Ihr Daten-Template für Record to Report, Periodenabschluss und Abstimmung

SAP ECC
Ihr Daten-Template für Record to Report, Periodenabschluss und Abstimmung

Ihr Daten-Template für Record to Report, Periodenabschluss und Abstimmung

Dieses Template bietet eine klare Anleitung zur Erfassung der wichtigsten Daten für die Analyse Ihres Record-to-Report-Prozesses mit Schwerpunkt auf Periodenabschluss und Abstimmung. Es beschreibt die zentralen Attribute und Aktivitäten, die ein vollständiges Event Log benötigt. Außerdem finden Sie praktische Hinweise dazu, wie Sie diese Daten effizient aus SAP ECC extrahieren.
  • Empfohlene Attribute für die Datenerfassung
  • Wichtige Aktivitäten für die Nachverfolgung
  • Hinweise zur Extraktion
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute für Record to Report, Periodenabschluss und Abstimmung

Diese Datenfelder sollten Sie in Ihr Event Log aufnehmen, um Ihren Record-to-Report-Prozess mit Schwerpunkt auf Periodenabschluss und Abstimmung umfassend zu analysieren.
5 Erforderlich 7 Empfohlen 9 Optional
Name Beschreibung
Finanzperiode
FinancialPeriod
Eindeutige Kennung des Finanzberichtszyklus, üblicherweise aus Geschäftsjahr und Buchungsperiode zusammengesetzt.
Beschreibung

Die Finanzperiode dient als primäre Fallkennung. Sie fasst alle Aktivitäten zusammen, die zum Abschluss und zur Abstimmung der Konten für den jeweiligen Berichtszyklus gehören, zum Beispiel „2023-12“ für Dezember 2023. So lässt sich der gesamte Periodenabschlussprozess für jede einzelne Periode von Anfang bis Ende analysieren.

In der Analyse können Sie die durchgängige Zykluszeit jedes Abschlusses verfolgen, die Ergebnisse verschiedener Perioden vergleichen und Trends oder Auffälligkeiten erkennen. Wird jede Finanzperiode als eigener Fall definiert, lassen sich Effizienz, Engpässe und Abweichungen im Abschlussprozess über die Zeit hinweg darstellen und messen.

Warum das wichtig ist

Diese wichtige Fallkennung bildet die Grundlage der Analyse und ermöglicht den Vergleich von Abschlusszykluszeiten, Arbeitsaufkommen und Prozesseinhaltung zwischen den Perioden.

Woher beziehen

Dieses Attribut wird üblicherweise aus Geschäftsjahr (GJAHR) und Buchungsperiode (MONAT) in den Finanzbelegköpfen zusammengesetzt, zum Beispiel aus der Tabelle BKPF.

Beispiele
2023-122024-032023-Q4
Aktivität
ActivityName
Bezeichnung des konkreten Geschäftsereignisses oder der Aufgabe im Periodenabschlussprozess.
Beschreibung

Dieses Attribut erfasst die einzelnen Schritte im Record-to-Report-Zyklus, etwa „Korrekturbuchung gebucht“ oder „Finanzberichte erstellt“. Es bildet die Grundlage der Prozesslandkarte und zeigt die Abfolge der Ereignisse im Periodenabschluss.

Die Analyse der Aktivitäten ist ein wesentlicher Bestandteil von Process Mining. Sie macht den Prozessfluss sichtbar, zeigt die Reihenfolge der Aufgaben und Prozessvarianten und misst, wie häufig und wie lange die einzelnen Schritte dauern. So lassen sich Engpässe, nicht standardisierte Prozesspfade und Möglichkeiten zur Standardisierung oder Automatisierung erkennen.

Warum das wichtig ist

Dieses Attribut ist für die Erstellung der Prozesslandkarte erforderlich. Es ermöglicht, die Abfolge der Aufgaben im Periodenabschluss darzustellen und zu analysieren.

Woher beziehen

Wird aus einer Kombination von SAP-Transaktionscodes (TCODE), Belegarten (BLART) oder bestimmten Programmausführungen abgeleitet, etwa FAGL_FCV für die Fremdwährungsbewertung.

Beispiele
Korrekturbuchung gebuchtKontenabstimmung begonnenPeriode für Buchungen geschlossen
Ereigniszeit
EventTime
Timestamp, der angibt, wann eine Aktivität oder ein Ereignis stattgefunden hat.
Beschreibung

Die Ereigniszeit gibt für jede Aktivität das genaue Datum und die genaue Uhrzeit an und bildet damit die zeitliche Grundlage der Analyse. Sie setzt sich üblicherweise aus Erstellungsdatum und -uhrzeit des Belegs zusammen.

Dieser Timestamp ist erforderlich, um die Ereignisse in der richtigen Reihenfolge anzuordnen und den Prozessfluss zu rekonstruieren. Er dient zur Berechnung aller zeitbasierten Kennzahlen, darunter Zykluszeiten zwischen Aktivitäten, Wartezeiten und die Gesamtdauer des Periodenabschlusses. Die Analyse der Zeitstempel macht Verzögerungen und die zeitliche Verteilung der Arbeit sichtbar.

Warum das wichtig ist

Als Pflichtattribut liefert dieses Feld die chronologische Reihenfolge der Ereignisse. Diese ist erforderlich, um Zykluszeiten zu berechnen und Prozessengpässe zu erkennen.

