Ihr Daten-Template für Record-to-Report-Journalbuchungen

Der Aktivitätsname bezeichnet einen Schritt im Lebenszyklus einer Buchung, zum Beispiel „Buchung erstellt“, „Buchung zur Freigabe eingereicht“ oder „Buchung gebucht“. Jede Aktivität steht für eine eigene Zustandsänderung oder eine an der Buchung ausgeführte Aktion.

Dieses Attribut ist für Process Mining grundlegend, da es die Knoten in der Prozessübersicht definiert. Die Analyse von Abfolge und Häufigkeit der Aktivitäten zeigt den tatsächlichen Prozessablauf. So lassen sich Engpässe zwischen Schritten und Abweichungen von der Standardvorgehensweise erkennen sowie die Dauer der einzelnen Prozessphasen messen.

Das Attribut definiert die Schritte in der Prozessübersicht. Damit lassen sich Prozessabläufe visualisieren, Engpässe erkennen und Abweichungen analysieren.

Der Wert stammt häufig aus Statusänderungsprotokollen, Ereignistabellen, Transaktionscodes oder dem Workflow-Verlauf des Buchungsbelegs.

Die Buchungs-ID ist ein wichtiges Attribut, das jede Finanztransaktion eindeutig identifiziert. Sie verknüpft alle zugehörigen Aktivitäten, etwa Erstellung, Freigabe und Buchung, zu einem einzelnen Case.

Bei der Process-Mining-Analyse ermöglicht diese ID, den gesamten Ablauf jeder Buchung nachzuvollziehen. Sie bildet die Grundlage für Kennzahlen auf Case-Ebene, etwa die Zykluszeit, für die Ermittlung von Prozessvarianten und für die Konformitätsprüfung anhand des gewünschten Prozessmodells. Ohne eine eindeutige Case-ID lässt sich die Ereignisabfolge einer bestimmten Transaktion nicht nachverfolgen.

Diese ID ist unverzichtbar, um den gesamten Lebenszyklus jeder Buchung nachzuverfolgen und Prozessabläufe, Dauer und Abweichungen zu analysieren.

Die ID steht üblicherweise in der Kopftabelle von Finanz- oder Buchhaltungsbelegen. Sie kann sich aus Belegnummer, Buchungskreis und Geschäftsjahr zusammensetzen.

Die Ereigniszeit beziehungsweise der Timestamp hält Datum und Uhrzeit fest, zu denen eine Aktivität ausgeführt wurde. Damit lässt sich die chronologische Abfolge der Ereignisse in jedem Case bestimmen und der Prozessablauf präzise rekonstruieren.

In der Analyse dienen Timestamps dazu, die Dauer zwischen Aktivitäten und die gesamte Zykluszeit des Prozesses zu berechnen sowie Verzögerungen und Engpässe zu erkennen. Die Zeit zwischen „Buchung zur Freigabe eingereicht“ und „Buchung freigegeben“ zeigt beispielsweise, wie lange die Freigabe gedauert hat. Genaue Timestamps sind die Grundlage jeder zeitbasierten Prozessanalyse und Leistungsmessung.

Dieser Timestamp ist wichtig, um Ereignisse zeitlich einzuordnen, Zykluszeiten und Dauern zu berechnen und Verzögerungen im Prozess zu erkennen.

Der Wert findet sich in Event Logs, Transaktionshistorien oder Belegänderungsprotokollen. Wichtige Felder heißen häufig „Erstellungsdatum“, „Änderungsdatum“ oder „Timestamp“.

Dieses Attribut erfasst Datum und Uhrzeit der letzten Datenextraktion oder -aktualisierung. So lässt sich einschätzen, wie aktuell die analysierten Daten sind.

Für die richtige Interpretation der Ergebnisse ist es wichtig zu wissen, wie aktuell die Daten sind. Anhand dieses Timestamps erkennen Benutzer, ob sie Echtzeitinformationen oder einen Datenstand zu einem bestimmten Zeitpunkt betrachten. Das wirkt sich darauf aus, wie aussagekräftig Dashboards und KPIs zu aktuellen Rückständen oder zur Prozessleistung sind.

Die Angabe zeigt, wie aktuell die Daten sind, und hilft Benutzern einzuschätzen, auf welchem Datenstand die Prozessanalyse beruht.

