dashboard „Durchlaufzeit von Leistung bis Rechnung“ ein. Verzögerungen in diesem Prozessabschnitt, also bei der Gebührenerfassung, verschieben den Beginn des Zahlungszyklus und damit den Zahlungseingang. Die Überwachung hilft sicherzustellen, dass alle Leistungen zeitnah und korrekt abgerechnet werden. So lassen sich Einnahmeverluste vermeiden und der gesamte Abrechnungszyklus beschleunigen.

Misst die Effizienz der vorgelagerten Abrechnung. Eine kürzere Verzögerung bei der Gebührenerfassung ist entscheidend, um den gesamten Abrechnungszyklus zu beschleunigen und nicht erfasste Gebühren zu vermeiden.

Wird bei der Datentransformation berechnet, indem der Timestamp des Leistungserbringungsereignisses vom Timestamp der Gebührenerfassung oder Erstellung des Abrechnungsfalls abgezogen wird.