Woher beziehen

Wird bei Finanzbelegen üblicherweise aus dem Belegerfassungsdatum (CPUDT) und der Erfassungsuhrzeit (CPUTM) in der Tabelle BKPF bezogen.

Beispiele
2023-12-28T14:30:15Z2024-01-02T09:05:00Z2024-01-05T17:21:45Z
Letzte Datenaktualisierung
LastDataUpdate
Timestamp der letzten Aktualisierung oder Extraktion der Daten aus dem Quellsystem.
Beschreibung

Dieses Attribut zeigt, wie aktuell die analysierten Daten sind. Es gibt Datum und Uhrzeit des letzten Laufs der Datenpipeline an und ordnet die Aktualität der Erkenntnisse zum Prozess ein.

Bei Dashboards, die den Fortschritt in Echtzeit verfolgen, hilft dieser Timestamp den Benutzern zu erkennen, ob sie aktuelle Informationen oder Daten vom Vortag sehen. So wissen sie, wie aktuell die Daten sind, und können die Analyse richtig einordnen.

Warum das wichtig ist

Informiert Benutzer über die Aktualität der Daten. Das ist wichtig, damit Analysen und Dashboards zeitnah und relevant bleiben.

Woher beziehen

Dieser Timestamp wird vom Datenextraktions- oder ETL-Tool am Ende jedes Datenladevorgangs erstellt und hinzugefügt.

Beispiele
2024-05-21T04:00:00Z2024-05-20T04:00:00Z2024-05-19T04:00:00Z
Quellsystem
SourceSystem
Kennung des Quellsystems, aus dem die Daten extrahiert wurden.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt die Herkunft der Ereignisdaten an, etwa den Namen oder die ID der jeweiligen SAP-ECC-Instanz. In Unternehmen mit mehreren ERP- oder Finanzsystemen ist dieses Feld entscheidend, um Daten aus unterschiedlichen Quellen auseinanderzuhalten.

Auch bei einer Systemlandschaft mit nur einem System ist es wichtige Metainformation für Data Governance, Audits und die Fehlerbehebung. Es bestätigt die Herkunft der Daten. Das schafft Vertrauen in die Analyse und sorgt für eine nachvollziehbare Datenherkunft.

Warum das wichtig ist

Macht die Datenherkunft nachvollziehbar und unterstützt so die Governance. In Systemlandschaften mit mehreren Systemen ist dieses Attribut entscheidend, um Prozesse voneinander zu unterscheiden.

Woher beziehen

Dies ist üblicherweise ein statischer Wert, der bei der Datenextraktion hinzugefügt wird und den jeweiligen SAP-Mandanten und die System-ID angibt (z. B. aus der Tabelle T000).

Beispiele
ECC_PROD_100SAP_E74_200ECC_FINANCE
Belegart
BLART
Code zur Klassifizierung verschiedener Arten von Buchhaltungsbelegen.
Beschreibung

In SAP unterscheidet die Belegart verschiedene Geschäftsvorfälle, etwa Lieferantenrechnungen (KR), Kundenzahlungen (DZ) und Sachkontenbuchungen (SA). Sie steuert außerdem Eigenschaften wie den Nummernkreis des Belegs.

Bei der Analyse des Periodenabschlusses ist die Belegart ein hilfreicher Filter. Damit lassen sich bestimmte Aktivitäten wie Abgrenzungen, Rückstellungen oder Stornobuchungen isolieren. So können Sie Umfang und finanzielle Auswirkungen verschiedener abschlussbezogener Geschäftsvorfälle analysieren und bestimmte Aktivitäten im Prozessmodell definieren.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Klassifizierung und Filterung von Geschäftsvorfällen, sodass sich bestimmte Aktivitäten wie Abgrenzungen, Stornierungen oder konzerninterne Buchungen gezielt untersuchen lassen.

Woher beziehen

Befindet sich in der Belegkopftabelle BKPF (BLART).

Beispiele
SAABKR
Belegnummer
BELNR
Eindeutige Kennung eines Buchhaltungsbelegs innerhalb eines Geschäftsjahres und Buchungskreises.
Beschreibung

Die Buchhaltungsbelegnummer ist der Primärschlüssel für Finanzbuchungen in SAP. Jede Buchung, Rechnung und jeder Zahlungsbeleg erhält eine eindeutige Nummer.

Für Analysen auf hoher Ebene wird die Belegnummer zwar selten verwendet, für Detailanalysen ist sie jedoch sehr hilfreich. Über ein Process-Mining-Dashboard können Analysten anhand der Belegnummer direkt zum betreffenden Vorgang in SAP wechseln und Auffälligkeiten genauer untersuchen, etwa eine hohe Korrekturbuchung oder einen verspätet abgestimmten Posten. So führt der Weg von der Erkenntnis direkt zum Quellbeleg.

Warum das wichtig ist

Verweist direkt auf den Quellvorgang in SAP. So können Sie von der Prozessansicht aus einzelne Buchungen detailliert untersuchen.

Woher beziehen

Befindet sich als Primärschlüssel in der Tabelle BKPF (BELNR).

Beispiele
100000456719000001233000008901
Betrag in Hauswährung
DMBTR
Finanzieller Wert eines Einzelpostens, angegeben in der Hauswährung des Buchungskreises.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt den Geldwert einer Finanzbuchung an. Es ist die zentrale quantitative Kennzahl für die Auswirkungen eines Geschäftsvorfalls auf das Hauptbuch.