Dieser Wert wird üblicherweise während des Ladevorgangs vom Datenextraktionstool oder der Integrationsplattform erzeugt und gespeichert.

Das Attribut Quellsystem bezeichnet die Anwendung oder das Modul, in dem die Buchungsdaten entstanden sind. In modernen Unternehmen können Finanzdaten aus verschiedenen ERP-Systemen, Nebenbüchern oder Drittanbieteranwendungen stammen.

Dieses Attribut ermöglicht verschiedene analytische Auswertungen. So können Sie Prozesseffizienz und Konformität zwischen Quellsystemen vergleichen. Beispielsweise lässt sich untersuchen, ob Buchungen aus einem automatisierten Nebenbuch schneller verarbeitet werden als manuell erstellte Buchungen. Auch für Data Governance und die Fehlerbehebung ist das Attribut wichtig, da sich Daten bis zu ihrem Ursprung zurückverfolgen lassen.

Das Attribut zeigt, woher die Daten stammen. Das ist wichtig, um Prozesse systemübergreifend zu vergleichen und Data Governance sicherzustellen.

Das Quellsystem wird üblicherweise bei der Einrichtung der Datenextraktion angegeben oder steht als Standardfeld in Data Warehouses zur Verfügung, die Informationen aus mehreren Systemen zusammenführen.

Das Attribut Benutzername identifiziert die Person, die für einen bestimmten Prozessschritt verantwortlich ist. Das kann die Person sein, die die Buchung erstellt oder eingereicht hat, die Führungskraft, die sie freigegeben hat, oder die Buchhalterin beziehungsweise der Buchhalter, die oder der sie gebucht hat.

Die Analyse der Prozessleistung nach Benutzer liefert Erkenntnisse zur Arbeitsverteilung, Teamleistung und individuellem Schulungsbedarf. Sie kann zeigen, wer besonders gute Ergebnisse erzielt, wer zusätzliche Unterstützung benötigt oder welche Aktivitäten regelmäßig von bestimmten Personen bearbeitet werden. Diese Informationen sind wichtig für die Ressourcenplanung und Maßnahmen zur Leistungsverbesserung.

Dieses Attribut ist wichtig, um die Arbeitsverteilung und Teamleistung zu analysieren und Schulungsbedarf zu erkennen.

Der Wert steht üblicherweise in Belegänderungsprotokollen oder Workflow-Verlaufstabellen, oft in Feldern wie „Erstellt von“, „Geändert von“ oder „Benutzer-ID“.

Die Buchungsart ordnet Transaktionen nach ihrem geschäftlichen Zweck oder ihrer Art ein. Gängige Arten sind manuelle Standardbuchungen, automatisierte Nebenbuchungen, Rückstellungen, Umbuchungen und Stornobuchungen.

Dieses Attribut eignet sich als Dimension zum Filtern und Segmentieren der Prozessanalyse. Durch den Vergleich von Prozessabläufen und Leistungskennzahlen verschiedener Buchungsarten können Unternehmen wichtige Erkenntnisse gewinnen. So zeigt sich möglicherweise, dass Rückstellungen deutlich längere Freigabezyklen haben oder wiederkehrende Buchungen häufiger automatisiert werden. Dadurch lassen sich Verbesserungsmaßnahmen gezielt auf bestimmte Transaktionskategorien ausrichten.

Mit diesem Attribut lassen sich Prozesse verschiedener Transaktionsarten, etwa Rückstellungen und Standardbuchungen, getrennt vergleichen und gezielte Verbesserungsmöglichkeiten ermitteln.

Das Feld befindet sich üblicherweise in den Kopfdaten der Buchung. Mögliche Feldnamen sind „Belegart“, „Buchungskategorie“ oder „Buchungsart“.

Dieses Attribut erfasst den finanziellen Wert der Buchung. Je nach System und Datenmodell kann es den Gesamtbetrag im Soll, den Gesamtbetrag im Haben oder einen absoluten Gesamtbetrag darstellen.

Die Analyse nach Geldwert kann wichtige Erkenntnisse liefern. Sie hilft, Verbesserungsmaßnahmen auf Transaktionen mit hohem Wert auszurichten. So lässt sich untersuchen, ob hoch bewertete Buchungen länger bis zur Freigabe benötigen oder häufiger abgelehnt werden. Das Attribut ist außerdem wichtig für Wesentlichkeitsanalysen und zur Ermittlung von Transaktionen mit höherem finanziellen Risiko.