Die Analyse des Betrags ist wichtig, um Probleme zu priorisieren und finanzielle Risiken einzuschätzen. So kann das Dashboard „Volumenanalyse von Korrekturbuchungen“ zwischen vielen Korrekturen mit geringem Wert und wenigen Korrekturen mit hohem Wert unterscheiden. Dadurch richtet sich die Aufmerksamkeit auf finanziell wesentliche Geschäftsvorfälle.

Warum das wichtig ist

Beziffert die finanziellen Auswirkungen von Geschäftsvorfällen und ermöglicht eine Analyse nach Wesentlichkeit, etwa zur Erkennung von Korrekturbuchungen mit hohem Wert.

Woher beziehen

Verfügbar in der Einzelpostentabelle der Belege, BSEG (DMBTR).

Beispiele
1500.75-25000.00123456.00
Buchungsart
JournalEntryType
Klassifizierung von Buchungen, etwa als „Standard“, „Korrektur“, „Abgrenzung“ oder „Stornierung“.
Beschreibung

Dieses abgeleitete Attribut kategorisiert Finanzbelege nach ihrem Zweck im Abschlussprozess. Die Zuordnung basiert häufig auf einer Kombination aus Belegart (BLART), Stornogrund (STGRD) oder den verwendeten Sachkonten.

Diese Klassifizierung ist eine wichtige Grundlage für das Dashboard „Volumenanalyse von Korrekturbuchungen“ und die zugehörigen KPIs. Wenn Korrektur- oder Abgrenzungsbuchungen ausdrücklich gekennzeichnet sind, können Analysten deren Anzahl und Wert messen, Entwicklungen verfolgen und die Ursachen untersuchen. So lassen sich routinemäßige operative Buchungen von Periodenendkorrekturen unterscheiden.

Warum das wichtig ist

Kategorisiert Buchungen für gezielte Analysen. So lassen sich wichtige Buchungsarten wie Korrekturen und Abgrenzungen verfolgen und messen, die Hinweise auf die Prozessgesundheit geben.

Woher beziehen

Dieses Feld wird abgeleitet. Die Logik muss anhand von Geschäftsregeln festgelegt werden, üblicherweise unter Verwendung von Feldern wie der Belegart (BLART) aus BKPF.

Beispiele
KorrekturAbgrenzungStornierungStandard
Buchungskreis
BUKRS
Organisationseinheit, die eine juristische Person repräsentiert, für die Finanzberichte erstellt werden.
Beschreibung

Der Buchungskreis ist eine grundlegende Organisationseinheit in SAP Financials. Er steht für ein eigenständiges Unternehmen mit eigener ausgeglichener Buchführung. Alle Finanztransaktionen werden auf Buchungskreisebene gebucht.

In Process Mining ist die Filterung nach Buchungskreis entscheidend, um den Periodenabschluss verschiedener juristischer Personen innerhalb eines Konzerns zu vergleichen. So lassen sich bewährte Vorgehensweisen in leistungsstarken Einheiten erkennen und Einheiten mit Verzögerungen, vielen Korrekturbuchungen oder Prozessabweichungen gezielt untersuchen. Der Buchungskreis ist eine wichtige Dimension für die Segmentierung der Analyse.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht den Vergleich von Abschlussleistung und Compliance verschiedener juristischer Personen. Das ist für Finanzanalysen auf Konzernebene entscheidend.

Woher beziehen

Dieses Feld ist in fast allen Finanzbelegtabellen in SAP verfügbar, vor allem in BKPF (Kopf) und BSEG (Einzelposten).

Beispiele
10002000US01DE01
Sachkonto
HKONT
Nummer des Sachkontos, auf das ein Einzelposten gebucht wird.
Beschreibung

Das Sachkonto ist ein zentrales Stammdatenelement im Finanzwesen und dient der Klassifizierung von Geschäftsvorfällen. Jede Finanzbuchung wird einem oder mehreren Sachkonten zugeordnet.

Beim Periodenabschluss ist die Analyse nach Sachkonto wichtig für die Dashboards „Engpässe bei der Kontenabstimmung“ und „Volumenanalyse von Korrekturbuchungen“. Sie zeigt, welche Konten sich besonders schwer abstimmen lassen, häufige Korrekturen erfordern oder ein erhöhtes Risiko für wesentliche Falschdarstellungen aufweisen. So können Teams ihre Arbeit auf problematische Konten konzentrieren.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die gezielte Analyse von Abstimmungen und Korrekturbuchungen. So lassen sich problematische Konten erkennen, die Verzögerungen verursachen oder häufige Korrekturen erfordern.

Woher beziehen

Verfügbar in der Einzelpostentabelle der Finanzbelege, BSEG (HKONT).

Beispiele
113100400500750000
Verantwortlicher Benutzer
USNAM
SAP-Benutzer-ID der Person, die die Transaktion erstellt oder ausgeführt hat.
Beschreibung

Dieses Feld erfasst den Benutzer, der einen Beleg gebucht, einen Bericht ausgeführt oder ein abschlussbezogenes Programm gestartet hat. Es weist die jeweilige Aktivität einer verantwortlichen Person zu.

Die Analyse nach Benutzer ist wichtig, um die Arbeitsverteilung zu verstehen, Schulungsbedarf zu erkennen und Prozessabweichungen zu untersuchen. Dashboards mit Aktivitäten je Benutzer können überlastete Teammitglieder oder Personen sichtbar machen, die nicht standardisierte Vorgehensweisen anwenden. Außerdem unterstützen sie das Leistungsmanagement und die Ressourcenplanung im Finanzteam.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Analyse der Arbeitsverteilung und der Teamleistung sowie die Erkennung von Prozessabweichungen, die bestimmten Personen zuzuordnen sind.

Woher beziehen

Für die Belegerstellung in der Tabelle BKPF (USNAM) verfügbar. Bei Batch-Jobs ist das Feld in TBTCO (SDLUNAME) zu finden.

Beispiele
JSMITHRDOEFIN_ADMIN
Abstimmungsstatus
ReconciliationStatus
Aktueller Status einer Kontenabstimmung, etwa „Offen“, „In Prüfung“ oder „Genehmigt“.
Beschreibung

Dieses Attribut verfolgt den Status einer Kontenabstimmung während des Workflows. Es zeigt an, ob die Abstimmung begonnen, zur Prüfung eingereicht, freigegeben oder abgelehnt wurde.

Dieses Attribut ist wichtig, um den Fortschritt von Abstimmungen in Echtzeit zu überwachen. Es zeigt, welche Abstimmungen feststecken und wie lange, und unterstützt KPIs wie „Zykluszeit der Kontenabstimmung“. Außerdem macht es den Freigabeprozess sichtbar und ist eine wichtige Grundlage für Dashboards zu Engpässen bei Abstimmungen und zur Arbeitsverteilung im Team.

Warum das wichtig ist

Macht den Abstimmungsworkflow sichtbar. So lassen sich Fortschritte verfolgen, Engpässe erkennen und Prüf- sowie Freigabezeiten messen.

Woher beziehen

Diese Informationen finden sich häufig in einem separaten Abstimmungstool (z. B. SAP Account Substantiation and Automation von BlackLine) oder in einem benutzerdefinierten Statusfeld. In BKPF/BSEG gibt es dafür normalerweise kein Standardfeld.

Beispiele
Nicht begonnenIn BearbeitungGenehmigtAbgelehnt
Abteilung
Department
Fachabteilung oder Kostenstelle, die für die Aktivität oder den Geschäftsvorfall verantwortlich ist.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt die mit einem Geschäftsvorfall verbundene Fachabteilung an, etwa „Finanzen“, „Vertrieb“ oder „Logistik“. Die Zuordnung erfolgt häufig anhand der Stammdaten der Kostenstelle, die mit einer Buchung verknüpft ist, oder anhand der Stammdaten des Benutzers.

Die Analyse nach Abteilung unterstützt das Dashboard „Arbeitsverteilung im Abschlussteam“. Sie zeigt, wie verschiedene Unternehmensbereiche zum Arbeitsaufkommen am Periodenende beitragen, insbesondere durch Geschäftsvorfälle, die später Korrekturen oder Abstimmungen erfordern können. So werden auch Bereiche außerhalb des Finanzteams sichtbar, die den Abschlussprozess beeinflussen.

Warum das wichtig ist

Unterstützt die Analyse der Arbeitsverteilung und der Prozesseinhaltung in verschiedenen Unternehmensbereichen. So wird sichtbar, wie die einzelnen Abteilungen die Effizienz des Finanzabschlusses beeinflussen.

Woher beziehen

Wird häufig aus der Kostenstelle (KOSTL) in BSEG oder aus den HR-Stammdaten des verantwortlichen Benutzers abgeleitet. Dafür müssen möglicherweise mehrere Tabellen verknüpft werden.

Beispiele
KonzernfinanzenKreditorenbuchhaltungFP&A
Geplantes Abschlussdatum
TargetCompletionDate
Der geplante Termin für eine Aktivität oder den gesamten Periodenabschluss.
Beschreibung

Das geplante Abschlussdatum gibt den Zeitplan vor, an dem der Periodenabschluss gemessen wird. Bis zu diesem Termin müssen bestimmte Meilensteine oder der endgültige Abschluss erreicht sein.

Dieses Attribut ist für Leistungs- und Compliance-Analysen unverzichtbar. Es dient zur Berechnung der KPI „Pünktliche Periodenabschlüsse“ und als Grundlage für das Dashboard „Compliance beim Abschluss und überfällige Aufgaben“. Durch den Vergleich des tatsächlichen Ereigniszeitpunkts mit dem geplanten Datum kann das System feststellen, ob Aufgaben planmäßig verlaufen, verspätet sind oder voraussichtlich verspätet abgeschlossen werden. So lässt sich der Abschlussprozess frühzeitig steuern.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Überwachung von Compliance und Leistung, indem es eine Grundlage dafür bietet, zu messen, ob Abschlussaktivitäten fristgerecht erledigt werden. So unterstützt es KPIs zur termingerechten Ausführung.

Woher beziehen

Dabei handelt es sich in der Regel um Stammdaten, die in einem separaten Kalender, einem Closing-Cockpit-Tool wie SAP Financial Closing cockpit oder einer Tabellenkalkulation gepflegt werden. Sie sind nicht Teil der Transaktionsdaten.