Das Attribut ist wichtig für Wesentlichkeitsanalysen. Es hilft, Verbesserungen auf Transaktionen mit hohem Wert auszurichten und die finanziellen Auswirkungen einzuschätzen.

Der Wert steht üblicherweise in der Kopftabelle der Buchung. Möglicherweise muss er durch Addition der Einzelpostenbeträge berechnet werden.

Der Buchungskreis bezeichnet eine eigenständige juristische Person oder Geschäftseinheit innerhalb einer Organisation. Finanztransaktionen werden auf Ebene des Buchungskreises erfasst, damit separate Finanzberichte erstellt werden können.

Beim Process Mining ist der Buchungskreis ein wichtiges Attribut für die Organisationsanalyse. Er ermöglicht den Vergleich der Prozessleistung zwischen verschiedenen Einheiten, Regionen oder Tochtergesellschaften. So kann eine Analyse beispielsweise die Ablehnungsquoten oder Freigabezeiten der US-amerikanischen und deutschen Einheiten gegenüberstellen, um bewährte Vorgehensweisen und Verbesserungsbedarf zu erkennen. Das unterstützt die Standardisierung von Prozessen und die Einhaltung von Vorgaben in der gesamten Organisation.

Ermöglicht den Vergleich der Prozessleistung zwischen verschiedenen juristischen Personen, Tochtergesellschaften und Regionen.

Ein Standardfeld im Kopf fast aller Finanzbelege eines ERP-Systems.

Der Buchungsstatus zeigt den Zustand der Transaktion zu einem bestimmten Zeitpunkt oder ihr endgültiges Ergebnis an. Typische Statuswerte kennzeichnen wichtige Meilensteine im Prozess, etwa „In Bearbeitung“, „Zur Freigabe eingereicht“, „Gebucht“ oder „Storniert“.

Dieses Attribut ist besonders hilfreich, um die aktuelle Arbeitslast und den Rückstand zu überblicken. Filtern Führungskräfte nach Buchungen mit dem Status „In Bearbeitung“ oder „Freigabe ausstehend“, können sie offene Aufgaben verfolgen. Der endgültige Status gibt Aufschluss über die Prozessergebnisse, zum Beispiel über den Anteil gebuchter gegenüber gelöschten oder stornierten Buchungen.

Der Status jeder Buchung, etwa „Freigabe ausstehend“ oder „Gebucht“, gibt Aufschluss über die aktuelle Arbeitslast und offene Vorgänge.

Der Status ist in den Kopfdaten der Buchung verfügbar. Gängige Feldnamen sind „Belegstatus“ oder „Buchungsstatus“.

Das Attribut Währung gibt die Währung des Buchungsbetrags an. Es ist wichtig, um Finanzwerte richtig zu interpretieren und zu vergleichen, insbesondere in multinationalen Unternehmen.

Bei der Analyse liefert dieses Attribut den nötigen Kontext zum Buchungsbetrag. Es ermöglicht, Transaktionen nach Währung zu filtern, und ist Voraussetzung für Auswertungen, bei denen Beträge aus verschiedenen Regionen zusammengefasst oder verglichen werden. Für aussagekräftige globale Analysen müssen Beträge gegebenenfalls in eine einheitliche Berichtswährung umgerechnet werden.

Das Attribut liefert den nötigen Kontext zum Buchungsbetrag und ermöglicht genaue Finanzanalysen und Währungsvergleiche.

Ein Standardfeld im Kopf von Finanzbelegen, häufig mit der Bezeichnung „Währungscode“ oder „Währungsschlüssel“.

Der Ablehnungsgrund ist ein Code oder eine Textbeschreibung, die erklärt, warum eine Buchung nicht freigegeben wurde. Häufige Gründe sind eine falsche Kontenzuordnung, fehlende Belege oder Verstöße gegen Richtlinien.