Beispiele
2023-12-29T23:59:59Z2024-01-03T17:00:00Z2024-01-02T12:00:00Z
Geschäftsjahr
GJAHR
Das Geschäftsjahr, in dem die Transaktion gebucht wurde.
Beschreibung

Das Geschäftsjahr ist eine grundlegende Bezugsgröße für die Organisation von Finanzdaten. Es ist ein wichtiger Bestandteil der Case-ID für die Finanzperiode und liefert den Kontext für alle Transaktionen.

Auch wenn das Geschäftsjahr häufig Teil der Case-ID ist, kann es für langfristige Trendanalysen sinnvoll sein, es als separates Attribut zu führen. So lassen sich Abschlussdurchlaufzeiten, Anpassungsvolumen und andere KPIs über mehrere Jahre hinweg vergleichen und Leistungsverbesserungen oder -verschlechterungen erkennen.

Warum das wichtig ist

Liefert den zeitlichen Kontext und ermöglicht Leistungsvergleiche des Abschlussprozesses zwischen Geschäftsjahren.

Woher beziehen

Verfügbar in der Belegkopftabelle BKPF (GJAHR).

Beispiele
202320242022
Ist automatisiert
IsAutomated
Kennzeichnet, ob eine Aktivität von einem Benutzer oder einem automatisierten System ausgeführt wurde.
Beschreibung

Dieses boolesche Attribut unterscheidet zwischen manuellen Aufgaben und solchen, die das System automatisch ausführt, etwa einem geplanten Batch-Job zur Fremdwährungsbewertung oder einem Bot, der wiederkehrende Buchungen vornimmt. Die Zuordnung erfolgt häufig anhand des mit der Transaktion verknüpften Benutzernamens, zum Beispiel „BATCHUSER“.

Der Automatisierungsgrad ist entscheidend, um Effizienzpotenziale zu erkennen. Mit diesem Attribut lässt sich darstellen, welche Prozessschritte manuell ausgeführt werden und sich möglicherweise automatisieren lassen. Außerdem können Sie die manuelle Arbeitsbelastung genauer ermitteln, indem Sie systemgenerierte Aktivitäten ausschließen.

Warum das wichtig ist

Unterscheidet zwischen manuellen und systemgesteuerten Aktivitäten. Das ist entscheidend, um Automatisierungspotenziale zu erkennen und den manuellen Arbeitsaufwand genau zu messen.

Woher beziehen

Dieses Attribut wird abgeleitet. Die Logik basiert in der Regel auf dem Benutzernamen (USNAM): Eine Liste bekannter System- oder Batch-Benutzer-IDs kennzeichnet automatisierte Aufgaben.

Beispiele
truefalse
Ist Nacharbeit
IsRework
Ein berechnetes Kennzeichen, das Aktivitäten markiert, bei denen Nacharbeit anfällt, etwa eine Stornierung oder eine abgelehnte Abstimmung.
Beschreibung

Dieses boolesche Attribut kennzeichnet Ereignisse oder Ereignisfolgen, die auf ineffiziente Schleifen oder Korrekturen im Prozess hindeuten. So kann beispielsweise die Aktivität „Abstimmung geprüft“, auf die für dasselbe Konto eine weitere Aktivität „Korrekturbuchung gebucht“ folgt, als Nacharbeit markiert werden.

Das Attribut ist wichtig, um Prozessverschwendung zu quantifizieren. Es unterstützt das Dashboard „Fälle mit Nacharbeit bei Abstimmungen“ und die KPI „Nacharbeitsquote bei Abstimmungen“. Wenn Teams Nacharbeit gezielt betrachten, können sie Ursachen untersuchen, die Auswirkungen auf die Durchlaufzeit messen und verfolgen, ob Verbesserungsmaßnahmen dazu beitragen, Fehler von Anfang an zu vermeiden.

Warum das wichtig ist

Quantifiziert Ineffizienzen im Prozess, indem Korrekturen und Wiederholungen gekennzeichnet werden. So lässt sich der Aufwand für vermeidbare Arbeit messen und reduzieren.

Woher beziehen

Dieses Attribut wird berechnet. Die Logik wird im Process-Mining-Tool anhand bestimmter Aktivitätsfolgen, etwa Schleifen, oder Attributen wie „ReversalReason ist nicht null“ definiert.

Beispiele
truefalse
Ist überfällig
IsOverdue
Ein berechnetes Kennzeichen, das angibt, ob eine Aktivität nach dem geplanten Termin abgeschlossen wurde.
Beschreibung

Dieses boolesche Attribut vergleicht den tatsächlichen Abschlusszeitpunkt einer Aktivität (EventTime) mit dem geplanten Termin (TargetCompletionDate). Liegt der Ereigniszeitpunkt nach dem geplanten Termin, wird das Kennzeichen auf „true“ gesetzt.

Das Attribut unterstützt direkt das Dashboard „Compliance beim Abschluss und überfällige Aufgaben“ sowie die KPI „Pünktliche Periodenabschlüsse“. Es zeigt Terminabweichungen unmittelbar an. Verantwortliche können verspätete Aufgaben schnell erkennen, ihre Auswirkungen auf den Gesamtzeitplan nachvollziehen und Teams für die Einhaltung von Fristen zur Verantwortung ziehen.

Warum das wichtig ist

Zeigt Verstöße gegen Zeitpläne deutlich an. So lassen sich verspätete Aufgaben schnell erkennen und die Termintreue messen.

Woher beziehen

Dieses Attribut wird im Process-Mining-Tool berechnet, indem EventTime mit TargetCompletionDate verglichen wird.

Beispiele
truefalse
Partnergesellschaft
VBUND
Kennung des verbundenen Konzernunternehmens, das an einem konzerninternen Geschäftsvorfall beteiligt ist.
Beschreibung

Mit der Partnergesellschafts-ID wird der andere Buchungskreis eines konzerninternen Geschäftsvorfalls identifiziert. Sie ist für die Abstimmung von Konten zwischen verbundenen juristischen Personen erforderlich.

Dieses Attribut unterstützt direkt das Dashboard „Ablauf der konzerninternen Abstimmung“ und die KPI „Zykluszeit der konzerninternen Abstimmung“. Wenn Sie nach Geschäftsvorfällen mit einer Partnergesellschaft filtern, können Sie gezielt die Effizienz und Termintreue der konzerninternen Abstimmung analysieren. Dieser Prozess ist beim Periodenabschluss häufig besonders problematisch.

Warum das wichtig ist

Kennzeichnet konzerninterne Geschäftsvorfälle und ermöglicht eine gezielte Analyse des oft komplexen und zeitaufwendigen Abstimmungsprozesses zwischen Konzerngesellschaften.

Woher beziehen

Befindet sich in der Einzelpostentabelle der Belege, BSEG (VBUND).

Beispiele
1000US013000
Stornogrund
ReversalReason
Code für den Grund, aus dem ein Finanzbeleg storniert wurde.
Beschreibung

Beim Stornieren eines Belegs in SAP kann ein Grundcode angegeben werden, etwa „Stornierung in aktueller Periode“ oder „Falsche Eingabe“.

Dieses Attribut liefert wichtige Hinweise darauf, warum Nacharbeit erforderlich ist. Die Analyse der Stornogründe zeigt wiederkehrende Fehler, etwa falsche Dateneingaben oder fehlerhafte Datumsangaben. Auf dieser Grundlage können Sie vorbeugende Maßnahmen einführen, Schulungen verbessern oder Systemkontrollen anpassen, um Fehler und nachfolgende Stornierungen zu reduzieren und den Abschluss effizienter zu gestalten.

Warum das wichtig ist

Zeigt die Ursachen von Fehlern und Nacharbeit auf und hilft, Möglichkeiten zur Prozessverbesserung und Fehlervermeidung zu erkennen.

Woher beziehen

Befindet sich in der Belegkopftabelle BKPF (STGRD).

Beispiele
010205
Erforderlich Empfohlen Optional

Aktivitäten für Record to Report, Periodenabschluss und Abstimmung

Erfassen Sie diese wichtigen Prozessschritte und Meilensteine in Ihrem Event Log, um Ihre Periodenabschlussaktivitäten präzise zu entdecken und zu optimieren.
6 Empfohlen 6 Optional
Aktivität Beschreibung
Finanzberichte erstellt
Kennzeichnet den Zeitpunkt, zu dem offizielle Finanzberichte wie die Gewinn- und Verlustrechnung und die Bilanz erstellt werden. Diese Aktivität wird üblicherweise erfasst, indem die Ausführung eines bestimmten Berichtsprogramms protokolliert wird.
Warum das wichtig ist

Dieser wichtige Meilenstein markiert das Ende der Datenverarbeitung und den Beginn der abschließenden Prüfung und Freigabe. Die Zeit zwischen diesem Ereignis und der Freigabe ist eine wichtige KPI.

Woher beziehen

Wird aus Systemauditprotokollen wie STAD abgeleitet, die die Ausführung des Programms zur Erstellung von Finanzberichten erfassen, meist über die Transaktion F.01.

Erfassung

Aus Systemprotokollen (STAD), die die Ausführung der Transaktion F.01 zur Erstellung von Finanzberichten erfassen.

Ereignistyp inferred
Fremdwährungsbewertung ausgeführt
Hier wird ein Programm ausgeführt, das offene Posten und Salden in Fremdwährungen mit den Wechselkursen zum Periodenende neu bewertet. Dies geschieht üblicherweise als Batch-Job im Rahmen des Periodenabschlusses.
Warum das wichtig ist

Dieser Schritt ist wichtig für eine korrekte Finanzberichterstattung in multinationalen Unternehmen. Die Analyse von Zeitpunkt und Dauer zeigt Möglichkeiten zur Automatisierung und Leistungsoptimierung auf.

Woher beziehen

Wird aus den Ausführungsprotokollen des Fremdwährungsbewertungsprogramms ermittelt, etwa FAGL_FCV oder F.05. Details zu Batch-Jobs aus Tabellen wie TBTCO und TBTCP enthalten die Ausführungszeitpunkte.

Erfassung

Aus Batch-Job-Protokollen (Tabelle TBTCO) für das Programm FAGL_FC_VALUATION oder SAPF100.

Ereignistyp explicit
Kontenabstimmung begonnen
Kennzeichnet den Beginn der Abstimmung einer Gruppe von Sachkonten für die betreffende Periode. In SAP ECC ist dies kein eigenständiges Ereignis. Der Beginn wird üblicherweise aus zugehörigen Aktivitäten abgeleitet, etwa aus der erstmaligen Ausführung eines wichtigen Berichts.
Warum das wichtig ist

Diese Aktivität setzt einen wichtigen Meilenstein für die Messung der Dauer der gesamten Abstimmungsphase. Der Beginn der Abstimmung ist eine wesentliche Grundlage für die KPI „Zykluszeit der Kontenabstimmung“.