Dieses Attribut ist die wichtigste Grundlage für die Ursachenanalyse von Nacharbeit und ineffizienten Prozessen. Die Häufigkeit verschiedener Ablehnungsgründe zeigt, wo Fehler besonders oft auftreten. Diese Informationen helfen dabei, gezielte Maßnahmen zu entwickeln, etwa Schulungsunterlagen zu verbessern, Richtlinien klarer zu formulieren oder Systemkontrollen einzurichten, die Fehler von vornherein verhindern. Das Attribut unterstützt direkt Kennzahlen wie Ablehnungsquote und Nacharbeitsquote.

Das Attribut ist wichtig für die Ursachenanalyse von Nacharbeit. Es hilft, häufige Fehler zu erkennen und gezielte Schulungen oder Systemverbesserungen zu entwickeln.

Der Wert steht üblicherweise im Workflow-Protokoll oder im Freigabeverlauf der Buchung. Er kann als Freitext eingegeben oder aus einer vordefinierten Liste ausgewählt werden.

Das Attribut Abteilung ordnet eine Buchung einer bestimmten Geschäftseinheit, Funktion oder Kostenstelle zu. Diese Organisationsdaten zeigen, welcher Bereich des Unternehmens für die Finanzaktivität verantwortlich ist.

Wie der Buchungskreis ermöglicht auch die Abteilung eine detaillierte Auswertung der Prozessdaten. So können Sie Prozesseffizienz, Nacharbeitsquoten oder Freigabezeiten zwischen Abteilungen vergleichen. Dadurch werden bewährte Vorgehensweisen einzelner Abteilungen ebenso sichtbar wie Bereiche, in denen bestimmte Teams mehr Unterstützung oder klare Prozessvorgaben benötigen.

Ermöglicht die Prozessanalyse und den Leistungsvergleich zwischen Geschäftseinheiten, um abteilungsspezifische Probleme und bewährte Vorgehensweisen zu erkennen.

Der Wert findet sich in den Kopf- oder Einzelpostendaten der Buchung. Er kann sich aus dem Benutzer ergeben, der die Buchung erstellt hat, oder aus der der Transaktion zugeordneten Kostenstelle.

Das Attribut Automatisiert ist ein boolesches Kennzeichen. Es unterscheidet Aktivitäten, die automatisierte Systeme wie Bots oder integrierte Nebenbücher ausführen, von Aktivitäten, die Benutzer manuell bearbeiten.

Dieses Attribut ist wichtig, um den Automatisierungsgrad des Buchungsprozesses zu messen. Es ermöglicht die Berechnung der KPI Automatisierungsquote und hilft, weitere Automatisierungsmöglichkeiten zu erkennen. Durch den Vergleich von Zykluszeiten und Fehlerquoten automatisierter und manueller Aktivitäten können Unternehmen fundiert entscheiden, ob sich Investitionen in Automatisierungstechnologien lohnen, um die Effizienz zu steigern und menschliche Fehler zu reduzieren.

Hilft, die Automatisierungsquote des Prozesses zu messen und Möglichkeiten zur Automatisierung manueller Aufgaben zu erkennen, um die Effizienz zu steigern und Fehler zu reduzieren.

Der Wert wird häufig daraus abgeleitet, ob der „Benutzername“ einem System- oder Dienstkonto entspricht oder ob die Transaktion aus einem automatisierten Quellsystem stammt.

Das Buchungsdatum ist das maßgebliche Buchhaltungsdatum einer Transaktion. Es bestimmt, in welcher Finanzperiode die Buchung im Abschluss erscheint. Es kann vom Erstellungsdatum der Buchung oder vom Datum des Geschäftsvorfalls abweichen.

Die Analyse des Buchungsdatums ist für Finanzkontrollen und die Untersuchung der Bearbeitungsdauer wichtig. Die Zeitspanne zwischen Erstellung oder Freigabe und Buchung kann als Leistungskennzahl dienen und Verzögerungen im letzten Prozessschritt sichtbar machen. Außerdem lässt sich damit die fristgerechte Buchung untersuchen und feststellen, ob Buchungen rückdatiert oder falschen Perioden zugeordnet wurden. Das kann ein Compliance-Risiko darstellen.

Dieses Datum ist entscheidend, um Buchungsverzögerungen zu berechnen und sicherzustellen, dass Buchungen für eine korrekte Berichterstattung der richtigen Finanzperiode zugeordnet sind.

Ein Standardfeld, das im Kopf aller Finanzbelege eines ERP-Systems verpflichtend ist.