Woher beziehen

Dieses Ereignis wird nicht ausdrücklich protokolliert. Es muss aus anderen Datenquellen abgeleitet werden, etwa aus dem Systemauditprotokoll (Transaktion STAD), das die erstmalige Ausführung eines Saldenberichts wie FAGLB03 oder FS10N erfasst.

Erfassung

Aus der erstmaligen Ausführung relevanter Berichtstransaktionen (z. B. FAGLB03) in den Systemprotokollen ableiten.

Ereignistyp inferred
Korrekturbuchung gebucht
Nach Abschluss der ursprünglichen Buchungen für die Periode wird eine Korrekturbuchung vorgenommen, um Kontensalden zu berichtigen. SAP erfasst dieses Ereignis als regulären Finanzbeleg.
Warum das wichtig ist

Diese Aktivität ist wichtig für die Volumenanalyse von Korrekturbuchungen. Viele Korrekturen deuten auf Probleme mit der Genauigkeit vorgelagerter Prozesse hin und sind ein wichtiger Ansatzpunkt für Prozessverbesserungen.

Woher beziehen

Zu finden in den Tabellen BKPF und BSEG. Diese Buchungen lassen sich üblicherweise anhand eines bestimmten, für Korrekturen vorgesehenen Belegtyps (BKPF-BLART) oder anhand der Buchung in Sonderperioden wie 13 bis 16 identifizieren.

Erfassung

BKPF nach Belegen filtern, die in Sonderperioden gebucht wurden oder einen Korrekturbelegtyp aufweisen.

Ereignistyp explicit
Periode für Buchungen geöffnet
Damit beginnt offiziell eine Finanzperiode. Buchungen im Hauptbuch sind nun möglich. Ein berechtigter Benutzer ändert dazu ausdrücklich die Konfiguration und öffnet eine bestimmte Periode für Buchungen in einem oder mehreren Buchungskreisen.
Warum das wichtig ist

Diese Aktivität markiert den maßgeblichen Start des Falls im Periodenabschlussprozess. Die Zeit ab diesem Punkt zeigt den gesamten Lebenszyklus der Finanzperiode.

Woher beziehen

Änderungen an Buchungsperioden über die Transaktion OB52 werden protokolliert. Sie lassen sich aus den Änderungsbelegen zur zugrunde liegenden Konfigurationstabelle T001B auslesen, in der Regel über die Tabellen CDHDR und CDPOS.

Erfassung

Aus Änderungsbelegen (CDHDR/CDPOS) zur Tabelle T001B auslesen.

Ereignistyp explicit
Periode für Buchungen geschlossen
Kennzeichnet den formellen Abschluss einer Buchungsperiode, durch den weitere operative Buchungen verhindert werden. So bleibt die Integrität der Finanzdaten für die abgeschlossene Periode gewahrt. Die Schließung erfolgt durch eine ausdrückliche Konfigurationsänderung.
Warum das wichtig ist

Dies ist das maßgebliche Endereignis des Periodenabschlussprozesses. Es ist entscheidend für die korrekte Berechnung der gesamten Zykluszeit des Periodenabschlusses und die Messung der Termintreue.

Woher beziehen

Das Schließen von Perioden über die Transaktion OB52 wird protokolliert. Die Änderungen lassen sich anhand der Änderungsbelege (Tabellen CDHDR und CDPOS) zur Konfigurationstabelle T001B ermitteln.

Erfassung

Aus Änderungsbelegen (CDHDR/CDPOS) zur Tabelle T001B auslesen.

Ereignistyp explicit
Abgrenzung oder Rückstellung gebucht
Hier wird eine Buchung für eine Abgrenzung, Rechnungsabgrenzung oder Rückstellung erfasst, die üblicherweise gegen Ende einer Periode gebucht wird. In SAP gibt es dafür keinen eigenen Ereignistyp. Das Ereignis wird anhand bestimmter Merkmale der Buchungsbelege abgeleitet.
Warum das wichtig ist

Durch die gezielte Auswertung dieser Buchungen lässt sich der Teilprozess zur Verwaltung von Schätzungen analysieren. Viele Abgrenzungen oder häufige Anpassungen können auf Verbesserungsbedarf im Prozess hindeuten.

Woher beziehen

Wird aus den Finanzbelegtabellen BKPF und BSEG abgeleitet. Die Buchungen lassen sich anhand eines bestimmten Belegtyps (BKPF-BLART), eines eindeutigen Sachkontos (BSEG-HKONT) oder anhand von Schlüsselwörtern im Kopftext (BKPF-BKTXT) identifizieren.

Erfassung

Tabellen BKPF/BSEG nach Belegtyp, bestimmten Sachkonten oder Textfeldern filtern.

Ereignistyp inferred
Abstimmung geprüft
Zeigt an, dass eine Abstimmung für ein bestimmtes Konto oder eine Kontengruppe geprüft und bestätigt wurde. In SAP ECC wird dieses Ereignis nicht ausdrücklich protokolliert. Die Prüfung erfolgt häufig über Offline-Kontrollen oder kundenspezifische Lösungen.
Warum das wichtig ist

Die Erfassung des Prüfzeitpunkts ist wichtig, um Engpässe bei Kontrollen und Aufsicht im Abschlussprozess zu erkennen. So lassen sich auch Verzögerungen durch die Verfügbarkeit der Führungskräfte oder durch Nacharbeit aufzeigen.

Woher beziehen

Diese Information ist in den Standardtabellen von ECC nicht verfügbar. Dafür ist eine kundenspezifische Lösung erforderlich, etwa ein Statusfeld in einer kundenspezifischen Z-Tabelle, ein einfacher Workflow oder die Integration eines spezialisierten Abstimmungstools eines Drittanbieters.

Erfassung

Statusänderung aus einem kundenspezifischen Workflow oder einer Z-Tabelle erfassen, sofern vorhanden.

Ereignistyp inferred
GR/IR-Ausgleichslauf ausgeführt
Hier wird das automatische Ausgleichsprogramm für das Konto Wareneingang/Rechnungseingang ausgeführt. Das Programm ordnet die zugehörigen Wareneingänge und Rechnungseingänge einander zu und gleicht die Posten aus.
Warum das wichtig ist

Das GR/IR-Konto ist häufig die Ursache für Abstimmungsprobleme. Die Überwachung dieser Aktivität zeigt, ob der automatische Schritt korrekt ausgeführt wird, und macht sichtbar, wie viele Ausnahmen manuell nachbearbeitet werden müssen.

Woher beziehen

Die Ausführung wird in Batch-Job-Protokollen erfasst (Transaktion SM37). Üblicherweise wird das Programm SAPF124 über die Transaktion F.13 gestartet. Job-Protokolltabellen wie TBTCO enthalten die erforderlichen Zeitstempel.

Erfassung

Aus Batch-Job-Protokollen (Tabelle TBTCO) für das Ausgleichsprogramm SAPF124.

Ereignistyp explicit
Konzerninterner Beleg ausgeglichen
Diese Aktivität kennzeichnet den Ausgleich eines offenen Postens zwischen zwei verschiedenen Buchungskreisen. Damit ist ein konzerninterner Geschäftsvorfall ausgeglichen oder abgestimmt. In SAP wird dies als explizite Finanzbuchung erfasst, üblicherweise in Form eines Ausgleichsbelegs.
Warum das wichtig ist

Verzögerungen beim Ausgleich konzerninterner Posten sind ein häufiger Engpass im Abschlussprozess. Die Erfassung dieser Aktivität ist entscheidend, um die Zykluszeit des konzerninternen Abstimmungsprozesses zu messen und zu verbessern.

Woher beziehen

Wird anhand der Finanzbelege in BKPF und BSEG identifiziert. Ein Ausgleichsbeleg ist mit offenen Posten verknüpft und schließt diese aus. Das Ausgleichsdatum (BSEG-AUGDT) dient als Timestamp des Ereignisses. Konzerninterne Geschäftsvorfälle werden anhand der Partnergesellschaftsfelder erkannt.

Erfassung

Ausgleichsbelege in BKPF/BSEG identifizieren, die Posten mit Partnergesellschaften betreffen.

Ereignistyp explicit
Saldenliste erstellt
Kennzeichnet die Ausführung eines Berichts zur Erstellung der Saldenliste. Damit wird geprüft, ob die Summe der Sollbuchungen der Summe der Habenbuchungen entspricht, bevor die offiziellen Finanzberichte erstellt werden.
Warum das wichtig ist

Dies ist eine wichtige Qualitätskontrolle vor der abschließenden Berichterstattung. Wird der Bericht wiederholt ausgeführt, kann das darauf hindeuten, dass Probleme in den zugrunde liegenden Daten gefunden und behoben werden. Dadurch kann es zu Verzögerungen kommen.

Woher beziehen

Wird aus Systemauditprotokollen wie der Transaktion STAD abgeleitet. Diese können die Ausführung von Transaktionen zur Erstellung der Saldenliste erfassen, etwa S_ALR_87012277 oder F.01.

Erfassung

Aus Systemprotokollen (STAD), die die Ausführung von Berichtstransaktionen erfassen.

Ereignistyp inferred
Stornobeleg gebucht
Diese Aktivität erfasst die Buchung eines Belegs, der eine zuvor gebuchte Buchung rückgängig macht, häufig zur Korrektur eines Fehlers. SAP verknüpft den Stornobeleg ausdrücklich mit dem ursprünglichen Beleg.
Warum das wichtig ist

Viele Stornierungen können auf Probleme bei der Dateneingabe oder bei Prozesskontrollen hindeuten. Die Erfassung dieser Ereignisse hilft, die Quote korrekt ausgeführter Vorgänge beim ersten Versuch zu messen und Verbesserungsbedarf zu erkennen.

Woher beziehen

Stornobelege sind in der Tabelle BKPF zu finden. Sie werden häufig mit der Transaktion FB08 erstellt und enthalten im Feld BKPF-STBLG einen Verweis auf die Nummer des stornierten Belegs.

Erfassung

Belege identifizieren, bei denen BKPF-STBLG gefüllt ist oder die über Stornotransaktionen erstellt wurden.

Ereignistyp explicit
Empfohlen Optional

Anleitungen zur Datenextraktion

So beziehen Sie Ihre Daten aus SAP ECC

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